Lerend evalueren Maashoogwater

Transcriptie

1 Lerend evalueren Maashoogwater januari Waterschap Peel en Maasvallei 10 mei 2011 V2.0a Uitgevoerd door: ir. D. Exalto MCDm drs. C. Buitenhuis ir. R.P.A. Derckx T. Vermeulen MSc

2 deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen

3 Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Samenvatting 5 2 Inleiding Leeswijzer 7 3 Overzicht Maashoogwater januari Verloop van de afvoer Opschaling en afschaling Communicatie Samenwerking met het netwerk 11 4 Wat er allemaal goed ging 13 5 Leer- en verbeterpunten Voorbereiding op maatgevende waterstanden Communicatie als kwetsbaar kritisch proces Samenwerking met het netwerk Informatie voorbereiden, ontsluiten en delen Bezetting en overdracht Dijkwacht Afschaling en nazorg Faciliteiten Terugkoppeling Overige leer- en verbeterpunten 24 6 Inpassing van aanbevelingen in verbeterprojecten Toelichting op de verbeterprojecten Overzicht van aanbevelingen en verbeterprojecten 27 7 Reflectie 31 Bijlage: Implementatieplan 33 3

4 deze tekst maakt deze pagina printbaar, maar is onzichtbaar bij het printen

5 Hoofdstuk 1 Samenvatting 1 Samenvatting Aanleiding voor de evaluatie In november 2010 en januari 2011 was de afvoer van de Maas zodanig verhoogd, dat de calamiteitenorganisatie van WPM is opgeschaald. Met name in januari heeft het waterschap, conform haar bestrijdingsplannen, maatregelen moeten nemen om het hoge water van de Maas te keren en het water van de zijbeken af te voeren. Historisch gezien was in beide gevallen zeker geen sprake van heel extreme afvoeren, maar wel voldoende (zeker in januari) om meerdere dagen voor intensieve werkzaamheden te zorgen. Nafase van een hoogwater: evalueren hoort erbij Aansluitend op het hoogwater van november 2010 heeft WPM allereerst zelf een evaluatie uitgevoerd, met behulp van interviews van een aantal eigen medewerkers. Dit heeft geleid tot een beknopt evaluatierapport met een aantal aanbevelingen en daaraan gekoppelde voorstellen voor verbeterprojecten. Begin januari trad het volgende hoogwater op. In aansluiting is opnieuw geëvalueerd. Op basis van interviews en groepssessies is een evaluatierapport opgesteld, waarbij de aanbevelingen meteen zijn gekoppeld aan de eerder opgestelde verbeterprojecten, gebaseerd op de leerpunten uit november. Op deze wijze benut WPM de beide hoogwaters op gestructureerde wijze om te leren voor de toekomst. Conclusie: algemeen beeld is duidelijk positief Het algemene beeld over het optreden van WPM is duidelijk positief, blijkt uit beide evaluaties. Deze conclusie is enerzijds gebaseerd op de reflectie van eigen medewerkers, anderzijds op de feedback van partners in het netwerk (gemeenten, aannemers, veiligheidsregio). Leerpunten uit de beide hoogwaters: veel zinnige, concrete aanbevelingen Het tekent de gedrevenheid van de medewerkers en vrijwilligers van WPM dat zij zelf nadrukkelijk zoeken naar ruimte voor verbetering. Hoe goed het op hoofdlijnen ook loopt, het blijft voor hen onbevredigend dat het niet altijd lukt om burgers, netwerkpartners en collega s naar tevredenheid tot dienst te zijn. Tijdens de beide evaluaties zijn vele zinnige suggesties gedaan. Bijvoorbeeld voor het updaten en aanvullen van faciliteiten, het aanvullen van het Hoogwaterbestrijdingsplan en voor verdere verbetering van de afstemming met de netwerkpartners. De belangrijkste aanbevelingen zijn ondergebracht in een achttal verbeterprojecten. Voorbereidingen richten op nog extremere hoogwaters Op metaniveau is de belangrijkste aanbeveling om het bestrijdingsplan aan te vullen met een strategie en werkwijze voor het optreden bij nog extremere waterstanden (rond de maatgevende peilen). De beide recente hoogwaters tonen aan dat de toen opgetreden debieten voor WPM over het algemeen goed te managen zijn. Het gevoel is tegelijkertijd dat, bij nog hogere waterstanden, de uitdaging voor WPM exponentieel groter wordt en extra voorbereidingen wenselijk zijn. De beide evaluaties tonen aan dat het daarbij niet alleen gaat om een aantal nieuwe elementen (bijvoorbeeld specifieke beheersmaatregelen) in het bestrijdingsplan, maar ook om het aanscherpen van de bestaande werkprocedures. Vertrouwen in de toekomst Terugblikkend zijn het nog niet eens zozeer de feitelijke prestaties, tijdens de beide hoogwaters, die vertrouwen geven in de toekomst. Vooral de gebleken inzet en de wil om het samen nog beter te doen, biedt de basis voor de bestrijding van (grotere) hoogwaters in de toekomst. De nuchtere, professionele en klantgerichte cultuur, binnen een calamiteitenorganisatie die is ingericht op gecoördineerd improviseren, zijn de basis voor slagvaardig, robuust en flexibel optreden in de toekomst. 5

6 Lerend evalueren Maashoogwater 6 Trimension BV

7 Hoofdstuk 2 Inleiding 2 Inleiding Dit rapport is de weerslag van het traject Lerend Evalueren Maashoogwater januari Doel De opdracht was om in een tijdsbestek van zes weken, met input van alle niveaus en van netwerkpartners, zo veel mogelijk te leren van het laatste Maashoogwater. De leerpunten moesten waar mogelijk worden gekoppeld aan de leerpunten uit de evaluatie van het Maashoogwater in november 2010 en de daaraan gekoppelde verbeterprojecten. Werkwijze Het traject Lerend Evalueren bestond uit een aantal stappen om een beeld te vormen van het hoogwater en om medewerkers van WPM in de gelegenheid te stellen met elkaar te leren van het hoogwater. 1. Als eerste stap zijn de situatierapportages (sitraps), verslagen, persberichten en hoogwaterberichten van de calamiteitenorganisatie van WPM doorgenomen. 2. Vervolgens is een vijftal bijeenkomsten gehouden voor dijkvakcoördinatoren, Actieteam (AT), Actiecentrum Maashoogwater (ACMHW), Operationeel Team (OT) en bestuurders. 3. Bovendien zijn interviews gehouden met een klein aantal sleutelfunctionarissen: Leider AC (LAC), Leider AT (LAT), Operationeel Leider (OL), calamiteitencoördinator en specialist waterkering. 4. Tenslotte zijn de belangrijkste netwerkpartners (aannemers, gemeenten en veiligheidsregio) in een telefonisch interview bevraagd. Helaas was Rijkswaterstaat niet in staat om binnen het gevolgde tijdspad ook haar bijdrage te leveren. 5. Op basis van de input van alle deelnemers is het evaluatieverslag opgesteld. De voor u liggende evaluatie levert een schat aan leerpunten op om te implementeren in de calamiteitenorganisatie. Door het tijdsbestek en de gekozen werkwijze zullen sommige punten nog nader beschouwd moeten worden om tot een evenwichtige analyse en prioritering te komen. Tenslotte Bij lerend evalueren gaat het er niet om een waardeoordeel te vellen over de inzet van medewerkers, maar gaat het er om hen in staat te stellen om te leren van hun werkzaamheden. Daar hoort ook bij, en dat wordt nog wel eens vergeten, waarderend met elkaar te kijken naar de vele zaken die goed zijn gegaan. Daar is dan ook ruimte voor gereserveerd in dit rapport. 2.1 Leeswijzer In het volgende hoofdstuk is beknopt omschreven hoe het Maashoogwater in januari er heeft uitgezien. Deze omschrijving bevat zowel een overzicht van het waterverloop, als een beschrijving van de opschaling, de communicatie en de samenwerking met het netwerk. Hoofdstuk 4 beschrijft een aantal positieve constateringen over het optreden in januari en vormt in die zin ook een relativerend kader voor de hoeveelheid leerpunten die in het volgende hoofdstuk zijn benoemd. Hoofdstuk 5, met de leer- en verbeterpunten, maakt onderscheid tussen de belangrijkste aanbevelingen en een aantal overige leerpunten. In hoofdstuk 6 zijn de belangrijkste aanbevelingen gekoppeld aan de verbeterprojecten naar aanleiding van de leerpunten uit november Het laatste hoofdstuk bevat een reflectie waarbij op metaniveau wordt teruggeblikt op de leerpunten en de consequenties voor WPM. 7

