Onderdeel 2 Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden

Transcriptie

1 Onderdeel 2 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De richtlijn auditbureau Onderdeel 2 Richtlijn organisatie en werkwijze auditbureau voor toepassing Certificatieschema opleiden ondernemingsraden Actuele versie d.d

2 Voorwoord Voor de uitvoering van het certificeringsproces, conform de definitie in het Certificatieschema opleiden ondernemingsraden, dient het auditbureau aan deze Richtlijn te voldoen. In deze Richtlijn liggen zowel organisatorische als inhoudelijke eisen ten aanzien van de werkwijze vast.

3 Onderdeel 2 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De richtlijn auditbureau Inhoudsopgave 1 Organisatie van het auditbureau Principes en algemene eisen Onafhankelijkheid Competentie Verantwoordelijkheid Openheid Vertrouwelijkheid Klachten Juridische aspecten Organisatiestructuur binnen het auditbureau Organisatiestructuur en management Personeel betrokken bij certificeringsactiviteiten Overige eisen m.b.t. het auditbureau Inzet van externe auditors en uitbesteding Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten Toegankelijkheid van informatie Vertrouwelijkheid Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten Managementsysteem binnen het auditbureau Werkwijze van het auditbureau Algemene eisen Auditplan en auditteam Certificeringsprocedure Behandeling aanvraag initiële certificering Aanvragen Verloop toelatingsbeoordeling Beoordeling Beoordeling eisen managementsysteem Beoordeling eisen maatwerktrajecten Beoordeling eisen cursussen Het afronden dan wel afbreken van de beoordeling Rapportage Certificeringsadvies Geldigheidsduur van het certificaat Norminterpretatie Toezicht/controle Toegang Frequentie van het toezicht Wijze van uitoefening van het toezicht Toetspunten managementsysteem Verslag van bevindingen Maatregelen Algemeen Afwijkingen ten opzichte van de eisen Maatregelen bij afwijking van de eisen Verlenging... 12

4 Bijlage: I. Lijst met afwijkingen ten opzichte van de eisen in het certificatieschema

5 Onderdeel 2 van de Certificeringsregeling van Stichting SCOOR De richtlijn auditbureau 1 Organisatie van het auditbureau In dit hoofdstuk staan de organisatorische eisen die aan het auditbureau worden gesteld. 1.1 Principes en algemene eisen Het doel van certificering is om alle partijen vertrouwen te geven dat het certificaat opleiden ondernemingsraden en hun individuele leden aan alle eisen voldoet. De waarde van certificering wordt in belangrijke mate bepaald door het vertrouwen dat partijen hebben in de onafhankelijkheid en de competentie van het auditbureau. Ten aanzien van het vertrouwen in het auditbureau spelen de volgende onderwerpen een belangrijke rol Onafhankelijkheid Het is essentieel dat het auditbureau zijn adviezen aan het bestuur van Stichting SCOOR inzake het verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van het certificaat baseert op objectief bewijsmateriaal voor het al dan niet in overeenstemming zijn met de gestelde eisen. De adviezen die op basis van het bewijsmateriaal aan Stichting SCOOR worden verstrekt mogen niet worden beïnvloed door andere belangen of partijen. Aan het auditbureau worden de volgende eisen gesteld: - Het management van het auditbureau dient publiek te verklaren dat zijn commitment ten aanzien van onafhankelijkheid en objectiviteit is verzekerd. - Het auditbureau dient alle mogelijke bedreigingen van de onafhankelijkheid te identificeren, analyseren en documenteren. De bedreigingen kunnen betrekking hebben op zowel de organisatie zelf als personen binnen de organisatie. Maatregelen dienen te worden genomen om potentiële bedreigingen te elimineren of te minimaliseren. - Het auditbureau dient de financiering en inkomstenbronnen regelmatig te evalueren om aan te tonen dat er geen commerciële, financiële of andere druk is die de onafhankelijkheid beïnvloedt. - Het auditbureau of een onderdeel binnen dezelfde juridische entiteit mag geen adviesdiensten op het terrein van scholing en vorming van ondernemingsraden aanbieden of leveren. - Het auditbureau of een onderdeel van dezelfde juridische entiteit mag aan klanten die worden gecertificeerd niet de uitvoering van andere interne audits aanbieden of leveren. - Het auditbureau mag geen werkzaamheden uitbesteden aan organisaties die advies op het terrein van scholing en vorming van ondernemingsraden aanbieden. - Personeel dat in een periode van twee jaar voorafgaand aan de certificeringsactiviteiten betrokken is geweest bij advisering en/of training van ondernemingsraden bij het te certificeren instituut mag niet worden ingezet. - Het auditbureau dient van het in te zetten personeel (intern en extern) te eisen dat dit personeel het auditbureau op de hoogte brengt van mogelijke situaties die het auditbureau of de betreffende persoon in een belangenconflict kan brengen Competentie Het auditbureau werkt competentiegericht. Competentie van het personeel is een randvoorwaarde voor de certificeringsactiviteiten. De vereiste competentie is uitgewerkt in paragraaf 1.3

