HANDBOEK BEHEERS SYSTEEM VCA* 2008/5.1. Amstelveen

Transcriptie

1 HANDBOEK BEHEERS SYSTEEM VCA* 2008/5.1 Amstelveen

2 0001 Inhoudsopgave Deze inhoudsopgave zal bij iedere herziening opnieuw worden uitgegeven. De inhoudsopgave bepaalt de geldigheid van het handboek. VRIJGAVE en UITGIFTE DATUM : 01 augustus 2015 Versie: 001 Code Titel 0000 SYSTEEMDOCUMENTEN 0001 Inhoudsopgave 0100 ORGANISATIE 0101 Bedrijfsgegevens Organisatie en organogram Scope en toepassingsgebied VGM-coördinator 0102 Communicatie en overleg Algemeen Taalbeheersing VGM-overleg 0200 RISICO BEHEER 0201 Veiligheid, gezondheid en milieu VGM-beleidsverklaring VGM-coördinator Risico-inventarisatie en -evaluatie Milieuzorg Taak risico analyses Laatste Minuut Risico Analyse Bedrijfsgezondheidszorg Bedrijfsreglement 0202 Noodsituaties Bedrijfshulpverleningsplan Melden, registreren en onderzoeken van (bijna)-ongevallen en incidenten Melding Inspectie SZW 0300 MANAGEMENT VAN MIDDELEN 0301 Materiaal en middelen Aanschaf middelen Keuring, kalibratie, onderhoud en vervanging middelen 0302 Personeel Functie eisen en TVB Voorlichting, instructie en ontvangst middelen Opleidingen 0400 METING, ANALYSE EN VERBETERING 0401 Monitoring en meting Werkplekinspecties Interne audits 0402 Afwijkingen en klachten Afwijkingen Klachten 0403 Directie beoordeling Algemeen Deelnemers Agenda Rapportage AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 2 van 13

3 0101 Bedrijfsgegevens Organisatie en organogram Bedrijfsnaam : AVOKOENEN Bouwbedrijven Bezoekadres : De Loetenweg 9 Amstelveen Telefoon : KvK : Amsterdam VCA-structuur Directie Operationeel leidinggevenden VGMcoördinator Operationeel medewerkers Externe deskundigheid Organisatie en organogram Scope en toepassingsgebied VCA* 2008/5.1: Onderhoud, verbouw, restauratie en nieuwbouw van woningen en bedrijfspanden VGM-coördinator De organisatiestructuur is vastgelegd in het organogram, met aanduiding van het leidinggevende niveau en de VGM-coördinator (zie ook procedure ), met directe toegang tot de directie. De VGM-coördinator wordt ondersteund door een extern adviseur. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 3 van 13

4 0102 Communicatie en overleg Algemeen Om een doeltreffende informatievoorziening te bewerkstelligen wordt vrijwel dagelijks overleg gehouden. Het overleg heeft als voornaamste doel het wederzijds informeren van betrokkenen over beleidsmatige, organisatorische en technische zaken Taalbeheersing Om communicatie betreffende VGM-zaken zonder taalbelemmeringen te laten plaatsvinden, dienen de medewerkers Nederlands te spreken, lezen, schrijven en begrijpen VGM-overleg Minimaal 2 maal per jaar wordt op kantoor een VGM-overleg gehouden. De VGM-coördinator zit deze bijeenkomst voor. Presentie van alle operationele medewerkers en leidinggevenden vallend onder de scope van VCA is verplicht; hieronder vallen ook ingeleende/ ingehuurde medewerkers die op dat moment werkzaamheden verrichten voor AVOKOENEN Bouwbedrijven. Registratie van de aan- en afwezigen vindt plaats op het verslag. Medewerkers die afwezig zijn krijgen zo spoedig mogelijk het gemaakte verslag. Onderwerpen die tijdens een VGM-overleg behandeld dienen te worden: VGM- en kwaliteitsbeleid van het bedrijf. (Bereiken van de) doelstellingen. Risico-inventarisatie en evaluatie en het plan van aanpak. Algemene risico s op het werk. Algemene veiligheidsregels en voorschriften. Interne regels en procedures van opdrachtgevers. Instructie LMRA. Melding van onveilige situaties en handelingen, calamiteitenplan. Voorgevallen incidenten en/ of ongevallen. Handelswijze in geval van (ernstig) letsel en/ of nood. Handelswijze bij klachten. Ontvangen VGM-klachten. VGM-instructies. Persoonlijke beschermingsmiddelen. Actuele werkplek gerelateerde onderwerpen (risicovolle activiteiten). Schadelijke materialen. Nieuwe/gewijzigde werkwijze. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 4 van 13