8 Lerend evalueren Maashoogwater 8 Trimension BV

9 Hoofdstuk 3 Overzicht Maashoogwater januari Overzicht Maashoogwater ogwater januari 2011 In januari 2011 heeft een periode van Maashoogwater geleid tot opschaling van de calamiteitenorganisatie van WPM. Dit hoofdstuk bevat een overzicht op hoofdlijnen van dit Maashoogwater. 3.1 Verloop van de afvoer De onderstaande grafiek is opgenomen om een beeld te schetsen van het verloop van de afvoer in de periode van het Maashoogwater in januari Afvoer van de Maas (januari 2011) Afvoer St Pieter Afvoer Venlo jan 7-jan 8-jan 9-jan 10-jan 11-jan 12-jan 13-jan 14-jan 15-jan 16-jan Afvoer (m3/s) 17-jan 18-jan 19-jan 20-jan 21-jan 22-jan 23-jan Datum Grafiek 1. Afvoer van de Maas tijdens hoogwater in januari 2011 Voor informatie over het hoogwater in november 2010 wordt verwezen naar het document Evaluatie Wateroverlast/Maashoogwater 13/17 november Onderstaande tabel plaatst de maximale afvoeren uit november en januari in een historisch perspectief. Borgharen-dorp St. Pieter Hoogwater Waterstand (m+nap) Afvoer (m 3 /sec) Afvoer (m 3 /sec) Dec ca 3070 Jan ca 2770 Nov Dec Jan Mrt Jan Febr Febr Febr Jan Jan november januari

10 Lerend evalueren Maashoogwater 3.2 Opschaling en afschaling Uit het logboek van één van de leiders van het actiecentrum Maashoogwater valt af te leiden dat op 7 januari s ochtends om 07:45 uur de verwachting was dat het hoogwater een afvoer zou bereiken van 1500 m3/s bij St. Pieter. Daarop is het AC opgestart. Toen vervolgens bleek dat de verwachtingen omhoog werden bijgesteld naar een maximale afvoer van 2000 m3/s is ook het OT opgeschaald. In de ochtend is direct begonnen met het uitrijden en opbouwen van maatregelen behorend bij fase 1. Het OT heeft rond 09:45, volgens het logboek van de LAC, het besluit genomen om op te schalen naar fase Uiteindelijk is tot fase opgeschaald. Deze eerste golf was het hoogst, de daarna volgende pieken hebben niet hetzelfde niveau bereikt, maar zorgden wel voor een lange duur van het hoogwater. De opschaling was dusdanig dat conform het bestrijdingsplan Maashoogwater op veel plekken coupures zijn opgebouwd, afsluiters zijn dichtgedraaid en pompen zijn geplaatst om wateroverlast te voorkomen. Ook is de vrijwillige dijkwachtorganisatie ingeschakeld om de dijken te inspecteren. Op vrijdag 21 januari is om 09:00 uur het besluit genomen in het OT om vanaf 09:30 weer af te schalen naar normale bedrijfsvoering. Op dat moment was de situatie niet meer bedreigend en konden alle maatregelen geheel weer afgebouwd worden. Dat betekent dat hoewel was afgeschaald naar normale bedrijfsvoering er nog veel medewerkers van WPM in het veld bezig waren met afbouw- en opruimwerkzaamheden. 3.3 Communicatie De hoogwatergolven hebben een ware mediagolf teweeg gebracht. Nationale, regionale en lokale media hebben volop bericht over de Maas en het werk van WPM. Dit bracht veel werk met zich mee voor de afdeling communicatie en voor de bestuurders die als woordvoerders naar buiten zijn getreden. WPM is gedurende deze periode positief in het nieuws geweest. Een van de hoogtepunten was het bezoek van staatssecretaris Joop Atsma. De dijkgraaf heeft hem ontvangen en uitleg gegeven bij de maatregelen in het veld. In totaal zijn circa twintig persberichten verspreid. Er is een lijst met veelgestelde vragen opgesteld en bijgehouden, de berichtgeving in de media is gemonitord en er is een weblog met foto s bijgehouden. De dijkgraaf staat pers te woord bij het opbouwen van een coupure In de persberichten is steeds een beeld gegeven van de huidige stand van zaken en de verwachtingen met betrekking tot de waterstanden. Bovendien is aangegeven welke problemen er spelen en hoe men daar mee om kan gaan. Bijvoorbeeld door de juiste telefoonnummers voor meldingen te geven. De drie pieken zijn aangegeven en de persberichten zijn geruststellend van toon geweest. 10 Trimension BV

11 Hoofdstuk 3 Overzicht Maashoogwater januari Samenwerking met het netwerk Behalve het waterschap zijn ook verschillende partners opgeschaald om zelfstandig en in samenwerking met WPM de problemen van het hoogwater aan te pakken. RWS Limburg is als waterbeheerder ook bezig geweest met het voorkomen van wateroverlast en het beheren van de vaarwegen bij hoogwater. De veiligheidsregio Limburg-Noord is ook opgeschaald, waarbij een liaison van WPM heeft plaatsgenomen in het ROT. Daarnaast zijn de verschillende gemeenten die te maken kregen met de verhoogde waterstanden opgeschaald. Met al deze partijen heeft WPM contact onderhouden en afgestemd. 11

