Zelfevaluatie Examencommissies naar verdere versterking: Aandachtspunten voor de TU/e

Transcriptie

1 Zelfevaluatie Examencommissies naar verdere versterking: Aandachtspunten voor de TU/e Auteurs dr. ir. L. W. van Meeuwen, Toetsdeskundige (STU) mw. mr. E. B. M. H. de Brouwer, Onderwijsjurist (STU) Reviewers drs. H. M. Peters, Kwaliteitszorgcoördinator (STU) mw. A. W. M. Tops, Docententrainer (DPO) Versie 1.0 September

2 Op 20 mei 2015 presenteerde de inspectie van het onderwijs tijdens een speciaal daarvoor georganiseerde conferentie haar rapport Verdere Versterking: Onderzoek naar het Functioneren van Examencommissies in het Hoger Onderwijs (hierna: Rapport Verdere Versterking). Het Rapport Verdere Versterking schetst in hoeverre examencommissies garant kunnen staan voor het eindniveau van opleidingen. Uit een vergelijkbaar onderzoek uit 2008 (Boekhouder of Wakend Oog) bleek dat examencommissies maar gedeeltelijk garant konden staan voor het eindniveau van de opleidingen. De data van voorjaar 2014 waarop het Rapport Verdere Versterking is gebaseerd, laat zien dat er grote stappen in de goede richting zijn gemaakt maar dat er ten opzichte van voorjaar 2014 vooral in het Wetenschappelijk Onderwijs (WO) nog verdere versterking nodig is. Op de TU/e is in de periode o.a. met het project Implementatie Toetsbeleid en Examencommissies Conform WHW gewerkt aan de versterking van examencommissies. Door de examencommissies is hard gewerkt waardoor aannemelijk is dat de zorgen die het Rapport Verdere Versterking over het WO uit, in mindere mate voor de TU/e van toepassing zijn. Een positief detail om te melden is het feit dat het TU/e format jaarverslag dat ID instuurde aan de inspectie als good practice is opgenomen in het Rapport Verdere Versterking. De AEB/AEM heeft de auteurs in de zomer van 2015 verzocht een samenvatting te maken van het Rapport Verdere Versterking toegespitst op de TU/e situatie. In dit document ligt de focus op de aandachtspunten die het Rapport Verdere Versterking voor het WO heeft geformuleerd en zijn tevens andere relevantie documenten betrokken bij de uitwerking hiervan, zoals de Handreiking Examencommissies 2015 van de Vereniging Hogescholen. Verdere Versterking Nader Beschouwd en de Reactie op Kamervragen van de Vaste Kamercommissie Onderwijs (zie paragraaf 9). Vervolgens wordt in dit document een inschatting gemaakt over welke aandachtspunten alsnog door de TU/e gecheckt en/of ter harte zouden moeten worden genomen. Daarbij worden handvatten gegeven op welke wijze verdere versterking van de examencommissies ten aanzien van die punten mogelijk zou kunnen zijn. Daarnaast zal vanuit de centrale diensten worden onderzocht, mede op basis van de bevindingen van de examencommissies, of instellingsdocumenten zoals regelingen (OER, ER, Toetsbeleid en/of Regeling Centrale Tentamenafname) en/of informatie (Website, Handreiking Examencommissies TU/e) moeten worden aangepast. Nadere afspraken over het doen van deze zelfevaluatie alsmede de follow up zullen apart met de voorzitter van de Examencommissies gemaakt worden. 2

3 Contents 1. Inrichting examencommissies Het borgen van de kwaliteit van de tentamens Het borgen van de kwaliteit van het examen Beslissingen over individuele studenten Deskundigheid Onafhankelijkheid Transparantie Adviseren en signaleren Bronnen

