Liefdevolle zorg- en dienstverlening

Transcriptie

1 JAARDOCUMENT 2009 Liefdevolle zorg- en dienstverlening Stichting Sint Annaklooster legt in dit document maatschappelijke verantwoording af over haar zorg- en dienstverlening bij Hospice de Regenboog Logeerhuis In Via Rentree Thuiszorgafdelingen Eindhoven en Helmond Zorghotel Anna Klooster Terhaghe Broederhuis Eikenburg

2 INHOUDSOPGAVE 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Werkgebieden Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen van goed bestuur Raad van Bestuur / Directie Toezichthouders (Raad van Toezicht) Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit van zorg Klachten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Personeelsbeleid Kwaliteit van het werk Samenleving Financieel beleid 27. Pagina 1

3 Jaardocument 2009 MAATSCHAPPELIJK VERSLAG 1. Uitgangspunten van de verslaglegging Voor u ligt het Jaardocument van Stichting Sint Annaklooster over het jaar In verslagjaar heeft in de maand mei een wisseling in de Raad van Bestuur plaatsgevonden. Tevens is 2009 een jaar geweest waarin Sint Annaklooster een belangrijke stap in de doorontwikkeling van de organisatie in gang heeft gezet als vervolg op de herstructurering van de managementstructuur, welke reeds begin 2009 is vastgesteld. Deze doorontwikkeling is met name gericht op herordening en positionering van de ondersteunende diensten. De invulling van de nieuwe organisatiestructuur is dusdanig dat de dienstverlening toegankelijk, eenduidig en transparant is. Het streven is om hiermee, ook in de toekomst, dicht bij onze cliënten en medewerkers te kunnen blijven. Dit is immers het hoogste goed van Stichting Sint Annaklooster! In dit jaardocument legt Stichting Sint Annaklooster op een transparante wijze maatschappelijke verantwoording af over haar resultaten onder het regime van de Wet Toelating Zorginstellingen (WTZi) en de forensische zorg, die door het Ministerie van Justitie werd ingekocht, binnen de werklocatie Rentree. Het geeft een beeld van hetgeen waaraan het afgelopen jaar binnen Stichting Sint Annaklooster is gewerkt op maatschappelijk, financieel en organisatorisch gebied. Het is de kracht van de Stichting om met elkaar te blijven zoeken naar mogelijkheden om een aangepast antwoord of een geschikte doorgeleiding van cliënten te bieden overeenkomstig de mogelijkheden van Stichting Sint Annaklooster. De Raad van Bestuur en Raad van Toezicht danken haar medewerkers en vrijwilligers voor hun inzet en betrokkenheid hierin. Mevr. Drs. A. Schavemaker MBA Algemeen Directeur/Bestuurder Pagina 2

4 2. Profiel van de organisatie Stichting Sint Annaklooster is in 1976 opgericht met het oog op de verzorging en verpleging van zorgbehoevende zusters van de Congregatie van de Zusters van Liefde van Jezus en Maria. Later hebben zich ook de zorgbehoevende broeders van de Congregatie van de Broeders van Liefde aangesloten. Stichting Sint Annaklooster is de voorbije jaren de concretisering geworden van de oorspronkelijke inspiratie van de beide congregaties. Onder het motto Deus Caritas Est, hebben beide congregaties zich gericht op allerlei activiteiten ten behoeve van mensen die in nood verkeren en voor wie geen of onvoldoende maatschappelijk vangnet bestaat. Aangezien beide congregaties in de voorbije decennia sterk zijn vergrijsd, hebben zij in Stichting Sint Annaklooster (aanvankelijk gericht op de verzorging van de eigen leden) hun inspiratie en idealen ondergebracht. De Stichting is zodoende een brede zorginstelling in de regio Eindhoven en Helmond geworden, die zich als reguliere zorgaanbieder met een op maat gesneden aanbod van zorg- en dienstverlening, vooral richt op mensen in moeilijke situaties en hen daarin wil ondersteunen en begeleiden. De Stichting past haar producten en diensten voortdurend aan, aan de veranderde vraag van de cliënt. Zo heeft de Stichting een eigentijds ketenzorgconcept ontwikkeld waardoor het makkelijk kiezen is voor de cliënt en continuïteit en kwaliteit van de zorg gegarandeerd wordt. De caritasgedachte van de beide congregaties drukt zich daarin op een bijzondere wijze uit. De Stichting onderneemt steeds weer eigenzinnige, bijzonder kleinschalige initiatieven, daar waar zorgbehoevenden in het gedrang komen. Belangrijk voor de Stichting is een goede relatie met collega-organisaties en eerstelijnsgroepen of organisaties in de regio zoals gemeenten en woningcorporaties. De Stichting participeert in diverse projecten passend binnen haar doelstellingen. De Stichting stelt zich transparant op naar haar subsidiënten. Zij wordt door hen gevraagd als meedenker en ontwikkelaar van nieuwe initiatieven. De missie en visie van de Stichting vormen samen de identiteit van de organisatie Stichting Sint Annaklooster. Deze identiteit vormt het uitgangspunt voor het huidige en toekomstige beleid met als doel om de grootste en beste van de kleine zorginstellingen te zijn. Missie LIEFDEVOL ZORGEN VOOR HEN DIE DAT HET MEEST NODIG HEBBEN Aan jongeren, aan zieken of ouderen, aan personen met een handicap, willen wij, ongeacht hun achtergrond, een aangepast antwoord of een geschikte doorgeleiding bieden, overeenkomstig onze mogelijkheden. Bijzondere aandacht willen we hierbij geven aan de vragen om hulp van personen met geringe of gemiste kansen, en aan noodsituaties waarvoor geen of ontoereikende oplossingen bestaan. Pagina 3

