Visitatierapport Izegemse Bouwmaatschappij, Izegem

Transcriptie

1 Visitatierapport Izegemse Bouwmaatschappij, Izegem Visitatiegesprekken op 8 en 9 juni 2016 Definitief visitatierapport van 18 oktober 2016 V I S I T A T I E R A A D S O C I A L E H U I S V E S T I N G S M A A T S C H A P P I J E N

2 Presta tiebeoordeling SHM Izegemse Bouwmaatschappij Datum rapport: 18 oktober 2016 (versie 1.01) Datum visitatiegesprekken: 8 en 9 juni 2016 Datum presentatie aan raad van bestuur: 5 september 2016 Erkenningsnummer SHM: 3220 Contactgegevens SHM: BRUGSTRAAT IZEGEM Tel: Fax: [email protected] Directeur: Johan Denolf Voorzitter: Maureen Raedt Actieterrein voor de realisatie en de verhuur van sociale huurwoningen: Izegem Samenstelling visitatiecommissie: Peter Bulckaert, commissievoorzitter Gerard van Bortel, commissielid Swa Silkens, commissielid Disclaimer: Izegemse Bouwmaatschappij (kortweg IBM) Dit visitatierapport bevat de door een visitatiecommissie vastgestelde prestatiebeoordeling van de door de Izegemse Bouwmaatschappij geleverde prestaties. Het prestatieoordeel is gebaseerd op de output van de prestatiedatabank, door de SHM verstrekte gegevens en documenten, publieke gegevens en gesprekken met vertegenwoordigers van de betrokken SHM, huurders en lokale woonactoren. De visitatiecommissie beoogt het uitbrengen van een professioneel advies aan de SHM en de bevoegde minister en is niet verantwoordelijk voor eventuele onjuistheden in de door haar ontvangen gegevens. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 2 VAN 58

3 INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING SAMENVATTING BESCHRIJVING VAN DE SHM EN HAAR OMGEVING BESCHRIJVING SHM BESCHRIJVING OMGEVING PRESTATIES VAN SHM IZEGEMSE BOUWMAATSCHAPPIJ (IBM) PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID AANBEVELINGEN AANBEVELINGEN VOOR DE SHM AANBEVELINGEN VOOR DE DOOR DE VLAAMSE OVERHEID TE NEMEN MAATREGELEN AANBEVELINGEN VOOR HET VLAAMSE WOONBELEID GOEDE PRAKTIJKEN BIJ DE SHM BIJLAGE 1: OVERZICHT GEVOERDE GESPREKKEN BIJLAGE 2: LIJST MET VEEL GEBRUIKTE BEGRIPPEN EN AFKORTINGEN VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 3 VAN 58

4 1. INLEIDING 1. Dit visitatierapport bevat de door een visitatiecommissie vastgestelde prestatiebeoordeling van de SHM Izegemse Bouwmaatschappij, kortweg IBM. 2. De prestatiebeoordeling werd uitgevoerd conform het Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM s, d.d. 5 juli 2012 ter uitvoering van artikel 27 van het besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen (verder: het Erkenningenbesluit). Meer informatie: 3. Deze prestatiebeoordeling heeft tot doel: de SHM s in staat te stellen hun eigen prestaties te verbeteren; de minister alle relevante informatie te verstrekken voor de Vlaamse beleidsbeoordeling; transparante en eenduidige informatie te verschaffen over de werking van SHM s; de minister toe te laten de prestaties van de SHM s te meten en te volgen. 4. De prestatiebeoordeling wil een zo objectief mogelijk beeld geven van de werking van de SHM. Daartoe wordt gebruik gemaakt van zoveel mogelijk objectieve en tussen de SHM s onderling vergelijkbare gegevens. De methode biedt evenwel ook ruimte voor interpretatie van deze gegevens tegen de achtergrond van de historiek van de SHM en van de lokale context. 5. De prestatiebeoordeling vertrekt van een aantal Strategische Doelstellingen, waaraan de SHM een bijdrage levert, en een aantal Operationele Doelstellingen, waarvoor de SHM verantwoordelijk is. Deze doelstellingen worden opgedeeld over 6 prestatievelden, met name: 1. de beschikbaarheid van woningen (SD en OD) 2. de kwaliteit van de woningen en de woonomgeving (SD en OD) 3. de betaalbaarheid (SD en OD) 4. het sociaal beleid (OD) 5. de interne werking en de financiële leefbaarheid (OD) 6. de klantvriendelijkheid (OD) 6. De operationele doelstellingen kunnen als volgt worden beoordeeld: Uitstekend: de SHM levert uitzonderlijke prestaties met een voorbeeldfunctie voor andere SHM s; Goed: de SHM levert prestaties die voldoen aan de vereisten; Voor verbetering vatbaar: de prestaties van de SHM voldoen niet aan de vereisten; Onvoldoende: de prestaties van de SHM voldoen niet aan de vereisten en de SHM werd op basis van een eerdere prestatiebeoordeling aangezet tot verbetering, maar deze verbetering is niet gerealiseerd tijdens de vooropgestelde periode; Niet van toepassing (n.v.t.): deze operationele doelstelling is voor deze SHM niet beoordeeld. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 4 VAN 58

5 7. Conform artikel 9.8 van het Draaiboek Prestatiebeoordeling SHM s formuleert de Visitatiecommissie een eindoordeel per prestatieveld. Dit eindoordeel komt overeen met de laagste score die is toegekend voor één van de operationele doelstellingen die tot dit prestatieveld behoren. Indien bijvoorbeeld voor het eerste prestatieveld de beoordeling voor alle operationele doelstellingen goed is en voor één operationele doelstelling voor verbetering vatbaar, dan is het eindoordeel voor dit prestatieveld voor verbetering vatbaar. De tabel in de samenvatting van het visitatierapport verduidelijkt hoe het eindoordeel is tot stand gekomen. Meer informatie over de totstandkoming van de beoordeling kunt u vinden in hoofdstuk 9 van het Draaiboek. 8. Conform artikel 35, 5 van het Erkenningenbesluit kan de visitatiecommissie bij de allereerste prestatiebeoordeling van een SHM voor elk van de prestatievelden enkel een eindoordeel 'uitstekend', 'goed' of 'voor verbetering vatbaar' geven. 9. De leden van de visitatiecommissie hebben bij de start van de visitatie een verklaring ondertekend waarin zij zich ertoe verbinden om tijdens de beoordeling onafhankelijk te handelen en geen ongewenste beïnvloeding bij hun oordeelsvorming toe te staan. De leden van de visitatiecommissie verklaren ook geen belang te hebben bij de uitkomst van dit visitatierapport. De visitatoren hebben bovendien geen, al dan niet persoonlijk, financieel, commercieel of ander belang bij de beoordeelde sociale huisvestingsmaatschappij, noch bij daaraan gelieerde bedrijven of organisaties. Het oordeel van de visitatiecommissie is ook tot stand gekomen zonder beïnvloeding door de betrokken sociale huisvestingsmaatschappij of andere betrokken partijen. Bij het voorleggen van het definitief visitatierapport aan de SHM en aan de minister herbevestigen de leden van de visitatiecommissie dezelfde verklaring. De onafhankelijkheidsverklaringen zijn opvraagbaar bij de Visitatieraad, via [email protected]. 10. Dit visitatierapport werd geschreven met een ruim doelpubliek voor ogen. Om de toegankelijkheid te vergroten, vermijdt de visitatiecommissie het gebruik van afkortingen en specifieke vaktermen zoveel mogelijk. Toch kiest de commissie soms bewust voor het gebruik van vaktermen omdat het om uitdrukkingen gaat die juridisch een specifieke lading dekken, zo gekend zijn in de sector of omdat het gebruik ervan bijdraagt aan een vlottere leesbaarheid van het rapport. In bijlage 2 worden de meest gebruikte afkortingen en vaktermen kort toegelicht. Voor informatie over de verschillende actoren die werkzaam zijn in of raakpunten hebben met de sociale huisvestingssector verwijzen we graag naar de lijst van actoren die is opgenomen in het draaiboek prestatiebeoordeling. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 5 VAN 58

6 2. SAMENVATTING De onderstaande tabel geeft per Prestatieveld (PV) en per Operationele Doelstelling (OD) een samenvatting van de beoordeling. Beoordeling PV 1 BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN Goed OD 1.1 De SHM realiseert nieuwe sociale huurwoningen Goed OD 1.2 De SHM realiseert nieuwe sociale koopwoningen n.v.t. OD 1.3 De SHM brengt sociale kavels op de markt n.v.t. OD 1.4 De SHM verwerft gronden en panden om sociale woonprojecten en kavels te realiseren Goed OD 1.5 De SHM stemt haar aanbod af op de noden van verschillende groepen Goed PV 2 KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING Voor verbetering vatbaar OD 2.1 De SHM staat in voor de renovatie, verbetering, aanpassing of vervanging van het woningpatrimonium waar nodig Voor verbetering vatbaar OD 2.2 De SHM is milieuvriendelijk in functie van de betaalbaarheid Goed OD 2.3 De SHM bouwt aanpasbaar Goed PV 3 BETAALBAARHEID VAN WONEN Goed OD 3.1 De SHM bouwt prijsbewust Goed OD 3.2 De SHM verhuurt prijsbewust Goed PV 4 SOCIAAL BELEID Voor verbetering vatbaar OD 4.1 De SHM zet zich in voor een zo goed mogelijke woonzekerheid Goed OD 4.2 De SHM voorkomt en pakt leefbaarheidsproblemen aan Goed OD 4.3 De SHM betrekt bewonersgroepen bij sociale huurprojecten en bij wijkbeheer Voor verbetering vatbaar OD 4.4 De SHM biedt huisvestingsondersteuning aan bewoners Goed PV 5 INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID Voor verbetering vatbaar OD 5.1 De SHM is financieel leefbaar Goed OD 5.2 De SHM beheerst haar kosten goed Goed OD 5.3 De SHM voorkomt en bestrijdt huurdersachterstal, sociale fraude en domiciliefraude Goed OD 5.4 De SHM heeft en gebruikt een goed financieel plan Goed OD 5.5 De SHM streeft ernaar te evolueren naar een echte woonmaatschappij Goed OD 5.6 De SHM beschikt over een goed systeem van interne controle Goed OD 5.7 De SHM is bereid tot verandering en verbetering Voor verbetering vatbaar PV 6 KLANTVRIENDELIJKHEID Voor verbetering vatbaar OD 6.1 De SHM informeert burgers snel en duidelijk Voor verbetering vatbaar OD 6.2 De SHM informeert beleidsinstanties en andere organisaties snel en duidelijk Goed OD 6.3 De SHM meet de tevredenheid van klanten Voor verbetering vatbaar VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 6 VAN 58

7 3. BESCHRIJVING VAN DE SHM EN HAAR OMGEVING 3.1. Beschrijving SHM De Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) werd gesticht op 18/05/1923. Het actieterrein van deze SHM beperkt zich tot de stad Izegem. De fondsen voor de samenstelling van het kapitaal werden verzameld tijdens de nasleep van de Eerste Wereldoorlog toen er een grote nood aan betaalbare en kwalitatieve woningen was. Met de verzamelde middelen kon de SHM 80 woningen bouwen. Na de Tweede Wereldoorlog kreeg IBM 7 schenkingen bestaande uit gronden (Slagmeersenstraat) en aanzienlijke geldsommen. In de vooroorlogse periode heeft de SHM 227 woningen gebouwd. In de naoorlogse periode tot 1965 waren er dat 398. Tot eind 2015 heeft de Izegemse Bouwmaatschappij woningen op het grondgebied Izegem gerealiseerd. Op 31/12/2014 verhuurde de SHM 420 woningen en appartementen binnen het sociale huurstelsel, waarvan 36 huurwoningen niet in eigendom maar in beheer zijn. Deze laatste woningen zijn opgericht in het kader van de publiek private samenwerking (PPS) voor sociale huisvesting in het project Wijngaardstraat. Daarnaast verhuurt de SHM nog 2 woongelegenheden buiten het sociaal huurstelsel 1 aan het OCMW van Izegem en 1 aan de vzw Beschut Wonen. Tabel 1: Overzicht van het huurpatrimonium verhuurd binnen het sociaal huurstelsel op 31/12/2014. Gemeente Totaal sociale huurwoningen in gemeente Sociale huurwoningen IBM % sociale huurwoningen IBM Huurwoningen in beheer IBM Izegem ,11% 36 Totaal ,11% 36 Het grootste deel van het bestaande patrimonium van IBM, namelijk 46%, dateert uit de periode van 1970 tot en met Voor alle sociale huurwoningen in Vlaanderen is dat slechts 39%. Ongeveer 38% van het woningenbestand is gebouwd tussen 1990 en 2009 (voor Vlaanderen is dat 35%). Tenslotte dateert nog 10% van de woningen uit de periode en ongeveer 6% van voor De ouderdom van het patrimonium van IBM ligt in de lijn van dat van de andere Vlaamse SHM s. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 7 VAN 58

8 Figuur 1: Ouderdom woningen IBM. 25,00% 20,00% 15,00% 10,00% 5,00% 0,00% % SHM % Vlaanderen Eengezinswoningen vormen het grootste aandeel van het patrimonium, met name 45%. 55% zijn appartementen. Ongeveer 45% van de SHM s heeft een hoger aandeel appartementen in hun patrimonium. Het grootste gedeelte van het huidige patrimonium bestaat uit woongelegenheden met 1 en 2 slaapkamers (respectievelijk 35% en 37%, samen 62% - zie tabel 2). Tabel 2: Overzicht huurpatrimonium verhuurd binnen het sociaal huurstelsel op 31/12/2014. Aantal slaapkamers Type >=5 Totaal Appartementen Aantal % 0,00% 35,29% 63,10% 1,07% 0,53% 0,00% 100% Eengezinswoningen Aantal % 0,00% 35,19% 16,74% 43,78% 4,29% 0,00% 100% Totaal woongelegenheden: Aantal % 0,00% 35,24% 37,38% 24,76% 2,62% 0,00% 100% In het verleden heeft IBM altijd het eigenaarschap van een woning aangemoedigd. De SHM heeft tot eind woningen verkocht, wat dus ruim het dubbele is van wat ze nog in eigendom heeft en ongeveer 10% van het woningpatrimonium van Izegem vertegenwoordigt. Het actieterrein van de SHM is beperkt tot de stad Izegem. Hier zijn nog 2 andere SHM s en 1 SVK actief: De Mandel, actief met huur- en koopactiviteiten; De Mandelbeek, actief met huuractiviteiten; SVK Regio Izegem (een dienst van de Huisvestingsdienst Regio Izegem). In de regio is de Huisvestingsdienst Regio Izegem of HRI actief. Dit is een samenwerkingsverband van de gemeenten en OCMW s van Izegem, Ingelmunster, Ledegem, Oostrozebeke en Wielsbeke. De vereniging werd opgericht om de verschillende initiatieven op het vlak van wonen in die gemeenten te coördineren en te versterken, zoals het geven van woonadvies door de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 8 VAN 58

9 Woonwinkel, de ondersteuning van het lokaal woonbeleid en de renovatiedienst Wonen en Werken. In Izegem is een lokaal toewijzingsreglement van toepassing, dat voor een deel van het patrimonium van IBM voorrang geeft aan kandidaat-huurders die minstens 65 jaar oud zijn. Daarnaast geldt het intergemeentelijk toewijzingsreglement Proefwonen voor Izegem en voor een aantal omliggende gemeenten (zie OD 1.5 en 4.4). De raad van bestuur van IBM bestaat uit 11 leden en is als volgt samengesteld: 3 vertegenwoordigers van de stad Izegem 1 vertegenwoordiger van de provincie West-Vlaanderen; 2 vertegenwoordiger van het OCMW van Izegem; 5 vertegenwoordigers van de particuliere aandeelhouders. De directeur neemt - als niet stemgerechtigd lid - deel aan de vergaderingen van de raad van bestuur. De SHM heeft een dagelijks bestuur, bestaande uit 3 bestuurders, de directeur en de adjunct-directeur. IBM had op het moment van de visitatie 7 personeelsleden in dienst. Het betreft de directeur, de adjunct-directeur, 2 administratieve medewerkers en 3 onderhoudsmedewerkers. De laatste 3 personeelsleden vormen de poetsdienst. Evenwel is een van deze laatsten al langdurig niet meer actief zodat in de praktijk de poetsdienst nog bestaat uit 2 personen (telkens 0,74 VTE) Beschrijving omgeving In 2011 woonden in het actieterrein van de SHM, de stad Izegem, ongeveer huishoudens in Er wordt een groei verwacht van ongeveer 6% tegen 2030 ( huishoudens). Van de woongelegenheden in Izegem zijn er 87% eengezinswoningen en 13% appartementen (26% voor Vlaanderen). Bij de eengezinswoningen is er vooral open bebouwing, namelijk 40%. Ongeveer 25% van de woningen betreft gesloten bebouwing (24% voor Vlaanderen) en 22% halfopen bebouwing. In Izegem is de mediaanverkoopprijs in 2014 voor een woonhuis, zijnde euro, substantieel lager dan de mediaan voor heel Vlaanderen (zie tabel euro voor Vlaanderen). Voor appartementen is het verschil minder uitgesproken: euro tegenover euro als mediaanverkoopprijs voor een appartement in heel Vlaanderen. De mediaanprijs per m² voor bouwgrond bedroeg 264 euro wat dan wel substantieel hoger is dan de Vlaamse mediaanwaarde (209 euro/m²). De prijs steeg ten opzichte van de voorbije 5 jaar met 61%. Ter vergelijking: in Vlaanderen bedroeg de stijging van de mediaanverkoopprijs per m² 27%. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 9 VAN 58

10 Tabel 3: Overzicht van de verkoopprijzen onroerende goederen in het actieterrein van IBM en Vlaanderen. Gemeente Mediaan Verkoopprijs Woonhuis Mediaan Verkoopprijs Woonhuis Mediaan Verkoopprijs Appartement Mediaan Verkoopprijs Appartement Mediaan Verkoopprijs Bouwgrond / m² Mediaan Verkoopprijs Bouwgrond / m² 2014 (in euro) (% wijziging t.o.v. N-5) 2014 (in euro) (% wijziging t.o.v. N-5) 2014 (in euro) (% wijziging t.o.v. N-5) IZEGEM , , ,18 VLAANDEREN , , ,41 De bevolking in het actieterrein van IBM bedroeg inwoners in 2014 en de leeftijdspiramide is ongeveer gelijk aan de rest van Vlaanderen: 20,02% personen van 18 tot en met 34 jaar, 39,83% personen van 35 tot en met 64 jaar en 21,39% personen ouder dan 65 jaar. De werkloosheidsgraad bedraagt 5,18% (7,87% in Vlaanderen) en het percentage leefloners 0,43% (0,39 % voor Vlaanderen). Het mediaan equivalent netto belastbaar inkomen van de sociale huurders van IBM in 2014 bedroeg euro. Daarmee bevindt de SHM zich bij de 10% Vlaamse SHM s met het laagste mediaan equivalent netto belastbaar inkomen. Het gemiddeld netto belastbaar inkomen per inwoner uit het actieterrein kwam in 2012 neer op een bedrag van euro. Voor Vlaanderen was dit euro. Dit inkomen ligt in Izegem dus onder dit van Vlaanderen. Van de gezinshoofden van de huurdersgezinnen van de SHM is ongeveer 39% ouder dan 65 jaar. Daarmee behoort de SHM tot de 10% SHM s met het hoogste aandeel oudere huurders. Het aandeel alleenstaande huurders bedroeg 47%. Ook dit is vrij hoog in vergelijking met de andere SHM s in Vlaanderen. Dit zullen elementen zijn die meespelen in het verklaren van het lage mediaan equivalent netto belastbaar inkomen van de huurders. Bij de nulmeting voor het BSO op 31 december 2007 waren er in het actieterrein 458 sociale huurwoningen, 18 sociale koopwoningen en 0 sociale kavels. Het aandeel sociale huurwoningen in het actieterrein van de SHM bedroeg 3,76% van alle woningen. Onderstaande tabel geeft het detail van de BSO-huur en BSO-koop (bindend objectief voor sociale huur- en koopwoningen) met de voortgang op 31/12/2013 (voortgangstoets 2014) en de overblijvende objectieven voor de komende jaren. Bij een voortgangstoets wordt telkens een categorisering gemaakt die aangeeft hoe elke gemeente vordert met de realisatie van haar BSO en hoe het geplande aanbod evolueert. Op basis van de groei van het sociaal huuraanbod einde 2013 en het aantal verkochte sociale koopwoningen in de periode , worden gemeenten ondergebracht in categorie 1 of 2. Categorie 1 betekent dat de gemeente voor haar BSO-huur en BSO-koop voldoet aan het groeiritme dat is bepaald in percentages van de beide BSO s die moeten bereikt zijn bij opeenvolgende voortgangstoetsen. Categorie 2 betekent dat de gemeente het groeiritme niet volgt. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 10 VAN 58

11 Tabel 4: Overzicht BSO in het actieterrein van IBM op 31/12/2014. Gemeente Cat voortgangstoets 2014 BSO-huur BSO-koop BSO-kavels BSO Nulmeting Voortgang t/m 2013 Nog BSO Voortgang t/m 2013 Nog BSO Voortgang t/m 2013 Izegem Einde 2013 waren 139 van de vooropgestelde 188 huurwoningen gerealiseerd. Op het moment van de visitatie waren er ten opzichte van 31 december extra sociale huurwoningen bijgekomen. Het BSO-huur is in de gemeente Izegem dus behaald (zie ook OD 1.1). Nog VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 11 VAN 58

12 4. PRESTATIES VAN SHM IZEGEMSE BOUWMAATSCHAPPIJ (IBM) 4.1 PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN SD1: De SHM draagt bij tot de beschikbaarheid van woningen, in het bijzonder voor de meest behoeftige gezinnen en alleenstaanden OD 1.1: De SHM (met huuractiviteiten) realiseert nieuwe sociale huurwoningen Beoordeling: goed De Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) realiseerde in de periode nieuwe sociale huurwoningen. Met een gemiddelde jaarlijkse groei van circa 2,5% van haar patrimonium presteert ze beter dan 3/4 de van de Vlaamse SHM s. In 2015 werden nog 9 bijkomende woningen opgeleverd. De SHM heeft slechts 16 huurwoningen in uitvoering of in voorbereiding. Dit heeft te maken met het feit dat het BSO-huur in de stad Izegem is behaald en het lokale bestuur nog slechts een beperkt aantal sociale huurprojecten wil realiseren. Hiertoe zal de stad een woonbeleidsconvenant met de Vlaamse overheid afsluiten. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. In de periode realiseerde IBM 47 nieuwe woningen en appartementen (zie tabel 1 hieronder) 1. Relatief bekeken ten opzichte van het patrimonium, komt dit neer op een jaarlijkse aangroei van 2,5%. Ruim driekwart van de SHM s heeft een lager aangroeipercentage. In 2015 heeft IBM nog 9 woningen gerealiseerd in het project Erto. Tabel 5: Door IBM gerealiseerde project in de periode Project Aantal woningen Soort ingreep Jaartal Camiel Ameyestraat 12 woningen nieuwbouw 2012 Heilig Hartschool Roeselaarsestraat CRC gebouw, Slagmeersenstraat Candice, Burgemeester Vandenbogaerdelaan Erto, Ommegangstraat, Krekelstraat 22 woningen renovatie / nieuwbouw van aangekocht pand 6 appartementen renovatie van aangekocht pand appartementen aangekocht appartementen 4 woningen nieuwbouw 2015 Het door de Vlaamse overheid opgelegde bindend objectief voor sociale huurwoningen (BSOhuur) en het lokaal woonbeleid, zijn belangrijke referentiekaders om de activiteiten van IBM op het vlak van de beschikbaarheid van woningen te beoordelen. Het BSO-huur werd na de nulmeting in 2007 vastgesteld op 188 bijkomende woningen. Sindsdien zijn er 195 extra 1 : Door diverse oorzaken zijn niet alle woningen goed verwerkt in de prestatiedatabank die de visitatiecommissie gebruikt om de prestaties van SHM s te beoordelen. Het project Heilig Hartschool bevat 22 woningen, waarvan er 17 zijn gerealiseerd in het gerenoveerde schoolgebouw en 5 woningen nieuw zijn gebouwd. Enkel de 17 door renovatie gerealiseerde woningen worden in de prestatiedatabank vermeld. Het project CRC-gebouw is in 2013 in gebruik genomen maar nog niet definitief opgeleverd vanwege wateroverlast in de kelder. Ook dit project wordt nog niet in de prestatiedatabank vermeld. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 12 VAN 58

