TOEZICHT OP HET INFORMATIEBEHEER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM. ARCHIEFINSPECTIEVERSLAG over de jaren

Transcriptie

1 TOEZICHT OP HET INFORMATIEBEHEER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM ARCHIEFINSPECTIEVERSLAG over de jaren VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AMSTERDAM OP GROND VAN ARTIKEL 15 VAN DE ARCHIEFVERORDENING 2008 Maart 2010

2 Inhoudsopgave Inleiding, samenvatting en conclusie 3 1. Inspectiebeleid 5 2. Regelgeving 5 3. Integrale Metingen Bedrijfsvoering 6 4. Documentair structuurplan of Beheerplan informatiehuishouding? 6 5. Digitale informatie 7 6. Toezicht op het informatiebeheer van de Politieregio Amsterdam-Amstelland 8 7. Contacten met omliggende gemeenten 8 8. Contact met de provinciale archiefinspectie 8 9. Personele bezetting archiefinspectie Werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke archiefinspecteurs in Noord-Holland Verdere activiteiten 9 - Voorlichting 9 - Adviezen, contactbezoeken en inspecties 10 - Reorganisaties, taakoverdrachten, privatiseringen e.d Bouw- en Woningtoezichtdossiers 12 - Archiefruimten 13 - Vervanging 14 - Duurzaamheid 15 - Selectie en vernietiging 15 - Overbrenging 15 Bijlagen 17 2

3 Aan burgemeester en wethouders van Amsterdam Inleiding, samenvatting en conclusie Uw college is bestuurlijk verantwoordelijk voor alle informatie die de gemeente Amsterdam opstelt of ontvangt vanwege haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Als gemeentearchivaris ben ik belast met het toezicht op het informatiebeheer ( archiefinspectie ). Dit omvat het beheer van alle originele informatie, al dan niet digitaal, vanaf het moment dat een document is ingekomen ter behandeling of is opgesteld/vastgesteld door een concernonderdeel zelf, tot aan het moment dat het vernietigd is of voor blijvende bewaring naar het Stadsarchief Amsterdam is overgebracht. Het beheer omvat de duurzame vorming en bewaring, de bewaking van de bewaartermijnen en de zorg voor vernietiging of overbrenging, het ordenen en toegankelijk maken van informatie, en alle andere activiteiten die nodig zijn om informatie betrouwbaar, volledig en in onderlinge samenhang te kunnen bewaren en makkelijk te kunnen terugvinden. Beheermaatregelen, zoals daar zijn het vastleggen van verantwoordelijkheden en procedures, behoren nadrukkelijk óók tot het informatiebeheer. Informatiebeheer is een basisactiviteit, noodzakelijk voor een goede bedrijfsvoering, om rechten en plichten te kennen en verantwoording te kunnen afleggen, en om het overheidshandelen te kunnen reconstrueren en controleren. Het risico dat informatie verloren gaat voordat de wettelijke bewaartermijn (die ook blijvend bewaren kan zijn) verlopen is dient tot een minimum te worden beperkt. Uiteindelijk krijgt een deel van de informatie cultuurhistorische waarde, dé reden voor blijvende bewaring. Met dit verslag beoog ik u enerzijds te informeren over de wijze waarop de archiefinspecteurs hun toezichtstaak hebben ingevuld, en anderzijds een concernbreed beeld te schetsen van de stand van zaken van het informatiebeheer. In de periode tot medio 2006 zijn alle concernonderdelen in twee inspectieronden (tenminste) tweemaal geïnspecteerd waarbij de archiefinspecteurs de stand van zaken per concernonderdeel in rapportcijfers hebben gewaardeerd. Dit resulteerde in een vergelijkend overzicht van alle concernonderdelen, waarvoor ik verwijs naar het verslag aan uw college over de periode 2005 tot en met juli Vanaf eind 2006 zijn minder formele inspecties gehouden dan in de jaren hiervoor. De reden daarvoor is dat de archiefinspecteurs relatief veel tijd hebben moeten besteden aan beleidsontwikkeling en advisering ten aanzien van digitaal informatiebeheer in al zijn aspecten, en hoe hierop toezicht te houden. Dit resulteerde onder andere in pilot-inspecties digitaal informatiebeheer bij een tweetal concernonderdelen, en in een groot aantal incidentele adviezen alsmede richtlijnen en andere voorschriften. Ook het begeleiden van overbrengingen en de werkzaamheden in het kader van de integrale metingen bedrijfsvoering bij diensten en bedrijven hebben een groot beslag gelegd op de beschikbare tijd. Er zijn over de verslagperiode geen gedetailleerde gegevens verzameld van alle concernonderdelen als het gaat om alle aspecten van informatiebeheer. Dit maakt het lastig om tot een algemene conclusie te komen aangaande de stand van zaken. Toch waag ik mij eraan een dergelijke conclusie te trekken, omdat ik het verslag daartoe voldoende informatief en illustratief acht. De tendens dat het informatiebeheer langzamerhand als gemiddeld voldoende gewaardeerd kan worden heeft ook in de verslagperiode aangehouden, met de kanttekening dat per organisatieonderdeel absoluut nog de nodige verbetermaatregelen genomen moeten worden. Organisaties zijn zich in de regel niet alleen op uitvoerend maar ook op directieniveau bewust geworden van het belang van een goed ingericht informatiebeheer. Het belang voor de bedrijfsvoering en de risico s van een onvoldoende beheer worden onderkend. Verreweg de meeste concernonderdelen hebben een documentair structuurplan opgesteld. Die plannen zijn veelal van goede kwaliteit, ook al wordt hierin het digitale informatiebeheer vaak stiefmoederlijk behandeld en bevatten ze meestal geen concrete verbetermaatregelen. Het informatiebeheer in niet-digitale vorm is bij de meeste organisatieonderdelen redelijk op orde als het gaat om postbehandeling en beheer van de afgehandelde dossiers. Voorschriften voor de vernietiging 3

