VERBINDINGENSTATUUT Sprengenland Wonen

Transcriptie

1 1 VERBINDINGENSTATUUT Sprengenland Wonen Versie : Ingangsdatum : 1 december 2013 Vastgesteld door het bestuur : 7 november 2013 Goedgekeurd door de Raad van Commissarissen : 25 november 2013

2 2 INHOUDSOPGAVE 0 - Inleiding en doelstelling Inleiding Doelstelling 1 - Verbindingen Definitie Uitwerking 2 - Beleid 3 - Uitgangspunten 4 - Dossiervorming 5 - Financiering en risicomanagement 6 - Governance

3 3 0 - INLEIDING EN DOELSTELLING Inleiding Sprengenland Wonen is zowel beheerder van het vastgoed dat in portefeuille is, als ontwikkelaar om dit vastgoed te bouwen en daarmee nieuw vastgoed toe te voegen aan de portefeuille of te verkopen op de markt. Met name bij het ontwikkelen van vastgoed loopt Sprengenland Wonen risico s, waaronder financiële risico s. Deze risico s kunnen via andere rechtspersonen afgeschermd worden van de toegelaten instelling. Een keerzijde aan deze ontwikkeling is dat de andere rechtspersonen, waarmee de verbinding is aangegaan, zelf niet vallen onder het Besluit Beheer Sociale Huursector (BBSH). Het BBSH heeft alleen betrekking op toegelaten instellingen en dat is een NV of BV niet, ook al is deze (mede) opgericht door een toegelaten instelling. Dit heeft vergaande consequenties. Zo zijn de rechten die huurders hebben op basis van het BBSH niet gewaarborgd als ze bij een andere rechtspersoon een woning huren. Voor het toezicht op woningcorporaties en het sanctie-instrumentarium geldt eveneens dat formeel het BBSH niet van toepassing is op de andere rechtspersoon Doelstelling Sprengenland Wonen is zich er van bewust dat verbindingen vragen om duidelijk en consequent beleid. Daarom zijn er een aantal voorwaarden vastgesteld waaraan deze in ieder geval dienen te voldoen. Deze voorwaarden zijn in dit verbindingenstatuut nader uitgewerkt.

4 4 1 - VERBINDINGEN Definitie De term verbinding is afkomstig uit het BBSH. In artikel 2a is hiervan een definitie opgenomen : een dochteronderneming, waaronder ook begrepen mogelijke kleindochters, als bedoeld in artikel 24a van het boek 2 van het Burgerlijk Wetboek (hierna BW) het aangaan van een deelneming zoals bedoeld in artikel 2:24c van het BW anderszins een duurzame band met een bestaande rechtspersoon of vennootschap door : - financiële of bestuurlijke banden met die rechtspersoon of vennootschap - het verwerven van stemrechten in de algemene ledenvergadering van die andere rechtspersoon. De uit het BBSH afgeleide definitie is breed zodat in principe alle samenwerkingsverbanden van Sprengenland Wonen met andere rechtspersonen of vennootschappen onder de reikwijdte vallen Uitwerking Het verbindingenstatuut is van toepassing voor samenwerkingsverbanden met één of meer rechtspersonen van Sprengenland Wonen en haar 100% deelnemingen welke zijn vormgegeven in een rechtsvorm. Deze vennootschapsvorm moet voldoen aan de bepalingen van Boek 2 van het BW. Ter beperking van risico s ontwikkelt Sprengenland Wonen projecten in samenwerkingsverbanden met derden. De samenwerkingsverbanden zijn gevormd met als doelstelling het verwerven, ontwikkelen en verkopen van onroerend goed. De activiteiten van de verbindingen zijn gebaseerd op volkshuisvestelijke overwegingen en daarmede passend binnen de mogelijkheden en grenzen die het BBSH daaraan stelt. Met de bouw van woningen wordt doorgaans niet eerder begonnen dan nadat een minimumpercentage van de te realiseren koopwoningen bij voorintekening is verkocht. De risico s bij uitvoering van projecten worden zoveel mogelijk beperkt door vooraf overeengekomen contractuele betalingsschema s.

