Bijlage BC. Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Marine Stewardship Council. Uitgiftedatum: 14 januari 2013

Transcriptie

1 GECERTIFICEERD DUURZAME VISSERIJ Marine Stewardship Council Bijlage BC Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari 2013 Dit document is een uittreksel van de certificeringseisen van de Marine Stewardship Council (MSC). Het is bedoeld voor toezending aan iedereen die geïnteresseerd is in MSC traceerbaarheidscertificering voor. Auteursrecht De officiële taal van dit document is Engels. De definitieve versie wordt geactualiseerd de MSC-website (directe link: org/documents/scheme-documents/msc-scheme-requirements). In geval van eventuele afwijkingen tussen kieën, versies of vertalingen, dient de definitieve Engelse versie als doorslaggevend te worden beschouwd. Het auteursrecht de Marine Stewardship Council standaarden en certificeringseisen inclusief alle inhoud, rust de Marine Stewardship Council - Marine Stewardship Council rechten voorbehouden. De MSC verbiedt iedere aanpassing van een deel of de gehele inhoud in welke vorm dan ook. Marine Stewardship Council Marine House 1 Snow Hill London EC1A 2DH United Kingdom Telefoon:+ 44 (0) Fax: + 44 (0) standards@msc.org

2 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC Checklijst voor groepscertificering - Normatief Checklijst met eisen voor traceerbaarheidscertificering als groep Inleiding Dit document geeft een uiteenzetting van de eisen die gelden voor organisaties met activiteiten meerdere locaties die certificering willen aanvragen ( groepscertificering ). Het is bedoeld voor gebruik door certificeerder (Conformity Assessment Bodies, CABs) en ter ondersteuning voor zowel individueleondernemingen als bedrijven met meerdere locaties ( organisaties ). Dit document helpt hen bij het effectieve en kosten efficiënte wijze realiseren van certificering. Belanghebbenden kunnen door deze checklijst te volgen er in voldoende mate van verzekerd zijn dat zij aan de eisen voldoen. De naleving van dit document door een organisatie zal worden gecontroleerd door een CAB als onderdeel van de dwingende eisen die zij als certificeerder moeten volgen bij de uitvoering van audits van organisaties voor traceerbaarheidscertificering. Table BC1: Checklijst met eisen voor traceerbaarheidscertificering als groep 82 = van voor alle = alleen van voor Verminderd Risico Groepen (VRG) = alleen van voor die niet tot de Verminderd Risico Groepen (niet-vrgs) behoren BC1 Managementverantwoordelijkheid BC1.1 Beheersystemen en -documentatie BC1.1.1 De groepsentiteit dient beheersystemen te zetten en aan te houden die de zekerheid bieden dat alle locaties vallend onder het groepscertificaat voldoen aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. BC1.1.2 De groepsentiteit dient één persoon aan te stellen (de MSC vertegenwoordiger ) die, ongeacht andere taken, de verantwoordelijkheid draagt voor het waarborgen van de naleving door de groep van alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. De naam, functie en contactgegevens van de MSC vertegenwoordiger moeten worden geregistreerd en doorgegeven aan de CAB. BC De CAB moet binnen 10 dagen de hoogte worden gebracht als er een andere MSC vertegenwoordiger wordt aangesteld. BC1.1.3 De groepsentiteit moet de rollen en verantwoordelijkheden registreren van de MSC vertegenwoordiger, interne auditors en ander personeel sleutelposities groepsentiteits- en locatieniveau. BC1.1.4 De groepsentiteit dient ervoor te zorgen dat alle documenten waarmee de naleving van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep kan worden aangetoond minimaal drie jaar worden bewaard. 82 Afwijking, TAB 21. Voor traceerbaarheidsbeoordelingen beginnend vóór 14 maart 2013 wordt Tabel BC1 van kracht bij hercertificering.

