Gebruiksaanwijzing d354 Vox Novo Office

Transcriptie

1 Gebruiksaanwijzing d354 Vox Novo Office kpn telecom

2 Gebruikershandleiding How Uw digitaal toestel d354 Vox Novo Office biedt u alle voordelen van een moderne, ergonomische telefoon voor een betere communicatie. Uw toestel is ergonomisch en biedt u: een comfortabele hoorn (d354 en d352): ergonomische vorm en vaste grip, dankzij het gebruik van flexibele materialen, audiotoetsen (versterkte geluidsweergave, hands-free...) voor een dagelijks gebruiksgemak, een praktisch alfabetisch toetsenbord om uw gesprekspartners via hun naam op te kunnen bellen, transparante toetsen met loep-effect voor een duidelijke aflezing van uw programmeringen (rechtstreekse oproepen, functies, etc...). Uw toestel heeft een groot prestatievermogen en stelt u voor: een display met bijbehorende toetsen en een navigatortoets voor weergave van het nummer of de naam van uw gesprekspartners en om eenvoudig over te kunnen gaan van de ene naar de andere functie (doorverbinden van een oproep, conferentiegesprek...), gespreksiconen (bezet, vrij, in wachtstand) voor begeleiding in het beheer van uw oproepen (overgang van de ene naar de andere gesprekspartner...), een volledige serie (optioneel) insteekmodules voor verzending van data, of aansluiting op analoge apparaten (telefoon, fax, antwoordapparaat...) of ISDN toepassingen (PC met ISDN kaart, G4 fax...). 2

3 Gebruiksaanwijzing How U bent in het bezit van het digitale toestel d354. Het grote display, het navigatiesysteem en het alfabetische toetsenbord bieden u een hoge mate van ergonomie en gebruiksgemak. Acties Toetsenbord Hoorn opnemen. Cijfer-toetsenbord. Ophangen. Beschrijving van een actie of een context. Navigator De navigatietoets naar boven, naar beneden, naar links of naar rechts verplaatsen. Display en displaytoetsen Alfabetisch toetsenbord. Specifieke toets van het cijfer-toetsenbord. Audiotoetsen Versterkte geluidsweergave via speaker. Hands-free. Instelling: zachter. Jan Jansen Gedeeltelijke weergave van het display. Displaytoets. Instelling: harder. Overige vaste toetsen Vaste toets. Programmeerbare toetsen en iconen Lijntoets / Functietoets Bij een toets behorende icoon. Voorgeprogrammeerde toets. MENU-toets Overige gebruikte symbolen Andere mogelijkheid binnen de reeks handelingen. Belangrijke informatie. Deze symbolen kunnen aangevuld worden door kleine iconen of tekst. Alle standaard of aangepaste codes worden weergegeven in de codetabel in de bijlage. 3

4 Inhoud Toc Overzicht van uw telefoon Blz Telefoneren Blz Opbellen of beantwoorden zonder de hoorn van de haak te nemen (hands-free) Blz Opbellen naar een extern nummer Blz Opbellen naar een intern nummer Blz Opbellen naar een gesprekspartner via naamkiezen (tel.gids) Blz Opbellen via uw individuele verkortkiesnummers (10). Blz Een nummer opbellen van de algemene verkortkieslijst Blz Ontvangen van een oproep Blz Filteren van oproepen via uw voic Blz Herhalen van het laatst gekozen nummer (NrHerh)... Blz Tijdelijk een nummer opslaan om dit later te herhalen. Blz Automatisch terugbellen activeren wanneer het gekozen interne toestel bezet is Blz Een interne oproep automatisch als intercomgesprek beantwoorden Blz TDK-zenden Blz Een ISDN-gesprekspartner oproepen Blz Geheim houden van uw identiteit (ISDN oproep)..... Blz Een kwaadwillige opbeller identificeren (ISDN-oproep) Blz Tijdens het gesprek de luidspreker inschakelen (hoorn van de haak) Blz Microfoon uitschakelen tijdens het gesprek Blz. 25 4

5 Inhoud 2. Tijdens het gesprek Blz Een ander opbellen tijdens het gesprek Blz Ontvangen van een tweede oproep tijdens een gesprek Blz Doorverbinden van een oproep Blz Afwisselend spreken met twee gesprekspartners (wisselgesprek) Blz Gelijktijdig spreken met 2 interne en/of externe gesprekspartners (conferentie) Blz Uw gesprek in wachtstand zetten Blz Een extern gesprek parkeren Blz Informatie over wachtende oproepen Blz Opschakelen/inbreken in een ander gesprek Blz. 33 5

6 Inhoud 3. De Ondernemingsgeest Blz Het ontvangen van oproepen van toestellen onder supervisie Blz Bij een algemene oproep opnemen Blz Chef/Secretaresse schakeling Blz Een oproep onderscheppen Blz Tijdelijk in plaats van de telefoniste opnemen Blz Ontvanger worden van de oproepen van andere toestellen Blz Toestelgroepen Blz Een persoon binnen het bedrijf op zijn pager opbellen. Blz Iemand op zijn luidspreker opbellen Blz Een geschreven bericht naar een persoon binnen het bedrijf sturen Blz Verzenden van een tekstbericht naar een ISDN-gesprekspartner Blz Een kopie van een gesproken bericht verzenden Blz Een gesproken bericht versturen naar een toestel / naar een omroepgroep Blz Een bericht omroepen over de luidsprekers van een toestelgroep Blz Beantwoorden van pager-oproepen Blz Een externe lijn toewijzen Blz. 46 6

