INFO BETREFFENDE STRUCTUUR GEBRUIKERSRAAD

Transcriptie

1 Interne afsprakennota GAW Het Molenhof bijlage 2 INFO BETREFFENDE STRUCTUUR GEBRUIKERSRAAD 1. Waarom gebruikersraad Op initiatief van de V.Z.W. werd er binnen het Molenhof een gebruikersraad opgericht. Deze raad brengt advies uit hetzij op eigen initiatief hetzij op verzoek van de v.z.w. over alle gelegenheden die de algemene werking van de residentie aanbelangen. 2. Frequentie samenkomst De gebruikersraad komt driemaandelijks samen. Dringende gevallen kunnen hier een uitzondering op maken. Op vraag van de gebruikersraad kan er een voorvergadering georganiseerd worden ter voorbereiding van de volgende gebruikersraad. De V.Z.W. kan op eigen initiatief de raad uitnodigen voor een extra-gebruikersraad. 3. Samenstelling gebruikersraad 1. Algemene regel Het aantal leden van de raad is afhankelijk van het aantal flats in het Molenhof (90 flats). 2. Maximum aantal leden 1 gebruikersraadslid per 10 flats. Dus maximum 9 leden. Indien er meer dan 9 kandidaten zijn, is de verkiezingsuitslag bepalend voor al dan niet zetelen in de gebruikersraad. Kandidaten die niet verkozen zijn, komen automatisch op de reservelijst terecht. 3. Minimum aantal leden Een gebruikersraad dient minimum uit 5 leden te bestaan. 4. Functies 1. Voorzitter : - Leidt de vergadering. - Zorgt ervoor dat de structuur van de vergadering (zie verder) opgevolgd wordt en dat iedereen aan bod komt (alle meningen tellen). - Kan advies geven betreffende ingediende voorstellen of klachten - Kan zelf ook voorstellen, opmerkingen indienen (tijdens vragenronde) 1

2 2. Secretaris : - Zorgt voor de persoonlijke uitnodiging. - Maakt verslag van de vergadering. - Kan advies geven betreffende ingediende voorstellen of klachten - Kan zelf ook voorstellen, opmerkingen indienen (tijdens vragenronde) 3. Leden : - Kunnen advies geven betreffende ingediende voorstellen of klachten - Kunnen zelf ook voorstellen, opmerkingen indienen (tijdens vragenronde) 4. Genodigden - Directie of derden kunnen op uitnodiging aanwezig zijn tijdens de gebruikersraad. 5. Plaatsvervanging voorzitter en/of secretaris - Plaatsvervangende voorzitter : Vervangt de voorzitter indien deze niet aanwezig kan zijn. De uitslag van de interne voorzittersverkiezing is bepalend voor het aanduiden van deze functie. - Plaatsvervangende secretaris : Vervangt de secretaris indien deze niet aanwezig kan zijn. De uitslag van de interne secretarisverkiezing is bepalend voor het aanduiden van deze functie. - Indien de voorzitter EN de secretaris gelijktijdig niet aanwezig zijn, wordt de gebruikersraad uitgesteld (nieuwe datum af te spreken). 4. Structuur van de vergadering: De leden van de gebruikersraad ontvangen op voorhand een schriftelijke uitnodiging van de secretaris en/of voorzitter Er moeten minimum 5 leden van de raad aanwezig zijn (inclusief voorzitter en secretaris). Indien niet : uitstel gebruikersraad en nieuwe datum af te spreken. Agenda : 1. Welkom door de voorzitter 2. Opvolging van vorig verslag De voorzitter vraagt naar opmerkingen betreffende de weergave van de besprekingen van de vorige samenkomst (bv. : ontbreken er zaken, is het juist wat er in het verslag staat ) Indien geen opmerkingen : goedkeuring van het verslag 2

