Jaarplan Voedselbank Utrechtse Heuvelrug. (Amerongen, Doorn, Driebergen, Leersum, Maarn, Maarsbergen, Overberg)

Transcriptie

1 Jaarplan 2015 Voedselbank Utrechtse Heuvelrug (Amerongen, Doorn, Driebergen, Leersum, Maarn, Maarsbergen, Overberg) Stichting Voedselbank Utrechtse Heuvelrug p/a Prins Hendrikweg GH DOORN 1

2 Inhoud pagina Inleiding 2 Hoofdstuk 1: Beleid Visie en missie 4 Speelveld en samenwerken 4 Organisatie en financiën 5 Afnemers en eventuele tegenprestaties 5 Hoofdstuk 2: Plannen 2015 Voedselverwerving en voedselveiligheid 6 Logistiek en ICT 7 Beoordelingen en klanten 7 Fondsenwerving 7 Vrijwilligers 7 Communicatie 7 Financiën 8 Huisvesting 8 Bijlagen 1. Kengetallen Organisatiestructuur 12 2

3 Inleiding Voor u ligt het tweede jaarplan van de Voedselbank Utrechtse Heuvelrug (Voedselbank UH). Dit plan omvat de visie, missie en uitgangspunten alsmede de activiteiten voor De thema s van dit document sluiten aan bij de thema s van het jaarplan 2015 van de Vereniging Voedselbanken Nederland 1. Dit heeft als voordeel dat de landelijke actiepunten aansluiten bij de lokale actiepunten en op een eenvoudige manier vertaald kunnen worden naar ons lokale jaarplan. Waardering Bij de inleiding op dit jaarplan spreken wij allereerst onze waardering uit voor de enorme inzet en betrokkenheid van alle vrijwilligers bij onze Voedselbank. Het is alleen door de vele werkzaamheden van veel vrijwilligers dat we in staat zijn wekelijks aan die gezinnen die dat nodig hebben een gevarieerd voedselpakket aan te bieden. Op deze plek bedanken we alle vrijwilligers voor de vele uren werk, voor het enthousiasme en voor de prettige samenwerking. Dit maakt de Voedselbank UH tot een organisatie die aan de ene kant voorziet in een behoefte aan voedsel voor gezinnen die onder het bestaansminimum leven en aan de andere kant ruimte biedt aan mensen om samen met anderen een zinvolle bijdrage te leveren aan de oplossing van een nijpend maatschappelijk probleem. Vrijwilligers In de loop van 2014 is het aantal voedselpakketten dat wekelijks wordt uitgereikt, gestegen naar ruim 60. Daardoor was het nodig het aantal vrijwilligers uit te breiden. Wij zijn blij dat inmiddels 56 vrijwilligers bereid zijn zich voor de Voedselbank UH in te zetten. In 2014 zijn naast de al bestaande teams van chauffeurs, assemblage, uitgifte en het bestuur twee nieuwe teams gevormd: een actieteam dat zich inzet voor allerhande activiteiten om voedsel en/of middelen te verwerven en een acquisitieteam dat de contacten met leveranciers en sponsors onderhoudt en zo nodig uitbreidt. Bestuursleden zullen als contactpersonen fungeren voor de coördinatoren van de verschillende teams. Prioriteiten in 2015 Als in 2015 het aantal klanten verder doorgroeit, zal een oplossing gevonden moeten worden voor het knelpunt in capaciteit bij het uitgiftepunt. Op aangeven van de Vereniging Voedselbanken Nederland zullen we in 2015 een nulmeting ondergaan over de voedselveiligheid. Doelstelling is om als Voedselbank UH de status 'groen' te verwerven. Dit houdt in dat onze Voedselbank voldoet aan de landelijke eisen voor voedselveiligheid. 1 Zie 3

4 Uit een inventarisatie bij de verschillende teams van vrijwilligers komt als belangrijkste speerpunt voor 2015 de communicatie, zowel intern als extern, naar voren. Om hieraan invulling te geven, is het essentieel dat in 2015 wordt voorzien in de vacature van bestuurslid communicatie. Tot slot Met veel enthousiasme en energie zetten we ook dit jaar onze schouders eronder om onze klanten van kwalitatief uitstekende voedselpakketten te voorzien. Doorn, januari 2015 Bestuur Voedselbank Utrechtse Heuvelrug 4

