Versie KvK nr: contactpersoon: drs. L. Ars

Transcriptie

1 In deze openbare versie van de concentratiemelding zijn delen van de tekst vervangen of weggelaten om redenen van vertrouwelijkheid. Vervangen of weggelaten delen zijn met vierkante haken [ ] aangegeven. Formulier melding concentratie Overname thuiszorg Heuvelland* van Sevagram door Envida (* Tot het gebied Heuvelland behoren de gemeenten Vaals, Valkenburg en Gulpen) 1. Inlichtingen over de betrokken organisaties 1.1. naam: Stichting Envida bezoekadres: Abtstraat LS Maastricht postadres: Postbus AE Maastricht tel.nr: faxnr: info@envida.nl KvK nr: contactpersoon: drs. L. Ars naam: Stichting Sevagram bezoekadres: Henri Dunantstraat PB Heerlen tel.nr: faxnr.: info@sevagram.nl KvKnr.: contactpersoon: mr. drs. D. Lejeune 1.2 Geef een beschrijving van de (bedrijfs)activiteiten van alle betrokken organisaties en geef aan in welke sectoren zij werkzaam zijn. Stichting Envida is werkzaam in de sector wonen, welzijn en zorg. (Bedrijfs)Activiteiten: - Verpleeg- en verzorgingshuizen - Thuiszorg - Expertise (Specialisten ouderengeneeskunde, paramedici (fysio- en ergotherapeuten, diëtisten, logopedisten) Participaties: - GroenekruisDomicura huishoudelijke hulp BV - Jeugdgezondheidszorg BV - Kraamzorg BV - Envida Services BV - Envida Proper BV - Geboortezorg Limburg BV - Martha Flora Maastricht BV - De Keuken van Limburg BV Stichting Sevagram is werkzaam in de sectoren verpleging, verzorging en thuiszorg. De activiteiten 1

2 bestaan uit verpleging en verzorging zowel intra- als extramuraal, hulp bij het huishouden, begeleiding, huisvesting voor ouderen en servicediensten 1.3 Vermeld de namen, adressen, telefoonnummers, faxnummers, eventuele elektronische postadressen en functies van de aangewezen contactpersonen contactpersoon Stichting Envida: naam: drs. L. Ars, Beleidsadviseur V&V postadres: Postbus 241, 6200 AE Maastricht tel.nr: faxnr: adres: contactpersoon Stichting Sevagram: naam: Denise Lejeune, beleidsmedewerker/jurist adres: Henri Dunantstraat 3, 6419 PB Heerlen tel.nr: faxnr: adres: 1.4 Geef aan welke van de betrokken organisaties zorgaanbieder zijn. Beide organisaties zijn zorgaanbieder in de zin van de Wmg. 1.5 Geef voor elk van de betrokken zorgaanbieders aan door hoeveel personen zij in de regel zorg doen verlenen. Licht uw antwoord toe. Stichting Envida: het gemiddelde aantal personen dat in 2014 zorg volgens de Wet langdurige zorg en de Zorgverzekeringswet werkzaam zijn in de thuiszorg zijn 221 (regio Heuvelland). Stichting Sevagram: het gemiddelde aantal personen dat bij Sevagram in 2014 zorg volgens de Wet langdurige zorg en de Zorgverzekeringswet verleende was afgerond 1345 personen, waarvan in de thuiszorg in de regio Heuvelland ca. 34. Deze melding betreft de overdracht van de thuiszorgactiviteiten van Stichting Sevagram in de gemeenten Gulpen-Wittem, Valkenburg en Vaals (hierna: regio Heuvelland ). Als gevolg van de concentratie gaan 11 van de 34 medewerkers over naar Envida. De overige personeelsleden die op dit moment nog werkzaam zijn binnen de thuiszorg Heuvelland, zullen gaan werken vanuit de intramurale zorg binnen Sevagram. Van de 11 te weten personen te weten 6.35 fte die over gaan naar Envida zijn er geen medewerkers die enkel WMO zorg verlenen. In eerder stadium zijn de diverse geledingen van de beide organisaties geïnformeerd over het aantal fte. Hierin zijn nog andere getallen genoemd dan de bovenstaande 6.35 fte. Door middel van de bijlage 18, 19 en 20 zijn de geledingen over het juiste aantal fte geïnformeerd. De ondernemingsraad van Envida heeft in haar advies al het juiste aantal fte opgenomen. Zij waren in de periode tussen de adviesaanvraag (waarin nog een ander getal werd genoemd) en het advies al mondeling bij gesproken. Dit blijkt uit het feit dat zij in hun advies wel het juiste aantal genoemd hebben (bijlage 11). 2. Gegevens over de concentratie 2.1 Beschrijf het karakter van de operatie: - vermeld daarbij of het gaat om een fusie, de verkrijging van uitsluitende of gezamenlijke zeggenschap of de totstandbrenging van een gemeenschappelijke organisatie, in de zin van artikel 27 van de Mededingingswet. - Zet uiteen hoe de structuur van eigendom en zeggenschap er na de concentratie uit zal zien. 2

