Halfjaarrapportage. Verslag over het eerste halfjaar Ten behoeve van het Algemeen Bestuur van Avalex

Transcriptie

1 Halfjaarrapportage Ten behoeve van het Algemeen Bestuur van Avalex Verslag over het eerste halfjaar 2012 Definitieve versie t.b.v. AB-overleg d.d. 18 oktober oktober 2012 Versie 5.0

2 1. Inhoudsopgave 2. Inleiding en leeswijzer Inleiding Leeswijzer Resultaat en prognose Resultaat eerste halfjaar Jaarprognose Verschillenanalyse met de gewijzigde begroting Taakstelling, winst en risico-opslag en budget In Control Taakstelling en winst- en risico-opslag Budget In Control Plan van aanpak MT Risico s en rechtmatigheid Risico s Rechtmatigheid Managementletter Deloitte... 9 Bijlage: Resultatenoverzicht o.b.v. gewijzigd begrotingsvoorstel bij AB en raden incl. gekwantificeerde risico s Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 1

3 2. Inleiding en leeswijzer 2.1 Inleiding Met deze rapportage informeren wij u over het financiële resultaat over het eerste halfjaar 2012 van Avalex en geven u een prognose voor de uitkomsten over het hele jaar Avalex heeft financieel gezien een roerige tijd achter de rug. In het eerste halfjaar stond Avalex voor de taak om, naast de jaarrekening 2011 ook die van 2010 te maken. Dit heeft voor beide jaren geresulteerd in een oordeelsonthouding. Naast de jaarrekening heeft Avalex ook een nieuwe gewijzigde begroting opgesteld, omdat de originele ontwerpbegroting niet op basis van activiteiten was opgesteld, waardoor niet alle activiteiten waren begroot. In het tweede halfjaar zal de focus weer op de uitvoering moeten komen te liggen. Sturen en bijsturen op basis van frequente managementinformatie zal gemeengoed moeten worden. Daar spelen de 5 pijlers van Deloitte om weer in control te geraken een grote rol bij, met name op het gebied van een adequate inrichting van de automatiseringsomgeving. 2.2 Leeswijzer Begrotingsresultaten worden in deze rapportage vergeleken met de in juni aan gemeenten ter visie voorgelegde gewijzigde begroting Wij wijzen u er ten overvloede op dat zolang de gewijzigde begroting 2012 niet is vastgesteld, formeel zou moeten worden uitgegaan van het kosten- en batenniveau in de vastgestelde ontwerpbegroting. In een extra paragraaf gaan wij in deze rapportage nader in op voortgang van de taakstelling, inclusief de winst- en risico-opslag en het budget In Control. Vervolgens besteden we in een risicoparagraaf aandacht aan risico s en issues met betrekking tot rechtmatigheid. Voorts besteden we aandacht aan de door Avalex in gang gezette verbeterplannen om Avalex op een hoger niveau te brengen. In opdracht van het DB heeft Deloitte een vervroegde interim-controle uitgevoerd. In de laatste paragraaf presenteren wij hun eerste bevindingen. Als bijlage treft u het uitgebreide resultatenoverzicht op basis van de gewijzigde begroting, inclusief opgenomen gekwantificeerde risico s. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 2