7 Inhoud 4. In verbinding blijven Blz Doorschakeling interne en/of externe oproepen selecteren Blz Volgstand van oproepen naar een ander nummer (onmiddellijke volgstand) Blz Volgstand van uw oproepen naar uw voic Blz Activeren/deactiveren van de persoonlijke assistent... Blz De persoonlijke assistent: slechts één nummer om u te bereiken Blz Volgstand van oproepen naar uw pager (pieper) Blz Volgstand inschakelen vanaf het bestemmingstoestel (Follow Me) Blz Een selectieve volgstand activeren Blz Volgstand voor groepsoproepen Blz Opheffen van alle volgstanden Blz Opheffen van een bijzondere volgstand Blz Volgstand voor oproepen wanneer u in gesprek bent (volgstand bij bezet) Blz Niet storen Blz Als u terug komt, raadplegen van uw voic Blz Een bericht achterlaten voor interne oproepen Blz Lezen van de berichten die tijdens uw afwezigheid achtergelaten zijn Blz Kostenbeheer Blz Uw gesprekken rechtstreeks ten laste brengen op klantrekeningen Blz De kosten opvragen van een extern gesprek van een andere gebruiker Blz De kosten van een extern gesprek ten laste brengen van uw bedrijf Blz. 59 7

8 Inhoud 6. Uw toestel past zich aan uw wensen aan.... Blz Instellen van uw voic Blz Programmeren van uw persoonlijke begroeting Blz Wijzigen van uw toestel password Blz Kiezen van de beltoon en instellen van het geluidsniveau Blz Instellen van het contrast van het display Blz Taalkeuze Blz Programmeren van de rechtstreekse lijntoetsen Blz Programmeren van uw individuele verkortkiesnummers (30) Blz Programmeren van een afspraak Blz Het nummer van uw toestel opvragen Blz Over de luidspreker van uw toestel achtergrondmuziek laten horen Blz Toestel op slot / van slot Blz. 66 Garantie en voorwaarden Blz. 67 8

9 Inhoud 9

10 Overzicht van uw telefoon Navigator Om meerdere bladzijden op het display door te lopen en een regel te selecteren (de onderste regel is standaard actief). Bovenste regel Vorige bladzijde Onderste regel Volgende bladzijde Menu-toets Stelt u in staat: om informatie over het toestel te verkrijgen programmeren van toetsen en individuele verkortkiesnummers Signaallampje voor berichten (groen) of storingen (rood) of waarschuwing (oranje) Mute-toets zodat uw gesprekspartner u niet meer kan horen. Toets ophangen om een gesprek of een programmering te beëindigen. Audiotoetsen Luidspreker (LS): om gezamenlijk een gesprek te kunnen volgen om het geluidsniveau te verlagen Hands-free: om op te bellen of een oproep te beantwoorden zonder de hoorn van de haak te nemen om het geluidsniveau te verhogen Alfabetisch toetsenbord Met behulp van dit toetsenbord, dat beschermd wordt door een afdekplaatje, kan men opbellen via naamkiezen, de berichtendienst en een geprogrammeerde toets. U kunt het zelfklevend etiket Memo aan de binnenzijde van het afdekplaatje aanbrengen. 10

11 Display en displaytoetsen Bevat 2 regels en meerdere bladzijden met informatie over uw gesprekspartner en de functies, die toegankelijk zijn via de met de regels van het display corresponderende toetsen. Nrzend Herhalen van het opgeslagen nummer. een ander toestel. Volgst Oproepen doorverbinden naar Slot Schrm> Externe oproepen verbieden. Weergave van meer informatie indien van toepassing. Afspr Gebr Afspraak programmeren. Aanpassen van uw toestel. PickUp Beantwoorden van een oproep bestemd voor een ander toestel. Operat Beperkt programmering van de centrale. Programmeerbare toetsen en iconen: Om een gesprekspartner op te bellen, een dienst te activeren of uw oproepen te beheren. Bij elke toets horen iconen: Gespreksiconen: Oproep gaande (knipperend). Gesprek gaande. Gesprek in gesloten wachtstand. Gesprek in open wachtstand. Functie-iconen: Functie geactiveerd. Functie die om een actie vraagt. Toestel of lijn bezet. Standaard voorgeprogrammeerde toetsen: Volgstand van de oproepen naar een ander nummer. Toegang tot de verschillende berichtendiensten. Toegang tot uw individuele verkortkiesnummers. Een gesprek doorverbinden naar een ander toestel. Oproepen van een ISDN gesprekspartner. 11

12 Aanbrengen van de inlegkaarten voor de programmeerbare toetsen How Bij uw toestel worden bedrukte inlegkaarten meegeleverd, die u over de programmeerbare toetsen kunt aanbrengen. 1. Steek een voorwerp met een platte punt in de inkeping (1 inkeping per toetsenblok). 2. Til het afdekplaatje van het toetsenblok op. 3. Schuif de inlegkaart erin. 4. Breng het afdekplaatje weer aan. 12

13 1 Telefoneren 1.1 Other Opbellen of beantwoorden zonder de hoorn van de haak te nemen (hands-free) lijntoets nr. van uw gesprekspartner Els uw toestel werkt in de functie hands-free naam van uw gesprekspartner gesprek beëindigen U kunt tijdens het gesprek de hoorn van de haak nemen zonder het gesprek te onderbreken. u bent in gesprek 13

14 1 1.2 Opbellen naar een extern nummer Opbellen: lijntoets Extern nr. nr. van uw gesprekspartner geeft informatie over de status van uw gesprek 0 is de standaard ingestelde code voor toegang tot het openbare telefoonnet. 14