3 - Vermeld alle overeenkomsten en transacties die de concentratie belichamen of die daarmee samenhangen. Met de concentratie samenhangende overeenkomsten en transacties dienen ook te worden vermeld indien deze reeds zijn aangegaan of uitgevoerd. Stichting Sevagram ( Sevagram ) en Stichting Envida ( Envida ) bieden ieder afzonderlijk thuiszorg aan. Sevagram is voornemens de thuiszorgactiviteiten in de regio Heuvelland op 1 januari 2016 over te dragen aan Envida. Zij zal die activiteiten invlechten in haar bestaande organisatie. De thuiszorgactiviteiten bestaan uit: verpleging en verzorging. Envida zal derhalve de uitsluitende zeggenschap verwerven over de thuiszorgactiviteiten van Sevagram in de regio Heuvelland. Uitgezonderd van overdracht van onderneming is de thuiszorg die wordt verleend in de aanleunwoningen van Sevagram en de zorg in de Hospices, die ook beiden via de Zvw gefinancierd zijn. Sevagram blijft deze zorg- en dienstverlening zelf leveren. Aan de over te nemen thuiszorgactiviteiten van Sevagram kan een omzet worden toegerekend. Op basis van de productiecijfers tot en met periode 9 is een inschatting van de omzet over 2015 gemaakt. Naar verwachting zal de over te nemen thuiszorgactiviteiten dit jaar een omzet van [ ] realiseren. In combinatie met de over te nemen medewerkers kunnen de over te nemen thuiszorgactiviteiten als een onderneming in de zin van de Mededingingswet worden aangemerkt. De voorgenomen transactie kwalificeert derhalve als een concentratie in de zin van artikel 27 lid 1 aanhef en onder b. van de Mededingingswet. De over te nemen thuiszorgactiviteiten worden integraal onderdeel van Envida welke bestuurd wordt door een eenhoofdige raad van bestuur. De raad van bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht. De huidige governance structuur van Envida voldoet aan alle voorwaarden van good governance volgens de Zorgbrede Governance Code en wordt hierop voortdurend intern en extern geëvalueerd en getoetst. De overdracht en invlechting van de thuiszorgactiviteiten van Sevagram vergt geen aanpassingen van de huidige structuur van Envida. Organisatiestructuur Envida 3

4 De thuiszorg activiteiten van Envida (zijn ingericht in 4 regio s; de regio s Maastricht Noord-Oost, Maastricht Zuid-Oost, Maastricht West en de regio Heuvelland). Omdat de thuiszorgactiviteiten die overgaan van Sevagram naar Envida zich beperken tot de regio Heuvelland wordt hier de organisatiestructuur van de thuiszorg in deze regio beschreven. De extramurale zorg wordt uitgevoerd onder leiding van de regiomanager extramurale zorg Heuvelland. De zorg aan cliënten thuis wordt verleend door 11 wijkteams die zijn verbonden aan wijken, kernen en dorpen. Deze wijkteams verrichten hun activiteiten onder leiding van een meewerkend teamleider die ofwel een niveau 4 verpleegkundige danwel een wijkverpleegkundige niveau 5 is. Een wijkteam bestaat uit 10 tot 15 medewerkers van niveau 3 tot en met niveau 5 die in deze wijk of kern de zorg verlenen. De cliënten van Sevagram zullen op basis van hun woonadres zorg van een specifiek wijkteam gaan ontvangen. [ ] 2.2 Beschrijf de wijze waarop en het tijdsbestek waarbinnen de concentratie zal worden gerealiseerd. Beschrijf hierbij: - welke activiteiten de organisatie na concentratie zal ontplooien; - over welke periode de daadwerkelijk integratie van (onderdelen van) de organisaties zich uitstrekt - hoe het implementatieplan eruit ziet. Hiertoe behoort ook een goede inventarisatie van integratieproblematiek bij de bedrijfsvoering (ICT-systemen, financiële systemen, integratie van ondersteunende en operationele processen e.d.). De formele juridische overdracht zal per 1 januari 2016 plaatsvinden. De overdracht zal plaatsvinden op basis van de concept overdrachtsovereenkomst d.d. 26 november 2015 (bijlage 15). Er is sprake van een overdracht van activiteiten van Sevagram aan de bestaande organisatie van Envida. In de voorbereidingsfase tot 31 december 2015 vindt voldoende voorbereiding plaats om de integratie in januari naadloos te kunnen uitvoeren zonder dat er sprake is van onomkeerbare processen. Er is een planning van werkzaamheden gemaakt (zie bladzijde 5) die door diverse functionarissen van beide 4

5 organisaties, in nauwe samenwerking met elkaar, uitgevoerd dienen te worden om de overdracht per 1 januari 2016 te kunnen effectueren. In een werkgroep zullen invoering in technische systemen, financiële systemen en integratie van operationele processen geagendeerd worden en door medewerkers van beide organisaties die werkzaam zijn binnen betreffende diensten afgestemd worden. Een operationeel werkplan hiervoor is gereed, zie bijlage 0. Voorbereidingen in de zin van informatie vergaren hoe systemen zijn ingericht bij beide organisaties, dossiers zijn ingericht hebben reeds plaatsgevonden. 5

