Het beheer van archief en documentatie. Wim Vanhaecke Projectmedewerker Heemkunde Vlaanderen vzw

Transcriptie

1 Het beheer van archief en documentatie Wim Vanhaecke Projectmedewerker Heemkunde Vlaanderen vzw

2 Programma 1. Inleiding, kennismaking met een paar begrippen 2. De inventarisatie van archief

3 Inleiding, kennismaking met het begrip archief 1. Wat is archief? 2. Archiefvormer 3. Archief(bestand) 4. Enkele misverstanden doorprikt 5. De waarde van archief

4 1. Wat is archief? 1.1. Definitie 1.2. Enkele punten verduidelijken

5 1.1. Definitie Archief = documenten die zijn opgemaakt of ontvangen door een persoon of organisatie bij het uitvoeren van zijn taken of activiteiten. De vorm, drager of leeftijd speelt geen rol.

6 1.2. Enkele punten verduidelijken Documenten Archief bestaat uit documenten Documenten = geheel van informatie die vastgelegd is mondelinge informatie is geen archief WANT het is niet vastgelegd een blanco blad papier is geen archief WANT het bevat geen informatie

7 1.2. Enkele punten verduidelijken Bij het uitvoeren van activiteiten Archief ontstaat altijd bij een activiteit van iets of iemand en is daar een reflectie van Een heemkundige kring wil overleggen Vergadering van Raad van Bestuur Alle beslissingen worden opgeschreven Verslag van de vergadering

8 1.2. Enkele punten verduidelijken Bij het uitvoeren van activiteiten Het verslag van de vergadering is een archiefstuk van de heemkundige kring WANT het is opgemaakt bij de uitoefening van de activiteiten van de heemkundige kring

9 1.2. Enkele punten verduidelijken Opgemaakt of ontvangen Ook stukken die je ontvangt zijn archiefstukken Bvb: een brief van gemeentebestuur aan heemkundige kring, behoort tot het archief van de heemkundige kring WANT het was de bedoeling dat die brief bij hen terecht kwam DUS een brief die je zelf verstuurt, behoort niet tot jouw archief. Wel tot het archief van de geadresseerde.

10 2. Archiefvormer Archiefvormer = zelfstandig handelend persoon of organisatie die archiefstukken opmaakt of opvangt bij de uitoefening van zijn taken of activiteiten Bvb: een heemkundige kring, gemeentebestuur, bedrijf, privaat persoon, MAAR 1 persoon kan bij meerdere archiefvormers betrokken zijn Voorzitter van een vereniging: verslagen van vergaderingen, Zaakvoerder van een bedrijf: facturen, personeelsdossiers, Schepen: notulen van het college, Privé-persoon: eigendomsakte van zijn huis,

11 2. Archiefvormer Indicaties voor een aparte archiefvormer (bvb. heemkundige kring) Duidelijk omschreven aparte taken en activiteiten: bestuderen van de lokale geschiedenis Zelfstandige werking met aparte archiefvorming: specifieke dossiers voor organisatie activiteiten: tentoonstellingsdossiers, dossiers rond publicaties Eigen organisatievorm: Raad van Bestuur, bestuursfuncties Naam: Heemkundige Kring Den Hert Aparte rechtspersoonlijkheid: feitelijke vereniging,

12 3. Archiefbestand 3.1. Definitie Archiefbestand = alle archiefstukken van één archiefvormer OPGELET: alle archiefstukken bij één persoon bewaard of op één bewaarplaats Heel vaak geraken archiefbestanden onderling vermengd omdat personen bij meerdere archiefvormers betrokken zijn.

