Communicatieplan. Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Lelystad (24.03) Communicatie is vaak het grootste probleem van de oplossing (Hein Pragt)

Transcriptie

1 Communicatieplan Samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Lelystad (24.03) Communicatie is vaak het grootste probleem van de oplossing (Hein Pragt) Communicatieplan SWV VO Lelystad / versie januari 2017

2 INHOUDSOPGAVE 1. Vooraf 3 2. Inleiding Passend Onderwijs Missie en visie SWV VO Lelystad Wettelijke hoofdtaken van het SWV 5 3. Uitgangspunten van communicatie Waar staan we momenteel? Positionering Communicatiedoelstellingen Organisatie van de communicatie Doelgroepen 7 4. De uitwerking van de communicatie Draagvlak voor beleid Ouders en leerlingen V(S)O-scholen Stuurgroep en werkgroep PO-VO Issue-management en media-relaties Afhandeling van klachten 9 5. Communicatieplanning en middelen 11 2

3 1. Vooraf Dit communicatieplan is vastgesteld in het directeurenoverleg van het samenwerkingsverband, waarin alle schooldirecties vertegenwoordigd zijn. Het communicatieplan is nog niet volledig en moet gezien worden als een groeidocument. Het heeft de functie om de communicatie binnen het samenwerkingsverband verder te stroomlijnen. Het communicatieplan is mede tot stand gekomen op basis van: de wettelijke kaders -ambities en opbrengsten zoals weergegeven in de aanpassingen op de Wet passend Onderwijs- inzake Passend Onderwijs en Zorgplicht; het ondersteuningsplan van SWV VO Lelystad 24.03; de bestaande communicatiemiddelen en -mogelijkheden; de wensen en behoeften ten aanzien van de communicatie binnen het samenwerkingsverband. 3

4 2. Inleiding 2.1 Passend Onderwijs Het samenwerkingsverband Passend Onderwijs VO Lelystad (hierna te noemen SWV) is een samenwerking tussen vier schoolbesturen in Lelystad. Alle scholen voor regulier en speciaal voortgezet onderwijs in de regio maken deel uit van het samenwerkingsverband. Gezamenlijk wordt vorm gegeven aan passend onderwijs. Passend onderwijs komt voort uit de nieuwe wetgeving die sinds augustus 2014 van kracht is. Daarnaast is per 1 januari 2015 ook de nieuwe wetgeving Transitie Jeugdhulp ingegaan, is de AWBZ overgeheveld naar de gemeente en is de participatiewet ingevoerd. Het belang van samenwerking tussen onderwijs en gemeente wordt hiermee nog eens onderstreept. Daarom trekt het SWV samen op met de gemeente Lelystad in de verdere uitwerking van passend onderwijs en zorg voor de jeugd. Het algemene doel van het SWV is om passend onderwijs in de regio goed te organiseren. Dit betekent feitelijk het organiseren van goed onderwijs voor alle leerlingen in onze regio. Samenwerkingsverbanden hebben een hoge mate van beleidsvrijheid gekregen om het onderwijs aan leerlingen zo goed mogelijk in te richten. In het ondersteuningsplan wordt beschreven op de wijze waarop het SWV zorgt voor een inhoudelijk onderwijsaanbod. Hierbij dient opgemerkt te worden dat er sinds de vaststelling van het ondersteuningsplan er ook andere vormen van ondersteuning zijn gerealiseerd, zoals de arrangementsklas T/H/V en de vergevorderde plannen om dergelijke arrangementsklassen ook binnen het reguliere vmbo te realiseren. Het SWV is de netwerkorganisatie die alle partijen verbindt, kennis ontwikkelt en het loket is voor passend onderwijs in de regio Lelystad. Vanuit het netwerk signaleren we dat er verschillende belangen zijn. Om hier terdege rekening mee te (kunnen) houden is een nadere analyse van actoren en stakeholders op zijn plaats. Deze analyse helpt ons om de communicatie verder te stroomlijnen. Om te kunnen inspelen op actuele ontwikkelingen wordt dit communicatieplan eind schooljaar wederom tegen het licht gehouden van de dan vigerende praktijk en de inrichting van passend onderwijs in onze regio. 2.2 Missie en visie SWV VO Lelystad Het SWV heeft, in lijn met de visie van Passend Onderwijs, haar eigen missie en visie geformuleerd en deze aangevuld met lange termijn streefdoelen. Missie De gezamenlijke scholen realiseren in het samenwerkingsverband voor elke leerling een passende onderwijsplek. Gezamenlijk formuleren de scholen een antwoord op alle ondersteuningsvragen van de leerlingen. Alle aangesloten besturen en scholen nemen daarbij hun verantwoordelijkheid. Visie Het SWV koerst op het versterken van de interne ondersteuningsstructuur van de scholen, zodat leerlingen regulier onderwijs volgen als dat kan en speciaal benaderd worden waar dat nodig is. De onderwijsbehoefte van de leerling staat centraal. Het realiseren van passend onderwijs is een proces dat voortdurend bijstelling en verbetering behoeft. Uitgangspunten hierbij zijn thuis- en schoolnabije ondersteuning, handelingsgericht arrangeren en er wordt uitgegaan van de deskundigheid en verantwoordelijkheid van de scholen om de gemaakte afspraken over de ondersteuningsstructuur te vertalen naar de eigen onderwijssetting. Heldere en eenduidige communicatie is een basisvoorwaarde om de missie optimaal te kunnen uitvoeren en om aan de visie vorm te geven. 4