4 of de vervanging van informatie worden goed nageleefd. Wel is bij vrijwel alle geïnspecteerde organisaties (waaronder de stadsdelen) een meer of minder grote achterstand in dynamische dossiervorming (in de behandelfase) geconstateerd. Documenten bevinden zich doorgaans bij behandelende ambtenaren en daar vindt vermenging plaats tussen formele archiefbescheiden en werkarchief, zonder dat er formele, actuele en volledige dossiers worden gevormd die in overzichten zijn opgenomen: de bekende kasten en bureaus met stapels losse stukken. Daarentegen is het aantal door uw college goedgekeurde archiefruimten wederom licht gestegen en verreweg de meeste archiefruimten voldoen nu in ieder geval grotendeels aan de eisen. Al blijft de kwaliteit van het digitale informatiebeheer nog steeds ver achter, niet alleen in inhoudelijke zin, maar ook organisatorisch-technisch, zie het u welbekende McKinsey-rapport Doorlichting IT over de concernbrede ICT 1, zeker is dat veel meer bewustzijn is ontstaan qua omvang en aard van de digitale problematiek. De maatregelen die uw college heeft getroffen naar aanleiding van het McKinsey-rapport, waaronder de instelling van de Dienst ICT en de ICT-clustervorming waarbij de gemeentelijke organisatieonderdelen in vier clusters op één ICT-lijn zullen komen, spreken wat dat betreft boekdelen. De noodzaak van samenwerking tussen traditionele informatiebeheerders en ICTspecialisten wordt concernbreed onderkend en in de praktijk hier en daar al verwezenlijkt. Verwant aan de digitale kwestie is de problematiek rond de zogenoemde hybride situatie. Dat wil zeggen een situatie waarin in principe de papieren informatie als leidend (authentiek) wordt beschouwd en de digitale informatie als kopie-informatie. Digitaal en niet-digitaal bestaan naast elkaar en door elkaar, vullen elkaar bij adequaat beheer in het beste geval aan en zorgen er in het slechtste geval voor dat informatie gewoonweg verloren gaat. Tenslotte de archiefinspectie zelf: die beperkte zich al jarenlang niet meer tot alleen toezicht achteraf en zal eens te meer bijdragen aan beleidsontwikkeling op dit gebied, vóóraan in het informatiebeheerproces. Dat is ook het geval in het bestuurlijke vernieuwingstraject waartoe de gemeenteraad heeft besloten naar aanleiding van het rapport van de Commissie Verbetering Bestuur Amsterdam (commissie Mertens). Een traject met hoogst ingrijpende gevolgen voor het informatiebeheer dat zeker ook nieuwe kansen biedt om dat beheer te optimaliseren. Jan Boomgaard Gemeentearchivaris van Amsterdam 1 Zie ook mijn memo aan Jan Schans (Bestuursdienst CO) d.d. 12 september

5 1. Inspectiebeleid De archiefinspectie werkt volgens een duidelijk, vooraf geformuleerd beleid. Dat beleid is gericht op het stimuleren en realiseren van daadwerkelijke verbetering van het informatie- en archiefbeheer van de gemeentelijke organisatieonderdelen, met de nadruk op het beheer van digitale informatie. Aan alle aspecten van de informatiehuishouding dient op een evenwichtige wijze aandacht te worden besteed. In 2008 en 2009 is een minder strak beleid gevoerd dan in de voorgaande jaren. Inspectie is niet uitgegaan van het inspecteren van alle beheerseenheden binnen een bepaalde periode maar heeft ervoor gekozen om de komende jaren inspecties te gaan uitvoeren die zich met name richten op het digitale informatiebeheer, én korte ( traditionele ) inspecties te houden binnen het kader van de integrale metingen bedrijfsvoering. Daarnaast vinden er dan inspecties plaats bij een duidelijk omschreven groep beheerseenheden. In 2009 waren dat de stadsdelen. Een incidentele inspectie is altijd mogelijk indien daartoe voldoende aanleiding bestaat. 2. Regelgeving Landelijk Alweer in 2005 is een evaluatie gestart van de drie ministeriële regelingen ter uitvoering van de artikelen 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit Het gaat om regelgeving inzake de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden, en om de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Het Stadsarchief Amsterdam is met het leveren van commentaar op diverse concept-versies betrokken geweest bij deze evaluatie, die moet resulteren in geactualiseerde regelgeving: één Archiefregeling. Het is verheugend om te constateren dit met name met het oog op de noodzakelijke aanpassing van voorschriften ten aanzien van het digitale informatiebeheer dat de nieuwe regeling per april 2010 van kracht zal worden. Binnengemeentelijk De verhuizing medio 2007 van het Stadsarchief als archiefbewaarplaats van de gemeente Amsterdam en de dualisering van de medebewindsbevoegdheden, waardoor diverse relevante bevoegdheden zijn overgeheveld van gemeenteraad naar college van b en w, noopten tot aanpassing van de binnengemeentelijke informatieregelgeving (onder andere de Verordening op het Gemeentearchief Amsterdam, de Archiefverordening 1997 en het Besluit Informatiebeheer 1997). Inspectie is uitgebreid betrokken bij de voorbereiding van de aangepaste regelgeving. Complicerende factor was dat landelijke regelgeving op zich liet wachten en dat ontwikkelingen binnen het vakgebied informatiebeheer zo snel gingen (en blijven gaan) dat regelgeving zodra deze is vastgesteld alweer achterhaald lijkt te zijn. Daar komt bij dat concern Amsterdam in hoog tempo aan het veranderen is, organisatorisch maar ook qua ICT-stelsel. Voorbeelden zijn de clustervorming en de verbeteringen in het bestuurlijk stelsel, waarbij de verantwoordelijkheden voor ICT anders komen te liggen, respectievelijk een reorganisatie van 14 naar 7 stadsdelen wordt gerealiseerd. De aanpassing van de binnengemeentelijke regelgeving is per eind 2009 nog niet afgerond. Wel heeft de gemeenteraad in april 2008 de Archiefverordening 2008 vastgesteld. Naar verwachting zal uw college als uitvloeisel hiervan begin 2010 een vernieuwd en sterk gewijzigd Besluit Informatiebeheer kunnen vaststellen (gewijzigd, onder andere om aan de digitale eisen van de tijd tegemoet te kunnen komen). Dit was eind 2009 al gereed als definitief concept 2. Als gevolg van de gewijzigde regelgeving zal ook andere regelgeving aangepast moeten worden. Inspectie heeft deze aanpassingen in voorbereiding. Voorschriften en richtlijnen van het Stadsarchief Inspectie geeft met inachtneming van de wettelijke (binnengemeentelijke) kaders voorschriften, richtlijnen en dergelijke uit ten behoeve van de informatiehuishouding concernbreed. Deels betreft het richtlijnen die geproduceerd worden door andere afdelingen van het Stadsarchief Amsterdam (met Inspectie in een adviserende rol), zoals diverse richtlijnen en standaarden ten aanzien van digitaal informatiebeheer (opslagformaten, metadata, digitalisering tekstbestanden). Zelf heeft Inspectie in de laatste jaren richtlijnen opgesteld voor onder andere het opstellen van een documentair structuurplan, voor het beheer van personeelsdossiers en voor de opzet en het beheer van erfpachtdossiers. In augustus 2008 heeft Inspectie een Procedure 2 Het Besluit informatiebeheer 2010 is door uw college vastgesteld in de vergadering van 16 februari

