HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN HOCKEY CLUB CATWYCK

Transcriptie

1 NAAM EN ZETEL Artikel 1 De vereniging draagt de naam: Hockey Club Catwyck. De vereniging is gevestigd te Katwijk en is opgericht op twaalf december negentienhonderdnegenenzeventig. DOEL ARTIKEL 2 1. Het doel van de vereniging is het doen beoefenen en bevorderen van de hockeysport en de sport in het algemeen. 2. Zij tracht dit doen te bereiken door: a. Het houden van oefeningen en wedstrijden; b. Het organiseren van evenementen op het gebied van de hockeysport; c. Al hetgeen te doen, dat met bovenstaande verband houdt, of daartoe bevorderlijk kan zijn. LIDMAATSCHAP ARTIKEL 3 1. De vereniging bestaat uit: a. Gewone leden, onderverdeeld in senior-, junior-, aspirant- en buitenleden; b. Ereleden; c. Leden van Verdienste; d. Donateurs. 2. achttien jaar of ouder zijn. dan achttien jaar, doch ouder dan dertien zijn. Aspirant-leden zijn die gewone leden, die op een (1) oktober van het lopende verenigingsjaar dertien jaar of jonger zijn. Buitenleden zijn die gewone leden, die op grond van bijzondere omstandigheden, zulks ter beoordeling van het bestuur, niet in staat zijn ten vollen aan het verenigingsleven deel te nemen. Zij kunnen in aanmerking komen voor gereduceerde contributie, vast te stellen door het bestuur. 3. Ereleden zijn zij, die zich jegens de vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt en op voordracht van het bestuur door de algemene ledenvergadering als zodanig worden benoemd. Zij hebben alle rechten en plichten van gewone leden maar zijn vrijgesteld van het betalen van contributie. 4. Leden van Verdienste zijn zij, die zich jegens de vereniging verdienstelijk hebben gemaakt. Een benoeming tot Lid van Verdienste geschiedt door de algemene ledenvergadering op voordracht van het bestuur. Leden van Verdienste, lid zijnde van de vereniging, hebben dezelfde rechten en plichten als gewone leden. 5. Donateurs zijn zij, die de vereniging met een jaarlijkse bijdrage steunen. CONTRIBUTIE (VASTGESTELDE TOEVOEGING ALGEMENE LEDENVERGADERING D.D. 7 NOVEMBER 2008) 6. Leden zijn aan de vereniging verschuldigd: a. entreegeld (eenmalig bij aanvang lidmaatschap); b. contributie; c. zaalhockey contributie (indien van toepassing). 7. De jaarlijkse contributie en de hoogte van de eenmalige entreegelden worden bij mandaat van de algemene ledenvergadering vastgesteld door het bestuur. 8. De contributienota's worden bij aanvang van het verenigingsjaar verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. Het bestuur bepaalt op welke datum uiterlijk aan de financiële verplichtingen door de leden moet zijn voldaan. 9. De vereniging biedt de leden de mogelijkheid aan hun contributieverplichtingen en voor nieuwe leden het eenmalige entreegeld, te voldoen door middel van een automatische incasso. Hiertoe wordt aan deze leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend kunnen machtigen - tot wederopzegging - tot het incasseren van de contributie. 10. Indien wordt gekozen voor het automatisch incasseren van de contributie ontvangt het lid geen factuur. 11. Bij automatische incasso zal in drie gelijke termijnen worden geïncasseerd, respectievelijk 30, 60 en 90 dagen na factuurdatum. Indien de bank, om welke reden dan ook, afgeschreven gelden storneert op de rekening van het lid dat een machtiging heeft afgegeven zal de vereniging alsnog een contributienota verzenden teneinde het lid in de gelegenheid te stellen aan zijn Pagina 1 van 7

2 verzenddatum en zijn wel direct administratiekosten verschuldigd. 12. Indien de contributie niet via automatische incasso wordt betaald en niet voor 30 september Voor diegenen die gedurende het verenigingsjaar (beginnend verenigingsjaar, de volledige contributie verschuldigd zijn. Indien zij lid worden na 1 januari van het betreffende verenigingsjaar, zijn zij de helft van de contributie verschuldigd. De contributie dient te worden betaald binnen 30 dagen na de factuurdatum. 