Administratieve handleiding Groepsverzekering. Administratieve handleiding Groepsverzekering

Transcriptie

1

2 Inhoud 1 Welke documenten krijgt u bij het opstarten van de groepsverzekering? Wat zijn de mogelijkheden van KBC-Online for Business? Mogelijkheden voor de werkgever Mogelijkheden voor het personeelslid Hoe wijzigingen in het personeelsbestand doorgeven aan KBC Een nieuwe aansluiting? Wat moet u doen wanneer een personeelslid uit dienst treedt? Hoe geeft u een adreswijziging door? Moet u wijzigingen in de gezinstoestand meedelen? Wie is de begunstigde bij overlijden? Moet u een wijziging in het tewerkstellingspercentage doorgeven? Wat doet u wanneer een aangeslotene geen bezoldiging heeft? Jaarlijks vervaldagbeheer Hoe verloopt het jaarlijkse vervaldagbeheer bij indexatie van de premie? Hoe verloopt het jaarlijkse vervaldagbeheer bij aanpassing van de premie aan het nieuwe loon? Wat moet u doen op momenten van uitkering? Wat moet u doen wanneer een personeelslid met pensioen gaat? Wat moet u doen wanneer een personeelslid overlijdt? Wat moet u doen bij arbeidsongeschiktheid van een personeelslid ten gevolge van ziekte of een ongeval?... 11

3 1 Welke documenten krijgt u bij het opstarten van de groepsverzekering? Bij het opstarten van de groepsverzekering ontvangt u een volledig pakket met de volgende documenten: Het groepsverzekeringsreglement. In dit reglement is de overeenkomst tussen u als werkgever en KBC Verzekeringen opgenomen. Het reglement vermeldt onder meer welke categorie van personeelsleden verzekerd is en hoe de premie wordt bepaald. Het omvat ook een aantal administratieve afspraken. U ontvangt twee exemplaren, waarvan u er één ondertekent en aan KBC terugbezorgt. Het fiscale attest. U ontvangt het fiscale attest in twee exemplaren. Eén exemplaar is bestemd voor uw dossier. Het tweede exemplaar voegt u bij de belastingaangifte van uw onderneming met betrekking tot het boekjaar waarin KBC de eerste premie van de groepsverzekering aanrekent. De informatiefiche. Een vertegenwoordiger van de onderneming ondertekent de fiche en voegt ze, samen met het fiscale attest, bij de belastingaangifte van de onderneming. Op deze informatiefiche moet u het btw-nummer van uw onderneming nog invullen. Per aangeslotene de individuele pensioenfiche in twee exemplaren: één exemplaar is bestemd voor het dossier van de onderneming, het tweede exemplaar is bestemd voor de aangeslotene. De onderneming is dus verantwoordelijk voor verspreiding van de individuele pensioenfiches. De afrekening van de eerste premie met een begeleidend schrijven met de nodige informatie. Voor de aangeslotene met het werknemersstatuut, moet u op de werkgeverspremies voor de waarborgen leven en overlijden een RSZ-bijdrage van 8,86% betalen. Het bedrag dat u moet betalen voor de periode waarvoor deze afrekening geldt, staat vermeld in de brief. U moet dit bedrag doorgeven aan het sociaal secretariaat dat de loonadministratie verzorgt. Een detaillijst van de persoonlijke premies per aangeslotene, in het geval er persoonlijke premies voorzien worden in het reglement. Deze lijst vermeldt voor iedere aangeslotene het gedeelte van de premie dat de onderneming van het loon van de aangeslotene moet inhouden

4 2 Wat zijn de mogelijkheden van KBC-Online for Business? KBC-Online for Business biedt u als werkgever de mogelijkheid om op elk moment informatie over uw groepsreglement te raadplegen en verschillende wijzigingen online door te geven. Ook de aangesloten personeelsleden kunnen informatie over hun groepsverzekering raadplegen via KBC-Online. We zetten hier op een rijtje welke mogelijkheden KBC-Online u biedt. De concrete handleiding voor u als werkgever maar ook de handleiding voor de werknemer vindt u op de KBC-website. 2.1 Mogelijkheden voor de werkgever Raadplegen op het niveau van alle reglementen van de werkgever met overzicht van verzekerde categorieën en waarborgen van alle aangeslotenen binnen een welbepaald reglement van meer details per aangeslotene over: n Persoonlijke enpatronale reserve n Pensioenreserve n Premies n Verzekerde waarborgen Doorgeven van een nieuwe aansluiting de beëindiging van een aansluiting de lonen voor het jaarlijks beheer 2.2 Mogelijkheden voor het personeelslid Raadplegen van details over Persoonlijke en patronale reserve Pensioenreserve Premies Verzekerde waarborgen