5 0201 VGM VGM-beleidsverklaring De directie van AVOKOENEN Bouwbedrijven is zich bewust van haar verantwoordelijkheid met betrekking tot de zorg voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM). Het creëren en handhaven van veilige en milieuverantwoorde arbeidsomstandigheden zijn vaste onderdelen van het algemene bedrijfsbeleid. Het VGWM-beleid van AVOKOENEN Bouwbedrijven is erop gericht persoonlijk letsel, branden, materiële schade en blootstelling aan gevaarlijke stoffen te voorkomen, alsmede negatieve effecten op het milieu zoveel mogelijk te voorkomen. Naar beste vermogen zullen wij in onze organisatie op een dusdanige manier opereren zodat de Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu ten opzichte van onze werknemers, ingeleende krachten, opdrachtgevers, onderaannemers, bezoekers en derden is gewaarborgd en zij niet worden blootgesteld aan onaanvaardbare risico s. Er zal voor gezorgd worden dat de overheidsregels strikt worden nageleefd en er zal naar een continue verbetering gestreefd worden op het gebied van Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. Binnen het bedrijf wordt iedereen op de hoogte gebracht en gehouden aangaande de regels en afspraken met betrekking tot Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. Dit is de individuele en gemeenschappelijke verantwoordelijkheid van alle werknemers. Om dit te bereiken zullen er door AVOKOENEN Bouwbedrijven middelen ter beschikking gesteld worden en instructies, voorlichting en richtlijnen gegeven worden. De directie van AVOKOENEN Bouwbedrijven zal zich door een regelmatig en gestructureerd overleg op de hoogte houden van de opgedane ervaring en aan de hand van de opgedane ervaring haar beleid minimaal eens per drie jaar bijstellen en implementeren, mits dit van toepassing blijkt te zijn. Wij zijn ervan overtuigd dat een gezamenlijk beleid met betrekking tot Veiligheid, Gezondheid, welzijn en Milieu door een ieder op zijn niveau uitgewerkt en onderhouden zal worden. Het beleid wordt bij indiensttreding en na elke herziening ervan aan de medewerkers uitgereikt en toegelicht, en zal minimaal jaarlijks worden besproken tijdens een VGM-voorlichting en instructie bijeenkomst. Amstelveen, 01 augustus 2015 AVOKOENEN Bouwbedrijven Dhr. Wim Koopmanschap en dhr. Marco Hilferink AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 5 van 13

