IFS Logistics voor de audit van ondernemingen en dienstverleners die de logistiek verzorgen van food- of non-food-producten

Transcriptie

1 Wat is de IFS? De IFS is een organisatie van handelsbedrijven en industriële ondernemingen met een gemeenschappelijk doel. Ze controleren aan de hand van uniforme standaards of de productie en diensten van hun producenten, logistieke ondernemingen en brokers/agenturen in staat zijn om een product, dat aan de voedselveiligheidsvoorschriften en klantspecificaties voldoet,te produceren of te behandelen. Wie vormen de IFS en wie zijn de eigenaars ervan? De IFS is een juridisch zelfstandige onderneming met als volledige naam IFS Management GmbH, gevestigd in Berlijn, Duitsland. De aandeelhouders van de IFS zijn het Handelsverband Deutschland (HDE) e.v. en de Franse Fédération des Entreprises du Commerce et de la Distribution (FCD). Zijn beslissende organen zijn de Board en het International Technical Committee, waarin vertegenwoordigers uit handel, industrie, food service en certificatie-instellingen zitten. Zij sturen de strategische ontwikkeling van de IFS en haar standaards. De IFS heeft filialen in Europa, China en in Noord- en Zuid-Amerika. Documenten van IFS zijn beschikbaar in meer dan 20 talen, daaronder ook Nederlands. Welke standaards voert de IFS? De IFS voert de volgende standaards: IFS Food voor de audit van producenten van levensmiddelen IFS Logistics voor de audit van ondernemingen en dienstverleners die de logistiek verzorgen van food- of non-food-producten IFS Broker voor de audit van brokers en agenturen, om te controleren of ze een functionerend leveranciers- en crisismanagement hebben geïmplementeerd. IFS HPC (Household and Personal Care) voor de audit van producenten van huishoudelijke producten en producten voor lichaamsverzorging IFS Cash & Carry / Wholesale voor de audit van groothandelaars, verpakkingsbedrijven en cash & carry-markten IFS PACsecure voor de audit voor fabrikanten van verpakkingsmiddelen IFS Food Store voor de inspectie van supermarkten Bovendien heeft de IFS de IFS Global Markets-Food gepubliceerd. Deze beoordeling is nog niet geaccrediteerd. IFS Global Markets maakt het voor ondernemingen, die niet onmiddellijk in staat zijn om de desbetreffende IFS standaards in hun onderneming te implementeren, mogelijk binnen een bepaalde termijn met vastgelegde tussenstappen het niveau van de IFS standaard te bereiken. Wie ondersteunt de IFS? Internationale en Europese handelsondernemingen, logistieke en industriële ondernemingen werken mee in de IFS Working Groups, laten zich certificeren volgens IFS en eisen tevens van hun zakenpartners dat ze gecertificeerd zijn. Een paar voorbeelden zijn METRO (D), Carrefour (F), EDEKA (D), REWE (D), ALDI (D), LIDL (D), Kaufland (D), Group Casino (F), Coop (IT), COOP (CH), CONAD (IT), Dachser (D), Kraftverkehr Nagel (D), US Foods (US), Dawn Foods (US), Concho Y Toro (Chile), Mercadona (SP), DIA (SP), Billa (AT), Superunie (NL), VION Food (NL). 1 7

2 Wordt de IFS erkend door de grote handelsketens en internationale producenten van levensmiddelen? De IFS Food, IFS Logistics en de IFS PACsecure zijn door de GFSI (Global Food Safety Initiative) erkende standaards. Internationale supermarktketens zoals Ahold, Wal Mart, Migros (CH) en Delhaize, en levensmiddelenindustriebedrijven, bijvoorbeeld Coca-Cola, Nestlé, Danone en Cargill, ondersteunen de GFSI en erkennen certificaten van GFSI-standaards zoals de IFS. Waarom IFS Food? Tot het einde van de jaren 90 en ook nog aan het begin van de 21e eeuw had elke grotere supermarktketen en industriebedrijf een eigen checklist. De producenten van levensmiddelen werden hierdoor bij de audits van de afzonderlijke leveranciers geconfronteerd met de meest uiteenlopende eisen. Omdat het in principe echter altijd om hetzelfde thema ging, namelijk de voedselveiligheidsvoorschriften, de productspecificaties en de bedrijfsveiligheid, stelde de industrie voor om een bindende checklist te ontwikkelen die geldig was voor alle handelshuizen. Wat is de kernfilosofie van IFS Food? De IFS geeft elke producent van levensmiddelen de vrijheid om voor de toepassing van de IFS-vereisten het proces zo in te richten, dat het goed bij zijn bedrijf en de productie past. Uiteindelijk hoeft alleen te worden