3 3. Opvolging van de voorbije actiepunten In deze rubriek bespreken we zaken die reeds vroeger al aan bod gekomen zijn en die we zeker niet uit het oog mogen verliezen. Agendapunten uit het vorige verslag kunnen hier dus opnieuw aangehaald worden. 4. Bespreking punten die op voorhand werden ingediend (briefjes ideeënbus) Hier bespreken we punten die bewoners hebben ingediend via de ideeënbus. 5. Rondvraag De leden van de gebruikersraad kunnen nu zelf punten indienen. De voorzitter laat alle leden aan bod komen. 6. Verslag seniorenraad Leuven De vertegenwoordiger van de gebruikersraad brengt verslag uit van de vergadering van de Leuvense seniorenraad. 7. Mededelingen van de directie Tot slot neemt de coördinator het woord voor bepaalde punten Zo wordt ook de klachtenopvolging aan de gebruikersraad gerapporteerd. 8. Volgende vergadering Wanneer is de volgende samenkomst? Datum & uur. 5. Het verslag 1. Inhoudelijk De secretaris maakt een verslag van de vergadering. Hij/zij noteert tijdens de gebruikersraad. Ook de coördinator noteert alle afspraken. De secretaris geeft na de vergadering de eerste versie van het verslag door aan de voorzitter. Samen overlopen zij dit en doen eventuele aanpassingen. Het uiteindelijke verslag wordt dan doorgegeven aan de coördinator. De andere gebruikersraadsleden ontvangen een copy van dit verslag. De coördinator kan hierna dit verslag nog aanvullen, aanpassen. Indien hij aanpassingen doet, bezorgt hij eerst een copy aan de voorzitter en secretaris. Pas na hun goedkeuring wordt dit definitieve verslag gepubliceerd. 3

4 2. Weergave De tekst moet begrijpbaar zijn voor alle bewoners en eventuele derden die dit verslag lezen. Iemand die niet aanwezig was op de vergadering moet correcte informatie kunnen halen uit het verslag. Punten, via de ideeënbus ingediend door een bewoner, worden anoniem weergeven in het verslag ( een bewoner meldt, zegt. ) Bij besprekingen tijdens de vragenronde worden de namen van de leden wel gepubliceerd ( X zegt, meldt ) 3. Bekendmaking 1. Het verslag wordt in principe de eerstvolgende maand na de gebruikersraad gepubliceerd in het nieuwe Molenhofkrantje. 2. Het verslag van de laatste vergadering, de samenstelling van de gebruikersraad en de datum van de volgende samenkomst wordt geafficheerd op een centrale plaats in het Molenhof (infobord gelijkvloers tussen hoofdingang en gemeenschappelijk sanitair). 6. Suggesties, opmerkingen, klachten bewoners Bewoners kunnen steeds via de ideeënbus suggesties, opmerkingen of klachten schriftelijk indienen. Deze ingediende voorstellen worden dan besproken op de eerstvolgende gebruikersraad. Vlak voor de start van de gebruikersraad (of de voorvergadering) zal de coördinator in het bijzijn van de voorzitter de ideeënbus openen en de briefjes eruit halen. Alle bewoners ontvangen trimestrieel een voorstel, opmerking of klachtenformulier. Dit formuliertje wordt meestal bijgevoegd aan het ontspanningskrantje dat de samenkomst van de raad bekendmaakt. Ingevulde formulieren (voorzien van datum, naam en handtekening) kunnen gedeponeerd worden in de ideeënbus (gang gelijkvloers). We vragen om steeds naam, handtekening en datum te melden omdat de gebruikersraadsleden de indiener steeds extra info of vragen kunnen stellen betreffende zijn/haar wens/opmerking. Anonieme voorstellen of klachten worden dus niet besproken en ook niet vermeld in het verslag!!! Van iedere vergadering wordt een verslag opgemaakt dat via het Molenhofkrantje aan de bewoners ter kennis wordt gegeven. Op deze manier krijgt elke indiener een antwoord op zijn of haar voorstel. 4