12 Lerend evalueren Maashoogwater 12 Trimension BV

13 Hoofdstuk 4 Wat er allemaal goed ging 4 Wat er allemaal goed ging In het vuur van willen leren wordt soms vergeten dat veel, zo niet het meeste is goed gegaan in de bestrijding van het Maashoogwater in november 2010 en januari Het is belangrijk dat wat goed is gegaan ook te waarderen, zodat daaruit weer de ruimte ontstaat om daadwerkelijk te kunnen leren van de dingen die nog niet goed genoeg zijn gegaan. De tijdens bijeenkomsten en interviews herhaaldelijk geuite zin We hebben het water gekeerd! geeft weer dat het waterschap met succes haar taak heeft uitgevoerd en heeft gezorgd dat de voeten droog zijn gebleven. Gezien de reacties van netwerkpartners en bedankjes van burgers wordt dit resultaat ook op waarde geschat. In de volgende paragrafen wordt aangestipt wat in de ogen van de betrokkenen bij het waterschap en vanuit verschillende netwerkpartners allemaal goed is gegaan en dus heeft bijgedragen aan dit resultaat. Samenwerking met het netwerk Alle bevraagde netwerkpartners zijn positief over de samenwerking met Waterschap Peel en Maasvallei. Aannemers benoemen dat zij zelf goed voorbereid zijn en dat dit de samenwerking vergemakkelijkt. Ze vonden de communicatie vanuit WPM duidelijk en wisten precies wie hun contactpersonen waren. De meeste gemeenten zijn eveneens positief over de bereikbaarheid van WPM voor vragen en afstemming over maatregelen zoals wegafzettingen. Ook de informatie die het waterschap verstrekte op eigen initiatief is positief beoordeeld. Gemeente Maasgouw heeft nog benoemd dat ze vinden dat het waterschap adequaat heeft gereageerd op het voorkomen van overlast. In dit geval ging het om tijdig plaatsen van pompen met voldoende debiet bij Panheelderbeek en Thornerbeek in Wessem. Ook de veiligheidsregio is te spreken over de samenwerking. Het was erg prettig dat WPM consequent was in de afvaardiging van de liaison. De liaisons zijn als kundig en betrouwbaar beoordeeld. Bedankjes Burgers en gemeenten hebben na afloop op sommige plekken hun dankbaarheid voor de geleverde inspanning van WPM onder woorden gebracht met een dankbetuiging op een spandoek of een bericht in de krant. Geleerd van Maashoogwater november 2010 Op alle niveaus is tijdens de bijeenkomsten en interviews wel aangestipt dat het waterschap heeft geleerd van het Maashoogwater in november Een van de belangrijkste leerpunten was dat de fasering in het bestrijdingsplan Maashoogwater niet moet worden opgevat als een richtlijn waarover je op het moment zelf nog kunt discussiëren. De fasering is op het moment van Maashoogwater een gegeven. In januari is deze dan ook zodanig toegepast dat bij het bereiken van de ondergrens van de volgende fase, deze van kracht werd verklaard en de maatregelen hiervoor werden uitgereden en opgebouwd. Door de duidelijkheid van besluitvorming is veel rust gecreëerd en doordat de opbouw al startte bij de ondergrens is ook voldoende tijd gecreëerd om de opbouw in relatieve rust te kunnen doen. Een ander punt is dat het berichtencentrum van het AC in januari 2011 werd bemand door iemand die de procedures kende, wat de samenwerking met de dijkwachten aanzienlijk versoepelde. 13

14 Lerend evalueren Maashoogwater Gericht op steeds betere voorbereiding op Maashoogwater en andere calamiteiten Het waterschap besteedt nadrukkelijk aandacht aan het voorkomen van Maashoogwater, maar ook aan de verbetering van de bestrijding van Maashoogwater, als het dan toch gebeurt. Dit blijkt onder meer uit de wijze waarop dit Maashoogwater is geëvalueerd en uit de wijze waarop de leerpunten uit het Maashoogwater zullen worden toegepast. Er zijn al verschillende projecten opgestart om het geleerde te verwerken en tussen de oren te krijgen van betrokken medewerkers. Inzet, betrokkenheid en samenwerking In alle bijeenkomsten en interviews is steeds de inzet van iedereen geroemd. Zonder uitzondering hebben de medewerkers de schouders er samen onder gezet en op professionele wijze de bestrijding van het hoogwater ter hand genomen. Dit gold niet alleen voor de samenwerking binnen teams als OT, AC en AT, maar ook voor de samenwerking tussen deze teams. Dijkwacht Een extra pluim voor de vrijwilligers van de dijkwacht. Zij zijn voor het waterschap de ogen en oren op en langs de dijken. Zij gaan vanuit persoonlijke betrokkenheid de dijken op om deze in de gaten te houden. De inspecties van de dijken zijn een lange periode van twee weken door de dijkwachten uitgevoerd en door de dijkvakcoördinatoren gecoördineerd. Succesvol in communicatie Op operationeel en bestuurlijk niveau met ondersteuning vanuit de mensen van communicatie is het waterschap erin geslaagd prominent en positief in het nieuws te komen en te blijven. Dit heeft voor veel positieve reacties gezorgd van eigen medewerkers, burgers, maar ook vanuit het netwerk van gemeenten en collegawaterschappen. Het waterschap lijkt er goed in te zijn geslaagd om het hoogwater te benutten om het imago te verduidelijken en te verstevigen. Het AC-Atsma, ingericht om de komst van de staatssecretaris Atsma voor te bereiden, heeft uitstekend gefunctioneerd. Dit heeft aangetoond dat het inrichten van een apart AC voor een dergelijke afgebakende opdracht grote meerwaarde heeft voor het functioneren van de De dijkgraaf ontvangt en begeleidt staatssecretaris Atsma calamiteitenorganisatie. Catering Alle betrokkenen waren erg tevreden over de wijze waarop voor hen eten en drinken werd geregeld, zodat zij dat niet zelf hoefden te regelen en zich volledig op de bestrijding konden toeleggen. 14 Trimension BV

