Beleid- en uitvoeringskader Toolbox

Transcriptie

1 Risicocommunicatie Provincie Overijssel Beleid- en uitvoeringskader Toolbox Geert Geujen, Actorion Communicatie Adviseurs Hans Iserief, Royal Haskoning AcUtHas Wegwijzer Risicocommunicatie

2 Aanleiding en doel middag Rol en belang risicocommunicatie bij veiligheidsbeheersing Scriptie J. Meerenburgh MEVO risicocommunicatie - projectgroep Ontwikkelen kader (matrix) en toolbox helpt u om keuzes te maken (matrix) en om te putten uit bestaand materiaal (toolbox) omvat het juridisch minimumkader en bevordert consistentie rond risicocommunicatie in de regio/provincie Gebruikersinput essentieel! Einde middag Zijn we op de goede weg? Waar kan het beter?

3 Programma Risicocommunicatie: een korte toelichting Toelichting matrix, toolbox en kader Reflectieve pauze Plenaire bespreking - uw mening? Vervolgacties Einde

4 Risicocommunicatie Wat? Communicatie over risico s van rampen? Verschil risico- en crisiscommunicatie Verschil met QRA s, vergunningen, aanvalsplannen, etc. Waarom? Wetgeving Beleid Bestuurlijke verantwoordelijkheid Waarover? Welke risico s Welke maatregelen Hoe te handelen

5 Risicocommunicatie Wie? Bevoegd gezag, niet-bevoegd gezag (?), regio (?), risicobron Wanneer? Normale omstandigheden Technische vs democratische benadering Zender- vs ontvangersgerichte informatie Publieksonderzoek als basis Bouwstenen Context Perceptie en beleving Gedrag

6 Risicocommunicatiematrix

7 Risicocommunicatiematrix Uitgangspunt De wijze (strategie, boodschap, middelen, contactmomenten, frequentie, etc) waarop we met het publiek communiceren over omgevingsrisico s, is afhankelijk van het risicoprofiel van een gemeente. Categorieën/risicoprofiel De gemeente maakt een risicoprofiel aan de hand van de categorieën A (algemeen), B (beperkt), C (complex) en D (dominant) Bij elke categorie hoort een communicatiescenario A, B, C of D. Communicatiescenario s Communicatiescenario is geen simpele invuloefening, maar richtinggevend bij het opstellen van een communicatieaanpak, gericht op de hele gemeente of op inwoners die direct met een specifieke risico(bron) te maken hebben. Scenario A richt zich op het brede publiek, met algemene boodschappen en (zoveel mogelijk) aansluitend bij bestaande campagnes/communicatieactiviteiten en middelen. Scenario s B, C en D richten zich op specifieke doelgroepen, w.o. omwonenden van risicobronnen.

8 Communicatiescenario A Strategische uitgangspunten Alle gemeenten Over alle mogelijk risico(bronnen) (Maatramptypen en meer?) Algemene informatie over risicobronnen, algemene gedragsadviezen zelfredzaamheid), brede publiek, accent op informeren, doel is groot bereik Baseren communicatieaanpak op resultaten talrijke publieksonderzoeken ontvangersgericht communiceren in contactvormen, middelenkeuze en frequentie Sluiten aan op, of incorpereren bestaande (landelijke) campagnes en kennisbanken Trachten risicocommunicatie in cyclisch proces te gieten Doelstellingen Kennis: Doelgroepen hebben (globaal) inzicht in risicoprofiel omgeving en weten wat ze preventief en bij calamiteiten kunnen doen Houding: Doelgroepen zijn zich bewust van de risico s in hun omgeving en zijn niet onnodig ongerust Gedrag: Doelgroepen kunnen meer info inwinnen, nemen voorzorgsmaatregelen en zijn in staat zichzelf te beschermen

9 Communicatiescenario A Doelgroepen Alle inwoners van de provincie Overijssel, c.q. Overijsselse gemeenten en mensen die hier regelmatig verblijven Bijzondere (kwetsbare) doelgroepen, zoals scholen, verzorgingstehuizen,etc.) Boodschap Gericht op Maatramptypen (voor zover relevant voor gemeenten?) Locatie en eigenschappen risicobronnen Wat gebeurt daar, productie, opslag en transport Welke ongelukken zijn mogelijk met welke gevolgen (en welke kans) Wat doen overheid en bedrijven om risico s zo klein mogelijk te maken (risicomanagement) Vergunningverlening, controle en handhaving, technische maatregelen Rampenoefeningen Wat kan ik zelf doen Contactvormen en middelen Interpersoonlijk Middelen Bestaande campagnes Wat is waarschijnlijk aansluiten bij uitkomsten onderzoek

