Calamiteitenplan Waterschap Zuiderzeeland

Transcriptie

1 Calamiteitenplan Waterschap Zuiderzeeland 2014 beheerder: cal. coördinator januari 2014 Waterschap Zuiderzeeland Postbus AE LELYSTAD telefoon: (0320) fax: (0320)

2 Inhoud 1. Inleiding Opzet calamiteitenzorgsysteem Het calamiteitenplan Supplementen Risicoanalyse en bestrijdingsplannen Continuïteitsplan van het waterschap Taken en gebied van het waterschap Het handelen tijdens een calamiteit Calamiteitenorganisatie Algemeen Opbouw van de calamiteitenorganisatie Werkwijze van de calamiteitenorganisatie Verhouding tussen beleidsteam, operationeel team en actieteam Waterschaps beleidsteam (WBT) Waterschaps operationeel team (WOT) Waterschaps actiecentrum (WAC) Veldmedewerkers Coördinator waterschap Ondersteuningsgroepen Verantwoordelijkheid bij sectorhoofden Overzicht beschikbare medewerkers Samenwerkende calamiteitenorganisaties Liaisons Veiligheidsregio Overzicht coördinatiecentra in het netwerk Bevoegdheden (Normale) Bevoegdheden burgemeester Bevoegdheden en verplichtingen waterschapsbestuur Positie van waterschap binnen de veiligheidsregio Verhoudingen bevoegdheden burgemeester en waterschapsbestuur binnen de veiligheidsregio bij crises en rampen Relatie tussen de functionele en algemene kolom Fasering van de calamiteitenorganisatie Coördinatiefase Coördinatiefase Coördinatiefase Coördinatiefase Coördinatiefase Samenhang GRIP en coördinatiefasen Melding, beoordeling en alarmering Communicatiemiddelen en calamiteitenruimten Communicatiemiddelen Nationaal Noodnet (telefoon en fax) Koeriersdienst C Internet Calamiteitenruimten Nazorg Evaluatie Persoonlijke nazorg Kwaliteitsborging calamiteitenzorgsysteem Vaststelling en mutaties calamiteitenplan Evaluatie calamiteitenzorg Calamiteitenoefeningen Evaluatie van oefeningen van calamiteiten Systematiek voor kwaliteitsborging Kwaliteitsborging crisisbeheersing binnen Waterschap Zuiderzeeland Bijlage 1 Beheergebied Waterschap Zuiderzeeland /01/2014 Calamiteitenplan

3 Bijlage 2 Begrippen, afkortingen en overzicht van tabellen, schema s en bijlagen Bijlage 3 Bijlage 4 Risicoanalyse Fasering, melding en alarmering Bijlage 5 Praatkaart beheergebied Waterschap Zuiderzeeland... 28/01/2014 Calamiteitenplan

4 1. Inleiding Dit plan heeft tot doel, binnen de grenzen van het voorzienbare, regelingen te treffen en informatie te verstrekken met betrekking tot het optreden van Waterschap Zuiderzeeland bij incidenten en calamiteiten op het gebied van waterbeheer, waterkeringen en waterkwaliteit. Waterschappen dienen een calamiteitenplan te hebben vastgesteld dat voldoet aan artikel 5:29 van de Waterwet en artikel 5.3 van het Waterbesluit. Het voorliggende plan is conform deze wettelijke verplichting opgesteld. 28/01/2014 Calamiteitenplan 1

5 2. Opzet calamiteitenzorgsysteem 2.1 Het calamiteitenplan Het calamiteitenplan is het basisdocument (deel 1) van het calamiteitenzorgsysteem en biedt een kader voor het optreden bij calamiteiten in het algemeen. Het belangrijkste doel van het calamiteitenplan is een structuur te bieden voor het optreden van de calamiteitenorganisatie, zowel tijdens de bestrijding van calamiteiten als tijdens de voorbereiding op calamiteiten. De inhoud van het plan is van belang voor alle medewerkers en bestuurders die betrokken zijn bij calamiteitenbestrijding door het waterschap. Het calamiteitenplan geeft het waterschap een algemene structuur voor het optreden bij alle soorten calamiteiten. Aangezien elke calamiteit weer anders is, bevat het plan geen gedetailleerd draaiboek waarin de bestrijdingsaanpak van begin tot het eind staat beschreven. Uiteindelijk blijft de bestrijding immers gebaseerd op het gezonde verstand van de betrokken medewerkers, waarbij wordt teruggevallen op ervaring opgedaan tijdens eerdere calamiteiten of trainingen en oefeningen. De organisatiestructuur zorgt daarbij voor duidelijkheid over de wijze van coördinatie en afstemming bij het optreden van de calamiteitenorganisatie. Dit plan biedt een bestuurlijke structuur voor het optreden van de calamiteitenorganisatie en is grotendeels gebaseerd op het door de Unie van Waterschappen gepresenteerde model calamiteitenzorgsysteem en bevat de elementen die genoemd zijn in artikel 5.3 van het Waterbesluit. Het Waterbesluit is de in artikel 5.29 van de waterwet genoemde algemene maatregel van bestuur Supplementen Ter ondersteuning van de betrokken bestuurders en medewerkers is een aantal supplementen aan het calamiteitenplan toegevoegd. Hierin zijn nadere uitwerkingen opgenomen van diverse aspecten die in dit calamiteitenplan worden genoemd. Er is voor gekozen deze gegevens in supplementen op te nemen, zodat deze documenten een overzichtelijke zelfstandig geheel vormen en onafhankelijk van elkaar gebruikt kunnen worden. De volgende supplementen zijn opgesteld: 1. Netwerkpartners; 2. Personeelsoverzicht en bereikbaarheidsgegevens; 3. Calamiteitencommunicatieplan; 4. Opleiding- en oefenplan; 5. Werkwijze van de calamiteitenorganisatie; 6. Juridische zaken; 7. Informatievoorziening en ondersteuning. 2.2 Risicoanalyse en bestrijdingsplannen Het waterschap heeft te maken met verschillende risico s die kunnen leiden tot calamiteiten. Om hierin inzicht te verkrijgen en op basis daarvan de benodigde bestrijdingsplannen op te stellen heeft Waterschap Zuiderzeeland de nodige analyses uitgevoerd. In deze paragraaf treft u de beknopte versie van de risicoanalyse aan, de volledige risicoanalyse vindt u in bijlage 3. Een multidisciplinaire risicoanalyse is ook door Veiligheidsregio Flevoland uitgevoerd, en is opgenomen in het Regionaal Risicoprofiel Flevoland. Crises (of delen daarvan) zoals overstromingen, extreme weersomstandigheden, verstoring van rioolwaterafvoer en afvalzuivering, incidenten met brandbare/explosieve/giftige stof in open lucht, ziektegolf en incidenten op het water zijn conform de doelstelling van het waterschap, door Waterschap Zuiderzeeland in bestrijdingsplannen meegenomen. Waterschap Zuiderzeeland kan te maken krijgen met calamiteiten die gerelateerd zijn aan wateroverlast en droogte, het falen of overschrijden van primaire of regionale waterkeringen, het falen van zuiveringstechnische werken en verontreiniging van het oppervlaktewater. De omstandigheden waarin het watersysteem zich bevindt (veel of weinig neerslag en dus afvoer, uitvoering werkzaamheden) en de verwachtingen ten aanzien van het weer (neerslag, verdamping, vorst, storm) zijn doorgaans bepalend of een gebeurtenis tot een calamiteit leidt. Afhankelijk van de gebeurtenis en de omstandigheden kan het watersysteem in ongerede worden gebracht. Nadelige gevolgen waaraan gedacht kan worden zijn: milieuschade (vissterfte), gevaar voor de volksgezondheid, economische schade (gewasschade), wateroverlast, belemmering van de infrastructuur en bij een dijkdoorbraak de totale ontwrichting van (een deel van) het gebied. Deskundigen binnen het waterschap hebben op basis van hun kennis en ervaring een gewogen inschatting gemaakt welke risico s van dien aard zijn dat preventieve maatregelen en/of voorbereiding op 28/01/2014 Calamiteitenplan 2

6 calamiteiten middels bestrijdingsplannen noodzakelijk zijn. Waar mogelijk zijn de geconstateerde risico s gereduceerd met preventieve maatregelen. Te denken valt daarbij aan dijkverbetering, verbeteringen van het watersysteem, reserve pompen voor rioolgemalen, enzovoorts. Ondanks deze maatregelen zijn risico s niet volledig uitgesloten en blijven er restrisico s bestaan. Op basis van de restrisico s zijn bestrijdingsplannen opgesteld, waarin de wijze van bestrijding van calamiteiten gedetailleerd wordt uitgewerkt. Deze plannen zijn aan te duiden als maatregelenplannen. De aanpak van de bestrijding van calamiteiten voor verschillende denkbare scenario s is uitgewerkt in de volgende bestrijdingsplannen: - Hoog water en dijkdoorbraak; - Wateroverlast/tekort; - Verontreiniging oppervlaktewater; - Zuiveringstechnische werken (inclusief rioolgemalen). In de bestrijdingsplannen wordt beschreven hoe moet worden gehandeld indien de omstandigheden uitstijgen boven het reguliere (water)beheer. Dit houdt in dat er in deze situatie gevaar bestaat voor dreigende schade aan goederen/eigendommen of voor personen. Het moment waarop de bestrijdingsplannen in werking treden is in elk van de bestrijdingsplannen afzonderlijk weergegeven. In de onderstaande tabel is inzichtelijk gemaakt welke risico s er zijn en welke bestrijdingsplannen hiervoor zijn opgesteld. RISICO S WATERKERINGEN - Buitentalud: beschadiging; verzakking steenbekleding; verzakking stortberm; afschuiven; scheurvorming. BESTRIJDINGSPLANNEN HOOG WATER EN DIJKDOORBRAAK - Kruin: scheurvorming - Binnentalud: uittredend water/uitspoelen van grond; scheurvorming; volle kwelsloot. - Achterland: kwel; zandmeevoerende wel (piping); vervormingen. - Falen van kunstwerken: keersluizen; sluizen; hevels; inlaatwerken; afsluitbare duikers; keermiddelen. - (Dreigende) doorbraak van waterkeringen Springen van drukleiding Invaren van een schip Explosie, sabotage en terreur - Golfoverslag - Overlopen - Beschadigen van buitendijks gebied (vanuit praktische overweging opgenomen in dit bestrijdingsplan) 28/01/2014 Calamiteitenplan 3

7 RISICO S WATERBEHEERSING - Extreme regenval en extreme droogte - Uitval bemalingsinrichtingen - Breuk in persleiding of storing in hoofdrioolgemaal - Verontreiniging in polderwateren - Verontreiniging waterkering BESTRIJDINGSPLANNEN WATEROVERLAST / TEKORT ZUIVERINGSTECHNISCHE WERKEN VERONTREINIGING OPPERVLAKTEWATER Tabel 1. Overzicht risicoanalyse 2.3 Continuïteitsplan van het waterschap Voor het geval dat zich tijdens een periode bedrijfscontinuïteits-problemen voordoen, bijvoorbeeld tijdens een grieppandemie, is er een continuïteitsplan genaamd Bedrijfs-continuïteitsmanagement Waterschap Zuiderzeeland 2009 opgesteld. Daarnaast is in enkele bestrijdingsplannen en supplementen een continuïteitsprotocol opgenomen voor dergelijke gevallen. Er is voor gekozen dit plan op te nemen in het calamiteitenplan, omdat de calamiteitenorganisatie gewend is om met crisisbeheersing om te gaan. 2.4 Taken en gebied van het waterschap Het waterschap is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige zorg in zijn beheersgebied en heeft drie taken, betreffende de zorg voor: 1. de waterkering; 2. de waterbeheersing: het regelen en beheersen van de waterpeilen; 3. de kwaliteit van het oppervlaktewater. Een subtaak is het beheren van de muskusratten- en beverrattenpopulatie in Flevoland teneinde schade aan waterstaatswerken tegen te gaan. Het beheersgebied van Waterschap Zuiderzeeland is circa hectare groot. Een kaart van het beheersgebied waarop het plan betrekking heeft is opgenomen in bijlage 1. Hieronder enkele kengetallen over het beheersgebied. Oppervlakte land ha Oppervlakte water ha Dijken 265 km Hoofdgemalen 7 Ondergemalen 5 Rioolgemalen 59 Zuiveringsinstallaties 5 Vaarten en tochten km Sloten km Stuwen 365 Inwoners Het waterschap beheert het ondiepe grondwater; binnen bebouwde gemeenten zorgen gemeenten voor een juiste afvoer van dat grondwater. Informatie over alle taken en projecten van Waterschap Zuiderzeeland is te raadplegen via de website van het waterschap: Het handelen tijdens een calamiteit Een slagvaardige organisatie kan elke calamiteit het hoofd bieden. Deze slagvaardigheid wordt bereikt door zowel tijdens de voorbereiding op, als tijdens de bestrijding van een calamiteit rekening te houden met een aantal uitgangspunten. Deze uitgangspunten zijn onder andere gebaseerd op de ervaringen van het waterschap met calamiteiten uit het verleden. De wijze waarop het waterschap hieraan invulling geeft, is in de volgende punten samengevat: voortbouwen op de dagelijkse praktijk; communicatie; 28/01/2014 Calamiteitenplan 4