13 sociale huurwoningen bijgekomen. Een deel hiervan is gerealiseerd door IBM en SHM De Mandel, maar ook de zeer actieve SVK Regio Izegem heeft bijgedragen aan deze groei. Met deze uitbreiding van het sociaal huurpatrimonium is het BSO-huur bereikt. Er zijn nog meer huurwoningen gepland. Gemeenten die hun sociaal objectief-huur bereikt hebben kunnen, mits zij een woonbeleidsconvenant met de Vlaamse overheid afsluiten, alsnog bijkomende sociale huurwoningen realiseren. De stad Izegem bereidt dit convenant voor. Eind 2014 had IBM geen woningen op een uitvoeringsprogramma staan. Er zijn 12 huurwoningen (het project Hondekensmolenstraat) aangemeld bij de VMSW, dat is ongeveer 3% van het patrimonium; 90% van de SHM s scoort beter. De Hondekensmolenstraat is een gezamenlijk project met SHM De Mandelbeek die de 16 koopwoningen in dit project voor haar rekening neemt. In 2013 is hiervoor een ontwerper aangesteld na een architectuurwedstrijd. In de jury zaten vertegenwoordigers van beide betrokken SHM s, de VMSW-sectorarchitect en vertegenwoordigers van de stad Izegem. Deze werkwijze draagt volgens de SHM bij tot de ontwerpkwaliteit van projecten en zorgt tevens voor een draagvlak onder de betrokkenen. Ondertussen heeft de architect een voorontwerp opgemaakt en in mei 2016 is de bouwvergunning verleend. Zeer recent (juli 2016) is dit project door de VMSW op het uitvoeringsprogramma geplaatst, waardoor realisatie van het project binnen twee jaar zeer waarschijnlijk is. Het enige andere mogelijke project is de herbestemming door vervangbouw of renovatie van het door IBM aangekochte voormalige notariskantoor aan de Gentsestraat 15 en 17. De gebouwen liggen aan een druk gebruikte straat in het centrum van Izegem. IBM heeft deze panden via voorkooprecht aangekocht in Door een combinatie van factoren vordert de ontwikkeling van dit pand al lange tijd niet meer. De SHM overweegt om haar burelen te verhuizen naar de Gentsestraat omdat IBM ten gevolge van de herinrichting van de stationsomgeving, onderdeel van de Visie 2030 Izegem 2, verwacht dat de huidige locatie hierdoor zal ingenomen worden. Het is echter onduidelijk of dit Spoorzone-plan zal worden uitgevoerd. Eveneens is er twijfel of IBM in de huidige vorm kan blijven voortbestaan gezien de eisen die de overheid stelt aan de omvang van SHM s (minimaal woningen zie OD 5.5). De visitatiecommissie deelt de mening van veel woonactoren dat de herontwikkeling van het pand aan de Gentsestraat door de SHM te lang op zich laat wachten. IBM is al een tijdje in onderhandeling met de West-Vlaamse Investeringsmaatschappij (WVI) over de aankoop van gronden aan de Kokelarestraat. Deze onderhandelingen verkeren al lange tijd in een impasse vanwege verschillen van mening over het al dan niet uitrusten van de grond en de daarmee samenhangende grondprijs. De SHM geeft de voorkeur aan het kopen van niet-uitgeruste grond omdat de kosten lager zijn en voor de uitrusting van de grond subsidies van de VMSW beschikbaar zijn. De voortgang van dit project is ook vertraagd, doordat de oorspronkelijk bestemming, sociale koopwoningen, is veranderd naar sociale huurwoningen. Het is zeer onzeker of de realisatie van sociale woningen op deze locatie binnen afzienbare termijn nog mogelijk is. Het project wordt immers niet opgenomen in het bovenvermelde woonbeleidsconvenant dat de stad Izegem met de Vlaamse overheid wil afsluiten. 2 : zie Stad Izegem (april 2016) Visie 2030 Izegem. Stad in beweging. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 13 VAN 58

14 OD 1.2: De SHM (met koopactiviteiten) realiseert nieuwe sociale koopwoningen Beoordeling: niet van toepassing IBM is historisch gezien een zuivere huurmaatschappij. De koopwoningen in het actieterrein worden in overleg met de stad Izegem meestal gerealiseerd door andere SHM s. Zo werkt IBM samen met De Mandelbeek aan het gemengde project Hondekensmolenstraat: 16 koopwoningen deel uitmakend van een project omvattende 28 woningen. De samenwerking van IBM met deze SHM beoordeelt de visitatiecommissie bij OD 5.5: de SHM streeft ernaar te evolueren naar een echte woonmaatschappij. OD 1.3 De SHM (met koopactiviteiten) brengt sociale kavels op de markt Beoordeling: niet van toepassing IBM is historisch gezien een zuivere huurmaatschappij, waardoor dit onderdeel niet beoordeeld wordt. De SHM heeft nog nooit kavels op de markt gebracht. Van het BSO-kavels (objectief: 4 kavels) is er nog geen enkele gerealiseerd. De stad Izegem geeft geen prioriteit aan het realiseren van dit objectief. OD 1.4 De SHM verwerft gronden en panden om sociale woonprojecten en kavels te realiseren Beoordeling: goed IBM heeft een duidelijke, maar voorzichtige en bedachtzame, strategie voor de verwerving van gronden en panden om sociale huurprojecten te realiseren. De beperkt beschikbare grondreserves volstaan evenwel om de nodige sociale woonprojecten te kunnen uitvoeren. Het BSO-huur is immers al bereikt en de stad Izegem is bovendien geen voorstander van verdere uitbreiding van het sociale huurpatrimonium, dit met uitzondering van een beperkt aantal projecten in voorbereiding. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. De SHM heeft een zeer kleine grondreserve van circa 0,3 hectare die bestaat uit gronden en panden aan de Hondekensmolenstraat (2.866 m²) en de Gentsestraat 15 en 17 (980 m²). Hiermee behoort IBM tot de SHM s met de kleinste grondreserves. Voor de locatie Hondekensmolenstraat is een project in voorbereiding, voor de Gentsestraat nog niet (zie OD 1.1) 3. Omdat het BSO-huur al bereikt is, begrijpt de visitatiecommissie dat de SHM voorzichtig en bedachtzaam omgaat met de aankoop van gronden en panden. Dit begrip geldt niet voor het niet aanwenden van reeds gekochte gronden en panden. Zo vindt de visitatiecommissie dat IBM sneller zou kunnen starten met het ontwikkelen van de Gentsestraat en vraagt de SHM om in overleg met het stadbestuur de knoop door te hakken over de ontwikkeling van deze locatie (zie OD 1.1). In regel streeft IBM er naar om de tijd tussen de aankoop van panden en de uitvoering van een project zo kort mogelijk te houden. Dit vermindert ontwikkelrisico s en kosten voor de SHM. Deze strategie werkt goed door de overwegend goede samenwerking tussen het lokale bestuur en de SHM. In het verleden heeft de stad Izegem regelmatig via het recht van voorkoop panden aangekocht en later doorverkocht aan de SHM. Het project Erto is daar 3: In de prestatiedatabank staat ook nog het project CRC-Slagmeersenstraat vermeld als grondreserve. Dit project is in 2014 voorlopig opgeleverd, maar staat wellicht nog bij de grondreserve omdat door problemen met wateroverlast in de kelder dit project nog niet definitief is opgeleverd. De Gentsestraat staat niet vermeld in de prestatiedatabank. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 14 VAN 58

15 een succesvol voorbeeld van. Het project Gentsestraat toont echter aan dat de uitvoering soms lang op zich laat wachten. Sommige woonactoren vinden dat IBM wat meer initiatief had mogen tonen bij het verwerven en aanwenden van gronden en panden. Zij stellen dat de meeste verwervingen vooral tot stand zijn gekomen na aandringen van de stad Izegem. De visitatiecommissie wil dit nuanceren. De aankoop van de 7 sleutel op de deur appartementen in project Candice aan de Burgemeester Vandenbogaerdelaan toont aan dat IBM oog heeft voor de mogelijkheden die zich op de markt voordoen. Door een dreigend overaanbod aan appartementen heeft IBM door slim te onderhandelen deze appartementen kunnen aankopen van een privéontwikkelaar. Ook de aankoop van de Gentsestraat via het recht van voorkoop toont aan dat de SHM zelf initiatief neemt, maar dat dit initiatief helaas nog niet heeft geresulteerd in een concrete realisatie. Het voorkooprecht is voor IBM een belangrijk instrument om gronden en panden te verwerven. In elke vergadering van de raad van bestuur bespreekt de SHM dossiers inzake het voorkooprecht. Meestal beslist de vergadering negatief omwille van de ongunstige vraagprijzen. Evenwel heeft IBM in het verleden een aantal projecten via het recht van voorkoop gerealiseerd. OD 1.5 De SHM stemt haar aanbod af op de noden van verschillende groepen Beoordeling: goed De SHM heeft een patrimonium met veel kleine woningen en voegt vooral ook kleinere appartementen aan haar patrimonium toe om. Dit sluit aan bij de kenmerken van kandidaathuurders, veelal alleenstaanden. Via een lokaal toewijzingsreglement is een deel van het patrimonium voorbehouden aan senioren. De SHM werkt voor de huisvesting van specifieke doelgroepen samen met het OCMW en de vzw Beschut Wonen. IBM was een actieve deelnemer aan het Proefwonen -project. IBM heeft een bewuste strategie om tegemoet te komen aan de noden van bijzondere doelgroepen en werkt bij de realisatie van die strategie samen met relevante actoren. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed, maar vindt wel dat de SHM de noden van kandidaat-huurders beter moet analyseren en explicieter moet koppelen aan haar nieuwbouw- en renovatie-activiteiten. Het patrimonium van IBM bestaat vooral uit kleinere eengezinswoningen en appartementen. Ruim driekwart van de woningen heeft 1 of 2 slaapkamers. Het is vooral dat type dat de SHM bij nieuwbouw toevoegt aan haar patrimonium. Woningen met 3 slaapkamers zijn vrijwel allemaal eengezinswoningen. Het betreft ongeveer 25% van het patrimonium. Het aantal grote woningen is zeer beperkt: IBM heeft 11 woningen met 4 slaapkamers en geen enkele woning met meer dan 4 slaapkamers. Bij nieuwbouwprojecten voorziet IBM soms enkele grotere woningen. De strategie die de SHM toepast sluit op hoofdlijnen aan bij de noden van de kandidaat-huurders, namelijk vooral naar kleinere appartementen. De visitatiecommissie heeft echter geen analyses van wachtlijsten aangetroffen om de woningbehoefte in meer detail vast te stellen en te koppelen aan haar nieuwbouw- en renovatie-activiteiten. De visitatiecommissie beveelt aan om die analyses wel te maken. IBM wijst in principe geen woningen toe met een kamer op overschot. Dat betekent bijvoorbeeld dat alleenstaanden in beginsel niet in aanmerking komen voor een woning met 2 slaapkamers. Binnen de Vlaamse sociale huisvestingssector is dat een vrij uitzonderlijk standpunt. Hierdoor wordt het woningaanbod voor alleenstaanden ingeperkt met mogelijk langere wachttijden tot gevolg. Op basis van het overzicht met wachttijden kreeg de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 15 VAN 58

16 visitatiecommissie de indruk dat vooral eenoudergezinnen lang op een woning moeten wachten. Echter, grondige analyses van wachtlijsten ontbreken. IBM houdt nauwgezet de gegevens bij van kandidaat-huurders die een woning kregen toegewezen. De SHM registreert ook de wachttijd van inschrijving tot toewijzing. Het jaarverslag van IBM bevat een overzicht van het aantal kandidaat-huurders, het aantal toewijzingen en een analyse van de inkomens van kandidaat-huurders in functie van de in de toekomst mogelijk te ontvangen huur. Het jaarverslag bevat geen analyses van kandidaathuurders naar leeftijd, huishoudengrootte of wachttijden. De visitatiecommissie beveelt aan om die analyses wel regelmatig (bijvoorbeeld jaarlijks) te maken om na te gaan of specifieke groepen kandidaat-huurders onevenredig lang moeten wachten op een woning. In Izegem zijn 87 woningen (20% van het patrimonium van IBM) op basis van een lokaal toewijzingsreglement specifiek voorbehouden aan senioren. Het betreft voor bejaarden geschikte woningen met meestal 1 slaapkamer. De 6 in 2013 gerealiseerde seniorenwoningen in het CRC-gebouw aan de Slagmeersenstraat zijn recent aan de lijst toegevoegd. De woningen zijn voorbehouden aan kandidaat-huurders die op het ogenblik van toewijzing minstens 65 jaar oud zijn (zie ook OD 2.3). De SHM heeft de onder- en overbezetting van haar patrimonium geanalyseerd: ongeveer 5% van het patrimonium is onderbezet en 1% is overbezet. IBM contacteert deze huurders om hen te motiveren om naar een beter passende woning te verhuizen. In 2014 en 2015 zijn 13 huurders gemuteerd naar een andere woning in het patrimonium van IBM: 5 huurders vertrokken naar een kleinere woning, 6 huurders naar een grotere woning en 2 huurders verhuisden vanwege verminderde mobiliteit naar een beter aangepaste woning. Het lage aantal onderbezette woningen hangt ook samen met het aantal 1 en 2 slaapkamerwoningen in het patrimonium van de SHM. Onderbezetting komt dan niet vaak voor. IBM nam samen met andere SHM s en SVK s deel aan het intergemeentelijk experiment Proefwonen Midden-West-Vlaanderen 4. Dit experiment leidde in 2015 tot het intergemeentelijk lokaal toewijzingsreglement Proefwonen. IBM engageerde zich hierbij om een aantal toewijzingen, gelijk aan 5% van het gemiddelde van de laatste 5 jaar, te bestemmen voor kwetsbare doelgroepen, waarbij welzijnsdiensten instaan voor een opvolging van de woonattitudes. Het gaat over personen die vanwege uiteenlopende redenen er niet of moeilijk in slagen om duurzame huisvesting te vinden en daarvoor meestal nog wat begeleiding nodig hebben. De visitatiecommissie en de actoren waarmee de commissie sprak vinden dat IBM op een positieve manier in dit project participeerde. In 2014 en in 2015 wees de SHM telkens een woning toe in het kader van het Proefwonen -project. IBM verhuurt 2 woningen buiten het sociaal huurstelsel. Aan het OCMW stelt zij een woning aan de Slagmeesterstraat ter beschikking die geschikt is voor kamerbewoning door 4 personen. Aan vzw Beschut Wonen verhuurt IBM een grote woning aan de Papestraat met 6 kamers en een gezamenlijke keuken. 4 : Zie voor meer informatie: VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 16 VAN 58

17 PRESTATIEVELD 1: BESCHIKBAARHEID VAN WONINGEN Eindoordeel: goed IBM realiseerde in de periode nieuwe sociale huurwoningen. In 2015 werden nog 9 bijkomende woningen opgeleverd. Met een gemiddelde jaarlijkse groei van circa 2,5% van haar patrimonium presteert ze daarmee beter dan 3/4 de van de Vlaamse SHM s. De SHM heeft weinig woningen in uitvoering of voorbereiding: 12 huurwoningen in het gemengde huur/koopproject Hondekensmolenstraat. Dit heeft te maken met het feit dat het BSO-huur in de stad Izegem is behaald en het lokale bestuur nog slechts een beperkt aantal sociale huurprojecten wil realiseren. IBM heeft een duidelijke, maar terughoudende, strategie voor de verwerving van gronden en panden. Als gevolg hiervan zijn de grondreserves van IBM zeer beperkt, maar naar de mening van de visitatiecommissie adequaat voor het te realiseren aantal sociale woningen zoals voorzien het Vlaamse en het lokale woonbeleid (zie boven). De SHM heeft een patrimonium met veel kleinere woningen en voegt vooral ook kleinere appartementen aan haar patrimonium toe. Dit sluit op hoofdlijnen aan bij de beperkte gezinssamenstelling van de kandidaat-huurders. De visitatiecommissie heeft echter geen analyses van wachtlijsten aangetroffen om de woonbehoefte van kandidaat-huurders meer in detail vast te stellen en te koppelen aan haar nieuwbouw- en renovatie-activiteiten. De visitatiecommissie beveelt aan om die analyses wel te maken. Ongeveer 20% van het patrimonium is via een lokaal toewijzingsreglement voorbehouden aan senioren. De SHM werkt voor de huisvesting van specifieke doelgroepen samen met het OCMW en de vzw Beschut Wonen. IBM is een actieve deelnemer aan het Proefwonen -project. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 17 VAN 58

18 4.2 PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING SD2: De woningen zijn van goede kwaliteit OD 2.1 De SHM staat in voor de renovatie, verbetering, aanpassing of vervanging van het woningpatrimonium waar nodig Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) heeft geen concrete meerjarenplanning voor het behalen van de ERP2020 doelstellingen of de renovatie, verbetering of aanpassing van haar patrimonium. De SHM houdt wel veel informatie bij over het onderhoud aan haar patrimonium, maar die informatie heeft vooral een financieel karakter en biedt weinig inzicht in de kwaliteit en de onderhoudsnoden van het patrimonium. IBM is vergevorderd met het behalen van de ERP2020 doelen, maar de SHM heeft moeite om onderhouds- en herstellingswerken op een adequate manier te plannen en te organiseren. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling voor verbetering vatbaar. IBM beschikt over een, recent opgemaakte, globale renovatie- en onderhoudsplanning. Deze planning bestaat uit een Excelfiche met daarin alle wooncomplexen. Per wooncomplex zijn forfaitaire budgetten opgenomen voor diverse onderhouds- en renovatiewerken, zoals dakwerken, buitenschrijnwerk, keukens, centrale verwarming, badkamers, elektriciteit, vloeren en buitenmuurisolatie. Op basis van de budgetten per woning zijn de benodigde kosten voor deze werken ingeschat. De SHM hanteert een onderverdeling naar werkzaamheden in 10-jaarsperioden ( of ). IBM gebruikt de totaalbedragen uit de planning om een globaal budget voor onderhouds- en renovatiewerken te bepalen en om in de financiële meerjarenbegroting op te nemen (zie OD 5.4). Op basis van de onderhoudsmeldingen bepaalt de SHM de uitvoering van het onderhoud en de renovaties. De SHM stelt dat zij jaarlijks alle groepen woningen overloopt en zij aan de hand van de werkelijke toestand op het terrein beoordeelt of bepaalde werken binnen een periode van 3 jaar moeten gebeuren of niet. De visitatiecommissie heeft van deze inspecties geen verslaggeving aangetroffen en ook geen concrete planning gezien die deze onderhoudsactiviteiten aanstuurt. De SHM houdt onderhoudsinterventies in haar patrimonium nauwgezet bij in Excelfiches. Door deze wijze van registeren zijn er veel gegevens over interventies in woningen beschikbaar, maar is die informatie gefragmenteerd over een groot aantal bestanden en tabbladen. Hierdoor beschikt IBM niet over een toegankelijke en overzichtelijke inventaris van de onderhoudsstaat van haar patrimonium. Door de beperkte omvang van het patrimonium is echter veel informatie over het patrimonium gekend bij de directie en de medewerkers. Dit inzicht kan zeer behulpzaam zijn voor de verdere ontwikkeling van de renovatie- en onderhoudsstrategie. IBM verbetert de kwaliteit van haar patrimonium vooral wanneer een woning leegkomt of via deelrenovaties, zoals de vervanging van daken, ramen en CV-installaties. Dat doet de SHM meestal met eigen middelen (zie OD 5.1) soms aangevuld met premies voor de plaatsing van energiezuinige verwarmingsinstallaties (zie OD 3.1). In haar jaarverslag 2014 stelt de SHM dat toekenning van financiering via FS3 voor renovaties zoals dakisolatie en plaatsing van energiezuinige verwarming geen prioriteit heeft voor de Vlaamse overheid. Wellicht verwijst de SHM naar de tijdelijke renovatiestop in 2012/2013. De visitatiecommissie heeft de indruk dat de SHM zelf ook geen grote prioriteit hecht aan het verkrijgen van financiering voor renovaties (zie OD 5.1). In de periode heeft de SHM geen renovatieprojecten VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 18 VAN 58

19 aangemeld bij de VMSW. Ook heeft de visitatiecommissie nog geen concrete voorbereidingen aangetroffen voor projecten die in de, samen met de VMSW opgestelde, ERP planning staan vermeld voor een totaalrenovatie of vervangingsbouw (zoals de Zonnebloemlaan). IBM boekt goede vooruitgang bij het realiseren van de ERP2020-eisen om de energieprestaties van het patrimonium te verbeteren. Eind 2014 voldeed 80% van het patrimonium aan alle prioritaire doelen (dubbele beglazing, dakisolatie en energiezuinige verwarmingsinstallatie); in 2010 was dat nog 66%. Ruim driekwart van de SHM s heeft nog een grotere openstaande opgave, in 2010 was dit nog 2/3 de van de SHM s. Van het patrimonium van IBM voldoet 91% aan de eis voor dubbele beglazing. De SHM behoort daarmee tot de middenmoot van de sector. Eind 2014 hadden 14 woningen (6%) en 24 appartementen (12%) nog buitenschrijnwerk met enkel glas. Op het gebied van dakisolatie voldoet 88% van het patrimonium aan de norm. Ook op dit onderdeel bevindt de SHM zich in het midden van het peloton. Nog 44 eengezinswoningen hebben geen toereikende dakisolatie (19%). Alle appartementen voldoen aan de norm voor dakisolatie. 98% van de woongelegenheden beschikt over een energiezuinige verwarming. Hiermee laat IBM 4/5 de van de SHM s achter zich. De visitatiecommissie heeft geen planning aangetroffen die erop is gericht om de openstaande ERP-doelen tegen 2020 te realiseren. Wat betreft de niet-prioritaire ERP-doelen, zoals gevelisolatie en duurzame ventilatiesystemen, wacht de SHM nog een aanzienlijke opgave. Zo heeft de helft van de woningen nog geen gevelisolatie. De visitatiecommissie heeft geen planning aangetroffen om de gevelisolatie te verbeteren. De visitatiecommissie adviseert om dit op te nemen in de nog te maken onderhouds- en renovatieplanning. De SHM beschikt niet over een eigen onderhoudsdienst, maar werkt met externe onderhoudsfirma s. Er is geen uitgeschreven procedure voor het afhandelen van herstellingen. De medewerkster verantwoordelijk voor de herstellingen legt meldingen vast in een Excelfiche, geeft vervolgens herstelopdrachten door aan daarvoor geselecteerde aannemers en houdt toezicht op de opvolging van die opdrachten. Huurders en actoren zijn vol lof over deze medewerkster: vriendelijk, betrokken, goed bereikbaar en hardwerkend. Toch zijn zij niet tevreden over de opvolging van het onderhoud. Dit wordt door hen toegeschreven aan de vele herstellingen die nodig zijn aan verouderde complexen in het patrimonium, zoals de appartementen in de Zonnebloemlaan en de ouderenwoningen aan de Bosmolens. IBM stelt dat de (langere) doorlooptijden mede het gevolg zijn van de grondige aanpak van herstellingen die zij nastreeft. IBM vindt dat zij haar huurders goed informeert over aanpak en de verwachte doorlooptijd. Dit sluit niet aan bij de signalen die de visitatiecommissie in de gesprekken met huurders en woonactoren ontving. Dit pleit voor representatieve metingen van de tevredenheid van huurders over de uitvoering van herstellingen; metingen die IBM echter tot op heden nog niet uitvoert (zie OD 6.3). Kleine werkzaamheden aan de gemeenschappelijke delen van het patrimonium (zoals het vervangen van lampen) worden uitgevoerd door 9 conciërge-vrijwilligers (zie OD 4.2). Zij melden noodzakelijke herstellingen aan de gemeenschappelijke delen aan IBM, informeren bewoners over de geplande herstellingstermijnen, zijn de contactpersoon voor de uitvoerende aannemer en zien toe op de goede uitvoering van herstellingen. Enige tijd is via het OCMW een medewerker aangesteld geweest om kleine herstellingen aan gemeenschappelijk delen uit te voeren. Actoren en huurders meldden de visitatiecommissie dat de kwaliteit van het patrimonium, de opvolging van herstellingen en van werkzaamheden die bij start van een nieuwe verhuring zijn VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 19 VAN 58