6 0201 VGM VGM-coördinator De coördinatie van de VG-aspecten binnen het bedrijf bij de dagelijkse gang van zaken en het waarborgen van de inbreng van expertise wordt geregeld door de VGM-coördinator. De VGM-coördinator krijgt ondersteuning van een extern adviseur, minimaal MVK. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de VGM-coördinator zijn vastgelegd in een functieomschrijving Risico-inventarisatie en -evaluatie Conform de eisen van de arbowet en VCA is een risico-inventarisatie en -evaluatie (kortweg RI&E) MKB Bouwnijverheid van Arbouw aanwezig. Dit document beschrijft de aanwezige risico's tijdens werkzaamheden en per functie voor AVOKOENEN Bouwbedrijven. Om te komen tot een structurele aanpak van de risico's is een Plan van Aanpak opgesteld, inhoudende actiepunten, voortkomende uit de RI&E, verantwoordelijken voor de uitvoering en toetsing en een tijdsplanning. De statusbewaking van het plan van aanpak vindt plaats door de VGM-coördinator. Jaarlijks vindt evaluatie en actualisatie van de RI&E en het plan van aanpak plaats. Op basis van de opgedane ervaringen (inspecties, ongevallen/incidenten, taak-risico-analyses) en nieuwe, vervallen of gewijzigde functies en werkzaamheden, worden door de VGM-coördinator voorstellen gedaan tot aanpassing van de RI&E. Dit wordt opgenomen in een geactualiseerd plan van aanpak Milieuzorg Ten behoeve van het nemen van preventieve milieumaatregelen, gericht op het voorkomen van bodemverontreiniging en op afvalstoffenbeheer, is een aparte milieu RI&E met bijbehorend plan van aanpak opgesteld, met daarbij getroffen en te treffen maatregelen. In de milieu RI&E is onder andere een procedure afvalstoffenbeheer vastgelegd, inclusief een lijst met de erkende verwerkers per afvalsoort Taak risico analyse Taak risico analyses worden opgesteld wanneer bepaalde werkzaamheden, situaties of werkomgevingen niet in de RI&E omschreven zijn. De taak risico analyse zal worden uitgevoerd door middel van INVENTARISATIE_TRA. Indien er verhoogde risico s zijn, worden deze opgenomen op het formulier TRA, inclusief de maatregelen, waarbij bronaanpak de voorkeur geniet Laatste Minuut Risico Analyse Tijdens VGM-overleg wordt periodiek aandacht geschonken aan het uitvoeren van LMRA s. Tevens is een instructie opgenomen in het bedrijfsreglement Bedrijfsgezondheidszorg Voor specifieke taken wordt deskundige bijstand verleend door een gecertificeerde arbodienst Bedrijfsreglement In het kader van (verplichte) voorlichting zijn het VGM-beleid, de VGM-regels en voorschriften, alsook VGM-instructies opgenomen in een bedrijfsreglement. De frequentie en borging van voorlichting en instructie zijn opgenomen in OVERZICHT_Functie-eisen. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 6 van 13