13 3. Archiefbestand 3.2. Kenmerken van een archiefbestand Een product van samenhangende werkprocessen, organisch ontstaan Een geheel Een unieke relatie tussen archiefstukken en archiefbestand: een archiefdocument kan altijd maar in één archiefbestand thuishoren

14 4. Enkele misverstanden doorprikt 4.1. Archief documentatie 4.2. Archief een bibliotheek (publicaties) 4.3. Archief is niet altijd oud 4.4. Archiefstukken zijn niet enkel papieren documenten 4.5. Archief bestaat niet altijd uit belangrijke stukken 4.6. Archief objecten

15 4.1. Archief documentatie Archief: documenten ontstaan bij activiteiten en belanden dan in een archief bedoeld om bij de archiefvormer te belanden duidelijke weerspiegeling van activiteiten niet noodzakelijk informatieve waarde, enkel met context Documentatie: document was er eerder voor het in een collectie belandde niet noodzakelijk bedoeld om bij de samensteller te belanden geen duidelijke weerspiegeling van activiteiten duidelijke informatieve waarde

16 4.2. Archief bibliotheek Archief: (bijna altijd) niet gepubliceerde documenten niet bedoeld om voor iedereen toegankelijk te zijn documenten die uniek zijn Bibliotheek: gepubliceerd materiaal: boeken, tijdschriften bedoeld om voor iedereen toegankelijk te zijn materiaal met meerdere identieke exemplaren

17 Uitzonderingen bij 4.1. en 4.2. Soms kunnen documentatie en publicaties toch deel uitmaken van een archief Heemkundige kring ontvangt folder voor cursusreeks en iemand gaat naar de cursus Bij de uitoefening van activiteiten maakt iemand aantekening op een boek Een vereniging geeft een tijdschrift uit, dat is een weerspiegeling van één van haar activiteiten

18 4.3. Archief is niet altijd oud Leeftijd speelt geen rol De leeftijd van een document maakt het niet tot een archiefstuk Wat telt is het verband met de activiteiten van een persoon of organisatie Bvb: een architect tekent vijf minuten geleden of vijftig jaar geleden een plan. Het zijn beide archiefstukken van die architect

19 4.3. Archief is niet altijd oud Levensloop van archief Archiefstuk wordt nog volop gebruikt, gerelateerde activiteit is nog aan de gang = dynamische fase Direct nut vervalt, maar document heeft nog juridische en administratieve waarde = semi-dynamische fase Geen nut meer bij de activiteiten, document wordt bewaard voor culturele en historische waarde = statische fase

20 4.4. Archief: niet enkel papier Veel voorbeelden van niet papieren archief: Oude historische materialen: papyrus, perkament, Digitale documenten bewaard op harde schijf, diskette, cd-rom, Video- en geluidsopnames bewaard op 8- mm, VHS-cassette, dvd, Foto s

21 4.5. Alleen belangrijke stukken zijn archief Veel archiefstukken hebben slechts tijdelijk belang. Bvb: de aantekeningen van een secretaris om zijn verslag te maken Er wordt dan vaak terecht veel onnuttige archiefdocumenten vernietigd. Vernietigen en een correct archiefbeheer zijn geen tegenpolen.

22 4.6. Archief voorwerpen Voorwerpen zijn geen documenten, want ze hebben geen vastgelegde informatie. Je kan er enkel informatie uit afleiden door een denkoefening. Bvb: een persoon bezit veel luxegoederen die persoon was vermogend Maar die objecten hebben nooit de intentie gehad om die informatie aan jou door te geven, dus zijn het geen documenten.

23 4.6. Archief voorwerpen Voorwerpen kunnen wel een nauwe band hebben met het archief. Bvb. een verenigingsvlag in archief schuttersgilde, maquette in het archief van een architect Omwille van een goede conservering is het altijd aangewezen om dergelijke voorwerpen te scheiden uit het archief. Breng ze onder in een aparte verzameling, maar bewaar wel goed de context.

24 5. De waarde van archief 5.1. In de dynamische fase Informatieve waarde, archief als geheugensteun Verantwoording van activiteiten Juridische waarde, bvb. patenten Doorspelen van informatie

25 5. De waarde van archief 5.2. De statische fase Cultuurhistorische waarde als kunstobject, bvb. verluchte middeleeuwse manuscripten Historische waarde als informatiebron voor historisch onderzoek Archief als geheugen van de samenleving. Ook lokale archieven hebben veel belang voor onderzoekers en behoren tot het erfgoed.

26 II. Inventarisatie van archief Inleiding De stappen van een inventarisatie

27 Inleiding 1. Bezint eer je begint 2. Doel van een inventaris

28 1. Bezint eer je begint Een archief inventariseren is tijdrovend. Maak je enkele bedenkingen: Heb ik tijd genoeg om alles te inventariseren? Hoe gedetailleerd ontsluit ik? Wat zijn de prioriteiten binnen mijn vereniging? Hoeveel mensen werken aan de inventarisatie mee? Hoe gaan we samenwerken?