15 1 1.3 Opbellen naar een intern nummer toestelnr. standaard ingestelde code voor de functie Bedieningstoestel oproep lijntoets toestelnr. Telefoneren naam en nr. van de gesprekspartner Als de interne of externe gesprekspartner niet antwoordt: Opsch ATB ZndBer een berichtomroep uitzenden over de luidspreker van het vrije interne toestel verzoek om teruggebeld te worden als het interne toestel bezet is NrOpsl een tekstbericht verzenden naar het interne toestel toegang tot het volgende scherm het (interne of externe) nummer opslaan om dit later opnieuw te bellen 15

16 1 1.4 Opbellen naar een gesprekspartner via naamkiezen (tel.gids) Jan Jansen de eerste letters van de naam van uw gesprekspartner stelt een naam voor, gevolgd door het telefoonnummer en het volgnummer in de lijst Als de naam goed is: Zend opbellen van uw gesprekspartner Als de naam van de gesprekspartner niet goed is: VrNaam < Wis Volgnd zoekopdracht uitbreiden wissen van de laatst ingetoetste letter weergave van de volgende naam Vorig Einde weergave van de vorige naam terug naar het hoofdmenu 16

17 1 1.5 Els Opbellen via uw individuele verkortkiesnummers (10) weergave van de 10 eerste reeds geprogrammeerde verkortkiesnummers* Telefoneren opbellen naar een toegang tot de overige (20) gekozen gesprekspartner verkortkiesnummers * Voor het programmeren van uw nummers, zie Programmeren van uw individuele verkortkiesnummers Een nummer opbellen van de algemene 1.6 verkortkieslijst Uw toestel heeft toegang tot een geprogrammeerde algemene verkortkieslijst van externe nummers. verkortkiesnr. 17

18 1 1.7 Ontvangen van een oproep uw toestel belt Jan Jansen naam of nummer van de gesprekspartner Om te beantwoorden: 1.8 Filteren van oproepen via uw voic Door middel van deze functie kunt u de oproepen filteren die binnenkomen op uw voic . Wanneer iemand een bericht inspreekt, kunt u met hem of haar in verbinding treden. Activeren van de filtering: geprogrammeerde voer uw toestel toets VM filtering password in; Wanneer er een oproep binnenkomt: hoort u de persoon een bericht inspreken naam of nr. van degene die opbelt hands-free om de oproep te beantwoorden om alleen het beluisteren te stoppen zelfde toets om het beluisteren te beëindigen en de filtering te deactiveren 18

19 1 1.9 Herhalen van het laatst gekozen nummer (NrHerh) NrHerh gekozen nr Tijdelijk een nummer opslaan om dit later te herhalen Telefoneren uw gesprekspartner neemt niet op NrOpsl opslaan van het gekozen nr. het nummer blijft in het geheugen opgeslagen tot er een ander nummer opgeslagen wordt Later het opgeslagen nummer terugbellen: Nrzend opbellen opgeslagen nr. 19

20 Automatisch terugbellen activeren wanneer het gekozen interne toestel bezet is intern toestel bezet ATB het verzoek om terug te bellen wordt weergegeven Annuleren van het verzoek om terug te bellen: ATB Een interne oproep automatisch als intercomgesprek 1.12 beantwoorden U kunt een oproep automatisch laten beantwoorden, zonder de hoorn van de haak te nemen. Wanneer een interne gesprekspartner u belt, hoort u uw toestel even bellen en meteen daarna wordt de oproep automatisch beantwoord in hands-free mode. Op het display wordt de identiteit getoond van degene die u opbelt. het corresponderende lampje gaat branden Wanneer het gesprek is beëindigd, blijft de intercomfunctie geactiveerd. 20

21 TDK-zenden Tijdens een gesprek dient u soms tooncodes te verzenden, bijvoorbeeld voor een automatische telefoniste of voor het beluisteren van een antwoordapparaat op afstand. tijdens het gesprek TDK TDK Telefoneren Om in te schakelen Om uit te schakelen Bij het beëindigen van de verbinding, wordt de functie automatisch beëindigd. 21

22 Een ISDN-gesprekspartner oproepen nr. van de gesprekspartner op het scherm wordt het gekozen nummer weergegeven Zend < Wis Einde starten van uw oproep wissen van het laatst ingetoetste teken * terug naar het beginscherm SubAdr Geheim toegang tot de ISDN diensten Tekst toevoegen van een sub-adres geheim houden van uw identiteit verzenden van een tekstbericht * Verzenden van een sub-adres Het kan nodig blijken om aan het nummer van uw gesprekspartner een 'sub-adres' van 4 cijfers toe te voegen (om bijvoorbeeld direct zijn fax, PC of telefoon te bereiken...). SubAdr OK Zend sub-adres intoetsen op het toetsenbord 22

23 Geheim houden van uw identiteit (ISDN oproep) Wanneer u een interne gesprekspartner opbelt, of een externe gesprekspartner op ISDN, wordt uw nummer automatisch getoond. Het is echter mogelijk om uw identiteit geheim te houden alvorens het nummer te bellen. Geheim Telefoneren nr. van uw gesprekspartner weergave van de keuze geheime identiteit Keuze OK Zend uw identiteit wordt niet op het toestel van uw gesprekspartner getoond aan het einde van het gesprek wordt de functie automatisch gedeactiveerd U kunt uw identiteit verbergen voor alle oproepen: de geheimhouding blijft actief, zolang het icoon aan staat geprogrammeerde toets CLIR Om de geheimhouding weer op te heffen: geprogrammeerde Geheim -functie 23

