1. Waarom dit document? De cirkels van succes 4

Transcriptie

1 AAN DE SLAG MET MALMBERG DIGITAAL mbo

2 Inhoudsopgave 1. Waarom dit document? 3 2. De cirkels van succes 4 3. Distributie & toegang: mogelijkheden en eisen 5 a Vier mogelijkheden voor distributie & toegang 5 b Hoe je keuze te maken? 6 c Hoofdproces distributie & toegang 6 d Proces en verantwoordelijkheden binnen SSO (ECK) 7 e Proces en verantwoordelijkheden binnen schoolaccount met activeringscode 11 f Proces en verantwoordelijkheden binnen Entree-account met activeringscode 15 g Malmberg webshop bestellingen Wijzigingen in unieke identiteit? Code oranje 22 a Wat maakt een gebruiker uniek? 22 b Wijzigingen aan het begin van het schooljaar Voorbereidingen in de Educatieve Applicatie Infrastructurele randvoorwaarden voor de school 26 a Technische randvoorwaarden 26 b Meest voorkomende problemen Hulp vanuit Malmberg 29 Bijlage: Begrippenlijst 31 Malmberg s-hertogenbosch Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Voor zover het maken van kopieën uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16b Auteurswet 1912 j het Besluit van 20 juni 1974, St.b. 351, zoals gewijzigd bij het Besluit van 23 augustus 1985, St.b. 471, en artikel 17 Auteurswet 1912, dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (Postbus 3051, 2130 KB Hoofddorp). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in bloemlezingen, readers en andere compilatiewerken (artikel 16 Auteurswet 1912) dient men zich tot de uitgever te wenden.

3 1. Waarom dit document? Dit document is bedoeld voor ICT-coördinatoren en overige ICT-gerelateerde functies binnen een school, om u te ondersteunen en te adviseren bij de voorbereiding op het nieuwe schooljaar. De afgelopen jaren zijn Malmberg en haar ketenpartners bezig geweest om digitale producten voor scholen en studenten op een eenvoudiger wijze beschikbaar te maken. Er zijn twee belangrijke aspecten te onderscheiden: Inloggen: Malmberg heeft dit jaar de gebruiksvriendelijkheid van de inlogschermen als speerpunt opgepakt. Dit moet ertoe leiden dat problemen ten gevolge van het inloggen tot een minimum beperkt zijn. Randvoorwaarden op school: Wij willen u helder aangeven welke randvoorwaarden vóór de aanvang van het nieuwe schooljaar vervuld moeten worden. Bij het opstellen van dit document hebben we ons laten leiden door veel voorkomende vragen van onze klanten. Wij gaan ervan uit dat we door de combinatie van de verbeterde gebruikersvriendelijkheid en dit voorbereidingsdocument veel vragen kunnen voorkomen en een soepele start van het nieuwe schooljaar mogelijk kunnen maken. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 3

4 2. De cirkels van succes Het succesvol gebruik van digitale leermiddelen komt tot stand als aan randvoorwaarden op verschillende niveaus wordt voldaan. Om dit inzichtelijk te maken gebruiken we daarvoor drie cirkels Uitleverkeuze van de school (de toegang tot het digitale leermiddel) 2. Het digitale leermiddel 3. Infrastructurele randvoorwaarden op school Deze cirkels bepalen ook de opbouw van dit document. We geven aan wat de meest voorkomende problemen zijn die wij bij onze klanten zien en geven aan wat u op uw school kunt doen of checken om te voorkomen dat deze problemen ontstaan. In de bijlage vindt u een begrippenlijst. Heeft u nog vragen, aarzelt u dan niet contact op te nemen met onze mbo-helpdesk, via telefoonnummer of via mail: [email protected] Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 4

5 3. Distributie & toegang: mogelijkheden en eisen Om online lesmateriaal te kunnen gebruiken, moet een gebruiker toegang krijgen tot het materiaal waartoe hij recht heeft. Het gehele proces van bestellen tot en met gebruik, bestaat uit diverse schakels. Hierbij zijn meerdere ketenpartijen betrokken. Daarnaast is de besteller vaak niet de gebruiker. Dit maakt het tot een complex proces. Het is daarom belangrijk dat iedere ketenpartij, dus ook de school, zich bewust is van zijn positie in de keten en welke verantwoordelijkheden daarbij horen. Succesvol gebruik van digitaal materiaal is alleen gegarandeerd, als iedere partij zijn verantwoordelijkheden correct uitvoert. Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende mogelijkheden voor distributie & toegang die Malmberg biedt. Per optie worden de verantwoordelijkheden per ketenpartij helder gemaakt. 3a Vier mogelijkheden voor distributie & toegang Malmberg biedt vier verschillende opties om toegang te krijgen tot digitaal lesmateriaal. 1. Single Sign On (ECK) Activeren en inloggen via de ELO volgens de ECK/iECK standaarden. 2. Schoolaccount met activeringscode Activeren en inloggen via een schoolaccount op een ELO of schoolportaal dat gefedereerd is met Kennisnet. 3. Entree-account met activeringscode Activeren en inloggen via een Entree-account van Kennisnet. 4. bij Malmberg webshop Activeren op Malmberg startpagina via ELO- of Entree account bereikbaar. 1. Single Sign On (ECK) gebruikersvriendelijk Hoog eisen aan school Midden 2. Schoolaccount met activeringscode Midden Midden 3. Entree-account met activeringscode Laag Geen 4. bij de Malmberg webshop Hoog Laag Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 5