29 2. Doel van een inventaris Onderzoek en raadpleging van het archief mogelijk maken Een weergave zijn van het functioneren van een archiefvormer De context van de archiefstukken kunnen schetsen

30 Stappen bij de inventarisatie 1. hoe de verschillende stappen toepassen 2. de archiefvormer bestuderen 3. de integriteit behouden en herstellen 4. selectie 5. ordenen 6. beschrijven 7. schonen

31 1. Hoe de verschillende stappen toepassen Archiefinventarisatie is een proces waarin heel wat handelingen door elkaar gebeuren. De stappen die hierna volgen, moet je dus niet perse doen in de volgorde die wordt weergegeven.

32 2. De archiefvormer bestuderen Een goede kennis van de archiefvormer laat je toe om gemakkelijker het archief te inventariseren Bepaal de voornaamste activiteiten van je archiefvormer, maak hiervan een lijst Bvb. een harmonie: geven van concerten, overleg, wedstrijden, ledenbeheer, beheer financiën, vieringen, Bekijk de organisatievorm, functies en persoonlijkheden Bvb: harmonie: raad van bestuur, voorzitter, secretaris, schatbewaarder, dirigent, nevenorganisaties (jeugdensemble, majorettes, trommelkorps, )

33 3. De integriteit behouden en herstellen 3.1. Archief van 1 archiefvormer 3.2. Alleen archiefstukken 3.3. Reïntegratie van archiefstukken 3.4. Speciale gevallen

34 3.1. Archief van 1 archiefvormer Vermenging van archiefbestanden komt vaak voor. Bvb: gemeentearchief vermengd met archief van harmonie, omdat burgemeester ook voorzitter was van de fanfare Verschillende archiefbestanden van meerdere archiefvormers scheiden Je kunt maar het archief van één archiefvormer per keer inventariseren

35 3.2. Alleen archiefstukken Zaken verwijderen uit archiefbestand die geen archiefstukken zijn Voorwerpen Documentatie Publicaties Opletten: indien documentatie en publicaties bij de uitoefening van activiteiten gebruikt werden, is het archief

36 3.3. Reïntegratie van afgedwaalde stukken Controleer het archiefbestand op volledigheid Indien er documenten ontbreken, probeer deze op te sporen en te reïntegreren Bij verenigingsarchief vaak verspreiding documenten over meerdere bestuursleden Niet willekeurig toevoegen, het moet gaan om werkelijke archiefstukken uit dat archiefbestand

37 3.4. Speciale gevallen Archieven van rechtsopvolgers Bvb: Bureel van Weldadigheid Commissie van Openbare Onderstand OCMW Archieven van gefuseerde archiefvormers Bvb: De gemeentelijke fusies van 1976 Algemene regel: als de stukken geen rol meer speelden in de nieuwe organisatie, dan beschouwen als archief van aparte archiefvormer

38 3.4. Speciale gevallen Familie-archieven: bestaat in feite uit generaties van aparte archiefvormers, maar onmiskenbare band indien lange tijd dezelfde goederen en rechten Oplossing: beschouwen als één archiefvormer maar stukken van persoonlijke aard (bvb. correspondentie, opleiding, ) scheiden van stukken van zakelijke aard per heerlijkheid, per bezit, per bedrijf,

39 3.4. Speciale gevallen Grote instellingen die sterk gedecentraliseerd werken Bvb: een grootstad met zijn verschillende diensten: sportdienst, cultuurdienst, dienst bevolking, brandweer, politie, stedelijk onderwijs, Indien deze diensten sterk afhankelijk, kan je ze beschouwen als aparte archiefvormer.

