OpenLine Privacykennisgeving voor Europese Unie (EU)

Transcriptie

1 OpenLine Privacykennisgeving voor Europese Unie (EU) Northrop Grumman Corporation en haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen (hierna Northrop Grumman of Onderneming ) hebben een langdurige toewijding om zaken te doen in overeenstemming met alle van toepassing zijnde wetten en voorschriften en volgens de hoogste ethische principes. Naleving van de juridische en ethische verplichtingen van Northrop Grumman is de verantwoordelijkheid van elke medewerker en elk ander individu vallend onder de beleidslijnen en procedures van Northrop Grumman omdat het de verantwoordelijkheid is om potentiële inbreuk op deze verplichtingen te melden. Met betrekking tot dit beleid verwijst medewerkers en andere betrokken individuen naar alle medewerkers van Northrop Grumman en andere individuen die onderworpen zijn aan de beleidslijnen en procedures van Northrop Grumman (bijv. contractanten, consultants). Northrop Grumman heeft meerdere rapportagehulpmiddelen en gerelateerde procedures geïmplementeerd om de ontvangst, behandeling en opslag van rapporten door niet alleen medewerkers en andere betrokken individuen, maar ook elke andere persoon die contact opneemt met de OpenLine ( OpenLine-gebruikers ) met betrekking tot potentiële inbreuk op de juridische en ethische verplichtingen van Northrop Grumman, te vergemakkelijken. Het telefonische en online rapportagesysteem (hierna OpenLine ) is zo n hulpmiddel dat beschikbaar is voor OpenLinegebruikers. Om te voldoen aan bepaalde vereisten van de Europese Unie (EU) en andere van toepassing zijnde wetten op gegevensbescherming en geïmplementeerde nationale wetten, heeft Northrop Grumman deze Privacyverklaring en specifieke procedurele regels voor de implementatie van OpenLine opgesteld (hierna EU-kennisgeving ). Het hiernavolgende document heeft als doel het samenvatten van en informeren over de EU OpenLine, die de EU en de Europese Economische Ruimte ( EER ) omvat. Het is van toepassing op en beschikbaar voor alle medewerkers die in deze regio s gevestigd zijn. De verantwoordelijke entiteit voor de verwerking van uw persoonsgegevens met betrekking tot de OpenLine (d.w.z. de gegevensbeheerder ) is de dochteronderneming of gelieerde onderneming van Northrop Grumman waar u bent aangesteld. Bedoeling en omvang van de OpenLine Het doel van de OpenLine is het bieden van een alternatief mechanisme aan onze OpenLinegebruikers voor het rapporteren van zorgen of aantijgingen over niet alleen wangedrag qua financiën, boekhouding, intern toezicht, omkoping, corruptie of gerelateerd wangedrag, maar ook concurrentieverstorende methoden. De volgende kwesties kunnen via de OpenLine worden gerapporteerd: het aanvaarden of geven van ongepaste geschenken, diensten of andere voordelen; verduistering; onjuiste boekhouding, audits of financiële rapportage of gebrekkig intern financieel toezicht; ongepaste omgang met concurrenten; ongepaste omgang met overheidsvertegenwoordigers; het handelen met voorkennis, het geven van tips over transacties aan anderen of andere schendingen van de effectenwetgeving; diefstal van middelen van de onderneming; ongepast gebruik van informatie van concurrenten of leveranciers; ongeoorloofd gebruik van de activa van de onderneming; 1

2 ongeoorloofd gebruik van middelen van de onderneming, andere zorgen over boekhouding en audits met het oog op de financiële rapportage; discriminatie en pesterijen op de werkplaats; vergelding op de werkplaats; milieuproblemen; gezondheid en hygiëne op de werkplaats, veiligheid op de werkplaats; kwaliteit (behalve in Frankrijk). De OpenLine dient niet gebruikt te worden voor kwesties die buiten de genoemde omvang vallen. Gebruik de standaard informatie- en rapportagekanalen van Northrop Grumman voor dergelijke rapporten, zoals het melden van dergelijke zorgen aan uw manager of een andere manager, Human Resources professional, Business Conduct Officer (BCO) of de juridische afdeling. Hoe te rapporteren via de OpenLine Het gebruik van de OpenLine door medewerkers en andere OpenLine-gebruikers in de EU is optioneel en vrijwillig. Medewerkers en andere OpenLine-gebruikers zullen geen nadelige consequenties ondervinden voor het niet gebruiken van de OpenLine. De OpenLine is een toevoeging op de standaard informatie- en rapportagekanalen van Northrop Grumman. Als u ooit zorgen heeft die wellicht gerapporteerd moeten worden, dient u eerst contact op te nemen met uw directe manager of supervisor. U kunt ook het open-deur -beleid gebruiken om met iemand anders in het management te spreken, zoals met een Human Resources professional, de juridische afdeling, een Business Conduct Officer of iemand met de functie, kennis en verantwoordelijkheid om de zorg aan te kunnen pakken. Als u om welke reden dan ook vindt dat u niet met uw manager of ander managementlid over uw zorgen kunt spreken, of als u vindt dat uw zorgen niet gepast behandeld zijn, en uw zorgen binnen de omvang van de Northrop Grumman EU OpenLine vallen, kunt u deze via de OpenLine rapporteren met één van de volgende mechanismen: 1. Bellen met de van toepassing zijnde kosteloze OpenLine via de nummers aangegeven op ontacts.aspx De OpenLine is 24 uur per dag, 365 dagen per jaar bereikbaar. 2. Inloggen op ontacts.aspx vanaf een computer met een internetverbinding en klikken op de OpenLinelink om een online rapport op te stellen. Anonieme rapporten Indien mogelijk dienen OpenLine-gebruikers hun naam en contactgegevens op te geven bij het rapporteren van zorgen en aantijgingen. Dit stelt Northrop Grumman in staat contact met u op te nemen als er aanvullende informatie nodig is. Als u zichzelf bekend maakt, blijft uw identiteit in de grootst mogelijke mate vertrouwelijk passend bij de behoefte van Northrop Grumman om een nauwkeurig onderzoek uit te voeren en/of de veiligheid van de OpenLine-gebruiker of andere persoon of onze faciliteiten of bezittingen te beschermen. We kunnen echter bij wet verplicht zijn om de identiteit van de OpenLine-gebruiker openbaar te maken, zoals bij de opvolging van een gerechtelijk of administratief bevel of vergelijkbare juridische eis en aan relevante betrokken personen bij de uitvoering van het onderzoek en enige daaropvolgende arbitrage. 2