6 3b Hoe uw keuze te maken? In onderstaand schema kunt u zien welke opties u heeft op basis van een aantal indicatoren. In de vervolgparagrafen worden deze doorgenomen. mbo-school Is het portaal Is er een met Kennisnet schoolportaal? Ja Ja gefedereerd? Ja Nee Nee Kan bij bestelling de unieke userid worden doorgegeven? Nee 1. Single Sign On (ECK) 4. bij Malmberg webshop 2. Schoolaccount met activeringscode Deze boom maakt duidelijk dat wanneer u geen met Kennisnet gefedereerd schoolportaal heeft, u alleen kunt kiezen voor de minst gebruikersvriendelijke optie: Entree-account. Malmberg adviseert u daarom om zeker uw schoolportaal te federeren met Kennisnet. 3. Entree-account met activerings code 4. bij Malmberg webshop Opmerkingen: Voor komend schooljaar kunt u alleen gebruik maken van SSO/LiMBO indien u de bestellingen laat lopen via de distributeurs Van Dijk Educatie/SBC/Dekkers of Lisette Werter Groep. Distributeurs Van Dijk Educatie/SBC bieden SSO/LiMBO aan aan scholen die geen portaal/ ELO hebben. Zij bieden zelf een distributeurs-portaal van waaruit de studenten toegang krijgen. U hoeft dus geen eigen schoolportaal te hebben dat met Kennisnet is gefedereerd. Voor docenten is toegang via de SSO/LiMBO methodiek niet mogelijk. Dit komt doordat tijdens het bestellen, het (nog) niet mogelijk is om de rol van docent te valideren. Malmberg wil uit veiligheidsoverwegingen alleen docentenmateriaal leveren aan personen waarvan met zekerheid is vast te stellen dat het docenten betreft. 3c Hoofdproces distributie & toegang Er zijn altijd vier stappen in het hoofdproces die worden doorlopen binnen iedere optie voor distributie & toegang: Inloggen Leveren Gebruiken De volgorde van deze procestappen kan verschillen per optie. Tevens verschillen de verantwoordelijkheden die elke ketenpartij per processtap moet uitvoeren. In de volgende paragrafen wordt dit besproken per optie. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 6

7 3d Optie 1: Proces en verantwoordelijkheden binnen SSO (ECK) Het distributie & toegang-proces voor de student binnen Limbo ziet er als volgt uit: Aanschaffen en activeren (eenmalig) Inloggen (ELO) Betalen Link verschijnt in ELO van student Student klikt op licentie-url Student zit in het online platform Inloggen Leveren Gebruiken Vervolggebruik Inloggen NB: moment van inloggen tijdens activeringsproces kan verschillen per distributeur Student klikt op licentie-url Student zit in het online platform Ketenpartners: School Distributeur Uitgeverij De ECK-route is voor de student de snelste weg tot het digitale lesmateriaal. Als de student eenmaal de bestelling heeft doorlopen, dan heeft hij/zij met één klik toegang tot het digitale lesmateriaal. De student logt in in de ELO en klikt op de link van het digitale lesmateriaal. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 7

8 Deze route stelt echter ook de hoogste eisen aan de school en samenwerking binnen de keten. Hieronder staat wat u als school op orde moet hebben: School Distributeur Uitgever Inloggen Stelt unieke identiteit vast voor studenten en hun studentenadministratie(s) Voert alle studenten op in schoolportaal o.b.v. unieke identiteit Heeft het schoolportaal met Kennisnet gefedereerd inclusief configuratie Kennisnet-attributen Verschaft tijdig inloggegevens aan alle studenten voor schoolportaal Biedt (persoonlijke) bestelomgeving aan Achterhaalt tijdens bestelling unieke ID van student Heeft betalingsovereenkomst met student Plaatst bestelling bij uitgeverij op basis van unieke ID en de ECK-standaard Leveren Plaatst automatisch een link naar digitaal product binnen het schoolportaal voor de juiste gebruiker op basis van de door uitgeverij verstrekte licentie-info (license service) Zet tegoed klaar op basis van uniek ID Deelt informatie over tegoeden en licenties met ketenpartijen op basis van de marktstandaard (license service) Gebruik Houdt continu actueel overzicht bij van geldige licenties voor alle gebruikers binnen schoolportaal op basis van de door uitgeverij verstrekte licentie-info (license service) Legt licentie vast (wie mag wanneer waarbij) Verleent toegang Deelt informatie over tegoeden en licenties met ketenpartijen op basis van de marktstandaard (license service) Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 8

9 Het kiezen voor ECK betekent dat via marktstandaarden wordt besteld en geleverd. Uw distributeur en uitgeverij moeten deze standaarden daarom ondersteunen. Malmberg ondersteunt deze standaarden. Indien u op uw school wilt werken via de ECK route, dan adviseren wij u om contact op te nemen met: Kennisnet Dhr. H-P Köhler [email protected] Op vindt u meer informatie over ECK. Binnen het ECK proces komen wij de volgende problemen tegen. In de rechterkolom leest u hoe u deze problemen voorkomt of oplost. Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Studenten zijn hun reeds lopende licenties kwijt (van voor de ECK periode). Dit komt door het veranderen van identiteit van de student. De nog geldige licenties zijn niet meer toegankelijk voor de gebruiker. De migratie van de huidige situatie naar ECK dient goed vormgegeven te worden. Overleg hierover met uw distributeur (Malmberg biedt de distributeur hier mogelijkheden voor). Studenten zijn hun user generated content kwijt (van voor de ECK periode). Dit komt door het veranderen van identiteit van de student. Student kan niet meer bij zijn voortgang en resultaten De migratie van huidig naar ECK dient goed vormgegeven te worden. Overleg hierover met uw distributeur (Malmberg biedt de distributeur hier mogelijkheden voor). Instelling werkt met meerdere schoolportalen, waardoor student zijn licenties kwijt is. (NB: indien vanuit beide portalen dezelfde identiteit van een gebruiker wordt doorgegeven, speelt dit probleem niet.) Student wordt gezien als twee verschillende personen en zal vaak zijn geactiveerde licenties kwijt zijn. Verder kan de student het werk gemaakt bij het ELOaccount niet zien als hij/zij inlogt met het Entree-account. Eén ELO gebruiken per school zodat de gebruikers maar één manier hebben om door de inlogflow heen te gaan. Studenten hebben meerdere accounts. (bijvoorveeld een ELO-account en een Entreeaccount). Student probeert met een Entree-account toegang te krijgen. De student wordt gezien als twee verschillende personen. De student zal niet bij zijn licenties kunnen omdat de student via het Entree-account een andere identiteit heeft dan via zijn schoolaccount. Goed informeren van studenten over de gekozen route. Bij het begin van het leerjaar een goede instructie geven over welke route ze moeten gebruiken en wat de consequenties zijn als ze hiervan afwijken. School past gedurende het jaar de identiteit van de student aan. Bijvoorbeeld: Studentnummer: @malmberg.nl wordt @malmberg.nl Gebruikers worden als nieuwe gebruikers gezien. Dit betekent dat de hele school niet bij de licenties en het digitale lesmateriaal kan. De plannen over het wijzigen van de identiteit van een student altijd bespreken met Malmberg. Om grote problemen te voorkomen, niet zelfstandig/eenzijdig doorvoeren! Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 9

