Intergemeentelijke samenwerking Voorne-Putten Maart 2015

Transcriptie

1 Strategisch programmabureau Voorne-Putten Intergemeentelijke samenwerking Voorne-Putten Maart

2 Inhoud 1. Inleiding Aanleiding notitie Doel en opbouw van de notitie...3 Beschrijving bestuurlijke en ambtelijke overlegstructuren Voorne-Putten Overzicht totaalstructuur Regiegroep Voorne-Putten Vijf portefeuillehoudersoverleggen Ambtelijke voorbereiding vijf portefeuillehoudersoverleggen Ontwikkelingen strategisch programmabureau...8 BIJLAGE 1: Overzicht bestuurlijke en ambtelijke samenwerking Voorne-Putten...15 BIJLAGE 2: Concretisering onderwerpen Strategisch Programmabureau

3 1. Inleiding 1.1. Aanleiding notitie De samenwerking op Voorne-Putten is de laatste jaren geïntensiveerd en is nog steeds in beweging. Samenwerken is een middel en geen doel dat op zichzelf staat. Waar nodig pakken de gemeenten projecten die de gemeenschappelijke geformuleerde ambities dichterbij brengt gezamenlijk op. De Regiegroep Voorne-Putten speelt een faciliterende en coördinerende rol bij deze samenwerking. Inhoudelijk wordt de afstemming gezocht in de verschillende portefeuillehoudersoverleggen. In de praktijk is de verdeling van verantwoordelijkheden en functies van de inhoudelijke portefeuillehoudersoverleggen en de regiegroep niet altijd helder. Ook rondom de ambtelijke ondersteuning van de regiegroep en pfo s bestaat soms onduidelijkheid. De fusie per 1 januari 2015 tussen de gemeenten Bernisse en Spijkenisse biedt eveneens kansen om de samenwerking tussen de dan, vanaf die datum, vier gemeenten verder in te vullen. Samen sta je vaak sterker. Samen en in overleg met de regionale ondernemers en de bewoners wordt vorm en inhoud gegeven aan de projecten en initiatieven. Ruimte om op lokaal niveau snel en slagvaardig beslissingen te kunnen nemen in het directe belang van bewoners en ondernemers is hiervoor randvoorwaarde. Ten behoeve van de radenbijeenkomst in februari 2014 is door de stuurgroep de Discussienotitie Toekomstige samenwerking Voorne-Putten opgesteld. In de notitie is onderscheid gemaakt naar de samenwerking op strategisch beleidsmatig niveau en de samenwerking op operationeel niveau. Tevens is geconstateerd dat de in de notitie aangegeven nieuwe ontwikkelingen de oorspronkelijke vijf, nu vier gemeenten dwingen om op zo kort mogelijke termijn, dat wil zeggen in 2014, tot eensluidende conclusies te komen over de ambtelijke en bestuurlijke samenwerking. De stuurgroep heeft in de notitie gesteld dat het van belang is onderscheid te maken tussen lange termijn- en korte termijnoplossingen en een onderscheid tussen strategisch beleidsmatige zaken en operationele zaken.. De discussie over lange en korte termijnoplossingen dient in 2014 plaats te vinden. Voor de afbakening van de strategische samenwerking is door de vml. Stuurgroep de Strategische Agenda Voorne-Putten opgesteld. Na een op hoofdlijnen ondersteunende reactie van de colleges is in oktober de Strategische Agenda en de nadere uitwerking besproken in de verschillende raden c.q. commissies. De raden c.q. commissies hebben positief gereageerd op de Strategische agenda en aangegeven deze te zien als uitgangspunt voor de strategisch beleidsmatige samenwerking op Voorne-Putten. Deze zaken vormen de aanleiding van deze notitie Doel en opbouw van de notitie Het doel van deze notitie is helderheid scheppen in taken en rollen van de bestaande bestuurlijke en ambtelijke overlegvormen op Voorne-Putten. Hoofdstuk 2 beschrijft de huidige situatie van bestuurlijke en ambtelijke overlegvormen op Voorne- Putten. In hoofdstuk 3 worden diverse ontwikkelingen benoemd rondom het strategisch programmabureau Voorne-Putten. Hoofdstuk 4 sluit de notitie af met diverse bestuurlijke en ambtelijke adviezen. 3

