Tennisvereniging PAF. Extra algemene ledenvergadering 4 juli 2014

Transcriptie

1 Tennisvereniging PAF Extra algemene ledenvergadering 4 juli 2014

2 Agenda 1. Opening 2. Mededelingen, ingezonden stukken, vragen 3. Benoeming bestuursleden 4. Benoeming voorzieer 5. Advies werkgroep clubhuis 6. Advies werkgroep banen 7. Rondvraag 8. SluiOng 2

5 Benoeming bestuursleden APredend en niet herkiesbaar: Henk van der Klooster, bestuurslid facilitaire zaken CorJan Bruggeman, bestuurslid technische zaken Dick Egberts, voorzieer Benoeming: Huub Claessen, bestuurslid facilitaire zaken Bart Denef, bestuurslid technische zaken 5

6 Agenda 1. Opening 2. Mededelingen, ingezonden stukken, vragen 3. Benoeming bestuursleden 4. Benoeming voorzi:er 5. Advies werkgroep clubhuis 6. Advies werkgroep banen 7. Rondvraag 8. SluiOng 6

7 Benoeming voorzieer CorJan Bruggeman 7

9 Werkgroep clubhuis Leden: René Westerik Jan Roelofs Ralf van Regteren Huub Claessen George le Febre MarOjn Kerkdijk 9

10 Werkgroep clubhuis Doel werkgroep: onderzoek alternaoeven met betrekking tot de verbouw van het PAFiljoen 10

11 Werkgroep clubhuis Onderzochte alternaoeven: clubgebouw Tempo overeenkomst tussen gemeente Zwolle en Oranje Zwart ruil PAFiljoen en clubgebouw Tempo tussen PAF en Oranje Zwart gezamenlijk gebruik clubgebouw Tempo door PAF en Oranje Zwart nieuwbouw 11

12 Werkgroep clubhuis Conclusie en advies: verbouw clubhuis is enige opoe beperkte financiële middelen vooralsnog alleen noodzakelijke investeringen uitvoeren fase 1: douche, toileeen, hal, keuken (zie tekeningen) 12

13 Werkgroep clubhuis Conclusie en advies: uitvoering in winterperiode eventueel gebruik maken van douches Tempogebouw overige fases verbouwing nu niet vastleggen evaluaoe na uitvoering verbouw en vastleggen noodzakelijke investeringen voor komende jaren 13

14 Werkgroep clubhuis Conclusie en advies: speeltoestel verwijderd i.v.m. veiligheid na uitvoering verbouw bezien welke (financiële) mogelijkheden er nog zijn voor aanpakken terras, oefenbaan, coniferen weg, nieuw speeltoestel, etc. indien nodig voorleggen plannen in eerstvolgende ALV 14

15 Werkgroep clubhuis Kosten verbouw fase 1: offerte Beverwijk :.. offerte Bovenhuis :.. De offertes worden nog voor de ALV ontvangen. Advies: budget verbouw fase 1 vaststellen op maximaal

17 Werkgroep Banen Leden Joey le Febre Ton Hilhorst Luc van Keulen Lisanne Hilhort Robert den Ouden Thea Goedvriend Jelle van Eijndhoven Jan Kamphuis John Augustus CorJan Bruggeman (voorzieer Werkgroep) 17

18 OpOe Banen OpOe 1: Ondergrond aanpakken wat tot latere vervanging van de banen zou kunnen leiden rekening houdend met een maximaal aantal jaren ivm slijtage toplaag en eventuele andere risico s van deze opoe. OpOe 2: Vervanging van de banen 3, 4 en 8, 9 inclusief soort kunstgras (of andere mogelijkheden toplaag) welke qua speelplezier vs kwaliteit vs levensduur de meest geschikte zal zijn. OpOe 3: Vervanging van de banen 3, 4, 5 en 8, 9, 10 (als geheel blok conform eerdere advisering van de KNLTB en Oranjewoud). Tevens bekeken: opoes uitbreiding van het licht op de banen (4 en 9). 18

