TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 24 NOVEMBER 2016 DAGORDE

Transcriptie

1 TOELICHTENDE NOTA GEMEENTERAAD GEMEENTE LAARNE DONDERDAG 24 NOVEMBER 2016 OPENBARE ZITTING DAGORDE INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 1. GOEDKEUREN NOTULEN VORIGE ZITTING De notulen van de vergadering van de gemeenteraad (van 27 oktober 2016) werden onder de verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris opgesteld overeenkomstig artikelen 180 en 181 van het gemeentedecreet. Elk gemeenteraadslid heeft het recht tijdens de vergadering opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door de gemeenteraad worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast. Als er geen opmerkingen worden gemaakt over de notulen van de vorige vergadering, worden de notulen als goedgekeurd beschouwd en worden ze ondertekend door de voorzitter van de gemeenteraad en de gemeentesecretaris. ALGEMEEN (GRONDGEBIEDSZAKEN) 2. AANKOOP VLOERSCHROBMACHINE VOOR DE SKALA - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE De schrobzuigmachine in de Skala is dringend aan vervanging toe. Aangezien het al een oud toestel is, zijn kosten maken voor herstelling niet meer te verantwoorden. Dit toestel was de afdanker van de sporthal, waar het weggedaan werd omwille van de vele defecten. Het heeft nog zijn dienst kunnen bewijzen in de Skala, maar herstel van dit oude toestel is niet aan de orde. Voor de Skala is zo een schrobzuigmachine echt nodig. De polyvalente zaal manueel kuisen neemt vele uren in beslag en het is lichamelijk een heel zware belasting voor diegene die het werk moet uitvoeren. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de aankoop goed te keuren. 3. RAAMCONTRACT VOOR WEGMARKERINGEN DIENSTJAAR 2017, 2018 EN GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE Wegens slijtage aan de verf, moeten alle wegmarkeringen jaarlijks overspoten worden. Deze werken worden elk jaar in de maand augustus uitgevoerd. Tussendoor moeten er soms ook markeringen worden geschilderd. Om niet voor ieder werk drie firma s te moeten aanschrijven, is het aangewezen een raamcontract af te sluiten. Om de administratie verder van heel wat werk te ontlasten, wordt voorgesteld een raamcontract af te sluiten voor drie jaren. 1

2 De uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op ,00 excl. btw of ,00 incl. 21% btw voor de drie jaren. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om aan dit bestek goedkeuring te verlenen. 4. RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN ELEKTRICITEITSMATERIALEN - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE De raamovereenkomst voor de aankoop van elektriciteitsmaterialen, afgesloten met de firma Rexel in 2013, loopt af op het einde van Een raamovereenkomst bespaart de technische dienst veel werk, omdat anders er voor iedere aankoop drie firma s dienen te worden aangeschreven. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan het bestek en de lastvoorwaarden. 5. RAAMOVEREENKOMST VOOR DE AANKOOP VAN CONSTRUCTIEHOUT EN PANELEN - GOEDKEURING LASTVOORWAARDEN EN GUNNINGSWIJZE De raamovereenkomst voor de aankoop van constructiehout en panelen, afgesloten met de firma Hanssens in 2013, loopt af op het einde van Een raamovereenkomst bespaart de technische dienst veel werk, omdat anders er voor iedere aankoop drie firma s dienen te worden aangeschreven. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan het bestek en de lastvoorwaarden. INTERNE ZAKEN EN COMMUNICATIE 6. VERKO - BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING - MAANDAG 12 DECEMBER U Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de volgende agenda van VERKO voor de Bijzondere Algemene Vergadering op maandag 12 december 2016 te 18.00u en om de vertegenwoordigers van de gemeente op te dragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad. 1) Verwelkoming 2) Aanduiding van een schrijver en twee stemopnemers (art. 18 van de statuten) 3) Goedkeuring verslag van de Algemene Vergadering van 14 juni ) Bespreking van het voorstel van activiteiten voor het werkjaar 2017 en de daaraan verbonden begroting (hierbij gevoegd) 5) Vragen en voorstellen vanuit de vergadering 6) Diversen 7. DDS - BIJZONDERE ALGEMENE VERGADERING - MAANDAG 12 DECEMBER U Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om zijn goedkeuring te hechten aan de volgende agenda van DDS voor de Bijzondere Algemene Vergadering op maandag 12 december

