Bijlage bij brief BRAIN dd. 3 november 2010, input voor archiefvisie OCW

Transcriptie

1 Bijlage bij brief BRAIN dd. 3 november 2010, input voor archiefvisie OCW Branche en professie streven naar een optimaal maatschappelijk rendement van archieven. Wat daarvoor nodig is, hebben BRAIN en KVAN in grote lijnen al uiteengezet in Archiveren is vooruitzien. Hier werkt BRAIN een aantal van die noties verder uit aan de hand van de thema s die OCW zelf aan de orde heeft gesteld in de online en offline discussies over de nieuwe archiefvisie. We nemen daarbij recente publicaties in ogenschouw, zoals het Besteladvies Archieven van de Raad voor Cultuur en de innovatieagenda Archieven in transitie van Erfgoed Nederland. Ook gaan we in op relevante actuele ontwikkelingen en spreken we ons nadrukkelijk uit over de volgorde der dingen. We zijn ons er goed van bewust dat er in tijden van drastische bezuinigingen keuzes gemaakt moeten worden. Niet alles kan nu. Maar sommige dingen kunnen niet wachten. PRIORITEITEN Overheidsinformatie op orde brengen Het oplossen van het informatie-infarct bij de overheid verdient in de nieuwe beleidsvisie de hoogste prioriteit. Duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van overheidsarchieven, inclusief de nieuwste social media componenten daarvan, zijn onmisbare voorwaarden voor de ontwikkeling van e-government en e-participatie en in die zin essentieel om de vertrouwenscrisis tussen overheid en burger het hoofd te bieden. En in deze tijden van zware bezuinigingen is optimale uitwisselbaarheid van goede informatie tussen overheidsorganen essentieel om méér met minder te kunnen doen. Coördinatieachterstand inlopen De kwaliteit van de overheidsinformatie en de overheidsinformatiehuishouding behoort niet of slechts ten dele tot de competentie van de staatssecretaris van OCW. Daarmee stuiten we gelijk op een fundamenteel bestelprobleem. De minister van BZK vat zijn coördinerende taken op het gebied van de overheidsinformatievoorziening bescheiden op. Binnen de rijksoverheid stuurt hij sinds kort steviger op samenwerking, kennisdeling en interoperabiliteit. Maar zeker wanneer het gaat om de decentrale overheden, verwijst BZK graag en snel naar de eigen verantwoordelijkheid van de verschillende bestuursorganen. Er is sprake van coördinatieachterstand op het gebied van overheidsinformatie ten opzichte van bijvoorbeeld personeels- en begrotingsbeleid. 1 Naarmate de (keten)afhankelijkheden tussen overheden toenemen, wordt deze achterstand problematischer. Er moet meer samenhang komen in de overheidsinformatiehuishouding als geheel. Dit probleem kan de nieuwe archiefvisie nooit helemaal oplossen. Maar het is wel zaak dat OCW het vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid adresseert bij de minister van BZK. Toegang tot de Archiefcollectie Nederland realiseren Over de toegang tot de Archiefcollectie Nederland kunnen we kort zijn: die is er nu niet, maar die moet er absoluut komen. Het publiek moet kunnen zoeken in het geheel van de bronnenbestanden van de Nederlandse archiefinstellingen, of het nu gaat om overheidsarchieven of om particuliere archieven. Dat wil niet zeggen dat er allerlei grote projecten opgetuigd moeten worden. Wat dat betreft sluiten we ons graag aan bij de Innovatieagenda van Erfgoed Nederland: al het beleid, alle instrumenten zoals subsidies en stimuleringsmaatregelen moeten sturen op samenwerking en vooral op uitwisselbaarheid. BZK geeft momenteel het goede voorbeeld met het project Open Overheidsdata. 2 Daar wordt met behulp van de methode van Linked Data een register opgebouwd dat verwijst naar databronnen binnen de overheid die publiek beschikbaar zijn. Derden zijn vervolgens vrij om deze data te hergebruiken, met nieuwe data te verbinden of anderszins te verrijken. Die kant moet het ook op met de toegang tot de Archiefcollectie Nederland. Een interbestuurlijk convenant tussen OCW, KNAW 3, VNG, IPO en UvW zou doorslaggevend kunnen zijn om de branche die richting op te krijgen. 1 Arre Zuurmond en Paul Oude Luttighuis, Wat niet rond is, kan niet rollen in: Sander Zwienink en Pieter Wisse (red.), Eerlijk zullen we alles delen. Verkenningen naar interoperabiliteit (Forum Standaardisatie, Den Haag 2008), p Zie daarvoor het artikel van Marie José Klaver Linked Data: enkele initiatieven nader bekeken in Informatieprofessional (september 2010) en het interview met Ton Zijlstra, projectleider Open Overheidsdata, in datzelfde nummer. 3 Vanwege de verantwoordelijkheid van de KNAW voor belangrijke categoriale archiefinstellingen zoals het IISG en het NIOD.

