INSPECTIEVERSLAG VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AMSTERDAM OP GROND VAN ARTIKEL 16

Transcriptie

1 INSPECTIEVERSLAG 2003 VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AMSTERDAM OP GROND VAN ARTIKEL 16 VAN DE ARCHIEFVERORDENING 1997

2 2

3 Inleiding Aan burgemeester en wethouders van Amsterdam Informatiebeheer, zorgen dat relevante informatie goed wordt opgeborgen en gemakkelijk terug te vinden is, wordt in de regel gezien als een vanzelfsprekende activiteit. Zo vanzelfsprekend zelfs, dat veel mensen er niet bij stilstaan hoeveel tijd en inspanning nodig is om de informatie in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren. Door ervan uit te gaan dat informatie vanzelf wel goed beheerd wordt en bewaard blijft zolang deze van waarde is, wordt de plank echter behoorlijk mis geslagen. Een goed informatiebeheer vereist een zorgvuldige handelwijze, zowel voor de ondersteuning van een goede bedrijfsvoering als om een betrouwbare gegevensbron te zijn; of dat nu is om rechten en plichten te kunnen kennen, om verantwoording af te kunnen leggen, of gezien de cultuurhistorische waarde. Als het om de documentaire informatievoorziening en het archiefbeheer bij de organisatieonderdelen van de gemeente Amsterdam gaat, mag gelukkig geconstateerd worden dat langzamerhand een bewustwordingsproces op gang komt. Wellicht komt dat doordat in het digitale tijdperk de mondige burger eerder en adequater van informatie wil worden voorzien, zoals in het licht van e-government, of misschien, doordat ambtenaren het belang ondervinden van een goede beheersing van de (grotendeels al digitale) informatie. Hoe dan ook, veel diensttakken werken aan verbetering van hun informatiebeheer, daarbij geholpen door een samenhangend geheel aan wet- en regelgeving, dat de laatste jaren, met de inwerkingtreding van drie ministeriële regelingen, een duidelijk kader vormt. Als belangrijkste hulpmiddel moet het in één van deze regelingen voorgeschreven documentair structuurplan worden gezien: een plan waarin een organisatie dient vast te leggen hoe het informatiebeheer gestalte moet krijgen en gestructureerd is, en als zodanig hét beleidsinstrument om te komen tot een goed informatiebeheer. Zoals gezegd verdient het beheer van de digitale informatie in Amsterdam bijzondere aandacht. Het gros van de Amsterdamse diensttakken beschikt niet over een inhoudelijk overzicht van bestanden met digitale archiefbescheiden. Als onbekend is welke informatie er binnen een organisatie aanwezig is, en in welke vorm, is het onmogelijk om informatie goed te beheren. Dit besef begint door te dringen. Veel diensttakken hebben aangekondigd met het samenstellen en bijhouden van overzichten te beginnen, enkele hebben reeds een begin gemaakt met wat wel dé uitdaging van de komende jaren mag worden genoemd: digitale informatie toegankelijk maken en houden, en duurzaam bewaren. De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden waarmee wordt bedoeld: alle informatie in de zin van de Archiefwet 1995 van de gemeente Amsterdam voorzover deze nog niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats aan de Amsteldijk. Het college heeft de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor alle archiefbescheiden van de gemeente. Door aan uw college jaarlijks verslag uit te brengen over de wijze van uitvoering van het toezicht en de behaalde resultaten hoop ik voldoende inzicht te verschaffen in de stand van zaken. Ook dit jaar kan ik tot mijn genoegen melden dat het informatiebeheer, mede dankzij de wijze waarop mijn archiefinspecteurs hun inspectietaak hebben uitgeoefend, binnen de gemeentelijke organisatieonderdelen steeds meer aandacht krijgt. Dit zal zeker samenhangen met het hierboven geschetste bewustwordingsproces. Op termijn moet het informatiebeheer zo zijn ingericht dat een maximale mate van duurzaamheid, geordendheid en toegankelijkheid van de informatie is gegarandeerd. Tot het zover is zullen op diverse terreinen nog heel wat inspanningen verricht moeten worden. Dr. J.E.A. Boomgaard, Gemeentearchivaris van Amsterdam 3

4 4

5 Inhoudsopgave Personele bezetting 7 Inspectiebeleid 7 Documentair structuurplan 7 Bestuursdienst, klantenteams, Integrale Meting Bedrijfsvoering 8 Contact met de provinciale archiefinspectie 8 Digitaal vastgelegde informatie 8 Werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke archiefinspecteurs In Noord-Holland 9 Activiteiten 10 - Voorlichting, workshops, stagebegeleiding 10 - Adviezen, incidentele contactbezoeken 11 - Inspectiebezoeken, waardering DIV-situatie bij beheerseenheden 12 - Reorganisaties, privatiseringen e.d Bouw- en Woningtoezichtdossiers 13 - Archiefruimten 13 - Vervanging 14 - Selectie en vernietiging 14 - Overbrenging 15 - Bijlagen 16 5

