Oplegnotitie Vernieuwing BBV; de belangrijkste veranderingen nader toegelicht, behorend bij raadsvoorstel begroting 2017 Z.57958/D

Transcriptie

1 *Z02B * Oplegnotitie Vernieuwing BBV; de belangrijkste veranderingen nader toegelicht, behorend bij raadsvoorstel begroting 2017 Z.57958/D Inleiding: Hieronder wordt meer in detail ingegaan op de belangrijkste veranderingen door de vernieuwing BBV. Doel van de vernieuwing BBV is een betere sturing door de raad en een betere vergelijkbaarheid. Door het besluit (genomen op 5 maart 2016) tot wijziging van het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten veranderen vanaf 2017 de boekhoudkundige spelregels voor gemeenten en daarmee verandert ook voor de Begroting 2017 en de bedrijfsvoering van de gemeente Weesp het nodige. A. Structuur: taakvelden & programma s Elke gemeente moet vanaf de Begroting 2017 verplicht gaan werken met zogenaamde taakvelden in plaatst van producten. Door het Ministerie van BZK (Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) is gekozen voor taakvelden in plaats van producten omdat het niet altijd om producten gaat. Het gaat om ruim 50 taakvelden, ieder met een eigen nummer (bijvoorbeeld taakveld 5.2 Sportaccommodaties). Doordat elke gemeente werkt met dezelfde taakvelden in de begroting/rekening is vergelijken makkelijk (dat past dus in de doelstelling van beter kunnen vergelijken). Een (kritisch) raadslid kan dan de vraag stellen waarom bijvoorbeeld taakveld X in Weesp veel hoger uitvalt ten opzichte van de gemeente Y in de regio. Aan het college en de ambtelijke organisatie om de grote verschillen te verklaren. Lange tijd is gewerkt met de zogenaamde functionele indeling. Richting het CBS moesten gemeenten de financiële cijfers van begroting en jaarrekening ook allemaal volgens dezelfde functies (ruim 100 functies) aanleveren. Deze functies waren niet zichtbaar voor de raad. De taakvelden zijn min of meer een soort van opvolger van de functies maar dan ingedikt en wel zichtbaar voor de raad. In bijlage A van deze oplegnotitie is een overzicht opgenomen van de taakvelden en de indeling naar de nieuwe programma s. In de begroting 2017 is een bijlage opgenomen met uitgebreide toelichting op de taakvelden. De door BZK voorgestelde programma/hoofdstukindeling (0 tot en met 8) is niet verplicht. De gemeente Weesp heeft er vanwege de eenvoud en de vergelijkbaarheid met andere gemeenten voor gekozen om deze indeling aan te houden. (Taakveld 5.2 Sportaccommodaties valt onder Programma 5 Sport, cultuur en recreatie; Taakveld 7.3 Afval valt onder Programma 7. Volksgezondheid en milieu etc.). Dit betekent dat de oude programma-indeling vanaf de Begroting 2017 wordt verlaten. Dat zal voor iedereen, bestuur en organisatie, even wennen zijn. B. Overhead Voorheen werkten gemeenten met een zogenaamde kostenverdeelstaat om de overhead toe te rekenen aan de producten. In bijlage B.5 zijn de overheadkosten verder gespecificeerd. Nu is het verplicht om de overhead bij elkaar te houden (op Taakveld 0.4). Hierdoor is het inzichtelijker wat deze kosten zijn. De overhead kan hierdoor ook beter worden vergeleken met andere gemeenten. Dat betekent wel dat vanaf de Begroting 2017 op de taakvelden de kosten exclusief overhead staan. Dit is verplicht, maar betekent wel een grote verandering in hoe de lasten en baten worden gepresenteerd. Een voorbeeld: van product X zijn de lasten begroot via de oude systematiek op dat was inclusief bijvoorbeeld overhead. In de nieuwe systematiek van de Begroting 2017 staat op Taakveld X een bedrag van en de is naar Taakveld 0.4 gegaan. Met name voor de overhead is er sprake van een ingrijpende systeemwijziging. Een