4 1. Inrichting examencommissies Het Rapport Verdere Versterking spreekt zorgelijk over praktijken m.b.t. het vastleggen van mandatering (taken die de examencommissie door anderen laat uitvoeren, maar daarvoor al dan niet wettelijk wel verantwoordelijk is). In het WO heeft 44% van de onderzochte examencommissies niet vastgelegd wat er is gemandateerd aan wie. Daardoor zijn werkwijzen voor die commissies minder inzichtelijk en tonen examencommissies zich t.a.v. die taken niet in control. Aan de TU/e is aan mandatering nog weinig aandacht geweest. Wel is in de Handreiking Examencommissies TU/e bij voorbeelden van mandatering vermeld dat een mandaat in een mandaatbesluit dient te worden vastgelegd. Ook hebben enkele examencommissies vragen gesteld over welke taken gemandateerd kunnen worden en wie verantwoordelijk is na mandatering. Aangezien de examencommissies in geval van mandatering verantwoordelijk blijven, is het de vraag hoe ze vorm blijven geven aan die verantwoordelijkheid? Met andere woorden: blijft het bij het ontvangen van informatie over de gemandateerde besluiten of geeft de examencommissie aanwijzingen/uitgangspunten die degene aan wie mandaat is verleend in acht moet nemen bij het uitvoeren van zijn gemandateerde taak. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag en 52) en Handreiking Examencommissies 2015 (pag 22, 26 28). Voorbeelden van mandaat, zoals die genoemd zijn in het Rapport Verdere Versterking: Borgen van kwaliteit van de examens, via een toetscommissie 30% Vaststellen van richtlijnen voor het opstellen, afnemen en beoordeling van tentamens en het vaststellen van de uitslag ervan: 26% Aanwijzen van examinatoren: 15% Klachten en verzoeken van studenten behandelen: 6% Borgen van kwaliteit van het examen: 14% Verlenen van vrijstellingen: 8% Opleggen van sancties na fraude: 2% CHECK 1A Ga na of er taken gemandateerd zijn en welke dat zijn? Is er bijvoorbeeld een mandaat voor het dagelijks bestuur ((plv.)vz/secr)? Ga na of er richtlijnen of aanwijzingen zijn die degene(n) aan wie mandaat is verleend in acht moet nemen. Indien nee, wel wenselijk? Ga na op welke wijze deze mandatering is geregeld (organogram, mandaatbesluit of op een andere manier). Wordt over de mandatering verslag gedaan in het jaarverslag? Wordt ook aangegeven in de besluiten dat die genomen zijn namens de examencommissie? ACTIE 1A Op welke wijze, wanneer en onder wiens leiding gaat de examencommissies de actiepunten 4

5 2. Het borgen van de kwaliteit van de tentamens Het Rapport Verdere Versterking laat zien dat de examencommissies, veel meer dan in 2008, de kwaliteit van tentamens en examens waarborgen. Tegelijkertijd blijkt dat een kwart van de examencommissies de kwaliteit van tentamens toch nog onvoldoende borgt (denk hierbij vooral aan: aanwijzingen voor de afname van tentamens ontbreken dan vooral, zoals constructievoorschriften en voorschriften voor hergebruik van opdrachten). Er blijken weinig aanwijzingen te zijn voor praktijkopdrachten en groepsopdrachten. Daarbij blijkt de examencommissie vaak voor de examinator een ongewenst onzichtbare toezichthouder. NB de richtlijnen zijn te onderscheiden in drie categorieën: richtlijnen voor de constructie van tentamens, richtlijnen voor de afname van tentamens en richtlijnen voor het beoordelen en vaststellen van de uitslag. Het is zaak díe richtlijnen te geven die essentieel zijn voor de kwaliteit van tentaminering en die voldoende houvast bieden voor het toezicht erop. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag , 23 24, 49 50, 53 en 67), Handreiking Examencommissies 2015 (pag 41 en Verdere Versterking Nader Beschouwd pag 57). Uit het Rapport Verdere Versterking blijkt dat er relatief vaak een richtlijn is voor: De identificatie van studenten die een tentamen maken (77 procent); Gedragsregels tijdens de afname van een tentamen (bijvoorbeeld over toiletgebruik, het Gebruik van mobiele telefoon of horloge, het meenemen van tassen) (77 procent); Het gebruik van beoordelingsformulieren (72 procent); De beoordeling door meerdere examinatoren (het vierogenprincipe) (67 procent). Relatief weinig examencommissies hebben een richtlijn voor: Het formuleren van praktijkopdrachten (23 procent); Het hergebruik van toetsen en opdrachten (31 procent); Het maken van toetsvragen in schriftelijke toetsen (43 procent); De relatie tussen de eindtermen van het vak en de verschillende onderdelen van het tentamen (51 procent). De TU/e heeft artikelen in het model Reglement van de Examencommissie opgenomen, kent een fraudebeleid en heeft een Regeling Centrale Tentamenafname. Met betrekking tot het voorkomen van fraude is op de TU/e de verantwoordelijkheid verdeeld over het onderwijsbestuur en de examencommissie. Hierin samen optrekken is dan ook aan te bevelen. Zowel het borgen van de tentamenafname als de procedures bij fraude zijn in het model Reglement van de Examencommissie terug te vinden. CHECK 2A Zijn er in het Reglement van de Examencommissie aanwijzingen opgenomen voor de afname van tentamens? Denk hierbij aan constructievoorschriften en voorschriften voor hergebruik van opdrachten? Zijn er richtlijnen door de examencommissie gegeven? Indien nee, alsnog opstellen? En zo ja, welke richtlijnen dan? Zijn er aanwijzingen voor groepsopdrachten? Wordt (steekproefsgewijs) gecontroleerd of de examinatoren deze aanwijzingen opvolgen? Is in het overleg met de faculteitsbestuur/opleidingsdirectie ter sprake gekomen of en welke taakverdeling er is t.a.v. fraudepreventie 5

