Professionele medezeggenschap voor de praktijk 3 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR

Transcriptie

1 Professionele medezeggenschap voor de praktijk 3 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR Mr. Heleen Hoogeveen

2 De reeks Professionele medezeggenschap voor de praktijk is een coproductie van GITP en Performa Uitgeverij. Jaarlijks verschijnen er meerdere boeken in de reeks. Tot nu toe zijn verschenen: Deel 1: Handvatten voor de medezeggenschap Deel 2: Basisboek voor OR & PVT Deel 3: Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR Eindredactie Wanne van den Bijllaardt Wander de Groot Tekstcorrectie Heleen van der Maas Uitgever Hans Delissen Cartoons Ad Oskam Ontwerp omslag Anita Amptmeijer, Agraphics design Grafische productie Twin Media 2011 GITP/Performa Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/ of openbaar worden gemaakt door middel van grafische of elektronische technieken of op welke andere wijze dan ook zonder schriftelijke toestemming van de auteur, de uitgever en GITP. U kunt zich hiertoe richten tot GITP, Stationsstraat 29, 5038 EC Tilburg, medezeggenschap@gitp.nl. Bestellen: Performa Uitgeverij BV, Torenstraat 144 B, 2513 BW Den Haag, (070) , info@performa.nl. ISBN: NUR: 807

3 Voorwoord Arbo is ongetwijfeld een van de meest veelbesproken onderwerpen in uw OR of PVT. En terecht! Weinig is zo belangrijk als de veiligheid en gezondheid van werknemers. Van oudsher associëren de meeste mensen arbeidsomstandigheden met zaken als veilige machines in een fabriek, struikelgevaar in een magazijn en gehoorbescherming in een lawaaiige productiehal. In de afgelopen decennia is de nadruk echter steeds meer komen te liggen op de psychische veiligheid en gezondheid van werknemers. Natuurlijk zijn er op de werkvloer nog steeds risico s op oude arbeidsongevallen, maar het veilig omgaan met machines en gevaarlijke stoffen is vaak al beter geregeld. Tegenwoordig lopen werknemers steeds meer gevaar door agressieve klanten, pestgedrag van collega s en toenemende werkdruk. Dit boek gaat daarom niet alleen over de ouderwetse fysieke veiligheid en gezondheid, maar ook over moderne aspecten zoals psychosociale arbeidsbelasting en medewerkertevredenheid. En over het de nieuwste trends in organisaties, zoals vitaliteit & gezondheid en Het nieuwe werken, die ook hun weerslag hebben op het arbobeleid. Gelukkig heeft u als OR veel wettelijke bevoegdheden als het gaat om het vormgeven van arbobeleid in organisaties. Dit boek geeft inzicht in wat uw medezeggenschapsrechten en -plichten zijn, zodat u ook een betere gesprekspartner voor uw bestuurder bent. U leest niet alleen welke risico s werknemers lopen als de arbeidsomstandigheden niet goed zijn geregeld, maar ook wat uw rol als OR is bij risico-inventarisaties en evaluaties en bij verzuimbeleid. U krijgt praktische tips, checklists en voorbeelden, zodat uw rol bij arbo concreet wordt. Tevens maakt u kennis met alle spelers die zijn betrokken bij het arbobeleid en kunt u nagaan of de instelling van een arbocommissie zinvol is voor uw OR. Met dit boek maakt u meer kans dat goede arbeidsomstandigheden onderdeel worden van het organisatiebeleid. Graag bedank ik Arjan Broere voor zijn tekstuele bijdragen, Ruud Voogt voor het hoofdstuk Vitaliteit & gezondheid en Anita de Ridder voor haar kritische blik op het boek. Veel leesplezier! Mr. Heleen Hoogeveen

4

5 Inhoudsopgave Inhoud 1. Medezeggenschap en arbo Arbowetgeving Arbobeleid De risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) Verzuim- en re-integratiebeleid

6 Basisboek Arbeidsomstandigheden en OR 6. Vitaliteit & gezondheid Het nieuwe werken 97 Bijlage 1: Bijlage 2: Tekst Arbowet Bijlage 3: Informatie over GITP en de auteur 127