6 6

7 Personele bezetting In 2003 voerden twee full-time archiefinspecteurs, werkzaam bij de sectie Verwerving en Inspectie van de afdeling Verwerving en Concerndiensten, de inspectietaak uit. De inspectiewerkzaamheden hielden in: rapporteren aan de gemeentearchivaris, aan de hoofden van de beheerseenheden en uiteindelijk aan burgemeester en wethouders over de situatie op het terrein van de documentaire informatievoorziening (DIV); geven van voorlichting in het algemeen en het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van korte adviezen in specifieke gevallen; beoordelen of beheerseenheden tot vernietiging van informatie mogen overgaan; toezien op tijdige overbrenging van archiefbescheiden van gemeentelijke beheerseenheden naar het Gemeentearchief Amsterdam en begeleiding daarvan. Ook hielden ze zich bezig met beleidsontwikkeling en consolidering op het vakgebied, met name ten aanzien van beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie. Inspectiebeleid In 2001 werd een traject ingezet tot vernieuwing van het inspectiebeleid. Dit resulteerde in de vaststelling van nieuw beleid en een nieuwe werkwijze per 1 september Het beleid werd nog meer dan voorheen gericht op het stimuleren en realiseren van daadwerkelijke verbetering van het informatieen archiefbeheer van de gemeentelijke organisatieonderdelen. Het is niet genoeg om alleen te constateren dat een situatie voor verbetering vatbaar is en in welk opzicht. Een hoofd van een diensttak moet, als eerstverantwoordelijke voor het beheer van de informatie, vervolgens ook overtuigd worden van de noodzaak om maatregelen te nemen. Het gaat erom de situatie per diensttak inzichtelijk te maken, overzicht te creëren en de stand van zaken bij diensttakken in de tijd met elkaar te kunnen vergelijken, en uiteindelijk om het transparant maken van de DIV-situatie binnen alle gemeentelijke beheerseenheden. Concreet heeft dit geleid tot de volgende wijze van toezicht houden: - alle gemeentelijke beheerseenheden worden eens per jaar (de kleine beheerseenheden: eens per 18 maanden) beoordeeld op de kwaliteit van de DIV. Dit gebeurt aan de hand van een rapportage die op basis van informatie die de beheerseenheid zelf mondeling en schriftelijk heeft verstrekt, wordt opgesteld. De rapportage en beoordeling worden gezonden naar het hoofd van de beheerseenheid. De beoordeling geschiedt door middel van rapportcijfers en betreft vijf DIVhoofdaspecten en een daaraan gekoppelde eindbeoordeling. De beoordeling wordt opgenomen in een vergelijkend overzicht, dat deel uitmaakt van het inspectieverslag aan burgemeester en wethouders; - aan de beoordeelde beheerseenheden wordt gevraagd om op korte termijn op de rapportage en de beoordeling te reageren, en aan te geven wanneer en hoe, zo nodig, de geconstateerde tekortkomingen zullen worden aangepakt. In voorkomende gevallen, zoals een beoordeling met drie of meer onvoldoendes, of niet reageren op rapportage/beoordeling, zal overleg plaats vinden op directeursniveau. In laatste instantie worden burgemeester en wethouders, als wettelijk zorgdrager voor het archiefbeheer, in kennis gesteld. Deze werkwijze is gedurende geheel 2003 gevolgd. Documentair structuurplan De ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden schrijft voor dat overheidsorganisaties een documentair structuurplan (DSP) moeten vaststellen. Dit wordt in het vakgebied gezien als een belangrijk beleids- en beheersinstrument om de DIV binnen een organisatie in goede banen te leiden en hierop vat te krijgen en te houden. Inspectie heeft een leidraad vervaardigd voor het opstellen van een DSP. Onderdeel van deze leidraad is een model-dsp. Dit model kan moeiteloos door alle beheerseenheden als basis worden gebruikt voor de opstelling van een DSP voor de eigen organisatie. De leidraad en het model werden uitgebreid behandeld tijdens een door Inspectie georganiseerd workshop 7

8 Bestuursdienst, klantenteams, Integrale Meting Bedrijfsvoering Inspectie heeft te maken met alle gemeentelijke beheerseenheden. Een goed informatie- en archiefbeheer is van doorslaggevend belang voor de bedrijfsvoering van een beheerseenheid (eigen bedrijfsvoering, verantwoording, informatieverlening aan derden). Gezien dit belang heeft het Gemeentearchief Amsterdam zijn inbreng vergroot waar het de inspanningen betreft die Bestuursdienst / Concern zich getroost op het gebied van de verbetering van de bedrijfsvoering. Door contacten met de Klantenteams (tegenwoordig Toets- en Adviesteams geheten) in 13 teams is Inspectie vertegenwoordigd en door gerichte informatie en vraagstellingen op te nemen in de gemeentebrede beleidsstukken (Jaarplan- /Begrotingsmissive, Jaarplancirculaire, Jaarverslag-/Rekeningcirculaire zal Inspectie haar greep op de materie de komende jaren zeker kunnen versterken. Inspectie is betrokken bij de ontwikkeling van een door de Bestuursdienst Amsterdam gelanceerd instrument om de bedrijfsvoering van een beheerseenheid meer of minder compleet door te lichten: Integrale Meting Bedrijfsvoering (IMB). Er is een pilot uitgevoerd bij de Gemeentelijke Dienst Verzekeringszaken / VGA Verzekeringen, waarin Inspectie een rol heeft gespeeld. Voor de pilot bij een tweede beheerseenheid, het Waterleidingbedrijf, is gebruik gemaakt van gegevens en adviezen die Inspectie voordien al had verzameld c.q. gegeven. Contact met de provinciale archiefinspectie Zoals de gemeentearchivaris toezicht heeft op het beheer van de niet-overgebrachte archiefbescheiden van de gemeente Amsterdam (ambtelijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door Inspectie, zo hebben gedeputeerde staten toezicht op de aan uw college opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeente (bestuurlijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door de provinciale archiefinspectie. Over diverse aspecten van het archiefbeheer overlegt de provinciale archiefinspecteur twee maal per jaar met Inspectie, zo ook in Bijzonder punt van aandacht bleven de archiefruimten van de gemeentelijke beheerseenheden. Beide inspecties hebben in 2002 een aantal archiefruimten gezamenlijk geïnspecteerd. Dit gezamenlijk opereren was vooral ingegeven door efficiencyoverwegingen (streven naar eenduidige uitleg van de nieuwe regelgeving). De samenwerking is in 2003 voortgezet. Digitaal vastgelegde informatie Zoals ik in het verslag over 2002 reeds opmerkte bestaan over het beheer en (duurzame) behoud van digitaal vastgelegde informatie, ook onder medewerkers DIV, in het algemeen nog veel onduidelijkheden en gebrek aan kennis. Bovendien zijn voor sommige van de door de digitale mogelijkheden ontstane problemen voorlopig nog geen blijvende oplossingen gevonden. Steeds meer informatie wordt echter digitaal vastgelegd, geraadpleegd en verwerkt. Hoe is te garanderen dat deze informatie duurzaam bewaard kan blijven? Hoe staat het met de rechtsgeldigheid van dergelijke informatie? En is de informatie toegankelijk genoeg? In maart 2002 is daartoe de al aangehaalde Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden in werking getreden. Verreweg de meeste beheerseenheden hebben nog geen begin gemaakt met het samenstellen en bijhouden van een overzicht van digitale bestanden met archiefbescheiden, zoals dat wettelijk is voorgeschreven. Ook is veelal ten aanzien van digitaal archiefbeheer zo weinig geregeld in procedures, richtlijnen en dergelijke, dat een duurzame bewaring en goede toegankelijkheid van de informatie verre van gewaarborgd zijn. Een aspect waarop Inspectie met grote regelmaat de aandacht blijft vestigen. Het beleid van het Gemeentearchief Amsterdam richt zich op het verzamelen én verspreiden van kennis inzake beheer en behoud van digitale archieven. Hiertoe is de website gecreëerd, waarbij samengewerkt wordt met DIVA, de erfgoedkoepel voor de documentaire informatievoorziening en het archiefwezen. Het voor de inventarisatie van digitale archiefbescheiden door het Gemeentearchief 8