10 Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing De verkeerde artikelnummers staan op de boekenlijst (Malmberg heeft aparte ECK artikelnummers). Er wordt een fysieke voucher geleverd ipv een digitaal tegoed op persoonlijk userid. Laat de boekenlijsten secuur checken door de distributeur. Laat ook de distributeur met de uitgeverij dit controleren. Studenten beschikken niet tijdig over hun schoolportaal account. Studenten kunnen niet tijdig bestellen en beschikken dus niet over het digitale lesmateriaal. School moet ervoor zorgen dat studenten al voor de zomer hun inlogaccounts hebben. Het gehele proces van bestellen tot en met toegang is niet voldoende doorgetest. Studenten lopen vast. Er is niet tijdig de beschikking over het digitale lesmateriaal. Zorg ervoor dat er uitvoerige ketentesten met succesvol resultaat hebben plaatsgevonden voor 1 juni. Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing De linkjes naar het digitaal materiaal verschijnen niet binnen het schoolportaal. Studenten lopen vast. De school heeft op een onjuiste manier het plaatsen van de linkjes geïmplementeerd. Na iedere bestelling dient automatisch en realtime het nieuwe licentierecht bij de desbetreffende uitgeverij te worden opgehaald en in het schoolportaal geplaatst. Neem contact op met desbetreffende Schoolboekhandel. De SBH is verantwoordelijk voor het klaarzetten van linkjes. Er staan verouderde toegangslinkjes in het schoolportaal. Studenten denken nog een licentie te hebben terwijl die al verlopen is. De school heeft op een onjuiste manier het plaatsen van de linkjes geïmplementeerd. Binnen het schoolportaal dient men bij iedere inlog van een student realtime de geldige licentierechten op te halen bij de verschillende uitgeverijen. Neem contact op met desbetreffende Schoolboekhandel. De SBH is verantwoordelijk voor het klaarzetten van linkjes. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 10

11 3e Optie 2: Proces en verantwoordelijkheden binnen schoolaccount met activeringscode Let op: alleen via directe afname bij Malmberg ontvangt een school fysieke vouchers voor studenten. Een student kan ook een digitale code ontvangen via de schoolboekhandel. Het distributie & toegang-proces voor de student binnen een schoolaccount met activeringscode ziet er als volgt uit: Aanschaffen en activeren Betalen Ontvangst activeringscode Inloggen (ELO) Student klikt op URL Startpagina Malmberg ( malmbergmbo.nl) Invoeren activeringscode Klik op licentie Student zit in het online platform Leveren Inloggen Leveren Gebruik Vervolggebruik Inloggen (ELO) Student klikt op URL Startpagina Malmberg ( malmbergmbo.nl) Klik op licentie Student zit in het online platform Ketenpartners: School Distributeur Uitgeverij Binnen de routes met activeringscodes zijn het bestel- en activeringsproces gescheiden processen. Na de bestelling moet de student namelijk wachten totdat de activeringscode wordt geleverd. Met deze code kan de student zijn licentie activeren. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 11

12 Deze route stelt de volgende eisen aan de school en samenwerking binnen de keten. Hieronder staat wat u als school op orde moet hebben: School Distributeur Uitgever Inloggen Voert alle studenten op in schoolportaal op basis van unieke identiteit (kan portaalidentiteit zijn) Heeft het schoolportaal met Kennisnet gefedereerd inclusief configuratie Kennisnet-attributen Verschaft tijdig inloggegevens aan alle studenten voor schoolportaal Biedt (persoonlijke) bestelomgeving aan Leveren Plaatst in het schoolportaal voor alle gebruikers linkjes naar startpagina van Malmberg Levert fysieke voucher met activeringscode aan student Levert activeringscode aan student Levert fysieke vouchers met activeringscode aan school Gebruiken Levert fysieke voucher met activeringscode aan student (alleen bij directe afname via Malmberg) Biedt activeringproces waarbij code kan worden ingewisseld Legt licentie vast (wie mag wanneer waarbij) Verleent toegang Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 12

