INSPECTIEVERSLAG 2004

Transcriptie

1 TOEZICHT OP HET INFORMATIEBEHEER VAN DE GEMEENTE AMSTERDAM INSPECTIEVERSLAG 2004 VERSLAG VAN DE GEMEENTEARCHIVARIS AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN AMSTERDAM OP GROND VAN ARTIKEL 16 VAN DE ARCHIEFVERORDENING 1997

2 2

3 Samenvatting en conclusie De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het informatiebeheer bij de diensten, bedrijven en stadsdelen ( inspectie ). Het gaat om alle digitale en niet-digitale ( analoge ) informatie aangaande de gemeentelijke taken en verantwoordelijkheden. De neerslag van die informatie vormt het. Dit verslag geeft aan, in hoeverre concern Amsterdam in 2004 zorgvuldig met het beheer van zijn informatie is omgegaan. Op de volgende bladzijden wordt een gedetailleerd verslag gegeven van de bevindingen ten aanzien van het informatiebeheer van de verschillende organisatie-onderdelen. Wij toetsten op: 1. de organisatie rond het informatiebeheer 2. het beheer van het dynamisch niet-digitaal : - de informatie die voor de lopende zaken gebruikt wordt 3. het beheer van het semi-statisch niet-digitaal : - de wat oudere informatie die desalniettemin nog nodig kan zijn in het kader van verantwoording en bedrijfsvoering en over het algemeen wat meer op de achtergrond beschikbaar wordt gehouden in de ruimte van de organisatie. 4. het beheer van het digitaal : - zowel dynamisch als semi-statisch in digitale vorm 5. de ruimten: - de ruimten in de organisaties waarin het semi-statisch wordt bewaard en beheerd Het jaar 2004 overziend mag geconcludeerd worden dat de reguliere inspecties, gecombineerd met de incidentele adviezen en alle overige acties, resultaat afwerpen. In rapportcijfers weergegeven zijn de resultaten over de hele stad gemiddeld: Periode Organisatorisch dynamisch nietdigitaal Inspectieronde 2004 Inspectieronde semistatisch nietdigitaal digitaal Archiefruimten Totaal 6,3 6,6 6,8 5,3 7,1 6,4 5,6 6,1 6,3 4,9 6,5 5,9 Vooral het beheer en behoud van digitale informatie blijft een punt van grote zorg. Dat dit zeker niet alleen een verantwoordelijkheid is van medewerkers ICT, maar in feite van alle medewerkers die zich met informatie bezighouden, begint goed door te dringen, maar dat wil niet direct zeggen dat het beheer van informatie in digitale vorm nu probleemloos verloopt. Overigens staat Amsterdam niet alleen, als het gaat om deze uitdaging. In januari jl. verscheen het rapport Een dementerende overheid? De risico s van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid waarin de Rijksinspectie op precies hetzelfde punt haar grote zorg uitsprak. Daartegenover staat weer, dat op het punt van een verantwoorde huisvesting van papieren dossiers duidelijk vooruitgang is geboekt. Een aantal ruimten is door uw college goedgekeurd, aan veel andere worden momenteel verbeteringen aangebracht. 3

4 Het bewustzijn dat een organisatie, en zeker ook concern Amsterdam als geheel, haar informatiebeheer op orde moet hebben en beleid ten aanzien hiervan moet ontwikkelen én vastleggen is in het algemeen sterk gegroeid de laatste jaren. Veel organisaties maakten het afgelopen jaar serieuzer werk van hun informatiebeheer en bovendien werden door uw college de nodige belangrijke acties in gang gezet om te komen tot standaardisatie van ICT-systemen die een rol spelen in het informatiebeheer. Door deze waardevolle standaardisatie-acties zal het niet alleen mogelijk zijn om op korte termijn gezamenlijk op te trekken en zgn. quick wins te behalen, maar ook voor de toekomst zal de som van de gemeentelijke organisatie-onderdelen blijken méér te zijn dan de delen. Een positieve krachtenbundeling op het gebied van de documentaire informatievoorziening is hiermee in gang gezet. 4

5 Inhoudsopgave Inleiding 7 Personele bezetting 9 Inspectiebeleid 9 Toezicht op het informatiebeheer van de Politieregio Amsterdam-Amstelland 10 Documentair structuurplan 10 Bedrijfsvoering: Bestuursdienst Amsterdam, Toets- en Adviesteams, Integrale Meting Bedrijfsvoering 10 Contact met de provinciale inspectie 11 Digitaal vastgelegde informatie 11 Werkverband gemeentelijke inspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke inspecteurs in Noord-Holland 12 Activiteiten 13 - Voorlichting, workshop 13 - Adviezen, incidentele contactbezoeken 14 - Inspectiebezoeken, waardering DIV-situatie bij beheerseenheden 15 - Reorganisaties, privatiseringen e.d Bouw- en Woningtoezichtdossiers 16 - Archiefruimten 16 - Vervanging 17 - Selectie en vernietiging 17 - Overbrenging 17 - Bijlagen 19 5