20 beloofd aan de huurder, belangrijke aandachtspunten zijn. Dit vertaalt zich ook in een vrij hoge frictieleegstand, mede omdat kandidaten regelmatig de aangeboden woning weigeren vanwege de onderhoudsstaat (zie OD 5.2). IBM herkent dit knelpunt, maar stelt dat het herstellen van woningen bij een nieuwe verhuring, inclusief een hogere frictieleegstand, goedkoper is dan de kosten, inclusief structurele leegstand, van vervangende nieuwbouw en totaalrenovaties. Actoren vermoeden dat vooral de werkdruk de SHM verhindert om onderhoudswerken goed op te volgen. Het rechtstreeks melden van storingen (bijvoorbeeld bij uitvallen van de CV) aan de voor herstel verantwoordelijke firma s kan wellicht een oplossing bieden. Huurders waarmee de visitatiecommissie sprak zijn hiervoor vragende partij. Ook zijn zij vragende partij voor een permanentie voor dringende herstellingen in de avonduren of tijdens het weekend, bijvoorbeeld in de vorm van een servicecontract (zie ook OD 6.1). Veel SHM s passen deze werkwijze al toe. In vergelijking met andere SHM s heeft IBM zeer lage onderhoudskosten. In 2014 bedroegen die kosten 141 euro per woning. Slechts 2 SHM s hadden een lager kostenniveau. IBM stelt dat dit het gevolg is van een efficiënt en effectief beleid, zoals het werken met kwaliteitsvolle materialen en uitrusting (zoals CV-installaties en keukens die volgens de directie degelijker zijn dat de varianten die men vaak in de sociale woningbouw toepast). De visitatiecommissie vindt dit een interessante stellingname, maar op basis van de beschikbare gegevens is de visitatiecommissie van oordeel dat de lage kosten vooral het gevolg zijn van (te) lage onderhoudsinspanningen van IBM. De vele meldingen van huurders en actoren over de gebrekkige onderhoudskwaliteit en de afwezigheid van een concrete onderhouds- en renovatieplanning ondersteunen deze conclusie. Gezien de onderhoudsnoden van het patrimonium van IBM is er dringend behoefte aan een goede inventarisatie van het patrimonium en een daarop gebaseerde meerjaren onderhouds- en renovatieplanning. Deze planning moet er onder andere op gericht zijn om kwaliteit van het huidige patrimonium op peil te houden en de ERP2020-doelstellingen tijdig te halen. De visitatiecommissie beveelt IBM daarom aan om de huidige rudimentaire onderhouds- en renovatieplanning op korte termijn uit te bouwen tot een concreet managementinstrument dat aangeeft wanneer de SHM welke maatregelen gaat nemen, wat de kostprijs is en hoe deze maatregelen zullen worden gefinancierd. De commissie adviseert om deze planning samen met huurders op te stellen en ook te communiceren met de woonactoren. OD 2.2: De SHM is milieuvriendelijk in functie van de betaalbaarheid Beoordeling: goed IBM heeft een visie op milieuvriendelijkheid in functie van betaalbaarheid. Die visie bestaat vooral uit het verhogen van de energiezuinigheid van het patrimonium via het behalen van de ERP2020 doelen en het duurzaam omgaan met grondstoffen en locaties door kwaliteitsvol en inbreidingsgericht bouwen. Een ander onderdeel van de visie op milieuvriendelijkheid bestaat uit de wens om meer alternatieve energiebronnen, zoals zonne-energie, te benutten. De SHM heeft de eerste stappen gezet in het realiseren van dit aspect van deze visie door het plaatsen van zonneboilers bij enkele recente projecten. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. Naast de inspanningen om de ERP2020-doelen tijdig te bereiken, is de belangrijkste bijdrage die IBM op vlak van milieuvriendelijkheid levert te vinden in haar inbreidingsgerichte en verdichtende vervangingsbouw. De renovatie in combinatie met nieuwbouw - van de Heilig VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 20 VAN 58

21 Hartschool is daar een voorbeeld van, evenals de projecten aan de Camiel Ameyestraat en het Erto -project aan de Ommegangstraat/Krekelstraat (zie OD 1.1). IBM volgt de wettelijke vereisten voor de energieprestaties bij nieuwbouw- en renovatieprojecten, zoals de K-waarden en het E-peil. Zij respecteert die eisen maar heeft niet de ambitie om woningen met nog hogere energieprestaties te bouwen. De SHM richt zich verder vooral op het energiezuiniger maken van het patrimonium door het realiseren van de prioritaire ERP2020 doelen (zie OD 2.1). De SHM vindt dat het Vlaamse duurzaamheidsbeleid nog teveel inzet op het gebruik van fossiele brandstoffen. IBM zou veel sterker willen inzetten op alternatieve vormen van energieopwekking, zoals zonne-energie. Op bescheiden schaal brengt de SHM deze visie in de praktijk zoals het plaatsen van zonnepanelen en zonneboilers in het CRC-gebouw aan de Slagmeersenstraat en de Heilig Hartschool. De SHM besteedt bij de ontwikkeling van het gemengde huur/koop-project aan Hondekensmolenstraat (zie OD 1.1) aandacht aan duurzaamheid. Voor dit project is een architectuurwedstrijd uitgeschreven. Duurzaamheid, ecologie en energie maakten deel uit van de beoordelingscriteria. De SHM heeft echter onvoldoende aannemelijk kunnen maken dat deze criteria ook daadwerkelijk zijn toegepast bij de beoordeling van de ontwerpen. De architectuurwedstrijd werd in 2 fasen georganiseerd. Uit de rapportage van de eindbeoordeling van fase 1 is niet op te maken in welke mate duurzaamheid een rol speelde bij de eerste selectie. De commissie kreeg wel het volledige verslag van fase 2 waarin de architect voor het project werd geselecteerd. Echter ook in dit verslag heeft de jury ontwerpen niet expliciet getoetst op duurzaamheid. De visitatiecommissie vindt dit een gemiste kans. IBM gelooft sterk in een duurzame en kwaliteitsvolle aanpak van renovaties om te voorkomen dat later ongeplande en dure onderhoudswerken moeten plaatsvinden omdat installaties en bouwdelen te snel slijten en verouderen. Dit is terug te vinden in de grondige (maar ook dure) renovatie en herbestemming van de voormalige Heilig Hartschool (zie OD 3.1). Ook in dit project is sprake van milieuvriendelijke maatregelen zoals het gebruik van een collectief warmwatersysteem met een zeer grote zonneboiler. De SHM verwacht dat deze aanpak de verbruikskosten voor bewoners zal verlagen. De bedrijfszekerheid van het collectief systeem is volgens de SHM groter dan bij kleine individuele installaties. Bovendien vergt deze aanpak geen private (sterk geïsoleerde) ruimte voor de technische installaties in de individuele woningen. Het sociaal economiebedrijf vzw Werkspoor voert energiescans uit in het patrimonium van IBM. De SHM informeert huurders per brief over deze scans en ontvangt van Werkspoor overzichten met de woningen die bezocht zijn (zie ook OD 3.2). De visitatiecommissie heeft naar aanleiding van de uitgevoerde scans geen analyses door IBM of vervolgacties aangetroffen. De visitatiecommissie stelt vast dat op projectniveau IBM soms aandacht besteedt aan milieuvriendelijkheid in functie van betaalbaarheid (bijvoorbeeld bij de Heilig Hartschool), maar dat die aandacht niet structureel is verankerd in de werking van de SHM. In het project Hondekensmolenstraat heeft de visitatiecommissie bijvoorbeeld weinig aandacht voor milieuvriendelijke maatregelen in functie van betaalbaarheid aangetroffen. Bovendien zijn veel maatregelen (zoals het gebruik van kwaliteitsvolle materialen en installaties) gebaseerd op de aanname dat die op termijn kostenbesparend werken. De commissie adviseert om met VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 21 VAN 58

22 enige regelmaat te controleren of die aannames ook kloppen, bijvoorbeeld door het analyseren van onderhoudskosten en door navraag te doen bij huurders. De visitatiecommissie beveelt IBM aan om haar visie op milieuvriendelijkheid uit te werken in een duidelijke strategie en concrete acties, waarbij er voldoende aandacht uitgaat naar de ontwikkeling van een richtinggevend kader bij de realisatie van nieuwbouw- of renovatieprojecten en de sensibilisering van huurders. De rapporten van reeds gevisiteerde SHM s bieden hiertoe voldoende aanknopingspunten, ook op het vlak van het gebruik van alternatieve energiebronnen. OD 2.3: De SHM bouwt aanpasbaar Beoordeling: goed IBM stimuleert huurders met verminderde mobiliteit bij voorkeur om te verhuizen naar een andere woning in haar patrimonium. Door het toevoegen van nieuwe seniorenwoningen wil IBM ervoor zorgen dat er voldoende aangepaste woningen beschikbaar zijn. Hoewel de SHM in haar ondernemingsplan (zie ook OD 5.7) hiertoe wel ambities formuleerde, bouwde IBM geen aangepaste woningen en onderneemt de SHM weinig activiteiten om haar bestaande patrimonium flexibel inzetbaar en toegankelijk te maken voor verschillende doelgroepen. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed, maar vindt tegelijkertijd dat zij de ambities geformuleerd in het ondernemingsplan actiever dient na te streven. Aanpasbaar gebouwde woningen zijn met kleine ingrepen bewoonbaar te maken voor iemand met een beperkte zelfredzaamheid. Aanpasbaar bouwen laat maatwerk toe voor de specifieke noden van bewoners. In de periode realiseerde IBM geen enkele woning volgens dit principe. Aangepaste woningen zijn geschikt gemaakt voor bewoning door iemand met een fysieke beperking voordat de persoon in kwestie gekend is. De aanpassingen maken in principe bewoning mogelijk door iedereen die tot de betreffende doelgroep hoort (zie OD 1.5). Sinds 2010 realiseerde IBM 3 aangepaste huurwoningen. IBM is bijzonder terughoudend met het aanpassen van bestaande woningen voor huurders met een fysieke beperking. De SHM stimuleert deze huurders, bijvoorbeeld door een gesprek op kantoor van de SHM, bij voorkeur om te muteren naar een geschikte woning elders in het patrimonium (zie ook OD 1.5). Huurders krijgen wel toestemming om de nodige aanpassingswerken uit te voeren zodat zij hun eigen woning kunnen blijven bewonen (bijvoorbeeld het plaatsen van een traplift, wandbeugels, een douchezitje, enz.). De SHM begeleidt huurders evenwel niet in de procedure om hiervoor een tussenkomst van het VAPH te bekomen. IBM heeft op dit moment 87 seniorenwoningen, waaronder het in 2013 gerealiseerde CRCproject (6 seniorenappartementen) gelegen in de onmiddellijke nabijheid van het woonzorgcentrum De Roode Poort en het project Ter Biest (12 seniorenappartementen en 10 seniorenwoningen) op de site van het OCMW-Izegem en in de onmiddellijke nabijheid van het woonzorgcentrum De Plataan. De bewoners van deze complexen kunnen gebruik maken van de diensten van de genoemde woonzorgcentra. IBM is van mening dat het aantal voor senioren aangepaste woningen, en de ligging daarvan in haar actieterrein, toereikend is. IBM vindt bovendien dat zij huurders voldoende ondersteuning biedt bij het muteren naar een aangepaste woning. Uit de gesprekken met diverse VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 22 VAN 58

23 actoren blijkt dat zij een andere mening hebben. Zij vinden dat IBM weinig rekening houdt met de wens van huurders met een fysieke beperking om in dezelfde wijk te blijven wonen. Veel SHM s hanteren een strategie die gericht is op levensloopbestendig wonen op wijkniveau. Zij bieden daarbij een actieve ondersteuning met ingrepen en aanpassingen van de woning om de zelfredzaamheid van huurders te verhogen zodat huurders in hun vertrouwde omgeving kunnen blijven wonen. In haar ondernemingsplan besteedde IBM aandacht aan de impact van de vergrijzing en omarmt de SHM het principe van zo lang mogelijk zelfstandig blijven wonen. Zij voorziet een groeiende vraag naar bejaardenwoningen en vertaalde dat in de realisatie van nieuwe woningen, zoals de 6 woningen in het CRC-project. IBM stelt in haar ondernemingsplan dat zij woningen voortdurend aanpast aan nieuwe reglementeringen en normen om te zorgen dat huurders zo lang mogelijk thuis kunnen wonen. De visitatiecommissie vindt dat dit uitgangspunt op gespannen voet staat met de praktijk van de SHM die vooral inzet op het laten verhuizen van huurders naar een andere geschikte woning in het patrimonium. Bovendien stelt de IBM dat ze de woningen aanpasbaar wil bouwen zodat de SHM deze later tegen geringe meerkosten kan aanpassen aan de specifieke aard van de handicap van toekomstige bewoners. Zoals eerder reeds aangegeven bouwde IBM in de periode geen aanpasbare woningen. De visitatiecommissie waardeert dat IBM via het beschikbaar stellen van seniorenwoningen een bijdrage levert aan het aantal aangepaste woningen in haar patrimonium. Het blijft echter onduidelijk of het aantal aangepaste woningen voldoende aansluit bij de noden van huurders en kandidaat-huurders. Voor IBM is dit uitermate relevant omdat eind 2014 al 40% van de huurders 65 jaar of ouder was; ruim 90% van de SHM s heeft een lager aandeel senioren. Dit onderstreept de nood om daadwerkelijk invulling te geven aan de ambitie van het ondernemingsplan om het bestaande patrimonium doorlopend aan te passen en aanpasbare woningen te bouwen. PRESTATIEVELD 2: KWALITEIT VAN WONINGEN EN WOONOMGEVING Eindoordeel: voor verbetering vatbaar De SHM heeft nog geen goede meerjarige planning gericht op het behalen van de ERP2020 doelstellingen of de renovatie en het onderhoud van haar patrimonium. IBM verzamelt wel veel informatie over verrichtingen in haar patrimonium, maar die informatie heeft vooral een financieel karakter en biedt weinig inzicht in de kwaliteit van het patrimonium. Huurders en woonactoren meldden veel onderhoudsgebreken en problemen met het uitvoeren van herstellingen. IBM heeft een visie op milieuvriendelijkheid. Die visie bestaat uit het realiseren van de ERP2020 doelen, het duurzaam omgaan met grondstoffen en locaties door kwaliteitsvol en inbreidingsgericht te bouwen en uit de wens om op grote schaal alternatieve energiebronnen zoals zonne-energie te benutten. De eerste twee onderdelen van de visie realiseert de SHM ook in de praktijk. Voor wat betreft het gebruik van alternatieve energiebronnen heeft IBM de eerste stappen gezet in het realiseren van deze visie door het plaatsen van zonneboilers bij enkele recente projecten. In haar ondernemingsplan formuleerde IBM de doelstelling om aanpasbare woningen te bouwen. Zij heeft hieraan geen invulling gegeven. De SHM stimuleert bewoners met een fysieke beperking om te verhuizen naar een andere, meer geschikte, woning in het VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 23 VAN 58

24 patrimonium. De SHM heeft echter nog geen inzicht of er voldoende geschikte woningen zijn en of die woningen op de juiste plaats staan. Omwille van het grote aandeel 65+ huurders, is het voor IBM uitermate relevant om een strategie te ontwikkelen om haar patrimonium flexibel inzetbaar maken. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 24 VAN 58

25 4.3 PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID SD3: De SHM draagt bij tot de betaalbaarheid van woningen OD 3.1 De SHM bouwt prijsbewust Beoordeling: goed We beschikken nog niet over met andere SHM s eenduidig vergelijkbare gegevens over de gemiddelde kostprijzen van bouw- en renovatieprojecten. Wel is er informatie beschikbaar die toelaat om na te gaan of een SHM prijsbewust bouwt, zonder dit in een context te zien van een onderlinge positionering. Uit deze data over Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) blijkt dat de SHM het subsidiabel leningsplafond (NFS2 en sinds 2012 FS3) in de ontwerpfase en bij de bestelling meestal heeft gerespecteerd, met uitzondering van 1 renovatiewerf waarbij de overschrijding substantieel was. De contractwijzigingen die leidden tot meerkosten tijdens de uitvoeringsfase schommelden de voorbije jaren rond de 1%. De visitatiecommissie heeft een terugkoppeling vastgesteld tussen de diverse onderdelen van het bouwproces, waarbij de SHM opgedane ervaringen uit het verleden valoriseert. IBM beschikt over ontwerprichtlijnen voor architecten en over een opvolgingsfiche van de projecten waarop de verschillende prijzen (raming, aanbestedingsprijzen, gunningsbedrag, eindbedrag) en mijlpalen zijn opgenomen. De SHM zet in op een striktere opvolging van de werven en op een goed opvolgingssysteem voor de kostprijs van projecten en dit vanaf het eerste idee tot de definitieve oplevering. De visitatiecommissie beoordeelt het prijsbewust bouwen bij de SHM als goed. IBM gaat reeds bij de verwerving van gronden en panden, in samenwerking met de VMSW, de financiële haalbaarheid van het geplande project na, zoals bij de aankoop in 2014 van het projectgebied in de Gentsestraat en de residentie Candice aan de Vandebogaerdelaan. Bij nieuwbouwprojecten voorziet de SHM telkens in voldoende woningen per hectare ( dichtheid ) zodat het grondaandeel binnen het subsidiabel leningsplafond blijft. In de periode heeft de SHM een aantal nieuwbouw- en renovatieprojecten opgestart waarvan de visitatiecommissie kon nagaan of het ramingsbedrag en bestelbedrag van de werken onder het subsidiabel leningsplafond bleef, dat als norm in de sector wordt gehanteerd. Indien de SHM onder het subsidiabel leningsplafond (NFS2 en sinds 2012 FS3) blijft, kan ze de investeringen financieren door middel van een gesubsidieerde lening. Indien de investeringen dit subsidiabel leningsplafond overschrijden, dient de SHM voor de overschrijding een beroep te doen op de eigen middelen of op een marktconforme en dus duurdere lening. De visitatiecommissie heeft 5 recent opgestarte of uitgevoerde nieuwbouwen renovatieprojecten van nabij bekeken. Uit deze analyse blijkt dat de SHM het subsidiabel leningsplafond heeft gerespecteerd in de ontwerpfase bij 2 van de 5 projecten en bij 1 van de 4 projecten bij de bestelling (1 project is nog niet besteld). Van de 3 projecten waarbij er tijdens de ontwerpfase een overschrijding was, is 1 project uiteindelijk besteld onder het leningsplafond. Bij 1 project was er bij bestelling een overschrijding en dit met ongeveer 0,5%. Bij het andere project, de renovatie van de Heilig Hartschool (17 huurappartementen en 5 nieuwbouwwoningen) was de overschrijding bij de raming en de bestelling erg hoog, respectievelijk, 30% en 56%. Dit was te wijten aan het feit dat het hier een totaalrenovatie, omvorming van een voormalig schoolgebouw naar een wooncomplex, betrof. In principe opteert de VMSW ervoor om bij renovaties die meer dan 80% van een nieuwbouw zouden kosten over te gaan tot sloop en vervangingsbouw. Voor dit concrete project was vervangingsbouw niet mogelijk omdat de toenmalige dienst Monumenten en Landschappen in 2006 wees op de belangrijke erfgoedwaarde van het schoolgebouw en het advies gaf om de site in zijn geheel te behouden. De SHM heeft de renovatie vervolgens heel grondig VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 25 VAN 58

26 aangepakt en ook een aantal elementen (bijvoorbeeld scheidingsmuren) onderhanden genomen die kenmerkend waren voor de site maar niet strikt zijn noodzakelijk voor de woonfunctie. Ten slotte heeft IBM geïnvesteerd in een collectieve installatie voor het warm sanitair water en de CV op basis van zonnepanelen en heeft ze een extra isolatie voorzien voor de circulatieleidingen. Naast het bestelbedrag van de werken is ook het uitvoeringsbedrag van belang, want dit bepaalt in welke mate de SHM het leningsplafond uiteindelijk heeft gerespecteerd. In de periode 2010 tot en met 2014 blijken er voor de 3 opgeleverde projecten meerwerken te zijn toegestaan. Deze schommelden tussen 0,58% en 1,52%. Al bij al zijn dit beperkte overschrijdingen en bij twee werven werd het leningsplafond uiteindelijk gerespecteerd. Tevens geeft de SHM aan dat ze de privatieve schilderwerken in de basisaanbesteding opneemt zodat de nieuwe huurder een nieuwe woning kan betrekken die op dit punt instapklaar is. De SHM levert de volgende inspanningen om meer kostenbewust te bouwen: o IBM heeft een uitgebreid en gedetailleerd opvolgingssysteem van het bouwproces vanaf de eerste administratieve stappen tot de definitieve oplevering. De SHM beschikt dus over de nodige informatie om de kostprijs van haar projecten op te volgen en de nodige terugkoppeling te voorzien waarbij opgedane ervaringen uit het verleden gevaloriseerd worden. De uitgevoerde nacalculatie is heel overzichtelijk en uitgebreid. De gedetailleerde informatie vat ze dan nog eens samen in een gestructureerde projectfiche en in een projectplanningssysteem zodat ze de globale vooruitgang van alle projecten gemakkelijk kan opvolgen; o de SHM geeft de nodige ontwerprichtlijnen, aanvullend op de C2008 van de VMSW, mee met de architecten. Deze bevatten een pakket aan eisen en aanbevelingen die gebaseerd zijn op de bouwervaring van de SHM; o de SHM maakt gebruik van de architectuurwedstrijd, onder andere om de bouwkost onder controle te houden (bijvoorbeeld Hondekensmolenstraat). Het eisenpakket vervat in de oproep zelf is op dat vlak beperkt en bevat enkel een verwijzing naar de VMSWsimulatietabel. Ook bij de beoordeling van de voorstellen gaat IBM enkel na of het ontwerpteam de FS3-norm heeft gerespecteerd en of de raming realistisch is. Sommige SHM s gaan daarin verder en vragen de ontwerpteams om te ontwerpen aan 95% i.p.v. 100% van de FS3-norm zodat er nog enige marge is bij de uiteindelijke aanbesteding. Andere SHM s gaan nog verder en voorzien een bijkomende vergoeding voor de mate waarin de ontwerper onder de vooropgestelde maximum kostprijs blijft (FS3-norm). Uit de raming van het betreffende project (Hondekensmolenstraat), dat nog niet besteld is, blijkt wel dat de kostprijsnorm werd gerespecteerd (95%). IBM doet regelmatig een beroep op subsidies en tussenkomsten voor duurzaamheidsmaatregelen van onder andere de Vlaamse Overheid, Eandis en Infrax 5 om de kostprijs van de sociale huurwoningen te drukken. De voorbije jaren werd ongeveer euro aan dergelijke premies bekomen. De renovaties en de onderhouds- en herstellingswerken gebeuren woning per woning en vaak met eigen middelen. Groeperen van dergelijke werken zou volgens de visitatiecommissie schaalvoordelen kunnen opleveren en in sommige gevallen kunnen gefinancierd worden met gesubsidieerde FS3-leningen. 5 : Afhankelijk van de deelgemeente van Izegem is ofwel Infrax of Eandis de netbeheerder. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 26 VAN 58