15 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten 5 Leer- en verbeterpunten Evaluaties leveren altijd een schat aan leerpunten op. Zo ook nu. Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen de zaken die snel en gemakkelijk te regelen zijn en tussen de punten die meer geld, tijd en menskracht kosten. Bovendien is het goed om onderscheid te maken tussen de belangrijkste leerpunten en de wat minder belangrijke leerpunten. Hierin is een inschatting gemaakt en de belangrijkste leerpunten zijn opgenomen in de uitgebreidere paragrafen, terwijl de overige leerpunten in een gelijknamige paragraaf zijn opgenomen. Voor zover mogelijk is ook het onderscheid tussen Quick Wins en overige punten gemaakt. Bij leer- en verbeterpunten die als Quick Win zijn aangemerkt is dit aangegeven met (QW). Daarnaast zijn de aanbevelingen genummerd. In hoofdstuk 6 zijn deze aanbevelingen samengebracht met de verbeterprojecten uit het hoogwater van november Voorbereid oorbereiding ing op maatgevende waterstanden en De opgetreden waterstanden in november waren niet maatgevend. Toch heeft dit her en der geleid tot vreemde meldingen, zoals achterloopsheid, erodering, kwel, zandvoerende wellen en lekkende dilatatievoegen. Een deel van deze meldingen blijkt bij elk hoogwater van de afgelopen jaren weer te worden gedaan, zonder dat duidelijk is waarom het probleem nog niet is opgelost. Voor alle meldingen lijkt te gelden dat de oorzaak onbekend is, of de kennis daarover in ieder geval niet voldoende binnen WPM gedeeld. 1. Het is wenselijk om de oorzaken van deze gebeurtenissen te analyseren. Daarbij is het noodzakelijk om vast te stellen of hieraan consequenties zijn verbonden in de vorm van extra preventieve maatregelen en aanvullingen voor het calamiteitenbestrijdingsplan Maashoogwater. 5.2 Communicatie als kwetsbaar kritisch proces Woordvoering en berichtgeving naar het netwerk is van groot belang tijdens calamiteiten. Betrokkenen krijgen via media een beeld van hoe het waterschap de problemen oppakt. Communicatiemedewerkers kunnen het beeld in de media aanvullen en waar nodig bijsturen. Dat is in januari goed gelukt. De vraag is volgens betrokkenen of dit ook zou zijn gelukt wanneer nog verder was opgeschaald of wanneer daadwerkelijk iets in de bestrijding was misgegaan. Op die momenten komt er nog meer druk op de medewerkers van communicatie te liggen en het is de vraag of die voldoende zijn toegerust om met die druk om te kunnen gaan. Het is ook de vraag of dat gezien het dagelijkse werk en de hoeveelheid menskracht van hen kan worden verwacht. 2. Het is aan te raden om ook voor scenario s waarbij verder moet worden opgeschaald of waarbij het misgaat uit te werken hoe communicatie (wie heeft welke taak en welk mandaat) wordt ingericht. Externe versterking kan daar naar alle waarschijnlijkheid niet in ontbreken. 15

16 Lerend evalueren Maashoogwater 5.3 Samenwerking met het netwerk Deze paragraaf bevat de leer- en verbeterpunten voor de samenwerking met het netwerk. Hierbij gaat het vooral om aannemers, gemeenten en de veiligheidsregio, aangezien deze in een telefonische interviewronde zijn bevraagd Algemeen Welk team onderhoudt welke contacten en is verantwoordelijk voor welke taken richting het netwerk (QW) Gemeenten, veiligheidsregio en aannemers zijn over het algemeen tevreden over de bereikbaarheid van en de informatieverstrekking door WPM. Uit de bijeenkomsten en interviews blijkt tegelijkertijd dat binnen het waterschap niet altijd duidelijk is wie welke contacten onderhoudt en welk team waarvoor verantwoordelijk is. Dit was bijvoorbeeld het geval bij het in kaart brengen van de maatregelen die gemeenten zelf moesten uitvoeren. Het heeft even geduurd voordat binnen WPM de voortgang hiervan in beeld was gebracht. Uiteindelijk heeft het AC MHW deze taak op zich genomen, terwijl dit niet in de taakomschrijving is opgenomen. 3. Het is aan te raden om dergelijke taken en verantwoordelijkheden op het vlak van het netwerk beter in de werkwijzebeschrijving op te nemen. Afspraken over maatwerk (QW) Het waterschap heeft op een aantal plekken voor gemeenten, bedrijfseigenaren en particulieren maatwerk uitgevoerd. In Arcen is bijvoorbeeld voor een horeca-eigenaar een coupure afgebroken tussen de hoogwatergolven in, zodat zijn terras bereikbaar was voor gasten. Dergelijk maatwerk leveren kan vanuit het oogpunt van serviceverlening en imago heel goed uitpakken, maar dan moet het wel uitgelegd worden als maatwerk. Het is nu de vraag of het in de perceptie van gemeenten, bedrijfseigenaren en particulieren niet gewoon bij de taak van het waterschap hoort. Deze perceptie kan voor problemen zorgen op het moment dat het waterschap besluit om dit maatwerk niet meer uit te voeren. 4. Het is aan te raden om in het calamiteitenbestrijdingsplan duidelijke afspraken over dergelijk maatwerk op te nemen en daarin ook op te nemen hoe hierover te communiceren. Prognose afvoer door RWS (QW) De voorspellingen over de afvoer van de Maas door de RWS Waterdienst zijn leidend voor de opschaling en maatregelen van de waterschappen, Rijkswaterstaat zelf, de gemeenten en de veiligheidsregio s. Vanwege de inzet van mensen en middelen die gepaard gaan met opschaling geldt: hoe accurater de voorspellingen, hoe beter de inzet van mensen en middelen op maat gesneden kan worden. RWS maakt voor de voorspellingen gebruik van modellen en levert de voorspellingen via een afgesproken format op vaste tijdstippen aan. De calamiteitenorganisatie van WPM signaleert dat er behoefte is aan modellen die beter in staat zijn om de afvoer van de beken en de demping van de Maasplassen mee te wegen. Daarnaast is de ervaring dat in de voorspellingen van RWS een smalle marge van onzekerheid wordt gehanteerd, terwijl WPM ook de behoefte heeft aan een prognose waarbij die onzekerheid groter mag zijn. Bij het gebruik maken van voorspellingen is het van belang om deze als dusdanig te behandelen. Het risico ligt op de loer dat prognoses voor bijna vaststaande feiten worden aangenomen. 16 Trimension BV