19 Twee ParOjen Antea Group Voorheen bekend als Oranjewoud. Marktleider in buitensportaccommodaoes. Staan voor duurzame sportaccommodaoes waar de sporter centraal staat. Van inioaoef tot en met realisaoe bieden totaaloplossingen. Creëeren concepten, adviseren, regisseren, realiseren en beheren accommodaoes van sportsystemen op maat, waarbij kunstgras, mulofuncooneel gras, natuurgras, kunststof en halfverharding in hun porkolio zijn opgenomen. Grontmij Grontmij is een (Europees) landelijk opererend advies en ingenieursbureau. Al bijna 100 jaar acoef. Kenmerkend is dat een project van het begin tot het einde kan worden voorbereid, ontworpen en uitgevoerd. Jaarlijkse realisaoe van legio sportvelden voor allerlei verschillende sporten. Enerzijds door gedegen voorbereiding en adviezen, anderzijds door het werk zelf uit te voeren. Daarnaast wordt op een aantal sportparken het onderhoud verzorgd soms met locale parojen en voeren kwaliteitscontroles uit. 19

20 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond Antea Group advies Onderzoek banen door Antea Group voorjaar 2013 met conclusie vervanging banen eerste 4 á 5 jaar nog niet aan de orde Banen nog niet technisch ameuren (april 2014) wel algengroei en vervilong duidelijk zichtbaar Het huidige onderhoudsregime kan worden gehandhaafd. Een deel van de banen hebben ca. 18 jaar gelegen! Dat is heel bijzonder en mede te danken aan perfect uitgevoerd onderhoud, in een goede samenwerking tussen de vrijwilligers van PAF en specialisten Antea Group Garandeert dat onderbouw en fundering nog aan de normen voldoet Drainagesysteem doorspuiten (Ojdens aanleg nieuwe toplaag) voor controle verstoringen afgelopen jaren, bijvoorbeeld plantsoenstrook buiten banen of ter plaatse aansluiongen op de controlepueen. Eventuele herstelwerkzaamheden worden extra in rekening gebracht. 20

21 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond Grontmij advies Banen technisch ameuren (april 2014) veel algengroei en vervilong duidelijk zichtbaar gevaar voor blessures min. vezellengte nog in orde Zeer bijzonder dat banen al 18 jaar liggen kan alleen door goed onderhoud Oorzaak bodem kan niet met blote oog worden vastgesteld wel hoogteverschil op de banen zichtbaar Per baanblok (3, 4 & 5 en 8, 9 & 10) 10 boringen verrichten en per blok een mengmonster zand en lava afnemen. Door ISA op samenstelling laten beoordelen. Tevens banen digitaal inmeten (ivm. hoogteverschil). met daaruit volgend een noooe met bevindingen en aanbevelingen Drainage inspecoe m.b.v. speciale camera met daaruit volgend een noooe met bevindingen 21

22 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond Het onderzoek van de banen omvat: Maken boringen in de baanblokken Laagdiktes meten Nemen mengmonsters zand en lava (1 monster per baanblok per soort) Laten analyseren van de 4 mengmonsters door KiwaIsa Drainage inspecoe m.b.v. speciale camera Kosten EUR 4.012,36 (incl. BTW) 22

23 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond IniOële resultaten 8 mei boringen via Grontmij Monsters genomen (opgestuurd naar ISA sport voor onasankelijke beoordeling ) en laagdikten bepaald. Uit onderzoek is gebleken dat het grondwater zich al op 40cm beneden tennisbaan niveau bevindt. Gevolg drainagestelsel staat onder water (waarschijnlijk voor lange Ojd) en geen inspecoe mbv speciale camera mogelijk. 12 mei Drainageuitloop (naast het fietspad) was zwaar overgroeid, waardoor drainwater niet wil afvoeren met gevolg extreme wateroverlast. Het water is ook ijzerhoudend (te zien aan oranje gloed) Op ca. 40cm een oranje afzetngslaag wat duidt op feit dat water voor lange Ojd die hoogte heep aangehouden en bodem verzadigd is met water. Drainageuitloop vrij gegraven, waarna water de sloot in bulkte. De buis ligt boven sloot niveau. Gevolgschade pas duidelijk na drainageinspecoe (13 juni) en uitkomsten laboratoriumanalyses grondboringen 23