6 6

7 Inleiding Aan burgemeester en wethouders van Amsterdam Informatiebeheer, het is een wat diffuus begrip. Want wat bedoelen we met informatie? En wat is beheer? Veelal hebben mensen hierbij een beeld van computersystemen, databanken, en informatieverwerking over de digitale snelweg. Opvallend is dat de vorm waarin de informatie is gegoten en het informatiemedium vaak veel meer in het oog springen dan de inhoud van de informatie. Wat overigens niet zo raar is in een samenleving met een zo spectaculaire groei van digitale communicatiemiddelen als de onze. Een samenleving ook die steeds meer lijkt te communiceren via beelden en plaatjes, en steeds minder in woord en geschrift. Toch is de inhoud, de boodschap van de informatie, in welke vorm (papier, digitaal, tekst, beeld, geluid, ) dan ook, de kern. Onze gemeente kent een nauwelijks te tellen aantal taken en verantwoordelijkheden, uitmondend in evenzovele handelingen. Aan elke handeling zit informatie vast, informatie die bijna als vanzelf ontstaat, in de vorm van inkomende stukken, interne stukken en (kopieën van) verzonden stukken. Die informatie moet zodanig beheerd worden dat ze gedurende de tijd dat ze nog nodig is zonder veel moeite terug te vinden is in originele (rechtskracht!) vorm. Het moge duidelijk zijn, waarom. Zonder goede informatievoorziening is nauwelijks adequate bedrijfsvoering mogelijk. Ook kan de gemeente zich niet of niet volledig verantwoorden voor het eigen handelen, zijn de rechten en plichten van haarzelf én van burgers en bedrijven niet goed kenbaar, en worden risico s gelopen ingeval van juridische procedures. Tenslotte, en dat heeft zoals u zult begrijpen mijn speciale belangstelling: als de dossiervorming in het heden gebrekkig verloopt zullen we in de toekomst het verleden niet meer kunnen kennen, althans niet uit de primaire bron: het van de gemeente zelf. Het toezicht op het informatiebeheer bij alle beheerseenheden (de stadsdelen, diensten, bedrijven en de overige zelfstandige organisatieonderdelen van onze gemeente) is een wettelijke taak van de gemeentearchivaris. Dit verslag handelt enerzijds over de wijze waarop ik de uitvoering van dit toezicht heb ingevuld. Anderzijds geeft het een beeld van de stand van zaken van het informatiebeheer gemeentebreed. Ook dit jaar is weer gebleken dat toezicht op het informatiebeheer hard nodig is. Mijn inspecteurs hebben de laatste jaren de situatie bij alle beheerseenheden in kaart gebracht en hierover gerapporteerd, alsmede duidelijk aangegeven op welke punten tekortkomingen zijn geconstateerd. Voor veel beheerseenheden is dit aanleiding geweest om deze tekortkomingen, al was het maar gedeeltelijk, uit de wereld te helpen. In een enkel geval is de situatie zelfs beduidend verbeterd. In het algemeen geldt dat het besef, niet alleen bij de uitvoerders maar vooral ook op managementteamniveau, dat een goede informatievoorziening aan de basis staat van het in alle opzichten goed functioneren van een organisatie, een sterke groei doormaakt. Dit sluit naadloos aan bij de synergiegedachte. In 2004 is de samenwerking met de Bestuursdienst Amsterdam voortgezet. Inspectie is betrokken bij de totstandkoming van belangrijke beleidsdocumenten zoals rekening, begroting en jaarplannen, alsmede de bedrijfsvoeringsverklaring, heeft inbreng in de toets- en adviesteams en neemt deel aan integrale metingen bedrijfsvoering. Informatievoorziening en -beheer is geen op zichzelf staande discipline maar was altijd al en dat wordt steeds sterker onderkend verweven met een organisatie, zoals een hart- en vaatstelsel met een menselijk lichaam. Ik wens u een leerzame lezing van dit verslag toe. Dr. J.E.A. Boomgaard, Gemeentearchivaris van Amsterdam 7

8 8

9 Personele bezetting In 2004 werden de inspectiewerkzaamheden uitgevoerd door twee full-time inspecteurs. De inspecteurs waren werkzaam bij de sectie Verwerving en Inspectie van de afdeling Verwerving en Concerndiensten van het Gemeente Amsterdam. Behalve het rapporteren aan de gemeentearchivaris, aan de hoofden van de beheerseenheden en uiteindelijk aan burgemeester en wethouders over de situatie op het terrein van de documentaire informatievoorziening (DIV), hielden de werkzaamheden onder meer in: het geven van voorlichting in het algemeen en het gevraagd en ongevraagd uitbrengen van adviezen; het erop toezien dat beheerseenheden conform de regelgeving tot vernietiging van informatie overgaan en dat zij bescheiden tijdig overbrengen naar het Gemeente Amsterdam, inclusief de inhoudelijke begeleiding hiervan. Verder hielden ze zich bezig met beleidsontwikkeling en consolidering op het vakgebied, met name ten aanzien van het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie. Behalve door de inspecteurs werden tevens inspectiewerkzaamheden uitgevoerd door het afdelingshoofd Verwerving en Concerndiensten en de seniorprojectmedewerker digitalisering bouwen woningtoezichtdossiers van het Gemeente Amsterdam. Inspectiebeleid Per 1 september 2002 werkt Inspectie volgens een duidelijk vooraf geformuleerd en gecommuniceerd beleid. Dat is mogelijk gemaakt door nieuwe wet- en regelgeving met veel concretere voorschriften dan voorheen het geval was. In het algemeen is het beleid gericht op het stimuleren en realiseren van daadwerkelijke verbetering van het informatieen beheer van de gemeentelijke organisatieonderdelen. Het is niet genoeg om alleen te constateren dat een situatie voor verbetering vatbaar is en in welke opzichten. Een hoofd van een diensttak moet, als eerstverantwoordelijke voor het beheer van de informatie, vervolgens ook overtuigd worden van de noodzaak om maatregelen te nemen. De DIV-situatie moet voor Inspectie per diensttak inzichtelijk zijn, er moet overzicht zijn en het moet mogelijk zijn om de diensttakken in de tijd met elkaar te kunnen vergelijken qua stand van zaken. Uiteindelijk gaat het erom, de DIVsituatie binnen alle gemeentelijke beheerseenheden transparant te maken. Concreet heeft dit geleid tot de volgende wijze van toezicht houden: - alle gemeentelijke beheerseenheden worden eens per anderhalf jaar beoordeeld op de kwaliteit van de DIV. Dit gebeurt aan de hand van een rapportage die op basis van informatie die de beheerseenheid zelf mondeling en schriftelijk heeft verstrekt, wordt opgesteld. De rapportage en beoordeling worden gezonden naar het hoofd van de beheerseenheid. De beoordeling geschiedt door middel van rapportcijfers en betreft vijf DIVhoofdaspecten en een eindbeoordeling. De beoordeling wordt opgenomen in een vergelijkend overzicht, dat deel uitmaakt van het inspectieverslag aan burgemeester en wethouders; - aan de beoordeelde beheerseenheden wordt gevraagd om op korte termijn op de rapportage en de beoordeling te reageren, en aan te geven wanneer en hoe, zo nodig, de geconstateerde tekortkomingen zullen worden aangepakt. In voorkomende gevallen, zoals een beoordeling met drie of meer onvoldoendes, of niet reageren op rapportage/beoordeling, zal overleg plaats vinden op directeursniveau. In laatste instantie worden burgemeester en wethouders, als wettelijk zorgdrager voor het beheer, in kennis gesteld. In de periode september 2002 tot maart 2004 zijn nagenoeg alle beheerseenheden bezocht, hetgeen heeft geresulteerd in rapportages en waarderingen. Omdat het de eerste keer was dat inspecties werden uitgevoerd aan de hand van de nieuwe wet- en regelgeving hadden deze het karakter van een nulmeting. Na deze ronde is vanaf maart 2004 met een nieuwe inspectieronde begonnen, die naar verwachting tot eind 2005 zal duren. De werkwijze, die schriftelijk aan alle hoofden van de 9