27 OD 3.2 De SHM verhuurt prijsbewust Beoordeling: goed In 2014 bedroeg de gemiddelde jaarlijkse huurlast per woning 252 euro. Daarmee behoorde IBM tot de 35% Vlaamse SHM s met de hoogste huurlasten. De SHM onderneemt actie om de huurlasten te beperken. IBM voert voorcontroles uit bij een huuropzegging om kosten voor de vertrekkende huurder zo laag mogelijk te houden en zet in beperkte mate in op het sensibiliseren van de huurders over mogelijkheden om energiekosten te beperken. De visitatiecommissie vindt dat de SHM goede prestaties levert voor deze doelstelling. De kosten voor de huurder bestaan uit drie componenten: de huurlasten (waarop de SHM vat heeft) maar uiteraard ook de huurprijs (die afhankelijk is van het inkomen van de huurder en waarop de SHM geen invloed heeft) en de nutskosten voor elektriciteit, gas en water (waar een gedeelde verantwoordelijkheid ligt bij huurder en SHM). Bij IBM bedraagt de (mediaan) huurprijs per maand voor een eengezinswoning 250 euro. Dat is bij de 20% laagste van de sector. Voor de appartementen is dat 228 euro en daarmee behoort IBM tot de middenmoot van de sector. Het inkomen en de marktwaarde van de woning zijn de meest bepalende factoren van de huurprijs. Het mediaan equivalent netto-belastbaar inkomen van de huurders van IBM ligt met euro (2014) bij de 10% laagste van de Vlaamse SHM s. De gemiddelde huurlast per woongelegenheid bij IBM bedroeg 252 euro per jaar in Daarmee behoort de SHM tot de 35% van de Vlaamse SHM s met de hoogste huurlasten. Het niveau van de huurlasten houdt normalerwijze sterk verband met het aandeel van het patrimonium dat uit appartementen bestaat, namelijk 38%. Aan appartementen zijn meestal hogere huurlasten gekoppeld door de kosten voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen (traphal, lift, groen, ). Deze 38% is iets hoger dan het gemiddelde van de sector. De huurlasten schommelden in de periode tussen de 208 euro en de 283 euro. De totale huurlast bedroeg ongeveer euro in Dit is hoofdzakelijk verdeeld over 3 posten, namelijk de vergoedingen voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen (ongeveer euro), voor het onderhoud van de CV-installaties (ongeveer euro) en het onderhoud van de liften (ongeveer ). Het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en van de liften wordt uitsluitend doorgerekend aan de bewoners van appartementen. De SHM doet ook inspanningen om de huurlasten en de andere kosten voor de huurder onder controle te houden. Ze beschikt ook over gedetailleerde overzichten van de aangerekende huurlasten per woongelegenheid. o IBM heeft een brandverzekering afgesloten ( afstand verhaal ten opzichte van huurder ). De kost hiervan voor de huurder bedraagt ongeveer 11 euro per jaar. Dit houdt in dat de huurder enkel een brandverzekering moet afsluiten voor zijn inboedel. Vanuit het standpunt van de huurder doet dit de kosten dalen. Hij dient immers geen individuele verzekering meer af te sluiten. Dit is een praktijk die alle SHM s toepassen, ook om zeker te zijn dat de huurderaansprakelijkheid is afgedekt door een verzekering; o de controle van de CV- en warmwaterinstallatie is uitbesteed aan de firma s die de ketels hebben vervaardigd en geplaatst (zie OD 2.1). Volgens de SHM biedt dit betere garanties op een correct onderhoud. Omdat de SHM ketels van verschillende merken heeft afhankelijk van het resultaat van de aanbesteding - heeft dit als gevolg dat meerdere firma s controle en onderhoud uitvoeren. Op basis van de gedetailleerde informatie van de huurlasten blijkt dat er hierbij geen schaalvoordelen worden behaald. Sommige firma s onderhouden maar enkele installaties en rekenen daarvoor een hogere prijs aan per VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 27 VAN 58

28 installatie dan firma s die meer systemen in portefeuille hebben. De SHM rekent wel een gemiddelde prijs door voor het onderhoud over alle huurders heen; o de SHM voorziet de woongelegenheden van anti-kalkafzettingssystemen. Dit heeft als voordeel dat de diverse huishoudtoestellen van de huurders minder snel verslijten of efficiënter blijven werken met minder verbruik als gevolg; o het onderhoud van het groen dat tot het openbaar domein zal behoren, wordt systematisch overgedragen aan de betrokken gemeente zodat de kosten voor groenonderhoud doorgerekend aan de huurders heel beperkt zijn; o voor het project CRC-gebouw te Izegem met 6 appartementen heeft de SHM zonnepanelen voor de nutsvoorzieningen voor de gemeenschappelijke delen voorzien om zo voornamelijk het energieverbruik van de liften te dragen; o bepaalde kleine werkzaamheden worden door de conciërge-vrijwilligers uitgevoerd waardoor de kosten voor de huurders beperkt kunnen worden (zie OD 4.2); o bij een eerste nieuwe verhuring van een woning zorgt de SHM voor de schilderwerken (zie OD 3.1); o de SHM rekent geen kosten aan voor de plaatsbeschrijvingen noch past ze vermeerderingen (veelal 10%) bij huurdersachterstallen toe. Over het algemeen vonden huurders de huurlasten aanvaardbaar. De visitatiecommissie suggereert wel dat de SHM meer gebruik maakt van de schat aan informatie waarover ze beschikt om gericht in te zetten op een verdere beperking van de huurlasten. In sommige gebouwen waar zowel onderhoud van de gemeenschappelijke delen als van de liften wordt aangerekend kunnen de huurlasten toch hoog oplopen. In het verleden dienden de huurders zelf in te staan voor het schoonmaken van de gemeenschappelijke delen in de appartementsblokken om zo de huurlasten verder te drukken. De SHM geeft aan dat dit vrij moeilijk lag en dat ze daarom besliste om een eigen poetsdienst uit te bouwen (zie hoofdstuk 3). Naar aanleiding van het langdurig uitvallen van een medewerker van de poetsdienst heeft de SHM recent wel het poetsen gereorganiseerd en meer verantwoordelijkheid gelegd bij de huurders. Hoe properder de huurders de gemeenschappelijke delen houden, hoe minder tijd dient besteed te worden aan het poetsen en hoe minder kosten de SHM doorrekent aan de huurder. Bij de opzegging van het huurcontract voert de SHM een voorcontrole uit waarbij een medewerker ter plaatse gaat om de eventuele huurschade te bekijken. Bij een dergelijke voorcontrole kan de SHM aangeven welke elementen de huurder zelf tijdig kan oplossen, waardoor in sommige gevallen dure afrekeningen voor de huurder voorkomen kunnen worden. Tevens kan dat als voordeel hebben dat de nieuwe huurder een woning betrekt die beter op orde is. IBM levert beperkte inspanningen om de huurders te sensibiliseren over het verbruik van de nutsvoorzieningen. De SHM heeft sinds 2014 een overeenkomst afgesloten met een energiesnoeibedrijf voor het laten uitvoeren van energiescans. De SHM wil daarmee een beter inzicht krijgen in het werkelijke energieverbruik van woningen. Er werden in 2014 en 2015 ongeveer 140 scans uitgevoerd. De energiesnoeiers contacteerden 249 huurders en een 110-tal gingen niet in op het aanbod. Tevens krijgen de huurders beknopte informatie over de technische installatie van hun woning. Andere sensibiliseringsacties onderneemt de SHM niet. De visitatiecommissie suggereert om in te zetten op de sensibilisering van de huurders omtrent nutsvoorzieningen en omtrent een goede kennis van de CV-installatie en eventueel van de ventilatie. Dit kan bijdragen tot het verlagen van de energiekosten en het verbeteren van het binnenklimaat. Voor SHM kan dit als voordeel hebben dat de onderhoudskosten verlagen (zie OD 2.2). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 28 VAN 58

29 PRESTATIEVELD 3: BETAALBAARHEID Eindoordeel: goed De visitatiecommissie is van mening dat de SHM een goed beleid voert op het vlak van prijsbewust bouwen. De SHM respecteert tijdens de ontwerpfase en de bestelling over het algemeen het subsidiabel leningsplafond. Bovendien houdt IBM de contractwijzigingen tijdens de uitvoeringsfase onder controle. IBM behoort tot de 35% SHM s met de hoogste huurlasten, maar haar patrimonium omvat ook meer appartementen dan van veel andere SHM s. Aan appartementen zijn meestal hogere huurlasten gekoppeld door de kosten voor het onderhoud van de gemeenschappelijke delen en de liften. IBM nam de afgelopen jaren verschillende initiatieven om de huurlasten en in mindere mate de energiekosten terug te dringen. Bij een huuropzeg voert de SHM een voorcontrole uit waardoor de vertrekkende huurder tijdig op de hoogte is van de gebreken en de herstelkosten kan beperken. De visitatiecommissie suggereert wel dat de SHM meer gebruik maakt van de schat aan informatie waarover ze beschikt om gericht in te zetten op een verdere beperking van de huurlasten en dus vooral bij de complexen met hoge huurlasten. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 29 VAN 58

30 4.4 PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID OD 4.1 De SHM zet zich in voor een zo goed mogelijke woonzekerheid Beoordeling: goed De Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) heeft een procedure voor het opvolgen van de betalingsachterstanden. Ze onderneemt meerdere acties om uithuiszetting te vermijden en werkt daartoe samen met het OCMW, de Huisvestingsdienst Regio Izegem (HRI) en het CAW. Zij heeft een duidelijke strategie, die zij ook consequent toepast, om beëindiging van huurovereenkomst wegens huurdersachterstal, overlast of verwaarlozing van de woning te voorkomen. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van IBM voor deze operationele doelstelling als goed. Maandelijks overloopt de SHM alle huurdersachterstallen samen met medewerkers van het OCMW en van de HRI. Het OCMW verzoekt/begeleidt daarop de door haar gekende huurders om de achterstal te vereffenen of een afbetalingsplan op te maken. De HRI doet hetzelfde met de andere huurders. Op deze wijze hebben deze partners samen een systeem opgezet om alle huurders met achterstal rechtstreeks aan te spreken. Daarnaast organiseert IBM zelf ook huisbezoeken om zo de betrokken huurder van nabij te kunnen opvolgen en de globale situatie te kunnen inschatten. In het gesprek van de visitatiecommissie met vertegenwoordigers van deze diensten wezen zij op de positieve resultaten van deze samenwerking. Het OCMW en de HRI zijn ook bereid om in te gaan op signalen inzake leefbaarheid, burenruzies en mogelijke domiciliefraude om zo een uithuiszetting te vermijden. Daarnaast heeft IBM voor de opvolging van leefbaarheidsproblemen bij huurders in februari 2014 met het CAW een samenwerkingsovereenkomst preventieve woonbegeleiding afgesloten. Bij een probleem schakelt de SHM eerst het CAW in alvorens over te gaan tot een uithuiszettingsprocedure. Binnen deze samenwerking heeft de SHM in 2014 en dossiers overgemaakt aan het CAW. Hiervan zijn op het moment van de visitatie 4 positief afgerond, waardoor het probleem is aangepakt en uithuiszetting vermeden. De 5 overige dossiers zijn nog in behandeling. In het gesprek met de woon- en welzijnswerkers spreekt het CAW haar waardering uit over de samenwerking met de SHM. De SHM beschikt over een procedure huurachterstal die toelaat de huurder met betalingsproblemen op te volgen en die erop gericht is uithuiszettingen zoveel mogelijk te vermijden. De procedure bevat een goed evenwicht tussen de belangen van de SHM en die van de huurder. De huurgelden zijn te betalen tegen de 10 de van de maand. Bij huurdersachterstal op de 15 de dag van de maand zal de SHM de huurder telefonisch contacteren en verzoeken de achterstallen aan te zuiveren. Binnen de anderhalve week na dit gesprek volgt een schriftelijk verzoek. Vereffent de huurder de schulden nog niet dan volgt een eerste aanmaning. Vanaf dit moment zal de SHM administratiekosten aanrekenen. Indien de huurder niet handelt volgt een nieuwe aangetekende aanmaning. IBM nodigt tegelijk de betrokken huurder uit voor een gesprek met de directeur en de voorzitter. In een volgende stap wordt het dossier voorgelegd aan de vrederechter. In het werkjaar 2014 heeft de SHM 175 aanmaningen verstuurd. Daarnaast voerde de SHM 252 andere handelingen uit, zoals het versturen van s, telefonische oproepen aan huurders, besprekingen met de OCMW-begeleiders (naast het maandelijks overleg) en 124 diverse persoonlijke afspraken met een huurder. De medewerkers kennen de procedure huurdersachterstallen en passen ze toe. De procedure werd laatst aangepast in Het maandelijks overleg of de samenwerking met de HRI en het CAW zijn nog niet opgenomen in VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 30 VAN 58

31 de procedure. De visitatiecommissie raadt aan dat de SHM de procedure actualiseert, dit in overleg met het OCMW, de HRI en het CAW, om zo deze samenwerking nog verder te kunnen verstevigen. De SHM biedt aan huurders met betalingsachterstand de mogelijkheid een afbetalingsplan af te sluiten om zo de achterstal in maximaal 10 maanden te vereffenen. Een afbetalingsplan kan tot stand komen op basis van een rechtstreekse vraag van de betrokken huurder of na bemiddeling door het OCMW of de HRI. Indien deze diensten hiertoe verzoeken is de SHM bereid de afbetalingstermijn te versoepelen. Zo werden in 2014 na overleg met de betrokken sociale huurders en/of begeleidende diensten 25 afbetalingsplannen opgemaakt. Eind maart 2016 waren er nog dertien afbetalingen lopende. In de periode beëindigde IBM 6 huurovereenkomsten op basis van een vonnis van de Vrederechter. Dit komt neer op een jaargemiddelde van 2 uithuiszettingen of, in verhouding tot het huurdersaantal in 2014, ongeveer 4,4 uithuiszettingen per huurders per jaar. OD 4.2 De SHM voorkomt en pakt leefbaarheidsproblemen aan Beoordeling: goed Van een SHM wordt verwacht dat ze een duidelijke en onderbouwde visie op de leefbaarheidsproblematiek heeft. IBM stelt dat er weinig of geen leefbaarheidsproblemen zijn, mede omwille van de kleinschaligheid van de projecten, de nauwe contacten met de huurders en de opvolging van individuele leefbaarheidsproblemen. De SHM onderhoudt deze contacten via de conciërge-vrijwilligers en met gerichte huisbezoeken. De visitatiecommissie vindt dat de SHM hier goede prestaties neerzet. Tegelijk wijst de visitatiecommissie op de kansen die de SHM laat liggen doordat ze haar individuele aanpak niet heeft geëxpliciteerd en door geen samenlevingsbevorderende activiteiten op te zetten. IBM kiest uitdrukkelijk voor eerder kleine projecten, verspreid over de stad Izegem, waardoor er geen concentratie van sociale huurders ontstaat en het gemengd bewonersprofiel het samenwonen in de wijk gunstig beïnvloedt. In het gesprek met de visitatiecommissie benadrukken de actoren dat er geen wooncomplexen met leefbaarheidsproblemen zijn. Leefbaarheidsproblemen zijn, volgens de SHM-medewerkers en de gehoorde actoren, beperkt tot individuele situaties, waarbij de SHM stappen zet om deze aan te pakken. Als de problemen van die aard zijn dat een uithuiszetting dreigt, zal de SHM het CAW inschakelen (zie OD 4.1). De welzijnsactoren beamen dat de SHM de huurders aanspreekt om zo een wijzigend gedrag te bekomen, zoals bij slecht onderhoud van de woning of bij burenconflicten. De SHM doet dit door de betrokken huurder of huurders uitdrukkelijk aan te schrijven, eventueel aangevuld met een huisbezoek. Een aantal van de huurders die de visitatiecommissie kon spreken stellen dat de SHM dit te weinig doet en dat meer controle aangewezen is, opdat de huurders het intern huurreglement kennen en zich hieraan houden. Uit de door de SHM bezorgde documentatie en uit de gesprekken met huurders, met de conciërge-vrijwilligers en met de actoren, haalt de visitatiecommissie twee voorbeelden (2015), waar er problemen waren die leidden tot burenhinder en -klachten. o In de 4 appartementen van de Zonnebloemstraat waren er problemen inzake vervuiling. Zo gebruiken huurders het grasplein achter de gebouwen als stort voor allerhande vuilnis en dienen de balkons als opslagplaats voor vuilniszakken en zelfs als honden- of kattentoilet. Uit de brief die de SHM aan de bewoners bezorgde, leidt de visitatiecommissie af dat het over problemen met meerdere huurders gaat. In deze brief worden alle huurders aangemaand aan deze hinder te verhelpen. In het gesprek met de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 31 VAN 58

32 o visitatiecommissie wijzen huurders van de Zonnebloemstraat ook op andere problemen. Zo is er volgens hen een grote achterstand in het groot onderhoud van de woningen door de SHM. Huurders en actoren geven het voorbeeld van het buitenschrijnwerk, dat enkele jaren geleden een grondverf kreeg, maar dat sindsdien niet verder werd afgewerkt. Huurders wijzen op het sterk gewijzigd huurdersprofiel, mede omdat vele kandidaten deze woningen zouden weigeren (zie ook OD 4.4), waardoor het samenwonen hier dreigt te verzuren. De conciërge-vrijwilliger van de Kokelarenstraat wijst in het gesprek met de visitatiecommissie op klachten over burenlawaai. De door de SHM bezorgde documentatie aan de visitatiecommissie bevat hierover een petitie van de andere huurders en een brief van de conciërge-vrijwilliger aan de raad van bestuur. Volgens de conciërge-vrijwilliger heeft de SHM niet voldoende stappen gezet om deze situatie aan te pakken. Voor de eerste voorbeeld heeft de SHM de milieupolitie ingeschakeld. In de tweede situatie heeft IBM de betrokken huurder aangetekend aangemaand zijn gedrag aan te passen en hem woonbegeleiding door het OCMW aangeboden. Tegelijk werd het OCMW verzocht de betrokken huurder te contacteren. De visitatiecommissie is niet geplaatst om de volledige context van deze situaties te kunnen inschatten, noch of deze situaties al dan niet exemplarisch zijn voor de aanpak van de SHM. De visitatiecommissie wijst op de praktijk van vele andere SHM s, die hun aanpak voor dusdanige situaties hebben geëxpliciteerd in een overlastprocedure. Deze tekst biedt duidelijkheid over hoe de SHM met klachten over onderhoud en burenconflicten omgaat, welke stappen ze zal zetten, met wie ze daartoe samenwerkt en welke inspanningen de SHM verwacht van de betrokken huurder. De visitatiecommissie beveelt de SHM aan om een overlastprocedure op te maken, dit in nauw overleg met het OCMW, de HRI en met de conciërge-vrijwilligers en deze bekend te maken bij alle huurders. De conciërge-vrijwilligers zijn de oren en ogen van de SHM. Naast het oplossen van kleine technische problemen staan deze vrijwilligers in voor het aanpakken en/of het melden van overlastproblemen, zoals zwerfvuil, huisdieren of het niet afsluiten van de toegangsdeuren. Deze vrijwilligers vormen daardoor een brugfunctie tussen de SHM en de huurders. De visitatiecommissie waardeert dit initiatief. De visitatiecommissie heeft met een aantal van deze conciërge-vrijwilligers kunnen spreken en constateert dat de betrokkenheid van deze huurders ten aanzien van de SHM groot is. Op basis van de gesprekken heeft de visitatiecommissie de indruk dat sturing en duidelijkheid over hun taken ontbreekt. Uit de gesprekken met de huurders leerde de visitatiecommissie dan weer dat voor de andere huurders onvoldoende duidelijk is wat ze van de conciërge-vrijwilliger al dan niet kunnen verwachten. De SHM streeft naar een halfjaarlijkse bijeenkomst van deze vrijwilligers, om zo de werking te kunnen bespreken en ervaringen te kunnen delen. De SHM moet echter erkennen dat ze hierin niet slaagt. De visitatiecommissie raadt aan om de verwachtingen inzake de conciërge-vrijwilligers duidelijk te formuleren, ze met hen bespreekbaar te maken en de periodieke ervaringsuitwisseling tussen de conciërge-vrijwilligers effectief te organiseren. Daarnaast is het ten aanzien van andere huurders aan te raden om de taakstelling van de conciërge-vrijwilligers nader te duiden, bijvoorbeeld in een huurderskrant (zie OD 6.1). De SHM heeft geen voorbeelden van initiatieven gegeven die ze opzet om op een positieve manier en samen met huurders de leefbaarheid te bevorderen. Daarbij valt het de visitatiecommissie op dat de SHM geen initiatieven neemt om de huurders in groep te benaderen, om zo de huurders te informeren en te stimuleren, of om bestaande problemen VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 32 VAN 58