24 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond Uitkomsten onderzoek: Van het lava en zand zijn monsters naar Kiwa Isa Sport in Arnhem toegezonden. De monsters lava voldoen aan de norm NOCNSFM3.c. Het onderbouwdrainzand voldoet ook aan de gestelde eisen. Omdat de 2 baanblokken niet geheel vlak zijn bij de overgang van oudere banen naar de nieuwere banen zal er lava bijgeleverd moeten worden. Ook is het gemiddelde laagdikte van de lava op banen 8, 9 en 10 iets laag waardoor aanvulling moet plaatsvinden. Bij renovaoe van tennisbanen zal alleen de sporeechnische laag en het kunstgras gekeurd worden. Ten Ojde van het onderzoek is gebleken dat het grondwater 0,40m onder maaiveld zit. Dit betekend dat het drainagestelsel onder water staat en afvoer niet geborgd is. Nader onderzoek heep uitgewezen dat de uitstroom van de afvoerleiding was gesloten door begroeiing. 24

25 OpOe 1 Aanpakken Ondergrond Uitkomsten DrainageinspecOe (13 juni) De aanwezige drainagestrengen onder de beide baanblokken (3, 4 & 5 en 8, 9 & 10) zijn zeer verstoord Enkele strengen zieen vol met zand Enkele strengen zijn geknikt en verzakt Wortelgroei is aangetroffen Enkele drainagestrengen stonden vol met water Aanleg nieuw Drainagesysteem noodzakelijk 25

26 OpOe 2 Vervangen Banen 3489 Niet doen (advies van Antea Group & Grontmij) omdat: Banen 5 & 10 over uiterlijk 4 jaar ook aan vervanging toe (nu 11 jaar oud) Er nieuwe kunstgrassoorten zijn Er hoogte verschil tussen de banen zit binnen het banenblok Drainagesysteem moet worden vervangen, waardoor mat van baan 5 & 10 af moet en er nooit meer strak inkomt Als je in de toekomst over wilt naar een andere toplaag moet het gehele baanblok worden vervangen en dit is het meest natuurlijk moment om het te doen, banen 5 & 10 zijn al afgeschreven 26

27 Soorten Toplaag Huidige kunstgrasvelden Edel Tennis Elite LSR Bespeelbaar onder bijna alle weersomstandigheden Uniforme performance hele jaar door Gebouwd op lavazand construcoe (huidige ondergrond) en is KNLTB en ITF geceroficeerd LSRgaren (Low Sliding Resistance) met gefibrilleerde TenCate LSR vezel van 20 mm open structuur Spelersvriendelijkheid (minder gewrichtsbelasong) Duurzaam en onderhoudsarm Geïntegreerde belijning Ervaring PAF veel zand en pas fijn bespeelbaar na 3 to 4 jaar GaranEe 10 jaar verwachte maximale levensduur 15 jaar Kosten EUR / 6 (= ) / 15 = per jaar / per baan (incl BTW) Conclusie op zoek naar betere alterna3even 27

28 Soorten Toplaag Andere toplaag Smash Court Speeleigenschappen van tradioonele gravelbanen Slepen na gebruik onderhoudsintensief voor spelers Twee maal zo duur huidige kunstgrasbanen GaranEe 8 jaar verwachte maximale levensduur 10 jaar Verder wel ongeveer dezelfde all weather voordelen als kunstgras Resulteert in twee type baansoorten Ervaring PAF op zich posioef (o.b.v. Tennishal ZLTB) Kosten EUR / 6 (= ) / 10 = per jaar / per baan (incl BTW) Conclusie Geen alterna3ef 28

