INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE

Transcriptie

1 BIJLAGE A BIJ PROJECTPLAN EMRIC DEELPROJECTPLAN ACTIE 2 INTERNE EN EXTERNE COMMUNICATIE Goedgekeurd op 9 juni 2010 Auteur : Th. BRASSEUR

2 INHOUDSOPGAVE 1 Aanleiding en inleiding Aanleiding Visie Definitie van het deelproject Doelstellingen Resultaten Afhankelijkheid van andere deelprojecten Reikwijdte Uitgangspunten en randvoorwaarden Organisatiestructuur Leiding van het deelproject en ondersteuning Leden van de werkgroep Producten Planning van het deelproject Medewerkers Producten en tijdpad Kwaliteit Kwaliteit van de producten Kwaliteitsborging Kritische succesfactoren Toleranties Risico's Kritische indicatoren Continuïteit na afloop van het project Implementatie van de producten

3 1 Aanleiding en inleiding 1.1 Aanleiding In het Operationeel Programma 'Europese territoriale samenwerking' INTERREG IV- A worden 4 prioriteiten genoemd. De derde daarvan is 'Kwaliteit van leven'. In paragraaf 2.6 wordt het accent gelegd op samenwerking tussen de verschillende bestuurslagen, overheden en instellingen, en ook op een betere samenwerking en afstemming tussen reddingsdiensten. Hoofdstuk 3 van het OP bevat een SWOT-analyse van de verschillende sectoren. Als bedreigingen worden daar onder meer genoemd het gebrek aan talenkennis en daarnaast een aantal milieubedreigingen onder 'Natuur en milieu'. In paragraaf 6.4., Prioriteit 3 Kwaliteit van leven, wordt ingegaan op de verbetering van de openbare veiligheid door de samenwerking te bestendigen en te versterken. Als een van de doelstellingen wordt het stimuleren van buurtalenonderwijs genoemd. De werkgroep 'Openbare veiligheid en rampenbestrijding' van de Euregio Maas-Rijn noemt in haar meerjarenplan een aantal prioriteiten, waaronder verbetering van de communicatie, voorlichting en informatievoorziening, en het begeleiden en uitvoeren van het project Emric en de producten daarvan. Deze werkgroep heeft inmiddels een nieuw project, genaamd EMRIC+, gelanceerd, dat met name is gericht op de verbetering van de interne en externe communicatie. De provincie Luik streeft vooral naar verbetering van de communicatie tussen de bevoegde instanties in de Euregio Maas-Rijn en van de publieksvoorlichting in de Euregio in het algemeen. In het kader van INTERREG III-A hebben de Euregionale partners in het kader van EMRIC gewerkt aan een verbetering van de samenwerking op het gebied van rampenbestrijding en crisisbeheersing. Een van de deelprojecten had als doel de grensoverschrijdende communicatie te verbeteren. In Emric+ zal deze grensoverschrijdende communicatie verder ontwikkeld en verbeterd worden in het belang van de burgers van de Euregio Maas-Rijn. De provincie Luik heeft als partner deelgenomen aan het project EMRIC (zie EMR INT III ), dat was gericht op verbetering van de grensoverschrijdende samenwerking op het gebied van rampenbestrijding. Dat project was goedgekeurd door de werkgroep en heeft financiële steun ontvangen van het Waalse Gewest. De bijdrage van het Waalse Gewest is met name gebaseerd op: de toezeggingen in het kader van het Toekomstcontract voor Wallonië, waarin het accent met name ligt op informatie en communicatie; de Regionale Beleidsverklaring , waarin onder meer werd aangedrongen op extra inspanningen om de samenwerking tussen de gewesten en met de buurlanden te versterken. Argumenten voor deze bijdrage zijn onder andere: 3