4 Beschrijving bestuurlijke en ambtelijke overlegstructuren Voorne- Putten 1.1. Overzicht totaalstructuur De samenwerking op Voorne-Putten is georganiseerd door middel van een aantal gremia: - Regiegroep Voorne-Putten (voorheen stuurgroep) - Vijf portefeuillehoudersoverleggen (inclusief Kamer Zuid-West) - Ambtelijke werkgroepen - Strategisch programmabureau (voorheen projectteam Voorne-Putten) - Gemeentesecretarissenoverleg - Klankbordgroep vanuit de gemeenteraden Bijlage 1 geeft dit schematisch weer. In de rest van dit hoofdstuk wordt per onderdeel een toelichting gegeven op de rol en taken Regiegroep Voorne-Putten Om de bestuurskracht en de samenwerking op Voorne-Putten te optimaliseren, is de Stuurgroep Voorne-Putten opgericht. Vanaf 2015 zal de Stuurgroep Voorne-Putten worden omgedoopt tot Regiegroep Voorne-Putten (RVP). Deze naam past beter bij de kerntaak van de Regiegroep: regievoeren op de samenwerking. De inhoudelijke sturing vindt primair plaats in de diverse portefeuillehoudersoverleggen. De regiegroep bestaat uit alle burgemeesters van de vier gemeenten op Voorne-Putten plus één wethouder per gemeente, de coördinerend gemeentesecretaris en een vertegenwoordiger van de griffiers. De regiegroep komt zes keer per jaar bijeen en heeft een coördinerende en faciliterende rol in de bestuurlijke samenwerking. De algemene doelen van RVP zijn: - Monitoren, regievoeren over en optimaliseren van samenwerking Voorne-Putten. - Verbanden tussen de diverse pfo s benoemen, zo nodig initiëren van project - Inhoud: dossiers die overstijgend zijn aan één pfo. Een voorbeeld hiervan is de Metropoolregio. De inhoudelijke voorbereiding blijft in handen van de portefeuillehoudersoverleggen. - Inhoud: over projecten die op initiatief van de regiegroep zijn gestart of vanuit RVPmiddelen worden gefinancierd worden de raden via de portefeuillehouders uit het betreffende portefeuillehoudersoverleg nader geïnformeerd. - Jaarplan Regiegroep Voorne-Putten goedkeuren - Na accordering voorleggen strategische agenda, tussentijdse rapportage en eindrapportage aan gezamenlijke radenbijeenkomsten c.q. de afzonderlijk colleges en raden. De agenda van de Regiegroep Voorne-Putten wordt opgesteld door het strategisch programmabureau Voorne-Putten (zie hieronder). Input voor deze agenda komt uit verschillende hoeken: vanuit de bestuurders, vanuit het gemeentesecretarissenoverleg, vanuit de voorzitter van RVP en vanuit de inhoudelijke pfo s (via de ambtelijk secretaris). Op de agenda van het RVP staan onderwerpen die gekoppeld zijn aan de samenwerking op Voorne- Putten en er kunnen inhoudelijke overstijgende dossiers worden geagendeerd, echter niet voor inhoudelijke behandeling. Dit laatste is voorbehouden aan de pfo s Vijf portefeuillehoudersoverleggen In lijn met besluitvorming van de stuurgroep, zal vanaf 2015 het primaat van de samenwerking op Voorne-Putten vormkrijgen door middel van de diverse portefeuillehoudersoverleggen. In 4

5 de pfo s vindt bestuurlijke afstemming en besluitvorming plaats. De pfo s vormen de basis voor de samenwerking. De vijf pfo s zijn: Pfo Regionaal Economische Overleg (Pfo REO) Pfo Ruimtelijke ordening / Wonen / Duurzaamheid / Water / Wabo (Pfo RO c.a.). Pfo Toerisme en recreatie (Pfo TenR) Pfo Maatschappelijke zaken (Pfo MaZa) Pfo Verkeer en vervoer (Kamer Zuid-West) In de pfo s staan inhoudelijke dossiers centraal, waarbij ambtelijke werkgroepen verantwoordelijk zijn voor de voorbereiding van de stukken. Geen enkel pfo heeft formele beslissingsbevoegdheid. De bestuurders in de pfo s kunnen een gezamenlijke reactie opstellen richting derden/partners of alleen de intentie uitspreken tot het overgaan tot lokale besluitvorming. Bij de portefeuillehoudersoverleggen zijn de verantwoordelijke portefeuillehouders van elke gemeente aanwezig. Bij sommige pfo s kan het gaan om meerdere portefeuillehouders per gemeente. Bij alle pfo s bestaat de mogelijkheid dat bij belangrijke of complexe onderwerpen de portefeuillehouders een coördinerend of trekkend portefeuillehouder aanwijzen. Ten behoeve van de werkzaamheden zijn door de portefeuillehoudersoverleggen jaarplannen opgesteld, als concrete uitwerking van de Strategische Agenda Ambtelijke voorbereiding vijf portefeuillehoudersoverleggen Ambtelijke werkgroepen De voorbereiding van de pfo s vindt plaats in ambtelijke werkgroepen. In deze werkgroepen is elke gemeente vertegenwoordigd. Het voorzitterschap wordt ingevuld door één van de leden van de werkgroep. De voorzitters zijn ervaren (beleids)medewerkers die gevoel hebben voor bestuurlijke verhoudingen en gevoeligheden. Binnen de ambtelijke werkgroep Kamer Zuidwest zijn naast de gemeentelijke medewerkers ook derden partijen aangesloten (zie onder paragraaf 3). Bij specifieke thema s of grotere dossiers kan een ambtelijk trekker worden benoemd, indien gewenst uit het programmabureau. Deze ambtelijk trekker (bij de grootste dossiers aangestuurd door de coördinerend portefeuillehouder) is verantwoordelijk voor het dossier. De ambtelijk trekkers fungeren als aanspreekpunt in de regio, vertegenwoordigen Voorne-Putten bij regionale overleggen en stellen de memo s op voor het pfo. De werkgroepen voeren waar nodig overleg met externe partners. Om de inhoudelijke pfo s goed te laten verlopen is het cruciaal dat de ambtelijke voorbereiding goed is. De leden van de ambtelijke werkgroepen moeten hun rol kennen en deze aankunnen. Strategisch programmabureau Het strategisch programmabureau bestaat uit de ambtelijk secretarissen van de diverse portefeuillehoudersoverleggen, twee strategisch beleidsadviseurs, een communicatieadviseur en de ambtelijk secretaris van de Regiegroep Voorne-Putten. De gemeentesecretaris van Hellevoetsluis is coördinerend secretaris en eerste aanspreekpunt voor het strategisch programmabureau (als afvaardiging vanuit het gemeentesecretarissenoverleg). Naar aanleiding van de discussie in de vml. stuurgroep VP en op basis van de opgestelde Strategische Agenda Voorne-Putten is de stuurgroep akkoord gegaan met de inrichting van een klein strategisch beleidsbureau Voorne-Putten. In het hiertoe opgestelde voorstel staat: 5

