Informatiebeleidsplan BLNP

Transcriptie

1 Informatiebeleidsplan BLNP april 2017

2 Voorwoord Tastbaar resultaat! Voor de vier samenwerkende gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten was niet zomaar een datum. Later zal blijken of we geschiedenis hebben geschreven, maar historisch was het wel dat twee Gelderse en twee Utrechtse gemeenten als kwartet een intergemeentelijke Samenwerking BLNP zijn aangegaan! We zijn bijna twee jaar bezig geweest met de voorbereiding. Veel werk is verzet en veel uitgewerkt in de, met unanieme(!) instemming van alle vier raden, vastgestelde regeling zonder meer en de vier business cases. Ik heb het gevoel dat we in deze samenwerking nog veel met onze organisaties gaan doen en veel bereiken. Vooruitlopend kon en mocht in 2016 worden gewerkt aan enkele projecten, waaronder informatiebeleid en Informatieveiligheid. De gemeente Bunschoten is binnen de BNLP samenwerking gastheer voor de ICT. Ik ben dan ook zeer trots dat in de Stuurgroep van 16 februari 2017 al twee zeer belangrijke beleidsdocumenten kunnen worden gepresenteerd, namelijk het informatieveiligheidsplan en dit informatiebeleidsplan BLNP Dus zo kort na de formele start kunnen we al de eerste plannen laten zien en zijn er met deze boekwerken tastbare resultaten van onze samenwerking. Het informatiebeleidsplan schetst de stip op de horizon voor twaalf beleidsonderdelen en bevat de leidraad voor de komende jaren gerelateerd aan het Rijksbeleid. Het spreekt mij als bestuurder aan dat het geen lijvig rapport is geworden, maar een werkdocument dat jullie als medewerkers verder kan helpen. Ook de beknopte en heldere beleidspresentatie spreekt me aan. Maar ik heb begrepen dat er voor geïnteresseerden ook een uitgebreidere presentatie met (veel) meer details beschikbaar is. De bedoeling is de beleidsontwikkeling steeds te blijven volgen en te vertalen in wat nodig is. Dus niet om de vier of zes jaar werken aan een nieuw plan. Het wordt een continu proces. Nadat de vier gemeenten dit plan hebben omarmd geeft dat voor ons als bestuurders een verplichting om die leidraad in onze visievorming ook vast te houden. We zijn er nog niet maar de visie ligt klaar om verder uitgewerkt te worden. Het plan schetst veel kansen en laten we proberen van daaruit te gaan voortborduren. Ik feliciteer de werkgroep ICT met het plan en wens hun veel sterkte toe met de uitvoering. Van ons bestuurders kunnen jullie rekenen op onze steun daarvoor. Dank jullie wel en proficiat. Melis van de Groep Burgemeester van de gastgemeente ICT 2

3 1.3 Doelstellingen en kernvragen informatieplan Doelstellingen Inzicht verkrijgen op impact van de strategie en bijbehorende doelstellingen van de samenwerking BLNP op bedrijfsinriching, informatievoorziening en ICT. Inzichtelijk hebben hoe de huidige bedrijfsinrichting, informatievoorziening en ICT met elkaar samenhangen (IST) Inzichtelijk maken hoe het landschap van producten, processen en systemen eruit moet zien om de doelen van de organisatie te kunnen realiseren (SOLL) Inzichtelijk maken welke programma s en projecten er dan uitgevoerd moeten worden Prioriteren van deze projecten Kernvragen Hoe ziet de gewenste bedrijfsinrichting en informatiehuishouding eruit? Welke stappen in bedrijfsinrichting, informatievoorziening & ICT moeten we zetten om dit te realiseren? Waarin gaan we investeren en waarin niet? 3

4 1.4 Leeswijzer (1/3): Raamwerk voor informatieplanning Strategie Uitgangspunten Inrichtingsprincipes Actiepunten Bedrijfsinrichting Informatievoorziening ICT Projecten 4