6 1.1.3 Verantwoordelijkheid Het voldoen aan de certificeringseisen in het certificatieschema is de primaire verantwoordelijkheid van het opleidingsinstituut dat gecertificeerd wil worden. Het auditbureau is in opdracht van Stichting SCOOR verantwoordelijk voor het verzamelen van objectief bewijs om op basis daarvan een advies aan het bestuur van SCOOR te verstrekken inzake een certificeringsbeslissing Openheid Stichting SCOOR dient belanghebbenden toegang te geven tot informatie over het certificerings- en auditproces en de status van adviezen inzake certificering (inclusief schorsing en intrekking van het certificaat en wijziging van de scope). Stichting SCOOR kan hierover ook afspraken maken met het auditbureau Vertrouwelijkheid Het auditbureau gaat vertrouwelijk om met alle informatie en andere gegevens die Stichting SCOOR of het opleidingsinstituut ter beschikking stelt in het kader van de certificering en het auditproces Klachten Een adequate behandeling van klachten is belangrijk voor het creëren van vertrouwen in certificering en belangrijk voor de bescherming van zowel de gecertificeerde opleidingsinstituten als de gebruikers van de trainingen en de cursussen die zij aanbieden. Klachten over het auditbureau of klachten over een gecertificeerd opleidingsinstituut dienen bij Stichting SCOOR ingediend te worden. Stichting SCOOR zal hiervoor een klachtenprocedure opstellen en op haar website plaatsen. Ten behoeve van de afhandeling van klachten over gecertificeerde opleidingsinstituten kan Stichting SCOOR het auditbureau hierbij betrekken Juridische aspecten Het auditbureau dient aan de volgende juridische vereisten te voldoen: - Het auditbureau dient een zelfstandige juridische entiteit te zijn of een goed gedefinieerd onderdeel van een juridische entiteit. Het opleidingsinstituut dient op basis van een model-overeenkomst een contract met Stichting SCOOR te hebben waardoor de afspraken in verband met de uitvoering van de certificeringsactiviteiten door het auditbureau ook juridisch afdwingbaar zijn. - Het auditbureau dient de risico s in verband met het uitvoeren van certificeringsactiviteiten te evalueren en maatregelen te nemen tegen eventuele aansprakelijkheidsstelling (zoals verzekeringen en financiële reserves). 1.2 Organisatiestructuur binnen het auditbureau Organisatiestructuur en management Het auditbureau legt de organisatiestructuur vast met daarin taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van personeel en management. Als het auditbureau onderdeel is van een 2