5 2.3 Wettelijke hoofdtaken van het SWV Elk samenwerkingsverband heeft de volgende wettelijke (hoofd)taken: Ontwikkelen en verantwoorden van beleid, waaronder coördinatie en afstemming; Uitvoeren van passend onderwijs: ondersteunen en versterken van scholen en docenten; stimuleren van doorgaande leerlijnen po-vo-mbo-arbeid; goede aansluiting en samenwerking passend onderwijs met jeugdhulp en arbeid; een dekkend aanbod van voorzieningen; stimuleren van de dialoog met ouders en leerlingen. Opbouwen en delen van kennis. In het hiernavolgende van dit communicatieplan wordt achtereenvolgens nader ingegaan op: - de uitgangspunten van communicatie (paragraaf 3); - de uitwerking van de communicatie (paragraaf 4); - de communicatieplanning en bijbehorende middelen (paragraaf 5). 5

6 3. Uitgangspunten van communicatie Communicatie is voor het SWV geen doel op zich, maar een middel om gestelde doelen te kunnen realiseren. Goede communicatie is gebaseerd op juiste omgangsvormen en wederzijds respect. Het SWV hanteert een aantal uitgangspunten als basis voor de communicatie. Deze uitgangspunten zijn: Communiceer vanuit gelijkwaardigheid; Communiceer vanuit wederkerigheid; Communiceer vanuit pedagogisch optimisme; Communiceer open en transparant: zeg wat je doet en doe wat je zegt; Communiceer op basis van zorgvuldigheid, betrouwbaarheid en werkelijkheid; Communiceer op maat: de inhoud en de vorm van de communicatie past bij de doelgroep. 3.1 Waar staan we momenteel? Het hoofddoel van passend onderwijs is het bieden van een passende onderwijsplek aan en een doorgaande ontwikkelingslijn voor elke leerling binnen het SWV. Na ruim twee jaar kan gesteld worden dat we goed op weg zijn. De basisondersteuning, waarbij op de scholen handelingsgericht werken (HGW) is ingevoerd, wordt momenteel herzien en opnieuw vastgesteld. De mogelijkheden voor extra ondersteuning op de scholen is in ontwikkeling. Zo is er bijvoorbeeld een arrangementsklas T/H/V op een school voor regulier voortgezet onderwijs per schooljaar van start gegaan. Ook binnen het VMBO wordt beoogd om soortgelijke klassen met ingang van schooljaar van start te laten gaan. Dit communicatieplan is een integraal communicatieplan en beoogd de communicatie binnen het samenwerkingsverband en met samenwerkende externe partners verder te stroomlijnen. 3.2 Positionering Het SWV verzorgt passend onderwijs vanuit de onderwijs- en ondersteuningsbehoefte van de leerling. Het SWV is de netwerkorganisatie die alle partijen verbindt, kennis ontwikkelt en het aanspreekpunt is voor passend onderwijs in de regio. Hierbij zijn de rollen binnen het SWV als volgt verdeeld: Binnen het SWV communiceert het SWV met de schoolbesturen en de schooldirecties; Het SWV communiceert over passend onderwijs met de ketenpartners, de Inspectie van het Onderwijs, de gemeente Lelystad, de pers en met andere belanghebbenden en deskundigen; Het SWV communiceert met ouders en leerlingen die een aanwijzing krijgen voor leerwegondersteunend onderwijs of een arrangementsklas en met ouders en leerlingen waarvoor een toelaatbaarheidverklaring (TLV) voor het voortgezet speciaal onderwijs(vso) of voor het praktijkonderwijs (PrO) wordt aangevraagd; Het SWV communiceert met ouders en leerlingen die vragen hebben over passend onderwijs en/of over de ondersteuningsmogelijkheden binnen het SWV; Schoolbesturen en scholen zijn primair verantwoordelijk voor de communicatie over passend onderwijs met hun medewerkers; Schoolbesturen en scholen zijn primair verantwoordelijk voor de communicatie met ouders en leerlingen die op school een vorm van extra ondersteuning ontvangen. Concluderend kan worden gesteld dat het SWV zich in de communicatie zich vooral richt op de interne doelgroepen en de institutionele belanghebbenden rondom passend onderwijs. 6