2 BRAIN zelf werkt intussen aan een duidelijk en eenduidig gezicht van alle archiefinstellingen richting publiek. De eerste stap, die van branding, is inmiddels gezet. Op 1 november presenteerde BRAIN een gemeenschappelijke merknaam voor de archiefinstellingen in ons land. Dat is de opmaat naar een collectieve communicatie- en dienstverleningsstrategie die ervoor moet zorgen dat archiefinstellingen en hun collecties een veel duidelijker en aantrekkelijker gezicht laten zien aan hun (potentiële) publiek. Onder het gemeenschappelijke merk kunnen vervolgens gemeenschappelijke toegangen en hulpmiddelen aan het publiek aangeboden worden. BESTELINRICHTING Koppelen door ontkoppelen Of het bestel morgen al helemaal op de schop moet of overmorgen, daarover kunnen de meningen verschillen. Maar dat het moet en zal gebeuren, daarover is geen twijfel mogelijk. Het motto is daarbij: koppelen door ontkoppelen. Met koppelen doelen we dan op de uitwisselbaarheid en het optimaal hergebruik van (archief)informatie. Ontkoppelen verwijst naar de scheiding van front- en backoffice, omdat we veel archiefinstellingen zullen zien overgaan naar uitbesteding van het beheer. Ontkoppelen verwijst ook naar de scheiding tussen informatie en object. Zoals Martin Berendse het onlangs zo pregnant uitdrukte: Het is maar waar je voor kiest: alle originelen binnen 20 minuten op je studiezaal, of een mooie digitale kopie in alle studeerkamers van de wereld. En wie dan echt het origineel wil zien maakt even van tevoren een afspraak. 4 Ontkoppeling van specialisten en afzonderlijke instellingen zou ook een ontwikkelingsrichting kunnen zijn. De Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid gaf daarvan al een voorproefje: daarin zetten instellingen hun e- depotspecialisten in voor het nut van het algemeen van de hele sector. Ontkoppeling zou zelfs kunnen plaatsvinden tussen de instelling die eigenaar is van een collectie en de instelling die die collectie aan het publiek presenteert. Het gaat er maar om hoe het materiaal het beste zijn (potentiële) publiek bereikt. Criteria voor de inrichting We moeten ons niet zozeer druk maken over de inrichting van het archiefbestel, maar het er eerst en vooral over eens zijn wat dat bestel moet doen. Of anders gezegd: het gaat niet om de oplossing, maar veeleer om de criteria waaraan die oplossing moet voldoen. Die criteria luiden volgens BRAIN: de bestelinrichting borgt de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van (overheids)informatie, zodanig dat geen overheidsorgaan zich nog kan onttrekken aan de eisen die daarop van toepassing zijn; de bestelinrichting garandeert de totstandkoming en instandhouding van een afgewogen en representatieve Archiefcollectie Nederland, zodanig dat archieven die volgens een afgewogen en methodisch verantwoord deskundigenoordeel het bewaren waard zijn behouden en voor het publiek toegankelijk zijn en blijven en de bestelinrichting stelt het publiek in staat tot optimaal gebruik en hergebruik van de Archiefcollectie Nederland, zodanig dat de collecties van afzonderlijke archiefinstellingen via één collectieve, eenduidige en eenvoudige toegang benaderbaar zijn. Goed zorgdragerschap als basis De basis van het bestel ligt in het goed zorgdragerschap. Archiefvormers hebben een grote verantwoordelijkheid voor de kwaliteit (lees: de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid) van hun archieven. Wel zal de coördinerend minister voor overheidsinformatievoorziening, waar het overheids- en bestuursorganen betreft, sterker dan voorheen moeten sturen op de serieuze omgang van de zorgdragers met hun