7 juridische entiteit, dan wordt ook de line of authority vastgelegd en de relatie tot andere delen van deze juridische entiteit. In NEN ISO 17021, paragraaf 6.1.2, wordt een negental onderwerpen genoemd waarvoor het management verantwoordelijk is. De structuur van het auditbureau dient zodanig te zijn dat de onafhankelijkheid van de verschillende certificeringsactiviteiten is gewaarborgd. 1.3 Personeel betrokken bij certificeringsactiviteiten Het auditbureau dient ervoor te zorgen dat het personeel relevante kennis heeft van medezeggenschap en de trainingen en cursussen in verband hiermee. Het auditbureau dient te beschikken over de benodigde certificeringsdeskundigheid voor het uitvoeren van systeemcertificering bij het opleidingsinstituut. Bij de bepaling van de competentie-eisen waaraan personeelsleden betrokken bij certificeringsactiviteiten moeten voldoen dient NEN ISO te worden gehanteerd (richtlijnen voor het uitvoeren van kwaliteitssysteemaudits). De auditors dienen op basis van opleiding en ervaring te beschikken over een werk- en denkniveau dat minimaal gelijk is aan dat van het hoger beroepsonderwijs. De auditor dient over kennis te beschikken op het gebied van medezeggenschap. De auditor dient gekwalificeerd te zijn als managementsysteemauditor voor NEN ISO Overige eisen m.b.t. het auditbureau Het auditbureau beschikt over een vastgelegde procedure voor het selecteren, trainen en formeel autoriseren van systeemauditors en medezeggenschapsexperts die bij certificeringsactiviteiten worden ingezet. Het auditbureau beschikt over een aantoonbaar effectief proces van auditing van managementsystemen bij opleidingsinstituten. Het auditbureau zorgt dat de auditors op de hoogte zijn van alle certificeringseisen, auditstandaarden en andere relevante eisen. Het auditbureau dient trainingsbehoeften te inventariseren en de mogelijkheid te bieden tot het volgen van training. Het auditbureau dient gedocumenteerde procedures te hebben voor het monitoren en meten van de prestaties van het personeel. Onder meer door het beoordelen van auditrapporten; het periodiek observeren van audits in de praktijk en het vragen naar feedback bij opleidingsinstituten. Het auditbureau houdt voor auditors, management en administratief personeel een bestand bij met gegevens over onder meer relevante kwalificaties, training, ervaring, competentie en alle relevante adviesactiviteiten. De persoon die de adviezen inzake de certificeringsbeslissingen aan Stichting SCOOR verstrekt dient de certificeringseisen in het certificatieschema te kennen en dient aantoonbaar competent te zijn voor het evalueren van auditprocessen en het beoordelen van de conclusies van een audit Inzet van externe auditors en uitbesteding - Het auditbureau zal externe auditors en ingehuurde medezeggenschapsdeskundigen een schriftelijke verklaring laten tekenen waarmee zij zich committeren aan de organisatie en de werkwijze die het auditbureau moet volgen op grond van deze Richtlijn. De verklaring zal de aspecten van geheimhouding en onafhankelijkheid van commerciële en andere belangen adresseren. De verklaring eist dat externe auditors en medezeggenschapsdeskundigen het auditbureau informeren over bestaande of oude contacten met een opleidingsinstituut dat zij toegewezen krijgen om te auditen. - Het auditbureau heeft een procedure waarin is beschreven onder welke condities uitbesteding mag plaatsvinden. Onder uitbesteding wordt verstaan het inhuren van een andere persoon of organisatie om delen van de certificeringsactiviteiten uit te voeren namens het auditbureau. Het auditbureau stelt per ingehuurde persoon of organisatie een juridisch handhaafbaar contract op waarin de afspraken, 3

8 inclusief geheimhouding en mogelijk belangenconflict zijn geregeld. Adviezen aan Stichting SCOOR over het verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van een certificaat kunnen niet worden uitbesteed. - Het auditbureau blijft verantwoordelijk voor alle activiteiten die worden uitbesteed en dient ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan de eisen in deze Richtlijn. - Het auditbureau heeft gedocumenteerde procedures voor de kwalificatie en monitoring van alle personen of organisaties aan wie certificeringsactiviteiten worden uitbesteed. Het auditbureau zal er voor zorgen dat gegevens over de competentie van externe auditors en ingehuurde medezeggenschapsdeskundigen worden bijgehouden. 1.5 Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten Toegankelijkheid van informatie Het auditbureau zal naar het opleidingsinstituut transparant zijn voor wat betreft de adviezen aan Stichting SCOOR inzake het certificeringsproces en de certificeringsactiviteiten Vertrouwelijkheid Het auditbureau heeft een beleid, neemt maatregelen en sluit juridisch handhaafbare overeenkomsten om de vertrouwelijkheid van de verkregen informatie te waarborgen op alle niveaus van de organisatie. Over een opleidingsinstituut zal geen informatie aan derden worden gegeven zonder schriftelijke toestemming van het betreffende opleidingsinstituut, tenzij door wetgeving verplicht Informatie-uitwisseling tussen auditbureau en opleidingsinstituten In opdracht van Stichting SCOOR dient het auditbureau opleidingsinstituten de volgende informatie te verstrekken: een beschrijving van de verschillende stappen in het certificeringsproces (aanvraag, initiële audits, controleaudits, besluitvormingsproces, adviezen over verlenen, verlengen, opschorten of intrekken van certificaten, de klachtenprocedure en de kosten van de activiteiten). - wijzigingen in de certificeringseisen. Het auditbureau zal controleren dat alle certificaathouders voldoen aan de nieuwe eisen. Stichting SCOOR zorgt ervoor dat wijzigingen in het schema publiek en aan certificaathouders bekend gemaakt worden. Stichting SCOOR regelt met de certificaathouder dat deze direct alle informatie aan Stichting SCOOR en aan het auditbureau verstrekt, die van invloed kan zijn op het functioneren van het managementsysteem. Het gaat daarbij onder meer om de volgende wijzigingen: - juridische, commerciële en organisatorische status of eigendom; - contactadres en locaties; - (grote) veranderingen in de organisatie en/of het managementsysteem. 1.6 Managementsysteem binnen het auditbureau Het auditbureau dient te beschikken over een managementsysteem dat voldoet aan de NEN ISO 9001-norm of aan de eisen zoals opgenomen in paragraaf 10.3 van NEN ISO Het managementsysteem dient gericht te zijn op de uitvoering van de eisen die zijn opgenomen in de hoofdstukken 5-9 van NEN ISO en de toepassing daarvan aantoonbaar te maken. 4