systeemwijziging van deze omvang is al decennia lang niet voorgekomen in gemeentefinanciën. Door die ingrijpende verandering is het niet altijd makkelijk om de eerste jaren de cijfers van de begroting en de jaarrekening etc. goed te vergelijken. Uiteraard sluiten de totalen tussen oude en nieuwe systematiek van de jaarrekening en begroting met elkaar aan. Op de taakvelden (voorheen producten) staan niet meer de integrale kosten. De overheadkosten staan elders. De kosten van de vak afdelingen (de zogenaamde directe kosten) staan wel op de taakvelden. Voor kostendekkende producten moet dan via een (extracomptabele) berekening de totale kosten (dus inclusief overhead) en het tarief worden bepaald. Weesp werkt met een overhead-opslag van 14% op de omzet. Berekend is wat de kosten Z.57958/D van 7

2 van de overhead zijn, dit is gedeeld door de totale directe lasten (dus de totale lasten exclusief de overhead en storting in reserve). Dit percentage ligt in dezelfde orde van grootte als van een aantal vergelijkbare gemeenten. De toedeling van de kosten gebeurt nu grofmaziger omdat niet meer wordt gewerkt met een kostenverdeelstaat. Voordeel is dat dit minder tijd vergt en de administratie wordt simpeler. Wellicht dat op er onderdelen in de toekomst weer fijnmaziger wordt geadministreerd wanneer dat duidelijk van meerwaarde is. Door de andere wijze van berekenen van de integrale kostprijs kunnen uitkomsten volgens het oude systeem verschillen van het nieuwe systeem. We zien dat bijvoorbeeld bij de berekening van de riooltarieven en de afvaltarieven. C. Paragraaf Bedrijfsvoering De paragraaf Bedrijfsvoering geeft nader inzicht in de overheadtaken (Ook wel PIOFACH- genoemd, PIOFACH staat voor: personeel, informatievoorziening, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting). In 2017 staat hiervoor een bedrag begroot van 5,5 miljoen. In de oude systematiek waren de totale kosten verdeeld over de producten. Nu is in één oogopslag te zien wat wordt begroot voor de overhead en hoe dat is opgebouwd. In de paragraaf Bedrijfsvoering staat een uitsplitsing van het budget overhead in deelbudgetten. Het gaat om kosten voor management, ondersteunend personeel dat niet direct aan taakvelden te koppelen is en de overige budgetten voor ondersteunende taken waaronder de kosten voor hard- en software. Er is geanalyseerd wat de verschillen zijn met het vorige begrotingsjaar. Ook komen in deze paragraaf, net als in voorgaande jaren, de beleidsvoornemens met betrekking tot de organisatie aan bod. D. Rente Er mag alleen nog worden gewerkt met de reële rente, dat betreft de rente die de gemeente werkelijk moet betalen. Het reële rentepercentage in de Begroting 2017 ligt met 1,2% lager dan de 3% waarmee in het verleden is gewerkt. Dat levert lagere rentelasten op (ook voor kostendekkende producten als bijvoorbeeld riool), maar betekent ook minder bespaarde rente, een bate voor de gemeente. E. Maatschappelijk nut Investeringen met maatschappelijk nut betreffen investeringen in de openbare ruimte zoals wegen, bruggen en parken. Deze investeringen moeten vanaf 2017, net zoals dat al geldt voor de investeringen met economisch nut, worden geactiveerd. Dit geldt niet met terugwerkende kracht. Dus alleen alle nieuwe maatschappelijke investeringen vanaf 2017 moeten worden geactiveerd. Dat betekent dat nu elke investering, investeringen met economisch en maatschappelijk nut, wordt afgeschreven over de looptijd. De kosten kunnen dus niet meer in één keer ten laste komen van de exploitatie. Wel kan er gebruik worden gemaakt van een dekkingsreserve om de lasten te dekken met inkomsten. Dit is de reden dat het budget van