verantwoordelijkheden in deze. Op dat punt vertoont de huidige wetgeving een belangrijke lacune: anders dan voor rijk en provincies schrijft de Archiefwet gemeenten niet voor dat ze interne controle moeten uitvoeren op de kwaliteit van hun informatiehuishouding. Dat betekent in de praktijk dat er op veel plaatsen, vooral in de gemeenten zonder archivaris, geen enkele vorm van interne controle is. Vanwege de toenemende afhankelijkheden en verantwoordelijkheden die overheden als ketenpartners ten opzichte van elkaar hebben, is het essentieel dat zij elkaars informatie kunnen vertrouwen. Goede controle is daarbij van groot belang. Interne controle op de kwaliteit van de informatiehuishouding zou dan ook bij alle overheden verplicht moeten zijn, zoals dat ook het geval is voor de financiële huishouding. Daarnaast blijf stevig extern toezicht nodig op de kwaliteit van archiefvorming en -beheer en op beschikbaarstelling en openbaarheid. BRAIN constateert met zorg dat OCW, vooruitlopend op haar eigen Archiefvisie, al een ingrijpende wetswijziging op het gebied van de archiefinspectie voorbereidt. Aanpassingen in de toezichtsarrangementen kunnen en mogen niet los staan van de langetermijnvisie op de omgang met (overheids)archieven. Het Kabinet zag dat zelf in 2008 ook in: Het opheffen van de provinciale toezichtfunctie slaat een substantieel gat in het systeem van checks and balances, zoals neergelegd in de huidige Archiefwet 5, schreef het in april Dat 4 Lezing mr. M. Berends bij het afscheid van Roelof Koops als directeur van het Zeeuws Archief dd.. 5 Zie de ongenummerde bijlage (onder Maatregelen van OCW) bij de kabinetsreactie op het advies Oosting, TK 2007/2008, VII, nr. 61.

3 OCW nu, onder druk van de VNG, toch de wet op dit punt al wil wijzigen, beperkt en verzwakt de Archiefvisie bij voorbaat. BRAIN vraagt u met klem deze wijziging aan te houden tot na het vaststellen van de Archiefvisie en bij het opstellen van de visie open te staan voor andere, betere mogelijkheden om het archieftoezicht vorm te geven. Zelfregulering als inrichtingsprincipe De verdere opbouw van het bestel kan voor een groot deel vrij gelaten worden. De essentie moet zijn dat overheden hun archieven slechts mogen overbrengen naar geregistreerde archiefinstellingen. Overbrengen staat dan voor het overdragen van de verantwoordelijkheid voor beheer en beschikbaarstelling. Strikt formeel eist de Archiefwet momenteel niet van gemeenten en waterschappen dat zij een archiefdienst hebben. Maar het ontbreken van adequate en eigentijdse publieksvoorzieningen bij bijna een derde van de gemeenten druist volledig in tegen de geest van de wet en tegen het beleid dat OCW de afgelopen jaren voerde. We bewaren om te benutten, om te gebruiken en te hergebruiken. Dat vergt meer dan een telefoonnummer van een ambtenaar die je voor inzage van archiefbescheiden mag bellen en die vervolgens misschien een hoek van zijn bureau voor je vrij maakt. Ook het concept van de Archiefcollectie Nederland, het geheel van de bronnenbestanden van de Nederlandse archiefinstellingen dat zoveel meer is dan de som der delen, kan niet bestaan als bijna een derde van de gemeenten archieven alleen maar opslaat en nauwelijks iets doet aan het faciliteren en bevorderen van (her)gebruik van het materiaal door middel van bijvoorbeeld digitalisering, educatie en presentatie. Bovendien laat de kwaliteit van de beheervoorzieningen bij veel van die gemeenten te wensen over. 6 Om archieven optimaal te kunnen gebruiken, zijn naast veilige beheervoorzieningen ook publieksvoorzieningen nodig die voldoen aan gangbare dienstverleningsnormen