40 4. Selectie = afzonderen van archiefstukken die van geen nut zijn en voor vernietiging in aanmerking komen Waarom selecteren? Rommel in het archief hindert het onderzoek, wie iets moet zoeken moet anders tal van overbodige stukken doornemen voor hij de essentiële zaken vindt Plaatsbesparend, ruimte kost geld

41 4. Selectie Voorbeelden van verwijderbare stukken: Dubbels van stukken Korte briefjes met weinig belangrijke inhoud Conceptdocumenten die weinig verschillen van uiteindelijk origineel Mededelingen van derden die niks te maken hebben met activiteiten van archiefvormer

42 5. Ordenen 5.1. Het structuurbeginsel 5.2. De verschillende beginsituaties 5.3. Opmaken van archiefschema 5.4. Ordeningsniveaus 5.5. Ordeningsmethodes

43 5.1. Het structuurbeginsel Archief heeft bij de vorming een logische en systematische structuur = oude orde Je moet die oude orde zoveel mogelijk respecteren Geen eigen chronologisch en thematisch klassement toepassen over de totaliteit van het archief Bvb: archiefvormer vormt een dossier rond de organisatie van een tentoonstelling, dan mag je de documenten uit dit dossier niet van elkaar scheiden.

44 5.2. Verschillende beginsituaties Veel verschillende situaties mogelijk Archiefvormer kan zijn archief logisch hebben geordend via een eigen plan of inventaris gebruik deze structuur voor de inventaris Archiefvormer heeft zijn archief in absolute chaos bewaard zelf een ordeningsstructuur ontwerpen Meestal ligt de beginsituatie ergens in het midden

45 5.3. Een archiefschema opmaken Maak een archiefschema rekening houdend met de oude orde Dit schema gebruik je om de archiefstukken fysiek te ordenen Deel dit schema volgens ordeningsniveaus

46 5.4. Ordeningsniveaus Een archief bestaat uit verschillende niveaus. Het valt uiteen in een soort boomstructuur. Elk ordeningsniveau verreist een eigen ordeningsmethode.

47 5.4. Ordeningsniveaus Archiefbestand Hoofdafdeling 1 Hoofdafdeling 2 Hoofdafdeling 3 Onderafdeling 1 Onderafdeling 2 Archiefbestanddeel 1 Archiefbestanddeel 2 Archiefstuk 1 Archiefstuk 2

48 5.5. Ordeningsmethoden Ordenen van algemeen naar bijzonder Ordeningsmethoden op hoogste niveau (hoofdafdeling): a) Organisatiestructuur b) Taken en activiteiten Ordeningsmethoden op tussenniveau: a) Soort b) Zaak/dossiers c) Onderwerp Ordeningsmethoden bij archiefbestanddeel a) Definitie archiefbestanddeel b) Chronologie c) Mogelijke andere methodes

49 Van algemeen naar bijzonder Onder elk niveau plaats je eerst de stukken die over algemene onderwerpen gaan en daarna de stukken die een specifiek onderwerp behandelen. Voorbeelden van algemene stukken: Jaarverslagen vs verslag van één activiteit Briefwisseling vs losse brief Jaarrekeningen vs facturen

50 Ordeningsmethoden op hoogste niveau a) Organisatiestructuur Van toepassing bij een archiefvormer die lange tijd een stabiele organisatievorm had Bvb. voor een bedrijf: Directie, Raad van Bestuur, Dienst Inkoop, Dienst Verkoop Productieafdeling, Personeeldienst, Binnen elke organisatie-eenheid dan ingedeeld op grond van taken en activiteiten

51 Ordeningsmethoden op hoogste niveau b) Taken en activiteiten Als de archiefvormer een losse structuur had, waarbij alle activiteiten in elkaar overvloeiden Meestal het geval bij kleine en lokale organisaties Onderscheid tussen ondersteunende taken en taken waarvoor de organisatie is opgericht OPGELET: indeling op basis van onderwerp Ook niet geschikt op hoogste niveau: chronologisch, alfabetisch,

52 Ordeningsmethoden op tussenniveau a) Soort Op basis van het soort archiefstukken Vormen dan samen een reeks Bvb: brieven, verslagen, facturen, Dit wordt heel vaak gedaan door de archiefvormer zelf bij de oude orde Deze indeling kan je ook zelf toepassen bij de ordening

