Agendapunt 3c. Jaarverslag 2014 van het Bestuur. Algemeen

Transcriptie

1 Jaarverslag 2014 van het Bestuur Agendapunt 3c Algemeen De Stichting Opvoeden.nl heeft als doel: Het bevorderen van het gezond opvoeden, opgroeien en ontwikkelen van een kind door het online aanbieden van eenduidige gevalideerde informatie voor ouders, opvoeders en jongeren. Om deze doelstelling te bereiken zet de stichting zich in voor: - Het beheer van een landelijke informatiebank met eenduidige en gevalideerde content over opvoeden, opgroeien en gezondheid; - Het organiseren en faciliteren van het proces voor structurele verrijking en kwaliteitsverbetering van de content met betrokkenheid van landelijke kennis- en themainstituten, gemeenten en lokale professionals en met feedback van de doelgroepen; - De (door)ontwikkeling van de landelijke content en het organiseren van andere content ondersteunende voorzieningen. De Stichting verricht in dit kader activiteiten met subsidie van het Ministerie van VWS. Met het afgeven van de jaarlijkse subsidiebeschikking gaat VWS akkoord met de door de stichting voorgestelde activiteiten. De governancestructuur van de Stichting wordt gevormd door: - Een Raad van Toezicht bestaande uit drie wethouders met de portefeuille in het Sociaal Domein. In het verslagjaar was de samenstelling als volgt: mevrouw C.M.M. Noom, voorzitter en wethouder Zaanstad, de heer F.M. van As, lid en wethouder Zwolle en de heer R.H.M. Peeters, lid en wethouder Almere - Een eenhoofdig bestuur, mevrouw M.G. Dekker - Een directeur, mevrouw E.H. Verkerk Het jaar 2014 is het laatste jaar dat het Ministerie van VWS de Stichting subsidieert. Vanaf 1 januari 2015 is er sprake van een collectieve financiering door de VNG namens alle gemeenten. Met de VNG is een contract afgesloten voor een periode van vier jaar waardoor de continuering van de financiering is geborgd. De uitvoering van de activiteiten gebeurt door een directeur, in vaste dienst, en een klein team van drie medewerkers in tijdelijke dienst. Overige benodigde inzet wordt ingehuurd. De gemeenten zijn vertegenwoordigd in een Gebruikersraad. Inhoudelijk verslag uitgesplitst in regulier en projectmatig 1.Reguliere activiteiten In 2014 is toegewerkt naar een verdere kwaliteitsverbetering van de inhoudelijke informatie, de aansluiting bij de ontwikkelende vraag van ouders, opvoeders en jongeren én het interne werkproces Pagina 1 van 6

2 met alle kennis- en themainstituten en lokale praktijkprofessionals. De voortgang en resultaten zijn terug te vinden in de periodieke kwartaalrapportages, die als bijlagen zijn toegevoegd aan dit jaarverslag. Over het vierde kwartaal is geen afzonderlijke rapportage gemaakt. De aanvullingen zijn, waar nodig, in dit jaarverslag verwerkt. In het algemeen geldt dat het reguliere proces van actualisatie en validatie van de content inmiddels goed is geborgd in de staande organisatie. Het is een voortdurend proces van het verwerken van wijzigingsvoorstellen waarin de stichting zorgt dat de juiste expertise wordt ingezet van alle leden van de Landelijke Redactieraad. Samengevat de belangrijkste resultaten in 2014 op een rij: - De Landelijke Redactieraad is uitgebreid, onder meer met School en Veiligheid, Kenniscentrum Kraamzorg, Augeo Foundation, College Perinatale Zorg en Villa Pinedo. Hierdoor is het expertisegebied ten behoeve van de validatie van de content verder verbreed. - Het monitoren van ons landelijke werkproces is verbeterd door de ontwikkeling van een digitale tool voor managementinformatie. Hierdoor kunnen we tijdig bepaalde afwijkingen bijsturen. - De migratie van de website naar is gerealiseerd. - In 2014 is het websitebezoek van de opvoeden content meer dan verdubbeld ten opzichte van Het totale bezoek kwam over het hele jaar uit op gemiddeld bezoeken. Ruim 80% daarvan is afkomstig van Google. Ruim 60% van de bezoekers maakt gebruik van mobile devices (smartphones en tablets). Het bezoekersaantal is na een korte dip van de migratie verder gestegen tot ruim sessies in december Het aantal gemeenten dat is aangesloten op de content is opnieuw gestegen. Eind 2014 hadden 401 van de 403 gemeenten de deelnamevoorwaarden getekend. - De Gebruikersraad van gemeenten is uitgebreid met een vertegenwoordiger vanuit de Twentse regio. - Het contract met de VNG is getekend en er zijn afspraken gemaakt over de overlegstructuur. - Twee grote onderzoeken, door het NJi en H&S Consult, onder ouders hebben belangrijke input opgeleverd voor actualisatie van de informatievoorziening. 2. Projectmatige activiteiten 2.1 Jongereninformatie Dit project is in 2013 gestart en kende voor 2014 een aantal vervolgactiviteiten om te komen tot een afronding en structurele inbedding in de organisatie. De volgende resultaten zijn hierin bereikt: - Eind maart waren drie oorspronkelijke bronnen met informatie voor kinderen en jongeren samengevoegd en gevalideerd door kennis- en themainstituten - Vanaf 1 april 2014 zijn de twee contentbronnen met gevalideerde informatie voor kinderen (8-12 jaar) en jongeren (13-18 jaar) beschikbaar gesteld. - Het structurele actualisatie- en validatieproces van deze content is geborgd binnen het reeds bestaande proces voor informatie voor ouders (Landelijke Redactieraad) - Specifiek voor de jongerencontent is een uitgangspuntendocument, incl. Schrijfwijzer, vastgesteld. Pagina 2 van 6