zoals de Burgerservicecode en het Kwaliteitshandvest Dienstverlening dat BRAIN heeft ontwikkeld. Niet alle gemeenten zijn in staat en/of bereid dergelijke voorzieningen op te tuigen en in stand te houden. Er mag echter wel van hen verwacht worden dat zij zich aansluiten bij samenwerkingsverbanden die zulke voorzieningen bieden. Veel gemeenten namen die stap de afgelopen jaren, mede dankzij actief beleid van de Provinciale Archiefinspecties terzake. Maar nog meer hebben het nagelaten. BRAIN werkt aan de ontwikkeling van een vorm van kwaliteitsborging van archiefinstellingen, vergelijkbaar met het door OCW ondersteunde Museumregister. Steun van OCW aan dit archiefregister en een bepaling in de Archiefwet dat overheden hun archieven moeten overbrengen naar geregistreerde instellingen zouden voldoende zijn om het probleem van de witte vlekken eens en voor altijd op te lossen. Ook Erfgoed Nederland bepleitte dat in de Innovatieagenda voor de archiefsector. 7 Het archiefbeleid moet de vrijblijvendheid voorbij. 8 De registratie van instellingen is volgens BRAIN een zaak van de branche en de minister van OCW samen. Voordat OCW de registratie wettelijk kan sanctioneren, moet ze achter de gestelde eisen staan. Maar de oorsprong van die eisen ligt in de branche zelf. De feitelijke registratie en de controle op de naleving van de daaraan gestelde eisen kan wellicht bij een van de taken worden van het externe archieftoezicht, dat daarmee zijn positie kan verstevigen en harde sanctiemogelijkheden verwerft. Schaalvergroting als gevolg Een dwingende kwaliteitsnormering leidt mogelijk tot de vorming van grotere archiefdiensten. Dat zou aansluiten op de mogelijke herstructurering van het openbaar bestuur, waarbij schaalvergroting bij decentrale overheden de rode draad lijkt te gaan worden. De wildgroei aan gemeenschappelijke regelingen op allerhande gebieden maakt zichtbaar dat er veel taken zijn waar afzonderlijke gemeenten, zeker de kleinere, niet of nauwelijks tegen opgewassen zijn. Het resultaat is een lappendeken van samenwerkingsrelaties, die voor de gemeenteraden moeilijk te controleren is en waar de burger geen wijs meer uit kan. Politiek-bestuurlijk wordt dit probleem alom onderkend. Ook bij de ambtelijke brede heroverwegingen die dit jaar met het oog op de economische en financiële crisis werden opgesteld, kwam de mogelijkheid en de noodzaak naar voren om het openbaar bestuur doelmatiger in te richten. Verdere professionalisering van de archieffunctie door afgewogen schaalvergroting van archiefdiensten en door de inrichting van gemeenschappelijke voorzieningen voor bijvoorbeeld het beheer van digitale archieven, kan daaraan een goede bijdrage leveren. BRAIN bereidt momenteel een notitie voor over de mogelijke herinrichting van de archieffunctie bij de overheid in het kader van schaalvergroting en kwaliteitsverbetering van het openbaar bestuur. Begin 2011 verwacht het bestuur u daarover nader te kunnen informeren. Zeker is wel, dat de noodzaak tot verregaande samenwerking tussen archiefinstellingen blijft bestaan, ook al ontstaan in het spoor van de herstructurering van het openbaar bestuur grotere archiefdiensten die stevig op eigen benen kunnen staan. Het concept van de Archiefcollectie Nederland vergt te allen tijde samenwerking in netwerken van instellingen die, als hoofd- of als neventaak, archieven beheren. 6 In het jaarverslag 2009 noemen de provinciale archiefinspecteurs van de noordelijke provincies, waar veel witte vlekken voorkomen, het alarmerend dat de gemeenten nog weinig oog hebben voor de noodzaak adequate beheervoorzieningen te treffen voor digitale archieven. 7 Archieven in transitie. Innovatieagenda voor de archiefsector (Erfgoed Nederland, Amsterdam 2010), p BRAIN verwijst hier graag naar het recente afstudeeronderzoek van Hella Brandt: Kwaliteitszorg bij archieven. Een vergelijkend onderzoek naar kwaliteitszorg in de erfgoedsectoren (UvA, 2010)