17 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten 5. Het is aan te raden om met RWS samen te werken om de modellen nog nauwkeuriger te helpen maken. Er is aangegeven dat aan deze samenwerking al een eerste aanzet is gegeven. Daarnaast is het aan te raden om met RWS af te stemmen over de behoefte die WPM heeft op het vlak van prognoses. Als laatste is het aan te raden om in de werkwijze binnen de calamiteitenorganisatie op te nemen, dat, ter verificatie van prognoses, de waarnemingen van eigen medewerkers in het veld worden gebruikt Aannemers Bigbags gevraagd, maar nooit aangekomen (QW) De bevraagde aannemers gaven beiden aan dat zij bigbags hadden aangevraagd, maar dat zij deze nooit hebben ontvangen. Blijkbaar heeft dit niet tot onhoudbare situaties geleid. Het is echter zorgelijk dat de aannemers niet op de hoogte lijken te zijn gesteld van eventuele redenen waarom de bigbags niet geleverd zijn. 6. Het is aan te raden om dit alsnog uit te zoeken en uit te leggen aan de aannemers om de goede verstandhouding te verstevigen. Medewerkers aannemers niet op de hoogte van werkwijze (QW) Vanuit het AT is aangegeven dat een aantal werknemers van de aannemers niet op de hoogte was van de benodigde werkwijze om zaken te plaatsen en op te bouwen. Dit is in tegenspraak met wat de aannemers zelf zeggen over hun voorbereiding. 7. Het is goed om dit uit te zoeken en dan terug te koppelen naar de aannemers. Eventueel is het zaak dat WPM voor betreffende medewerkers nog een instructie verzorgt. Preventieve dijk, onbekend? (QW) Een van de bevraagde aannemers gaf aan dat hij gevraagd is een preventieve dijk aan te leggen. Dit bleek bij een particulier op zijn grondgebied te zijn. Deze wist hier niets vanaf. Desondanks mochten zij de dijk opbouwen. Volgens de aannemer lag deze dijk er nog op het moment van het telefonische interview, ca. 9 weken later. 8. Het is aan te raden om dit uit te zoeken en na te gaan of de instructies vanuit het waterschap voldoende zijn geweest en waar mogelijk de informatievoorziening naar de betreffende burger heeft tekortgeschoten Gemeenten Nagenoeg alle gemeenten waren tevreden over de samenwerking met WPM. Meestal kwamen pas na enig doorvragen één of meer verbeterpunten boven tafel. In de meeste gevallen waren het per gemeente verschillende punten en gaf men zelf aan, dat het geen hete hangijzers betrof. Hieronder zijn drie grotere punten beschreven. Waarschuwen bij afbouw Een van de gemeenten gaf aan dat zij conform afspraak werden gewaarschuwd bij de opbouw, maar niet bij de afbouw van maatregelen. Daardoor ontstonden tijdelijke en beperkte verkeersproblemen. 9. Het is aan te raden om ook de afbouw met gemeenten tijdig af te stemmen. Voorwaarschuwing piek in de Swalm Wanneer een piek in de afvoer van de Swalm zich voordoet heeft één van de gemeenten daar dusdanig last van, dat water beperkt bij woningen binnenloopt. Deze gemeente ziet dan ook graag dat WPM voorziet in een voorwaarschuwing, op basis van informatie van contacten van WPM in Duitsland. 17

18 Lerend evalueren Maashoogwater 10. Het is aan te raden om na te gaan of WPM kan voorzien in deze voorwaarschuwing en dit vervolgens te borgen in de werkwijze in het calamiteitenbestrijdingsplan. Pompenaanvragen (QW) Een tweetal gemeenten heeft geconstateerd dat het lang duurde voordat een pompenaanvraag werd behandeld via de officiële route. Het bevreemdde hen dat, wanneer er via direct contact om duidelijkheid werd gevraagd, die duidelijkheid er snel kwam. 11. Het is aan te raden om binnen de calamiteitenorganisatie goede afspraken te maken over de behandeling van pompenaanvragen. Deze afspraken moeten vervolgens deel uitmaken van de werkwijzebeschrijving in het calamiteitenbestrijdingsplan. Gemeente Bergen vraagt terugkoppeling (QW) De gemeente Bergen is ontevreden over de communicatie van het waterschap met betrekking tot de opbouw van coupures en de wijzing van de coupures en met betrekking tot de redenen van het plaatsen van bigbags. Zowel in november 2010 als in januari 2011 zijn coupures opgebouwd zonder dat hiervoor een voorwaarschuwing bij de gemeente is binnengekomen. Dit heeft naar hun bevinden geleid tot onveilige verkeerssituaties. Verder blijken de coupures in de loop van de tijd gewijzigd, waardoor het materieel van de gemeente niet meer past. Als laatste punt geeft de gemeente aan dat het waterschap bigbags heeft geplaatst en dat navraag naar het waarom heeft geleid tot drie varianten in uitleg. Over deze punten is na het hoogwater van november 2010 en wederom na het hoogwater van januari 2011 een brief gestuurd naar het waterschap. De gemeente Bergen ziet graag een gesprek tegemoet over deze punten en wil vooral graag inzicht in de wijze waarop het waterschap met deze punten aan de slag is of gaat. Dit gesprek is reeds toegezegd door WPM. 12. Aanbeveling is om conform afspraak in gesprek te gaan met de gemeente Bergen Veiligheidsregio Twee waterschappen Eén gemeente en de veiligheidsregio hebben een opmerking gemaakt over onduidelijkheid in de afstemming met twee waterschappen (WPM en WRO). Het was in het ROT in het begin niet duidelijk dat de liaison van WPM alleen het eigen waterschap vertegenwoordigde. De regio heeft aangegeven dat aansturing door twee waterschappen lastig was. 13. Het is aan te raden om goede afspraken te maken met WRO over de wijze waarop ieder waterschap afstemt met de veiligheidsregio en de gemeenten en hier zoveel mogelijk lijn in aan te brengen. Daarnaast blijkt het belangrijk om verwarring te voorkomen. Dit kan door als liaison duidelijk en wellicht bij herhaling uit te leggen, dat men WPM vertegenwoordigt. 5.4 Informatie voorbereiden, ontsluiten en delen Betrouwbare informatie is een spil voor goede besluitvorming tijdens crises. Het is zaak om ervoor te zorgen dat het beeld van wat er daadwerkelijk aan de hand is in het veld, zo snel mogelijk zonder vervorming door een calamiteitenorganisatie heen gaat en bij elk team wordt gebruikt voor oordeelsvorming en besluitvorming. Nieuwe technologieën maken het mogelijk dat informatie steeds sneller beschikbaar is en niet meer door verschillende lagen van een organisatie hoeft. 18 Trimension BV

19 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten Aansluiting op Veiligheidsnet Netcentrisch werken heeft binnen de meeste veiligheidsregio s zijn intrede gedaan. Het is dan ook een kwestie van tijd voordat WPM ook op Veiligheidsnet, het netcentrische systeem van de veiligheidsregio, zal aansluiten. De minste verandering die dit met zich mee zal brengen is een extra functionaris de informatiemanager in de calamiteitenteams. De informatiemanager is verantwoordelijk voor het samenvatten van de informatie die het netwerk heeft ingebracht en het invoeren van de informatie uit het betreffende team voor het netwerk. 14. Het is aan te raden om af te stemmen met de veiligheidsregio over netcentrisch werken en een stappenplan op te stellen om daadwerkelijke aansluiting op Veiligheidsnet in gang te zetten. Bovendien is het aan te raden te bezien, in samenwerking met de veiligheidsregio, hoe de rol van informatiemanager belegd kan worden. Bekende informatie in calamiteitenbestrijdingsplan ontsluiten Bij de groepsbijeenkomst van het actiecentrum kwam naar voren dat aandachtspunten zoals zwakke plekken en kwelplekken beter in kaart moeten worden gebracht en vervolgens in het calamiteitenbestrijdingsplan opgenomen moeten worden. Ditzelfde geldt voor zogenaamde bijzondere maatregelen. Dit kan als aanvulling worden beschouwd op de naslagfunctie die het calamiteitenbestrijdingsplan voor een belangrijk deel heeft. 15. Op dit moment staat een update van het plan al op de planning. Hierbij moeten deze zaken ook meegenomen worden. Informatie delen in beelden Binnen de calamiteitenorganisatie worden de mogelijkheden om via beelden de situatie in het veld inzichtelijk te maken nog niet ten volle benut, terwijl dit kan bijdragen aan een snellere doorstroom van informatie en daarmee aan betere besluitvorming. Een beeld zegt immers meer dan duizend woorden. GIS-systemen bieden de mogelijkheid om probleemplekken door middel van kaarten snel inzichtelijk te maken. Koppel hieraan ook nog foto s en/of videobeelden gemaakt in het veld en de beeldvorming binnen strookt veel beter met het beeld dat op datzelfde moment buiten bestaat. 16. Het is aan te raden om na te gaan op welke wijze het gebruik van (voorbereide) GISkaarten, foto s en videobeelden geïmplementeerd en gefaciliteerd kan worden in de calamiteitenorganisatie. Over het algemeen werkt dit het beste als het in de dagelijkse organisatie wordt ingebed. Peilen of afvoeren? De voorspellingen van RWS geven de afvoeren weer en ook de opschaling is gebaseerd op de afvoeren. Dit terwijl het AT en de gemeenten hun werk doen op basis van peilen. Immers bij kritische peilen worden afsluiters dichtgedraaid. Dit verschil leidt met enige regelmaat tot onduidelijkheden in de afstemming tussen OT, AC en AT. Gelukkig heeft dit niet geleid tot grote problemen, maar het zorgt wel voor verwarring. 17. Het is aan te raden om na te gaan of er niet in zowel peilen als afvoeren gecommuniceerd moet worden. En zo ja, dit vervolgens te implementeren in het calamiteitenbestrijdingsplan. Coderingen gelijktrekken In het veld wordt gebruik gemaakt van coderingen, zodat iedereen met zo min mogelijk tekst weet om welk dijkvak, welke afsluiter e.d. het gaat. In de praktijk blijkt dat er nog verschillende soorten coderingen naast elkaar gebruikt worden en dat dit verwarrend werkt voor zowel eigen medewerkers, aannemers als dijkwachten. 19