5 2.1 Missie, visie & kernwaarden BLNP Missie: De BLNP gemeenten gezamenlijk zijn de betrouwbare, laagdrempelige en efficiënte partners met lokale kennis en gebundelde kracht voor burgers, bedrijven en maatschappelijke instellingen in de 4 gemeenten. Visie: De BLNP wil de inwoners en ondernemers van dienst zijn met optimale dienstverlening, die modern is en op de snel veranderende samenleving is voorbereid. De gemeenten stellen zich flexibel op en zijn kostenbewust aan de slag met vernieuwingen die het aantrekkelijk maken te wonen en werken in een van de vier gemeenten. Kernwaarden extern gericht: Samenleving voorop Effectief en Efficiënt Overheidsparticipatie Uitgangspunten samenwerking: Kwaliteitsverbetering Vermindering van de kwetsbaarheid Kostenbeheersing Versnelling van innovaties Kansen Met behoud van zelfstandigheid en eigen identiteit Met focus op bedrijfsvoering aspecten Kernwaarden intern gericht: Regionaal denken, Proactief, Zelfbewust, Reëel en pragmatisch Zorgvuldig. 5

6 2.1 Missie, visie & kernwaarden BLNP Missie: minder kosten t.o.v. zelfstandig doorgaan Visie: standaardisatie en zo veel mogelijk zelfde systemen Kernwaarden extern gericht: Politiek, frontoffices en beleidswerk: eigen identiteit PIOFACH functies: zo veel mogelijk synergie Moraal: Meerwaarde door samen op te trekken; zelf verantwoordelijk voor eigen basis op orde 6

7 2.1 Naar elkaar toe groeien De 4 i-landschappen tonen grote verschillen. Een abrupte gelijkstelling van de 4 gemeentes zou een aanzienlijke investering en een grote desinvestering met zich meebrengen. Daarom geleidelijke overgang op natuurlijke momenten. Daar waar vervanging van een applicatie in een gemeente noodzakelijk is, wordt pas na advies van de 4 gemeentes een keuze gemaakt. 7

8 EXTERN INTERN 2.4 SWOT analyse BLNP gemeenten (S)trengths = Sterkten Optimale dienstverlening (tevreden klant) Compacte organisatie (korte lijnen & doelgericht) Flexibel en pragmatisch Efficiënte processen (W)eaknesses = Zwakten Eénpitters Integraal overzicht & prioritering ontbreekt (adhoc) Privacy dilemma: Efficiënt vs. Veilig Complexiteit informatievoorziening Familiaire cultuur (O)pportunities = Kansen BLNP Samenwerking Digitalisering (verplichting) Nieuwe technologieën & methodieken Open data (T)hreats = Bedreigingen Teveel samenwerkingen Minder geld vanuit het rijk maar meer taken Complexe informatie/ketenvoorzieningen Privacy vraagstuk

9 2.6 Strategische agenda en focus Van Individuele gemeenten Eénpitters Zelfstandige gemeenten Beperkte capaciteit Pragmatisch & specifiek Individuele planning Familiaire cultuur Naar Kennis organiseren & delen Focus op BLNP BLNP Resource deling Standaardisatie & generiek inrichten I-plan & I-taakteam BLNP Elkaar durven aanspreken en opzoeken 9

10 2.1 Samenwerkingsverband BLNP Doelen van de business case BLNP 1. Structureel lagere kosten ten opzichte van zelfstandig doorgaan 2. Betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers 3. Optimale interne bedrijfsvoering 4. Verbetering van het informatiemanagement 5. Meer kwaliteit en borging van de continuïteit 6. Vergroten van het verandervermogen en verhogen efficiency 7. Effenen van het pad om op andere werkvelden samen te werken (olievlekwerking van informatisering) 10

