MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06

Transcriptie

1 MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06

2 Inleiding Uw organisatie heeft gekozen om gebruik te maken van de MVoice Uitgebreid telefonie oplossing van MVoice. Met deze Cloud gebaseerde oplossing heeft u de beschikking tot flexibele Voice diensten met een zeer uitgebreid aantal features. De voordelen MVoice Uitgebreid zijn: Hoge service en persoonlijke aandacht. Gegarandeerd betrouwbaar netwerk. ISDN-gesprekskwaliteit of zelf hoger indien er van de G.722 codec gebruikt wordt gemaakt. Schaalbaar van 1 tot een onbeperkt aantal nummers. Uitgebreide features waaronder: o Keuzemenu s (IVR) o Gesprekopname o Wachtrijen met evt. positie melding (er zij nog 2 wachten voor u) o Fax to o Voic to o Conference Rooms o Bellen vanuit de PC en klantgegevens po-up bij inkomende gesprekken (CTI) o Call Me button voor op website of mobiele telefoon o Vast mobiel integratie (VaMo) Lage abonnementskosten, geen dure ISDN-lijnen meer nodig, een internet verbinding is voldoende. MVoice klanten bellen onderling gratis. Uitgaand verkeer via het extra voordelige MVoice Prepaid platform of afkoop van gesprekken mogelijk. Snel en gemakkelijk nummers omleiden met de handige PhoneManager App of web portal. Beveiligd tegen hackers en fraudeurs. Online gespreksinformatie via de MVoice Portal. Deze handleiding heeft betrekking tot de MVoice Uitgebreid Web Portal. Voor de bediening van de telefoontoestellen zijn verschillende andere handleidingen beschikbaar. Heeft na het lezen van dit document nog vragen of heeft u problemen met het bijvoorbeeld het inloggen, kunt u altijd contact opnemen met onze servicedesk (service@maxxus.nl of ). MaXXus Communications BV, Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of welke andere wijze dan ook zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van MaXXus Communications BV. Ingeschreven bij de K.v.K. onder nr MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 2/18

3 Inhoudsopgave Inleiding...2 Inhoudsopgave MVoice Uitgebreid Gebruikers Portal Inloggen...4 Website Gebruikersinformatie...5 Switches Uw telefoonregels Wachtrij Presentielijst Telefoonboek Receptioniste module Calls Monitor Opgenomen oproepen Applicaties UC Manager UC Manager downloaden en installeren UC Manager extensie installeren vanuit Chrome webstore Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser Internet Explorer Chrome Firefox MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 3/18

4 1. MVoice Uitgebreid Gebruikers Portal. Elke MVoice Uitgebreid gebruiker heeft toegang tot zijn eigen gebruikers portal. In deze omgeving kan o.a. een centraal telefoonboek aangemaakt worden en doorschakelingen gerealiseerd worden. Uw portal is beschikbaar via link: De inloggegevens zijn: Username: Dit is meestal uw interne toestelnummer Password:. De inlog gegevens worden aangeleverd door de dienstdoende engineer aangeleverd of kunt u opvragen via service@maxxus.nl. 1.1 Inloggen Website Met uw webbrowser navigeert u naar Indien het MVoice certificaat nog niet geinstalleerd is, zal de browser een foutmelding zoals het onderstaande voorbeeld. In het hoofdstuk Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser staat omschreven hoe het MVoice certificaat kunt installeren. NOTE: Vanuit beveiligings oogpunt adviseerd MaXXus u om altijd dit certificaat te installeren voordat u inlogt. Nadat u het certificaat geinstaleerd heeft kunt u inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 4/18

5 1.2 Gebruikersinformatie Gebruikersinformatie Wachtwoorden Extensie Voor- Achternaam Your Phone: Taal Doorschakelen Niet storen Dubbelgesprek Schakel niet storen uit Als u hierop drukt kunt u het wachtwoord veranderen voor het inloggen op de MVoiceXL website of de PINcode aanpassen van voic als deze wordt gebruikt. Uw interne toestelnummer De naam welke gekoppeld is aan het interne toestelnummer Uw type toestel Hiermee kunt u de taal van de website aanpassen Uw adres als voic geactiveerd is en wordt afgeleverd op een adres Hiermee kunt u alles oproepen bedoeld voor uw toestel doorschakelen Niet storen in of uitschakelen Dubbelgesprek in of uitschakelen Als niet storen is geactiveerd wordt na het uitloggen op de website de niet storen functie gedeactiveerd MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 5/18