24 1 Een kwaadwillige opbeller identificeren (ISDNoproep) 1.16 Wanneer er een oproep binnenkomt, kunt u aan de publieke operator vragen om gegevens met betrekking tot het gesprek te registreren (nummers van beide gesprekspartners, datum en tijd van de oproep, sub-adres, ). u bent in gesprek SpkOpr de bevestiging van de dienst wordt weergegeven Voor het gebruik van deze mogelijkheid dient u vooraf contact op te nemen met KPN Telecom Tijdens het gesprek de luidspreker inschakelen (hoorn van de haak) u bent in gesprek inschakelen van de luidspreker instellen van het geluidsniveau (7 niveaus) uitschakelen van de luidspreker 24

25 Microfoon uitschakelen tijdens het gesprek U hoort uw gesprekspartner wel, maar deze hoort u niet: tijdens het gesprek microfoon uitschakelen Telefoneren het corresponderende lampje gaat branden om het gesprek te hervatten 25

26 2 Tijdens het gesprek Other 2.1 Een ander opbellen tijdens het gesprek u bent in gesprek nr. van de tweede gesprekspartner naam van de tweede gesprekspartner lijntoets Els de eerste gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet Om uw tweede gesprek te beëindigen en terug te keren naar de eerste gesprekspartner: lijntoets waarvan de icoon brandt Hang in geval van een foute handeling op: Uw toestel belt en u krijgt uw eerste gesprekspartner weer aan de lijn. 26

27 2 Ontvangen van een tweede oproep tijdens een 2.2 gesprek Terwijl u in gesprek bent probeert iemand anders u te bereiken: u bent in gesprek Jan Jansen de naam of het nr. van de gesprekspartner knippert gedurende 3 seconden de eerste gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet lijntoets waarvan de icoon brandt Tijdens het gesprek Om terug te keren naar uw eerste gesprekspartner: bij de icoon behorende lijntoets Als u ophangt zonder de tweede oproep te beantwoorden, zal uw toestel weer bellen. 27

28 2 2.3 Doorverbinden van een oproep U wilt uw gesprek naar een ander toestel doorverbinden: u bent in gesprek de eerste gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet nr. van het toestel van bestemming Als de opgeroepene de oproep aanvaardt: Transf als de configuratie van het systeem dit toelaat U kunt de oproep ook onmiddellijk doorverbinden zonder te wachten op antwoord van uw gesprekspartner door middel van één van de twee hierboven beschreven mogelijkheden. De mogelijkheid voor doorverbinden van twee externe gesprekken is afhankelijk van de geprogrammeerde toestelfaciliteiten. 28

29 2 Afwisselend spreken met twee gesprekspartners 2.4 (wisselgesprek) Tijdens uw gesprek staat een tweede gesprekspartner in wachtstand. Om naar de tweede gesprekspartner over te gaan: de eerste gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet bij de icoon behorende lijntoets Gelijktijdig spreken met 2 interne en/of externe 2.5 gesprekspartners (conferentie) Kies tijdens uw gesprek een tweede deelnemer (intern / extern): Tijdens het gesprek Conf Conf gesprek tussen drie gesprekspartners opheffen van de conferentie en terugkeren naar de eerste gesprekspartner gesprek beëindigen met alle gesprekspartners Indien u de verbinding van uw beide gesprekspartners na de conferentie wilt laten voortduren: Conf Transf 29

30 2 2.6 Uw gesprek in wachtstand zetten Gesloten wachtstand: U bent in gesprek met een gesprekspartner. U wilt deze in wachtstand zetten en later het gesprek op hetzelfde toestel hervatten. uw gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet lijntoets Hervatten van het in wachtstand geplaatste gesprek: bij de icoon behorende lijntoets Open wachtstand: Om van een willekeurig toestel, dat ook een toets heeft met dezelfde lijn, terug te keren naar uw gesprekspartner: Wacht uw gesprekspartner wordt in de wachtstand gezet Om uw gesprek te hervatten op een willekeurig toestel: bij de icoon behorende lijntoets 30

31 2 2.7 Een extern gesprek parkeren U kunt een extern gesprek parkeren om het gesprek hierna op een ander toestel te hervatten: u bent in gesprek Park Om het geparkeerde gesprek te hervatten: functiecode Parkeren (default: 12) Tijdens het gesprek PickUp OphPrk nr. van het toestel waarop het gesprek geparkeerd werd functiecode Terugnemen geparkeerd gesprek (default: 12) nr. van het toestel van waarop het gesprek geparkeerd werd Als het geparkeerde gesprek niet binnen een bepaalde tijd hervat wordt (standaard ingesteld op 1 mn 30), wordt de oproep naar het bedieningstoestel doorverbonden. 31

32 2 2.8 Informatie over wachtende oproepen Een gesprekspartner probeert u te bereiken: u bent in gesprek en u hoort een attentiesignaal attentiesignaal de nieuwe gesprekspartner wordt automatisch in de wachtstand gezet Jan Jansen kortstondige weergave van de identiteit Om opnieuw de identiteit te raadplegen van degenen die u proberen te bereiken: Info Volgnd Vorig laatst ingekomen oproep raadplegen van de overige oproepen Beantw weergegeven oproep beantwoorden 32