33 bespreekbaar te maken en gezamenlijk naar een oplossing te zoeken. Een groepsgesprek biedt de mogelijkheid om problemen en kansen vanuit verschillende invalshoeken bespreekbaar te maken en zo het sociaal en technisch beheer van de SHM te verbeteren. De visitatiecommissie adviseert dat de SHM de nodige stappen zet om bewonersvergaderingen in haar basiswerking in te schrijven (zie ook OD 4.3). OD 4.3 De SHM betrekt bewonersgroepen bij sociale huurprojecten en bij wijkbeheer Beoordeling: voor verbetering vatbaar IBM heeft geen strategie inzake het betrekken van huurdersgroepen en zet geen stappen om huurders als groep te benaderen. De SHM stelt dat de afstand tussen de huurder en de SHM klein is, waarbij dit nauw contact kansen biedt tot overleg en bijsturing van de werking. Tegelijk verwijst ze naar het systeem van buurtverantwoordelijken (conciërge-vrijwilligers). De visitatiecommissie wijst op de uitdrukkelijk in de basisbegeleidingstaken opgenomen verwachting over huurdersvergaderingen en op de positieve ervaring van andere SHM s die hun huurders op deze wijze aanspreken. De prestaties van de IBM voor deze doelstelling zijn voor verbetering vatbaar. De IBM herleidt in haar ondernemingsplan bewonersparticipatie tot een goed contact met de huurder. Ze wijst erop dat met grootschalige complexen en een groot actieterrein het contact met de huurder verloren gaat. Tegelijk stelt de SHM dat echte bewonersparticipatie is de bewoner laten meedenken in de groei en de ontwikkeling van zijn buurt. Dit betekent, volgens de SHM, investeren in persoonlijk contact en continue aanwezigheid ter plaatse. De SHM stelt dat het persoonlijke contact met de huurders één van haar sterke punten is. De visitatiecommissie wijst erop dat de SHM niet over systemen beschikt om de huurder effectief te laten meedenken en de SHM niet aantoont hoe deze visie leidt tot een grotere bewonersbetrokkenheid en tot een permanente bijsturing van de dienstverlening. De SHM kan geen voorbeeld van een huurdersvergadering voorleggen. Ze neemt geen initiatieven om het informeren van en communiceren met huurders mogelijk te maken. De visitatiecommissie constateert dat de SHM hiertoe nog een hele weg af te leggen heeft en er geen cultuur is om dergelijke initiatieven te organiseren. De SHM verwijst naar haar systeem met de conciërge-vrijwilligers (zie OD 4.2), die een brugfunctie vormen tussen de huurders en de SHM. Deze vrijwilligers zijn de oren en ogen van de SHM. De visitatiecommissie waardeert dit initiatief, dat toelaat kleine problemen snel aan te pakken en grotere problemen te melden. De SHM laat kansen liggen. De bijeenkomsten met de conciërge-vrijwilligers vinden slechts sporadisch plaats (zie OD 4.2). De SHM maakt hierdoor geen gebruik van de mogelijkheid om de taken van deze vrijwilligers af te lijnen en een verbetering van de dienstverlening bespreekbaar te maken. Bij problemen rond het onderhoud en het selecteren van huisvuil in de Zonnebloemlaan heeft de SHM de bewoners enkel individueel aangesproken en formeel gewezen op hun plichten. Een huurdersvergadering biedt de mogelijkheid om de onderhoudsen renovatiebehoefte bespreekbaar te maken om vervolgens een actieplan te kunnen uitwerken. De visitatiecommissie beveelt de SHM aan om een visie en een strategie rond bewonersbetrokkenheid en -communicatie uit te werken en daartoe concrete stappen te zetten. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 33 VAN 58

34 De SHM kan hiervoor ten rade gaan bij andere SHM s die reeds de stap naar een bewonerswerking hebben gezet. De visitatiecommissie suggereert dat de SHM bij de opstart samenwerkt met een hierin onderlegde dienst, zoals bijvoorbeeld Samenlevingsopbouw. De visitatiecommissie wijst bovendien op een aantal mogelijkheden om huurders nauwer te betrekken, zoals bij een huurderskrant (OD 6.1), bij een evaluatie van de modelbrieven (zie OD 6.1), bij de evaluatie van de opvolging van herstellingen (zie OD 4.4), bij het opmaken van een renovatieplan of eenvoudigweg als een actieve bewonersgroep nadat een nieuw wooncomplex wordt opgeleverd of een renovatie is afgewerkt. OD 4.4 De SHM biedt huisvestingsondersteuning aan bewoners Beoordeling: goed De medewerkers van IBM zijn goed aanspreekbaar. De SHM kiest uitdrukkelijk voor directe contacten met de huurders, onder meer via huisbezoeken. In haar huisvestingsondersteuning heeft de samenwerking met andere diensten een belangrijke plaats. De visitatiecommissie vindt de prestaties voor deze operationele doelstelling goed. Ondanks deze goede prestaties zijn er een aantal belangrijke werkpunten. In de jaarverslagen en in het ondernemingsplan wijst de SHM regelmatig op het belang van directe contacten met de huurders. Hiertoe horen telefonische contacten en huisbezoeken. De adjunct-directeur neemt het leeuwenaandeel van de rechtstreekse huurderscontacten en begeleidingen op zich. Ze zegt minstens een halve dag per week huurders te bezoeken en zo de meeste huurders te kennen en te hebben bezocht. De grote meerderheid van de door de visitatiecommissie gehoorde huurders (zie bijlage 1) geeft echter aan de laatste jaren geen huisbezoek van een medewerker van de SHM te hebben gehad. De door de visitatiecommissie gehoorde actoren beamen dat de SHM-medewerker aanwezig is in de sociale wijken en de sociale huurders kent. Ze wijzen op de beperkte personeelsequipe van de SHM en op het vele werk dat de adjunct-directeur verzet. De SHM heeft een traditie in samenwerking op vele vlakken en met diverse instanties, zoals: o rond het voorkomen van huurdersachterstallen en uithuiszettingen met het OCMW en met de HRI (zie OD 4.1). Het maandelijks overleg wordt opgevolgd door de financiële medewerker van de SHM. Dit maakt dat op dit overleg het begeleidingsperspectief minder aan bod komt. De medewerkers van het OCMW en de HRI waarmee de visitatiecommissie kon spreken, stellen dat de goede contacten met de adjunct-directeur van de IBM dit tekort ruimschoots compenseert; o over preventie van uithuiszettingen met het CAW-Midden West-Vlaanderen (zie OD 4.1); o op het vlak van huurdersachterstallen, de doorverwijzing en doorstroom van kandidaathuurders en huurders met de HRI, meer bepaald met de HRI-woonbegeleiders; o rond het inschrijven van woningzoekenden in het SHM-inschrijvingsregister met de HRI en het OCMW. De SHM stelt dat ongeveer 1/3 de van de inschrijvingen tot stand komt via een doorverwijzing van externe diensten; o met beschut wonen Izegem (vzw samenspel). Zo verhuurt de SHM een woning aan deze dienst (verhuring buiten huurstelsel), met daarin 6 kamers voor beschut wonen. Tegelijk engageerde de vzw zich om begeleiding aan te bieden aan hun voormalige cliënten die doorstromen naar de SHM; o met diverse welzijnsdiensten binnen het intergemeentelijk toewijzingsreglement Proefwonen Midden West-Vlaanderen. Het doel hierbij is kwetsbare woningzoekenden kansen te geven tot zelfstandig wonen, door de woning te koppelen aan woonbegeleiding/leertrajecten en hierbij de nodige woonvaardigheden te ontwikkelen (zie OD 1.5). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 34 VAN 58

35 Bij de tweejaarlijkse actualisatie in 2015 reageerden 32% van de ingeschreven kandidaathuurders niet op de oproep om hun inschrijving te herbevestigen. Ook bij de voorgaande actualisaties was de uitval vrij hoog. De SHM wenst bij een volgende actualisatie de lokale diensten (HRI, OCMW, ) te betrekken, om zo deze uitval te beperken. De visitatiecommissie vindt dit een terechte stap. De kandidaat-huurder die (ongewild) uit het inschrijvingsregister wordt geschrapt, verliest immers niet alleen zijn plaats op de wachtlijst maar ook zijn recht op een huurpremie. IBM maakt afspraken met de vertrekkende huurder over de beëindiging van de huurovereenkomst en over de nodige herstellingen aan de woning, om zo de waarborg tijdig te kunnen teruggeven. Daartoe zal de SHM volgend op de opzeg door de huurder een bezoekmoment vastleggen. Indien de staat van de woning het toelaat, start de SHM direct na het bezoekmoment de toewijzingsprocedure. Afhankelijk van een eigen inschatting of de woning al dan niet snel zal worden aanvaard, zal de SHM een 4- tot een 10-tal woningzoekenden gelijktijdig uitnodigen. Aan de kandidaat die het hoogst op de lijst staat en het aanbod aanvaardt, wijst de SHM de woning toe. Pas als deze stappen zijn gezet zal dit voorstel tot toewijzing worden voorgelegd aan de raad van bestuur. De SHM wint zo tijd. Toch geeft de SHM aan dat het meermaals veel tijd vraagt vooraleer een toewijzing is afgerond. Zo is de frictieleegstand bij de SHM dan ook zeer hoog (zie OD 5.2). Einde 2014 situeerde IBM zich bij de 25% van de SHM s met de hoogste niet-structurele leegstand, einde 2013 zelfs bij de 10%. De door de visitatiecommissie gehoorde actoren wijzen erop dat sommige woningen quasi stelselmatig worden geweigerd, zoals de appartementen van de Zonnebloemlaan (zie OD 2.1). Ze melden tevens dat op het moment van verhuring nog verscheidene herstellings- en onderhoudswerken moeten gebeuren, die ook daarna soms nog lang blijven aanslepen (zie OD 2.1). De visitatiecommissie wijst op de praktijk van een aantal SHM s die uitdrukkelijk hebben omschreven waaraan de woning moet voldoen alvorens ze te huur wordt aangeboden, dit als eigen richtlijn én om zo de nieuwe huurder degelijk te informeren. Naar aanleiding van een weigering van het aanbod werden in kandidaat-huurders uit het inschrijvingsregister geschrapt, wat overeen komt met 18% van het aantal ingeschreven woningzoekenden op 31/12/2015. In datzelfde jaar hebben 4 toegewezen kandidaat-huurders na de toewijzing van de woning alsnog het aanbod geweigerd, of 8% van het totaal aantal toewijzingen. De visitatiecommissie adviseert dat de SHM de redenen van weigering duidelijk analyseert, om op basis hiervan een actieplan op te maken. Het actieplan moet het mogelijk maken om stap voor stap de redenen van weigering weg te werken en de dienstverlening hiertoe te verbeteren. De meest gehoorde klacht over de kwaliteit van de huisvestingsondersteuning is de onduidelijkheid over de onderhouds- en herstellingswerken. De huurders hebben het beeld dat IBM hen alle herstellingskosten ten laste legt. De IBM-tekst herstellingen en onderhoud van uw huurwoning geeft veel informatie over wat van de huurder wordt verwacht, maar weinig over de plichten van de SHM. Dit punt komt uitgebreid aan bod onder OD 6.1. PRESTATIEVELD 4: SOCIAAL BELEID Eindoordeel: voor verbetering vatbaar IBM zet voor haar sociaal beleid een aantal goede prestaties neer. Zo heeft de SHM haar werking gestoeld op samenwerking met andere diensten. In een maandelijks overleg overlopen het OCMW, de HRI en IBM de huurdersachterstallen en maken ze afspraken om uithuiszettingen te vermijden. Leefbaarheidsproblemen zijn beperkt, mede omdat de SHM VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 35 VAN 58

36 kleine woonprojecten verspreid over de stad realiseert. De leefbaarheidsproblemen zijn beperkt tot problemen rond individuele huurders, die door de SHM worden opgevolgd. De conciërge-vrijwilligers vormen de oren en ogen van de SHM. Er blijven een aantal belangrijke werkpunten. De aanpak rond individuele leefbaarheidsproblemen wordt niet geëxpliciteerd in een overlastprocedure. Zo heeft de SHM geen cultuur om huurders als groep te informeren of te benaderen. De SHM zet geen stappen tot groepsgesprekken om zo haar dienstverlening te kunnen verbeteren en bewonersgroepen te betrekken bij de werking. Actoren geven aan dat meermaals kandidaat-huurders het aanbod van een woning weigeren omwille van de staat van de woning of omdat de SHM de woningzoekende te weinig tijd biedt. De frictieleegstand bij de SHM is dan ook hoog. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 36 VAN 58

37 4.5 PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID OD 5.1: De SHM is financieel leefbaar Beoordeling: goed Aan de hand van de analyse van de financiële ratio s voor de periode 2010 tot en met 2014 en de financiële planning voor de volgende jaren beoordeelt de visitatiecommissie de financiële leefbaarheid van de Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) als goed. De financiële ratio s tonen een gemengd beeld van de financiële toestand van de SHM: o de gecorrigeerde liquiditeitsratio in enge zin geeft weer in welke mate de SHM in staat is om haar financiële verplichtingen op korte termijn na te komen. Wanneer de ratio lager is dan 1, stelt er zich op dit vlak een probleem. Deze ratio voldeed in de periode 2010 tot en met 2014 niet aan de norm. De liquiditeitsratio schommelde tussen 0,36 en 0,87 (2014). Deze lage liquiditeitsratio is het gevolg van het feit dat de SHM in deze jaren een aantal investeringen heeft gefinancierd met eigen middelen (zie ook OD 2.1). Tevens diende de SHM in 2013 bij de afrekening 2012 en 2013 van de GSC het bedrag van euro terug te betalen. Bepaalde forfaits voor de aanvaarde kosten werden door een aanpassing van de reglementering van de GSC met terugwerkende kracht verlaagd. Dit was erg nadelig voor de SHM; o de netto winstmarge uit de gewone bedrijfsvoering voldeed in 2014 met -9,91% niet aan de norm (norm is hoger dan 0%). In de periode vertoonde de netto winstmarge een dalende trend van ongeveer 12% (2010) naar -9,91% in De oorzaak kan men vinden in de belangrijke aangroei van het patrimonium ten opzichte van het bestaande aantal woongelegenheden (zie OD 1.1) waardoor de afschrijvingen en de leningslast meer stegen dan de toename van de huurinkomsten. In de beginfase zijn nieuwe projecten over het algemeen verlieslatend; o als een netto vrije cash flow marge uit de gewone bedrijfsvoering - de verhouding tussen de periodiek terugkerende uitgaven en de terugkerende inkomsten - minder bedraagt dan 100% wil dit zeggen dat er meer inkomsten zijn dan uitgaven. Om de financiële positie van de SHM echt te kunnen versterken, mag deze ratio niet hoger liggen dan 85% en daarom is dat ook de norm die voor deze ratio gehanteerd wordt. Hoe lager dit kengetal hoe meer de SHM zich in de veilige zone bevindt. De netto vrije cashflow marge uit de gewone bedrijfsvoering bedroeg 95% in 2014 en schommelde in de periode van 2010 tot en met 2013 tussen 95% en 102%; o de solvabiliteit is een vierde financiële ratio om de financiële leefbaarheid van een SHM te toetsen. De solvabiliteit geeft de graad van financiële onafhankelijkheid aan en wordt weergegeven als de verhouding van het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen. Een solvabiliteit van 10% wordt als een minimum beschouwd om de terugbetaling van vreemd vermogen aan de schuldeisers te waarborgen. Omdat deze ratio sterk afhankelijk is van de historiek van een SHM wordt het resultaat niet gezien als een prestatie van de SHM: de visitatiecommissie beoordeelt de solvabiliteitsratio dus niet. Ter indicatie geeft de visitatiecommissie mee dat deze ratio in de periode 2010 tot en met 2014 daalde van de 10% in 2010 naar 7,73% in De daling is voornamelijk het gevolg van het verlies van de laatste jaren. Dit verlies teert immers in op de reserves (eigen vermogen) en verzwakt daarmee de solvabiliteit van de SHM. De financiële leefbaarheid van IBM is nog goed maar evolueert in de negatieve zin. De financiële planning, opgemaakt samen met de VMSW (zie OD 5.4), onderbouwt de bovenstaande analyse. De liquide middelen evolueren negatief als gevolg van investeringsuitgaven met eigen middelen. De cashflow uit de investeringen is over de VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 37 VAN 58

38 planningsperiode van 10 jaar negatief, terwijl de vrije cashflow uit de gewone bedrijfsvoering in 9 van de 10 jaren positief is. Dit laatste geeft aan dat er toch een gezonde financiële basis aanwezig is. Maar inzake de financiering van investeringen moet de SHM uitkijken om niet teveel met eigen middelen te financieren (zie OD 2.1). De geplande investeringen met eigen middelen overstijgen de aanwezige reserves aan liquide middelen. Het overschot uit de vrije cashflow compenseert dat niet voldoende. De SHM heeft ook recht op een GSC-tussenkomst waarbij de Vlaamse overheid de objectieve tekorten van de huurinkomsten opvangt. Verder verkoopt de SHM nog periodiek een of twee huurwoningen per jaar aan de zittende huurder in het kader van het kooprecht maar dit is geen bewuste politiek om de financiële gezondheid van de SHM te versterken. De SHM heeft immers altijd als visie gehad om het eigenaarschap van een woning aan te moedigen. In het verleden heeft ze 919 woningen verkocht, wat ongeveer 10% van het woningpatrimonium van Izegem vertegenwoordigt (zie hoofdstuk 3). OD 5.2: De SHM beheerst haar kosten goed Beoordeling: goed De visitatiecommissie constateert een goede kostenbeheersing door IBM. Naast de werkings- en onderhoudskosten, heeft de SHM ook de structurele leegstand onder controle. De SHM dient evenwel meer in te zetten op het beperken van de frictieleegstand. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties op deze operationele doelstelling als goed. De totale werkings- en onderhoudskosten per woning stegen in de periode van 2010 tot en met 2014 van 904 euro naar euro. De stijging was het meest uitgesproken in 2014 en was het gevolg van een eerste afschrijving van een drietal nieuwe projecten waarvan de collectieve CV-installatie van het project Heilig Hartschool de grootste impact had. In 2014 hadden meer dan 40% van de SHM s hogere gemiddelde werkings- en onderhoudskosten. In de periode 2010 tot en met 2013 was dat 60%. De totale werkings- en onderhoudskosten beliepen euro in De personeelskosten en de uitbestede onderhouds- en herstellingswerkzaamheden vormen de twee grootste uitgavenposten: o De personeelskosten bedragen ongeveer euro per jaar. Met 11,85 personeelsleden per woningen (referentiejaar 2014) ligt dit aantal relatief hoog in vergelijking met de sector. Ongeveer 35% SHM s heeft een nog hoger aantal medewerkers per woningen. Een belangrijke reden hiervoor is dat de SHM een eigen poetsdienst heeft. Evenwel is van deze laatste personeelsleden reeds langdurig niet meer actief (zie hoofdstuk 3). o Anderzijds besteedt IBM alle werken en interventies uit. De SHM heeft voor ongeveer euro diensten uitbesteed in 2014, of een 400-tal werkbonnen, voornamelijk voor onderhouds- en herstellingswerkzaamheden. Dit staat voor ongeveer 527 euro per woongelegenheid per jaar. Daarvan werd euro gerecupereerd via de huurlasten en het doorrekenen van de energiekosten (zie OD 3.2). De SHM neemt maatregelen om de kosten te beheersen. De visitatiecommissie ervaart de organisatie dan ook als kostenbewust. Enkele voorbeelden: o iedere uitgave wordt kritisch doorgelicht op de noodzaak ervan. Dit is inherent aan de toegekende delegatiebevoegdheid voor aankopen, waarbij sommige aankopen vanaf bepaalde drempels door meerdere personen dienen goedgekeurd te worden; o de groeninrichting wordt zoveel mogelijk overgedragen aan het openbaar domein waardoor de gemeente instaat voor het onderhoud ervan. De kosten voor het groenonderhoud zijn minimaal; VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 38 VAN 58

39 o de SHM houdt regelmatig aanbestedingen voor de noodzakelijke diensten en leveringen. De contractwijzigingen ten opzichte van het aanbestedingsbedrag bij nieuwbouwprojecten (huur) zijn onder controle (zie OD 3.1). De frictieleegstand was in de periode 2010 tot en met 2014 hoog. Op 31/12/2014 stonden 12 woningen leeg (of 2,86% van het patrimonium), wat iets hoger is dan de vorige jaren. Ongeveer 80% van de SHM s hadden een lager percentage aan frictieleegstand op die datum. De SHM schrijft voor een toewijzing altijd meerdere kandidaten tegelijk aan maar vrij veel kandidaten weigeren telkens de aangeboden woning. Dit is gedeeltelijk te verklaren door de staat van een gedeelte van het patrimonium (Zonnebloemlaan en Bosmolenstraat) (zie OD 2.1). Het terugdringen van de frictieleegstand heeft tal van voordelen zoals onder andere hogere huurinkomsten, een verbetering van het imago als sociale huisvestingsmaatschappij en een betere aanwending van de overheidsinvesteringen, wat resulteert in een hogere maatschappelijke toegevoegde waarde. Op basis van deze argumenten kan de visitatiecommissie enkel aanraden om de frictieleegstand prioritair aan te pakken (zie OD 4.4) door in te zetten op een planmatige renovatie van het patrimonium (zie OD 2.1). Er waren in de jaren geen nieuwe renovatie- of vervangingsbouwprojecten die een verhuis van de huurder noodzakelijk maakten. De structurele leegstand was de voorbije jaren beperkt tot 1 woning en meestal het gevolg van een overlijden. OD 5.3: De SHM voorkomt en bestrijdt huurdersachterstal, sociale fraude en domiciliefraude Beoordeling: goed IBM doet behoorlijke inspanningen om huurdersachterstal te voorkomen en te bestrijden. De procedure huurdersachterstal laat toe om huurders met betalingsproblemen op te volgen. Er is op ieder moment ruimte voor het opstarten van een afbetalingsplan. De totale huurdersachterstal bedroeg 1,55% in % van de SHM s heeft hogere huurdersachterstallen. De huurdersachterstal lag in de jaren 2010 en 2013 veel hoger maar dat was het gevolg van de toenmalige boekhoudkundige afschrijvingspolitiek van de SHM. IBM bestrijdt domiciliefraude en sociale fraude. De visitatiecommissie is van oordeel dat de SHM goed presteert voor deze operationele doelstelling. De totale huurdersachterstal bij IBM bedraagt 1,55% van de in 2014 gefactureerde bedragen (dit betreft de maandelijkse huur en huurlasten van zowel de zittende huurders als de vertrokken huurders). Ongeveer 60% van de SHM s kent hogere huurdersachterstallen. De huurdersachterstallen lagen in 2010 tot en met 2013 veel hoger, m.n. rond de 5%. Vanaf 2014 heeft de SHM de afschrijvingspolitiek van de huurdersachterstallen gewijzigd, dit conform het eigen debiteurenreglement en de geldende reglementering. Zo inventariseert de SHM de vorderingen op de (vertrokken) huurders minimaal jaarlijks en boekt ze deze af indien de betrokken persoon gedurende zes maanden of meer geen betalingen heeft verricht, nadat de verrichting dubieus is geboekt. De visitatiecommissie nuanceert dus de onderlinge positionering omdat de boekhoudkundige verwerking van de huurdersachterstallen bij SHM s erg verschillend kan zijn. Een uniforme boekingswijze toegepast door alle SHM s draagt natuurlijk bij tot de vergelijkbaarheid tussen de SHM s onderling. De procedure huurdersachterstal zet in op het voorkomen van uithuiszettingen. De SHM zit ook maandelijks samen met het OCMW en de HRI om de dossiers met huurdersachterstal te bespreken (zie OD 4.1). Huurders met betalingsproblemen kunnen op elk moment met IBM overleggen om tot een afbetalingsplan te komen. Eind maart 2016 waren er dertien huurders VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 39 VAN 58