5 Hoofdstuk 1: Beleid Visie Voedsel is een primaire levensbehoefte voor mensen. In principe is er voor iedereen ook voldoende voedsel op onze planeet, maar er wordt veel verspild. Daar staat tegenover dat mensen, ook lokaal, dat wil zeggen in de gemeente Utrechtse Heuvelrug, tijdelijk of blijvend niet in staat zijn om in hun (volledige) behoefte aan voedsel te voorzien. De Voedselbank UH wil mensen lokaal ondersteunen door het gratis ter beschikking stellen van overschotten aan en donaties van voedsel, tot het moment waarop zij (weer) in staat zijn in hun eigen behoefte te voorzien. Hiermee wordt nood gelenigd en verspilling voorkomen. Missie De Voedselbank UH wil de twee elementen in de visie verwezenlijken door het maken van afspraken met en het ophalen van voedsel bij leveranciers (winkels, boeren, tuinders), het inzamelen van voedsel bij acties en het wekelijks uitdelen van voedsel aan die mensen die dat nodig hebben. Voor voedsel betalen we niet en we delen het gratis uit. De activiteiten zijn beperkt tot voedsel, uitzonderingen daargelaten. Non-food, zoals kleding en speelgoed, valt in beginsel daarbuiten. Speelveld De voedselbanken in Nederland stellen gezamenlijk en in overleg met maatschappelijke organisaties de normen vast voor toekenning van een voedselpakket. Dat zijn vooral financiële normen, maar ook normen als tijdelijkheid van verstrekkingen en begeleiding van cliënten om weer zelf in hun eigen voedselbehoefte te kunnen voorzien. De Voedselbank UH heeft er voor gekozen dat cliënten een aanvraag voor een pakket indienen bij een van de hulpverleningsorganisaties die een convenant met de Voedselbank UH hebben en daardoor de doelstellingen en werkwijze van de Voedselbank UH onderschrijven. Deze beoordelende organisaties (bijvoorbeeld Humanitas Heuvelrug, Vluchtelingenwerkgroep, maatschappelijk werk etc.) dienen de aanvraag in bij de coördinator beoordelingen van de Voedselbank UH, die voor verdere geleiding binnen de organisatie zorgt. In principe is voedselverstrekking tijdelijk (13 weken), maar met een mogelijkheid tot verlenging. De Voedselbank UH streeft er naar de verstrekking niet langer dan een jaar te laten duren met een maximum van drie jaar. De Voedselbank UH is daarmee een particuliere aanvulling op bestaande maatschappelijke regelingen, maar vervangt deze niet. De Voedselbank UH heeft geen politieke of religieuze visie of doelstelling. We werken met iedereen samen die wil bijdragen aan de verwezenlijking van onze doelstellingen, maar we identificeren ons er niet mee. Samenwerken De activiteiten van de Voedselbank UH vinden plaats binnen de grenzen van de gemeente Utrechtse Heuvelrug. Er zijn in omliggende gemeenten ook voedselbanken. Daar waar mogelijk proberen we 5

6 met deze voedselbanken samen te werken. Dat kan op alle terreinen zijn: inzameling, distributie, huisvesting, etc. Samenwerking is geen doel op zich, maar kan leiden tot een efficiëntere en kostenbewuste organisatie. We maken ook deel uit van een regionaal en landelijk verband van voedselbanken. Hoewel we begrijpen dat er op alle niveaus overleg en afstemming nodig is, zetten we niet in op een actieve rol op regionaal en landelijk niveau. We willen ervoor zorgen dat we als lokale voedselbank financieel en organisatorisch de zaken goed op orde hebben. Voorstellen en ideeën die vanuit de regio en het land tot ons komen en die daaraan kunnen bijdragen nemen we uiteraard graag over. Organisatie De Voedselbank UH bestaat geheel uit vrijwilligers. Dat betekent dat wede reële kosten vergoeden die onze mensen maken, maar de tijdsinvestering niet. We hebben een organisatie die gescheiden verantwoordelijkheden kent, maar er is geen hiërarchie. Niemand is meer of minder dan een ander. Het bestuur is dienstbaar aan de uitvoering, maar stelt ook de kaders vast. De coördinatoren zorgen voor een goed werkklimaat en regelen de onderlinge afstemming en uitvoering van de activiteiten. De lijnen tussen het bestuur en de coördinatoren zijn zo kort mogelijk: bestuursleden zijn gekoppeld aan specifieke aandachtsvelden. De algemeen coördinator zorgt dat er geen aparte onderdelen ontstaan, maar dat de doorstroming en afstemming van de verschillende onderdelen behouden blijft. Ook zorgt hij voor een goede koppeling en afstemming tussen bestuur/beleid en uitvoering. Aan de algemeen coördinator komt geen leidinggevende positie toe. We werken vanuit het principe van gelijke, gespreide verantwoordelijkheden. Financiën De Voedselbank UH is een stichting en heeft geen winstoogmerk. We realiseren ons dat we geheel afhankelijk zijn van giften en donaties in geld of natura door derden. Dat schept de verplichting om op een verantwoorde wijze met geld om te gaan. We hebben een sobere stijl. We zijn integer en transparant in ons handelen. We bewaren professionele distantie ten opzichte van personen en organisaties die ons financieel willen ondersteunen. Afnemers en eventuele tegenprestaties Mensen maken tijdelijk gebruik van de Voedselbank UH in een periode waarin sprake is van tijdelijk of blijvend niet in staat zijn om in hun (volledige) behoefte aan voedsel te voorzien. We verstrekken voedsel aan iedereen die dat nodig heeft en die door de externe beoordelaars is toegelaten. Hierbij sluiten we aan bij de landelijke criteria voor verstrekking. Privacy van de klanten is gewaarborgd, ook als we benaderd worden door derden voor specifieke acties die door hen worden georganiseerd. Het verstrekken van voedsel door de Voedselbank UH gebeurt zonder dat daar enige verplichting van de klanten jegens de Voedselbank UH tegenover staat. We onderkennen de meerwaarde om - in samenwerking en afstemming met externe organisaties - onze klanten maatschappelijk te activeren of te stimuleren. Aan activiteiten die worden ondernomen om voedsel te verwerven, mogen klanten geheel vrijblijvend participeren. Het vervullen van een functie van vrijwilliger bij de Voedselbank UH is echter onverenigbaar met het zijn van klant. 6