11 2.7.2 KPI s van de doelstellingen De KPI s (Kritische Prestatie Indicatoren) maken de doelstellingen smart voor de afgesproken periode. Bij ieder van de doelstelling zijn tenminste één of meer KPI s benoemd: 1. Structureel lagere kosten ten opzichte van zelfstandig doorgaan Besparing door minder meer kosten Kosten voor één project BLNP t.o.v. 4 individuele projecten zou meer dan 20% moeten besparen (m.n. projectkosten, opleidingskosten (dit zal minder zijn op licentie gebied i.v.m. prijs per inwoner)) 2. Betere dienstverlening aan inwoners en ondernemers Verhoging van de klanttevredenheid bij alle gemeenten (meting o.a. via Waar staat je gemeente? met indicatoren: directe dienstverlening en de digitale volwassenheid) 3. Optimale interne bedrijfsvoering Verhoging medewerker tevredenheid. Basis minimaal gelijk blijven en op termijn verhogen Doorloop snelheid van afhandeling van interne processen minimaal gelijk blijven en op termijn verhogen Jaarlijkse beheerkalender (audit s, vaste jaarlijks terugkerende beheeractiviteiten, etc) Ingerichte BLNP samenwerkingsplatform, KA voorzieningen (mail, agenda, taken, etc) en werkplek 4. Verbetering van het informatiemanagement Jaarlijks geactualiseerd informatieplan BLNP (incl. jaarplanning/projectplan BLNP breed) Ieder i-project voorzien van BLNP businesscase, planning en projectleider Stappen vanuit de BC voor de eerste jaren laten zien 5. Meer kwaliteit en borging van de continuïteit Voor iedere functie een schaduw persoon Voor ieder i-thema een samenwerkingswerkingsgroep 11

12 2.7.2 KPI s van de doelstellingen (vervolg) 6. Vergroten van het verandervermogen en verhogen efficiency Geplande projecten en activiteiten binnen tijd en budgetten opleveren Ruimte voor innovatie naast de (wettelijke & politieke) verplichten projecten 7. Effenen van het pad om op andere werkvelden samen te werken (olievlekwerking van informatisering) Groei op samenwerking met andere werkvelden (3 per jaar) 8. In gezamenlijkheid veranderen met behoud van eigen identiteit Ieder i-gerelateerd project komt maar één keer voor binnen de BLNP Dienstverlening aan de burger verloopt via de website van de eigen gemeenten 12

13 2.1 Samenwerkingsverband BLNP Wensen voor informatisering op de korte en middellange termijn: 1. Gezamenlijk informatiebeleid en informatiebeheer 2. Gezamenlijk projectenplan 3. Gezamenlijke advisering 4. Gezamenlijke medewerker informatiebeveiliging 5. Uitwisseling van systeem-, applicatie- en gegevensbeheerders 6. Gezamenlijke aanpak Basisregistratie persoonsgegevens 7. Investeren in gezamenlijke kennisontwikkeling/expertise 13

14 BLNP informatieplan 14

15 Beleidsthema s die aan de orde komen Besturen Bewaken Beheren Informeren en intake Zaak? ja Behandelen Besluiten Leveren nee Dienstverlening Zaakgericht werken Informatiebeheer Gegevensbeheer Applicaties Samenwerkingsverbanden Uitbesteding / Cloud Kantoorautomatisering Innovatie Infrastructuur I-organisatie Informatiebeveiliging & Privacy

16 2.9 Beleidsthema s Informatiebeleidsplan De vier gemeenten Bunschoten, Leusden, Nijkerk en Putten willen met behulp van het informatieplan richting gaan geven aan de samenwerking BLNP. Om de mogelijkheden van samenwerking nader te verkennen zijn er een twaalftal beleidthema s benoemd, waarin onderzocht is wat de overeenkomsten, verschillen en kansen zijn voor nadere samenwerking. Het is een verkenning die acties heeft opgeleverd voor vervolg. Dit kan zijn: nadere uitwerking of al concrete stappen voor implementatie, maar ook al enkele quick wins voor de korte termijn! De beleidsthema s zijn nader toegelicht in dit informatiebeleidsplan en vormen de basis voor de projecten van het BLNP Informatiebeleidsplan Beleidsthema s: 1 Dienstverlening 2 - Zaakgericht werken 3 - Document Management 4 - Gegevens 5 - Applicaties 6 - Samenwerkingsverbanden 7 - Uitbesteding/cloud 8 - Kantoorautomatisering 9 - Infrastructuur 10 - Innovatie 11 - I-organisatie 12 - Informatieveiligheid 16

