Uw cont(r)act met Janssen

Transcriptie

1 Uw cont(r)act met Janssen

2 Inhoudsopgave Disclaimer Janssen-Cilag B.V. neemt geen enkele verantwoordelijkheid voor mogelijke (in)directe schade in welke vorm dan ook als gevolg van de informatie in deze brochure. Deze brochure sluit aan bij onze intentie om een inzicht te geven in welke wetten en regels er mogelijk op u van toepassing zijn. Hoewel wij er zorgvuldige aandacht aan besteed hebben, kan de informatie noch alomvattend zijn, noch alle veranderingen in deze dynamische samenleving weergeven. Het kan ook zijn dat uw individuele situatie afwijkt van hetgeen wordt beschreven in deze brochure. Ook voor mogelijke schade daardoor kunnen wij geen verantwoordelijkheid accepteren. Wij verzoeken u zo nodig contact op te nemen met de belastingdienst, uw belastingconsulent, uw werkgever of mogelijk derde partijen. 2 Janssen-Cilag B.V. in het kort 4 Uw contract 5 Verplichtingen jegens uw werkgever of andere partijen 5 Btw 6 Uw rekening 8 Wanneer kunnen we uw rekening betalen? 9 Privacy / bescherming van uw gegevens 10 Tot slot 10 Voorbeeldfactuur 11 Uitleg factuur 14 Aanvullende informatie over btw 16 3

3 Janssen-Cilag B.V. in het kort Uw contract Verplichtingen jegens werkgever of andere partijen In deze brochure vindt u informatie over uw cont(r)act met Janssen-Cilag B.V. en over de financiële afhandeling hiervan. Verder willen wij u informeren over de btw. Wij verzoeken u de teksten aandachtig door te lezen. Namens een instelling of andere organisatie vorm mogen slechts enkele personen (rechtspersonen) contracten met derde partijen zoals Janssen-Cilag B.V. ondertekenen. Als u als zelfstandige werkzaam bent, bent u vrijwel altijd zelf degene die ondertekent. In andere gevallen is dat misschien iemand anders. Het is voor ons niet goed mogelijk om vast te stellen welke personen namens uw instelling of organisatie contracten mogen tekenen. Wij verzoeken u om dit vooraf zelf goed te checken, zodat de juiste namen/personen van uw kant in het contract staan. Afhankelijk van uw werkgever en/of uw arbeidscontract, kan het zijn dat u bepaalde verplichtingen heeft, bijvoorbeeld: om contacten met de farmaceutische industrie vooraf te melden; om te handelen naar de restricties die gelden ten aanzien van het ontvangen van geld, geschenken en/of andere waardevolle zaken (bijvoorbeeld gratis studiemedicatie voor uw klinische studie); het feit dat u (vooraf) toestemming moet vragen voor het uitvoeren van activiteiten met ons of voor het aangaan van contracten met ons. Janssen-Cilag B.V. tracht u met deze brochure zo goed mogelijk te informeren. Tussentijdse veranderingen in de wet- en regelgeving en in onze interne procedures zijn echter mogelijk. Waar mogelijk, proberen we de veranderingen aan te geven. Op de achterzijde kunt u zien tot welke datum de informatie in deze brochure is bijgewerkt. Sinds 2010 kunt u alle farmaceutische activiteiten van Johnson & Johnson wereldwijd onder één naam en één logo herkennen: Janssen. Deze wijziging doet niets af aan het feit dat u uw contracten nog steeds afsluit met de juridische entiteit Janssen-Cilag B.V. en u ook dient te factureren aan Janssen-Cilag B.V. 4 Het kan voorkomen dat wij u verzoeken toch een tweede persoon (bijvoorbeeld een directielid van het ziekenhuis) het contract te laten ondertekenen, zelfs als dit niet nodig lijkt. Als u ambtenaar of semi-overheidsfunctionaris bent, kunnen er ook ambtenarenwetten en -regelingen op u van toepassing zijn, die u vergelijkbare restricties of verplichtingen opleggen. Ook bij nevenfuncties (bijvoorbeeld adviseur van een overheidsinstantie) kunnen bepaalde aanvullende en/of 5