20 Lerend evalueren Maashoogwater 18. Het is aan te raden om de coderingen op een eenduidige manier aan te passen en dit vast te leggen in het calamiteitenbestrijdingsplan. 5.5 Bezetting en overdracht Tijdens het Maashoogwater in januari was langdurige inzet van medewerkers over een periode van meerdere dagen nodig. Daarom is gedurende een aantal dagen gewerkt met een 24-uursbezetting voor de mensen in het veld en het AC. Elke bezetting draaide in die periode diensten van acht uur. Het OT draaide diensten die hierop aansloten om de medewerkers in het veld te kunnen ondersteunen, om de benodigde besluiten te kunnen nemen en om af te kunnen stemmen met netwerkpartners. Werkdruk in veld bij opbouw en afbouw In het veld was de grootste drukte op het moment dat nieuwe maatregelen moesten worden uitgereden en opgebouwd, of juist tussentijds moesten worden afgebroken en opgeslagen. Vanuit de perceptie van de medewerkers liggen hier twee zaken aan ten grondslag. Ten eerste het beslismoment voor opbouw of afbouw bij het OT. Dit moment ligt rond tien uur, dan zijn al zo n twee uur voorbij waarin gedurende een normale werkdag opbouw- of afbouwwerkzaamheden uitgevoerd kunnen worden. Ten tweede is de verdeling van kennis en handjes niet optimaal. Er zijn in de drukke periode meer handjes nodig en deze kunnen prima van bijvoorbeeld externe inhuur afkomstig zijn. 19. Het is aan te raden om te bekijken of beslismomenten voor opschaling niet op een gunstiger tijdstip voor de veldmedewerkers kunnen worden genomen. Bovendien is het aan te raden om na te gaan of uitbreiding van mankracht op piekmomenten in op- en afbouw beter geregeld kan worden. Beide punten hebben hun weerslag op het calamiteitenbestrijdingsplan en moeten bij wijziging dan ook daarin verwerkt worden. Bezetting op aantal functies uitbreiden Op een aantal functies in de calamiteitenorganisatie kan een 24-uurs-bezetting onvoldoende worden gegarandeerd, bijvoorbeeld bij langer durende hoogwatersituaties. Dat brengt een onevenredige belasting met zich mee voor die medewerkers die wel op deze functie zijn ingedeeld. 20. Het is dan ook aan te raden om de bezetting op de functies van LAC, waterkeringspecialist, LAT, coördinator hoogwaterloods en procesbewaker calamiteitenzorg uit te breiden. Leidinggevenden moeten goede voorbeeld geven en toezien op: dienst voorbij, naar huis en rusten (QW) De betrokkenheid van medewerkers op alle niveaus, dus zowel leidinggevenden als uitvoerenden, is groot. Dit heeft ertoe geleid dat verschillende mensen veel langer dan hun dienst actief zijn geweest. In de evaluatiebijeenkomsten en interviews is door verschillende leidinggevenden aangegeven dat dit niet goed is, omdat dit ten koste gaat van de personen zelf en mogelijk ook van de calamiteitenorganisatie. Immers lang doorwerken leidt tot het afnemen van het objectief beoordelingsvermogen. Ook na de intensieve calamiteitenperiode zijn de meeste medewerkers zonder noemenswaardige rust direct weer aan de slag gegaan. 21. Het is aan leidinggevenden om zich ook zelf aan deze afspraken te houden en om vervolgens hun medewerkers dusdanig aan te sturen dat zij voldoende rust pakken. 20 Trimension BV

21 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten Zorg voor een overdrachtsprotocol en oefen overdracht Werken met verschillende bezettingen maakt een goede overdracht tussen die bezettingen noodzakelijk om de continuïteit van de bestrijding te garanderen. Overdracht werd door verschillende betrokkenen als knelpunt gezien omdat het vaak in (te) korte tijd gebeurde en het hen, in ieder geval gevoelsmatig, aan handvatten ontbrak om dit goed te doen. Het is mogelijk, maar niet wenselijk, dat cruciale informatie bij een slechte overdracht verloren gaat, met alle gevolgen van dien. 22. Het is aan te raden om te voorzien in een protocol voor overdracht en hiermee te oefenen. Bovendien kan overdracht gefaciliteerd worden door de werkwijze van verschillende teams zo veel gelijk te houden en door gebruik te maken van de verslagen. Eén LAC sloot steeds een uur vroeger dan zijn dienst begon aan bij het AC om zodoende al meewerkend een groot deel van de overdracht te krijgen. Dit kan wel weer een knelpunt zijn waar het om het aantal verantwoord te maken uren gaat. 5.6 Dijkwacht Voorwaarschuwen naar dijkvakcoördinatoren (QW) Binnen het waterschap zag men het hoogwater aankomen en is ook intern een informele voorwaarschuwing gedaan voor het weekend. De dijkvakcoördinatoren hadden graag een zelfde voorwaarschuwing gehad, juist vanwege het weekend. Nu werden zij pas zondags opgeschaald. Zij waren zelf niet altijd thuis en dit gold ook voor hun dijkwachten. Het was daardoor lastig om de dijkwacht te organiseren. 23. Het is aan te raden om de dijkvakcoördinatoren een voorwaarschuwing te geven, zodat zij zich kunnen voorbereiden op daadwerkelijke opschaling. Neem deze procedure ook op in het calamiteitenbestrijdingsplan. Portofoons onder de maat Vanaf een bepaald moment is de dijkwacht conform opdracht portofoons gaan gebruiken in plaats van mobiele telefoons. De meeste dijkvakcoördinatoren en ook het AC hebben aangegeven dat de verbindingskwaliteit van de portofoons te wensen overlaat. Wel hebben portofoons het voordeel dat meerdere personen dezelfde informatie krijgen. 24. Het is aan te raden om voor noodsituaties, zoals uitval van het mobiele telefonienet, te investeren in betere communicatiemiddelen. Daaraan gekoppeld zullen de dijkwachten dan een instructieavond moeten krijgen om met de nieuwe apparatuur te werken. Inspecties bij nacht en ontij De dijkwacht heeft bij dit Maashoogwater alleen bij daglicht inspecties hoeven lopen. Dijkvakcoördinatoren hebben aangegeven knelpunten te zien in het rond krijgen van hun roosters op het moment dat ook s nachts had moeten worden gelopen. De dijkwacht is behalve een belangrijk onderdeel van de calamiteitenorganisatie ook een kwetsbaar onderdeel. Hiervan is het waterschap zich ook bewust gezien de zorg en aandacht die naar deze doelgroep uitgaat. 25. Het is aan te raden om de komende periode tijd te investeren om de organisatie van de dijkwacht nader te beschouwen. Een aangedragen optie is om externe vrijwilligers te koppelen met mensen uit de eigen organisatie. Inspectierapport dijkwacht (QW) Op aangeven van de dijkvakcoördinatoren is destijds het inspectierapport aangepast naar een grotere lettergrootte voor een betere leesbaarheid. Op dit moment past het niet meer 21