5 3 Hoe wijzigingen in het personeelsbestand doorgeven aan KBC Administratieve wijzigingen op het niveau van de aangeslotene, zoals nieuwe aansluitingen, uitdiensttredingen, adreswijzigingen, wijzigingen in het tewerkstellingspercentage, in de gezinstoestand en dergelijke, worden bij voorkeur doorgegeven via KBC-Online for Business of via de daartoe bestemde formulieren. Deze formulieren kan je mailen naar De formulieren kunt u downloaden op onze website Een nieuwe aansluiting? Een nieuwe aansluiting kan u registeren via KBC-Online for Business of kan u doorgeven via een ingevuld aansluitingsformulier. Is uw groepsverzekering van het type cafetariaplan waarbij iedere verzekerde de keuze heeft om de hoogte van zijn verzekerde risico s te bepalen? In dat geval stuurt KBC u de nodige documenten op om ze te laten invullen door de aangeslotene. De verzekerde heeft 2 maanden tijd om zijn keuze kenbaar te maken aan KBC Verzekeringen. Als de hoogte van de dekkingen een medische acceptatie vereist, vraagt KBC de nodige informatie op bij de aangeslotene. Na ontvangst van de vereiste documenten en acceptatie maakt KBC een pensioenfiche in 2 exemplaren op en bezorgt ze u. Eén exemplaar is bestemd voor het dossier van de onderneming. Het tweede exemplaar is bestemd voor de aangeslotene. De onderneming is dus verantwoordelijk voor verspreiding van de individuele pensioenfiches. Als KBC de keuze van de aangeslotene bij aanvang niet kent of als de medische acceptatie niet is afgerond, maakt KBC de pensioenfiche op met de standaarddekking. Bij het achteraf insturen van het keuzeformulier of het afronden van de medische acceptatie passen we de pensioenstrook indien nodig aan. De mogelijkheid bestaat om in onderling overleg deze periode van 2 maanden te verkorten. 3.2 Wat moet u doen wanneer een personeelslid uit dienst treedt? Wanneer iemand uit dienst treedt of ontslagen wordt, kan u dit doorgeven via KBC-Online for Business of via het formulier mededeling van uitdiensttreding. U bent als werkgever wettelijk verplicht een uitdiensttreding binnen 30 dagen aan KBC te melden. U krijgt van KBC uiterlijk binnen de 30 dagen na aangifte de nodige documenten doorgestuurd die u aan de betrokken aangeslotene moet bezorgen. Als er nog premies niet betaald zijn, dan moet KBC in de brief de aanwezige reserve en het feit dat er nog premies onbetaald zijn vermelden. Daarom en ook in het kader van het wettelijk verplichte minimumrendement is het belangrijk de vorderingen per kerende te betalen.

6 De aangeslotene heeft bij uitdiensttreding volgende opties: de opgebouwde pensioenrechten bij KBC laten staan de reserves overdragen naar de pensioeninstelling van de nieuwe werkgever de reserves overdragen naar een pensioeninstelling die de totale winst onder de aangeslotenen verdeelt in verhouding tot hun reserves en de kosten beperkt zoals bedoeld in het KB van 14 november 2003 betreffende de toekenning van buitenwettelijke voordelen aan de werknemers bedoeld bij KB nr.50 van 24 oktober 1967 betreffende het rust- en overlevingspensioen voor werknemers. 3.3 Hoe geeft u een adreswijziging door? Van elke adreswijziging die u meedeelt met het wijzigingsformulier nemen we akte in het dossier. Wij maken op dat ogenblik geen nieuwe pensioenfiche op. 3.4 Moet u wijzigingen in de gezinstoestand meedelen? Wijzigingen in de gezinstoestand van de aangeslotene zoals onder meer huwelijk, wettelijk of feitelijk samenwonen, geboorte, overlijden van een gezinslid of het niet meer ten laste zijn van een kind geeft u door met het wijzigingsformulier als die wijziging aanleiding geeft tot een wijziging van de verzekerde voordelen. In dat geval bezorgt KBC u een nieuwe pensioenfiche in twee exemplaren. 3.5 Wie is de begunstigde bij overlijden? De begunstigde bij overlijden staat in artikel 10 van de algemene voorwaarden. In dat artikel is de volgorde als volgt bepaald: 1 de huwelijkspartner of de wettelijk samenwonende partner van de aangeslotene. Wat betreft de huwelijkspartner is vereist dat deze noch uit de echt, noch van tafel en bed gescheiden zijn, of niet in een rechtsvordering tot echtscheiding of scheiding van tafel en bed betrokken is; 2 de kinderen van de aangeslotene en, bij plaatsvervulling, hun nakomelingen; 3 de begunstigde(n) aangewezen door de aangeslotene in het individuele contract. Wat de uitkering betreft die gevormd wordt door premies ten laste van de verzekeringnemer, is diens toestemming vereist; 4 de ouders van de aangeslotene; bij vooroverlijden van één van hen komt het kapitaal toe aan de overlevende; 5 de broers en zussen van de aangeslotene en, bij plaatsvervulling, hun kinderen; 6 de nalatenschap van de aangeslotene, met uitsluiting van de overheid die van rechtswege erfgenaam wordt; 7 het financieringsfonds.