9 Amsterdam ontwikkelde programma EDDA, dat speciaal is bedoeld om wettelijk voorgeschreven overzichten van digitale archiefbescheiden te kunnen opstellen, wordt onverminderd onder de aandacht gebracht als meest voor de hand liggend instrument om een dergelijke inventarisatie te kunnen uitvoeren. Om het gebruik van EDDA, dat een uitgebreid pakket functionaliteiten biedt, te vergemakkelijken stelde Inspectie een korte handleiding op die uitgebreid onder de aandacht is gebracht, onder andere op een door Inspectie georganiseerde workshop. Binnen het Gemeentearchief Amsterdam krijgt het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie veel aandacht. Inspectie wordt betrokken in produkt- en projektgroepen die zich met beleidsontwikkeling bezig houden. Zo is een rapport opgesteld over beheer en behoud van websites, en worden richtlijnen ontwikkeld ten aanzien van het (vervroegd) overbrengen naar het Gemeentearchief Amsterdam van digitale bestanden, onder andere beeldmateriaal dat op de Beeldbank zal worden gezet. Werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke archiefinspecteurs in Noord-Holland Inspectie is lid van het Werkverband gemeentelijke archiefinspecteurs (WGA), een landelijk orgaan dat is opgericht als platform voor de uitwisseling van kennis en het ontwikkelen van beleid op het vakgebied (gemeentelijke) archiefinspectie. Het WGA vergadert twee maal per jaar. Van de kennis die binnen het Werkverband verzameld en ontwikkeld wordt en waaraan door Inspectie actief wordt bijgedragen, is al meermalen gebruik gemaakt bij de eigen beleidsontwikkeling, vooral op het punt kwaliteit van inspectie. De voorjaarsvergadering is op 7 april gehouden in het Gemeentearchief Amsterdam. Inspectie speelde een grote rol in de totstandkoming van het middagprogramma dat handelde over het Documentair Structuurplan en het inventariseren van digitale archieven. Verder neemt Inspectie deel aan de bijeenkomsten van gemeentelijke archiefinspecteurs in Noord-Holland, die elk halfjaar worden georganiseerd. 9

10 Activiteiten - Voorlichting, workshops, stagebegeleiding Inspectie geeft gevraagd en ongevraagd, schriftelijk en mondeling voorlichting over de diverse aspecten van de documentaire informatievoorziening (DIV). Deze activiteit moet er uiteraard vooral voor zorgen dat het kennisniveau van degenen die belast zijn met de uitvoering van DIV-taken zo hoog mogelijk komt te liggen. Vooral kleinere beheerseenheden (raden, commissies) kunnen onmogelijk DIV-specialisten in hun formatie opnemen. Met name deze beheerseenheden doen geregeld een beroep op Inspectie. Op de website ( onder Concerndiensten Wet- en regelgeving) informeert Inspectie over haar werkzaamheden en over de belangrijkste DIV-aspecten. Hier zijn ook de teksten van de meest relevante archiefwet- en regelgeving te vinden. Inspectie heeft brochures en handleidingen opgesteld over diverse DIV-aspecten. De brochures en handleidingen zijn gepubliceerd op de website. Deze handelen onder andere over archiefbeheer bij privatiseringen, reorganisaties, uitbesteding van taken en eisen te stellen aan naar het Gemeentearchief over te brengen archiefbescheiden. Ook zijn hier een model-documentair structuurplan en een handleiding voor het opstellen daarvan te vinden. Verder biedt de website een overzichtslijst van aspecten waarover een beheerseenheid verplicht is contact op te nemen met Inspectie. Het komt geregeld voor dat een beheerseenheid dit verzuimt. Dit punt is tijdens alle inspectiebezoeken onder de aandacht gebracht. In 2002 is uitgebreid aandacht besteed aan nieuwe ministeriële archiefregelgeving. (Per 20 september 2001 zijn twee nieuwe ministeriële regelingen van kracht geworden, de Regeling duurzaamheid archiefbescheiden en de Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Een derde ministeriële regeling, de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, is per 3 maart 2002 in werking getreden. Deze regelingen houden een concretisering in van het kernbegrip goede, geordende en toegankelijke staat uit de Archiefwet 1995.) In 2003 is deze regelgeving tijdens de inspectiebezoeken nog eens uitgebreid aan de orde gesteld, vooral betreffende de eisen van duurzaamheid van de archiefbescheiden en bewaarmaterialen, en betreffende de eisen die gesteld worden ten aanzien van het beheer van digitale archiefbescheiden. Op 16 september organiseerde Inspectie in het Gemeentearchief Amsterdam een Workshop documentair structuurplan. Het wettelijk voorgeschreven documentair structuurplan (DSP) is een plan waarin is vastgelegd de wijze waarop de toegankelijkheid van archiefbescheiden is georganiseerd en de wijze waarop archiefbescheiden zijn ingedeeld en gerangschikt. Het wordt opgevat als hét beleids- en beheersinstrument om het informatiebeheer binnen een organisatie adequaat te regelen. Ongeveer 65 (merendeels DIV-)medewerkers, afkomstig van 33 beheerseenheden of onderdelen daarvan, woonden deze workshop bij. Na een welkomstwoord door de gemeentearchivaris, de heer dr. J.E.A. Boomgaard, gaf de heer A. de Jonker, archiefinspecteur een toelichting op het begrip DSP: wat is het, waar dient het voor, wat moet daarin opgenomen worden en hoe stel je een dergelijk plan op. De case, vast onderdeel van de workshop, ging uiteraard over het opstellen van een DSP voor een organisatie. De case werd plenair ingeleid en nabesproken door mevrouw drs. C.L. Schönfeld, hoofd van de afdeling Verwerving en Concerndiensten van het Gemeentearchief Amsterdam. De case zelf, waarbij de deelnemers in kleinere groepen uiteengingen onder leiding van een gespreksleider, verliep geanimeerd. Dat kon ook weinig anders, want het onderwerp noopte én noopt ertoe om alle aspecten van het veelomvattende vakgebied documentaire informatievoorziening zeer concreet in hun onderlinge samenhang te bezien en zo tot een sluitend beheersinstrument te komen. De eerder in dit verslag genoemde korte handleiding EDDA (hoe inventariseer je digitale archiefbestanden zoals wettelijk voorgeschreven?) en de leidraad voor het 10