7 0202 Noodsituaties Bedrijfsnoodplan Ten behoeve van het effectief optreden in geval van noodsituaties bedrijfsnoodplan opgesteld. Het plan wordt jaarlijks geoefend en geëvalueerd, inclusief registratie. Op locaties van opdrachtgevers wordt het noodplan van de opdrachtgever gehanteerd. Bij afwezigheid van een noodplan bij opdrachtgevers wordt gebruik gemaakt van de Alarmkaart van AVOKOENEN Bouwbedrijven Melden, registreren en onderzoeken van (bijna)ongevallen en incidenten Doel van deze procedure is lering trekken uit (bijna) ongevallen en incidenten. Daarnaast is het bijhouden van ongevallen en incidenten wettelijk verplicht. Deze procedure heeft betrekking op de volgende situaties: Bijna-ongevallen en onveilige situaties. Materiele schade. Ongevallen: zonder verzuim/ werkverlet. met verzuim/ werkverlet. met aangepast werk. De procedure is van toepassing op alle personen die werkzaamheden verrichten voor AVOKOENEN Bouwbedrijven. Alle werknemers, zowel eigen personeel, dan wel zelfstandigen en personeel van onderaannemers, zijn verplicht dergelijke situaties direct bij de leidinggevende te melden. Het kan zijn dat op de diverse locaties, bijvoorbeeld het bedrijfsterrein van een opdrachtgever, andere regels gelden met betrekking tot het rapporteren van ongevallen en incidenten. Dit wordt vooraf kenbaar gemaakt. Ongevallen die plaats vinden tijdens de reis naar het werk of naar huis (woon-werk verkeer) worden niet aangemerkt als een bedrijfsongeval, met uitzondering van die gevallen waarin onderweg een bedrijfsactiviteit wordt uitgevoerd (bijvoorbeeld afleveren, ophalen, klantbezoek, werkbezoek). Ongevallen gedurende het gehele traject worden dan als bedrijfsongeval behandeld. Procedure: 1. (Bijna)ongevallen en incidenten worden door de operationeel leidinggevende direct gemeld aan de directie en de VGM-coördinator. Directe maatregelen worden genomen en vastgelegd om verdere schade te beperken. 2. De operationeel leidinggevende registreert het (bijna)ongeval/ incident op FORMULIER_ongevalincident-klacht in, dat wordt ingeleverd bij de VGM-coördinator. 3. De directie doet eventueel melding bij de Inspectie SZW. 4. De VGM-coördinator start het ongevalsonderzoek. Hierbij dienen gegevens verzameld te worden met betrekking tot de volgende aspecten: Omgeving (verkeer, mensen, lawaai, wind, etc.) Materialen (verf, oplosmiddelen, etc.) Materieel (gereedschappen, hulpmiddelen, etc.) Persoonlijke/ collectieve beschermingsmiddelen Instructie, opleiding Persoonlijke oorzaken 5. De gegevens worden geregistreerd op FORMULIER_ongeval-incident-klacht, waarna het ongeval geanalyseerd wordt. Maatregelen inclusief verantwoordelijken en tijdsplanning worden vastgelegd. 6. Het REGISTER_ongeval-incident-klacht wordt bijgewerkt. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 7 van 13

8 0202 Noodsituaties Melding Inspectie SZW In de volgende gevallen is de werkgever verplicht de Inspectie SZW onmiddellijk in te lichten middels telefoonnummer of middels het digitale formulier op de website: ongeval met dodelijke afloop; ongeval met kans op blijvend letsel (amputatie, blindheid, chronische lichamelijke of psychische/ traumatische klachten); ongeval met als gevolg een ziekenhuis opname (poliklinische behandeling wordt niet gezien als ziekenhuisopname). De Inspectie SZW zal zo snel mogelijk na de melding een onderzoek instellen. De inspecteur moet de situatie ter plaatste kunnen beoordelen. Het is daarom van belang dat de ongevalssituatie zo veel mogelijk ongewijzigd blijft. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 8 van 13

9 0301 Materiaal en middelen Aanschaf middelen Eisen met betrekking tot de aanschaf van producten, materialen, arbeidsmiddelen en persoonlijke beschermingsmiddelen zijn, voor zover niet gespecificeerd door de opdrachtgever, vastgelegd in het OVERZICHT_Inkoopspecificaties Keuring, kalibratie, onderhoud en vervanging middelen Alle keuring plichtige en kalibratie plichtige bedrijfsmiddelen, zowel in het kader van wettelijke richtlijnen als VCA, zijn opgenomen in het materieelbeheerssysteem en worden door deskundigen gekeurd of gekalibreerd. Niet keuring plichtig en kalibratie plichtige bedrijfsmiddelen worden conform de voorschriften van de fabrikant periodiek onderhouden. Registraties en certificaten worden beheerd door de VGM-coördinator. Al het in het materieelbeheersysteem opgenomen materieel is voorzien van unieke identificatienummers. Alle gegevens met betrekking tot materieel zijn via dit nummer te herleiden. Materieel en materiaal dat niet geschikt is voor gebruik wordt direct ter reparatie aangeboden aan de VGMcoördinator. Bij uitgifte en inname wordt gecontroleerd op de keurings- of kalibratiestatus. Op basis hiervan wordt besloten tot opslag, reparatie, keuring of afkeur. Materieel wat niet direct geschikt is voor gebruik wordt als zodanig gekenmerkt. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 9 van 13