6 Planning Stap Omschrijving Tijdsplanning Wie 1. Praatpapier overhevelen thuiszorgsamenwerken TS, EW en versterken andere gebieden 2. Gesprek Envida op basis van praatpapier TS, FO, EW, Envida 3. Gesprek over vervolgstappen en TS, FO, EW planning vaststellen 4. Communicatie plan + tijdspad : TS, FO, EW - medewerkers - gemeenten - verzekeraars - cliënten - interne organisatie - RvT 5. Envida informeren tijdspad/ FO, EW vervolgstappen 6. Projectgroep deelnemers vaststellen en FO plannen 7. Adviesaanvraag CCR voorbereiden EW 8. Adviesaanvraag OR voorbereiden EW 9. Advies inwinnen en besluit ten aanzien TS van melding NZA 10. Verdiepingsvragen Envida beantwoorden FO, EW en afstemming inplannen eind oktober 11. Verzenden adviesaanvragen OR en CR EW, CG door secretariaat RvB 12. Behandelen adviesaanvraag lokale CR CR 13. PvA t.a.v. overhevelen medewerkers FO, EW, ES vaststellen + planning 14. Communicatie medewerkers FO, ES, RS 15. Behandelen adviesaanvraag OR OR 16. Behandelen adviesaanvraag RvT TS 17. Uitwerken financiële conform voorstel Medio- eind okt JPH Meander 18. Consequenties Nedap Aanleun-Hospice Eind okt FO-JPH bespreken 19. Afstemmen Envida proces en inhoud-> FO, EW o.a. communicatie medewerkers en cliënten (vraagbaak inrichten) Judith Mertens en Lisette Ars 20. Communicatie medewerkers (besluit) en Begin nov 2015 FO, EW, ES cliënten 21. Inhoudelijke overdracht organiseren Nov- dec 2015 Werkgroep 22. Voorbereiding juridisch document Nov dec Afspraak verkenning Nov- dec 2015 FO, Envida samenwerkingsmogelijkheden 24. Communicatiemoment? December 2015? 25. Juridische overdracht Besturen 6

7 Gremia Instemming Envida Instemming Sevagram Raad van Toezicht OR Adviesaanvraag LCR (lokale Cliëntenraad)/CCR voornemen instemming Communicatie: Sevagram heeft de medewerkers van Sevagram Thuiszorg op geïnformeerd over de (voorgenomen) overdracht, met inachtneming van de nog te doorlopen route van medezeggenschap bij onder andere OR, Cliëntenraad en melding bij NZa. Op heeft een vervolg bijeenkomst plaatsgevonden samen met Envida. Beide partijen stemmen communicatie naar OR, CCR, RvT, cliënten en medewerkers steeds met elkaar af. Sevagram informeert cliënten over het voorgenomen besluit begin november 2015, om de tijdigheid van communicatie in acht te nemen en cliënten een keuzemogelijkheid aan te bieden. Formele communicatie zal plaatsvinden nadat het traject medezeggenschap formeel is afgerond en het besluit definitief is. 2.3 Beschrijf de doelstellingen van de concentratie. De doelstelling van de overname van thuiszorgactiviteiten in de regio Heuvelland door Envida Thuiszorg per 1 januari 2016 is gericht op het behoud van zorg en het behoud van werkgelegenheid van Envida en herstel van rendement aan de zijde van Sevagram. 2.4 Beschrijf de redenen voor concentratie. Beschrijf daarbij welke alternatieven in de voorbereiding in beschouwing zijn genomen en waarom concentratie daarbij uiteindelijk de voorkeur heeft gekregen. Externe ontwikkelingen De complexiteit van de zorg thuis neemt steeds verder toe. Ouderen willen en moeten steeds langer thuis blijven wonen omdat de drempel tot een verblijfvoorziening steeds hoger wordt. Voor de toenemende complexiteit in de wijk is echter niet meer geld beschikbaar, waardoor bestaande voorzieningen onder druk komen te staan. Voor verantwoorde zorg thuis is een goede wijkinfrastructuur onontbeerlijk. Het gaat hierbij om passende en veilige woonruimte, mogelijkheden voor ontmoeting, (gemaks)diensten en (24-uurs)voorzieningen. Daarnaast bestaan nog veel schotten in de financiering en uitvoering van de zorg-thuis. Deze staan een klantgerichte, doelmatige en integrale dienstverlening veelal in de weg. Datzelfde geldt voor de gescheiden financiering door verzekeraars en gemeentes. Nog steeds wordt er voor productie betaald en niet voor slimme oplossingen. De verwachting is echter dat de komende jaren wel een ombuiging richting resultaatfinanciering, zoals populatiebekostiging plaatsvindt. Deze ombuiging is gebaat bij samenwerking, synergie en innovatie. Overwegingen Sevagram thuiszorg Sevagram heeft een analyse verricht [ ]. Bovenstaande factoren kunnen op korte termijn niet omgebogen worden in de huidige organisatie en setting. Daarom kan geconcludeerd worden dat: [ ]. Sevagram heeft in kaart gebracht welke alternatieve mogelijkheden er zijn voor de thuiszorg, zoals schaalvergroting door overname of overdracht aan een derde. De combinatie van rendementen, omvang en toekomstperspectief leiden tot de conclusie dat schaalvergroting door overname geen realistisch perspectief is. Overdracht van de activiteiten aan een sterke partij is dat wel, omdat dan met name de schaalgrootte het mogelijk maakt het rendement te verbeteren. Deze analyse en besluitvorming ten aanzien van het toekomstperspectief is in het voorjaar van 2015 gemaakt door bestuur en toezichthouders van Sevagram. Gezien de uitkomst van de analyse heeft Sevagram voor haar thuiszorgactiviteiten in de regio Heuvelland Envida benaderd voor overname van de thuiszorgactiviteiten. 7