5 Tijdens de gebruikersraad worden geen individuele of persoonlijke zaken op de agenda gezet. Het is eveneens niet de bedoeling dat medebewoners of personeel besproken worden. Omwille van de privacy worden de originele briefjes van bewoners door de coördinator bewaard (verplichting opgelegd door de overheid). 7. Structuur verkiezingen gebruikersraad 1. Frequentie Om de twee jaar wordt de gebruikersraad verkozen. Alle bewoners kunnen zich kandidaat stellen. De uittredende leden zijn herkiesbaar. De raad kiest een voorzitter en een verslaggever/secretaris. Het maximum mandaat van een voorzitter bedraagt vier achtereenvolgende jaren. 2. Bekendmaking verkiezingen De voorzitter van de raad krijgt de gelegenheid om tijdens de koffie- en taartnamiddag voorafgaand aan de maand van de verkiezingen het woord te nemen. Hij/zij kan dan een overzicht geven van de verwezenlijkingen van de voorbije twee jaar, de procedure van de verkiezingen overlopen en een oproep doen voor kandidaatstelling. Deze speech wordt daarna gepubliceerd in het Molenhofkrantje, zodat ook de afwezigen op de hoogte gebracht worden. In datzelfde Molenhofkrantje zal ook een inschrijfstrookje voor kandidaat-stelling bijgevoegd worden. 3. Kandidaatstelling Kandidaat-gebruikersraadsleden dienen zich kandidaat te stellen voor een vooropgestelde datum. Op deze datum zal de coördinator, in het bijzijn van de voorzitter, de ideeënbus openen. Samen wordt dan de telling gedaan van de kandidaturen. Indien meer dan 9 kandidaturen : start effectieve verkiezingen Indien 9 of minder kandidaturen : start tweede bekendmakingronde Dit wil zeggen dat alle bewoners opnieuw een schriftelijke vraag krijgen om zich kandidaat te stellen. Huidige leden die zich niet meer kandidaat gesteld hebben, worden mondeling door voorzitter en coördinator gepolst en gevraagd om zich terug kandidaat te stellen. 5

6 Op de einddatum van deze tweede inschrijvingsronde zal de coördinator, in het bijzijn van de voorzitter, de ideeënbus openen. Samen wordt dan de telling gedaan van de kandidaturen. Indien meer dan 9 kandidaturen : start effectieve verkiezingen Indien 9 of minder kandidaturen : geen verkiezingen Dit wil zeggen dat alle kandidaturen nu automatisch rechtstreeks worden verkozen tot leden van de nieuwe gebruikersraad. Deze info wordt ook meegedeeld aan alle bewoners. De coördinator doet opnieuw een oproep voor kandidaten voor de reservelijst. Dit is een lijst van bewoners die zich nadien nog kandidaat stellen voor de gebruikersraad. De datum van inschrijving bepaald de volgorde op deze lijst. Indien er een lid van de raad stopt met zijn/haar mandaat, wordt de eerstvolgende kandidaat op de reservelijst door de voorzitter en de secretaris geraadpleegd. De namen van deze reservekandidaten worden door de coördinator doorgegeven aan de voorzitter van zodra zij zich kandidaat stellen. Tijdens de eerstvolgende gebruikersraad worden deze namen dan genotuleerd. 4. Verkiezingen Algemene verkiezing : gebruikersraad Stembrieven worden opgemaakt door de coördinator en aan alle bewoners bezorgd. Namen van kandidaat-gebruikersraadsleden staan alfabetisch op de stembrief vermeld. Iedere bewoner krijgt 1 stembrief. Bewoners kunnen één of meer kandidaten aanduiden op de stembrief. Na de laatste dag van de verkiezingen zal de coördinator, in het bijzijn van de voorzitter en secretaris, de stembrieven uit de ideeënbus halen. Samen zullen ze dan de brieven en stemmen tellen. Daarna worden alle kandidaat-gebruikersraadsleden uitgenodigd voor een extra-gebruikersraad ter verkiezing van de voorzitter en secretaris (stemming enkel door de verkozen gebruikersraadsleden). Interne verkiezing : voorzitter en secretaris De leden van de gebruikersraad bepalen zelf door interne verkiezingen de voorzitter en secretaris. De coördinator maakt op voorhand stembrieven ter verkiezing van voorzitter en secretaris. Alle leden van de gebruikersraad zijn automatisch kandidaat voorzitter en kandidaat secretaris. Na de stemming kunnen zij melden of ze deze taak al 6

7 dan niet aanvaarden. Indien men deze taak niet wenst uit te voeren, is de uitslag van de interne verkiezing bepalend voor het aanduiden van de volgende kandidaat. Kandidaten blijven steeds vrij om deze taak al dan niet te aanvaarden. Na deze extra-gebruikersraad wordt de datum vastgelegd voor de eerstvolgende gebruikersraad. Coördinator bezorgt alle bewoners nadien : o de naam van de voorzitter o de naam van de secretaris o de namen van de andere gebruikersraadsleden o de namen van de leden op de reservelijst (indien van toepassing) 7