22 Lerend evalueren Maashoogwater op een A4. Een van de dijkvakcoördinatoren gaf de tip om de kolommen te versmallen, zodat, met behoud van leesbaarheid, het geheel weer op een A4 past. Tijdens de groepsbijeenkomst is ook nogmaals de afspraak expliciet gemaakt, dat belangrijke knelpunten via de mobiele telefoon of portofoon naar het ACMHW doorgemeld moeten worden, maar alle overige zaken via het inspectierapport gemeld moeten worden. Dit om overbelasting van het AC te voorkomen. Het inspectierapport bevat na iedere volgende inspectie de punten van de vorige inspectie, tenzij deze niet langer geldig zijn, en de aanvulling op basis van de laatstgelopen inspectieronde. 26. Het is aan te raden deze verbetering in het inspectierapport door te voeren, de herbevestigde afspraken vast te leggen in de werkwijze van de dijkwacht en dit naar de dijkwacht te communiceren. 5.7 Afschaling en nazorg Duidelijkheid over afschaling in calamiteitenbestrijdingsplan Een veelgehoorde klacht tijdens de bijeenkomsten was dat in het calamiteitenbestrijdingsplan op dit moment niet goed is aangegeven op welk moment wordt afgeschaald. Volgens de geïnterviewde operationeel leider was er wat hem betreft geen onduidelijkheid, maar is het wel goed om het duidelijker in het bestrijdingsplan op te nemen. Opschaling en afschaling gebeuren wat hem betreft altijd bij de overschrijding of onderschrijding van de laagste grens van een fase. Voor opschaling is het binnenkomen van het gebied leidend, ergo de afvoer bij St. Pieter. En voor afschaling is het verlaten van het gebied leidend, ergo de afvoer bij Mook. Zijn devies is geweest: snelle opbouw en langzame afbouw. 27. Het is aan te raden om dit duidelijk in het calamiteitenbestrijdingsplan op te nemen. Pas bezetting bij afschaling aan Dijkvakcoördinatoren hebben aangegeven dat zij graag eerder hadden willen stoppen met inspecties lopen. De dijkwachten hadden al veel dagen achtereen gelopen en waren moeilijk nog te motiveren om te lopen op plekken waar het water duidelijk op zijn retour was. De medewerkers van het AC en AT hebben aangegeven dat zij het bij de afschaling en tijdens de afbouw van maatregelen ook minder druk hadden en met minder mensen toe hadden gekund. 28. Het is zaak om ook tijdig mensen rust te gunnen als dit mogelijk is en de bezetting aan te passen op het aanbod van werk. Dit is een aandachtspunt dat opgenomen kan worden in het bestrijdingsplan. Nazorg organiseren en vastleggen in calamiteitenbestrijdingsplan Er is nog veel onduidelijkheid bij medewerkers van WPM over nazorg. Zo is het nog onduidelijk wanneer de nazorg ingaat, welke activiteiten hieronder vallen en wie dit aanstuurt. Afhankelijk van de definitie die men hanteert en de activiteiten die men hieronder schaart, kan nazorg zowel in de repressiefase starten als in de nafase. Het is gebruikelijk dat de nazorg al start in de repressiefase en wordt afgerond in de nafase. Het lijkt logisch dat deze ingaat, nadat de calamiteitenorganisatie weer is afgeschaald. 29. Het is aan te raden om in het calamiteitenbestrijdingsplan een stuk over nazorg op te nemen dat duidelijk maakt welke activiteiten onder nazorg vallen, in hoeverre dit op een, van de dagelijkse organisatie afwijkende, manier wordt gecoördineerd en hoe hierover intern wordt gecommuniceerd. Er zijn immers ook weken na de calamiteit nog medewerkers druk bezig met de afhandeling hiervan. 22 Trimension BV