6 ACTIE 2A Het Rapport Verdere Versterking geeft aan dat met name in het WO de examencommissie vaak nog onvoldoende benut wordt als instrument om de kwaliteit van de tentaminering te borgen. De WHW stelt: Het is de taak van de examencommissie om examinatoren aan te wijzen. Sommige examencommissies wijzen de examinatoren niet aan voor een bepaald opleidingsdeel en of een bepaalde periode. De aanwijzing gebeurt ook niet altijd expliciet. Slechts 60% van de examencommissies vraagt de examinator wel eens om inlichtingen. Ook blijkt het beeld van de verantwoordelijkheid van de examinator bij examencommissies en managers niet altijd dezelfde. Op de TU/e is tijdens het project Implementatie Toetsbeleid en Examencommissies Conform WHW een register van examinatoren ingesteld, is er een model benoemingsbrief voor examinatoren opgesteld en is er een profiel voor de examinator vastgesteld. Onduidelijkheden over de rechten en plichten van de examencommissie ten aanzien van het al dan niet aanwijzen van examinatoren of de aanwijzing van examinatoren intrekken, bleken landelijk te zijn. Deze onduidelijkheden worden in diverse documenten nu verhelderd en komen verderop in dit hoofdstuk aan de orde. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag. 13, 18 23, 49, 51), Handreiking Examencommissies 2015 (pag 28 33) en Verdere Versterking Nader Beschouwd pag 5, 16, 37, 41, 46 47, 66) en Vaste Kamercommissie Onderwijs pag 6). In het Rapport Verdere Versterking worden vier vragen gesteld: Welk percentage van de docenten is aangewezen als examinator (in 30% van de gevallen waren dit alle docenten) Is er een specificering van de aanwijzing? Is er een profiel van de examencommissie? Weten examinatoren dat ze aangewezen zijn? CHECK 2B Welk percentage van de docenten is aangewezen als examinator? Wordt schriftelijk vastgelegd wie als examinator is aangewezen (register examinatoren) Worden de examinatoren voor een bepaalde periode aangewezen? Zo ja voor welke periode? Wordt deze lijst van examinatoren op enig moment herzien? Worden examinatoren aangewezen voor de tentaminering van een specifiek onderdeel van de opleiding? Met andere woorden is de aanwijzing gespecificeerd? Worden bepaalde categorieën docenten niet aangewezen (bijv. nieuwe docenten) Is het profiel van examinatoren vastgesteld en worden de examinatoren op basis daarvan benoemd? Zijn er examinatoren die niet weten dat zij zijn aangewezen als examinator? Wordt er gebruik gemaakt van de mogelijkheid om examinatoren om inlichtingen te vragen? 6

7 Heeft de examencommissie wel eens de aanwijzing van een examinator ingetrokken? zo ja? Heeft de examencommissie de examinator vooraf in de gelegenheid gesteld zich te verbeteren? ACTIE 2B Het Rapport Verdere Versterking stelt dat er duidelijkheid dient te komen over de vraag: Mag een examencommissie een tentamen ongeldig verklaren? Ruim 95% van de examencommissies vindt dat ze de mogelijkheid moeten hebben om een tentamen ongeldig te verklaren. Kennisname over wat OCW in Verdere Versterking Nader Beschouwd (2015, pag 41) hierover zegt is daarom van belang: Dit mag in zeer uitzonderlijke omstandigheden bij ernstige onregelmatigheden ten tijde van afname of beoordeling van het tentamen. Individuele cijfers mogen niet worden aangepast, De beoordeling en het vaststellen van het resultaat van het tentamen zijn taken die de WHW bij de examinator heeft neergelegd. Dit betekent dat alleen een tentamenafname in zijn geheel ongeldig kan worden verklaard door de examencommissie, tenzij er sprake is van individuele fraudegevallen. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag. 26, 33 en 51) en Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 41 en 61). CHECK 2C Is het voorgekomen dat de examencommissie een tentamen ongeldig heeft verklaard? Zo ja, onder welke omstandigheden? En gold dit inderdaad voor alle studenten? ACTIE 2C Deze expliciete bevoegdheid van de examencommissie zal in de TU/e OER worden opgenomen zodat studenten hiervan op de hoogte zijn (advies uit Rapport Verdere Versterking pag. 26). Het Rapport Verdere Versterking stelt dat er duidelijkheid dient te komen binnen instellingen over de verdeling van enkele taken tussen opleidingsdirectie en examencommissies ten aanzien van examinatoren. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag. 22, 29, 46, 50 52), Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 26) en Reactie Minister OCW aan Vaste Kamercommissie Onderwijs (pag 2, 5 en 6). De inspectie geeft in haar Rapport Verdere Versterking (pag. 22) richting aan deze verdeling met de volgende stellingen. Het is de verantwoordelijkheid van managers om niet goed functionerende examinatoren aan te spreken (Dit is niet een taak van de examencommissie) Het is de verantwoordelijkheid van de examencommissie om het (opleidings)management te verzoeken niet goed functionerende examinatoren aan te spreken Het is de verantwoordelijkheid van de examencommissie om te controleren of examinatoren voldoende geschoold zijn 7