8 Onderzocht is of overname van de thuiszorg van Sevagram voor regio Heuvelland door Envida invulling kan geven aan de geconstateerde problemen. Het antwoord op deze vraag is evident: een overdracht aan Envida zorgt voor behoud van de thuiszorg en dus continuïteit van zorg en werkgelegenheid. Dit zijn belangrijke uitgangspunten die voor beide partijen ten grondslag liggen aan de voorgenomen overdracht. Het op eigen kracht of op enige andere wijze bewerkstellingen van voldoende groei om schaalvoordelen te behalen is niet haalbaar gebleken. 3. Gegevens over de gevolgen van de concentratie 3.1 Beschrijf de financiële gevolgen van de concentratie voor de betrokken zorgaanbieder(s). Overleg hierbij ten minste: - het businessplan met de verwachte kosten en baten van de concentratie; - de verwachte synergievoordelen in de vijf jaren na de transactie. Licht uw antwoord toe. Geef daarbij aan wie de financier(s) is/zijn en of uw business case wordt ondersteund door financiers. Kosten en baten van de concentratie Eenmalige kosten De overdracht kent een aantal eenmalige kosten die direct toe te rekenen zijn aan de ontvlechting. Deze kosten hebben met name betrekking op externe advieskosten. Partijen ramen deze kosten op [ ]. Financiële situatie na overdracht Onderstaande cijfers geven de geprognosticeerde kosten en baten weer van (enkel) personele kosten 2015, exclusief overhead (teamleider, manager, planner en centrale overhead hoofdkantoor) van de over te dragen thuiszorgactiviteiten na de overdracht per 1 januari De overhead gaat niet mee over naar Envida. De over te dragen activiteiten kennen alleen al qua personele inzet een [ ]. Na de overdracht worden meteen verbeteringen in de marge verwacht als gevolg van de opschaling en integratie. Envida die op grotere schaal aanwezig is in de wijk, kan onmiddellijk schaalvoordelen behalen. Baten en personele kosten Sevagram 2015 [ ] Prognose Envida [ ] Bovenstaande tabel geeft weer wat het geprognosticeerde resultaat voor Envida zou kunnen zijn. Op basis van productiviteit van [ ]. Dit kan door schaalvoordelen nog oplopen en afhankelijk van hun personele kosten. Een meerjarenraming is gelet op de ontwikkelingen onder andere wijzigingen in tarieven en gecontracteerd zorgvolume in de thuiszorgsector van relatieve waarde. In die zin heeft een meerjaren-opstelling van dit minieme stukje thuiszorg van Sevagram weinig tot geen toegevoegde waarde. Desalniettemin is de raming opgesteld. Ook dient opgemerkt te worden dat de zeer kleine concentratie van Sevagram wordt ingevlochten in de totale extramurale zorg van Envida [ ]. Er is dus ook geen sprake van uitbreiding danwel overname van directe en indirecte overhead. [ ] 8

9 Synergievoordelen De overdracht aan Envida levert op diverse vlakken financiële synergie op. Dit komt met name voort uit de mogelijkheid tot het efficiënter inrichten van de bedrijfsvoering van de thuiszorgactiviteiten dan mogelijk was in de bedrijfsvoering van de thuiszorg binnen Sevagram: Management: Binnen Envida wordt de thuiszorg geïntegreerd in de bestaande wijkteams. Envida benut daarbij de schaalvoordelen en kan zonder aanvullend management de activiteiten voortzetten. Hiermee kan Envida al aanzienlijk voordeel behalen. Het contract van teamleider van Sevagram eindigt van rechtswege. Overhead: de schaalgrootte binnen Envida betekent dat ook op andere onderdelen kostenbesparingen mogelijk zijn. Dit betreft in ieder geval de overheadkosten, zoals administratie, declaratie, inkoop en p&o. Deze taken kunnen binnen Envida worden voortgezet zonder uitbreiding. Productiviteit: de productiviteit van de Thuiszorg activiteiten is bij Envida hoger dan bij Sevagram. Dit wordt onder andere veroorzaakt door de schaalgrootte en kleinschalig organiseren (in wijkteams) die efficiënter plannen en kortere reistijden mogelijk maakt. Verdere uitbreiding van productiviteit is niet ondenkbaar. Ook op het gebied van kwaliteit, continuïteit en toegankelijkheid van de thuiszorg biedt de overdracht belangrijke synergievoordelen. De sector staat zwaar onder druk en de voorgenomen overdracht biedt in het werkgebied Heuvelland waarborgen voor het behoud van betaalbare thuiszorg. Financiering De overdracht behoeft bij beide partijen geen externe financiering en wordt bekostigd vanuit de reguliere bedrijfsvoering. 3.2 Beschrijf de gevolgen van de concentratie voor de zorgverlening aan de cliënt. Beschrijf hierbij, voor zover van toepassing, ten minste: - veranderingen in het aanbod van zorg; - de herinrichting van de zorgprocessen; - de verplaatsing van zorgaanbod tussen locaties; - de verandering van het aantal locaties waar zorg wordt verleend; - de aanpassing van de schaalgrootte van de zorgverlening op de locaties. Ga hierbij uit van het tijdsbestek waarbinnen alle uit de concentratie voortkomende veranderingen in de zorgverlening zijn gerealiseerd. Gevolgen voor de cliënt(tevredenheid), bereikbaarheid en kwaliteit van de zorg Het belang van de kwaliteit, continuïteit en doelmatigheid van de zorg- en dienstverlening aan thuiswonende ouderen en chronisch zieken speelt een grote rol bij de overdracht. Behoud van de vertrouwde medewerker voor de cliënt is een uitgangspunt bij de invlechting van de medewerkers van Sevagram in de bestaande wijkteams van Envida. De huidige cliënten van Envida zullen zo min mogelijk negatieve gevolgen van de overdracht merken. Verder kent de overdracht enkel voordelen voor de huidige cliënten van Sevagram, hetgeen een verwachte positieve impact op de cliënttevredenheid zal hebben. De schaalvoordelen binnen Envida maken het uniformeren en verbeteren van de kwaliteit mogelijk: 9