4 de toegevoegde waarde van een communicatiecel ten behoeve van de Euregionale integratie; het specifieke grenskarakter van de provincie Luik binnen de Euregio Maas-Rijn; de vele implicaties van de noodplannings- en veiligheidstaken voor het Waalse Gewest, zoals ten aanzien van luchthaven Bierset, overstromingen, verontreinigingen, grote evenementen (Francorchamps), enz. 1.2 Visie Betere externe communicatie naar de bevolking en betere interne communicatie binnen de Euregio Maas-Rijn op het gebied van rampenbestrijding moet worden gewaarborgd door: het opzetten van een doeltreffende samenwerking tussen overheden en de diverse hulpdiensten; het optimaal benutten van ICT-oplossingen; het leren van de talen van de Euregio Maas-Rijn; het implementeren van een crisiscommunicatieplan. 4

5 2 Definitie van het deelproject 2.1 Doelstellingen Het opstellen en implementeren van een grensoverschrijdend crisiscommunicatieplan voor de EMR; Voor de provincie Luik: het vormen van een 'pool' van drietalige medewerkers (F-NL-D) die kunnen worden ingezet voor crisisbeheersing en crisiscommunicatie; het opzetten van een handig, snel en doeltreffend communicatienetwerk tussen de verschillende overheden. 2.2 Resultaten Euregionaal communicatieplan Moet betrekking hebben op zowel risicocommunicatie als crisiscommunicatie. Betreft externe communicatie ( bevolking) én interne communicatie ( partners). Dit communicatieplan moet worden goedgekeurd door de nationale/federale bevoegde instanties, zodat bij een grensoverschrijdende crisis de toepassing ervan gelegitimeerd is. Het definitieve document moet bij voorkeur op grote schaal worden verspreid. Specifiek in de provincie Luik Het vormen van een reserve van 10 drietalige personen om de bestuurders te ondersteunen en mee te werken aan de algemene voorlichting in de drie EMR-talen. Het implementeren van een hoogwaardige ICT-oplossing waarmee lokale en bovenlokale overheden snel met elkaar kunnen communiceren (videoconferencing). 2.3 Afhankelijkheid van andere deelprojecten Bij actie 3 is onder meer sprake van het OTO-plan (opleiding-training-oefening). Het onderdeel 'opleiding' omvat taalcursussen voor onder meer meldkamermedewerkers. De uitvoering van dit specifieke onderdeel zal worden opgenomen in actie 2. De medewerkers van het ondersteuningsbureau (actie 1) moeten bij dit deelproject worden betrokken. De risicokaart en het communicatieplatform Emric.info (actie 2) zijn communicatievormen die moeten worden geïntegreerd in het communicatieplan. Oefeningen (actie 3) kunnen worden gebruikt om het communicatieplan te testen. Actie 4 is per definitie een essentieel element van de interne communicatie. 2.4 Reikwijdte Doelgroep Externe communicatie Bevolking en media Interne communicatie Overheden en hulpdiensten NETWERK 5

6 2.5 Uitgangspunten en randvoorwaarden De producten van het project moeten bijdragen tot de fysieke veiligheid in de EMR en mogen niet leiden tot onnodige belasting voor projectpartners en betrokken instanties. Met het oog op een goede realisatie van de producten van Emric+ wordt ervan uitgegaan dat alle projectpartners de bijdragen leveren die omschreven zijn in de projectaanvraag. De producten worden zo veel mogelijk gerealiseerd binnen de bestaande overlegstructuren in de EMR. Indien noodzakelijk en gewenst zal de werkgroep na afloop van Emric+ een blijvend karakter kennen en aangehaakt worden aan de bestaande structuren, het ondersteuningsbureau en de EMR-organisatie. 6