10 beheerseenheden is meegedeeld, is niet fundamenteel anders. Wél gaat Inspectie nu nadrukkelijk uit van de situatie zoals die tijdens het vorige inspectiebezoek werd aangetroffen, in concreto: wat is er gedaan aan de geconstateerde tekortkomingen? Ook worden kleine steekproeven genomen om de praktijksituatie zelf in ogenschouw te kunnen nemen. Toezicht op het informatiebeheer van de Politieregio Amsterdam-Amstelland Voor de Politieregio Amsterdam-Amstelland geldt regelgeving overeenkomstig die welke voor de gemeentelijke beheerseenheden geldt. De Politieregio wordt door Inspectie beschouwd als ware zij een beheerseenheid van de gemeente Amsterdam. Daarom gaat dit verslag mede de Politieregio aan. Daarnaast doet Inspectie jaarlijks in een aparte rapportage verslag aan de korpsbeheerder en de korpschef. Documentair structuurplan De ministeriële Regeling geordende en toegankelijke staat bescheiden bepaalt dat overheidsorganisaties over een documentair structuurplan (DSP) moeten beschikken. Een dergelijk plan dient als beleids- en beheersinstrument om de DIV binnen een organisatie in goede banen te leiden. In de praktijk hebben de meeste beheerseenheden weliswaar beleid vastgesteld ten aanzien van de DIV, maar Inspectie constateerde de afgelopen jaren veelvuldig dat beheerseenheden daarin niet alle noodzakelijke elementen hadden meegenomen, laat staan dat de samenhang tussen die elementen duidelijk was. Inspectie heeft daarom in 2003 een leidraad vervaardigd voor het opstellen van een DSP. Onderdeel van deze leidraad is een model-dsp, toegesneden op de Amsterdamse situatie. Het merendeel van de beheerseenheden die in 2004 daadwerkelijk een DSP hebben vastgesteld of daarmee begonnen zijn maakt gebruik van de leidraad en het model-dsp. Bedrijfsvoering: Bestuursdienst Amsterdam, Toets- en Adviesteams, Integrale Meting Bedrijfsvoering Inspectie heeft te maken met alle gemeentelijke beheerseenheden. Een goed informatie- en beheer is van doorslaggevend belang voor de bedrijfsvoering van een beheerseenheid. Gezien dit belang blijft het Gemeente Amsterdam erop gericht om zijn inbreng te vergroten waar het de inspanningen betreft die de Bestuursdienst Amsterdam zich getroost op het gebied van de verbetering van de bedrijfsvoering. Inspectie heeft op verzoek van de Bestuursdienst Amsterdam de zogenoemde concernnormen geformuleerd op het gebied van de documentaire informatievoorziening. Door contacten met de Toets- en Adviesteams en door gerichte informatie en vraagstellingen op te nemen in de gemeentebrede beleidsstukken versterkt Inspectie haar greep op de materie. Dat werpt zijn vruchten af, gezien de groeiende aandacht op MT-niveau die Inspectie constateert. Inspectie is vanaf 2003 betrokken bij de ontwikkeling van een door de Bestuursdienst Amsterdam gelanceerd instrument om de bedrijfsvoering van een beheerseenheid meer of minder compleet door te lichten: Integrale Meting Bedrijfsvoering (IMB). In 2004 is een IMB uitgevoerd bij Ingenieursbureau Amsterdam, waarin Inspectie een rol heeft gespeeld. Ook aan de ontwikkeling van de Bedrijfsvoeringsverklaring heeft Inspectie haar steentje bijgedragen. De bedrijfsvoeringsverklaring, die uiteraard mede de documentaire informatievoorziening betreft, is een verklaring die alle diensten en bedrijven verplicht zijn jaarlijks af te geven in het kader van de planning- en controlcyclus. De IMB zal volgens voorstel eenmaal per vier jaar bij alle diensten en bedrijven worden uitgevoerd en zal dan dienen als toetsing in de praktijk van hetgeen een dienst of bedrijf in een of meer bedrijfsvoeringsverklaringen heeft opgenomen. 10

11 Contact met de provinciale inspectie De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte bescheiden van de gemeente Amsterdam (ambtelijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door Inspectie. Evenzo zijn gedeputeerde staten belast met het toezicht op de aan uw college opgedragen zorg voor de bescheiden van de gemeente (bestuurlijke verantwoordelijkheid), uitgevoerd door de provinciale inspectie. Als uitvloeisel daarvan overlegt de provinciale inspecteur geregeld met Inspectie. Afgesproken is dat er halfjaarlijks overleg plaats vindt. In 2004 is die afspraak gevolgd. Daarnaast vindt tenminste enkele keren per maand, maar vaak meer, uitwisseling van informatie plaats en afstemming op het gebied van uitleg van de wet- en regelgeving. Bijzonder punt van aandacht bleven de ruimten van de gemeentelijke beheerseenheden. Beide inspecties hebben vanaf 2002 een aantal ruimten gezamenlijk geïnspecteerd. Dit gezamenlijk opereren was vooral ingegeven door efficiency-overwegingen (streven naar eenduidige uitleg van de nieuwe regelgeving). De samenwerking op dit punt werd in 2004 voortgezet. Digitaal vastgelegde informatie Evenals in de verslagen over de voorgaande jaren moet wederom opgemerkt worden dat over het beheer en (duurzame) behoud van digitaal vastgelegde informatie, ook onder medewerkers DIV, in het algemeen nog veel onduidelijkheden en gebrek aan kennis bestaan. Inspectie hecht er veel belang aan dat DIV- medewerkers van de beheerseenheden structureel samenwerken met hun ICTcollega s en schenkt hieraan de nodige aandacht tijdens inspectiebezoeken. De gemeentearchivaris is mede met het oog op deze problematiek voorzitter van de gemeentebrede Stuurgroep Digitaal Informatiebeheer. Gemeente Amsterdam is betrokken bij de voorbereiding van het Statuut voor de Informatievoorziening, voorlopige versie, oktober 2004, dat door uw college is vastgesteld d.d. 9 november Dit document is in weerwil van zijn naam vooral een statuut voor de digitale informatievoorziening, maar effent als zodanig wél de weg naar een zo helder en compleet mogelijk pakket interne regelgeving voor de informatievoorziening in digitale én analoge (vooral: papieren) vorm. Een uitwerking van dit statuut is voorzien in Voorlopig geldt dat voor sommige van de door de digitale mogelijkheden ontstane problemen nog geen blijvende oplossingen gevonden zullen worden. Steeds meer informatie wordt digitaal vastgelegd, geraadpleegd en verwerkt. Hoe is te garanderen dat deze informatie, indien langdurig of zelfs blijvend te bewaren, duurzaam kan worden opgeslagen? Hoe staat het met de rechtsgeldigheid (integriteit en authenticiteit) van dergelijke informatie? En is de informatie toegankelijk genoeg? De Regeling duurzaamheid bescheiden en de Regeling geordende en toegankelijke staat bescheiden geven weliswaar gedetailleerde voorschriften maar lijken intussen deels alweer door de ontwikkelingen ingehaald; een evaluatie van deze ministeriële regelgeving zal in 2005 haar beslag krijgen, waarbij Gemeente Amsterdam een actieve rol zal gaan spelen. Veel beheerseenheden hebben nog geen, of alleen een aarzelend, begin gemaakt met het samenstellen en bijhouden van een overzicht van bestanden met digitale bescheiden. Complete overzichten, op basis waarvan dergelijke bestanden ook daadwerkelijk volledig beheerd kunnen worden, levert dat meestal nog niet op omdat niet alle noodzakelijke beheersgegevens over die bestanden geregistreerd worden. Ook is veelal ten aanzien van digitaal beheer zo weinig geregeld in procedures, richtlijnen en dergelijke, dat een duurzame bewaring en goede toegankelijkheid van de informatie verre van gewaarborgd zijn. Een aspect waarop Inspectie met grote regelmaat de aandacht blijft vestigen, met als resultaat dat naar verhouding meer beheerseenheden dan in 2003 het geval was, zijn begonnen met het 11