7 Medezeggenschap en arbo 1 in de Arbowet. De werkgever is hier primair verantwoordelijk voor. Hij moet zorgen dat de werkplek voldoet aan alle wettelijke normen. Maar ook van de ligheidsregels in acht nemen. Juist omdat de verantwoordelijkheid zowel bij werkgever als bij werknemer ligt, is het goed (en vaak ook wettelijk verplicht) dat beide partijen betrokken zijn bij het maken en uitvoeren van beleid op het gebied van arbo. Het is dus voor de hand liggend dat de OR hier voor zijn achterban een grote rol in speelt. De bevoegdheden van de OR Gelet op het belang van gezond en veilig werken speelt de OR een belangrijke rol bij het arbobeleid in de organisatie. De OR heeft daarbij flink wat bevoegdheden die vastgelegd zijn in de Wet op de ondernemingsraden, zoals het instemmingsrecht (artikel 27), het adviesrecht (artikel 25), het initiatiefrecht (artikel 23), de stimulerende taak van de OR (artikel 28), het recht op informatie (artikel 31) en het recht op het inhuren van externe deskundigen (artikel 16). Instemmingsrecht Het belangrijkste recht uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is het instemmingsrecht. De OR en de PVT hebben instemmingsrecht bij de vaststelling en wijziging van het arbobeleid van de organisatie. In artikel 27 lid 1d staat letterlijk: De ondernemer behoeft de instemming van de ondernemingsraad voor elk door hem voorgenomen besluit tot vaststelling, wijziging of intrekking van: een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of het re-integratiebeleid. afspraken zijn gemaakt over arbobeleid in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) of in een publiekrechtelijke regeling als een sectorale arbocatalogus. In dat geval is dat deel van arbobeleid wat op collectief niveau is geregeld niet meer instemmingsplichtig. Wel geldt dat het instemmingsrecht voor de OR voor alle zaken waar de werkgever volgens de collectieve regeling zogenaamde regelvrijheid heeft. Dit geldt bijvoorbeeld voor de taken van de preventiemedewerker en de organisatie van de bedrijfshulpverlening (BHV). Het is van belang om te weten dat het instemmingsrecht gaat over een regeling, oftewel een besluit van algemene strekking. Dat kan in de vorm van een beleidskader, een reglement of een protocol. Het maakt niet uit of het een tijdelijke of permanente regeling is. Ook zogenaamde pilots zijn instemmings- 9

8 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR plichtig, zeker als zij gevolgen hebben voor personeel. In de praktijk zal de OR regelmatig met de bestuurder discussiëren of een besluit instemmingsplichtig is of niet. De OR moet vooral in de gaten houden of het om een regeling gaat en wat de inhoud van die regeling is. In ieder geval wel instemmingsplichtig zijn: Arbowet); met de arbodienst (artikel 13 Arbowet); wet). Instemming en arbo In de overlegvergadering tussen OR en bestuurder staan bijvoorbeeld de volgende arbo-gerelateerde onderwerpen op de agenda: agressie of pesten op de werkvloer gemeten wordt, is het instemmingsplichtig. De benoeming van een vertrouwenspersoon en aanleggen van verlichting is waarschijnlijk terug te vinden in de RIE en het plan van aanpak, waarop de OR al instemming heeft gegeven. Het gaat dan louter om uitvoering, wat meestal niet instemmingsplichtig zal zijn. Wanneer de werkgever veiligheidsschoenen aankoopt voor werknemers, is dat niet instemmingsplichtig. De regeling waarin het gebruik van veiligheidsschoenen is voorgeschreven wel. Adviesrecht De OR kan ook vanuit het adviesrecht (artikel 25 WOR) aspecten van arbo aan de orde stellen. Bij belangrijke investeringen bijvoorbeeld, of bij de invoering van nieuwe technologie, krijgt de OR een adviesaanvraag. In een adviesaanvraag belicht de werkgever de beoogde maatregel, de redenen van invoering, de gevolgen van de maatregel voor de werknemers en de wijze waarop nadelige gevolgen voor werknemers het hoofd worden geboden. Het is raadzaam geïntegreerd onderdeel van de OR-advisering. Dat kan ertoe leiden dat er nadere analyses plaatsvinden, er een deel-rie moet komen of nader advies wordt gevraagd aan de arbodienst, zodat het voorgenomen besluit arbo-proof is. 10