40 met een afbetalingsplan. De welzijnsactoren gaven aan dat het maandelijks overleg vruchten afwerpt en het vertrouwen tussen de betrokken partijen heeft doen toenemen. Daardoor staat de SHM ook open voor een afbetalingsplan of tijdelijk uitstel van betaling op vraag van de betrokken begeleider van de HRI of het OCMW. De SHM heeft ook een erg uitgebreid en overzichtelijk opvolgingssysteem voor de huurdersachterstallen. IBM doet inspanningen om domicilie- en sociale fraude te bestrijden, maar de wettelijke middelen daartoe zijn volgens haar erg beperkt. Bij het ondertekenen van het huurcontract wijst de SHM de huurder preventief op zijn plicht om bijwoning aan te geven. Dit type van fraude bereikt de SHM vooral via melding van de buren of via de eigen personeelsleden (bv. poetsdienst). Het gaat gemiddeld om een 5-tal dossiers op jaarbasis. IBM doet ook een beroep op data van de Kruispuntbank voor de Sociale Zekerheid. Bij dergelijke meldingen vraagt de SHM de huurder vervolgens om uitleg en om zich eventueel in orde te stellen. De SHM doet vervolgens het nodige om de aanpassingen aan de huurprijs te berekenen. De SHM gebruikt een heel eenvoudig maar overzichtelijk opvolgingssysteem. Tot nu toe heeft IBM nog geen dossier bezorgd aan de Inspectie RWO voor verder onderzoek. De SHM heeft haar aanpak van dergelijke fraude op het in 2014 gepubliceerde draaiboek domicilie- en sociale fraude (van Inspectie RWO en VMSW) afgestemd. OD 5.4: De SHM heeft en gebruikt een goed financieel plan Beoordeling: goed IBM maakt al een aantal jaren gebruik van de diensten van de VMSW voor het opmaken van een financiële planning. Het resultaat wordt minimaal één keer per jaar besproken op de raad van bestuur. Daarnaast maakt de SHM in de regel investeringsanalyses bij nieuwe projecten. De visitatiecommissie is van oordeel dat de SHM goed presteert voor deze operationele doelstelling, onder andere omdat ze de planning gebruikt als een echt beleidsinstrument. IBM maakt gebruik van de dienstverlening van de VMSW voor het opstellen van haar financiële planning. Volgens dit model wordt de cashflowstroom uit de gewone operationele werking aangevuld met de financiële stromen van de eenmalige investeringsuitgaven voor groot onderhoud, voor aankopen en/of voor renovatie- en nieuwbouwprojecten. Deze investeringen kunnen gefinancierd worden met gesubsidieerde lange termijnfinanciering (via NFS2 of FS3), met marktconforme leningen en/of met eigen middelen. In dit laatste geval is er een directe negatieve impact op de liquide middelen van de SHM. De planning van de VMSW concentreert zich in eerste instantie op de terugbetalingscapaciteit van de SHM voor de door de VMSW toegestane leningen. De planning wordt in principe één keer per jaar besproken en toegelicht op de raad van bestuur van de SHM. Uit de betrokken verslagen kan de visitatiecommissie opmaken dat IBM de planning grondig bespreekt en aandacht besteedt aan de volledigheid van de geplande investeringen. IBM gebruikt de planning als een echt beleidsinstrument. De SHM heeft zich de voorbije jaren verdiept in de financiële planning van de VMSW en er inzicht in verworven. De SHM gebruikt de standaardveronderstellingen in haar financiële planning, bijvoorbeeld dat de kosten en de huurinkomsten stijgen met 2%. De aankopen, de verkopen van huurwoningen en de projecten zijn geïntegreerd in de financiële planning en dit op een overzichtelijke manier. De SHM vertrekt daarbij van alle lopende en geplande projecten tot en met Dit lijkt weinig maar in de stad Izegem is het BSO-huur reeds behaald en het aantal IBM-projecten dat nog op stapel staat is beperkt (zie OD 1.1). Daarom vindt de visitatiecommissie de tijdshorizon, waarmee de SHM rekening houdt, uitgebreid VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 40 VAN 58

41 genoeg. De visitatiecommissie heeft vastgesteld dat de SHM de voorziene budgetten voor de uitgaven voor de onderhouds- en herstellingswerken heeft opgenomen. De financiële planning is dus afgestemd met de geplande financiële stromen voor die onderhouds- en renovatieplanning. Dit verhoogt de kwaliteit van deze planning nog verder en geeft de SHM een nog duidelijker inzicht in de evolutie van de financiële leefbaarheid, bijvoorbeeld naar de beschikbaarheid van eigen middelen voor investeringen. Wel merkt de visitatiecommissie op dat de onderhoudsplanning de financiële stromen aangeeft, maar niet de jaarlijkse uitvoering van de onderliggende werken (zie OD 2.1). IBM, een SHM met een beperkte omvang, levert volgens de visitatiecommissie goede prestaties voor het opvolgen van de toekomstige evolutie van haar financiële toestand. Zo maakt de SHM per project een beperkte eigen financiële analyse (kosten/batenanalyse) op zodat de toekomstige financiële stromen in kaart zijn gebracht. Toch blijft de SHM sommige investeringen financieren met eigen middelen terwijl dit een negatieve impact heeft op haar financiële leefbaarheid (zie OD 5.1). De visitatiecommissie raadt daarom aan om deze financieringsstrategie opnieuw in overweging te nemen en na te gaan of het niet beter is om deze investeringen te financieren met goedkope FS3-leningen. OD 5.5: De SHM streeft ernaar te evolueren naar een echte woonmaatschappij Beoordeling: goed De visitatiecommissie vindt dat IBM voldoende acties onderneemt om naar een echte woonmaatschappij die meerdere activiteiten op de woningmarkt uitvoert - te evolueren. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van IBM voor deze doelstelling als goed. Een SHM kan op verschillende manieren evolueren naar een echte woonmaatschappij, zoals door de uitbreiding van haar activiteiten op de sociale woningmarkt en door de samenwerking met andere SHM s, maar ook door huurders en kandidaat-huurders voor bepaalde diensten door te verwijzen naar welzijnsactoren of door samenwerking met de private huurmarkt. De kernactiviteit van IBM is het verhuren van sociale woningen in haar actieterrein. Ze heeft over het algemeen goede contacten met het gemeentebestuur, met de gemeentelijke diensten (bijvoorbeeld de HRI) en met het OCMW van de stad Izegem. Ze werkt samen met het CAW (zie OD 4.1 en OD 4.4). Gemeenten voeren immers de regie over het lokaal woonbeleid. De samenwerking van een SHM met het lokaal beleidsniveau gebeurt onder meer in het lokaal woonoverleg. De SHM dient de geplande woonprojecten voor te leggen op het lokaal woonoverleg vooraleer ze kunnen worden opgenomen op het jaarlijkse uitvoeringsprogramma. De volgende zaken komen daar ook aan bod: het BSO, het lokaal woonplan, de projecten van SHM s, wachtlijsten, leegstand, leefbaarheid, lokale toewijzingsreglementen, enz. Het lokaal woonoverleg is dus belangrijk voor de SHM. IBM neemt volgens de woonactoren en beleidsverantwoordelijken een wat afwachtende rol op in het lokaal woonoverleg. Zo blijken de projecten die de voorbije jaren werden gerealiseerd of opgestart altijd te zijn geïnitieerd door de stad Izegem of het OCMW van Izegem (zie OD 1.1). IBM heeft in het verleden heel veel woningen van het eigen patrimonium verkocht aan de zittende huurders en in het kader van het vroegere belofte van aankoop -systeem. Dit paste in de toenmalige politiek van de opeenvolgende raden van bestuur om het eigenaarschap van een woning aan te moedigen. Ongeveer 10% van het woonpatrimonium van de stad Izegem werd ooit gebouwd door de SHM. Momenteel heeft de SHM 1 gemengd project huur en koop op stapel staan, m.n. het project Hondekensmolenstraat (opbouw van 12 VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 41 VAN 58

42 huurwoningen en 16 koopwoningen), waarbij de IBM de huurwoningen zal realiseren en De Mandelbeek uit Ingelmunster de koopwoningen. De inzet voor kwetsbare doelgroepen uit het brede welzijnsveld is al bij al beperkt. De SHM heeft zich wel actief ingeschreven in het project Proefwonen Midden-West-Vlaanderen (zie OD 1.1 en OD 4.4). De welzijns- en woonactoren waren heel positief over de voortrekkersrol die IBM bij dit project heeft gespeeld. De woon- en welzijnsactoren gaven aan dat de SHM over een breed netwerk beschikt in de streek (zie OD 1.5 en 4.4). De samenwerking met het CAW is van start gegaan in de loop van 2014, deze met SaMENSpel (Beschut Wonen Izegem) loopt al een aantal jaren. IBM werkt samen met het SVK Regio Izegem. De directeur is lid van de West-Vlaamse vereniging van SHM s. Periodiek komen de directeurs samen om actuele onderwerpen binnen de sector te bespreken en informatie uit te wisselen. Andere verenigingen met een analoog oogmerk gaan soms verder in hun samenwerking wat onder meer geleid heeft tot het gemeenschappelijk aanstellen van een veiligheidscoördinator, het doorlichten van verzekeringscontracten en de werking van de SHM in het algemeen (audits), over het samen aankopen van rookmelders tot het opmaken en toewijzen van gemeenschappelijke raamovereenkomsten rond werken, herstellingen en onderhoud. De visitatiecommissie suggereert om binnen het samenwerkingsverband meer in te zetten op dergelijke concrete realisaties. Gevraagd naar eventuele fusieplannen of verregaande samenwerking in het licht van het nieuwe Vlaamse Regeerakkoord heeft de visitatiecommissie een afwachtende houding vastgesteld. Nochtans valt het op dat meerdere kleinere SHM s actief zijn in de regio met vaak een gedeeltelijk overlappend actieterrein. Tegelijk zijn er via schaalvergroting bij IBM efficiëntiewinsten mogelijk. De visitatiecommissie adviseert de SHM daarom om de kansen, bedreigingen, sterktes en zwaktes van samenwerking of fusie in beeld te brengen en daarover met een open geest van gedachten te wisselen met de andere SHM s uit de regio. Zo kan IBM zich voorbereiden op de aangekondigde erkenningsvoorwaarde om vanaf 2019 over minstens huurwoningen te beschikken. Samenwerking of fusie kan leiden tot schaalvoordelen. Immers, SHM s opereren in een complexe omgeving met een uitgebreid gereguleerd kader en talrijke belanghebbenden. Voor sommige aspecten van de werking van een SHM is specialisatie sterk aangewezen (bijvoorbeeld bouwtechnische aspecten, wetgeving verhuring, financiële en boekhoudkundige opvolging en sociaal beleid). Om die specialisatie mogelijk te maken, is een zekere schaal nodig die via intensieve samenwerking of fusie kan worden bereikt. De visitatiecommissie wijst in deze context op de werking van de Huisvestingsdienst Regio Izegem. Dit samenwerkingsverband van de gemeenten en OCMW s van Izegem, Ingelmunster, Ledegem, Oostrozebeke en Wielsbeke werd opgericht om de verschillende initiatieven op het vlak van wonen op te zetten (zoals een SVK of een renovatieproject) en om het lokaal woonbeleid te schragen en te versterken (zoals de Woonwinkel). Via deze samenwerking werden door de aangesloten gemeenten reeds een aantal efficiëntiewinsten gerealiseerd. OD 5.6 De SHM beschikt over een goed systeem van interne controle Beoordeling: goed Bij deze OD beoordeelt de visitatiecommissie de beheersing van de beleids- en bedrijfsprocessen door de SHM. IBM heeft aan de hand van een risicoanalyse van de voornaamste activiteiten een aantal beheersmaatregelen opgelijst. Dit heeft zich vertaald in acties, procedures, ondersteunende documenten en to-do s. De processen zijn aangepast aan de beperkte omvang van IBM. De SHM past het vier-ogen principe toe. Verder beschikt de SHM over een VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 42 VAN 58

43 deontologische code voor de bestuurders en de personeelsleden. De visitatiecommissie beoordeelt de prestaties van de SHM op deze doelstelling als goed. IBM had op het moment van de visitatie een personeelsbestand van zeven medewerkers, de directeur en 3 schoonmaaksters inbegrepen (zie hoofdstuk 3). Met slechts 4 administratieve medewerkers is een scherpe functiescheiding en werkverdeling niet altijd mogelijk of wenselijk. De SHM heeft een overzichtelijke en uitgebreide risicoanalyse gemaakt van de voornaamste activiteiten, zoals de risico s verbonden aan de projecten, het beheer van het vast actief, van de werkmiddelen, de liquiditeiten en de verhuuractiviteiten. Telkens somt de SHM eerst de hoofdrisico s op om ze vervolgens te verfijnen. Daarna koppelt IBM daaraan acties, uitvoerende documenten, procedures en to-do s. Ten slotte geeft ze aan welke opvolging er aan werd gegeven. Tijdens de uitvoeringsfase heeft IBM bijvoorbeeld het uitvoeringsrisico risico op niet uitvoering volgens bestek gedetecteerd. Als beheersmaatregelen stelt ze daar tegenover steeds aanwezig op werfvergadering + controle op uitvoering op basis van de ondersteunende documenten onderliggend bestek en werfverslagen. De visitatiecommissie heeft vastgesteld dat veel van de beheersmaatregelen in de procedures en richtlijnen zijn verwerkt en dat IBM deze ook in de praktijk uitvoert (bv. gedetailleerde nacalculatie bij een werf (zie OD 3.1)). De visitatiecommissie drukt haar appreciatie hiervoor uit. IBM beschikt over een beperkt aantal procedures die de raad van bestuur goedkeurde. Het betreft onder meer procedures en werkafspraken voor: kas en liquiditeiten, huurachterstand, voorraad en materiaalbeheer, beveiliging van gegevens en activa (beheer van toegangen en back-up), enz. Het vier-ogen principe van functiescheiding is gekend bij IBM en zij past dit toe, onder andere op de procedure inkomende facturen en betaalbaarstelling. Hierbij worden de facturen ingeboekt, gecontroleerd en betaalbaar gesteld door verschillende personen. Alhoewel niet alle procedures en processen zijn uitgeschreven heeft de visitatiecommissie een strakke administratieve organisatie van de activiteiten kunnen vaststellen. De kern daarvan is een reeks van goed gestructureerde mappen ( directories ) en excelbestanden waarin de medewerkers alle documenten en acties opslaan en registreren. Dit is heel volledig en zeer gedetailleerd. De SHM verzamelt zo een schat aan informatie over de eigen werking, het patrimonium en de (kandidaat-)huurders. Voor een kleine SHM is dat al bij al een prestatie. Toch suggereert de visitatiecommissie dit beheerssysteem te evalueren. Het is immers heel tijdsintensief. Bovendien is de visitatiecommissie van mening dat de SHM met deze informatie meer zou kunnen doen op het vlak van beleidsvoorbereiding en verbetering van haar werking, bijvoorbeeld inzake het beperken van de huurlasten en het opmaken van een onderhouds- en renovatieplanning. De SHM heeft geen onderhoudsdienst en besteedt alle herstellingen evenals alle andere werkzaamheden uit. Op jaarbasis resulteert dit in ongeveer 400 werkopdrachten aan bedrijven. Al bij al is dit een vrij omvangrijk pakket aan uit te voeren en op te volgen werkzaamheden. De SHM beschikt een heel summiere procedure voor de opvolging van deze werkbonnen. Volgens de huurders wordt niet altijd duidelijk genoeg gemeld wanneer een herstelling zal gebeuren, waarom een herstelling vertraging oploopt of waarom de herstellers niet is komen opdagen (zie OD 2.1). Bovendien kan de SHM niet altijd een stand van zaken van een melding geven wanneer een huurder hiernaar informeert. De welzijnsactoren bevestigen deze vaststellingen. De visitatiecommissie beveelt de SHM aan om de procedures voor de opvolging van de werkbonnen op punt te stellen. Dit zal de SHM ongetwijfeld ook toelaten om beter te communiceren inzake de afhandeling van technische problemen (zie OD 2.1). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 43 VAN 58

44 OD 5.7: De SHM is bereid tot verandering en verbetering Beoordeling: voor verbetering vatbaar Voor de periode heeft IBM een ondernemingsplan opgesteld, dit onder meer in het kader van het toenmalig stedelijk woonbeleidsplan van de stad Izegem. Daarin heeft ze een aantal doelstellingen vastgelegd om de werking van de SHM te verbeteren en het woonbeleidsplan uit te voeren. De visitatiecommissie heeft kunnen vaststellen dat bijna alle verbeterpunten door de visitatiecommissie naar voren gebracht in dit visitatierapport, aan bod zijn gekomen in dat ondernemingsplan. De visitatiecommissie vindt het daarom een gemiste kans dat IBM dit ondernemingsplan niet heeft geactualiseerd maar vooral dat ze het daarna niet meer als leidraad heeft gebruikt om haar beleid verder vorm te geven en om haar werking te verbeteren. Aangezien de noodzakelijke veranderings- en verbeteringsprocessen te traag verlopen beoordeelt de visitatiecommissie de prestaties van de IBM op deze OD voor verbetering vatbaar. Op basis van het woonbeleidsplan van de stad Izegem heeft de SHM voor de periode een ondernemingsplan opgemaakt. Dit plan heeft IBM grondig onderbouwd met de nodige omgevingsanalyses. Zo staat de SHM bijvoorbeeld uitgebreid stil bij de nood aan geschikte woningen voor zorgbehoevenden en specifieke doelgroepen (zoals senioren). Vervolgens heeft IBM haar missie vastgelegd en de nodige doelstellingen gedefinieerd voor die periode met daarbij bijzondere aandacht voor de bouwprojecten. In het aangehaalde voorbeeld geeft de SHM aan dat de toegankelijkheid van de woningen en van de directe omgeving cruciaal zijn en dat ze een woning specifiek voor begeleid wonen zal voorzien. De visitatiecommissie heeft kunnen vaststellen dat de doelstellingen van dat ondernemingsplan nog steeds actueel zijn. De SHM wilde in de periode inzetten op: a. een voldoende aanbod van woningen tegen een betaalbare prijs; b. voldoende geschikte woningen voor zorgbehoevenden en specifieke doelgroepen; c. leefbaarheid van buurten; d. bewonersparticipatie; e. investeren in de toekomst versus financiële draagkracht; f. ondernemende, gebiedsgerichte en klantgerichte organisatie; g. onderhouds- en renovatieplanning; h. personeelsplanning. Alhoewel de SHM een paar van de doelstellingen heeft gerealiseerd (a en e), blijven de andere onderdelen hiervan actuele thema s en verbeterpunten voor de SHM. De visitatiecommissie vindt het daarom een gemiste kans dat IBM dit werkstuk niet periodiek heeft geactualiseerd, eventueel gecombineerd met de uitgebreide risicoanalyse (zie punt 5.6). Dergelijk geüpdatet ondernemingsplan had een leidraad kunnen vormen voor het beleid van de SHM en voor de verbetering van de werking van de SHM. Een actualisatie had ook als voordeel gehad dat de SHM een visie had kunnen vormen op basis van nieuwe inzichten (bijvoorbeeld inzake bewonersparticipatie) en nieuwe beleidsprioriteiten van de overheden (bijvoorbeeld inzake de te nemen milieu- en duurzaamheidsmaatregelen). De visitatiecommissie raadt dus aan om de draad opnieuw op te pikken en als SHM na te denken over de uitdagingen, doelstellingen en vooral de prioriteiten voor de toekomst, waarbij dit visitatierapport eventueel als input kan dienen. Dit kan dan de SHM vertalen in een actieplan dat qua uitvoering door de raad van bestuur kan worden opgevolgd. Indien IBM ook de koppeling maakt met de zeer gedetailleerde informatie die ze verzamelt in haar dagelijkse werking (zie OD 5.6) dan realiseert ze de essentie van de Plan Do Check Act-cyclus. Volgens de visitatiecommissie zal dit leiden tot een structurele verbetering van de kwaliteit van haar werking en de dienstverlening. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 44 VAN 58

45 De raad van bestuur ervaart de communicatie tussen de raad en de directie als efficiënt en effectief. Er is openheid op alle vlakken. De visitatiecommissie heeft dit ook kunnen vaststellen aan de hand van een aantal recente verslagen van de raad van bestuur. De SHM levert inspanningen om de kennis van haar medewerkers te verhogen en op peil te houden. Zij nemen onder andere deel aan de informatiesessies en vorming georganiseerd door de VMSW, Wonen-Vlaanderen, de Vereniging voor Vlaamse Huisvestingsmaatschappijen (VVH) en andere organisaties. Er is geen periodiek teamoverleg, maar IBM is een heel kleine SHM met een beperkt team. Een flexibele inzet van de medewerkers is nodig. De SHM heeft een aantal functiebeschrijvingen opgemaakt maar door het beperkt aantal personeelsleden moeten medewerkers meestal enkele taken opnemen over meerdere domeinen heen. Een functionerings- en evaluatiesysteem voor medewerkers ontbreekt. De visitatiecommissie vindt dat een gemiste kans. Personeelsevaluaties en vorming dragen bij aan de groei en de ontwikkeling van de medewerkers. De organisatie kan zo de doelstellingen scherp stellen met aanduiding van de rol en de verantwoordelijkheden van iedere medewerker bij het behalen van deze doelstellingen. IBM beschikt over een procedure klachtenbehandeling, waarin een klacht wordt gedefinieerd en de naam van de klachtenbehandelaar is opgenomen. Maar uit de rapportering in het jaarverslag 2014 over de klachten leidt de visitatiecommissie af dat de SHM het begrip klacht niet correct interpreteert. Onder klachten verstaat de SHM immers ook meldingen van huurders over overlast (bijvoorbeeld burenruzies en vandalisme) 6. PRESTATIEVELD 5: INTERNE WERKING EN FINANCIËLE LEEFBAARHEID Eindoordeel: voor verbetering vatbaar IBM scoort goed op het vlak van financiële leefbaarheid maar deze evolueert in de negatieve zin. De financiële planning, opgemaakt samen met de VMSW, onderbouwt de bovenstaande analyse. De liquide middelen evolueren negatief als gevolg van investeringsuitgaven met eigen middelen. Raadzaam is om na te gaan of het niet beter is om de investeringen te financieren met goedkope FS3-leningen. 6 Een klacht is een manifeste uiting, zowel mondeling, schriftelijk als elektronisch, waarbij een ontevreden verzoeker bij de overheid klaagt over een door de overheid verrichte of verzuimde handeling of prestatie. Klachten moeten betrekking hebben op: ofwel een concrete handelwijze van een bestuursinstelling in een bepaalde aangelegenheid ofwel de concrete toepassing van een bestaande regelgeving. De klachtenprocedure is niet van toepassing op: algemene klachten over regelgeving; algemene klachten over het al dan niet gevoerde beleid; klachten over beleidsvoornemens of verklaringen. De verzoeker mag een klachtenprocedure niet opstarten voor feiten of handelingen waarvoor een georganiseerde administratieve beroepsmogelijkheid bestaat zolang hij geen gebruik heeft gemaakt van die beroepsmogelijkheid. Hij mag evenmin een klachtenprocedure opstarten als er een jurisdictioneel beroep aanhangig is. Onderscheid met een melding: Een klacht moet goed onderscheiden worden van een melding en van een vraag om informatie. In geval van een melding signaleert de verzoeker een bepaalde tekortkoming in het functioneren van de overheid. Bijvoorbeeld een eerste melding van een defect aan het wegdek, van foutieve gegevens in een publicatie of op een website of van de verkeerde spelling van een naam. In geval van een vraag om informatie moet de verzoeker op een snelle en correcte wijze worden ingelicht of doorverwezen. Het spreekt vanzelf dat het niet correct inspelen op meldingen of vragen om informatie wel aanleiding kunnen geven tot het formuleren van een klacht door de verzoeker. Bijvoorbeeld als ondanks herhaalde meldingen het defect aan het wegdek niet hersteld wordt of foutieve gegevens of een foutieve spelling niet gecorrigeerd. (zie ook omzendbrief 2014/20 bij het Klachtendecreet) VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 45 VAN 58

