Verslag van Raad van Bestuur en Algemene vergadering OKRA-SPORT

Transcriptie

1 Verslag van Raad van Bestuur en Algemene vergadering OKRA-SPORT Datum 25 oktober 2013 Uur en duur Plaats u CM Mechelen, zaal Forum Aanwezigen Sanne De Cock, Herman Boeckmans, Leona Pellens, Neel Hofmans, Mieke Boeckx, Bruno Melis, Karel Maes, Christian Margery, Ingrid Van Kerckhove, Bea Jans, Roger Govaerts, Jozef Van Oost, Dirk Van Beveren, Ghislain Dezutter, Michel Van Bogaert, Omer Vandervreken, Lionel Coppens, Dirk Dhondt, Jan Omey, Joseph Van Laer, Henriette Vanryckegem, Marcel Van Mol, Piet Hendrickx, Pat Rooseleers, Ingrid Peeters, Eline Pannecoucke, Roger Oeyen, Wouter Torfs, Frank Massoels en Wim Bogaert. Verontschuldigd Fonny De Beer, Jos Van Dun, Pierre Coppens, Joseph Van Lerberghe, Els Cleynen, Maurice Hermans, Romain Haelterman, Johan De Boiserie, Hannelore Lapauw, Rosette Six, Lionel Mispelaere, Marie-Jeanne Cattoor, Herman Neirynck, Georges De Bels, Noël Van Hoorelbeke, Jan Vandecasteele, Ann Jespers. Verslaggever Wim Bogaert Datum verslag 28 oktober 2013 Kenmerk 13WB054.SRB Documentenlijst Begroting 2014, inhoud themaboxen en invulling workshops tijdens forumdagen Agenda 1 Welkom en bezinning p. 2 2 Goedkeuring en opvolging van het verslag van de vorige vergadering van de: - Algemene vergadering (18 maart 2013) - Raad van Bestuur (30 augustus 2013) p. 2 3 Statutaire zaken: Goedkeuring begroting 2014 p. 2 4 Stand van zaken aanwerving sporttechnisch medewerker p. 4 13WB054.SRB p.1

2 5 Project Elke club telt: - Promotie DVD Elke club telt - Vragenlijst trefpunt met / zonder sportwerking - Inhoud themaboxen + invulling workshops tijdens de forumdagen - Coaches en voordrachtgevers - Aanvullingen en vragen 6 Project Veilig elektrisch fietsen: - Toelichting van het project - Praktische regeling - Kennismaking met de elektrische fiets. 7 Varia - Stand van zaken: provinciale subsidies p. 4 p. 6 p WELKOM EN BEZINNING - Marcel Van Mol verwelkomt iedereen. - Inspiratiemoment door de voorzitter. - Speciaal welkom aan Wouter Torfs, CEO van Schoenen Torfs en peter van Elke club telt. 2. GOEDKEURING EN OPVOLGING VERSLAG VORIGE VERGADERING Aanmerkingen of verbeteringen Opvolging verslag van de Algemene vergadering van 18 maart 2013: - Het organogram is nog niet klaar en moet nog aangepast worden. Het verslag wordt goedgekeurd. Opvolging verslag van de Raad van Bestuur van 30 augustus 2013: - Enkel regio Brussel heeft nog geen datum voor de forumdag. Het verslag wordt goedgekeurd. 3. STATUTAIRE ZAKEN: BEGROTING 2014 Document Begroting 2014 Bespreking Frank Massoels licht de begroting toe: UITGAVEN: 13WB054.SRB p.2

3 - Post 604 Aankopen: dit bedrag ligt opvallend lager. Dit omwille van het project Elke trap telt waarvoor toen veel materiaal (helmen, dvd s, fricheboekjes, ) moest aangekocht worden. - Post 6107 Secretariaat: huur van de burelen. - Post 6113: Niet-personeelsgebonden verzekering: ledenverzekering ( leden à 3.64 euro per lid) - Post 6116 Kosten voor kwaliteits- en effectmeting: dit is het bedrag die begroot werd om Elke club telt uit te werken. - Post 6121 Sporttechnische medewerkers: dit bedrag ligt 3000 euro hoger dan voorheen. Dit is bijkomend door de aanwezigheid van de nieuwe medewerker. - Post 6131 Kost informatie- en promotiemateriaal: in 2014 wordt er geen aanmaak van een DVD voorzien. - Post 6150 Inschrijvingsgeld cursussen: verantwoordelijken die een VTS-cursus volgen en slagen krijgen hun inschrijvingsgeld terugbetaald. Als er meer verantwoordelijken de cursus volgen moet er meer terugbetaald worden. - Totaal post 619: lager omdat er geen viering 25 jaar is. - Totaal post 62: de nieuwe medewerker is hierin mee begroot (waarbij een anciënniteit van 4 jaar werd voorzien). In 2013 moest ook een verbrekingsvergoeding betaald worden. - Post Afschrijvingen Bloso: het nieuwe LAP-systeem is hierin voorzien, in 2012 was dat de OKRA-SPORT administrator. Vandaar ook weinig verschil. - Totaal uitgaven: beduidend minder dan de rekeningen van Dit komt o.a. de projectsubsidies (en Elke club telt en de cursus Veilig elektrisch fietsen die niet opgenomen zijn in deze begroting). INKOMSTEN: - Post 700 Verkoopdienst: groot verschil door Elke trap telt. - Post 7011 Recuperatie werkingskosten: hierin zit de recuperatie van de ledenverzekering (inbegrepen in het lidgeld) van 3,64 euro per lid. - Post 7018: deze euro zijn de recuperatie van de loonkost van Peter Nijs betaald door OKRA zolang Peter op de personeelsrol van OKRA-SPORT staat. Dit ter optimalisatie van de subsidies. - Post 731 lidgelden en vergunningen: dit omvat het eigenlijke lidgeld (4,36 euro per lid, begroot op leden). - Post 737 Werkingssubsidies: voorzichtige begroting want mogelijk krijgen we deze subsidie niet volledig. - Post 738 Compenserende bedragen ter vermindering loonkost: dit is nieuw, komt door VIA-middelen. RESULTAAT begroting 2014: + 97,99 euro Vragen: - Jozef Van Oost las in de Visie van 27 september dat er vanuit DVV nog slechts 1 polis zal voorzien worden voor verenigingen waarin ook de sport zou zitten. Wat is hiervan aan? Binnen OKRA en OKRA-SPORT is men hiervan niet op de hoogte. Dit moet nagevraagd worden. 13WB054.SRB p.3

