Concept Regionaal crisisplan deel II

Transcriptie

1 Concept Regionaal crisisplan deel II

2 Inhoud Hoofdstuk 1 Inleiding... 4 Hoofdstuk 2 Leiding en coordinatie Bevolkingszorg Proces Communicatie Deelproces analyse en advies Deelproces pers- en publieksvoorlichting Deelproces verwanteninformatie Proces Publieke zorg Deelproces opvang Deelproces voorzien in primaire levensbehoeften Deelproces bijzondere uitvaartzorg Proces Evacuatie Porces Omgevingszorg Deelproces milieubeheer Deelproces ruimtebeheer Deelproces bouwbeheer Proces Informatie Deelproces interne communicatie Deelproces registratie slachtoffers Deelproces registratie schade Proces Ondersteuning Deelproces administratieve ondersteuning Deelproces bestuursondersteuning Deelproces preparatie nafase Deelproces facilitaire ondersteuning Procedure alarmering bevolkingszorg Politiezorg Proces Ordehandhaving Deelproces crowdmanagement Deelproces Crowdcontrol Deelproces Riotcontrol Proces Opsporing Deelproces grootschalige opsporing Pagina 2 van 115 Versie oktober 2012

3 4.2.2 Deelproces bijzondere opsporing Deelproces arrestantenafhandeling Proces Mobiliteit Deelproces Dynamisch verkeersmanagement (onder andere begidsen) Deelproces Statisch verkeersmanagement (onder andere afzettingen) Deelproces Verkeershandhaving en opsporing Proces Bewaken en Beveiligen Deelproces Bewaken en Beveiligen van personen, objecten, diensten en plaatsen Proces Opsporingsexpertise Deelproces explosievenverkenning/cbrne-onderzoek Deelproces Politioneel onderhandelen Deelproces specialistische observatie Deelproces specialistische recherchetoepassingen Deelproces specialistische forensische opsporing Deelproces Aanhouden en ondersteunen Proces interventie Deelproces Arrestatieteam Deelproces Observatieteam Deelproces DSI (Dienst Speciale Interventie) Proces Informatie Proces Ondersteuning Brandweerzorg Proces Brand en Ongevalsbestrijding Proces Meetplanorganisatie(MPO) en waarschuwen bevolking Geneeskundige zorg Proces Acute zorg Deelproces triage Deelproces behandelen Deelproces vervoer Proces publieke gezondheidszorg Deelproces Psychosociale Hulpverlening Deelproces infectieziektebestrijding Deelproces medische milieukunde Deelproces gezondheidsonderzoek Pagina 3 van 115 Versie oktober 2012

4 Hoofdstuk 1 Inleiding Vanuit de regelgeving zijn eisen geformuleerd ten aanzien van het regionaal crisisplan. De regelgeving betreffen vooral de opbouw en samenstelling van een functiestructuur en richt zich daarmee op vraag: wie wat doet. Dit is beschreven in deel I van het Regionaal Crisisplan Veiligheidsregio Twente. Het Algemeen Bestuur heeft op 12 december 2011 ingestemd met het eerste deel. Wie, wie informeert is hiermee nog niet duidelijk. In deel II van het regionaal crisisplan wordt een aantal schema s opgenomen. Met deze schema s wordt inzichtelijk gemaakt hoe een aantal crisisbeheersingsprocessen verloopt en uit welke stappen de processen op hoofdlijnen bestaan. Per proces wordt in kaart gebracht: Wie informeert wie? Met welke input? Met welke output? De processen laten zien welke stappen doorlopen worden ter voorbereiding op of ten tijde van een crisis. Organisaties die met crisisbeheersing te maken hebben kunnen hierop anticiperen door ervoor te zorgen dat de planvorming (zoals opvanglocaties) en capaciteiten (zoals kennis en kunde) aanwezig zijn om deze processen uit te kunnen voeren. Doel Regionaal crisisplan II Deel II van het Regionaal Crisisplan (RCP) van Veiligheidsregio Twente heeft als doel het vastleggen van de samenhang tussen de werkzaamheden, die uitgevoerd moeten worden bij zowel de besturende (leiding en coördinatie) als de primaire en ondersteunende processen, inclusief de daarvoor benodigde informatie. Uitgangspunten Generiek proces leiding en coördinatie De opvatting dat de betrokken (hulp)diensten en organisaties in tijden van rampen en crises over het algemeen hun reguliere kerntaken uitvoeren in een opgeschaalde situatie is ook hier aangehouden. In die zin meer van hetzelfde in een dreigende, urgente en onzekere situatie. Om die reden focust het regionaal crisisplan van Veiligheidsregio Twente zich op het sturen (leiding en coördinatie) c.q. faciliteren van deze professionals in die situaties. Uitgegaan wordt van drie niveaus van sturing: strategisch, tactisch en operationeel. Het RCP focust zich op het stuurproces: leidinggeven en coördineren, waaronder begrepen informatiemanagement (sturen op informatie) en ondersteuningsmanagement (sturen op de personele voorzieningen en Facilitaire voorzieningen). Er wordt uitgegaan van een generiek proces leiding en coördinatie. Hiermee wordt bedoeld dat leiding en coördinatie in alle (opgeschaalde) situaties geldig moet zijn: strategisch, tactisch en operationeel. Leiding en coördinatie komt in alle opgeschaalde situaties voor. Bij de toedeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn uiteraard verschillen per opschalingsituatie; het proces blijft echter gelijk. Het proces leiding en coördinatie wordt naar aanleiding van de opgedane ervaringen uit de oefenreeks uitgewerkt. De processen informatiemanagement en ondersteuningsmanagement worden uitgewerkt op basis van de doctrine netcentrische werkwijze en landelijke modellen. Het proces leiding en coördinatie richt zich vervolgens op de volgende Primaire (uitvoerende) en ondersteunende processen): o Brandweerzorg Brand- en Ongevalbestrijding Meetplan organisatie en Waarschuwen bevolking o Geneeskundige zorg Acute Gezondheidszorg Pagina 4 van 115 Versie oktober 2012

5 Publieke Gezondheidszorg o Politiezorg Ordehandhaving Opsporing Mobiliteit Bewaken en beveiligen Opsporingsexpertise Interventie o Bevolkingszorg Communicatie Publieke zorg Omgevingszorg o Ondersteunend proces per kolom o Informatieproces per kolom Netcentrische werkenwijze Uitgangspunt is ook dat het informatiemanagement proces is ingericht op basis van de principes van het concept Netcentrisch Werkwijze (zie het nieuwe werken tijdens een crisis ). Hierin staat de organisatie en de rollen van de diverse informatiemanagement-functies beschreven, conform de Wet op de Veiligheidsregio s. Dit betekent dat er steeds een gedeeld, actueel en operationeel beeld is. Dit als basis voor de start van iedere vergadering. Het actueel houden en delen van de relevante informatie is een continue proces. GRIP-fasen Bij het uitwerken van de vraag Wie informeert wie? is ervoor gekozen om een koppeling te maken naar de GRIP-fasen als aanduiding van de mate van de op dat moment aanwezige coördinatieniveau. Opdrachten/Verzoeken/Producten worden vaak per coördinatieniveau door andere actoren gemaakt en afgenomen, wat weergegeven wordt aan de hand van de vier GRIP-fasen. Hiermee wordt ook de herkenbaarheid naar de dagelijkse praktijk vergroot. Het gaat bij het gebruik van GRIP om de opschalingfase. Monodisciplinair kunnen de hulpdiensten opschalen voor de vulling van de verschillende teams (conform knoppenmodel). Systematiek De systematiek van beeldvormen, oordeelvormen en besluitvormen (BOB) is gehanteerd, omdat deze aansluit bij andere ontwikkelingen binnen het domein rampenbestrijding en crisisbeheersing. Met de termen beeldvormen, oordeelvormen en besluitvormen worden in de praktijk vaak vergadermomenten aangeduid. In dit document gaat het niet om de vorm (vergaderen) maar wel om de functie van deze werkwoorden. In die zin hoeft bijvoorbeeld beeldvorming niet (geheel) in een bijeenkomst plaats te vinden. In combinatie met netcentrisch werken (een altijd actueel beeld) kan iedere betrokkene geïnformeerd zijn, waarbij in een vergadering in de beeldvormingsfase dan nog slechts vastgesteld hoeft te worden of de leden ook eenzelfde interpretatie heeft van de situatie. Daarmee komt er meer tijd en ruimte voor oordeelsvorming, hetgeen kan leiden tot efficiëntere en effectievere besluitvorming. Leeswijzer Hoofdstuk 2 is gereserveerd voor de sturende proces leidinggeven en coördineren, waaronder inclusief de processen informatiemanagement en ondersteuningsmanagement. Dit wordt uitgewerkt in het eerste kwartaal van In de hoofdstukken 3 tot en met 6 zijn de processen en producten beschreven van de primaire en ondersteunende processen bevolkingszorg, brandweerzorg, politiezorg en geneeskundige zorg. Op veiligheidsnet is de uitwerking van de producten te vinden, zoals checklists en taakkaarten per functionaris. Pagina 5 van 115 Versie oktober 2012

6 Pagina 6 van 115 Versie oktober 2012

7 Hoofdstuk 2 Leiding en coordinatie Wordt nog uitgewerkt. Pagina 7 van 115 Versie oktober 2012

8 3. Bevolkingszorg De bevolkingszorg processen bestaan uit communicatie, publieke zorg, omgevingszorg en evacuatie. De ondersteunende processen zijn informatie en ondersteuning. In het regionaal crisisplan, deel 1, staat een algemene beschrijving van de processen. In deze paragraaf wordt aan de hand van een procesbeschrijving duidelijk wat bereikt moet worden, wie de doelgroep is en welke randvoorwaarden er per deelproces zijn. Daarnaast worden hulpmiddelen en informatieproducten benoemd. Hulpmiddelen zijn ondersteunende documenten en faciliteiten die in de koude fase voorbereid zijn om de activiteit te kunnen uitvoeren. zijn producten die in de warme fase van een calamiteit worden gecreëerd. Input-informatieproducten zijn afkomstig vanuit een ander proces of vanuit een andere procesfase/activiteit. Output-informatieproducten kunnen als input voor andere processen of procesfasen/activiteiten gebruikt worden. Op deze wijze wordt inzichtelijk wie de opdrachten uitvoert en de taak oppakt en welke producten het proces oplevert. De procedure alarmering bevolkingszorg en het draaiboek bestuurlijk handelen zijn uitgewerkt in de bijlagen. Algemene randvoorwaarden processen bevolkingszorg: - De Veiligheidsregio Twente heeft (alarmerings)afspraken met functionarissen binnen bevolkingszorg. Voor de OVD-BZ en AC BZ gelden bereikbaarheids- en beschikbaarheidsafspraken. - De Veiligheidsregio Twente heeft afspraken met externe partijen voor uitvoering van de processen bevolkingszorg. - De Veiligheidsregio Twente heeft afspraken gemaakt over bevoegdheden ten aanzien van capaciteitsinzet en budget van minimaal het hoofd taakorganisatie en de teamleider van het betreffende proces. Dit wordt nog verder uitgewerkt. - De Veiligheidsregio Twente beschikt over een bestuurlijk gemandateerde handelingsvrijheid voor mensen, middelen en producten van de sectie Bevolkingszorg. Dit wordt na 1 december uitgewerkt.. - De Veiligheidsregio Twente draagt zorg voor het vakbekwaam zijn, worden en blijven van de sectie Bevolkingszorg. - De functionarissen binnen de Veiligheidsregio Twente hebben toegang tot de daartoe (in eerste instantie) benodigde voorbereide locaties, zoals het RCC en het GCC en (ICT-)faciliteiten. - De medewerkers van het proces beschikken over de specifieke competenties, die hen in staat stellen hun rol naar behoren uit te voeren. - Er is een regionale pool administratieve ondersteuning. Per proces worden, vanuit deze pool, twee administratieve ondersteuners gekoppeld. Specifieke randvoorwaarden staan beschreven in de uitwerking van elk proces binnen bevolkingszorg. Pagina 8 van 115 Versie oktober 2012

9 3. 1 Proces Communicatie De algemene doelstellingen van het proces communicatie zijn: - Betekenisgeving: duidelijk maken wat de crisis betekent voor de samenleving; - Schadebeperking: beperken van materiele en immateriële schade door het verstrekken van communicatieadviezen aan BT en Sectie bevolkingszorg; - Informatieverstrekking: verzorgen van de algemene informatieverstrekking, openbaarmaking, verklaring en toelichting van het beleid van de burgemeester op de bestrijding van de crisis. Onder het proces communicatie vallen de volgende deelprocessen: analyse en advies, pers- en publieksvoorlichting en verwanteninformatie. Verantwoordelijk voor deze processen is het hoofd communicatie Deelproces analyse en advies Hoofd communicatie Teamleider analyse en advies Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider verwanteninformatie Het proces analyse en advies wordt uitgevoerd onder leiding van de teamleider analyse en advies. Binnen het team analyse en advies kunnen de volgende functies worden bekleed: - Omgevingsanalist - Communicatie adviseur Doel Het voorbereiden en opstellen van een strategisch communicatieadvies voor het (R)BT, op basis van een omgevingsanalyse. Doelgroep - Taakorganisatie communicatie - (Regionaal) beleidsteam Pagina 9 van 115 Versie oktober 2012

10 Randvoorwaarden/uitgangspunten In het strategisch communicatieadvies moet aandacht worden besteed aan de bestuurlijkmaatschappelijke relevantie van een incident; Het strategisch communicatieadvies moet passen binnen de doelstelling van communicatie: informatieverstrekking, schade beperken en betekenis geven. Voorbereiden analyse en advies De teamleider analyse en advies bereidt aan de hand van de inzetopdracht van het hoofd communicatie het proces analyse en advies voor. De inzetopdracht tot het uitwerken van een communicatie strategie komt van het hoofd communicatie. Het hoofd communicatie geeft de teamleider analyse en advies de opdracht het proces analyse en advies voor te bereiden. De strategische kaders waarbinnen het proces communicatie georganiseerd moet worden komen vanuit het (R)BT. Via de strategisch communicatieadviseur wordt dit gecommuniceerd met het hoofd communicatie. De teamleider analyse en advies maakt aan de hand van de opdracht en de strategische kaders vanuit het (R)BT een inzetplan 1 analyse en advies. De teamleider zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen (zie hulpmiddelen), boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Input Van wie Naar wie Strategische kaders Strategisch communicatieadviseur (R)BT Hoofd communicatie Teamleider analyse en advies Inzetopdracht Hoofd communicatie Teamleider analyse en advies Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider analyse en advies Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider analyse en advies Hoofd communicatie Hoofd informatie Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider analyse en advies Hoofd communicatie 1 Onder inzetplan wordt verstaan: beschrijving/uitwerking van de gekozen aanpak waarin is aangegeven hoe, wanneer en met wie de inzetopdracht wordt uitgevoerd). Pagina 10 van 115 Versie oktober 2012

11 Uitvoeren analyse en advies De teamleider analyse en advies stuurt de omgevingsanalist en de communicatieadviseurs aan, die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van strategische communicatie De teamleider analyse en advies zet de opdrachten uit binnen het team. De omgevingsanalist maakt aan de hand van het inzetplan, berichten uit de media, pers, publiek en van andere betrokkenen een omgevingsanalyse. Op basis van deze omgevingsanalyse, het actuele beeld, de (verwachte) maatschappelijke impact en de informatiebehoefte van het incident maken de omgevingsanalist en communicatieadviseur(s) een gezamenlijk strategisch communicatieadvies/plan. Het strategisch communicatie advies wordt, via het hoofd communicatie, door de AC BZ ingebracht in het ROT. Via het ROT wordt het advies ter besluitvorming voorgelegd aan het (R)BT. Aan de voorzitter (R)BT) wordt een besluit gevraagd. Het besluit wordt terugkoppeld aan het ROT en het hoofd communicatie. Afwijkingen worden besproken met het hoofd communicatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Alle activiteiten en besluiten worden vastgelegd in het logboek. De teamleider analyse en advies is hiervoor verantwoordelijk. Input Van wie Naar wie Inzetplan (incl. opdrachten) analyse en advies Teamleider analyse en advies - Omgevingsanalist - Communicatie adviseurs Omgevingsbeeld: - Social media - Internet - Radio - TV Pers- en publieksvragen buitenwereld Teamleider pers- en publiekvoorlichter - Omgevingsanalist - Communicatie adviseurs - Omgevingsanalist - Communicatie adviseurs Output Van wie Naar wie Logboek Teamleider analyse en advies - Hoofd communicatie - Hoofd informatie Strategisch communicatie advies/ Teamleider analyse en advies - Hoofd communicatie plan - Strategisch communicatie adviseur (R)BT - AC BZ Pagina 11 van 115 Versie oktober 2012

12 - (R)BT Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Teamleider Analyse en advies - Hoofd communicatie - Hoofd informatie Hulpmiddelen - Taakkaarten: Strategisch communicatie adviseur (R)BT Communicatie adviseur ROT Hoofd communicatie Teamleider analyse en advies Omgevingsanalist - Checklist team analyse en advies - Format communicatie-advies analyse sociale media - Alarmeringslijst communicatiepool - Lijst met Externe strategische communicatieadviseurs - NCC factsheet R&C_barometer - inschakelen R&C-barometer - modelbesluit aanvraag R&C-barometer Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: De strategisch communicatie adviseur (R)BT geeft leiding aan de teamleider Analyse en advies. De teamleider Analyse en advies geeft op zijn beurt leiding aan de omgevingsanalisten en communicatieadviseurs in zijn team. Het proces wordt geïnitieerd door het (R)BT. - M.b.t. samenwerken in het proces: Er wordt samengewerkt met het Hoofd communicatie en communicatieadviseur ROT. Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: De voorzitter (R)BT geeft leiding aan dit proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Er wordt samengewerkt met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie. Dit betreft onder andere OM, NCC, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. Pagina 12 van 115 Versie oktober 2012

13 3.1.2 Deelproces pers- en publieksvoorlichting Hoofd communicatie Teamleider analyse en advies Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider verwanteninformatie Verantwoordelijk voor de uitvoering van pers- en publieksvoorlichting is de teamleider pers- en publieksvoorlichting. In het team pers- en publieksvoorlichting kunnen de volgende functies worden bekleed: - Pers- en publieksvoorlichter - Persvoorlichter op locatie (opvangcentrum en/of perscentrum) - Contactpersoon rampenzender - Web-redacteur - Medewerker administratieve ondersteuning - Medewerker ondersteuning Doel Voorzien in de maatschappelijke informatiebehoefte, door het leveren van communicatieproducten en - diensten. Doelgroep Pers Burgers Bedrijven Randvoorwaarden/uitgangspunten - De Veiligheidsregio Twente beschikt over een bereikbaarheids- en beschikbaarheidsregeling voor de inzet van de taakorganisatie Communicatie, waardoor de eerste activiteiten binnen 30 minuten na alarmering kunnen starten. De voorlichter CoPI vervult deze rol. Voor de andere functionarissen communicatie gelden alarmeringsregelingen. - Er zijn samenwerkingsafspraken met RTV Oost en andere externe crisispartners (bijv. ERC). Pagina 13 van 115 Versie oktober 2012

