NV REWIN WEST-BRABANT

Transcriptie

1 NV REWIN WEST-BRABANT Algemene offerteaanvraag voor het opstellen en uitvoeren van een communicatiestrategie voor het project Agroship Uiterste datum voor het indienen van de offertes: , uur Offertes in te dienen bij: Mevrouw C.G.M. van Unen Projectmanager Logistiek NV REWIN West-Brabant Mozartlaan EH Breda Postbus 3182, 4800 DD Breda c.vanunen@rewin.nl Bestek communicatiestrategie over het binnenvaartproject Waterslag (ECSWA)

2 2 HOOFDSTUK 1. ALGEMENE CONTEXT VAN DE OPDRACHT De Vlaamse Waterwegbeheerders, nl. Waterwegen en Zeekanaal NV en nv De Scheepvaart, tezamen met REWIN West Brabant en de Nederlandse provincie Limburg hebben de krachten gebundeld met Mepavex Logistics, Platform Agro-Logistiek, Logistiek Forum Limburg, Maxx-Thiébaut en Stichting Projecten Binnenvaart in een grensoverschrijdend Vlaams Nederlands project, Agroship. Dit project beoogt awareness te creëren over de mogelijkheden van de binnenvaart voor het vervoer van agroproducten, vooral bij de vele KMO/MKB s die in het Benelux Middengebied zijn gevestigd. Het project wordt gesubsidieerd door het Europese Regionale Fonds, INTERREG IIIA North West Europe. Het project vindt zijn oorsprong in het feit dat de distributie van (verse) voedingsmiddelen (zoals groenten en fruit, zuivelproducten, enz.) en landbouwproducten bijna volledig gebeurt per vrachtwagen. De agrosector is meestal niet op de hoogte van de mogelijkheden die binnenvaart kan bieden voor de afhandeling van deze stromen, ook op langere afstanden. Naast dit kennisgebrek vormt de versnippering van de sector en het ontbreken van elke vorm van samenwerking tussen de verschillende ketenspelers een tweede reden voor het gebruik van het wegtransport als voornaamste vervoersmiddel. Een derde reden waarom de binnenvaart niet aan bod komt als alternatieve vervoersmodus, is het gebrek aan grensoverschrijdende samenwerking. De sector bestaat voor een groot deel uit kleinere of middelgrote bedrijven die vooral op regionaal vlak actief zijn. Hierdoor zijn de te vervoeren stromen te weinig geconsolideerd om met een binnenvaartoplossing vervoerd te worden. Tot slot, is het binnenvaartaanbod niet afgestemd op de noden van de sector. Om de mogelijkheden van de binnenvaart voor de agrosector aan te tonen en om de commerciële haalbaarheid ervan te bewijzen, worden er van ongeveer februari 2008 tot april 2008 proefvaarten uitgevoerd. De projectpartners zijn op zoek naar geïnteresseerde partijen voor het ontwerpen en het uitvoeren van een communicatiestrategie die als doelstelling heeft om de projectresultaten zo breed mogelijk te verspreiden naar de stakeholders. Zo moet het komende jaar Agroship onder de aandacht worden gebracht d.m.v. conferenties, posters, nieuwsbrieven en een website.

3 3 HOOFDSTUK 2. OMSCHRIJVING VAN DE OPDRACHT Periode: De opdracht start vanaf de gunning van de opdracht en loopt tot het einde van het project, namelijk juni Algemene omschrijving van de opdracht De bedoeling van deze opdracht is het continu verstrekken van informatie aan verladers en logistieke dienstverleners over de mogelijkheden van de binnenvaart voor agroketens door de resultaten van het project zo breed mogelijk te verspreiden. De voertaal voor de communicatie is Nederlands. Elke initiatief moet in samenspraak zijn met de verschillende projectpartners. Pas na goedkeuring kunnen concrete acties ondernomen worden. De communicatiestrategie dient volgende zaken te bevatten: Het ontwerpen en het opzetten van een website. Deze website zal informatie verstrekken over het project, de doelstellingen, de voortgang en de resultaten; Na elke projectfase moeten er nieuwsbrieven geproduceerd en verspreid worden om de resultaten kenbaar te maken; De totale organisatie van een persconferentie (accommodatie, uitnodigingen, catering, onthaal, enz.) op het einde van het Agroship project; De totale organisatie van een seminarie (accommodatie, uitnodigingen, catering, onthaal, enz.) voor de verspreiding van de pilotresultaten; Ontwerpen, printen en verspreiden van posters. Een Engelstalige DVD zal geproduceerd worden om de resultaten ook op EU-niveau toegankelijk te maken. Een aanbesteding voor de productie van deze DVD verloopt parallel met de aanbesteding voor de communicatiestrategie. Het communicatiebureau zal het productieproces van deze DVD monitoren en zal instaan voor de wijde verspreiding ervan. 2.2 Doelpubliek De doelgroep van deze communicatiestrategie moet ruim worden opgevat. Alle belanghebbenden dienen aan bod te komen: projectpartners, verladers, logistieke operators, enz.

