Algemene rottenvergadering donderdag 2 maart 2017

Transcriptie

1 Algemene rottenvergadering donderdag 2 maart 2017 raadzaal van het Stadhuis Verslag Aanwezige rotten: Aldestraat, Catharina, De Gerlachestraat, De Schors, Diesterstraat, Kempische Wijk, Jachthaven Kanaalkom, Leopoldplein, Lombaardstraat-Zwanestraat-Groenplein, Maastrichtersteenweg, Maastrichterstraat, Melkvoetstraat, Molenpoortplein-Gasthuisstraat- Kattegatstraat, Paardsdemerstraat-Bonnefantenstraat, Patio De Eenhoorn, Thonissenlaan, Schrijnwerkersstraat, Stella Maris (Windmolenstraat), Toekomststraat-A. Rodenbachstraat, Walputstraat, Zuivelmarkt Verontschuldigde rotten: Hoogstraat, Koningin Astridlaan, Witte Nonnenstraat Vertegenwoordigde organisaties: Virga Jessecomité & werkgroep rotten (verslag); stadsbestuur & dienst cultuur, technische dienst en dienst wijkmanagement, JCI, IC Verzekeringen 1. De Belleman opent de vergadering met vervolgens officiële foto 2. Welkom door burgemeester Nadja Vananroye De burgemeester bedankt alle rotten voor hun engagement en passie om van de Virga Jessefeesten een uniek verhaal te maken. De Virga Jessefeesten zijn een periode van verbinding. Er worden in de voorbereiding vriendschappen gesmeed en buren komen korter bij elkaar. 3. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid, rechtsbijstand en lichamelijke ongevallen medewerkers rotten (Carla Haenen, IC Verzekeringen) Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid conform de wetgeving op het vrijwilligerswerk, rechtsbijstand Belangrijk: wetgeving op het vrijwilligerswerk, informatieplicht en bescherming vrijwilliger.. Als een vrijwilliger een fout maakt waarbij iemand anders schade heeft, is de organisatie daar aansprakelijk voor. De organisatie dient die schade te vergoeden of te herstellen én moet zich verplicht verzekeren voor Burgerrechtelijke Aansprakelijkheid Schade aan zichzelf lichamelijke ongevallen valt hier niet onder. In sommige gevallen kan het zijn dat de vrijwilliger toch persoonlijk aansprakelijk gesteld wordt.

2 Hij maakt telkens dezelfde fout, ook al werd daar al vaker op gewezen, bijvoorbeeld: materiaal laten rondslingeren, instructies negeren, Hij maakt een zware fout, bijvoorbeeld: de vrijwilliger is dronken tijdens het vrijwilligerswerk en veroorzaakt daardoor schade. Hij pleegt bedrog of maakt met opzet een fout, bijvoorbeeld diefstal Strafrechtelijke aansprakelijkheid valt nooit onder immuniteit. Let op, het is niet aan de organisatie om te bepalen dat een vrijwilliger niet langer immuun is. Dat is een beslissing van de rechter. Iedere medewerker dient voorafgaand aan de activiteiten, de identificatiefiche die ter beschikking wordt gesteld door het Virga Jessecomité, in te vullen en te overlopen samen met de aangestelde verantwoordelijke Welke dekking dient door de organisatie voorzien te worden conform de wetgeving? Per schadegeval wordt de waarborg verleend ten bedrage van: - lichamelijke schade: ,24 euro* - materiële schade: ,00 euro niet geïndexeerd met een minimum van ,81 euro * bedrag verbonden aan de index der consumptieprijzen

