Teambemiddeling van spanning naar synergie

Transcriptie

1 Teambemiddeling van spanning naar synergie Het beste team is er een waarvan de leden bereid zijn persoonlijk risico te nemen, conflicten aan te pakken en moedige gesprekken te voeren. (Manfred Kets de Vries) Wanneer de spanningen (te) hoog opgelopen zijn, bij een vertrouwensbreuk, bij fragmentatie in subgroepen, warme of koude conflicten en wanneer constructieve samenwerking niet meer mogelijk is, helpt bemiddeling uw team uit de impasse. Teambemiddeling kan ingezet worden voor diverse soorten groepen: een team, een functionele groep (bv de financieel adviseurs), twee afdelingen, een tijdelijke projectgroep, een Raad van Bestuur, een directieteam, een directeur en een afdeling, een team dat tegenover de directeur staat,... De focus van teambemiddeling De escalatie bewust stoppen zodat onnodig menselijk leed en hoge kosten vermeden kunnen worden Het conflict als groepsfenomeen leren zien en samen verantwoordelijkheid nemen voor de oplossing ervan Constructieve dialoog begeleiden Herstellen van relaties Werken aan een open klimaat Conflictvaardigheid van het team vergroten

2 Aanpak van een bemiddelingsproces in groep Oriënterend gesprek met de opdrachtgever (bv Raad van Bestuur, directie, HR, leidinggevende) o wat is de vraag o is bemiddeling hier aangewezen o wie moeten er in eerste instantie aan tafel zitten o eerste zicht op het soort conflict en de thema s, zonder diep op de inhoud in te gaan o bespreken van de meest geschikte interventies voor dit specifieke conflict o procesontwerp Individuele of groepsintake o individuele intakegesprekken met alle betrokkenen apart o of een collectieve intake Bemiddelingsbijeenkomst(en) o eenmalige bijeenkomst (bv een dag) o of diverse bijeenkomsten (bv drie halve dagen) Verankeren o vastleggen van de gemaakte afspraken o afspraken maken voor opvolging o follow-up dag inplannen o afspraken rond terugkoppeling (bv naar de directie) maken met het team Follow-up o opvolging van de afspraken o terugkombijeenkomst Het is moeilijk om op voorhand in te schatten hoe lang een bemiddeling zal duren en hoeveel bijeenkomsten er precies nodig zijn. Het kan variëren van één korte en krachtige sessie tot een aantal bijeenkomsten. Waar het gezamenlijk taakbesef verloren gaat, wordt het conflict binnen de groep vaak de verbindende factor. (Piet Weisfelt)

3 Een woordje uitleg over bemiddeling Bemiddeling is een krachtige professionele interventie waarbij een autonome en onafhankelijke 'derde' conflictpartijen ondersteunt om - in directe dialoog met elkaar zélf hun problemen op te lossen en nieuwe manieren van samenwerken af te spreken. Hierbij zijn 3 principes van cruciaal belang: Vertrouwelijkheid: de inhoud van de bemiddeling is vertrouwelijk - de betrokkenen én de bemiddelaar verbinden zich er toe om alles wat besproken wordt tijdens de bemiddeling binnenskamers te houden - de bemiddelaar is gebonden aan het beroepsgeheim Verantwoordelijkheid: de betrokkenen zijn zelf verantwoordelijk voor het zoeken naar en kiezen van oplossingen - ze worden ondersteund om in hun kracht te komen zodat ze zelf, binnen vooraf bepaalde marges, kunnen beslissen over toekomstige manieren van samenwerken Vrijwilligheid: de betrokkenen engageren zich om het bemiddelingsproces een kans te geven - deelname is vrijwillig maar niét vrijblijvend Wat is kenmerkend voor de rol van een teambemiddelaar? Een teambemiddelaar heeft een andere rol dan een teamcoach, procesbegeleider of consultant. Wat is het specifieke van de rol van een teambemiddelaar? De bemiddelaar heeft als eerste taak om met het conflict te werken en de groep te begeleiden doorheen de fasen van een bemiddelingsproces. De kracht van de interventie zit in de onafhankelijke rol die de bemiddelaar in het conflict opneemt. De bemiddelaar stelt zich 'meerzijdig partijdig' op in het krachtenveld van het conflict: o ze heeft geen belang bij het conflict of de oplossing ervan en kan zich dus onafhankelijk en autonoom bewegen o ze verbindt zich met alle betrokken partijen zonder echter partijdig te worden o ze zorgt ervoor dat alle belangen - ook die van de niet aanwezige partijen meegenomen worden tijdens de gesprekken (bv een andere afdeling, het management, klanten, collega's) o ze faciliteert de dialoog in het team zodat de partijen de ruimte en veiligheid hebben om het conflict op tafel te brengen en uit te praten

4 Hoe werkt bemiddeling in een team? De bemiddelaar... schetst het kader van bemiddeling en checkt of mensen bereid zijn om in de bemiddeling te stappen zorgt dat mensen zich veilig voelen tijdens de bijeenkomsten (bv gespreksregels; garanderen van de vertrouwelijkheid; een gestructureerde aanpak van het gesprek; een neutrale ruimte) biedt de betrokkenen tijd en ruimte om op verhaal te komen helpt de betrokkenen om het conflict vanuit verschillende standpunten te bekijken en tot een 'meerzijdig' beeld van de situatie te komen ondersteunt de betrokkenen om hun wensen en behoeften op een constructieve en heldere manier te verwoorden stimuleert het luisteren naar elkaar, het komen tot begrip voor de 'overkant', zodat de betrokkenen de verschillen kunnen overbruggen faciliteert het zoeken naar creatieve oplossingen en nieuwe manieren van samenwerken in de toekomst moedigt aan om de nieuwe afspraken te verankeren zodat de betrokkenen elkaar achteraf aan kunnen spreken op het naleven ervan (bv op papier zetten) stimuleert mensen om te zorgen voor opvolging van de gemaakte afspraken Wat doet een bemiddelaar niet: Partij kiezen voor één van de partijen, een 'schuldige' aanwijzen, advies geven, eigen oplossingen aanreiken, standpunten innemen, knopen doorhakken voor de betrokkenen De inhoud van de bemiddelingsgesprekken terugkoppelen naar de opdrachtgever