13 Binnen het schoolaccount met activeringscode komen wij de volgende problemen tegen. In de rechterkolom leest u hoe u deze problemen voorkomt of oplost. Inloggen Leveren Gebruiken Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Student weet na activeren niet meer via welke website hij toegang krijgt (startmalmbergmbo.nl). Student kan zijn huiswerk niet maken. Plaats de link startmalmbergmbo.nl voor alle studenten in het schoolportaal. Instelling werkt met meerdere schoolportalen, waardoor student zijn licenties kwijt is. (NB: indien vanuit beide portalen dezelfde identiteit van een gebruiker wordt doorgegeven, speelt dit probleem niet.) Student wordt gezien als twee verschillende personen en zal vaak zijn geactiveerde licenties kwijt zijn. Verder kan de student het werk gemaakt bij het ELOaccount niet zien als hij/zij inlogt met het Entree-account. Eén ELO gebruiken per school zodat de gebruikers maar één manier hebben om door de inlogflow heen te gaan. Student probeert met een Entree-account toegang te krijgen. De student wordt gezien als twee verschillende personen. De student zal niet bij zijn licenties kunnen omdat de student via het Entree-account een andere identiteit heeft dan via zijn schoolaccount. Goed informeren van studenten over de gekozen route. Bij het begin van het leerjaar een goede instructie geven over welke route ze moeten gebruiken en wat de consequenties zijn als ze hiervan afwijken. School past gedurende het jaar ELO- gegevens aan. Dit kan bijvoorbeeld het adres zijn maar ook het studentnummer. Bijvoorbeeld: Adres: @malmberg.nl wordt @ rocmalmberg.nl Studentnummer: @malmberg.nl wordt @malmberg.nl Gebruikers worden als nieuwe gebruikers gezien. Dit betekent dat de hele school niet bij de licenties en het digitale lesmateriaal kan. De plannen over het wijzigen van een ELOadres of studentnummer altijd bespreken met Malmberg. Om grote problemen te voorkomen, niet zelfstandig/eenzijdig doorvoeren! Inloggen Leveren Gebruiken Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Docenten weten niet wie de licenties heeft besteld. Onduidelijk wie binnen de school aanspreekpunt en verantwoordelijk is. Binnen de school duidelijk communiceren over wie verantwoordelijk is voor de bestellingen van digitale leermiddelen. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 13

14 Inloggen Leveren Gebruiken Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Student raakt zijn activeringscode kwijt. Student kan geen licentie activeren en zal een nieuwe licentie moeten kopen. Bewaar de activeringscode goed!! Activeringscode werkt niet. Student kan niet bij het digitale lesmateriaal. Stuur een mail met factuur en foto van de activeringscode aan [email protected]. Geen licentie ontvangen. Student kan licentie niet activeren, dus niet naar het digitale lesmateriaal. Neem contact op met de organisatie, waar de licentie is besteld. Inloggen Leveren Gebruiken Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Studenten beschikken niet tijdig over hun schoolportaalaccount. Studenten kunnen niet tijdig hun licentie activeren en gebruiken. School moet ervoor zorgen dat studenten voor de start van het schooljaar beschikken over hun inloggegevens tot het schoolportaal. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 14

15 3f Optie 3: Proces en verantwoordelijkheden binnen Entree-account met activeringscode Let op: alleen via directe afname bij Malmberg ontvangt een school fysieke vouchers voor studenten. Een student kan ook een digitale code ontvangen via de schoolboekhandel. Het distributie & toegang proces voor de student binnen Entree-account met activeringscode ziet er als volgt uit: Aanschaffen (eenmalig) Betalen Ontvangst activeringscode Leveren Activeren (eenmalig) Student gaat naar startmalmbergmbo.nl Aanmaken Entree-account Inloggen bij Entree-account Invoeren activeringscode Student klikt op licentie Student zit in het online platform Inloggen Gebruiken Aanschaffen en activeren (eenmalig) Student gaat naar startmalmbergmbo.nl Inloggen bij Entree-account Student klikt op licentie Student zit in het online platform Ketenpartners: School Distributeur Uitgeverij Binnen de routes met activeringscodes zijn het bestel- en activeringproces gescheiden processen. Na de bestelling moet de student namelijk wachten totdat de activeringscode wordt geleverd. Met deze code kan hij/zij de licentie activeren. Bij gebruik van een Entree-account zal de student zelf een Entree-account moeten aanmaken bij Kennisnet. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 15

16 Deze route stelt de minste eisen aan de school en samenwerking binnen de keten. Hieronder staat wat u als school op orde moet hebben: School Distributeur Uitgever Inloggen Biedt authenticatie provider: Malberg gebruikt Kennisnet met Entree-account. Biedt (persoonlijke) bestelomgeving aan Heeft betalingsovereenkomst met student Leveren Levert fysieke voucher met activeringscode aan student (alleen bij directe afname via Malmberg) Levert fysieke voucher met activeringscode aan student Levert fysieke voucher met activeringscode aan school (alleen bij directe afname bij Malmberg) Gebruiken Biedt activeringproces waarbij code kan worden ingewisseld Legt licentie vast (wie mag wanneer waarbij) Verleent toegang Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 16

17 Binnen het Entree-account met activeringscode komen wij de volgende problemen tegen. In de rechterkolom leest u hoe u deze problemen voorkomt of oplost. Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Studenten lopen vast bij het aanmaken van een Entree-account. Geen toegang tot digitaal materiaal. Raadpleeg voor instructies en FAQ: Inloggenactiveren-MBO/Startpagina.htm Student is zijn wachtwoord kwijt van zijn Entree-account. Geen toegang tot digitaal materiaal. Malmberg kan niet helpen. Wachtwoord moet worden opgevraagd bij Kennisnet. Student probeert met een schoolaccount (ELO-account) toegang te krijgen. Student zal niet bij zijn licenties kunnen. Dit omdat de student via het Entree-account een andere identiteit heeft dan via zijn schoolaccount. Goed informeren van studenten over de gekozen route. Bij het begin van het leerjaar een goede instructie geven over welke route ze moeten gebruiken en wat de consequenties zijn als ze hiervan afwijken. Student maakt meerdere Entree-accounts aan waardoor hij meerdere identiteiten heeft. Student raakt licenties en user generated content kwijt. De student wordt gezien als twee verschillende personen. Gebruik de functionaliteit wachtwoord vergeten in plaats van het aanmaken van een nieuw account. Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Docenten weten niet wie de licenties heeft besteld. Onduidelijk wie binnen de school aanspreekpunt en verantwoordelijk is. Binnen de school duidelijk communiceren over wie verantwoordelijk is voor de bestellingen van digitale leermiddelen. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 17