4 3. Resultaat en prognose 3.1 Resultaat eerste halfjaar 2012 Het financieel resultaat van Avalex over het eerste halfjaar is 1.493K negatief. Ten opzichte van de gewijzigde begroting 2012 betekent dit in de eerste helft van het jaar een nadelige afwijking van 79K. Hierbij merken we op dat in zijn algemeenheid lagere verwerkingskosten bij fixed price afrekening een gunstig effect hebben op het resultaat en dat zowel de taakstelling als de winst- en risico-opslag in de gewijzigde begroting zogenaamde stelposten zijn en dus niet in het resultaat apart zichtbaar zijn. 3.2 Jaarprognose 2012 Het verwachte resultaat voor geheel 2012, rekening houdend met de gekwantificeerde risico s genoemd in de risicoparagraaf, laat een verwacht verlies zien van 2.811K. In vergelijking met de gewijzigde begroting 2012 betekent de jaarprognose een positieve afwijking van 17K. Wanneer ook taakstelling en winst- en risico-opslag mee worden genomen in het resultaat betekent dit een negatieve afwijking van 251K. 3.3 Verschillenanalyse met de gewijzigde begroting 2012 In de bijlage bij deze rapportage is het uitgebreide resultatenoverzicht opgenomen op basis van de gewijzigde begroting 2012, inclusief gekwantificeerde risico s en stelposten. Eind juni heeft het DB de gewijzigde begroting voor 2012 voorlopig vastgesteld en ter visie voorgelegd aan de deelnemende gemeenten. Te verwachten valt dat uiterlijk medio oktober besluitvorming over deze gewijzigde begroting plaatsvindt. Hoewel dit begrotingsvoorstel dus nog niet de goedkeuring heeft van het AB, biedt het wel een goede kapstok om verschillen in gerealiseerde opbrengsten en kosten nader te duiden. In paragraaf 3.1 en 3.2 hebben wij de begrotingsresultaten voor zowel het eerste halfjaar 2012 als de jaarprognose 2012 vermeld. In tabel 1 geven wij een specificatie van de belangrijkste afwijkingen. Toelichting: De dekkingsbijdrage in onderstaande tabel betreft het verschil tussen de totale opbrengsten van Avalex en de directe kosten. Dit verschil levert een dekking op voor apparaatskosten, financieringskosten en overige kosten. In het resultaat op de dekkingsbijdrage (- 53K.) is inbegrepen een voordeel op verwerkingskosten van 255K. per halfjaar en een verwacht voordeel op verwerkingskosten van 511K. ultimo De overige opbrengsten blijven als gevolg van minder aangeleverd afval ook achter bij de begroting. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 3

5 Tabel 1: Verschillenanalyse met de gewijzigde begroting Omschrijvingen Begroting Afwijking Afwijking jaar halfjaar jaarprognose Totaal opbrengsten Totaal directe kosten Dekkingsbijdrage uit operatie exclusief apparaatskosten Personeelskosten inclusief inhuur personeel Overige apparaatskosten Financieringskosten Budget In Control Ryck Afwijking tov begrotingsresultaat uit bedrijfsvoering Taakstelling Winst- en risico-opslag Afwijking tov begrotingsresultaat Opbouw afwijking tov begrotingsresultaat Taakstelling Ingevuld 765 Saldo Tegenvallers 748 Saldo Compenserend budget 632 Afwijking tov begrotingsresultaat aanvullende maatregelen 76 Nog te realiseren maatregelen 175 Onderschrijdingen op personeelskosten worden teniet gedaan door overschrijdingen op inhuur van extern personeel; hier zit een relatie tussen. Zowel voor interim-management als voor de flexibele schil zien we een overschrijding als gevolg van onderbezetting in het middenkader en de uitvoering. De overschrijding op de overige apparaatskosten worden veroorzaakt voor 50K. door extra accountantskosten en voor 144K. door nog niet aan kostenrubrieken toegedeelde kosten van het eerste halfjaar. Als gevolg van lagere kapitaalleningen zijn de financieringskosten ook lager ( 118K). Voor een toelichting op het budget In Control wordt verwezen naar paragraaf 4.2. Het project Ryck kent een overschrijding van 179K.; dit tekort kan ultimo 2012 als gevolg van een gewijzigde bedrijfsvoering beperkt blijven tot 93K. Bij de voorlopige vaststelling van de gewijzigde begroting is een taakstelling opgenomen van 900K. voor bezuinigingen. Daarnaast is voor 2012 eenmalig een compenserend budget gefourneerd van 632K. om tegenvallers op te vangen, de zogenaamde meegerekende winst- en risico-opslag. De taakstelling en het compenserend budget zijn apart opgenomen in de vergelijkende cijfers van de jaarprognose. In hoofdstuk 4 wordt een nadere toelichting gegeven op de activiteiten in het kader van de taakstelling. Uitkomsten van de taakstelling en de winst- en risico-opslag nopen Avalex nog tot het realiseren van aanvullende maatregelen. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 4