11 opstellen van een DSP (met model-dsp) werden tijdens de workshop toegelicht en uitgedeeld. Op 23 oktober werd voor ongeveer 60 belangstellenden een workshop gehouden met als thema De toekomst van DIV. Deze workshop was vooral bedoeld voor hoofden Middelen, Algemene Zaken en vergelijkbare functies (veelal verantwoordelijk voor de DIV), maar werd ook bijgewoond door hoofden en medewerkers DIV en ICT. Er vonden twee presentaties plaats. Mevrouw I. van der Lugt, werkzaam bij de gemeente Hilversum, deed verslag van de ervaringen die deze gemeente opdeed bij het digitaliseren van archiefbescheiden van de afdelingen Bouw- en Woningtoezicht en Sociale Zaken, en bij het automatiseren van de workflow bij de afdeling Belastingen. De ervaringen van De Nederlandsche Bank bij het invoeren en gebruiken van een digitaal archiefbeheerssysteem (TRIMM) werden toegelicht door twee medewerkers van deze instelling, de heren H. Brauers en R. Rutgers. In beide gevallen ging en gaat het om toonaangevende praktijkvoorbeelden. Ook tijdens deze workshop hield men zich weer in kleinere groepen actief met het thema van de workshop bezig. Mevrouw drs. C.L. Schönfeld sloot de bijeenkomst met een plenaire bespreking af. Als een vorm van voorlichting kan ook gezien worden het tweemaal per jaar gehouden overleg tussen hoofden DIV van de stadsdelen, managementadviseur DIV van de Bestuursdienst, en Inspectie. Dit overleg biedt Inspectie de mogelijkheid om voorlichting te geven en om te polsen aan welke informatie en adviezen behoefte bestaat. Verder worden door deelnemers informatieve voordrachten gehouden en is er uiteraard de gelegenheid tot uitwisseling van kennis. Gedurende de maanden september en oktober heeft Inspectie een stagiair, afkomstig van het Landsarchief Suriname, begeleid, de heer R. Cumberbatch. Dit in het kader van een project waarbij diverse archiefinstellingen in Nederland, gecoördineerd door het Nationaal Archief, ondersteuning bieden bij de verdere ontwikkeling van het archiefwezen in Suriname. De heer Cumberbatch is diepgaand ingeleid in de Nederlandse archiefwet- en regelgeving en in de wijze waarop deze binnen de gemeente Amsterdam wordt uitgevoerd en gehandhaafd, onder andere door uitvoering van praktijkopdrachten en door mee te gaan op inspectiebezoek. Hij heeft zodoende een schat aan ervaring opgedaan. - Adviezen, incidentele contactbezoeken Inspectie wordt zeer regelmatig om advies gevraagd. Deze adviezen kunnen alle aspecten van het brede terrein van de documentaire informatievoorziening betreffen. Als daar voldoende aanleiding voor is wordt een beheerseenheid naar aanleiding van een verzoek om advies bezocht om de zaak ter plekke te bespreken; ook komt het voor dat archiefbeheerders van een beheerseenheid naar het Gemeentearchief komen voor overleg (bijlage 1). Bij zaken van meer complexe aard is een langduriger bemoeienis door Inspectie gewenst en nodig. Het gaat dan onder andere om processen waarbij onderdelen van de gemeente worden opgeheven, gesplitst of samengevoegd, of taken worden overgedragen. Dergelijke zaken hebben vaak verstrekkende gevolgen voor het archiefbeheer. Inspectie dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van dergelijke wijzigingen in de (gemeentelijke) organisatie, zoals blijkt uit artikel 15 van de Archiefverordening Inspectie wordt door een beheerseenheid zelf lang niet altijd tijdig op de hoogte gesteld in dergelijke gevallen. Inspectie heeft daarom stappen ondernomen om via andere kanalen geïnformeerd te worden, bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit de Bestuursdienst. Die hebben er toe geleid dat Inspectie in principe tijdig geïnformeerd wordt. Inspectie is, op het gebied van de archiefweten regelgeving, de vaste adviseur van de Registratiecommissie (Bestuursdienst, Bureau Informatisering Amsterdam). Met de Registratiecommissie is hiertoe regelmatig contact. Ook is, in het kader van de Stijl van Amsterdam, overleg gevoerd over de vaststelling van een Amsterdamse papiernorm, 11