infrastructuur structureel met wordt verlaagd en dit bedrag wordt vervolgens toegevoegd aan de bestemmingsreserve infra om de kapitaallasten van investeringen te dekken. F. Verbonden partijen De paragraaf verbonden partijen was al langer verplicht. Maar dit onderdeel kreeg niet altijd de aandacht die het nodig had. Vandaar dat om de relevante informatie van beter tot zijn recht te laten komen, de beleidsinformatie en beleidsrisico s van de verbonden partijen bij de beleidsprogramma s (voorin de begroting) worden opgenomen. In de paragraaf verbonden partijen wordt een samenvattend overzicht opgenomen met daarin ook de financiële aspecten. G. Beleidsindicatoren Ook zijn er beleidsindicatoren (een soort prestatie eenheden) verplicht gesteld (circa 40). Deze zijn opgenomen in de programma s. De beleidsindicatoren zijn verdeeld over de programma s. In de bijlage is nadere informatie opgenomen over de beleidsindicatoren. Het doel is de maatschappelijke effecten die met de verschillende programma s worden beoogd of gerealiseerd, toe te lichten aan de hand van beleidsindicatoren. Daarnaast is het eenvoudig om de beleidsindicatoren te vergelijken met die van andere gemeenten. De indicatoren dragen bij om de begroting en jaarverslagen beleidsmatiger te maken, zodat raadsleden op de belangrijke momenten in een beleidscyclus zich een beeld kunnen vormen over behaalde beleidsresultaten en te behalen beleidsresultaten. Door de wetgever is er voor gekozen om voor de indicatoren aan te sluiten bij reeds bestaande bronnen. De Z.57958/D van 7

3 informatie is dan voor alle gemeenten beschikbaar en toegankelijk. Via de website waarstaatjegemeente.nl zijn de meeste gegevens voor het opnemen van de indicatoren eenvoudig beschikbaar. Via deze website wordt ook meer achtergrondinformatie over de indicatoren en de bronnen gegeven. Niet alle gegevens en informatie die via de beleidsindicatoren in de programma s en programmaverantwoording moeten worden opgenomen, worden via een bronhouder ontsloten. Voor de beleidsindicatoren in het taakveld bestuur en ondersteuning beschikt de gemeente zelf over de informatie (zie verder bijlage B). H. Kengetallen De financiële kengetallen zijn al bij de Jaarrekening 2015 voor het eerst verplicht gesteld en worden nu bij elke begroting en jaarrekening geactualiseerd. Tot slot: De vernieuwing BBV heeft de nodige veranderingen voor de Begroting 2017 met zich meegebracht. Er is sprake van een forse stelselwijziging, dat vergt voor alle partijen gewenning. De gemeente Weesp voldoet aan de nieuwe regelgeving. Bij de verdere uitvoering zal moeten blijken of op onderdelen zaken nog moeten worden gewijzigd. Zo is de vraag of bijvoorbeeld personeel verfijnder moet worden toegeschreven naar taakvelden. Merk op dat de vergelijkbaarheid tussen de oude en de nieuwe cijfers soms lastig te maken is. Daar staat, nadat er een aantal jaren met dit systeem is gewerkt en vergelijken met opeenvolgende jaren mogelijk is, wel tegenover dat de transparantie en de vergelijkbaarheid verbetert! Toegankelijkheid begroting voor een breder publiek In verband met transparantie bekijkt de gemeente overigens ook hoe de financiële documenten als de begroting en jaarrekening toegankelijker gemaakt kunnen worden voor een groter publiek. Een begrotingsapp is momenteel nog niet gerealiseerd. Het realiseren van een begrotingsapp is een arbeids- en kostenintensieve onderneming terwijl de meerwaarde op basis van ervaringen van andere gemeenten op dit moment nog niet als dermate groot wordt ervaren dat het de investering rechtvaardigt. Begrotingen en jaarrekeningen van de gemeente Weesp zijn uiteraard via de website digitaal voor iedereen beschikbaar. Z.57958/D van 7