46 IBM maakt goed gebruik van een financieel planningsinstrument dat de VMSW en de SHM samen onderbouwen en periodiek actualiseren. Dit bevat informatie over bestaande en geplande nieuwbouw- en renovatieprojecten maar ook over de belangrijkste uitgaven (onder andere personeels-, werkings- en onderhoudskosten) en inkomsten (bijvoorbeeld huurinkomsten). Daarnaast maakt de SHM nog ad-hoc investeringsanalyses bij nieuwe projecten. De SHM gebruikt de financiële planning als een echt beleidsinstrument. De SHM beheerst haar kosten goed. Ze heeft de structurele leegstand onder controle maar dient in te zetten op het inperken van de hoge frictieleegstand door het aanpakken van de oorzaken, met name de staat van een gedeelte van haar patrimonium. De SHM voorkomt huurdersachterstallen door het gebruik van een goede procedure huurdersachterstal en door maandelijks met het OCMW en de HRI de betreffende dossiers te overlopen en de in deze te nemen stappen af te spreken. Op ieder moment is er ruimte voor het opstarten van een afbetalingsplan. Daarnaast bestrijdt IBM domicilie- en sociale fraude. IBM heeft aan de hand van een risicoanalyse van de voornaamste activiteiten een aantal beheersmaatregelen opgelijst. Dit heeft zich vertaald in acties, procedures, ondersteunende documenten en to-do s. De processen zijn aangepast aan de beperkte omvang van IBM. De SHM verzamelt een schat aan informatie over de eigen werking, het patrimonium en de (kandidaat-)huurders via excelbestanden. Voor een kleine SHM is dat al bij al een prestatie. De visitatiecommissie suggereert dit beheersysteem te evalueren. Het is immers heel tijdsintensief. Bovendien is de visitatiecommissie van mening dat de SHM meer met deze informatie zou kunnen doen op het vlak van beleidsvoorbereiding en verbetering van haar werking, bijvoorbeeld inzake het beperken van de huurlasten en het opmaken van een onderhouds- en renovatieplanning. De SHM neemt initiatieven in haar ontwikkeling naar een echte woonmaatschappij en is in beperkte mate bereid tot verandering en verbetering. De visitatiecommissie vindt dat de SHM meer aandacht kan besteden aan visievorming en strategisch denken. De visitatiecommissie vindt het daarom een gemiste kans dat IBM het ondernemingsplan niet periodiek heeft geactualiseerd, eventueel gecombineerd met de uitgebreide risicoanalyse. De visitatiecommissie raadt daarom aan dit plan up te daten wat als voordeel heeft dat de SHM zich een nieuwe visie kan vormen op basis van nieuwe inzichten (bijvoorbeeld inzake bewonersparticipatie) en nieuwe beleidsprioriteiten van de overheden (bijvoorbeeld inzake te nemen milieu- en duurzaamheidsmaatregelen). Dit plan kan dan de leidraad vormen van het toekomstig beleid van de SHM, een leidraad die IBM kan vertalen in een actieplan waarbij de raad van bestuur in de mogelijkheid wordt gesteld om de uitvoering van het actieplan accuraat op te volgen. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 46 VAN 58

47 4.6 PRESTATIEVELD 6: KLANTVRIENDELIJKHEID OD 6.1: De SHM informeert burgers snel en duidelijk Beoordeling: voor verbetering vatbaar De Izegemse Bouwmaatschappij (IBM) beschikt over een centraal in de stad Izegem gelegen kantoor. De openingsuren van het kantoor zijn ruim. Het taalgebruik van de brieven kan beter. Een website ontbreekt, net zoals andere instrumenten zoals een huurderskrant of folders. De visitatiecommissie is van oordeel dat het informeren van huurders en woningzoekenden voor verbetering vatbaar is. De SHM heeft een kantoor in het centrum van de stad. Het kantoorgebouw ligt verborgen achter een aantal sociale huurwoningen en garages, maar dit vormt volgens de SHM en de gehoorde actoren geen probleem. De inwoners van Izegem kennen de SHM en weten het kantoor te vinden. De SHM houdt permanentie elke maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag van uur tot uur, op woensdag van tot uur en op afspraak. Zelfs tijdens de openingsuren trachten de medewerkers op afspraak te werken om zo de wachttijd voor woningzoekenden en huurders te beperken. De SHM is elke werkdag telefonisch bereikbaar tijdens de kantooruren. Er is geen permanentie- of noodsysteem tijdens de avond of in het weekend. In het gesprek met de visitatiecommissie betreuren een aantal huurders dat ze in het weekend nergens terecht kunnen als bijvoorbeeld de centrale verwarming niet meer werkt (zie OD 2.1). De SHM heeft geen aparte spreekruimten. De SHM ontvangt haar klanten aan een open balie of op het bureau van de medewerker. In het gesprek met de visitatiecommissie geven huurders en actoren aan dat de SHM-medewerkers goed aanspreekbaar zijn. Inschrijvingen voor woningzoekenden zijn mogelijk op het SHM-kantoor of via het OCMW of de HRI. IBM verwacht echter dat de kandidaat-huurder de inschrijving finaliseert op de SHM zelf om zodoende de woningzoekende te leren kennen en om hem te helpen een onderbouwde keuze in het woningaanbod te maken. De stijl in de briefwisseling is zeer divers. Sommige brieven zijn duidelijk en direct, andere zijn eerder omfloerst en ambtelijk opgesteld, met teksten zoals in navolging van het telefoongesprek met XX kunnen wij ons toch uitzonderlijk akkoord verklaren met uw aanvraag om de huur van de maand XX t.b.v. XX euro af te betalen volgens uw voorstel en het bijgevoegde afbetalingsschema mits ondertekening van de aflossingstabel. De naam van de te contacteren medewerker en de contactgegevens ontbreken. De visitatiecommissie beveelt aan de briefwisseling in een klare-taal-bad te dompelen. De SHM beschikt naast de briefwisseling over weinig andere communicatiekanalen. Een eigen website ontbreekt. Op de website van de stad Izegem is beperkte informatie opgenomen over IBM, namelijk het adres, het telefoonnummer en de openingsuren. Via de website van de HRI vindt de zoekende dan weer het mailadres. De SHM heeft een beperkt aantal folders en handleidingen, zoals over het gebruik van de thermostaat. De visitatiecommissie wijst op de IBM-tekst herstellingen en onderhoud van uw huurwoning. Dit overzicht komt qua structuur en tekst in belangrijke mate overeen met het in de sector algemeen gebruikte ZieZo!-boekje. De visitatiecommissie heeft beide teksten op een aantal punten met elkaar vergeleken en vastgesteld dat de SHM de opsommingen van het onderhoud en de herstellingen ten laste van de SHM niet heeft overgenomen. Daarentegen VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 47 VAN 58

48 heeft de SHM hier vrij onredelijke richtlijnen voor periodiek onderhoud en reiniging door de huurder aan toegevoegd. Zo stelt het ZieZo!-boekje dat de huurder halfjaarlijks de garagepoort dient te wassen. IBM maakt hiervan een 14-daagse wasbeurt. Een belangrijk aandeel van de door de visitatiecommissie gehoorde huurders zeggen deze tekst niet te kennen. De huurders hebben het beeld dat IBM hen alle herstellingskosten ten laste legt. Een aantal welzijns- en woonactoren geven aan dat de SHM verwacht dat de huurder de woning goed onderhoudt, maar dat ze zelf geen stappen zet om haar deel op te nemen. De visitatiecommissie beveelt de SHM aan om de communicatie met de huurders over herstellingen en onderhoud op punt te stellen waarbij uitdrukkelijk wordt gesteld wat de huurders van de SHM kunnen verwachten. De visitatiecommissie verwijst hierbij ook naar de opmerkingen onder OD 2.1 en 5.6. De SHM heeft geen huurderskrant of een periodieke huurdersbrief. De visitatiecommissie suggereert om de mogelijkheden te bekijken om dit te ontwikkelen, bij voorkeur samen met een aantal huurders (zie OD 4.3). Met een huurderskrant kan de SHM op een positieve en directe wijze informatie verspreiden zoals over de taak en positie van de conciërgevrijwilligers (zie OD 4.2), oproepen rond bewonersgroepen (zie OD 4.3), info over periodieke sluitingsmomenten of tips om energie te besparen (zie OD 2.2). Goede voorbeelden zijn beschikbaar bij vele andere SHM s. Door het ontbreken van een website of huurderkrant heeft de SHM geen kanaal om de klachtenprocedure en de naam van de klachtenbehandelaar bekend te maken bij de huurders. De visitatiecommissie kreeg geen signalen dat de huurders de klachtenprocedure ontvangen, kennen en deze daardoor ook gericht gebruiken. De visitatiecommissie adviseert de procedure duidelijk kenbaar te maken aan de huurders. In afwachting van een eigen website kan deze bijvoorbeeld worden opgenomen op de website van de stad Izegem en de HRI. De klachtenprocedure is immers een belangrijk instrument in de communicatie met de huurder en in het zoeken naar de verbetering van de dienstverlening van de SHM. De visitatiecommissie beveelt IBM aan haar communicatiestrategie naar haar klanten te evalueren en een actieplan op te maken om dit te optimaliseren. Doel is om woningzoekenden en huurders op een aangepaste wijze tijdig de nodige informatie te verstrekken, hen de kans te bieden de SHM te leren kennen, hen te wijzen op hun plichten maar ook op hun rechten, hen permanent duidelijk te maken waarvoor ze waar terecht kunnen en tenslotte om hen te kunnen uitnodigen om een rol op te nemen in het verbeteren van de dienstverlening van de SHM. Naast een website, brieven in een klare taal, een huurderskrant en folders vormen ook bewonersinformatievergaderingen (zie OD 4.3) hiertoe een geschikt instrument. OD 6.2: De SHM informeert beleidsinstanties en andere organisaties snel en duidelijk Beoordeling: goed IBM neemt deel aan het lokaal woonoverleg in de stad Izegem. Ze verstrekt op een correcte wijze de nodige informatie aan de Vlaamse administraties en de VMSW. De visitatiecommissie beoordeelt de communicatie van IBM met de beleidsinstanties en andere organisaties als goed. Via het jaarverslag biedt de SHM informatie aan beleidsinstanties en diensten over het patrimonium, de projecten, het huurbeleid en de financiële situatie. In dit verslag geeft de SHM ook uitgebreid haar mening over een aantal maatschappelijke tendensen of wijzigingen in de sector. Zo wordt in het jaarverslag 2014 gewezen op de toenemende energie-armoede en op de bijkomende kosten voor het verzamelen van de KSZ-gegevens en wordt een visie over milieuvriendelijkheid geformuleerd (zie OD 2.2). IBM geeft hierbij veel aandacht aan het VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 48 VAN 58

49 benoemen van barrières in wet- en regelgeving. Ze stelt met deze standpunten bevoegde instanties te willen informeren. De visitatiecommissie merkt op dat het aanbrengen van mogelijkheden en van opportuniteiten en de rol die de SHM hierin kan opnemen zeker zo belangrijk is als het opsommen van mogelijke barrières. De teksten in het jaarverslag vragen om een taalbad. IBM neemt deel aan het lokaal woonoverleg, waar ze haar eigen nieuwbouwprojecten toelicht. De door de visitatiecommissie gehoorde woon- en welzijnsactoren zijn vragende partij opdat de SHM ook duiding geeft over haar renovatieprogramma maar hierop is de SHM volgens deze actoren niet willen ingaan. Dezelfde actoren stellen tevens dat de projectdoorloop van de SHM veel tijd vraagt, zonder dat wordt geduid waaraan dit ligt of wat de SHM doet om de doorlooptijd in te korten. De visitatiecommissie vraagt de SHM om in deze duidelijkheid te scheppen, opdat de gemeentediensten dit zouden kunnen plaatsen en met kennis van zaken hierover zouden kunnen communiceren. De SHM vervult op een correcte wijze haar communicatieplicht tegenover het agentschap Inspectie RWO, het agentschap Wonen-Vlaanderen en de VMSW. De visitatiecommissie vraagt de SHM de gegevens in de prestatiedatabank tijdig te controleren en mogelijke fouten te signaleren aan de VMSW (zie OD 1.1). Het risico bestaat dat door het ontbreken van een betrouwbare positionering ten aanzien van de sector de prestaties van de SHM niet altijd naar waarde worden beoordeeld. De SHM heeft er sowieso belang bij dat het beleid op het Vlaamse niveau aangestuurd wordt op basis van dezelfde accurate informatie. OD 6.3: De SHM meet de tevredenheid van klanten Beoordeling: voor verbetering vatbaar IBM organiseert geen enkele vorm van tevredenheidsmeting. De SHM zet daar tegenover dat de SHM-medewerkers en het SHM-bestuur nauw contact hebben met de huurders maar kan op geen enkele wijze duidelijk maken of dit contact ook leidt tot het verzamelen van gegevens die resulteren in verbetertrajecten. De SHM organiseert geen huurdersvergaderingen waardoor ze in dialoog met de huurders verbeterpunten zou kunnen verzamelen en oplossingen bespreekbaar zou kunnen maken (zie OD 4.3). De visitatiecommissie vindt de prestaties van de SHM voor deze OD voor verbetering vatbaar. De visitatiecommissie beveelt IBM aan om op een systematische en geobjectiveerde wijze de tevredenheid van haar klanten te meten en dit over alle aspecten van de dienstverlening van de SHM en meer specifiek inzake het technische beheer. Daartoe beveelt de visitatiecommissie aan om met het instrument dat de Vlaamse overheid hiervoor ontwikkelde een algemene tevredenheidsmeting onder huurders te organiseren. In een volgende stap kan de SHM bijkomende informatie en mogelijke oplossingen voor de verzamelde werkpunten aan de huurders voorleggen, bijvoorbeeld via huurdersinformatiemomenten (zie OD 4.2 en 4.3) of een huurderskrant (zie OD 6.1). Omwille van de vele opmerkingen over de opvolging van en de communicatie over het onderhoud en de herstellingen is het aan te raden om hierover anonieme steekproeven te organiseren. Tegelijk kan de SHM aan de slag gaan met het voeren van een constructieve dialoog met huurders en actoren of een systeem opzetten dat permanent toelaat de tevredenheid over de uitgevoerde klussen te toetsen. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 49 VAN 58

50 PRESTATIEVELD 6: KLANTGERICHTHEID Eindoordeel: voor verbetering vatbaar Het IBM-kantoor is gelegen in het centrum van de stad en door woningzoekenden en huurders goed gekend. Verder beschikt de SHM over weinig instrumenten om de communicatie met de huurders te verzorgen. Zo heeft IBM bijvoorbeeld geen website en weinig andere instrumenten zoals brochures of folders om de huurders snel en duidelijk te kunnen informeren. De briefwisseling verdient een klare-taal-bad. De SHM wijst de huurders uitgebreid op hun plichten bij herstellingen en onderhoud van de woningen, maar verzuimt om de herstellingen en onderhoudswerken ten laste van de SHM te verduidelijken. Huurders hebben dan ook het beeld dat de SHM hen alle herstellingskosten ten laste legt en de SHM zelf de onderhoudstaken nalaat. De SHM organiseert geen enkele vorm van tevredenheidsmeting om zo werkpunten te kunnen selecteren en haar dienstverlening te kunnen verbeteren. IBM neemt deel aan het lokaal woonoverleg in de stad Izegem. Actoren zijn vragende partij opdat de SHM hier ook duiding geeft over haar renovatieprogramma. IBM verstrekt op een correcte wijze de nodige informatie aan de Vlaamse- en lokale beleidsinstanties en aan andere organisaties. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 50 VAN 58

51 5. AANBEVELINGEN 5.1 Aanbevelingen voor de SHM Op basis van de prestatiebeoordeling geeft de visitatiecommissie aan de SHM de volgende aanbevelingen: 1. Maak regelmatig een analyse van de toewijzingen om na te gaan of de wachttijden van specifieke groepen kandidaat-huurders niet onevenredig lang worden (OD 1.5); 2. Bouw de huidige, rudimentaire, onderhouds- en renovatieplanning op korte termijn uit tot een concreet managementinstrument dat aangeeft wanneer de SHM welke maatregelen gaat nemen, tegen welke kosten en met welke financiering. De visitatiecommissie adviseert om deze planning te communiceren aan huurders en woonactoren. Huurders zijn bovendien dé experts bij uitstek als het gaat om de kwaliteit en de onderhoud- en renovatienoden van hun woning. Schakel hen daarom in bij het vaststellen van de noodzakelijke maatregelen (OD 2.1); 3. Herwerk de communicatie en de opvolging van de onderhouds- en herstellingswerken tot een transparant systeem waarbij de SHM mogelijk maakt dat huurders de stappen in de organisatie van werken kunnen volgen, deze werken in een afzienbare termijn worden uitgevoerd en er duidelijkheid is over de onderhoudswerken en herstellingen ten laste van de SHM (OD 2.1, OD 4.4, OD 5.6 en OD 6.1); 4. Werk de eigen inzichten en ambities op vlak van milieuvriendelijkheid en duurzaamheid, in functie van betaalbaarheid, concreter uit, waarbij er voldoende aandacht uitgaat naar de ontwikkeling van een richtinggevend kader bij de realisatie van nieuwbouw- of renovatieprojecten, maar ook naar de manier waarop de SHM inspanningen zal leveren om haar huurders zo milieubewust mogelijk haar patrimonium te laten bewonen (OD 2.2); 5. Werk de strategie in het ondernemingsplan om te voorzien in voldoende aangepaste én aanpasbare woningen uit in concrete acties die leiden tot een flexibel inzetbaar patrimonium dat aansluit bij de noden van huurders en kandidaat-huurders (OD 2.3); 6. Werk een visie rond het bevorderen van leefbaarheid uit en leg stappen vast om deze te bevorderen. Verduidelijk hiertoe de rol van de conciërges-vrijwilligers. Omschrijf in een overlastprocedure de wijze waarop de SHM zal omgaan met meldingen van overlast (OD 4.2). Zoek naar opportuniteiten en naar mogelijkheden om bewoners als groep te informeren en hen te betrekken bij de werking van de SHM en om het verbeteren van de dienstverlening bespreekbaar te maken (OD 4.2 en 4.3). Ontwikkel een visie rond bewonerscommunicatie en - betrokkenheid. (OD 4.3); 7. Analyseer de redenen van weigering van een woning, om op basis van deze informatie een actieplan op te maken. Het actieplan moet het mogelijk maken om stap voor stap de redenen van weigering weg te werken en de dienstverlening te verbeteren (OD 4.4); 8. Zet een actieplan op om de communicatie met klanten te evalueren en te verbeteren. Doel is woningzoekenden en huurders op een aangepaste wijze tijdig de nodige informatie te verstrekken, hen de kans te bieden de SHM te leren kennen, hen te wijzen op hun plichten maar ook op hun rechten, hen permanent duidelijk te maken waarvoor ze bij de SHM terecht kunnen en tenslotte om hen uit te kunnen nodigen om een rol op te nemen in het verbeteren van de dienstverlening van de SHM. Naast een website, brieven in een klare taal, een VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 51 VAN 58

52 huurderskrant en folders vormen ook bewoners-informatievergaderingen hiertoe een geschikt instrument (zie OD 6.1); 9. Organiseer tevredenheidsmetingen en dit op een systematische en geobjectiveerde wijze. Haal uit de resultaten hiervan verbeterpunten, leg deze voor aan de huurders en formuleer een aanpak om de werking en dienstverlening te verbeteren (zie OD 6.3). 5.2 Aanbevelingen voor de door de Vlaamse overheid te nemen maatregelen De visitatiecommissie adviseert de Vlaamse overheid om ten aanzien van SHM de volgende maatregelen te nemen: IBM realiseert op de meeste operationele doelstellingen goede prestaties. Zodoende wordt het ambtshalve opleggen van een verbeterplan niet noodzakelijk geacht, zeker indien de SHM, op basis van haar formele reactie voldoende garanties biedt om via het ondernemen van concrete en valabele acties op middellange termijn minstens de voor verbetering vatbaar beoordeelde operationele doelstellingen op aanvaardbare wijze te remediëren. Specifiek voor wat betreft de voor verbetering vatbaar beoordeelde bereidheid tot verandering en verbetering acht de visitatiecommissie het meer dan aangewezen dat IBM het ondernemingsplan op korte termijn actualiseert en dit plan vervolgens up to date houdt. Dit geüpdatete plan, eventueel gecombineerd met de uitgebreide risicoanalyse (zie OD 5.6), kan aldus een leidraad vormen voor het toekomstige beleid en voor de verbetering van de werking van de SHM. Een dergelijke actualisatie heeft ook als toegevoegde waarde dat de SHM zich een visie kan vormen op basis van nieuwe inzichten (bijvoorbeeld inzake bewonersparticipatie) en nieuwe beleidsprioriteiten van de overheden (bijvoorbeeld inzake de te nemen milieu- en duurzaamheidsmaatregelen). De SHM dient daarbij na te denken over de uitdagingen, doelstellingen en vooral over haar prioriteiten voor de toekomst, waarbij dit visitatierapport eventueel als input kan dienen. Aangewezen is dan ook dat dit geüpdatete plan door IBM vertaald wordt in een voldoende eenduidig, tijdsgebonden en tevens effectief meetbaar actieplan dat een adequate opvolging (per verbeteractie) door de raad van bestuur mogelijk maakt. 5.3 Aanbevelingen voor het Vlaamse woonbeleid Op basis van de gesprekken tijdens de prestatiebeoordeling geeft de visitatiecommissie geen aanbevelingen aan het Vlaamse woonbeleid. 5.4 Goede praktijken bij de SHM Onder een goede praktijk verstaan we een werkwijze van een sociale huisvestingsmaatschappij die aantoonbaar resultaat heeft opgeleverd en die in een bepaalde context een zeer effectieve en efficiënte aanpak is gebleken en daarom als een voorbeeld onder de aandacht van andere SHM s en woonactoren wordt gebracht: De SHM heeft een overzichtelijke en uitgebreide risicoanalyse gemaakt van de voornaamste activiteiten, zoals de risico s verbonden aan de projecten, het beheer van het vast actief, van de werkmiddelen, de liquiditeiten en de verhuuractiviteiten. Dit is een VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 52 VAN 58

53 uitzonderlijk gegeven in de sector. Telkens somt de SHM eerst de hoofdrisico s op om ze vervolgens te verfijnen. Daarna koppelt IBM daaraan acties, uitvoerende documenten, procedures en to-do s. Ten slotte geeft ze aan welke opvolging er aan werd gegeven. Tijdens de uitvoeringsfase heeft IBM bijvoorbeeld het uitvoeringsrisico risico op niet uitvoering volgens bestek gedetecteerd. Als beheersmaatregelen stelt ze daar tegenover steeds aanwezig op werfvergadering + controle op uitvoering op basis van de ondersteunende documenten onderliggend bestek en werfverslagen. De visitatiecommissie heeft vastgesteld dat veel van de beheersmaatregelen in de procedures en richtlijnen zijn verwerkt en dat IBM deze ook in de praktijk uitvoert (bv. gedetailleerde nacalculatie bij een werf (zie OD 3.1)). VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 53 VAN 58

54 BIJLAGE 1: OVERZICHT GEVOERDE GESPREKKEN Vertegenwoordigers SHM (directie, voorzitter en bijkomende leden raad van bestuur) Maureen Raedt Voorzitter Johan Denolf Directeur Sybille Vandeputte Ondervoorzitter Philippe Ameye Ondervoorzitter Didier Vandeputte Bestuurder Medewerkers SHM Frederik Legein Administratief bediende Sabine Baert Adjunct-directeur Woonactoren: ambtenaren van gemeenten en provincie Benoit Sintobin Diensthoofd HRI Woonactoren: SVK s, OCMW s, CAW s en andere welzijnswerkers Nathalie Folens SVK-coördinator- Lobke Debeuf Samenspel Johan Vandamme Begeleider CAW Wouter Depickere Diensthoofd sociale dienst OCMW Izegem Bart Desimpel Secretaris OCMW Izegem Woonactoren: bewoners (en eventueel aanwezige bewonersondersteuners) Er waren een tiental huurders evenals een viertal conciërge-vrijwilligers aanwezig. De namen van de huurders worden omwille van privacyredenen niet vermeld. Woonactoren: lokale beleidsverantwoordelijken (burgemeesters, schepenen) Lothar Feys Schepen stad Izegem Frank Duhamel Schepen stad Izegem VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 54 VAN 58