29 Soorten Toplaag Nieuw soort Kunstgras Edel Tennis Pro Bespeelbaar onder bijna alle weersomstandigheden Gecontroleerd glijden, wenden en keren Kan op huidige lavazand construcoe (ondergrond) en is KNLTB en ITF geceroficeerd LSRgaren (Low Sliding Resistance) met gefibrilleerde TenCate LSR vezel van 15 mm open structuur relaoef korte (paar maanden) inspeelperiode Oorsprongkelijk ontwikkeld voor Paddle een flitsende en dynamische sport die is komen overwaaien uit ZuidAmerika weinig gebruikt in Tenniswereld Ervaring PAF Alleen tennisveld op combibaan op een karzne in Breda GaranEe 10 jaar verwachte maximale levensduur 14 jaar Kosten EUR / 6 (= ) / 14 = per jaar / per baan (incl BTW) Conclusie 260 p/j / p/b duurder nog geen ervaring TV in NL 29

30 Soorten Toplaag Nieuw soort Kunstgras Domo Tiebreak Bespeelbaar onder bijna alle weersomstandigheden snel drogend vezel blijp zacht zelfs bij extreme koude (en heep hoge UV stabiliteit) Prima tracoe en stevige grip op het terrein vlak en stabiel speeloppervlak Kan op huidige lavazand construcoe (ondergrond) en is KNLTB en ITF geceroficeerd relaoef korte (paar maanden) inspeelperiode PE gefibrilleerd garen 22 mm, volledig zandgevuld, gesloten structuur Consistente en gelijkmaoge balbots dankzij gesloten structuur Duurzaam en minimaal onderhoud met geïntegreerde belijning Ervaring PAF [verbale toelichong WG] GaranEe 12 jaar verwachte maximale levensduur 15 jaar Kosten EUR / 6 (= ) / 15 = per jaar / per baan (incl BTW) Conclusie 111 p/j / p/b duurder goede ervaring TV s sinds

31 OpOe 3 Vervangen Banen Offerte Antea Group: Levert Kunstgras Edel Tennis Pro 15 mm is wél een gefibrilleerde vezel die iets splijt is reden waarom banen steeds beter spelen naarmate ze ouder worden TennisPro is vanaf het begin veel stabieler (i.e. korte inspeelduur) als gewoon standaard LSR GaranOe toplaag 10 jaar Maximale levensduurverwachong 14 jaar Vervanging banen inclusief leveren en aanbrengen baaninrichong Onderbouw en fundering voldoen aan de normen en eventuele latente gebreken voor rekening Antea Group, maar onduidelijk hoe die worden bepaald? Drainage doorspuiten Ojdens aanleggen nieuwe toplaag eventuele gevolgen / kosten voor rekening PAF onduidelijk financieel risico Aanleg in periode half september en eind oktober 2014 grotere kans op regen en vochoge nachten (dauw) waardoor kunstgrasmat niet (kurk)droog is voor instrooien met infilzand erg belangrijk voor kwaliteit 31

32 OpOe 3 Vervangen Banen Offerte Antea Group: Tijdens zomervakanoe aanleg wellicht mogelijk tegen meerprijs (EUR excl BTW) ivm onderaannemers en zonder de juiste vakmensen Werk vanaf het Primulapad / Primulastraat is te bereiken met door Antea Group toe te passen voorzieningen overlast omgeving? Normaliter worden werkzaamheden in 3 weken uitgevoerd wel asankelijk van weer moet droog zijn bij installeren kunstgras Alle 6 banen niet beschikbaar voor leden waardoor naast 2 banen TS (winterseizoen) er 2 banen voor vrij spelen overblijven Jeugd PAF Open moeten worden verplaatst naar andere TV of worden geannuleerd Totaalprijs EUR (inclusief 21% BTW) 32

33 OpOe 3 Vervangen Banen Offerte Grontmij: Levert Kunstgras Domo Tiebreak 22 mm is gesloten vezel die niet splijt reden voor zeer korte inspeelperiode vanaf het begin veel stabieler (i.e. korte inspeelduur) GaranOe toplaag 12 jaar Verwachte levensduur 15 jaar Vervanging banen inclusief levering en plaatsing nieuwe verlengde netpalen, neeen, adjusters en grondhulzen Ondergrond wordt aangepakt obv uitkomsten laboratoriumanalyses Vervangen drainagesysteem voor EUR (inclusief 21% BTW) aangezien huidige drainage zeer verstoord is Aanleg in zomervakanoe (juli augustus 2014) beste kans op droog weer en geen dauw waardoor kunstgrasmat (kurk)droog is voor instrooien met infilzand erg belangrijk voor kwaliteit 33