7 3.3 Communicatiedoelstellingen Communicatie over passend onderwijs vraagt om een hoge mate van zorgvuldigheid en volledige transparantie, waarbij rekening wordt gehouden met de integriteit en privacy van alle medewerkers, ouders en leerlingen. Daarnaast dienen alle betrokken instanties en personen zo veel als mogelijk te worden betrokken bij ontwikkelingen, beleidsveranderingen, voortgang, resultaten en successen. Dit betekent dat alle betrokkenen vroegtijdig moeten worden geïnformeerd en waar nodig ook worden geconsulteerd. Samengevat zijn de belangrijkste communicatiedoelstellingen op korte en middellange termijn: A. Vroegtijdig informeren en betrekken van alle belanghebbenden bij ontwikkelingen, beleid, uitvoering, voortgang en successen; B. Stroomlijnen van de interne communicatie, waaronder ook communicatie met docenten en andere medewerkers die betrokken zijn bij passend onderwijs; C. Voorlichting aan ouders over passend onderwijs; D. Versterken van het profiel van het SWV als netwerkorganisatie en kenniscentrum. 3.4 Organisatie van de communicatie De communicatietaak is even uitdagend als arbeidsintensief. De steunpilaren van de netwerkorganisatie -coördineren, verbinden, relatiemanagement- zijn belegd bij de directeurbestuurder van het SWV. 3.5 Doelgroepen Behoudens de ouders en leerlingen, heeft het SWV heeft te maken met een groot aantal interne en externe doelgroepen. Zonder hierbij volledig te willen zijn, kunnen de volgende interne en externe doelgroepen worden onderscheiden: Interne doelgroepen: - Raad van Toezicht (RvT) - Ondersteuningsplanraad (OPR) - Schoolbesturen - Schooldirecties - Projectleider HGW - Expertisenetwerk (EN) - Commissie Toelaatbaarheid (CT) - Stuurgroep en werkgroep PO-VO - Ondersteuningsteams binnen de scholen - (Gedetacheerde) medewerkers SWV - Personeel op de V(S)O-scholen Externe doelgroepen: - Inspectie van het Onderwijs - Gemeente Lelystad (bestuur, ambtelijk, Leerplicht) - Ketenpartners (Jeugdhulp, JGZ etc.) - Entree Arbeid - Pers - Samenwerkingsverband Primair Onderwijs Lelystad-Dronten - Overige onderwijsinstellingen in de regio (MBO en HBO) - Overige onderwijsinstellingen buiten de regio - VO-Raad / PO-Raad - Lesco 7