6 digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Amsterdam opgesteld. 3. Integrale Metingen Bedrijfsvoering Een goed informatie- en archiefbeheer is van doorslaggevend belang voor de bedrijfsvoering van een beheerseenheid. Inspectie heeft op verzoek van de Bestuursdienst Amsterdam de concernnormen geformuleerd op het gebied van de documentaire informatievoorziening. Door contacten met de Bestuursdienst en door gerichte informatie en vraagstellingen op te nemen in de gemeentebrede beleidsstukken brengt Inspectie het belang van een adequaat informatiebeheer onder de aandacht. Concernbreed heeft informatiebeheer, als het gaat om aandacht op MT-niveau, zich een veel prominenter plaats verworven. Inspectie is vanaf 2003 betrokken bij de ontwikkeling en uitvoering van een door de Bestuursdienst Amsterdam geïntroduceerd instrument om de bedrijfsvoering van een beheerseenheid door te lichten: Integrale Meting Bedrijfsvoering (IMB). De IMB s worden namens uw college uitgevoerd, conform uw besluit van 22 februari De IMB wordt eenmaal per vier jaar bij alle diensten en bedrijven uitgevoerd. De toetsing vindt plaats met als uitgangspunt hetgeen een dienst of bedrijf zelf heeft verklaard over de eigen bedrijfsvoering, in de in het kader van de planning- en controlcyclus jaarlijks af te geven bedrijfsvoeringsverklaring. Inspectie heeft binnen de IMB s zie voor een overzicht bijlage 2 de informatiehuishouding van de betrokken organisaties grosso modo doorgelicht en een bijdrage geleverd aan de IMB-rapportages, met de kanttekening dat de IMB bij het Stadsarchief alleen door Inspectie is voorbereid in een adviserende rol, maar niet is uitgevoerd; voor dat laatste werd de archiefinspectie van Haarlem ingehuurd. Verder heeft Inspectie deelgenomen aan bijeenkomsten om de methodiek van de IMB als toetsingsinstrument te evalueren en te komen tot een herformulering van de concernnormen. voor de informatiehuishouding. Uit onderzoek door Inspectie in het vierde kwartaal van 2007 kwam naar voren dat verreweg de meeste beheerseenheden een DSP hebben opgesteld en bijhouden, en dat het merendeel van deze plannen van behoorlijke kwaliteit is. In heeft Inspectie wat betreft een aantal DSP-en advies uitgebracht ter verbetering. Opvallend blijft dat het digitale informatiebeheer in de meeste plannen te weinig of geen aandacht krijgt. De papieren informatie wordt dan als origineel ( leidend ) gezien en al te makkelijk wordt, vrijwel altijd onterecht, de conclusie getrokken dat de digitale informatie geen formele status heeft. Inspectie is zich bewust dat de aanwezigheid en de kwaliteit van een DSP alléén geen sluitende garantie vormen voor een goed informatiebeheer. Wél zeggen de aanwezigheid van een DSP, de kwaliteit ervan, alsmede het feit dat een DSP al dan niet is vastgesteld door het hoofd van de beheerseenheid, absoluut iets over de mate waarin een organisatie haar informatiebeheer heeft geregeld. Inspectie heeft zich, bij de herziening van het Besluit Informatiebeheer dat in voorbereiding is, beraden op de toekomst van het DSP. Gezien de ontwikkelingen is een dringende behoefte te constateren aan een ander type informatiebeheerplan. Voorzien is nu de verplichting tot het opstellen van een zogenoemd Beheerplan Informatiehuishouding (in plaats van een DSP), dat veel integraler van karakter zal zijn, veel meer gericht op digitaal informatiebeheer en met meer aandacht voor zelftoetsing en bijsturing/verbetering van de informatiehuishouding. Dit laatste raakt mogelijk de eigen inspectiemethodiek (zelftoets door te inspecteren organisaties en daardoor Inspectie mogelijk meer tweedelijns) Om hierover goed geïnformeerd te worden heeft Inspectie contact gelegd met de Erfgoedinspectie in Den Haag, die haar methodiek al aan het ontwikkelen is in de richting van deze zogenoemde Baselineaanpak. 4. Documentair structuurplan of Beheerplan informatiehuishouding? De ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden schrijft voor dat overheidsorganisaties over een documentair structuurplan (DSP) moeten beschikken als beleids- en beheersinstrument 6

7 5. Digitale informatie Algemeen Over het beheer en het duurzame behoud van digitaal vastgelegde informatie, ook onder medewerkers DIV, bestaan in het algemeen nog onduidelijkheden en gebrek aan kennis. Inspectie hecht er veel belang aan dat DIVmedewerkers van de beheerseenheden structureel samenwerken met hun ICTcollega s en schenkt hieraan de nodige aandacht. De gemeentearchivaris is voorzitter van de gemeentebrede Stuurgroep Digitaal Informatiebeheer. Duidelijk is dat er intensieve binnengemeentelijke samenwerking nodig is om enerzijds de ontstane en te verwachten problematiek het hoofd te kunnen bieden en anderzijds de kansen en mogelijkheden die de digitaliteit biedt ten volle te benutten. Die samenwerking krijgt langzamerhand gestalte, onder andere door het project Iedereen Zaakgerichte Informatie (IZI) dat de introductie beoogt van gemeentebreed zaaksgewijs (digitaal) werken, te ondersteunen door één document management systeem (DMS) voor alle concernonderdelen. Het Stadsarchief levert hiervoor de projectleider. Eind 2009 is het doel van dit project overigens aangepast in die zin dat de aanbesteding van één concernbreed DMS is gestopt. Ook met de instelling van de Dienst ICT en het organiseren van de ICT-faciliteiten in 4 clusters is een grote stap gezet op weg naar meer samenwerking. Voorlopig geldt dat voor sommige van de door de digitale mogelijkheden ontstane problemen nog geen blijvende oplossingen zijn gevonden. Steeds meer informatie wordt digitaal vastgelegd, geraadpleegd en verwerkt. Hoe is te garanderen dat deze informatie, indien langdurig of zelfs blijvend te bewaren, duurzaam kan worden opgeslagen? Hoe staat het met de integriteit en authenticiteit van dergelijke informatie? En is de informatie toegankelijk genoeg? Complete, actueel gehouden overzichten van bestanden met digitale archiefbescheiden, waarin alle noodzakelijke DIV-beheergegevens moeten zijn opgenomen, zijn nodig om de informatie in de volle breedte te kunnen beheren. Veel beheerseenheden beschikken nog niet over een dergelijk overzicht. Ook heeft het merendeel van de beheerseenheden de organisatorische kant van het beheer nog onvoldoende geregeld; denk daarbij aan het vastleggen van verantwoordelijkheden en het opstellen van, en werken volgens, sluitende procedures. Een duurzame bewaring en goede toegankelijkheid van de informatie zijn daarom verre van gewaarborgd. Een aspect waarop Inspectie met grote regelmaat de aandacht blijft vestigen. Bij bijna alle organisaties is een hybride situatie ontstaan, waarin in principe de papieren informatie als leidend (authentiek) wordt beschouwd en de digitale informatie als kopie-informatie. Digitaal en niet-digitaal bestaan naast elkaar en door elkaar, vullen elkaar bij adequaat beheer in het beste geval aan en zorgen er in het slechtste geval voor dat informatie gewoonweg verloren gaat. Binnen het Stadsarchief wordt beleid ontwikkeld ten aanzien van de aanpak van een hybride situatie. Inspectie is hierbij als adviseur betrokken. Inspectie heeft in november 2008 een leerzame en informatieve studiemiddag over digitaal informatiebeheer, en met name digitale vervanging, bezocht (Voorlichtingsmiddag Archief Digitaal) die werd georganiseerd door de provinciale archiefinspectie van Noord- Holland en waar een verheugend groot aantal informatiebeheerders van Amsterdamse beheerseenheden aanwezig bleek te zijn. E-depot Het Stadsarchief Amsterdam geeft het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie alle aandacht. Digitaliteit is door het MT aangewezen als een van de organisatiespeerpunten. Als archiefbewaarplaats voor de blijvend te bewaren archiefbescheiden van de gemeente Amsterdam, óók de digitale, zal het Stadsarchief steeds meer archieven in hun oorspronkelijke, digitale vorm overgebracht krijgen voor blijvende bewaring. Daartoe wordt een e-depot (ook wel digitaal depot genoemd) ingericht, dat in de loop van 2010 volledig operationeel zal zijn en waarvoor een uitgebreide beheeromgeving zal worden ingericht. Inspectie is hierbij betrokken, evenals bij beleidsontwikkeling zoals daar zijn het vaststellen van standaarden voor digitale opslag voor zulke diverse soorten bestanden als tekstbestanden, beeldmateriaal en bouwtekeningen, maar ook voor databases en websites (formaten), en standaarden voor metadata (gegevens óver de te beheren informatie die vastgelegd moeten worden om die informatie goed te kunnen beheren). Ook het ontwikkelen van procedures voor de verwerving en overbrenging van digitaal materiaal is een belangrijk agendapunt. Het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) heeft in 2008 zijn Eisen Duurzaam Digitaal Depot (ED 3 ) gepubliceerd, een toetsingskader voor de beheersomgeving van blijvend te bewaren 7