3 te 20.00u en om de vertegenwoordigers van de gemeente op te dragen hun stemgedrag af te stemmen op de beslissingen genomen in de gemeenteraad. 1) Verwelkoming 2) Aanduiding van een schrijver en twee stemopnemers (art. 17 van de statuten) 3) Goedkeuring verslag van de Algemene Vergadering van 14 juni ) Bespreking van het voorstel van activiteiten voor het werkjaar 2017 en de daaraan verbonden begroting (hierbij gevoegd) 5) Vragen en voorstellen, uitgaande van de vergadering 6) Diversen 8. RATO VZW - AANPASSING HUIDIGE SAMENWERKINGSOVEREENKOMST MET 2 ADDENDA De provincie Oost-Vlaanderen heeft ter ondersteuning van de gemeenten de vzw Rato opgericht. Op de Algemene Vergadering RATO vzw van 25 mei 2016 werd beslist om een vernieuwde contractberekening voor de rattenbestrijding uit te voeren per 1 januari De vernieuwde berekeningswijze brengt volgende factoren in rekening voor te bepalen wat de kostprijs is per gemeente: oppervlakte, 3 e categorie waterlopen en baangrachten, inwonersaantallen, meldingen en de uurprijs. Een gedetailleerde berekening, de opbouw van de prijs en de wijzigingen kan men terugvinden in het addendum mura+brura Er is ook een bijkomende addendum extra opgemaakt : het gemeentebestuur kan genieten van extra dienstverlening van RATO. Deze extra dienstverlening kan, in overleg met het gemeentebestuur, volgende zaken omvatten : Duivenacties op afgesproken tijdstippen Occasionele vangsten van wilde kippen, konijnen, Mogelijke opmaak van bestrijdingsplannen in scholen De addenda doen geen afbreuk aan het oorspronkelijke contract (10 september 2001) en wijzigt enkel de kostprijsberekening zoals beslist op de Algemene Vergadering van 28 mei 2015 en bekrachtigd door de Algemene Vergadering van 25 mei 2016 Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de voorgestelde wijzigingen. 9. AANKOOP VAN EEN POSTREGISTRATIESYSTEEM, CRM-TOEPASSING EN APPLICATIE DOSSIERBEHEER Het gemeentebestuur werkt momenteel voor de verwerking van de inkomende en uitgaande post met een excel blad. Dit is laagdrempelig waarbij iedereen met een minimum aan opleiding deze lijst kan aanpassen en invullen. Deze werkwijze heeft echter nadelen : Niet echt een meerwaarde voor de verdere verwerking van de post : een statische lijst zonder meer die enkel een registratie weergeeft van de op papieren inkomende of uitgaande post, uitgebreid met eventueel inkomende en uitgaande uitgeprinte e- mails Veel s worden echter nog niet opgenomen, het vraagt veel werk en is omslachtig. Bovendien hebben de burgemeester en de gemeentesecretaris geen enkel zicht op de s die binnenkomen in de organisatie als die niet effectief wordt uitgeprint en ingeschreven. 3

4 Een nieuw uitgebreid postregistratiesysteem moet een antwoord bieden aan dergelijke problemen, en kan een uitstekende hulp zijn bij het verwerken van de inkomende en uitgaande post, waarbij een workflow wordt opgezet vanaf het binnenkomen van de post. Bovendien wordt het mogelijk om ook inkomende en uitgaande telefoongesprekken te registreren als dit relevant wordt geacht in het dossier. Daarenboven werd het opportuun geacht om aan de module voor postregistratie een module dossierbeheer en een module voor adressenbeheer te koppelen. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om akkoord te gaan met de aankoop van de verschillende modules bij de firma Schaubroeck op basis van een uitgebreide prijsbevraging en marktonderzoek bij verschillende firma s. VRIJE TIJD (VRIJE TIJD) 10. GOEDKEURING BESTEKKEN VOOR LEVEREN VAN BOEKEN EN JEUGDBOEKEN VOOR DE BIBLIOTHEEK De aankoop van boeken is een voortdurende taakstelling van de gemeentelijke bibliotheek. De aanduiding van een vaste boekhandelaar die met regelmatige zichtzendingen boeken aanbiedt laat een flexibele werking toe. Aan de raad wordt gevraagd haar goedkeuring te hechten aan twee bestekken, telkens met een duurtijd van ongeveer 2 jaar (van 1 maart 2017 tot 31 december 2018) voor respectievelijk de aankoop van boeken (fictie en non-fictie voor volwassenen) en de aankoop van jeugdliteratuur. Op basis van de vooropgestelde gunningscriteria in de bestekken wordt een eenvoudige en goede dienstverlening inzake de aankoop van boeken betracht. FINANCIËN 11. RETRIBUTIEREGLEMENT OP WERKEN AAN NUTSVOORZIENINGEN OP GEMEENTELIJK OPENBAAR DOMEIN In principe zijn alle intergemeentelijke samenwerkingsverbanden vrijgesteld van belastingen en retributies. Einde 2004 werd bij voornoemde distributienetbeheerders een opening gemaakt: de betreffende statutaire bepaling (artikel 38) voorziet de mogelijkheid tot belastingsrecht of retributie door de gemeente voor het gebruik van de wegenis, onder voorbehoud van een algemeen kader gecreëerd door de raad van bestuur en aanvaarde opname in het distributienettarief. Om eenvormigheid onder de gemeenten te bereiken in verband met de reglementering van de werken op het openbaar domein ten aanzien van de verschillende nutsbedrijven werd aan de gemeenten gevraagd om akkoord te gaan met de Code voor Infrastructuur- en Nutswerken langs gemeentewegen. Deze Code werd in 2001 door nagenoeg alle gemeenteraden op advies van de VVSG goedgekeurd. Als tegenprestatie konden de gemeenten voortaan een retributie aanrekenen. Het betreft een vergoeding van de hinder alsook voor het compenseren aan de gemeenten van de te nemen acties in het kader van het optimaliseren van de coördinatie van de werken. 4

5 Om de opname van de retributie in het distributienettarief als fiscale maatregel bij de reguleringsinstantie te kunnen verantwoorden is er een door de gemeenteraad goedgekeurd reglement nodig dat geldig is voor dezelfde driejaarcyclus. Na de driejaarlijkse vastlegging van de forfaitaire bedragen door de raad van bestuur worden de gemeenten aangeschreven met mededeling van de nieuwe forfaits en met de vraag om opnieuw een raadsbesluit voor de volgende drie jaar te nemen. 5