12 samenstellen van overzichten en het vaststellen van procedures en verantwoordelijkheden. Het beleid van het Gemeente Amsterdam richt zich op het verzamelen én verspreiden van kennis over het beheer en behoud van digitale archieven. Hiertoe is de website gecreëerd, waarbij Gemeente Amsterdam samenwerkt met DIVA, de erfgoedkoepel voor de documentaire informatievoorziening en het wezen. Binnen het Gemeente Amsterdam krijgt het beheer en behoud van digitaal vastgelegde informatie veel aandacht. Het Gemeente Amsterdam is tenslotte de bewaarplaats voor alle blijvend te bewaren bescheiden van de gemeente Amsterdam, óók de digitale. Het leidt geen twijfel dat in de nabije toekomst steeds meer archieven in hun oorspronkelijke, digitale vorm zullen worden overgebracht. Inspectie is vertegenwoordigd in de interne produktgroep digitaal depot die zich onder andere met beleidsontwikkeling bezig houdt. Het gaat dan om het ontwikkelen van standaarden voor digitale opslag voor zulke diverse soorten bestanden als tekstbestanden, beeldmateriaal (Beeldbank!) en bouwtekeningen, maar ook voor websites. Ook het ontwikkelen van procedures voor de overbrenging en voor de verwerving van digitaal materiaal is een belangrijk agendapunt. Websites vormen een bijzondere categorie bescheiden. Zij zijn als het ware het uithangbord van een organisatie, vormen als zodanig een belangrijk nieuw communicatiemiddel en komen zeker (deels) voor blijvende bewaring in aanmerking. Inspectie heeft een bijdrage geleverd aan een interne beleidsnotitie over de archivering van websites, die een gevolg zal krijgen in de vaststelling van concrete richtlijnen op dit terrein. Inspectie heeft een wezenlijke bijdrage geleverd aan een door de sectie Advisering en Ondersteuning van het Gemeente Amsterdam opgestelde notitie, waarin de gehele met digitaal informatiebeheer samenhangende problematiek in kaart wordt gebracht. Het gaat om de notitie Andreas en digitale archivering. Andreas behelst de digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingstraject op centraal niveau en zal vanaf 18 april 2005 operationeel zijn. Andreas zal gebruik maken van het document management systeem Documentum. Andreas en Documentum zijn ook behandeld in de Stuurgroep Digitaal Informatiebeheer. De directeuren van de diensten en bedrijven hebben zich in principe uitgesproken voor aanschaf en ingebruikname van Documentum als document management systeem binnen hun organisatie. Werkverband gemeentelijke inspecteurs; bijeenkomsten van gemeentelijke inspecteurs in Noord-Holland Inspectie is lid van het Werkverband gemeentelijke inspecteurs (WGA), een landelijk orgaan dat is opgericht als platform voor de uitwisseling van kennis en het ontwikkelen van beleid op het vakgebied (gemeentelijke) inspectie. Het WGA vergadert twee maal per jaar. Van de kennis die binnen het Werkverband verzameld en ontwikkeld wordt en waaraan door Inspectie actief wordt bijgedragen, is al meermalen gebruik gemaakt bij de eigen beleidsontwikkeling, vooral op het punt kwaliteit van inspectie. Verder neemt Inspectie deel aan de bijeenkomsten van gemeentelijke inspecteurs in Noord-Holland die elk halfjaar worden georganiseerd. 12

13 Activiteiten - Voorlichting, workshop Inspectie geeft gevraagd en ongevraagd, schriftelijk en mondeling voorlichting over de diverse aspecten van de documentaire informatievoorziening (DIV). Deze activiteit moet er uiteraard vooral voor zorgen dat het kennisniveau van degenen die belast zijn met de uitvoering van DIV-taken zo hoog mogelijk komt te liggen. Vooral kleinere beheerseenheden (raden, commissies) kunnen onmogelijk DIV-specialisten in hun formatie opnemen. Met name deze beheerseenheden doen geregeld een beroep op Inspectie. Op de website ( onder Concerndiensten Wet- en regelgeving) informeert Inspectie over haar werkzaamheden en over de belangrijkste DIV-aspecten. Hier zijn ook de teksten van de meest relevante wet- en regelgeving te vinden. Inspectie heeft brochures en handleidingen opgesteld over diverse DIV-aspecten. De brochures en handleidingen zijn gepubliceerd op de website. Deze handelen onder andere over beheer bij privatiseringen, reorganisaties, uitbesteding van taken en eisen te stellen aan naar het Gemeente Amsterdam over te brengen bescheiden. Ook zijn hier een model-documentair structuurplan en een handleiding voor het opstellen daarvan te vinden. Verder biedt de website een overzichtslijst van aspecten waarover een beheerseenheid verplicht is contact op te nemen met Inspectie. Het komt geregeld voor dat een beheerseenheid dit verzuimt. Dit punt wordt tijdens alle inspectiebezoeken onder de aandacht gebracht. In voorgaande jaren heeft Inspectie veel werk gemaakt van de bekendmaking van, en kennisoverdracht over nieuwe ministeriële regelgeving (Regeling duurzaamheid bescheiden, Regeling bouw en inrichting ruimten en bewaarplaatsen, Regeling geordende en toegankelijke staat bescheiden). In 2004 besteedde Inspectie wederom veel aandacht aan deze regelgeving, die van wezenlijk belang is omdat ze een concretisering inhouden van het kernbegrip goede, geordende en toegankelijke staat uit de Archiefwet 1995, en als zodanig een duidelijk kader en richtsnoer vormen voor alle informatiebeheerders. De bekendheid met de regelgeving en de kennis daaromtrent bleken bij veel beheerseenheden behoorlijk toegenomen. Op 16 december organiseerde Inspectie in het Gemeente Amsterdam een Workshop Document Management Systemen in de praktijk. De digitalisering van onze werk- en leefomgeving schrijdt voort. Op het gebied van informatiebeheer is een veelheid aan systemen ontwikkeld met evenzovele functionaliteiten, sommige louter voor het vastleggen van informatie over documenten en dossiers, andere met een hele scala aan mogelijkheden, tot en met de opslag van de documenten en dossiers zelf, en nog veel meer Ruim 110 (merendeels DIV-)medewerkers, afkomstig van 35 beheerseenheden of onderdelen daarvan, woonden deze workshop bij. Na een welkomstwoord door de gemeentearchivaris gaf de heer F. Poot van Probus Management & Consultancy een toelichting op het Digiplu Concept zoals dat door Probus en Getronics voor en in samenwerking met de gemeente s Hertogenbosch is ontwikkeld en aldaar in de praktijk werkt. Het Digiplu Concept behelst procesgericht én documentgericht digitaliseren met als doel, door de inzet van ICT de producten dienstverlening te verbeteren. Vooral de integrale aanpak van de informatiehuishouding, ingebed in de organisatie en op basis van ICT, maakte veel indruk: DIV niet als los element binnen de bedrijfsvoering, maar geheel en al als wezenlijk onderdeel van de werkprocessen. Na deze presentatie kwam de schijnwerper te staan op het Amsterdamse Andreasproject (de digitalisering van het bestuurlijke besluitvormingstraject op centraal niveau). De heren W. Dudink en H. Lindeboom (Bestuursdienst Amsterdam) en de heer S. Santokhi (Dienst Ruimtelijke Ordening) verzorgden een inleiding hierop. Deze inleiding maakte in de daaropvolgende 13