7 Hoofdstuk 2: Plannen 2015 Onderstaand volgen de plannen voor 2015 per aandachtsgebied: Voedselverwerving Voor het inzamelen van voedsel willen we in 2015 komen tot een activiteitenschema, waarin we - voor zover mogelijk verspreid over het jaar afspraken maken met kerken en winkels. Hieraan gekoppeld streven we er naar om in 2015 op een gestructureerde wijze te acquireren en diverse acties organiseren. Voedselveiligheid De Voedselbank UH zorgt wekelijks voor een voedselpakket, waarin zo veel mogelijk een gevarieerd aanbod van voedsel is opgenomen. Belangrijke kenmerken zijn: gezond, verantwoord, voedzaam en vers. Het streven in 2015 is erop gericht het voedselpakket blijvend zodanig samen te stellen dat wekelijks melkproducten, vlees of vis, groente en fruit hiervan onderdeel uitmaken. Dit betekent dat in 2015 afspraken met een groter en gevarieerder aantal aanbieders gemaakt moeten worden. Logistiek Voor het transport streven we er naar de samenwerking met Voedselbank Kromme Rijn te continueren en eventueel uit te breiden. Ook willen we de contacten en eventuele samenwerking met onze collega-voedselbanken in de regio verder vorm geven, onder andere op de terreinen van transport, opslag en voedselveiligheid. Daarnaast zullen we onze deelname aan het Regionaal Overleg Platform DC Arnhem voortzetten en meer gebruik maken van de expertise van Voedselbanken Nederland. Ook gaan we werken aan de invoering van voedselveiligheidsbeheer (dit zal zeker kosten met zich mee brengen in verband met aanpassing van ruimtes, materialen en onderhoud) en het verbeteren van de werkprocessen. Dit laatste komt de ergonomie voor de vrijwilligers ten goede. Ook is er de wens is om het assemblagecentrum verder te professionaliseren. Daarnaast zijn een nieuwe vriescel en een nieuwe (of gebruikte trolley) voor het schoonmaakmateriaal wensen voor ICT Voor het verwerken van aanvragen en de wekelijks benodigde distributie- en uitgiftelijsten wordt gebruik gemaakt van MS Access-software. Omdat we op het punt van managementrapportages en continuïteit zorgen over deze software hebben, gaan we op zoek naar mogelijke alternatieven. In het bijzonder kijken we naar een systeem dat met ondersteuning van Voedselbanken Nederland is ontwikkeld en bij een aanzienlijk aantal voedselbanken in gebruik is. Mogelijk kan dit systeem, naast allerlei algemene verbeteringen, ook beter ondersteunen bij managementrapportages. 7