3 - 95 Gemeenten hebben de gevalideerde informatie inmiddels laten opnemen in hun lokale websites (55 JONGin websites en 39 CJG websites met jongerenloket van Elkander en 2 andere sites). Ook de Kindertelefoon heeft de kinder- en jongerenteksten geïntegreerd in hun websites - Een landelijke website is in juli 2014 gelanceerd. Doel van deze site is de vindbaarheid van de informatie voor jongeren via google te optimaliseren en jongeren vervolgens toe te leiden naar websites met verdiepingsinformatie en/of lokaal aanbod - Er is een keurmerk ontwikkeld om de betrouwbaarheid van de informatie duidelijk te maken. Deze sluit qua herkenbaarheid aan op het ontwerp van het keurmerk voor ouders en opvoeders. Het ontwerp is eerst voorgelegd aan jongeren en na een positieve beoordeling ingevoerd. - Om de gebruikersvriendelijkheid van de landelijke website Infovoorjou.nl te testen is onder 51 jongeren in de leeftijd van 14 tot 21 jaar onderzocht wat zij van de thema s en onderwerpen vinden en hoe zij de vindbaarheid van de informatie ervaren. De uitkomsten uit dit Jongerenlab leiden tot verbetervoorstellen die in 2015 worden doorgevoerd. - Scholencampagne: jongeren zijn op scholen bevraagd hoe hun doelgroep het best via de scholen bereikt kan worden om bekendheid te geven aan de website Infovoorjou.nl. Zij hebben hier vervolgens zelf een campagne voor ontwikkeld. Aan de hand van de uitkomsten een verslag, advies en docentenhandleiding kan een landelijke uitrol van een scholencampagne plaatsvinden. - Structurele jongerenparticipatie is ingeregeld door een redactie van jongeren, aangestuurd door een jongerencoördinator, die maandelijks ca. 8 teksten toetsen en digitaal feedback geven. - Medio 2014 is de GGD Amsterdam, als initiatiefnemers namens 17 GGD en gestart met een eigen gezondheidswebsite voor jongeren, Om te zorgen dat jongeren zoveel mogelijk dezelfde betrouwbare informatie vinden zijn de jongerenteksten van infovoorjou.nl ook in de Amsterdamse website geïntegreerd. - Alle Jongereninformatiepunten (JIP s) in Nederland zijn actief benaderd om de betrouwbare jongereninformatie te gaan gebruiken. De landelijke vereniging van JIP s ondersteunt dit initiatief. De verwachting is dat de JIP s in den Haag, Delft en Zoetermeer begin 2015 de informatie zullen integreren in hun website. - Om ook het onderwijsveld te interesseren voor het gebruik van de gevalideerde informatie is gestart met drie samenwerkingsverbanden: Koers VO Rotterdam, VO Voorne Putten Rozenburg en Amstelland en de Meerlanden. Naast het houden van presentaties voor groepen zijn 50 scholen persoonlijk benaderd. Het resultaat is dat 20% gebruik maakt van de informatie op de landelijke websites, vaak door het plaatsen van een link. - Ook voor de jongerenteksten is een categorie Uitgelicht ingericht en worden twee maal per week berichten verspreid die aansluiten bij de actualiteit - Aanvullend aan bovengenoemde inhoudelijke resultaten is de bestaande ICT infrastructuur doorontwikkeld (website, CMS) om blijvend te kunnen voorzien in een digitale ondersteuning van de nieuwe werkprocessen (nieuwe) Contentstrategie Dit project had twee doelstellingen die in elkaars verlengde liggen: Herstructureren van de huidige content voor ouders en opvoeders zodat de informatie beter aansluit bij de vragen die de meeste ouders hebben in een bepaalde levensfase van hun kinderen en de informatie daarmee beter vindbaar maken. De volgende resultaten zijn hierin behaald: Pagina 3 van 6