10 Communicatiescenario B, C en D Strategische uitgangspunten Omwonenden risicobronnen en andere (direct) betrokkenen Informatie toegesneden op specifieke risicobronnen Mogelijke verschuiving van informeren naar communiceren Ontvangersgericht communiceren, rekening houdend met voorkennis, emotie en informatiebehoefte doelgroepen: maatwerk Alliantie met risicoveroorzakers aangaan: activiteiten samen met bedrijven e.d. organiseren. Versterkt ook band tussen gemeente en bedrijf Doelstellingen Kennis: Doelgroepen hebben inzicht in risicoprofiel directe omgeving of specifieke risicobron en weten wat ze preventief en bij calamiteiten kunnen doen Houding: Doelgroepen zijn zich bewust van de risicobron in hun directe omgeving en zijn niet onnodig ongerust Gedrag: Doelgroepen weten waar ze meer info kunnen inwinnen, kunnen contact leggen met gemeente en bedrijf en nemen, voor zover zinvol, voorzorgsmaatregelen

11 Communicatiescenario B, C en D Doelgroepen Alle omwonenden van specifieke risicobronnen in de Overijsselse gemeenten in straal van xxx meter, afhankelijk van effectafstanden gewonden (buitenste ring) Bijzondere, kwetsbare doelgroepen Boodschap Precieze locatie en eigenschappen risicobronnen Wat doen overheid en bedrijven om risico s voor die locatie zo klein mogelijk te maken (risicomanagement) Wat kan ik zelf doen Contactvormen en middelen Interpersoonlijk Meedoen aan rampenoefeningen e.d. (deel uitmaken veiligheidscyclus) Middelen Wat is waarschijnlijk afhankelijk van beperkte behoeftescan: combinatie van persoonlijke contactmogelijkheden, activiteiten en communicatiemiddelen.

12 Casus elektriciteitsuitval Risicoanalyse Op grond van de risicoanalyse valt elektriciteitsuitval onder scenario A (Veel ongemak, weinig materiële schade en geen dodelijke slachtoffers, maar wel een groot bereik van het incident) Strategische uitgangspunten Communicatie richt zich op alle inwoners en andere doelgroepen in de gemeente. Communicatie moet dus breed bereik hebben Communicatie sluit aan bij gemeentelijk communicatiebeleid en stijl Accent communicatie op informeren, maar dat hangt af van de lokale situatie; misschien ligt dat voor bepaalde doelgroepen anders Doelstellingen Kennis: inwoners weten dat er kans is op stroomuitval en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn. Zij weten wat nuts en overheid doen en wat ze zelf kunnen doen Houding: inwoners zijn zich bewust van de mogelijkheid van stroomuitval, maar hebben geen disproportionele emotie en staan positief tegenover bijv. preventieve maatregelen Gedrag: inwoners winnen meer (specifieke) informatie in en nemen preventieve maatregelen

13 Casus elektriciteitsuitval (2) Doelgroepen Huishoudens, bedrijven, maatschappelijke inrichtingen, kwetsbare objecten en personen Boodschap Eigenschappen risico(bron) Er is een statistische kans op stroomuitval van 1 keer in de 25 jaar. Afgelopen jaar is et echter twee keer voorgekomen. Gevolgen incident door risico(bron) Geen verlichting, geen centrale verwarming, uitvallen koelingen voedselbederfte, mogelijk uitvallen vaste telefoonverbinding, bij hoogbouw mogelijk geen drinkwater, uitvallen verkeerslichten, verstoring bedrijfsprocessen, ziekenhuizen enz. Maatregelen nutsbedrijf en overheid Wat is er tot dusver gedaan om kans op stroomuitval te beperken (preventie) Wat is er gedaan om de gevolgen te beperken, noodoplaadpunten, hulpdiensten etc. (preparatie) Wat kan ik zelf doen (burger) In huis halen van zaklampen, batterijen, kaarsen, drinkwater, noodkachel, stroomaggregaat (voor koelingen) Instructie voor omgaan met ongekoelde voedingswaren

14 Casus elektriciteitsuitval (3) Contactvormen en communicatiemiddelen Brief met folder (instructie en preventie) aan huishoudens Bilateraal contact met bedrijven en andere inrichtingen Perscommunicatie (free publicity) Gemeentelijke website en infotelefoon Gemeentegids Frequentie en planning Eenmalig, of één keer per jaar en bij veranderingen