4 We zijn van menig dat deze regeling voor OKRA en OKRA-SPORT ook niet van toepassing is: OKRA en OKRA-SPORT zijn 2 aparte vzw s. Als OKRA-SPORT zijn we decretaal verplicht om een aparte verzekering aan te bieden voor zijn sporters. - Pat Rooseleers: De projecten Elke club telt en cursus Veilig elektrisch fietsen zijn voorlopig niet terug te vinden in de begroting. Frank laat weten dat deze ook niet opgenomen zijn in deze begroting maar dat ze ook weinig of geen invloed zullen hebben op het resultaat. 4. STAND VAN ZAKEN AANWERVING SPORTTECHNISCH MEDEWERKER Bespreking Er werden 20 kandidaten weerhouden om deel te nemen aan de gesprekken en de schriftelijke proeven. Op 2 data werden de gesprekken gevoerd en de proeven afgenomen. 13 kandidaten waren aanwezig. Marcel Van Mol, Ingrid Peeters, Roel François en Piet Hendrickx weerhielden uiteindelijk 4 kandidaten. Op 25 oktober (namiddag) valt de beslissing. Dit wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het Dagelijke Bestuur van OKRA. Deze persoon zal starten vanaf 1 december. - Vraag Ingrid Van Kerckhove: Moet dit ook niet voorgelegd worden aan de Raad van Bestuur van OKRA-SPORT in plaats van het Dagelijks Bestuur van OKRA? In de afspraken tussen OKRA en OKRA-SPORT is opgenomen dat bij aanwerving van een nieuw personeelslid van OKRA- SPORT dit ter goedkeuring voorgelegd wordt aan het Dagelijks Bestuur van OKRA. - Vraag Dirk Van Beveren: kan de Raad van Bestuur ook meebeslissen over de inhoudelijke invulling van zijn/haar taak? Hierover kan in de Raad van Bestuur zeker gesproken worden. 5. PROJECT ELKE CLUB TELT Document Bespreking inhoud themaboxen en invulling workshops tijdens forumdagen Ter inleiding: Er werd een projectaanvraag ingediend. De kansen op een bijkomende subsidiering werden niet hoog ingeschat. Toch kwam er deze week goed nieuws. 9 projecten werden weerhouden en krijgen het volledige bedrag die ze begrootten. Daarnaast werden nog eens 6 projecten weerhouden die de helft van het begrootte bedrag zullen ontvangen. Met Elke club telt zitten we in deze laatste categorie. We krijgen een toelage voor Elke club telt van euro. Iets minder dan de helft van de voorgestelde begroting. Promotie DVD Elke club telt: 13WB054.SRB p.4