14 Voorbereiden pers- en publieksvoorlichting De teamleider pers- en publieksvoorlichting bereidt aan de hand van de inzetopdracht pers- en publieksvoorlichting de pers- en publieksvoorlichting voor. De inzetopdracht pers- en publieksvoorlichting van het hoofd communicatie of de OvD-Bevolkingszorg vraagt om de inzet van pers- en publieksvoorlichting. Het hoofd communicatie heeft van de strategisch communicatie adviseur (R)BT het strategische advies/kaders 2 meegekregen waarbinnen de pers-en publieksvoorlichting kan worden georganiseerd. Daarnaast heeft het Hoofd communicatie afstemming gezocht met de communicatieadviseur ROT /voorlichter CoPI ten behoeve van het handelingsperspectief hulpdiensten. De teamleider pers- en publieksvoorlichting is de aangewezen verantwoordelijke voor de voorbereiding van dit proces. Hij maakt gebruik van het strategisch communicatieadvies (zie deelproces analyse en advies). Op basis van het strategisch advies van het (R)BT bepaalt de teamleider de aanpak en maakt een inzetplan. De teamleider zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd Communicatie een aanvraag voor extra mensen en middelen. De ondernomen activiteiten worden in een logboek vastgelegd. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd communicatie of OvD-BZ Teamleider pers- en publieksvoorlichting Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider pers- en Strategisch communicatieplan (vastgesteld in (R)BT) Teamleider analyse en advies publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Teamleider pers- en publieksvoorlichting Output Van wie Naar wie Inzetplan Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Hoofd informatie Hoofd communicatie 2 Dit is alleen van toepassing als strategische communicatie gevraagd wordt vanuit het BT/RBT. Pagina 14 van 115 Versie oktober 2012

15 Uitvoeren Pers- en publieksvoorlichting De teamleider pers- en publieksvoorlichting stuurt de communicatie-medewerkers aan die verantwoordelijk zijn voor de uitvoering van pers- en publieksvoorlichting. Aan de hand van het inzetplan Pers- en publieksvoorlichting en het strategische communicatieplan bereiden de pers- en publieksvoorlichters de communicatiemiddelen voor en verstrekken actief informatie. Zij maken bij de uitvoering gebruik van checklists/werkinstructies (bijvoorbeeld NL alert). De teamleider pers- en publieksvoorlichting informeert het hoofd communicatie over de voortgang van de uitvoering van het proces. Eventuele afwijkingen in de procesuitvoering deelt de teamleider pers- en publieksvoorlichting mee aan het hoofd Communicatie. Afwijkingen worden, indien nodig, besproken met de strategisch communicatieadviseur (R)BT, communicatieadviseur ROT en het hoofd Communicatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Adviezen/voorstellen ten behoeve van het (R)BT worden via het hoofd communicatie door de AC Bz ingebracht in het ROT. Via de OL worden de adviezen ingebracht in het (R)BT. Aan het (R)BT wordt een besluit gevraagd. Dit besluit wordt teruggekoppeld aan het ROT en wordt, via de AC BZ, teruggekoppeld aan het hoofd communicatie. Zijn de communicatieactiviteiten beëindigd, dan wordt in opdracht van het hoofd communicatie gestart met de afbouw van het proces en vindt overdracht plaats aan de incidentgemeente(n) via de projectorganisatie Nafase (zie deelproces preparatie nafase). Alle activiteiten en besluiten worden vastgelegd in het logboek. De teamleider pers- en publieksvoorlichting is hiervoor verantwoordelijk. Input Van wie Naar wie Inzetplan Handelingsperspectief van hulpdiensten voor de burgers Omgevingsbeeld: Pers- en publieksvragen Teamleider pers- en publieksvoorlichting - Communicatie adviseur ROT - Voorlichter CoPI buitenwereld Medewerkers team pers- en publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Teamleider pers- en publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Teamleider pers- en publieksvoorlichting Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Logboek Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd communicatie - Hoofd informatie Pagina 15 van 115 Versie oktober 2012

16 Persberichten Q&A s Twitterteksten Speeches Overdracht dossier Nafase Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider pers- en publieksvoorlichting - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd communicatie - Voorzitter (R)BT - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaarten: Teamleider Persvoorlichting en publieksvoorlichting Web-redacteur Voorlichter CoPI - Alarmeringslijst communicatiepool - Mandaatregeling teamleider pers- en publieksvoorlichting - Checklist en aandachtspunten persvoorlichting - Checklist en aandachtspunten publieks- en informatienummer - Standaard persbericht - Veel gestelde vragen (Faq lijst) - Telefoonlijst Tolken en vertalingen - Afspraken en procedures calamiteitenzender RTV Oost - Format eerste officiële bericht RTV Oost - Aandachtspunten bewonersbrief of informatiebulletin - Instructies ondersteuning telefoondienst en centrale balie informatiecentrum - Aandachtspunten organisatie persbijeenkomst - Richtlijnen radio/tv interview - Aandachtspunten persbezoek aan rampterrein - Format Persalarm - Persregistratie formulier - Checklist NL-alert - Afspraken NCC-CRC - Inschakelen crisis.nl - Modelbesluit aanvraag crisis.nl Pagina 16 van 115 Versie oktober 2012

17 - Modelbesluit beëindiging crisis.nl - NCC factsheet crisis.nl - Inschakelen Modelbesluit aanvraag Modelbesluit beëindiging NCC factsheet Positionering in structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Het hoofd Communicatie geeft leiding aan de teamleider Pers- en publieksvoorlichting. De teamleider Pers- en publieksvoorlichting geeft op zijn beurt leiding aan de woordvoerders en redacteurs in zijn team. Het proces wordt geïnitieerd door het hoofd Communicatie. - M.b.t. samenwerken in het proces: Er wordt samengewerkt met de strategisch communicatieadviseur (R)BT en communicatieadviseur ROT. Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: De Algemeen Commandant Bevolkingszorg geeft leiding aan dit proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Er wordt samengewerkt met de hulpdiensten en overige crisispartners die actief zijn op het gebied van communicatie naar pers en publiek. Dit betreft onder andere OM, NCC, uitvoeringsorganisaties en bedrijfsleven. Pagina 17 van 115 Versie oktober 2012

18 3.1.3 Deelproces verwanteninformatie Hoofd communicatie Communicatie adviseur ROT/voorlichter COPI Teamleider analyse en advies Teamleider pers- en publieksvoorlichting Teamleider verwanteninformatie Verantwoordelijk voor de uitvoering van verwanteninformatie is de Teamleider verwanteninformatie. Binnen het team kunnen de volgende functies worden bekleed: - medewerker verwanteninformatie (dit kunnen zowel interne als externe medewerkers (NRK) zijn). - medewerker administratieve ondersteuning. Doel Verwanten 3 informeren over het lot en de verblijfplaats van personen die door een crisis zijn getroffen, door het verstrekken van geautoriseerde informatie. Doelgroep Verwanten Randvoorwaarden/uitgangspunten - Beschikking over een telefoonteam Verwanteninformatie, dat binnen een uur na alarmering in staat is haar rol in de crisisbeheersing in te nemen. 3 Verwanten: familieleden en naasten van personen die mogelijk betrokken zijn bij een ramp of zwaar ongeval. Naasten: die personen van wie blijkt dat zij nauwe banden hebben met personen die mogelijk betrokken zijn bij een ramp of een zwaar ongeval. Pagina 18 van 115 Versie oktober 2012

19 Voorbereiden verwanteninformatie De teamleider verwanteninformatie bereidt aan de hand van de inzetopdracht verwanteninformatie het verstrekken van verwanteninformatie voor. Het hoofd Communicatie geeft de inzetopdracht voor de uitvoering van Verwanteninformatie. De teamleider Verwanteninformatie is de aangewezen verantwoordelijke voor de aansturing van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. Hij bepaalt op basis van de inzetopdracht de aanpak en verdeelt het werk. Afhankelijk van de aard en omvang maakt hij een inschatting van het aantal benodigde mensen en doet hij een aanvraag voor mensen en middelen bij het hoofd Communicatie. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd communicatie Teamleider verwanteninformatie Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider verwanteninformatie Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider verwanteninformatie - Hoofd communicatie - Hoofd informatie Uitvoeren verwanteninformatie Het team Verwanteninformatie verstrekt informatie aan verwanten. Op basis van het inzetplan kan worden gestart met de uitvoering van het proces. Via het proces pers- en publieksvoorlichting worden de beschikbare kanalen (speciaal telefoonnummer, informatiebalie) kenbaar gemaakt aan (potentiële) verwanten. De teamleider Verwanteninformatie onderhoudt hiertoe contact met de teamleider Pers- en publieksvoorlichting. De teamleider Verwanteninformatie dient bij het hoofd Communicatie toestemming te vragen om gebruik te maken van het convenant met het NRK voor het bemensen van het Call-centrum. Het team verwanteninformatie geeft uitvoering aan het proces verwanteninformatie door o.a.: 1. het openstellen van een telefoonnummer en/of informatiebalie; 2. het mondeling of schriftelijk (c.q. digitaal) verstrekken van geautoriseerde informatie aan verwanten. De voortgang en eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door de teamleider medegedeeld aan het hoofd communicatie met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider verwanteninformatie Medewerkers team verwanteninformatie Pagina 19 van 115 Versie oktober 2012

20 Ingekomen vragen via callcentrum/ Verwanten Team verwanteninformatie Actueel slachtofferbeeld Hoofd Communicatie Teamleider Verwanteninformatie (geautoriseerd vanuit (R)BT) Output Van wie Naar wie Informatie over lot en Team verwanteninformatie Verwanten verblijfplaats getroffenen Voortgangsinformatie Teamleider verwanteninformatie - Hoofd communicatie Afwijkingsinformatie - Hoofd informatie Overdracht dossier Nafase Teamleider verwanteninformatie - Hoofd communicatie - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider verwanteninformatie - Checklist uitvoering verwanteninformatie - Checklist team verwanteninformatie (benodigde faciliteiten en functionarissen, denk hierbij aan de multi functionarissen inrichting) - Alarmeringslijst pool medewerkers team verwanteninformatie - Afspraken met het NRK Positionering in de structuur Relatie met mono: Communicatie - voor een goede communicatie over, waar de slachtoffers worden opgevangen en waar verwanten dus naar toe moeten om in contact te komen met de slachtoffers. Registratie slachtoffers zodat het team verwanteninformatie van het proces registratie slachtoffers te horen krijgt wie de slachtoffers zijn en waar de slachtoffers verblijven. Pagina 20 van 115 Versie oktober 2012

21 3.2 Proces Publieke zorg Publieke zorg bestaat uit de volgende deelprocessen: opvang, voorzien in primaire levensbehoeften, bijzondere uitvaartzorg en de kleinschalige verplaatsing van mens en dier. Indien de span of control t.a.v. de verplaatsing van mens en dier te groot wordt, wordt het proces evacuatie opgestart onder leiding van een hoofd evacuatie. Verantwoordelijk voor de uitvoering is het hoofd publieke zorg. Het hoofd publieke zorg draagt zorg voor de voorbereiding op de processen opvang, voorzien in primaire levensbehoeften, bijzondere uitvaartzorg en kleinschalige verplaatsing van mens en dier en geeft leiding aan de taakorganisatie publieke zorg Deelproces opvang Hoofd publieke zorg Teamleider Opvang Teamleider bijzondere uitvaartzorg Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Verantwoordelijk voor de uitvoering van het team opvang is de teamleider Opvang. Binnen het team opvang kunnen de volgende functies worden bekleed: - Medewerker opvang - Medewerker administratieve ondersteuning - Hoofd opvanglocatie Assistent hoofd opvanglocatie Medewerkers opvanglocatie (w.o. externe ondersteuning zoals het NRK) Doel 1. Bereiken dat (niet medisch geïndiceerde en licht gewonde) getroffenen (zowel mens als dier) en/of eventueel andere betrokkenen (verwanten, getuigen, e.a.) tijdelijk 4 opgevangen kunnen worden. 2. Benodigde zorg bieden aan betrokkenen (verwanten, getuigen enz.) Doelgroep Burgers Dieren 4 Tijdelijk dient te worden begrepen als een acuut ontstane opvangsituatie, die niet bedoeld is om langer te duren dan strikt noodzakelijk. Zodra een verblijf beschikbaar is dat meer is toegesneden op de individuele noden en behoeften (waaronder terugkeer naar het eigen woonadres of vervangende woonruimte) wordt de opvang beëindigd. In het algemeen wordt gestreefd naar een maximale opvang voor de duur van 72 uur, doch dit kan per incident verschillen Pagina 21 van 115 Versie oktober 2012

22 Randvoorwaarden/uitgangspunten Afbakening: eerste opvang bij acute ontruiming komt doorgaans voor rekening van hulpdiensten (bijv. politie); snelle overname door proces opvang is gewenst, i.v.m. andere prioriteiten hulpdiensten. Voorbereiden opvang De teamleider opvang bereidt aan de hand van de inzetopdracht opvang de opvang voor. De inzetopdracht van het hoofd publieke zorg of de OvD-Bz vraagt om de opvang van mensen (en dieren). De teamleider opvang is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan opvang aan de hand van de inzetopdracht opvang en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop de opvang gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan opvang. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist inrichten team opvang en de lijst met locaties en middelen, die al in de koude fase zijn gemaakt. Het inzetplan opvang wordt afgestemd met de hulpdiensten in het ROT. Afhankelijk van de duur, de aard van de opvang en het aantal benodigde mensen doet hij een aanvraag voor mensen en middelen bij het hoofd publieke zorg. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd publieke zorg/ovd-bz Teamleider opvang Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider opvang Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider opvang - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Aanvraag van (extra) middelen en personeel Teamleider opvang Hoofd publieke zorg Pagina 22 van 115 Versie oktober 2012

23 Uitvoeren opvang Het team opvanglocatie voert de opvang uit, onder leiding van het hoofd opvanglocatie. Op basis van het inzetplan kan worden gestart met de uitvoering van het proces. Het hoofd opvanglocatie ontvangt van de teamleider opvang de opdracht om de opvanglocatie open te stellen, te bemensen en in te richten. Het hoofd opvanglocatie zet hiertoe het team opvanglocatie in, en maakt gebruik van checklists en vragenlijsten die in de preparatiefase tot stand zijn gekomen en voortdurend worden geactualiseerd. Afhankelijk van aard en omvang van het incident en van het aantal (verwachte) getroffenen in de opvanglocatie, bepaalt het hoofd opvanglocatie de indeling en structuur van het team opvang. Waar nodig wijst het hoofd opvanglocatie groepsleiders of coördinatoren aan, voor bepaalde taken in de opvanglocatie. Het hoofd opvanglocatie zorgt ervoor dat hij zich omringt met een aantal directe medewerkers (in elk geval een aantal met lokale kennis), waaronder logboekschrijvers en telefonisten. Tevens bepaalt hij de overlegstructuur en -frequentie, tussen alle betrokken groepsleiders en coördinatoren (ook die van externe partijen) die in de opvanglocatie werkzaam zijn. Wanneer de opvanglocatie gereed is, meldt het hoofd opvanglocatie dit onmiddellijk aan de teamleider opvang. Komt het hoofd opvanglocatie tot de conclusie dat bepaalde voorzieningen of faciliteiten, die niet aanwezig zijn in de opvanglocatie, op korte of langere termijn nodig zijn, dan dient hij een verzoek hiertoe in bij de teamleider opvang. Het hoofd opvanglocatie rapporteert periodiek afhankelijk van de situatie aan de teamleider opvang. Met deze overlegt hij ook over de voortgang van de opvang. Tevens bepaalt het hoofd opvanglocatie het aflossingsschema voor zijn medewerkers in de opvanglocatie. Waar nodig, overlegt het hoofd opvanglocatie met de teamleider opvang over de inzet van medewerkers uit andere processen of van externe partijen. Is beëindiging van de opvang in zicht, dan bereidt het hoofd opvanglocatie samen met zijn team de afbouw voor. Alle activiteiten en besluiten die in de opvanglocatie genomen/uitgevoerd worden, worden vastgelegd in het logboek. Het hoofd opvanglocatie is hiervoor verantwoordelijk. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd publieke zorg met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Input Van wie Naar wie Inzetplan (opdracht operationeel maken opvanglocatie) Teamleider opvang Team opvanglocatie Pagina 23 van 115 Versie oktober 2012

24 Output Van wie Naar wie Verzoek PSH Teamleider opvang - Hoofd publieke zorg - AC Bz Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Teamleider opvang - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Logboek Teamleider opvang - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Hulpmiddelen - Taakkaarten: teamleider opvang (incl. voorzien in primaire levensbehoefte) hoofd opvanglocatie medewerker opvang - Checklists inrichten opvanglocaties - Checklist team opvang (incl. voorzien in primaire levensbehoefte) - Alarmeringslijst hoofden/teamleden opvanglocatie - Lijst opvanglocaties en aanwezige voorzieningen middelen - Convenanten externe partijen (NRK) Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - Binnen de taakorganisatie publieke zorg wordt samengewerkt met het proces voorzien in primaire levensbehoeften, met name voor de voorziening in primaire levensbehoeften in de opvanglocatie. Deze processen kunnen zo nodig geheel of gedeeltelijk in elkaar geschoven worden. - Binnen de sectie bevolkingszorg wordt samengewerkt met: o o o o o o o het proces verplaatsen mens en dier (ter bevordering van een vloeiende overgang van de verplaatsing uit het incidentgebied naar de opvanglocatie); het proces verwanteninformatie (op basis van de registratie binnen de opvanglocatie wordt informatie verstrekt aan verwanten van getroffenen); het proces registratie (ten behoeve van verwanteninformatie, maar ook ten behoeve van een goede inrichting en uitvoering van de opvang. Bijvoorbeeld catering, nachtopvang, aandacht voor speciale groepen getroffenen of vertrek uit opvanglocatie); het proces schaderegistratie (in kaart brengen van door getroffenen geleden schade); het proces (preparatie) nafase (zo goed mogelijk in kaart brengen van noden en behoeften van getroffenen, om de nazorg daarop te kunnen inrichten); het proces pers- en publieksvoorlichting (informatie over aantallen getroffenen en eventuele bijzonderheden en informatie aan de opgevangen doelgroep); het proces facilitaire ondersteuning (ondersteuning op allerlei gebied). Pagina 24 van 115 Versie oktober 2012