8 4. De uitwerking van de communicatie In het Ondersteuningsplan staat beschreven welke activiteiten het SWV onderneemt. Op basis van het Ondersteuningsplan wordt elk jaar een nieuw Jaarplan opgesteld, waarin de doelstellingen en de activiteiten van het SWV worden beschreven. 4.1 Draagvlak voor beleid Het creëren van draagvlak voor beleid is één van de kerntaken van een netwerkorganisatie. Het SWV is voortdurend in ontwikkeling. Het proces om nieuw beleid vanuit draagvlak te realiseren staan hieronder stapsgewijs beschreven; Ongeveer 7 keer per jaar vergadert het directeurenoverleg. Doel van de vergaderingen is om de directeur-bestuurder van het SWV gevraagd en ongevraagd advies te geven en het leveren van input voor het te voeren beleid van het SWV. Het directeurenoverleg koppelt terug naar de schoolbesturen en naar de schoolinterne medewerkers.. Onderwerpen kunnen op diverse manieren worden uitgewerkt: In kennisdelingsbijeenkomsten (zorgcoördinatoren, expertisenetwerk, commissie toelaatbaarheid, stuurgroepen); In werkgroepen samengesteld uit het directeurenoverleg om het beleid te ontwikkelen en mogelijke consequenties van dat beleid in kaart te brengen; Themabijeenkomsten waarbij diverse belanghebbenden worden uitgenodigd om mee te denken; Consultatie van betrokken externe ketenpartners. Bespreken van het beleid met de Ondersteuningsplanraad (OPR). De OPR komt gemiddeld 5 keer per jaar bijeen in vergadering. De OPR heeft een formele rol bij het verlenen van instemming aan het Ondersteuningsplan. In die zin is de OPR belangrijk voor het verkrijgen van draagvlak van het beleid van het SWV. Behalve die controlerende taak heeft de OPR ook een meedenkende en signaalfunctie. De voorzitter van de OPR en de directeur-bestuurder bereiden samen de agenda voor de OPR-vergaderingen voor. De directeur-bestuurder is bij de vergaderingen aanwezig. Twee keer per jaar overlegt de OPR met (een afvaardiging van) de Raad van Toezicht van het samenwerkingsverband, die bestaat uit de vier schoolbestuurders en een RVTlid die is voorgedragen door de OPR. Vaststelling van het beleid door de directeur-bestuurder. De directeur-bestuurder geeft de richting (strategie) van het beleid aan en bepaalt de kaders waarbinnen het directeurenoverleg het mandaat heeft beleid te ontwikkelen. De directeur-bestuurder stelt het beleid vast. Toezicht door de Raad van Toezicht (RvT). De RvT verleent goedkeuring aan het Ondersteuningsplan, het Jaarplan, de meerjarenbegroting, het jaarverslag en de jaarrekening. Vervolgens stelt de directeur-bestuurders de genoemde documenten vast. Publicatie via de website en/of nieuwsbrief. 4.2 Ouders en leerlingen Het SWV heeft de opdracht om de ouders/verzorgers en de leerling mee te nemen in het totale afwegingsproces over wat het meest geëigende ondersteuningsarrangement is. Deze afweging wordt grotendeels binnen de scholen gemaakt met behulp van multidisciplinair overleg, waarbij ook ouders en kind aanwezig zijn. In geval van een aanvraag voor een TLV of een aanwijzing voor LWOO of een arrangementsklas is het SWV in directe zin betrokken via de Commissie Toelaatbaarheid. Voor de resultaten van de ondersteuningsarrangementen binnen de scholen houdt het SWV periodieke tevredenheidpeilingen onder ouders, leerlingen en scholen. Om de uitvoeringslast te beperken sluit het SWV zoveel als mogelijk aan bij de tevredenheidenquêtes van de scholen 8

9 zelf. Daarnaast wordt van elke school jaarlijkse verantwoording gevraagd over de besteding en de effecten van de ingezette zorgmiddelen zoals verkregen via het SWV. De CT stelt een rapportage per quadrimester (periode van 4 maanden) en een jaarrapportage op. Voorafgaand aan publicatie op de website wordt de integrale evaluatie met de afzonderlijk betrokken partijen doorgenomen. De evaluatie is ook onderwerp van gesprek met de stakeholders. 4.3 V(S)O-scholen De directeur-bestuurder bezoekt eens per schooljaar de schoolbestuurders en hun directeuren om de voortgang van de implementatie van passend onderwijs van het SWV te bespreken. Ook wordt jaarlijks binnen het directeurenoverleg de stand van zaken van de implementatie van passend onderwijs besproken. In de maand oktober vindt een themabijeenkomst Passend Onderwijs plaats die is bedoeld voor alle medewerkers van de V(S)O-scholen binnen ons SWV. Naast een algemeen deel, worden er zowel interne als externe workshops aangeboden. 4.4 Stuurgroep en werkgroep PO-VO Ten behoeve van een goede samenwerking en afstemming tussen PO en VO, bereidt de stuurgroep PO-VO -met doorzettingsmacht- het beleid voor en vertaalt de werkgroep deze beleidsvoorstellen naar concrete uitwerkingen voor de onderwijsgevenden in beide sectoren. Om hier meer richting en daadkracht aan te geven, hebben de SWV-en PO en VO een gezamenlijke beleidsmedewerker aangesteld. Hij vervult tevens de brugfunctie tussen de stuurgroep en de werkgroep. De komende tijd ligt het zwaartepunt bij de tijdige signalering -zo mogelijk reeds in groep 7- van leerlingen met specifieke ondersteuningsbehoeften, zodat VO en PO tijdig met elkaar in gesprek komen. 4.5 Issue-management en media-relaties Voorlopig is en blijft passend onderwijs een politiek en publicitair gevoelig onderwerp. De ervaringen hebben het SWV geleerd dat het van groot belang is om vroegtijdig mogelijke kwesties te signaleren en indien nodig scenario s te ontwikkelen hoe hiermee om te gaan. Het SWV neemt het initiatief om dit periodiek intern te bespreken. Het directeurenoverleg is hiervoor in eerste instantie het aangewezen platform. Het gaat hierbij niet alleen om zaken die intern of in de regio spelen, maar ook om wat er landelijk over het passend onderwijs wordt gezegd en geschreven. De thuiszitters problematiek is hiervan een voorbeeld. Mediarelaties zijn onderdeel van issue-management. Het opbouwen van relaties met meerdere journalisten die zich bezighouden met onderwijs en/of hulpverlening, draagt bij tot zorgvuldigheid in berichtgeving. Deze taak is belegd bij de directeur-bestuurder van het SWV. 4.6 Afhandeling van klachten De rapportage van klachten en de afhandeling ervan is een vast onderdeel van de verantwoording van het beleid van het SWV en wordt stelselmatig opgenomen in de verschillende rapportages. Hierbij te denken aan de tussentijdse managementrapportages en het jaarverslag en de rapportages van de Commissie Toelaatbaarheid. De snelheid en de wijze waarop het SWV omgaat met klachten is een belangrijke factor in het voorkomen van reputatieschade. Dit geldt zeker voor onderwijsorganisaties, waar individuele klachten een makkelijke voedingsbodem vinden in en om het schoolplein. Andersom betekent dit dat wanneer het SWV alert en adequaat reageert op klachten, ook snel goodwill kan opbouwen. 9