8 digitale informatie. Het Stadsarchief heeft wezenlijk aan de totstandkoming van dit praktische document bijgedragen door opbouwend commentaar te leveren tijdens de wordingsfase. Andreas Het bestuurlijke besluitvormingstraject op centraal niveau vindt vanaf april 2005 langs digitale weg plaats, via het systeem Andreas. Inspectie heeft, in samenspraak met de Bestuursdienst Amsterdam (eerstverantwoordelijke voor Andreas), de betrokken diensten en bedrijven voorlichting gegeven over de gevolgen van de invoering van Andreas voor het archiefbeheer. Inspectie heeft met de Bestuursdienst enkele malen overleg gevoerd, onder andere over de authenticering van stukken ( digitale handtekening ). De archieffunctie binnen Andreas is nog niet volledig geregeld. Dit heeft ertoe geleid dat in samenwerking met de Bestuursdienst onderzocht wordt in hoeverre het e-depot van het Stadsarchief zou kunnen fungeren als archief voor de oudere informatie die in Andreas is opgeslagen. Inspecties Het voornemen van Inspectie om in 2008 een drietal pilot-digitale inspecties uit te voeren is slechts ten dele geconcretiseerd. Alleen bij Dienst Binnenwaterbeheer is een pilot uitgevoerd, hetgeen het aantal uitgevoerde pilots op twee brengt. Door tijdgebrek konden de beide andere pilots (bij Bestuursdienst Amsterdam, betreffende Andreas, en bij Bureau Monumenten en Archeologie) niet doorgaan. Dat neemt niet weg dat bij alle integrale metingen bedrijfsvoering aandacht is besteed aan dit aspect en dat bij een aantal beheerseenheden, waaronder alle stadsdelen, inspecties zijn gehouden waarin het digitale informatiebeheer aan de orde kwam. De resultaten van de (digitale) inspecties bevestigden het beeld, dat digitaal informatiebeheer nog niet is wat het zou moeten zijn: taken en verantwoordelijkheden zijn niet voldoende belegd, er zijn geen overzichten, de verhouding tussen niet-digitale en digitale informatie is onduidelijk (welke informatie wordt beschouwd als origineel?), over duurzaamheid bestaat onduidelijkheid en bewaartermijnen zijn niet bepaald. 6. Toezicht op het informatiebeheer van de Politieregio Amsterdam-Amstelland Voor de Politieregio Amsterdam-Amstelland geldt regelgeving overeenkomstig die welke voor de gemeentelijke beheerseenheden geldt. In principe twee keer per jaar wordt de Politieregio bezocht door Inspectie. Inspectie doet jaarlijks in een aparte rapportage uitgebreid verslag aan de korpsbeheerder en de korpschef. 7. Contacten met omliggende gemeenten Conform de in 2004 gesloten overeenkomsten met Amstelveen en Ouder-Amstel worden de historische archieven van deze gemeenten geplaatst in, en beheerd door het Stadsarchief Amsterdam. De (voorbereiding van de) overbrenging van deze archieven wordt begeleid door Inspectie. In de verslagperiode zijn, na bewerking, de archieven van het ambacht en de gemeente Nieuwer-Amstel (Amstelveen) uit de periode overgebracht. De vervreemding door het Rijk (en overbrenging naar het Stadsarchief) van de doop-, trouw- en begraafboeken, en het notarieel en oud-rechterlijk archief van de gemeente Ouder-Amstel is afgerond; Inspectie is ook hierbij nauw betrokken geweest. Enkele malen heeft Inspectie korte adviezen op DIV-terrein uitgebracht. Met de gemeente Diemen zijn gesprekken gevoerd om tot een zelfde samenwerking te komen als met beide bovengenoemde gemeenten. 8. Contact met de provinciale archiefinspectie Zoals de gemeentearchivaris belast is met het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archiefbescheiden van de gemeente Amsterdam (ambtelijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door Inspectie, zo zijn Gedeputeerde Staten belast met het toezicht op de aan uw college opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente (bestuurlijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door de provinciale archiefinspectie. Als uitvloeisel daarvan overlegt de provinciale archiefinspecteur geregeld, in ieder geval halfjaarlijks, met Inspectie. Daarnaast vindt regelmatig uitwisseling plaats van informatie waar de toezichttaken elkaar overlappen, en is er afstemming op het gebied van uitleg van de wet- en regelgeving. Een belangrijk gespreksonderwerp is het beheer en behoud van origineel digitale informatie, waarvoor de provinciale archiefinspectie richtlijnen opstelt. 8