8 Het is de verantwoordelijkheid van het management om het initiatief te nemen bijscholing voor examinatoren te organiseren CHECK 2D Is de verantwoordelijkheid t.a.v. examinatoren verdeeld tussen examencommissie en opleidingsdirectie? Denk hierbij aan de verantwoordelijkheid voor het. o Aanspreken van niet functionerende examinatoren o Inventariseren of examinatoren bijgeschoold moeten worden in toetsvaardigheden o Nemen van initiatief voor het organiseren van bijscholing van examinatoren ACTIE 2D Het Rapport Verdere Versterking noemt verder de beoordeling van eindwerkstukken een bekend probleem dat uit accreditaties vaak naar voren komt. In de herstelplannen wordt dan vaak gelezen dat een tweede beoordelaar standaard wordt; een derde ingeroepen wordt bij een te groot verschil tussen de eerste en de tweede beoordelaar; de examencommissie steekproeven gaat nemen; er een gestandaardiseerde beoordelingswijze van de eindwerkstukken komt. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag , 28, 65 66), Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 39, 61 en 65) en Vaste Kamercommissie Onderwijs (pag 5 en 6). Bij het TU/e Reglement van de Examencommissie is op dit moment een bijlage in ontwikkeling waarin de afspraken rondom afstudeerwerken in de Master zullen worden opgenomen. Deze zijn voorgesteld door OGS en door de examencommissies overgenomen. Deze afspraken hebben o.a. betrekking op de samenstelling van de commissie, beoordelingsprocedure, beoordelingscriteria en tijdpad. In het kader van de bacheloreindprojecten zijn nog geen kaders gesteld binnen het opleidingsdirecteurenoverleg. In hoeverre examencommissies hiervoor reeds kaders hebben bepaald is nog onvoldoende bekend. CHECK 2E Ga na of de door de inspectie voorgestelde oplossingen (zie de oplossingen binnen de herstelplannen) binnen de opleiding al praktijk zijn of op een vergelijkbare wijze al worden opgelost o Is een tweede beoordelaar bij eindwerkstukken standaard? o Wordt een derde beoordelaar bij grote verschillen tussen twee beoordelaars gevraagd het eindwerkstuk te beoordelen? o Neemt de examencommissie steekproeven bij de eindwerkstukken o Is er een gestandaardiseerde beoordelingswijze voor eindwerkstukken 8

9 o Indien het voorgaande niet van toepassing is: op welke wijze worden eindwerkstukken beoordeeld? Met andere woorden: zijn er bepaalde checks die de kwaliteit garanderen? ACTIE 2E Het Rapport Verdere Versterking merkt op dat examencommissies vaak onopvallend opereren en niet bekend zijn bij examinatoren. De inspectie adviseert dit te verbeteren. Vanuit het project Implementatie Toetsbeleid en Examencommissies Conform WHW is hier in 2014 geen expliciete aandacht voor geweest. Zie ook Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 33) CHECK 2F Weten de examinatoren dat de examencommissie toeziet op de naleving van de richtlijnen, zoals onderzoek naar de kwaliteit van het tentamen? Weten examinatoren dat de examencommissie een borgende taak heeft? Hoe worden examinatoren geïnformeerd? ACTIE 2F Nadenken over de wijze waarop examinatoren beter geïnformeerd kunnen worden. 9

10 3. Het borgen van de kwaliteit van het examen Het Rapport Verdere Versterking stelt dat het borgen van de kwaliteit van het examen door de examencommissies in ieder geval zou moeten plaatsvinden door het (laten) onderzoeken van de kwaliteit van eindwerken. Vanuit TU/e praktijk is bekend dat dit door steekproeven of in 3TUverband plaatsvindt. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag. 11, 18, 23, 27, 43, 45 en 49), Handreiking Examencommissies 2015 (pag 25 26, 37 38) en Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 43) en Vaste Kamercommissie Onderwijs (pag 2, 4 en 5). CHECK 3A Worden de eindkwalificaties zoals beschreven in de OER ook daadwerkelijk getoetst? Gaat de examencommissie na of alle tentamens met goed gevolg zijn afgelegd? Worden extra eisen gesteld aan de examinatoren van de eindwerken? ACTIE 3A Een conclusie van het Rapport Verdere Versterking is dat examencommissies beter controle moeten tonen over het gegeven dat het geheel aan tentamens alle beoogde eindkwalificaties toetst door dit periodiek te controleren. Examencommissies hebben tot taak te onderzoeken of de eindkwalificaties zoals beschreven in de onderwijs en examenregeling ook daadwerkelijk worden getoetst. 74 procent van de examencommissies checkt periodiek of het geheel van tentamens de vereiste eindkwalificaties dekt. Ongeveer een kwart van de examencommissies gaat dus niet na of alle beoogde eindkwalificaties worden getoetst. De inspectie vindt het zorgelijk dat deze examencommissies deze taak (nog) niet oppakken. Daarnaast onderzoekt de examencommissie in 13% van de examencommissies niet of de student alle tentamens heeft behaald. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag. 11, 18, 23, 27, 43, 45 en 49), Handreiking Examencommissies 2015 pag 25 26, 37 38) en Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 43) en Vaste Kamercommissie Onderwijs (pag 2, 4 en 5). Op de TU/e hebben examencommissies adviesrecht op de OER waar het curriculum een onderdeel van uitmaakt. Dit zou een moment kunnen zijn waarop de examencommissies hun verantwoordelijkheid nemen t.a.v. de controle van de volledigheid van toetsing van alle gestelde eindkwalificaties van de opleiding. Het is aan te raden om in overleg met de opleidingsdirectie af te spreken welke informatie hiervoor aan de examencommissie wordt aangeleverd. CHECK 3B Doet de examencommissie periodiek onderzoek of het totale pakket van tentamens de vereiste eindkwalificaties toetst? Bekijkt de examencommissies of tentamens voldoen aan de eindkwalificaties? ACTIE 3B 10