34 OpOe 3 Vervangen Banen Offerte Grontmij: Aanleg kan ook na Zwolse Masters (7 september) maar bij voorkeur niet ivm weer Werk vanaf Park PAF mogelijk met eigen materieel Grontmij Werk wordt per baanvak uitgevoerd (geen meerprijs) ofwel 3 banen niet beschikbaar voor leden waardoor naast 3 banen TS (zomerseizoen) er 4 banen voor vrij spelen overblijven muv week 33 en 34 (max 2 weken) Door voorreservering wordt impact wellicht ingekort met 1 week Aanleg kan voor aanvang 40+ toernooi (29 augustus) afgerond zijn Totaalprijs EUR (inclusief 21% BTW) = ~EUR goedkoper en bij vervanging zomerperiode zelfs ~EUR goedkoper! 34

35 VerlichOng baan 4 en 9 LEDverlichOng versus Huidige verlichong: Aanleg extra masten huidige verlichong kost (na schatng) EUR (excl BTW) Test Werkgroep spelen bij LEDverlichOng bij TC Ludica in Enschede was erg posioef significante verbetering t.o.v. huidige verlichong Offerte OVI EUR (inclusief BTW): Inclusief: bediening d.m.v. touschscreen en knoppenkast per veld leveren en monteren van de armaturen aanpassen van de schakelkast aansluiten van de grondkabels in de masten Exclusief graven en dichten van de kabelsleuven aanbrengen van een voedingspunt/groep voor de schakelkast maken van boringen t.b.v. Kabelinvoeren Eventuele meterkast en/ of aansluit/ verzwaringskosten energiebedrijf Kosten aarding, hak, breek en straatwerk alsmede inzaaien en herstelbeplanong 35

36 VerlichOng baan 4 en 9 LEDverlichOng versus Huidige verlichong: Offerte Aerolux EUR (inclusief BTW) = EUR duurder...maar Allin prijs m.u.v. onderdelen die Ojdens de demontage van de installaoe defect blijken te zijn en in de aanbieding niet vermeld zijn. Volgens zowel Antea Group als Grontmij verwachong dat kostrpijs zal dalen in de komende jaren met ongeveer 30%, maar wordt tegengesproken door Aerolux en OVI KoopLease OpEe OVI 10 jaar (kosten EUR 1.148,62 per maand totale kosten EUR ,40 8 jaar (kosten EUR 1.315,66 per maand totale kosten EUR ,36 Na afloop lease aanschaf mogelijk (10% inooele investering) ofwel EUR 6.750, Andere Zwolse TV s (bijv. TCI) zijn ook aan het kijken naar overstap LED- verlichong wellicht samenwerking met andere Zwolse TV s mogelijk 36

37 Advies ALV Werkgroep Banen Vervangen toplagen gehele baanblok ofwel banen 3, 4 & 5 en banen 8, 9 & 10 Door Grontmij omdat: Aanleg in zomervakanoeperiode mogelijk zonder meerprijs en droger weer (noodzakelijk voor goede kwaliteit infillen kunstgrasmat) Aanleg per baanblok mogelijk 7 banen beschikbaar voor TS en leden voor grootste gedeelte zomervakanoe (m.u.v. max. weken 33 en 34 4 banen) Goedkopere nieuwe (gesloten structuur) kunstgrasvezel welke sinds 2004 goed is door ontwikkeld PosiOeve ervaring testen ondergrond door werkgroepleden ~ EUR goedkoper dan Antea Group met langere technische levensduur banen (Domo Tiebreak PE 22) naast langere en betere ervaringen andere TV s Inclusief nieuwe noodzakelijke drainage op beide baanblokken voor EUR Goed onasankelijk advies zonder verkoopdoeleinden en openheid van zaken heep werkgroep veel vertrouwen gegeven in goede asandeling Vooraf duidelijk of keuzes / investeringen nodig zijn aan bodem / drainage 37