33 2 2.9 Opschakelen/inbreken in een ander gesprek Het toestel dat u opbelt is in gesprek. Als dit toestel niet 'beschermd' is en als u hiertoe de bevoegdheid heeft, kunt u zich in het gesprek bijvoegen: Opsch Opsch zelfde toets om uit te schakelen Bescherming tegen opschakelen: Tijdens het gesprek geprogrammeerde toets of functiecode Databescherming (default: 78) nr. van uw gesprekspartner De beveiliging verdwijnt weer wanneer u het gesprek verbreekt. 33

34 3 De Ondernemingsgeest Other Het ontvangen van oproepen van toestellen onder 3.1 supervisie Om de beltoon te horen van de oproepen die naar een ander toestel worden gestuurd: geprogrammeerde toets Beltoon bewaakte oproep zelfde toets om op te heffen 3.2 Bij een algemene oproep opnemen Wanneer de telefoniste afwezig is, hoort u bij externe oproepen die voor haar zijn bestemd een algemene oproep. Om die oproepen te beantwoorden: PickUp BNDN geprogrammeerde toets of functiecode Pick-up van de algemene bel (default: 16) 34

35 3 3.3 Chef/Secretaresse schakeling Door het systeem te programmeren, kunt u 'directeur/secretaresse'-groepen vormen, waarbij de oproepen van de directeur naar één of meerdere secretaresses worden gestuurd. Vanaf het toestel van de directeur of de secretaresse: geprogrammeerde toets ChfSec Uw oproepen komen terecht bij de gekozen persoon (secretaresse,...) De Ondernemingsgeest zelfde toets om op te heffen De Chef/Secretaresse-schakeling wordt weergegeven op het display van het chef-toestel en door de icoon van de geprogrammeerde toets ChfSec.. 35

36 3 3.4 Een oproep onderscheppen U hoort een telefoon in een ander kantoor rinkelen waar niemand kan opnemen. Als uw toestel hiervoor geprogrammeerd is, kunt u vanaf uw eigen telefoon de oproep beantwoorden. Als het toestel tot dezelfde pick-upgroep hoort als de uwe: geprogrammeerde toets of functiecode Pickup van een groepsoproep (default: 18) Als het toestel niet tot dezelfde groep hoort als de uwe: PickUp IndPic nr. van het toestel dat belt geprogrammeerde toets of functiecode Pickup individueel (default:13) nr. van het toestel dat belt Door de programmering van het systeem kunnen bepaalde toestellen beschermd zijn tegen pickup-mogelijkheden. 36

37 3 3.5 Tijdelijk in plaats van de telefoniste opnemen Bij iedere externe oproep die naar de telefooncentrale wordt gestuurd, zal uw toestel rinkelen en kunt u de oproep beantwoorden: geprogrammeerde toets AlgMon (indien geprogrammeerd) Bij iedere oproep voor de telefooncentrale: op uw toestel wordt een oproep voor het bedieningstoestel gesignaleerd uw toestel belt tegelijkertijd met het bedieningstoestel zelfde toets om op te heffen De Ondernemingsgeest geprogrammeerde toets AlgMon (indien geprogrammeerd) Ontvanger worden van de oproepen van andere 3.6 toestellen Ieder toestel kan ontvanger worden van de oproepen van andere toestellen (maximaal 8 nummers per geprogrammeerde toets): uw toestel belt tegelijkertijd met de andere toestellen geprogrammeerde toets Monit (indien geprogrammeerd) zelfde toets om op te heffen 37

38 3 3.7 Toestelgroepen Naar toestellen van een groep bellen: Sommige toestellen kunnen van een groep deel uitmaken. U kunt ze opbellen door het nummer van de groep in te toetsen. Tijdelijk uw toestellengroep verlaten: geprogrammeerde toets of functiecode Verlaten van de groep (default: 59) Naar uw groep terugkeren: nr. van uw toestelgroep geprogrammeerde toets of functiecode Terug in de groep (default: 58) nr. van uw toestelgroep Het feit dat een toestel tot een toestelgroep behoort, is van geen enkele invloed op de rechtstreekse oproepen. U kunt nog altijd een specifiek toestel binnen een groep bellen, door het eigen toestelnummer hiervan te kiezen. 38

39 3 Een persoon binnen het bedrijf op zijn pager 3.8 opbellen Uw gesprekspartner neemt niet op en u weet dat hij over een pager beschikt: nr. van de gesprekspartner geprogrammeerde toets of functiecode Activeren pager het display geeft aan dat de paging oproep is geaccepteerd Uw gesprekspartner kan de oproep beantwoorden via een willekeurig intern toestel. De Ondernemingsgeest 3.9 Iemand op zijn luidspreker opbellen De persoon binnen het bedrijf neemt niet op. U kunt, als uw toestel hiervoor geprogrammeerd is, op afstand zijn 'hoorn van de haak nemen': Opsch u bent nu te horen op de luidspreker van uw gesprekspartner (als deze over de functie handsfree beschikt) 39

40 Een geschreven bericht naar een persoon binnen het bedrijf sturen Tekst Nr. van het gewenste toestel voer de eerste letters van de naam in 01/27 ATB eerste bericht van de lijst (in totaal 27) Ber.nr Volgnd volgende bericht Toev. rechtstreeks intoetsen van het gewenste berichtnr. Taal intoetsen van een bericht via het alfabetische toetsenbord OK om de taal van het bericht te wijzigen om uw keuze te bevestigen om de berichtendienst te verlaten 40