3 Aandachtspunt: Contracten die eventueel zouden afgesloten worden voor huur van materialen moeten goed nagezien worden met betrekking tot de bepalingen rond verzekeringen. Het niet naleven van de contractuele bepalingen kan na een schadegeval zware financiële gevolgen hebben voor de organisatie. Dit zit niet vervat in de dekking burgerlijke aansprakelijkheid = contractuele aansprakelijkheid. Lichamelijke ongevallen medewerkers Wordt niet opgelegd door de wetgever! Het Virga Jessecomité heeft gezorgd voor een verzekering! Dekking die voor de vergoedingen bij overlijden, blijvende invaliditeit, tijdelijke ongeschiktheid (bij bewezen loonverlies) gebaseerd is op het wettelijk maximum dat vandaag is vastgesteld op ,43 euro. Er is geen beperking op leeftijd. Medische kosten na tussenkomst mutualiteit Info & contact: IC Verzekeringen, Carla Haenen: of c.haenen@icci.insure Het informatieformulier zit in de enveloppe verdeeld aan de rotten. 4. Vergunning voor versieringen rotten (Veerle Bijnens, evenementencoördinator) Voor het plaatsen van versiering op het openbaar domein werd een aanvraagformulier gemaakt. Bedoeling is dat alle formulieren voor Pasen op de dienst Cultuur zijn zodat er een overzicht is wie wat gaat organiseren. Voor vragen kan je steeds bij de dienst Cultuur terecht. Voor specifieke technische vragen kan je bij Eddy, Ludo en Stefan van de Centrale Werkplaatsen terecht. Alle vragen over groen kunnen gesteld worden op de vergadering van PR8 op 14 maart in het stadhuis. Het rot staat zelf in voor de keuring van elektrische installaties. Het keuringsbewijs moet binnen zijn voor de eerste ommegang. De exacte plaatsaanduiding is belangrijk, maar kan aan de hand van een eenvoudig schets. Let er ook op dat alles toegankelijk blijft voor rolstoelgebruikers en mensen met een buggy. Geef ook tijdig door als er een parkeerverbod in de straat nodig is of de straat moet afgesloten worden voor de opbouw of afbraak zodat tijdig signalisatie kan voorzien worden. Alle vragen mogen ook op het formulier gezet worden. De dienst Cultuur moet de ingevulde formulieren terug hebben voor Pasen. Alle aanvragen moeten samengebracht worden en moeten bekeken worden in functie van andere activiteiten die in augustus georganiseerd worden. De aanvragen zorgen voor heel wat puzzelwerk. Uiteindelijk is het wel de bedoeling dat iedereen optimaal en zoveel mogelijk bediend wordt.

4 Info & contact: dienst Cultuur: of Het informatieformulier zit in de enveloppe verdeeld aan de rotten, staat in het inspiratieboek en is te downloaden op 5. Subsidies voor stads- en provinciegebouwen (Katrien Schaerlaekens, dienst Cultuur en Daniël Lambrechts, Virga Jessecomité) Voor stadsgebouwen, gelegen in een rot: 8,25 euro per lopende meter Voor elk rot is er een brief klaargemaakt om de subsidie aan te vragen. Deze brief moet aan de dienst Cultuur bezorgd worden. Als er geen stadsgebouw in het rot ligt, mag de brief weggegooid worden. De subsidie wordt gestort op het vermelde rekeningnummer na de goedkeuring door de gemeenteraad. Voor provinciale gebouwen, gelegen in een rot: subsidie verloopt via VJ-comité De provincie stort aan het Virga Jessecomité een bedrag om te verdelen onder de rotten waarin provinciegebouwen staan. Het Virga Jessecomité stort het geld aan de rotten, vermoedelijk in juni. De subsidie dient aangevraagd te worden per brief. Info & contact: stadsgebouwen in de rotten: dienst Cultuur: of provinciegebouwen in de rotten: Virga Jessecomité: of De brief om de subsidies aan de stad aan te vragen zit in de enveloppe verdeeld aan de rotten. 6. Creazi (Katrien Schaerlaekens, dienst Cultuur) Creazi is een nevenactiviteit van Okazi, de kringwinkel. Creazi verzamelt in grote aantallen overschotten van materialen zoals bijvoorbeeld papier dat niet meer gebruikt wordt door de drukkerij, plastic potjes, Deze materialen worden opgeslagen op de Cordacampus. Ben je dus nog op zoek naar een leuke versiering en wil je op een milieuvriendelijke manier werken, ga dan zeker eens snuisteren bij Creazi. Je kan bij creazi een dagpas kopen van 5 euro (eenmalig te gebruiken) of een tienbeurtenkaart ter waarde van 25 euro. Je haalt dan zoveel materiaal als je wil. Je kan er elke woensdag van 13 tot 17 uur en elke eerste zaterdag van de maand van 10 tot 13 uur terecht. Info & contact: info@creazi.be of Activiteiten in de rotten (John Martens, Virga Jessecomité) Het is fijn dat alle rotten versierd worden. Om extra veel volk naar de rotten te krijgen, zorgen activiteiten voor een meerwaarde. De rotten kunnen zelf activiteiten organiseren zoals kleine concertjes of toneelstukjes. Let wel op: de Virga Jessefeesten is geen commercieel evenement. Gastvrijheid staat centraal en het gaat om ontmoetingen op mensenmaat. Dat betekent dat de inkom laagdrempelig moet zijn. Het Virga Jessecomité heeft bij de verenigingen gepolst of er interesse is om iets te organiseren. Heel wat verenigingen hebben laten weten iets te willen doen in augustus De komende weken worden de plekken en tijdstippen vastgelegd. Daarom is het belangrijk dat het comité tijdig weet of de rotten ook activiteiten organiseren. Mocht het