9 2 Werkwijze van het auditbureau Dit hoofdstuk regelt de werkwijze van het auditbureau, zoals het auditbureau deze intern en extern dient te hanteren. Het auditbureau dient dit hoofdstuk te volgen in de uitoefening van haar taken. Hoofdstuk 9 van NEN ISO bevat eisen ten aanzien van de werkwijze tijdens het certificeringsproces. Dit deel van de Richtlijn omschrijft de procedures die relevant zijn voor het juist toepassen van het certificatieschema opleiden ondernemingsraden 2.1 Algemene eisen Auditplan en auditteam Ten aanzien van het auditplan geldt het volgende: - Het auditbureau zorgt ervoor dat voor elke audit een auditplan wordt opgesteld dat de basis vormt voor de uitvoering en planning van de auditactiviteiten. Het auditplan wordt gebaseerd op gedocumenteerde aanpak van het auditbureau, opgesteld in overeenstemming met NEN ISO Het auditbureau informeert het opleidingsinstituut over de namen (en eventueel achtergrond) van de auditor en de medezeggenschapsdeskundige. Dit dient op een zodanig tijdstip te gebeuren dat het opleidinginstituut voldoende tijd heeft om daarop te reageren en het auditbureau het team nog kan aanpassen wanneer daar goede argumenten voor zijn. Het auditplan en de overeengekomen data van de audit zullen, behalve bij onaangekondigde controles, vooraf met de klant worden gecommuniceerd. Het auditbureau dient minimaal 2 weken voordat een audit wordt gehouden schriftelijk (post of ) een auditplan aan het te certificeren instituut voor te leggen. De taak van het auditteam is het beoordelen of het Kwaliteitshandboek is opgesteld en geïmplementeerd volgens de eisen in het Certificatieschema. Het auditbureau beschikt over een gedocumenteerde beschrijving van de wijze waarop de audits dienen te worden uitgevoerd volgens de richtlijnen uit NEN ISO In aanvulling op het bezoek kan ook op afstand inzage in elektronische bestanden worden verkregen. Wanneer het auditbureau afwijkingen van de certificeringseisen constateert, dient het auditbureau van het opleidinginstituut te verlangen dat dit analyseert wat de oorzaak van de afwijking is en dat het opleidingsinstituut dient te beschrijven welke correctieve en/of preventieve (ter voorkoming van herhaling van de afwijking) maatregelen zijn of worden genomen. Het auditbureau beoordeelt de analyse en de genomen maatregelen (zie 3.5) 2.2 Certificeringsprocedure Behandeling aanvraag initiële certificering Het instituut dient bij Stichting SCOOR, in overeenstemming met deze certificeringsprocedure, schriftelijk een aanvraag in voor het SCOOR-certificaat. Op verzoek van Stichting SCOOR dient het auditbureau de aanvraag voor het certificaat in behandeling te nemen. Het auditbureau is verplicht het instituut schriftelijk over de vastgestelde regels, voorwaarden en procedures die verband houden met de behandeling van de aanvraag voor het certificaat, te informeren. 5