6 4. Taakstelling, winst en risico-opslag en budget In Control 4.1 Taakstelling en winst- en risico-opslag In het vorige hoofdstuk werd het verband tussen taakstelling, tegenvallers, winst- en risico-opslag en aanvullende maatregelen met de afwijking ten opzicht van het begrotingsresultaat gelegd. Hieronder volgt een toelichting: Van de taakstelling ( 900K) is de verwachting dat die voor 765K tot resultaat in 2012 gaat leiden. Naast bezuinigingen betreft dit conform afspraak ook extra opbrengsten. In hoeverre dit structureel is zal in de begroting 2013 nader worden bezien. We liggen op koers, maar niet van alle posten is het even realistisch gebleken dat die in 2012 al tot resultaat zullen leiden. Het saldo bedraagt thans 135K. Tabel 2: Overzicht taakstelling Begroting In uitvoering Aanvullende maatregelen Taakstelling Bruto lonen 265 Bruto lonen: 50 Studie 70 Overige apparaatskosten: 26 Bedrijfskleding Overige personele kosten Overige apparaatskosten Extra containers Totaal: 900 Totaal: 765 Totaal: 76 Tegenover deze bezuinigingen wordt Avalex ook geconfronteerd met tegenvallers uit bedrijfsvoering en niet begrote zaken ( 748K). Weliswaar komen tegenvallers ten laste van de winst- en risico-opslag ( 632K), maar aanvullende maatregelen zijn noodzakelijk om de taakstelling te realiseren. Inmiddels heeft Avalex voor 76K aan aanvullende maatregelen getroffen. Dit impliceert dat Avalex nog voor 175K aan nog te realiseren maatregelen staat. De tweede helft staat in het teken van aanvullende maatregelen om de taakstelling te halen. 4.2 Budget In Control Om Avalex weer in control te krijgen is afgesproken een aantal extern deskundigen in te huren. Deels omdat er op bepaalde posities op dit ogenblik geen vaste medewerkers zitten, deels vanwege de extra werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd om Avalex er weer bovenop te krijgen. Voor het in control krijgen van Avalex is in de gewijzigde begroting 770K. opgenomen. In onderstaande tabel wordt de uitputting hiervan per 30/6, alsmede de verwachte uitputting per 31/12 gegeven. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 5

7 Tabel 3: Overzicht budget in control Budget In Control Budget Prognose Verschil Deloitte meerwerk jaarrekening 2010 Van Berkel jaarrekening 2011 Interim directeur Interim AO/IC specialist Financials bij Finance (miv Q3) Teamleider a.i. Finance FDS extra kosten Medewerker Inkoop Advieskosten tbv Uitvoering areaal gegevens Totaal Toelichting: In het budget in control zijn alleen meerkosten opgenomen t.o.v. wat reeds in de begroting was opgenomen. Zo zijn de kosten voor het opstellen van de jaarrekening 2010 voor 150K. reeds begroot. De meerkosten van 87K. komen dan ten laste van het budget in control. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 6