7 Als een werknemer een begunstigde wil aanwijzen zoals vermeld in punt 3, moet hij/zij dat doen op het wijzigingsformulier in het vakje Andere. De werknemer moet de volgende gegevens van de begunstigde invullen: naam van de begunstigde geboortedatum van de begunstigde familierelatie van de begunstigde tot de verzekerde adresgegevens van de begunstigde. Opgepast: als een werknemer een begunstigde bij naam aanduidt, is het belangrijk dat eventuele wijzigingen ook steeds doorgegeven worden. 3.6 Moet u een wijziging in het tewerkstellingspercentage doorgeven? Wanneer het tewerkstellingspercentage verandert, moet KBC conform de Wet op de Aanvullende Pensioenen de verzekerde voordelen aanpassen aan het nieuwe tewerkstellingspercentage. U geeft het nieuwe tewerkstellingspercentage door met het wijzigingsformulier. KBC maakt een nieuwe pensioenfiche in 2 exemplaren op en bezorgt ze u. 3.7 Wat doet u wanneer een aangeslotene geen bezoldiging heeft? Het is mogelijk dat de aangeslotene tijdens zijn loopbaan gedurende een periode geen bezoldigingen ontvangt, ook al blijft hij behoren tot de categorie van aan te sluiten personen. U geeft dat dan door met het wijzigingsformulier. U moet tijdens deze periode geen premies meer betalen. Aan het einde van de schorsing van de arbeidsovereenkomst geeft u dat opnieuw door met het wijzigingsformulier. De verzekerde dekkingen en de bijbehorende premies treden opnieuw in werking. Er wordt een pensioenfiche opgemaakt aan het begin en het einde van de schorsing van de arbeidsovereenkomst. Als deze periode van arbeidsongeschiktheid het gevolg is van ziekte of een (privé)ongeval waarvoor u de dekking premievrijstelling afsloot, is uiteraard deze dekking van kracht en verwijzen we naar deel 6 Wat moet u doen bij arbeidsongeschiktheid van een personeelslid?

8 4 Jaarlijks vervaldagbeheer Jaarlijks past KBC de verzekerde voordelen aan op basis van de nieuwe lonen of de index naar gelang wat bepaald is in het reglement Hoe verloopt het jaarlijkse vervaldagbeheer bij indexatie van de premie? Bij een jaarlijkse indexatie van de premie van de groepsverzekering, ontvangt u op de vervaldag de aangepaste pensioenfiches waarbij de waarborgen en premies zijn aangepast aan het nieuwe indexcijfer. U krijgt een aangepaste afrekening met de nieuwe premies. Voor de inhoud van de pensioenfiches, zie punt 4.2 hieronder. 4.2 Hoe verloopt het jaarlijkse vervaldagbeheer bij aanpassing van de premie aan het nieuwe loon? Als het reglement bepaalt om de premie van de groepsverzekering te berekenen op basis van het loon, vraagt KBC de loongegevens op aan de werkgever drie maanden voor de jaarlijkse vervaldag. KBC werkt in principe met de lonen van vier maanden voor de jaarlijkse vervaldag, tenzij anders is overeengekomen in het groepsverzekeringsreglement. Dat biedt voor u als cliënt en voor KBC het voordeel dat de administratie eenvoudig kan verlopen: u geeft de loongegevens drie maanden op voorhand aan KBC door, zodat alles tijdig kan verwerkt worden. Zodoende ontvangt u de jaarlijkse pensioenfiches van de aangeslotenen evenals de nieuwe premieafrekening op de vervaldag. Het doorgeven van de nieuwe lonen doet u bij voorkeur via KBC-Online for Business. Dit kan ook schriftelijk of via mail gebeuren. U ontvangt per aangeslotene een pensioenfiche in twee exemplaren: één voor de aangeslotene en één voor uw dossier. De onderneming is dus verantwoordelijk voor de verspreiding van de individuele pensioenfiches. Op de pensioenfiche staan de volgende gegevens vermeld: naam en adres van de verzekeringnemer; naam en adres van de aangeslotene; aansluitingsdatum; de geboortedatum van de aangeslotene; sociaal statuut; de personeelscategorie; datum indiensttreding; tewerkstellingspercentage; de verzekerde risico s; de pensioenreserve;