10 2.2.2 Aanvragen De aanvraag heeft betrekking op een certificaat met de aantekening maatwerk, een certificaat met de aantekening standaardcursussen, een certificaat met beide aantekeningen of een voorlopig certificaat Verloop toelatingsbeoordeling De duur van de toelatingsbeoordeling is gemaximeerd op 3 maanden. Binnen deze termijn moet het auditbureau aan Stichting SCOOR adviseren of het instituut is toegelaten tot de beoordeling. Kan het auditbureau dat niet omdat het opleidinginstituut de documentatie niet geleverd of niet op orde heeft, dan dient het instituut de aanvraag opnieuw bij Stichting SCOOR in te dienen Beoordeling Het doel van de door het auditbureau uit te voeren beoordeling is om vast te stellen of aan alle eisen in het certificatieschema wordt voldaan. De beoordeling bestaat uit: A. Beoordeling van de documentatie (vooronderzoek) Onderzocht wordt of datgene wat volgens het certificatieschema schriftelijk vastgelegd dient te zijn, ook daadwerkelijk is vastgelegd in het Kwaliteitshandboek van het opleidingsinstituut. B. Beoordeling van de implementatie (initiële certificeringsaudit). Nadat is vastgesteld dat de documentatie aan de gestelde eisen voldoet, wordt de implementatie van het gedocumenteerde systeem bij het instituut onderzocht. Dit onderzoek vindt plaats aan de hand van gemaakte afspraken tussen het auditbureau en het instituut. De afspraken kunnen betrekking hebben op het onderzoeken van een of meerdere van onderstaande sets aan eisen Beoordeling eisen managementsysteem Aan de hand van de eisen die worden gesteld in de hoofdstukken 4 t/m 7 van het certificatieschema wordt onderzocht of het instituut voldoet aan de eisen van het managementsysteem Beoordeling eisen maatwerktrajecten Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 maatwerktrajecten die de afgelopen twaalf maanden zijn gedaan en de kwalificaties (competenties) van de MZ-professionals die daarbij ingezet zijn, wordt onderzocht of de door het instituut uitgevoerde activiteiten voldoen aan de eisen die in het certificatieschema gesteld worden aan maatwerktrainingen Beoordeling eisen cursussen Aan de hand van de documentatie van minimaal 10 cursussen die de afgelopen twaalf maanden zijn verzorgd, wordt onderzocht of de door het instituut uitgevoerde activiteiten voldoen aan de eisen die in het certificatieschema gesteld worden aan cursussen. 6

11 2.2.8 Het afronden dan wel afbreken van de beoordeling Afronden beoordeling De beoordeling kan slechts worden afgerond, indien het opleidinginstituut voldoet aan de betreffende set van eisen in het certificatieschema. Afbreken beoordeling De beoordeling wordt met een advies aan het bestuur van Stichting SCOOR over het verlenen van een certificaat afgebroken, indien bij het opleidinginstituut een kritieke afwijking uit de Categorie A. afwijkingen is aangetroffen (zie paragraaf 3.5.2). Indien het opleidinginstituut, waarvan de beoordeling is afgebroken, het certificaat wil verwerven dient dit opnieuw een aanvraag bij Stichting SCOOR in te dienen en dienen alle stappen van de beoordeling opnieuw te worden doorlopen Rapportage Het auditbureau dient over elke audit aan Stichting SCOOR en aan het te certificeren instituut een schriftelijk rapport uit te brengen dat is gebaseerd op de richtlijnen in NEN ISO Het auditbureau dient in opdracht van Stichting SCOOR de resultaten van de beoordeling aan het te certificeren instituut te kunnen verklaren. Het is niet toegestaan dat het auditbureau naar aanleiding van de beoordeling adviseert bij de herziening van het managementsysteem en/of voorstellen doet voor concrete oplossingen. De rapportage dient zodanig te zijn dat achteraf voldoende informatie beschikbaar is om zaken te herleiden ten behoeve van bijvoorbeeld de planning van de volgende audit en de behandeling van eventuele klachten/bezwaar/beroep. Het auditbureau dient een archief bij te houden met informatie over de uitgevoerde audits (zie NEN ISO paragraaf 9.9). Samengevat dient de rapportage van de audit de volgende informatie te bevatten: - Gegevens over het instituut. - Verantwoording van het onderzoek (zoals aanpak en onderzochte eisen/onderwerpen). - De mate waarin voldaan wordt aan de betreffende set(s) eisen uit het certificatieschema. Onvolkomenheden dienen daarbij te worden verklaard. - Samenvatting van de belangrijkste constateringen, zowel in positieve als negatieve zin met betrekking tot de implementatie en de effectiviteit van het managementsysteem. - Een samenvatting van het documentenonderzoek uit het vooronderzoek. - Het advies van het auditbureau aan Stichting SCOOR. In de rapportage van controle-audits aan Stichting SCOOR en aan het gecertificeerde instituut dient naast de bovenstaande punten in het bijzonder aandacht te worden besteed aan de oplossing van eerder geconstateerde onvolkomenheden door het instituut zelf. 2.3 Certificeringsadvies Het certificeringsadvies aan het bestuur van Stichting SCOOR wordt in overeenstemming met de eisen uit deze Richtlijn door een functionaris van het auditbureau vastgesteld. Deze functionaris is gekwalificeerd en aangesteld conform paragraaf 1.3 en is niet betrokken geweest bij de beoordeling van het te certificeren systeem van het opleidingsinstituut. 2.4 Geldigheidsduur van het certificaat Het certificaat is, behoudens tussentijdse intrekking, maximaal drie jaar geldig. 7