5 5 2 - BELEID Voor het oprichten van een verbinding dient een bestuursbesluit te worden genomen en dient tevens goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn verkregen. Nieuwe deelnemingen worden geplaatst onder Vastgoed Eerbeek B.V., een 100% deelneming van Sprengenland Wonen, welke optreedt als holding voor de overige verbindingen. Geen van de juridische entiteiten van Sprengenland Wonen zal een 403-verklaring (volgens artikel 403 BW) afgeven aan haar dochter(s). Hiermee wordt voorkomen dat de moedermaatschappij volledig aansprakelijk gesteld kan worden voor schulden in haar dochtermaatschappij. Met de partners dient te worden afgesproken dat de financiering, de zekerheden, de af te geven garanties en de financiële risico s naar evenredigheid van de inbreng in de verbinding dienen te worden verdeeld. Uitzonderingen hierop dienen door de bestuurder te worden goedgekeurd. De financiering van de partners dient at arm s length te gebeuren. Indien in afwijking op de gegevens, welke hebben geleid tot het bestuursbesluit inzake de oprichting van de verbinding, de financiering dient te worden vergroot, extra zekerheden en/of garanties moeten worden verstrekt of de financiële risico s worden vergroot dient, na een advies over juridische zaken, treasury en fiscale zaken, de bestuurder hiervoor goedkeuring te geven (na voorafgaande instemming door de Raad van Commissarissen). Deze goedkeuring betreft eveneens de onderliggende documentatie. De bestuurder van Sprengenland Wonen zal financieringsdocumenten en garanties (mede) ondertekenen. Voor de financiering van de verbinding wordt een minimaal aandelenkapitaal gestort. Naast het aandelenkapitaal en reserves kan Sprengenland Wonen het eigen vermogen versterken in de vorm van achtergestelde leningen. Uitgangspunt van de restant-financiering van de verbinding is dat deze extern wordt aangetrokken en dat Sprengenland Wonen uiteindelijk slechts aansprakelijk is voor terugbetaling van de financiering tot maximaal haar aandeel in de verbinding. Bij een VOF is sprake van hoofdelijke aansprakelijkheid waarbij geldt dat deze aansprakelijkheid altijd is ondergebracht in een B.V. zodat het risico van Sprengenland Wonen is gemaximeerd op tot de nettovermogenswaarde van de deelneming plus het debiteurenrisico op de uitstaande gelden. Voor de fiscale resultaatsbepaling heeft Sprengenland Wonen de vaststellingsovereenkomst (VSO II) met de Belastingdienst getekend. Dochterondernemingen waarbij Sprengenland Wonen meer dan 50% van het eigendom en/of zeggenschap heeft, dienen door middel van een derdenbeding de fiscale regels van VSO II te accepteren. De partner van Sprengenland Wonen in de verbinding dient er opgewezen te worden dat Sprengenland Wonen de vaststellingsovereenkomst met de Belastingdienst volgt. Direct na tekening van de oprichtingsakte dient een standaarddocument getekend te worden door de bestuurder van de verbinding dat de verbinding zich akkoord verklaart dat de VSO II tussen Sprengenland Wonen en de Belastingdienst wordt nageleefd. Er dient te worden voorkomen dat Sprengenland Wonen garanties afgeeft aan de verbindingen. Overnamegaranties van huurwoningen door Sprengenland Wonen zijn wel toegestaan. Met de partners dient voor het tot stand komen van de verbinding de administratieve verplichtingen te worden afgesproken. Hierin dient ook de kwaliteit en tijdigheid van de rapportages te worden gewaarborgd. Afwijkingen van het verbindingenstatuut worden vooraf geaccordeerd door de bestuurder en tevens gerapporteerd aan de Raad van Commissarissen van Sprengenland Wonen.