4 Btw strengere verplichtingen bestaan, waarbij bijvoorbeeld vooraf toestemming nodig is van zo n instantie. Het is voor Janssen-Cilag B.V. niet goed mogelijk om per cont(r)act vast te stellen welke restricties er bestaan en welke verplichtingen u jegens uw werkgever of derde partijen heeft vanwege uw (neven) functie. Het is derhalve aan u om er zorg voor te dragen dat uw werkgever en/of de relevante derde partij hiervan op de hoogte is/zijn en dat deze toestemming geeft/geven. Uw werkgever of de relevante derde partij kan u hier meestal uitsluitsel over geven. Met ingang van 1 januari 2008 is de vrijstelling van omzetbelasting (btw) aangepast voor diensten uitgevoerd door in de BIG-wet aangewezen beroepen. Of een medische dienst of activiteit is vrijgesteld van btw, is mede afhankelijk van het doel van de dienst of de activiteit. Voor een groot deel van de buiten de directe patiëntenzorg verleende diensten geldt nu echter een btw-verplichting (19%-tarief). De bedragen in onze contracten zijn exclusief btw, tenzij expliciet anders vermeld. Wij kunnen u btw betalen als wij een btw-nummer en een correcte btw-factuur van u ontvangen (zie hoofdstuk Btw en Uw rekening ). Het gaat hier uiteraard om diensten waar voor u een vergoeding of beloning van ons ontvangt en waarover u in principe ook omzetbelasting verschuldigd bent. Hieronder zijn enkele activiteiten aan gegeven waarvoor de btw-regeling geldt. 6 Onderzoek en market research Overige diensten De diensten die u verricht in het kader van wetenschappelijk onderzoek in opdracht van derden (dat wil zeggen deelname aan postmarketing-onderzoek en onderzoek naar niet geregistreerde geneesmiddelen) en/of market research moeten vrijwel altijd met btw belast worden. Op (zoek bij zakelijk, omzet, btw en winst, tarieven en vrijstellingen, vrijstellingen en gezondheidszorg) staan verschillende voorbeelden van andere (on)belaste diensten. Sponsoring Als u een tegenprestatie voor de sponsoring levert, dient in principe btw betaald te worden. Bij sponsoring is dit niet altijd zo duidelijk. Normaliter gaan wij er echter van uit dat er btw betaald dient te worden. Spreekbeurten, adviesraden en trainingen Als u als spreker namens Janssen-Cilag B.V. optreedt, deelneemt aan door ons georganiseerde adviesraden of als trainer optreedt namens of voor Janssen-Cilag B.V., dient u vrijwel altijd btw af te dragen over de vergoeding. Reis- en verblijfkosten Als u een btw-belaste dienst verricht en de reis- en verblijfkosten maken onderdeel uit van de vergoeding voor deze dienst, dan dient ook over deze reis- en verblijfkosten btw berekend te worden. In andere gevallen is geen btw verschuldigd over de declaraties van reis-en verblijfkosten. Indien dit op u van toepassing is, ontvangt u hierover separaat uitleg en een declaratieformulier. Wij verzoeken u deze kosten separaat te declareren via het declaratieformulier. Aanvullende bepalingen Het feit dat u de dienst in uw vrije tijd verleent, hoeft niets af te doen aan 7

5 Uw rekening de btw-plicht. Indien u deze diensten regelmatig verleent, krijgt u in beginsel te maken met een btw-plicht. De btw-plicht geldt ook als er bevrijdend betaald wordt aan een derde, dat wil zeggen als u ons verzoekt om de vergoeding naar de rekening van een andere persoon over te maken. Aan een eventueel verzoek om de vergoeding als een gift op de rekening van een goed doel te storten, kunnen wij niet voldoen, aangezien we een btw-factuur van u moeten ontvangen. Wij verzoeken u de gift in dat geval zelf te doen. Achter in deze brochure geven we aanvullende en meer gedetailleerde informatie over btw. Overigens kunt u de meeste informatie ook op de website van de belastingdienst vinden, 8 De factuur dient bepaalde belangrijke (wettelijk vereiste) items te bevatten. Voor uw gemak hebben we bij deze brochure een voorbeeldfactuur gevoegd met uitleg. Gezien de complexiteit is het voor ons niet na te gaan of u wel of niet btw-plichtig bent. De verantwoordelijkheid om wel of geen btw-rekening naar ons te sturen, ligt bij u. Wij kunnen de in rekening gebrachte btw alleen in aftrek brengen als deze terecht in rekening is gebracht en als we een correct opgemaakte factuur ontvangen. In het geval van ten onrechte berekende btw, een onjuiste factuur en/of niet afgedragen btw, loopt Janssen-Cilag B.V. het risico dat de in aftrek gebrachte btw wordt nageheven. Daarom zal Janssen-Cilag B.V. in deze situaties de door u berekende en door ons betaalde btw bij u terugvorderen. Wanneer kunnen we uw rekening betalen? Janssen-Cilag B.V. kan in sommige gevallen (bijvoorbeeld bij sponsoring) geen bedragen overmaken op privé-rekening nummers van individuen, maar slechts op rekeningnummers van instellingen, bepaalde organisatievormen, etc. Janssen-Cilag B.V. maakt in principe geen bedragen over naar buitenlandse rekeningen, tenzij: u (overwegend) woonachtig en werkzaam bent in het buitenland en/of u geen Nederlandse rekening heeft. Voordat we uw rekening kunnen betalen, dienen we in alle gevallen eerst een bevestiging te hebben dat een dienst of activiteit ook werkelijk naar behoren afgesloten is conform de in het contract gemaakte afspraken. Soms hebben we als bedrijf de mogelijkheid dit zelf te bevestigen en te documenteren, zoals bijvoorbeeld bij uw deelname aan onze klinische studies en meestal als u optreedt als spreker namens Janssen-Cilag B.V. In andere gevallen kan het zijn dat we u om een schriftelijke bevestiging vragen dat de in het contract afgesproken activiteiten of diensten ook werkelijk naar behoren zijn uitgevoerd. We vragen hiervoor uw begrip en medewerking. Normaliter betalen we u binnen 30 dagen na ontvangst van een correcte factuur. Het kan echter zijn dat er andere afspraken met u bestaan. 9