6 Op basis van de inhoud van de strategische agenda is voorgesteld de strategisch beleidsmatige samenwerking wat betreft ambtelijke organisatie vorm te geven door de oprichting van een slank regionaal programmabureau. Belangrijke taken binnen dit programmabureau dienen te zijn: a. Coördinatie van de uitvoering van de Strategische Agenda en de werkprogramma s b. Overname van de vrijvallende taken van de Stadsregio Rotterdam c. Voeren secretariaat portefeuillehoudersoverleggen; d. Coördinatie van de ambtelijke werkgroepen, bestaande uit medewerkers van de afzonderlijke gemeenten; e. Coördinatie (en uitvoering) gezamenlijke inbreng bovenregionale samenwerkingsverbanden; f. Bewaken strategische aspecten; g. (Doen) Opstellen strategische voorstellen, notities en reacties namens de gezamenlijke gemeenten. h. Begeleiden strategische projecten. i. Voeren van het secretariaat van de Regiegroep Voorne-Putten j. Communicatie rond de samenwerking. k. Zo gewenst inhoudelijke voorbereiding gezamenlijke radenbijeenkomst en overleg met de klankbordgroep uit de raden. De inhoudelijke werkzaamheden zullen in nauw overleg worden bepaald door de voorzitters van de portefeuillehoudersoverleggen en de voorzitter van de Regiegroep Voorne-Putten. Om een slank programmabureau te realiseren zal het bureau geen zelfstandige organisatieeenheid zijn met een eigen directeur, personele- en financiële ondersteuning. Het programmabureau zal werkzaam zijn onder regie van de secretaris van de gemeente Hellevoetsluis. Hierdoor wordt de relatie met het secretarissenoverleg Voorne-Putten verankerd. Het strategisch programmabureau heeft als voornaamste taak het procesmatig aansturen en strategisch ondersteunen van de diverse portefeuillehoudersoverleggen en de Regiegroep Voorne-Putten. Hoofdstuk 3 gaat apart in op ontwikkelingen rondom het strategisch programmabureau. Onderstaande tabel geeft op hoofdlijnen de taken van het strategisch programmabureau weer. Taken Voorbereiding Regiegroep Voorne-Putten met voorzitter burgemeester Mirjam Salet Wie Gezamenlijk Opstellen agenda RVP + verzending + opstellen notulen Verzorgen van interne en externe communicatie over de samenwerking op VoorneIn-Putten via in ieder geval de nieuwsbrief en website. Opstellen jaarlijks werkplan RVP Ambtelijk secretaris RVP Communicatieadviseur Strategische adviseurs i.o.m. ambtelijke secretarissen pfo s 6

7 Aanwezigheid bij RVP Procesmatige sturing op de diverse pfo s Signalen over ambtelijke kwaliteit en kwantiteit delen met als doel doorgeleiding naar gemeentesecretarissenoverleg Wisselend Ambtelijk secretarissen pfo s Gemeentesecretaris Hellevoetsluis + ambtelijk secretarissen pfo s Gemeentesecretarissenoverleg In het kader van de regionale samenwerking Voorne-Putten zijn de gemeentesecretarissen verantwoordelijk voor het leveren van voldoende ambtelijke kwaliteit en kwantiteit ten behoeve van de samenwerking. In het overleg dat periodiek plaatsvindt tussen de gemeentesecretaris van Hellevoetsluis en de leden van het strategisch programmabureau worden waar nodig signalen gedeeld rondom ambtelijke inzet. Deze signalen worden ingebracht in het secretarissenoverleg. Klankbordgroep vanuit de gemeenteraden De gemeenteraden op Voorne-Putten hebben diverse malen uitgesproken meer betrokken te willen zijn bij de regionale samenwerking. Dit heeft sinds 2012 vorm gekregen middels de klankbordgroep. De klankbordgroep ontvangt voorafgaand aan de Regiegroep Voorne-Putten de conceptstukken en wordt hiermee in de gelegenheid gesteld om input mee te geven aan de RVP. Tijdens de gezamenlijke radenbijeenkomst van oktober 2014 zijn nadere voorstellen besproken inzake de betrokkenheid van de raden bij de samenwerking. Daarbij werd de nauwere betrokkenheid van de raden via zienswijzeprocedures onderschreven. Door de Regiegroep wordt voorgesteld in 2015 minimaal drie gemeenschappelijke radenbijeenkomsten te organiseren: - Eerste kwartaal: bespreking concept jaarplan 2015 van de inhoudelijke pfo s - Juni of augustus: bespreking stand van zaken jaarplan - Oktober of november: bespreking inhoudelijke onderwerpen De Regiegroep zal ingesprek gaan met de Klankbordgroep over de in deze notitie uitgezette lijn en toekomstige rol en positie van de klankbordgroep. In het bij deze notitie behorende collegevoorstel zal ingegaan worden op de resultaten van dit overleg. 7