25 Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - Uitgangspunt voor de externe samenwerking is dat externe partijen (naar behoefte) worden ingeschakeld door of via de teamleider opvang. Het hoofd opvanglocatie geeft aan de teamleider opvang aan welke ondersteuning nodig is. Bij twijfel beslist de teamleider opvang. Het kan gaan om onder andere de volgende externe partijen (niet limitatief): o drinkwatervoorziening; o leveranciers van noodstroomvoorzieningen; o cateraars; o grootwinkelbedrijven/groothandels/supermarkten; o vervoersbedrijven; o huisartsen/dierenartsen; o NRK/EHBO (eventueel BHV); o psychosociale hulpverleners; o geestelijk verzorgers / kerkelijke instellingen; o maatschappelijk werk; o slachtofferhulp; o financiële instellingen (stads- of kredietbank); o dierenasiels/kinderboerderijen/boerenorganisaties; o tolkendiensten; o verzekeraars/salvage; o bewakingsbedrijven; o schoonmaakbedrijven; o telecombedrijven. Al deze externe partijen werken in of bij de opvanglocatie onder verantwoordelijkheid van het hoofd opvanglocatie. Uiteraard hebben zij daarbij hun eigen professionele verantwoordelijkheid, maar ten aanzien van de gang van zaken in de opvanglocatie is het hoofd opvanglocatie leidend. Pagina 25 van 115 Versie oktober 2012

26 3.2.2 Deelproces voorzien in primaire levensbehoeften Hoofd publieke zorg Teamleider Opvang Teamleider bijzondere uitvaartzorg Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Verantwoordelijk voor de uitvoering van dit deelproces is de teamleider opvang. Voor de uitvoering van dit proces maakt hij gebruik van de functionarissen binnen het team opvang. tijdelijke opvang en de verzorging op een opvanglocatie Doel Voorzien in noodhulp (zoals drinkwater, voeding, kleding, financiële middelen) voor getroffenen en dieren die tijdelijk zelf niet in hun levensbehoeften kunnen voorzien, in geval van een ramp of crisis anders dan de dan de tijdelijke opvang en de verzorging op een opvanglocatie. Doelgroep Burgers Dieren Randvoorwaarden/uitgangspunten - Het proces voorzien in primaire levensbehoeften beperkt zich in principe tot de verzorging van particulieren. De problematiek van getroffen bedrijven wordt inzichtelijk gemaakt, om te kunnen beoordelen of gemeentelijke bijstand wenselijk is. - Als getroffenen niet opgevangen hoeven worden (omdat ze zelf onderdak hebben gevonden of in hun eigen woning kunnen blijven) maar wel primaire levensbehoeften nodig hebben, dan wordt het proces Voorzien in primaire levensbehoeften direct gestart. - In grote lijnen wordt onderscheid gemaakt in twee situaties: o ramptypen waarbij mensen (al dan niet tijdelijk) ontheemd kunnen raken; o ramptypen waarbij mensen in hun eigen omgeving afgesloten raken van de voor hen essentiële hulpbronnen of voorzieningen. Primaire levensbehoeften worden onderverdeeld in een aantal productgroepen: o eten en drinken; o kleding, toiletartikelen, sanitaire artikelen; Pagina 26 van 115 Versie oktober 2012

27 o medicamenten; o financiële noodhulp; o huisvesting, onderdak, noodonderkomen; o aggregaten voor stroom, warmte, koude/koelte, indien cruciaal voor particulieren/instellingen. Waterleidingmaatschappijen nemen in voorkomende gevallen de levering van nooddrinkwater voor hun rekening; hiertoe is/wordt een (regionaal) convenant afgesloten. De distributie van nooddrinkwater valt onder het proces Voorzien in primaire levensbehoeften. Voorbereiden voorzien in primaire levensbehoefte De teamleider opvang bereidt aan de hand van de inzetopdracht voorzien in primaire levensbehoeften het voorzien in de benodigde primaire levensbehoeften voor. De inzetopdracht van het hoofd publieke zorg of de OvD-Bz vraagt om de verstrekking van primaire levensbehoeften. De teamleider opvang is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan primaire levensbehoeften, aan de hand van de inzetopdracht voorzien in primaire levensbehoeften en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt zich een oordeel over de wijze waarop de primaire levensbehoeften gerealiseerd kunnen worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan voorzien in primaire levensbehoeften. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist voorzien in primaire levensbehoeften en overeenkomsten met leveranciers/locaties/middelen, die al in de preparatiefase zijn gemaakt. Hij zorgt voor de inzet van mensen en middelen. Indien nodig doet hij bij het hoofd publieke zorg een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Hij legt (of laat leggen) de ondernomen activiteiten vast in een logboek. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd publieke zorg /OvD-Bz Teamleider opvang Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider opvang Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider opvang - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider opvang Hoofd publieke zorg Pagina 27 van 115 Versie oktober 2012

28 Uitvoeren voorzien in primaire levensbehoefte Het team opvang voert het voorzien in primaire levensbehoeften uit Aan de hand van het inzetplan voorzien in primaire levensbehoeften van de teamleider opvang verwerft het team opvang de benodigde goederen en diensten. Zodra deze beschikbaar zijn geeft de teamleider het bericht: gereed voor distributie. De teamleider opvang draagt zorg voor het (doen) verstrekken van de benodigde primaire levensbehoeften. Op de distributiepunten stemt hij de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken (keten)partners. Gedurende de periode dat goederen en diensten worden verstrekt, verstrekt de teamleider opvang informatie aan het hoofd publieke zorg over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden door teamleider opvang meegedeeld, zodat de teamleider opvang nieuwe besluiten kan nemen. Zodra de activiteiten worden beëindigd, start de teamleider opvang met de afbouw van het proces. Iedere medewerker in het proces legt de door hem ondernomen activiteiten vast in een logboek. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider opvang Team opvang Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Teamleider opvang Hoofd publieke zorg Hoofd informatie Logboek Teamleider opvang Hoofd publieke zorg Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider opvang - Checklist voorzien in primaire levensbehoeften - Overeenkomsten met leveranciers/locaties/middelen - Convenant nooddrinkwatervoorziening Vitens - Alarmeringslijst hoofden/teamleden Positionering in de structuur Het proces Voorzien in primaire levensbehoeften wordt als volgt uitgevoerd: - De activiteiten vinden plaats in opdracht van het hoofd publieke zorg en/of de OvD-Bz (uitzondering mogelijk afhankelijk van het incident). - De teamleider opvang is bij het voorbereiden van dit proces bevoegd tot: o verwerven goederen en diensten; o voorzien in primaire levensbehoeften; o afbouwen van het actiecentrum. Pagina 28 van 115 Versie oktober 2012

29 - De teamleider opvang is bij het uitvoeren van dit proces bevoegd tot: o verwerven goederen en diensten; o voorzien in primaire levensbehoeften; o afbouwen van het actiecentrum. - De teamleider opvang is bij het debriefen / evalueren van dit proces bevoegd tot: o opstellen evaluatierapport. - Intern is bij het uitvoeren en debriefen / evalueren van het proces afstemming nodig met het hoofd Publieke zorg, en de teamleider Verplaatsen mens en dier. - Extern is bij het voorbereiden en uitvoeren van het proces samenwerking met leveranciers nodig, en bij het uitvoeren van het proces mogelijk ook samenwerking met de politie voor transportbegeleiding; Pagina 29 van 115 Versie oktober 2012

30 3.2.3 Deelproces bijzondere uitvaartzorg Hoofd publieke zorg Teamleider Bijzondere uitvaartzorg Teamleider Opvang Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces bijzondere uitvaartzorg is de teamleider bijzondere uitvaartzorg. Binnen het team kunnen de volgende functies bekleed worden: Doel - Medewerker team bijzondere uitvaartzorg (minimaal een functionaris van de lokale gemeente i.v.m. lokale expertise). - Medewerker administratieve ondersteuning Op basis van behoefte van de bevolking en hulpdiensten het faciliteren en/of (mede) organiseren van de collectieve rouwverwerking (stille tochten en herdenkingsdiensten) en uitvaartverzorging. Doelgroep Burgers Hulpdiensten ROT (R)BT Randvoorwaarden/uitgangspunten - Bij dit proces wordt de reguliere uitvaartverzorging buiten beschouwing gelaten. - Op verzoek van de hulpdiensten kan gevraagd worden een morgue (kamer of gebouw waarin lijken worden opgebaard en kunnen worden geïdentificeerd in afwachting van begrafenis of crematie) in te richten. Dit dient in de koude fase georganiseerd te worden. Voorbereiden bijzondere uitvaartzorg De teamleider bijzondere uitvaartzorg bereidt aan de hand van de inzetopdracht de bijzondere uitvaartzorg voor. De inzetopdracht van het hoofd publieke zorg vraagt om bijzondere uitvaartzorg. De teamleider bijzondere uitvaartzorg is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding Pagina 30 van 115 Versie oktober 2012

31 van dit proces. De teamleider bijzondere uitvaartzorg vormt zich een beeld aan de hand van de aard en omvang van het incident en de behoefte aan bijzondere uitvaartzorg. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop deze bijzondere uitvaartzorg gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan bijzondere uitvaartzorg. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist bijzondere uitvaartzorg, die al in de koude fase is gemaakt Deze checklist bevat in ieder geval een netwerkkaart zodat de juiste personen/organisaties betrokken worden bij het team bijzondere uitvaartzorg. Afhankelijk van de aard van de uitvaartzorg en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd publieke zorg Teamleider bijzondere uitvaartzorg Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider bijzondere uitvaartzorg Omgevingsanalyse Hoofd communicatie Teamleider bijzondere uitvaartzorg Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider bijzondere uitvaartzorg - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Uitvoeren bijzondere uitvaartzorg Het team bijzondere uitvaartzorg voert de (bijzondere) uitvaartzorg uit. Aan de hand van het inzetplan bijzondere uitvaartzorg worden mensen, middelen verworven en locatie(s) ingericht. Het team bijzondere uitvaartzorg draagt er zorg voor dat de activiteiten worden uitgevoerd. Het team verkent bij de uitwerking de omgeving en maakt gebruik van de kennis van externe organisaties. De teamleider bijzondere uitvaartzorg stemt de operationele activiteiten periodiek af met de betrokken (keten)partners. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd publieke zorg, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Indien noodzakelijk stelt de teamleider bijzondere uitvaartzorg een strategisch advies op. Strategische adviezen over (wijze van deelname) collectieve rouwverwerking worden via het hoofd publieke zorg door de AC Bz ingebracht in het ROT. Na goedkeuring in het ROT kan het ter vaststelling worden aangeboden aan het (R)BT. Na beëindiging van de activiteiten wordt gestart met de afbouw van het proces en/of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces preparatie nafase). Alle activiteiten worden vastgelegd in een logboek. Pagina 31 van 115 Versie oktober 2012

32 Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider bijzondere uitvaartzorg Team bijzondere uitvaartzorg Output Van wie Naar wie Logboek Teamleider bijzondere uitvaartzorg Hoofd informatie Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Teamleider bijzondere uitvaartzorg - Hoofd publieke zorg - Hoofd informatie Strategisch advies Teamleider bijzondere uitvaartzorg - Hoofd informatie - Hoofd publieke zorg - AC Bz - ROT - (R)BT Overdracht dossier nafase, Met optioneel: Draaiboek Herdenkingsdienst Draaiboek stille tocht Optioneel: - Ingerichte morgue Teamleider bijzondere uitvaartzorg Teamleider bijzondere uitvaartzorg - Hoofd informatie - Hoofd publieke zorg - Hoofd ondersteuning - AC Bz - ROT - (R)BT - Hoofd informatie - Hoofd publieke zorg - AC Bz - AC Politiezorg Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider bijzondere uitvaartzorg - Alarmeringslijst regionale pool bijzondere uitvaartzorg - Alarmeringslijst/Overzicht grote uitvaartonderneming - Checklist team bijzondere uitvaartzorg (benodigde faciliteiten, capaciteit en middelen, inclusief netwerkkaart) - Checklist (optioneel) morgue en Inrichten mortuarium (t.b.v. Identificatie van slachtoffers) - Checklist organisatie herdenkingsbijeenkomst - Voorbeeld draaiboek herdenkingsbijeenkomst - Voorbeeld draaiboek stille tocht - Wet op de lijkbezorging Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Pagina 32 van 115 Versie oktober 2012

33 Op gemeentelijk niveau geeft de AC Bz opdracht tot het opstarten van het proces. Het hoofd van de taakorganisatie publieke zorg geeft leiding aan de teamleider bijzondere uitvaartzorg. De teamleider geeft leiding aan medewerker(s) binnen team bijzondere uitvaartzorg. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Binnen de gemeentelijke crisisbeheersing wordt samengewerkt met het team communicatie, het team registratie slachtoffers, juridische ondersteuning en team preparatie nafase. Hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn als volgt: o Team communicatie heeft de taak om de communicatieaspecten rond bijzondere uitvaartzorg (herdenkingsdiensten, collectieve uitvaart etc) voor te bereiden en uit te voeren. Daarnaast kan zij mede door media watching een signalerende rol spelen als het gaat burgerinitiatieven op het gebied van de bijzondere uitvaartzorg. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd communicatie. o Team registratie slachtoffers heeft de taak het zorgvuldig verzamelen, groeperen en verifiëren van informatie en het verstrekken informatie over slachtoffers (hun lot en eventuele verblijfplaats) aan het bevoegd gezag. Deze informatie is relevant voor het deelproces bijzondere uitvaartzorg. Verantwoordelijk voor deze informatie is het hoofd informatie. o Juridische ondersteuning heeft de taak om te adviseren over en te voorzien in benodigde noodbevelen/-verordeningen. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd ondersteuning. o Het team preparatie nafase maakt in de acute fase een plan van aanpak nafase. Rouwverwerking/uitvaartzorg is een thema voor de nafase. Afstemming moet plaatsvinden tussen de beide teamleiders voor een goede overdracht van de crisisorganisatie naar de nafase. o Team ruimtebeheer, verzoek van materiaal. De teamleider bijzondere uitvaartzorg doet een verzoek aan het hoofd omgevingszorg (bijvoorbeeld materialen). o Team opvang, t.b.v. aandacht voor mogelijke verwanten van slachtoffers in de opvanglocatie. Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Op multidisciplinair niveau initieert de leider CoPI of OL het proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Op multidisciplinair niveau kan als volgt worden samengewerkt: o M.b.t. politiezorg: op verzoek van de politie kan gevraagd worden een morgue in te richten (i.g.v. veel (onherkenbare) slachtoffers en/of lichaamsdelen). o M.b.t. partners/instellingen/organisaties/bedrijven: zie netwerkkaarten, bijvoorbeeld: samenwerken met vervoerders (transportbedrijven); samenwerking met Defensie, bijvoorbeeld inrichten morgue; samenwerking met brancheorganisaties uitvaart ondernemingen o M.b.t. tot burgers: het initiatief om te herdenken ligt vaak bij de burgers. De gemeente(n) kunnen meedenken, regie voeren en/of coördineren. o Sociale omgeving (familieleden van overledenen of scholen/bedrijven) Pagina 33 van 115 Versie oktober 2012

34 3.3 Proces Evacuatie Hoofd publieke zorg Hoofd evacuatie Teamleider bijzondere uitvaartzorg Teamleider opvang Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Als het gaat om kleinschalige verplaatsing van mens en dier, wordt dit uitgevoerd door het team opvang, vallend onder publieke zorg. Indien de span of control te groot wordt, wordt het proces evacuatie opgestart onder leiding van een hoofd evacuatie. Afhankelijk van de behoefte en de grootte wordt het aangevuld met een teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier en medewerker(s) kleinschalige verplaatsing van mens en dier. Voor het gemak wordt hier de teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier en hoofd evacuatie genoemd maar deze taken kunnen ook als het kleinschalig is uitgevoerd worden door de teamleider opvang c.q hoofd publieke zorg. Doel Het in veiligheid brengen van mensen en dieren door deze te verplaatsen of laten verplaatsen van een getroffen of bedreigde plaats naar een veilige plaats. Hierbij is er sprake van een duidelijk onderscheid tussen verplaatsing van mens en dier. Doelgroep Burgers Dieren Randvoorwaarden/uitgangspunten - Voorbereiden evacuatie De teamleider kleinschalig verplaatsing van mens en dier bereidt aan de hand van de inzetopdracht verplaatsen mens en dier de verplaatsing voor. Pagina 34 van 115 Versie oktober 2012

35 De inzetopdracht van het hoofd evacuatie vraagt om de verplaatsing van mensen (en dieren). De teamleider verplaatsen mens en dier is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hiertoe maakt hij een inzetplan. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan vervoer/transport, aan de hand van de inzetopdracht verplaatsen mens en dier en het totaalbeeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop de verplaatsing gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan verplaatsen mens en dier. Hierbij maakt hij gebruik van de lijst van leveranciers en overeenkomsten. Indien de benodigde inzet van menskracht en middelen het mandaat van de teamleider overstijgt, doet de teamleider een aanvraag voor menskracht en/of middelen via het hoofd evacuatie. Hij legt de ondernomen activiteiten vast in een logboek. Input Van wie Naar wie Inzet opdracht Hoofd evacuatie Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider opvang Hoofd evacuatie Hoofd informatie Aanvraag van extra mensen en middelen Teamleider verplaatsen van mens en dier Hoofd evacuatie Hoofd informatie Uitvoeren Evacuatie Het team kleinschalige verplaatsing van mens en dier coördineert de uitvoering van de verplaatsing Aan de hand van het inzetplan verplaatsen mens en dier voorziet de teamleider verplaatsen mens en dier in de benodigde vervoerscapaciteit. Zodra de benodigde vervoerscapaciteit beschikbaar is, geeft de teamleider het bericht gereed voor vervoer aan het hoofd evacuatie. De teamleider verplaatsen mens en dier stemt de operationele activiteiten af met zijn (keten)partners. De teamleider draagt zorg voor het (doen) vervoeren. De teamleider verstrekt informatie over de voortgang en eventuele afwijkingen in de uitvoering aan hoofd evacuatie, zodat waar nodig nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Zodra de mensen op de opvanglocatie en Pagina 35 van 115 Versie oktober 2012