6 Privacy / bescherming van uw gegevens Wij zullen zorgvuldig met uw persoons gegevens, financiële gegevens en contracten omgaan, conform de daarop van toepassing zijnde Nederlandse wet- en regelgeving. Sporadisch krijgen wij verzoeken van instellingen om aan te geven of we contracten met medewerkers van hun instelling hebben en, zo ja, met wie. Janssen-Cilag B.V. huldigt het standpunt dat we niet zonder uw toestemming op zulke verzoeken mogen ingaan en we vertrouwen erop dat u hier - indien u hiertoe verplicht bent - reeds zelf melding van heeft gemaakt. Tot slot Wij hopen u met deze brochure voldoende informatie te hebben gegeven. Mocht u nog vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de instellingen zoals in deze folder vermeld, bijvoorbeeld met uw belastingadviseur of met Janssen-Cilag B.V. Wij danken u bij voorbaat in het vertrouwen dat u stelt in Janssen. Voorbeeldfactuur Hieronder staan in het lichtblauw aanwijzingen en in het geel gegevens die u dient in te vullen op de factuur. U dient de factuur te richten aan: Factuur Naam van de firma Janssen-Cilag B.V. t.a.v. < uw contactpersoon of afdeling > Adres firma Dr. Paul Janssenweg 150 Postcode en gemeente 5026 RH Tilburg Land Nederland Btw-nummer firma NL B01 Bepaalde overheidsinstanties (bijvoorbeeld de inspectie en de belastingdienst) kunnen zich wettelijk toegang verschaffen tot contracten en betalingen. Dit kan routine matig gebeuren of in het kader van gerichte (bijvoorbeeld strafrechtelijke) onderzoeken. Als bedrijf zijn we verplicht hieraan onze medewerking te verlenen

7 Op de factuur moeten verplicht de volgende gegevens vermeld staan: Naam leverancier <uw naam> Adres leverancier <uw adres> Postcode en gemeente <postcode en gemeente> Land <land> Rekeningnummer <uw rekeningnummer> Btw-nummer leverancier <uw btw-nummer of vermelden Btw-nummer in aanvraag > Factuurnummer <uw factuurnummer> Datum factuur <datum van uw factuur> Datum levering/dienst <datum dat dienst geleverd werd of datum van vooruitbetaling> Omschrijving dienst <duidelijke omschrijving dienst> Voorwaarden <optioneel uw voorwaarden voor betaling factuur> 12 Code Eenheid Hoeveelheid Omschrijving Eenheidsprijs Bedrag euro <duidelijke omschrijving deel dienst> <duidelijke omschrijving deel dienst> <duidelijke omschrijving deel dienst> Btw 19% Totaal te betalen Optionele items Naam, adres, postcode en gemeente van uw fiscaal vertegenwoordiger en zijn/haar btw-nummer. Indien het een btw-vrijgestelde medische dienst betreft: Btw-vrijstelling voor medische diensten in de zin van artikel 11, lid 1, onderdeel g, sub 1, Wet op de Omzetbelasting Bij adminstratieve vrijstelling vermeldt u: ontheffing van administratieve verplichtingen in de zin van artikel 25, lid 3, Wet op de Omzetbelasting