18 Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Student raakt zijn activeringscode kwijt. Student kan geen licentie activeren en zal een nieuwe licentie moeten kopen. Bewaar de activeringscode goed!! Tip: Maak een foto met je telefoon!! Activeringscode werkt niet. Student kan niet bij het lesmateriaal. Stuur een mail met factuur en foto van de activeringscode naar [email protected]. Geen licentie ontvangen. Student kan licentie niet activeren, dus niet naar het lesmateriaal. Neem contact op met de organisatie, waar de licentie is besteld. 3g Malmberg webshop bestellingen: Het distributie & toegang-proces voor de student binnen de Malmberg webshop bestelling ziet er als volgt uit: Aanschaffen en activeren (eenmalig) webshop.nl Inloggen (school- of Entree-account) & betalen Licentie verschijnt op malmbergmbo.nl Student klikt onder de licentie op nu activeren Student zit in het online platform Leveren Gebruiken Vervolggebruik Inloggen (school- of Entree-account) Student klikt op licentie Student zit in het online platform Ketenpartners: School Uitgeverij De Malmberg webshop route is voor de student een snelle weg tot het digitale lesmateriaal. Als de student eenmaal de bestelling heeft doorlopen, dan heeft hij/zij met een enkele klik toegang tot het digitale lesmateriaal. De student logt in in de ELO / Entree en gaat naar en klikt op de link van het digitale lesmateriaal. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 18

19 Deze route stelt lage eisen aan de school en samenwerking binnen de keten. Hieronder staat wat u als school op orde moet hebben: School Uitgever = ook distributeur Inloggen ELO: Stelt unieke identiteit vast voor studenten en hun studentenadministratie(s) Voert alle studenten op in schoolportaal o.b.v. unieke identiteit Heeft het schoolportaal met Kennisnet gefedereerd inclusief configuratie Kennisnet-attributen Verschaft tijdig inloggegevens aan alle studenten voor schoolportaal Entree: School kiest voor Entreeroute en laat studenten zelf accounts aanmaken. Biedt (persoonlijke) bestelomgeving aan Achterhaalt tijdens bestelling unieke ID van student Heeft betalingsovereenkomst met student Leveren ELO: Plaats de link www. startmalmbergmbo.nl in de ELO van de student en eventueel een directe link naar de Malmberg webshop Entree: Geen actie nodig Plaatst product op Malmberg startpagina van de student Gebruik Houdt continu actueel overzicht bij van geldige licenties voor alle gebruikers binnen schoolportaal op basis van de door uitgeverij verstrekte licentie-info (license service). Niet verplicht. Deelt informatie over tegoeden en licenties met ketenpartijen op basis van marktstandaard = Deelt informatie over tegoeden en licenties met school op basis van marktstandaard. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 19

20 Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Studenten zijn hun reeds lopende licenties kwijt. Dit komt door het veranderen van identiteit van de student. De nog geldige licenties zijn niet meer toegankelijk voor de gebruiker. De migratie van de huidige situatie naar Malmberg webshop dient goed vormgegeven te worden. Overleg hierover met Malmberg. Als de school geen wijziging doet in identiteit dan zijn er geen problemen. Studenten zijn hun user generated content kwijt. Dit komt door het veranderen van identiteit van de student. Student kan niet meer bij zijn voortgang en resultaten. De migratie van de huidige situatie naar Malmberg webshop dient goed vormgegeven te worden. Overleg hierover met Malmberg. Als de school geen wijziging doet in identiteit dan zijn er geen problemen. Instelling werkt met meerdere schoolportalen, waardoor student zijn licenties kwijt is. (NB: indien vanuit beide portalen dezelfde identiteit van een gebruiker wordt doorgegeven, speelt dit probleem niet.) Student wordt gezien als twee verschillende personen en zal vaak zijn geactiveerde licenties kwijt zijn. Verder kan de student het werk gemaakt bij het ELOaccount niet zien als hij/zij inlogt met het Entree-account. Eén ELO gebruiken per school zodat de gebruikers maar één manier hebben om door de inlogflow heen te gaan. Studenten hebben meerdere accounts. (bijvoorveeld een ELO-account en een Entreeaccount). Student probeert met een Entree-account toegang te krijgen. De student wordt gezien als twee verschillende personen. De student zal niet bij zijn licenties kunnen omdat de student via het Entree-account een andere identiteit heeft dan via zijn schoolaccount. Goed informeren van studenten over de gekozen route. Bij het begin van het leerjaar een goede instructie geven over welke route ze moeten gebruiken en wat de consequenties zijn als ze hiervan afwijken. School past gedurende het jaar de identiteit van de student aan. Bijvoorbeeld: Studentnummer: @malmberg.nl wordt @malmberg.nl NB: Alleen bij inlogroute via ELO Gebruikers worden als nieuwe gebruikers gezien. Dit betekent dat de hele school niet bij de licenties en het digitale lesmateriaal kan. De plannen over het wijzigen van de identiteit van een student altijd bespreken met Malmberg. Om grote problemen te voorkomen, niet zelfstandig/eenzijdig doorvoeren! Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 20

21 Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Studenten beschikken niet tijdig over hun schoolportaal account. NB: Alleen bij inlogroute via ELO Studenten kunnen niet tijdig bestellen en beschikken dus niet over het digitale lesmateriaal. School moet ervoor zorgen dat studenten al voor de zomer hun inlogaccounts hebben. Inloggen Leveren Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / Oplossing Er staat geen linkje klaar in de ELO. Studenten denken dat ze nog niet bij het lesmateriaal kunnen. De school moet de link klaarzetten in de ELO van de student. Student kan zelf naar gaan en daar inloggen met zijn/haar ELO account. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 21