4 Bijlage A Taakvelden overzicht Progr. Naam programma Taakveld Omschrijving taakveld 0 Bestuur en ondersteuning T0.1 Bestuur 0 Bestuur en ondersteuning T0.2 Burgerzaken 0 Bestuur en ondersteuning T0.3 Beheer overige gebouwen en gronden 0 Bestuur en ondersteuning T0.4 Overhead 0 Bestuur en ondersteuning T0.5 Treasury 0 Bestuur en ondersteuning T0.61 OZB woningen 0 Bestuur en ondersteuning T0.62 OZB-niet woningen 0 Bestuur en ondersteuning T0.63 Parkeerbelasting 0 Bestuur en ondersteuning T0.64 Belastingen overig 0 Bestuur en ondersteuning T0.7 Algemene uitkering en overige uitkeringen Gemeentefonds 0 Bestuur en ondersteuning T0.8 Overige baten en lasten 0 Bestuur en ondersteuning T0.9 Vennootschapsbelasting 0 Bestuur en ondersteuning T0.10 Mutaties reserves 0 Bestuur en ondersteuning T0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten 1 Veiligheid T1.1 Crisisbeheersing en brandweer 1 Veiligheid T1.2 Openbare orde en veiligheid 2 Verkeer, vervoer en waterstaat T2.1 Verkeer en vervoer 2 Verkeer, vervoer en waterstaat T2.2 Parkeren 2 Verkeer, vervoer en waterstaat T2.3 Recreatieve havens 2 Verkeer, vervoer en waterstaat T2.4 Economische havens en waterwegen 3 Economie T3.1 Economische ontwikkeling 3 Economie T3.2 Fysieke bedrijfsinfrastructuur 3 Economie T3.3 Bedrijvenloket en bedrijfsregelingen 3 Economie T3.4 Economische promotie 4 Onderwijs T4.1 Openbaar basisonderwijs 4 Onderwijs T4.2 Onderwijshuisvesting 4 Onderwijs T4.3 Onderwijsbeleid en leerlingenzaken 5 Sport, cultuur en recreatie T5.1 Sportbeleid en activering 5 Sport, cultuur en recreatie T5.2 Sportaccommodaties 5 Sport, cultuur en recreatie T5.3 Cultuurpresentatie, -productie en -participatie 5 Sport, cultuur en recreatie T5.4 Musea 5 Sport, cultuur en recreatie T5.5 Cultureel erfgoed 5 Sport, cultuur en recreatie T5.6 Media 5 Sport, cultuur en recreatie T5.7 Openbaar groen en (openlucht) recreatie 6 Sociaal Domein T6.1 Samenkracht en burgerparticipatie 6 Sociaal Domein T6.2 Wijkteams 6 Sociaal Domein T6.3 Inkomensregelingen 6 Sociaal Domein T6.4 Begeleide participatie 6 Sociaal Domein T6.5 Arbeidsparticipatie 6 Sociaal Domein T6.6 Maatwerkvoorzieningen (WMO) 6 Sociaal Domein T6.71 Maatwerkdienstverlening Sociaal Domein T6.72 Maatwerkdienstverlening 18-6 Sociaal Domein T6.81 Geëscaleerde zorg Sociaal Domein T6.82 Geëscaleerde zorg 18-7 Volksgezondheid en milieu T7.1 Volksgezondheid 7 Volksgezondheid en milieu T7.2 Riolering 7 Volksgezondheid en milieu T7.3 Afval 7 Volksgezondheid en milieu T7.4 Milieubeheer 7 Volksgezondheid en milieu T7.5 Begraafplaatsen en crematoria 8 Volkhuisv., RO en Sted. Vernieuwing T8.1 Ruimtelijke ordening 8 Volkhuisv., RO en Sted. Vernieuwing T8.2 Grondexploitatie (niet bedrijventerrein) 8 Volkhuisv., RO en Sted. Vernieuwing T8.3 Wonen en bouwen Taakveld niet aanwezig: T2.5 Openbaar vervoer Z.57958/D van 7

5 Bijlage B Definities beleidsindicatoren bestuur en organisatie Vanaf het begrotingsjaar 2017 lichten gemeenten de effecten van beleid toe door een vaste set beleidsindicatoren op de nemen in de begroting en de jaarrekening. De meeste van deze indicatoren zijn te vinden op onder het dashboard Besluit Begroting en Verantwoording. Bij elk van deze indicatoren is een omschrijving en nadere toelichting vermeld. Een aantal van deze indicatoren dient echter door gemeenten uit de eigen gegevens of de eigen begroting overgenomen te worden, omdat daar geen landelijke bron voor beschikbaar is. Deze indicatoren worden dus niet ontsloten via waarstaatjegemeente.nl. In dit bestand treft u de definities van deze indicatoren. Het betreft: 1. Formatie 2. Bezetting 3. Apparaatskosten 