8 2. Ontwikkelingen strategisch programmabureau De voorloper van het strategisch programmabureau, het projectteam Voorne-Putten, bestaat d.d. 10 december 2014 uit: Wie Gemeente Rol Anne-Marie Spahr van der Hoek Hellevoetsluis Ambtelijk secretaris Regiegroep Voorne-Putten Liesbeth Bode Brielle Communicatieadviseur Eric de Bruijn Nissewaard Ambtelijk secretaris pfo s REO, RO c.a. en TenR Coördinator/projectleider overstijgende strategische onderwerpen, zoals anticipeerregio, metropoolregio, (liquidatie) SRR, stelselherziening TenR Andra van Meggelen Hellevoetsluis Ambtelijk secretaris pfo Maatschappelijke Zaken Naast de onder de RVP vallende portefeuillehoudersoverleggen, functioneert in het beleidsveld Verkeer en Mobiliteit de Bestuurlijke Kamer Zuid-West. Hierin zijn naast de gemeenten op Voorne- Putten ook de voormalige deelgemeente Rozenburg, Goeree-Overflakkee en het Waterschap Hollandse Delta in vertegenwoordigd. Deze wordt ondersteund door een ambtelijke Kamer Zuid- West. Deze samenwerking beoogt de afstemming van verkeers- en mobiliteitsvraagstukken in relatie tot de Vervoersautoriteit SRR. Kees van den Boogaard Nissewaard Ambtelijk secretaris Kamer Zuid-West Huidige en toekomstige taken Ambtelijk secretaris Regiegroep Voorne-Putten De huidige taken van de ambtelijk secretaris RVP zijn hieronder opgesomd. Er vindt geen verandering plaats in deze taken per 1 januari 2015: - Opstellen agenda RVP, verzamelen van de benodigde bijlagen, zorgen voor verzending en verslag - Opstellen vergaderschema - Plannen en organiseren overleggen strategisch programmabureau en coördinerend secretaris - Plannen van overleggen tussen strategisch programmabureau en de voorzitter van de Regiegroep - Beheer van de financiën van de Stuurgroep, in samenspraak met controller voor opstellen van begroting volgens de begrotingsregels - Contractenbeheer en archivering 8

9 Huidige en toekomstige taken communicatieadviseur In de huidige situatie is de inzet van de communicatieadviseur beperkt. De nadruk ligt op dit moment op het meedenken met de voorbereiding van de stuurgroepvergaderingen, het bijhouden van de website regiovoorne-putten.nl en het coördineren van de nieuwsbrieven over de samenwerking. Voor deze werkzaamheden is minder dan 0,1 fte beschikbaar. Om de interne en externe bewustwording en beeldvorming over de samenwerking op Voorne- Putten te vergroten is het wenselijk de communicatie-aanpak steviger neer te zetten. Deze wens is ook door de voormalige Stuurgroep uitgesproken. Door de communicatieadviseur directer te betrekken bij de voorbereiding van de pfo s kan meer samenhang gevonden worden in de interne en externe communicatie en kan duidelijkere positionering van de gemeenten op VP bevorderd worden. Ook de afstemming met de communicatieadviseurs van de VP-gemeenten draagt hieraan bij en is in deze functie wenselijk. Naar inschatting betekent dit takenpakket een urenbelasting van 0,4 fte voor een (senior) communicatieadviseur. Huidige en toekomstige taken ambtelijk secretarissen van de pfo s Voor de koppeling tussen de ambtelijke werkgroepen en de pfo s, heeft elk pfo een ambtelijk secretaris. De ambtelijk secretaris vervult diverse taken. In de huidige situatie is het zo dat één van de ambtelijk secretarissen ook strategische taken vervult. Taken in de rol van ambtelijk secretaris a. Verzamelen c.q. opstellen benodigde stukken, agenda, verslag en zorgen voor verzending, uitzetten acties en monitoring openstaande acties b. Ondersteuning voorzitter pfo c. Coördinatie opstellen jaarplan pfo d. Zorgen voor inhoudelijke inbreng tbv rapportage aan Regiegroep en gemeenteraden e. Opstellen jaarlijkse evaluatie werkplan pfo f. Opstellen vergaderschema g. Contact met voorzitters van de werkgroepen h. In onderling overleg tussen de voorzitter van de ambtelijke werkgroep(en) en de secretaris wordt een kwaliteitscheck gedaan (bij het pfo MaZa speelt de agendacommissie hierbij ook een rol). i. In overleg met de strategische adviseurs verbanden tussen werkgroepen en verschillende pfo s benoemen. j. Alleen voor secretaris pfo MaZa: Ten behoeve van de agendacommissie: verzamelen c.q. opstellen benodigde stukken, agenda, verslag en zorgen voor verzending, uitzetten acties en monitoring openstaande acties Het Pfo Maatschappelijke Zaken kent een bredere voorbereidingsstructuur dan de andere pfo s. Voor dit pfo is de keuze gemaakt om naast de ambtelijke werkgroepen de agendacommissie in te stellen, bestaande uit de betrokken afdelingshoofden van de vier gemeenten. De agendacommissie heeft diverse taken waaronder het bewaken van de (integrale) kwaliteit van de door de werkgroepen uitgebrachte adviezen en het ondersteunen van de ambtelijk secretaris. Ook worden hier soms complexe vraagstukken die bij de werkgroepen liggen inhoudelijk besproken. De voorzitters dienen samen met de werkgroepleden inhoudelijk zelf alle pfo s voor te bereiden met een beperkte kwaliteitscheck door de agendacommissie en ambtelijk secretaris. Naast bovengenoemde taken vindt in de agendacommissie uitwisseling plaats van ervaringen en wordt gesproken over de samenwerking. Ingeschat wordt dat voor het vormgeven van deze taken per pfo 0,2 benodigd is. Voor het pfo maza wordt ingeschat 0,4 fte benodigd te hebben, gelet op het forse aantal bestuurlijke bijeenkomsten en de extra voorbereidingsstructuur met de agendacommissie. 9