5 rot plannen in die richting hebben, laat dit dan even weten aan het Virga Jessecomité, hoe vaag de plannen ook nog zijn. Het comité kan deze activiteiten dan al opnemen in het voorlopige programma. Zo kunnen we eventuele conflicten zoals een optreden van een koor in een bepaalde straat terwijl de hoek om een fanfare speelt. Info & contact: Virga Jessecomité: of 8. Subsidies Hasseltse optredens artistiek aanbod(katrien Schaerlaekens, dienst Cultuur) Wie een optreden van een Hasseltse groep, zanger of zangeres boekt, kan de helft van de uitkoopsom tot een maximum van 500 euro terugkrijgen via de subsidie artistiek aanbod. Voorwaarde: aanvragen, en ook de Hasseltse artiest moet zich registreren en zijn uitkoopsom bepalen In de enveloppe verdeeld onder de rotten zit een brochure met daarin alle uitleg over dit subsidiereglement. Info & contact: dienst Cultuur: of 9. Vergunning activiteiten in de rotten (Veerle Bijnens, evenementencoördinator) Voor alle activiteiten die in de rotten georganiseerd worden, moet er bij de dienst Cultuur een vergunning aangevraagd worden. Hiervoor werd een speciaal formulier ontwikkeld. Enkel de vakken die relevant zijn voor jouw activiteit dienen ingevuld te worden. In het formulier is een materiaallijst opgenomen zodat je kan aanduiden welk materiaal je van de stad zoals bijvoorbeeld podiumelementen wil lenen. De dienst Cultuur zou deze formulieren graag in het bezit hebben tegen Pasen, ook al ligt de activiteit nog niet helemaal vast. Voor de politie is deze informatie ook belangrijk omdat zij om de veiligheid te waarborgen graag weten wat er allemaal in de stad georganiseerd wordt. Info & contact: dienst Cultuur: of Het informatieformulier zit in de enveloppe verdeeld aan de rotten en is te downloaden op Info & contact: : dienst Cultuur: of cultuur@hasselt.be 10. Promotie van activiteiten (John Martens, Virga Jessecomité) Voor de promotie van de activiteiten is er het gedetailleerde programmaboek van de Virga Jessefeesten. Aan de hand van deze gids gaan de bezoekers de rotten en de versieringen bezoeken. De stad geeft ook de brochure Hasselt in hogere sferen met daarin het culturele programma uit. Deze brochure wordt verspreid buiten de provinciegrenzen. Zowel het programmaboek als de brochure komen begin juni uit. Vandaar dat er nu al info over word opgevraagd. Tijdens de feestperiode zelf worden dagprogramma s uitgedeeld of geafficheerd. De activiteiten vind je ook op en uitinvlaanderen.be. Om de informatie aan het Virga Jessecomité te bezorgen, moet je het speciale formulier voor activiteiten gebruiken. De

6 beschrijving van je activiteit is heel belangrijk zodat het Virga Jessecomité duidelijk weet waarover het gaat. UItdatbank Er wordt een warme oproep gedaan om alle activiteiten in de uitdatabank te zetten. Dat kan door te surfen naar en vervolgens eenvoudig de aangeduide stappen te volgen. Zet bij elke activiteit het trefwoord Virga Jessefeesten. Het informatieformulier voor de opname van de activiteiten in de communicatie zit in de enveloppe verdeeld aan de rotten en is te downloaden op Info & contact: Virga Jessecomité: of 11. Sabam (John Martens, Virga Jessecomité) Voor elke activiteit waarop muziek afgespeeld of gespeeld wordt, dient Sabam betaald te worden. Het Virga Jessecomité bekijkt de komende weken of het niet mogelijk is om één globale overeenkomst voor de hele Virga Jessefeesten af te sluiten met Sabam. Dit onderwerp wordt op een volgende rottenvergadering hernomen. 12. Stickers, vlaggen en borden (Maarten Snoeks, Virga Jessecomité) Stickers Het Virga Jessecomité heeft stickers laten maken van het logo van 2017 aangevuld met stickers van de Yes-campagne. Elk rot ontvangt in de enveloppe een tiental stickers. Bijkomende stickers zijn aan te krijgen op het secretariaat. Info & contact: Virga Jessecomité: of Huisvlag ontwerp van Heidi Leen - vertrokken van het VJ beeld met kind - contouren doorgetrokken vanuit de sticker naar de vlag. - twee kleuren: nl traditioneel Maria blauw en groen, kleur van de hoop! - Formaat: h 180 cm, b 83 cm. Bevestiging bovenaan en mastkant - Kostprijs: 13 euro per vlag. Vanaf 50 exemplaren: 12 euro - te bestellen via het bestelformulier dat in de enveloppe verdeeld onder de rotten zit en te downloaden is op De vlaggen zijn binnenkort ook verkrijgbaar op het Feestsecretariaat van de Virga Jessefeesten, Guffenslaan 27A Info & contact: Virga Jessecomité: of 2017@virgajessefeesten.be