5 Visie De visie van de Stichting Sint Annaklooster is samen te vatten in drie begrippen, afgeleid van de caritasgedachte van de beide ondersteunende congregaties: zorgzaam het snel inzetten van zorg en een persoonlijke benadering In deze begrippen weerspiegelen zich de waarden menslievendheid, barmhartigheid, gastvrijheid, dienstbaarheid en openheid en het principe van subsidiariteit die maatgevend zijn voor de traditie waarin de stichting staat. 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Sint Annaklooster Adres Aalsterweg 285c/d Postcode 5644 RE Plaats Eindhoven Telefoonnummer Identificatienummer Kamer van Koophandel adres Internetpagina Structuur van het concern Stichting Sint Annaklooster is verantwoordelijk voor de zorg- en dienstverlening van haar twee kloosterverzorgingshuizen en thuiszorgafdelingen. Daarnaast is zij ook verantwoordelijk voor de zorg- en dienstverlening die geboden wordt bij Logeerhuis In Via, Zorghotel Anna en Rentree en Stichting Hospice De Regenboog. Stichting Sint Annaklooster wordt dagelijks bestuurd door een eenhoofdige Raad van Bestuur, die verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. Het Management Team bestaat uit de bestuurder, twee managers Zorg, een manager Welzijn, een Controller en een Manager P&O. De Stichting hanteert integraal management als besturingsfilosofie. Zoals bij de inleiding reeds aangegeven heeft Stichting Sint Annaklooster in 2009 een start gemaakt met de doorontwikkeling van de organisatie. De invulling van de nieuwe organisatiestructuur is dusdanig dat de dienstverlening voor zowel externen als internen, toegankelijk, eenduidig en helder is. Deze doorontwikkeling is vooral gericht op herordening en positionering van de ondersteunende diensten. Het clusteren van kennis is gericht op het realiseren van efficiency en kostenbesparing binnen de ondersteunende diensten, zowel op de korte als op de lange termijn, waardoor er meer ruimte beschikbaar komt voor het primaire proces. Het proces van de doorontwikkeling is gemonitord en gestuurd vanuit een begeleidingsgroep, met als doel het proces van de huidige naar de gewenste situatie te begeleiden. In de begeleidingsgroep hebben naast de bestuurder, alle leden van het managementteam zitting, die ieder vervolgens voorzitter zijn van een Pagina 4

6 werkgroep. Tevens maken twee leden van de ondernemingsraad deel uit van de begeleidingsgroep. Alle werkgroepen hebben een adviesrapport opgesteld. Op basis van deze adviezen zal een definitief besluit worden genomen over de nieuwe structuur van de organisatie. Stichting Sint Annaklooster kent drie managementlagen. Het organogram ziet er als volgt uit: Raad van Toezicht Cliëntenraad/ OndernemingRaad Algemeen Directeur/ bestuurder Bestuurs-secretariaat (PR & Marketing/ receptie) Controller (financiële-/ salaris- en zorgadministratie) Manager P&O en kwaliteit (Arbo, P&O, Opleidingen en Kwaliteit) Manager Zorg Manager Zorg Managers Welzijn en facilitaire zaken i.o. Pastorale dienst/ artsen/ Coördinator Vrijwilligers Mgt assistent bureau cliëntenservice Mgt assistent Teamhoofd Logeerhuis en Hospice Teamhoofd Terhaghe Teamhoofd Broederhuis Teamhoofd Thuiszorg Helmond Teamhoofd Thuiszorg Eindhoven Teamhoofd HVZ Eindhoven Teamhoofd Zorghotel Anna Teamhoofd Rentree, reintegratie Pagina 5