10 Strategische taken In de huidige situatie vervult de ambtelijk secretaris voor de pfo s Regionaal Economisch Overleg Voorne-Putten, pfo Toerisme en Recreatie en het pfo Ruimtelijke ordening / Wonen ook diverse inhoudelijke, strategische taken. Deze strategische taken gaan over naar de strategische adviseurs: o In geval van politiek gevoelige onderwerpen schuift de ambtelijk secretaris aan bij de werkgroepen. Tevens draagt hij, indien nodig, zorg voor de externe afstemming (bij politiek gevoelige onderwerpen). o Opstellen dan wel coördineren van een gezamenlijke, strategische reactie op basis van inhoudelijke inbreng werkgroepen o Opstellen dan wel coördineren van een gelijkluidend college- en raadsvoorstel voor de gezamenlijke gemeenten Naast de hiervoor beschreven taken voeren de strategische adviseurs ook de inhoudelijke aansturing uit voor de MRDH MRDH. Binnen dit kader zijn aanvullende taken: - Ondersteuning AB-leden MRDH, ondersteuning bestuurscommissies en waar gewenst adviescommissies, - Zienswijzeprocedures MRDH: coordineren, voorbereiden, op basis van inhoudelijke inbreng ambtelijke werkgroepen. Overige toekomstige strategische taken: o Strategische adviezen portefeuillehoudersoverleggen, dan wel de voorzitter of leden van het portefeuillehoudersoverleg. o Implemeteren, coõrdineren en adviseren inzake overgenomen, vrijvallende, taken van de Stadsregio Rotterdam o Strategische ondersteuning Regiegroep. o Opstellen overkoepelende procesmatige notities o verantwoordelijkheid voor de zienswijzeprocedures richting de raden. o opstellen voortgangsrapportages tbv raden. o In geval van politiek gevoelige onderwerpen schuift de strategisch medewerker aan bij de werkgroepen. Tevens draagt hij, indien nodig, zorg voor de externe afstemming (bij politiek gevoelige onderwerpen). o Opstellen dan wel coördineren van een gezamenlijke, strategische reactie op basis van inhoudelijke inbreng werkgroepen o Opstellen dan wel coördineren van een gelijkluidend college- en raadsvoorstel voor de gezamenlijke gemeenten o Begeleiding c.q. coördineren strategische projecten. o Bijwonen boven-subregionale strategische bijeenkomsten o Zo nodig en gewenst voorbereiden en coördineren gezamenlijke radenbijeenkomsten. o Afstenmming tussen de verschillende werkgroepen en hun voorzitters. Concretisering van deze taken, gerelateerd aan het werkplan 2015 van de verschillende portefeuillehoudersoverleggen is opgenomen in bijlage 2. Specifieke aandacht zal uitgaan naar de invulling van de vrijvallende taken van de SRR: 1. Ruimtelijke Ordening: a. Organiseren, coördineren, voorbereiden en advisering regionale en bovenregionale afstemming en overleg Ruimtelijke ontwikkelingen. b. Coördineren, afstemming en advisering overleg provincie op het terrein van RO c. Opstellen gezamenlijke reacties hogere overheden betreffende RO. 2. Wonen: 10