12 2.5 Norminterpretatie Het bestuur van Stichting SCOOR dient te zorgen voor eenduidige norminterpretatie van de eisen in het certificatieschema. Toch kan het voorkomen dat er verschillende interpretaties bestaan van één of meerdere in het Certificatieschema gehanteerde begrippen. Mocht het gebeuren dat opleidingsinstituten, hun opdrachtgevers en het auditbureau uiteenlopende interpretaties hanteren die afwijken van eisen, begrippen of definities in het Certificatieschema en hierover meningsverschillen bestaan, dan dienen deze voorgelegd te worden aan het bestuur van Stichting SCOOR. Het bestuur zal daar een besluit over nemen. 8

13 3 Toezicht/controle Het auditbureau is verplicht de certificaathouder te toetsen aan de eisen in het certificatieschema. In dit hoofdstuk van de Richtlijn is bepaald hoe het toezicht/de controles door het auditbureau dienen te worden ingericht. 3.1 Toegang Onderstaand wordt aangegeven op welke wijze de certificaathouder toegang dient te verlenen en/of informatie ter beschikking dient te stellen, om toezicht/controles door het auditbureau in opdracht van SCOOR mogelijk te maken. In de modelovereenkomst tussen SCOOR en de certificaathouder wordt gespecificeerd om welke informatie het gaat en op welke wijze de certificaathouder hier toegang toe dient te verlenen aan het auditbureau. 1. De certificaathouder is verplicht medewerking te verlenen aan beoordelingen/controles door het auditbureau in opdracht van SCOOR; 2. De certificaathouder is verplicht om wijzigingen in zijn omstandigheden, die voor het certificaat van belang kunnen zijn, aan SCOOR door te geven. 3.2 Frequentie van het toezicht Nadat het certificaat is verleend, voert het auditbureau in opdracht van SCOOR gedurende de looptijd van het certificaat steekproefsgewijze controles bij de certificaathouder uit. 3.3 Wijze van uitoefening van het toezicht Toetspunten managementsysteem Met het oog op de beoordeling/controle door het auditbureau zijn toetspunten ontwikkeld. Deze kunnen door het opleidingsinstituut worden gebruikt bij de voorbereiding van de beoordeling/controle door het auditbureau. De toetspunten staan in de Handleiding bij het Certificatieschema. 3.4 Verslag van bevindingen Het auditbureau stelt een verslag op van haar bevindingen van de tussentijdse audit. In dit verslag dient ook aangegeven te worden hoe de certificaathouder opvolging dient te geven aan eventueel geconstateerde afwijkingen. Dit verslag wordt ter beschikking gesteld aan de certificaathouder en aan Stichting SCOOR. 3.5 Maatregelen Algemeen Indien blijkt dat een certificaathouder niet of niet meer voldoet aan eisen of normen in het certificatieschema leidt dit tot een advies van het auditbureau aan het bestuur van Stichting SCOOR en heeft dit maatregelen door het bestuur van Stichting SCOOR tot gevolg. De maatregelen strekken ertoe dat op zo kort mogelijke termijn voldaan wordt aan genoemde eisen of normen. Mogelijke maatregelen zijn het waarschuwen, opschorten of intrekken van het certificaat. In deze paragraaf zijn de criteria daarvoor opgesteld ten behoeve van toepassing door het auditbureau. Het daadwerkelijk 9