4. Externe inhuur 5. Overheadkosten 1. Formatie - Eenheid: Fte per inwoners - Bron: eigen gegevens Toelichting: Het gaat hier om de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat van uw organisatie voor het begrotingsjaar op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan, dus niet de werkelijke bezetting. Het gaat om formatieplaatsen ongeacht of die worden ingevuld door iemand met een vaste aanstelling, een tijdelijke aanstelling of nog openstaan in de vorm van een vacature. Fte is het equivalent van een 36- urige werkweek. NB: indien u formatieplaatsen heeft opgenomen voor taken die u uitvoert voor andere overheidsorganisaties (verhuurde fte's aan bijvoorbeeld een andere overheidsorganisatie of een shared service organisatie) brengt u die dan in mindering op de totale formatieve omvang. 2. Bezetting - Eenheid: Fte per inwoners - Bron: eigen gegevens Toelichting: Het gaat hier om het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, dus niet om de toegestane formatieve omvang uit het formatieplan. Let op: ook boventallige medewerkers moeten hier meegeteld worden. Voor veel gemeenten is het niet gebruikelijk de werkelijke bezetting voor een toekomstig begrotingsjaar in te schatten. In dat geval neemt u de werkelijke bezetting in fte op 1 januari van het vorige jaar. Voor de begroting van 2017 betekent dit dat de bezetting van 1 januari 2016 wordt opgenomen. Terugkijkend naar een begrotingsjaar wordt de werkelijke bezetting berekend. Conform de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering berekent u de gemiddelde bezetting in dat begrotingsjaar door het gemiddelde te nemen van de werkelijke bezetting op 1 januari en op 31 december. Voor het jaarverslag 2017 betekent dit de bezetting op 1 januari bezetting op 31 december 2017 gedeeld door 2. Z.57958/D van 7

6 3. Apparaatskosten - Eenheid: Kosten per inwoner - Bron: eigen begroting Omschrijving Apparaatskosten (ofwel organisatiekosten) zijn de noodzakelijke financiële middelen voor het inzetten van personeel (salarissen), organisatie-, huisvestings-, materieel-, automatiseringskosten e.d. voor de uitvoering van de organisatorische taken. Apparaatskosten zijn dus alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie, exclusief griffie en bestuur. (dus alle kosten die samenhangen met het ambtenarenapparaat) Toelichting: Apparaatskosten bestaan onder meer uit de loonkosten voor het gehele ambtelijke apparaat en, ICT- kosten, huisvestings- en facilitaire kosten, inclusief externe inhuur. Apparaatskosten kunnen zowel uit overheadkosten bestaan als uit directe toewijsbare kosten, zoals bijvoorbeeld het wagenpark van de gemeentereiniging of de gemeentelijke afvalverwerking, de kosten van het personeel van een beleidsafdeling.. Kapitaallasten (afschrijvingen en rente) vallen onder apparaatskosten, mits deze betrekking hebben op het laten functioneren van de organisatie, en niet voor bijvoorbeeld investeringen in verkeersinfrastructuur. Indien u omzet voor derden maakt (bijvoorbeeld vanwege het leveren van diensten aan een shared service organisatie of andere gemeenten), brengt u deze in mindering op de apparaatskosten. Apparaatskosten bevatten echter geen programmakosten zoals subsidies, kosten voor aanleg van groenvoorziening of kosten voor infrastructuur. Apparaatskosten bevatten niet de inkoopkosten voor diensten die uitbesteed zijn en dus niet in eigen beheer zijn, bijvoorbeeld bij uitbesteding van de reiniging of afvalverwerking of outsourcing van taken aan een shared service organisatie. Soms is er sprake van een grijs gebied: zijn bijvoorbeeld de kosten van huisvuilwagens nu organisatiekosten of zijn het programmakosten? We hanteren hier het volgende uitgangspunt: Stel dat bij uitbesteding van een specifieke taak niet alleen de ambtelijke formatie zou verminderen, maar ook hiermee samenhangende gemeentelijke materiële kosten, dan beschouwen we de materiële kosten als organisatiekosten oftewel apparaatskosten. 