3 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC1.1.5 De groepsentiteit dient gedocumenteerde beleidslijnen en procedures te zetten en te onderhouden met betrekking tot de volgende zaken: BC Verdeling van rollen tussen de groepsentiteit en locaties, met inbegrip van de wijze waar eventuele wijzigingen in de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en interne beleidslijnen of documenten van de groep worden gecommuniceerd richting locaties. BC Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat alle interne auditors en ander personeel sleutelposities worden geleid met betrekking tot de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de relevante interne beleidslijnen om zeker te zijn van naleving bij de uitoefening van functies gerelateerd aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. BC Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat MSC gecertificeerde producten worden gekocht, ontvangen en verwerkt conform de MSC eisen in punt BC2.2. BC Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat de traceerbaarheid in alle stadia van de productverwerking gehandhaafd blijft, zodat alle MSC gecertificeerde producten achterwaarts kunnen worden getraceerd naar een gecertificeerde leverancier en voorwaarts naar de directe klant, en zodat de in- en uitgaande bewegingen elkaar kunnen worden afgestemd conform de punten BC2.3 en BC3.2. BC Het proces waarmee wordt gewaarborgd dat, wanneer het MSCkeurmerk wordt toegepast door locaties en/of de groepsentiteit, dit gebeurt overeenkomstig met de eisen zoals die worden beschreven door de MSCI en de licentieovereenkomst, een en ander volgens de bepalingen in punt BC2.5. BC Het proces voor het verifiëren van de effectiviteit van interne controlesystemen, inclusief procedures voor de volgende zaken: a) Het afstemmen van in- en uitgaande bewegingen locatieniveau conform BC b) Het uitvoeren van interne audits van locaties en het documenteren van auditresultaten conform BC3.1. c) Het vaststellen van afwijkingen (non-conformities) en het leggen van corrigerende maatregelen en sancties conform BC3.4.

4 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC1.2 Controle binnen de groep BC1.2.1 De groepsentiteit dient aan te tonen dat men in staat is om te waarborgen dat alle locaties voldoen aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep, met inbegrip van de volgende zaken: a) Voor iedere locatie is er een contactpersoon aangewezen die ervoor verantwoordelijk is dat wordt gewaarborgd dat de locatie voldoet aan alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en relevante interne beleidslijnen. b) Locaties zullen voldoen aan de voorwaarden in de overeenkomst tussen de groepsentiteit en de CAB. c) Locaties dienen ten behoeve van conformiteitsaudits toegang te verlenen aan de groepsentiteit, de CAB, MSC en ASI tot de panden van de locatie en de administratie en ook toestemming te verlenen om met personeelsleden te spreken. d) Locaties aanvaarden alle sancties die de locatie in geval van afwijkingen worden gelegd door de groepsentiteit of de CAB. BC1.2.2 De groepsentiteit dient een certificeringscontract aan te gaan met de CAB en is tegenover de CAB verantwoordelijk voor de volgende zaken met betrekking tot de groepsentiteit en alle locaties: a) Naleving van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. b) Naleving van alle door de CAB aan locaties dan wel de groepsentiteit gelegde voorwaarden. c) Betaling van alle certificeringskosten met betrekking tot locaties en de groepsentiteit. d) communicatie met de CAB (met uitzondering van versnelde of onaangekondigde locatieaudits). BC1.2.3 Locaties mogen geen onderaannemers inschakelen voor de verwerking van MSC gecertificeerde producten, tenzij onderaannemers een eigen traceerbaarheidscertificaat hebben, deel uitmaken van de groep,of uitsluitend slag- of transportactiviteiten uitvoeren. BC Onderaannemers moeten altijd worden ingezet overeenkomstig Bijlage BD4 van de MSC certificeringseisen. BC1.2.4 De groepsentiteit dient met iedere locatie een overeenkomst aan te gaan waarin minimaal de volgende zaken worden vastgelegd: a) Dat de locatie zal voldoen aan alle eisen in BC b) De verantwoordelijkheden met betrekking tot de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep van iedere locatie en personeel sleutelposities. c) Dat de locatie akkoord gaat met name als locatie in de aanvraag van de groep voor MSC certificering en ook met vermelding de website van de MSC. d) Bij locaties die geen deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon als de groepsentiteit dient de overeenkomst melding te maken van de naam en/of wettelijke identiteit van iedere partij, de naam van de contactpersoon en adressen en ook wettelijk bindend te zijn voor de groepsentiteit en de eigenaar van de locatie.