14 paneldiscussie, onder leiding van mevrouw C. Schönfeld, afdelingshoofd Verwerving en Concerndiensten van het Gemeente Amsterdam. Tenslotte is bij de informatiestromen die gepaard gaan met het bestuurlijke besluitvormingstraject in de regel meer dan één beheerseenheid betrokken, hetgeen tot grotere complexiteit leidt qua DIVwerkzaamheden. Nadat de presentatoren duidelijk hadden gemaakt dat alle bij Andreas betrokkenen medewerkers in de aanloop naar de operationalisering in april 2005 nog de benodigde informatie zullen krijgen, waaronder scholing, kon deze druk bezochte en gezien de reacties zeer gewaardeerde workshop worden afgesloten. Als een vorm van voorlichting kan ook gezien worden het tweemaal per jaar gehouden overleg tussen de hoofden DIV van de stadsdelen, de managementadviseur DIV van de Bestuursdienst Amsterdam en Inspectie. Dit overleg biedt Inspectie de mogelijkheid om voorlichting te geven en om te polsen aan welke informatie en adviezen behoefte bestaat. Verder worden door deelnemers informatieve voordrachten gehouden en is er uiteraard de gelegenheid om kennis en ervaringen uit te wisselen. - Adviezen, incidentele contactbezoeken Inspectie wordt zeer regelmatig om advies gevraagd. Deze adviezen kunnen alle aspecten van het brede terrein van de documentaire informatievoorziening betreffen. Als daar voldoende aanleiding voor is wordt een beheerseenheid naar aanleiding van een verzoek om advies bezocht om de zaak ter plekke te bespreken; ook komt het voor dat beheerders van een beheerseenheid naar het Gemeente Amsterdam komen voor overleg (zie bijlage 1). Bij zaken van meer complexe aard is een langduriger bemoeienis door Inspectie gewenst en nodig. Het gaat dan onder andere om processen waarbij onderdelen van de gemeente worden opgeheven, gesplitst of samengevoegd, of taken worden overgedragen. Dergelijke zaken hebben vaak verstrekkende gevolgen voor het beheer. Inspectie dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van dergelijke wijzigingen in de (gemeentelijke) organisatie, zoals blijkt uit artikel 15 van de Archiefverordening Inspectie is, op het gebied van de weten regelgeving, de vaste adviseur van de Registratiecommissie (Bestuursdienst Amsterdam, Bureau Informatisering Amsterdam). Ook is, in het kader van de Stijl van Amsterdam, overleg gevoerd over de vaststelling van een Amsterdamse papiernorm. Inspectie heeft daarbij de duurzaamheidseis waaraan papier moet voldoen dat gebruikt wordt voor blijvend te bewaren bescheiden onder de aandacht gebracht. Helaas heeft dit er, gezien het kostenaspect, nog niet toe geleid dat deze eis in de norm is opgenomen. Daarnaast heeft Inspectie voorlichting gegeven aan medewerkers van Concern Inkoop met het oog op de aanbesteding van (de centrale aanschaf van) kopieer- en printpapier. Elke beheerseenheid beheert personeelsdossiers. Daarnaast heeft de gemeente Amsterdam een centraal personeelsen salarissysteem, P-net in gebruik, als opvolger van het systeem GISP. Bij de introductie hiervan heeft Inspectie een adviserende rol gespeeld op het terrein van de vorming en het verdere beheer van personeelsdossiers. Op een voorlichtingsbijeenkomst in juli heeft één van de inspecteurs een presentatie gehouden over dit aspect. Hiermee samenhangend is Inspectie betrokken bij het opstellen van centrale gemeentelijke voorschriften voor het beheer van personeelsdossiers, met name bij overplaatsing van personeel van de ene naar de andere beheerseenheid, en wat betreft de bewaartermijn van (informatie uit) een personeelsdossier. 14

15 - Inspectiebezoeken, waardering DIV-situatie bij beheerseenheden Gedurende het gehele jaar zijn 29 inspectiebezoeken afgelegd, waarvan 24 volgens het per maart 2004 vastgestelde inspectiebeleid. seenheden (of in incidentele gevallen onderdelen daarvan) krijgen een beoordeling op basis van informatie die tijdens een inspectiebezoek wordt verzameld (schriftelijk en mondeling). De beoordeling wordt uitgedrukt in 5 rapportcijfers. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van de beheerseenheden die in 2004 bezocht zijn, met waardering. Ter vergelijking is als bijlage 9 een overzicht toegevoegd van de waardering die aan de DIVsituatie bij de beheerseenheden is toegekend tijdens de gehele vorige inspectieronde, september 2002 tot maart De algemene conclusie die in de inspectieverslagen over 2002 en 2003 werd getrokken, namelijk dat er bij de meeste beheerseenheden nog veel werk aan de winkel is om het informatiebeheer op een bevredigend peil te krijgen, werd door de in verslagjaar afgelegde bezoeken deels nogmaals bevestigd maar kan voor een ander deel worden bijgesteld in positieve zin. Veel beheerseenheden zijn aan de slag gegaan met het opstellen van een documentair structuurplan als beleids- en beheersinstrument voor de DIV. Meer aandacht wordt besteed aan het vastleggen van interne verantwoordelijkheden, het vaststellen van DIV-procedures en het bijbrengen van kennis op die plaatsen binnen een organisatie waar die kennis onontbeerlijk is voor een adequaat informatiebeheer. Volledige overzichten van de nog in behandeling zijnde dossiers (papier en digitaal) ontbreken echter veelal nog. Het beheer van deze dynamische dossiers is meestal een officieuze verantwoordelijkheid van een behandelend ambtenaar of een secretariaat, hetgeen een groot risico inhoudt van voortijdig gegevensverlies door onoordeelkundige (of helemaal geen) dossiervorming. Daartegenover staat dat DIVmedewerkers zich van een aantal zaken veel meer bewust zijn geworden en er steeds meer in slagen om hun leidinggevende(n) en/of managementteam te overtuigen van nut en noodzaak van een goed informatiebeheer. Zo worden bijzondere bestanden (bijvoorbeeld fotobestanden, video s en films, voorlichtingsmateriaal voor de burger), die in veel gevallen ook onder de Archiefwet 1995 vallen als gewone bestanden, vaker dan voorheen bewaard. Ook scoort een aantal beheerseenheden hoger qua beheer van digitaal vastgelegde informatie. Op dit laatste terrein is echter nog een wereld te winnen. - Reorganisaties, privatiseringen e.d. Wijzigingen in een organisatie hebben vrijwel altijd gevolgen voor het (beheer), zeker wanneer hierbij meer beheerseenheden betrokken zijn, bijvoorbeeld bij samenvoeging of overdracht van taken, of wanneer een (deel van een) beheerseenheid extern verzelfstandigd, geprivatiseerd e.d. wordt. In deze gevallen is begeleiding door Inspectie onontbeerlijk. Voorkómen moet worden dat onduidelijkheid ontstaat over de vraag waar bescheiden zich bevinden en wie verantwoordelijk is voor het beheer inclusief de hieraan verbonden kosten, of dat bescheiden verloren gaan voor de gemeente doordat een geprivatiseerde organisatie het tegen wet- en regelgeving in meeneemt. Kortom: informatieverlies. Bijlage 3 geeft een overzicht van beheerseenheden die tijdens een dergelijk proces door Inspectie begeleid zijn. De bemoeienis met een (onderdeel van een) beheerseenheid die buiten de gemeentelijke organisatie is geplaatst (bijvoorbeeld door privatisering of verzelfstandiging) blijft overigens in de meeste gevallen nog geruime tijd voortbestaan, met name wanneer een organisatie voor een bepaalde tijd bescheiden ter beschikking gesteld krijgt. Deze bescheiden blijven onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen. Organisatiewijzigingen binnen de gemeente Amsterdam zijn bepaald geen verschijnsel van de laatste jaren. Om greep te krijgen op de ontwikkeling van de gemeentelijke organisatie door de tijd heen heeft Inspectie in 2003 een 15