11 Het Rapport Verdere Versterking maakt duidelijk dat er duidelijkheid moet komen over de veel gestelde vraag wat de WHW bedoelt met mogelijkheid die de examencommissie heeft een eigen onderzoek te doen nadat alle tentamens hebben plaatsgevonden. Deze duidelijkheid is door OCW gegeven tijdens een workshop op 20 mei jl. (Verdere Versterking Nader Beschouwd, Pag 41, 2015), namelijk dat het bij deze regel niet gaat om een onderzoek naar de kwaliteit van de tentamens, maar om een onderzoek naar kennis, inzicht en vaardigheden van de student [ ]. Zo n onderzoek moet in de OER als onderdeel van het examen worden genoemd. Het onderzoek geldt voor elke student en de vorm is voor elke student hetzelfde. Omdat het een examen is en geen tentamen, is vrijstelling daarvan niet mogelijk. Zie ook Rapport Verdere Versterking (pag en 54), Handreiking Examencommissies 2015 (pag 35) en Verdere Versterking Nader Beschouwd (pag 32 en 41) Voor zover bekend, kent de TU/e geen voorbeelden waarbij gekozen is door examencommissie een dergelijk onderzoek in te stellen. (Handreiking examencommissies 2015, pag 35) CHECK 3C Heeft een dergelijk onderzoek wel eens plaatsgevonden? Wellicht individueel? NB De examencommissie kan zich beraden over de vraag of zij een dergelijk onderzoek zouden willen instellen, waarbij zij aangetekend dat van deze bevoegdheid zeer terughouden gebruik zou moeten worden gemaakt. ACTIE 3C Nagaan of er situaties zijn wanneer dit onderzoek verricht zou kunnen worden. 11

12 4. Beslissingen over individuele studenten Het Rapport Verdere Versterking concludeert dat vaak de communicatie van de Examencommissie met studenten en examinatoren over regelingen en beslissingen tekort schiet. Het gaat hier met name over het verlenen van vrijstellingen, het treffen van maatregelen in het geval van fraude en het behandelen van klachten en verzoeken van studenten. Een ruime helft van de examencommissies onderneemt onvoldoende activiteiten om zicht te hebben op mogelijke fraude. Wel heeft 94% van de opleidingen regelingen en richtlijnen die examinatoren dienen te hanteren bij een vermoeden van fraude. Verdere Versterking Nader Beschouwd geeft hierover enkele best practices voor communicatie met studenten (pag 12, 33) CHECK 4A Ga na hoe de communicatie van de examencommissie naar studenten en examinatoren geregeld is en of die te verbeteren valt. Bespreekt de examencommissie de rapportage evaluaties door surveillanten? En zo ja, volgen hier acties uit richting student/examinator? Ontvangen examinatoren het jaarverslag? vrijstellingen: Wordt bij het verlenen van vrijstellingen een apart onderbouwde beslissing genomen op basis van bewijsstukken, zoals getuigschriften, cijferlijsten of verklaringen van eerder verworden competenties (evc rapporten; elders verworven competenties) Op basis van welke documenten wordt vrijstelling verleend? fraude: Zijn de examinatoren op de hoogte van de procedure rondom fraude? Weten zij dat ze een fraudegeval niet zelf mogen afhandelen? Worden richtlijnen rondom plagiaatcontrole nageleefd? klachten en verzoeken van studenten Worden de besluiten gemotiveerd? Staat de beroepsclausule onder de besluiten van de examencommissie? ACTIE 4A Het Rapport Verdere Vermeldt dat er discussies gaan over vrijstellingen of compensatieregelingen of over andere bepalingen in de onderwijs en examenregeling waarvan de examencommissie vindt dat ze direct hun mogelijkheden raken om de kwaliteit van de tentamens of het examen te garanderen. Sommige examencommissies benadrukten bij de inspectie hoe belangrijk het is dat het bestuur zorgt voor een heldere organisatiestructuur; het is nodig dat er een duidelijke verantwoordelijkheidsverdeling zichtbaar is tussen de verschillende organen en medewerkers van de instelling, waarbij de examencommissies een centrale rol hebben in de kwaliteitsborging. 12