5 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC1.2.5 De groepsentiteit dient de implementatie van de in BC1.2.4 genoemde overeenkomst één van de volgende drie manieren aan te tonen: a) De locaties zijn voor 100% eigendom van de groep. BC1.3 b) De groepsentiteit heeft een overeenkomst met ieder van de locaties waarin is vastgelegd dat de locatie besluiten van de groepsentiteit dient na te leven. c) De groepsentiteit heeft andersoortig bewijs voor de verplichtingen van elke locatie als genoemd in BC Locatieregister BC1.3.1 De groepsentiteit dient een register bij te houden met daarin alle locaties die zijn genomen in het groepscertificaat. Dit dient te worden overlegd aan de CAB vóór de eerste audit en dient voor iedere locatie de volgende zaken te bevatten: a) Naam of functie, adres en telefoonnummer van een aangewezen contactpersoon bij iedere locatie die de verantwoordelijkheid draagt voor het waarborgen van de naleving door de locatie van alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. b) Fysiek adres en postadres van de locatie. c) Status van iedere locatie (actueel, geschorst of ingetrokken). d) Datum van toevoeging aan en (indien van ) verwijdering uit het groepscertificaat. BC1.3.2 De groepsentiteit dient het locatieregister up-to-date te houden en de CAB binnen 10 dagen in te lichten wanneer er locaties worden toegevoegd of ingetrokken, en wel door de CAB gegevens toe te sturen voor nieuwe of ingetrokken locaties volgens de specificaties in BC BC Indien het aantal locaties dat is toegevoegd na de laatste CAB-audit meer dan 10% bedraagt van het aantal locaties ten tijde van die audit of indien de bijkomende locaties nieuwe activiteiten toevoegen aan het sgebied van het certificaat, mogen er pas nieuwe locaties worden toegevoegd nadat de CAB hiermee schriftelijk akkoord is gegaan. BC Wanneer de CAB in kennis is gesteld van toe te voegen nieuwe locaties, kan de CAB besluiten om aanvullende auditactiviteiten uit te voeren indien de CAB dat nodig acht. BC1.3.3 Wanneer er locaties voor het groepscertificaat worden ingetrokken, dient de groepsentiteit de betreffende locatie(s) er te wijzen dat men nergens de locatie nog de MSC claim dan wel het MSC-keurmerk mag gebruiken, ook niet verpakkingen en menu s. BC2 BC2.1 Intern controlesysteem De groep moet kunnen aantonen dat er procedures zijn geïmplementeerd ter naleving van de eisen in BC2, hetzij middels schriftelijke documentatie, hetzij middels bewijsmateriaal voor bestaande procedures en beheersystemen (mogelijk niet specifiek voor MSC).