10 0302 Personeel Functie eisen en TVB Functie eisen, inclusief medische geschiktheid, zijn vastgelegd in het OVERZICHT_Functie eisen. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn vastgelegd in functiebeschrijvingen in de contracten Voorlichting, instructie en ontvangst middelen Het voorlichtingsprogramma heeft tot doel nieuwe medewerkers (inclusief stagiaires en inleenkrachten) op de hoogte te brengen van alle veiligheids-, gezondheids-, en milieuaspecten van het bedrijf en de werkzaamheden die zij gaan verrichten. De VGM-coördinator is verantwoordelijk voor de inhoud van het programma en voorziet tijdig in aanpassing indien dit nodig wordt geacht of indien de ontwikkeling van het managementsysteem hier aanleiding toe geeft. Het voorlichtingsprogramma wordt gegeven door de VGM-coördinator en bestaat in ieder geval uit het toelichten en eventueel uitreiken van: Het VCA-handboek en bijbehorende formulieren; Het bedrijfsreglement; De RI&E; Het Bedrijfsnoodplan. Jaarlijks zal door middel van de vastgestelde overlegstructuur het voorlichtingsprogramma worden herhaald met alle medewerkers. Eventuele benodigde PBM s (gebaseerd op de in de RI&E genoemde beheersmaatregelen) worden gratis verstrekt (inclusief onderhoud/ omruil). Registratie vindt plaats door middel van aftekening voor ontvangst door de medewerker op het FORMULIER_Voorlichting indiensttreding en PBM, dat wordt opgeslagen in het personeelsdossier. Veiligheidspaspoorten worden niet gebruikt door de organisatie Opleidingen Bij indiensttreding en tijdens functionerings- en/ of beoordelingsgesprekken wordt geïnventariseerd welke medewerkers voor scholing in aanmerking komen. Deze worden opgenomen in het opleidingsplan geïntegreerd in het OVERZICHT_Functie eisen. De VGM-coördinator is verantwoordelijk voor het bijwerken en uitvoeren van het opleidingsplan. De status van het opleidingsplan wordt jaarlijks bewaakt door de directie tijdens de directie beoordeling. Gevolgde opleidingen worden geregistreerd in het OVERZICHT_Functie eisen en kopieën van diploma s en certificaten worden toegevoegd aan de personeelsdossiers. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 10 van 13

11 0401 Monitoring en meting Werkplekinspecties Maandelijks worden op de werklocaties door de operationeel leidinggevenden werkplekinspecties gehouden. Tijdens deze werkplekinspectie worden tevens de aanwezige onderaannemers/ ZZP ers/ inleners beoordeeld. Registratie vindt plaats op FORMULIER_Werkplekinspectie, inclusief de maatregelen. Een kopie wordt afgegeven aan de VGM-coördinator, eventueel distribueert deze het formulier naar de desbetreffende onderaannemer en de inkopers, in verband met afwijkingen/ opmerkingen betrekking hebbende op de onderaannemer. De operationeel leidinggevende bewaakt de uitvoering en status van de maatregelen voortvloeiende uit de werkplekinspecties en tekent deze af op het FORMULIER_Werkplekinspectie. Bij werkzaamheden van korte duur worden er zoveel werkplekinspecties uitgevoerd zodat bovenstaande frequentie naar geest wordt behaald, rekening houdend met de risico s Interne audits Om het managementsysteem in stand te houden en daar waar mogelijk te verbeteren, is het noodzakelijk dat er jaarlijks een systematische interne controle plaatsvindt. Hiermee wordt aangetoond (en vastgelegd) hoe het systeem functioneert. De VGM-coördinator is verantwoordelijk voor het initiëren en uitvoeren van deze periodieke interne controle op het managementsysteem. Interne audits worden jaarlijks uitgevoerd, waarbij het hele systeem in 3 jaar tijd compleet geäudit wordt. Bevindingen en conclusies worden vastgelegd door de interne auditor in het RAPPORT_Interne Audit. Het rapport wordt aan de directie aangeboden. Resultaten van de audit, zoals tekortkomingen, verbeteringen en aanbevelingen worden, inclusief invoeringstermijn en verantwoordelijke besproken en geregistreerd in het RAPPORT_Directiebeoordeling. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 11 van 13