12 waarbij Inspectie de duurzaamheidseis waaraan papier moet voldoen onder de aandacht heeft gebracht. Stadsdeel Zeeburg heeft, direct na een grootschalige lekkage in zijn kantoorpand (waarbij de archiefruimte gelukkig gespaard is) advies gevraagd inzake de behandeling van nat geworden dossiers. Het stadsdeel heeft mede naar aanleiding van het bezoek en de adviezen van Inspectie adequaat opgetreden. Inspectie is nauw betrokken geweest bij de totstandkoming van het in 2003 vastgestelde Mandaatbesluit Gemeentearchief, dat mandaten aan de gemeentearchivaris bevat. Verder zijn twee besluiten in werking getreden die mandaten bevatten betreffende informatieen archiefbeheer van de archiefbescheiden van de Politieregio Amsterdam-Amstelland, aan de korpschef (analoog aan het Algemeen Mandaatbesluit) respectievelijk de gemeentearchivaris. Ook bij de voorbereiding hiervan heeft Inspectie een rol gespeeld. (Voor de Politieregio geldt regelgeving overeenkomstig die welke voor de gemeentelijke beheerseenheden geldt; Inspectie heeft ook hier toezicht.) - Inspectiebezoeken, waardering DIV-situatie bij beheerseenheden Gedurende het gehele jaar zijn 36 inspectiebezoeken afgelegd volgens het per september 2002 vastgestelde inspectiebeleid. Beheerseenheden (of in incidentele gevallen onderdelen daarvan) worden beoordeeld op basis van informatie die tijdens een inspectiebezoek wordt verzameld (schriftelijk en mondeling). De beoordeling wordt uitgedrukt in 5 rapportcijfers. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de beheerseenheden die in 2003 bezocht zijn, met waardering. De voorlopige algemene conclusie die in het inspectieverslag over 2002 werd getrokken, namelijk dat er bij de meeste beheerseenheden nog veel werk aan de winkel is om het informatiebeheer op een bevredigend peil te krijgen, werd door de in dit verslagjaar afgelegde bezoeken bevestigd. In veel gevallen zijn interne verantwoordelijkheden niet vastgelegd, is er qua informatiebeheer onvoldoende (kwalitatief en/of kwantitatief) kennis aanwezig en ontbreken volledige overzichten van de nog in behandeling zijnde dossiers (papier en digitaal). Het beheer van deze dynamische dossiers is meestal een officieuze verantwoordelijkheid van een behandelend ambtenaar of een secretariaat, hetgeen een groot risico inhoudt van voortijdig gegevensverlies door onoordeelkundige (of helemaal geen) dossiervorming. Voor het beheer van afgehandelde dossiers zijn meestal DIV-medewerkers verantwoordelijk, zodat daar minder risico wordt gelopen; maar hier wordt ook geregeld een ongewenste situatie geconstateerd, zoals een achterstand in vernietiging of voor de blijvend te bewaren bescheiden een onvoldoende mate van materiële verzorging, ordening of toegankelijkheid van de informatie. Nogal eens blijkt vergeten te worden dat bijzondere bestanden (bijvoorbeeld fotobestanden, video s en films, voorlichtingsmateriaal voor de burger) in veel gevallen ook onder de Archiefwet 1995 vallen als gewone bestanden, en daarom dienovereenkomstig behandeld moeten worden. Opvallend is dat vrijwel alle beheerseenheden onvoldoende scoren qua beheer van digitaal vastgelegde informatie. Overzichten ontbreken, informatie is onvoldoende toegankelijk, onduidelijk is of informatie zo duurzaam wordt vastgelegd dat deze gedurende de voorgeschreven termijn leesbaar en interpreteerbaar blijft. Over de archiefruimten wordt elders in dit verslag gerapporteerd. Reorganisaties, privatiseringen e.d. Een organisatiewijziging heeft altijd gevolgen voor het archief(beheer). Zolang het gaat om een interne reorganisatie binnen een beheerseenheid zijn deze gevolgen meestal niet van verstrekkende aard. Anders is het wanneer hierbij meer beheerseenheden betrokken zijn, bijvoorbeeld bij samenvoeging of overdracht van taken, of wanneer een (deel van een) 12

13 beheerseenheid extern verzelfstandigd, geprivatiseerd e.d. wordt. In deze gevallen is begeleiding door Inspectie van groot belang. Wanneer aangelegenheden met betrekking tot de archiefbescheiden niet goed geregeld worden ontstaan grote risico s. Te noemen zijn: onduidelijkheid over de vraag waar archiefbescheiden zich bevinden en wie verantwoordelijk is voor het archiefbeheer inclusief de hieraan verbonden kosten; verlies van archiefbescheiden doordat een geprivatiseerde organisatie het archief tegen wet- en regelgeving in meeneemt. Kortom: informatieverlies. Bijlage 3 geeft een overzicht van beheerseenheden die tijdens een dergelijk proces door Inspectie begeleid zijn. De bemoeienis met een (onderdeel van een) beheerseenheid die buiten de gemeentelijke organisatie is geplaatst (bijvoorbeeld privatisering, verzelfstandiging) wordt overigens in de meeste gevallen nog geruime tijd voortgezet, met name wanneer een organisatie voor een bepaalde tijd archiefbescheiden ter beschikking gesteld krijgt (deze blijven onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen). Ook in het verleden is de gemeente Amsterdam organisatorisch voortdurend in beweging geweest. Om greep te krijgen op de ontwikkeling van de organisatie door de tijd heen heeft Inspectie een overzicht opgesteld van alle Amsterdamse gemeentelijke archiefvormers, vanaf 1850 tot heden. Dit overzicht wordt voortdurend aangevuld; uiteraard wordt naar volledigheid gestreefd. Het overzicht is van onschatbare waarde voor een juiste wijze van archiveren, vooral waar het oudere bestanden betreft die met enige regelmaat als achterstand of oud lijk in de kast binnen beheerseenheden worden aangetroffen. - Bouw- en Woningtoezicht (BWT-)dossiers De stadsdelen en de Dienst Milieu en Bouwtoezicht beheren omvangrijke bestanden met BWT-dossiers. Mede naar aanleiding van plannen tot digitalisering van deze BWTdossiers (zie hiervoor het rapport Schoning, reproductie en distributie van bouw- en woningtoezichtdossiers: Kansen voor de hele stad!, mei 1998, en het Rapport digitalisering BWT-dossiers, augustus 2002, beide opgesteld door het Gemeentearchief Amsterdam) heeft Inspectie erop aangedrongen om tot schoning van deze dossiers over te gaan. De schoning levert beter toegankelijke, materieel verzorgde dossiers op en een aanzienlijke ruimtewinst (25-50%). Intussen zijn de schoningswerkzaamheden bij het merendeel van de betrokken beheerseenheden voltooid. Inspectie is de beheerseenheden die nog niet tot schoning zijn overgegaan erop blijven wijzen hiermee zo spoedig mogelijk een begin te maken. De beheerseenheden hanteren geen uniforme werkwijze, zodat wijze van ordening en dossieropbouw niet overal hetzelfde zijn. Dit is een onvermijdelijk gevolg van het feit dat beheerseenheden tot op zekere hoogte hun eigen archief kunnen inrichten. Een en ander ondanks inspanningen vanuit Inspectie om tot een uniforme werkwijze te komen. Bij Stadsdeel Zuidoost is men al in 2002 begonnen met microverfilming; in een later stadium zal digitalisering volgen. Stadsdeel Slotervaart/Overtoomse Veld is gestart met digitalisering. Stadsdeel Osdorp heeft ongeveer 40 strekkende meter dossiers gedigitaliseerd als pilot. Bij de stadsdelen Zeeburg en De Baarsjes is onderzoek gestart naar mogelijke microverfilming en/of digitalisering. - Archiefruimten De in september 2001 in werking getreden Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen geeft de eisen waaraan een ruimte moet voldoen die bestemd is voor de bewaring van permanent te bewaren archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging. Vanaf september 2002 zijn de archiefruimten van vrijwel alle beheerseenheden (opnieuw) geïnspecteerd waarbij getoetst werd aan de nieuwe regelgeving. Op basis van deze inspecties moet geconstateerd worden dat het grootste deel van de archiefruimten (ruim) voldoende scoort (zie ook de waardering, opgenomen in de 13