10 Envida heeft een substantieel aantal verpleegkundigen niveau 4 en 5 in dienst en beschikt tevens over een nachtzorgteam en een specialistisch thuiszorg technologie team waardoor cliënten, indien dat nodig mocht zijn, alle zorg thuis geleverd kunnen krijgen en ook door een en dezelfde organisatie. Envida vormt een stabiele organisatie, ook voor de thuiszorg. De bereikbaarheid van de zorg wordt verbeterd binnen Envida doordat sprake is van een grotere schaalgrootte en hogere cliëntdichtheid in het verzorgingsgebied Heuvelland. Het grotere personeelsbestand biedt meer mogelijkheden van onderlinge opvang in geval van verzuim, verlof of andere uitval van personeel, hetgeen een betere borging van continuïteit van de zorg oplevert. 3.3 Beschrijf de risico s van de concentratie voor de bereikbaarheid van de zorg en de wijze waarop deze risico s worden ondervangen. Onder vraag 3.2 heeft u de eventuele veranderingen in het zorgaanbod en de locaties waar zorg wordt verleend beschreven. Beschrijf welke risico s deze veranderingen met zich meebrengen voor de bereikbaarheid van de zorg. Beschrijf hierbij, voor zover van toepassing, ten minste: - de gevolgen van de concentratie voor het aantal locaties dat cliënten kunnen bezoeken; - de gevolgen van de concentratie voor de reisafstand die cliënten moeten afleggen. Door de overdracht van de thuiszorg in de regio Heuvelland van Sevagram naar Envida wordt de bereikbaarheid van de zorg beter gewaarborgd met name vanwege de schaalvoordelen en een hogere cliëntdichtheid in het verzorgingsgebied. 3.4 Beschrijf de risico s van de concentratie voor de kwaliteit van de zorg en de wijze waarop deze risico s worden ondervangen. Beschrijf hierbij ten minste: - wat het verwachte effect van de concentratie is op de cliënttevredenheid. - hoe is geborgd dat het bestuur gedurende het concentratieproces voldoende aandacht heeft voor het primaire proces. - hoe u het risico inschat op kwaliteitsverlies door bijvoorbeeld: o cultuurverschillen tussen de concentrerende organisaties; o stagnerende implementatie van de concentratie; o vertrekkend personeel. - welke scenario s voor risicobeheersing u heeft opgesteld; - de wijze waarop u het optreden van dergelijke risico s monitort. Borging van aandacht voor het primaire proces en risicobeheersing Projectmatige aanpak In het proces van overdracht hebben partijen veel aandacht besteed aan zorgvuldigheid en risicobeheersing, ondanks de relatief geringe omvang van het over te dragen deel. Op bestuurlijk niveau is voortdurend aandacht (geweest) voor het primaire proces door een zorgvuldig gekozen projectmatige aanpak. Voor de voorbereiding van de overdracht is dan ook een afzonderlijke projectstructuur opgericht: - Een stuurgroep, bestaande uit de beide Raden van Bestuur - Een projectgroep, vanuit Sevagram geformeerd door vertegenwoordigers vanuit het primaire (zorg)proces, het management, financiën, P&O. Die nauw contact onderhielden met management en beleidsadviseur Envida. 10

11 - Implementatieteam, bestaande uit hoofdzakelijk leidinggevenden en medewerkers uit het primaire proces (hoofdzakelijk). Dit implementatieteam is verantwoordelijk voor het opstellen en uitvoeren van het implementatieplan. In deze projectstructuur heeft de projectgroep frequent terugkoppeling en verantwoording afgelegd aan de stuurgroep, waardoor de Raden van Bestuur van beide organisaties voortdurend de mogelijkheid is geboden om de voortgang van het project te monitoren. Risicobeheersing en zorgvuldigheid waren hier integraal onderdeel van. Risicobeheersing Tijdens de voorbereiding van de overdracht is aandacht geweest voor het beheersen van risico s met betrekking tot de cliënten, het personeel en de overige stakeholders. In afwachting van de formele goedkeuring van alle betrokken partijen, zijn diverse voorbereidingen getroffen in het belang van alle stakeholders: Cliënten: Voor cliënten wordt gerichte communicatie gebruikt om hun te informeren omtrent de voorgenomen overdracht. Hierin wordt aandacht besteed aan het feit dat de keuzevrijheid voor de cliënten behouden blijft en dat men, indien mogelijk, de vertrouwde verzorgende behoud. Indien goedkeuring een feit is zullen beide partijen samen de cliënt bezoeken ten behoeven van de overdracht. Ook de Cliëntenraden van Sevagram en Envida zijn betrokken in het proces. Meer hierover wordt in het navolgende hoofdstuk toegelicht. Personeel: Het personeel is uitgebreid geïnformeerd over de voorgenomen overdracht in een plenaire bijeenkomst onder leiding van de Directeur Care Heuvelland Sevagram in samenwerking met teamleider en personeelsadviseur. Er is een inloopspreekuur om individuele vragen te beantwoorden. Alle rechten en plichten van medewerkers zijn juridisch getoetst en worden maximaal gerespecteerd. Vervolgens is er een kennismakingsbijeenkomst georganiseerd met Envida samen. Ook de Ondernemingsraden van Sevagram en Envida zijn betrokken in het proces. Meer hierover wordt in het navolgende hoofdstuk toegelicht. Overige stakeholders: Verzekeraars en gemeenten zijn betrokken in het proces en zijn geïnformeerd door de Raden van Bestuur danwel Directeur Care Heuvelland. 4. Gegevens over de continuïteit van cruciale zorg 4.1 Indien één of meer van de betrokken zorgaanbieders voorafgaand aan de concentratie één of meer van de genoemde vormen van cruciale zorg aanbiedt, beschrijf de gevolgen van de concentratie voor de continuïteit van: - ambulancezorg - spoedeisende hulp - acute verloskunde - crisisopvang geestelijke gezondheidszorg - WLZ, bezien in de sociale context a. Beschrijf in geval van ambulancezorg, spoedeisende hulp of acute verloskunde ten minste de verandering van spreiding en capaciteit (per locatie) van deze zorg. b. Beschrijf in geval van crisisopvang geestelijke gezondheidzorg ten minste de verandering van afspraken over crisisopvang in de regio( s) waarin u actief bent. c. Beschrijf in geval van WLZ de verandering in de sociale context van de zorg zoals de geografische 11