7

8 Borden - Kleurrijke borden (te koop/te huurborden die makelaars gebruiken) ontworpen door Heidi Leen - 1m x 70cm verdeling cm - Met kleefband. Gemakkelijk te verwijderen - Als deze borden in heel Hasselt opduiken aan de ramen maken we van Hasselt één groot rot - Kostprijs: 10 euro per bord, vanaf 20 exemplaren: 9 euro - te bestellen via het bestelformulier dat in de enveloppe verdeeld onder de rotten zit en te downloaden is op De borden zijn binnenkort ook verkrijgbaar op het Feestsecretariaat van de Virga Jessefeesten, Guffenslaan 27A Info & contact: Virga Jessecomité: of 2017@virgajessefeesten.be 13. Kleine rottenvergaderingen (Gilbert Govaerts, Virga Jessecomité) De bedoeling van de kleine rottenvergaderingen is de rotten op een informele manier en in kleine groepen (maximaal zeven rotten per sessie) rond de tafel te brengen. Zo kunnen de rotten met elkaar verbroederen. Het is ook het ideale moment om aan de werkgroep

9 rotten van het Virga Jessecomité eventuele noden te melden zodat de werkgroep eventueel kan helpen. De kleine rottenvergaderingen gaan door op: Maandag 13 maart of uur Donderdag 16 maart of uur Dinsdag 21 maart of uur Je kan doorgeven via op welk tijdstip je aanwezig wil zijn met jouw rot. 14. Communicatie (Luc Smeets, Virga Jessecomité) De tweede editie van de Jobel is pas uit. Dit nummer ging vooral over de ommegang. Er worden nog wagenduwers, zangers en Christenen gezocht. Inschrijven kan nog steeds via de website. In februari verscheen de eerste digitale nieuwsbrief. Inschrijven kan via Nieuws over de Virga Jessefeesten wordt ook opgenomen in onder meer de Buurtkrant van Het Belang van Limburg (verschijnt elke vrijdag). Als je een activiteit met je rot organiseert of bijvoorbeeld aan de versiering aan het werken bent, stuur dan zeker een bericht binnen voor de Buurtkrant. Je kan je bericht ook samen met een mooie foto mailen naar De volgende belangrijke communicatiemomenten zijn: midden maart-begin april: start grote campagne Toerisme Hasselt eind maart-begin april: start verkoop tribunekaarten begin mei: opening Virga Jessebasiliek juni: lancering programmaboek 15. JCI: picknick op 15 augustus (door Davy Vanhaen en Liesbeth Decoutere van JCI) JCI werkt rond gemeenschap en wil tijdens de Virga Jessefeesten een project rond verbinden organiseren. Broodbreker is een grote picknick op 15 augustus rond de middag. Het logo is een bloem bestaande uit zeven broodjes. Tijdens de picknick worden broden per zeven stuks aangeboden zodat het brood gedeeld moet worden. Bedoeling is dat mensen in hun straat of wijken samen brood delen. JCI werkt pakketten uit die besteld kunnen worden. Uiteraard mag iedereen ook voor zijn eigen brood enbeleg zorgen. JCI gaat ook op een nog te bepalen locatie broodpakketten ter beschikking stellen, de nodige zitplaatsen voorzien en een activiteit rond verbinden voorzien.

10 16. Slotwoord (schepen Karolien Mondelaers) Schepen Karolien Mondelaers dankt iedereen voor de geleverde inspanningen. Zij hoopt dat de inspanningen als een lopend vuurtje overgedragen worden zodat in augustus 2017 alle Hasselaren samen hun stad openstellen voor alle bezoekers. Hasselt is dan tijdens de feestperiode de mooiste stad ter wereld.