4 4 2.3 Verloop van het project Onderstaande figuur illustreert de te doorlopen fases in het project. Fase Fase 1 1 Ketenorganisatie Ketenorganisatie van van de de sector sector Fase Fase 2 2 Logistieke Logistieke uitwerking uitwerking Fase Fase 3 3 Pilots Pilots Fase Fase 4 Verstrekken Verstrekken van van informatie informatie Fase Fase 0 0 Projectcoördinatie Projectcoördinatie In de eerste fase, de ketenorganisatie van de sector zullen volgende zaken aan bod komen: o Een detailoverzicht van de ketenorganisatie van de agrosector in het Benelux Middengebied o Een inschatting van het shiftpotentieel naar de binnenvaart o Een beschrijving van een aantal good practices in het buitenland o Het aanleggen van een database van relevante agrobedrijven met shiftpotentieel o Einde fase 1: Oktober 2007 In fase 2 wordt de logistieke uitwerking van Agroship als volgt opgevat: o Het identificeren van 3 innovatieve logistieke concepten die in aanmerking komen voor pilots o Het opstellen van een rekentool om de kostenvoordelen van een modal shift te berekenen o Het maken van een Go No Go beslissing per voorgestelde pilot o Einde fase 2: Februari 2008 Fase 3 Pilots: o De organisatie van drie pilots om de haalbaarheid van een shift naar de binnenvaart aan te tonen o Een evalutaie van de resultaten en eventuele bijsturing o Einde fase 3: Juni 2008 Fase 4 betreft het verstrekken van informatie: o De promotie van het concept en van de voordelen van het gebruik van de binnenvaart in de agrosector o Fase 4 loopt gedurende het volledige onderzoekstraject

5 5 2.4 Timing Volgens de planning van de opdrachtgever, geldt de volgende timing met voor de opdrachtnemer de bijhorende deadlines: indienen van de offertes door de inschrijvers uiterlijk op , uur per post of per op volgend adres: Mevrouw C.G.M. van Unen Projectmanager Logistiek NV REWIN West-Brabant Mozartlaan EH Breda Postbus 3182, 4800 DD Breda c.vanunen@rewin.nl eventuele onderhandelingen met inschrijvers die een interessante offerte indienden: nader af te spreken met de geselecteerde inschrijvers 2.5 Budget Het totaalbedrag van de offerte mag niet hoger liggen dan euro (excl. BTW). Dit bedrag omvat alle kosten. 2.6 Werkwijze Toezichtcomité Het toezichtcomité wordt samengesteld uit vertegenwoordigers van de projectpartners Goedkeuring en rapportering Het communicatieteam stelt een strategie en plan van aanpak op die de aandachtspunten en prioriteiten aangeven. Dit dient te gebeuren in samenspraak met de verschillende projectpartners alvorens over te gaan tot het uitwerken en verspreiden van de in te zetten communicatiemiddelen.

6 6 HOOFDSTUK 3. IN DE OFFERTE TE BEHANDELEN ELEMENTEN 3.1 Ontwikkeling van een visie op de opdracht Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte in niet meer dan 2 A4 s duidelijk (maar beknopt) zijn visie op de opdracht weergeeft en uitlegt waarom de aanpak volgens de inschrijver tot de gewenste resultaten zou moeten leiden, gegeven de doelstelling en de doelgroep. 3.2 Bekwaamheid productieteam Van de inschrijver wordt verwacht dat hij in zijn offerte: - zijn ervaring met bedrijfs- en projectcommunicatie aantoont - de samenstelling van het communicatieteam weergeeft en de bekwaamheid ervan aantoont 3.3 Uitwerken van (een) prijsopgave(n) De inschrijver moet in zijn offerte duidelijk de totale kostprijs van de volledige opdracht weergeven, zowel inclusief als exclusief BTW. De kostprijs moet per item worden gedetailleerd.

7 7 HOOFDSTUK 4. OP BASIS VAN WELKE CRITERIA WORDT UW OFFERTE BEOORDEELD? 4.0 Belang van de criteria bij de beoordeling De drie onderstaande evaluatiecriteria werden gerangschikt volgens belangrijkheid. Criteria 4.1 en 4.2 tellen elk voor 40% mee in de beoordeling, criterium 4.3 voor 20%. 4.1 De prijs en het werk Dit criterium zal worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde subcriteria: de totale prijs van het werk volledigheid van het werk 4.2 De kwaliteit en ervaring van het voorgestelde team Dit criterium zal worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde subcriteria: ervaring met gelijkaardige projecten (bedrijfs- en projectcommunicatie; grensoverschrijdende projecten) de kwalificaties en ervaring van de voor de opdracht voorgestelde medewerkers 4.3 De creativiteit verwerkt in de voorgestelde communicatiestrategie Dit criterium zal worden geëvalueerd op basis van de hieronder vermelde subcriteria: de wijze waarop er vorm gegeven wordt aan de communicatie creatieve ideeën die het project ten goede komen