6 6 3 - UITGANGSPUNTEN Voor dochterondernemingen geldt dat de bepalingen in het statuut leidend zijn en eenvoudig toegepast kunnen worden bij het inrichten van deze verbindingen. Voor de andere verbindingen geldt dat deze vaak wordt aangegaan met één of meerdere partijen. Dat betekent dat Sprengenland Wonen in overleg treedt met de partners en daarbij onderstaande uitgangspunten bespreekt. 1. Sprengenland Wonen neemt uitsluitend deel aan een verbinding indien en voor zover binnen die verbinding activiteiten worden verricht die Sprengenland Wonen zelf als toegelaten instelling op grond van wet- en regelgeving ook mag ondernemen. 2. Sprengenland Wonen onderneemt alleen activiteiten in een verbinding wanneer die deelname aan deze verbinding bijdraagt aan risicobeperking en/of een transparante opstelling, en/of fiscale voordelen biedt, of aan de andere kant voordelen biedt voor Sprengenland Wonen boven uitvoering van de activiteiten binnen de toegelaten instelling Sprengenland Wonen. 3. De activiteiten en (financiële) resultaten van de verbindingen worden (proportioneel) geconsolideerd in de rapportages van Sprengenland Wonen. 4. Bestuurder van de verbinding is de rechtspersoon binnen de Sprengenland Wonen-groep die de aandelen van verbinding houdt. Uitzondering hierop zijn dochtervennootschappen van Sprengenland Wonen die optreden als commandiet in BV/CV constructies. 5. Verbindingen van Sprengenland Wonen hebben geen personeel in dienst, maar lenen dit personeel in. 6. De bestuurder benoemt een projectverantwoordelijke. Tot aan de opheffing van de verbinding is de projectverantwoordelijke aanspreekpunt, coördinator en verantwoordelijke van en voor de verbinding. De projectverantwoordelijke documenteert de verbinding en legt deze vast in het verbindingendossier. Dit dossier bevat tenminste de volgende aandachtsgebieden : aard van de activiteiten strategische doelstelling van de activiteiten partners en afspraken soort verbinding financiering van de activiteiten voorstel voor de inrichting van de verbinding : bestuurlijke organisatie, administratie verbinding, planning en control, tekeningbevoegdheid, afspraken over integriteit, benoeming externe accountant, waarderingsgrondslagen en dergelijke. De projectverantwoordelijke legt het verbindingendossier na de oprichting van de verbinding en voorafgaand aan de vaststelling van de jaarstukken van de verbinding ter goedkeuring voor aan de directeur-bestuurder van Sprengenland Wonen. De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk om relevante in- en externen te informeren over eventuele wijzigingen in de verbinding. 7. De inrichting van de verbinding vindt bij een dochteronderneming organisatie naar analogie plaats als de inrichting van Sprengenland Wonen. In andere situaties bespreekt Sprengenland Wonen de inrichting hiervan met de partner(s). 8. Het beleid van Sprengenland Wonen is om de activiteiten die in samenwerking met andere partijen worden uitgevoerd bij voorkeur extern te financieren of alleen financiering beschikbaar te stellen voor het Sprengenland Wonen-aandeel in die samenwerking.

7 7 9. Sprengenland Wonen heeft de voorkeur om het penvoerderschap te houden voor verbindingen. Dit zal in de praktijk niet altijd mogelijk zijn, vooral niet bij minderheidsdeelnemingen. In de afzonderlijke aandeelhoudersovereenkomsten met de partners worden nadere afspraken gemaakt voor de wederzijdse verantwoordelijkheden ten aanzien van het proces en inhoud van het penvoerderschap. Bij samenwerkingsverbanden waarbij Sprengenland Wonen meer dan 50% van het eigendom en/of stemrecht heeft, houdt Sprengenland Wonen altijd het penvoerderschap. Indien Sprengenland Wonen samen met een andere corporatie die VSO II met de fiscus heeft getekend, meer dan 50% van het eigendom en/of zeggenschap heeft, wordt onderling afgesproken bij welke corporatie het penvoerderschap wordt gehouden. 10. De verschillende vakdisciplines (juridische zaken, fiscaliteit en treasury) binnen Sprengenland Wonen worden voor het aangaan van een verbinding a) om advies gevraagd b) de mogelijkheid geboden om actief mee te werken in de totstandkoming van de verbinding c) verzocht een formeel akkoord te geven. De projectvertegenwoordiger zal daartoe gebruik maken van de checklist verbindingen. 11. Indien Sprengenland Wonen penvoerder is dient de externe accountant van Sprengenland Wonen als externe accountant te worden benoemd van de verbinding. Als Sprengenland Wonen geen penvoerder is dient vooraf te worden afgesproken wie de externe accountant wordt. Met de partner dient te worden afgesproken of er wel/niet een controleverslag van de externe accountant wenselijk is. Indien Sprengenland Wonen geen penvoerder is, wil Sprengenland Wonen altijd een accountantsverslag van de externe accountant ontvangen.