8 scheiding van beleid en uitvoering; opschaling; Deze punten staan hieronder verder uitgewerkt. Voortbouwen op de dagelijkse praktijk Het optreden in bijzondere omstandigheden is een logisch vervolg op de normale werkzaamheden binnen een organisatie. Tijdens een calamiteit moet het optreden zoveel mogelijk uitgaan van de normale, dagelijkse werkwijze. Dit betekent dat de taken die de leden van de calamiteitenorganisatie moeten uitvoeren in het verlengde liggen van hun dagelijkse werkzaamheden, met gebruik van de contactpersonen in de dagelijkse netwerken. Voor de personele invulling van de calamiteitenorganisatie betekent dit dat medewerkers zoveel mogelijk worden ingezet op plekken waar ze van hun specifieke expertise gebruik kunnen maken. Communicatie Tijdens calamiteiten is het van groot belang tijdig de burger juist te informeren. Dit is een belangrijke prioriteit voor het waterschap. Het is bovendien van belang er een juist beeld over de bestrijding van de calamiteit bestaat bij de buitenwereld. De bestrijding kan namelijk nog zo effectief en efficiënt zijn, wanneer 'buiten' een ander beeld bestaat, loopt het imago van de organisatie schade op en is het zelfs mogelijk dat wordt aangedrongen op onjuiste en/of ineffectieve maatregelen. Bovendien bestaat de kans dat de crisisorganisatie onevenredig moet worden ingezet, om imago schade aan de organisatie verder te voorkomen. Om deze reden is het geven van goede voorlichting essentieel. Voor alle partijen die bij de calamiteitenorganisatie zijn betrokken, moet duidelijk zijn welke informatie naar buiten gaat en welke niet. Binnen het Waterschaps Operationeel Team (WOT) vindt de tactische coördinatie van berichtgeving plaats. Zwaarwegende besluiten op strategisch niveau worden altijd binnen het Waterschaps Beleidsteam (WBT) genomen. De uitvoering van de communicatietaak ligt daar waar deze ook dagelijks ligt, bij de medewerkers van de afdeling communicatie en dienstverlening. Woordvoering naar de media vanuit het waterschap gebeurt in principe door de persvoorlichter of in nauw overleg door een andere functionaris, bijvoorbeeld de dijkgraaf of de secretaris-directeur. Uitgangspunt bij elke vorm van voorlichting is dat het waterschap zich richt op de waterschapsaspecten en de overige onderwerpen over laat aan anderen. In geval van een (grootschalige) crisis of ramp berust de voorlichting bij het Actiecentrum Communicatie van het Regionaal Operationeel Team, conform de Wet Veiligheidsregio s. Bij een gemeentegrensoverschrijdend incident, waarbij er sprake is van een coördinerend bestuurder, wordt de gemeentelijke voorlichting opgeschaald. Dit betekent dat op het niveau van het Regionale Beleidsteam (RBT) namens de betrokken gemeenten coördinatie plaatsvindt van de aan de bevolking te verstrekken voorlichting. Het waterschap draagt er zorg voor dat inzake de voorlichting afstemming plaatsvindt met de (inter)gemeentelijke of regionale voorlichting. Een gedetailleerde beschrijving van de wijze waarop binnen het waterschap voorlichting gestalte krijgt en op welke wijze de afstemming met andere organisaties plaatsvindt, is weergeven in het Supplement 3 Calamiteitencommunicatieplan. Scheiding van beleid en uitvoering Tijdens de bestrijding van een calamiteit behoort elk onderdeel van de calamiteitenorganisatie zich met zijn eigen taken bezig te houden. Wanneer dit niet gebeurt zullen bepaalde activiteiten niet en andere dubbel worden uitgevoerd, met alle coördinatieproblemen van dien. De calamiteitenorganisatie is vaak opgedeeld op basis van de soort activiteiten die plaatsvinden. Het beleidsteam houdt zich bezig met de strategie (beleidsvorming, bestuurlijke afstemming, lange termijn gevolgen, nazorg etc), het operationeel team houdt zich bezig met tactiek (operationele coördinatie, aanpak op hoofdlijnen, afstemming met coördinatiecentra van andere instanties, etc), een of meerdere actieteams houden zich bezig met de coördinatie van de daadwerkelijke bestrijdingsmaatregelen en tenslotte zijn diverse veldmedewerkers actief met het daadwerkelijk bestrijden van de calamiteit. De afbakening tussen deze onderdelen van de calamiteitenorganisatie is essentieel voor een effectieve bestrijding. Belangrijk bijkomend voordeel is dat het waterschap op deze wijze dezelfde opbouw van de calamiteitenorganisatie heeft als de algemene keten (gemeenten, provincies en rijksoverheid) en de hulpverleningsdiensten. 28/01/2014 Calamiteitenplan 5

9 Opschaling Omdat het belangrijk is om alleen die delen van de calamiteitenorganisatie te activeren die zich ook daadwerkelijk moeten bezig houden met de calamiteit kan de organisatie in delen worden opgeschaald. Om de opschaling van de calamiteitenorganisatie van het waterschap zoveel mogelijk synchroon en herkenbaar te laten lopen met de opschalingmethode zoals die in de algemene keten gebruikelijk is, wordt gebruik gemaakt van dezelfde methodiek. In vijf fasen (coördinatiefase 0 t/m 4) kan de calamiteitenorganisatie van het waterschap van niet actief tot compleet actief worden opgeschaald. In het ene geval wordt door het waterschap aangesloten bij de opschaling van de algemene keten, terwijl het in een ander geval zeer wel denkbaar is dat het waterschap de algemene keten initieert, of dat opschaling bij de algemene keten (nog) niet nodig is. Samenwerking Bij de bestrijding van een calamiteit zijn diverse organisaties betrokken. Elke organisatie heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden op basis waarvan tijdens een calamiteit wordt opgetreden. Het samenspel van al deze organisaties is van groot belang voor een efficiënte bestrijding van een calamiteit. Een voorwaarde voor samenwerking is kennis van de andere organisaties. Door op de hoogte te zijn van de werkwijze van elkaars (crisis)organisaties ontstaat meer inzicht in de manier waarop de organisaties kunnen samenwerken Het waterschap geeft invulling aan netwerkmanagement door in de preparatiefase met de verschillende netwerkpartners af te stemmen en daar waar mogelijk samen te oefenen. Het doel is om contacten op te bouwen, elkaars werkwijze te leren kennen en de samenwerking tijdens calamiteiten te beoefenen. Het waterschap streeft ernaar in de nabije toekomst voor de informatie uitwisseling ook gebruik te maken van netcentrisch werken zodat betrokken partijen een helder beeld hebben van het actuele waterbeheer. 28/01/2014 Calamiteitenplan 6

10 3. Calamiteitenorganisatie 3.1 Algemeen De crisisorganisatie is onder normale omstandigheden een "lege organisatie". De hoofdstructuur van deze organisatie, alsmede de taken en bevoegdheden van de verschillende teams, functionarissen en organisaties zijn vastgelegd in dit calamiteitenplan. Op het moment dat er sprake is van een calamiteit, wordt deze organisatie volgens het opschalingprincipe ingevuld door daartoe aangewezen functionarissen. In perioden waarin het waterschap niet betrokken is bij de bestrijding van een daadwerkelijke calamiteit is een klein deel van de calamiteitenorganisatie wel actief. Dit zijn de stuurgroep en werkgroep Calamiteitenzorg. Door het instellen van deze beide overlegstructuren is calamiteitenbestrijding ingebed in de dagelijkse organisatiestructuur en taakuitoefening van het waterschap. Normale omstandigheden Tijdens Calamiteiten Beleidsteam DG (vz) SD Leden HC OL Stuurgroep HC ( vz ) OL CC Operationeel Team OL ( vz ) CC Leden Werkgroep CC ( vz ) Leden WAC Team manager ) (sen) opzichter Verklaring afkortingen HC: Hoofd crisisbeheersing OL: Operationeel leider Schema 1. Crisisorganisatie SD: Secretaris Directeur CC: Coördinator Crisisbeheersing DG: Dijkgraaf Deze structuur borgt dat medewerkers van het waterschap betrokken bij beslissingen over calamiteitenzorg in de voorbereiding (de koude situatie), tevens tijdens calamiteiten (de warme situatie) worden ingezet. De kennis van functionarissen die werkzaam zijn in de voorbereidende fase is daardoor ook beschikbaar tijdens calamiteiten. De werkgroep is verantwoordelijk voor o.a.: - Het opstellen van een jaarplan calamiteitenzorg en jaarverslag calamiteitenzorg; - opstellen en actualiseren van risicoanalyses, het calamiteitenplan en de calamiteitenbestrijdingsplannen; - uitvoeren van de evaluaties en nazorg na daadwerkelijke calamiteiten; - uitvoeren van de activiteiten in het kader van het opleiding- en oefenprogramma; - afstemmen met de netwerkpartners over de bestrijding van calamiteiten; 28/01/2014 Calamiteitenplan 7

11 - communiceren binnen het waterschap over de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten; - communiceren met externe organisaties over de voorbereiding op en bestrijding van calamiteiten. De uitvoering van de activiteiten zelf vindt plaats door de leden van de werkgroep, door afdelingen binnen het waterschap of (bij uitbesteding) door externe organisaties, waarbij de werkgroep Calamiteitenzorg optreedt als initiator en procesbewaker. De stuurgroep houdt de hoofdlijn van de calamiteitenzorg in de gaten, hakt knopen door indien nodig en stuurt zo nodig bij. 3.2 Opbouw van de calamiteitenorganisatie Hieronder is schematisch weergegeven op welke wijze het waterschap zich organiseert om calamiteiten te bestrijden. De volledige calamiteitenorganisatie van het waterschap bestaat uit een waterschaps beleidsteam (WBT), een waterschaps operationeel team (WOT), daaraan gekoppelde ondersteuningsgroepen, en een aantal waterschaps actiecentra (WAC s) op het gebied van waterkwaliteit, zuiveringen en watersysteem. Incidenten en calamiteiten beginnen over het algemeen klein en de eerste bestrijdingsactiviteiten worden vanuit de dagelijkse organisatie uitgevoerd. Wanneer de omstandigheden zich meer gaan aftekenen als calamiteit is opschaling nodig. Het is dus zeker niet altijd nodig om de volledige calamiteitenorganisatie in te zetten. Aard, omvang, complexiteit en intensiteit zijn maatgevend voor de inzet van de calamiteitenorganisatie. Het waterschap hanteert 5 coördinatiefasen voor opschaling van de calamiteitenorganisatie. Schema 2. Calamiteitenorganisatie Waterschap Zuiderzeeland Waterschaps beleidsteam beleidsteam ( WBT ( WBT ) ) dijkgraaf secretaris - directeur Directeur/afdelingsmanager afdelingsmanager communicatie en dienstverlening coördinator crisisbeheersing Secretaresse voorzitter WBT operationeel leider procesbewaker De voorzitter bepaalt in hoeverre anderen zitting hebben in het WBT. Coördinatiefase 3 en 4 Waterschaps operationeel team ( WOT ) Ondersteuningsgroepen* Directeur/afdelingsmanager= operationeel leider hoofd(en) van bij calamiteit betrokken afdeling beleidsmedewerker communicatie coördinator crisisbeheersing secretaresse voorzitter WOT procesbewaker De voorzitter bepaalt in hoeverre anderen zitting hebben in het WOT. Receptie Facilitaire dienstverlening Cluster ICT Waterbeheer GEO medewerkers Cluster Communicatie Cluster bedrijfsk. advies Cluster tactisch beleid Zuiveringen/Gemalenbeh. Coördinatiefase 2 teammanager opzichter/medewerkert GIS - medewerker Secretaresse Communicatie medewerker Waterschaps actiecentrum ( WAC ) De voorzitter bepaalt in hoeverre anderen zitting hebben in het voorzitter WAC. WAC Coördinatiefase 1 Veldmedewerkers 28/01/2014 Calamiteitenplan 8