8 Uitleg factuur De factuur dient ten minste de volgende items te bevatten: Op de rekening dient duidelijk het woord Factuur te staan (dus niet Betalingsverzoek, Declaratie of vergelijkbare termen). De tenaamstelling en adressering van Janssen-Cilag B.V. zoals aangegeven in de voorbeeldfactuur, inclusief vermelding van het btw-nummer. De contactpersoon of afdeling van Janssen-Cilag B.V. Persoonlijke data die het voor ons mogelijk maken de juiste begunstigde en het rekeningnummer vast te stellen. U dient in ieder geval het volgende te vermelden: - naam en adres van degene die de dienst of activiteit verricht heeft; - btw-nummer van degene die de dienst of activiteit verricht heeft; eventueel vermeldt u btw-nummer in aanvraag. Tip: het verdient de voorkeur om briefpapier te gebruiken waarop al deze gegevens staan vermeld. 14 E en factuurnummer. U moet factureren met opeenvolgende nummers met één of meer reeksen. In uw administratie dient u dus uw eigen nummering te voeren om een unieke identificatie van afzonderlijke rekeningen mogelijk te maken en om een sluitende boekhouding te kunnen voeren. De factuurdatum. De datum waarop de levering of de dienst werd verricht of werd voltooid of de datum (voor zover vastgesteld kan worden) van vooruitbetaling als deze datum afwijkt van de uitreikingsdatum van de factuur. Een duidelijke omschrijving van de dienst of de activiteit waarvoor u betaling vraagt. Vermeld ook uw eventuele betalingsvoorwaarden. Als de belasting wordt voldaan door een fiscaal vertegenwoordiger, dient u zijn/haar naam, adres en btw-identificatie nummer ook te vermelden. O mschrijving van de dienst met zo nodig de afzonderlijke bedragen voor separate activiteiten en/of de hoeveelheid (of omvang) en aard van de geleverde goederen of de verleende dienst. Het btw-tarief wanneer er sprake is van een btw-belaste dienst. Het btw-bedrag in euro s. Indien een vrijstelling van toepassing is, dient dit te worden vermeld op de factuur (bijvoorbeeld: Btw-vrijstelling voor medische diensten in de zin van artikel 11, lid 1, onderdeel g, sub 1, Wet op de Omzetbelasting 1968 ). Wanneer aan u ontheffing van administratieve verplichtingen is verleend, is het aan te bevelen om hiervan melding te maken op de factuur (bijvoorbeeld: ontheffing van administratieve verplichtingen in de zin van artikel 25, lid 3, Wet op de Omzetbelasting 1968 ). Als u op zoekt naar factuur, vindt u de meest recente wettelijk verplichte gegevens die op een factuur vermeld moeten worden. 15

9 Aanvullende informatie over btw Aanvragen btw-nummer Aan btw-gerelateerde verplichtingen Uitzonderingen op de btw-plicht Indien u nog geen btw-nummer (omzet belastingnummer of btw-identificatie nummer) heeft, kunt u dit aanvragen bij de belastingdienst. De aanvraag moet u per brief richten aan de inspecteur omzetbelasting van uw eigen belastingkantoor. In de brief moet u vermelden: (firma)naam en adres; dat u (ook) btw-belaste activiteiten verricht; de datum waarop u (ook) btw-belaste activiteiten verricht. Ook kunt u het startersformulier downloaden op Na ontvangst van uw btw-nummer dient u voortaan bepaalde zaken te doen. Elke maand of elk kwartaal dient u elektronisch aangifte te doen van uw omzetbelasting (soms is jaaraangifte mogelijk). U dient een btw-administratie bij te houden. Uit uw administratie moet duidelijk blijken hoeveel btw u aan de belastingdienst moet betalen. U moet bijvoorbeeld overzichten bijhouden van uitgaande en ontvangen facturen. U dient facturen te sturen aan uw afnemers, tenzij u ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw heeft. De vraag is of u altijd btw dient te berekenen en de btw op de factuur moet vermelden. Vaak is dat wel het geval, maar er zijn twee uitzonderingen. Heeft u het btw-nummer nog niet binnen, dan kunt u op de factuur vermelden dat het btw-nummer in aanvraag is (bijvoorbeeld Btw-nummer is aangevraagd ). Zodra het btw-nummer bekend is, verzoeken wij u ons dit schriftelijk te melden De activiteit of dienst is niet btw-belast Voor vrijwel alle diensten die u voor ons verricht, zult u in principe btw moeten afdragen. Als dat niet het geval is, zullen wij u hier (zo mogelijk) op wijzen. In zo n geval dient u op de factuur te vermelden Btw-vrijstelling voor medische diensten in de zin van artikel 11, lid 1, onderdeel g, sub 1, Wet op de Omzetbelasting U kunt gebruikmaken van de Kleineondernemersregeling (KOR) Als u als zelfstandige werkzaam bent (in een eenmanszaak of in een samen werkingsverband tussen natuurlijke personen, zoals een maatschap of een vennootschap onder firma), kunt u een beroep doen op de Kleine-ondernemersregeling (KOR). Deze regeling is niet van toepassing op rechtspersonen, zoals een B.V., een vereniging of een stichting. Als u - na aftrek van de voorbelasting - slechts een gering bedrag aan btw per (kalender) jaar verschuldigd bent, komt u mogelijk in aanmerking voor de faciliteiten van de KOR, zoals de vermindering van de verschuldigde btw en de ontheffing van de administratieve verplichtingen. Deze regeling geldt per ondernemer en niet per onderneming. Voor alle duidelijkheid: de btw-bedragen gelden niet alleen voor de activiteiten die u voor Janssen-Cilag B.V. verricht, maar ze hebben ook betrekking op alle btw-plichtige activiteiten die u voor andere bedrijven en/of derde partijen verricht. 17