23 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten 5.8 Faciliteiten Facilitaire zaken: opdrachtgever? Met name voor het AC bleek het lastig om de zaken die zij nodig hadden te regelen met de mensen van facilitaire zaken. De technische adviseur waterkeringen zou als verantwoordelijke voor de AC-ruimten de enige zijn die opdrachten aan facilitaire zaken kon geven. Dit heeft voor onnodige frustratie en vertraging gezorgd in het regelen van extra faciliteiten in de AC-ruimten. 30. Het is dan ook aan te raden om vast te leggen dat de LAC, of welke andere leider van een team ook, in geval van calamiteiten het mandaat heeft om faciliteiten te vragen van facilitaire zaken. Uitgangspunt moet zijn dat verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden gelegd. In onduidelijke situaties heeft de OL het mandaat. Protocol ICT-informatiebeheer Voor de voortgang en overdracht is het in het AC belangrijk dat iedereen op dezelfde wijze omgaat met data. Nu werden bestanden door verschillende personen op verschillende locaties, met verschillende namen opgeslagen. 31. Het is aan te raden om hiervoor een praktisch en beknopt protocol voor ICTinformatiebeheer tijdens Maashoogwater op te stellen en bij de betreffende PC s in het AC te leggen. Uiteraard moet dit protocol ook opgenomen worden in het calamiteitenbestrijdingsplan Maashoogwater. Inrichting AC-ruimten Tijdens het Maashoogwater liep de temperatuur in de gebruikte twee ruimten hoog op, hoewel er een derde ruimte beschikbaar was. Bovendien waren meer PC s en meer beeldschermen nodig om het werk goed te kunnen doen. Ook is de wens uitgesproken voor telefoons met nummerherkenning. 32. Het is duidelijk dat de inrichting van de AC-ruimten nog verbetering behoeft. Het is dan ook aan te raden om in kaart te brengen welke inrichting op welk moment beschikbaar moet zijn en er zorg voor te dragen dat deze inrichting beschikbaar komt. Uiteraard ook in lijn met arbo-regelgeving. 5.9 Terugkoppeling Een vaak terugkerend punt binnen evaluaties van calamiteiten, maar ook van oefeningen is dat van bovenaf wel vragen worden gesteld, maar omgekeerd weinig informatie wordt teruggegeven. Ook binnen dit evaluatietraject is dit op een aantal punten benoemd. Binnendienst en buitendienst Er is verschil tussen binnendienst- en buitendienstmedewerkers vanuit de aard van hun werkzaamheden. Binnendienstmedewerkers werken meer met het hoofd en buitendienstmedewerkers werken meer met de handen. Uiteraard zijn beide groepen medewerkers van even groot belang voor het waterschap. Sommige buitendienstmedewerkers voelen zich echter ondergewaardeerd en hebben het idee dat wat zij zien en doormelden niet serieus wordt opgepakt door de binnendienst. 33. Het is aan te raden om dit gevoel serieus te nemen en buitendienstmedewerkers voldoende terugkoppeling te geven op wat zij doen en betekenen voor de bestrijding van Maashoogwater. Dit geldt in zekere zin ook voor de dijkwachten. Sommige dijkvakcoördinatoren hebben ook aangegeven niet altijd voldoende terugkoppeling op hun meldingen te hebben gekregen. 23

24 Lerend evalueren Maashoogwater Terugkoppeling op evaluatiepunten Vanuit zowel AC als AT is aangegeven dat zij een aantal van de punten die zij hebben benoemd in de groepsbijeenkomsten al eerder hebben benoemd bij vorige evaluaties. Zij constateren echter dat hier niets mee wordt gedaan en weten niet waarom. 34. Het is voor de motivatie van deze medewerkers belangrijk om na te gaan of en hoe terugkoppeling tot nu toe plaats vindt en hoe dit beter passend bij hun behoefte zou kunnen plaats vinden. Een idee is om hen als groep bij te praten over de besluitvorming over deze evaluatie en hun punten uit de groepsbijeenkomst Overige leer- en verbeter erbeterpunten In de bijeenkomsten en tijdens de interviews, maar ook los van deze sessies, hebben medewerkers van het waterschap allerlei verbeterpunten aangedragen. Voor het grootste deel gaat het hier om Quick Wins. ICT Iedereen moet (kunnen) schrijven in voor iedereen toegankelijke bestanden. Er moeten voldoende PC s, monitoren en printers beschikbaar zijn. Wifi Zorgen voor formats zodat AC en AT gebruik kunnen maken van dezelfde documenten om inzichtelijk en gemakkelijk informatie te delen. AC: Streetview werkt niet omdat Adobe Flash Player versie 10 of hoger geïnstalleerd moet worden AC: Wie beheert de mailbox? AC: Meer capaciteit mailbox. AC: GIS-PC met dubbel scherm. Vanaf fase extra GIS-PC met dubbel scherm. AC: Op elke PC ook met persoonlijke account inloggen. AC: Laptops i.p.v. vaste PC s. AC: Volgsysteem (digitaal) van maatregelen uitgevoerd door de buitendienst. AC: Contactgroepen maken voor mailings en beheer Werkwijze De verslaglegging per bezetting verschilt enorm en is niet altijd bruikbaar voor bijvoorbeeld externen of evaluatiedoeleinden. OT: Een overleg van het OT duurde een uur tot anderhalf uur, dat is te lang. Zeker als hierbij ook de LAC aanwezig is. OT: Een OT uitgebreid met het MT past niet in het al drukke overlegschema. AC: Klopt de taakomschrijving van ACMHW, met de uitgevoerde taak? AC: Werkzaamheden niet steeds verschuiven naar andere functies (bv de mailbox). AC: Gewijzigde werkwijze op centraal bord aangeven. (b.v. als iemand anders de mailbox gaat beheren). AC: Format maken mapindeling en standaard formulieren maken (bijv. sitrap) AC: Medewerker dijkwacht draait dienst totdat de laatste van de dijkwachten zich afgemeld heeft. AC: Bezetting ACMHW (bijvoorbeeld hydroloog permanent aanwezig vanaf 2500 m3/s). Calamiteitenbestrijdingsplan Opbouw door gemeenten levert som schade aan taluds, kan WPM dit voorkomen? Het evalueren van Maashoogwater is niet uitgewerkt in het calamiteitenbestrijdingsplan. Krititisch peil voor afsluiters e.d. in bestrijdingsplan opnemen. Draaiboek nalopen op fasering. Voldoen we aan landelijk toetskader? 24 Trimension BV

25 Hoofdstuk 5 Leer- en verbeterpunten Bemensingsplan updaten: wie hebben kennis en wie kunnen handjes leveren. Tekeningen in draaiboek als pdf opslaan. Later afdrukken gaat dan veel eenvoudiger! Faciliteiten Bereikbaarheid communicatie verbeteren, door gebruik telefooncentrale en pikettelefoon. Doorschakeling van toestellen buitendienstmedewerkers zodanig instellen dat deze niet bij centrale op kantoor terecht komen. Kantoorartikelen zoals schrijfblokken, nietapparaat, pennen, arceerstiften e.d. in kast klaarleggen opdat niet alle bureaus tegenover het actiecentrum worden geplunderd of een materiaallijst maken nu die zo bij faza afgegeven kan worden. AT: Pomplogboeken worden niet bijgehouden door aannemers, onduidelijk waarom deze lijsten er zijn. AT: Centrale telefoon op HoWa-loods AT: Bemensen AT met ondersteuners. Deze kunnen zaken invoeren, telefoontjes aannemen. AC: Door middel van telefooncentrale (avond)bereikbaarheid van AC verbeteren AC: Digitale telefoons met display. Geen analoge meer. AC: Met toestel 299 is doorschakelen niet mogelijk. S.v.p. nieuwer toestel. AC: Draai/kiep ramen (veel te warm en geen mogelijkheid te ventileren). Dijkwacht: De inhoud, bruikbaarheid en tijdige levering van de dijkwachtkoffers verbeteren. Denk hierbij o.a. aan geplastificeerde kaarten met telefoonnummers en dijkringgegevens. Netwerk De alarmering naar WBL was te laat. Praktische zaken Uitdragen waterschap door logo s e.d. Kapotte of missende peilschalen vervangen. AC: instructies portofoon voor dijkwachten. AC: instructie voor deelnemer actiecentrum Maashoogwater hoe een melding op te nemen. AC: Betekenis telefoon nationaal noodnet toelichten AC: Instructie/ voorprogrammeren telefoon dijkwacht 25