12 * Ondersteuningsgroepen staan bij coördinatiefase 2 opgenomen omdat ze in de meeste gevallen pas vanaf die fase nodig zijn. Uiteraard kan een actief Waterschaps Actiecentrum in coördinatiefase 1 in uitzonderlijke gevallen ook een beroep op één of meerdere ondersteuningsgroepen doen. Coördinatiefase 0 is een monodisciplinaire inzet van het waterschap, waarbij de calamiteit wordt afgehandeld binnen de reguliere organisatie. Eventueel als andere hulpdiensten bij de calamiteit zijn betrokken kan er afstemming plaatsvinden in een motorkapoverleg. De manier waarop op maat de calamiteitenorganisatie wordt opgeschaald komt in hoofdstuk 5 Fasering van de calamiteitenorganisatie aan de orde. In supplement 2 Personeelsoverzicht, bereikbaarheidsgegevens en alarmeren zijn alle uit de organisatie betrokken functionarissen met naam opgenomen. Plaatsvervangers zijn hierin ook opgenomen. 3.3 Werkwijze van de calamiteitenorganisatie In deze paragraaf wordt de werkwijze van de diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie van het waterschap op hoofdlijnen beschreven. Om inzicht te krijgen in het functioneren van de totale organisatie is het van belang om te weten wat de werkwijze binnen elk team is. Binnen de calamiteitenorganisatie speelt de interne en externe communicatie een belangrijke rol. Het hoofd van de afdeling communicatie is daarom lid van een actief WBT en een beleidsmedewerker van de afdeling communicatie is standaard lid van een actief WOT. Voor een uitgebreide beschrijving van de werkwijze van de calamiteitenorganisatie wordt verwezen naar supplement 5 Werkwijze van de calamiteitenorganisatie dat bij dit calamiteitenplan is gevoegd Verhouding tussen beleidsteam, operationeel team en actieteam Het beleidsteam is formeel eindverantwoordelijk voor het optreden van het waterschap bij een calamiteit. Het beleidsteam houdt zich bezig met de beleidsmatige aspecten van de bestrijding en bepaalt daarmee de strategie van het optreden van het waterschap. Het operationeel team zet de door het beleidsteam geformuleerde strategie om in de tactiek voor de bestrijding van de calamiteit. Deze tactiek zorgt voor afstemming binnen de eigen organisatie en voor gecoördineerde inzet van medewerkers. Een actiecentrum bepaalt, op basis van de vastgestelde tactiek en de daaraan verbonden aanwijzingen van het operationeel team, de wijze van uitvoering van concrete maatregelen die noodzakelijk zijn voor de bestrijding van de calamiteit. Deze groep coördineert vervolgens de inzet van medewerkers die de daadwerkelijke maatregelen uitvoeren Waterschaps beleidsteam (WBT) Het beleidsteam houdt zich bezig met beleidsmatige aspecten. Dit houdt in dat de strategie voor het optreden van de calamiteitenorganisatie wordt bepaald. Opschaling tot WBT vindt dan ook plaats als: besluiten tegen staand beleid genomen moeten worden; het bestuurlijk netwerk is opgeschaald of gaat opschalen; het imago van het waterschap in gevaar komt en woordvoering vanuit het WBT noodzakelijk is. De beleidsbepaling en bestuurlijke afstemming zijn een essentieel onderdeel van het optreden van de calamiteitenorganisatie. Het is van groot belang dat het beleidsteam zich hier mee bezighoudt. Het beleidsteam houdt zich niet bezig met de coördinatie of de daadwerkelijke uitvoering van de bestrijdingsmaatregelen. Om tot een goede strategie te komen is afstemming met externe organisaties op beleidsniveau noodzakelijk. In geval van externe opschaling vindt deze afstemming plaats met een Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) of het Regionaal Beleidsteam (RBT). Indien het bestuurlijk netwerk (nog) niet is opgeschaald vindt afstemming plaats met individuele bestuurders. Het WBT zorgt voor een duidelijke besluitenlijst welke de interne en externe afstemming kan verduidelijken en ondersteunen. Een uitgebreider overzicht van de taken, werkwijze en functie-invulling van het WBT is te vinden in supplement 5 Werkwijze van de calamiteitenorganisatie Waterschaps operationeel team (WOT) Het operationeel team is de spil in de calamiteitenorganisatie van het waterschap. In het operationeel team wordt de tactiek van de bestrijding bepaald. Opschaling tot WOT vindt plaats als: coördinatie over meerdere actieve actiecentra noodzakelijk is; 28/01/2014 Calamiteitenplan 9

13 besluiten genomen moeten worden over schaarse middelen of mensen; het WBT is opgeschaald en advies nodig heeft; opschaling van het netwerk activering van het WOT noodzakelijk maakt. Binnen het operationeel team wordt het overzicht bijgehouden van de situatie binnen de afdelingen en de delen van het beheersgebied. Hierdoor kan coördinatie op hoofdlijnen plaatsvinden. Daarnaast kan door het operationeel team afstemming plaatsvinden met operationele teams van andere organisaties, zoals het Regionaal Operationeel Team (ROT). Om het overzicht te behouden over de situatie binnen het beheersgebied en de afdelingen, voorzien diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie het operationeel team van informatie. Deze informatie kan afkomstig zijn van één of meerdere betrokken WAC s en vanuit actieve ondersteuningsgroepen (OG s). Bij deze informatievoorziening moet duidelijk zijn of het alleen om informatie gaat of dat hieraan een deadline voor een beslissing door het WOT of hoger team is gebonden. De coördinatie binnen het operationeel team vindt plaats onder leiding van de directeur/ de betrokken afdelingsmanager die als operationeel leider (OL) de operationele leiding van de calamiteitenorganisatie heeft. De operationeel leider is tevens de schakel tussen het operationeel team en het beleidsteam. Daar waar beslissingen worden genomen met (grote) gevolgen voor de strategie van het waterschap legt de operationeel leider de situatie voor aan het beleidsteam en geeft daarbij advies. Voor afstemming met de interne en externe netwerkpartners zorgt het WOT voor een periodieke situatierapportage, welke aansluit op de informatiebehoefte van de doelgroep. Dit kan betekenen dat er voor interne partners en externe netwerkpartners een apart situatierapport moet worden opgesteld. Er wordt gewerkt aan netcentrisch werken als rapportagevorm. Een uitgebreider overzicht van de taken, werkwijze en functie-invulling van het WOT is te vinden in supplement 5 Werkwijze van de calamiteitenorganisatie Waterschaps actiecentrum (WAC) Een actiecentrum voert de maatregelen uit die noodzakelijk zijn voor de bestrijding. Indien het WOT actief is, gebeurt het bepalen van deze maatregelen op basis van de door het WOT vastgestelde tactiek. Opschaling tot WAC vindt plaats als: de problemen meer coördinatie vereisen dan in de lijnorganisatie mogelijk is; het WOT is opgeschaald en advies nodig heeft; opschaling van het netwerk activering van het WAC noodzakelijk maakt. Een WAC coördineert de inzet van medewerkers in het veld die de bestrijdingsmaatregelen uitvoeren. De bestrijding wordt door deze medewerkers uitgevoerd eventueel aangevuld door externe hulp van bedrijven. Bovendien zorgt een WAC voor het verzamelen van de gegevens uit het veld en beschikbare informatiesystemen om deze te gebruiken voor de eigen besluitvorming en deze middels periodieke situatierapportages ook bij het WOT bekend te maken. Daar waar coördinatie door het operationeel team noodzakelijk is, omdat van de bestaande tactiek moet worden afgeweken (beperkte beschikbaarheid personeel of middelen, knelpunten, voorzien van grote gevolgen door bestrijdingsmaatregelen, etc), zal hoofd van het actiecentrum het operationeel team inschakelen. Bij de samenwerking met externe organisaties heeft het actiecentrum contact met de bestrijdende medewerkers van deze organisaties. Indien een motorkapoverleg of een CoPI (Commando plaats incident) van de hulpverleningsdiensten actief is, dan wordt een vertegenwoordiger van het waterschap daaraan toegevoegd. Dit is in de meeste gevallen een aanwezige handhaver of veldmedewerker. Het is essentieel dat de samenwerking en afstemming tussen het waterschap en de andere organisaties alleen zal plaatsvinden over de specifieke uitvoering. Een uitgebreider overzicht van de taken, werkwijze en functie-invulling van het WAC is te vinden in supplement 5 Werkwijze van de calamiteitenorganisatie Veldmedewerkers Aan de WAC s zijn veldmedewerkers gekoppeld. Dit zijn uitvoerende medewerkers die over het algemeen ook in de dagelijkse organisatie de betreffende veld werkzaamheden zouden uitoefenen. Veldmedewerkers is een vrij algemene term voor een diversiteit aan medewerkers in de 28/01/2014 Calamiteitenplan 10

14 waterschapsorganisatie. Het kan zowel medewerkers van een zuivering betreffen als medewerkers die dijkbewaking uitvoeren Coördinator waterschap Een WAC coördineert het totaal aan werkzaamheden in het veld. De coördinatie ter plekke en eventuele afstemming met hulpverleningsdiensten en/of aannemers wordt uitgevoerd door de coördinator waterschap. In de meeste gevallen wordt deze rol door de betreffende wachtdienstmedewerker ingevuld Ondersteuningsgroepen De calamiteitenorganisatie bestaat naast de hoofdteams van WBT, WOT en WAC s ook uit een aantal ondersteuningsgroepen. Deze functioneren ook in de lijnorganisatie, maar kunnen tijdens calamiteiten specifiek ter ondersteuning van de calamiteitenorganisatie ingezet worden. Meestal hoeven deze ondersteuningsgroepen pas vanaf opschaling naar WOT ingezet te worden, maar eerder is natuurlijk mogelijk. Het gaat om de volgende ondersteuningsgroepen: receptie; team facilitaire dienstverlening; cluster bedrijfskundig advies; cluster ICT; cluster communicatie en crisisbeheersing; cluster tactisch beleid en specialistisch advies; waterbeheer; zuiveringen/gemalenbeheer Verantwoordelijkheid bij afdelingsmanagers Een logisch gevolg van bovenstaand uitgangspunt is dat de personele invulling van de onderdelen een verantwoordelijkheid is van de afdelingsmanagers waarvan de medewerkers de onderdelen bezetten. Elke afdelingsmanager is verantwoordelijk voor de bezetting van zijn afdeling en verantwoordelijk voor de beschikbaarheid van de met de bestrijding van de calamiteit belaste medewerkers. Voor zover nodig en mogelijk maken de afdelingsmanagers afspraken over onderlinge bijstand Overzicht beschikbare medewerkers De calamiteitenorganisatie kan alleen dan effectief functioneren wanneer, ten behoeve van de betrokken functies, medewerkers bereikbaar en beschikbaar zijn. In supplement 2 bij dit calamiteitenplan is een personeelsoverzicht gevoegd waarin wordt weergegeven welke medewerkers bij de bestrijding van de calamiteiten kunnen worden ingezet voor welke functie en vanuit welke afdeling. De medewerkers moeten goed voorbereid en binnen een korte tijd inzetbaar zijn. Uitgangspunt bij de invulling van het overzicht is dat alle functies in twee 'shifts' continu bezet moeten kunnen zijn. Daarnaast moet in redelijke mate rekening worden gehouden met het feit dat door ziekte of andere oorzaken niet altijd iedereen beschikbaar is. Een ruime dubbele bezetting is een minimale vereiste. Uiteraard kan in de afzonderlijke bestrijdingsplannen gekozen worden voor een nog zwaardere bezetting. Hier kan dus een probleem - qua bemensing - ontstaan voor de uitvoering van de zwaardere bestrijdingsplannen. Vooraf afspraken maken met afdelingen die niet direct bij de bestrijding zijn betrokken is dus voor de desbetreffende afdelingsmanagers een noodzaak. Op dit moment wordt de alarmering van onze calamiteitenorganisatie via de meldkamer van de veiligheidsregio verder uitgewerkt. Dit betekent dat het waterschap beter bereikbaar wordt door kanspiket voor enkele functionarissen. Om een betrouwbare dekking te verkrijgen van sleutelfunctionarissen tijdens crises, zal de piketregeling nog verder moeten worden ontwikkeld. In samenspraak tussen de directie, betrokken afdelingsmanagers en de coördinator crisisbeheersing vindt bij een daadwerkelijke calamiteit de invulling plaats van de diverse onderdelen van de calamiteitenorganisatie. Evenals bij de invulling van het personeelsoverzicht tijdens de voorbereiding op calamiteiten kan tijdens daadwerkelijke calamiteiten blijken dat knelpunten ontstaan op personeelsgebied. Ook dan geldt weer dat in eerste instantie door de afdelingsmanagers voor een oplossing moet worden gezorgd. Bij grote knelpunten kan bemoeienis van de operationeel leider en het beleidsteam noodzakelijk zijn en de doorslag geven. 3.4 Samenwerkende calamiteitenorganisaties De diverse teams die onderdeel uitmaken van de calamiteitenorganisatie van Waterschap Zuiderzeeland kunnen op strategisch niveau (beleidsteam), tactisch niveau (operationeel team) en coördinerend uitvoerend niveau (actiecentrum) afstemming zoeken met vergelijkbare teams bij externe organisaties. 28/01/2014 Calamiteitenplan 11

15 3.4.1 Liaisons Tijdens het bestrijden van calamiteiten kan het noodzakelijk zijn om vertegenwoordigers (liaisons) van Waterschap Zuiderzeeland te plaatsen in regionale of gemeentelijke teams. Dit kunnen vertegenwoordigers op strategisch niveau zijn die deelnemen aan een beleidsteam of vertegenwoordigers op tactisch niveau die deelnemen aan een operationeel team. Wie het waterschap waar vertegenwoordigt is afhankelijk van de specifieke calamiteit. In principe zal een lid van het WBT het waterschap op strategisch niveau vertegenwoordigen en een lid van het WOT op tactisch niveau. Op dit moment is het Regionaal Operationeel Centrum en het Regionaal Operationeel Team (in GRIP 2 operationeel) en het Regionaal Beleidsteam gevestigd op het volgende adres: De Doelen GP, te Lelystad ( ). Op coördinerend uitvoerend niveau zal een veldmedewerker of handhaver afgevaardigd worden, tenzij het hoofd WAC een andere vertegenwoordiger aanwijst Veiligheidsregio In aansluiting op de Wet veiligheidsregio zijn een Veiligheidsbestuur, een Veiligheidsdirectie en een Veiligheidsbureau opgericht binnen de Veiligheidsregio Flevoland. Politie, brandweer, GHOR en gemeenten zijn daarin multidisciplinair vertegenwoordigd. Ook het Waterschap Zuiderzeeland is vertegenwoordigd in de veiligheidsdirectie en het veiligheidsbureau. Op 12 november 2008 is het Convenant samenwerking Veiligheidsregio Flevoland en waterschap Zuiderzeeland van kracht geworden. Dit convenant regelt de samenwerking tussen het waterschap en de veiligheidsregio op het gebied van crisisbeheersing in de voorbereiding op crises en tijdens een crisis. Bovendien zijn ook andere partners zoals het Openbaar ministerie, ministerie van Defensie, Rijkswaterstaat en de provincie Flevoland nauw bij de Veiligheidsregio betrokken. Zij kunnen een adviserende rol krijgen toebedeeld. In de Wet veiligheidsregio is bepaald dat de voorzitter van het waterschap wordt uitgenodigd deel te nemen aan de vergadering van het veiligheidsbestuur van de veiligheidsregio. De dijkgraaf krijgt dan de agenda van de vergaderingen toegezonden en bepaalt zelf per vergadering of hij deelneemt. Hij heeft geen stem bij besluitvorming. Hij adviseert het bestuur. Waterschap Zuiderzeeland stemt haar planvorming, het opleiden en oefenen en haar risico- en crisiscommunicatie af met het veiligheidsbureau. Het waterschap zal zijn rol conform de wet vervullen, zodat de betrokken netwerkpartners adequaat over relevante waterschapszaken geïnformeerd kunnen worden. In de warme situatie kan de dijkgraaf worden uitgenodigd deel te nemen in het Regionaal Beleidsteam conform art. 39 lid 2 Wet Veiligheidsregio. 28/01/2014 Calamiteitenplan 12