9 Medezeggenschap en arbo Adviesrecht en arbo De bouw van een nieuwe fabriek is een adviesplichtig onderwerp. Het is logisch dat de OR direct de arbo-aspecten in het advies meeneemt. De bestaande RIE kan er bijvoorbeeld toe dienen dat huidige risico s in het nieuwe pand niet langer voorkomen. Initiatiefrecht Als derde wettelijke bevoegdheid kan de OR zelf initiatieven ontplooien door gebruik te maken van het initiatiefrecht uit artikel 23 van de WOR. De OR kan het beste met een in grote lijnen uitgewerkt plan komen. De OR kan de bestuurder bijvoorbeeld voorstellen om een themaweek over arbo te organiseren, met lezingen en workshops. Of de OR vraagt om voorlichtingsbijeenkomsten waar een specialist til-instructies geeft. Of de werkgever verzoeken een arbeidsdeskundige advies op maat te laten geven over de juiste inrichting van alle beeldschermwerkplekken. De bestuurder moet reageren op voorstellen van de OR. Stimulerende taak OR Als laatste handvat uit de WOR heeft de OR de mogelijkheid haar stimulerende taak op te pakken. In artikel 28 van die wet staat dat de OR zoveel mogelijk toeziet op de naleving van de regels die in de organisatie gelden. Ook voorschriften op het gebied van arbeidsomstandigheden vallen hieronder. Mocht de werkgever zich niet aan de wettelijke regels houden, dan kan de OR met een beroep op de algemene geschillenregeling (artikel 36 WOR) via de bedrijfscommissie en daarna de kantonrechter naleving eisen. Er zijn drie bedrijfscommissies, namelijk Markt 1 (profit organisaties), Markt 2 (non-profitorganisaties) en Overheid. Geen RIE gemaakt? De directie van een adviesbureau schuift het opstellen van een RIE steeds voor zich uit. Ondanks herhaalde aansporingen van de OR ziet de bestuurder de laatste overlegvergadering heeft de OR de bestuurder een termijn gesteld waarbinnen de RIE gemaakt moet worden. Wanneer de termijn is verstreken en geen enkele stap door de bestuurder is gezet, dient de OR een verzoek tot bemiddeling en advies bij de bedrijfscommissie in. Dat blijkt te werken: vlak voordat de bedrijfscommissie de zaak behandelt, begint de bestuurder met het opstellen van de RIE. De OR kan daardoor het verzoekschrift bij de bedrijfscommissie intrekken. 11

10 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR Overige rechten uit de WOR Er zijn nog meer belangrijke passages in de Wet op de ondernemingsraden. De OR heeft recht op informatie om zijn werk goed te kunnen doen (artikel 31). De OR kan zich laten bijstaan door een (externe) deskundige (artikel 16), al moet de OR de werkgever daarover informeren als er kosten mee zijn gemoeid (artikel 22). Omgekeerd moet de werkgever de OR informeren als hij zelf een externe deskundige inschakelt bij instemmingsplichtige arbozaken (artikel 31c). Uw OR heeft dus volop mogelijkheden om invloed uit te oefenen op arbo in uw organisatie. Maar soms kunt u wellicht door de bomen het bos niet meer zien. Daarom geven wij u in de vele kaders door het hele boek heen praktische tips en voorbeelden waar u als OR-lid uw voordeel mee kunt doen. De rol van de arbocommissie Veel ondernemingsraden hebben een eigen commissies die zich bezighoudt met specialistische onderwerpen zoals financiën of arbeidsomstandigheden. De OR is wettelijk gerechtigd zo n vaste commissie in te stellen (artikel 15 lid 2 WOR). De wet schrijft voor dat een vaste commissie voor tenminste de helft plus één uit OR-leden bestaat. Een commissie is dus een goede vorm om ook niet-or-leden bij de medezeggenschap te betrekken. Het vormen van een officiële commissie heeft als voordeel dat commissieleden recht hebben op scholing (tenminste drie dagen per jaar), uren krijgen voor overleg en het gebruik van voorzieningen is geregeld. Daarnaast kan het instellen van een commissie de efficiëntie van de medezeggenschap vergroten. De commissie kan een voorbereidende rol voor de OR hebben, maar ook gehele instemmings- en adviestrajecten zelfstandig afwerken. Oprichting arbocommissie Een van de meest voorkomende OR-commissie is de arbocommissie. Deze heet ook wel de VGW- of VGW(M)-commissie, wat staat voor de aspecten Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en eventueel Milieu: voorkomen van ongevallen, incidenten; : voorkomen van gezondheidsrisico s; : de wetgever heeft de term welzijn vervangen door de term psychosociale arbeidsbelasting (PSA); : zorg voor het omringende ecosysteem. Het aspect milieu hoort eigenlijk niet onder arbeidsomstandigheden, omdat de Arbowet de term niet kent. Bovendien kent de WOR voor VGW-aangelegenheden het instemmingsrecht, terwijl milieuaangelegenheden onder het adviesrecht vallen. Anderzijds is er een verwantschap tussen het veilig maken van de organisatie en het zorgen voor een goede verwerking van afval, zuiveren van lucht en klimaat en dergelijke. 12