4 RANDVOORWAARDEN Ruimhartige openbaarheid (Her)gebruik van overheidsinformatie valt of staat met toegankelijkheid. En toegankelijkheid valt of staat met openbaarheid. Het openbaarheidsregime van WOB en Archiefwet is, zeker in vergelijking met andere West- Europese landen, niet bepaald ruimhartig. En zelfs de rechten die de burger op grond van de huidige wetgeving heeft, worden met voeten getreden. Overheidsorganen die niet tijdig overbrengen, ondervinden daarvan op geen enkele manier de gevolgen. Het is de burger die er last van heeft doordat zijn recht op inzage belemmerd wordt door langdurige WOB-procedures. BRAIN pleit er daarom voor archieven die toe zijn aan overbrenging onder het archiefwettelijk openbaarheidsregime en onder zeggenschap van de archivaris te brengen, ook al zijn ze nog niet daadwerkelijk overgebracht. 9 Dan kan de burger zijn wettelijk recht op toegang tot deze archieven doen gelden, met inachtneming van openbaarheidsbeperkingen zoals de Archiefwet die kent. BRAIN pleit bovendien voor aanzienlijke verkorting van de overbrengingstermijn om de openbaarheid van overheidsinformatie op een niveau te brengen die past bij de 21e eeuwse netwerksamenleving. Dossiers zouden na afsluiting direct in aanmerking moeten komen voor overbrenging, als ze het bewaren waard zijn tenminste. Openbaarheidsbeperkingen in lijn met de huidige Archiefwet volstaan om het belang van de staatsveiligheid en de privacy te beschermen. Uitwisselbaarheid moet de kern zijn van het overheidsarchiefbeleid voor de komende jaren. En dan gaat het niet alleen om de uitwisselbaarheid tussen overheden onderling, maar ook (of vooral) om de uitwisselbaarheid tussen overheid en samenleving. Alleen op die manier kunnen overheidsarchieven echt bijdragen aan de vitaliteit van onze democratie. Eigentijdse, breed gedragen waarderingsmethodiek De ontwikkeling van nieuwe methoden en instrumenten voor verantwoorde waardering en selectie in het digitale tijdperk is van groot belang met het oog op de duurzame toegankelijkheid en betrouwbaarheid van archieven. BRAIN betreurt het dat de rijksoverheid geneigd is deze methodiekontwikkeling vooral te richten op toepassing bij het wegwerken van de (papieren) overbrengingsachterstanden van de rijksoverheid. Het rijk, OCW voorop, moet hierin verder kijken dan zijn eigen belang. De decentrale overheden hebben minder achterstanden dan de rijksoverheid. Wat alle overheidslagen gemeen hebben, is de dringende behoefte aan een oplossing voor het vraagstuk van waardering van digitale archiefbescheiden aan de bron. Daarvoor moet een methodiek worden ontwikkeld. Het zou goed zijn als IPO, VNG, UvW en OCW aan het Nationaal Archief opdracht zouden geven om samen met de rest van het veld te komen tot een nieuwe, eigentijdse en breed gedragen methodiek voor waardering en selectie. Bescheiden rol inzake particuliere archieven BRAIN vindt dat de overheid tot op zekere hoogte verantwoordelijkheid zou moeten dragen voor het behoud en de toegankelijkheid van particuliere archieven. Maar we zijn ook realistisch: een overheid die nog niet bij machte is de verantwoordelijkheden voor haar eigen archieven waar te maken, doet er niet verstandig aan verantwoordelijkheden op zich te nemen voor de archieven van anderen. Dat wil overigens niet zeggen dat de