14 overzichtslijst, bijlage 2). In een enkel geval heeft Inspectie dringend geadviseerd om archiefbescheiden in een andere ruimte te plaatsen. Inspectie heeft voor wat betreft drie archiefruimten (bij twee beheerseenheden) aan u geadviseerd deze goed te keuren (bijlage 4). Eén archiefruimte (van Register Amsterdam) is daarop inmiddels door u goedgekeurd. Inspectie blijft verder betrokken bij het treffen van voorzieningen totdat een archiefruimte aan de eisen voldoet en geadviseerd kan worden deze goed te keuren. Bij (de voorbereiding van) de ingebruikname van nieuwe archiefruimten speelt Inspectie tevens een rol: in overleg met de beheerseenheid wordt ervoor gezorgd dat ten aanzien van de archiefruimte direct bij ingebruikneming aan de gestelde eisen voldaan wordt. - Vervanging Vervanging is het op een andere drager overzetten van informatie waarna de oorspronkelijke drager vernietigd wordt. De nieuwe drager met daarop de informatie komt in de plaats van de oude en geldt voortaan als origineel. Voorbeelden zijn het digitaliseren van papieren documenten of het uitdraaien op papier van een oorspronkelijk digitaal document. Voorafgaand aan het nemen van een besluit tot vervanging van informatie moet advies van de gemeentearchivaris worden ingewonnen. Voor vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden is bovendien een machtiging van gedeputeerde staten vereist. In 2002 heeft Inspectie bij 9 beheerseenheden bemoeienis gehad met vervanging (zie bijlage 5). - Selectie en vernietiging Beheerseenheden mogen alleen archiefbescheiden vernietigen waarvoor door de gemeentearchivaris een machtiging tot vernietiging is verleend. Door deze procedure wordt voorkomen dat informatie vernietigd wordt die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. De machtiging kan in twee varianten worden verleend. Naast de vernietiging op basis van een incidentele machtiging kan ook tot vernietiging worden overgegaan via een doorlopende machtiging. Met een dergelijke machtiging mogen de archiefbescheiden waarvoor deze is verleend, direct worden vernietigd, dus zonder voorafgaande toestemming van de gemeentearchivaris. In het verslagjaar is ruim 3100 strekkende meter archief vernietigd op basis van een incidentele machtiging, na ontvangen verklaring van vernietiging (door 33 beheerseenheden, zie bijlage 6); op grond van een doorlopende machtiging is ruim 925 strekkende meter vernietigd (peildatum ). Er zijn zeven doorlopende machtigingen verleend en twee doorlopende machtigingen ingetrokken. Het totaal aantal beheerseenheden die via een of meer doorlopende machtigingen kunnen overgaan tot het vernietigen van archiefbescheiden, bedraagt 29 (bijlage 7). Inspectie behoeft steeds minder tijd te besteden aan het assisteren van een beheerseenheid bij het samenstellen van een complete lijst met volledige, duidelijke omschrijvingen van de te vernietigen archiefbescheiden. Steeds meer beheerseenheden voldoen, als gevolg van goede voorlichting hierover, bij de aanvraag voor een machtiging tot vernietiging direct aan de gestelde eisen, hetgeen een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert. Geregeld moeten beheerseenheden erop gewezen worden om geen achterstanden te laten ontstaan in het vernietigen van bestanden die daarvoor in aanmerking komen; ook heeft Inspectie wederom een aantal malen bestanden aangetroffen die allang vernietigd hadden moeten worden. Archiefwettelijk is gedetailleerd voorgeschreven welke informatie na welke termijn voor vernietiging in aanmerking komt. Maar het kan voorkomen dat informatie alsnog als blijvend te bewaren wordt aangemerkt omdat het (cultuur)historisch belang ervan hiertoe aanleiding geeft. Dat is bijvoorbeeld het geval met een steekproef uit de behandeldossiers van kinderen, die door het Gemeentelijk Pedologisch Instituut worden gevormd. Deze steekproef uit in principe op termijn te vernietigen dossiers wordt alsnog 14