8 8 4 - DOSSIERVORMING Sprengenland Wonen legt de informatievoorziening rondom haar verbindingen vast in een verbindingendossier. De projectverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het onderhouden van dit verbindingendossier. Hij geeft aan wat erin wordt vastgelegd, wie toegang heeft tot het dossier en waar en hoe het dossier bereikbaar is. In het verbindingendossier wordt per verbinding onderscheid gemaakt tussen een permanente deel van de informatievoorziening en doorlopende informatie. Elk dossier bevat de volgende informatie : Permanente informatie (niet regelmatig wisselend) 1. Uittreksel Kamer van Koophandel 2. Statuten en reglementen 3. Aandeelhoudersregister 4. Kapitaalbelang 5. - samenwerkingsovereenkomst - financieringsovereenkomsten - bank- en concerngaranties - zekerheden (bijvoorbeeld hypotheken, verpandingen, 403-verklaringen) - getekend derdenbeding 6. Initiële risicoanalyse van de verbinding 7. Fiscale- en juridische aspecten 8. Organisatorische inbedding, waaronder benoeming projectverantwoordelijke Sprengenland Wonen 9. Directiereglement en procuratie 10. Motivatie om deze activiteiten in een vennootschap onder te brengen 11. Beoordeling en uitkomst van de screening van de samenwerkingspartner op o.a. financiële gezondheid en reputatie van de voorgenomen samenwerking 12. Benoeming externe accountant 13. Afgesloten verzekeringen Doorlopende informatie (regelmatig wisselend) 1. Begrotingen/budgetten 2. Vastgestelde jaarrekeningen 3. Opvolging publicatievereisten 4. Accountantsrapport/verklaring 5. Notulen van de algemene vergadering van aandeelhouders en directievergaderingen 6. Resultaatprognoses en inzicht in risico s 7. Lopende financieringen 8. Besluitenregister vergadering van aandeelhouders 9. Besluitenregister directie 10. Contractenregister

9 9 5 - FINANCIERING EN RISICOMANAGEMENT Screening samenwerkingspartner De controller toetst voorafgaand aan het aangaan van de verbinding de partners op diens : 1. reputatie 2. integriteit 3. financiële soliditeit 4. capaciteit. De beoordeling van de financiële soliditeit van partners met een financieel belang van meer dan wordt voorafgaand aan het aangaan van de verbinding uitgevoerd door een onafhankelijke partij. Deze partij wordt gevraagd een uitspraak te doen over de financiële positie en de integriteit van de potentiële samenwerkingspartner. Overige partners worden intern getoetst, waarbij zoveel mogelijk gebruik wordt gemaakt van informatie van derden. Met behulp van deze screening dient de bestuurder van Sprengenland Wonen een uiteindelijke goedkeuring van de partner te geven op basis van het financiële belang van Sprengenland Wonen in de verbinding. Bij een belang groter dan dient ook de Raad van Commissarissen goedkeuring te geven. Financiering De controller van Sprengenland Wonen dient tijdig betrokken te worden bij en advies uit te brengen over het aantrekken van de financiering van de verbinding. Tevens moet de controller vooraf akkoord geven op het verstrekken van garanties, zekerheden en andere financieringsgerelateerde zaken. De partners zullen te allen tijde naar evenredigheid deelnemen in de financiering en financieringsrisico s van de verbinding. Hierbij is inbegrepen de in- en externe financiering, af te geven garanties aan de partners en aan derden, af te geven zekerheden aan derden. Het beleid van Sprengenland Wonen is om de restant-financiering in samenwerking met de partners extern te financieren. Financiering van de verbinding wordt gezien als financiering van niet-daeb activiteiten. Hiervoor dient niet-geborgde financiering te worden aangetrokken. Uitgangspunt bij de externe financiering is dat de partners gelijkwaardig behandeld worden, gelijkwaardige condities verkrijgen en gelijkwaardige financieringsrisico s lopen. De projectverantwoordelijke van Sprengenland Wonen dient, in samenwerking met partners, zorg te dragen voor de externe financiering van de verbinding. Het beleid bij externe financiering is om garanties te vermijden en zo min mogelijk zekerheden te verstrekken. Garanties moeten door een jurist en de controller akkoord worden bevonden. Indien niet extern kan worden gefinancierd kan de bestuurder besluiten tot een interne financiering. De partners zullen naar evenredigheid en met gelijke condities een dergelijke financiering verstrekken. Deze financiering dient marktconform inclusief een risico-opslag verstrekt te worden. Indien de verbinding in de loop van de tijd extra financiering nodig heeft zal deze financiering op een zelfde wijze, onder dezelfde voorwaarden als hierboven beschreven worden verstrekt. Sprengenland Wonen zal de verbinding niet extra structureel via rekening-courant of op andere wijze anders (tijdelijk) financieren. Indien een tijdelijke financiering vereist is zal dit altijd in evenredigheid gaan met een financiering door de partner(s).