overheid om dit gebied helemaal niets moet doen. In reactie op het Besteladvies Archieven van de Raad voor Cultuur beaamt BRAIN dat het nodig en gerechtvaardigd is om, ook naar analogie van bijvoorbeeld de monumentensector en de archeologie, overheidsgeld ter beschikking stellen voor bewerking en behoud van waardevolle particuliere archieven. Mocht zo n fonds er komen, dan moet wel gewaakt worden voor oneigenlijk gebruik van de gelden. Het voorstel van de Raad om het Centraal Bureau voor Genealogie bij gebrek aan een passende subsidietitel voorlopig uit dit fonds te bekostigen, wijst BRAIN dan ook van de hand. Als de basisinfrastructuur zo slecht is toegesneden op de archiefsector dat er geen passende bekostiging te vinden is voor functies waar OCW wel aan hecht en die bovendien ten dele tot de zorgplicht van de overheid behoren 10, dan zijn aanpassingen in de subsidiesystematiek geboden. De Raad pleit ook voor de revitalisering van het Centraal Register Particuliere Archieven (CRPA). Daarin is BRAIN terughoudend. Als het voornaamste doel is het publiek de weg te wijzen naar de vindplaats van archieven, dan verdient een integraal online overzicht van alle in Nederland aanwezige archieven veruit de voorkeur. Digitale beheervoorzieningen Duurzame betrouwbaarheid en toegankelijkheid van archieven vergt adequate opslag- en beheervoorzieningen voor digitale archieven. Verschillende instellingen werkten de afgelopen jaren aan de ontwikkeling van e- depots. In dat experimentele stadium kon er nog geen helderheid bestaan over de criteria waaraan een digitaal bewaardepot moet voldoen. Inmiddels begint zich daarover enige consensus af te tekenen. BRAIN wil die eisen 9 Voor de manier waarop we dit papieren begrip in deze digitale tijd opvatten en gehanteerd zouden willen zien, verwijzen we graag naar Archiveren is vooruitzien, p. 9 en Het CBG beheert namelijk ook belangrijke bestanden die te beschouwen zijn als overheidsarchief (persoonskaarten), en voert daarmee als particuliere instelling een beheertaak uit voor de overheid.

5 minstens verankeren in (inter)bestuurlijke afspraken die aansluiten bij de reeds ontwikkelde landelijke normen 11. Zonder dergelijke eisen immers, is handhaving van de fundamentele archiefwettelijke plicht om archieven in goede staat te houden niet mogelijk. De zorg voor voldoende en adequate voorzieningen voor het duurzaam bewaren en het ter beschikking stellen aan de burger van blijvend te bewaren archieven behoort tot de bestelverantwoordelijkheid van de minister van OCW. Voor wat betreft de voorzieningen voor digitale archiefbescheiden heeft de archiefsector zelf al een belangrijke stap gezet: ons voorstel voor bouw en inrichting van gemeenschappelijke e-depotvoorzieningen. Gezamenlijkheid is hier echt de weg. Eerst de taak, dan de schaal, is het heldere motto van de Raad voor Openbaar Bestuur voor de herinrichting van de Nederlandse overheid. 12 Dat motto geldt ook hier. De complexiteit, kennisintensiteit en kostbaarheid van e-depotvoorzieningen is te groot om door afzonderlijke overheidsorganen te kunnen worden gedragen. Alleen de grote spelers, zoals het rijk, Amsterdam en Rotterdam, kunnen dat wel. Juist zij tonen nu de bereidheid de resultaten van hun inspanningen te delen met anderen en in het vervolg samen op te trekken. Die geest van samenwerking is wat de overheid nodig heeft om goed te kunnen opereren in de netwerksamenleving. Alleen daarom al verdient dit initiatief alle steun. De reacties van IPO, VNG en UvW op het voorstel variëren van afwijzend tot voorzichtig positief. De stellingname van OCW in deze is daarom