11 Medezeggenschap en arbo Plaats van de arbocommissie Vooral in grotere organisaties waar veiligheid en gezondheid vanwege de aard van het werk erg belangrijk is (industrie, bouw), heeft de OR meestal een arbocommissie ingesteld. De arbocommissie kan verschillende bevoegdheden hebben binnen de medezeggenschapsstructuur. De meest traditionele is een arbocommissie die de OR adviseert. De OR houdt daarbij de formele bevoegdheden en overlegt met de bestuurder, de commissie adviseert de OR en de commissieleden die tevens OR-lid zijn voeren het debat in de overlegvergadering. Een minder voorkomende vorm is wanneer de OR zijn bevoegdheden geheel of gedeeltelijk overdraagt aan de arbocommissie, die in dat geval vaak rechtstreeks met de bestuurder overlegt. Waakhond of meedenker? Grofweg kunnen twee typen commissies worden onderscheiden:. Een deskundige commissie met uitgebreide kennis van voorschriften en regels die als voornaamste taak heeft te controleren. Controle op gebruik van persoonlijke beschermingsmiddelen door werknemers, het organiseren van toolboxmeetings door projectleiders, het instrueren van nieuwe werknemers, het toezien op naleving van voorschriften door het management, nagaan of de arbodienst in de RIE compleet is geweest, de werkgever tips geven voor een goed verzuimbeleid.. Een deskundige commissie die arbeidsomstandigheden ziet als integraal aandachtsveld. Arbeidsomstandigheden worden gekoppeld aan arbeidsinhoud, -voorwaarden en -verhoudingen om de optimale zorg voor de mens in de organisatie te waarborgen. Deze commissie denkt mee op strategisch en tactisch niveau (visie op welzijn in HR-visie, werken aan een verzuimbeleid). Visie en doelen Het is verstandig dat de commissie een visie formuleert die het belang van en de kijk op arbeidsomstandigheden weergeeft. Een visie is wat abstracter en tijdlozer dan doelen of een werkplan. Door aan te geven waar de commissie voor wil staan, is het makkelijker acties te bepalen. Wat zijn de centrale waar- De commissie kan ook aangeven wat ze op de middellange termijn van enkele haar speerpunten en werkwijzen zijn. Dit beleidsplan communiceert aan interne en externe partijen de inzet en prioriteiten die de commissie heeft. De ene commissie zal willen dat het management meer aandacht krijgt voor welzijn en gezondheid, terwijl een andere commissie wil dat werknemers in teams gaan praten over arbeidsomstandigheden, terwijl weer een andere commissie vooral in zal zetten op het voorzien in instructie en opleiding. 13

12 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR Taken De commissie kan zich bezighouden met alle arbozaken die (als er geen commissie zou zijn) bij de OR liggen. De taken van de commissie zijn afhankelijk van wat er is geregeld in het instellingsbesluit van de arbocommissie en van de overige afspraken die OR en commissie hebben gemaakt. In eerste lijn informeert en adviseert de commissie de OR. Daarnaast kan de commissie ook met andere partijen overleggen over arbozaken. Vooral overleg met de werkgever/bestuurder is daarbij essentieel. De werkgever heeft een preventiemedewerker aangewezen en waarschijnlijk nog andere functionarissen die de arbozorg vormgeven. Uiteraard is het voor de commissie van belang met die personen contact te hebben. Om een integrale aanpak te garanderen dient de aandacht op het hele arboterrein te liggen en niet op een enkel aspect daarvan (zoals bijvoorbeeld veiligheid). Daarnaast kan de commissie met de arbodienst communiceren en deze beschouwen als een adviseur voor werkgever én medezeggenschap. De arbocommissie kan herhaaldelijk aandacht vragen voor arbeidsomstandigheden door bij alle advies- en instemmingsaanvragen en andere OR-thema s na te gaan of er aspecten van arbo aan verbonden zijn. De commissie kan in dat soort gevallen een arboparagraaf in adviezen schrijven. Een nieuwe manier van werken, een nieuw softwarepakket, maar ook andere werktijden en roosters hebben raakvlakken met arbo. De arbocommissie heeft tot slot een netwerk nodig om informatie te verzamelen, invloed uit te oefenen op lopende zaken of een toelichting te krijgen op zaken die wellicht niet in de officiële stukken staan. Met andere woorden: voor nét dat beetje extra informatie en invloed is het opereren in een netwerk nodig. Tip Het is voor de OR van belang om informatie te verzamelen over het arbobeleid. vertrouwenspersoon, de bedrijfshulpverlener, de HR-afdeling, de arbodienst niet afhankelijk van de bestuurder. U komt soms zelfs sterker te staan in het overleg met de bestuurder. 14