vastgesteld dat het geïmplementeerde proces ook echt functioneert en uiteindelijk een product wordt geproduceerd, dat voldoet aan de wettelijke veiligheidsvoorschriften en de klantspecificaties. Wat zijn de doelen van IFS Food? Er wordt voortdurend gecontroleerd of de producent van levensmiddelen in staat is om een veilig product te produceren volgens specificaties van de klant. De gecombineerde vereisten van de handel en industrie stelt hij ook aan zijn leveranciers, zodat er een gemeenschappelijke standaard met een uniforme checklist en een uniform beoordelingssysteem in de markt bestaat. Producenten van levensmiddelen hoeven daardoor geen afzonderlijke vereisten voor hun klanten te implementeren. De audits worden afgenomen door auditoren die voor IFS zijn gekwalificeerd en behoren tot certificatie-instellingen die de goedkeuring en machtiging van IFS hebben. Uiteindelijk moet hierdoor vergelijkbaarheid en transparantie van alle audits binnen de gehele toeleveringsketen worden bereikt. Wat is het nut van IFS Food? De IFS helpt elke onderneming om een kwaliteits- en voedselveiligheidsmanagement-systeem in te voeren, dat alle gebieden van het kwaliteitsmanagement omvat en garandeert dat de benodigde processen in het bedrijf zijn geïmplementeerd. Met andere woorden: IFS levert een bijdrage aan een goed functionerend kwaliteitsmanagement in de levensmiddelensector. Welk voordeel biedt de IFS producenten van levensmiddelen met meerdere locaties? Producenten van levensmiddelen met meerdere locaties gebruiken de IFS om al hun productielocaties volgens een uniform kwaliteitsmanagement te organiseren. Geldt IFS Food alleen voor huismerken? De IFS is niet zo geschreven dat hij alleen geldt voor huismerken, maar is een standaard, die elke producent kan omzetten, onafhankelijk van wat er daarna op de verpakking staat. Er zijn prominente merkartikelen die de IFS-richtlijnen vanaf het begin af aan hebben omgezet, om de eenvoudige reden dat ze de IFS gebruiken om al hun productielocaties volgens een uniform kwaliteitsmanagement te organiseren. 2 7

3 Waardoor verschilt IFS van andere standaards? De IFS omvat niet alleen criteria voor de voedselveiligheid maar ook voor de basiskwaliteit. Dat kan van geen enkele andere standaard worden gezegd. Deze basiscriteria zijn in IFS Food opgenomen, omdat een certificering volgens IFS vaak wordt verwacht voor producten die onder de huismerken van de supermarktketens worden verkocht. Voor deze huismerken staat de handel garant met zijn naam. Daarom verlangt hij natuurlijk dat ook daadwerkelijk aan voorschriften voor bijvoorbeeld de etiketten en de vulhoeveelheden wordt voldaan en de productspecificaties in de audit worden gecontroleerd. De IFS is de enige standaard waarbij de auditor vraagt naar de klantspecificatie van het product. De fabrikant moet dan in de IFS-audit bewijzen hoe is voldaan aan deze specificatie. De IFS is een proces georiënteerde standaard. Van de onderneming wordt niet verwacht dat ze bijvoorbeeld een bepaalde machine aanschaft om een bepaald resultaat te behalen, maar er wordt wel van haar gevraagd een geschikt proces hiervoor te implementeren. De IFS is meer dan alleen een managementsysteem met als enige doel de implementatie van een systeem. De IFS stelt het product centraal en de garantie van de processen die nodig zijn voor de productie en levering aan de klant. De vereisten worden afsluitend beoordeeld aan de hand van een kwantitatief systeem. Hierdoor is het mogelijk de resultaten van de audit en de ontwikkeling van de onderneming op basis van cijfers te vergelijken. Hoe is de IFS Food-standaard samengesteld? De IFS Food bestaat uit 4 delen: Deel 1: Auditprotocol (beoordeling van de audit, uitvoering van de audit, verschillende stappen tot de uitreiking van het certificaat etc.) Deel 2: Technische vereisten: de checklist bevat 278 vereisten, die zijn onderverdeeld in 5 hoofdstukken: Ondernemingsverantwoording Kwaliteitsmanagement Personeelsmanagement Productieproces Maatregelen, analyses, verbeteringen Food defence Deel 3: Vereisten aan auditoren, accreditatie- en certificatie-instellingen en Deel 4: Verslaglegging (vereisten aan de lay-out van het bericht, actieplan, certificaat) Waar moet een onderneming op letten als ze zich wil laten certificeren, welke stappen moet ze