3 Northrop Grumman accepteert anonieme rapporten slechts in de mate die toepasselijke lokale wetgeving toestaat. Zo worden bijvoorbeeld in Spanje en Portugal geen anonieme rapporten verwerkt. Persoonsgegevens die we verzamelen Northrop Grumman verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van OpenLine-gebruikers via de OpenLine in de mate die nodig is om een rapport op te stellen en een passend opvolgend onderzoek uit te voeren. Met betrekking tot een rapport kunnen we de volgende soorten persoonsgegevens verzamelen en verwerken: - de identiteit, positie en contactgegevens van de persoon die een zorg uit of rapport indient; - de identiteit, positie en contactgegevens van de persoon die gerapporteerd wordt; - de identiteit, positie en contactgegevens van de personen die rapporten ontvangen of onderzoeken; - de gerapporteerde feiten; - het verzamelde bewijs in de loop van een onderzoek; - het rapport van het onderzoek; en - de uitkomst van het rapport. Met betrekking daartoe streeft Northrop Grumman ernaar om geen gevoelige persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, d.w.z. informatie over raciale of etnische oorsprong, politieke meningen, religie, vakbondslidmaatschap, gezondheid, seksleven en gegevens gerelateerd aan criminele veroordelingen of criminele vervolgingen van een individu. In de mate waarin dergelijke gevoelige persoonsgegevens intrinsiek zijn aan het OpenLine-rapport, streeft Northrop Grumman ernaar om enige resulterende verzameling en verdere verwerking van dergelijke gegevens te minimaliseren. Hoe we rapporten behandelen Als een zorg of aantijging wordt geuit via de OpenLine, wordt deze onmiddellijk en vertrouwelijk behandeld door onze externe dienstverlener. Er wordt een rapport opgemaakt door onze dienstverlener en vervolgens doorgestuurd naar de Northrop Grumman OpenLine-manager. Het oorspronkelijke rapport wordt beoordeeld door de OpenLine-manager en vervolgens ter onderzoek en opvolging doorgestuurd naar een passende vertegenwoordiger binnen Northrop Grumman. Het rapport wordt behandeld door speciaal opgeleide medewerkers van Northrop Grumman, zoals vertegenwoordigers van Ethiek, Bedrijfsnavolging, Human Resources, de juridische afdeling, Beveiliging, Interne audit of andere betrokken functies. Northrop Grumman kan ook diensten van bijvoorbeeld advocatenkantoren gebruiken bij het beoordelen van een kwestie. Northrop Grumman en de dienstverleners nemen alle redelijke en nuttige voorzorgsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en beveiliging van de persoonsgegevens te waarborgen bij de verzameling, communicatie of opslag ervan Gegevensoverdrachten EU-wetgeving voor gegevensbescherming beperkt de overdracht van persoonsgegevens van een EER-lidstaat naar een ontvanger buiten de EER als het land van bestemming geen adequaat niveau van gegevensbescherming in acht neemt. Aangezien Northrop Grumman gevestigd is in de VS en internationaal opereert en onze OpenLine-dienstverlener gevestigd is in de VS, kunnen persoonsgegevens met betrekking tot OpenLine voor de hierboven beschreven doelen overgedragen worden naar de VS en andere landen die door de EU niet aangemerkt zijn als landen met een adequaat niveau van gegevensbescherming. Zowel Northrop Grumman als zijn OpenLinedienstverlener is individueel gecertificeerd voor het Safe Harbor-programma tussen de EU en de VS. Amerikaanse ondernemingen die zich onderwerpen aan het Safe Harbor-programma worden door de Europese Commissie beschouwd als bedrijven met een adequaat niveau van gegevensbescherming. 3