4 - Aan de hand van onderzoeken en bronanalyses zijn de vragen van ouders duidelijker geworden; per levensfase is een top 50 in kaart gebracht van meest gezochte items. - Op basis daarvan zijn aanpassingen gedaan om de vindbaarheid van de informatie te verbeteren - Er is specifieke informatie ontwikkeld voor het versterken van ouderschap. Hiertoe is een nieuwe, achtste, fase ingericht over ouderschap. Nieuwe teksten zijn geschreven en gevalideerd door de vier betrokken landelijke instituten, NJi, RutgersWPF, NIBUD en VeiligheidNL. Met het Lectoraat Ouderschap van de Hogeschool Leiden zijn afspraken gemaakt om de komende jaren de uitkomsten van onderzoeken te verwerken in de informatie over ouderschap Toegankelijkheid voor laaggeletterden Nadat in 2013 de technische aanpassingen hebben plaatsgevonden voor het toevoegen van beeldmateriaal (afbeeldingen en fimpjes) zijn criteria ontwikkeld samen met de Landelijke Redactieraad. Na een inventarisatie van bestaand beeldmateriaal en een validatietoets zijn in 2014 ca. 20 filmpjes toegevoegd aan de content. In samenwerking met Pharos zijn enkele beeldverhalen ontwikkeld die (ook) geschikt zijn om de teksten te verduidelijken voor laaggeletterde ouders en opvoeders. Om de toegankelijkheid voor laaggeletterden nog verder te verbeteren hebben zowel Pharos als de Stichting Lezen en Schrijven de Schrijfwijzer voorzien van verbetervoorstellen en is door middel van een presentatie aan alle leden van de Landelijke Redactieraad een proces van bewustwording op vereenvoudiging van de teksten geactiveerd. Om de beeldverhalen (luisterboeken) te kunnen opnemen in de content moest een aanpassing in de techniek worden doorgevoerd. 2.2 Proces/relatiebeheer Het inrichten van een structureel relatiebeheer met gemeenten heeft zich behalve een grote inzet op het gebied van communicatie, ook gekenmerkt door belangrijke investeringen in de techniek. Hierdoor is de beschikbaarstelling van de content aan gemeenten laagdrempeliger gemaakt en is de mogelijkheid van samenwerking tussen de landelijke en de lokale websites, door wederzijdse toeleiding, vergemakkelijkt. Concreet zijn de volgende resultaten te melden: - Er is een artikelenstore ontwikkeld zodat gemeenten zelf kunnen bepalen welke informatie(fasen) ze willen afnemen. - De afnamemogelijkheden zijn vergroot: via koppelvlak, Iframe, links - De mogelijkheid is gecreëerd om lokaal aanbod toe te voegen aan de landelijke websites Opvoeden.nl en Infovoorjou.nl - Voor gemeenten is een beheerportaal ontwikkeld waarin zijzelf, dan wel namens hen andere partijen, de beschikking kunnen krijgen over de content voor afname, maar ook om lokaal aanbod te kunnen toevoegen aan de landelijke websites. Zoals gezegd is het afgelopen jaar een extra investering gedaan in de informatie en communicatie naar alle stakeholders, maar in het bijzonder de gemeenten. Er is een peiling door Maurice de Hond gedaan, een periodieke nieuwsbrief voor gemeenten opgezet en een VNG factsheet ontwikkeld. De stichting heeft meegedaan in het deelonderzoek dat Alares heeft gedaan in opdracht van de VNG en King (VISD programma) naar de ontsluiting voor het sociaal domein van bestaande landelijke content collecties (Opvoeden.nl, Regelhulp.nl en Werk.nl). In het eindrapport Informatievoorziening ontrafeld Pagina 4 van 6