55 BIJLAGE 2: LIJST MET VEEL GEBRUIKTE BEGRIPPEN EN AFKORTINGEN Dit visitatierapport wil objectieve informatie geven over de prestaties van deze sociale huisvestingsmaatschappij. De voornaamste doelstelling van de visitatie bestaat er in om de SHM in staat te stellen haar prestaties te verbeteren. Vandaar dat dit rapport in eerste instantie de SHM als lezer voor ogen heeft en er dikwijls begrippen en afkortingen gebruikt worden, die voor een SHM zeer vertrouwd zijn, maar daarom niet voor elke lezer. Hieronder vindt u een alfabetische lijst van afkortingen en veel gebruikte termen, die u als lezer zullen helpen bij de lectuur van het rapport. Volledigheid is niet onze bedoeling. We willen in een of twee zinnen typische begrippen in de sociale huisvestingssector verduidelijken, zodat u een beter inzicht kan krijgen in de prestaties van deze SHM. Voor meer informatie verwijzen we graag naar de website Aankopen goede woningen: Een SHM heeft verschillende manieren om haar patrimonium uit te breiden. Naast nieuwbouw kan de SHM ook goede woningen aankopen op de privé-markt op voorwaarde dat er slechts minieme aanpassingen nodig zijn opdat de woning verhuurklaar zou zijn. Daarnaast speelt ook de aankoopprijs een belangrijke rol. Het subsidiabel plafond is identiek aan dat van een nieuwbouwwoning Aanmelding of aangemelde woningen: De aanmelding is de eerste verplichte stap om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie (NFS2, FS3, ). Daarvoor moet een SHM een project digitaal aanmelden bij de VMSW. Niet alle details moeten op dat moment bekend zijn en zelfs het aantal en type woningen kan nog wijzigen. Bedoeling van de aanmelding is dat de overheid zo snel mogelijk zicht krijgt op de projecten die SHM s in Vlaanderen op middellange termijn plannen. Aanpasbare woning /aanpasbaarheid: Voor meer detail verwijzen we naar het Glossarium en naar het Draaiboek. Het gaat om woningen die in overeenstemming met de C2008 (Concepten voor sociale woningbouw - Leidraad voor bouwheer en ontwerpers van de VMSW aanpasbaar is). Een aanpasbare woning biedt de mogelijkheid om de woning zonder al te grote ingrepen en tegen een lage kost aan te passen aan de gewijzigde noden van de bewoners. De maatvoeringen voor de aanpasbare woningen zijn afgeleid van de gebruiksruimten voor rolstoelgebruikers, maar deze zijn comfortabel voor iedereen. Voor een omschrijving van de criteria waaraan deze woningen moeten voldoen: zie C2008, p ( ). Actieterrein: Het actieterrein van een SHM is het gebied waarin de SHM woningen sociaal verhuurt of zal verhuren en/of sociale koopwoningen (of sociale kavels) realiseert, zal realiseren of heeft gerealiseerd in de voorbije 10 jaar. Het terrein wordt afgebakend door de gemeentegrenzen en het is de SHM die aangeeft in welke gemeenten zij sociale woningen en kavels zal verhuren of zal realiseren. De SHM kan zelf een onderscheid maken in welke activiteiten ze in welke gemeenten van haar actieterrein ontplooit of zal ontplooien. Gemeenten waar de SHM woningen ontwikkelt (aanmeldt) of verhuurt behoren automatisch tot het actieterrein. Actualisatie: elke SHM die sociale huurwoningen verhuurt houdt in een inschrijvingsregister (of wachtlijst genoemd) een lijst bij van kandidaat-huurders voor haar woningen. De SHM is verplicht om minstens elke twee jaar alle kandidaten aan te schrijven met de vraag of ze nog geïnteresseerd zijn, of ze nog voldoen aan de voorwaarden (bijvoorbeeld inkomen) en of hun gezinssituatie nog dezelfde is als bij de inschrijving. De kandidaat-huurders moeten binnen een bepaalde termijn de gevraagde gegevens te bezorgen aan de maatschappij, waarbij ze eventueel ook hun voorkeuren (bijvoorbeeld de ligging van of het type van de woning) kunnen aanpassen. Indien de SHM geen antwoord ontvangt, verstuurt ze een herinneringsbrief aan de kandidaat-huurder met de vraag om alsnog de nodige gegevens te bezorgen. Indien de kandidaat-huurder niet reageert of niet meer aan de voorwaarden voldoet, worden hij geschrapt uit het register en verliest hij zijn plaats op de wachtlijst. ADL-woningen: Wanneer men zelfstandig wil leven, maar hulp nodig heeft bij de activiteiten van het dagelijks leven (ADL) (opstaan, zich wassen en aankleden, eten, iets vastnemen, iets oprapen, zich binnenshuis verplaatsen,..), kan men een beroep doen op een dienst voor zelfstandig wonen. De keuze om ADLwoningen te bouwen of ter beschikking te stellen is een beleidsbeslissing en SHM s kunnen hiervoor onder bepaalde voorwaarden beroep doen op bijzondere subsidies. Bijzondere sociale lening: Particulieren kunnen voor de aankoop, bouw, het behoud of renovatie van hun enige woning twee soorten sociale leningen sluiten: leningen verstrekt door de VMSW of het VFW en leningen verstrekt door Erkende Kredietmaatschappijen (EKM s). De door de VMSW of het VWF verstrekte leningen worden bijzondere sociale leningen genoemd omdat de Vlaamse overheid de financiering van die leningen subsidieert, waardoor de VMSW en het VWF lagere rentetarieven aanbieden dan de meeste private banken. Zowel de woning als de lener moeten aan bepaalde voorwaarden voldoen (zoals inkomensvoorwaarden, aankoopprijsvoorwaarden, ). Deze zijn nu reeds grotendeels gelijklopend en vanaf 2014 wordt verwacht dat deze voorwaarden van het VWF en de VMSW volledig identiek zullen zijn. Bij de VMSW noemen ze de bijzondere sociale lening een Vlaamse Woonlening en particulieren kunnen ze afsluiten aan het loket van een aantal SHM s in Vlaanderen. Het VWF noemt de bijzondere sociale lening een sociale lening. Meer informatie hierover vind je op en De door de VMSW en het VWF gehanteerde namen zorgen voor begripsverwarring, omdat er ook sociale leningen door EKM s worden verstrekt onder andere voorwaarden. Voor de financiering van deze sociale leningen voorziet de Vlaamse overheid enkel een gewestwaarborg en geen subsidie, wat een grote impact op de sociale rentevoet. De bedoeling van sociale leningen van EKM s is dat particulieren zonder veel spaargeld toch een eigen woning kunnen verwerven, zonder dat ze daarvoor meer rente moeten betalen, zoals dat gebruikelijk is bij private banken. De voorwaarden waaraan de particulier en de woning moet voldoen zijn minder streng voor een door een Erkende Kredietmaatschappij toegekende sociale lening dan voor een bijzondere sociale lening. Er zijn momenteel iets meer dan 30 EKM s verspreid over heel Vlaanderen. Meer informatie vind je op BSO of Bindend Sociaal Objectief: In het decreet houdende het Grond- en Pandenbeleid van 27 maart 2009 wordt per gemeente een Bindend Sociaal Objectief (BSO) inzake bijkomende sociale huurwoningen, sociale koopwoningen en sociale kavels opgenomen. De nulmeting is de situatie op 31 december 2007:. VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 55 VAN 58

56 Via een voortgangstoets (in principe elke twee jaar) kent men het aantal bijkomende sociale huurwoningen, koopwoningen en kavels, die sinds 1 januari 2008 werden gerealiseerd. De eerste voortgangstoets gebeurde op basis van de situatie op 31/12/2011. CAW: Centrum Algemeen Welzijnswerk ( CBO: De VMSW ontwikkelde de CBO-procedure als één van de samenwerkingen met de privésector om nieuwe sociale woningen te realiseren. Doel van CBO is het afsluiten van één of meerdere aannemingsovereenkomsten, binnen het kader van een onderhandelingsprocedure, met private inbreng van grond, ontwerp en bouw van sociale woningen. Op die manier wil de VMSW met CBO andere segmenten van de bouw- en immobiliënwereld aantrekken, dit alles met respect voor de wetgeving rond overheidsopdrachten. C2008: De C2008/Concepten voor sociale woningbouw is een leidraad voor bouwheer en ontwerpers. Onderwerpen zoals geïntegreerd ontwerpen, lokaal overleg, aanpasbaar en aangepast bouwen, EPB, akoestiek en onderhoud en renovatie worden uitgebreid behandeld. De C2008 is van toepassing voor elk project waarvoor een SHM een aanvraagdossier indient, net zoals voor elk voorontwerp dat een SHM indient. Meer info op: Convenant: overeenkomst waarin partijen afspraken vastleggen over beleid, doelstellingen en samenwerking. Wordt bijvoorbeeld gebruikt in het Nederlandse en Vlaamse stedenbeleid. EPB: EPB staat voor 'energieprestatie en binnenklimaat'. Alle gebouwen in Vlaanderen waarvoor een stedenbouwkundige vergunning wordt aangevraagd of waarvoor een melding wordt gedaan, moeten aan bepaalde energienormen voldoen. Deze normen worden de EPB-eisen genoemd. De EPB-eisen hebben betrekking op de thermische isolatie, de energieprestatie, de netto-energiebehoefte voor verwarming, het binnenklimaat (ventilatie en oververhitting). Meer info op EPC: Het EPC of EnergiePrestatieCertificaat informeert potentiële kopers en huurders over de energiezuinigheid van de woning. Het EPC is verplicht vanaf het moment dat een woning te koop of te huur staat, zo niet riskeert de eigenaar een boete. Het attest wordt opgemaakt door een erkende energiedeskundige type A. Meer info: en op Erkenningenbesluit: Besluit van de Vlaamse Regering van 22 oktober 2010 tot vaststelling van de aanvullende voorwaarden en de procedure voor de erkenning als sociale huisvestingsmaatschappij en tot vaststelling van de procedure voor de beoordeling van de prestaties van sociale huisvestingsmaatschappijen. Zie 43 ERP 2020: De Vlaamse overheid wil tegen 2020 geen woningen meer hebben met enkele beglazing, zonder dakisolatie of met weinig energiezuinige verwarmingssystemen. Deze strategische doelstelling wordt kortweg het Vlaams Energierenovatieprogramma 2020 (ERP2020) genoemd (meer info in het Draaiboek). De gegevens van de patrimoniumenquête rond ERP2020 zijn in geaggregeerde vorm per SHM opgenomen in de prestatiedatabank. E-waarde of E-peil: De E-waarde geeft aan hoeveel energie een woning verbruikt. Hoe lager de E-waarde, hoe energiezuiniger de woning is. GSC of Gewestelijke Sociale Correctie: De gewestelijke sociale correctie (GSC) is een subsidiesysteem waarbij de Vlaamse overheid de objectieve tekorten van de huurinkomsten opvangt. Dit mechanisme dekt het verschil tussen de inkomsten van de SHM's en een aantal aanvaarde uitgaven. Het inkomen van de huurder is de belangrijkste factor voor het bedrag van de huurprijs. SHM s met een huurderspubliek met lage inkomsten zullen daardoor ook lagere huurinkomsten kennen. Om die lagere huurinkomsten te compenseren, ondersteunt de Vlaamse overheid SHM s met een subsidie. In 2011 had ongeveer een derde van alle SHM s recht op dergelijke subsidie. Huurdersachterstallen: Huurdersachterstallen zijn betalingsachterstallen van huurders aan de SHM. Het kan gaan om achterstal van huur, maar ook nog niet-betaalde huurlasten, bepaalde kosten voor werken of schade worden hierin opgenomen. Om de huurdersachterstallen vergelijkbaar te maken tussen SHM s worden alle niet betaalde facturen (aan huurders) gedeeld door alle (aan huurders) in dat jaar gefactureerde bedragen. Indicatoren: Een indicator heeft te maken met het meetbaar of telbaar maken van iets. Bij de prestatiebeoordeling van SHM s onderscheiden we omgevingsindicatoren, effectindicatoren en prestatie-indicatoren omgevingsindicatoren vertellen iets over de omgeving waarin een SHM zich beweegt. Een voorbeeld zijn het aantal huishoudens in het actieterrein. effectindicatoren meten in welke mate de strategische doelstellingen van het Vlaamse Woonbeleid worden bereikt. SHM s kunnen hieraan een bijdrage leveren, maar zijn meestal niet exclusief verantwoordelijk voor de realisatie ervan. Een voorbeeld is het BSO sociale huurwoningen. Het is de gemeente die de verantwoordelijkheid draagt voor de realisatie van dit BSO. De SHM kan zich hiervoor inschakelen als de gemeente dit wenst. prestatie-indicatoren meten in welke mate de operationele doelstellingen voor SHM s worden bereikt. Ze worden gegroepeerd per prestatieveld en per doelstelling kunnen meerdere indicatoren voorhanden zijn. Tijdens de prestatiebeoordeling wordt bij voorkeur enkel gewerkt met indicatoren waarvan de waardes vergelijkbaar zijn tussen alle SHM s in Vlaanderen. Een voorbeeld van een prestatieindicator is de aangroei van het aantal sociale huurwoningen t.o.v. het bestaand huurpatrimonium. Intern huurreglement: Een intern huurreglement is een openbaar document ter uitvoering van de bepalingen van het kaderbesluit sociale huur. De SHM geeft hierin minimaal de concrete regels aan die een verdere invulling vereisen of op basis waarvan keuzes moeten worden gemaakt, en waarin in voorkomend geval de specifieke toewijzingsregels (vervat in het lokaal toewijzingsreglement) worden opgenomen (art. 1,16 kaderbesluit sociale huur). KSH of Kaderbesluit Sociale Huur: Besluit van de Vlaamse Regering van 12/10/2007 tot reglementering van het sociale huurstelsel ter uitvoering van titel VII van de Vlaamse Wooncode. De doelstellingen van dit besluit liggen vervat in een aantal kernbegrippen zoals uniformiteit, betaalbaarheid en woonzekerheid en legt de voorwaarden vast waaronder in Vlaanderen sociale huurwoningen verhuurd kunnen worden (zie 03&param=inhoud). K-waarde of K-peil: De K-waarde bepaalt het globale niveau van de thermische isolatie van het gehele huis gebouw. Zij houdt rekening met de warmteverliezen via de buitenmuren, de daken, de vloeren en de vensters. Hoe lager de coëfficiënt, hoe beter het huis geïsoleerd is. Voor nieuwe of gerenoveerde woningen geldt in Vlaanderen een norm van maximaal 45 W/m²K. Vanaf 2014 wordt dit 40. Leegstand Hierin onderscheiden we structurele leegstand en frictieleegstand. Een woning wordt als structureel leegstaand beschouwd wanneer ze gedurende minimaal zes maanden leegstaat of zal leegstaan als gevolg van de geplande uitvoering van een renovatie- of bouwproject. Het is de SHM zelf die per woning aangeeft of de leegstand structureel is of niet. Elke woning die op 31/12 van een jaar geen huurder kent en niet VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 56 VAN 58

57 door de SHM als structureel leegstaand werd aangeduid, wordt als frictieleegstaand beschouwd. NFS2/FS3: Op 1 januari 2008 trad het tweede nieuw financieringssysteem (NFS2) voor de realisatie door SHM s van sociale huurwoningen en de daaraan verbonden werkingskosten in werking. Voor de financiering van sociale huurprojecten kunnen SHM s vanaf dan een beroep doen op renteloze leningen (bij de VMSW) met een aflossingstermijn van 33 jaar. In dit systeem wordt ook gebruik gemaakt van zogenaamde NFS2 normen of plafonds. Daarmee wordt het maximaal bedrag per type bouwverrichting bedoeld dat door de overheid wordt gesubsidieerd met een renteloze lening. FS3 of derde financieringssysteem bouwt verder op de principes van NFS2 maar de subsidiabele plafonds werden vervangen door een uitgebreidere simulatietabel die nauwer aansluit bij de zeer verscheiden bouwvormen die SHM s realiseren. De aflossingen van de SHM bedragen in het begin van de aflossingsperiode minder dan op het einde (inflatiegericht afbetalingsschema) en de rentevoet is negatief. Dit wil zeggen dat de SHM in de realiteit minder moet terugbetalen dan het bedrag dat ze heeft geleend. OCMW : Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn OD of operationele doelstelling: Een OD of operationele doelstelling is een uit een strategische doelstelling afgeleide doelstelling voor SHM's, zo veel mogelijk geformuleerd in indicatoren die concreet maken hoe de strategische doelstellingen kunnen worden gerealiseerd. Doorgaans worden meerdere operationele doelstellingen afgeleid uit één strategische doelstelling. Operationele doelstellingen worden dus veel meer dan de strategische doelstellingen geformuleerd in termen van prestaties van de SHM s (omdat de SHM er zelf de verantwoordelijkheid voor draagt). Prestatiebeoordeling: De procedure voor de beoordeling van de prestaties van een SHM, desgevallend in vergelijking met een voorgaande beoordeling, bestaande uit de volgende stappen die achtereenvolgens doorlopen worden: a) een meting van de prestaties van de SHM, b) een visitatie van de SHM, en c) de opmaak van een visitatierapport waarin de prestaties van de SHM worden beoordeeld. Prestatiedatabank: Digitale databank, waarin de omgevings-, effect-, en prestatie-indicatoren van de SHM s zijn opgenomen Recht van voorkoop: De Vlaamse overheid heeft in bepaalde gebieden een 'recht van voorkoop'. Indien in dat gebied een woning of bouwgrond wordt verkocht, kunnen sommige instellingen van openbaar nut, zoals een SHM, een recht krijgen om die woning of bouwgrond aan te kopen tegen dezelfde voorwaarden om die vervolgens aan te wenden om sociale huurof koopwoningen of sociale kavels te realiseren. SD of Strategische doelstelling: Een SD of strategische doelstelling wordt rechtstreeks uit de Vlaamse Wooncode afgeleid en geeft een algemene beleidskeuze aan. De SHM s worden mee ingeschakeld om deze doelstellingen te bereiken en kunnen dus een bijdrage leveren in de realisatie ervan. De realisatie van strategische doelstellingen is evenwel niet exclusief voorbehouden voor SHM s, want ook andere (al dan niet woon-)actoren kunnen een bijdrage leveren. De mate waarin resultaten op de strategische doelstellingen worden bereikt, wordt gemeten a.d.h.v. effectindicatoren. Sociale last: Dit begrip is ingevoerd door het decreet Grond- en Pandenbeleid. Een sociale last in een bouwvergunning verplicht de verkavelaar of bouwheer ertoe handelingen te stellen opdat een sociaal woonaanbod wordt verwezenlijkt dat in lijn is met het op het verkavelings- of bouwproject toepasselijke percentage. In alle gemeenten waar nog niet is vastgesteld dat aan het Bindend Sociaal Objectief (BSO) is voldaan, moet een sociale last worden opgelegd bij bepaalde stedenbouwkundige en verkavelingsaanvragen. Bij kleinere verkavelings- en stedenbouwkundige aanvragen wordt er dus geen sociale last opgelegd. Rond sociale last is een zeer uitgebreide reglementering van toepassing (meer info op Sociale lening: zie Bijzondere Sociale Lening SVK s: sociale verhuurkantoren ( Toewijzingsreglement: De manier waarop beslist wordt wie welke sociale huurwoningen in Vlaanderen mag bewonen gebeurt volgens strikte regels, die in het Kaderbesluit Sociale Huur (KSH) worden vermeld. In deze regels is ook voorzien dat gemeenten in bepaalde gevallen en onder strikte voorwaarden ook bijkomende specifieke voorrangsregels voor toewijzing kunnen bepalen. Zo kan een gemeente rekening houden met de lokale binding van de kandidaat-huurders, met de woonbehoeftigheid van specifieke doelgroepen of met de verstoorde of bedreigde leefbaarheid in bepaalde wijken of een deel ervan (art. 26 kaderbesluit sociale huur ). UP of uitvoeringsprogramma: bevat alle verrichtingen in het kader van sociale woonprojecten (vb. sloop, renovatie, bouw, infrastructuur), ongeacht de aard van de initiatiefnemer, en ongeacht of het gaat om sociale huurwoningen, sociale koopwoningen of sociale kavels. Jaarlijks wordt een nieuw UP opgemaakt en goedgekeurd door de minister. Pas wanneer een project op een UP staat, heeft de SHM zekerheid over de mate waarin de overheid een deel van de kosten voor de realisatie van het project op zich neemt. Afhankelijk van het type project, de woningen en de initiatiefnemer, worden hiervoor verwervingssubsidies, projectsubsidies of rentesubsidies voorzien. VAPH : Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap ( Verhuring buiten sociaal huurstelsel: Een SHM heeft de mogelijkheid om een deel van haar sociale huurwoningen te verhuren buiten het sociaal huurstelsel. Daaraan zijn wel strikte voorwaarden verbonden. Verhuur buiten stelsel is mogelijk aan openbare besturen, welzijnsorganisaties of organisaties die de Vlaamse Regering daartoe erkent. Verzekering Gewaarborgd Wonen: De Verzekering Gewaarborgd Wonen is een verzekering voor particulieren die werken en die een hypothecaire lening aangaan om een woning te bouwen, te kopen of te renoveren. De verzekering loopt over een periode van tien jaar en is volledig gratis want de Vlaamse overheid betaalt de verzekeringspremie. Er zijn geen inkomensgrenzen. Ingeval van onvrijwillige werkloosheid of arbeidsongeschiktheid, kan men een tegemoetkoming ontvangen in de aflossing van de hypothecaire lening. Deze tegemoetkoming is afhankelijk van het inkomen zelf, van het werkelijk geleden inkomensverlies, van het bedrag dat men maandelijks afbetaalt en van het E-peil van de woning. Meer informatie over de Verzekering Gewaarborgd Wonen vind je op Vlaamse Woonlening: zie Bijzondere sociale lening Voorrangsregels: Artikel 18 van het Kaderbesluit Sociale Huur (ook gekend als sociaal huurbesluit) bevat de regels volgens dewelke een SHM een sociale huurwoning toewijst. Er wordt achtereenvolgens rekening gehouden met : de rationele bezetting van de woning; de voorrangsregels en de chronologische volgorde van de inschrijvingen. VTE: voltijdse equivalent van een werknemer. Het is een rekeneenheid waarmee de omvang van een dienstverband of de personeelssterkte kan worden uitgedrukt. Vereenvoudigd gezegd vormen 2 halftijdse werknemers 1 VTE. Een voltijds werknemer en werknemer die 4/5 werkt, vormen samen 1,8 VTE. Wachtlijst: zie actualisatie VISITATIERAAD SOCIALE HUISVESTINGSMAATSCHAPPIJEN PRESTATIEBEOORDELING IBM PAGINA 57 VAN 58

58 KONING ALBERT II-LAAN 19 BUS BRUSSEL T: WEBSITE: TWITTER: FACEBOOK: FACEBOOK.COM/VISITATIERAAD V I S I T A T I E R A A D S O C I A L E H U I S V E S T I N G S M A A T S C H A P P I J E N

59 Reactie van de SHM op het visitatierapport van de Izegemse Bouwmaatschappij, Izegem datum reactie SHM: 18 november 2016 V I S I T A T I E R A A D S O C I A L E H U I S V E S T I N G S M A A T S C H A P P I J E N

60

61

62

63

64

65 Beslissing van de minister n.a.v. de prestatiebeoordeling van de Izegemse Bouwmaatschappij, Izegem datum beslissing minister: 23 december 2016 V I S I T A T I E R A A D S O C I A L E H U I S V E S T I N G S M A A T S C H A P P I J E N

66

67

68