36 dieren in dierenasiels/dierenpensions of elders zijn ondergebracht, start de teamleider (na goedkeuring van het hoofd evacuatie) met de afbouw van het proces/ of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces preparatie nafase). De teamleider draagt zorg voor het (doen) vastleggen van de activiteiten van het team in een logboek. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd evacuatie met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier Team kleinschalige verplaatsing van mens en dier Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Overdrachtsdossier nafase Teamleider verplaatsen van mens en dier Teamleider verplaatsen van mens en dier Hoofd evacuatie Hoofd Informatie - Hoofd evacuatie - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaarten: Hoofd evacuatie Teamleider kleinschalige verplaatsing van mens en dier - Checklist team evacuatie (benodigde faciliteiten) - Alarmeringslijst hoofden/teamleden Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. samenwerken in dit proces: Binnen de gemeentelijke crisisbeheersing wordt samengewerkt met het team opvang, het team communicatie, het team registratie slachtoffers en de juridische ondersteuning. Verder wordt samengewerkt met vervoerders (bijvoorbeeld busmaatschappijen, dierenambulances, vervoerders voor speciaal vervoer, defensie en NS). Hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn als volgt: o Team opvang heeft de taak om de verplaatste mensen en/of dieren op te vangen. De verantwoordelijkheid en benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd Publieke zorg. Hiernaast kunnen bussen worden gebruikt als voorlopige opvanglocatie ; in een later stadium wordt dan besloten of de doelgroep ook echt verplaatst moet worden. Pagina 36 van 115 Versie oktober 2012

37 o Team communicatie heeft de taak om de communicatieaspecten rond het verplaatsen van mens en dier voor te bereiden en uit te voeren. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd Communicatie. o Team registratie slachtoffers heeft de taak om zicht te houden op de nieuwe verblijfslocatie van de verplaatste doelgroep. Ook kan dit team ervoor kiezen al tijdens het vervoer te registreren. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd Informatie. o Juridische ondersteuning heeft de taak om te adviseren over en te voorzien in benodigde noodbevelen/-verordeningen. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd Ondersteuning. o Vervoerders hebben de taak om te voorzien in vervoer, conform de (voorbereide) afspraken. Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Op multidisciplinair niveau initieert de leider CoPI of de OL het proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Op multidisciplinair niveau kan als volgt worden samengewerkt: o M.b.t. brandweerzorg (in geval van besmetting): samenwerken met het brandweerproces ontsmetten mens en dier, ten behoeve van besmette medewerkers van het team verplaatsen mens en dier; samenwerken met het brandweerproces ontsmetten voertuigen, ten behoeve van besmette voertuigen die zijn ingezet voor het verplaatsen van mens en dier. o M.b.t. geneeskundige zorg: samenwerken met het GHOR-proces triage, om te bepalen wie wel/niet vervoerd kan worden en in hoeverre speciaal vervoer nodig is; samenwerken met het GHOR-proces vervoeren, zodat de mensen vervoerd worden die door medische omstandigheden niet vervoerd kunnen worden door proces verplaatsen mens en dier. o M.b.t. politiezorg: samenwerken met de politieprocessen statisch verkeersmanagement en dynamisch verkeersmanagement, om te zorgen dat de juiste verplaatsingroutes bepaald worden en verkeerstechnisch mogelijk gemaakt worden. Ook dienen deze politieprocessen de verplaatsing van wél zelfredzamen (met eigen vervoer) verkeerstechnisch te ondersteunen; samenwerken met de politieprocessen crowdmanagement en crowdcontrol, in die situaties dat door schaarste aan vervoersmogelijkheden ordeproblemen verwacht kunnen worden bij de verzamel-/opstappunten. o M.b.t. (maatschappelijke) partners en m.b.t. zelfredzaamheid/zelfwerkzaamheid: samenwerken met vervoerders (o.a. spoor- en busvervoer en transportbedrijven); samenwerken met het Nederlandse Rode Kruis (met name m.b.t. speciaal vervoer en eventuele begeleiding); samenwerking met Defensie; Pagina 37 van 115 Versie oktober 2012

38 samenwerking met brancheorganisaties, instellingen en dergelijke. Voorbeelden zijn: land- en tuinbouworganisaties en het betreffende ministerie m.b.t. verplaatsing vee; dierenasiel/dierenambulance m.b.t. verplaatsing kleinere dieren; zorginstellingen m.b.t. verplaatsing minder- of niet zelfredzame bewoners; bedrijven m.b.t. verplaatsing van hun medewerkers; samenwerken met de bevolking m.b.t. onderlinge (buren)hulp. Deze actoren dienen waar nodig gefaciliteerd en/of gestimuleerd en gecoördineerd te worden vanuit met name proces Verplaatsen mens en dier, in combinatie met communicatie. Bovenstaande opsomming laat zien waarop de samenwerking zich richt. Vaak valt de uitvoering van die activiteiten onder de verantwoordelijkheid en bevoegdheid van die organisaties. Pagina 38 van 115 Versie oktober 2012

39 3.4 Proces Omgevingszorg Het proces omgevingszorg wordt onderverdeeld in de volgende deelprocessen: milieubeheer; ruimtebeheer en bouwbeheer. Het hoofd omgevingszorg geeft leiding aan deze deelprocessen. Hij ziet er op toe dat de informatie-uitwisseling binnen het proces omgevingszorg en tussen het proces omgevingszorg en de andere processen (mono- en multidisciplinair) optimaal verloopt Deelproces milieubeheer Hoofd Omgevingszorg Teamleider Milieubeheer Teamleider Ruimtebeheer Teamleider Bouwbeheer Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces milieubeheer is de teamleider milieu beheer. Binnen het team kunnen de volgende functies bekleed worden: - Medewerker team milieubeheer. Medewerkers (o.a. van de lokale gemeente i.v.m. lokale kennis en toegang milieudossiers). - Medewerker administratieve ondersteuning Randvoorwaarden/ Doel 1. Het maken van een advies voor het bevoegd gezag en/of betrokken partijen ter voorkoming of beperking van milieuschade en het coördineren van de te treffen maatregelen. 2. Zorg voor de handhaving van de kwaliteit, dan wel herstel, van het milieu of de leefomgeving en inzamelen van besmette of verdachte waren om (verdere) besmetting te voorkomen. Doelgroep Burgers Hulpverleners Bedrijven Grond- en waterbeheerders (R)BT / ROT uitgangspunten - Actuele lijst met (externe) crisispartners - Toegang tot milieudossiers - Kennis van juridische implicaties (bijv. bij complexe milieuvraagstukken) - Kennis van het Twents Protocol Asbest Pagina 39 van 115 Versie oktober 2012

40 Voorbereiden milieubeheer De teamleider milieubeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht milieubeheer voor. De inzetopdracht van het hoofd omgevingszorg of OvD Bz vraagt om de inzet van milieubeheer. De teamleider milieubeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider milieubeheer vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan milieubeheer aan de hand van de inzetopdracht milieubeheer en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop milieubeheer gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan milieubeheer. Hierbij maakt hij gebruik van checklists die al in de koude fase zijn gemaakt. Afhankelijk van de duur, de aard van de te treffen maatregelen en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen bij het hoofd omgevingszorg. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd omgevingszorg/ovd-bz Teamleider Milieubeheer Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider Milieubeheer Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider milieubeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Aanvraag extra mens en middelen Teamleider milieubeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Uitvoeren milieubeheer Het team milieubeheer coördineert de milieumaatregelen Aan de hand van het inzetplan milieubeheer worden de te treffen milieumaatregelen gecoördineerd. De teamleider milieubeheer stemt de operationele maatregelen af met de betrokken (keten)partners. De teamleider draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de werkzaamheden. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden direct gemeld aan het hoofd Pagina 40 van 115 Versie oktober 2012

41 omgevingszorg, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt tot aanpassing van de inzetopdracht. Optioneel wordt door het team een advies opgesteld. Indien het advies (incl. bijbehorend plan van aanpak) milieu- en gezondheidseffecten bevat dan wordt het, via het ROT, voorgelegd aan het (R)BT. Zodra de benodigde maatregelen zijn getroffen en er geen schadelijke gevolgen meer zijn voor het milieu, wordt gestart met de afbouw van het proces. Alle activiteiten worden vastgelegd in een logboek. Indien de milieu-effecten nog niet zijn afgerond, vindt een doorstart plaats in de nafase (zie deelproces preparatie nafase). Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider milieubeheer Team milieubeheer Output Van wie Naar wie Optioneel: Advies milieu beheer/saneringsplan Voortgangsinformatie Teamleider milieubeheer Teamleider milieubeheer - Hoofd omgevingszorg - AC Bz - ROT - (R)BT Hoofd omgevingszorg Afwijkingsinformatie Logboek Teamleider milieubeheer Hoofd omgevingszorg Overdracht dossier nafase Teamleider milieubeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider milieubeheer - Checklist team milieubeheer (benodigde faciliteiten) - Lijst (externe) crisispartners - Alarmeringslijst hoofden/teamleden - TPA (Twents Protocol Asbest) Positionering in de structuur (aanvullen: aangeven wat de relatie is?) Mono - Ruimtebeheer - Pers- en publieksvoorlichting Pagina 41 van 115 Versie oktober 2012

42 - Informatie wordt aangeleverd van de situatie in de leefomgeving, de genomen maatregelen en geplande activiteiten, aanwijzingen over zelf te nemen maatregelen; ter communicatie met bevolking en bedrijven. Multi - Brand en ongevalsbestrijding (Brandweer) o Waaronder ontsmetting en ondersteuning - Meetplanorganisatie (Brandweer) - Opsporing (strafrechtelijk onderzoek) (politiezorg) - Waterkwaliteitsbeheer (Waterbeheer -en Scheepvaartzorg) - Milieu-incidenten kunnen van invloed zijn op de kwaliteit van het water, hiervoor dient afstemming met waterschappen plaats te vinden. - Publieke gezondheidszorg (GHOR) - Medische milieukunde Pagina 42 van 115 Versie oktober 2012

43 3.4.2 Deelproces ruimtebeheer Hoofd Omgevingszorg Teamleider Milieubeheer Teamleider Ruimtebeheer Teamleider Bouwbeheer Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces ruimtebeheer is de teamleider ruimtebeheer. Binnen het team kunnen de volgende functies bekleed worden: - Medewerker team Ruimtebeheer. Medewerkers (o.a. van de lokale gemeente i.v.m. lokale kennis) die belast zijn met het (doen) uitvoeren van werkzaamheden in de openbare ruimte, in de reguliere situatie of in een bijzondere omstandigheid. - Medewerker administratieve ondersteuning Doel Tijdens een bijzondere situatie zorg dragen voor het beheer van wegen, rioleringen, water, groen, openbare verlichting en overige infrastructuur/nutsvoorzieningen in de openbare ruimte van de gemeente. Doelgroep Burgers Beheerders infrastructuur (wegen, spoor, water) Beheerders nutsvoorzieningen (gas, elektriciteit, water) Gebruikers infrastructuur (hulpdiensten, transporteurs, particulieren) Grondeigenaren en gebruikers Randvoorwaarden/uitgangspunten - De benodigde (technische)hulpmiddelen en faciliteiten zijn beschikbaar en inzetbaar; - Hiertoe zijn afspraken gemaakt met (externe) crisispartners. Pagina 43 van 115 Versie oktober 2012

44 Voorbereiden ruimtebeheer De teamleider ruimtebeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht het proces ruimtebeheer voor. De inzetopdracht van het hoofd omgevingszorg of OvD Bz vraagt om de inzet van ruimtebeheer. De teamleider ruimtebeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider ruimtebeheer vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan ruimtebeheer aan de hand van de inzetopdracht ruimtebeheer en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop ruimtebeheer gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan ruimtebeheer. Hierbij maakt hij gebruik van checklists die al in de koude fase zijn gemaakt. Afhankelijk van de duur, de aard van de te treffen maatregelen en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag van mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd omgevingszorg/ovd-bz Teamleider ruimtebeheer Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider ruimtebeheer Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider ruimtebeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Aanvraag extra mens en middelen Teamleider ruimtebeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Uitvoeren ruimtebeheer Het team ruimtebeheer coördineert de te nemen maatregelen in de openbare ruimte. Aan de hand van het inzetplan ruimtebeheer worden de te treffen maatregelen in de openbare ruimte gecoördineerd. De teamleider ruimtebeheer stemt de operationele maatregelen af met de betrokken (keten)partners. De teamleider draagt zorg voor het (doen) uitvoeren van de werkzaamheden. Er wordt met regelmaat informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering aan hoofd omgevingszorg. Afwijkingen worden gemeld zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Dit leidt daar waar nodig tot aanpassing van de inzetopdracht. Zodra de benodigde maatregelen in de openbare ruimte zijn getroffen, wordt gestart met de afbouw van het proces. Alle activiteiten worden vastgelegd in een logboek. Pagina 44 van 115 Versie oktober 2012

45 Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider ruimtebeheer Team ruimtebeheer Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Teamleider ruimtebeheer - Hoofd omgevingszorg Afwijkingsinformatie - Hoofd informatie Logboek Teamleider ruimtebeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider ruimtebeheer - Checklist team ruimtebeheer (benodigde faciliteiten) - Alarmeringslijst hoofden/teamleden Positionering in de structuur Mono - Milieubeheer Advisering en afstemming m.b.t. gevaarlijke stoffen - Bouwbeheer Advisering en afstemming m.b.t. constructies - Registratie schade Het behartigen van de belangen van de gemeente als eigenaar van infrastructuur die schade heeft opgelopen. Daarnaast registratie van schade aan infrastructuur en nutsvoorzieningen die niet in gemeentelijke eigendom zijn. - Pers- en publieksvoorlichting: Informatie wordt aangeleverd van de situatie in de leefomgeving, de genomen maatregelen en geplande activiteiten, aanwijzingen over zelf te nemen maatregelen; ter communicatie met bevolking en bedrijven. Multi - Bron en emissiebestrijding (Brandweer) - Ondersteuning operationele diensten met gegevens van o.a. riolering, bebouwing, bedrijven, ruimtegebruik en eigendomsverhoudingen. Bestrijdings- en ontsmettingsmaatregelen kunnen effect hebben op de kwaliteit van infrastructuur en nutsvoorzieningen (wegstromen vervuiling; direct of via lozing uit riolering). - Ontsmetten (Brandweer) - Reinigen van infrastructuur - Bewaken en beveiligen (Politiezorg): afschermen en bewaken rampterrein Pagina 45 van 115 Versie oktober 2012

46 3.4.3 Deelproces bouwbeheer Hoofd Omgevingszorg Teamleider Milieubeheer Teamleider Ruimtebeheer Teamleider Bouwbeheer Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces bouwbeheer is de teamleider bouwbeheer. Binnen het team kunnen de volgende functies bekleed worden: Doel - Medewerker team bouwbeheer (o.a. van de lokale gemeente i.v.m. lokale kennis en toegang dossiers). - Medewerker administratieve ondersteuning 1. Het geven van advies aan het bevoegd gezag en/of betrokken partijen over het waarborgen van een veilige en gezonde bebouwde omgeving en het geven van opdrachten tot aan te brengen noodvoorzieningen. 2. Het waarborgen van een veilige en gezonde bebouwde omgeving. Dit door het nemen van Doelgroep maatregelen op het gebied van het beheer van gebouwen. Het gaat hierbij om toezicht- en handhavingstaken op het gebied van bouwregelgeving, maar ook over het beheer van monumenten, cultureel erfgoed, openbare gebouwen, kunstwerken, et cetera. Gebouweigenaren en bewoners Beheerders gemeentelijke gebouwen, musea, archieven en monumenten. (R)BT ROT Randvoorwaarden/uitgangspunten - Toegang tot bouwdossiers Pagina 46 van 115 Versie oktober 2012

47 Voorbereiden bouwbeheer De teamleider bouwbeheer bereidt aan de hand van de inzetopdracht het proces bouwbeheer voor. De inzetopdracht van het hoofd omgevingszorg of OvD Bz vraagt om de inzet van bouwbeheer. De teamleider bouwbeheer is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider bouwbeheer vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan bouwbeheer aan de hand van de inzetopdracht bouwbeheer en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop het beheer gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan bouwbeheer. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist bouwbeheer, die al in de koude fase is gemaakt. Afhankelijk van de duur, de aard van de te treffen maatregelen en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen. Het advies bouwbeheer wordt voorgelegd aan het bevoegd gezag, via het hoofd Omgevingszorg. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd omgevingszorg/ovd-bz Teamleider bouwbeheer Actueel Beeld Hoofd informatie Teamleider bouwbeheer Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider bouwbeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Uitvoeren Bouwbeheer Het team bouwbeheer adviseert en coördineert de uitvoering van bouwbeheer. Aan de hand van het inzetplan bouwbeheer worden de te treffen maatregelen uitgevoerd. De teamleider bouwbeheer stemt de operationele maatregelen af met de betrokken (keten)partners. De teamleider draagt zorg voor het (doen)uitvoeren van de werkzaamheden. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering aan het hoofd omgevingszorg. Optioneel wordt door het team een advies opgesteld. Indien het advies bouwtechnische zaken betreft dan wordt het, via het ROT, voorgelegd aan het (R)BT. Zodra de benodigde maatregelen zijn getroffen en de gebouwen veilig toegankelijk, gesloopt of afgesloten zijn, wordt gestart met de afbouw van het proces. Alle activiteiten worden vastgelegd in een logboek. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider bouwbeheer Team bouwbeheer Output Van wie Naar wie Pagina 47 van 115 Versie oktober 2012

48 Optioneel: Teamleider bouwbeheer - Hoofd omgevingszorg Advies bouwbeheer - AC Bz - ROT - (R)BT Voortgangsinformatie Teamleider bouwbeheer - Hoofd omgevingszorg Afwijkingsinformatie - Hoofd informatie Logboek Teamleider bouwbeheer - Hoofd omgevingszorg - Hoofd informatie Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider bouwbeheer - Checklists: Het nemen van maatregelen voor monumenten en cultureel erfgoed. Het verzorgen van noodmaatregelen om gevaarlijke situaties aan bouwwerken aan te pakken of verdergaande schade te voorkomen (noodsloop, stutten). - Checklist team bouwbeheer (benodigde faciliteiten) - Alarmeringslijst hoofden/teamleden Positionering in de structuur Bevolkingszorg - Registratie schade: het behartigen van de belangen van de gemeente als eigenaar van bouwwerken die schade hebben opgelopen of voor opvang of herstelwerk noodzakelijk zijn. Registreren van schade aan gebouwen die niet in gemeentelijk eigendom zijn. - Ruimtebeheer: afzetten van niet begaanbaar gebied. - Milieubeheer: advisering m.b.t. gevaarlijke stoffen. - Overige processen - Brand en ongevalsbestrijding (brandweerzorg) - Ordehandhaving en mobiliteit (politiezorg) Pagina 48 van 115 Versie oktober 2012