8 Beoordelingen Het team Coördinatie Beoordelingen controleert en verwerkt de binnengekomen aanvraag, bewaakt de voortgang en communiceert met de beoordelaars en met distributie en uitgifte. De huidige werkwijze voldoet goed en deze zal worden voortgezet in Begin 2015 zal een bijeenkomst met de beoordelaars worden gepland om contact te onderhouden en ervaringen uit te wisselen. Klanten Voor onze klanten blijven we in 2015 de richtlijnen volgen van Voedselbanken Nederland voor verstrekking van pakketten. In incidentele gevallen kunnen we hiervan echter afwijken voor maximaal drie weken. Als het aantal klanten blijft stijgen, zal bekeken moeten worden of de hulpverleningstermijn van drie jaar aangepast moet worden. Fondsenwerving Met de vorming van zowel een team Acties als een team Acquisitie wordt vanaf 2015 gestreefd naar meer structuur op het gebied van fondsenwerving en voedselverwerving. Vrijwilligers In 2015 willen we meer aandacht geven aan de werving en introductie van vrijwilligers. Het gaat onder meer om werving van nieuwe vrijwilligers via onze website (en binnen een week een terugkoppeling geven over de mogelijkheden binnen de Voedselbank UH) en het houden van een informatiebijeenkomst. Ook staan op de agenda het uitgeven van een welkomstbrochure met doelen en werkwijze van de Voedselbank UH en het maken van functieprofielen voor de verschillende posities. Daarnaast is het plan door het jaar heen de vrijwilligers te voorzien van belangrijke informatie: elk kwartaal een nieuwsbrief met wetenswaardigheden over de Voedselbank en tweemaal per jaar een bijeenkomst waarbij men elkaar kan ontmoeten, maar waarbij ook informatie over de stand van zaken rond de Voedselbank wordt gegeven. Tot slot willen we richtlijnen ontwikkelen hoe we omgaan met zieke vrijwilligers en vrijwilligers die afscheid nemen. Communicatie Erg belangrijk in 2015 is het vinden van een bestuurslid communicatie 2. De plannen om de interne en externe communicatie structureel te verbeteren kunnen dan verder uitgewerkt en uitgevoerd worden. Voor de interne communicatie staan in elk geval een driemaandelijkse nieuwsbrief en een (digitaal) smoelenboek op stapel. Ook is het voornemen een eenvoudige algemene brochure te maken om achter te laten bij nieuwe relaties/partners/leveranciers en stelselmatiger media- 2 Vanaf januari 2015 in elk geval tijdelijk ingevuld 8

9 aandacht te organiseren via persberichten. We kunnen ook onderzoek doen of nieuwe sociale media toegevoegde waarde hebben voor de Voedselbank UH. De jaarlijkse nieuwjaarsbijeenkomst en de barbecue in de zomer zijn ook in 2015 vaste ontmoetingsmomenten voor iedereen die zich inzet voor de Voedselbank UH. Financiën Voedselbank UH streeft naar een bescheiden buffervermogen. Dit vermogen dient uitsluitend om onverwachte, grote financiële tegenvallers op te vangen, teneinde altijd de continuïteit van de (groeiende) aantallen te verstrekken voedselpakketten te kunnen waarborgen. Huisvesting De Voedselbank UH moet voor haar activiteiten beschikken over twee ruimten: de opslag-/ assemblageruimte die permanent beschikbaar moet zijn en de ruimte die op de middag van uitgifte beschikbaar is/moet zijn. De opslag-/assemblageruimte in Leersum is permanent voorhanden, dankzij de bereidwillige medewerking van de gemeente Utrechtse Heuvelrug om deze gratis ter beschikking te stellen. De uitgifteruimte in Doorn wordt op structurele basis door het Rode Kruis aangeboden. In 2015 zullen de contacten met de gemeente Utrechtse Heuvelrug en het Rode Kruis op goede basis worden voortgezet. Daartoe spreekt het bestuur met beide instanties. Indien sprake is van een structurele verdere toename van de te verstrekken voedselpakketten, zal een extra uitgiftepunt of een tweede moment van uitdeling worden overwogen en gecreëerd. 9

10 BIJLAGEN 10

11 Bijlage 1 Kengetallen Voedselbank Utrechtse Heuvelrug Aantal vrijwilligers per : 56 Aantallen pakketten 2013 en

12 Aantallen pakketten per dorp 2013 en 2014 Verblijfsduur cliënten/huishoudens bij voedselbank in maanden in 2013 en 2014 (y-as: aantal huishoudens; x-as aantal maanden) 12

13 Bijlage 2 Organisatiestructuur Voedselbank Utrechtse Heuvelrug Organogram Coördinator en team uitgifte Coördinator en team assemblage Bestuur Coördinator beoordelingen Coördinator en team fondsenwerving Coördinator en team chauffeurs Coördinator acquisitie Bestuur portefeuille koppeling met Voorzitter Secretaris mevrouw Mathilde Haalstra mevrouw Anneke van Dijk Penningmeester de heer Hendrik Kroeze team chauffeurs Bestuurslid de heer Alex Bak acquisitie en voedselveiligheid coördinator acquisitie/ team uitgifte Bestuurslid mevrouw Angela Bueno de Mesquita logistiek en ICT coördinator beoordelingen Bestuurslid mevrouw Daniëlle Stemmer vrijwilligers team assemblage Bestuurslid mevrouw Carla van Asten communicatie team fondsenwerving 13