16 uitvoerend niveau coördinerend uitvoerend niveau tactisch niveau strategisch niveau In onderstaand schema zijn de samenwerkende calamiteitenorganisaties weergegeven, met uitzondering van de Provincie. Samenwerkende calamiteitenorganisaties Waterschap Veiligheidsregio Gemeente Waterschaps coördinatiecentrum (WCC) Regionaal coördinatiecentrum (RCC) Gemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) Waterschaps beleidsteam (WBT) Regionaal beleidsteam (RBT) Gemeentelijk beleidsteam (GBT - crisisstaf) Waterschaps operationeel team (WOT) Regionaal operationeel team (ROT) Gemeentelijk management team (GMT - crisisstaf) Waterschaps actiecentrum (WAC) Commando Haakarmbak Gemeentelijk actiecentrum (GAC) Commando plaatsincident (CoPI) Gemeentelijk actieteam Veldmedewerkers waterschap Eenheden hulpverlening Veldmedewerkers gemeente Schema 3. Samenwerkende calamiteitenorganisaties Overzicht coördinatiecentra in het netwerk De coördinatiebehoefte kan naar aard of omvang van het incident of de calamiteit opgeschaald worden conform Regionaal Crisis Plan Blijft het incident of de calamiteit beperkt dan wordt deze binnen een gemeentelijke rampenstaf behandeld. Wanneer het incident bovengemeentelijk is wordt een Regionaal CoördinatieCentrum (RCC) ingericht waarin de verschillende operationele diensten deelnemen alsmede betrokken bestuurders. In Flevoland werken Regionaal Operationeel Team (ROT) en Regionaal Beleidsteam (RBT) vanuit een Regionaal Operationeel Centrum (ROC) in Lelystad. Bij GRIP 2 en GRIP 3 blijft de burgemeester in het gemeentehuis. Bij GRIP 4 heeft de voorzitter van de veiligheidregio de leiding vanuit het RBT. 1 Niet elke gemeente werkt met een managementteam. Om het document leesbaar te houden is er in de afbeelding uitgegaan van een GCC, hoewel deze term niet overal zo wordt gebruikt. 28/01/2014 Calamiteitenplan 13

17 De voorzitter van de veiligheidsregio ziet toe op de samenwerking binnen het RBT en kan het RBT aanwijzingen geven. Het bestuur beslist op basis van meerderheid van stemmen. Indien de stemmen staken, geeft de stem van de voorzitter de doorslag. De Commissaris van de Koning kan ook aanwijzingen geven. Vanwege het belang van de verschillende coördinatiearrangementen, mede gelet op de mogelijke rol van het waterschap hierbinnen, worden deze hieronder kort toegelicht. Tevens is aangegeven waar de diverse coördinatiecentra zijn gevestigd. De adresgegevens van genoemde coördinatiecentra zijn opgenomen in supplement 1 Netwerkpartners. DCC-VenW Het Rijk, i.c. de Minister van Infrastructuur en Milieu (I en M) is politiek eindverantwoordelijk voor een goede waterstaatszorg in Nederland. In geval van een crisis op het beleidsterrein van één departement, besluit de betrokken minister tot activering van een Departementaal Coördinatie Centrum (DCC). In geval van een calamiteit zal het DCC(I en M) verder opschalen. De minister stelt de minister-president en de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) hiervan in kennis en informeert hen over het verloop. In geval van watergerelateerde calamiteiten is het ministerie van Infrastructuur en Milieu op rijksniveau verantwoordelijk. Zij richten in een dergelijk geval het Departementaal CoördinatieCentrum I en M (DCC-I en M) in. NCC Bij een crisis met directe, ingrijpende gevolgen voor beleidsterreinen van meerdere departementen, volgt interdepartementale coördinatie. Deze wordt in principe verzorgd door het Nationaal Crisis Centrum (NCC) dat permanent is ondergebracht bij het ministerie van BZK. Het NCC fungeert als ondersteunende c.q. uitvoerende staf en facilitair bedrijf ten dienste van de interdepartementale crisisbesluitvorming op ambtelijk (interdepartementaal Beleidsteam) en politiek- bestuurlijk niveau (Ministeriële Commissie Crisisbeheersing). Provincie De provincie is verantwoordelijk voor de waterstaatkundige organisatie op regionaal niveau. De provincie heeft evenals het waterschap en de gemeenten, taken en bevoegdheden bij het beheer van grondwater. Tevens is zij beheerder van provinciale wegen en vaarwegen. Gemeenten beheren gemeentelijke wegen vnl. binnen de bebouwde kom en havens, verzorgen de inzameling en (deels) het transport van afvalwater en zij zorgen voor het afvoeren van overtollig hemelwater en grondwater. De CdK kan tijdens rampen en crises optreden als coördinerend rijksheer. Deze situatie kan zich voordoen als er meerdere rijksheren bij de ramp/crisis betrokken zijn. Rijkswaterstaat Rijkswaterstaat Midden Nederland (RWS) is de beheerder van ondermeer de droge en natte hoofdinfrastructuur (inclusief het hoofdvaarwegennet). In Flevoland omvat dat het IJsselmeer, Markermeer, Ketelmeer en de randmeren. Tot de droge hoofdinfrastructuur behoren de autosnelwegen A6, A27 en N50. Rijkswaterstaat kan een eigen calamiteitenteam en beleidsteam optuigen. Het calamiteitenteam functioneert op het niveau van operationele teams. De Hoofdingenieur-Directeur (HID) zetelt in het beleidsteam en als zodanig verantwoordelijk voor de calamiteitenbestrijding vanuit RWS. In geval van dreigende overstromingen zal RWS ook vertegenwoordigd zijn in het ROT en RBT (zie hieronder). De HID kan als Rijksheer deelnemen aan het Rijksherenoverleg bij de provincie. RCC Wanneer daartoe behoefte bestaat (gelet op omvang -gemeente-overstijgend- en intensiteit incident of calamiteit) wordt het Regionaal Coördinatiecentrum ingericht. Het RCC is het gemeenschappelijk coördinatiecentrum van de operationele diensten op regionaal niveau. Een RCC bestaat in de regel uit twee onderdelen: een regionaal beleidsteam (RBT)en een regionaal operationeel team (ROT). Het beleidsteam staat onder voorzitterschap van de voorzitter van het veiligheidsbestuur. Binnen het ROT hebben leden van de parate diensten zitting die, eventueel gemandateerd, zorg dragen voor de onderlinge coördinatie en afstemming van de bestrijding van een calamiteit. Het ROT staat onder leiding van de Operationeel Leider (OL). Wettelijk gezien wordt de functie van Operationeel Leider ingevuld door de brandweer, tenzij de burgemeester anders beslist. In de praktijk betekent dit dat de functie van Operationeel Leider in principe ingevuld zal worden door een daartoe aangewezen brandweerfunctionaris, tenzij het incident of de dreiging aanleiding geeft om een andere dienst de operationele leiding op zich te laten nemen (zie ook hoofdstuk 2). Het team (ROT) vertaalt beleidsbeslissingen in samenhangende opdrachten ten behoeve van de uitvoering. Het schept verder de praktische voorwaarden ten einde alle bestrijdingsactiviteiten integraal te kunnen beheersen. 28/01/2014 Calamiteitenplan 14

18 GCC 2 Het gemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) is de plaats waar een burgemeester met zijn crisisstaf is ondergebracht met als doel het coördineren van de rampenbestrijding voor zijn gemeente. De crisisstaf bestaat uit een beleidsteam (GBT) en een operationeel team, ook wel gemeentelijk managementteam (GMT) genoemd. Het beleidsteam is het orgaan, waarbinnen, onder voorzitterschap van de burgemeester, besluitvorming, beleidsbepaling en beleidscoördinatie plaatsvindt. Het GMT wordt gevormd door de hoofden van de betrokken gemeentelijke organisaties en eventuele adviseurs. Het GMT draagt zorg voor een gecoördineerde uitvoering van de besluiten. SAMIJ SAMIJ staat voor: Samenwerking Incidentbestrijding IJsselmeergebied. Vanaf februari 2010 is de Overeenkomst Samij 2010 van kracht. Deze overeenkomst borgt dat alle samenwerkingspartners conform het Incident bestrijdingsplan IJsselmeergebied te werk gaan. De samenwerkingsregeling is ooit opgesteld op initiatief van het toenmalige Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De volgende wateren maken deel uit van het IJsselmeergebied: IJsselmeer, Markermeer, Ketelmeer Zwartemeer, Gouwzee, IJmeer en de Randmeren. Aan de overeenkomst nemen de volgende organisaties deel: Tien veiligheidsregio s, zeven waterschappen, het Kustwachtcentrum, KNRM en Rijkswaterstaat Midden Nederland. Waterschap Zuiderzeeland vertegenwoordigt de zeven waterschappen in het SAMIJ-gebied binnen de operationele werkgroep en het bestuurlijk begeleidingsorgaan van de SAMIJ-regeling. Waterschap Zuiderzeeland wordt bij dergelijke crises gealarmeerd via de centralist van de brandweer of de politie. Voor een gedetailleerd overzicht van de regeling en de deelnemende organisaties wordt u verwezen naar de website: www. samij-regeling.nl. LCO Het landelijk Draaiboek hoogwater en overstromingen (LDHO september 2010) beschrijft de landelijke opschaling binnen de waterkolom (waterschappen, ministerie van I en M en provincies) bij een overstroming of de dreiging van een overstroming met bovenregionale effecten. De Landelijke Coördinatiecommissie Overstromingsdreiging (LCO) heeft hierin een prominente rol gekregen. De taak van de LCO is om te zorgen voor: de samenstelling van een adequaat Landelijk Beeld van de actuele situatie van de overstromingsdreiging, en de mogelijke gevolgen bij één of meerdere doorbraken, de informatievoorziening naar de relevante landelijke crisisoverlegfora ( DCC-I en M, ACO, IBT, MBT), over de actuele situatie van de overstromingsdreiging, en de mogelijke gevolgen bij één of meerdere doorbraken. Dit op basis van het genoemde Landelijk Beeld, zo nodig adviseren aan de relevante landelijke crisisoverlegfora over eventueel te treffen landelijke waterstaatkundige maatregelen om de negatieve gevolgen van (dreigende) overstromingen te beperken. Voor het IJsselmeer en Markermeer wordt de opschaling een aantal dagen vooruit bepaald door de verwachte stormwaterstanden. Omdat het beheersgebied van het waterschap Zuiderzeeland kan worden gezien als een diepe polder met daaromheen een primaire waterkering is de verwachting dat een overstroming van het eigen beheergebied niet zal leiden tot een overstroming cq een overstromingsdreiging van de aangrenzende gebieden, te weten de provincies: Overijssel, Gelderland en Utrecht. Het effect echter van een overstroming dan wel de dreiging kan daarentegen wél doorwerken in deze gebieden. Hierbij moet worden gedacht aan de evacuatie van bewoners vanuit de provincie Flevoland naar de omliggende provincies. Behalve dat belangrijke wegen verstopt zullen raken, zullen deze geëvacueerden opgevangen moeten worden. Kortom: er is dan sprake van een bovenregionaal effect. Het LDHO beschrijft de taken en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen in de waterkolom ten aanzien van deze bovenregionale effecten. Het draaiboek is daarmee een aanvulling op het calamiteitenplan van het waterschap. Het calamiteitenplan van het waterschap is voor het waterschap de basis voor de afspraken over de rampenbestrijding en crisisbeheersing bij een (dreigende) overstroming. Dit verandert niet als wordt opgeschaald naar een landelijke coördinatie van de informatievoorziening of naar besluitvorming op landelijk niveau. Wel komen er in dat geval afspraken bij 2 Hoewel niet alle gemeenten spreken van een GCC is voor de leesbaarheid en herkenbaarheid in dit plan gekozen voor het hanteren van deze terminologie. 28/01/2014 Calamiteitenplan 15

19 over informatievoorziening, afstemming van maatregelen en besluiten en de verantwoordelijkheid hiervoor. In het bestrijdingsplan Hoogwater en dijkdoorbraak Flevoland wordt gedetailleerd ingegaan op onderhavige bovenregionale/landelijke werkwijze. 28/01/2014 Calamiteitenplan 16