49 3.5 Proces Informatie Het proces informatie is verantwoordelijk voor het tijdig en in de juiste kwaliteit/kwantiteit verwerven, verwerken, veredelen en verstrekken van informatie voor de sectie bevolkingszorg. Hierbij zijn drie aspecten van belang: - Informatie binnen de monodisciplinar processen; - Informatie tussen de monodisciplinaire processen; - Informatie tussen de multidisciplinaire processen. Informatie wordt onderverdeeld in de volgende deelprocessen: - Interne communicatie - Registratie slachtoffers - Registratie schade Ten aanzien van deze taakorganisatie is het hoofd informatie verantwoordelijk voor het ontvangen, het signaleren van onvolledigheden en tegenstrijdigheden en het verspreiden van informatie bevolkingszorg. Hij kan daarbij gebruik maken van de checklist informatieproducten. Deze checklist is gebaseerd op de informatieproducten die voortkomen uit de (deel)processen bevolkingszorg. Het hoofd informatie wordt hierbij ondersteund door een digitaal systeem en een medewerker administratieve ondersteuning. Het digitale systeem kan door de sectie bevolkingszorg gebruikt worden om informatie uit te halen t.b.v. bevolkingszorg en te plaatsen. Het hoofd informatie zorg de afstemming en koppeling met de multi informatie uit het CoPI, ROT en (R)BT. Daarnaast draagt het hoofd informatie zorg voor de voorbereiding op de processen interne communicatie, registratie slachtoffers en registratie schade. Pagina 49 van 115 Versie oktober 2012

50 3.5.1 Deelproces interne communicatie Hoofd Informatie Interne communicatie Teamleider registratie slachtoffers Teamleider registratie schade Het hoofd informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces interne communicatie en kan daarbij ondersteund worden door een informatie medewerker. Doel Het informeren van alle bij de crisisbeheersing betrokken personen binnen de sectie bevolkingszorg. Doelgroep Sectie bevolkingszorg Randvoorwaarden/uitgangspunten - Alle deelnemers bevolkingszorg beschikken over toegang tot een digitaal systeem waar informatie op geplaatst en gelezen kan worden. Uitvoeren interne communicatie Het hoofd informatie is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces interne communicatie. De AC Bz geeft het hoofd informatie de inzetopdracht alle betrokkenen van de sectie bevolkingszorg te voorzien van een actueel beeld. Voor het actueel beeld ontvangt het hoofd informatie, actuele informatie (bv logboeken en producten) van de andere taakorganisaties bevolkingszorg. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een digitaal systeem. Op basis van de informatie uit de taakorganisaties maakt het hoofd informatie een mono actueel beeld en verspreidt dit binnen de sectie bevolkingszorg. Ter ondersteuning maakt hij gebruik van de adviseur sectie bevolkingszorg en/of medewerker administratieve ondersteuning. Pagina 50 van 115 Versie oktober 2012

51 Input Van wie Naar wie Inzetopdracht AC Bz Hoofd informatie Hoofden taakorganisatie Hoofd informatie bevolkingszorg Output Van wie Naar wie Actueel beeld Hoofd informatie Sectie bevolkingszorg Hulpmiddelen - Taakkaart hoofd informatie - Checklist informatieproducten Pagina 51 van 115 Versie oktober 2012

52 3.5.2 Deelproces registratie slachtoffers Hoofd Informatie Interne communicatie Teamleider registratie slachtoffers Teamleider registratie schade De teamleider registratie slachtoffers is verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces registratie slachtoffers. Binnen het team kunnen de volgende functies bekleed worden: - Coördinator frontoffice - Coördinator backoffice - Medewerker registratie slachtoffers (optioneel NRK) - Medewerker registratie schade - Medewerker administratie ondersteuning Doel Het zorgvuldig verzamelen, groeperen en verifiëren van informatie en het verstrekken van informatie over slachtoffers (hun lot en eventuele verblijfplaats) en dieren (m.b.t. opvang) aan het bevoegd gezag. Dit mede ten behoeve van een (eventuele) zorg vraag in de nafase. Doelgroep (R)BT ROT Randvoorwaarden/uitgangspunten - Afspraken zijn gemaakt met het NRK ter ondersteuning van de regionale functionarissen, bij voorkeur ter ondersteuning van de frontoffice in de opvanglocatie; - Er is een regionaal team registratie slachtoffers beschikbaar, onderscheid is gemaakt in front- en backoffice; - De gemeenten hebben de beschikking over een digitaal registratie systeem. Pagina 52 van 115 Versie oktober 2012

53 Voorbereiden registratie slachtoffers De teamleider registratie slachtoffers bereidt aan de hand van de inzetopdracht de registratie voor. De inzetopdracht van het hoofd informatie of de OvD-Bz vraagt om de registratie slachtoffers. De teamleider registratie slachtoffers is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan registratie aan de hand van de inzetopdracht registratie slachtoffers en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop de registratie gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan registratie slachtoffers. Hierbij maakt hij gebruik van de checklist inrichten team registratie slachtoffers, die al in de koude fase is gemaakt. Wanneer het team klaar is voor registratie, meldt de teamleider dit onmiddellijk aan de het hoofd informatie. Komt de teamleider registratie slachtoffers tot de conclusie dat bepaalde voorzieningen of faciliteiten, die niet aanwezig zijn op de locatie, op korte of langere termijn nodig zijn, dan dient hij een verzoek hiertoe in bij het hoofd informatie. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd informatie/ovd-bz Teamleider registratie slachtoffers Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider registratie slachtoffers Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider registratie slachtoffers Hoofd informatie Aanvraag voorzieningen en faciliteiten Teamleider registratie slachtoffers Hoofd informatie Uitvoeren registratie slachtoffers Het team registratie slachtoffers (bestaande uit de front- en backoffice) voert de registratie uit. Op basis van het inzetplan kan worden gestart met de uitvoering van het proces. De teamleider registratie slachtoffers ontvangt de opdracht om de frontoffice en backoffice te bemensen en in te richten. De coördinator backoffice ontvangt van de coördinator frontoffice (opvanglocatie), de AC geneeskundige zorg, AC politiezorg, teamleider verwanteninformatie gegevens over slachtoffers/verwanten. Op basis van deze gegevens gaat de backoffice gegevens verzamelen, groeperen en verifiëren en stelt op basis hiervan een actueel slachtoffer beeld op t.b.v. het bevoegd gezag (via AC Bz naar (R)BT). Teamleider registratie slachtoffers rapporteert periodiek afhankelijk van de situatie aan het hoofd informatie. Met deze overlegt hij ook over de voortgang van de registratie. De teamleider registratie slachtoffers zoekt afstemming met de coördinator frontoffice over de ontwikkelingen in de opvanglocatie en Pagina 53 van 115 Versie oktober 2012

54 met de coördinator backoffice om de ontwikkelingen binnen het proces registratie te bespreken, te monitoren en te sturen. Waar nodig, overlegt de teamleider met het hoofd informatie over de inzet van medewerkers uit andere processen of van externe partijen. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd informatie met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Is beëindiging van de registratie in zicht, dan bereidt de teamleider samen met zijn team de afbouw voor. De gegevens worden van de teamleider registratie schade naar de teamleider preparatie nafase overgedragen aan de organisatie voor de nafase. Dit in de vorm van een overdrachtsdossier (zie proces preparatie nafase). Alle activiteiten en besluiten die genomen/uitgevoerd worden, worden vastgelegd in het logboek. De teamleider is hiervoor verantwoordelijk. Input Van wie Naar wie Inzetplan (inrichten front- en backoffice ) Teamleider registratie slachtoffers - Coördinator frontoffice - Coördinator backoffice Slachtofferbeeld politie AC politiezorg - AC Bz - Hoofd informatie - Teamleider registratie slachtoffers - Coördinator backoffice Slachtofferbeeld geneeskundige zorg AC Geneeskundige zorg - AC Bz - Hoofd informatie - Teamleider registratie slachtoffers - Coördinator backoffice Actueel verwantenregistratie Teamleider verwanteninformatie - Teamleider registratie slachtoffers - Coördinator backoffice Output Van wie Naar wie Slachtoffer beeld Frontoffice (uit opvanglocatie) Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Coördinator frontoffice Coördinator front- en backoffice - Coördinator backoffice - Teamleider registratie slachtoffers Teamleider registratie slachtoffers Actueel slachtoffer beeld Teamleider registratie slachtoffers - Hoofd informatie - Hoofd publieke zorg - Hoofd communicatie - AC Bz - ROT - (R)BT Overdrachtsdossier nafase Teamleider registratie slachtoffers - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen Pagina 54 van 115 Versie oktober 2012

55 - Taakkaarten teamleider registratie slachtoffers coördinator frontoffice coördinator backoffice - Checklists uitvoering registratie slachtoffers - Checklist team registratie slachtoffers (benodigde faciliteiten en functionarissen, denk hierbij aan de multi functionarissen inrichting) - Alarmeringslijst regionale team registratie slachtoffers - Registratie systeem - Contactgegevens NRK Positionering in de structuur Relatie met mono: - Teamleider opvang - voor een goede communicatie over, waar de mensen worden opgevangen en waar dus slachtoffers geregistreerd moeten worden. - Teamleider verwanten informatie binnen het proces communicatie zodat men bij verwanten informatie precies weet wat men kan communiceren over de slachtoffers. O.a. waar de slachtoffers verblijven. Maar ook om vanuit verwanten informatie, gegevens te ontvangen van burgers die mensen zoeken of mensen die zich telefonisch melden. Multi: - Politie- Identificatie, transport overledenen, ontruimen, ontsmetten, hierover moet contact zijn met de politie, zodat het team weet wie er is overleden en waar die persoon op dat moment is. En dus ook waar de overledenen naar toe worden gebracht. Wie van de politie hiervoor? Als de brandweer mensen ontsmet, dan moet de politie deze mensen registreren, zodat in de nafase deze mensen nog terug te vinden zijn. Bij een ontruiming moet de politie aangeven waar ze deze mensen opvangen of wie er is ontruimd en waar deze mensen verblijven. Dit geld ook voor mensen die door de brandweer zijn gered en niet zijn overgedragen aan de Geneeskundige hulpverlening. - Acute gezondheidszorg, met de acute gezondheidszorg contact houden wie er allemaal gewond zijn, hoe erg men gewond is (T1, T2, T3) en waar de gewonde slachtoffers verblijven. Pagina 55 van 115 Versie oktober 2012

56 3.5.3 Deelproces registratie schade Hoofd Informatie Interne communicatie Teamleider registratie slachtoffers Teamleider registratie schade Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces is teamleider registratie schade. Binnen het team kunnen de volgende functies worden bekleed: - Medewerker team registratie schade - Medewerker administratieve ondersteuning Doel Middels het registreren van schademeldingen het zo goed mogelijk in beeld brengen van de aard en omvang van de schade aan het (R)BT, mede ten behoeve van (eventuele) zorgvraag in de nafase. Doelgroep (R)BT ROT Gedupeerden Overheid (Dienst Regelingen) Salvage - Verzekeraars Randvoorwaarden/uitgangspunten Verzekeringsmaatschappijen organiseren de reguliere schadeafhandeling. De gemeenten hebben de beschikking over een digitaal registratie systeem, hiertoe zijn afspraken gemaakt met externe crisispartners. Voorbereiden registratie schade De teamleider registratie schade bereidt, aan de hand van de inzetopdracht, de registratie voor. Pagina 56 van 115 Versie oktober 2012

57 De inzetopdracht van het hoofd informatie vraagt om het verzorgen van de registratie van de schademeldingen voor het opstellen van een geschat/globaal schadebeeld. De teamleider registratie schade is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident en de behoefte aan registratie aan de hand van de inzetopdracht registratie schade en het actueel beeld. Hij analyseert en vormt een oordeel over de wijze waarop de registratie gerealiseerd kan worden. Op basis hiervan bepaalt hij de aanpak en maakt hij een inzetplan registratie schade. Hierbij maakt hij gebruik van de 1. checklist inrichten Registratie schade, die al in de koude fase is gemaakt, 2. input vanuit Salvage (informatie komt vanuit de brandweer). Afhankelijk van de duur, de omvang van de schade en het aantal benodigde medewerkers registratie schade doet hij een aanvraag voor mensen en middelen bij het hoofd informatie. Wanneer er een akkoord is op de aanvraag mensen en middelen kan de uitvoering starten. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd Informatie Teamleider registratie schade Actueel Beeld Hoofd informatie Teamleider registratie schade Actueel schadebeeld Salvage AC brandweerzorg Teamleider registratie schade Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider registratie schade Hoofd informatie aanvraag (extra) voor mensen en Teamleider registratie schade Hoofd Informatie middelen Uitvoeren registratie schade Het team registratie schade voert de registratie uit. Op basis van het inzetplan kan worden gestart met de uitvoering van het proces. De teamleider registratie schade zet hiertoe het team registratie in om alle schademeldingen te registreren voor een actueel schadebeeld. Deze schademeldingen kunnen komen uit de opvanglocatie, via digitaal loket of van Salvage (schade vanuit het veld). De teamleider rapporteert periodiek afhankelijk van de situatie aan het hoofd informatie. Met deze overlegt hij ook over de voortgang van de registratie. De teamleider registratie schade monitort en stuurt de ontwikkelingen binnen het proces registratie schade. Het actueel schadebeeld wordt, via het hoofd informatie, door de AC Bz besproken in het ROT. Daarna ter vaststelling voorgelegd aan het (R)BT. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd informatie met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. Komt de teamleider registratie schade tot de conclusie dat bepaalde voorzieningen of faciliteiten, die niet aanwezig zijn op de locatie, op korte of langere termijn nodig zijn, dan dient hij een gemotiveerd verzoek hiertoe in bij het hoofd informatie. Pagina 57 van 115 Versie oktober 2012

58 Is beëindiging van de registratie in zicht, dan bereidt de teamleider samen met zijn team de afbouw voor/ of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces preparatie nafase). Alle activiteiten en besluiten die genomen/uitgevoerd worden, worden vastgelegd in het logboek. De teamleider is hiervoor verantwoordelijk. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider registratie schade Team registratie schade Schademeldingen opvanglocatie Medewerker registratie schade Teamleider registratie schade Actueel Schadebeeld Salvage AC brandweerzorg Teamleider registratie schade Schademeldingen van getroffenen Digitaal loket Output Van wie Naar wie Afwijkingsinformatie Voortgangsinformatie Teamleider registratie schade Teamleider registratie schade Hoofd informatie Logboek Teamleider registratie schade Hoofd informatie Actueel schadebeeld Teamleider registratie schade - Hoofd informatie - AC Bz - ROT - (R)BT Overdracht dossier nafase Teamleider registratie schade - Hoofd informatie - Hoofd ondersteuning - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider registratie schade - Contactpersonen verzekeringsinstanties/salvage - Checklist uitvoering registratie schade - Checklist team registratie schade - Alarmeringslijst regionaal team registratie slachtoffers - Registratiesysteem - Contactgegevens Bentis / Rise (gemeente Enschede) Positionering in de structuur Bevolkingszorg (mono) Publieksvoorlichting (voor bekendmaking meldpunt schade) Registratie slachtoffers (complementeren registratiebestand) Preparatie nafase (overdrachtsdossier) Overige processen (multi) Brand- en ongevalsbestrijding (brandweer) (indicatie omvang en soort schadebeeld) Opsporing/opsporingsexpertise (politie) (toedracht schade) Pagina 58 van 115 Versie oktober 2012

59 3.6 Proces Ondersteuning Het proces Ondersteuning bestaat uit de volgende deelprocessen: administratieve ondersteuning, bestuursondersteuning, facilitaire ondersteuning en preparatie Nafase. Het hoofd taakorganisatie Ondersteuning draagt zorg voor de voorbereiding op deze processen. Daarnaast geeft hij/zij leiding aan het proces administratieve ondersteuning Deelproces administratieve ondersteuning Hoofd Ondersteuning Administratieve ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning Teamleider preparatie nafase Teamleider facilitaire ondersteuning Doel Te bereiken dat de Sectie Bevolkingszorg op een adequate wijze wordt ondersteund op het gebied van administratieve ondersteuning. Doelgroep Sectie Bevolkingszorg Randvoorwaarden/uitgangspunten - Vanuit de regionale pool administratieve ondersteuning zijn per proces twee administratieve ondersteuners gekoppeld. De vullingsgraad voor administratieve ondersteuning is ingesteld op 1, mochten beide gekoppelde ondersteuners niet bereikbaar en/of beschikbaar zijn dan loopt de aanvraag voor administratieve ondersteuning via het hoofd ondersteuning. - De medewerkers hebben toegang tot en kennis van de (geautomatiseerde) systemen die benodigd zijn om hun taken uit te voeren; Pagina 59 van 115 Versie oktober 2012

60 Uitvoeren administratieve ondersteuning Het hoofd ondersteuning is verantwoordelijk voor de uitvoering van het proces administratieve ondersteuning De hoofden sectie bevolkingszorg kunnen bij het hoofd ondersteuning een aanvraag doen voor administratieve ondersteuning. Het hoofd ondersteuning alarmeert de benodigde medewerkers administratieve ondersteuning. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofden sectie bevolkingszorg Hoofd ondersteuning Output Van wie Naar wie Inzetplan Hoofd ondersteuning Hoofden sectie bevolkingszorg Hulpmiddelen - Taakkaart hoofd ondersteuning - Taakkaart medewerker administratieve ondersteuning - Alarmeringslijst medewerkers administratieve ondersteuning Positionering in de structuur Relatie met andere processen: Communicatie: administratieve ondersteuning bij de teams analyse en advies, pers- en publieksvoorlichting, verwanteninformatie; Publieke Zorg: administratieve ondersteuning bij de teams opvang en bijzondere uitvaartzorg; Omgevingszorg: administratieve ondersteuning bij de teams milieu-, ruimte- en bouwbeheer; Evacuatie: administratieve ondersteuning bij het team verplaatsen van mens en dier; Informatie: administratieve ondersteuning bij teams registratie slachtoffers en registratie schade; Ondersteuning: administratieve ondersteuning bij teams bestuursondersteuning, facilitaire ondersteuning en preparatie nafase. Pagina 60 van 115 Versie oktober 2012