6 Switches Als er gebruik wordt gemaakt van zogenaamde switches kunnen bepaalde standen in of uitgeschakeld worden. Aanmaak en gebruik hiervan kan worden overlegd tijdens het intakegesprek en met de dienstdoende engineer op locatie. 1.3 Uw telefoonregels Vanwege de complexiteit van het menu Uw telefoonregels en de negatieve invloed die het kan hebben op uw bereikbaarheid, adviseren wij om geen gebruik te maken van dit menu. Wenst u dit wel te doen adviseren wij u om een extra training ter behoeve van de telefoonregels te volgen. Vraag eventueel uw accountmanager om meer infomatie over deze training. 1.4 Wachtrij Indien er gebruik wordt gemaakt van een wachtrij voor één van uw externe nummers en uw toestel gemachtigd is om oproepen hiervoor te ontvangen, heeft u onder dit menu de mogelijk om u in en uit de wachtrij te schakelen. Start: Pauze: Stop: Hiermee meldt u zich aan voor de wachtrij. Hiermee pauzeert u zichzelf in de wachtrij. Hiermee meldt u zich af voor de wachtrij. Aangemeld Als er meerdere toestellen gemachtigd zijn voor de wachtrij heeft u inzage in welke toestel zich in of uit de wachtrij heeft geschakeld. Statistics Tijd ruggespraak: Oproepen: Agent beschikbaar: Onbeantwoord: Afgehandeld: Hoelang u iemand te woord heeft gestaan. Huidig aantal oproepen. Hoeveel toestellen (agenten) er op het moment beschikbaarzijn om omroepen te kunnen ontvangen. Aantal onbeantwoorden oproepen Aantal beantwoorden oproepen Iedere dag worden de statistieken om 00:00 gewist en alles op 0 gezet. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 6/18

7 1.5 Presentielijst Onder presentatielijst vind u een zogenaamde BLF, Busy Lamp Field. De functie hiervan is om direct in te kunnen zien of een toestel bezet, beschikbaar, niet aangesloten, aan het rinkelen is of op niet storen staat. De status van het toestel wordt aangegevens via de volgende kleurcode: Groen: Beschikbaar. Geel: Telefoon rinkelt. Rood: Bezet. Donker Rood: Niet storen ingeschakeld. Grijs: Gebruiker is niet ingelogd of het toestel is niet aangesloten. Blauw: Geselecteerd toestel. Als u met uw rechtermuisknop op een desbetreffende toestel drukt, kunt u de gebruiker of extensie bellen door op het desbetreffende veld te klikken. Hierna rinkelt uw eigen toestel, na het aannemen wordt het aangekozen toestel aangeroepen. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 7/18

8 1.6 Telefoonboek Onder het menu telefoonboek kunt u zelf een telefoonboek aanmaken welke voor iedere gebruiker is of enkel voor eigen gebruik. Middels het knopje toevoegen kunt u zelf een invoer in het telefoonboek maken. Standaard wordt bovenstaand scherm getoond. Als u nogmaals op toevoegen drukt bent u in staat om eventueel een ander nummer, adres, functie, bedrijfsnaam en dergelijke in te geven. Als u meerdere telefoonnummer onder één naam wilt programmeren drukt u op de groene plus. U heeft dan de mogelijkheid om meerdere telefoonnummers toe te voegen. De check box Privé dient om een invoer in het privé telefoonboek aan te maken van de gebruiker. Als u met uw rechtermuisknop op een desbetreffende invoer in de telefoonboek drukt, kunt u de contactpersoon bellen door op het desbetreffende veld te klikken. Hierna rinkelt uw eigen toestel, na het aannemen wordt het aangekozen nummer aangeroepen. Let op : Alleen het nummer type Extension wordt gesynchroniseerd met de telefoontoestellen. NOTE: Als u met uw eigen account een contactpersoon toevoegt aan de telefoonboek, zijn alleen de administrator en uzelf gemachtigd om de ingaven te wijzigen/verwijderen. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 8/18

9 1.7 Receptioniste module Wordt voor uw installatie niet gebruikt. 1.8 Calls Monitor Via de Calls monitor heeft u inzage hoeveel gesprekken er momenteel worden gevoerd en kunt u de gespreksopname van een telefoogesprek starten door op te klikken. Kolom titel Src number Dst number Status Starttijd Tijd Bron toestel Doel toestel Bron gebruiker Dst username Kolom omschrijving Telefoonnummer van de beller Nummer waar naar de beller belt Hierin wordt weergegeven of de oproep is aangenomen, in de wacht staat of het toestel aan het rinkelen is Hoelaat de oproep aangenomen is. Duur van de oproep Type en MACID van het toestel waar naar toe gebeld wordt. Type en MACID van het toestel welke aan het bellen is Gebruiker van het toestel waar naar toe gebeld wordt Intern toestelnummer welke rinkelt 1.9 Opgenomen oproepen De bij Calls Monitor opgenomen gesprekken bij Opgenomen oproepen beheren. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 9/18