14. In geval van niet tijdige betaling is het lid zonder nadere aanmaning of ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd. 15. Een maand na de vervaldatum wordt een schriftelijke betalingsherinnering verzonden. Alsdan zijn administratiekosten verschuldigd. Na het verstrijken van de vervaldatum van de betalingsherinnering zal een aanmaning worden verstuurd waarbij een boete van 25 euro zal worden opgelegd. 16. Een lid dat twee maanden na de verzending van de aanmaning nog niet of niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Het bestuur stelt het lid hiervan schriftelijk op de hoogte. De schorsing houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan. Na schorsing kan het bestuur besluiten de inning van de vordering uit handen te geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op tenminste vijftien procent (zegge: vijftien procent) van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten. Volgt de betaling niet binnen een maand na schorsing dan kan het bestuur overgaan tot de in artikel 9 lid 1d van de Statuten bedoelde ontzetting. 17. Restitutie of kwijtschelding van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk verzoek te richten aan het bestuur. 18. Indien het bestuur besluit de door een lid verschuldigde betaling geheel of gedeeltelijk te restitueren dan wel kwijt te schelden, wordt dit besluit door de penningmeester schriftelijk aan de betrokkene medegedeeld, waarna binnen 30 dagen betaling moet plaatsvinden van een eventueel resterend verschuldigd bedrag. Wordt hieraan niet voldaan, dan wordt het bestuursbesluit geacht te zijn vervallen. 19. Indien een opzegging van het lidmaatschap niet voor 1 juni van het lopende verenigingsjaar is geschied kan het bestuur besluiten een administratieve boete van 40 euro toe te kennen. Bij opzegging na 1 juli van het lopende verenigingsjaar is het lid verplicht 50% van het verschuldigde contributiebedrag te voldoen. ARTIKEL 4 Om gewoon lid te worden dient men zich schriftelijk aan te melden bij de ledenadministratie. Het bestuur beslist over de toelating. Minderjarigen behoeven toestemming van ouders of voogd. ARTIKEL 5 Als gewoon lid van H.C. Catwyck kan men geen gewoon lid zijn van een andere hockeyvereniging, behoudens goedkeuring van het bestuur. ARTIKEL 6 Gewone leden hebben bij hun toetreden als lid recht op een exemplaar van de Statuten, van het Huishoudelijk Reglement en van eventueel andere voor alle leden geldende reglementen. ARTIKEL 7 Ieder lid wordt geacht de in artikel 6 genoemde reglementen te kennen. Pagina 2 van 7

3 VERPLICHTINGEN VAN LEDEN ARTIKEL 8 1. Naast hetgeen in artikel 6 van de Statuten is bepaald zijn gewone leden verplicht: a. Zich tijdens het spelen van wedstrijden in clubverband te kleden in het officiële clubtenue, bestaande uit blauwe kousen, donkerblauwe broek voor heren/jongens, donkerblauwe rok voor dames/meisjes en het blauw met gele shirt voorzien van clubembleem en vastgestelde sponsoren en afkomstig van de door het bestuur goedgekeurde leverancier; b. Zich bij het dragen van trainingspakken te vergewissen dat de pakken afkomstig zijn van de door het bestuur goedgekeurde leverancier en de met het pak verbonden sponsor is goedgekeurd door het bestuurslid sponsoring. c. Zich steeds wanneer zij als lid van de vereniging optreden, waardig te gedragen; d. Materiële schade, door hen aangebracht aan eigendommen van de vereniging of aan eigendommen van derden, waarvoor de vereniging aansprakelijk is, te vergoeden. Deze vergoeding wordt door het bestuur vastgesteld. 2. Ereleden en donateurs hebben dezelfde verplichtingen als gewone leden behoudens de voor hen geldende bepalingen van de Statuten. ARTIKEL 9 Alle leden zijn verplicht bij verandering van naam, adres en/of woonplaats hiervan onverwijld schriftelijk kennis van te geven aan de ledenadministratie. RECHTEN VAN LEDEN ARTIKEL De meerderjarige leden hebben het recht: a. Deel te nemen aan de in het verenigingsverband beoefende sporten; b. De sportterreinen, de gebouwen en de algemene bijeenkomsten van de vereniging te bezoeken; c. Het woord te voeren in de algemene ledenvergadering, voorstellen in te dienen en te stemmen over personen en zaken. 2. Ereleden hebben alle rechten van seniorleden. 