41 3 Hieronder staan de 27 berichten: BEL ME TERUG 15 BESPREKING xx.xx.xx (*) 1 2 BEL MORGEN TERUG 16 BESPREKING xx.xx.xx OM xx : xx (*) 3 BEL ME TERUG OM xx : xx (*) 17 EVEN AFWEZIG 4 BEL TERUG NR. xx xx xx (*) 18 REST VAN DE DAG AFWEZIG 5 BEL DE BEDIENING 19 IK BEN TERUG OM xx : xx (*) 6 BEL DE SECRETARESSE 20 AFWEZIG, TERUG xx.xx.xx OM xx : xx (*) 7 IK BEL TERUG OM xx : xx (*) 21 OP VAKANTIE, TERUG xx.xx.xx (*) 8 BEREIKBAAR VIA PAGER 22 EXTERNE BESPREKING 9 S.V.P. FAX OPHALEN 23 EXTERNE BESPR. - TERUG xx.xx.xx (*) 10 S.V.P. POST OPHALEN 24 IN BESPREKING - KAMER xxxx (*) 11 SCHAKEL VOLGSTAND UIT 25 IN BESPREKING - NIET STOREN 12 BEZOEKERS WACHTEN 26 LUNCH 13 U WORDT VERWACHT 27 AFWEZIG WEGENS ZIEKTE 14 BESPREKING OM xx : xx (*) (*) Berichten aan te vullen via de cijfertoetsen De Ondernemingsgeest 41

42 Verzenden van een tekstbericht naar een ISDNgesprekspartner Tekst nr. van uw gesprekspartner ga op dezelfde wijze te werk als voor een interne gesprekspartner OK U kunt dit doen tijdens het gesprek 3.12 Een kopie van een gesproken bericht verzenden Spraak toestel password weergave van het aantal nieuwe en oude berichten Ber Volgnd Vorig Kopie kiezen van het te kopiëren bericht door achtereenvolgens indrukken 42

43 3 Nr. van het gewenste toestel Zend het bericht wordt verzonden Naam van bestemming * Om een toelichting op te nemen: Gereed voor opn. een toelichting opnemen * Opname Opname OK Opname bezig... De Ondernemingsgeest starten van de opname van de toelichting opname bezig Stop OK Luistr einde van de opname het bericht wordt verzonden de toelichting opnieuw beluisteren Opname OK opnieuw een toelichting opnemen 43

44 Een gesproken bericht versturen naar een toestel / naar een omroepgroep Spraak Zend toestel password OK nr. van het toestel of van de groep Gereed voor opn. naam van de bestemmeling of van de groep Opname Opname bezig... starten van de opname van het bericht Stop OK opname bezig einde van de opname bevestigen Luistr Opname OK opnieuw het bericht beluisteren opnieuw een bericht opnemen 44

45 3 Een bericht omroepen over de luidsprekers van een 3.14 toestelgroep Dit bericht, waarop niet hoeft te worden geantwoord, wordt op de luidsprekers van de toestellen van uw distributiegroep uitgezonden: nr. van de omroepgroep (*1 t/m *8) u kunt gedurende 20 sec. spreken Alleen de toestellen in rust en voorzien van een luidspreker horen het bericht. De Ondernemingsgeest 3.15 Beantwoorden van pager-oproepen U kunt de oproep beantwoorden vanaf een willekeurig intern toestel. uw pager signaleert een oproep functiecode Beantwoorden pager oproep (default: 67) nr. van uw toestel 45

46 Een externe lijn toewijzen Als u ertoe bevoegd bent, kunt u een externe lijn voor één gesprek in gebruik geven aan een ander toestel. in gesprek met een interne gesprekspartner geprogrammeerde toets BemidN uw interne gesprekspartner hoort de kiestoon en kan een extern nummer kiezen Druk tijdens de toewijzing op de geprogrammeerde toets BemidK in plaats van de toets BemidN als u de kosten van het gesprek wilt weten (zie hoofdstuk Kostenbeheer ). 46

47 4 In verbinding blijven Other Doorschakeling interne en/of externe oproepen 4.1 selecteren U kunt het type oproepen selecteren, die u wenst door te schakelen: externe, interne of beide. Volgst ExtInt het type door te schakelen oproep wordt weergegeven Keuze OK wijzigen van het type oproep Volgstand van oproepen naar een ander nummer 4.2 (onmiddellijke volgstand) Dit kan het nummer zijn van een extern toestel, een mobiele telefoon, een berichtendienst of een intern toestel (bedieningstoestel, enz.). OK nr. van bestemming de aanvaarding van de volgstand wordt weergegeven U kunt zelf nog steeds anderen opbellen. U kunt alleen oproepen ontvangen die afkomstig zijn van de (interne) bestemming. 47

48 4 4.3 Volgstand van uw oproepen naar uw voic Volgst type volgstand 4.4 Activeren/deactiveren van de persoonlijke assistent Gebr PerAss Perso Assist:UIT IN/UIT Keuze Perso Assist:AAN OK bevestigen 48

49 4 4.5 IntNum De persoonlijke assistent: slechts één nummer om u te bereiken toets het nr. in van een collega, uw assistent of iemand anders Gebr PerAss Menu ExtNum toets een extern nummer in keuze van het type volgstand In verbinding blijven Mobiel Operat toets het nr. van uw mobiele telefoon of DECT toestel in activeren / deactiveren van de doorschakeling naar het bedieningstoestel 49

50 4 4.6 Volgstand van oproepen naar uw pager (pieper) Uw gesprekspartners kunnen u oproepen wanneer u elders binnen het bedrijf bent: Volgst Page» geprogrammeerde toets of functiecode Volgstand naar pager Volgstand inschakelen vanaf het 4.7 bestemmingstoestel (Follow Me) U bent in een andere kamer en u wilt dat de voor u bedoelde gesprekken doorgestuurd worden: U kunt deze functie activeren vanaf het toestel in de kamer waar u bent. Volgst Follo» nr. van uw toestel geprogrammeerde toets of functiecode Follow me (default: 68) nr. van uw toestel 50 Om de volgstand te annuleren, zie 'Alle volgstanden annuleren'.