9 9. Personele bezetting archiefinspectie Twee archiefinspecteurs, werkzaam bij de sectie Verwerving en Inspectie van de afdeling Verwerving en Concerndiensten van het Stadsarchief Amsterdam, voerden in de verslagperiode het toezicht op het informatiebeheer van concern Amsterdam uit. De kern van de werkzaamheden betrof het rapporteren aan de gemeentearchivaris, aan de hoofden van de beheerseenheden en uiteindelijk aan burgemeester en wethouders over de situatie op het terrein van de documentaire informatievoorziening (DIV) bij de gemeentelijke diensten, bedrijven, stadsdelen en overige concernonderdelen. Verder gaven de inspecteurs voorlichting in het algemeen en brachten zij gevraagd en ongevraagd adviezen uit. Ook zagen zij erop toe dat beheerseenheden conform de regelgeving tot vernietiging van informatie overgingen en dat archiefbescheiden tijdig overgebracht werden naar het Stadsarchief Amsterdam, inclusief de inhoudelijke begeleiding hiervan. Daarnaast hielden zij zich bezig met beleidsontwikkeling op het vakgebied, met name ten aanzien van het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie, en met het opstellen van nadere interne regelgeving. 10. Werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke archiefinspecteurs in Noord-Holland Inspectie is lid van het Werkverband Gemeentelijke Archiefinspecteurs (WGA), een landelijk orgaan dat is opgericht als platform voor de uitwisseling van kennis en het ontwikkelen van beleid op het vakgebied (gemeentelijke) archiefinspectie. Het WGA komt twee maal per jaar bijeen, in april en oktober. In de verslagperiode waren er zodoende vier, door Inspectie bijgewoonde, bijeenkomsten. Van de kennis die binnen het Werkverband verzameld en ontwikkeld wordt en waaraan door Inspectie actief wordt bijgedragen, wordt weer gebruik gemaakt bij de eigen beleidsontwikkeling, vooral op het punt kwaliteit van inspectie. Verder neemt Inspectie deel aan de vergaderingen van gemeentelijke archiefinspecteurs van Noord-Holland die elk halfjaar worden gehouden (najaar 2008 vond de vergadering in het Stadsarchief Amsterdam plaats) en waarbij ook de provinciale archiefinspectie aanwezig is. 11. Verdere activiteiten Voorlichting Inspectie geeft gevraagd en ongevraagd, schriftelijk en mondeling voorlichting over de diverse aspecten van de documentaire informatievoorziening (DIV). Met deze activiteit wil Inspectie bereiken dat het kennisniveau van degenen die specifiek belast zijn met de uitvoering van informatiebeheertaken zo hoog mogelijk komt te liggen. Vooral kleine organisaties kunnen onmogelijk DIVspecialisten in hun formatie opnemen. Deze beheerseenheden doen met enige regelmaat een beroep op Inspectie. Op de website ( onder Over ons Archiefinspectie) is informatie te vinden over de Inspectie-werkzaamheden en de belangrijkste DIV-aspecten. Hier zijn ook de teksten van de meest relevante archiefwet- en regelgeving te vinden en brochures, handleidingen en dergelijke. Die gaan over specifieke informatiebeheersituaties, zoals archiefbeheer bij privatiseringen, reorganisaties, uitbesteding van taken en overbrenging van archiefbescheiden naar het Stadsarchief Amsterdam. Ook zijn hier een leidraad en een model-documentair structuurplan opgenomen. Verder biedt de website een overzichtslijst van aspecten waarover een beheerseenheid verplicht is contact op te nemen met Inspectie. Het komt nog geregeld voor dat een beheerseenheid hieraan geen gehoor geeft, ondanks alle aandacht die Inspectie daaraan geeft. Inspectie blijft veel werk maken van kennisoverdracht over de ministeriële archiefregelgeving inzake duurzaamheid, bouw en inrichting archiefruimten, en geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden. Die regelgeving is van wezenlijk belang omdat ze een concretisering inhoudt van het kernbegrip goede, geordende en toegankelijke staat uit de Archiefwet 1995, en als zodanig een duidelijk kader en richtsnoer vormt voor alle informatiebeheerders. 9

10 Inspectie neemt zich voor om jaarlijks minimaal één bijeenkomst te organiseren voor alle gemeentelijke informatiebeheerders (DIV, ICT, informatiemanagers, ), ten behoeve van voorlichting en als contactbijeenkomst. In mei 2008 vond een zogenoemde klantbijeenkomst plaats in het Stadsarchief Amsterdam. Deze werd druk bezocht. In juni 2009 werd een bijeenkomst georganiseerd over trends en ontwikkelingen binnen het vak informatiebeheer, met, hoe kan het ook anders, een zware nadruk op de invloed van de digitale ontwikkelingen. Als een vorm van voorlichting kan ook gezien worden het door Inspectie geïnitieerde overleg tussen de hoofden DIV van de stadsdelen en van de Bestuursdienst Amsterdam, en Inspectie dat tweemaal per jaar wordt gehouden. Dit biedt Inspectie de gelegenheid om voorlichting te geven en om te polsen aan welke informatie en adviezen behoefte bestaat. Verder worden door deelnemers informatieve voordrachten gehouden en is er uiteraard de gelegenheid om kennis en ervaringen uit te wisselen. De hoofden DIV van de gemeenten Almere, Amstelveen, Diemen (vanaf 2009) en Ouder-Amstel (vanaf 2010) wonen de vergaderingen als toehoorder bij. Daarnaast hebben de hoofden DIV van enerzijds de stadsdelen en anderzijds een aantal diensten en bedrijven geregeld hun eigen overleg. Inspectie juicht deze samenwerkingsvormen uiteraard toe en neemt eraan deel indien daartoe voldoende aanleiding is. Dat laatste deed zich onder andere voor bij het agendapunt Visiedocument, de ontwikkeling van een gezamenlijke visie op de wijze waarop een stadsdeel-informatiehuishouding ingericht zou moeten zijn, en naar aanleiding van de ontwikkelingen die in gang zijn gezet als gevolg van het besluit verbeteringen bestuurlijk stelsel. Adviezen, contactbezoeken en inspecties Inspectie heeft zeer regelmatig met verzoeken om advies te maken. Die kunnen gaan over alle aspecten van het brede terrein van de informatiehuishouding. Als daar voldoende aanleiding voor is wordt een beheerseenheid bezocht om de zaak ter plekke te bespreken; óf een informatiebeheerder komt voor overleg op bezoek in het Stadsarchief Amsterdam. Bij zaken van meer complexe aard is een langduriger bemoeienis door Inspectie gewenst en nodig. Bijvoorbeeld bij processen waarbij onderdelen van de gemeente worden opgeheven, gesplitst of samengevoegd, of taken worden overgedragen. Dergelijke zaken hebben vaak verstrekkende gevolgen voor het archiefbeheer. Inspectie dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van dergelijke wijzigingen in de (gemeentelijke) organisatie, conform artikel 14 van de Archiefverordening Ook overbrengingen kunnen over een langere tijd spelen en overigens behoorlijk arbeidsintensief zijn, zeker wanneer een organisatie een noodzakelijke bewerking van een archief laat uitvoeren door medewerkers die niet dagelijks archieven inventariseren. Bijzondere aandacht kreeg het Servicehuis Personeel, dat op termijn de personeelsdossiers van alle ambtelijke medewerkers van de gemeente zal gaan beheren. Inspectie is uitgebreid betrokken geweest bij de voorbereiding van een nieuwe opzet waarbij met volledig digitale dossiers gewerkt gaat worden. Een andere bijzondere advisering had betrekking op het informatiebeheer binnen het inkoop- en aanbestedingsproces gemeentebreed, naar aanleiding van het voornemen om uw Nota inkoop en aanbesteding te herzien. Tenslotte zijn te noemen de overdracht van de erfpachtbeheertaak van de stadsdelen naar het Ontwikkelingsbedrijf Amsterdam (overdracht en digitale vervanging erfpachtdossiers) en de verbeteringen van het bestuurlijk stelsel. Vooral deze laatste ontwikkeling heeft grote gevolgen voor het informatiebeheer concernbreed, met enerzijds de fusies tussen, en organisatorische wijzigingen binnen de stadsdelen, en anderzijds taakoverdrachten van stadsdelen naar diensten vice versa. Af en toe verstrekt Inspectie ook advies aan externe (overheids)organisaties. Zo is via een collega van het Stadsarchief Amsterdam advies uitgebracht aan het eiland Sint Maarten, over een documentair structuurplan. Een ander voorbeeld: WIGO4IT. De Dienst Werk en Inkomen werkt op het terrein van ICTsystemen met de sociale diensten van de andere drie grote steden samen in WIGO4IT, hetgeen betekent dat WIGO4IT ook betrokken is bij beheer van gemeentelijke informatie. Dat was aanleiding om samen met de gemeentelijke archiefinspecteur van Utrecht (en mede namens die van Rotterdam en Den Haag) eens een kijkje te nemen bij deze organisatie, en een advies uit te brengen over het informatiebeheer aldaar. 10