13 Besturen doen er goed aan het belang van examencommissies uit te dragen. (Rapport Verdere Versterking, pag 46 47) In de handreiking examencommissies TU/e 2014 (pag 14) is de verdeling van verantwoordelijkheden examencommissie en management op de TU/e opgenomen. Mogelijk moet deze aangepast worden naar aanleiding van het Rapport Verdere Versterking. CHECK 4B Is de onderlinge taakverdeling tussen examencommissie, opleidingsmanagement en bestuur duidelijk? Zo nee, wat is er niet of onvoldoende duidelijk? Schuift het opleidingsmanagement aan bij het overleg met het faculteitsbestuur? Indien niet, zou dat wel wenselijk zijn? ACTIE 4B Het Rapport Verdere Versterking toont dat examencommissies zwak scoren als het gaat om: onderbouwing van besluiten, de verwijzing naar de mogelijkheid in beroep te gaan (CBE) en de overschrijding van de termijnen waarbinnen de examencommissie op een klacht of verzoek reageert. CHECK 4C Ga na of de volgende voorbeelden (mogelijk) standaard praktijk zijn: o Gebruikt de TU/e checklist voor examencommissies om besluiten te onderbouwen? o Wordt bij besluiten altijd verwezen naar de mogelijkheid om bij het CBE in beroep te gaan? o Wordt tijdens de procedure gecommuniceerd over de voortgang en de termijnen waarbinnen gereageerd zal worden o Staat informatie over de taken en bevoegdheden van de examencommissie online? Zo vergroot de commissie haar bekendheid onder studenten en zijn studenten (beter) op de hoogte van termijnen en deadlines (FAQ s, procedures, aanlevereisen, voorbeeldcasus etc. op website van de examencommissie). o Wordt een mondelinge toelichting van het besluit aangeboden? o In hoeverre vindt er informatieuitwisseling per plaats? o Neemt de examencommissie binnen een termijn van vier weken een besluit? ACTIE 4C Het Rapport Verdere Versterking stelt dat het borgen van de onderwijskwaliteit een focus dient te hebben op algemene kwaliteit voor alle studenten, niet specifiek op individueel niveau. Hoe door 13

14 de wet wordt voorgeschreven, is uit jurisprudentie gebleken. Zie ook Rapport Verdere Versterking pag. 28 en 51), Handreiking Examencommissies 2015 (pag 31 32) en Vaste Kamercommissie (pag 6) CHECK 4D Heeft de examencommissie wel eens een getuigschrift geweigerd? Zo ja, op welke gronden? Ga na of onderstaande overeenkomt met de eigen praktijk o De examencommissie heeft niet de macht om een getuigschrift te weigeren wanneer zij vindt dat een tentamen (bijvoorbeeld afstuderen) onvoldoende is, terwijl een examinator een voldoende heeft gegeven (bron: Jurisprudentie, Verdere versterking 2015). o De examencommissie heeft wel de taak te borgen op individueel niveau t.a.v. vrijstellingen, klachten en verzoeken en fraude. ACTIE 4D Conclusie van het Rapport Verdere Versterking is dat een ruime helft van de examencommissies onvoldoende activiteiten onderneemt om zicht te hebben op mogelijke fraude. TU/e heeft een recent fraudebeleid en de procedures in geval van fraude helder opgeschreven. De examencommissie kan pro actief onderzoek doen naar de uitvoering van dit beleid. Volgens het Rapport Verdere Versterking doet in het WO slechts 33% van de examencommissies dit nog maar. Gezien het belang van het opsporen en treffen van maatregelen tegen fraude is het wenselijk dat examencommissies hun borgende taken actiever invullen. Denk hierbij aan de procedure die examinatoren moeten hanteren bij het vermoeden van fraude, toezicht houden op de naleving van richtlijnen en regelingen met betrekking tot fraude, richtlijnen voor plagiaatcontrole, richtlijnen voor het hergebruik van tentamenvragen, Daarnaast is op de TU/e het uitgangspunt dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid is t.a.v. voorkomen van fraude (examencommissie en management). Zie Fraudebeleid, Regeling centrale tentamenafname en Reglement van de Examencommissie. (Verdere versterking Nader Beschouwd, pag. 15, 17, 41, 44, 53 54; Handreiking examencommissies 2015 pag 41, 49) CHECK 4E Welke pro actieve acties verricht de examencommissie al t.a.v. fraudepreventie? Met andere woorden wat doet de examencommissie aan preventie van fraude. ACTIE 4E Ga na wat de mogelijkheden zijn om t.a.v. deze taak pro actiever op te treden. 14

15 Het Rapport Verdere Versterking laat zien dat een klein aantal examencommissies zich niet aan de wet houdt als het gaat om klachten of verzoeken waarbij een lid van de examencommissie betrokken is. Zij dienen dan namelijk zonder het betreffende lid deze klachten of verzoeken te behandelen. Bij te veel examencommissies is dit niet de praktijk. CHECK 4F Verlaat het examencommissielid waarover klachten of verzoeken behandeld worden de vergadering? ACTIE 4F 15