51 4 4.8 Een selectieve volgstand activeren U kunt oproepen selectief laten doorschakelen afhankelijk van de identiteit van de oproeper: geprogrammeerde toets of functiecode Selectieve volgstand (default: 14) Om deze volgstand op te heffen: Volgst Ophef» In verbinding blijven 4.9 Volgstand voor groepsoproepen U kunt alle oproepen, bestemd voor uw groep, in volgstand zetten naar een interne bestemming: geprogrammeerde toets of functiecode Volgstand voor groepsoproepen nr. van bestemming van de volgstand op het display wordt de aanvaarding van de volgstand getoond 51

52 Opheffen van alle volgstanden geprogrammeerde toets of functiecode Volgstand opheffen (default: 60) programmeren van een ander type volgstand 4.11 Opheffen van een bijzondere volgstand geprogrammeerde toets van het type volgstand (groepsvolgstand of selectieve volgstand) 52

53 4 Volgstand voor oproepen wanneer u in gesprek 4.12 bent (volgstand bij bezet) Uw gesprekspartners kunnen u oproepen wanneer u elders binnen het bedrijf bent: Volgst Bez» op het display wordt de aanvaarding van de volgstand getoond nr. van bestemming van de volgstand In verbinding blijven geprogrammeerde toets of functiecode Volgstand bij bezet (default: 63) nr. van bestemming van de volgstand 4.13 Niet storen U kunt uw toestel tijdelijk onbereikbaar maken voor iedere oproep. Volgst DND geprogrammeerde toets of functiecode Niet storen (default: 61) 53

54 Als u terug komt, raadplegen van uw voic Het signaallampje op uw toestel geeft aan dat er berichten voor u zijn. Spraak toestel password weergave van het aantal nieuwe en oude berichten Ber weergave van de naam van de afzender, de datum, de tijd en het volgnummer van het bericht Vorig Volgnd Afsp selecteren van het door u gewenste bericht Wissen het bericht beluisteren BelAfz wissen van het bericht terugbellen naar de afzender Kopie kopiëren van het bericht 54

55 Een bericht achterlaten voor interne oproepen U kunt op uw toestel een bericht achterlaten dat naar het display wordt gestuurd van het toestel dat u belt. geprogrammeerde toets Tekst 01/27 ATB Volgst Ber» keuze van het bericht volgens de aangegeven instructies In verbinding blijven eerste van de 27 berichten U kunt het gewenste bericht op dezelfde wijze kiezen als beschreven in: Een geschreven bericht naar een persoon binnen het bedrijf sturen. 55

56 4 Lezen van de berichten die tijdens uw afwezigheid 4.16 achtergelaten zijn Het signaallampje op uw toestel geeft aan dat er berichten voor u zijn. Tekst Lees + aantal ontvangen berichten Lees + Volgnd naam van de afzender, het tijdstip van ontvangst en het volgnummer van het bericht Vorig Wissen volgend bericht vorig bericht BelAfz wissen van het bericht Terug terugbellen van de afzender van het bericht terugkeren naar het vorige menu stoppen met lezen 56

57 5 Kostenbeheer Other Uw gesprekken rechtstreeks ten laste brengen op 5.1 klantrekeningen U kunt de kosten van uw externe gesprekken ten laste laten komen op de bij uw klanten behorende rekeningnummers. geprogrammeerde toets of functiecode Nieuwe kostenplaats (default: 11) nr. van de betreffende kostenplaats Om tijdens het gesprek een kostenplaats toe te voegen of te wijzigen: geprogrammeerde toets Kostenplaats tijdens gesprek 57

58 5 5.2 De kosten opvragen van een extern gesprek van een andere gebruiker tijdens een intern gesprek uw gesprekspartner wordt in wacht geplaatst geprogrammeerde toets Heroproep gesprekskosten functiecode Heroproep gesprekskosten Transf gevraagd extern nummer doorverbinding van de oproep naar de in wacht geplaatste gesprekspartner Na het gesprek wordt u teruggebeld en kunt u: 1.de informatie over de verbinding lezen (kosten, duur, aantal kostentelpulsen...). Kst OK naam van de gebruiker en kosten van het gesprek 2.afdrukken van een ticket. 3.beëindigen van de kostenopvraag. Afdruk Kst OK 58

59 5 De kosten van een extern gesprek ten laste brengen 5.3 van uw bedrijf * Als u ertoe bevoegd bent, kunt u van buitenaf (via een speciaal telefoonnummer van uw bedrijf) een abonnee van het openbare telefoonnet bellen en de kosten van dat gesprek ten laste brengen van uw bedrijf. nr. van uw bedrijf toestelnr. en controlecode nr. van het openbare telefoonnet Kostenbeheer *Neem voor meer bijzonderheden over deze opties contact op met de systeembeheerder. 59