11 Inspectie is, op het gebied van de archiefweten regelgeving, de vaste adviseur van de Registratiecommissie Gemeente Amsterdam. Gedurende de verslagperiode hebben de inspecteurs in totaal 82 (2008) respectievelijk 97 (2009) bezoeken afgelegd (of is met medewerkers van een beheerseenheid mondeling overleg geweest in het Stadsarchief), dat wil zeggen: contactbezoeken of inspecties om een bepaald aspect te bespreken óf bezoeken in het kader van een algemene inspectie. Zie bijlage 1 voor een overzicht van beheerseenheden waarmee contact is geweest, met de aantekening dat diverse beheerseenheden meermaals, en in een aantal gevallen over meer dan één zaak, bezocht zijn. Zoals ook in 2007 is, in tegenstelling tot de periode 2001 t/m juni 2006, qua reguliere inspecties een ad hoc beleid gevoerd. In 2008 zijn naar verhouding weinig formele algemene inspecties uitgevoerd, namelijk alleen bij Regiopolitie Amsterdam/Amstelland, Projectbureau Noord- Zuidlijn (van de Dienst Infrastructuur, Verkeer en Vervoer) en Stadsdeel ZuiderAmstel. In 2009 zijn alle overige stadsdelen geïnspecteerd alsmede de Dienst Milieu en Bouwtoezicht en wederom de Regiopolitie Amsterdam/Amstelland. Het voert te ver om hier gedetailleerd in te gaan op de uitkomsten van de reguliere inspecties. Deze vertonen in grote trekken hetzelfde beeld: - organisaties hebben meestal de diverse verantwoordelijkheden vastgelegd en procedures opgesteld, als onderdeel van een documentair structuurplan. Vrijwel overal wordt uitgegaan van het principe papier is leidend. De ontvangst en verzending van documenten is dan geregeld, evenals het beheer van afgehandelde dossiers. Het beheer van informatie in de fase dat dossiers nog in behandeling zijn wordt echter aan de behandelende ambtenaren of secretariaten overgelaten ook in digitale vorm. Dat hier vraagtekens bij te plaatsen zijn blijkt uit het gegeven dat bij veel stadsdelen meer of minder grote achterstanden in dossiervorming zijn geconstateerd (de bekende losse stapels op bureaus en in kasten). In totaal gaat het bij deze achterstanden getuige een inventarisatie die begin 2010 nog niet was voltooid om zeker zes strekkende kilometer documenten; - het beheer van origineel digitale informatie is een probleem. Dat begint al met het gegeven dat veel organisaties hiervan geen (beheer)overzicht hebben zodat onduidelijk is welke informatie nu eigenlijk beheerd moet worden en hoe deze informatie zich verhoudt tot de informatie in niet-digitale vorm: de hybride situatie. Dat wil zeggen een situatie waarin in principe de papieren informatie als leidend (authentiek) wordt beschouwd en de digitale informatie als kopie-informatie. Digitaal en niet-digitaal bestaan naast elkaar en door elkaar, vullen elkaar bij adequaat beheer in het beste geval aan en zorgen er in het slechtste geval voor dat informatie gewoonweg verloren gaat. Verder zijn verantwoordelijkheden voor digitaal informatiebeheer niet of onvoldoende vastgelegd en ontbreekt een algemene procedure specifiek voor het inhoudelijke beheer van de informatie; - de meeste organisaties beschikken over een archiefruimte die hetzij geheel hetzij voor een groot deel aan de wettelijke eisen voldoet. Met de bedoeling om de komende jaren specifiek het digitaal informatiebeheer onder de loupe te nemen, is een pilot-inspectie op het digitale informatiebeheer uitgevoerd, bij de Dienst Binnenwaterbeheer, nadat in 2007 een dergelijke inspectie was gehouden bij het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam. Dit om een concept-methodiek en vragenlijst te testen om te komen tot een definitieve aanpak. Reorganisaties, taakoverdrachten, privatiseringen e.d. Wijzigingen in een organisatie hebben vrijwel altijd gevolgen voor het archief(beheer), of hier nu meer dan één beheerseenheid bij betrokken is of niet. Denk aan de samenvoeging van beheerseenheden of overdracht van taken van de ene naar de andere beheerseenheid, of de (externe) verzelfstandigingen, privatiseringen en dergelijke. In deze gevallen is begeleiding door Inspectie onontbeerlijk. Er mag geen onduidelijkheid ontstaan over de vraag waar archiefbescheiden zich bevinden en wie verantwoordelijk is voor het archiefbeheer inclusief de hieraan verbonden kosten. Ook moet voorkómen worden dat archiefbescheiden verloren gaan voor de gemeente doordat een geprivatiseerde organisatie het archief tegen wet- en regelgeving in meeneemt. Bijlage 3 geeft een overzicht van de beheerseenheden die door Inspectie zijn begeleid binnen een organisatiewijzigingsproces. In het oog 11