16 5. Deskundigheid Het Rapport Verdere Versterking ziet ruimte voor verbetering waar het gaat om de deskundigheid van de examencommissies in het Nederlandse hoger onderwijs. Op de TU/e wordt bij selectie van kandidaten goed naar benodigde deskundigheid gekeken. Ook wordt er gewerkt met een profiel voor examencommissies. Dit is slechts bij 42% van de examencommissies in het WO het geval. Uit het Rapport Verdere Versterking blijk dat er landelijk consensus bestaat bij examencommissies over wat deskundigheid inhoudt: vakinhoudelijke deskundigheid, toetsdeskundigheid, kennis van regelgeving en ruime ervaring in de opleiding. De examencommissies zelf geven aan dat ze hun kennis in de afgelopen jaren verdiept hebben. Veelgenoemde kennisgebieden zijn kwaliteitsborging, borging van de kwaliteit van het eindniveau, toetsdeskundigheid, juridische deskundigheid, kennis over fraude en plagiaat. (Handreiking examencommissies 2015, pag , 18, 21, 22, 26 30; Verdere Versterking Nader Beschouwd, pag 38, 73) Op de TU/e is er een basiscursus voor leden van examencommissies. Landelijk vindt slechts 37% van de examencommissies in het WO dat er voldoende tijd en budget is voor professionalisering. In de handreiking Examencommissies TU/e (paragraaf 3.2) zijn de vier door de TU/e aangewezen deskundigheden benoemd: op het gebied van de opleiding, juridische kennis, kwaliteitszorg en toetsdeskundigheid. CHECK 5A Wordt bij de benoeming als voorzitter of lid gebruik gemaakt van het profiel? Wordt bij de benoeming als voorzitter of lid in de brief de deskundigheden benoemd? Is er voldoende tijd voor professionalisering, zodat dit zo nodig met het faculteitsbestuur besproken kan worden. Zijn er voldoende cursussen bij DPO Teach om te professionaliseren? Zo nee, suggesties? Zijn alle gewenste deskundigheden in de examencommissie vertegenwoordigd? Behoeven de gewenste deskundigheden wijziging of aanvulling? ACTIE 5A 16

17 6. Onafhankelijkheid Het instellingsbestuur draagt er zorg voor dat het onafhankelijk en deskundig functioneren van de examencommissie voldoende wordt gewaarborgd (artikel 7.12a, lid b WHW). Om de onafhankelijkheid te garanderen zijn er recentelijk extra eisen gesteld aan de samenstelling van de examencommissie. Zo dienen in de examencommissie externe leden opgenomen te zijn. Bovendien mogen leden van het instellingsbestuur of personen die anderszins financiële verantwoordelijkheid dragen binnen de instelling, niet worden benoemd als lid van de examencommissie. Het punt van onafhankelijkheid is volgens het Rapport Verdere Versterking verbeterd. Ook op de TU/e is dit op orde: Leden hebben geen financiële belangen binnen de zelfde faculteit en studieadviseurs zijn geen lid en leveren als het goed is zo veel mogelijk schriftelijke input ipv volledig aanwezigheid. Het benomen van externen is t.a.v. de huidige definitie uit de Handreiking examencommissies TU/e op orde: Een extern lid is niet betrokken bij het onderwijs in de onder de examencommissie ressorterende opleiding(en). Alle examencommissies geven in hun jaarverslag aan of bleken bij navraag per 1 september 2015 een extern lid te hebben. De minister heeft meer duidelijkheid gegeven over de gewenste definitie van extern lid. Welke consequenties die uitspraken hebben voor de definitie zoals die hierboven staat en zoals die op de TU/e wordt gehanteerd, wordt nog onderzocht. (Handreiking Examencommissies 2015, pag 8 10, 12 13, 18, 20, 21, 50) Onderstaande tips uit het Rapport Verdere Versterking kunnen wellicht bijdragen aan het uitdragen van onafhankelijkheid. FAQ online, zodat veel gestelde vragen over haar onafhankelijkheid, taken en bevoegdheden ondervangen kunnen worden Beslisboom online. Zo weet een student met welke verzoeken hij bij de examencommissie terechtkan en hoe de examencommissie met het verzoek aan de slag gaat Communiceren over de aanwezigheid van een extern lid Beroepsmodelijkheden na elke besluit vermelden. Geeft studenten een eerlijker en onafhankelijker beeld van de examencommissie. CHECK 6A Kan de examencommissie onafhankelijk functioneren? Zo nee, waarom niet? Wordt de mening van de betreffende examencommissie gevraagd wanneer er nieuwe leden voor examencommissie worden geworven? Draagt het opstellen van het jaarverslag bij aan een onafhankelijkere positie (zie ook Check 7A)? ACTIE 6A Wat kan er ondernomen worden om de onafhankelijkheid van de examencommissie te vergroten? 17