12 ligging van het zorgaanbod, het bij je partner kunnen blijven wonen en de aansluiting bij de godsdienst of levensovertuiging van cliënten en hun leefomgeving. Partijen zijn beide aanbieders van onder meer Wlz-zorg. In het onder 4.1. genoemde rijtje, is dit de enige zorg die voor beide aanbieders van toepassing is. De voorgenomen overdracht heeft betrekking op Zwv-gefinancierde en Wmo-gefinancierde thuiszorg. Om die reden zal de voorgenomen transactie geen wijziging brengen in het aanbod van partijen van Wlz-zorg. 4.2 Beschrijf of door de concentratie de normen voor deze vormen van cruciale zorg in gevaar komen en de wijze waarop deze risico s worden ondervangen. n.v.t. 5. Gegevens over de betrokkenheid van cliënten, personeel en andere stakeholders 5.1 Vermeld indien van toepassing, van elke betrokken zorgaanbieder, naam, adres, telefoonnummer en eventuele elektronisch postadres van de voorzitter van de cliëntenraad. Contactgegevens voorzitter cliëntenraad thuiszorg Sevagram: [ ] Contactgegevens voorzitter cliëntenraad thuiszorg Envida: [ ] 5.2 Beschrijf indien van toepassing, voor elke betrokken zorgaanbieder: a. Het verloop van de raadpleging van cliënten: - Op welke wijze zijn cliënten betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen? - Op welke wijze hebben cliënten hun oordeel en aanbevelingen kenbaar kunnen maken? - Zijn cliënten van mening dat de zorgaanbieder hen voldoende tijd heeft gegeven om te reageren op het concentratievoornemen? - Zijn cliënten in de gelegenheid gesteld om, indien gewenst, een deskundige te raadplegen? - Zijn cliënten van mening dat de zorgaanbieder hen hiervoor voldoende tijd en zo nodig (financiering van) expertise ter beschikking heeft gesteld, zodat een oordeel over de concentratie kan worden gegeven? b. Of cliënten van mening zijn dat zij tijdig en op begrijpelijke wijze aantoonbaar voldoende geïnformeerd zijn over: - de verwachte gevolgen van de concentratie voor de inrichting van de zorg - de inhoud van de concentratieplannen - de mogelijkheden om daar bezwaar tegen te maken - de mogelijkheden om alternatieven of andere zienswijzen in te brengen - de manier waarop oordelen of aanbevelingen hierover kenbaar kunnen worden gemaakt. c. Het oordeel van cliënten: - Hoe luidt het oordeel en de aanbevelingen van cliënten over het voornemen tot concentratie? - Zijn het oordeel en de aanbevelingen van cliënten overtuigend en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming tot concentratie? Indien aanbevelingen van cliënten niet zijn overgenomen, geef aan waarom niet. De cliëntenraden zijn uitgebreid geïnformeerd over de plannen in de reguliere overlegvergaderingen van de raden van bestuur met de cliëntenraden in september en oktober jl. Beide cliëntenraden hebben positief geadviseerd over de voorgenomen overdracht van de thuiszorgactiviteiten in Heuvelland. 12