20 Schema 4. Opschalende rampen- en calamiteitenorganisaties NCC of DCC (Nationaal coördinatiecentrum of Departementaal coördinatiecentrum) Bevoegd gezag Minister BZK RCC (Regionaal coördinatiecentrum) Bevoegd gezag voorzitter Veiligheidsregio GCC Regiogrensoverstijgend (CdK en minister van BZK hebben mogelijkheid om aanwijzingen te geven) (Gemeentelijk coördinatiecentrum) Bevoegd gezag burgemeester WCC (Waterschapscoördinatiecentrum) Bevoegd gezag dijkgraaf 28/01/2014 Calamiteitenplan 17

21 4. Bevoegdheden In de situatie dat er sprake is van een ernstig ongeval/calamiteit of ramp hebben burgemeester en het bestuur van het waterschap ieder hun eigen, in wettelijke regelingen neergelegde, taken/verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De volgende wettelijke bevoegdheden worden hierna beschreven: bevoegdheden burgemeester; bevoegdheden waterschapsbestuur; positie van het waterschap binnen de veiligheidsregio; en ten slotte bevoegdheden bij gemeentegrens overschrijdend rampgebied. 4.1 (Normale) Bevoegdheden burgemeester De burgemeester heeft op grond van artikel 173 van de Gemeentewet het bevel bij alle ongevallen voor zover de brandweer daarbij een taak heeft. Andere normale bevoegdheden van de burgemeester inzake de handhaving van de openbare orde en openbare veiligheid zijn te vinden in de artikelen 172 en 174 van de Gemeentewet. Aangezien het normale bevoegdheden betreft, mogen deze bevelen niet afwijken van wettelijke regelingen dus ook niet van een Keur of een Algemene Politie Verordening (APV). Een burgemeester kan op grond van deze artikelen geen bevelen geven aan een waterschapsbestuur. Daarnaast bevat de Gemeentewet ook buitengewone bevoegdheden van de burgemeester: de bevoegdheid om alle bevelen te geven en algemeen verbindende voorschriften uit te vaardigen die hij/zij noodzakelijk acht, waarbij hij/zij mag afwijken van wettelijke voorschriften met uitzondering van de Grondwet (artikelen 175 en 176). 4.2 Bevoegdheden en verplichtingen waterschapsbestuur De bevoegdheden en verplichtingen van waterschappen ten aanzien van de bestrijding van (waterstaats- )calamiteiten zijn te vinden in: de Waterschapswet (artikel 96); de Waterwet (de artikelen 5.15 t/m 5.31) de Onteigeningswet (artikel 73); de Wrakkenwet (de artikelen 1 t/m 11); de Wet Veiligheidsregio (de artikelen 12, 15, 16, 39, 48). Een uitgebreide beschrijving van bovengenoemde wet- en regelgeving is terug te vinden in supplement 6 Juridische zaken dat bij dit calamiteitenplan is gevoegd. 4.3 Positie van waterschap binnen de veiligheidsregio Het Nederlandse grondgebied is verdeeld in veiligheidsregio s. Dit zijn openbare lichamen waarvoor de colleges van burgemeester en wethouders van de betrokken gemeenten een gemeenschappelijke regeling hebben getroffen. Ons waterschap heeft voornamelijk te maken met Veiligheidsregio Flevoland. Met deze samenwerkingspartner worden veel voorbereidingen op rampen en calamiteiten uitgewerkt en/of afgestemd. Veiligheidsregio s hebben de volgende taken: het inventariseren van risico s van branden, rampen en crises; het adviseren van het bevoegd gezag over risico s van branden, rampen en crises; het adviseren van het college van burgemeester en wethouders over de brandweerzorg; het voorbereiden op de bestrijding van branden en het organiseren van rampenbestrijding en crisisbeheersing; het instellen en in stand houden van de brandweer; het instellen en in stand houden van een GHOR (Geneeskundige hulpverlening bij ongevallen en rampen); het voorzien in de meldkamerfunctie; het aanschaffen en beheren van gemeenschappelijk materieel; het inrichten en in stand houden van de informatievoorziening binnen de diensten van de veiligheidsregio en tussen deze diensten en andere organisaties die betrokken zijn bij de taken van de veiligheidsregio. 28/01/2014 Calamiteitenplan 18

22 Het algemeen bestuur van de veiligheidsregio bestaat uit de burgemeesters van de deelnemende gemeenten. De voorzitter van het bestuur is de burgemeester die ingevolge de Politiewet is benoemd als korpsbeheerder. De voorzitter van het waterschap wordt, net als de officier van Justitie, uitgenodigd deel te nemen aan de vergaderingen van het bestuur van de veiligheidsregio. Ook de commissaris van de koning (of een vertegenwoordiger van de commissaris van de koning) kan bij de vergaderingen van het bestuur van de veiligheidsregio aanwezig zijn. Het waterschap is ook vertegenwoordigd in de veiligheidsdirectie en het veiligheidsbureau van de veiligheidsregio. De commissaris van de koning (CdK) heeft conform de Wet veiligheidsregio de volgende bijzondere taken en bevoegdheden tijdens de voorbereiding op rampen en crises: De CdK wordt uitgenodigd om deel te nemen aan de vergaderingen van het bestuur van de veiligheidsregio. De Inspectie openbare orde en veiligheid (IOOV) betrekt de CdK bij opstelling van haar werkplan. De IOOV rapporteert aan de CdK en aan de minister van BZK. Als de taakuitvoering van de veiligheidsregio volgens de inspectie tekort schiet, kan de CdK een aanwijzing aan de veiligheidsregio geven. De CdK geeft aanwijzingen als rijksorgaan, volgens de regels in de ambtsinstructie. De CdK ziet toe op de uitvoering van maatregelen door de veiligheidsregio. 4.4 Verhoudingen bevoegdheden burgemeester en waterschapsbestuur binnen de veiligheidsregio bij crises en rampen In de situatie dat er sprake is van een ramp of bij ernstige vrees voor het ontstaan daarvan, bepaalt artikel 5 van de Wet veiligheidsregio dat de burgemeester het opperbevel heeft. Dit strekt zich ook uit tot waterschapsbesturen. Deze bevelsbevoegdheid doorbreekt de normale staatsrechtelijke verhoudingen, immers in gewone omstandigheden zijn gemeenten en waterschappen nevengeschikt. Het bestuur van het waterschap behoudt bij het in werking treden van artikel 5 uiteraard de eigen verantwoordelijkheid ten aanzien van de waterstaatstaken. Alleen in uiterste noodzaak zal de burgemeester het optreden van andere overheidsorganen en -diensten, inclusief een waterschapsbestuur, dwingend beïnvloeden. Het is niet de bedoeling van de wetgever dat de burgemeester de taken en bevoegdheden van het bestuur van het waterschap tot zich trekt. Ingeval van onenigheid heeft de burgemeester de doorslaggevende stem. Hij/zij kan het bestuur van het waterschap een bevel geven. Het bestuur dient zich daaraan te houden bij het uitoefenen van zijn bevoegdheden. Het bestuur van het waterschap en burgemeester zullen zich naar verwachting op verschillende aandachtsgebieden concentreren. Het bestuur van het waterschap richt zich primair op bijvoorbeeld het voorkomen en herstellen van dijkdoorbraak, terwijl de burgemeester zijn handen vol zal hebben aan het redden en zo nodig evacueren van mensen en levende have, aan de medische hulpverlening etc. Het is dus minder een kwestie van of/of dan wel van en/en, wanneer het gaat over de verhouding van de bevoegdheden van burgemeester en bestuur van het waterschap. Tijdens een ramp of crisis roept de voorzitter van de veiligheidsregio een regionaal beleidsteam (RBT) bijeen dat bestaat uit de burgemeesters van de gemeenten die betrokken zijn of dreigen te worden bij de ramp of crisis, alsmede de hoofdofficier van justitie. Verder wordt de voorzitter van elk direct betrokken waterschap uitgenodigd deel uit maken van het RBT. De voorzitter van de veiligheidsregio wijst vervolgens een regionaal operationeel leider aan die leiding geeft aan een regionaal operationeel team dat bestaat uit leidinggevenden van de betrokken diensten. Het waterschap wordt ook uitgenodigd in het regionaal operationeel team indien het een waterstaatkundige crisis of ramp betreft. De regionaal operationeel leider neemt deel aan de vergaderingen van het RBT. De voorzitter van de veiligheidsregio nodigt voorts functionarissen uit deel te nemen aan de vergaderingen, indien hun aanwezigheid van belang is. De CdK wordt uitgenodigd. De voorzitter van de veiligheidsregio geeft de regionaal operationeel leider de bevelen die hij/zij nodig acht voor de uitvoering van de door hem/haar genomen besluiten. Hij is onderdeel van het RBT. 28/01/2014 Calamiteitenplan 19

23 Tijdens de rampen en crises (repressie), bovenlokaal maar binnen de regio, ziet de Commissaris van de Koning niet alleen toe op de samenwerking in het RBT, hij kan het RBT ook aanwijzingen geven. Wanneer aan het bevoegde orgaan van het waterschap een aanwijzing wordt gegeven, is men verplicht rekening te houden met deze aanwijzing bij zijn optreden op grond van aan hem bij of krachtens de wet toegekende bevoegdheden en dus ook bij de instructies aan de voor de rampenbestrijding onder zijn gezag staande personen. Tijdens de bovenregionale rampen en crises heeft de voorzitter van de RBT een informatieplicht aan de CdK en de minister van BZK. Bovendien kan de CdK aan de voorzitter van de veiligheidsregio aanwijzingen geven. Na afloop van de crisis brengen de voorzitter en de burgemeesters in het RBT verslag uit aan de gemeenteraden over het verloop van de ramp en de genomen besluiten. Verder brengt de gemeenteraad zijn standpunt over de genomen maatregelen via de CdK uit aan de minister van BZK. De CdK geeft dit standpunt door aan de minister van BZK en voegt daaraan zijn/haar eigen oordeel toe. 4.5 Relatie tussen de functionele en algemene kolom Zoals uit het voorgaande naar voren komt is in geval van waterstaatscalamiteiten in veel gevallen zowel de functionele waterstaatskolom als de algemene kolom betrokken. In het volgende schema is weergegeven welke relaties er tussen deze netwerkpartijen zijn en op welke wijze wederzijdse beïnvloeding kan plaatsvinden. Functionele kolom Algemeen bestuurlijke kolom Minister van I en M/Rijksoverheid Minister van BZK/Rijksoverheid Gedeputeerde Staten/Provincie Commissaris van de Koning/Provincie Commissaris van de Koning/Provincie Dijkgraaf/Waterschap Dagelijks bestuur waterschap Burgemeester/voorzitter van de veiligheidsregio Toelichting: : Aanwijzing : Bevel Schema 5. Relatie waterstaats- en algemene kolom De in de functionele kolom genoemde aanwijzingen zijn geregeld in de artikelen 5.31, 3.12 en 3.13 van de Waterwet. Conform de Wet veiligheidsregio kan de voorzitter van de veiligheidsregio een aanwijzing geven aan het RBT. In de Wet veiligheidsregio wordt verder aangegeven dat de CdK zowel in de preparatie als in tijdens repressie een aanwijzing kan geven aan de voorzitter van de veiligheidsregio. De minister van BZK kan in buitengewone omstandigheden aanwijzingen geven aan de voorzitter van de veiligheidsregio. 28/01/2014 Calamiteitenplan 20