11 a. Coödinatie, afstemming, advisering, organiseren overleg tussen gemeenten en met externe partijen, alsmede monitoring Woningmarktafspraken. b. Bovenregionale afstemming en advisering, incl. de provincie woningmarktafspraken. c. Coördineren, afstemmen, ondersteuning, advisering pfo en, ook ten behoeve van het overleg met de externe partners en op bovenregionaal niveau betreffende een woonruimtebemiddelingssysteem. 3. Duurzaamheid: a. Coördineren, organiseren, afstemmen en adviseren regionaal overleg Duurzaamheid. b. Bovenregionale samenwerking t.b.v. uitvoering gezamenlijke projecten. 4. Coördineren, afstemmen en adviseren uitvoering RGSP3, met name Krekenplan. Secretariële ondersteuning Zowel voor de Regiegroep Voorne-Putten als voor de diverse pfo s is secretariële ondersteuning gewenst. Ingeschat wordt dat hiervoor 0,2 fte benodigd voor is. Totaalbeeld formatie strategisch bureau Voorstel Inschatting kosten Gemeente Ambtelijk secretaris Regiegroep Voorne-Putten (*) 0, ,- Hellevoetsluis - Anne-Marie Spahr v/d Hoek Communicatieadviseur (*) 0, ,- Vacature/Nissewaard Ambtelijk secretariaat pfo MaZa (*) 0, ,- Hellevoetsluis- Andra van Meggelen Ambtelijk secretariaat pfo REO (*) Ambtelijk secretariaat pfo RO (*) 0, ,- Westvoorne Jos Littel 0, ,- Nissewaard - Eric de Bruijn Ambtelijk secretariaat TenR (*) 0, , Brielle Johan Wessels. Ambtelijk secretariaat V&V (*) 0, , Nissewaard Kees van den Boogaard Strategisch adviseur 1 (*) 0, ,- Nissewaard Eric de Bruijn Strategisch adviseur 2 (*) 0, ,- Westvoorne Leo Dorst Secretariële ondersteuning 0, ,- Hellevoetsluis Selma Ruijters Totaal 3, ,- (*) Rekenkundig is uitgegaan van ,- per 0,1 fte. Bij de definitieve doorberekening zal uitgegaan worden van de werkelijke salariskosten. 11

12 Ontwikkelingen strategisch programmabureau in 2014 In 2014 hebben zich diverse ontwikkelingen voorgedaan in het strategisch programmabureau die gevolgen hebben voor de gewenste samenstelling en taken van het strategisch programmabureau. Wens: eerlijke compensatie voor gemeenten die formatie leveren aan strategisch programmabureau Elke gemeente levert jaarlijks een financiële bijdrage ten behoeve van de regionale samenwerking. De gemeenten die formatie leveren voor het strategisch programmabureau krijgen hiervoor een compensatie vanuit deze bijdragen, gebaseerd op de formatie die wordt geleverd. Als wordt ingestemd met de wijzigingen in de formatie, houdt dit in dat een groter beroep wordt gedaan op de RVP-middelen ten opzichte van de jaren Wens: meer draagvlak en betrokkenheid regiogemeenten Ten eerste is de wens uitgesproken tot meer draagvlak en betrokkenheid van de regiogemeenten bij de regionale samenwerking. Gewenst is de samenwerking op Voorne-Putten meer vanuit de inhoud vorm te geven waarbij elke gemeente een goede mate van betrokkenheid voelt en toont. Vanuit de diverse ambtelijke organisaties dient meer verantwoordelijkheid te worden opgepakt. De hoofdverantwoordelijkheid voor sturing hierop ligt bij de vier gemeentesecretarissen. Om aan deze wens tegemoet te komen is het noodzakelijk dat elke regiogemeente voldoende kwaliteit en kwantiteit levert voor de werkgroepen. Om het draagvlak voor de regionale samenwerking te vergroten zal elke gemeente vertegenwoordigd te zijn in het strategisch programmabureau. Ook zal in het eerste kwartaal 2015 een brede bijeenkomst worden georganiseerd waarin aan de afdelingshoofden en werkgroepen de wijze van samenwerking op Voorne-Putten wordt gepresenteerd. In de loop van 2015 moet hier verder vorm aan worden gegeven, zodat de regionale samenwerking meer gaat leven bij de regio-ambtenaren. Wens: efficiëntere voorbereiding gemeenschappelijke radenbijeenkomsten Een paar keer per jaar vindt een gemeenschappelijke radenbijeenkomst plaats. De griffiers van de diverse gemeenten hadden hierbij in 2014 ter ondersteuning van de Klankbordgroep de voorbereidende rol op het procesmatige vlak waarbij, indien gewenst, de inhoudelijke invulling vanuit de pfo s moest worden aangeleverd. Deze wijze van samenwerking blijkt in de praktijk niet efficiënt. Voorgesteld wordt de verantwoordelijkheid voor het organiseren van gemeenschappelijke radenbijeenkomsten neer te leggen bij het strategisch programmabureau, in nauwe samenwerking met de griffiers c.q. de coördinerend griffier. De inhoud voor deze bijeenkomsten moet worden gevoed vanuit de diverse portefeuillehoudersoverleggen. Dit zal in 2015 vorm krijgen in minimaal drie bijeenkomsten: 1) Eerste kwartaal: bespreking jaarplan en terugblik afgelopen jaar. Zo nodig aangevuld met inhoudelijke onderwerpen. 2) Juni of augustus: bespreking stand van zaken jaarplan lopende jaar. Zo nodig aangevuld met inhoudelijke onderwerpen. 3) Oktober of november: inhoudelijke onderwerpen. Onderwerpen die mogelijk besproken kunnen worden in deze bijeenkomsten zijn: Anticipeerregio, Metropoolregio, uitwerking Gebiedsvisie, Woonvisie, Ontwikkeling merk OP Voorne-Putten, stelselwijziging Toerisme en Recreatie, Toeristisch-recreatieve visie, Veiligheidsregio Rotterdam- Rijnmond, bovenlokale verkeers- en vervoersplannen. Begroting RVP-middelen 2015 e.v. Voor 2015 dient een nieuwe begroting te worden opgesteld. De uitgangspunten hiervoor zullen moeten worden vastgelegd. De beschikbare middelen bestaan uit drie posten. 12