ondernemen? Op onze website staan alle IFS-certificatie-instellingen. De onderneming mag zelf bepalen welke instelling ze kiest. Normaal gesproken vragen de certificatie-instellingen dan aan hun klant om wat voor en onderneming met hoeveel medewerkers en om welke processen het gaat. Op basis daarvan wordt ingeschat hoeveel tijd voor de audit nodig is. Het gemiddelde is twee dagen. In sommige gevallen wordt vooraf een eerste afspraak gemaaktom vast te stellen hoe het bedrijf ervoor staat. Bedrijven die nog niet aan alle eisen voldoen, maken dan vaak gebruik van een consultant, die advies geeft over de stappen die nodig zijn om voor een IFS audit te slagen en die het bedrijf bij dit proces begeleid. 3 7

4 Welke stappen moet een onderneming voorbereiden om een IFS Food-certificaat te krijgen? De eerste stappen zijn: 1. Beslissen over de IFS-standaard 2. Kosteloos de bijbehorende IFS-standaard in de gewenste taal downloaden van de website van IFS: 3. Beoordeling van de huidige status van de onderneming (zelfevaluatie door de onderneming) 4. Indien nodig implementatie van de ontbrekende processen en vereisten uit de gekozen IFS-standaard, eventueel met een consultant. 5. Keuze van de certificatie-instelling. De actuele lijst vindt u op de website van IFS. 6. Vastleggen van de auditdatum, de audittijd en het auditomvang (bereik van de audit) 7. Uitvoering van de audit op de vastgelegde auditdatum door een ervaren en deskundige auditor in de desbetreffende productcategorie. Hoe lang mag een IFS-audit duren? Om te bepalen hoeveel tijd er nodig is voor een audit, wordt gekeken naar de producten die er worden geproduceerd, de technologieën die worden gebruikt en de grootte van de onderneming. De calculatietool om de auditduur te berekenen, is openbaar toegankelijk op de website com. Bovendien beschikt de certificatie-instelling eveneens over dee tool, en kan ze meteen nadat de noodzakelijke informatie is geregistreerd, berekenen wat de auditduur is die door IFS wordt aanbevolen. Ervaringen hebben aangetoond, dat de typische auditduur 1,5 tot 2 dagen bedraagt, plus de extra tijd voor het opstellen van het auditbericht (ca. 0,5 dag). Wat gebeurt er tijdens de audit? Er komt een auditor die de documentatie en de processen controleert. Alle 278 criteria die in de IFS staan, worden achtereenvolgens gecontroleerd en beoordeeld met een A, B, C of D. Voor een A staan 20 punten, voor een B 15, voor een C 5 en voor een D worden er 20 punten afgetrokken. Daarna wordt een percentage berekend uit het behaalde en maximaal mogelijke aantal punten. Als de onderneming een waardering van 95% of meer behaalt, is ze geslaagd voor IFS op hoog niveau (higher level). Als ze tussen de 75% en 95% behaalt, is ze geslaagd voor IFS op basis niveau. Bij lagere percentages is de onderneming gezakt voor de audit. Hoe ondersteunt de IFS de levensmiddelproducent, zodat deze zich constant kan verbeteren? De onderneming krijgt door het puntensysteem een zeer gedifferentieerd beeld. Als een auditor een B, C of D geeft, moet hij daar ook redenen voor aangeven. Dat is voor de onderneming dan weer de eerste stap om haar corrigerende maatregelen te definiëren. Als onderdeel van de follow-up van elke IFS-audit moet de onderneming een plan met corrigerende maatregelen opstellen. Alleen als de onderneming het plan met corrigerende maatregelen beschikbaar heeft, is het mogelijk om voor de audit te slagen. Dit plan met corrigerende maatregelen is weer een bouwsteen om in de onderneming een constant verbeteringsproces in te voeren. 4 7

5 Helpt de IFS de ondernemingen om hun processen niet alleen veiliger maar ook effectiever te maken? De IFS Food is niet alleen een standaard voor voedselveiligheid en -kwaliteit, maar ondersteunt de ondernemingen ook bij de optimalisatie van hun proces, en het efficiënter maken van hun onderneming. In 2009 hebben we met een certificatie-instelling en de Universiteit Rostock een analyse gemaakt, waaraan 250 IFS-gecertificeerde ondernemingen deel hebben genomen. Bijna twee derde van deze ondernemingen gaf aan dat hun bedrijfsresultaat met zo n 10% procent was gestegen. Hun interne foutenpercentage is met 40% gedaald, en het terugroeppercentage, of het nu gaat om een openbare terugroepingen of aan het bedrijf terug gestuurde producten, is