9 het bedrag van de overlijdensdekking; de eventuele aanvullende dekkingen; de te betalen premies; een gedetailleerde opgave van de al opgebouwde reserve en de minimumgarantie De aangeslotene krijgt dus jaarlijks een duidelijk beeld van de ontwikkeling van de polis en kan zelf nakijken of zijn persoonlijke gegevens nog met de werkelijkheid overeenstemmen. Tot slot krijgt u op de jaarlijkse vervaldag een aangepaste afrekening met de nieuwe premies.

10 5 Wat moet u doen op momenten van uitkering? 5.1 Wat moet u doen wanneer een personeelslid met pensioen gaat? Zes maanden voor de einddatum van de polis ontvangt het betrokken personeelslid een brief van KBC met een raming van het bedrag dat KBC zal uitkeren. Het personeelslid ontvangt ongeveer één maand voor de einddatum de kwitantie waarop de bedragen vermeld staan die de verzekerde zal ontvangen. Het personeelslid moet zich aanmelden bij een KBC-bankkantoor of KBC-verzekeringsagent met zijn identiteitskaart opdat het aanvullend pensioenkapitaal wordt uitgekeerd. Als werkgever wordt u op de hoogte gehouden van de uitkering en ontvangt u een kopie van de kwitantie. 5.2 Wat moet u doen wanneer een personeelslid overlijdt? Bij overlijden van een werknemer moet u het formulier mededeling van overlijden invullen en aan KBC bezorgen. Als u weet wie de begunstigde is, vult u zijn of haar gegevens in op het formulier en neemt KBC onmiddellijk contact op met de begunstigde(n) via u of de tussenpersoon voor de verdere afhandeling van het dossier. Als u niet weet wie de begunstigde is, dan zal KBC de begunstigde(n) opsporen via de officiële wegen. Nadat de administratieve formaliteiten zijn vervuld, verstuurt KBC een kwitantie met de uit te keren bedragen. Deze kwitantie moet de begunstigde(n) ondertekenen en aan KBC terugsturen. Zodra dat is gebeurd, wordt het bedrag op de opgegeven rekening gestort.

11 6 Wat moet u doen bij arbeidsongeschiktheid van een personeelslid ten gevolge van ziekte of een ongeval? Dit deel is enkel van toepassing als er een waarborg premievrijstelling en/of arbeidsongeschiktheid is verzekerd. Bij ziekte of een (privé)ongeval van een personeelslid, moet u het formulier aangifte arbeidsongeschiktheid invullen. U moet dit formulier invullen als de dekking premievrijstelling en/of gewaarborgd inkomen van toepassing is. U of de verzekerde vult de voorzijde van het formulier in, de behandelende geneesheer de achterzijde. Het formulier kan u niet elektronisch verzenden en stuurt u op naar het volgende adres: KBC Verzekeringen Dienst SGI Prof. R. Van Overstraetenplein Leuven KBC neemt met de verzekerde contact op. Na het verstrijken van de eigen risicotermijn keert KBC de verzekerde rente uit conform de graad van arbeidsongeschiktheid en zolang de arbeidsongeschiktheid duurt. De premie voor deze dekking arbeidsongeschiktheid stort KBC aan u terug of verrekent deze in de afrekening conform de graad van arbeidsongeschiktheid. Als ook de dekking premievrijstelling van toepassing is, vraagt KBC de premie voor de dekking groepsverzekering verder op bij u. Deze premie stort KBC aan u terug conform de graad van arbeidsongeschiktheid zolang de arbeidsongeschiktheid duurt. Zetel van de vennootschap: KBC Verzekeringen NV, Professor Roger Van Overstraetenplein 2, 3000 Leuven, België. BTW BE , RPR Leuven, IBAN BE , BIC KREDBEBB, FSMA A. Een onderneming van de KBC-groep Verantwoordelijk uitgever: KBC Groep NV, Havenlaan 2, 1080 Brussel, België. BTW BE , RPR Brussel