7 3 Organisatiestructuur 3.1 Leiding van het deelproject en ondersteuning Deze structuur moet voldoen aan de regels die uiteengezet zijn in hoofdstuk 3 van het algemene projectplan EMRIC+. De leider van het deelproject 'interne en externe communicatie': zet een speciale werkgroep op; plant, organiseert en stimuleert de werkzaamheden; stelt de voortgangsrapporten van het project op en stuurt ze aan de leiding van EMRIC+. Meer specifiek voor het Luikse gedeelte van het project organiseert de leider van het deelproject in overleg met de financieel verantwoordelijke: de drietalige opleiding van de medewerkers van de provincie Luik de ICT-implementatie van een communicatienetwerk tussen de overheidsdiensten van de provincie Luik. 3.2 Leden van de werkgroep Deelprojectleider: Thierry BRASSEUR, hoofdcommissaris, liaison officer van de gouverneur van de provincie Luik. Financieel verantwoordelijke voor het gedeelte 'Provincie Luik': Christiane SEYLER, directeur van de Administration Centrale van de provincie Luik Speciale werkgroep: Deelprojectleider Provincie Luik Provincie Limburg (B) Provincie Limburg (NL) Regio Aken Communicatieadviseur EMRIC+ 7

8 4 Producten Crisiscommunicatieplan Bijgewerkte risicokaart Bijgewerkt communicatieplatform Emric.info Taalcursussen (NL/D) Prov. Luik ICT-netwerk Prov. Luik 8

9 5 Planning van het deelproject 5.1 Medewerkers Mei-september 2010: oprichting en voorbereidende bijeenkomsten van de werkgroep definitie van 'As Is' en 'To Be'. 5.2 Producten en tijdpad 2010 (Plan) Taalcursussen Analyse, concept, opstellen bestek ICT-communicatienetwerk Communicatieplan: Planning, definitie van 'As Is' 2011 (Do) Taalcursussen Openbare aanbesteding ICT-netwerk Communicatieplan: Definitie van 'To Be' en planning 2012 (Do, Check, Act) Taalcursussen Implementatie ICT-netwerk en tests, voorlopige oplevering Communicatieplan: redactie 9

10 6 Kwaliteit 6.1 Kwaliteit van de producten Het communicatieplan moet worden goedgekeurd door de stuurgroep ÖSIKAT en door de bevoegde instanties op het gebied van noodplanning en crisisbeheersing voor elke EMR-partner. Het ICT-communicatienetwerk wordt in de provincie Luik geïmplementeerd conform de geldende kwaliteitsnormen voor vergelijkbare producten in de drie landen van de EMR Kwaliteitsborging De deelprojectleider draagt er zorg voor dat aan de onder 6.1 beschreven kwaliteit wordt voldaan. Hij draagt eveneens zorg voor de registratie van de stappen om te komen tot de gewenste kwaliteit en de eventuele oorzaken waarom het gewenste kwaliteitsniveau niet gehaald is. 6.2 Kritische succesfactoren 6.3 Toleranties Constructief overleg binnen de werkgroep Vaststelling van SMART-doelen in het communicatieplan Belangstelling en betrokkenheid van de nationale overheden van de EMRpartners. GEEN (Resultaten) MOGELIJK (Timing) 6.4 Risico's Kritische indicatoren Naleving van de planning Bekwaamheid/betrokkenheid van de leden van de werkgroep Begrotingswijzigingen Overeenstemming met nationale wetgeving Tegenstrijdige belangen van de EMR-partners 10

11 7 Continuïteit na afloop van het project 7.1 Implementatie van de producten De taalcursussen zullen na afloop van het project regelmatig worden geactualiseerd via stages en specifieke activiteiten die worden ontwikkeld door de diensten van de gouverneur van de provincie Luik. Het ICT-communicatienetwerk dat in de provincie Luik wordt ontwikkeld, zal regelmatig worden gebruikt bij crisisbeheersing, bij oefeningen of bij diverse activiteiten in verband met de verschillende taken van de gouverneur van de provincie Luik en de lokale overheden. Het risico- en crisiscommunicatieplan zal voortdurend worden bijgewerkt en getest tijdens oefeningen of diverse evenementen, met betrekking tot rampen maar ook met betrekking tot de openbare orde in het algemeen (bijv: aanbevelingen aan doelgroepen tijdens een groot evenement). 11