22 4. Wijzigingen in unieke identiteit? Code oranje Het is van groot belang dat een gebruiker een unieke identiteit heeft binnen de keten. Wijzigen van deze unieke identiteit is een groot risico. Veel (inlog) problemen hebben met de unieke identiteit te maken. 4a Wat maakt een gebruiker uniek? Binnen de Schoolomgeving/ELO De elektronische leeromgeving (ELO) van de school moet een uniek nummer leveren voor de gebruiker. Dit kan het studentnummer zijn vanuit de studentenadministratie. Dit nummer gecombineerd met het ELO-adres maakt een gebruiker uniek. Binnen de onderwijsketen De school heeft een eigen uniek nummer binnen het onderwijsdomein (BRIN-nummer). De combinatie van de unieke id binnen de schoolomgeving en dit BRIN-nummer maakt een student uniek binnen de systemen van de uitgeverij en de distributeur. Entree (Kennisnet) Een gebruiker maakt zelf een uniek account aan bij Entree. Dit wordt op basis van login en adres aangemaakt. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 22

23 4b Wijzigingen aan het begin van het schooljaar De school moet elk jaar kiezen voor een toegangsroute. Er zijn drie situaties die voor kunnen komen wanneer u als school een route kiest. Nieuw Alle keuzes staan open Afhankelijk van onderwijstype en gewenste inrichting Reeds bezig Reeds actief met digitale leermiddelen Studenten hebben resultaten in bestaande systemen Veranderen Studenten dienen oudere resultaten te zien Veranderingen kunnen effect hebben Nieuw U bent nieuw en maakt voor het eerst gebruik van het digitale lesmateriaal van Malmberg. Dit betekent simpelweg dat u nu nog geen route heeft en kunt kiezen tussen alle routes. Door van te voren alle componenten goed in te regelen, kunt u alles soepel laten verlopen. Malmberg zal u hierin ondersteunen waar nodig. Malmberg adviseert de ECK-route of de Malmberg webshop route Indien u op uw school wilt werken via de ECK-route, dan adviseren wij u om contact op te nemen met: Kennisnet Dhr. H-P Köhler [email protected] Op vindt u meer informatie over ECK. Reeds bezig U gebruikt al digitaal lesmateriaal van Malmberg en blijft dezelfde route gebruiken. U valt in deze categorie als u al gebruik maakt van digitaal lesmateriaal van Malmberg en geen wijzigingen doorvoert. U kunt nu gewoon doorwerken zoals u gewend bent. Studenten zullen in het begin van het jaar de nieuwe klas moeten kiezen en dan kunt u gewoon verder werken met behoud van resultaten. Let op: Als u wel een wijziging gaat doorvoeren die invloed heeft op de unieke identiteit, neem dan contact op met onze MBO-helpdesk. Het gaat hier om wijzigingen in bijvoorbeeld student-id s, het ELO-adres of eventueel mailadressen. Dit geldt niet als u bijvoorbeeld een klasnaam verandert. Twijfelt u of de wijziging impact heeft op de werking van u gekozen route, neem altijd even contact met ons op. De impact van wijzigingen aan de unieke id zijn hoog. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 23

24 Veranderen U gebruikt al het digitale lesmateriaal van Malmberg. Maar u wilt komend jaar gebruik maken van een andere route of u voert structurele wijzigingen door. Bijvoorbeeld: u gaat een andere route gebruiken (bijvoorbeeld van ELO met activeringscode naar ECK). u kiest voor een andere ELO-leverancier (bijvoorbeeld Magister naar N@tschool). u besluit het ELO-adres te veranderen [email protected] [email protected] Als u in dit scenario valt, verzoeken wij u om direct contact op te nemen met Malmberg. We moeten namelijk ervoor zorgdragen dat studentresultaten behouden blijven. En daarnaast dat studenten geen problemen krijgen met toegang tot het digitale lesmateriaal. Als u tijdig met ons contact opneemt (nog voor de wijziging is doorgevoerd), dan kunnen we alle scenario s bespreken en afstemmen. Zo kunnen we ook acties voor beide partijen concreet maken. Dan kunnen we alles in de juiste volgorde uitvoeren, zodat de wijziging niet zichtbaar is voor de student. De impact is hoog Dit type wijziging kan leiden tot het blokkeren van toegang tot het de digitale lesmateriaal en/of verlies van resultaten van studenten. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 24

25 5. Voorbereidingen in de Educatieve Applicatie Als de stappen bestellen, activering en inloggen zijn gezet, is de applicatie beschikbaar voor de gebruiker. Om gebruik te maken van de functionaliteit hoeft voor Taalblokken en Rekenblokken niet meer ingelogd te worden met een studenten-/docentenaccount. Bij de start van het schooljaar (eerste keer gebruik) wordt een profiel-aanvulpagina getoond. Om goed voorbereid te zijn op de start van het schooljaar, moeten de nieuwe klassen in Taalblokken en/of Rekenblokken zijn ingericht. Hiervoor heeft Malmberg bij levering van deze methoden de instructies aangeleverd. Als u daar tegen problemen oploopt, neemt u dan gerust contact op met onze mbo-helpdesk. Deze is bereikbaar onder telefoonnummer of via mail: [email protected]. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 25