5 Wat heeft uw team en organisatie te winnen bij bemiddeling? Een bemiddelde oplossing is duurzaam, omdat mensen zélf hun conflict hebben opgelost en nieuwe afspraken hebben gemaakt die tegemoet komen aan de wensen en belangen van elk. Bemiddeling spreekt mensen aan in hun kracht ('empowerment'). Beroep doen op bemiddeling betekent voor de betrokkenen dat de organisatie gelooft dat zij hun problemen zélf kunnen oplossen; het is dus een kans. Een conflict op een constructieve manier doorwerken maakt het team conflictvaardiger in toekomstige moeilijke situaties. Op deze wijze bieden conflicten een kans tot groei en ontwikkeling. Bemiddelde oplossingen maken juridische procedures overbodig, zodat heel wat stress, menselijk leed, verlies van effectiviteit, tijd en geld vermeden kunnen worden. Bij juridisch beslechte conflicten zijn geen winnaars... Conflicten oplossen via bemiddeling is goedkoper dan via de juridische weg. Bemiddeling inzetten in uw organisatie is een krachtig signaal dat u niet bang hebt om de problemen die leven daadkrachtig aan te pakken en moedige gesprekken aan te gaan. Bemiddeling draagt bij tot het leren omgaan met diversiteit, tegenstellingen en spanningen: dé uitdaging van de toekomstige organisaties.

6 In welke situaties is bemiddeling een geschikte interventie? Zogenaamde 'bemiddelaars in sociale zaken' kunnen interveniëren bij diverse soorten conflicten op de werkvloer. Bemiddeling kan helpen om conflicten te de-escaleren en opnieuw een positieve dynamiek in de samenwerking te brengen. Enkele voorbeelden. Curatief bij een aangemeld conflict Een gefuseerd team met Nederlandstalige en Franstalige consulenten slaagt er niet in om ook effectief samen te werken. De manier van werken is te verschillend. Ze ontmoeten elkaar alleen tijdens de wekelijkse, verplichte vergadering. De sfeer is om te snijden. De coördinator vraagt een teambemiddeling en is bereid 2 dagen uit te trekken om de spanningen grondig door te praten. Een team heeft een motie van wantrouwen ingediend tegen het management. Het management wil de dialoog herstellen en doet beroep op een bemiddelaar. Preventief en proactief bij spanningen of voorziene moeilijkheden De organisatie heeft een klimaatstudie laten uitvoeren. Hieruit blijkt dat er een afdeling is waar opvallend veel ontevredenheid heerst. De HR manager stelt een bemiddeling voor om de spanningen bespreekbaar te maken. Het management voorziet strubbelingen bij de fusie van twee hogescholen. Bij het samenvoegen van de afdelingen zullen er spanningen ontstaan over kwesties zoals: wie wordt afdelingshoofd? Hoe omgaan met twee visies, verschillende werkmethodes en culturen? Ze huren een bemiddelaar in die expliciet aan de slag gaat met de verschillen waardoor mensen zich bedreigd voelen. 'Lukt' bemiddeling altijd? Een bemiddelaar kan helaas geen garantie op een positieve afloop bieden. Uiteraard gaat de bemiddelaar wél een inspanningsverbintenis aan. Meestal zijn 1 à 2 dagen voor groepsconflicten voldoende om het tij te keren. De stap naar bemiddeling zetten is moedig. Soms is een conflict helaas al te ver geëscaleerd, zodat het mensen niet meer lukt om de relatie te herstellen en samen tot nieuwe afspraken te komen. Bij te grote escalatie zijn er andere maatregelen nodig, zoals een herverdeling van taken, een medewerker overplaatsen, individuele coaching, het werk op een andere manier organiseren.

7 Meer weten? Wilt u meer achtergrondinformatie over bemiddeling en mijn visie op conflict en bemiddeling? Dan verwijs ik u naar de volgende artikels op mijn website (zie publicaties ): Prins, S. (2013). Teamleiderschap als ambacht. Gids voor het samenwerken met de verschillen. Antwerpen: Garant. Teamconflict op de werkvloer?, Interview met Silvia Prins, Transcom Info, september 2013, pp De zondebok als gemakkelijkheidsoplossing. De paradox van bemiddeling: helpen door niet te helpen. Interview met Silvia Prins, HR Magazine, Dossier Sociale Bemiddeling, september Prins, S. (2010). Bemiddeling in organisaties. Verbindend omgaan met verschil. Pastorale Perspectieven. Special issue Om de lieve vrede. Constructief omgaan met conflicten. Nr 149, okt-dec, pp Prins, S. (2009). Being in good hands: providing containment in organizational mediation. Paper presented at the 26th ISPSO (International Society for the Psychoanalytic Study of Organizations) Annual Meeting, Toledo, Spain, June. Bouwen, R. & S. Prins (2008). Multipartij samenwerking als conflicthantering. Forum voor Conflictmanagement, 3, oktober, Prins, S. (2008) Bemiddeling voor leidinggevenden. Pocket in de reeks Professionele vaardigheden: handboek voor leidinggevenden, VVSG. Brussel: Uitgeverij Politeia. Silvia Prins Erkend bemiddelaar in sociale zaken sinds 2009 Gespecialiseerd in groepsdynamica en teamwerk [email protected] 0486/