cruciaal. Uiteraard vragen wij OCW met klem om de denkrichting van dit voorstel te steunen en met ons en de decentrale overheden te zoeken naar manieren om het voor alle partijen acceptabel te maken. En er vervolgens uitvoering aan te geven! Borgen van bewijskracht Nu we het vraagstuk van de opslag- en beheervoorzieningen in theorie grotendeels hebben opgelost, dient het volgende probleem zich aan: de bewijskracht van digitale informatie. Daarvoor zijn al verschillende voorzieningen ontwikkeld: de digitale handtekening, het DigiD, de Public Key Infrastructure (PKI). Wat onderbelicht blijft, is het vastleggen van de procesgang van informatieobjecten. Het Forum Standaardisatie vraagt daarvoor al enige tijd aandacht. 13 In basisregistraties zoals het GBA wordt niet vastgelegd welke functionaris op grond van welke autorisatie wijzigingen aanbrengt. Naarmate het belang en onze afhankelijkheid van dergelijke basisregistraties groeien, nemen de risico s van deze gebreken toe. Maar ook bij de vastlegging van beleidsprocessen speelt ditzelfde vraagstuk. In parlementaire enquêtes gaat het steevast om competenties en verantwoordelijkheden. Op basis van onze huidige informatiesystemen is nauwelijks na te gaan hoe die worden ingevuld. Deels is dit probleem op te lossen door nauwgezette metadatering. Samen met BZK zou OCW daarom zo snel mogelijk kaders moeten stellen voor metadatering van overheidsinformatie. Daarnaast pleit BRAIN voor nader onderzoek naar authenticatiemiddelen voor digitale informatie, als opmaat voor nadere regelgeving op dit zo belangrijke punt. Branche als netwerk van betekenis Het Besteladvies Archieven van de Raad voor Cultuur benadrukt terecht dat veel vraagstukken collectief opgepakt moeten worden. De branche moet zich gaan manifesteren als netwerk van betekenis en verantwoordelijkheid nemen voor het verzilveren van de cultureel-maatschappelijke waarde van archieven. Regie vanuit het rijk (lees: het NA en/of de ARA) moet er volgens de Raad vooral zijn op het raakvlak tussen het culturele en het rechtstatelijke belang van archieven, om vorm en inhoud te geven aan de gewetensfunctie van archieven, die een morele houding van positieve, actieve openbaarmaking van overheidsinformatie vergt. In die gedachte kan BRAIN zich goed vinden. Wij zouden die dan ook graag uitgewerkt zien in de nieuwe Archiefvisie. Diezelfde gedachtenlijn volgend, kan de branche zelf het beste invulling geven aan de meeste van de functies die de Raad aan het nieuw te vormen Centraal Register toebedeelt. Dat strookt ook met wat er in de praktijk gebeurt. Onder de noemer Archiefcoalitie Digitale Duurzaamheid ontwikkelde de branche, met naast het Nationaal Archief BRAIN als belangrijke motor, een voorstel om gezamenlijk het beheer van digitale archieven te organiseren. BRAIN spoort haar leden steeds aan om elkaar deelgenoot te maken en mee te laten profiteren van de innovaties, die afzonderlijke instellingen initiëren en doorvoeren. Ook werkt zij aan een collectief gezicht en toegangsportaal van de branche richting publiek. BRAIN maakt werk van professionalisering en kwaliteitszorg, wat nodig is om archiefinstellingen hun cultureel-maatschappelijke rol goed te laten vervullen. BRAIN probeert, met andere woorden, de archiefbranche vorm te geven als netwerk van betekenis. Steun vanuit de (rijks)overheid krijgt de branchevereniging daarbij nog niet. Het is goed dat het Besteladvies van de Raad duidelijk maakt dat het rijk een verantwoordelijkheid heeft om de branche te ondersteunen bij het 11 De heersende opvattingen over de eisen waaraan een e-depot moet voldoen, zijn door het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs vastgelegd in ED3 Eisen duurzaam digitaal depot. Toetsingskader voor debeheersomgeving van blijvend te bewaren digitale informatie, LOPAI 2008 (ED3) 12 Het einde van het blauwdruk denken. Naar een nieuwe inrichting van het openbaar bestuur (Raad voor Openbaar Bestuur, Den Haag 2010), p Zie de artikelenbundel van het Forum: Sander Zwienink en Pieter Wisse (red.), Eerlijk zullen we alles delen. Verkenningen naar interoperabiliteit (GBO.Overheid/Bureau Forum Standaardisatie 2008)