5 De promotie DVD van Elke club telt wordt bekeken. Wouter Torfs, peter van het project wenst ons alvast veel succes en heeft er vertrouwen in dat het zal aanslaan bij de trefpunten. Vragenlijsten trefpunt met / zonder sportwerking: De vragenlijsten zullen eerstdaags klaar zijn. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen de vragenlijst voor trefpunten met en trefpunten zonder sportwerking. Aangezien dit een andere aanpak vergt. De vragenlijsten worden zo snel mogelijk aan de regio s bezorgd samen met een infofiche per trefpunt. Op deze infofiche staan achtergrondinfo zoals aantal sporten, die beoefend worden, aantal leden, ledenevolutie (per aangeboden sporttak), de leeftijdscategorieën waartoe de leden behoren, Het is aan de trefpuntbesturen om deze vragenlijst kritisch in te vullen en zo te bepalen welke hun sterke punten zijn en wat de werkpunten. Nadien kunnen ze deelnemen aan de forumdagen en instappen in het project. Het is de bedoeling dat het trefpuntbestuur een keuze maakt voor één thema per keer. Wie instapt ontvangt een themabox met daarin heel wat informatie. Naast de themabox kunnen ze ook per thema een aanmoedigingsprijs krijgen. Deze omvatten: - Thema Aanbod: kubbspel - Thema Bereik en Rekrutering: set van 5 oranje fluohesjes Begeleider - Thema Communicatie: bon voor gratis drukwerk bij een onlinefirma. - Thema Samenwerking: bon voor een gratis professionele lesgever via Vlabus. Inhoud themaboxen en invulling workshops forumdagen: Wim Bogaert licht dit toe. Document in bijlage. Vragen en bemerkingen bij deze toelichting: - Pat Rooseleers: rond het thema Bereik en rekrutering: We mogen de focus ook niet teveel leggen op doelgroepen. Ook aandacht voor sporters die nu nog niet bij OKRA-SPORT zijn. Bij de doelgroepen kunnen trefpunten kiezen of ze hierop inzetten of niet. De doelgroepen vragen immers een specifieke, tijdsintensieve aanpak. - Henriette Vanryckegem: Hoe kan je VLABUS inschakelen? Wat zijn de voorwaarden? Dit zal opgenomen worden in de box. - Lionel Coppens: Heel veel zaken uit Elke club telt kunnen ook nuttig zijn voor de OKRA-werking. Kan dit vertaald worden naar de OKRA-werking? Dit kan uiteraard en komt ook aan bod in het OKRA-project OKRA da s mijne winkel. - Sanne De Cock: Hoe pak je het project precies aan in een trefpunt? Eerst vragenlijst invullen. Werkpunten worden duidelijk en keuze maken voor 1 thema per. Kom naar de forumdagen, ze krijgen de themabox voor het gekozen thema en gaan aan de slag. Na verloop van tijd registreren ze wat ze gedaan hebben. 13WB054.SRB p.5

6 Daarna kunnen ze een volgend thema kiezen. Coaches en voordrachtgevers: Er zullen nog vormingen voorzien worden voor de personen die zich opgaven als coach of voordrachtgever. De coaches zijn vrijwilligers, die trefpunten kunnen bijstaan in het maken van de keuzes en de aanpak binnen een trefpunt. De voordrachtgevers kunnen door trefpunten gevraagd worden voor een voordracht Meer bewegen, beter leven!. 6. PROJECT CURSUS VEILIG ELEKTRISCH FIETSEN Bespreking Ter inleiding: Ook voor de cursus veilig elektrisch fietsen werd een subsidieaanvraag gedaan. Hiervoor krijgen we een bedrag van euro van Vlaams minister van Mobiliteit Hilde Crevits. Toelichting van het project: Roger Oeyen, vrijwilliger uit de regio Mechelen, werkte vorig jaar al zo n cursus uit. Deze cursus werd als basis gebruikt voor de cursus, die nu in samenwerking met Mobiel 21 en Verenigingen voor Verkeersveiligheid, werd uitgewerkt. Roger licht het project toe. Zie ook nota in bijlage. Er zijn ondertussen 178 kandidaat-lesgevers. Zeker na de passage van Ingrid Peeters in het televisieprogramma Volt stroomden de kandidaturen binnen. Er worden 4 opleidingsdagen voorzien: - 21 november in Hasselt - 27 november in Mechelen - 29 november in Roeselare (hieraan wordt de persconferentie gekoppeld) - 5 december in Oudenaarde Praktische regeling: - Trefpunten moeten zelf initiatief nemen om de cursus in hun trefpunt te organiseren. Zij nemen hiervoor contact op met het regiosecretariaat. - Vanuit het regiosecretariaat wordt een lesgever vastgelegd en ze nemen contact met de Thuiszorgwinkel. - Het trefpunt voorziet een zaal, waar projectie mogelijk is en ruimte is om een fietsparcours uit te zetten. - Een sessie staat open voor leden en niet-leden en kan max. 25 deelnemers bedienen. - De lesgever en een deel van de huur van de zaal wordt betaald door OKRA-SPORT. Kennismaking met de elektrische fiets: Begeleiding en uitleg door Bert, medewerker van de Thuiszorgwinkel in Mechelen. Iedereen krijgt de kans om enkele elektrische fietsen uit te testen op de parking en rond de gebouwen van CM Mechelen. 13WB054.SRB p.6

7 7. VARIA Bespreking - Vraag van Bea Jans: Is er al nieuws omtrent de provinciale subsidies? Officieel is er nog geen nieuws. Het bedrag, die de provincies tot op heden toekenden, zal via de Vlaamse overheid (Bloso) gestort worden op de rekening van de koepelfederatie. Dit zou als aparte post overgemaakt worden, zodat het zichtbaar is in de rekeningen (dus niet samen met de andere subsidies). Over de grootte van het bedrag is het nog gissen. 13WB054.SRB p.7