61 3.6.2 Deelproces bestuursondersteuning Hoofd Ondersteuning Administratieve ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning Teamleider preparatie nafase Teamleider Facilitaire ondersteuning Bestuursondersteuning bestaat uit de volgende deelgebieden: juridische ondersteuning, financiële en protocollaire zaken. Verantwoordelijk voor de uitvoering is de teamleider Bestuursondersteuning. Het team bestuursondersteuning bestaat uit de volgende functies: - Juridisch bestuursadviseur - Financieel bestuursadviseur - Protocollair bestuursadviseur - Medewerker administratieve ondersteuning Doel - Te bereiken dat het (R)BT op adequate wijze wordt ondersteund op het gebied van juridische en financiële zaken, protocollaire, representatieve en kabinetszaken. Doelgroep ROT (R)BT Bestuur getroffen gemeente Randvoorwaarden/uitgangspunten - De medewerkers zijn bekend met de werkwijze van de gemeente waar zij ondersteuning bieden. - Juristen zijn lokale functionarissen. Indien juridische expertise gewenst is (bijvoorbeeld voor het opstellen van een noodverordening) kan een beroep gedaan worden op regionale experts. - Voor de financiële zaken is lokale kennis vereist, evenals voor de protocollaire zaken. Indien extra expertise gewenst, is kan een beroep gedaan worden op regionale experts. Pagina 61 van 115 Versie oktober 2012

62 Voorbereiden bestuursondersteuning De teamleider bestuursondersteuning bereidt het proces voor onder verantwoordelijkheid van het hoofd ondersteuning De inzetopdracht van het hoofd ondersteuning vraagt om bestuursondersteuning. De teamleider bestuursondersteuning is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider bestuursondersteuning vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident. Daarnaast is het van belang om concreet in beeld te krijgen wat het (R)BT of de sectie bevolkingszorg nodig heeft van het team bestuursondersteuning. Op basis van deze beeldvorming bepaalt hij hoe de advisering en ondersteuning op het gebied van juridische (bijvoorbeeld noodverordeningen of mate van aansprakelijkheid), financiële en/of protocollaire zaken vorm gegeven wordt. Aan de hand hiervan maakt de teamleider een inzetplan. Hierbij maakt hij gebruik van de taakkaarten en planvorming die al in de koude fase zijn gemaakt. Afhankelijk van de aard van het incident en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen bij het hoofd Ondersteuning. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider bestuursondersteuning Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider bestuursondersteuning - Hoofd ondersteuning - Hoofd informatie Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider bestuursondersteuning Hoofd ondersteuning Uitvoeren bestuursondersteuning Het team bestuursondersteuning voert de bestuursondersteuning uit Aan de hand van het inzetplan (incl. opdrachten) worden mensen, middelen verworven en locatie(s) ingericht. Het team bestuursondersteuning draagt zorg voor dat de activiteiten worden uitgevoerd. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen in de uitvoering worden medegedeeld aan het hoofd ondersteuning, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Zodra het advies/voorstel gereed is, wordt dit via het hoofd ondersteuning door de AC Bz ingebracht in het ROT. Indien het ROT akkoord is, wordt aan het (R)BT een besluit gevraagd. Daarna kan uitvoering worden gegeven aan de activiteiten. Deze worden door de OL binnen het ROT weggezet. Na beëindiging van de activiteiten wordt gestart met de afbouw van het proces of vindt een doorstart plaats in de nafase (zie proces preparatie nafase). Alle activiteiten worden vastgelegd in een logboek. Pagina 62 van 115 Versie oktober 2012

63 Input Van wie Naar wie Inzetplan (incl. opdrachten) Teamleider bestuursondersteuning - Hoofd ondersteuning - AC Bz Output Van wie Naar wie Logboek Teamleider bestuursondersteuning Hoofd ondersteuning Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Optioneel: - concept noodbevel, noodverordening - financieel advies - protocollair advies Overdracht dossier nafase Teamleider bestuursondersteuning Hoofd ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning - Hoofd ondersteuning - AC Bz - ROT - (R)BT Teamleider bestuursondersteuning - Hoofd ondersteuning - Hoofd informatie - Teamleider preparatie nafase Hulpmiddelen - Taakkaarten: hoofd ondersteuning teamleider bestuursondersteuning, juridisch bestuursadviseur, financieel bestuursadviseur protocollair bestuursadviseur - Alarmeringslijst team bestuursondersteuning - Lijst met regionale experts op het gebied van juridische, financiële en protocollaire ondersteuning - Checklist team bestuursondersteuning - Checklist consequenties rampstatus - Checklist bestuurlijk-juridisch-protocollaire activiteiten - Format noodverordeningen, noodbevelen (zie bijlagen) - Format financieel overzicht Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Op gemeentelijk niveau initieert de AC Bz het proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Binnen de gemeentelijke crisisbeheersing wordt samengewerkt met het zowel het (R)BT als alle teams binnen de sectie bevolkingszorg. Hun taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn als volgt:: Het (R)BT heeft als taak om besluiten te nemen met betrekking tot de aanpak van de crisis/calamiteit. Adviseurs met betrekking tot financiële, protocollaire en juridische zaken kunnen via het team bestuursondersteuning het (R)BT ondersteunen bij deze besluitvorming. Pagina 63 van 115 Versie oktober 2012

64 Relatie met andere processen: - communicatie heeft de taak om o.a. de communicatieaspecten rond juridische, financiële en protocollaire zaken voor te bereiden en uit te voeren. De verantwoordelijkheid en de benodigde bevoegdheden liggen bij het hoofd communicatie; - publieke zorg: i.v.m. de gemaakte kosten ten behoeve van het opvangen en voorzien in primaire levensbehoeften; - omgevingszorg: i.v.m. mogelijke juridische ondersteuning en consequenties van bepaalde maatregelen en kosten van bepaalde inzet mensen en middelen; - evacuatie: i.v.m. gemaakte kosten ten behoeve van het grootschalig verplaatsen van mens en dier; - informatie: i.v.m. consequenties schade? Kosten, juridische check; - het team preparatie nafase maakt in de acute fase een plan van aanpak nafase. Bestuursondersteuning is een thema voor de nafase. Afstemming moet plaatsvinden tussen de beide teamleiders voor een goede overdracht van de crisisorganisatie naar de nafase ; - ordehandhaving politie: i.v.m. mogelijke inzet van noodbevoegdheden. Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. het bevoegd gezag Voorstellen/adviezen dienen voorgelegd te worden aan het (R)BT. - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Op multidisciplinair niveau initieert de OL het proces. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Op multidisciplinair niveau kan als volgt worden samengewerkt: o M.b.t. politiezorg,: uitvoering geven aan bijvoorbeeld noodverordeningen, of noodbevelen. o M.b.t. partners: uitvoering geven aan facilitaire zaken, zoals catering en postbezorging samenwerken met stadsbank; o M.b.t. tot burgers/bedrijven: bijvoorbeeld belangenverenigingen Pagina 64 van 115 Versie oktober 2012

65 3.6.3 Deelproces preparatie nafase Hoofd Ondersteuning Administratieve ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning Teamleider preparatie nafase Teamleider Facilitaire ondersteuning Verantwoordelijk voor de uitvoering van het deelproces preparatie nafase is de teamleider preparatie nafase. Afhankelijk van de crisis/ramp worden lokale/regionale experts betrokken bij de uitvoering van het proces. Doel Het ondersteunen van de overdracht van de crisisorganisatie naar de projectorganisatie nafase 5, door in de acute fase een plan van aanpak/advies nafase op te stellen en te laten vaststellen. Doelgroep (R)BT Projectorganisatie Nafase binnen getroffen gemeente(n) Randvoorwaarden/uitgangspunten De medewerkers hebben toegang tot en kennis van de (geautomatiseerde) systemen die benodigd zijn om hun taken uit te voeren. Voorbereiden preparatie nafase De teamleider preparatie nafase bereidt aan de hand van de inzetopdracht van het hoofd ondersteuning de nafase voor. De inzetopdracht van de hoofd ondersteuning vraagt om het opstellen van een plan van aanpak/advies voor de nafase. De teamleider preparatie nafase is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. De teamleider vormt zich een beeld aan de hand van de aard en omvang van het incident en de behoefte aan nazorg. Aan de hand hiervan maakt de teamleider een inzetplan. 5 In het plan van aanpak/advies van de projectorganisatie nafase worden alle crisisbeheersingsprocessen geborgd, die nog niet zijn afgerond in de acute fase. Pagina 65 van 115 Versie oktober 2012

66 Indien nodig doet hij bij het hoofd ondersteuning een aanvraag voor extra mensen en middelen, boven de beschikbare capaciteiten en mogelijkheden. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd ondersteuning Teamleider preparatie nafase Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider preparatie nafase Output Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider preparatie nafase - Hoofd ondersteuning Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider preparatie nafase - Hoofd informatie Hoofd ondersteuning Uitvoeren preparatie nafase Het team preparatie nafase voert de voorbereiding op de nafase uit Het team preparatie nafase voert aan de hand van het inzetplan de voorbereiding op de nafase uit. Op basis van het inzetplan maakt het team een plan van aanpak/advies voor de nafase. In dit plan/advies worden o.a. voorstellen gedaan over: 1. de organisatievorm van de nafase; 2. welke onderwerpen opgepakt moeten worden in de nafase; 3. de borging van crisisbeheersingsprocessen die doorlopen in de nafase. Tijdens het opstellen van het plan van aanpak/advies worden eventuele afwijkingen in de uitvoering door de teamleider medegedeeld aan het hoofd ondersteuning met behulp van het product voortgangs- en afwijkingsinformatie. Dit kan leiden tot aanpassing van de inzetopdracht. De activiteiten van het team preparatie nafase worden vastgelegd in een logboek. Wanneer het plan van aanpak/advies voor de nafase gereed is, biedt het hoofd ondersteuning dit plan aan de AC Bz aan. De AC Bz legt het plan vervolgens voor aan het ROT, waarna het ROT het ter besluitvorming voorlegt aan het (R)BT. Na akkoord van het (R)BT, wordt het plan doorgeleid naar de (reguliere) gemeentelijke organisatie ten behoeve van een (eventuele) projectorganisatie nafase. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider preparatie nafase Team preparatie nafase Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Afwijkingsinformatie Teamleider preparatie nafase Hoofd ondersteuning Logboek Teamleider preparatie nafase Hoofd ondersteuning Pagina 66 van 115 Versie oktober 2012

67 Plan van aanpak/advies t.b.v. nafase Teamleider preparatie nafase - Hoofd ondersteuning - AC Bz - ROT - (R)BT - Getroffen gemeente(n) Hulpmiddelen - Taakkaart teamleider preparatie Nafase - Format plan van aanpak projectorganisatie nafase (overdrachtsformulier). - Checklist team preparatie nafase - Checklist thema s nafase - Checklist externe expertise inclusief korte taakomschrijving - Alarmeringslijst team preparatie nafase Positionering in de structuur Monodisciplinair (positie van proces in structuur gemeentelijke crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven in dit proces: Het hoofd ondersteuning geeft leiding aan het proces preparatie nafase. De teamleider preparatie nafase geeft leiding aan de operationele uitvoering van dit proces en voert de inzetopdracht voor de preparatie van de nafase uit. Op een bepaald moment is er het kantelmoment van crisis naar nafase. De afschaling (van crisis naar nafase) vindt alleen plaats wanneer het aangeboden plan van aanpak/advies is vastgesteld door het (R)BT, zodat continuïteit is gewaarborgd. Na deze afschaling gaat in de meeste gevallen een projectorganisatie nafase, onder verantwoordelijkheid van het college B&W, verder met de organisatie en uitvoering van de nafase. - M.b.t. samenwerken in dit proces: Bij het proces preparatie nafase wordt samengewerkt met interne partners (partners in het ROT) en daar waar nodig externe partners (rijksheren of andere instanties), om een plan van aanpak op te stellen. Het plan van aanpak bevat namelijk vaak ook onderwerpen die andere instanties/overheden moeten uitvoeren, onder regie van de gemeenten. Relatie met andere processen: Bijzondere uitvaartzorg Pers- en publieksvoorlichting Milieubeheer Bouwbeheer Ruimtebeheer Opvang Verwanteninformatie Registratie slachtoffers Registratie schade Verslaglegging Pagina 67 van 115 Versie oktober 2012

68 T.b.v. de nafase vindt er een inhoudelijke overdracht plaats naar het team preparatie nafase van de processen die operationeel geweest zijn. Multiprocessen benoemen Multidisciplinair (positie van proces in structuur multidisciplinaire crisisbeheersing): - M.b.t. leidinggeven en samenwerken in dit proces: Multidisciplinair ligt de leiding bij de OL in het ROT. Tijdens de vergaderingen in het ROT dient het proces preparatie nafase op de agenda te staan. De AC Bz in het ROT vraagt aan de andere teams na te denken over onderwerpen die tijdens de nafase een rol kunnen spelen en deze aan hem terug te koppelen. Hiermee wordt een bijdrage geleverd aan een multidisciplinair plan van aanpak voor de nafase, dat vervolgens gedragen kan worden vastgesteld door alle disciplines binnen het ROT. Afschaling van het ROT kan plaatsvinden nadat het plan van aanpak nafase is goedgekeurd door het (R)BT. Een goede overdracht van doorlopende werkzaamheden/taken van de diverse partners is dan geborgd. Pagina 68 van 115 Versie oktober 2012

69 3.6.4 Deelproces facilitaire ondersteuning Hoofd Ondersteuning Administratieve ondersteuning Teamleider bestuursondersteuning Teamleider preparatie nafase Teamleider Facilitaire ondersteuning Facilitaire ondersteuning bestaat uit de volgende deelgebieden: facilitair, ICT, catering en archief. Verantwoordelijk voor de uitvoering is de teamleider facilitaire ondersteuning. Binnen het team facilitaire ondersteuning kunnen de volgende functies worden bekleed: - facilitair medewerker; - ICT medewerker; - catering medewerker ; - archief medewerker; - medewerker receptie/telefonie. Doel Het op de juiste tijd en juiste plaats leveren van personele en facilitaire voorzieningen zodat het GBT en het team bevolkingszorg (lokaal) optimaal kunnen functioneren in het gemeentelijk crisiscentrum. Doelgroep GBT Team bevolkingszorg (lokaal) Randvoorwaarden/uitgangspunten - Binnen één uur een operationeel GCC (of vervangende locatie). - Alarmering van bodes (ontsluiting gemeentehuis), ICT en telefonistes gelijktijdig met de leden van het BT. - ICT omgeving moet voor externen beschikbaar zijn. - Ontsluiting naar systemen van de Veiligheidsregio Twente. - Afspraken met externen (stroomvoorziening, catering e.d.). - De teamleider facilitaire ondersteuning heeft het mandaat om in voorkomende gevallen zonder weerstand van de managers of anderen een beroep te kunnen doen op personeel, dat deel uitmaakt van de onder dit draaiboek vallende groep. - De teamleider heeft het mandaat om alle zaken te regelen (bijv. aanschaf materiaal, inschakelen bedrijven, etc.) die in het kader van dit draaiboek onder rampomstandigheden noodzakelijk zijn. - De brandweer organisatie draag zorg voor de facilitaire ondersteuning van het regionaal coördinatie centrum, waar de sectie bevolkingszorg (AC Bz en hoofden) zijn gehuisvest. Pagina 69 van 115 Versie oktober 2012

70 Voorbereiden facilitaire ondersteuning De teamleider facilitaire ondersteuning bereidt aan de hand van de inzetopdracht de facilitaire ondersteuning voor. De inzetopdracht van het hoofd ondersteuning vraagt om facilitaire ondersteuning. De teamleider facilitaire ondersteuning is de aangewezen verantwoordelijke voor de operationele voorbereiding van dit proces. Hij vormt zich een beeld van aard en omvang van het incident. Op basis van deze beeldvorming bepaalt hij hoe de facilitaire ondersteuning vorm moet worden gegeven en maakt aan de hand hiervan een inzetplan. Hierbij maakt hij gebruik van de taakkaarten en planvorming die al in de koude fase zijn gemaakt. Afhankelijk van de aard van het incident en het aantal benodigde mensen, doet hij een aanvraag voor mensen en middelen. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht Hoofd ondersteuning Teamleider facilitaire ondersteuning Actueel beeld Hoofd informatie Teamleider facilitaire ondersteuning Output Van wie Naar wie Inzetplan Aanvraag (extra) mensen en middelen Teamleider facilitaire ondersteuning Teamleider facilitaire ondersteuning - Hoofd ondersteuning - Hoofd informatie Hoofd ondersteuning Uitvoeren facilitaire ondersteuning Het team facilitaire ondersteuning voert de facilitaire ondersteuning uit. Op basis van het inzetplan kan worden gestart met de uitvoering van het proces. De teamleider zet de opdrachten uit bij het team. De uitvoering van dit proces start, voor een deel, al bij de alarmering van het beleidsteam. De onderdelen ontsluiting van het gemeentehuis, bemensing van de telefooncentrale en ICT worden direct bij de alarmering meegenomen. Er wordt informatie verstrekt over de voortgang van de uitvoering. Eventuele afwijkingen of knelpunten in de uitvoering worden meegedeeld aan het hoofd ondersteuning, zodat nieuwe besluiten kunnen worden genomen. Input Van wie Naar wie Inzetplan Teamleider facilitaire Team facilitaire ondersteuning ondersteuning Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Teamleider facilitaire - Hoofd ondersteuning Pagina 70 van 115 Versie oktober 2012

71 Afwijkingsinformatie ondersteuning - Hoofd informatie Hulpmiddelen - Taakkaarten: hoofd ondersteuning teamleider facilitaire ondersteuning - Alarmeringslijst facilitaire ondersteuning (incl communicator) - Checklist inrichting ruimte BT - Checklist team facilitaire ondersteuning (ontsluiting gemeentehuis, instructie teamleiders, toegangscontrole, catering etc.) Pagina 71 van 115 Versie oktober 2012