3. Donateurs hebben het recht van toegang tot de sportterreinen en de gebouwen alsmede tot de algemene bijeenkomsten van de vereniging. In de algemene ledenvergadering mogen zij adviezen uitbrengen. EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP ARTIKEL 11 De beëindiging van het lidmaatschap is geregeld in artikel 9 van de Statuten. ARTIKEL 12 Elk lid, dat niet binnen de eerste maand na schriftelijke en aangetekende aanmaning de contributie betaald, kan door het bestuur geschorst worden. Volgt de betaling niet binnen een maand na schorsing dan kan het bestuur overgaan tot de in artikel 9 lid 1d van de Statuten bedoelde ontzetting. ARTIKEL 13 Wegens schuld ontzette leden kunnen op voorstel van het bestuur, indien zij hun achterstallige contributie hebben aangezuiverd, weer als lid worden toegelaten. OPLEGGEN VAN STRAFFEN ARTIKEL 13A 1. Het bestuur is niet bevoegd een straf op te leggen zonder eerst betrokkene te hebben gehoord. 2. Van een opgelegde straf geeft het bestuur schriftelijk kennis aan de betrokkene. BOETEN ARTIKEL 13B 1. Onder verwijzing naar artikel 7, lid 3a van de Statuten, zal een maximum boete niet meer dan unnen bedragen. 2. Een opgelegde boete dient te worden voldaan binnen drie weken na kennisgeving van de boete aan de betrokkene. 3. Het opleggen van een boete sluit ontzegging van het recht van deelname aan een of meer wedstrijden en ontzetting uit het lidmaatschap op grond van dezelfde feiten, niet uit. Pagina 3 van 7

4 BESTUUR ARTIKEL 14 Bij afwezigheid of tussentijds aftreden van een bestuurslid, wordt diens functie door een van de overige bestuursleden waargenomen tot de terugkomst van het afwezige lid of tot een nieuwe benoeming door de algemene ledenvergadering heeft plaatsgehad. ARTIKEL 15 Besluit het bestuur tussentijds in zijn geheel af te treden dan is het verplicht een algemene ledenvergadering uit te schrijven te houden binnen vier weken na dat besluit en de verenigingszaken te blijven behartigen totdat een nieuw bestuur is benoemd. Het in de vorige zin geformuleerde is ook van toepassing indien in een verenigingsjaar meer dan twee bestuursleden voor hun functie bedanken. ARTIKEL 16 De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen. Hij heeft recht op inzage van alle stukken de vereniging betreffende, ook als deze bij andere bestuursleden rusten. Hij ondertekent de belangrijke stukken mede. Hij brengt op de jaarlijkse algemene ledenvergadering verslag uit over het afgelopen verenigingsjaar, in welke verslag gegevens van de verslagen van de commissies moeten worden opgenomen. Bij afwezigheid wordt hij vervangen door de vicevoorzitter. ARTIKEL 17 De secretaris is voornamelijk belast met het voeren van de correspondentie, het maken van de notulen van vergaderingen (tenzij een notulist is aangewezen), het voorlezen van of toelichting geven op de notulen van de voorgaande vergadering, het bijhouden van de ledenlijst, waarin wordt aangegeven de datum van toetreding en bedanken van elk lid, het verstrekken van gegevens van de ledenlijst aan de penningmeester en de Technische Commissie en hen van alle veranderingen hierin op de hoogte houden. Verder het doorgeven van ingekomen stukken aan de anderen bestuursleden en tenslotte het ter tafel brengen in de bestuursvergadering van alle inkomende en uitgaande brieven en andere correspondentie. ARTIKEL 18 De penningmeester is belast met het innen van en het beheer van de gelden van de vereniging, het opstellen en indienen van de begroting, het houden van een geregelde boekhouding. Verder het overleggen van rekening en verantwoording aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Nadat de stukken in orde zijn bevonden, worden deze getekend door de voorzitter, de secretaris en de kascommissie. Tenslotte het zorgdragen voor verzekering van alle aan de vereniging toebehorende eigendommen. ARTIKEL 19 Het bestuurslid Technische Zaken is belast met alle aangelegenheden die betrekking hebben op de vaststelling en regeling van wedstrijden, het opstellen van elftallen, de training en begeleiding, het sportieve gedrag tijdens de wedstrijden etc. Hij kan deze taken geheel of gedeeltelijk delegeren aan een of meerderen personen of commissies. Het functioneren van dit geheel en de verantwoordelijkheden