13 Ten eerste is er een restpost van het jaar 2014 van ongeveer ,-, waarvan reeds ,- is in 2014 toegezegd aan de projecten Gebiedsperspectief Noordrand en Woonvisie. Ten tweede hebben de afzonderlijke gemeenten voor de jaren budgetten beschikbaar gesteld voor de intergemeentelijke samenwerking. In totaal bedroegen deze gezamenlijke bijdragen ,- (Bernisse/Brielle/Westvoorne elk , Hellevoetsluis , Spijkenisse ), waardoor indexering het totaal bedrag is toegenomen tot in totaal ,-. Dit budget is ingezet voor de nu bestaande ondersteuning van de samenwerking en voor de financiering van gemeenschappelijke en/of multidisciplinaire projecten. Vooralsnog wordt uitgegaan van dezelfde bijdragen in Tot slot komen er middelen beschikbaar door het wegvallen van de Stadsregio Rotterdam. De Stadsregio Rotterdam ontvangt van de gemeenten een bedrag van 4,65 per inwoner. De totale bijdrage (in het jaar 2013) bedraagt voor de gezamenlijke gemeenten: Voor de MRDH wordt in de conceptbegroting een inwonerbijdrage voorgesteld van 2,45 per inwoner. Voor de gezamenlijke gemeenten betekent dit een bijdrage van ,-. Dit houdt in dat van het totaalbedrag vrijvalt. In eerdere besluitvorming is door de Colleges en Raden aangegeven (een deel van) de vrijvallende middelen in te zetten voor de intergemeentelijke samenwerking op Voorne-Putten, inclusief de vrijvallende taken van de SRR. Voorgesteld wordt om deze middelen in te zetten om de formatieve uitbreiding van het strategisch programmabureau te kunnen realiseren, alsmede ten behoeve van mogelijk kosten voor incidentele bovenregionale samenwerking en integrale projecten. Hiermee ontstaat onderstaande beeld van de totale begroting (bedragen afgerond op 1.000,-) Inkomsten bedrag Uitgaven bedrag Restpost 2014 (eenmalig) Historisch bijdragen per gemeente Personeelskosten Website/communicatie/ bijeenkomsten Vrijvallende middelen Stadsregio Rotterdam Rijnmond Projecten, ondersteuning en PM Reeds aangegane verplichtingen in Bijdragen (incidentele) bovenregionale samenwerking Totaal , , e.v. (bedragen afgerond op 1.000,-) Inkomsten bedrag Uitgaven bedrag Restpost 2015 (eenmalig) PM Personeelskosten

14 Historisch bijdragen per gemeente Website/communicatie/ bijeenkomsten Vrijvallende middelen Stadsregio Rotterdam Projecten en PM Bijdragen (incidentele) bovenregionale samenwerking Totaal , ,- Bovenstaande uitgangspositie betekent dat ook voor de jaren 2016 e.v. jaarlijks budget vanuit de begroting beschikbaar is voor het leveren van een bijdrage aan integrale, inhoudelijke strategische projecten. Naamswijziging Het strategisch programmabureau heeft voornamelijk procesmatige en strategische taken, waarbij de inhoudelijke vulling afkomstig is vanuit de diverse werkgroepen. Ook projectleiders worden veelal vanuit de diverse werkgroepen geleverd. De naam projectteam past daarom niet goed meer bij de taken van het team. Gekozen is om vanaf 2015 de naam strategisch programmabureau te gebruiken. Dit is in lijn met het besluit van de Regiegroep Voorne-Putten. Jaarplan 2015 Eén van de taken van de ambtelijk secretarissen van de pfo s is het opstellen van een jaarplan. Voor 2015 zijn de jaarplannen voor de verschillende portefeuillehoudersoverleggen opgesteld, gebaseerd op de Strategische agenda en de lopende activiteiten. Deze jaarplannen zijn opgenomen als bijlage 3 en maken onderdeel uit van de Strategische agenda. 14

15 BIJLAGE 1: Overzicht bestuurlijke en ambtelijke samenwerking Voorne-Putten MRDH/SRR Provincie Rijk SPB REGIEGROEP VP PFO RO c.a REO- VP PFO- T&R Kamer ZW PFO-Maza RO WO Wg WABO Duurz.h Water EZ Coördinerend portefeuillehouder T&R Ambt. Kamer ZW jeugd Ond. Zorg SZ B&W Brielle B&W Hellev.sluis B&W Nissewaard Gemeenteraden Ad hoc werkgroepen B&W Westvoorne Bestuurlijk Ambtelijk Stuurgroep: 2 leden per College, w.o. burgemeester, 1 gemsec en 1 griffier; PFO en wg: tenminste 1 pfh per gemeente c.q. 1 medewerker p.g. 15