15 blijvend bewaard omdat deze stukken licht werpen op de wijze van behandeling ván, en visie óp de kinderen door de tijd heen. Overbrenging Permanent te bewaren archiefbescheiden worden na twintig, maar niet later dan na dertig jaar overgebracht naar het Gemeentearchief. Na overbrenging zijn zij openbaar en door een ieder kosteloos te raadplegen, tenzij er voor een bepaalde periode beperkingen aan de openbaarheid zijn gesteld. Inspectie begeleidt het proces van overbrenging. Dit loopt vanaf het moment dat een beheerseenheid, of Inspectie zelf, aangeeft dat archiefbescheiden overgebracht dienen te worden tot en met het moment van daadwerkelijke overbrenging. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de staat waarin de archiefbescheiden zich bevinden (zij moeten bij overbrenging materieel goed verzorgd zijn, en geordend en toegankelijk zijn) en de zo nodig te stellen beperkingen aan de openbaarheid. In 2003 hebben 9 (voormalige) beheerseenheden gemeentelijke archiefbescheiden overgebracht (zie bijlage 8). De omvang van de overgebrachte archiefbescheiden bedraagt ongeveer 31,5 strekkende meter. Een oorzaak dat in verslagjaar een naar verhouding zeer klein aantal strekkende meters archief is overgebracht ligt wederom in het sinds enkele jaren strakker hanteren van de regels die bij overbrenging gesteld worden. Dit betekent dat een beheerseenheid in veel gevallen nog een archiefbewerking moet uitvoeren, hetgeen tot stagnatie in de overbrenging leidt. Een aantal overbrengingstrajecten is in 2003 in gang gezet, een aantal andere liep reeds. Eind 2003 is duidelijk geworden dat in de loop van 2004 enkele zeer omvangrijke bestanden zullen worden overgebracht. Het gaat onder andere om de archieven van de voormalige Gemeentesecretarie (ongeveer ) en om archiefbescheiden van de Sociale Dienst Amsterdam (ongeveer ). 15

16 Bijlage 1: incidentele contactbezoeken (dit zijn alle bezoeken m.u.v. de in bijlage 2 genoemde): ACAM (2x) Adviesraden minderheden Amsterdams mei comité (2x) Bestuursdienst (3x) Bestuursdienst (BIA) Bestuursdienst (BTW-Compensatiefonds) Brandweer Amsterdam (2x) Emancipatie Advies Raad Facilitair Bedrijf Amsterdam (2x) GCEI GEAM (3x) Gemeentelijk Allochtonenoverleg Gemeentelijk Vrouwenoverleg Gemeentevervoerbedrijf (Hoofdkantoor) Gemeentevervoerbedrijf (Metro) GG&GD Havenbedrijf, Gemeentelijk Ingenieursbureau Amsterdam Milieu en Bouwtoezicht, Dienst (2x) OMEGAM (5x) Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Projectbureau Jaar 2000 ProjectManagementBureau Register Amsterdam Sociale Dienst Amsterdam (2x) Stads-bank van lening Stadsdeel Amsterdam Noord (3x) Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid Stadsdeel Bos en Lommer Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel ZuiderAmstel Stadsdrukkerij Waterleidingbedrijf Wonen, Dienst WSBZ, Dienst Bijlage 2: inspectiebezoeken; overzicht waardering van DIV-situatie bij in 2003 bezochte beheerseenheden Beheerseenheid Naar de situatie op: Organisatorisch Beheer Papieren archief dynamisch Beheer digitaal archief Beheer papieren archief semistatisch Archiefruimte(n) Totaal ACAM , ,5 7 Afval Energie Bedrijf ,5 5,5 5,5 4,5 6,5 5,5 Amsterdam Beheer, ,5 6,5 4,5 4 5,5 Dienst Belastingen, Dienst ,5 5,5 7 6 Bestuursdienst, Bureau Informatisering Amsterdam Bestuursdienst, Bureau Integriteit (zie noot bij Bestuursdienst, Bureau Informatisering Amsterdam) Bestuursdienst (Bureau Informatisering Amsterdam, Bureau Integriteit, Bureau Screenings- en bewakingsaanpak): de situatie bij deze onderdelen van de Bestuursdienst is middels een rapportage in kaart gebracht maar niet gewaardeerd. 16

17 Beheerseenheid Bestuursdienst, Bureau Screeningsen bewakingsaanpak (zie noot bij Bestuursdienst, Bureau Informatisering Amsterdam) Binnenwaterbeheer, Dienst Naar de situatie op: Organisatorisch Beheer Papieren archief dynamisch Beheer digitaal archief Beheer papieren archief semistatisch Archiefruimte(n) Totaal ,5 6 5 P.M. 2 5,5 Brandweer Amsterdam ,5 6, ,5 Gemeentearchief ,5 7 6,5 7 6,5 Amsterdam Havenbedrijf, ,5 6,5 5 8,5 6,5 Gemeentelijk Ingenieursbureau ,5 4 5 P.M. 3 5 Amsterdam Marktwezen, Dienst ,5 5, Milieu en , ,5 5 Bouwtoezicht, Dienst Musea voor Moderne ,5 5 6,5 6 Kunst, Dienst Ombudsman, ,5 7,5 7 5,5 P.M. 4 6 Gemeentelijke Onderzoek en ,5 5,5 4 4,5 5,5 5 Statistiek, Dienst Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam (v/h Grondbedrijf) ,5 6 Politieregio Amsterdam - Amstelland ,5 8 6,5 7,5 7 Project Management ,5 6,5 6,5 Bureau Register Amsterdam ,5 7,5 6,5 6,5 9 7,5 Rokin Groep ,5 5 4,5 5,5 5 Stadsdeel Amsterdam ,5 6,5 Oud Zuid Stadsdeel ,5 7 5,5 6 6 Amsterdam-Centrum Stadsdeel Bos en , ,5 Lommer Stadsdeel De Baarsjes , ,5 6,5 4,5 Stadsdeel Osdorp ,5 8,5 5, De archiefruimte werd niet geïnspecteerd en gewaardeerd. Dit werd niet zinvol geacht omdat Binnenwaterbeheer binnen afzienbare tijd zou gaan verhuizen. De totaalwaardering is voorlopig. 3 Ingenieursbureau Amsterdam heeft nog geen ruimte aangewezen als archiefruimte. Dit punt is daarom als P.M. opgenomen. De totaalwaardering is voorlopig. 4 De Gemeentelijke Ombudsman: heeft nog geen ruimte aangewezen als archiefruimte. Dit punt is daarom als P.M. opgenomen. De totaalwaardering is voorlopig. 17