6 versterken van de cultureel-maatschappelijke functie van archieven. Maar die steun moet uit meer bestaan dan uit bemoedigende woorden. Samenwerking in de archiefbranche zal zeker lonen, maar de kost gaat zoals altijd wel voor de baat uit. De overheid, het rijk voorop, zal de branche moeten steunen met investeringen in gezamenlijke voorzieningen, die het maatschappelijk rendement van archieven sterk zullen vergroten. BRAIN onderschrijft op dit punt de Innovatieagenda van Erfgoed Nederland: stimuleer dat wat spontaan en van onderop groeit en ontwikkelt om zich verder te verspreiden, bijvoorbeeld door ontwikkelaars te belonen voor de adaptatie door derden van hun innovaties. OCW moet hoe dan ook willen voorkomen dat verschillende instellingen, notabene met subsidie van het rijk, overlappende of zelfs concurrerende voorzieningen ontwikkelen. Iets dergelijks lijkt nu aan de hand te zijn met de website Stamboom Nederland van het Centraal Bureau voor Genealogie en de applicatie Wiewaswie van de Stichting Archiefprogrammatuur. Betere financieringsstructuur De Raad voor Cultuur heeft meermalen gesignaleerd dat het model van de basisinfrastructuur en de regels van het Subsidieplan niet aansluiten op de werkelijkheid binnen de erfgoedsectoren. BRAIN onderschrijft die signalen en voegt eraan toe dat er bovendien rechtsongelijkheid tussen sectoren bestaat. Zo erkent en financiert OCW kwaliteitszorg in de sector bibliotheken als besteltaak. In de sector musea geldt kwaliteitszorg als opdrachttaak voor de branchevereniging. De registratie en certificering van musea is hier nog onlangs met geld van OCW herijkt. In de sector archieven werken beroepsvereniging KVAN en branchevereniging BRAIN hard maar geheel zonder steun van de overheid aan borging van respectievelijk de professionele en de institutionele kwaliteit. En dat terwijl hier in vergelijking met de twee genoemde sectoren sprake is van een directe eigen verantwoordelijkheid van de overheid. Uw Archiefvisie zal in deze kwestie duidelijkheid moeten scheppen. Het zal u niet verbazen dat BRAIN op het standpunt staat dat OCW zich niet kan onttrekken aan zijn verantwoordelijkheid in deze. De slecht passende jas van de rijkssubsidies voor cultuur betekent ook dat de minister van OCW in de archiefsector niet of nauwelijks beschikt over (financiële) sturingsmiddelen om zijn eigen visie ten uitvoer te brengen. Zo beschouwd zal uw werk aan de nieuwe Archiefvisie vergeefse moeite kunnen zijn. Tenzij u bereid en in staat bent iets aan die haperende subsidie-instrumenten te veranderen. In dat verband vraagt BRAIN ook uw aandacht voor de voorgenomen vorming van een cultureel investeringsfonds uit alle bestaande sectorale fondsen. De positie daarin van het erfgoed, een kleine speler temidden van de vele andere op het cultuurveld, moet zorgvuldig worden bewaakt. BRAIN verwacht een richtinggevende stellingname in de Archiefvisie over de manier waarop OCW de functie van stimuleringsfonds voor (innovatie in) de erfgoedsectoren in het algemeen en de archiefsector in het bijzonder wil organiseren en borgen.