13 Medezeggenschap en arbo Checklist arbo- of VGW(M)-commissie A. Instelling ja/nee actie 1. De commissie is een officiële vaste commissie. Instellingsbesluit, regeling voor vrijstelling. 2. Er zijn OR-bevoegdheden (overlegrecht, informatierecht en/of instemmingsrecht op arboregelingen) aan de commissie gemandateerd. 3. De commissie heeft een visie vastgelegd die aangeeft wat de commissie belangrijk vindt. 4. De werkwijze van de commissie is helder. 5. De commissie heeft aandacht voor veiligheid, voor gezondheid en voor psychosociale arbeidsbelasting (PSA). 6. De commissie pakt ook verzuimbeleid op. 7. De commissie heeft een actieplan/werkplan. 8. Anders, te weten: B. Overleg ja/nee actie 1. Er zijn afspraken met de arbodienst gemaakt over gegevens, overleg, en/of advisering. 2. De commissie overlegt regelmatig met de werkgever. 3. De commissie overlegt met arboprofessionals in de organisatie, zoals de preventiemedewerker. 4. De commissie overlegt met: de kerndeskundige; de bedrijfsarts; andere medewerkers van de arbodienst. 5. De commissie houdt achterbanberaad. 6. Anders, te weten: C. Informatie ja/nee actie 1. De commissie krijgt verzuimgegevens en -analyses. 2. De commissie ontvangt adviezen van de arbodienst. 3. De commissie krijgt incidenten- en ongevallenrapportages. 4. De commissie krijgt veralgemeniseerde verslagen van de periodieke arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (PAGO s) 15

14 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR C. Informatie ja/nee actie 5. De commissie krijgt de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) en plan van aanpak. 6. De commissie krijgt de jaarlijkse rapportage op de voortgang van het plan van aanpak. 7. De commissie is op de hoogte van voorlichting en onderricht, toolboxmeeting, audits en dergelijke. 8. Anders, te weten: D. Acties ja/nee acties 1. De commissie adviseert de OR over arbozaken. 2. De commissie handelt instemmingsaanvragen af of bereidt ze voor. 3. De commissie neemt zelf initiatieven. 4. De commissie participeert in projecten als de RIE. 5. De commissie houdt rondgangen. 6. Anders, te weten: Conclusie(s) 16

15 Medezeggenschap en arbo Checklist informatiebronnen over arbo voor de OR Informatiebronnen Wet- en regelgeving Cao-bepalingen op het vlak van arbeidsomstandigheden Arbocatalogus van de branche Een actuele risico-inventarisatie en -evaluatie, inclusief plan van aanpak Jaarlijkse rapportage over de voortgang op het plan van aanpak Adviezen of rapporten van de arbodienst Documenten over het arbobeleid en de arbo-organisatie (BHV, preventiemedewerker) Beleid tegen PSA Verzuimbeleid, -cijfers, -analyses Periodieke gesprekken met de arbodienst. Ongevallen en incidenten en analyses daarvan Meldingen van beroepsziekten Aanwijzingen en brieven van de arbeidsinspectie Beleid bij calamiteiten, zoals ontruimingsplannen gebruikt worden, zoals toolboxmeetings Beleid op het vlak van persoonlijke beschermingsmiddelen Rapportages over periodieke arbeidsgezondheidskundige onderzoeken (PAGO s) Vergunningen op het vlak van milieu Gegevens rond milieuvergunningen en milieueffectrapportages Kwaliteitsaudits Medewerkertevredenheidsonderzoeken Werkoverleggen Exitgesprekken Gesprekken met management, de werkgever, staffunctionarissen (KAM, arbo, P&O/HRM), middelmanagement Vakbladen, tijdschriften, studiedagen en symposia, internet bekend bij OR ja/nee nuttig voor OR ja/nee 17

16 Basisboek Arbeidsomstandigheden & OR Netwerk Preventiemedewerker Arboteam / arbocoördinator HRM/P&O Afdelingscoördinatoren Andere medezeggenschapsorganen in de organisatie Arbodienst Bedrijfsarts Kerndeskundige Arbeidshygiënist A&O-psycholoog Arbeidsinspectie Brandweer Gemeente Vakbonden Uitzendbureaus Werkgeversorganisatie Belangenorganisaties Adviseurs/opleiders op arbogebied contact met OR nuttig voor OR 18