10 2. Applicaties 2.1 UC Manager Hoe vaak per dag toetst u telefoonnummers in die u afleest van het PC scherm? Met de UC Manager is dit verleden tijd. Met de UC Manager hoeft u alleen maar het gewenste telefoonnummer naar het clipboard(klembord) te e kopiëren te klikken op het UC Manager icoontje naast de klok. U kunt ook i.p.v. het inccontje de toest combinatie CTRL+ALT+B gebruiken. De UC Manager bouwt vervolgens snel en foutloos de verbinding op naar het geselecteerde telefoonnummer. Met de browsers plug in is één klik op het telefoonnummer van de webpagina al voldoende om het gesprek op te bouwen. Er is een extensie beschikbaar voor de volgende browsers en applicaties: Explorer Firefox Chrome Office Er is een UC manager voor Windows en Apple PC s. Zodra u gewent bent geraakt aan deze optie, kunt u niet meer zonder. Bij inkomende oproepen wordt de naam van de bellen getoond als deze in het MVoice telefoon staat. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 10/18

11 UC Manager downloaden en installeren Via de volgende link kunt u van onze site de UC Manger downloaden: Open vervolgens het.zip en start de setup door dubbel te klikken op het bestand UCManagersetup. Selecteer de gewenste browser plugin en klik op volgende. Vul in het de volgende gegevens in: Server URL, Dit is de URL van uw systeem. Gebruikersnaam, Deze komt meestal overeen met uw toestel nummer. Wachtwoord, Dit is het wachtwoord van uw user account. Onze servicedesk kan u helpen met het verkrijgen van de bovenstaande gegevens. Klik vervolgens op volgende om de installatie af te ronden. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 11/18

12 UC Manager extensie installeren vanuit Chrome webstore Open de ondestaande url in chrome. of zoek in de chrome webstore naar UC Manager Klik op toevoegen aan chrome Klik op Extensie toevoegen Nadat de plugin is geïnstalleerd verschijnt er rechts van de adresbalk een oranje hoorn. Hiermee kunt u de chrome extensie activeren en deactiveren Als de extensie is geactiveerd kleuren de telefoonnummers oranje. Met één klik kan dit nummer worden gebeld. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 12/18

13 3. Importeer MVoice HTTPS Certificaat in uw browser Om de veiligheid van de verbinding naar de web portal van de MVoice Uitgebreid Portal te garanderen, maken wij gebruik van een HTTPS certificaat met de bestandsnaam mvoice.nl_ca.crt. In de onderstaande paragrafen wordt per browser uitgelegd hoe u dit certificaat kunt installeren. Als u gebruik maakt van Internet Explorer en Chrome, hoeft u maar alleen maar de Internet Explorer installatie uit te voeren. Als u het certificaat per mail heeft ontvangen, is dit meestal ingepakt in een.zip bestand. U dient dan eest het certificaat uit te pakken. Bent u nog niet in het bezit van het certificaat, dan kunt u deze downloaden van onze website: Of rechtstreeks via onderstaande link: Na het downloaden van het certificaat kunt u in de volgende paragrafen per browser de installatie procedure volgen. 3.1 Internet Explorer 11 Open Internet Explorer en klik op het tandwieltje rechtsboven. Klik vervolgens op Internetopties. Selecteer de tab Inhoud en klik op Certifiseringsinstanties MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 13/18

14 Klik op Importeren en vervolgens op Volgende >. Klik op Bladeren en navigeer naar waar u het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt bestand heeft opgeslagen. Klik Volgende > om door te gaan naar het volgende scherm. Klik op Bladeren selecteer Vertrouwde basiscertificeringsinstanties. Klik op OK en vervolgens op Volgende > en Voltooien. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 14/18

15 Klik op Ja Klik op OK en sluit Internet Explorer Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verdwijnt de rode achtergrond van de adresbalk. 3.2 Chrome Klik rechtsboven op de knop met 3 lijnen. Klik op Instellingen. Klik op Geavanceerde instellingen weergeven. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 15/18

16 Klik op Certificaten beheren. Klik op Importeren en vervolgens op Volgende >. Klik op Bladeren en navigeer naar waar u het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt bestand heeft opgeslagen. Klik Volgende > om door te gaan naar het volgende scherm. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 16/18

17 Klik op Bladeren selecteer Vertrouwde bassiscertifeceringsinstanties. Klik op OK en vervolgens op Volgende > en Voltooien. Klik op Ja Klik op OK en sluit Chrome. Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verschijn het groene slotje links van de adresbalk. 3.3 Firefox Op Firefox en klik rechtsboven op de knop met 3 strepen. Klik op Opties. Klik op Geavanceerd. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 17/18

18 Klik op Certificaten en vervolgens op Certificaten bekijken. Klik op Importeren Selecteer het MVoice certificaat mvoice.nl_ca.crt en klik op Openen. Vink de bovenstaande 3 vinkjes aan en klik op OK en sluit Firefox Browse op nieuwe naar het MVoice Uitgebreid web interface om het certificaat te testen. Als het certificaat succesvol is geïnstalleerd verschijn het grijze slotje links van de adresbalk. MVoice Uitgebreid Gebruikers Handleiding 1.06 Pagina 18/18