6 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC2.2 Aanko, ontvangst en verwerking BC2.2.1 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat MSC gecertificeerde producten uitsluitend worden ingekocht bij gecertificeerde leveranciers met een geldig MSC certificaat. BC2.2.2 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt bevestigd dat alle MSC gecertificeerde producten die worden afgeleverd of ontvangen alle locaties worden geverifieerd als zijnde MSC gecertificeerd. BC2.2.3 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat alle MSC gecertificeerde producten tijdens alle stadia van inko, slag, verwerken, verpakken, labelen, verken en leveren geïdentificeerd kunnen worden als zijnde MSC gecertificeerd. BC2.2.4 Bij de groep dient een proces te zijn geïmplementeerd voor producten die zijn gelabeld of geïdentificeerd als zijnde MSC gecertificeerd terwijl dit niet geverifieerd kan worden (afwijkend product). Hierin dienen de volgende elementen te zijn genomen: a) De MSC vertegenwoordiger van de groep moet na constatering van een afwijkend product een locatie binnen twee dagen worden gewaarschuwd. b) De MSC vertegenwoordiger van de groep dient de onderliggende oorzaak van het probleem te bepalen en dient corrigerende maatregelen te leggen aan alle mogelijk betrokken locaties. c) Middels quarantaine of herlabeling dan wel andere wijze dient te worden voorkomen dat afwijkende producten worden verkocht als zijnde gecertificeerd of worden gelabeld als zijnde gecertificeerd totdat hun gecertificeerde status geverifieerd kan worden. d) Indien het gevaar bestaat dat afwijkende producten zijn verkocht of verzonden als zijnde gecertificeerd, dient de CAB binnen twee dagen nadat het probleem is geconstateerd te worden gewaarschuwd en dienen waar nodig terugroepings- of herlabelingsprocedures te worden gevolgd om te voorkomen dat de betreffende producten worden verkocht als zijnde MSC gecertificeerd. BC2.2.5 Er moet een administratie worden bijgehouden van alle gevallen van afwijkende producten en de genomen corrigerende maatregelen, een en ander conform BC BC2.3 Traceerbaarheid BC2.3.1 Er dient een systeem te worden gehanteerd om te waarborgen dat alle MSC gecertificeerde ingaande bewegingen achterwaarts kunnen worden getraceerd naar de directe leverancier en dat MSC gecertificeerde uitgaande bewegingen voorwaarts kunnen worden getraceerd naar de directe klant. Als het bij de groepsentiteit of locatie gaat om een retail- of foodservicelocatie gericht eindconsumenten, is voorwaartse traceerbaarheid naar iedere consument niet nodig. De totale volumes verkochte gecertificeerde producten moeten echter wel worden bijgehouden om in-/uitgaande bewegingen elkaar af te kunnen stemmen.

7 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC2.3.2 Wanneer er sprake is van transformatie of herverpakking van producten, moet de procesinterne traceerbaarheid zo worden gezet dat alle MSC gecertificeerde producten tijdens alle verwerkings- en slaghandelingen worden geïdentificeerd en gescheiden worden gehouden. BC2.4 Personeel en training BC2.4.1 Er moet een proces zijn geïmplementeerd waarmee wordt gewaarborgd dat al het personeel sleutelposities beschikt over de competenties die nodig zijn voor de uitoefening van functies gerelateerd aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. Deze competenties moeten zijn gebaseerd de juiste training, vaardigheden en ervaring voor de relevante uitgeoefende functies. BC2.4.2 interne auditors moeten aan kunnen tonen te beschikken over de competenties die nodig zijn voor het uitvoeren van interne audits, inclusief kennis van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep, interne auditprocessen, identificatie en beoordeling van afwijkingen en het leggen van corrigerende maatregelen conform de punten BC3.1 en BC3.4. BC2.4.3 De groepsentiteit dient een administratie bij te houden met betrekking tot afgeronde MSC trainingen en moet aan kunnen tonen dat al het personeel sleutelposities trainingen krijgt met een frequentie die volstaat om de hoogte te blijven van de actuele MSC eisen. BC2.5 Gebruik van keurmerk en licenties VRG BC2.5.1 De groepsentiteit draagt de verantwoordelijkheid om te waarborgen dat alle locaties die het MSC-keurmerk gebruiken dit doen overeenkomstig alle licentievereisten van MSCI, te vinden documenten/keurmerk-gebruik. BC2.5.2 Als de groepsentiteit dan wel één of meer locaties de MSC claim of het MSC-keurmerk gebruiken, is de groepsentiteit ervoor verantwoordelijk dat men beschikt over een geldige licentieovereenkomst (voor alle locaties en alle relevante producten) en is de groepsentiteit tevens verantwoordelijk voor het coördineren van alle keurmerkaanvragen voor toestemming, het verzamelen van omzetverklaringen van locaties en het betalen van keurmerkvergoedingen aan MSCI. BC2.5.3 Indien de groepsentiteit en alle locaties deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon en het MSC-keurmerk of de MSC claim zal worden gebruikt, dient de groepsentiteit namens de groep de licentieovereenkomst te ondertekenen. De groepsentiteit dient de benodigde keurmerkaanvragen voor toestemming en ook omzetverklaringen te coördineren en is verantwoordelijk voor de betaling van vergoedingen voor alle locaties binnen de groep.