53 Ordeningsmethoden op tussenniveau b) Zaak Ordening op basis waarom ze zijn gevormd, volgens één afgebakende activiteit = een zaak Een geheel van stukken gevormd bij de behandeling van één zaak = een dossier Bvb. dossiers bij de organisatie van een tentoonstelling, een reis, Deze ordeningsmethode toepassen volgens de dossiers gevormd in de oude orde Je mag nooit zelf achteraf een dossier samenstellen

54 Ordeningsmethoden op tussenniveau c) Onderwerp Lijkt heel handig systeem, maar dat is het niet Vaak gebruikt bij gemeentearchieven Vaak kun je archiefstukken onder meerdere onderwerpen klasseren Geneigd om stukken bij elkaar te plaatsen, die weinig met elkaar te maken hebben. Nefast voor de context Gebruik van trefwoordenlijst kan slechts deels verhelpen Enkel gebruiken op laag niveau, nooit op hoogste niveau

55 Ordening op het laagste niveau a) Definitie archiefbestanddeel Het laagste niveau van ordening en beschrijving = logische eenheid van archiefstukken door de archiefvormer of archiefbewerker zijn samengesteld Kan uit veel archiefstukken bestaan, maar kan ook één document zijn Bvb: een dossier over één reis met 6 brieven,1 inschrijvingslijst, 4 rekeningen, 50 foto s, 1 polis van een reisverzekering, Bvb: een jaarverslag

56 Ordening op het laagste niveau b) Chronologie Bij het niveau van een archiefbestanddeel, de aangewezen ordeningsmethode Op hogere niveaus problematisch Het is totaal niet aangewezen om al de archiefstukken van één archief na elkaar chronologisch te ordenen. Zogenaamde tijdrekenkundige registers zijn totaal ouderwets. c) Mogelijke andere ordeningen Een archiefvormer kan de archiefbestanddelen zelf onderling geordend hebben: alfabetisch, thematisch, Dergelijke oude orde blijf je toepassen.

57 Voorbeeld van archiefschema I. Stukken van algemene aard 1. Jaarverslagen en algemene overzichten 2. Briefwisseling II Stukken van bijzondere aard A. Ondersteunende taken 1. Oprichting (statuten) 2. Intern overleg 2.1. Raad van Bestuur Verslagen van vergaderingen (notulen) Agenda s en uitnodigingen Stukken rond benoeming van leden 2.2. Andere overlegorganen (werkgroepen) 3. Beheer van eigendommen 4. Personeelsbeheer/vrijwilligerswerking 5. Ledenadministratie 5.1. Ledenlijsten 5.2. Stukken rond aanmelding en vertrek leden 6. Financiën 6.1. Begroting 6.2. Jaarrekening 6.3. Kasboek 6.4. Bewijsstukken B. Taken en activiteiten rond heemkunde 1. Publicaties 2. Organiseren van evenementen 3. Contacten met andere organisaties

58 Archiefschema, detail 2. Intern overleg 2.1. Raad van Bestuur Verslagen van vergaderingen 19. Verslagen, Verslagen, Verslagen,

59 6. Beschrijven Enkel de archiefbestanddelen beschrijven Gulden middenweg vinden tussen vage en gedetailleerde beschrijvingen Beschrijvingselementen

60 6. Beschrijving, de elementen 6.1. Nummer 6.2. Redactionele vorm 6.3. Inhoudsomschrijving 6.4. Datering 6.5. Ontwikkelingsstadium 6.6. Uiterlijke vorm

61 6.1. Nummer Gebruik doorlopende nummering, niet: 4a, 4bis,., Enkel cijfers gebruiken 1 nummer per archiefbestanddeel Blanco nummers: Als archiefbestanddeel zich niet in het archiefbestand bevindt Een archiefbestanddeel dat meerdere functies heeft gehad. Bvb. eerst gebruikt als kasboek en later als verslagboek. Dit laat je toe om 1 archiefbestanddeel op twee plaatsen te vermelden in de inventaris. Niet mee overdrijven Voorbeeld: 129.