13 De cliëntenraad voor de thuiszorg van Sevagram heeft in haar advies d.d. 21 oktober 2015 positief advies uitgebracht waarbij als uitgangspunten zijn genoemd: - continuïteit van zorgverlening die gewaarborgd moet blijven, - het zoveel mogelijk behouden van de zelfde medewerker voor de cliënt, in elk geval in de overgangsperiode - behoud van werkgelegenheid hetgeen impliceert dat voor de zorg aan cliënten voldoende personeel beschikbaar is. De RvB heeft per brief van 2 november 2015 de cliëntenraad laten weten haar uitgangspunten mee te nemen. De cliëntenraad thuiszorg van Sevagram geeft in haar advies aan dat zij voldoende betrokken is bij het proces, op begrijpelijke wijze is geïnformeerd over de voorgenomen overdracht van de thuiszorgactiviteiten in Heuvelland en de consequenties hiervan. De cliëntenraad heeft voldoende tijd gehad om te adviseren en geen behoefte aan een extern deskundige. De adviesaanvraag en het advies van de cliëntenraad thuiszorg Sevagram zijn bijgevoegd als bijlagen 1 en 2 (adviesaanvraag Sevagram d.d. 8 oktober 2015 en positief advies Cliëntenraad Sevagram d.d. 21 oktober 2015). Tevens heeft de RvB van Sevagram gereageerd op de opmerkingen van de Cliëntenraad Sevagram, zie bijlage 3 d.d. 2 november De voorzitter van de Centrale Cliëntenraad van Envida is bilateraal geïnformeerd door de voorzitter Raad van Bestuur. In de overlegvergadering van de CCR op 9 november heeft de CCR haar definitieve standpunt kenbaar gemaakt en besloten positief te adviseren. De adviesaanvraag van de cliëntenraad en het positieve advies zijn bijgevoegd als bijlagen 4 en 5. Tevens heeft de RvB van Envida gereageerd op de opmerkingen van de Cliëntenraad Envida, zie bijlage 6 d.d. 20 november Vermeld indien van toepassing, van elke betrokken zorgaanbieder, naam, adres, telefoonnummer en eventuele elektronisch postadres van de voorzitter van de ondernemingsraad. Contactgegevens voorzitter OR Sevagram: [ ]. Contactgegevens voorzitter OR Envida: [ ] 5.4 Beschrijf indien van toepassing, voor elke betrokken zorgaanbieder: a. Het verloop van de raadpleging van het personeel: - Op welke wijze is het personeel betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen? - Op welke wijze heeft het personeel zijn oordeel en aanbevelingen kenbaar kunnen maken? - Is het personeel van mening dat de zorgaanbieder hen voldoende tijd gegeven heeft om te reageren op het concentratievoornemen? - Is het personeel in de gelegenheid gesteld om, indien gewenst, een deskundige te raadplegen? Is het personeel van mening dat de zorgaanbieder hen hiervoor voldoende tijd en zo nodig (financiering van) expertise ter beschikking heeft gesteld, zodat een oordeel over de concentratie kan worden gegeven? b. Of het personeel van mening is dat het tijdig en op begrijpelijke wijze aantoonbaar voldoende geïnformeerd is over: - de verwachte gevolgen van de concentratie voor de inrichting van de zorg - de inhoud van de concentratieplannen - de mogelijkheden om daar bezwaar tegen te maken - de mogelijkheden om alternatieven of andere zienswijzen in te brengen - de manier waarop oordelen of aanbevelingen hierover kenbaar kunnen worden gemaakt. c. Het oordeel van het personeel: - Hoe luidt het oordeel en de aanbevelingen van het personeel over het voornemen tot 13

14 concentratie? - Zijn het oordeel en de aanbevelingen van het personeel overtuigend en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming tot concentratie? Indien aanbevelingen van het personeel niet zijn overgenomen, geef aan waarom niet. De ondernemingsraden van Sevagram en Envida zijn uitgebreid geïnformeerd en betrokken bij de plannen tot overdracht van de thuiszorgactiviteiten in Heuvelland. Zij hebben beiden positief advies uitgebracht. De OR van Sevagram is in de reguliere overlegvergaderingen van de afgelopen maanden op de hoogte gehouden over de voortgang van de plannen en heeft de adviesaanvraag met de RvB besproken in de overlegvergadering d.d. 22 september In haar positief advies d.d. 28 oktober geeft de OR de volgende belangrijke uitgangspunten aan: behoud van werkgelegenheid en continuïteit van zorgverlening. Met de voorliggende plannen heeft de OR het vertrouwen dat deze punten voldoende aandacht hebben. Ook geeft de OR aan dat zij tijdig geïnformeerd is en in alle transparantie betrokken is bij het proces, waardoor geen behoefte is aan een extern adviseur. De OR vraagt er tevens aandacht voor dat het algemeen belang en het individueel belang van medewerkers correct dienen te worden behartigd. De adviesaanvraag d.d. 8 oktober 2015 en het advies van de OR Sevagram d.d. 28 oktober2015 zijn als bijlagen 7 en 8 toegevoegd. Tevens heeft de RvB van Sevagram gereageerd op de opmerkingen van de OR van Sevagram, zie bijlage 9 d.d. 2 november De Raad van bestuur van Envida heeft de OR op 19 oktober 2015 geïnformeerd over de overdracht en gevraagd advies uit te brengen (bijlage 10). De OR heeft haar positief advies gegeven op d.d. 24 november 2015 (bijlage 11). Tevens heeft de RvB van Envida gereageerd op de opmerkingen van de OR van Envida, zie bijlage 12 d.d. 25 november Beschrijf welke andere stakeholders zoals zorgverzekeraars/zorgkantoren, banken en regionale en lokale overheden - bij de concentratie zijn betrokken en wat hun relatie is tot de betrokken zorgaanbieder(s). De belangrijkste zorgverzekeraars waar Sevagram en Envida voor de thuiszorg in Heuvelland mee te maken hebben zijn CZ en VGZ. Zij vertegenwoordigen het grootste deel van de klanten van Sevagram en Envida. Daarnaast zijn de gemeenten Vaals, Valkenburg, Gulpen- Wittem als belangrijke stakeholders mondeling geïnformeerd. 5.6 Vermeld de namen, adressen, telefoonnummers, faxnummers, eventuele elektronische postadressen en naam en functies van contactpersonen van deze stakeholders. CZ Zorgkantoor: adres: Ringbaan West 236, 5038 KE Tilburg contactpersoon: [ ], zorginkoper. tel.nr: [ ] [ ] VGZ: adres: Kennedyplein 300, 5611 ZV Eindhoven contactpersoon: [ ], zorginkoper tel.nr: [ ] [ ] 5.7 Beschrijf voor elke stakeholder: a. Het verloop van de raadpleging van de stakeholder: 14