8 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC2.5.4 Indien de groepsentiteit en de locaties niet allemaal deel uitmaken van dezelfde rechtspersoon en de MSC claim of het MSC-keurmerk zal worden gebruikt door individuele locaties, moet iedere locatie een licentieovereenkomst aangaan met MSCI. Iedere locatie is afzonderlijk verantwoordelijk voor de eigen keurmerkaanvragen voor toestemming, omzetverklaringen en de betaling van keurmerkvergoedingen. Indien de locatie niet voldoet aan de licentievereisten van MSCI, zal MSCI de groepsentiteit inlichten, die een audit voor de locatie dient uit te voeren en indien nodig een afwijking moet melden voor de locatie. BC3 BC3.1 Verificatiesysteem Interne locatieaudits BC3.1.1 Voorafgaand aan de eerste certificering dient er een interne audit locatie plaats te vinden voor iedere locatie om te waarborgen dat de locatie voldoet aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. BC De groepsentiteit dient te waarborgen dat alle afwijkingen die worden geconstateerd bij interne audits worden vastgelegd en dat de afronding en effectiviteit van corrigerende maatregelen worden geverifieerd voordat het certificaat wordt afgegeven. BC3.1.2 De groepsentiteit dient na de eerste certificering minimaal één keer per jaar een interne audit van alle locaties uit te voeren om te verifiëren dat iedere locatie voldoet aan de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep. Deze eis geldt niet voor een groep als alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. Deze eis geldt niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn. BC3.1.3 Indien de groepsentiteit tijdens een interne locatieaudit ontdekt dat de locatie afwijkt van een MSC vereiste, moet deze afwijking als volgt worden beoordeeld: a) Kritieke afwijking: Ieder geval waarbij wordt geconstateerd dat producten zijn gelabeld of verkocht als zijnde MSC of MSC gecertificeerd terwijl gebleken is dat deze niet MSC gecertificeerd zijn, moet worden beoordeeld als een kritieke afwijking en de groepsentiteit moet de procedures volgen als vastgelegd in BC3.4.1 en BC b) Afwijking: andere gevallen waarbij de locatie niet volledig voldoetaan een MSC vereiste moeten worden beoordeeld als een afwijking en de groepsentiteit moet de procedures volgen als vastgelegd in BC3.4.2.

9 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC3.1.4 Er moet een jaarlijks schema voor interne audits zijn voor locaties, met daarin: a) De voorgestelde datum voor de volgende interne audit. b) De datum van de laatste interne audit. c) Het resultaat van de laatste interne audit met een specificatie van enstaande afwijkingen en de data waar deze afgerond moeten zijn. d) De naam van de interne auditor die de laatste interne audit heeft uitgevoerd. e) De huidige status van de locatie (actueel, geschorst of ingetrokken). BC3.2 Afstemming van in- en uitgaande bewegingen BC3.2.1 De groep dient te waarborgen dat de gegevens worden bewaard waarmee het mogelijk is om de MSC gecertificeerde in-/uitgaande bewegingen voor een gecertificeerd product elkaar af te stemmen voor iedere willekeurige periode, voor een specifieke zending of groep zendingen. BC3.2.2 De groepsentiteit dient de naleving van eisen in BC3.2.1 minimaal eens per jaar te verifiëren middels, ofwel: VRG a) Het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen voor een steekproef van MSC gecertificeerde producten binnen de gehele groepsentiteit (inclusief alle locaties het groepscertificaat), ofwel. b) Het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen voor een steekproef van MSC gecertificeerde producten die locatieniveau zijn verwerkt bij een steekproef van locaties. VRG BC Indien in-/uitgaande bewegingen worden afgestemd bij een steekproef van locaties (in plaats van voor de groepsentiteit als geheel), moet de omvang van de steekproef worden vastgesteld 0,5 keer de wortel van het totale aantal locaties, naar boven toe afgerond. Minimaal 50% van de steekproeflocaties moet willekeurig worden geselecteerd. VRG BC De eisen in BC3.2.2 gelden niet voor een groep indien alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. en gelden niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn. BC3.2.3 De groepsentiteit dient de naleving van BC3.2.1 te verifiëren door jaarbasis voor iedere locatie een review uit te voeren van gegevens voor de afstemming van in-/uitgaande bewegingen. BC3.2.3 geldt niet voor een groep indien alle door de groepsentiteit en de bijbehorende locaties verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend bestaan uit MSC gecertificeerde vis-, schaal- en schelpdierproducten. Deze eis geldt niet voor alle locaties binnen een gestratificeerde subgroep indien alle door die gestratificeerde subgroep verwerkte vis-, schaal- en schelpdierproducten uitsluitend MSC gecertificeerd zijn.