7 Stichting Sint Annaklooster is een AWBZ-toegelaten Stichting onder het regime van de WTZi en heeft met betrekking tot de forensische zorg binnen de werklocatie Rentree een contract met het Ministerie van Justitie Medezeggenschapsstructuur Stichting Sint Annaklooster kent sinds 2004 een Ondernemingsraad en een Cliëntenraad. Voor de samenstelling en de werkwijze van zowel Ondernemingsraad als Cliëntenraad verwijzen wij naar de paragrafen 3.5 en Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Stichting Sint Annaklooster is een moderne maatschappelijke onderneming met een breed scala aan diensten op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Tot de kerntaak van de Stichting behoort het aan zorgbehoevende religieuzen en aan andere zorgbehoevenden in Eindhoven en Helmond zorg- en dienstverlening te verschaffen. Daarnaast biedt de Stichting palliatieve terminale zorg aan gasten in Hospice de Regenboog en Logeerhuis In Via, verzorging en begeleiding aan zieke dak- en thuislozen in Zorghotel Anna en (respijt)zorg aan gasten in Logeerhuis In Via. In het kader van de AWBZ zijn de producten verzorging, verpleging, begeleiding, verblijf zonder behandeling en verblijf met behandeling gecontracteerd. Met betrekking tot de WMO Eindhoven en Helmond is in 2009 hulp bij het huishouden gecontracteerd. Voor de locatie Rentree zijn specifieke zorginkoopafspraken gemaakt met het Ministerie van Justitie en de Gemeente Eindhoven. De locatie Rentree heeft geen tbs-plaatsen Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Stichting Sint Annaklooster had in 2009 de beschikking over 37 intramurale plaatsen, waarvan 10 met behandeling. In de extramurale zorg hebben 748 cliënten zorg van Sint Annaklooster ontvangen. Het gaat hierbij om een extramurale productie van uur. Sint Annaklooster realiseerde in verzorgingsdagen. In de WMO bedroeg het totaal aantal uren In 2009 had Stichting Sint Annaklooster 304 medewerkers in dienst met een totaal aantal fte s van 209,6. Daarnaast hebben 68 vrijwilligers ondersteuning in de zorg geboden. De totale opbrengsten in het verslagjaar bedragen , waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten, niet gebudgetteerde zorgprestaties en aan overige bedrijfsopbrengsten Werkgebieden Stichting Sint Annaklooster richt haar zorg- en dienstverlening op het zorggebied Eindhoven en Helmond en met betrekking tot Hospice de Regenboog ook bovenregionaal. Pagina 6

8 2.4 Samenwerkingsrelaties Samenleving Dak- en thuislozen die zorg behoeven Inwoners van de gemeente Eindhoven en Helmond die zorg behoeven Religieuzen Congregatie Zusters van Liefde van Jezus en Maria Religieuzen Congregatie Broeders van Liefde Ten aanzien van de semi-murale zorgvoorzieningen en Hospice de Regenboog ook zorgbehoevenden buiten Eindhoven (bovenregionaal) Met betrekking tot Rentree (ex-)gedetineerden (veelplegers) uit onder meer penitentiaire inrichtingen (afkomstig uit de regio/subregio Eindhoven) Kapitaalverschaffers Congregatie Zusters van Liefde van Jezus en Maria Congregatie Broeders van Liefde Zorgkantoor Zuidoost-Brabant Gemeente Eindhoven Gemeente Helmond Particulieren Stichting Vrienden van Hospice de Regenboog Ministerie van Justitie Overheid Centraal Administratie Kantoor (CAK) College Voor Zorgverzekeringen (CVZ) Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) Gemeente Eindhoven Gemeente Helmond Ministerie van VWS Ministerie van Justitie Prismant Zorgkantoor Zuidoost-Brabant Nederlandse Zorgautoriteit (Nza) Brancheorganisatie De Stichting is aangesloten bij brancheorganisatie ActiZ, ten behoeve van de religieuze verzorgingshuizen bij de VOR en KNR en ten behoeve van Stichting Hospice de Regenboog bij de Associatie van Zelfstandige High Care Hospices. Toezichthouders Raad van Toezicht Stichting Sint Annaklooster Gemeente Eindhoven ten aanzien van Rentree Ministerie van Justitie Inspectie Gezondheidszorg (IGZ) Samenwerkingspartners en ketenzorgpartners Apotheek de Roosten te Eindhoven Apotheek t Hofke te Eindhoven Associaties van Zelfstandig High Care Hospices Nederland Pagina 7