worden jaarlijks in onderling overleg tussen alle betrokkenen vastgesteld. ARTIKEL 20 Naast de hiervoor vermelde specifieke taken voorzitter, secretaris, penningmeester en het bestuurslid Technische Zaken, worden de andere taken ter uitvoering van het bepaalde in artikel 11 lid 4 van de Statuten door de bestuursleden onderling verdeeld. Hieronder vallen onder andere het beheer van materialen, gebouwen en terreinen, de interne en externe contacten en relaties, jeugdzaken en dergelijke, alsmede de vervanging van de voorzitter en vicevoorzitter tijdens hun afwezigheid. ARTIKEL 21 Een bestuurslid kan door de algemene ledenvergadering op voorstel van het bestuur, op grond van onwaardig gedrag of wanbeheer, van zijn functie worden ontheven. ARTIKEL 22 Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid gedeelten van zijn werkzaamheden op te dragen aan anderen die wel of geen lid van de vereniging zijn. Pagina 4 van 7

5 ARTIKEL 23 Bestuursleden kunnen aansprakelijk worden gesteld voor alle financiële schade aan de vereniging door een daad of nalatigheid in functie gepleegd. ARTIKEL 24 Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen: 1. De voorzitter; 2. Op voorstel van tenminste twee bestuursleden. Geldige besluiten kunnen slechts worden genomen indien meer dan de helft van het totaal der bestuursleden met een voorstel akkoord gaat. JEUGDBESTUUR ARTIKEL 24A 1. Het bestuur kan, bij gebleken belangstelling, een jeugdbestuur benoemen, bestaande uit tenminste vier leden. 2. Het jeugdbestuur heeft tot taak het behartigen van de belangen van de jeugdleden bij het bestuur en het, voor zover mogelijk en in overleg met het bestuur uitvoeren van de maatregelen waartoe met het oog op die belangen wordt besloten. 3. Voor de continuïteit dient het jeugdbestuur uit minimaal 2 leden beneden de 17 jaar bestaan. 4. De voorzitter van het jeugdbestuur heeft recht de bestuursvergaderingen bij te wonen. COMMISSIES ARTIKEL 25 Er zijn de volgende vaste commissies: a. Kascommissie; b. Technische Commissie; c. Scheidsrechterscommissie; d. Clubhuiscommissie; e. Wedstrijdsecretariaat; f. Redactie; g. Toernooicommissie; h. Evenementen en PR commissie; i. Materiaalcommissie; j. Strafcommissie; k. Zaalhockeycommissie. ARTIKEL Voor de wijze van benoeming en taakomschrijving van de kascommissie zij verwezen naar artikel 15 lid 3,4 en 5 van de Statuten. 2. Bij tussentijds aftreden van de penningmeester brengt de kascommissie verslag uit binnen een week na haar onderzoek, hetwelk binnen veertien dagen na het ontstaan van de vacature moet hebben plaatsgehad. 3. Op grond van het verslag van de kascommissie stelt deze aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering voor de betreffende penningmeester al dan niet te dechargeren. ARTIKEL 27 Buiten de kascommissie worden alle vaste commissies door het bestuur benoemd. Over de door het bestuur te benoemen leden van de Technische Commissie dient vooraf overeenstemming te bestaan tussen deze leden en het nieuwe te verkiezen bestuurslid Technische Zaken, teneinde een goede communicatie over de opstelling en de uitvoering van het hockey technische beleid te waarborgen. ARTIKEL 28 De algemene ledenvergadering en het bestuur hebben het recht andere commissies in te stellen, in welke geval zij tegelijkertijd een omschrijving van de taak van zulk een commissie geven. Pagina 5 van 7

6 VERGADERINGEN ARTIKEL 29 De vereniging onderscheidt: a. De jaarlijkse algemene ledenvergadering; b. De algemene ledenvergaderingen, hetzij door het bestuur op eigen initiatief bijeengeroepen, hetzij overeenkomstig artikel 16 lid 4 van de Statuten door het bestuur op verzoek van de leden. De vergaderingen worden door het bestuur in Katwijk bijeengeroepen. De agenda moet tenminste 14 dagen voor de dag van de vergadering aan de gewone leden, Ereleden, Leden van Verdienste en donateurs worden toegezonden. ARTIKEL 30 De agenda van de jaarlijkse algemene ledenvergadering dient tenminste te bevatten: 1. Vaststelling notulen van de vorige vergadering; 2. Bespreking jaarverslag; 3. Bespreking jaarverslag van de penningmeester; 4. Verslag kascommissie; 5. Vaststelling contributies, entreegelden