10 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC3.2.4 De groepsentiteit moet ervan overtuigd zijn dat systemen die worden gebruikt voor het afstemmen van in-/uitgaande bewegingen effectief zijn voor alle door de locatie verwerkte MSC gecertificeerde producten. BC3.3 Interne evaluatie van de groepsentiteit BC3.3.1 Minimaal één keer per jaar (en vóór de eerste certificering) dient de MSC vertegenwoordiger een interne evaluatie uit te voeren om de naleving door de groep van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de effectiviteit van het beheersysteem van de groep te verifiëren. BC3.3.2 De interne evaluatie van de groepsentiteit dient het volgende te behelzen: a) Een beoordeling van het vermogen van de groep om de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep na te leven. b) Een evaluatie van de meest recente versies van de eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep en de manier waar deze verwerkt zullen worden in procedures. c) Een evaluatie van interne en CAB-auditrapporten van het voorgaande jaar, geconstateerde afwijkingen, gelegde corrigerende maatregelen en of afwijkingen al dan niet zijn afgerond. d) Een evaluatie van eventueel ontvangen klachten met betrekking tot het MSC-programma en als gevolg daarvan genomen maatregelen. e) Identificatie van kwesties van systematische aard of terugkerende afwijkingen locatieniveau en voorgestelde wijzigingen in de systemen van de groep om deze kwesties aan te pakken. f) Documentatie waaruit blijkt dat alle relevante secties van BC3.3.2 zijn afgerond. Voor de eerste interne evaluatie van de groepsentiteit (vóór certificering) zijn de punten c-f mogelijk niet relevant voor Verminderd risico Groepen als de interne locatieaudits niet zijn afgerond. BC3.3.3 voorgestelde wijzigingen in het beheer voortvloeiend uit de interne evaluatie van de groep en het tijdschema voor de implementatie daarvan moeten worden geregistreerd en gecommuniceerd richting het management van de groepsentiteit