15 Casus overstroming Risicoanalyse Op grond van de risicoanalyse valt overstroming onder scenario B (Veel ongemak, materiële schade en geen dodelijke slachtoffers) Strategische uitgangspunten Er is samenhang tussen fysieke afstand tussen risico(bron) en woonlocatie en de communicatiebehoefte Communicatie sluit aan bij gemeentelijk communicatiebeleid en stijl Communicatie is ontvangers en doelgroepgericht, een vorm van publieksonderzoek zou nuttig zijn Accent ligt op informeren en voorlichten, maar kan afhankelijk van behoefte ook communiceren worden (tweerichting en persoonlijk contact) Doelstellingen Kennis: inwoners weten dat er kans is op overstroming en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn, ze weten ook wat overheid doet en wat ze zelf kunnen doen Houding: inwoners zijn zich bewust van de mogelijkheid van een overstroming, maar hebben geen disproportionele emotie en staan positief tegenover bijv. preventieve maatregelen Gedrag: inwoners winnen meer (specifieke) informatie in en nemen preventieve maatregelen

16 Casus overstroming (2) Doelgroepen Huishoudens, bedrijven, maatschappelijke inrichtingen, kwetsbare objecten en personen Boodschap Eigenschappen risico(bron) Kans dat rivier overstroomt is 1 keer in de 250 jaar en 1995 is het wel twee keer voorgekomen. Gevolgen incident door risico(bron) Veel materiële schade aan woningen door water, geen persoonlijke slachtoffers Maatregelen overheid Wat is er tot dusver gedaan: bijv. dijkverhoging (preventie) Waarschuwingssysteem voor stijgend waterpeil (preparatie), evacuatieplannen en al enige voorlichting Wat kan ik zelf doen (burger) Geen kwetsbare elektrische apparatuur in kelderruimten Checken of bij hoogwater kelderraampjes en deuren hermetisch afgesloten kunnen worden Vooraf kijken of ik snel maatregelen kan nemen bij evacuatie

17 Casus overstroming (3) Contactvormen en communicatiemiddelen Brief met uitleg genomen maatregelen, vergezeld van bestaand/nieuw foldermateriaal (RWS, waterschappen e.d.) met peiling behoefte andere contactvormen Afhankelijk van uitslag, bijv. bijeenkomst organiseren Bilateraal contact met bedrijven en andere (kwetsbare) inrichtingen binnen risicoafstand tot rivier. Perscommunicatie (free publicity) Gemeentelijke website en infotelefoon Gemeentegids Instructievideo of DVD met gedragsadviezen Frequentie en planning Eenmalig, of één keer per jaar en bij veranderingen

18 Casus bedrijventerrein Risicoanalyse Op grond van de risicoanalyse valt bedrijventerrein onder scenario D (Veel dodelijke slachtoffers en materiële schade) Strategische uitgangspunten Er is samenhang tussen fysieke afstand tussen risico(bron) - woonlocatie en de risicoperceptie en communicatiebehoefte Communicatie sluit aan bij gemeentelijk communicatiebeleid en stijl Communicatie is ontvangers en doelgroepgericht, een vorm van publieksonderzoek is nuttig; we sluiten in scenario D nauw aan bij hun behoeften Bepaald evenwicht tussen informeren en communiceren (tweerichting en persoonlijk contact) Doelstellingen Kennis: inwoners weten dat er kans is op overstroming en wat de gevolgen daarvan (kunnen) zijn, ze weten ook wat overheid doet en wat zelf kunnen doen Houding: inwoners zijn zich bewust van de mogelijkheid van een ramp met de persoonlijke schade, maar hebben geen disproportionele emotie Gedrag: inwoners winnen meer (specifieke) informatie in en nemen preventieve maatregelen (als die mogelijk zijn)

19 Casus bedrijventerrein (2) Doelgroepen Huishoudens, bedrijven, maatschappelijke inrichtingen, kwetsbare objecten en personen binnen grootste effectcirkel (omwonenden) Boodschap Eigenschappen risico(bron) Welke bedrijven en transport zijn er? Hoe lang zijn ze er al? Wat produceren ze? Met welke stoffen werken ze? Is er in verleden al incident geweest? Gevolgen incident door risico(bron) Rampen of incidenten door ontploffing of ontsnapping toxische stoffen met dodelijke slachtoffers binnen straal van X kilometer. Maatregelen overheid en risicobron Bedrijf neemt maatregelen om kans op incident zo gering mogelijk te maken (technische en personeelsinstructie) Gemeente en bedrijven hebben rampenplan en oefenen daarmee Gemeente/provincie verleent vergunning en controleert bedrijf Bedrijf geeft mensen mogelijkheid tot bedrijfsbezoek e.d. Wat kan ik zelf doen (burger) Omwonenden controleren woning of deze bij incident snel hermetisch te sluiten is (deuren, ramen, ventilatie e.d.) Zij checken of zij (medische) middelen hebben om irritatie luchtwegen en slijmvliezen tegen te gaan bij ontsnapping gas