24 5. Fasering van de calamiteitenorganisatie In dit hoofdstuk wordt de fasering bij het optreden van de calamiteitenorganisatie van het waterschap uitgewerkt. Doel van deze fasering is om snel aan alle betrokkenen inzichtelijk te maken op welk hiërarchisch niveau coördinatie van het optreden van het waterschap plaatsvindt. Opschaling op maat Calamiteiten verschillen in aard en omvang. Daarom wordt de invulling van de calamiteitenorganisatie aangepast aan de calamiteit, zowel qua omvang als qua deskundigheid. De calamiteitenorganisatie hoeft niet verder te worden opgeschaald dan nodig is. De aard en omvang van de calamiteit en de gevolgen ervan bepalen de omvang van de calamiteitenorganisatie. Als het nodig is, wordt de calamiteitenorganisatie dus op steeds grotere schaal georganiseerd. Het op deze wijze uitbreiden van de calamiteitenorganisatie wordt opschalen genoemd. Afschalen is het op omgekeerde wijze aanpassen van de calamiteitenorganisatie. De calamiteitenorganisatie heeft dus geen vaste vorm of bezetting maar een steeds wisselende invulling. De fasen zijn bedoeld als markeerpunten in de opschaling. Hoe ingrijpender de situatie voor de eigen crisisorganisatie, des te verder schaal je door naar een hogere fase. Binnen het waterschap wordt tot en met fase 2 ambtelijk de fasering bepaald, daarboven doet de dijkgraaf dat. Ook een situatie waarin de pers een prominente rol speelt, kan reden zijn voor opschalen. Koppeling met het netwerk en de GRIP-fasering Minstens even belangrijk als de technische zorg die een waterschap heeft voor de waterstaatskundige werken, is het tijdig informeren van de netwerkpartners. In die gevallen waarin het waterschap "initieert" zal daaraan ruimschoots aandacht worden geschonken, zodat het netwerk op basis van informatie en advies kan bepalen of opschaling voor hen ook nodig is. De fasering van het waterschap is afgestemd op de GRIP-fasering die de algemene keten hanteert. GRIP heeft tot doel de opschaling van de coördinatie tussen hulpverleningsdiensten en gemeenten binnen de veiligheidsregio s bij het bestrijden van incidenten en rampen te regelen. De coördinatiefasen van het waterschap hebben betrekking op de interne opschaling binnen het waterschap. Er zijn vijf GRIP fasen en ook vijf coördinatiefasen, beiden zijn genummerd van 0 tot 4, beginnend met dagelijkse routine en oplopend tot een intergemeentelijke ramp. Voor een goede samenwerking en afstemming tussen het waterschap en de algemene keten dienen beiden zoveel mogelijk tot een zelfde niveau (operationeel, tactisch of strategisch) op te schalen. In de praktijk zullen beide ketens niet altijd tot een zelfde niveau opschalen. Dat is ook niet nodig als er geen behoefte is aan afstemming op strategisch en/of tactisch niveau. Indien één van beide ketens minder ver is opgeschaald terwijl er vanuit de andere keten behoefte is aan afstemming op een hoger niveau, dan is het noodzakelijk om functionarissen op tactisch of strategisch niveau in te zetten. Bij overstromingsdreiging wordt er conform het Landelijk Draaiboek Hoogwater en Overstromingen (hierna LDHO) een bijzondere landelijke opschaling naast die van de veiligheidsregio gehanteerd. Deze bijzondere werkwijze is opgenomen in genoemd LDHO. Daarnaast is het ook beknopt opgenomen in het bestrijdingsplan hoogwater en dijkdoorbraak Flevoland. Procedures melding/alarmering en bereikbaarheid In de laatste paragraaf van dit hoofdstuk zijn de hoofdlijnen opgenomen voor melding en alarmering. In bijlage 4 Fasering, melding en alarmering zijn de meldings- en alarmeringsprocedures schematisch weergegeven. Bovendien is hierin ook terug te vinden wie er wanneer wordt geïnformeerd. Een uitgebreide telefoon en adressenlijst van de netwerkpartners is terug te vinden in supplement 2 Personeelsoverzicht en bereikbaarheidsgegevens dat bij dit calamiteitenplan is gevoegd. 28/01/2014 Calamiteitenplan 21

25 De volgende paragrafen m.b.t. fasering Hieronder wordt de algemene fasering van de calamiteitenorganisatie van het waterschap weergegeven. In de diverse bestrijdingsplannen wordt de fasering nader uitgewerkt en is aangegeven wanneer opgeschaald moet worden. 5.1 Coördinatiefase 0 Als de afhandeling van een calamiteit plaats kan vinden binnen de dagelijkse routine van het waterschap is opschalen van de calamiteitenorganisatie niet nodig. Deze situatie wordt aangeduid als fase 0. Fase 0 geeft dus alleen aan dat naast de gewone lijnorganisatie geen bijzondere coördinatiestructuren nodig zijn voor de bestrijding van de calamiteit. Hiermee wordt geen enkele uitspraak gedaan over de omvang en benodigde deskundigheid voor de bestrijding van de calamiteit. In deze fase kan coördinatie met de algemene kolom plaatsvinden via het zogenaamde motorkapoverleg. Hierbij handelt iedere operationele dienst vanuit haar eigen discipline en verantwoordelijkheid. De calamiteitenorganisatie is in fase 0 feitelijk niet actief met de bestrijding, maar zij onderneemt wel activiteiten ter voorbereiding op het optreden bij calamiteiten, zoals het houden van oefeningen en opleidingen. De calamiteitenorganisatie zal dus veruit het grootste deel van de tijd in fase 0 verkeren. 5.2 Coördinatiefase 1 De afhandeling van een calamiteit kan niet plaatsvinden binnen de dagelijkse routine van het waterschap en er is opschaling van de calamiteitenorganisatie nodig. In zijn algemeenheid gaat het meestal om calamiteiten die (nog) monodisciplinair zijn, maar die wat betreft ernst en/of omvang binnen de eigen organisatie een gecoördineerde aanpak vergen. Meer uitgebreid onderzoek naar de oorzaak en gevolgen van de calamiteit en naar prognoses over de wijze waarop het zich zal ontwikkelen kan noodzakelijk zijn. Zo nodig worden in of externe technisch adviseurs ingeschakeld. In deze fase wordt het WAC geformeerd. Het besluit tot instellen van een WAC ligt binnen kantooruren bij het afdelingshoofd en buiten kantooruren bij de operationeel leider. In de afzonderlijke bestrijdingsplannen wordt nauwkeurig omschreven in welk stadium het WAC wordt geformeerd. De operationeel leider en de coördinator crisisbeheersing worden op de hoogte gehouden. De dijkgraaf wordt door de operationeel leider geïnformeerd. De afdeling communicatie (persvoorlichter) wordt door de coördinator crisisbeheersing geïnformeerd. Het is gewenst om de bestuurders (intern: de dijkgraaf; extern: de burgemeester) tijdig te informeren, ook als er nog geen directe actie van hen wordt verwacht. Zij kunnen dan adequaat reageren op eventuele vragen en zijn reeds geïnformeerd indien een verdere opschaling nodig is. Opschaling van het netwerk Op grond van informatieve opschaling worden ook de betrokken netwerkpartners ingelicht dan wel gewaarschuwd. In de bestrijdingsplannen worden de netwerkpartners specifiek benoemd. Indien ter plaatse al wel multidisciplinair wordt samengewerkt vindt overleg plaats op coördinerend uitvoerend niveau via het commando plaats incident (CoPI). Afschalen Wanneer de calamiteit zodanig onder controle is dat een interne gecoördineerde aanpak niet meer noodzakelijk is, treedt fase 0 (weer) in werking. Het besluit hiervoor ligt binnen kantooruren bij de afdelingsmanager en daarbuiten bij de operationeel leider. De crisisinzet wordt geëvalueerd. 5.3 Coördinatiefase 2 Een groot incident kan het noodzakelijk maken dat wordt afgeweken van de normale tactische richtlijnen binnen Waterschap Zuiderzeeland. Kenmerken van dergelijke situaties zijn dat over langere tijd veel medewerkers worden ingezet, dat op hoog niveau afstemming noodzakelijk is met andere organisaties en dat prioriteiten moeten worden gesteld tussen de uitvoering van verschillende noodzakelijke werkzaamheden. In een dergelijke situatie wordt het Waterschaps Operationeel Team (WOT) toegevoegd aan de reeds actieve calamiteitenorganisatie. Het WOT neemt geen taken over van de WAC s, maar maakt het mogelijk om op tactisch niveau te coördineren. Met het actief worden van het WOT treedt coördinatiefase 2 van de calamiteitenbestrijding in werking. Ter ondersteuning van de calamiteitenorganisatie worden in ieder geval vanaf coördinatiefase 28/01/2014 Calamiteitenplan 22

26 2 ondersteuningsgroepen actief. Zo nodig worden in- of externe technisch adviseurs ingeschakeld. Om de schade te beperken, worden alle maatregelen genomen die binnen het vastgestelde beleid mogelijk zijn. Wanneer de situatie dreigt te escaleren en/of maatregelen gewenst zijn waarin het vastgelegde beleid niet voorziet of die strijdig zijn met dit beleid, wordt de dijkgraaf gealarmeerd. Het is altijd gewenst om de bestuurders (met name de dijkgraaf en betrokken burgemeesters) tijdig te informeren over een incident, ook als nog geen directe actie van hen wordt verwacht (informatief opschalen). Zij kunnen dan adequaat reageren op eventuele vragen en zijn reeds geïnformeerd indien een verdere opschaling nodig is. Tijdens een calamiteit wordt er een berichtencentrum ingericht, waar ingaande en uitgaande berichten in de gaten worden gehouden. Afhankelijk van het type calamiteit, wordt er iemand uit de crisisorganisatie aangewezen om dit berichtencentrum te beheren. Opschaling van het netwerk Betrokken netwerkpartners worden zoals beschreven in de calamiteitenbestrijdingsplannen geïnformeerd. Als zij opgeschaald zijn of op basis van de informatie van het waterschap besluiten op te schalen vindt afstemming plaats in het motorkapoverleg of het CoPI. Afschalen De operationeel leider beslist over de afschaling naar coördinatiefase 1. Wanneer geen tactische beslissingen meer hoeven te worden genomen, of wanneer het netwerk ook afschaalt kan de OL besluiten af te schalen. Uiteraard wordt de dijkgraaf hiervan op de hoogte gebracht. 5.4 Coördinatiefase 3 Indien bij de bestrijding van waterstaatkundige calamiteiten of dreigende rampen strategische en beleidsbeslissingen genomen moeten worden op bestuurlijk niveau, de bevolkingszorg daarbij in het geding is, en dus bestuurlijk moet worden afgestemd met de burgemeester(s) van de bij de calamiteit betrokken gemeente(n) en de bevolking daarover moet worden ingelicht, wordt opgeschaald naar coördinatiefase 3: het Waterschaps Beleids Team (WBT). Dit is de maximale opschaling binnen het waterschap! Deze fase kenmerkt zich door een situatie waarin de waterstaatkundige calamiteit een ernstige verstoring van de algemene veiligheid kan veroorzaken. Bovendien wordt het leven en de gezondheid van personen en of grote materiële belangen in ernstige mate bedreigd. Het WBT neemt beleidsbeslissingen en maakt het mogelijk om op strategisch niveau te coördineren, dat wil zeggen af te stemmen met bestuurders van andere organisaties. De dijkgraaf informeert tijdig en periodiek de burgemeester van de betrokken gemeenten in het beheersgebied van het waterschap als het één gemeente betreft. Zijn er meer gemeenten betrokken, dan informeert de dijkgraaf de voorzitter van de veiligheidsregio. Verder zal hij tijdig en periodiek de Commissaris van de Koning van de provincie informeren over het verloop van de calamiteitenbestrijding door het waterschap. Opschaling van het netwerk In deze fase zijn de netwerkpartners volledig bestuurlijk en operationeel aan het werk om hun wettelijke plicht in het kader van de Wet veiligheidsregio waar te maken. Met andere woorden: operationeel en bestuurlijk zijn de overheidsinstellingen in hoogste staat van paraatheid. De hulpdiensten hanteren echter niet de coördinatiefasen, maar zij gebruiken de GRIP fasering. Het is mogelijk dat in deze fase de burgemeester het "opperbevel" gaat voeren op grond van artikel 5 van de Wet op de Veiligheidsregio s. In dat geval roept een burgemeester in ieder geval zijn Gemeentelijk Beleidsteam (GBT), bij elkaar. Daarnaast kan hij of de gemeentesecretaris besluiten tot het bijeen roepen van een Gemeentelijk Managementteam (GMT) en één of meerdere Gemeentelijke Actiecentra (GAC s). De burgemeester is voorzitter van het GBT, terwijl het GMT wordt voorgezeten door de gemeentesecretaris. De burgemeester kan aanwijzingen geven over het te voeren (water)beheer. Bij het geven van bevelen en aanwijzingen gaat het om bevoegdheden die in uitzonderlijke noodzaak worden toegepast. Het waterschap volgt in dat geval de bevelen van de burgemeester en adviseert hem daarin, maar behoudt zijn taak voor technische zorg van de waterstaatswerken. Het waterschap zal dan ook moeten zorgen voor bestuurlijke vertegenwoordiging in het GBT, zonder de eigen calamiteitenorganisatie te kort te doen. 28/01/2014 Calamiteitenplan 23

27 De omstandigheden kunnen dwingen dat de rol van vertegenwoordiger door een ander dan de dijkgraaf wordt uitgeoefend. In dat geval is het van belang te onderkennen dat die met enig mandaat deel moet kunnen nemen aan de beraadslagingen. Het bevelvoeren door de burgemeester heeft bovendien consequenties voor de voorlichting. Coördinatie daarvan gebeurt vanaf dat moment door of na afstemming met de gemeentelijke voorlichter. Op operationeel niveau wordt door het waterschap nu afgestemd tussen WOT en ROT en tussen WAC en CoPI. Naar alle waarschijnlijkheid wordt het waterschap verzocht om operationele vertegenwoordiging te leveren voor het ROT. Aandachtspunt is dat deze vertegenwoordiging niet ten koste gaat van de eigen calamiteitenorganisatie. Afschalen Als bestuurlijke betrokkenheid niet langer noodzakelijk is kan de dijkgraaf besluiten om af te schalen naar coördinatiefase Coördinatiefase 4 Bij deze coördinatiefase is sprake van een gemeentegrensoverschrijdende calamiteit. Het besluit tot opschaling naar coördinatiefase 4 wordt dan ook niet genomen door het waterschap zelf, maar wordt ingegeven door de opschaling van de algemene keten. Ook hier is het bestuur, onder leiding van de voorzitter van de veiligheidsregio, aan zet. Er zal (veelal) sprake zijn van een coördinerend bestuurder die de operationele leiding (de commandant van de desbetreffende hulpverleningsregio) aanstuurt. Afstemming op beleidsmatig niveau vindt plaats binnen het Regionaal beleidsteam (RBT). Ook nu is het waterschap nog steeds verantwoordelijk voor uitoefening van zijn taak voor de technische zorg van de waterstaatswerken en heeft het waterschap een rol als adviseur. Het waterschap zal dan ook moeten zorgen voor bestuurlijke vertegenwoordiging in het RBT, zonder de eigen calamiteitenorganisatie te kort te doen. De Commissaris der Koning (CdK) heeft aanwijzingsbevoegdheid, maar iedere burgemeester blijft opperbevelhebber en eindverantwoordelijke in zijn eigen gemeente. Iedere veiligheidsregio blijft eveneens zijn eigen bevoegdheden houden. De GRIP-procedure gaat uit van mogelijk verdere opschaling naar nationaal niveau. De beslissing dat er sprake is van een dreigende ramp of een ramp wordt alleen genomen door de burgemeester(s) of de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Afschalen Afschaling naar coördinatiefase 3 wordt bepaald door de afschaling van de algemene keten naar GRIP 3 of lager. 28/01/2014 Calamiteitenplan 24