10 GOVERNANCE Bestuur verbinding Sprengenland Wonen is bij verbindingen waar alle aandelen van worden houden als (enig) aandeelhouder bevoegd tot het geven van algemene aanwijzingen ten aanzien van het te voeren beleid. In de statuten van de verbindingen dienen daarom bepalingen opgenomen te worden dat belangrijke besluiten van de bestuurder worden onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de algemene vergadering van aandeelhouders. Aangezien zowel de bestuurdersrol als de aandeelhoudersrol uiteindelijk door het bestuur van de toegelaten instelling Sprengenland Wonen wordt uitgeoefend, is het uit hoofde van governance wenselijk dat voor besluiten die het bestuur (direct of indirect) neemt als orgaan in verbindingen de voorafgaande goedkeuring is vereist van de Raad van Commissarissen van Sprengenland Wonen. Tekeningsbevoegdheid Met betrekking tot de dochtervennootschappen is de tekenbevoegdheid gelijkluidend als de tekenbevoegdheid bij Sprengenland Wonen. Voor de overige verbindingen wordt in het verbindingendossier een procuratieregeling opgesteld die zoveel mogelijk aansluit bij de procuratieregeling van Sprengenland Wonen. Relatie met Raad van Commissarissen 1. Jaarlijks legt het bestuur ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voor : - een schematisch overzicht van verbindingen, waarin het aandeel van Sprengenland Wonen is aangegeven (via jaarverslag) - een overzicht van individuele verbindingen zoals dat jaarlijks door Sprengenland Wonen ten behoeve van het Centraal Fonds Volkshuisvesting wordt opgesteld. 2. De Raad van Commissarissen keurt goed : - (wijzigingen van) het verbindingenstatuut. - een toename van het aandeel van Sprengenland Wonen in een verbinding. Overige wijzigingen worden niet ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. 3. De Raad van Commissarissen ontvangt de uitkomsten van de toetsing van de naleving van het verbindingenstatuut. Om de Raad van Commissarissen in staat te stellen een besluit te nemen ontvangt de Raad de volgende informatie over de op te richten verbinding : - doelstelling van de verbinding - aandeel in de verbinding - verwachte looptijd van de verbinding - informatie over het screenen van de samenwerkingspartner (reputatie/integriteit, financieel) - inzicht op hoofdlijnen welke activiteit via verbinding wordt gerealiseerd, het relevante investeringsbedrag en risico s die daarbij worden gelopen. De Raad van Commissarissen ontvangt meer gedetailleerde informatie over de activiteit wanneer zij op basis van het investeringsstatuut een investering die Sprengenland Wonen via deze verbinding voornemens is te doen dient goed te keuren. Planning- & controlcyclus Het risicomanagement van verbindingen vindt plaats via de gebruikelijke projectbeoordeling. Voor de 100%-deelnemingen binnen Sprengenland Wonen worden de standaard periodieke rapportages gevolgd.