15 - Op welke wijze zijn stakeholders betrokken bij het voornemen om een concentratie tot stand te brengen? - Op welke wijze hebben stakeholders hun oordeel en aanbevelingen kenbaar kunnen maken? - Zijn de stakeholders van mening dat de zorgaanbieder hen voldoende tijd heeft gegeven om te reageren op het concentratievoornemen? b. Of stakeholders van mening zijn dat zij tijdig en op begrijpelijke wijze aantoonbaar voldoende geïnformeerd zijn over: - de inhoud van de concentratieplannen - de mogelijkheden om daar bezwaar tegen te maken - de mogelijkheden om alternatieven of andere zienswijzen in te brengen - de manier waarop oordelen of aanbevelingen hierover kenbaar kunnen worden gemaakt. c. Het oordeel van stakeholders: - Hoe luidt het oordeel en de aanbevelingen van stakeholders over het voornemen tot concentratie? - Zijn het oordeel en de aanbevelingen van stakeholders overtuigend en beargumenteerd meegewogen in de besluitvorming tot concentratie? Indien aanbevelingen van overige stakeholders niet zijn overgenomen, geef aan waarom niet. CZ en VGZ In het beleidsoverleg d.d. 07 september 2015 tussen Sevagram (raad van bestuur) en CZ (inkopers ) is de voorgenomen overdracht van de thuiszorgactiviteiten in Heuvelland van Sevagram naar een partner in Heuvelland aan de orde geweest, zie bijlage 13 [ Verslag bestuurlijk overleg zorgkantoor Sevagram (vertrouwelijk)]. Bovendien worden de cliënten voorafgaande aan de overgang per 1 januari 2016 geïnformeerd over de overgang met de vraag aan te geven of men wil overgaan naar Envida dan wel voor een andere zorgaanbieder wil kiezen. Dus de keuzevrijheid van cliënten wordt gewaarborgd. VGZ is geïnformeerd door Envida d.d Hun verzoek was om de omvang van productie zo snel als mogelijk met hen te delen, dit wordt gerealiseerd voor medio november. Gemeenten Vaals, Gulpen-Wittem en Valkenburg De gemeenten Vaals, Gulpen- Wittem en Valkenburg zijn tijdens kennismakingsgesprekken geïnformeerd door de directeur Care Heuvelland van Sevagram over het voornemen om thuiszorgactiviteiten in Heuvelland over te dragen aan Envida. De reactie is geweest dit voor kennisgeving aan te nemen. 6. Mee te zenden documenten 6.1 Een gedateerd exemplaar van de meest recente stukken op grond waarvan de concentratie tot stand zal komen. De stukken moeten duidelijkheid geven over de (voorgenomen) binding die ten grondslag ligt aan de concentratie. In het bijzonder moet blijken welke de eigendoms- en zeggenschapsverhoudingen na de concentratie zullen zijn. De overdracht van de thuiszorgactiviteiten in Heuvelland van Sevagram aan Envida zal tot stand komen op basis van het businessplan d.d. 5 november 2015 dat als bijlage 14 is bijgevoegd. Tevens is er een concept overdrachtsovereenkomst opgesteld d.d. 26 november 2015 (bijlage 15). 6.2 Een schriftelijk bewijsstuk, waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van de aangewezen contactpersoon of -personen blijkt. Deze vraag heeft zowel betrekking op functionarissen van de betrokken partijen als op externe adviseurs, zoals advocaten. 15

16 De volmachten waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid van mevrouw Lejeune en mevrouw Ars blijken, wordt overgelegd als bijlage 16 en Alle definitieve versies van schriftelijke stukken over de concentratieplannen waarmee u cliënten, personeel en eventuele andere stakeholders over de concentratieplannen hebt geïnformeerd. Vermeld op ieder document de datum waarop het is opgesteld. [Bijlage 0 operationeel werkplan bijlage 1 adviesaanvraag cliëntenraad Sevagram d.d. 8 oktober 2015 bijlage 2 advies cliëntenraad Sevagram d.d. 21 oktober 2015 bijlage 3 reactie RvB Sevagram op advies cliëntenraad d.d. 2 november 2015 bijlage 4 adviesaanvraag cliëntenraad Envida d.d. 5 november 2015 bijlage 5 advies cliëntenraad Envida d.d. 9 november 2015 bijlage 6 reactie RvB Envida op advies cliëntenraad d.d. 20 november 2015 bijlage 7 adviesaanvraag ondernemingsraad Sevagram d.d. 8 oktober 2015 bijlage 8 advies ondernemingsraad Sevagram d.d. 28 oktober 2015 bijlage 9 reactie RvB Sevagram op advies ondernemingsraad d.d. 2 november 2015 bijlage 10 adviesaanvraag ondernemingsraad Envida d.d. 19 oktober 2015 bijlage 11 advies ondernemingsraad Envida d.d. 24 november 2015 bijlage 12 reactie RvB Envida op advies ondernemingsraad d.d. 25 november 2015 bijlage Verslag bestuurlijk overleg zorgkantoor Sevagram bijlage 14 businessplan d.d. 5 november 2015 bijlage 15 concept overdrachtsovereenkomst d.d. 26 november 2015 bijlage 16 volmacht D. Lejeune bijlage 17 volmacht L. Ars bijlage 18 brief aan cliëntenraad Sevagram over juiste aantal fte d.d. 10 december 2015 bijlage 19 brief aan ondernemingsraad Sevagram over juiste aantal fte d.d. 10 december 2015 bijlage 20 brief aan cliëntenraad Envida over juiste aantal fte d.d. 11 december 2015 (vertrouwelijk)] 16

17 Plaats en datum: Heerlen, 10 december 2015 Handtekening(en): Stichting Envida Stichting Sevagram drs. L. Ars Beleidsadviseur V&V mr. drs. D. Lejeune Beleidsmedewerker/Jurist 17