18 Beheerseenheid Naar de situatie op: Organisatorisch Beheer Papieren archief dynamisch Beheer digitaal archief Beheer papieren archief semistatisch Archiefruimte(n) Totaal Stadsdeel Oud-West ,5 5,5 4,5 6,5 5,5 Stadsdeel Slotervaart ,5 8, / Overtoomse Veld Stadsdeel Westerpark ,5 3 5 Stadsdeel Zuidoost ,5 7 7,5 5,5 4,5 6 Stadsschouwburg , Stadstoezicht, Dienst ,5 6 4,5 7 6 Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA Waterleidingbedrijf ; archiefruimte: ,5 5 5,5 5 5,5 5, ,5 Wonen, Dienst ,5 7 5,5 P.M. 5 6,5 Bijlage 3: bemoeienis met reorganisaties, taakoverdrachten, privatiseringen e.d.: Adviesraden minderheden Emancipatie Advies Raad Bogt/Westerbeer, Ouderencentrum De GCEI Gemeentelijk Vrouwenoverleg Gemeentelijk Allochtonenoverleg Ingenieursbureau Amsterdam GEAM OMEGAM Schiphol, Luchthaven Stadsdrukkerij Stadsschouwburg Stedelijk Museum WSBZ, Dienst Bijlage 4: positief advies goedkeuring archiefruimten: Register Amsterdam (2 ruimten) Stadsdeel Amsterdam-Noord Bijlage 5: bemoeienis met vervanging van archiefbescheiden: Gemeentebelastingen Gemeentevervoerbedrijf Metro Gemeentewaterleidingen Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Register Amsterdam Sociale Dienst Amsterdam Stadsdeel Slotervaart/Overtoomse Veld Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel Zuidoost Bijlage 6: (Voormalige) beheerseenheden die archiefbescheiden hebben vernietigd volgens incidentele machtiging: 5 Dienst Wonen heeft nog geen ruimte aangewezen als archiefruimte. Dit punt is daarom als P.M. opgenomen. De totaalwaardering is voorlopig. 18

19 ACAM Amsterdam Beheer, Dienst Amsterdams 4+5 mei comité Binnenwaterbeheer Amsterdam Belastingen, Dienst Brandweer Amsterdam Bestuursdienst Amsterdam (via Facilitair Bedrijf Amsterdam) Gemeentearchief Amsterdam Gemeentevervoerbedrijf GG&GD Maatschappelijke Ontwikkeling, Dienst Maatwerk Amsterdam Marktwezen, Dienst / Food Center Amsterdam Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Ouderencentrum De Bogt/Westerbeer Politieregio Amsterdam/Amstelland Register Amsterdam Ruimtelijke Ordening, Dienst Samuel Sarphati Stichting, Dr. Schoonheidscommissie Sociale Dienst Amsterdam Stads-bank van lening Stadsdeel Amsterdam-Centrum Stadsdeel Amsterdam Noord Stadsdeel De Baarsjes Stadsdeel Geuzenveld/Slotermeer Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer (De Nieuwe Ooster) Stadsdeel ZuiderAmstel Stadstoezicht, Dienst Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA Waterbeheer en Riolering, Dienst Waterleidingbedrijf Wonen, Dienst Bijlage 7: (Voormalige) beheerseenheden die archiefbescheiden kunnen vernietigen op basis van een doorlopende machtiging: ACAM Amsterdam Beheer, Dienst Bestuursdienst Amsterdam Binnenwaterbeheer, Dienst Centrale Post Ambulancevervoer Gemeentearchief Amsterdam Gemeentevervoerbedrijf (hoofdkantoor en Metro) GG&GD Maatschappelijke Ontwikkeling, Dienst Milieu en Bouwtoezicht, Dienst Onderzoek en Statistiek, Dienst Ouderencentrum De Bogt/Westerbeer Politieregio Amsterdam/Amstelland ProjectManagementBureau Register Amsterdam Ruimtelijke Ordening, Dienst Stadsdeel Amsterdam Noord Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid Stadsdeel Amsterdam-Centrum Stadsdeel De Baarsjes Stadsdeel Geuzenveld/Slotermeer Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer (inclusief Nieuwe Ooster Begraafplaats) Stadsdeel Oud West Stadsdeel Westerpark Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel ZuiderAmstel Stadsdeel Zuidoost Waterleidingbedrijf Wonen, Dienst 19

20 Bijlage 8: Beheerseenheden, instanties, personen die archiefbescheiden hebben overgebracht Naam overbrenger Naam en looptijd archief Strekkende meter Dr. Samuel Sarphatistichting Dr. Sarphatihuis, (1960) Register Amsterdam Geboorteregisters Burgerlijke Stand gemeente 0,75 Amsterdam, 1902 Dienst Wonen Archief van de Gemeentelijke Dienst 5,5 Volkshuisvesting, fotoarchief (eerste afdrukken), Stadsdeel Bos en Lommer Videoband betreffende architectuuronderzoek stadsdeel Bos en Lommer, ,05 (1 videoband) GVB Archief van het Gemeentevervoerbedrijf, , (tweede aanvulling) Commissie voor Welstand en Aanvulling archief Schoonheidscommissie, 3,25 Monumenten Politieregio Amsterdam- Amstelland Aanvulling fotoarchief Gemeentepolitie Amsterdam, [ ] 0,63 (14 foto s; 40x50) Amsterdams 4+5 mei comité Aanvulling archief Amsterdams 4+5 mei 1,25 comité, (1995) Waterleidingbedrijf Aanvulling archief Gemeentewaterleidingen, (1917) ,38 20