17 3.3 Beleidsthema: Dienstverlening Beleidsthema: Dienstverlening 17

18 Beleidsthema Dienstverlening Vervolgacties De volgende acties worden voor dienstverlening voorzien: 1. Definieer een werkgroep BLNP dienstverlening met dienstverlening vertegenwoordiging uit alle gemeenten 2. Onderzoek naar de overeenkomsten en verschillen in de dienstverleningsconcepten en in hoeverre dit vertaald kan worden naar een BLNP dienstverleningsconcept. Eindproduct: analyse waarin de kansen en mogelijkheid in kaart zijn gebracht en wordt aangegeven hoe dit te bereiken. 3. BLNP aanpak 2017 en 2020 met couleur locale. Gezamenlijke aanpak definiëren op basis van de eisen uit de landelijke programma s 2017 en 2020 met behoud van de eigen identiteit. Hiervoor de werkgroep de aspecten van deze programma's laten uitwerken en met een advies laten komen op welke vlakken samenwerking hiervoor mogelijk is. 4. E-formulieren gezamenlijk (laten) ontwikkelen voor Toptaken Onderzoek naar generieke formulieroplossingen. Indien mogelijk selecteer één formulieren omgeving en ontwikkel deze e-formulieren voor alle 4 gemeenten. PvE hiervoor samenstellen en tempo op elkaar afstemmen. Stel een lijst van gewenste gemeenschappelijke e-formulieren op. Bepalen van de toptaken in gezamenlijk overleg en met gebruik van toptakenonderzoek van VNG ( 5. Kennisdeling en werken aan ontwikkeling inzet social media 18

19 3.4 Beleidsthema: Zaakgericht Werken Beleidsthema: Zaakgericht Werken Besturen Bewaken Beheren Informeren en intake Zaak? nee ja Behandelen Besluiten Leveren 19

20 Beleidsthema Zaakgericht werken - Vervolgacties De volgende acties worden voor dienstverlening voorzien: 1. Definieer een werkgroep Zaakgericht Werken met zaakgericht werken vertegenwoordiging vanuit alle gemeenten 2. Onderzoek ZGW werken binnen de 4 gemeenten Onderzoek naar de aanpak van ZGW binnen de gemeenten en welke systemen op welke manier worden ingezet en welke zaakgerichte koppelvlakken aanwezig zijn. Doel hiervan is om te bepalen in hoeverre samenwerking op dit gebied reëel is en op wat voor termijn. Uit de analyse kunnen ook de kansen bepaald worden. Uitwerken van verschillende scenario's. 3. BLNP basisarchitectuur voor het ZGW Uitwerken van een gezamenlijke applicatiearchitectuur voor zaakgericht werken BLNP voor nu en richting de toekomst. Op basis van de keuze uit het voorgaande onderzoek. Hierbij eenduidig de definities vastleggen (voorstel: GEMMA volgen). 4. Plan voor ontwikkeling ZGW binnen BLNP (incl. pilots) Business case voor een pilot beschrijven. Voor een proces dat nu nog niet diepgeworteld zit in zaaksystemen, maar met de komende samenwerking wel meer behoefte voor gaat ontstaan, onderzoeken of het nuttig is om met een (nieuw?) zaaksysteem dit proces te ondersteunen in BLNP-verband. 20

21 3.5 Beleidsthema: Informatiebeheer Beleidsthema: Informatiebeheer 21

22 Beleidsthema Informatiebeheer Vervolgacties Er zijn nog verschillende beelden over informatiebeheer en de rol die het heeft in de gehele informatiemanagement keten. Diverse instrumenten aanwezig die direct door de andere gemeenten gebruikt kunnen worden. Voor het vervolg traject belangrijk om met elkaar op één lijn te komen. De volgende acties worden voor informatiebeheer voorzien: 1. Definieer een werkgroep Zaakgericht Werken Werkgroep met informatiebeheer vertegenwoordiging vanuit alle gemeenten 2. Opstellen informatiebeheer ontwikkelplan Werk een informatiebeheer ontwikkelplan uit met de generieke afstemming over documentmanagement, recordmanagement, inzet e-depot, opstellen documentbeleid, architectuurprincipes voor centraal- en decentraal documentbeleid en inrichting bijbehorende systemen (DMS, RMA, e-depot) met de randvoorwaarde de wettelijke voorschriften t.a.v. archivering 22