38 Advies ALV Werkgroep Banen Afschrijving banen in 12 jaar conform garanoe Uiterlijk vervanging banen na 15 jaar ook ivm onderbouw en drainage en voldoende kwaliteit kunstgrasmat en spelplezier versus kans op blessures en minimale besparing Vervangingsschema maken voor alle banen o.b.v. 15 jaar m.u.v. banen 1 en 2 (10 jaar) Jaarlijkse bestemmingsreserves vormen per groot acovum gebaseerd op 2% inflaoe en huidige max. technische levensduur en aanschafprijs Geen investering in huidige lichonstallaoe voor ongeveer EUR Investering in LEDverlichOng uitstellen aanschaf in 2018 gelet op snelle ontwikkelingen en significante daling kosten (verwachong ongeveer 30%) 38

39 Financiële ConsequenOes Vervangingschema banen 3 t/m jaar (technische levensduur) Vervangingschema banen jaar (technische levensduur) Investeringskosten per baan ,33 incl btw basis offerte 2014 Drainage banen ,00 incl btw basis offerte 2014 Inflatiecorrectie 2% jaarlijks Afschrijvingen banen 3 t/m jaar Afschrijvingen banen jaar Onderzoek banen , 36 Reeds betaald LED-verlichting ,00 incl btw Offerte OVI 2014 Investeringskosten nu Vervanging banen 3, 4, 5, 8, 9 en Onderzoek banen 3, 4, 5, 8, 9 en Drainage banen 3, 4, 5, 8, 9 en Onvoorzien/afronding Totaal

40 Voorstel Besluit ALV 1. Verbouw clubhuis fase 1 conform tekening 2. Nog geen uitvoering geven aan overige verbouwplannen 3. Budget verbouw clubhuis fase 1 vaststellen op maximaal Vervangen toplaag banen 3, 4, 5, 8, 9 & 10 Domo Tiebreak 22 PE door Grontmij voor EUR (incl. BTW) 5. Nieuwe drainage aanleggen baanblokken 3, 4 & 5 en 8, 9 & 10 door Grontmij voor EUR (incl. BTW) 6. Afschrijving banen 1 en 2 in 10 jaar en de overige banen in 12 jaar (conform besluit ALV 4 januari 2014) en nu ook conform garanoe banen 7. Uiterlijk vervanging banen na 15 jaar ook i.v.m. onderbouw en drainage en voldoende kwaliteit kunstgrasmat en spelplezier versus kans op blessures en minimale besparing 40

41 Voorstel Besluit ALV 8. Vervangingsschema maken voor de banen incl. drainage o.b.v. gebruik van de banen 1 en 2 van 10 jaar en van de overige banen van 15 jaar, rekening houdend met een jaarlijkse aanpassing van 2% inflaoe per jaar 9. Investering in LEDverlichOng uitstellen tot in ieder geval 2018 gelet op te verwachte ontwikkelingen en daling (ongeveer 30%) kosten maar geen investering aanschaf extra masten huidige verlichong 10. Samenwerking met andere Zwolse TV s (indien mogelijk) inzake aanschaf LED- verlichong bespreken Ojdens najaarsoverleg (11 november 2014) 41

42 Liquiditeitsprognose Jaar Stand 1/11 Banen BetreZ Clubhuis totaal Afschr. Stand 31/ / ,4,5,8,9, / / / en / / LED verl / /

43 Liquiditeitsprognose Jaar Stand 1/11 Banen BetreZ Clubhuis totaal Afschr. Stand 31/ / / / / en / / en 2 * / / ,4,5,8,9, / * = exclusief drainage 43

45 Agenda 1. Opening 2. Mededelingen, ingezonden stukken, vragen 3. Benoeming bestuursleden 4. Benoeming voorzieer 5. Advies werkgroep clubhuis 6. Advies werkgroep banen 7. Rondvraag 8. SluiEng 45