62 6.2. De redactionele vorm Geeft om welke soort archiefdocument(en) het gaat Verklaart de bedoeling van het archiefdocument Nooit omschrijvingen als: Herstellingen aan de kerktoren, Noodoplossing: Stukken betreffende Voorbeeld: 129. Notulen

63 6.2. De redactionele vorm, enkele voorbeelden Notulen = het officiële verslag van een vergadering Staat = een geschrift met gegevens die in een andere vorm dan één rij zijn gegroepeerd bv. tabel, rooster Agenda = 1. Geschrift met te bespreken punten van een vergadering 2. Geschrift met te verrichten activiteiten 3. Staat waarin chronologisch wordt bijgehouden wanneer stukken inkomen en uitgaan. Register = archiefbestanddeel waarin: 1. gegevens rechtstreeks zijn vastgelegd 2. Afschriften van bescheiden zijn of gegevens daaruit zijn opgenomen

64 6.2. De redactionele vorm, enkele voorbeelden Dagboek = 1. Register met chronologische aantekeningen van iemands activiteiten of belevenissen 2. Register met chronologische handelingen die een verandering veroorzaken in de grootte van het vermogen Circulaire = een aan meer dan geadresseerde brief van dezelfde inhoud Besluit = een schriftelijke uitdrukking van een beslissing Kasstuk = een geschrift waarmee een rekeningspost wordt verantwoord Privilegie = een oorkonde uitgereikt door een vorst met een bijzonder verleend recht Prospectus = een geschrift, houdende een aankondiging en/of beschrijving van een op hand zijnde of reeds bestaande onderneming

65 6.2. Redactionele vorm Om een redactionele vorm terug te vinden: COPPENS, H. Archiefterminologie. Algemeen Rijksarchief, Brussel, 2004.

66 3. De inhoudsomschrijving Zo beknopt en precies mogelijk Impliciet al vermeld in redactionele vorm en beschrijving hoger niveau Enkel relevante informatie weergeven, niet elk detail vermelden Heb aandacht voor de handeling, je moet kunnen zien waartoe het stuk heeft gediend Wees eenduidig, opletten met synoniemen

67 3. Inhoudsomschrijving Relevante elementen: Handeling en/of het onderwerp De betrokken personen/instellingen Lokalisatie in de ruimte Situering in de tijd Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het project Pro Memorie.

68 4. Datering Heeft betrekking op het ontvangen of opmaken van de archiefbestanddelen, uitzondering zijn jaarstukken: bvb. jaarrekening Ook kopieën worden gedateerd op het jaar van het opmaak, niet het jaar van het gekopieerde document Normaal volstaat opgave van het jaar Bij meerdere jaren: , 1984.

69 4. Datering Ongedateerde stukken zo nauwkeurig dateren tussen [ ]: [c. 1956], [voor 1956], [eind 19de eeuw], indien onmogelijk: z.d. Andere jaarstijlen vermelden tussen [ ], altijd omrekenen, bvb. 26 fructidor IV, Sint-Jan Hiervoor bestaat literatuur Eventuele hiaten in lange reeksen melden, bvb. Jaarverslagen ( ontbreken). Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het project Pro Memorie

70 5. Ontwikkelingsstadium Geeft aan in welke fase van het ontwikkelingsproces het stuk is tot stand gekomen origineel niet vermelden Stadia: klad, concept, minuut, expeditie, afschrift/kopie, uittreksel. Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het project Pro Memorie Afschriften.

71 6. Uiterlijke vorm Geeft de verpakkingseenheid aan Bedoeld voor controle Soorten: Stuk: kleinste ondeelbare eenheid Katern: aantal in elkaar gevouwen en aangenaaide bladen Deel: katernen in boekvorm, bestond voor er in geschreven werd Band: katernen in boekvorm, de archiefstukken die nadien werden gebonden Omslag: stukken die in los verband worden bijeengehouden Pak: omslag dikker dan 2 cm Voorbeeld: 129. Notulen van de stuurgroep van het project Pro Memorie, Afschrift. 1 omslag

72 7. Schonen Alles verwijderen wat schade kan aanbrengen Afstoffen Metaal verwijderen, zoals paperclips, nietjes, ringmappen; veroorzaakt roestvlekken Plastiek verwijderen: zoals mapjes, hoesjes doen inkt plakken Zuur verpakkingen: zoals kartonnen mappen; versnellen de veroudering van papier Vlakken van geplooide of opgerolde archiefstukken Ten slotte alles verpakken in zuurvrije archiefmappen en archiefdozen.