26 6. Infrastructurele randvoorwaarden voor de school In dit hoofdstuk worden randvoorwaarden benoemd binnen verschillende niveaus. De digitale methodes van Malmberg maken gebruik van moderne toepassingen. De kwaliteit van de infrastructuur van een school is medebepalend voor het goed functioneren van het digitale lesmateriaal. 6a Technische Randvoorwaarden Er zijn verschillende beperkingen in de combinaties apparatuur, browsers en educatieve applicatie. Vanuit de educatieve applicatie worden eisen gesteld aan de verschillende componenten voor een correcte werking van de educatieve applicatie. Raadpleeg voor de meest recente systeemvereisten de onderstaande links: Taalblokken: Rekenblokken: Netwerk Het netwerk dat gebruikt wordt, is van grote invloed op het gedrag van de digitale leermiddelen. Om het digitale lesmateriaal goed te laten functioneren, is vrije ruimte nodig op het netwerk. Hoe groter de vrije bandbreedte, hoe beter het programma functioneert. Om een goede configuratie te bepalen, dient eerst een goede meting te worden uitgevoerd op verschillende onderdelen van het netwerk. Er moet naast het type verkeer, ook gekeken worden naar de systeembelasting. Bij overbelasting wordt het netwerk traag. Om onze leermiddelen goed te laten draaien, adviseren wij: Draadloos netwerk, 54 Mbit/s; LAN, 100 Mbit/s; Backbone, 1 Gbit/s; Uplink/downlink met internet, 100 Mbit/s. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 26

27 6b Meest voorkomende problemen In de praktijk komen we wij de volgende problemen tegen. In de rechterkolom leest u hoe u deze problemen voorkomt of oplost. Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / oplossing Geen toegang tot digitale lesmateriaal (cookies). Cookies zijn opgeslagen. Student heeft geen toegang tot het digitaal lesmateriaal. Via browser-instellingen kunt u cookies verwijderen. Voor de browsers: Internet Explorer, Firefox, Chrome en Safari kunt u middels de volgende link, instructies volgen om de cookies te verwijderen. Link: DDOS-aanvallen Het digitale lesmateriaal reageert trager dan normaal. Het is natuurlijk niet mogelijk om een oplossing te geven tegen DDOS-aanvallen. Wel kunt u voorzorgsmaatregelen nemen samen met Malmberg. Malmberg heeft diverse maatregelen getroffen om de meeste aanvallen af te weren. Natuurlijk zijn er aanvallen die niet alleen tegen Malmberg gericht zijn, maar tegen een heel datacenter. In dat geval is Malmberg afhankelijk van de protectie- middelen van onze leverancier. Malmberg maakt gebruik van een zeer ervaren leverancier die al jaren expert is op het gebied van DDOS. Mocht een student een DDOS uitvoeren, dan is het mogelijk om dit verkeer al binnen het schoolnetwerk tegen te houden. Het is daarom belangrijk dat u het uitgaand verkeer analyseert. Beperk het aantal actieve sessies van uitgaand verkeer om DDOS-aanvallen van binnenuit te voorkomen. Voorkom uitgaand verkeer waarbij het bronadres afwijkt van de verwachte interne adresreeks. Te weinig wifi accesspoints Digitaal lesmateriaal werkt traag omdat er niet alleen in de klas wordt ingelogd op het accesspoint. Ook op de gang maken studenten gebruik van het accesspoint. Juist daar gaan studenten Youtube kijken en spellen spelen die meer capaciteit vragen. Zorg voor een goede verdeling van de accesspoints en zorg dat er voldoende beschikbaar zijn. Op deze wijze wordt een stabiele verbinding gegarandeerd. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 27

28 Probleem Consequentie Hoe te voorkomen / oplossing Filevorming Digitaal lesmateriaal werkt trager. U kunt instellen om specifiek verkeer voorrang te geven. Geef dan het digitale lesmateriaal voorrang op ander verkeer. LET OP > Educatieve applicaties hebben instellingen rondom het gewenste cache-gedrag. Het is van belang dat de proxy deze instellingen niet negeert. Dit kan ongewenst gedrag van de software veroorzaken. Een andere overweging is het splitsen van het netwerk. Klaslokalen krijgen meer bandbreedte dan overige ruimtes. Dit kan fysiek worden opgelost of middels virtuele netwerken. Proxyserver is niet goed geconfigureerd. Digitaal lesmateriaal werkt trager. Bij het gebruik van proxyservers dienen de wensen van de applicatie opgevolgd te worden. Geef educatieve applicaties voorrang op internettoegang (vergelijk busbaan). Pop-up-functie geblokkeerd. Een student kan een toets niet openen binnen de applicatie omdat deze geblokkeerd wordt door de pop-up-instelling. Via browser-instellingen kan voor bepaalde websites dit ongedaan worden gemaakt. Voor de browsers: Internet Explorer, Firefox, Chrome en Safari kunnen middels de volgende link, instructies volgen om de pop-up-functie voor de te bezoeken site te wijzigen. Link: Pop%E2%80%93ups Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 28

29 7. Hulp vanuit Malmberg Malmberg biedt u diverse vormen van ondersteuning aan die u op verschillende momenten van het jaar kunt inzetten. Een belangrijk deel (de uitleverkeuze en het op orde brengen van de randvoorwaarden) vindt in de regel vóór de aanvang van het nieuwe schooljaar plaats. Het inloggen doen de meeste studenten en docenten bij aanvang van het schooljaar. We geven hieronder kort weer welke vormen van ondersteuning Malmberg biedt door het jaar. Pre support april tot zomer Voorbereiding document Aan de slag met Malmberg digitaal Informatiebijeenkomsten Inloggen start schooljaar Inlogles Inloginstructies Helpdesk Support gedurende schooljaar Helpdesk Ondersteuning accountmanager + methodespecialst Pre support april tot zomer Voorbereidingsdocument Aan de slag met Malmberg digitaal Deze informatie is gericht op de voorbereiding van het nieuwe schooljaar en de randvoorwaarden die vervuld moeten zijn om succesvol toegang tot de digitale Malmbergproducten te krijgen. Informatiebijeenkomsten De methodespecialist organiseert (op aanvraag) een informatiebijeenkomst op een ROC in overleg met de accountmanager. Tijdens de informatiebijeenkomst zit de Taalblokken en/of Rekenblokken beheerder samen met de ICT-coördinator, ELO-beheerder, netwerkbeheerder en Taal- en/of Rekenblokkenbeheerder van de school. Het voorbereidingsdocument Aan de slag met Malmberg digitaal staat hierbij centraal. De randvoorwaarden en verantwoordelijkheden worden doorgenomen en er worden testcases uitgevoerd. Het doel van deze bijeenkomst is om aan de slag te gaan met de methodes van Malmberg. Inloggen start schooljaar Inloginstructies en inlogles Om de gebruiker verder te ondersteunen zijn er inlogfilmpjes beschikbaar om te zorgen dat het inloggen nog eenvoudiger wordt. Deze kunt u vinden op Malmberg.nl. Hier vindt u ook FAQ s over het activeren en inloggen. Als u gaat inloggen/activeren is het handig om eerst het inlogfilmpje te bekijken. Dit geeft een duidelijk inzicht welke stappen het inloggen en activeren omvat. Wij adviseren u om deze bestanden op het intranet op uw school te plaatsen. Het is van belang dat docenten vóór aanvang van het schooljaar weten welke ondersteuning beschikbaar is en op welke wijze zij zich zo goed mogelijk kunnen voorbereiden. Daarnaast is een inlogles beschikbaar voor docenten. Met behulp van dit kant en klare document laten we u zien hoe u samen met een groep studenten succesvol kunt inloggen. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 29