gedaald met bijna 20%. Dat vertaalt zich ook in een hogere klanttevredenheid. De ondernemingen die IFS Food hebben geïmplementeerd, stelden, naast de verbetering van de voedselveiligheid en productkwaliteit ook vast dat: het foutenpercentage is gedaald; minder producten zijn teruggeroepen, de efficiëntieratio is verbeterd; de rechtszekerheid is verhoogd. Over het algemeen zijn de bedrijven tevreden over IFS. In het bijzonder het midden- en kleinbedrijf waardeert de standaard. De kosten voor de omzetting en de instandhouding van de IFS kunnen wegens noodzakelijke investeringen hoger uitvallen dan wanneer er slechts één management-systeem is geïmplementeerd. Aan de andere kant verhoogt de invoering van IFS bij de gecertificeerde ondernemingen hun concurrentievermogen. Ook worden de klantenrelaties verbeterd, omdat dankzij de betere processen minder fouten optreden. Uiteindelijk worden door het lagere foutenpercentage de kosten voor beide kanten minder. Het QM-systeem wordt beter opgesteld door de invoering van IFS. Op welke punten moet een producent van levensmiddelen in het bijzonder letten, als hij IFS implementeert? Het HACCP-systeem moet als kern van de levensmiddelproductie juist worden geïmplementeerd. Het komt telkens weer voor dat de kritische controlepunten niet juist worden vastgelegd. Dit zijn echter de bepalende kenmerken. Bij afwijkingen hiervan kan worden herkend, dat er iets misloopt in de productie. Het tweede punt is de traceerbaarheid. In het bijzonder voor kleine en middelgrote ondernemingen is het vaak een grote uitdaging om functionerende traceerbaarheidssystemen te implementeren. Soms kan het productiegebouw moeilijkheden veroorzaken. In principe kan je ook in een gebouw van 100 jaar oud op een veilige manier levensmiddelen produceren. Je moet echter kunnen garanderen dat verontreiniging, bijvoorbeeld door barsten in muren of vloeren is uitgesloten. Dat is soms moeilijker in oude gebouwen. Wat zijn erkende, toegelaten IFS-certificatie-instellingen? Online kunt u op alle toegelaten IFS-certificatie-instellingen vinden. Certificatie-instellingen bevinden zich over de hele wereld. Zij kunnen wereldwijd IFS-audits uitvoeren in de belangrijkste talen. Wat zijn de vereisten aan IFS-certificatie-instellingen? Certificatie-instellingen moeten bewijzen dat ze zijn geaccrediteerd volgens ISO (voorheen EN 45011) voor de certificering volgens de IFS. Nadat bewezen is, dat ze geaccrediteerd zijn, ondertekenen de certificatie-instellingen een contract met de eigenaars van de IFS-standaard en worden ze opgenomen in de lijst, die op de website van de IFS is geplaatst. Verdergaande vereisten aan de certificatieinstellingen staan in deel 3 van IFS Food, versie

6 Wat zijn de vereisten aan de IFS-auditoren? Deel 3 van de IFS Food standaard beschrijft gedetailleerd de vereisten aan de IFS-auditoren. De basisvereisten zijn: auditervaring (min. 10 audits in de afgelopen 2 jaar); aantoonbare kennis van de basisprincipes van HACCP; kennis van kwaliteitsmanagement; de auditoren kunnen alleen audits uitvoeren op basis van hun kennis van de product scopes (minimaal 2 jaar beroepservaring in de scope of minstens 10 audits in de scope); ze moeten zowel voor het schriftelijk als mondeling IFS examen slagen. Auditoren mogen alleen voor één certificatie-instelling IFS-audits uitvoeren. De IFS Food is de enige standaard die de auditoren via een schriftelijk en mondeling examen test. Elke auditor moet aan deze toets deelnemen. Daarna moet elke auditor om de twee jaar deelnemen aan een calibration training. Beschikt de IFS over een databank waarin alle audits kunnen worden opgeroepen? De IFS stelt alle noodzakelijke informatie via een databank ter beschikking op In een beschermd domein worden alle auditberichten, actieplannen en certificaten bewaard. Alleen geregistreerde gebruikers, de IFS certificatie-instellingen en IFS-gecertificeerde ondernemingen hebben toegang tot dit beschermde domein. Welke informatie is beschikbaar op internet en in de online databank? De internetpagina biedt de volgende algemene informatie: Algemene informatie over IFS. Lijst met alle toegestane IFS-certificatie-instellingen met een lijst van de regionale vestigingen wereldwijd. Downloadgebied waarop de verschillende standaards en andere documenten kosteloos