12 0402 Afwijkingen en klachten Afwijkingen Tijdens het uitvoeren van metingen (werkplekinspecties, interne audits) kunnen afwijkingen worden geconstateerd. Bij direct gevaar voor veiligheid, gezondheid en milieu dient de afwijking direct te worden weggenomen. Overige afwijkingen worden op de betreffende formulieren geregistreerd en maatregelen worden opgenomen in de bijbehorende actieplannen. Afwijkingen worden tijdens de VGM-overleggen besproken en corrigerende dan wel preventieve maatregelen worden opgenomen in het verslag inclusief verantwoordelijken en tijdsplanning Klachten VGM-klachten kunnen gemeld worden door opdrachtgevers, inspectiediensten, onderaannemers, nevenaannemers, ZZP ers, eigen medewerkers, de certificerende instelling, en derden. De betreffende medewerker registreert de klacht op het betreffende formulier en bespreekt de klacht intern met de directie, welke beoordeeld of de klacht terecht is. Hiervan wordt een aantekening gemaakt op FORMULIER_ongeval-incident-klacht. Bij afwijzing van de klacht door de directie wordt de afzender op de hoogte gebracht. Indien de klacht terecht is, wordt het ingevulde klachtenformulier verstrekt aan de medewerker die de klacht dient af te handelen en aan de VGM-coördinator die de klacht registreert in het klachtenregister. De VGM-coördinator bewaakt de voortgang van de afhandeling. De VGM-coördinator stelt een onderzoek in voor het achterhalen van de oorzaken en voor het nemen van corrigerende maatregelen. De bevindingen en maatregelen worden schriftelijk vastgelegd. Tijdens het VGM-overleg worden de geregistreerde klachten en de uitkomsten kenbaar gemaakt aan de medewerkers. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 12 van 13

13 0403 Directie beoordeling Algemeen De werking van het managementsysteem en het effect ervan op de processen, wordt één maal per jaar formeel beoordeeld tijdens de directie beoordeling ten einde bij voortduring zeker te zijn van de geschiktheid en doeltreffendheid van het systeem Deelnemers Deelnemers aan de vergadering zijn: Directie VGM-coördinator Extern adviseur Agenda 1. Stand van zaken met betrekking tot het vorige rapport. 2. Certificerende instelling, externe auditresultaten. 3. Interne audit verslagen. 4. Ingediende wijzigings-/ verbeteringsvoorstellen procedures. 5. Stand van zaken m.b.t. VGM: Status RI&E en plan van aanpak. VGM-communicatie. Ziekteverzuim. Ongevallen en incidenten (incl. trendanalyse) en ongevalsstatistiek. Milieu-incidenten. Werkplekinspecties. BHV-organisatie. Uitgevoerde TRA s. VGM-klachten. 6. Wijzigingen en bijzonderheden t.a.v. Werkomgeving. Personeel, organisatie. Opleidingen/ Opleidingsplan. Bedrijfsmiddelen/ Overzicht materiaal-middelen. Wet en regelgeving Rapportage Conclusies en bevindingen van de bovenstaande bespreking worden samengevat in het RAPPORT_Directie Beoordeling. Het rapport wordt ter beoordeling aangeboden aan de directie. De verbeteracties, maatregelen en doelstellingen (in ieder geval IF-verzuimongevallen) worden opgenomen in het actieplan behorende bij het rapport, inclusief verantwoordelijken en tijdsplanning, en wordt gecommuniceerd naar de medewerkers. AVOKOENEN Bouwbedrijven VCA Handboek Beheers systeem Pagina 13 van 13