14 nemen van maatregelen in situaties die daarom vragen is de verantwoordelijkheid van het bestuur van Stichting SCOOR Afwijkingen ten opzichte van de eisen Met betrekking tot de afwijkingen ten opzichte van de eisen wordt een onderscheid gemaakt tussen de volgende categorieën: Categorie A. Deze betreffen: onderwerpen die, wanneer daarop afwijkingen zijn, maatwerk en/of standaardcursussen verhinderen; onderwerpen die leiden tot een kritieke afwijking Categorie B. Deze betreffen: onderwerpen welke wel afwijkingen zijn van de eisen in het certificatieschema, maar die niet in de categorie A vallen. In Bijlage I bij deze Richtlijn zijn van beide categorieën afwijkingen de onderwerpen aangegeven. Opmerking Naast de afwijkingen kan sprake zijn van een opmerking. Dit geldt als aandachtspunt ter verbetering, maar heeft niet direct invloed op de aard van de activiteiten, zoals in de verklaring van het certificaat opgenomen. Het gevolg geven aan een opmerking is niet verplicht; het instituut dient te overwegen of aan de opmerking gevolg zal worden gegeven. 10

15 3.5.3 Maatregelen bij afwijking van de eisen Een of meerdere categorie A afwijkingen Bij de constatering van een of meerdere categorie A afwijkingen, niet zijnde een kritieke afwijking, geldt de volgende procedure: a. Het auditbureau zendt binnen 5 werkdagen na constatering van de afwijking(en) een kopie van het beoordelingsresultaat, inclusief de geconstateerde afwijking(en), aan de directie van het instituut. b. Het instituut dient binnen 30 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat zorg te dragen voor: 1) een analyse per afwijking(en) en 2) de corrigerende maatregel(en) inclusief de implementatie. Binnen genoemde 30 werkdagen dient het instituut het auditbureau over beide punten te berichten. c. Het auditbureau dient aansluitend op het bericht genoemd onder b binnen 15 werkdagen de implementatie van de corrigerende maatregelen vast te stellen, zo nodig door een bezoek aan het instituut. d. Is het nemen van een corrigerende maatregel genoemd onder c naar het oordeel van het auditbureau onvoldoende, dan kan opschorting van het certificaat door het bestuur van Stichting SCOOR volgen met als eis om binnen een termijn van 10 werkdagen alsnog de corrigerende maatregel(en) effectief ingevoerd te hebben. e. Indien binnen 10 werkdagen genoemd onder d de implementatie van de genomen maatregel(en) door het auditbureau niet kan worden vastgesteld en het bedrijf dus niet aan de eis voldoet, kan het certificaat door het bestuur van Stichting SCOOR ingetrokken worden. Categorie B afwijkingen Bij het constateren van afwijkingen volgens categorie B geldt de volgende procedure: a. Het auditbureau zendt binnen 5 werkdagen na constatering van de afwijking(en) een kopie van het beoordelingsresultaat, inclusief de geconstateerde afwijkingen, aan de directie van het instituut. b. Het instituut dient binnen 30 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat zorg te dragen voor een analyse per afwijking en het vaststellen en in werking zetten van corrigerende maatregelen. c. Binnen de gestelde 30 werkdagen genoemd onder b dient het auditbureau de analyse en de vastgestelde maatregelen te beoordelen (niet de implementatie). Het auditbureau stelt het instituut op de hoogte van het resultaat. d. Bij de eerstvolgende beoordeling wordt de effectieve invoering van de corrigerende maatregel door het auditbureau beoordeeld. Intrekking Indien na 55 werkdagen na ontvangst van het beoordelingsresultaat een afwijking uit de categorie A niet is opgeheven kan het certificaat per direct ingetrokken worden door het bestuur van Stichting SCOOR. Bij constatering van een kritieke afwijking wordt het certificaat onmiddellijk ingetrokken. Het certificaat wordt eveneens per direct ingetrokken indien blijkt dat de certificaathouder het auditbureau bewust onjuist heeft geïnformeerd. Indien een certificaathouder na een intrekking opnieuw gecertificeerd wil worden dient dezelfde procedure doorlopen te worden als bij initiële certificering. 11

16 3.5.4 Verlenging Tenzij de certificaathouder schriftelijk te kennen heeft gegeven het certificaat niet te willen laten verlengen, zal het auditbureau in het laatste jaar van de lopende certificeringsperiode de beoordeling/controle in het algemeen drie maanden voor de vervaldatum van het certificaat dienen te hebben afgerond. Daarbij wordt zoveel mogelijk de procedure gevolgd zoals omschreven in paragraaf