9 Dienst Werk Zorg en inkomen, gemeente Eindhoven en Helmond DOOR Dynamo Ergon Sociale Werkvoorziening/Eindhoven Gemeente Eindhoven en Gemeente Helmond met betrekking tot Rentree omliggende gemeenten GGZ Huisartsen in de regio en overige eerstelijns organisaties Integraal Kankercentrum Zuid (IKZ) Jeugdzorg MEE Leger des Heils Lumens groep Netwerk ketenzorg van het Catharina-Ziekenhuis Eindhoven Samenwerking met de Eindhovense en regionale ziekenhuizen Vitalis Zorggroep Nederlandse Vereniging voor Terminale Patiënten Nederland (NPTN) Netwerk Palliatieve Zorg Zuidoost Brabant NEOS Novadic-Kentron Woningbouwcorporaties Trudo, Domein en Wocom Penitentiaire Inrichtingen Reclassering Nederland Quartz SGE Stichting Gezondsheidscentra Eindhoven SSB (Stichting Sport en Sociale Begeleiding) SVVE de Archipel Veiligheidshuis Eindhoven en Helmond Pagina 8

10 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Stichting Sint Annaklooster streeft ernaar om zowel directioneel als bestuurlijk doelmatig, transparant en professioneel te werken. Het zorgbrede governance-model is hierin leidend. In 2009 is er gewerkt conform het Raad van Toezicht / Raad van Bestuur model. De statuten zijn geheel in lijn met hetgeen de zorgbrede governance code voorschrijft. Het reglement ten aanzien van Raad van Toezicht en het reglement ten aanzien van Raad van Bestuur zijn vastgesteld waarmee de governance principes door de leden Raad van Toezicht en Raad van Bestuur worden onderschreven. 3.2 Raad van Bestuur/directie Stichting Sint Annaklooster kent een eenhoofdige Raad van Bestuur, die de Stichting onder toezicht van de Raad van Toezicht bestuurt en die voldoet aan de wettelijke transparantie-eisen. De Raad van Bestuur overlegt regelmatig met de adviesorganen binnen de Stichting en zorgt bij de uitvoering van haar werkzaamheden dat er geen enkele strijdigheid optreedt tussen persoonlijk belang en stichtingsbelang; hierin wordt elke schijn van belangenverstrengeling vermeden. Dit ligt vast in het Reglement Raad van Bestuur. Het is de Bestuurder niet toegestaan om nevenfuncties te aanvaarden zonder hierover vooraf toestemming te hebben gevraagd van de Raad van Toezicht. Het afleggen van verantwoording door de Raad van Bestuur geschiedt in overleg tussen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht voert in deze jaarlijks een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur. Per mei 2009 heeft dhr. N. Lintermans na een dienstverband van 11 jaar afscheid genomen als lid Raad van Bestuur en is opgevolgd door mevr. A. Schavemaker. Het beleid inzake de bezoldiging van de Raad van Bestuur wordt door de Raad van Toezicht bepaald. Gezien de Wet Openbaarmaking uit Publieke Middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT) wordt in de jaarrekening inzicht gegeven in het salarisniveau van de Raad van Bestuur. De Raad van Toezicht heeft het salarisniveau van de Raad van Bestuur vastgesteld met als vertrekpunt de NVZD adviesregeling. Binnen de wettelijke en statutaire bestuurlijke verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur, is de bestuurder verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden en voor het besluitvormingsproces. Samen met de voorzitter Raad van Toezicht is zij verantwoordelijk voor een goed overleg tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht en de voorbereiding van de vergaderingen van de Raad van Toezicht. 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) De statuten van de stichting voorzien in de Raad van Toezichtstructuur. De Raad van Bestuur bestuurt de Stichting en de Raad van Toezicht houdt integraal toezicht op het beleid van de Raad van Bestuur en op de algemene gang van zaken binnen de stichting. De Raad van Toezicht staat de Raad van Bestuur met advies terzijde. Bij de totstandkoming en uitvoering van de werkzaamheden van de Raad van Toezicht is de zorgbrede governance code leidend. Binnen het reglement Raad van Toezicht worden de taken en bevoegdheden van de leden van de Raad van Toezicht beschreven. Voor (her-)benoemingen in de Raad van Toezicht is tevens een profiel vastgesteld dat is gekoppeld aan de doelstellingen, visie en missie van Stichting Sint Annaklooster. Van alle leden wordt verwacht dat zij zich blijven verdiepen in de ontwikkelingen op het gebied van de gezondheidszorg in het algemeen en de zorgfunctie van de stichting in het bijzonder en dat Pagina 9