8 5. Plan van aanpak MT Bij de samenstelling van deze rapportage wordt de laatste hand gelegd aan de opstelling van de integrale verbeterpuntenlijst behorende bij het door het MT in juni gepresenteerde plan van aanpak. De actiepuntenlijst met planning en te behalen resultaten zal binnenkort worden voorgelegd aan het DB. In het kader van dit plan van aanpak zullen onder andere de volgende acties in gang gezet worden (c.q. zijn al opgestart): Structureel inrichten van de financiële organisatie, zodat werving ook kan plaatsvinden. Resultaat: in Q afbouwen van externe inzet. In samenhang hiermee specifieke functies uit de organisatiestructuur van Avalex tegen het licht houden. September/oktober in DB. Opstellen van business case hoe het bestaande Bedrijfsinformatiesysteem al dan niet aangepast moet worden om te helpen om Avalex in control te brengen. In september/oktober uitwerken, zodat besluitvorming over route en te nemen stappen eind oktober kan plaatsvinden. Business case voor het aanbesteden van onderhoud van ondergrondse containers wordt momenteel voorbereid. Besluitvorming conform afspraak in oktober. Het project grensoverschrijdend inzamelen is medio Q3 van start gegaan. Eerste plan wordt over 2 maanden verwacht. Financiële effecten zullen op z n vroegst pas in 2013/4 zichtbaar worden. Procedure voor werving directeur wordt in DB van 4/10 voorgelegd. Functieprofiel voor directie secretaris wordt momenteel binnen het MT aangescherpt. Werving kan vervolgens starten. FUWA traject afronden. Thans in fase van bezwaren procedure. Inrichtingsplan voor de nieuwe afdeling Technisch Beheer afronden, met OR afstemmen en voorleggen aan DB, waarna werving kan plaatsvinden. Roosteren van werkzaamheden op zaterdag (denk aan m.n. brengstations). Gestart in Q2 Optimaliseren routes (insteek 1 inzamelgebied). De inventarisatie betreffende de areaal gegevens is rond. In Q4 zullen per gemeente projectplannen opgesteld worden voor verdere optimalisatie. Kosten aftransporten brengstations verlaagd door optimalisatie capaciteit containerdiensten Avalex i.p.v. door derden. In Q1 van 2013 verdere optimalisatie door intensievere inzet van aanhanger. Inventariseren mogelijkheden optimalisatie grofvuil routes en plastic milieuparken Q4. In september 2011 is in opdracht van het MT een evaluatie geweest betreffende de mobiliteit. Hieruit zijn een aantal aanbevelingen gedaan. Deze aanbevelingen zijn in oktober 2011 opgepakt en hebben een doorloop naar 2012 (o.a. kennis en ervaring medewerker beheer inzamelmiddelen beter benutten, Roteb betrekken bij optimaliseren aandachtspunten, optimalisatie basisbehoefte wagenpark, inzetbaarheid CNG wagens, terugdringen schades) en 2013 (denk aan optimalisatie routes en gebruiken template mobiliteit). Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 7

9 6. Risico s en rechtmatigheid 6.1 Risico s Avalex is nog niet in control ; dat brengt een verhoogde kans op risico s met zich mee. De hieronder vermelde risico s zijn niet verwerkt in de prognose, tenzij expliciet vermeld. Project Ryck: afhankelijk van de beslissing met betrekking tot de continuering van Ryck na 2012 bestaat er een risico op een desinvestering van de filialen: 230K. Afwikkeling kosten ontslag voormalig directeur: er is geen voorziening getroffen voor eventuele kosten voortvloeiende uit de afwikkeling van het ontslag van de voormalige directeur. Kosten bovenschaligheid voormalig medewerkers gemeente Delft: het risico bestaat dat, afhankelijk van het overleg met de gemeente Delft over de juistheid van declaraties ten aanzien van de bovenschaligheid van voormalig medewerkers, Avalex hiervoor (gedeeltelijk) een voorziening dient te treffen: 160K. Technische problemen CNG-wagens: als gevolg van technische problemen aan de CNG-wagens is voortijdige vervanging waarschijnlijk. Roteb Lease komt met een advies en een inschatting van de financiële impact in verband met de afgesproken afnameplicht. Extra containers bij gemeenten: Als gevolg van de onduidelijkheid of er expliciet opdracht voor is gegeven dat er extra containers zijn geplaatst, bestaat het risico dat er niet 100% verrekend kan worden: 40K (in prognose). Verrekening accountantskosten met Deloitte: voor het opstellen van de jaarrekening 2011 zijn extra kosten gemaakt, omdat werkzaamheden door derden verricht moesten worden; gesprekken zijn gaande: 150K. 6.2 Rechtmatigheid In hoofdstuk 2 is er al op gewezen dat zolang de gewijzigde begroting niet is vastgesteld door de raden en/of het AB uitgaven die gedaan worden voor activiteiten waarover (nog) geen bestuurlijke besluitvorming heeft plaatsgevonden feitelijk als onrechtmatig worden beschouwd. Dit wordt opgeheven op het moment dat de raden en/of het AB wel de goedkeuring verleend voor Ten aanzien van aanbestedingen bestaan er Europese richtlijnen, normen van Algemene Beginselen van Behoorlijk Bestuur en daarnaast heeft Avalex een eigen normen- en toetsingskader. Naar aanleiding van de bevindingen van de accountant over de jaarrekeningen 2010 en 2011 wordt door de afdeling Inkoop geregeld een inventarisatie gemaakt waar aanbestedingen en regelgeving in de knel kunnen komen. Daar waar nodig wordt extern advies ingewonnen. Met name het aspect van separate opdrachten bij één leverancier en het opvragen van meerdere offertes voor één en dezelfde opdracht behoeft aandacht. Hier moet beter op worden gedocumenteerd. Mogelijk moet ons eigen normen- en toetsingskader hierop worden aangepast. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 8