11 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC3.4 Afwijkingen en sancties BC3.4.1 Indien er een kritieke afwijking wordt geconstateerd, dient de groepsentiteit de onderstaande procedure te volgen: a) Binnen twee dagen na de ontdekking moet een kritieke afwijking worden gemeld voor alle betrokken locaties en moeten de locaties, de MSC vertegenwoordiger en de CAB worden gewaarschuwd b) Binnen twee dagen na de ontdekking moet(en) de betreffende locatie(s) uit het groepscertificaat worden geschorst tot de CAB en de groepsentiteit ervan overtuigd zijn dat alle onderliggende oorzaken voor de afwijking zijn aangepakt c) Nagaan of het een afwijking betreft die specifiek is voor de locatie of een afwijking die in potentie gevolgen kan hebben voor andere locaties en kan duiden een probleem in de systemen of processen van de groep d) Corrigerende maatregelen leggen om de afwijking aan te pakken, inclusief maatregelen die moeten worden genomen door alle betrokken locaties en de groepsentiteit om te voorkomen dat het probleem zich nieuw voordoet e) Ervoor zorgen dat de afwijking is gecorrigeerd binnen 30 dagen na de ontdekking f) Ervoor zorgen dat de locatie gedurende de schorting geen gebruik maakt van claims met betrekking tot MSC gecertificeerde producten g) Bewijsmateriaal registreren voor de inlichtingen in de punten a-f hierboven voor alle geconstateerde kritieke afwijkingen. BC3.4.2 Indien er een afwijking wordt geconstateerd, dient de groepsentiteit de onderstaande procedures te volgen: a) Een afwijking melden voor alle betrokken locaties en ervoor zorgen dat de locaties worden gewaarschuwd binnen vier dagen na ontdekking van de afwijking b) Onderzoeken wat de oorzaak is voor de afwijking c) Nagaan of het bij de oorzaak gaat om een afwijking die specifiek is voor de locatie of een afwijking die in potentie gevolgen kan hebben voor andere locaties en kan duiden een probleem in de systemen of processen van de groep d) Corrigerende maatregel leggen om de afwijking aan te pakken, inclusief maatregelen die moeten worden genomen door alle betrokken locaties en de groepsentiteit om ervoor te zorgen dat zich andere locaties geen vergelijkbare afwijkingen voordoen e) Controleren of de afwijking is gecorrigeerd binnen 90 dagen na de ontdekking. f) Bewijsmateriaal registreren voor de inlichtingen in de punten a-e hierboven voor alle geconstateerde afwijkingen

12 Bijlage BC / Uittreksel van de MSC certificeringseisen, versie 1.3. Uitgiftedatum: 14 januari BC3.4.3 Indien een locatieniveau ontdekte afwijking niet binnen 180 dagen na de ontdekking volledig is gecorrigeerd, dient er een kritieke afwijking te worden gemeld voor de locatie en dient de groepsentiteit de procedures te volgen zoals uiteengezet in BC BC3.5 Beslissing ten aanzien van de conformiteit van een locatie BC3.5.1 De beslissing of een locatie al dan niet voldoet aan alle eisen van de MSC voor traceerbaarheidscertificering als groep dient te worden genomen door een persoon dan wel commissie die niet betrokken is geweest bij de locatieaudit (een beslisser ) en moet worden gebaseerd het objectieve bewijsmateriaal dat de locatieaudit heeft geleverd en al het overige bewijsmateriaal dat eventueel beschikbaar is voor de beslisser. De MSC vertegenwoordiger dient in kennis te worden gesteld van alle beslissingen met betrekking tot de conformiteit van de locatie. BC3.5.2 Indien de groepsentiteit geen persoon beschikbaar heeft die niet betrokken was bij de locatieaudit, kan de conformiteitsbeslissing worden genomen door een commissie van personeel sleutelposities bij locaties, waarbij deze worden uitgesloten van beslissingen met betrekking tot hun eigen locatie. BC3.6 Verificatiegegevens BC3.6.1 De groepsentiteit dient de volgende gegevens te registreren met betrekking tot het interne verificatiesysteem. Dit kan elektronisch of in de vorm van hardcy en de gegevens kunnen worden bewaard groepsentiteits- of locatieniveau: a) Schema van alle afgeronde interne audits, inclusief datum van audit en locatienaam of nummer b) Resultaten van interne audits, inclusief objectief bewijsmateriaal, auditnotities, afwijkingen, corrigerende maatregelen en bewijsmateriaal waaruit blijkt dat de afwijkingen zijn afgehandeld binnen de daarvoor gestelde termijn c) Gegevens voor alle afstemmingen van in-/uitgaande bewegingen uit hoofde van BC3.2, inclusief locatienummer (indien van ) en datum, volumes van in-/uitgaande bewegingen, ondersteunende documentatie en eventueel hieruit voortvloeiende afwijkingen d) Gegevens voor alle traceerbaarheidsoefeningen uit hoofde van punt BC2.3 en eventueel hieruit voortvloeiende afwijkingen EINDE BIJLAGE BC Het werk van de MSC wordt mede mogelijk gemaakt door de Nationale Postcode Loterij.