11 11 Voor minderheidsdeelnemingen gelden andere spelregels ten aanzien van de inrichting van de planning- & controlcyclus, alsmede de administratieve organisatie en interne controle, aangezien de corporatie hier geen beslissende zeggenschap heeft. Ook hier geldt als uitgangspunt dat de eigen spelregels van Sprengenland Wonen als toetsingskader dienen voor de beoordeling van de vastgelegde afspraken. Nuancering is wenselijk vanwege het risicoprofiel. Met de penvoerder dienen, in overeenstemming met de aandeelhoudersovereenkomst, sluitende afspraken te worden gemaakt over de tijdstippen waarop de voor de corporatie relevante documenten ter beschikking komen. De planning- & controlcyclus van Sprengenland Wonen zal hiervoor leidend zijn, tenzij er sprake is van een voor Sprengenland Wonen te verwaarlozen betekenis zijnde rechtspersoon. Verslaggeving Sprengenland Wonen legt via het jaarverslag en de jaarrekening extern verantwoording af over de verbindingen. Naast de standaard vereisten voor de jaarverslaggeving wordt daarbij ook rekening gehouden met vereisten vanuit het Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting. Toetsing en controle De projectverantwoordelijke is primair verantwoordelijk voor het handelen volgens dit verbindingenstatuut. Hij legt hierover verantwoording af aan de directeur-bestuurder. De directeurbestuurder en ook de controller kunnen ieder afzonderlijk besluiten de naleving van het statuut te toetsen. Deze toetsing vindt plaats op basis van het kader als beschreven in bijlage 1. De projectverantwoordelijke levert de informatie ten behoeve van deze toetsing aan.

12 12 Bijlage 1 - Toetsingskader evaluatie verbindingen Onderwerp Toetsingkader Oordeel Activiteiten De activiteiten van de verbindingen sluiten aan ja / nee op de activiteiten zoals omschreven in de strategie van Sprengenland Wonen (beschikbaar stellen en/of maken van woonruimte). Object Het object heeft een volkshuisvestelijke bestemming ja / nee / nvt of is daaraan dienstbaar. Werkgebied De activiteiten worden ontplooid in het werkgebied ja / nee van Sprengenland Wonen. Risicoprofiel Het risicoprofiel van de verbinding is aanvaardbaar. ja / nee Belang Beschrijvend nvt Financiering Het Eigen Vermogen bedraagt maximaal 8% van ja / nee het weerstandsvermogen. Garanties en zekerheden Zijn er garanties? ja / nee Zijn er zekerheden? ja / nee De garanties en zekerheden hebben een laag risicoprofiel. ja / nee Planning- & controlcyclus De verbinding is verankerd in de planning- & ja / nee controlcyclus van Sprengenland Wonen. Periodieke verantwoording Uitgangspunten : - dochteronderneming : ieder kwartaal legt de ja / nee verbinding verantwoording af aan Sprengenland Wonen. - deelneming en joint venture : ieder kwartaal ja / nee legt de verbinding verantwoording af aan Sprengenland Wonen. Compliance Het verbindingendossier is volledig en actueel. ja / nee

13 13 Bijlage 2 - Verbindingen-checklist Los van het verbindingenstatuut is er een verbindingen-checklist waarin onder meer de volgende zaken moeten worden ingevuld of worden afgevinkt : Naam verbinding Naam projectverantwoordelijke Samenwerkingspartner(s) Aandeel van partners Penvoerder Externe accountant Naam controller samenwerkingsverbanden Korte omschrijving project Adres en kadastraalnummer Vermoedelijke oprichtingsdatum Jaar van waarschijnlijke opheffing Naam, adres, telefoon contactpersoon partner Onder welke juridische entiteit komt de verbinding te hangen Compliance met BBSH Omschrijving grootste risico s Risico-scan uitgevoerd Welke verzekeringen zijn er afgesloten CAR, brand, schade, aansprakelijkheid Hoe is de hoofdelijke aansprakelijkheid uitgesloten Hoeveel aandelen kapitaal Hoeveel achtergestelde leningen Welke externe financiering Extra interne financiering noodzakelijk Welke zekerheden dienen er te worden verstrekt Af te geven garanties Datum goedkeuring bestuursbesluit Datum goedkeuring Raad van Commissarissen Akkoord betrokken jurist Akkoord betrokken fiscalist Akkoord betrokken controller Akkoord bestuurder