kunnen worden gedownload. Cursusaanbod van de IFS Academy. De beschermde databank bevat: Een lijst met alle IFS-gecertificeerde ondernemingen. De auditbeoordeling, berichten en plannen met corrigende maatregelen van de ondernemingen. De beoordelingen en benchmarks van alle programma s en standaards wereldwijd. Ieder bericht voor een geslaagde audit met een IFS-certificaat wordt in de databank geplaatst. Alleen de naam en het adres van de onderneming worden direct gepubliceerd. De geauditeerde ondernemingen kunnen zelf bepalen of ze hun klanten toegang tot meer informatie willen geven. Alle IFS-auditberichten en plannen met corrigerende maatregelen hebben dezelfde opbouw en structuur, ongeacht het land waarin de audit werd uitgevoerd. Dit wordt gegarandeerd door duidelijke instructies in deel 4 van de IFS-standaard en door de software auditxpress, waarmee certificatie-instellingen automatische, geharmoniseerde berichten en plannen met corrigerende maatregelen kunnen opstellen. Wat zijn de extra voordelen voor IFS-gecertificeerde ondernemingen als ze in de IFS-databank staan met hun IFS-audits? Er zijn verschillende voordelen voor IFS-gecertificeerde ondernemingen die het IFS-auditportaal gebruiken. Allereerst kunnen ze via het portaal hun eigen IFS-auditberichten en actieplannen beheren. De certificatie-instellingen zijn verantwoordelijk voor het uploaden van de auditgegevens (incl. bericht, plan met corrigerende maatregelen). De ondernemingen kunnen hun klanten deze gegevens (bijv. supermarktketens) met één klik ter beschikking stellen. 6 7

7 Verder kunnen de ondernemingen ook certificaten van andere standaards waaraan ze voldoen, zoals bio-certificaten, QS, KAT, BRC, SQF opslaan en ze via de databank beschikbaar maken voor hun klanten. Alle certificaten zijn op te vragen in een overzicht. Daarnaast hebben de gecertificeerde ondernemingen de mogelijkheid om in de IFS-databank te zoeken naar andere gecertificeerde ondernemingen en deze te beheren via de functie My Audit. Daarmee kunnen zij bijvoorbeeld controleren of hun voorleveranciers IFS-gecertificeerd zijn. Ze kunnen de algemene gegevens oproepen, maar niet de berichten en plannen met corrigerende maatregelen. Hiervoor is een speciale activering nodig. Ten slotte krijgen de ondernemingen de mogelijkheid om de originele audit file van de auditxpress software te downloaden en te gebruiken voor hun interne audits, mits ze beschikken over de benodigde software auditxpress für Interne Audits ( auditxpress voor interne audits ). Hoe krijgt iemand toegang tot de IFS-databank Alle handelsondernemingen, logistieke en industriebedrijven en ondernemingen op het gebied van food service, die de IFS erkennen en gebruiken, krijgen toegang tot de databank. Om deze toegang te krijgen, moeten ze contact opnemen met het secretariaat van de IFS. IFS-gecertificeerde ondernemingen krijgen automatisch toegang als hun auditgegevens door de certificatie-instelling in de databank worden geregistreerd. Beschikt de IFS over een tool om interne audits door te voeren? De IFS heeft de software auditxpress für Interne Audits ( auditxpress voor interne audits ) ontwikkeld, om interne audits uit te voeren op basis van de IFS. De software geeft gedetailleerde opmerkingen over hoe bepaalde vereisten in ondernemingen kunnen worden omgezet. De software stelt ook de volledige checklist en een waarderingstool voor de resultaten van de audit ter beschikking. Verder kunnen via de software nog extra vereisten van de onderneming worden ingevoerd. Daarmee krijgen ondernemingen de flexibiliteit om een interne auditlist aan de hand van hun eigen vereisten op te stellen via de IFS. De certificatie-instellingen van de IFS gebruiken de software al om de IFS-audits door te voeren. De ondernemingen hebben de mogelijkheid de auditfiles online te downloaden en kunnen deze gebruiken als basis voor hun interne audit. Deze tool ondersteunt de ondernemingen bij hun dagelijkse werk. Voor zover de ondernemingen deze auditfile willen gebruiken, moeten certificatie-instellingen de files online uploaden. Natuurlijk kunnen de ondernemingen de gegevens alleen lezen en niets veranderen. De software voor interne audits kan worden verkregen via de online shop en is beschikbaar in de talen Duits, Engels, Frans, Italiaans en Spaans. 7 7