16 overzicht opgesteld van alle Amsterdamse gemeentelijke vormers, vanaf 1850 tot heden. Dit overzicht wordt voortdurend aangevuld; uiteraard wordt naar volledigheid gestreefd. Het overzicht is van onschatbare waarde voor een juiste wijze van archiveren, vooral waar het oudere bestanden betreft. Het komt nog regelmatig voor dat dergelijke bestanden als achterstand of oud lijk in de kast binnen beheerseenheden worden aangetroffen. - Bouw- en Woningtoezicht (BWT-)dossiers Gemeente Amsterdam is de trekker van een project dat als doel heeft, de BWT-dossiers enerzijds zo toegankelijk mogelijk te maken voor alle partijen die daarbij belang hebben met inzet van onder andere digitale hulpmiddelen, en anderzijds deze dossiers zodanig te beheren dat de blijvend te bewaren bescheiden die zich hierin bevinden naar het Gemeente Amsterdam kunnen worden overgebracht en zodoende zo veilig mogelijk bewaard kunnen worden. Het voert te ver om hier in details te treden. Het project speelt zich binnen meer dan één dimensie af (zo kent het onder meer organisatorische, juridische, technische en digitaaltechnische aspecten) en door de hieruit voortvloeiende complexiteit vordert het weliswaar langzaam, maar gestaag. In 2004 werkte Gemeente Amsterdam actief samen met vier stadsdelen (Zuidoost, Osdorp, Slotervaart en De Baarsjes). Ook met de overige betrokken beheerseenheden wordt in de komende jaren samenwerking gezocht. - Archiefruimten De in september 2001 in werking getreden Regeling bouw en inrichting ruimten en bewaarplaatsen stelt eisen waaraan een ruimte moet voldoen die bestemd is voor de bewaring van blijvend te bewaren bescheiden in afwachting van hun overbrenging. Archiefruimten dienen volgens wettelijk voorschrift na positief advies van Inspectie goedgekeurd te worden door uw college. Vanaf september 2002 heeft Inspectie de ruimten van vrijwel alle beheerseenheden (opnieuw) geïnspecteerd op basis van deze eisen. Geen enkele ruimte bleek te voldoen, al scoorde het merendeel niet slecht. In alle gevallen heeft Inspectie gerapporteerd over de situatie, hetgeen bij verreweg de meeste beheerseenheden heeft geleid tot een verbetering van de situatie. In het geval dat een beheerseenheid een nieuwe ruimte in gebruik neemt probeert Inspectie in samenspraak met de betrokken beheerseenheid zover te komen dat de ruimte direct bij ingebruikneming aan alle eisen voldoet. Uw college heeft in 2004, na positief advies van Inspectie, vier ruimten goedgekeurd; over één ruimte heeft Inspectie positief geadviseerd, hetgeen zal resulteren in goedkeuring in de loop van 2005 (bijlage 4). Ongeveer tien ruimten voldoen vrijwel aan de eisen; naar verwachting zal Inspectie in 2005 hierover positief kunnen adviseren ten aanzien van de goedkeuring door uw college. De meeste overige ruimten voldoen intussen voor een behoorlijk deel aan de eisen; slechts bij een kleine minderheid is de situatie ver onder de maat. In een enkel geval heeft Inspectie geadviseerd om tot een alternatieve oplossing te komen, zoals bewaring in brand- en inbraakvrije kasten, of door opslagruimte te regelen bij een beheerseenheid die wél over een ruimte beschikt die goedgekeurd is of naar verwachting binnenkort goedgekeurd zal worden. 16