28 5.6 Samenhang GRIP en coördinatiefasen De tabel hieronder laat de relatie zien tussen de opbouw van de calamiteitenorganisatie van de hulp- en veiligheidsregio s ten opzichte van de opbouw van de calamiteitenorganisatie van het waterschap. Opbouw Calamiteitenorganisatie Organisatie Hulpverlenings- /Veiligheidsregio Organisatie Waterschap Zuiderzeeland GRIP-fase Team Leiding Coördinatie Team Leiding -fase Grip 0 Geen Afzonderlijke eenheden Fase 0 Geen Teammanager (motorkapoverleg) Grip 1 CoPI Brandweerofficier (HOVD) Fase 1 WAC Teammanager Grip 2 CoPI HOVD Fase 2 WAC( s) Teammanager ROT (kernbezetting) Commandant van dienst = OL WOT Directeur/afdelings manager = OL Grip 3* CoPI ROT (volledige bezetting) GBT (volledige bezetting Gemeentelijke rampenstaf) HOVD Commandant van dienst = OL Burgemeester Fase 3 WAC( s) WOT WBT Teammanager Directeur/afdelings manager = OL Dijkgraaf Grip 4 CoPI ROT GBT s RBT HOVD Commandant van dienst = OL Burgemeesters Voorzitter veiligheidsregio Commissaris van de Koning Tabel 2. Samenhang. GRIP en coördinatiefasen Fase 4 WAC( s) WOT WBT Teammanager Directeur/afdelings manager= OL Dijkgraaf * vanaf Grip 3 is het reeds mogelijk dat een burgemeester het opperbevel gaat uitvoeren. Vanaf dat moment is het waterschap, voor wat betreft beleidsmatige beslissingen, adviseur. 5.7 Melding, beoordeling en alarmering Ten einde het opschalen van de calamiteitenorganisatie adequaat te kunnen uitvoeren is een snelle en duidelijke alarmering noodzakelijk. Onnodige of voorbarige alarmering moet worden vermeden, daar dit slechts vertragend en/of verwarrend zal werken. In bijlage 4. is schematisch aangegeven op welke wijze het Waterschap Zuiderzeeland opschaalt, eventueel in samenwerking met de Veiligheidsregio Flevoland. In geval van hoog water en dijkdoorbraak is de alarmering van de calamiteitenorganisatie op een andere wijze geregeld dan bij plotselinge calamiteiten. Deze alarmeringsregeling is beschreven in het bestrijdingsplan Hoog water en dijkdoorbraak. Het waterschap kan door externen op de hoogte gebracht worden van een incident of (dreigende) calamiteit via het algemene nummer dat 24 uur per dag bereikbaar is: Melding(en) van incidenten en/of (dreigende) calamiteiten De eerste meldingen van incidenten en/of dreigende calamiteiten door hulpdiensten, gemeenten en ingelanden kunnen binnenkomen via: het algemeen telefoonnummer van het waterschap (zie hierboven; het mobiele telefoonnummer van de dienstdoende wachtdienstcoördinator in de betreffende rayon( s); algemene en mobiele telefoonnummers van opzichters, toezichthouders en handhavers in de rayon s; algemene en mobiele telefoonnummers van overig personeel; de (kans)piketfunctionarissen. 28/01/2014 Calamiteitenplan 25

29 Analyse en beoordeling van de ontvangen meldingen De ernst van de eerste melding(en) wordt beoordeeld door of vanwege: de betreffende teammanager(s). De volgende functionarissen worden van deze melding(en) op de hoogte gesteld: de manager van de desbetreffende afdeling; de operationeel leider; de coördinator crisisbestrijding. en indien opschaling plaatsvindt: de dijkgraaf; afdeling communicatie / de persvoorlichter; de secretaris-directeur; heemraden. Door medewerkers in de betreffende rayon s worden de meldingen aangevuld en geverifieerd zodat een zo compleet mogelijk beeld ter beoordeling van de situatie wordt verkregen. Eventueel worden daarvoor medewerkers van andere afdelingen en directies ingeschakeld. Incidenten kunnen binnen de normale beheersorganisatie van het waterschap worden aangepakt. Indien het waterschap de zorg voor zijn waterstaatkundige taken waterkering, waterbeheersing zowel kwalitatief als kwantitatief, afvalwaterzuivering en (vaar)wegenbeheer (mogelijk) niet meer kan garanderen en de inzet van anderen is vereist, is er sprake van een calamiteit. 28/01/2014 Calamiteitenplan 26

30 6. Communicatiemiddelen en calamiteitenruimten Gedurende een incident of calamiteit zijn er op meerdere locaties verschillende mensen aanwezig die afhankelijk zijn van informatie voor een adequate advisering of besluitvorming. Deze informatie moet tijdig op de juiste plekken aankomen en van voldoende kwaliteit (volledig en juist) zijn. Voor een adequate bestrijding van een incident of calamiteit is goede communicatie essentieel. Het communicatieproces bestaat ruwweg uit het bericht (de boodschap) en de middelen die daarvoor kunnen worden gebruikt. In dit hoofdstuk worden de relevante beschikbare communicatiemiddelen binnen het waterschap toegelicht. Voor de wijze van berichtgeving wordt verwezen naar het Supplement 5, Werkwijze. Tevens wordt in dit hoofdstuk ingegaan op de beschikbare calamiteitenruimten. 6.1 Communicatiemiddelen De algemene en standaard middelen die medewerkers ter beschikking staan, zijn de vaste telefoons, faxen, GSM-toestellen en PC s met Internetaansluiting en mogelijkheid. Specifieke middelen die kunnen worden gebruikt, zijn: Nationaal noodnet (telefoon en fax), Koeriersdienst, C2000 (Op verzoek). De specifieke middelen worden hieronder kort toegelicht Nationaal Noodnet (telefoon en fax) Naast het reguliere telefoonnet zijn op het waterschapshuis van Waterschap Zuiderzeeland de kamers van de coördinator crisisbeheersing en de dijkgraaf aangesloten op het Nationaal Noodnet. Dit net is een separaat communicatienetwerk. Het Nationaal Noodnet (NN) staat continu ter beschikking van de aangesloten organisaties en is daardoor beschikbaar als bijzondere omstandigheden dit vereisen, ongeacht het moment waarop deze zich voordoen. Het biedt de gebruikers maximale continuïteit van berichtenuitwisseling tijdens bijzondere omstandigheden. Bij normale omstandigheden is het Nationaal Noodnet een gesloten netwerk. De aangeslotenen kunnen elkaar uitsluitend bereiken via een 5-cijferig nummer. Deze nummers staan vermeld in de jaarlijks uitgegeven "Telefoongids Nationaal Noodnet". Tijdens buitengewone omstandigheden worden de koppelingen met het openbare telefoon-, het semafoon- en het mobiele telefoonnet, alsmede noodnetten in naburige landen in gebruik genomen. Deze nummers zijn opgenomen in Supplement 1 Netwerkpartners. Dit systeem wordt binnenkort door de nieuwe nationale communicatievoorziening overgenomen. Op dit moment is er nog geen sprake van implementatie van dit nieuwe systeem Koeriersdienst Indien het GSM-netwerk buiten werking of overbelast is, is er geen contact meer met het Plaats Incident. Omdat er geen mobiel nationaal noodnet meer beschikbaar is, dient het waterschap in een dergelijk geval zelf voor een koeriersdienst te zorgen die berichten van een vaste noodnetlocatie bezorgt naar de eigen medewerkers in het veld en omgekeerd. De afdeling Facilitaire Zaken vervult hierin een belangrijke rol C2000 C2000 is het nieuwe landelijke digitale netwerk voor de mobiele communicatie van de Nederlandse hulpverleningsdiensten. Het C2000 systeem is bestemd voor de communicatie van politie, brandweer, ambulancediensten en de Koninklijke Marechaussee. Waterschap Zuiderzeeland is geen aangewezen gebruiker en is dus niet aangesloten om het C2000 systeem. Tijdens multidisciplinair optreden kan via de hulpverleningsdiensten wel een beroep worden gedaan op het C2000 systeem. 6.2 Internet Waterschap Zuiderzeeland heeft het calamiteitenplan op geplaatst. De samenwerkingspartners krijgen actuele plannen opgestuurd. 28/01/2014 Calamiteitenplan 27

31 Via internet zijn bij het calamiteitenplan behorende supplementen en bestrijdingsplannen niet in te kijken. Omdat veiligheid bij toegankelijkheid van de plannen via internet een belangrijk issue is wordt een verzoek om plannen per vraag beoordeeld. 6.3 Calamiteitenruimten In principe kan elke ruimte volstaan om incidenten of calamiteiten af te handelen, mits de noodzakelijke middelen eenvoudig beschikbaar zijn en de medewerkers zich zoveel mogelijk ongestoord aan hun taak kunnen wijden. Het WBT neemt zitting in kamer 022 van het Waterschapshuis. Het berichtencentrum is gevestigd in kamer 21. Tenslotte vestigt het WOT zich in kamer 023 van het Waterschapshuis. De verschillende WAC s nemen plaats in een ruimte op een rayonkantoor of een object (AWZI, gemaal) De volgende faciliteiten moeten in ieder geval in iedere mogelijke ruimte waar een calamiteitenteam bij elkaar komt aanwezig zijn: telefoons; fax; PC s met GIS; Flap-over en/of whiteboard; kaartmateriaal. Het berichtencentrum is een werkplek waar twee computers staan, waar binnenkomende (aparte PC) en uitgaande berichten (aparte PC) in de gaten worden gehouden. Bij binnenkomende berichten wordt beoordeeld in het berichtencentrum waar de informatie naartoe moet. Op termijn zal netcentrisch werken ook vanuit dit berichtencentrum plaatsvinden. Het berichtencentrum is gekoppeld aan het WOT en WBT. De calamiteitenruimten van het Waterschap zijn gevestigd in het waterschapshuis aan de Lindelaan 20 in Lelystad tenzij deze locatie door de calamiteit niet beschikbaar is. In dat geval is de calamiteitenorganisatie gevestigd in het regiokantoor van Waterschap Zuiderzeeland aan de Havenstraat 10 in Emmeloord. Een nadere uitwerking van bovengenoemde is opgenomen in supplement 7 Informatievoorziening en ondersteuning. 28/01/2014 Calamiteitenplan 28

32 7. Nazorg Indien de situatie het toelaat kan worden beslist om de calamiteitenorganisatie terug te schalen. Uiteindelijk zal de bestrijding zijn afgelopen. Dit betekent niet dat alle activiteiten in het kader van de calamiteitenzorg daarmee zijn beëindigd. Een belangrijk aspect na de beëindiging van de daadwerkelijke bestrijding is de nazorg voor de eigen organisatie. Deze bestaat uit het evalueren van de calamiteit en uit het verlenen van persoonlijke nazorg aan betrokkenen van het waterschap. Binnen de eigen organisatie worden evaluaties gehouden met de leden van de calamiteitenorganisatie, waarin aandacht wordt geschonken aan de bestrijding van de calamiteit. Tijdens de calamiteit zelf zal immers niet voor iedereen duidelijk zijn wat zich precies afspeelt. Daarnaast bestaat dan voor iedereen de gelegenheid om aan te geven waar leerpunten zijn voor het optreden bij een volgende calamiteit. Naast de interne nazorg is het belangrijk om samen met alle bij de bestrijding betrokken partijen te komen tot een gezamenlijke evaluatie van de calamiteit, waarbij het van belang is om binnen één evaluatie tot een integrale beeldvorming te komen. Naast deze integrale evaluatie dient door het waterschap in een gedetailleerdere evaluatie te worden aangeven welke leerpunten er zijn voor de calamiteitenorganisatie en op welke wijze deze leerpunten kunnen worden omgezet in resultaat. De uitkomsten van de nabesprekingen en van de integrale evaluatie dienen hierbij als belangrijke informatiebron. Het initiatief voor het starten van de nazorg en de evaluatie ligt bij de werkgroep Calamiteitenzorg. 7.1 Evaluatie Evaluatie van ernstige ongevallen en calamiteiten Van alle calamiteiten waarvoor de calamiteitenorganisatie is opgeschaald wordt een evaluatierapport opgesteld ten behoeve van het managementteam en het dagelijks bestuur. Na het optreden van een calamiteit wordt binnen 3 weken een eerste schriftelijke globale evaluatie opgemaakt. Voor calamiteiten die binnen coördinatiefase 0 blijven, zorgt het afdelingshoofd van de afdeling die de calamiteit heeft bestreden voor de evaluatie. Deze evaluatie legt het afdelingshoofd schriftelijk vast en blijft beperkt tot het handelen van de eigen organisatie. Bij calamiteiten met opschaling naar coördinatiefasen 1,2,3 en 4 initieert de calamiteitencoördinator de evaluatie ondersteund door de werkgroep calamiteitenzorg. Voor het evalueren van incidenten heeft het waterschap een methodiek opgesteld, waarbij onderscheid wordt gemaakt in een aantal vormen van evaluaties, te weten: registratie nabespreking schriftelijke evaluatie onderzoeksopdracht In de navolgende tabel is een samenvatting opgenomen van deze evaluatiemethodiek. Via het interne netwerk is de volledige methodiek met de daarbij behorende formats te raadplegen. 28/01/2014 Calamiteitenplan 29