20 Casus bedrijventerrein (3) Contactvormen en communicatiemiddelen Contact leggen met risicobronnen Brief aan omwonenden met globale info over bedrijventerrein en met vraag of omwonenden behoefte hebben aan nadere informatie en aan meer/andere contactvormen, bijvoorbeeld buurtbijeenkomst Afhankelijk van respons publieksbijeenkomst, excursie, thema- en discussiemomenten Bilateraal contact met andere (kwetsbare) inrichtingen binnen effectstraal Folder/brochure met plattegrond bedrijfsterrein en uitleg van locaties gevaarlijke stoffen e.d., met gedragsadviezen Perscommunicatie (free publicity) Gemeentelijke website en infotelefoon SMS alarmering/cell broadcast Frequentie en planning Afhankelijk van uitkomst onderzoek één keer per jaar en bij veranderingen

21 Ideaal Scenario s ideaal-realistisch Naast de algemene communicatie (scenario A) gaan we voor alle risico(-objecten) in een gemeenten communicatieactiviteiten ontplooien (scenario s B,C en D). Eerst wel behoefte-inventarisatie, via kleine enquête, of uitnodigingsbrief voor oriënterende (buurt)bijeenkomst. Deze meest complete vorm zal een grote beslag leggen op de beschikbare (communicatie)capaciteit, ook gaat gemeente uitvoering meerjarig faseren. Realistisch Naast de algemene communicatie (scenario A) gaat gemeente enkele hot spots selecteren, die nu al in een communicatieplan worden meegenomen. Bijvoorbeeld, die waar al incidenten zijn geweest, of waar een rampbestrijdingsplan voor verplicht is. Mate waarin dit gebeurt, hangt af van de bestuurlijke/ambtelijke ambities op het terrein van risicocommunicatie. Advies: Organische groei risicocommunicatie om bestuur en organisatie niet af te schrikken.

22 Toolbox Organisatie- en procesondersteuning Voorbeelden organisatie- en projectstructuur voor risicocommunicatie Gemeentelijke infrastructuur voor risicocommunicatie Bestuurlijke processen en advisering Interpersoonlijke communicatievormen Voorbeelden publieksbijeenkomsten (plenair, buurt, huiskamer, etc.) Voorbeeldteksten, uitnodigingsbrieven, persberichten, logistiek, beeldmateriaal, checklijsten Draaiboek geïntegreerde, kleinschalige publieksonderzoeken en panelgesprekken (procesbescrijving, competenties, gesprekstopiclijst, logistiek, etc.) Adviezen en protocol (kleinschalig publieksonderzoek) Communicatiemiddelen Voorbeeldpublicaties Drukwerk Digitale sjablonen Etc.

23 Toolbox (Digitale) kennisbanken Overzicht van alle relevante kennisbanken, zoals etc. Overzicht van alle activiteiten, plots en projecten, met contactpersonen en adressen, elders in het land (voor zover bekend) Verschillende handleidingen (Wegwijzer Sleutelbos, Brabant, B&A Handleiding) en communicatieplannen/sjablonen (Rijnmond, Dordrecht/Gouda, Drenthe, Haarlemmermeer, etc) Training en vorming Overzicht bestaande cursussen en leergangen op het gebied van risico- en crisiscommunicatie. Wat, waar, voor wie en tegen welke kosten. Voorbeeld cursusmateriaal Advisering en ondersteuning Overzicht bestaande aanbieders (adviesbueau s en instellingen) die incompany ondersteuning bieden bij het opzetten van risicocommunicatie

24 Beleids- en uitvoeringskader Matrix en toolbox vervatten in een beleids- en uitvoeringskader Separaat document met bijlagen Inhoud Benoemen filosofie : regionale/provinciale consistentie, juridisch minimum, hulpmiddel, afwijken waar gewenst, benutten bestaande ervaringen en instrumenten Aansluiten bij bestaande beleidambities Bijlagen: matrix (ingevuld per gemeente), plan voor risicocommunicatie (contouren?) Proces Bestuurlijk vastleggen Per gemeente / op regionaal niveau

25 Pauze Uw mening is belangrijk! Denk eens na over wat u heeft gehoord en gezien Waar en hoe kan het systeem worden verbeterd? Welke ondersteuning heeft u nodig? Tot over een kwartiertje