Billing & Credit-Collection Beheerder

Transcriptie

1 Het Vlaams Energiebedrijf is op zoek naar een (m/v) Billing & Credit-Collection Beheerder Functiecontext Het Vlaams Energiebedrijf (VEB) is begin 2012 opgericht als een agentschap van de Vlaamse overheid. Het VEB streeft naar energiebesparing en rationeel energieverbruik voor de Vlaamse Overheidsinstellingen. Binnen het VEB heerst een levendige startup-sfeer; op dit moment werken er een 10-tal medewerkers die zich met hart en ziel scharen achter de 3 doelstellingen van het VEB: 1. Verbeteren van de energie-efficiëntie van de gebouwen van de Vlaamse overheid, door de Vlaamse overheidsinstellingen bij te staan in het uitvoeren van energieaudits en de bijhorende energie-optimalisatie-trajecten. 2. Investeren in innovatieve energietechnologie en milieuvriendelijke en/of decentrale energieproductie, b.v. energieproductie op basis van hernieuwbare bronnen, warmtekrachtkoppeling, groene warmte, 3. Voorzien van een kostenefficiënte en milieuvriendelijk geproduceerde energielevering voor Vlaamse Instellingen. In de komende jaren zal het VEB sterk groeien om op volle toeren te komen voor het behalen van deze 3 doelstellingen. Takenpakket Je staat, binnen de peiler energielevering, in voor het kwaliteitsvolle verloop van de facturatie en inning: o Je staat in voor de data kwaliteit van de verbruiken, tarieven en indexen. Je beoordeelt de datakwaliteit en aanvaardt de data (al dan niet in bulk) en bepaalt de te ondernemen corrigerende acties. o Je bewaakt de datakwaliteit in het algemeen en zet daar de nodige controles voor op. o Je lanceert de facturatie en controleert elke stap van de billing runs. o Je zorgt ervoor dat de facturen en credit nota s verzonden worden via de aangeduide kanalen (XML, , portaal, post). o Je importeert de CODA files en lettert de betalingen met de facturen af. o Je volgt de achterstallige betalingen op via aanmaningen. o Je bewaakt en behandelt falingen en fouten door op doordachte tijdstippen werklijsten en rapporten te lanceren en de fouten op een intelligente manier te verwerken. o Je verrijkt de werklijsten zodat prioritering en werkefficiëntie bevorderd wordt. o Je werkt mee aan specifieke projecten rond data wijzigingen. o Na het uitwerken van optimalisatie-voorstellen rond processen en de onderliggende systemen samen met het team, werk je deze voorstellen verder uit met de ICT verantwoordelijke. o Je zoekt samen met de ICT verantwoordelijke naar oorzaken van business incidenten en vertragingen of afwijkingen. o Je analyseert de procesrapporten en zoekt naar trends.

2 Je staat in voor de 2 de lijn klantenondersteuning voor wat betreft data kwaliteit, billing & creditcollection. o Je zoekt in het klantenbeheersysteem voor specifieke situaties naar de reden(en) van het ontbreken van facturen of tarieven of betalingen en indien nodig roep je hierbij de hulp in van je collega s. o Je kent het VEB klantenportaal door en door en gebruikt dit ook als middel om te communiceren naar de klanten toe. Je zorgt voor de interne en externe rapportages die betrekking hebben op facturatie, inning, aanmaning, ouderdom, boekhoudkundige standen. Je onderhoudt je kennis van tarifering van energie, de regelgeving evolutie inzake energie facturatie, de betalingsprotocol (SEPA) en CODA codering. Je gaat na in hoeverre de klantendienstpartner van het VEB deze wijzigingen correct implementeert in de systemen. Profiel Deelnemingsvoorwaarden - Je hebt minimum een bachelor diploma in een technische/economische richting of je hebt ervaring met facturatie en data management in de energiesector. - Je hebt minimaal een 3 jaar werkervaring. - Ervaring met de energiesector is een vereiste. - Ervaring met overheid en overheidsdiensten is een pluspunt - Ervaring binnen een start up omgeving is eveneens een pluspunt Vaktechnische competenties - Expertise in facturatie, inning en aanverwante rapportage - Diepgaand inzicht in data management - Uitstekende kennis van het Nederlands, elementaire kennis van het Engels en het Frans - Kennis van de gangbare Officetoepassingen is noodzakelijk - Basiskennis database management (minimaal gevorderde kennis MS Excel) Persoonsgebonden competenties Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken. - Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving, informaticatoepassingen, werkmethoden ) - Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot de eigen functie (leest vakliteratuur, neemt deel aan congressen ) - Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten toe in de praktijk - Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in de eigen functie ingezet kunnen worden - Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden verder uit tot concrete voorstellen

3 Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van persoonlijk belang is. Helpt anderen en pleegt overleg. - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep - Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen Betrouwbaarheid Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk. - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken Omgaan met stressfactoren

4 Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan de functie - Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d. - Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van verhoogde tijdsdruk of sociale druk - Vertoont geen uiterlijke tekenen van stress bij tijdelijke verhoging van de druk - Reageert rustig bij tegenstand of persoonlijke verwijten, negatieve feedback - Bewaakt zijn eigen grenzen van kennen en kunnen Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen - Richt zich tot zijn gesprekspartner - Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere duidelijk is - Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te stellen - Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en onderbreekt hem niet - Past de communicatiewijze aan de mogelijkheden of eigenheden van de gesprekspartner aan Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria Formuleert hypothesen; trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens - Formuleert hypothesen voor problemen waarover onvoldoende informatie beschikbaar is - Formuleert een diagnose op basis van de verzamelde informatie, komt tot een synthese - Betoont een gezonde kritische ingesteldheid - Weegt alternatieven tegen elkaar af - Redeneert logisch, ziet de voor de hand liggende effecten van acties Plannen Structuur aanbrengen in tijd, ruimte en prioriteit bij het aanpakken van taken of problemen Plant eigen werk en dat van anderen effectief - Brengt structuur aan in eigen werk en dat van anderen (bv. bepaalt werkterreinen, prioriteiten, termijnen) - Houdt bij het inplannen van taken rekening met deadlines - Maakt goede werkschema s en tijdsplanningen op (werkbaar, volledig, overzichtelijk) - Geeft op een duidelijke en eenduidige manier aan welke de prioriteiten zijn Aanbod Ben je klaar om de uitdaging aan te gaan? Dan bieden wij je met veel plezier een afwisselende job in het centrum van de actualiteit (energie en klimaat), in een opstartend

5 bedrijf dat bruist van de energie. Je krijgt de kans om actief mee te bouwen aan een bedrijf dat een fraaie combinatie maakt tussen economische en maatschappelijke belangen. Je krijgt een contract van onbepaalde duur en een marktconforme verloning met extralegale voordelen. De werkervaring die je hebt opgebouwd nemen wij mee in rekening in de onderhandeling van je loonpakket. Wij willen een maximale flexibiliteit bieden in het vormgeven van je job. Zo hanteren wij glijdende werkuren en bieden wij, eens het team elkaar goed kent binnen onze startende onderneming, de mogelijkheid om aan telewerk te doen wanneer je taken dit toelaten. Wij zijn gevestigd in de gebouwen van Tour & Taxis, Koninklijk Pakhuis Bus 301, Havenlaan 86C, 1000 Brussel. Deze locatie is vlot bereikbaar zowel met de wagen als met het openbaar vervoer. Hoe solliciteren? Solliciteer uiterlijk 6 april 2014 online op Meer weten? Voor meer informatie kan je contact opnemen met Ludo Deckers, [email protected] Een uitgebreide functieomschrijving vind je op