10 Uitleg Kleine-ondernemersregeling (KOR) Vermindering van de verschuldigde btw en ontheffing van de administratieve ver plichtingen zijn verschillende faciliteiten. Ondernemers die onder de KOR vallen, moeten op normale wijze factureren aan afnemers/ondernemers, tenzij zij ook ontheffing hebben van de administratieve verplichtingen. 1. Vermindering verschuldigde btw U komt in aanmerking voor de vermindering van btw als de in een (kalender)jaar verschuldigde belasting na aftrek van de voorbelasting niet hoger is dan De vermindering werkt als volgt: De af te dragen belasting is 1.345,- of minder (zie voor de meest recente bedragen De vermindering is gelijk aan het te betalen btw-bedrag. U hoeft dus geen btw te betalen aan de belastingdienst. Indien u geen ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw heeft, 18 bent u verplicht om een btw-factuur uit te reiken aan afnemers/ondernemers, periodiek btw-aangifte te doen en een btw-administratie bij te houden. Echter, u kunt een ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw aanvragen (zie hieronder). De af te dragen belasting is meer dan 1.345,-, maar niet meer dan (zie voor de meest recente bedragen De vermindering van het te betalen btw-bedrag is gelijk aan 2,5 x ( 1.883,minus het btw-bedrag). U kunt geen ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw aanvragen. Dit betekent dat u verplicht bent om een factuur uit te reiken aan afnemers/ ondernemers, dat u periodiek btwaangifte moet doen en dat u een btw-administratie moet bijhouden. 2. Ontheffing administratieve btw-verplichtingen Als u na aftrek van voorbelasting per (kalender)jaar 1.345,- of minder (zie voor de meest recente bedragen) aan btw verschuldigd bent, kunt u in aanmerking komen voor ontheffing van de administratieve verplichtingen. Indien u deze ontheffing krijgt, hoeft u geen periodieke btw-aangifte (meer) te doen en hoeft u geen boekhouding voor de btw meer bij te houden. U dient echter wel gedurende zeven jaren uw inkoopfacturen te bewaren. Indien u een factuur wilt sturen en ontheffing heeft voor de administratieve verplichting, mag u geen btw op deze factuur vermelden. Wij verzoeken u om op de factuur te vermelden: ontheffing van administratieve verplichtingen in de zin van artikel 25, lid 3, Wet op de Omzetbelasting op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin het verzoek is ingediend. De ontheffing van administratieve verplichtingen kan overigens vervallen indien niet aan de gestelde voorwaarden is voldaan, bijvoorbeeld omdat uw verschuldigde btw toch meer blijkt te zijn per (kalender)jaar. De procedure voor vermindering van de verschuldigde btw/ontheffing van de administratieve verplichtingen voor de btw: brochure via website downloaden (onder downloaden en bestellen via Btw berekenen over uw omzet ); schriftelijk verzoek indienen bij de inspecteur omzetbelasting van uw eigen belastingkantoor. Normaliter wordt de ontheffing slechts verleend voor de administratieve verplichtingen inzake de btw voor het komende jaar. De ontheffing gaat dan in 19

11 Janssen-Cilag B.V Meer informatie? Janssen Customer Service Center Tel: janssen@jacnl.jnj.com Janssen-Cilag B.V.