12 springen uiteraard de stadsdelen. Met de opheffing van de Dienst Advies en Beheer werden de onderdelen van deze organisatie bij andere organisatieonderdelen ondergebracht. Twee zaken trekken de aandacht, omdat zich daarin ontwikkelingen aftekenen die de toon zullen zetten voor de komende jaren. Het gaat om de taakoverdracht personeelsbeheer en beheer van de bijbehorende informatie (ten behoeve van de deelnemende diensten en stadsdelen; personeelsdossiers) naar het Servicehuis Personeel, en om de centralisatie van de erfpachtbeheertaak bij het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (een taak die nu nog bij de stadsdelen ligt; erfpachtdossiers). In beide gevallen draait het om centralisatie van een taak waarbij de eindverantwoordelijkheid nog steeds bij de afzonderlijke organisaties ligt, in combinatie met digitalisering van de bijbehorende werkprocessen en informatie (en digitale vervanging). Het is zaak om de diverse aspecten van informatiebeheer binnen dergelijke reorganisatieprocessen transparant te regelen, vooral qua verantwoordelijkheden en taakverdeling. De bemoeienis met een (onderdeel van een) beheerseenheid die buiten de gemeentelijke organisatie is geplaatst (bijvoorbeeld door privatisering of verzelfstandiging) blijft overigens in de meeste gevallen nog geruime tijd voortbestaan, met name wanneer een organisatie voor een bepaalde tijd archiefbescheiden ter beschikking gesteld krijgt. Deze archiefbescheiden blijven onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. Voorbeelden zijn het GVB, het Stedelijk Museum en de Dienst Historische Musea. Binnen de gemeente Amsterdam hebben zich voortdurend organisatiewijzigingen voorgedaan. Om greep te krijgen op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie door de tijd heen houdt Inspectie een overzicht bij van alle Amsterdamse gemeentelijke archiefvormers, vanaf 1850 tot heden. Uiteraard wordt naar volledigheid gestreefd. Het overzicht is van zeer grote waarde voor een juiste wijze van archiveren, zeker ten aanzien van oudere archiefbestanden. Het komt nog steeds voor dat oudere of zelfs zeer oude bestanden, al dan niet door een medewerker van het Stadsarchief Amsterdam, worden aangetroffen binnen een beheerseenheid. Inspectie speelt ook hier een adviserende rol. Bouw- en Woningtoezicht- (BWT) dossiers Stadsarchief Amsterdam is de trekker van het project digitalisering bouw- en woningtoezicht- (BWT)dossiers. Inspectie levert de expertise voor het digitaliseren van deze dossiers. Dit project heeft een tweeledig doel. Enerzijds het verbeteren van de toegankelijkheid van de dossiers. Het gebruik van de gedigitaliseerde BWT-dossiers moet naadloos aansluiten op de werkprocessen van de BWT medewerkers. Dat geldt voor zowel de BWT-medewerkers die belast zijn met de behandeling van bouwaanvragen als de BWT-medewerkers die belast zijn met de handhaving. Na de digitalisering zijn de BWT-dossiers voor de andere belanghebbenden zoals burgers, projectontwikkelaars, makelaars, de Regiopolitie Amsterdam-Amstelland en Brandweer Amsterdam-Amstelland niet alleen veel beter toegankelijk maar ook beter beschikbaar. De standaard die is ontwikkeld voor de digitalisering van de BWT-dossiers houdt rekening met de wettelijke eisen. Anderzijds kunnen na de digitalisering de blijvend te bewaren documenten (in digitale vorm) formeel naar het Stadsarchief Amsterdam worden overgebracht. Hierbij is aan te tekenen dat dossiers met zaken die zijn afgesloten vóór 1989 wettelijk gezien al overgebracht hadden moeten zijn naar het Stadsarchief Amsterdam, hetgeen gelet op het administratieve belang echter tot een onwerkbare situatie zou hebben geleid. Het project kent diverse dimensies, waaronder organisatorische, juridische, sociale en archieftechnische en ICT-aspecten. Door de hieruit voortvloeiende complexiteit vordert het project weliswaar langzaam, maar gestaag. Het Stadsarchief Amsterdam werkte actief samen met de stadsdelen De Baarsjes, Bos en Lommer, Centrum, Noord, Oost/Watergraafsmeer, Osdorp, Zeeburg, ZuiderAmstel en Zuidoost. Met de overige betrokken beheerseenheden wordt contact onderhouden. De activiteiten betroffen enerzijds het schrijven van projectplannen en ondersteuning bij het aanvragen van gelden en anderzijds de ondersteuning bij de digitalisering van de BWT-dossiers. Eind 2009 was het Handboek digitale vervanging BWT-dossiers Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer gereed. Dit is in 12