60 6 Uw toestel past zich aan uw wensen aan Other 6.1 Instellen van uw voic Het signaallampje knippert Voer uw password in en registreer uw naam, overeenkomstig de aanwijzingen die u te horen krijgt Het toestel password wordt gebruikt voor de toegang tot uw voic en om uw toestel te vergrendelen. 6.2 Programmeren van uw persoonlijke begroeting U kunt de standaard begroeting wijzigen door een persoonlijk bericht. Gebr PbAank Gebr Gereed voor opn. om de opname te starten Opname Opname bezig... opname bezig Stop OK Dfault Ja einde van de opname Bevestigen om terug te keren naar het standaard bericht 60

61 6 6.3 Wijzigen van uw toestel password Het toestel password wordt gebruikt voor de toegang tot uw voic en om uw toestel te vergrendelen. oud password (4 cijfers) 6.4 Gebr Gebr Passwd nieuw password (4 cijfers) Kiezen van de beltoon en instellen van het geluidsniveau OK Zolang u uw password nog niet geprogrammeerd heeft, is de standaard code Gebr Telef Bel Uw toestel past zich aan uw wensen aan Bel Nivo + OK achtereenvolgens indrukken om de beltoon te kiezen (8) achtereenvolgens indrukken om het geluidsniveau te kiezen (7) 61

62 6 6.5 Instellen van het contrast van het display Gebr Telef Cntrst Scherm Icon keuze van een mogelijk niveau door achtereenvolgens indrukken OK De mogelijke contrastniveaus gaan van 4 t/m Taalkeuze Gebr Gebr Taal Nederlands huidige taal Keuze achtereenvolgens indrukken OK om uw keuze te bevestigen U kunt kiezen uit 2 voorgeprogrammeerde talen. 62

63 6 6.7 Programmeren van de rechtstreekse lijntoetsen druk op een geprogrammeerde toets OK voer het toestelnummer of telefoonnummer in 0_ huidige waarde van de geselecteerde toets Uw toestel past zich aan uw wensen aan 63

64 6 6.8 Programmeren van uw individuele verkortkiesnummers (30)... OK Druk op een displaytoets Voer de naam van uw gesprekspartner in OK nr. van de te Bevestigen programmeren gesprekspartner U kunt tevens de volgende schermtoetsen gebruiken: < Wis Wissen TonDet wissen van het laatst ingetoetste teken TDK! wissen van het nummer invoegen van een pauze in het nummer verzenden van het vervolg van het nummer in tooncodes 64

65 6 6.9 Programmeren van een afspraak U kunt de tijd programmeren van een eenmalige afspraakherinnering (eenmaal binnen de 24 uur) of van een permanente afspraakherinnering (elke dag op dezelfde tijd). Afspr Wijzig selecteren van het type afspraak (standaard ingesteld op eenmalig) OK het voorgestelde tijdstip wissen intoetsen van de tijd van de afspraak het tijdstip van de afspraak verschijnt op de display voor een eenmalige afspraakherinnering Op het geprogrammeerde tijdstip belt uw toestel: Afspr! Eenm. afspraak : Afspraak! Wis Uw toestel past zich aan uw wensen aan om het antwoord te bevestigen Indien u in gesprek bent, knippert het display en is er een attentiesignaal hoorbaar. Wanneer er na de derde keer nog niet wordt bevestigd, wordt een eenmalige afspraak opgeheven, maar blijft een vaste afspraak in het geheugen. Als uw toestel in volgstand staat, wordt de afspraakherinnering niet bij de bestemming gesignaleerd. 65

66 6 Om een verzoek om een afspraakherinnering op te heffen: Afspr Wijzig Wis OK 6.10 Het nummer van uw toestel opvragen Deze toets twee maal indrukken. Over de luidspreker van uw toestel 6.11 achtergrondmuziek laten horen Over de luidspreker van uw toestel achtergrondmuziek laten horen (optie) toestel in rust, u hoort de muziek zelfde toets om op te heffen Zodra u in gesprek bent, stopt de muziek. Zodra u het gesprek beëindigt, hoort u weer muziek 6.12 Toestel op slot / van slot Door middel van deze functie kunt u externe oproepen en de programmering van uw toestel verbieden: Slot nr. van uw toestelpassword (4 cijfers, standaard ingesteld op 1515) 66

67 Garantie en voorwaarden howtoc Onafhankelijk van de wettelijke garantie, is de garantie van dit toestel een jaar geldig voor onderdelen en arbeidsloon vanaf de installatiedatum. Voor garantieclaims dient men de aanschaffactuur te kunnen overleggen. Deze garantie is echter niet van toepassing: in geval van niet naleving van de instructies in deze gebruikershandleiding, beschadiging als gevolg van oorzaken waaraan het toestel niet ten grondslag ligt (bijvoorbeeld: stoten, schokken, blootstelling aan vocht, enz.), niet naleving van de van kracht zijnde regels met betrekking tot de installatie, noch in geval van wijzigingen of reparaties uitgevoerd door personen, die niet door de fabrikant of de verkoper erkend zijn. Conformiteitsverklaring Wij, ALCATEL BUSINESS SYSTEMS verklaren dat de hieronder vermelde produkten voldoen aan de hoofdeisen van de Richtlijn 1999/5/EG van het Europees Parlement en de Europese Raad. Digitaal toestel d354 (Alcatel Reflexes 4035) Elke niet toegestane wijziging aan de produkten zal deze conformiteitsverklaring doen vervallen. U kunt een kopie van de originele conformiteitsverklaring verkrijgen door een schriftelijke aanvraag naar het volgende adres toe te zenden: ALCATEL BUSINESS SYSTEMS Technical Services - Customer Care 1, rue du Dr. A. Schweitzer F Illkirch - France 3EH BNAA Ed.01 67