4 Neem voor een lijst van andere landen buiten de EER waarin Northrop Grumman actief is en persoonsgegevens aan kan overdragen, contact op met uw HR professional. In het geval van een gegevensoverdracht aan andere landen buiten de EER die niet aangemerkt zijn als landen met een adequaat niveau van gegevensbescherming, neemt Northrop Grumman alle passende maatregelen om te voldoen aan de eisen van EU-wetgeving voor gegevensbescherming, zoals het gebruik van modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of een andere legitieme grensoverschrijdende oplossing voor overdracht. Geen vergelding OpenLine-gebruikers zullen op geen enkele wijze blootgesteld worden aan vergelding voor het te goeder trouw rapporteren. Als een medewerker te goeder trouw een rapport indient op basis van aantijgingen, wordt hij/zij niet gestraft of ontslagen vanwege het rapport als de aantijgingen later nietontvankelijk of inaccuraat blijken, of als Northrop Grumman besluit de kwestie te sluiten. Iedereen die iemand probeert te vergelden, direct of indirect, of anderen ertoe aanzet om een bepaalde medewerker of OpenLine-gebruiker die te goeder trouw aantijgingen of zorgen indiende te vergelden, kan onderworpen worden aan disciplinaire maatregelen of juridische stappen in de mate waarin lokale wetgeving dat toestaat. Deze bescherming van geen vergelding geldt niet voor medewerkers of andere OpenLine-gebruikers die willens en wetens of roekeloos verklaringen of openbaringen doen die niet te goeder trouw zijn (bijv. medewerkers die op kwaadaardige wijze zorgen uiten waarvan ze weten dat deze onjuist zijn). In dergelijke gevallen kunt u onderworpen worden aan disciplinaire actie of juridische stappen in de mate waarin lokale wetgeving dat toestaat. Uw rechten Volgens de van toepassing zijnde wetgeving heeft u het recht om toegang te vragen tot en details te ontvangen over de persoonsgegevens die we van u bijhouden in verband met uw rapport. U heeft ook het recht op verzoek om rectificatie, blokkering of verwijdering van alle achterhaalde of onjuiste persoonsgegevens volgens de van toepassing zijnde wetgeving. U kunt op elk moment op juridische gronden bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens met betrekking tot een rapport van de OpenLine. Als u het onderwerp bent van een rapport gemaakt via OpenLine, wordt er zo snel mogelijk contact met uw opgenomen nadat er eerst relevant bewijs verzameld is. We informeren u over: - de entiteit of eenheid van Northrop Grumman die verantwoordelijk is voor het gebruik van de OpenLine; - de aantijgingen tegen u; - de personen, afdelingen of entiteiten van Northrop Grumman die informatie of rapporten aangaande de aantijgingen kunnen ontvangen; en - hoe u enig van toepassing zijnd recht op toegang, rectificatie, blokkering of verwijdering van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen en hoe u bezwaar kunt maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt deze informatie op een later moment ontvangen indien en voor zover het informeren van u het onderzoek zou bevooroordelen of in gevaar zou brengen en/of als het nodig is om preventieve maatregelen te nemen om vernietiging van bewijs te voorkomen. U komt echter de identiteit van de medewerker of OpenLine-gebruiker die het rapport indiende via de OpenLine niet te weten, tenzij we verplicht zijn om de identiteit van die persoon openbaar te maken als gevolg van gerechtelijke actie of om te voldoen aan lokale wettelijke eisen. 4

5 Gebruik om uw rechten uit te oefenen de hieronder aangegeven instructies en contactgegevens. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens? Persoonsgegevens opgenomen in het rapport worden vernietigd of geanonimiseerd (d.w.z. alle verwijzingen naar personen worden verwijderd), zo snel als uitvoerbaar in de situatie en de omstandigheden en indien mogelijk binnen twee (2) maanden na de afsluiting van het onderzoek, zolang het onderzoek niet leidt tot disciplinaire actie en/of een strijd. Als er disciplinaire maatregelen worden genomen of een strijd ontstaat, worden uw persoonsgegevens bewaard tot de uiteindelijke arbitrage. Northrop Grumman streeft ernaar om onmiddellijk alle persoonsgegevens buiten de omvang van de Northrop Grumman EU OpenLine te vernietigen of te anonimiseren. Hoe u contact met ons opneemt Als u vragen of opmerkingen heeft over de OpenLine of als u uw recht op toegang, rectificatie, blokkering, verwijdering of bezwaar bij de verwerking van uw persoonsgegevens wilt uitoefenen, neem dan contact op met de Northrop Grumman OpenLine-manager op het volgende adres: 2980 Fairview Park Drive, Falls Church, VA 22042, VS. Alle verzoeken voor uitoefening van uw recht op toegang, rectificatie, blokkering, verwijdering of bezwaar bij de verwerking van uw persoonsgegevens moeten schriftelijk worden ingediend. * * * 5