16 16

17 BIJLAGE 2: Concretisering onderwerpen Strategisch Programmabureau Onderstaand een eerste overzicht van strategische onderwerpen, waarbij het SPB een coordinerende, stimulerende dan wel trekkersrol vervult. Voor een nadere omschrijving van de diverse onderdelen wordt verwezen naar de uitgebreidere werkplannen in bijlage 3. Te verdelen onder de strategische beleidsadviseurs: Vrijvallende taken SRR: 1. Ruimtelijke Ordening: a. Organiseren, coördineren, voorbereiden en advisering regionale en bovenregionale afstemming en overleg Ruimtelijke ontwikkelingen. b. Coördineren, afstemming en advisering overleg provincie op het terrein van RO c. Opstellen gezamenlijke reacties hogere overheden betreffende RO. 2. Wonen: a. Coödinatie, afstemming, advisering, organiseren overleg tussen gemeenten en met externe partijen, alsmede monitoring Woningmarktafspraken. b. Bovenregionale afstemming en advisering, incl. de propvincie woningmarktafspraken. c. Coördineren, afstemmen, ondersteuning, advisering pfo en, ook ten behoeve van het overleg met de externe partners en op bovenregionaal niveau betreffende een woonruimtebemiddelingssysteem. 3. Duurzaamheid: a. Coördineren, organiseren, afstemmen en adviseren regionaal overleg Duurzaamheid. b. Bovenregionale samenwerking t.b.v. uitvoering gezamenlijke projecten. 4. Coördineren, afstemmen en adviseren uitvoering RGSP3, met name Krekenplan. Strategische taken: 1. Strategische agenda (opstellen, rapportages, evaluatie) 2. Afstemming onderwerpen tussen portefeuillehoudersoverleggen 3. Overleg tussen voorzitters van de werkgroepen VP 4. Anticipeerregio Coördinatie en advisering traject bevolkingstransitie ten behoeve van de verschillende ambtelijke werkgroepen en pfo en. Organisatie afstemming externe partners. 5. MRDH-AB Coördinatie. Voorbereiding en afstemming advisering. 6. Metropoolregio: VenV Coördinatie VenV-aspecten met overige pfo en. 7. Metropoolregio: EV, werkprogramma s Coördinatie inbreng werkgroepen, afstemmen tussen beleidsvelden en advisering. 8. Regio-overstijgend overleg Jeugd, zorg, onderwijs, sociale zaken Coördinatie en afstemming in bovenregionale samenwerking, overleg externe partners. 9. Uitwerking Noordrand VP Ondersteuning en afstemming werkgroepen, advisering pfo en. 10. Woonvisie VP Ondersteuning en afstemming werkgroepen, advisering pfo en. 11. Bestuurlijke tafel Ruimte Organisatie, Coördinatie en afstemming, advisering, bovenregionaal overleg externe partners. 12. Deltaprogramma Coördinatie, afstemming en advisering; bovenregionaal overleg overleg externe partners. 13. Windenergie (convenant en PlanMER). 17

18 Coördinatie, afstemming en advisering; bovenregionaal overleg overleg externe partners 14. Visie TenR VP Ondersteuning en afstemming werkgroepen, advisering pfo en. 15. Woningmarkafspraken (weestaak SRR) Coördinatie, afstemming,ondersteuning, advisering pfo en, bovenregionaal overleg overleg externe partners 16. Woonruimtebemiddeling (weestaak SRR) Coördinatie, afstemming,ondersteuning, advisering pfo en, bovenregionaal overleg overleg externe partners 17. Marketingorganisatie OP VP Ondersteuning werkgroep, pfo, advisering, overleg externe partners. 18. Stelselwijziging natuur- en recreatiegebieden Ondersteuning, afstemming, advisering, bovenregionaal overleg Afstemming trajecten op gelijkluidende onderwerpen (zoals betrekken bedrijfsleven bij beleid VP: MRDH, VP, anticipeerregio, Tafel van 9) Overige werkzaamheden Strategisch bureau: 1. Voeren secretariaat portefeuillehoudersoverleggen; 2. Coördinatie van de ambtelijke werkgroepen, bestaande uit medewerkers van de afzonderlijke gemeenten; organiseren gezamenlijk overleg voorzitters (1x per 6 weken) en werkgroepen (3x per jaar). 3. Coördinatie (en uitvoering) gezamenlijke inbreng bovenregionale samenwerkingsverbanden; 4. Bewaken strategische aspecten; 5. (Doen) Opstellen strategische voorstellen, notities en reacties namens de gezamenlijke gemeenten. 6. Voeren van het secretariaat van de Regiegroep Voorne-Putten 7. Communicatie rond de samenwerking. 8. Voorbereiding gezamenlijke radenbijeenkomst in nauwe samenwerking met de griffiers. 18

19 19