72 Procedure alarmering bevolkingszorg Versie 0.1 JR Versie 0.2 JR Versie 0.3 JR Pagina 72 van 115 Versie oktober 2012

73 Inleiding Doel Doelgroep Verantwoordelijkheid Op basis van het Besluit veiligheidsregio s is de meldkamer verantwoordelijk voor grootschalige alarmering. Om de alarmering van de sectie bevolkingszorg goed te laten verlopen is deze procedure alarmering bevolkingszorg opgesteld. Doel van de procedure alarmering bevolkingszorg is het activeren van alle voor de crisisbeheersing benodigde functionarissen en instanties. Alle bij de bevolkingszorg betrokken organisaties, instanties en personen. De algemeen commandant bevolkingszorg is verantwoordelijk voor de alarmering. De adviseur bevolkingszorg checkt de alarmering van de leden van de sectie bevolkingszorg. De adviseur bevolkingszorg ROT dient aan de hand van deze lijst de lacunes in de bezetting van het beleidsteam vast te stellen en met deze informatie de burgemeester te informeren en adviseren. Organisatie van de alarmering Een goede alarmering is een basisvoorwaarde om met de in het handboek bestuurlijk handelen omschreven taken van de sectie bevolkingszorg te kunnen aanvangen. In principe wordt voor de alarmering gebruikt gemaakt van het op de Meldkamer Twente in gebruik zijnde elektronische systeem Communicator. Primair is het de verantwoordelijkheid van het veiligheidsbureau om te zorgen dat de gegevens die daar worden gebruikt actueel zijn. Het gebruik van de Communicator wordt één keer per kwartaal geoefend Taken voorbereidende fase Het veiligheidsbureau is verantwoordelijk voor het actueel houden van de alarmeringslijsten. De lokale ambtenaren openbare veiligheid hebben een doorgeeffunctie richting het veiligheidsbureau. Zodra er in een gemeente alarmeringsgegevens wijzigen, dan moet de AOV dit doorgeven aan het veiligheidsbureau. Benodigde faciliteiten voor de alarmering Copi, OvD Bz Actuele alarmeringsgegevens van: Burgemeesters; Gemeentesecretarissen; Teamleiders; lokale AOV ers; ondersteuningslijst. ROT Actuele alarmeringsgegevens van: adviseurs bevolkingszorg ROT; leden (R)BT; adviseurs crisisbeheersing BT. Pagina 73 van 115 Versie oktober 2012

74 Gemeentelijke opschaling Bij veel incidenten is inzet van bevolkingszorg gewenst. Dat varieert van de controle op instortingsgevaar tot het coördineren van een grootschalig incident ten behoeve van de bevolkingszorg. Gemeentelijke inzet tijdens incidenten vraagt om een duidelijke alarmering- en opschalingstructuur binnen de gemeentelijke kolom. Opschaling bevolkingszorg binnen de GRIP procedure: Geen GRIP Er wordt, door de meldkamer, gewerkt vanaf de ondersteuningslijst. Indien de ondersteuningslijst niet werkt, dan wordt door de meldkamer de OvD Bz gebeld. Deze kan de lokale AOV er bellen voor hulp en advies. De HOvD kan de OvD Bz voor advies bellen. GRIP 1 De OvD Bz wordt gealarmeerd. De OvD Bz gaat naar plaats incident. Voor het uitvoeren van gemeentelijke taken belt de OvD Bz, indien mogelijk, de mensen op de ondersteuningslijst. Mocht deze lijst niet vol-/afdoende zijn, dan belt de OvD Bz één of meerdere teamleiders (afhankelijk van het incident). Het informeren van de burgemeester wordt afgestemd met de leider CoPI. De OvD Bz informeert de gemeentesecretaris en stemt o.a. financiële aspecten van het incident af. De lokale AOV er heeft, in beginsel, geen rol bij GRIP 1, maar: o wordt wel geïnformeerd door de OvD Bz; o kan gebeld worden voor lokale informatie; o kan gebeld worden voor ondersteuning van de OvD Bz De teamleiders handelen, indien mogelijk, zelf zaken af. Mocht dit niet kunnen, dan bellen zij de lokale teamleden. GRIP 2 De sectie bevolkingszorg ROT wordt, met uitzondering van de Algemeen commandant, via de communicator gealarmeerd. De Algemeen Commandant Bevolkingszorg wordt via de pager gealarmeerd. Tot de sectie bevolkingszorg behoren de volgende functies: algemeen commandant bevolkingszorg; adviseur bevolkingszorg ROT; hoofden taakorganisatie. De hoofden taakorganisatie beoordelen in overleg welke processen gealarmeerd dienen te worden. De teamleiders van de acute processen zijn opgenomen in de communicator. De teamleiders van de overige processen moeten gebeld worden. De teamleiders alarmeren de benodigde teamleden. Bij GRIP 2 wordt altijd het proces communicatie opgestart. De teamleider pers- en publieksvoorlichting wordt via de communicator gealarmeerd. Het team pers- en publieksvoorlichting verzorgt, onder verantwoordelijkheid van het hoofd taakorganisatie Communicatie, de communicatie vanuit het stad- /gemeentehuis. Pagina 74 van 115 Versie oktober 2012

75 De algemeen commandant bevolkingszorg informeert de lokale gemeentesecretaris. De adviseur bevolkingszorg ROT informeert de lokale AOV er. GRIP 3 Het gemeentelijk beleidsteam wordt via de communicator gealarmeerd. Het gemeentelijk beleidsteam bestaat uit de volgende functies: burgemeester adviseur bevolkingszorg (naam is gelijk aan ROT handig?) adviseur brandweerzorg, politiezorg en geneeskundige zorg (pager) strategisch communicatieadviseur adviseur crisisbeheersing informatiemanager verslaglegger ontsluiting gemeentehuis telefonistes ICT Teamleiders (allemaal of alleen de acute processen?) De teamleiders alarmeren de lokale teamleden. GRIP 4 Het regionaal beleidsteam wordt via de communicator gealarmeerd. Vanuit bevolkingszorg worden de volgende functies gealarmeerd: - burgemeesters van de getroffen gemeenten; - strategisch communicatieadviseur; - adviseur crisisbeheersing (R)BT. Mono opschaling Mono opschalen betekent dat de gemeenten ook afzonderlijk (de mono opschaling), los van de GRIP, binnen hun eigen kolom kunnen opschalen en alarmeren: bijvoorbeeld de nafase van een gaslek of in geval van openbare orde problematiek (er is dan geen CoPI). Flexibiliteit bij het opschalen binnen de eigen kolom is gewenst. Indien gemeentelijke coördinatie en afstemming vereist zijn, als gevolg van een crisis, dan tuigt de gemeente een gemeentelijk crisisteam op. De samenstelling van het crisisteam is afhankelijk van het incident maar bestaat in ieder geval uit de volgende functies: - burgemeester; - secretaris; - strategisch communicatieadviseur; - adviseur crisisbeheersing BT. Het crisisteam houdt zich o.a. bezig met: - het afstemmen van beleid; - de wijze van communicatie; - het uitzetten van acties; - het bewaken van de voortgang van deze acties. Indien de gemeente multidisciplinair wil opschalen naar GRIP 3 of als de gemeente mono wil opschalen met behulp van de communicator: 1. De burgemeester of de adviseur bevolkingszorg ROT belt de meldkamer Pagina 75 van 115 Versie oktober 2012

76 met het verzoek op te schalen. 2. De meldkamer belt de CvD/OL. 3. CvD belt de burgemeester. 4. Na overleg geeft de CvD/OL de meldkamer wel of niet de opdracht op te schalen. Pagina 76 van 115 Versie oktober 2012

77 4 Politiezorg De politiezorg processen bestaan uit Ordehandhaving, Opsporing, Mobiliteit, Bewaken en Beveiligen, Opsporingsexpertise en Interventie. De ondersteunende processen zijn Informatie en Ondersteuning. Verantwoordelijk voor de uitvoering van deze processen is de Algemeen Commandant Politiezorg. 4.1 Proces Ordehandhaving Onder Ordehandhaving vallen de volgende deelprocessen: crowdmanagement (scheppen van gewenste orde), crowdcontrol (handhaven van bestaande orde) en riotcontrol ( herstel van de gewenste bestaande orde). Het hoofd ordehandhaving prepareert de inzetopdrachten voor de processen en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taakorganisatie ordehandhaving. Functies binnen het proces Ordehandhaving Hoofd Ordehandhaving o Teamcommandanten openbare orde o Commandant ME o Commandant AE o Commandanten speciale eenheden ( honden / paarden/ videovoertuig) o Commandant Verkenningseenheid In de bijlage is de taakkaart Hoofd Orde Handhaving uitgewerkt Deelproces crowdmanagement Doel Het scheppen van orde in het gebied waar de crisis of ramp zich voordoet Doelgroep Burger Randvoorwaarden Voor het opstarten van dit proces is een opdracht nodig van het bevoegd gezag. Uitvoering Regulier politieproces In speciale gevallen zullen er ter handhaving van de openbare orde specifieke crowdcontrol maatregelen, zoals publieksgeleiding, dranghekken, beeldschermen, plaatsing van podia, etc. door derden (gemeenten of organisatoren van evenementen) dienen te worden genomen in overleg en goedkeuring met het hoofd ordehandhaving. Hulpmiddelen Deeldraaiboek politiezorg. : Journaal actiecentrum politie, journaal diverse onderdelen, registratie BVH Pagina 77 van 115 Versie oktober 2012

78 4.1.2 Deelproces Crowdcontrol Doel Het handhaven van de bestaande orde in een gebied waar de crisis of ramp zich voordoet. Doelgroep Burgers Randvoorwaarden Voor het opstarten van dit proces is een opdracht nodig van het bevoegd gezag. Procesbeschrijving Regulier politieproces Hulpmiddelen Draaiboek politiezorg Journaal actiecentrum politie / Registratie BVH Deelproces Riotcontrol Doel Het handhaven van de bestaande orde in een gebied waar de crisis of ramp zich voordoet. Doelgroep Burgers Randvoorwaarden Voor het opstarten van dit proces is een opdracht nodig van het bevoegd gezag. Procesbeschrijving Regulier politieproces Journaal actiecentrum politie, journaal ME commandant Hulpmiddelen Deeldraaiboek politiezorg. Pagina 78 van 115 Versie oktober 2012

79 4.2 Proces Opsporing Onder opsporing vallen de volgende deelprocessen: grootschalige opsporing (uitgebreide omvang van recherche onderzoek), bijzondere opsporing (gebruik van bijzondere bevoegdheden en methodieken) en arrestantenafhandeling (afhandeling van grote aantallen arrestanten). Het Hoofd Opsporing prepareert de inzetopdrachten voor de processen en is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taakorganisatie opsporing. Functies binnen het proces opsporing Hoofd Opsporing o Teamleiders opsporing o Taakcommandant recherchemaatregelen o Taakcommandant grootschalige opsporing o Taakcommandant bijzondere opsporing o Taakcommandant onderhandelen o Taakcommandant Arrestatie en ondersteuningseenheid. o Taakcommandant Specialistische Recherchetoepassingen. In de bijlage is de taakkaart Hoofd Opsporing uitgewerkt Deelproces grootschalige opsporing Doel In opdracht van het Openbaar Ministerie instellen van het recherche onderzoek naar de oorzaak van de crisis of ramp met als oogmerk het instellen van een strafvervolging dan wel vaststelling identiteit overledenen middel tactisch onderzoek Doelgroep potentieel verdachten / te identificeren personen Randvoorwaarden opdracht bevoegd gezag / wettelijk kader Procesbeschrijving Regulier politieproces journaal SGBO, journaal BVH, processen verbaal. Hulpmiddelen deelplan opsporing draaiboek politiezorg. Pagina 79 van 115 Versie oktober 2012

80 4.2.2 Deelproces bijzondere opsporing Doel Door gebruik te maken van bijzondere bevoegdheden en methodieken tot een bewijsvoering komen om de crisis of ramp te bestrijden danwel te voorkomen Doelgroep Burgers Randvoorwaarden Opdracht bevoegd gezag / wettelijk kader. Voor het proces identificatie zijn specifieke randvoorwaarden noodzakelijk, die op landelijk niveau beschikbaar zijn. Op regionaal niveau dienen werkplekken en koelruimten beschikbaar te zijn. Procesbeschrijving Regulier politieproces journaal SGBO, journaal BVH, processen verbaal. Hulpmiddelen Specifieke uitruisting Deelproces arrestantenafhandeling Doel Tijdens de crisis of ramp aangehouden arrestanten afhandelen Doelgroep aangehouden of nog aan te houden verdachten Randvoorwaarden Conform bevoegdheid Wetboek van Strafvordering./wettelijk kader Voldoende celruimte en arrestanten vervoer. Procesbeschrijving Regulier politieproces proces-verbaal, BVH, BVO, arrestantenkaarten en journaals Hulpmiddelen Registratiemiddelen (waaronder arrestantenkaarten ed.). Pagina 80 van 115 Versie oktober 2012

81 4.3 Proces Mobiliteit Onder het hoofdproces Mobiliteit vallen de volgende deelprocessen: dynamisch verkeersmanagement, statisch verkeersmanagement en verkeershandhaving en opsporing. Functies binnen het proces Mobiliteit Hoofd Mobiliteit o Commandant dynamisch verkeersmanagement o Commandant statisch verkeersmanagement o Commandant verkeershandhaving en opsporing o Verkeersadviseur In de bijlage is de taakkaart Hoofd mobiliteit uitgewerkt Deelproces Dynamisch verkeersmanagement (onder andere begidsen) Doel De mobiliteit over weg, water, lucht en rail te bevorderen of in stand te houden. Doelgroep Alle weggebruikers over weg, water, lucht en spoor (rail) Randvoorwaarden wettelijke kaders Beschikken over capaciteit (mensen, voertuigen en techniek) Procesbeschrijving Regulier politieproces Actueel beeld, informatie van externe partners Hulpmiddelen Mensen, voertuigen en techniek Deelproces Statisch verkeersmanagement (onder andere afzettingen) Doel De mobiliteit over weg, water, lucht en rail te bevorderen of in stand te houden, buiten het afgezette gebied. Voorkomen dat mensen in brongebied komen. Doelgroep Alle weggebruikers over weg, water, lucht en spoor (rail) Randvoorwaarden wettelijke kaders Beschikken over capaciteit (mensen, voertuigen en techniek) Pagina 81 van 115 Versie oktober 2012

82 Procesbeschrijving Regulier politieproces en administratieve voorschriften van externe partners Actueel beeld, informatie van externe partners Hulpmiddelen Mensen, voertuigen en techniek Deelproces Verkeershandhaving en opsporing Doel De mobiliteit over weg, water, lucht en rail te bevorderen of in stand te houden. Doelgroep Verkeersovertreders (weg, water, lucht en spoor (rail)) en slachtoffers (waarheidsvinding) Randvoorwaarden wettelijke kaders Beschikken over capaciteit (mensen, voertuigen en techniek) Procesbeschrijving regulier politieproces en richtlijnen Openbaar Ministerie Actueel beeld, Iournaals, processen-verbaal en informatie externe partners. Hulpmiddelen Mensen, voertuigen en techniek Pagina 82 van 115 Versie oktober 2012

83 4.4 Proces Bewaken en Beveiligen Onder het hoofdproces Bewaken en Beveiligen vallen de volgende deelprocessen: Bewaken en beveiligen van personen en bewaken en beveiligen van objecten en diensten. Functies binnen het proces Bewaken en Beveiligen Hoofd Bewaken en Beveiligen o Teamleider Bewaken en Beveiligen o Locatieleider Bewaken en Beveiligen In de bijlage is de taakkaart Hoofd Bewaken en beveiligen uitgewerkt Deelproces Bewaken en Beveiligen van personen, objecten, diensten en plaatsen Doel Het zorg dragen voor de veiligheid van personen, objecten, diensten en plaatsen, voor zover die zelf in redelijkheid, of de werkgever hiertoe niet in staat zijn. Uitgangspunt is dat een ieder voor zijn eigen veiligheid verantwoordelijk is. Doelgroep De bedreigden, die volledig medewerking geven bij het verstrekken van relevante informatie; Bevoegd gezag; NCTV. Randvoorwaarden Hulpmiddelen zijn beschikbaar zoals: cameratoezicht, alarmknoppen, bepantserde auto s /containers, persoonsbeveiliging etc. Een dreigingsinschatting moet zijn aangevraagd door de Hoofdofficier van Justitie danwel Burgemeester. Er dient sprake te zijn van het Stelsel Bewaken en Beveiligen / Aanwijzingscirculaire College PG s. De maatregelen worden beoordeeld naar aanleiding van de ernst van de impact en de inschatting van de waarschijnlijkheid dat die daadwerkelijk zullen plaatsvinden. Procesbeschrijving Het bevoegd gezag is verantwoordelijk voor de aanvraag van een dreigingsinschatting bij de portefeuillehouder B&B en het vaststellen van de te nemen maatregelen. De veiligheid van personen en diensten valt onder het domein strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde en is de verantwoordelijkheid van de Hoofdofficier van Justitie, de bewaking van plaatsen en objecten valt onder de openbare orde is de verantwoordelijkheid van de Burgemeester. In veel gevallen zal er sprake zijn van besluitvorming in een driehoeksoverleg. Personen die volgens het Stelsel Bewaken en Beveiligen vallen onder het Rijksdomein vallen onder de verantwoordelijkheid van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid, de overige onder de verantwoordelijkheid van het decentrale oftewel lokale bevoegde gezag. Regulier politieproces dat nauwe samenhang kent met de informatievoorziening. Het Stelsel Bewaken en Beveiligen dan wel de aanwijzing van het college van Procureurs Generaal dient van toepassing te zijn. Belangrijk is dat over getroffen veiligheidsmaatregelen nimmer wordt gecommuniceerd. Actueel beeld, Aanvraag drieigingsinschatting (confidentieel), Besluit, registratie BVH, journaal SGBO (indien van toepassing) Hulpmiddelen Pagina 83 van 115 Versie oktober 2012

84 Indien er maatregelen ter bewaking zijn vastgesteld door bevoegd gezag, zullen die door de politie worden uitgevoerd, die -indien de middelen ontoereikend zijn- een beroep kan doen op defensie. Indien nodig: cameratoezicht, alarmknoppen, bepantserde auto s /containers, persoonsbeveiliging etc. 4.5 Proces Opsporingsexpertise Onder het hoofdproces Opsporingsexpertise vallen de volgende deelprocessen: explosievenverkenning/ CBRNe-onderzoek, politioneel onderhandelen, specialistische observatie, specialistische recherchetoepassingen, specialistische forensische opsporing en aanhouden en ondersteuning. Functies binnen het proces Opsporingsexpertise Hoofd Opsporingsexpertise Teamleiders In de bijlage is de taakkaart Hoofd Opsporingsexpertise uitgewerkt Deelproces explosievenverkenning/cbrne-onderzoek Doel Analyseren van meldingen en verkenning van verdachte objecten Doelgroep Potentieel bedreigden door bedreigingen Randvoorwaarden Deugdelijke melding, juiste alarmering TEV (Teamchef Explosieven en Veiligheid) Procesbeschrijving Regulier politieproces en protocol verdachte objecten BDS (Bom Data Systeem) confidentieel Hulpmiddelen Reguliere politie uitrusting voor explosieven verkenning protocol verdachte objecten Pagina 84 van 115 Versie oktober 2012