30 Support gedurende schooljaar Mbo-helpdesk De helpdesk van Malmberg kan helpen bij het oplossen van verschillende problemen bij het inloggen en bij technische vragen, die zich tijdens of bij het gebruik van het digitale leermiddel voordoen. Voor de juiste afhandeling van de meldingen, is het van belang dat docenten en studenten een aantal basisgegevens (inloggegevens en activeringcode) bij de hand hebben, als ze contact opnemen met de mbo-helpdesk. Daarbij is het vaak gewenst dat de tool Teamviewer wordt gebruikt. Hiermee kan de helpdeskmedewerker van Malmberg direct meekijken op de desktop waar de problemen worden geconstateerd en de gebruiker ondersteunen waar nodig. Het is dan wel noodzakelijk dat het gebruik van teamviewer vanuit de school wordt toegestaan. Meer informatie kunt u vinden middels de link: De mbo-helpdesk is bereikbaar op alle werkdagen van 8.30 tot uur op het telefoonnummer: of via [email protected]. Ondersteuning accountmanager Wat kunt u van onze accountmanager verwachten? Hij/zij kan u helpen bij het verkrijgen van de genoemde ondersteuningsproducten. Bij hardnekkige problemen kan hij/zij fungeren als linking pin tussen uw school en Malmberg. Deze voert de probleemanalyse uit en draagt op basis daarvan de meest geschikte oplossing aan. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 30

31 Bijlage A: Begrippenlijst Term / Definitie Aansluiteisen Betekenis De systeemeisen waaraan het computernetwerk binnen de school moet voldoen om het digitale lesmateriaal te kunnen gebruiken. Activeringscode Een unieke code die de student of docent moet invoeren om toegang te krijgen tot het digitale lesmateriaal. Het proces waarbij leermiddelen, inclusief digitaal lesmateriaal, worden besteld bij de distributeur van de school of bij uitgeverijen. Distributeurs De leveranciers van het lesmateriaal. Term wordt gebruikt in plaats van schoolboekhandel (SBH). ECK-standaard ECK (Educatieve Content Keten) vanuit één omgeving toegang tot alle digitale leermiddelen voor bestellen en betalen. Educatieve Applicatie (EA) Digitaal lesmateriaal waarmee de student de benodigde kennis opdoet om de leerlijn te volgen. ELO Elektronische LeerOmgeving, normaal gesproken is dit de schoolwebsite. Gebruikers (studenten) zien een openbaar deel en een deel dat afgeschermd is met een gebruikersnaam en wachtwoord. Enkele voorbeelden van ELO-leveranciers zijn: N@tschool, It s Learning, Teletop, Blackboard, Magister en Fronter. ELO/schoolportaal De online omgeving van de school. Dit kan een ELO zijn, een student administratiesysteem of een student informatiesysteem. De ELO kan gefedereerd zijn met Kennisnet teneinde via de ELO te kunnen inloggen of middels de eduroute/schoolportaal plugin. ELO-beheerder/ICTcoördinator Contactpersoon binnen de school met specifieke kennis van de ELO en/of ICT van de school. ELO-leverancier Leverancier van een ELO/schoolportaal (zie ook ELO/schoolportaal) die scholen technisch kan ondersteunen bij het implementeren van Directe Toegang. Entree-account Gratis account van Kennisnet. Studenten en docenten kunnen een account aanmaken om zo toegang te krijgen tot het digitale lesmateriaal als ze geen ELO hebben die gefedereerd is met Kennisnet. Kennisnet Kennisnet is de publieke ICT-partner voor het onderwijs. Kennisnet Federatie Via de Kennisnet Federatie zijn onderwijsinstellingen en leveranciers van educatieve content verenigd. Via deze dienst kunnen de scholen met één login de leermiddelen van de aangesloten leveranciers bereiken. ( Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 31

32 Term / Definitie Licentie Betekenis Recht op toegang en gebruik tot een eenheid van het digitale lesmateriaal. Link naar digitaal materiaal Een link die leidt naar het digitale lesmateriaal dat hoort bij een specifieke lesmethode. Portaal gebruikers-id Uniek herkenningsnummer voor individuele gebruikers van de ELO/schoolportaal. Dit is bijvoorbeeld ook de gebruikersnaam van het Entree-account of het ELO-ID. School Dit woord heeft verschillende betekenissen: een locatie van de school een verzameling van schoollocaties een besteleenheid bij de schoolboekhandel Schoolaccount Een schoolaccount is een ELO-account. Studenten loggen hiermee in op de ELO en benaderen via dit account het lesmateriaal. Aan de slag met Malmberg digitaal mbo Malmberg s-hertogenbosch 32