10 7. Managementletter Deloitte In opdracht van het DB heeft Deloitte een vervroegde interim-controle over het jaar 2012 uitgevoerd. Hierbij zijn specifieke aandachtspunten met betrekking tot de tussentijdse cijfers over het eerste kwartaal van 2012 uitgevoerd, te weten: Vaststellen van de naadloze aansluiting tussen de cijfers in de financiële administratie SAP en de rapportage over het eerste kwartaal Vaststellen dat de vaste vergoeding van de gemeenten aan Avalex over het eerste kwartaal in overeenstemming zijn met de contracten in de administratie van Avalex is verwerkt. Vaststellen dat de inrichting en de beveiliging van de bevoegdhedentabel in de financiële administratie in SAP voldoet aan de minimale eisen (waaronder functiescheiding). Vaststellen dat de inrichting en de beveiliging van de bevoegdhedentabel in de weegregistratie van Pfister voldoet aan de minimale eisen (waaronder functiescheiding). Vaststellen dat de interface tussen Pfister en SAP betrouwbare overdracht van informatie waarborgt. In hun voorlopige bevindingen stelt Deloitte dat er sprake is van aansluiting met de financiële administratie in SAP en adviseert zij nog enkele maatregelen ten aanzien van de borging van de betrouwbaarheid van SAP, Pfister en de onderlinge interface. Naar aanleiding van deze bevindingen is het voor Avalex zaak dat de nieuwe afrekensystematiek zo snel mogelijk in het AB wordt geaccordeerd, zodat de aansluitingen ook formeel juist zijn. Ten aanzien van de zaken uit de follow-up van de aanbevelingen uit de EDP-audit dient Avalex de volgende acties in gang te zetten met het op het verkrijgen van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening 2012: De geconstateerde functievermengingen in de bevoegdhedentabellen van SAP en Pfister worden onderzocht en zo mogelijk opgeheven. De impact van eerder gedane handmatige correcties wordt onderzocht en zo mogelijk wordt de mogelijkheid van het aanbrengen van handmatige correcties beëindigd. Om eventuele materiële verschillen op te lossen worden met terugwerkende kracht de periodieke aansluitingen tussen SAP en Pfister gemaakt. De nieuwe afrekensystematiek ligt in het AB van voor. In het kader van de 5 pijlers van Deloitte worden de bovengenoemde acties door Avalex in Q3 in gang gezet. Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 9

11 Bijlage: Resultatenoverzicht o.b.v. gewijzigd begrotingsvoorstel bij AB en raden incl. gekwantificeerde risico s Realisatie 1e Gewijzigde Afwijking Prognose jaar Gewijzigde Afwijking half jaar begroting begroting Omschrijving halfjaar jaarprognose Bijdrage gemeente Opbrengsten TOTAAL OPBRENGSTEN Verwerkingskosten Kosten inzameling derden Tractiekosten Kosten beheer containers Opstallen en machinekosten Overige kosten Totaal directe kosten Dekkingsbijdrage Personeelskosten Inhuur extern personeel Totaal personeelskosten Kantoorkosten Huisvestingskosten Algemene kosten Totaal overige apparaatskosten Totaal apparaatskosten Totaal financieringskosten Budget In Control Ryck TOTAAL KOSTEN RESULTAAT UIT BEDRIJFSVOERING Stelposten: - Taakstelling - Winst- en risico-opslag RESULTAAT AVALEX Rapportage AB Avalex eerste halfjaar 2012 p. 10