17 Vervanging Vervanging is het op een andere drager overzetten van informatie waarna de oorspronkelijke drager vernietigd wordt. De nieuwe drager met daarop de informatie komt in de plaats van de oude en geldt voortaan als origineel. Voorbeelden zijn het digitaliseren van papieren documenten of het uitdraaien op papier van een oorspronkelijk digitaal document. Voorafgaand aan het nemen van een besluit tot vervanging van informatie moet advies van de gemeentearchivaris worden ingewonnen. Als het om blijvend te bewaren bescheiden gaat is vervanging bovendien pas toegestaan wanneer gedeputeerde staten daarvoor een machtiging hebben verleend. Een niet onbelangrijk detail: gedeputeerde staten verlenen geen machtiging voor de vervanging van niet-digitale bescheiden door digitale exemplaren (in gedigitaliseerde vorm). De reden is dat bij de huidige stand van de techniek van digitale opslag geen garanties kunnen worden gegeven ten aanzien van de houdbaarheid, raadpleegbaarheid en behoud van functionaliteit. In 2004 heeft Inspectie bij 10 beheerseenheden bemoeienis gehad met (de voorbereiding van) een vervanging (zie bijlage 5). - Selectie en vernietiging seenheden mogen alleen bescheiden vernietigen wanneer de gemeentearchivaris een machtiging tot vernietiging heeft verleend. Door deze procedure moet voorkomen worden dat informatie verloren gaat die daarvoor (nog) niet in aanmerking komt. De machtiging kan in twee varianten worden verleend. Naast de vernietiging op basis van een incidentele machtiging kan ook tot vernietiging worden overgegaan via een doorlopende machtiging. Met een dergelijke machtiging mogen de bescheiden waarvoor deze is verleend, direct worden vernietigd, dus zonder voorafgaande toestemming van de gemeentearchivaris. Het spreekt voor zich dat Inspectie een doorlopende machtiging alleen verleent wanneer volkomen duidelijk is om wat voor informatie het gaat. In het verslagjaar hebben 34 beheerseenheden bij elkaar opgeteld ruim 2240 strekkende meter vernietigd op basis van een incidentele machtiging (zie bijlage 6); op grond van een doorlopende machtiging is ruim 1660 strekkende meter vernietigd (peildatum ). Er zijn drie nieuwe doorlopende machtigingen verleend en twee doorlopende machtigingen ingetrokken. Het totaal aantal beheerseenheden die via een of meer doorlopende machtigingen kunnen overgaan tot het vernietigen van bescheiden, bedraagt 30 (bijlage 7). Inspectie heeft een aantal malen beheerseenheden erop gewezen geen achterstanden te laten ontstaan in het vernietigen van bestanden die daarvoor in aanmerking komen. Dit omdat Inspectie ook dit jaar weer bestanden heeft aangetroffen die allang vernietigd hadden kunnen c.q. moeten worden. - Overbrenging Blijvend te bewaren bescheiden worden na twintig, maar niet later dan na dertig jaar overgebracht naar het Gemeente Amsterdam. Na overbrenging zijn zij openbaar en door een ieder kosteloos te raadplegen, met uitzondering van die bescheiden waarvan voor een bepaalde periode een beperking aan de openbaarheid is gesteld. Inspectie begeleidt het proces van overbrenging. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn de staat waarin de bescheiden zich bevinden en de zo nodig te stellen beperkingen aan de openbaarheid. De bevoegdheid om bescheiden in openbaarheid te beperken ligt overigens bij de overbrengende beheerseenheid; Inspectie adviseert hierin. In 2004 heeft Inspectie een fors aantal overbrengingen begeleid, waarvan de meeste aan het eind van het jaar nog niet konden 17

18 worden afgerond. In 2003 hebben 10 (voormalige) beheerseenheden gemeentelijke bescheiden overgebracht (zie bijlage 8). De omvang van de overgebrachte bescheiden bedraagt ongeveer 400 strekkende meter. In enkele gevallen ging het om meer dan één apart. Zo heeft de Bestuursdienst Amsterdam in het kader van het project Wegwerken Achterstanden Semistatisch Archief (WASA) in totaal 35 archieven van de voormalige Secretarie, uit de periode , overgebracht. De overbrenging van deze archieven was om drie redenen uitzonderlijk. Behalve dat deze bestuursarchieven inhoudelijk mogen worden beschouwd als de ruggengraat van het gemeentelijke als geheel, en dat ze een zeer groot aantal strekkende meters materiaal omvatten, zijn ze deels vroeger overgebracht dan normaal het geval is, en daardoor eerder volledig openbaar voor het publiek, enkele uitzonderingen daargelaten. Aanleiding om in november een feestelijke presentatie rond deze overbrenging te organiseren, die veel belangstelling trok en ook een flinke hoeveelheid aandacht in de media genereerde. Tijdens de presentatie werd de verklaring van overbrenging van het laatst overgebrachte (Kabinet van de Burgemeester) ondertekend door de directeur van de Bestuursdienst Amsterdam en de gemeentearchivaris. Hubert Smeets, hoofdredacteur van De Groene, zorgde voor een gloedvolle en geïnspireerde beschouwing van de roerige jaren , voor de kennis waarvan deze archieven een zeer rijke bron vormen. Een kleine expositie van documenten uit de archieven maakte een en ander aanschouwelijk. 18

19 Bijlage 1: incidentele contactbezoeken (dit zijn alle bezoeken m.u.v. de in bijlage 2 genoemde): ACAM Accountancy en Advies (2x) Amsterdam, Dienst Bestuursdienst Amsterdam (2x) Brandweer Amsterdam Economische Zaken, Dienst Facilitair Bedrijf Amsterdam Flevohuis (betreft Gemeentelijke Dienst Bejaardenverzorging) Fonds voor de Kunst, Amsterdams Gemeentevervoerbedrijf (2x) Nuon (betreft Gemeente Energie Bedrijf) GISAR (2x) Havenbedrijf, Gemeentelijk Meldpunt Overlast, Zorgpunt Milieu en Bouwtoezicht, Dienst OMEGAM (3x) Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Politieregio Amsterdam/Amstelland (2x, waarvan 1x betr. Nederlands Politie Museum) Register Amsterdam Sociale Dienst Amsterdam (4x) Stedelijk Museum (2x) Stadsdeel Amsterdam-Centrum Stadsdeel Amsterdam Noord Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel Zuidoost Stadsschouwburg Stadstoezicht, Dienst Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA Bijlage 2: overzicht inspectiebezoeken aan, inclusief waardering van de DIV-situatie van, in 2004 bezochte beheerseenheden NB Facilitair Bedrijf Amsterdam, GISAR, GVB, Amsterdamse Kunstraad en Projectbureau Zuidas zijn bezocht en gewaardeerd volgens het inspectiebeleid september 2002 tot maart 2004; de overige beheerseenheden zijn bezocht en gewaardeerd volgens het inspectiebeleid zoals dat geldt vanaf maart 2004 seenheid Naar de situatie op: Organisatorisch Papieren dynamisch digitaal papieren semistatisch Archiefruimte(n) Totaal Facilitair Bedrijf , ,5 7,5 6 Amsterdam GISAR , P.M. 5,5 (voorlo pig) GVB ; rui mte: , ,5 Kunstraad, ,5 5,5 Amsterdamse Zuidas, Projectbureau ,5 4,5 4,5 P.M. 4,5 (voorlo pig) Amsterdams ,5 6 8,5 7 Historisch Museum Belastingen, Dienst ,5 6,5 6 7,5 6,5 Bestuursdienst ,5 7,5 6,5 8 7,5 Amsterdam Economische Zaken, Dienst ,5 6 4,5 4,5 4,5 5 19