85 4.5.2 Deelproces Politioneel onderhandelen Doel In contact treden en contact onderhouden met gijzelnemers/verdachten en/of slachtoffers. Doel vrij laten gegijzelden. Voorkomen van strafbare feiten Doelgroep slachtoffers/verdachten/ gegijzelden Randvoorwaarden wettelijke kaders en kaders aangereikt door beleidsteam en/of verantwoordelijk commandant. Procesbeschrijving interne procesbeschrijving journaals Hulpmiddelen audio en audiovisule middelen, communicatie middelen Deelproces specialistische observatie Doel Observeren van verdachten/slachtoffers al dan niet met behulp van techniek Doelgroep slachtoffers/verdachten Randvoorwaarden conform wettelijke kaders voldoende capaciteit beschikbaar Procesbeschrijving interne procesbeschrijving processen-verbaal, Journaal, verslagen Hulpmiddelen mensen/voertuigen en techniek Pagina 85 van 115 Versie oktober 2012

86 4.5.4 Deelproces specialistische recherchetoepassingen Doel Met behulp van techniek verdachten en slachtoffers lokaliseren Doelgroep verdachten/slachtoffers Randvoorwaarden wettelijke kaders Procesbeschrijving interne procesbeschrijving processen-verbaal, Journaal, verslagen Hulpmiddelen techniek, waar onder audio en audiovisueel Deelproces specialistische forensische opsporing In de oorzaak en de gevolgen van de calamiteit (waarheidsvinding)forensisch technisch onderzoek op het Plaats Delict / inzet Landelijk Team Forensische Opsporing Doel het doen van forensisch technisch onderzoek op het PD om (mede) inzicht te krijgen in de oorzaak en de gevolgen van de calamiteit (waarheidsvinding) Doelgroep Betrokkenen bij de calamiteit Randvoorwaarden - Procesbeschrijving Lokale FO is in principe verantwoordelijk voor het doen van een forensisch onderzoek op het Plaats Delict. Door de status van calamiteit kan het bevoegd gezag besluiten tot het inzetten van het Landelijk Team Forensisch Onderzoek (LTFO). Dit opereert rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de Chef Opsporing. Bij het inzetten van het LTFO is meteen het proces slachtofferidentificatie geborgd. proces-verbaal, journaal, foto s, video/3 D scan Hulpmiddelen Divers- specialistisch Pagina 86 van 115 Versie oktober 2012

87 4.5.6 Deelproces Aanhouden en ondersteunen Doel Aangehouden en nog aan te houden verdachten Doelgroep Verdachten en potentiële verdachten Randvoorwaarden Wettelijke kader Procesbeschrijving Strafvordering en regulier politieproces processen-verbaal aanhouding, journaal BVH/BVO Hulpmiddelen aanhoudingseenheid Pagina 87 van 115 Versie oktober 2012

88 4.6 Proces interventie Onder het hoofdproces Interventie vallen de deelprocessen: Arrestatieteam (AT), Observatieteam (OT) en Dienst Speciale Interventies (DSI) Functies binnen het hoofdproces Interventie Hoofd Interventie o Teamleiders o Bij inzet DSI van het Korps Landelijke Politie Diensten (KLPD) altijd hoofd Speciale Interventies o afkomstig van de DSI In de bijlage is de taakkaart Hoofd interventie uitgewerkt Deelproces Arrestatieteam Doel Het voorkomen van een (dreigende) aantasting van de integriteit van subjecten (personen), objecten en/of diensten met een minimum aan risico onder de gegeven omstandigheden. Doelgroep Aanhouden van verdachten in levensbedreigende situaties Randvoorwaarden Toestemming Hoofd Officier van Justitie (HOVJ) Procesbeschrijving regulier politieproces proces-verbaal aanhouding Hulpmiddelen specialistische uitrusting Deelproces Observatieteam Doel Observeren van verdachten/slachtoffers al dan niet met behulp van techniek Doelgroep Slachtoffers/verdachten Randvoorwaarden Conform wettelijke kaders Voldoende Capaciteit mensen/voertuigen en techniek Procesbeschrijving interne procesbeschrijving Pagina 88 van 115 Versie oktober 2012

89 proces-verbaal aanhouding, journaal en veslagen Hulpmiddelen Mensen, voertuigen en techniek Deelproces DSI (Dienst Speciale Interventie) Doel Het voorkomen van een (dreigende) aantasting van de integriteit van subjecten (personen), objecten en/of diensten met een minimum aan risico onder de gegeven omstandigheden. Doelgroep Aanhouding van personen in levensbedreigende situaties en verdachten van terrorisme gerelateerde delicten. Randvoorwaarden Toestemming voor inzet van de Hoofd Officier van Justitie (HOvJ) Procesbeschrijving Regulier politieproces ( AC (Algemeen Commandant) DSI naast AC SGBO (Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden)). Proces-verbaal aanhouding Hulpmiddelen specialistische uitrusting Pagina 89 van 115 Versie oktober 2012

90 4.7 Proces Informatie Onder het hoofdproces informatie van de politie zijn drie aspecten van belang: informatie binnen de monodisciplinaire processen, informatie tussen en monodisciplinaire processen en informatie tussen de multidisciplinaire partners. Functies binnen het hoofdproces Informatie Hoofd Informatie o Teamchefs o Operationele Experts o Generalisten Intelligence o Senioren Intelligence o Medewerkers Intelligence o Informatie runners o Waarnemers o Verkenners In de bijlage is de taakkaart Hoofd Informatie uitgewerkt. Doel Het tijdig en in de juiste kwaliteit/kwantiteit verwerven, verwerken, veredelen en verstrekken van informatie voor de sectie Politiezorg. Doelgroep Ordehandhaving, opsporing, Mobiliteit, Bewaken en Beveiligen, Opsporingsexpertise en interventie en overige (internationale) veiligheidspartners Randvoorwaarden wettelijke kaders Procesbeschrijving Inwinnen, veredelen, analyseren, vastleggen en verstrekken van informatie LOODS, verstrekkingen, IRS. Hulpmiddelen Politie en open bronnen Pagina 90 van 115 Versie oktober 2012

91 4.8 Proces Ondersteuning Functies binnen het hoofdproces Ondersteuning Hoofd Ondersteuning In de bijlage is de taakkaart Hoofd Ondersteuning uitgewerkt. Doel Het tijdig en in de juiste kwaliteit en kwantiteit ter beschikking stellen van facilitaire en personele voorzieningen. Doelgroep Politiemedewerkers die betrokken zijn of ingezet worden bij het onderhavige incident. Randvoorwaarden Backoffice bemand met medewerkers deskundig op het gebied van personele planning en op het gebied van materiële en facilitaire zaken opererend vanuit geformuleerde beleidsuitgangspunten en voldoende middelen. Procesbeschrijving Op de juiste tijd, juiste plaats en in de juiste kwantiteit en kwaliteit personele en facilitaire voorzieningen (ver) werven, verwerken en leveren ten behoeve van de politie crisisorganisatie. Journaal, verslagen Hulpmiddelen divers, aangeleverd vanuit de backoffices Pagina 91 van 115 Versie oktober 2012

92 5 Brandweerzorg De samenstelling van de Sectie Brandweerzorg wordt bepaald door de Algemeen Commandant Brandweerzorg en bestaat uit tenminste: o Algemeen Commandant Brandweerzorg (AC-B) o Hoofd Brand- en Ongevalsbestrijding o Meetplanleider (MPL) - De Sectie Brandweerzorg kan eventueel uitgebreid worden met: o Ondersteuningsmanagement (coördinatie) o Informatiemanagement (coördinatie) Het proces Brandweerzorg is opgedeeld in deelprocessen Brand- en Ongevalsbestrijding en Meetplanorganisatie en waarschuwen bevolking, die hieronder verder beschreven worden. De deelprocessen zijn gebaseerd op de leidraad grootschalig brandweeroptreden. 5.1 Proces Brand en Ongevalsbestrijding Het proces Brand en Ongevalsbestrijding omvat het redden van mens en dier, bestrijden van brand en emissie van gevaarlijke stoffen en technische hulpverlening. Het proces start na een melding van een incident waarbij afhankelijk van de grootte en de ernst opgeschaald kan worden. Doel - het voorkomen, beperken en bestrijden van brand, het beperken van brandgevaar, het voorkomen en beperken van ongevallen bij brand en al hetgeen daarmee verband houdt; - het beperken en bestrijden van gevaar voor mensen en dieren bij ongevallen anders dan bij brand. Randvoorwaarden - GRIP-regeling - Vakbekwaam personeel en een beschikbaarheidsregeling - Materieel/materiaal (voertuigen en gereedschappen) - P en C Communicator - GMS - RCC/COH - Planvorming (Richtlijn Optreden, informatiekaarten, AVP/RBP) - Dekkingsplan Pagina 92 van 115 Versie oktober 2012

93 Uitvoeren proces Brand en Ongevalsbestrijding Het proces wordt uitgevoerd door de operationele eenheden onder leiding van de (H)OVD Brand Het incident wordt gemeld op de gemeenschappelijke meldkamer Twente die deze basiseenheden alarmeert. Dit kan op basis van voorbereide planvorming of afhankelijk zijn van de melding. In het dekkingsplan zijn de taken beschreven tot en met de inzet van 3 tankautospuiten onder leiding van de officier van dienst-brandweer(ovd-b). Daarboven geldt het grootschalig optreden conform Visie Grootschalig Brandweer Optreden. Onder leiding van een pelotonscommandant kunnen 4 tankautospuiten ingezet worden voor de diverse taken. Bij meerdere pelotons wordt er leiding gegeven door een teamleider Brandweer(voorheen Compagnie Commandant). In bovenstaande opschalingsstructuur is leiding en coördinatie georganiseerd die, op basis van beeld-, oordeel- en besluitvorming, een inzetbevel uitgeven aan de leidinggevende(n) van het/de peloton(s). Verder zijn er eenheden die boven de standaard uitwerken, zoals grootschalige redding en ontsmetting. Dit zijn nationaal georganiseerde specialismen die ook regionaal ingezet kunnen worden. Verzoek voor ondersteuning zal vanuit het CoPI of ROT gedaan worden aan het LOCC. Bij specifieke brandbestrijding kan ondersteuning gekregen worden van bijvoorbeeld grootschalige watervoorziening, een peloton natuurbrandbeheersing en specialistische blussing. Deze specialismen zijn verdeeld in Twente. Op verzoek van een (H)OVD kunnen deze eenheden gealarmeerd worden. Redding/hulpverlening Ongevalsbestrijding gevaarlijke stoffen Voor de standaardopdracht redding(grootschalig ongeval) is het basispeloton brandweer geschikt. Indien nodig kan aanvullend materiaal worden ingezet in de vorm van technische hulpverleningscontainers. Dit materiaal wordt dan ingezet voor de meer complexere incidenten. Mocht bovenstaande onvoldoende zijn dan kan er een beroep gedaan worden op ondersteuning van het specialisme peloton USAR. Alarmering van de basispelotons geschiedt door de (H)OVD. Voor de alarmering van het peloton USAR is een informatiekaart. Hierin staat dat de alarmering via de burgemeester, van de gemeente waar het incident is, loopt. Het voorkomen van uitbreiding van een emissie van gevaarlijke stoffen naar bodem, lucht of het water, waardoor toename van het aantal slachtoffers en toename van schade aan milieu wordt voorkomen of beperkt wordt in 1 e instantie uitgevoerd door een basis eenheid/peloton. In aanvulling hierop kan het OGS Peloton uit Twente ingezet worden. De Pagina 93 van 115 Versie oktober 2012

94 Ontsmetting alarmering vindt plaats op verzoek van de (H)OVD- brandweer. De meldkamer brandweer zal het peloton alarmeren. Na een emissie van chemische, biologische en/of nucleaire stoffen moet zo spoedig mogelijk ontsmet worden. Dit betekent ontsmetting van hulpverleners, burgers, dieren, infrastructuur, objecten, hulpverleningsmateriaal en voertuigen om verdere besmetting te voorkomen of te beperken. Uitvoering vindt plaats door basispeloton aangevuld met OGS peloton. De capaciteit voor ontsmetting beperkt zich tot kleine aantallen (maximaal 10). Bij grotere aantallen kan gebruik gemaakt worden van het CBRNpeloton (landelijk 6 steunpunten, waarvan één in Veiligheidsregio Noord Oost Gelderland(VNOG)). Tevens is voor grootschalig ontsmetting capaciteit beschikbaar vanuit Defensie. Deze steun kan aangevraagd worden in het kader van Militaire Bijstand en er is daarom geen gegarandeerde opkomsttijd. Logistiek/ondersteuning Informatievoorziening De brandweer zorgt voor Logistiek & Ondersteuning. Onder leiding van een Logistiek Coördinator zal een team specialisten, afhankelijk van de behoefte ingezet worden en de producten leveren die nodig zijn om het incident te bestrijden. Informatievoorziening is een ondersteunende eenheid die onder leiding van een Informatie Coördinator (OVI)de ondersteuning van de operationele informatievoorziening en het verkrijgen van informatie voor de kolom brandweer verzorgt. De verkregen informatie dient primair ter ondersteuning van de besluitvorming in het aansturingsproces Brandweer (al dan niet uitgesplitst in specialismen), en in geval van multidisciplinair optreden ter ondersteuning van de leider COPI en/of leider OT. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht bij peloton Inzet bij meerdere pelotons Inzet bij CoPI OVD-B Teamleider Brandweer OVD-B (CoPI) Veldeenheden (4 tankautospuiten) Pelotonscommandanten (meerdere pelotons) veld OVD-B Actueel beeld Meldkamer (via GMS) OVD-B HOVD Object informatie Meldkamer OVD-B HOVD Pagina 94 van 115 Versie oktober 2012

95 Bestrijdingsopties Externe (bedrijfs)deskundigen OVD-B HOVD Waterwinning Meldkamer OVD-B HOVD Informatie gevaarlijke stoffen AGS/GAGS OVD-B HOVD Output Van wie Naar wie Voortgangsinformatie Peletonscommandant OVD-B HOVD Afwijkingsinformatie Peletonscommandant OVD-B HOVD Opschaling/bijstandsaanvraag HoVD Operationeel Leider Aflossing (Intra-regionaal) Aflossing (inter-regionaal) Ondersteuningsaanvraag Leider CoPI OL Leider CoPI Meldkamer/OVI LOCC LOCC OL Hulpmiddelen - Richtlijn optreden/informatiekaarten voor de brandweer - Taakkaart AC Brandweerzorg, Hoofd Brand- en Ongevalsbestrijding, OVD-B (CoPI), Meetplanleider - Communicator voor alarmeringen - Faciliteiten voor leiding en coördinatie: MDT, Ipad, netcentrisch werken Pagina 95 van 115 Versie oktober 2012

96 Positionering in de structuur 2 Algemeen Commandant Brandweerzorg CoPI OVD-B Hoofd Brand en Ongevalbestrijding Meetplanleider Ondersteunings management Informatie management Meetploegen Pagina 96 van 115 Versie oktober 2012

97 5.2 Proces Meetplanorganisatie(MPO) en waarschuwen bevolking Op basis van een melding van het incident met gevaarlijke stoffen zal door de (H)OVD het proces MPO en waarschuwen bevolking worden opgestart. Ingeval van een grote brand waarbij mogelijk gevaarlijke stoffen vrijkomen kan de (H)OVD opschalen en de meetplanorganisatie door de meldkamer laten activeren. Doel Het verzamelen en analyseren van meetgegevens om informatie te kunnen verstrekken over de gevaarstoestand. Randvoorwaarden - GRIP-regeling - Vakbekwaam personeel - Materieel (voertuigen) en materiaal (meetbuisje, meetapparatuur e.d.) - P en C Communicator - GMS - RCC - Planvorming zoals aanvalsplannen en Rampenbestrijdingsplannen Uitvoeren Meetplanorganisatie(MPO) en waarschuwen bevolking Het proces wordt uitgevoerd door de meetploegen die aangestuurd worden door de Meetplanleider Waarnemen en meten De meetploegen worden ingezet om de omvang van het incident (emissie van gevaarlijke stof) in kaart te brengen door waar te nemen en te meten. Indien noodzakelijk kan door middel van het Waarschuwingen Alarmering systeem (WAS) de sirenes geactiveerd worden. Om personen/bevolking te waarschuwen kan verder ook gebruik gemaakt worden van andere technische middelen zoals NL-Alert en andere media zoals RTV-Oost. De communicatie naar de bevolking vindt plaats in de sectie Bevolkingszorg. Waarschuwen Waarnemen en meten levert feitelijke informatie op waarmee veronderstellingen over de situatie in zowel het bron- als het effectgebied geverifieerd kunnen worden. Dit is van groot belang voor de directe bestrijding van het incident en de te nemen maatregelen in het effectgebied. Uitvoering vindt plaats onder leiding van Meetplanleider door gespecialiseerde eenheden (meetploegen, de Adviseur gevaarlijke stoffen (AGS) en eventuele andere specialisten). Pagina 97 van 115 Versie oktober 2012

98 Indien nodig zal bijstand worden gevraagd van milieudiensten, beheerders van meetnetten, keuringsdiensten, RIVM e.d. Waarschuwen bevolking: Het zo snel mogelijk waarschuwen van de bevolking met betrekking tot een (acuut) ontstane dreiging of feitelijke rampsituatie, met als doel dusdanige gedragsveranderingen teweeg te brengen, dat materiële en immateriële schade zoveel mogelijk wordt beperkt. Het waarschuwen vindt in principe plaats via de normale mediakanalen. Echter bij acuut gevaar voor de bevolking beslist de OvD, CvD of een bevoegde veiligheidsfunctionaris tot het inzetten van de sirenes. De meldkamer start de sirenes en legt telefonisch contact met RTV Oost om op basis van voorbereide teksten te waarschuwen voor het gevaar. Bij een acute dreiging kan ook gebruik worden gemaakt van NL-alert, geluidswagens, direct gevolgd door een eerste gedragsadvies via snelle media, zoals landelijke en/of lokale radio/tv. Input Van wie Naar wie Inzetopdracht MPL Meetploegen Aflossing MPL AC Brandweerzorg Ondersteuningsaanvraag: - Extra meetploegen - Extra meetbuisjes MPL Meetploegen AC Brandweerzorg MPL Voortgangsinformatie MPL AC Brandweerzorg Afwijkingsinformatie MPL AC Brandweerzorg Hulpmiddelen - Richtlijn optreden/informatiekaarten voor de brandweer - Taakkaart Meetplanleider - Communicator voor alarmeringen - CIC als werkruimte - Eigen laptop meetplan - Faciliteiten voor leiding en coördinatie: MDT, Ipad, netcentrisch werken Pagina 98 van 115 Versie oktober 2012

99 Positionering in de structuur 2. Algemeen Commandant Brandweerzorg Hoofd Brand en Ongevalbestrijding Meetplanleider Ondersteunings management Informatie management Meetploegen Pagina 99 van 115 Versie oktober 2012