33 Evaluatievormen Registratie Nabespreking Schriftelijke evaluatie Onderzoek Wanneer (criteria) Taak - Bij verbeter- en actiepunten - Afdelingsoverstijgend - Gevaarlijke situaties in het kader van o.a. ARBO - Risico s m.b.t. vergunningen, kwaliteit of continuïteit van de bedrijfsvoering. - Op verzoek van medewerkers. - Op verzoek van leidinggevenden Verantwoordelijke(n) Doel Format Product Altijd Uitvoerenden/ servicedesk Iedere leidinggevende Verzamelen van basisinformatie Klachten- en meldingensysteem Klachten en meldingenregistratie Betrokken afdelingshoofd - Bij opschaling van de calamiteitenorganisatie - Personeel (dodelijk) gewond - Noodzaak voor een grondige analyse van het incident - Veel media-aandacht - Op verzoek van het MT of Dagelijks Bestuur. - Indien gebruik wordt gemaakt van de noodbevoegdheid Calamiteitencoördinator/ werkgroep calamiteitenzorg Op aanwijzing Afhankelijk van onderzoeks opdracht Sectorhoofd MT Dagelijks bestuur Directe problemen oplossen Reconstructie van de inzet en verbeteren Afhankelijk van de onderzoeks opdracht Aandachtspuntenlijst/agenda Model evaluatierapport Afhankelijk van de onderzoeks opdracht Incidentrapportage/verslag Evaluatierapport Onderzoeksrapport Tabel 3. Overzicht evaluatievormen Calamiteitenzorg Een noodzakelijke voorwaarde om te kunnen evalueren is dat opgeschaalde teams van de calamiteitenorganisatie van het waterschap indien voor hen van toepassing volgens de werkwijze situatierapporten, verslagen en logboeken hebben opgesteld en bijgehouden. 7.2 Persoonlijke nazorg Tijdens calamiteiten en rampen kunnen medewerkers van het waterschap te maken krijgen met schokkende gebeurtenissen. Als gevolg van deze abnormale en stressvolle gebeurtenissen kunnen stressreacties ontstaan bij de getroffen medewerkers. Deze stressreacties kunnen op hun beurt weer langdurige negatieve gevolgen hebben voor deze medewerkers (en indirect hun familie en hun werkomgeving). Om het proces van verwerken van een schokkende gebeurtenis te bevorderen en te ondersteunen, wordt er binnen het waterschap waarde gehecht aan een adequate traumazorg en traumapreventie. De traumazorg- en preventie wordt via de afdeling personeel en organisatie geïnitieerd. Hierbij wordt een beroep gedaan op de Arbodienst. 28/01/2014 Calamiteitenplan 30

34 8. Kwaliteitsborging calamiteitenzorgsysteem De voorbereiding op calamiteiten dient een vast onderdeel te zijn van de dagelijkse organisatie. Dit betekent dat de essentiële onderdelen van de calamiteitenorganisatie geborgd en beschreven moeten zijn (calamiteitenplan) en dat er op dit gebied taken en verantwoordelijkheden vastgelegd moeten worden. Het is noodzakelijk om kwaliteitseisen aan de organisatie te stellen om zodoende te zorgen voor een goede procesgang en een adequate en zorgvuldige manier van werken tijdens een calamiteit. In onderstaande paragrafen wordt daar nader op in gegaan. 8.1 Vaststelling en mutaties calamiteitenplan Het (concept)calamiteitenplan wordt vastgesteld door het dagelijks bestuur. De op te stellen bestrijdingsplannen worden ter kennisname voorgelegd aan het dagelijks bestuur. Ingevolge de Waterwet wordt het calamiteitenplan herzien of bijgewerkt indien daar een aanleiding voor is. Zo vaak als dat nodig blijkt, zullen de bestrijdingsplannen geactualiseerd worden. Zodra het een structurele wijziging betreft van de wijze van bestrijding van een calamiteit wordt het afzonderlijke bestrijdingsplan opnieuw ter goedkeuring voorgelegd aan het college van Dijkgraaf en Heemraden van het waterschap. De werkgroep calamiteitenzorg is verantwoordelijk voor de correctheid en actualiteit van de inhoud van de plannen. Het calamiteitenplan is nooit af, maar een levend document. Het calamiteitenplan en de op te stellen bestrijdingsplannen moeten up-to-date worden gehouden door een periodieke (minimaal een jaarlijkse) controle van alle gegevens. Door de werking van de calamiteitenbestrijding te evalueren, kan van eventuele fouten worden geleerd en kan het plan worden verbeterd. Vaststelling dan wel herziening van het plan zal door het Algemene Vergadering van het waterschap plaatsvinden. Alvorens vaststelling van het calamiteitenplan plaatsvindt, vindt afstemming plaats met de netwerkpartners. Met name de afstemming met gemeentelijke rampenplannen en de regionale en provinciale coördinatieplannen is hierbij van belang. Zodra het calamiteitenplan is vastgesteld wordt het ter beschikking gesteld aan de netwerkpartners. Op is het actuele calamiteitenplan via internet beschikbaar. 8.2 Evaluatie calamiteitenzorg Jaarlijks stelt de coördinator crisisbeheersing een jaarverslag ten behoeve van het managementteam en het dagelijks bestuur op met een toetsing over het uitgevoerde jaarplan en aanbevelingen voor geconstateerde knelpunten. Dit jaarverslag wordt opgesteld op basis van o.a. praktijk- en oefenevaluaties. Bovendien levert de werkgroep input voor het jaarverslag. 8.3 Calamiteitenoefeningen Jaarlijks wordt in overleg met onderdelen van de calamiteitenorganisatie en op basis van het opleidingen oefenplan, een oefenprogramma met betrekking tot de calamiteitenbestrijding opgesteld. Om de afstemming van bestrijdingsacties tussen waterschappen onderling, andere overheden en bestrijdingsorganisaties op beleidsmatig en operationeel niveau te beproeven worden ook op dit niveau oefeningen gehouden. Voor een deel zal het waterschap deze oefeningen zelf organiseren, voor een ander deel zal het waterschap aansluiten bij initiatieven vanuit het netwerk. Het opleiding- en oefenplan is nader uitgewerkt in supplement Evaluatie van oefeningen van calamiteiten Aansluitend aan een gehouden oefening vindt een evaluatie plaats. Aan de hand van de gemaakte aantekeningen tijdens de oefening wordt een evaluatierapport opgesteld met aanpassings-voorstellen voor het calamiteitenplan en de bestrijdingsplannen. Daarnaast worden voorstellen gedaan voor verbeteringen van de vervolgoefeningen. De evaluatierapporten worden, in verband met de beleidsmatige/planmatige aspecten, opgesteld door de werkgroep calamiteitenzorg. 8.5 Systematiek voor kwaliteitsborging Om de beheersing en verbetering van het calamiteitenzorgsysteem te borgen, gebruikt Waterschap Zuiderzeeland een systematiek die is ontleend aan het kwaliteitsmanagement. Deze systematiek bestaat 28/01/2014 Calamiteitenplan 31

35 uit een cirkel van de vier stappen Plan, Do, Check en Act (systematiek van Deming). Door op te schrijven wat men wil doen (plannen maken) en na te gaan of men zich aan de gemaakte afspraken houdt (controleren en evalueren) ontstaat beheersing in de calamiteitenbestrijding; handelen en uitkomsten zijn tot op zekere hoogte voorspelbaar. Omdat het een cirkel betreft waarbij plannen worden uitgevoerd, geëvalueerd, bijgesteld en daarna opnieuw uitgevoerd, zal het systeem zichzelf steeds verbeteren. Voor de calamiteitenorganisatie is deze cirkel op de volgende manier uitgewerkt: Plan; dit omvat het opstellen van het calamiteitenplan, de calamiteitenbestrijdingsplannen en de supplementen waarin het gehele optreden van de calamiteitenorganisatie is vastgelegd. Opleidingen vallen hier ook onder omdat ze zijn gericht op het overdragen van kennis en vaardigheden waarmee medewerkers activiteiten binnen de calamiteitenorganisatie kunnen uitvoeren. Do; het feitelijk bestrijden van calamiteiten en het houden van oefeningen valt hieronder omdat daarbij de calamiteitenorganisatie uitvoering geeft aan activiteiten die in de plannen zijn beschreven. Check; dit omvat het evalueren van calamiteiten en van oefeningen waarbij de calamiteitenorganisatie controleert of uitgevoerde activiteiten de gewenste resultaten hebben opgeleverd. Act / Adapt; de laatste stap betreft het bijstellen van het calamiteitenplan, bestrijdingsplannen of supplementen naar aanleiding van evaluaties. Daarmee borgt de calamiteitenorganisatie leerervaringen die zijn opgedaan tijdens de calamiteitenbestrijding of tijdens oefeningen. Voor de werkgroep Calamiteitenzorg is de plan-do-check-act cirkel als volgt uitgewerkt: Plan; het opstellen van een jaarplan calamiteitenzorg met daarin de voorgenomen activiteiten inzake planvorming, risicoanalyses, opleidingen, oefeningen, evaluaties, beheer van materialen, externe afstemming, interne en externe communicatie. Do; de feitelijke uitvoering van de activiteiten door leden van de werkgroep of door anderen op initiatief van de werkgroep. Hieronder vallen zaken als het opstellen van plannen, het organiseren van opleidingen en oefeningen, het communiceren over de calamiteitenzorg, enzovoorts. Check; in twee à drie maandelijkse bijeenkomsten bewaakt de werkgroep de voortgang en controleert de werkgroep of gewenste resultaten worden bereikt. De werkgroep stelt een jaarverslag op met een toetsing over het uitgevoerde jaarplan en aanbevelingen voor geconstateerde knelpunten. Act / Adapt; als de werkgroep door de voortgangscontrole knelpunten signaleert, zal de werkgroep maatregelen nemen om activiteiten bij te sturen. De aanbevelingen uit het jaarverslag vormen de basis voor verbeteringen in het nieuwe jaarplan. Op de volgende pagina is schematisch het kwaliteitsborgingproces weergegeven. 28/01/2014 Calamiteitenplan 32

36 Kwaliteitsborging Wet - regelgeving onderzoeksrapporten extern Aanpassing plan Voorstel door werkgroep CZS Wettelijk vereiste herziening Tussentijdse vaststelling door het managementteam Vaststelling door dagelijks bestuur Verbetervoorstellen Vastgesteld calamiteitenplan IMPLEMENTATIE Jaarplan / programma Opleidingen Trainingen Oefeningen Audits Afhandeling Incidenten / calamiteiten Evaluaties / jaarrapportages Schema 6. Kwaliteitsborging Calamiteitenzorg 28/01/2014 Calamiteitenplan 33

37 8.6 Kwaliteitsborging crisisbeheersing binnen Waterschap Zuiderzeeland Aanvullend op bovengenoemde kwaliteitcyclus, is crisisbeheersing sinds 2009 tevens opgenomen in de WerkWijzer, het kwaliteitsysteem van waterschap Zuiderzeeland. Het is opgenomen in het resultaatgebied Beheersen Calamiteiten. De WerkWijzer is opgebouwd als integraal kwaliteitsysteem, waar een set van gerelateerd beleid, resultaten, processen, uitvoerenden, computerprogramma s, formulieren, procedures en instructies deel van uitmaken. Het Kwaliteitsysteem maakt inzichtelijk hoe processen worden bestuurt en beheerst. De afspraken die hier in staan zijn in goed overleg overeengekomen en gelden voor alle betrokkenen. Toelichting op deze werkwijzer is te vinden op de website van het waterschap. 3 De Resultaatgebieden (set van gerelateerde processen) die in WerkWijzer zijn opgenomen worden meegenomen in de jaarlijkse interne auditronde. 3 In Uw applicaties van de medewerkers van Waterschap Zuiderzeeland, is een link opgenomen naar de WerkWijzer. 28/01/2014 Calamiteitenplan 34

38 Bijlage 1 Beheergebied Waterschap Zuiderzeeland Het beheergebied van het Waterschap maakt deel uit van het Rijnstroomgebied. Dit gebied strekt zich uit van Zwitserland tot de monding in Nederland. Het beheergebied van het Waterschap beslaat de provincie Flevoland en de woonwijk Lemstervaart (gemeente Lemsterland, provincie Friesland) en de Blokzijler Buitenlanden (gemeente Steenwijkerland, provincie Overijssel). Binnen de dijken van Oostelijk en Zuidelijk Flevoland en de Noordoostpolder voert het Waterschap het actieve beheer. Buiten de dijken is Rijkswaterstaat verantwoordelijk voor het kwantitatieve en kwalitatieve waterbeheer. Zodra buitendijks, binnen de aangegeven grenzen van het beheergebied, 28/01/2014 Calamiteitenplan 35