20 seenheid Naar de situatie op: Organisatorisch Papieren dynamisch digitaal papieren semistatisch Archiefruimte(n) Totaal IVV, Dienst ,5 7 5,5 4,5 7 6 Maatschappelijke ,5 6,5 4,5 7 6 Ontwikkeling, Dienst Ontwikkelingsbedrijf ,5 Gemeente Amsterdam Politieregio Amsterdam - Amstelland , ,5 8,5 7,5 Ruimtelijke Ordening, , ,5 7 Dienst Stadsdeel Amsterdam ,5 6,5 8 4,5 9 7 Noord Stadsdeel Amsterdam ,5 6,5 7,5 6,5 7 7 Oud Zuid Stadsdeel ,5 7,5 5,5 6 6,5 Amsterdam-Centrum Stadsdeel Bos en ,5 7, ,5 Lommer Stadsdeel De Baarsjes ,5 4,5 7 5,5 Stadsdeel Geuzenveld- Slotermeer ,5 8 4,5 7,5 6,5 Stadsdeel Oost/Watergraafsmee r ,5 7,5 7,5 4,5 8,5 7 Stadsdeel Osdorp ,5 8 8,5 6,5 8,5 8 Stadsdeel Oud-West ,5 6 5,5 5 7,5 6,5 Stadsdeel Slotervaart ,5 8,5 6,5 7 7,5 Stadsdeel Westerpark ,5 5,5 6 Stadsdeel Zeeburg ,5 7,5 7,5 5 8,5 7 Stadsdeel ,5 6 6,5 4,5 6,5 6 ZuiderAmstel Stadsdeel Zuidoost ,5 7,5 6 5,5 7 Waterleidingbedrijf ,5 6,5 7,5 4 8,5 6,5 NB: GISAR en Projectbureau Zuidas hebben nog geen ruimte aangewezen als ruimte. Dit punt is daarom als P.M. opgenomen. De totaalwaardering is in beide gevallen voorlopig. Bijlage 3: bemoeienis met reorganisaties, taakoverdrachten, privatiseringen e.d.: Ingenieursbureau Amsterdam GEAM GISAR (Amsterdamse Commissie Milieuhygiëne) Moderne Musea, Dienst (Stedelijk Museum) OMEGAM Seniorenraad, Amsterdamse Sociale Dienst Amsterdam Stadsdrukkerij Stadsschouwburg Was-, Schoonmaak-, Bad- en Zweminrichtingen, Dienst Bijlage 4: goedkeuring ruimten: Historische Musea, Dienst Register Amsterdam (ruimte BS) 20

21 Stadsdeel Amsterdam-Noord Stadstoezicht, Dienst Waterleidingbedrijf (positief advies gegeven) Bijlage 5: bemoeienis met vervanging van bescheiden: Belastingen, Dienst GVB Metro Waterleidingbedrijf Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Register Amsterdam Sociale Dienst Amsterdam Stadsdeel De Baarsjes Stadsdeel Slotervaart/Overtoomse Veld Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel Zuidoost Bijlage 6: (Voormalige) beheerseenheden die bescheiden hebben vernietigd volgens incidentele machtiging: ACAM Accountancy en Advies Amsterdam, Dienst Binnenwaterbeheer Amsterdam Brandweer Amsterdam Bestuursdienst Amsterdam (via Facilitair Bedrijf Amsterdam) Facilitair Bedrijf Amsterdam Gemeente Amsterdam GVB Havenbedrijf, Gemeentelijk Historische Musea, Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, Dienst Nellestein, Woon- en zorgcentrum Ontwikkelingsbedrijf Gemeente Amsterdam Pedologisch Instituut, Gemeentelijk Politieregio Amsterdam/Amstelland Regionaal Orgaan Amsterdam Register Amsterdam Ruimtelijke Ordening, Dienst Seniorenraad, Amsterdamse Sociale Dienst Amsterdam Stads-bank van lening Stadsdeel Amsterdam Noord Stadsdeel Bos en Lommer Stadsdeel Osdorp Stadsdeel Slotervaart Stadsdeel Westerpark Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel ZuiderAmstel Stadsschouwburg Stadstoezicht, Dienst Verzekeringszaken, Gemeentelijke Dienst / VGA Was-, Schoonmaak-, Bad- en Zweminrichtingen, Dienst Waterleidingbedrijf Wonen, Dienst Bijlage 7: (Voormalige) beheerseenheden die bescheiden kunnen vernietigen op basis van een doorlopende machtiging: ACAM Accountancy en Advies Amsterdam, Dienst Bestuursdienst Amsterdam Binnenwaterbeheer, Dienst Centrale Post Ambulancevervoer Gemeenschappelijke Regeling Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen in de Agglomeratie Amsterdam (GHOR) Gemeente Amsterdam GVB (hoofdkantoor en Metro) GG&GD Maatschappelijke Ontwikkeling, Dienst Milieu en Bouwtoezicht, Dienst Onderzoek en Statistiek, Dienst Ouderencentrum De Bogt/Westerbeer Politieregio Amsterdam/Amstelland ProjectManagementBureau Register Amsterdam Ruimtelijke Ordening, Dienst Stadsdeel Amsterdam Noord Stadsdeel Amsterdam Oud Zuid Stadsdeel Amsterdam-Centrum Stadsdeel De Baarsjes Stadsdeel Geuzenveld/Slotermeer Stadsdeel Oost/Watergraafsmeer (inclusief Nieuwe Ooster Begraafplaats) Stadsdeel Oud West Stadsdeel Westerpark Stadsdeel Zeeburg Stadsdeel ZuiderAmstel 21

22 Stadsdeel Zuidoost Waterleidingbedrijf Wonen, Dienst Bijlage 8: seenheden, instanties, personen die bescheiden hebben overgebracht Naam overbrenger Naam en looptijd Aantal strekkende meters Theater Instituut Nederland Aanvulling Stadsschouwburg, ,43 (schenking) 1971 Register Amsterdam Geboorteregisters Burgerlijke Stand gemeente 0,83 Amsterdam, 1903 Theater Instituut Nederland Archief Gemeentelijk Theaterbedrijf, [1938] 1, (in kopie-vorm) Stadsdeel Zeeburg Bouw- en woningtoezichtdossiers van 12 gesloopte panden in de periode 1990 t/m 2003, vallend onder Stadsdeel Zeeburg, [1880] NV Luchthaven Schiphol Dienst Luchthaven Schiphol, ,15 (schenking) Stadsbank van Lening Tweede aanvulling Stadsbank van 4 Lening, Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling Algemene 9,3 Zaken, (1962) (1992) Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie van de gemeente 4,3 Amsterdam, afdeling Algemene Zaken, (1955) Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling Publieke 14 Werken, Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling 3,8 Gemeentebedrijven, (1941) Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie, afdeling 21,6 Volkshuisvesting , van de Commissie voor de herhuisvesting , van de Commissie voor de stadsvernieuwing, volkshuisvesting en grondzaken (later Grondbedrijf) , van de Woningbouwcommissie Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling Kunstzaken, 2,9 (1975) Bestuursdienst Amsterdam Secretarie- van het Bureau 8,6 Bestuurscontacten, Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling Jeugdzaken 0,1 en Sport, Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie-afdeling Jeugdzaken 2,5 en Volksontwikkeling, Bestuursdienst Amsterdam Secretarie- van de 0,3 Coördinatiecommissie Ontwikkeling Zuid- Oost-lob, Bestuursdienst Amsterdam Secretarie- van de afdeling 2,5 Bestuursinformatie , en van de Commissie voor de Bestuursinformatie Bestuursdienst Amsterdam Secretarie- van de Projectgroep 3,9 Binnengemeentelijke Decentralisatie (BGD), Bestuursdienst Amsterdam Archief van de Secretarie, afdeling Onderwijs en Commissie voor het Onderwijs 3,3 22