23 6. Projecten 1. Projecten 2. Prioritering 3. Planning 23

24 6.2 Onderkende projecten BLNP dienstverlening Inzet Social Media Zaakgericht Werken Informatiebeheer Gegevensbeheer BI gezamenlijk Luchtfoto s Applicatiearchitectuur Omgevingswet Belastingen BOR Samenwerkingsplatform Uniformiteitsafspraken Kantoorautomatisering Samenwerkingsverbanden Cloudstrategie Externe landelijke diensten Werkplekken Licenties i-organisatie ICT FIMS systeem ICT omgeving BLNP Gezamenlijk WiFi Uitwijk Innovatie Informatieveiligheid

25 P1 Dienstverlening Projectopdracht Onderzoek naar de raakvlakken van I&A-aspecten van de gemeentelijke dienstverleningsconcepten en de kansen die hier in BLNP-verband bestaan. Aanleiding voor het project De gemeentelijke dienstverlening is een van de bestaansrechten van de gemeenten. De dienstverlening an sich zal veel colour locale houden, echter de wijze waarop we de bedrijfsvoeringsfunctie vormgeven en dan in bijzonder I&A kan onderzocht worden op mogelijke samenwerkingskansen. De landelijke programma s Dienstverlening 2017 en 2020 geven richting aan de wijze waarop de gemeentelijke dienstverlening ingevuld kan worden en dus ook hoe de I&Aaspecten daarin meegenomen kunnen worden. Globale schatting capaciteit & kosten I-capaciteit (int +ext) in mandagen: 10 dagen KCC-coördinatoren (inschatting 0,5 mandag per persoon) Planning (start, mijlpalen, eind) Geen externe kosten. Interne kosten bestaan uit te besteden manuren. Start: augustus 2017, Eind: januari Mijlpalen: - Verwachting is dat geen externe inzet nodig is. Project geeft invulling aan actiepunten B1 Werkgroep met dienstverlening vertegenwoordiging vanuit alle gemeenten B2 Vergelijk de concepten en proberen aan de hand van de verschillen en overeenkomsten en maak een plan om toe te werken naar een dienstverleningconcept BLNP met eventuele "couleur locale" aspecten B3 Vertaal de eisen uit de landelijke programma's dienstverlening 2017 en 2020 naar een plan voor de ontwikkeling van de dienstverlening binnen de BLNP. B4 Stel een lijst van gewenste gemeenschappelijke e-formulieren op. Onderzoek de mogelijkheden om deze ook daadwerkelijk te kunnen koppelen aan de verschillende systemen (website en zaaksystemen) van de verschillende gemeenten. Indien mogelijk selecteer één formulieren omgeving en ontwikkel deze e-formulieren voor alle 4 gemeenten. Stel hierbij lijst op van gewenste gemeenschappelijke e-formulieren i.r.t. tot de toptakenwebsite Soort project Vooronderzoek/verkenning Projectvertegenwoordiger Gert Jan Fierloos Kennisgebied Kennis van dienstverleningsconcepten Belangrijkste eindproducten van het project Rapportage met bevindingen en actieplan. Project relaties nvt 25

26 6.3 Werkwijze prioriteitstelling Belang - risico afweging Belang x urgentie 100% doen risicobeperking 50% x PRIORITEITSVOLGORDE mits capaciteit ijskast 0% 50% 100% (Project)risico 26

27 Belang (x Urgentie) Prioriteitstelling projecten Belang - risico matrix Belang (x Urgentie) vs Risico Risico Projectnummer doen 21 risicobeperking mits capaciteit ijskast PRIORITEITSVOLGORDE 1 BLNP dienstverlening 2 2 Inzet Social Media 3 3 Zaakgericht Werken 2 4 Informatiebeheer 2 5 Gegevensbeheer 3 6 BI gezamenlijk 4 7 Luchtfoto s 1 8 Applicatiearchitectuur 2 9 Omgevingswet 4 10 Belastingen 1 11 BOR 3 12 Samenwerkingsplatform 1 13 Uniformiteitsafspraken 1 14 Kantoorautomatisering 2 15 Samenwerkingsverbanden 3 16 Cloudstrategie 2 17 Externe landelijke diensten 1 18 Werkplekken 1 19 Licenties 1 20 i-organisatie 2 21 ICT - FMIS systeem 1 22 ICT omgeving BLNP 2 23 Gezamenlijk WiFi 1 24 Uitwijk 3 25 Innovatie Informatieveiligheid 1 x