en de minimumhoogte van de donaties; 6. Bespreking begroting; 7. Verkiezing kascommissie; 8. Rondvraag. ARTIKEL 31 Bij een op de wijze als bedoeld in artikel 16 lid 4b, laatste zin van de Statuten, bijeen geroepen algemene ledenvergadering, kiezen de leden uit hun midden een voorzitter en een secretaris. De besluiten, die op een dusdanige vergadering genomen worden, hebben dezelfde rechtskracht als die, genomen in de op een gewone wijze bijeengeroepen algemene ledenvergadering. ARTIKEL 32 Voorstellen voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering moeten tenminste tien dagen voor deze algemene ledenvergadering ter kennis van het bestuur worden gebracht, bij een door tenminste tien leden ondertekend schrijven. Voorstellen voor andere algemene ledenvergaderingen moeten aan dezelfde eisen voldoen, doch tenminste vijf dagen voor de algemene ledenvergadering het bestuur hebben bereikt. De algemene ledenvergadering beslist of te laat binnengekomen voorstellen al of niet in behandeling zullen worden genomen. ARTIKEL 33 De voorzitter verleent de leden het woord; hij heeft het recht een lid, dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt, het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen, behoudens beroep van de betrokkene op de vergadering. STEMMING ARTIKEL 34 Op de algemene ledenvergadering wordt door de secretaris een presentielijst neergelegd, waarop de aanwezige leden hun naam aantekenen, alsmede hun handtekening plaatsen. ARTIKEL 35 Bij stemming over het beleid van een (1) bestuurslid of van het gehele bestuur wordt schriftelijk gestemd, waarbij de betrokken bestuursleden van stemming zijn uitgesloten. ARTIKEL 36 Voor aanvang van een schriftelijke stemming over personen worden door de voorzitter drie neutrale personen aangewezen, die de functie van stembureau vervullen, die stemmen tellen en hem van de uitkomst verslag uitbrengen. De voorzitter deelt daarna de uitslag van de stemming aan de vergadering mede. ARTIKEL 37 Wanneer iemand niet in herstemming wenst te komen, of indien een gekozene voor een benoeming bedankt, heeft een nieuwe vrije stemming plaats. Pagina 6 van 7

7 ARTIKEL 38 Is meer dan een voorstel over een persoon of zaak ingediend, dan wordt over elk voorstel afzonderlijk gestemd. Over amendementen op een voorstel wordt eerder gestemd dan over het voorstel zelf. Steeds echter komt het meest verstrekkende voorstel of amendement zulks ter beslissing van de voorzitter van de vergadering het eerst in behandeling. ARTIKEL 39 Bij stemming over een benoeming tot erelid is een meerderheid van tenminste twee derde van de uitgebrachte geldige stemmen vereist. GELDMIDDELEN ARTIKEL 40 Gewone leden moeten hun contributie voldoen overeenkomstig de richtlijnen van het bestuur ARTIKEL 41 Oud leden hoeven niet opnieuw entreegelden te betalen. ARTIKEL 42 Aan gewone leden kan, op desbetreffend verzoek, door het bestuur geheel of gedeeltelijk vrijstelling op uitstel van betaling worden verleend. REGLEMENTSHERZIENING ARTIKEL 43 Tot wijzigingen in het Huishoudelijke Reglement kan worden besloten in een algemene ledenvergadering na voorafgaande kennisgeving aan de leden van te behandelen wijzigingen met inachtneming van een termijn van twee weken. Zij behoeven voor hun aanneming een meerderheid van tenminste twee derde der geldig uitgebrachte stemmen en zijn van kracht vanaf de dag volgend op die, waarop de algemene ledenvergadering haar goedkeuring aan de wijzigingen heeft gehecht. DISCIPLINAIRE MAATREGELEN ARTIKEL 44 De bevoegdheid tot het vaststellen van boeten en het treffen van alle andere disciplinaire maatregelen buiten schorsing of ontzetting is voorbehouden aan het bestuur. Het bestuur is verplicht hiervan schriftelijk mededeling aan de betrokkene te doen. SLOTBEP ALINGEN ARTIKEL 45 Alle geldige beslissingen door enig bestuur genomen, zijn bindend; een volgend bestuur heeft het recht deze beslissingen van enig vorig bestuur te herroepen. ARTIKEL 46 In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur, Het is verplicht een dusdanige beslissing op de eerstvolgende algemene ledenvergadering ter kennis te brengen aan de leden. Pagina 7 van 7