10 Bij de behandeling van klachten wordt een aantal richtlijnen gehanteerd: 1. Hoe sneller wordt gereageerd, des te beter. Als het kan is de reactie inhoudelijk en anders gericht op het proces; 2. Communicatie over een klacht is bij voorkeur persoonlijk. Niet per of per brief, tenzij dit om juridische redenen nodig is; 3. Indien het vermoeden bestaat dat meerdere mensen met dezelfde klachten rondlopen, wordt de oplossing geanonimiseerd breder verspreid via de website, de nieuwsbrief of een persoonlijke of brief. Klachten die rechtsreeks aan het SWV worden gericht (via het mailadres van het SWV), worden onverwijld door het secretariaat onder de aandacht van de directeur-bestuurder gebracht. Hij neemt snel contact op met diegene die de klacht heeft ingebracht en informeert zich over de inhoud van de klacht. Als de klacht school-gerelateerd is, zal hij altijd contact opnemen met de betreffende directeur en/of het betreffende schoolbestuur. 10

11 5. Communicatieplanning en middelen Hieronder volgt een overzicht van de communicatie-activiteiten en -middelen op basis van een kalenderjaar, aangevuld met activiteiten die ook in het Jaarplan 2017 genoemd zijn. Wanneer Wat Middelen Opmerkingen Jan Start evaluatie beleid en aanpassing Informeren, consulteren, beslissen en wederom informeren Jan Marap 3 e quadrimester Website Betreft marap ter goedkeuring door de RvT Jan Rapportage CT 3 e quadrimester Overwegen om op de website te plaatsen Feb Nieuwsbrief scholen en website Ontwikkelingen binnen het SWV Mrt Apr Tevredenheidsonderzoek Tweejaarlijkse enquête onder scholen en ouders Het SWV lift zo mogelijk mee met de tevredenheidsenquêtes van de scholen Mei Marap 1 e quadrimester, Website Betreft Marap, Jaarverslag en Jaarrekening Jaarverslag en Jaarrekening ter goedkeuring door de RvT Mei Rapportage CT 1 e quadrimester Overwegen om op de website te plaatsen Jun Nieuwsbrief scholen en website Ontwikkelingen binnen het SWV Jul Afsluitng van het schooljaar Sep Marap 2 e guadrimester Website Betreft marap ter goedkeuring door de RvT Sep Rapportage CT 2 e quadrimester Overwegen om op de website te plaatsen Sep Schooljaarverslag CT Overwegen om op de website te plaatsen Okt Okt Okt Bijeenkomst voor alle medewerkers van de V(S))- scholen Afstemming communicatiebeleid met interne en externe partijen Onderzoek instroom V(S)O, als onderdeel bijstelling OP Website s en overleg Beleidsdocument en vergaderingen Jaarlijkse bijeenkomst rondom het thema Passend Onderwijs Aanleiding; concept communicatieplan. Bespreken van resultaten en mogelijke beleidsconsequenties met in- en externe patijen + terugkoppeling van de resultaten Nov Nieuwsbrief scholen en website Ontwikkelingen binnen het SWV Dec Bijstelling MJB Website Jaarlijkse update; resultaten, feiten en cijfers 11