5 wordt onder meer de vraag beantwoord hoe de vindbaarheid en toepasbaarheid voor de burgers zich verhoudt tot de door gemeenten gewenste integraliteit en vraaggeleiding. Met de VNG zijn afspraken gemaakt over de dienstverlening aan gemeenten voor de komende vier jaar. Eind 2014 is het contract ondertekend. Vanaf 1 januari 2015 financiert de VNG, namens alle gemeenten, de activiteiten van de stichting. Samenwerking Regelhulp Op 1 juli 2014 is een intentieverklaring getekend ter versterking van de samenwerking tussen de functies Regelhulp van het Ministerie van VWS en de stichting Opvoeden.nl. Deze samenwerking is niet alleen ingegeven vanuit eenduidige informatievoorziening naar de burgers, maar ook omdat er efficiëncy en effectiviteitsvoordelen te bereiken zijn voor partijen zelf én voor de afnemers waaronder gemeenten. Door het delen van middelen/voorzieningen kan een aanzienlijke kostenbesparing worden gerealiseerd. Een verbetering van de financiële positie van de stichting draagt bij aan de borging van de continuïteit naar de toekomst. Op een achttal onderdelen is de uitwerking van de samenwerking inmiddels opgestart. Op ICT-gebied heeft dit geleid tot een overeenkomst waarbij het Beheer en Databasemanagement van Regelhulp wordt ondergebracht bij de ICT infrastructuur van Stichting Opvoeden.nl. Regelhulp heeft eenmalig de kosten ad vergoed die de stichting heeft gemaakt voor het opstarten van de samenwerking. Daarnaast wordt een jaarlijkse vergoeding betaald voor het gebruik van de ICT-infrastructuur. Voor 2014 was dit bedrag vastgesteld op De kosten die Stichting Opvoeden.nl maakt in het kader van specifiek Regelhulp gerelateerde ICT-(door)ontwikkelingen worden direct doorbelast aan Regelhulp. Toelichting op de cijfers Algemeen - De toegekende subsidie voor 2014 bedraagt, ex OVA, totaal 1 miljoen, waarvan voor reguliere en voor projectmatige activiteiten. - De (aanvullende) inkomsten van Regelhulp worden beschouwd als vrij besteedbaar vermogen. De stichting zet deze middelen weer in voor activiteiten ter uitvoering van haar statutaire doelstellingen. - In de jaarrekening zijn de inkomsten van Regelhulp met betrekking tot de eenmalige vergoeding toegerekend aan de instellingssubsidie, omdat deze kosten ook daarin zitten. Daarnaast is een deel van de overige inkomsten van Regelhulp gebruikt om het tekort bij de projectsubsidie op te vangen. Het gaat hier om een bedrag van De resterende baten verkregen uit de inkomsten van Regelhulp ad zijn toegevoegd aan de algemene vrije reserve. - Door een deel van de liquide middelen uit de subsidie op een spaarrekening te zetten is interest gegenereerd. De stichting heeft ervoor gekozen dit bedrag van 832,= - onverplicht op te nemen als baten in het kader van de subsidie van VWS. - In de jaarrekening is het tekort op de instellingssubsidie ad 1766,= opgevangen door een onttrekking uit de egalisatiereserve waardoor deze uitkomt op een bedrag van ,= Pagina 5 van 6

6 - De totale personeelskosten komen nagenoeg uit op begroting, met een lichte afwijking naar beneden als het gaat om de reguliere activiteiten en naar boven als het de projecten betreft. De totale materiële kosten komen iets hoger uit dan begroot. Dit is met name te zien op de reguliere activiteiten. - Voor alle uitgevoerde projecten geldt dat er een nauwe relatie is met de reguliere activiteiten. Belangrijk uitgangspunt was steeds dat de continuïteit, na afronding van de projecten, in het reguliere proces goed geborgd moest zijn. Hierdoor zijn er soms ook investeringen gedaan op de reguliere (ICT) infrastructuur om de kosten naar aanleiding van de projectmatige doorontwikkeling ook op termijn zo laag mogelijk te houden. Specifiek Voor reguliere subsidie: De uitgaven voor het structurele beheer en doorontwikkeling van de content zijn redelijk stabiel gebleven. De overschrijding in de materiële kosten bij het Content deel (sub A) is vooral te verklaren uit de genoemde investeringen op ICT gebied, zoals een volledige redesign van het CMS, dat de basis is van het werkproces voor alle leden van de Landelijke Redactieraad. Voor projectsubsidie: De overschrijding op de personeelskosten bij Content (sub A) wordt veroorzaakt door de extra inzet van een externe projectmanager. Het managen van met name het jongerenproject heeft door de dynamiek in het proces en de veelheid van verschillende partijbelangen uiteindelijk meer tijd gekost dan vooraf was ingeschat. De uitkomst is wel dat alle projectdoelstellingen zijn behaald en er zelfs meer resultaten zijn behaald dan vooraf waren gedefinieerd. De onderschrijding van de materiële kosten bij Content (sub A)komt voort uit de keuze om de organisatie van de jongerenparticipatie en de nieuwe fase ouderschap anders in te richten. Technisch is voor andere oplossingen gekozen waardoor de begrote posten voor aanpassing in het koppelvlak en de aanschaf van een nieuwe applicatie niet zijn aangewend. Bij het onderdeel Proces/relatiebeheer (sub B) Door een lagere inzet van extern ingehuurd personeel is een onderschrijding te zien op de personeelskosten. De overschrijding van de materiële kosten op dit onderdeel komt voort uit hoger uitgevallen uitgaven in het kader van communicatie naar externe stakeholders, waaronder gemeenten, alsmede het toepasbaar maken van de content op alle mobiele devices (websites, tablets en smartphones). Bijlagen: 3 inhoudelijke kwartaalrapportages 2014 Pagina 6 van 6