4. Externe inhuur - Eenheid: Kosten inhuur externen als % van totale loonsom + kosten inhuur externen - Bron: eigen begroting Omschrijving Onder externe inhuur wordt verstaan: het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de organisatie in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, door middel van het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid, zonder dat daar een arbeidsovereenkomst of aanstelling tussen organisatie en de daarbij ingezette personen aan ten grondslag ligt. Toelichting Het kan onder andere gaan om de inzet van uitzendkrachten, zzp'ers of detacheringsovereenkomsten. Het kan zowel gaan om inhuur voor tijdelijke vervanging of voor inhuur van specialisten met specialistische vakkennis die ontbreekt in uw organisatie. Kenmerk van inhuur is dat de ingehuurde functionaris een plaats krijgt in de hiërarchie van de organisatie. Onder de definitie van externe inhuur valt niet: - alle vormen van uitbesteding en outsourcing waarin sprake is van resultaatopdrachten of waarbij resultaatafspraken worden gemaakt, zonder dat er door de opdrachtgever op inzet van specifieke capaciteit wordt gestuurd. Anders gezegd: alle vormen waarin een product of opdracht compleet in de markt wordt gezet. - Inhuur van deskundigheid voor de uitoefening van wettelijke taken, zoals tolken. Z.57958/D van 7

7 5. Overheadkosten - Eenheid: % van totale lasten - Bron: eigen begroting Omschrijving Overheadkosten: alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Toelichting: Om te kunnen vaststellen welke kosten verband houden met de sturing en ondersteuning van het primaire proces en zodoende gerekend kunnen worden tot de overhead wordt bovenstaande definitie geïntroduceerd. De definitie omvat naast alle loonkosten van de met name genoemde zogenaamde PIOFACH- functies in de definitie van Vensters voor Bedrijfsvoering, ook de ICT kosten van alle PIOFACH-systemen, alle huisvestingskosten, de uitbestedingskosten bedrijfsvoering en naar rato de rentekosten die niet zijn toe te delen aan de taakvelden in het primaire proces. Dat betekent dat in ieder geval de kosten in verband met de volgende elementen tot kosten van overhead worden gerekend en moeten worden opgenomen: Financiën, Toezicht en Controle gericht op de eigen organisatie; Personeel en organisatie; Inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement); Interne en externe communicatie m.u.v. klantcommunicatie; Juridische zaken; Bestuurszaken en bestuursondersteuning (exclusief de griffie omdat die geen onderdeel uitmaakt van de ambtelijke organisatie); Informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen; Facilitaire zaken en Huisvesting (incl. beveiliging) Documentaire informatievoorziening (DIV); Managementondersteuning primair proces. NB! Om het percentage overheadkosten te berekenen dienen de overheadkosten zoals begroot/verantwoord op taakveld 0.4 gedeeld te worden door het totaal saldo van de lasten (exclusief toevoegingen aan reserves). Of loonkosten behoren tot overhead of direct worden toegewezen aan taakvelden is een enigszins grijs gebied, een personeelslid kan verschillende taken hebben, die deels aan een product zijn toe te rekenen en deels als overhead. De leidinggevende van de afdeling afvalverwerking verricht alleen maar diensten ten behoeve van die afdeling, dus direct toe te rekenen. Z.57958/D van 7