18 7. Transparantie De examencommissie werkt op transparante wijze als voor iedereen helder is wat haar verantwoordelijkheden zijn in relatie tot andere functionarissen, en door wie en hoe eventueel gemandateerde taken worden uitgevoerd. Vervolgens dragen examencommissies bij aan transparantie door (bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement) procedures, termijnen en criteria te expliciteren en door beslissingen te onderbouwen (artikel 7.12b, lid 3 WHW). Tot slot draagt het jaarverslag bij aan de transparantie van het functioneren van de examencommissie. Het is de taak van het bestuur om te reageren op jaarverslagen van examencommissies. Slechts 27% in WO kreeg reactie. Het Rapport Verdere Versterking vraagt zich af hoe het jaarverslag beter kan bijdragen tot een onafhankelijkere examencommissie. Het jaarverslag is een communicatiemiddel, dus reactie van (faculteits) bestuur op jaarverslag is zeer wenselijk. Het TU/e format jaarverslag, dat door ID ingevuld ingezonden werd aan de inspectie, is aangemerkt als een good practice in het Rapport Verdere Versterking (pag 43 en 44). Zie ook Verdere Versterking Nader Beschouwd (onder andere pag 12, 32 en 33) en Handreiking Examencommissies 2015, pag 20, 21, CHECK 7A Wordt het jaarverslag en het jaarplan (onderdeel van jaarverslag) tweemaal per jaar met het faculteitsbestuur besproken? Wordt er feitelijk gereflecteerd door het faculteitsbestuur (en eventueel de opleidingsdirectie) op het jaarverslag en vooruitgekeken (jaarplan)? Zou het jaarverslag breder als communicatiemiddel gebruikt kunnen worden? Publicatie op intranet? Is de werkwijze van de examencommissie helder uitgewerkt (denk bijvoorbeeld aan het reglement van de examencommissie, beslisbomen, informatie voor examinatoren, helderheid over mandateringen) ACTIE 7A De inspectie stelt voor dat examencommissie meer van elkaar leren. Op de TU/e vindt er zowel tussen voorzitters als tussen secretarissen regelmatig overleg plaats. CHECK 7B Vindt er op dit moment voldoende uitwisseling van kennis plaats via de AEB/AEM en het overleg secretarissen? Vindt er uitwisseling tussen examencommissies plaats in 3Tu verband? ACTIE 7B Hoe kunnen examencommissie en leden nog meer van elkaar kunnen leren? 18

19 Volgens het Rapport Verdere Versterking vindt slechts 16 % van de studenten de examencommissie transparant. CHECK 7C Is het transparant voor studenten en andere hoe de examencommissie werkt? Denk je dat de studenten de examencommissie weten te vinden? Doet de examencommissie het volgende: o Verkeerd ingediende verzoeken doorsturen o Zich voorstellen aan de studenten o Feedback vragen aan studenten over het contact met de examencommissie o Staat het Reglement van de Examencommissie online? ACTIE 7C Is het een idee dat de examencommissie en de opleidingsdirectie zich op enig moment aan de studenten voorstellen en oa iets vertellen over wetenschappelijke integriteit en fraude? 8. Adviseren en signaleren Hoewel het niet expliciet in de WHW is opgenomen, kunnen examencommissies het tot hun taak rekenen gevraagd en ongevraagd te adviseren over zaken rond tentaminering en examinering. Denk hierbij aan: advisering over examenbeleid, toetsing, over de professionalisering van examinatoren en over maatregelen om fraude te voorkomen, maar ook bijvoorbeeld aan advisering over samenwerkingsverbanden met andere onderwijsinstellingen, over verkorte routes voor studenten met een bepaalde vooropleiding en over joint degrees. Het is de verantwoordelijkheid van de examencommissies om na te gaan of de eindkwalificaties in de OER adequaat zijn geformuleerd, maar ook om het instellingsbestuur en of het opleidingsmanagement te waarschuwen als zich een risicovolle situatie voordoet die gevolgen kan hebben voor de kwaliteit van de examens en tentamens. (Rapport Verdere Versterking, pag 45) CHECK 8A In welke gevallen heeft de examencommissie advies uitgebracht (al dan niet via AEB/AEM) Heeft de examencommissie het instellingsbestuur al eens gewaarschuwd voor risicovolle situaties? Hoe stelt de examencommissie zich op: pro actief, agenderend, reactief en/of controlerend? ACTIE 8A 19

20 9. Bronnen De Brouwer, Kraak, Van Meeuwen, Peters, Van de Watering, (2014). Handreiking Examencommissies TU/e. Technische Universiteit Eindhoven. Inspectie van het Onderwijs (maart 2015). Verdere versterking; Onderzoek naar het functioneren van examencommissies in het hoger onderwijs. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Inspectie van het Onderwijs (juni 2015). Verdere versterking nader beschouwd; De conferentie, achtergronden en good practices. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenscap. Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (10 juli 2015). Reactie op vragen van de Vaste Kamercommissie inzake beleidsreactie het rapport Verdere versterking, over het functioneren van examencommissies in het hoger onderwijs. Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. Vereniging Hogescholen, Hogeschool Utrecht (april 2015). Handreiking Examencommissies Vereniging Hogescholen. Technische Universiteit Eindhoven (2015). Model OER TU/e