13 concept naar de provinciaal archiefinspecteur gezonden. Zie verder de paragraaf Vervanging. Het BWT-project is tevens een werkgelegenheidsproject. Voor Stadsdeel Centrum heeft het Stadsarchief succesvol Pantar medewerkers en zogenoemde Rappers opgeleid. Zij doen de voorbewerking van de papieren bouwdossiers (onder andere ordening en toekennen van ontsluitingsgegevens) die nodig is om de dossiers te kunnen digitaliseren. In samenwerking met Stadsdeel Osdorp en Dienst Werk en Inkomen is een nieuwe dimensie aan het project toegevoegd. Werklozen worden door het Stadsarchief opgeleid tot voorbewerker van de bouwdossiers van Stadsdeel Osdorp. Een deel van de voorbewerkers wordt na afloop van de training een baan aangeboden. Archiefruimten De Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen stelt eisen waaraan een ruimte moet voldoen die bestemd is voor de bewaring van (blijvend te bewaren) archiefbescheiden die nog niet zijn overgebracht naar het Stadsarchief. De eisen zijn bedoeld om het risico op calamiteiten, denk aan brand, wateroverlast, inbraak, klimatologisch slechte omstandigheden, en ongedierte, schimmelvorming en dergelijke, zoveel mogelijk in te dammen. Archiefruimten dienen volgens wettelijk voorschrift na positief advies van Inspectie goedgekeurd te worden door uw college. Uw college heeft in de verslagperiode twee archiefruimten goedgekeurd, namelijk van de GGD en van het stadhuis. De laatste is in gebruik bij Dienstverlening en Facilitair Management, Bestuursdienst Amsterdam en Stadsdeel Amsterdam-Centrum. Daarmee komt het aantal beheerseenheden met één of meer wettelijk goedgekeurde archiefruimten op zestien. Het toeval wil dat juist enkele beheerseenheden met goedgekeurde archiefruimten de laatste jaren verzelfstandigd zijn, zoals GVB, Waterleidingbedrijf, Dienst Historische Musea hetgeen niet wegneemt dat daarin voorlopig nog informatie van de gemeente Amsterdam staat opgeslagen. Het blijkt in de praktijk moeilijk om een archiefruimte aan alle wettelijke eisen te laten voldoen. Dat zal onder andere met de soms hoge kosten te maken hebben die daaraan zijn verbonden, met het feit dat het om een huurpand gaat (ingrepen niet toegestaan), of simpelweg omdat verbetering van de archiefruimte geen prioriteit heeft omdat al voor het grootste deel aan de eisen voldaan wordt (risicomanagement). Nieuwbouwruimten voldoen vrijwel nooit direct aan de eisen, ook al is Inspectie betrokken bij de voorbereiding van de bouw en inrichting van nieuw in gebruik te nemen archiefruimten evenzeer als bij de verbeteringstrajecten van bestaande archiefruimten. Bij tien beheerseenheden heeft Inspectie de archiefruimte daadwerkelijk geïnspecteerd. Het aantal archiefruimten dat vrijwel voldoet is gestegen tot zo n vijftien, bij enkele archiefruimten blijft de situatie onvoldoende. De overige archiefruimten beantwoorden voor een behoorlijk deel aan de eisen. In enkele gevallen kan gesproken worden van een spectaculaire verbetering, onder andere doordat nieuwbouw is gepleegd waardoor een archiefruimte direct (nagenoeg) volgens de bouwkundige en inrichtingseisen kan worden verwezenlijkt (zoals bij de stadsdelen ZuiderAmstel en Oost/Watergraafsmeer). Inspectie kan adviseren om tot een alternatieve oplossing te komen, zoals bewaring in brand- en inbraakvrije kasten, of door opslagruimte te regelen hetzij extern, hetzij bij een beheerseenheid die wél over een (bijna) goedgekeurde archiefruimte beschikt. Dat is in enkele gevallen gebeurd. Door contact met de provinciale archiefinspectie blijft Inspectie op de hoogte, welke externe bedrijven beschikken over archiefruimten die aan de wettelijke eisen voldoen. Bijzonder was de feestelijke opening, in maart 2009 van een nieuwe ruimte voor de opslag en de bewaring van cliëntendossiers van Dienst Werk en Inkomen, die door de archiefinspecteurs is bijgewoond. Inspectie is betrokken geweest bij de verbouwing en deze heeft geresulteerd in een zeer goed geoutilleerde ruimte, zeker in vergelijking met de ruimte waar de dossiers voorheen waren opgeslagen. Bij de opening hield Wim Schreuders, directeur van Dienst Werk en Inkomen, een speech waarin hij het belang van 13

14 informatie en een goed informatiebeheer volop in het licht plaatste. Vervanging Bij vervanging wordt informatie op een andere drager overgezet waarna de oorspronkelijke drager vernietigd wordt. De nieuwe drager geldt voortaan als origineel. Voorbeelden zijn het digitaliseren van papieren documenten of het printen op papier van een oorspronkelijk digitaal document. Vervanging is, althans wanneer het niet de bedoeling is om de te digitaliseren papieren documenten alsnog te bewaren (dan zou het alleen om het maken van een digitale werk-kopie gaan, immers), essentieel bij de digitalisering van werkprocessen wanneer alleen nog maar met digitale informatie wordt gewerkt en niet meer met deels digitale, deels niet-digitale informatie. Organisaties zullen op steeds grotere schaal tot digitalisering overgaan waarbij de oorspronkelijke informatie niet meer bewaard wordt. Dat laatste is immers zonde van de opslagkosten. Digitale vervanging dus. Tot vervanging van informatie moet een beheerseenheid een formeel besluit nemen én zij moet een verklaring van vervanging opstellen. Voorafgaand hieraan moet een positief advies van de gemeentearchivaris worden verkregen, en, als het om blijvend te bewaren archiefbescheiden gaat, machtiging verleend worden door Gedeputeerde Staten. Zij hanteren daarbij stringente voorwaarden, vastgelegd in een beleidsregel die in juni 2008 van kracht is geworden en bij de voorbereiding waarvan Inspectie uitgebreid betrokken is geweest. Met inachtneming van deze beleidsregel heeft Inspectie in augustus 2008 een Procedure digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Amsterdam opgesteld, die geldt voor zowel de blijvend te bewaren als de op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Deze procedure werd al direct na vaststelling in gebruik genomen voor diverse (ook reeds lopende) vervangingstrajecten. Inspectie heeft bij 12 beheerseenheden directe bemoeienis gehad met (de voorbereiding van) één of meer vervangingen (zie bijlage 5), het merendeel van papier naar digitaal. Indirecte bemoeienis was er daarnaast met alle stadsdelen en met de beheerseenheden die zijn aangesloten bij het Servicehuis Personeel. Het betreft ten eerste de vervanging van erfpachtdossiers door het Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam, in het kader van de overdracht van de taak erfpachtbeheer van de stadsdelen naar het Ontwikkelingsbedrijf. Ten tweede gaat het om de vervanging van stukken in personeelsdossiers, die het Servicehuis Personeel uniform regelt voor de deelnemende organisaties, die wel zelf verantwoordelijk blijven. De vervanging van de BWT-dossiers van Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer is al eerder in dit verslag aan de orde gekomen. Het spreekt vanzelf dat een vervanging zeer zorgvuldig moet worden voorbereid en uitgevoerd. De originele informatie wordt vernietigd en wanneer niet alle informatie één op één is overgegaan naar de nieuwe drager, is die informatie in principe verloren. Met digitale vervanging wordt steeds meer ervaring opgedaan zoals met het beheer van digitale informatie in het algemeen maar feit is dat het beoordelen van een verzoek om advies ten aanzien van digitale vervanging veel tijd kost, al naar gelang onder andere de organisatorische situatie en de volledigheid en kwaliteit van de adviesaanvraag. Elke vervanging is weer anders, in weerwil van het streven naar standaardisering. Een bijzonder geval deed zich voor met de (blijvend te bewaren) archief- en persoonskaarten van de Dienst Persoons- en Geo-informatie. De gemeentearchivaris gaf positief advies maar Gedeputeerde Staten verleenden geen machtiging. De vervanging zelf was dan wel goed geregeld, maar het beheer van het e-depot van het Stadsarchief (waar de gedigitaliseerde documenten in zullen worden opgenomen) werd nog niet geheel op orde bevonden. In de beroepszaak die de gemeente Amsterdam vervolgens tegen Gedeputeerde Staten aanspande gaf de rechter de laatste gelijk (april 2008). De rechter vond dat bij een beoordeling van een vervangingsaanvraag het beheer van de gedigitaliseerde informatie op de langere termijn wel degelijk mag worden meegewogen. Landelijk bleek deze Broodjes-zaak (naar de naam van de kistjes waarin de documenten oorspronkelijk waren opgeborgen) nogal wat aandacht te genereren. Hoe het ook zij, de noodzaak om een volledig adequaat digitaal depot in te richten inclusief maatregelen ten aanzien van de gehele beheeromgeving kwam hiermee indringend onder de aandacht, getuige onder andere de nodige publicaties in 14