28 Concept planning BLNP projecten Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q Project nummer Projecten Jan Feb Mrt Apr Mei Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec 1 BLNP dienstverlening 2 Inzet Social Media 3 Zaakgericht Werken 4 Informatiebeheer 5 Gegevensbeheer 6 BI gezamenlijk 7 Luchtfoto s 8 Applicatiearchitectuur 9 Omgevingswet 10 Belastingen 11 BOR 12 Samenwerkingsplatform 13 Uniformiteitsafspraken 14 Kantoorautomatisering 15 Samenwerkingsverbanden 16 Cloudstrategie 17 Externe landelijke diensten 18 Werkplekken 19 Licenties 20 i-organisatie 21 ICT - FMIS systeem 22 ICT omgeving BLNP 23 Gezamenlijk WiFi 24 Uitwijk 25 Innovatie 26 Informatieveiligheid 28

29 Wat gaan we als eerste aanpakken Vaststellen BLNP informatieplan; Uitvoeren cyclus informatieplanning met beleidsgroep; Vaststellen veiligheidsplan (P26); Werkgroep veiligheidsbeleid o.l.v. C Hartman; uitwerking cyclus; 2017 jaar bewustwording veiligheidsbeleid (voorlichtingen; bouwen governance structuur) GAP-analyse Planning te nemen maatregelen en acties Benoeming bovengemeentelijke CISO; Project BRP (Basisregistratie personen, wettelijke bepaling 1/1/2019) o.l.v. F. de Vries Uitwerken I-organisatie gelet op de natuurlijke afvloeiing van collega s (P20); Project KA en Cloud oppakken (P14/P16) PVA aansluiting overige gemeenten Office 365; Uniformering Cloud afspraken; Uitwerken samenwerkingsplatvormen; Portaal voor alle onderdelen; 29

30 Wat gaan we als eerste aanpakken Uitwerken licentiestructuren met als aandachtgebieden ( Cognos; Oracle, Microsoft en Office). Ook kijken naar licenties basisregistraties (P19) Uitwerken Applicatiearchitectuur (P8) Uitwerken Uniformiteitsafspraken (P13). Quick wins Contracten luchtfoto s (P7); GBLT gezamenlijk accountmanager richting GBLT (P15); Toegang Wifi-netwerken gastgemeenten; medewerker kan dan werken op systeem van de eigen gemeente (P23); Inlog Fin systeem Leusden en You force is daarmee geregeld; Ontwikkelen van een samenwerkingsplatvorm; (intranet, agenda s, documenten, smoelenboek en informatie beschikbaar stellen). Dit kan pas tot volle glorie komen als de internetdomeinen zijn gekoppeld; of te wel een grote stap is gemaakt met de online Office-applicaties; (P12) Toegang gebouw van gastgemeenten; per gemeente oppakken; 30

31 Budgetten I&A beleid +/- 3000,--; bijv incidentele inhuur Veiligheidsbeleid uit eigen begroting BRP: eigen budgetten Projecten : uitwerking projectkaarten; Investeringsschema volgen nog Formatie winst; bekijken in het licht van het onderzoek naar de I- organisatie; Werkkosten werkgroep ( bezoekjes, bindingszaken, teamontwikkeling) 31

32 Cultuur/ Teamontwikkeling I&A beleid met 4 beleidscoördinatoren ( I-kernteam): frequentie 1 x 3 weken Veiligheidsbeleid : eigen groep; BRP: eigen groep; Uitvoerende zaken: 1 per zes weken systeembeheerders; Kwartiermaker maakt kennis met een ieder; Kwartiermaker bezoekt werkoverleggen gemeenten 1 per 6 weken; Kwartiermaker is beschikbaar voor personeel; Kwartiermaker stemt werkzaamheden af met de functionele managers; Leuk uitje minimaal 1 keer per jaar; 32

33 Tot zover.