11 zij zelf maatschappelijk actief zijn. Leden Raad van Toezicht zijn geabonneerd op het vakblad Zorgvisie om hun kennis op peil te houden. Daarnaast worden relevante documenten door de Raad van Bestuur verstrekt aan de leden Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur verschaft de Raad van Toezicht periodiek informatie over de realisatie van de afspraken in het kader van het strategische beleidsplan. Het gaat hierbij om de kwaliteit van zorg, de doelmatigheid en de continuïteit van de organisatie en de bedrijfsvoering, het innovatievermogen, de toegankelijkheid, cliëntgerichtheid en cliënt- en medewerkertevredenheid. Naast het richten op het zorg- en welzijnsbeleid heeft de Raad van Toezicht in 2009 nadrukkelijk de herstructurering van de managementstructuur en de doorontwikkeling van de organisatie gevolgd. De Raad van Toezicht heeft er op toegezien dat de realisatie van de doelen gericht is op de visie en missie van de Stichting, passend binnen de door de overheid en door de Stichting gestelde maatschappelijke doelen. In verslagjaar zijn er zes vergadering geweest van de Raad van Toezicht. Daarnaast is er een middag georganiseerd waarbij ook de leden van het managementteam zijn uitgenodigd met als thema: op welke wijze bevorderen we de integraliteit en waar liggen de grenzen. Tijdens de vergaderingen in 2009 zijn door Raad van Bestuur de navolgende besluiten genomen waar de leden Raad van Toezicht hun goedkeuring aan verleend hebben: - Invulling geven aan nieuwe managementstructuur (herstructurering management) ; - Begroting; - Meerjarenbeleidsplan; - Jaarrekening - Jaardocument; - Nieuw op te zetten zorghotel voor dak- en thuislozen; - Nieuw op te zetten hospice in Helmond. - Aanbesteding persoonlijke ondersteuning. De jaarrekening alsmede de exploitatieoverzichten en de begroting zijn in verslagjaar, zoals gebruikelijk, behandeld in aanwezigheid van een (externe) accountant. De planning en control cyclus was hierop van toepassing. Eventuele risico s verbonden aan nieuwe projecten worden binnen de Raad van Toezicht/Raad van Bestuur besproken. Tevens wordt gezamenlijk gezocht naar maatregelen om deze risico s te beperken. Vanuit de historie geldt dat beide Congregaties op basis van zetels op voordracht van elke Congregatie deel uitmaken van de Raad van Toezicht. Binnen de Raad van Toezicht geldt voor alle leden de afspraak, welke is vastgelegd in het reglement, dat indien er een (schijn van) onverenigbaarheid zou kunnen optreden of anderszins een tegenstrijdig belang met de stichting kan ontstaan, het desbetreffende lid van de Raad van Toezicht de voorzitter daarvan in kennis zal stellen. Indien de voorzitter van oordeel is dat er sprake is van een incidentele onverenigbaarheid neemt het betreffende lid van de Raad van Toezicht geen deel aan de discussie en besluitvorming over het onderwerp waarbij hij een tegenstrijdig belang heeft. Is er sprake van een structurele onverenigbaarheid dan zal het betreffende lid van de Raad van Toezicht er voor zorgdragen dat de onverenigbaarheid wordt opgeheven dan wel zal het aftreden. De Raad van Toezicht is van mening dat er in het verslagjaar geen situaties hebben voorgedaan waarin belangenverstrengeling speelde. Noch in het handelen en functioneren van de Raad van Bestuur noch in het handelen en functioneren van de Raad van Toezicht. In een interne vergadering heeft de Raad van Toezicht haar functioneren besproken. Gezien de maatschappelijke verantwoordelijkheid hebben de leden van de Raad van Toezicht er unaniem voor gekozen om de bezoldiging van de leden van de Raad van Toezicht lager te leggen dan hetgeen de Pagina 10

12 adviesregeling van de NVZD aangeeft. De stichting zal daarnaast de voorzitter en de leden van de Raad van Toezicht ten behoeve van de stichting gemaakte onkosten vergoeden. In 2009 heeft de Raad van Toezicht een Auditcommissie ingesteld. Deze commissie richt zich specifiek op het financieel-economisch beleid en de bedrijfsvoering. De Auditcommissie adviseert aan de Raad van Toezicht. Alle leden van de Auditcommissie hebben financiële expertise. De Auditcommissie heeft in 2009 één keer vergaderd, in aanwezigheid van de Raad van Bestuur, Controller en gedeeltelijk de externe accountant. Samenstelling Auditcommissie Samenstelling Auditcommissie Dhr. J.B.M. Verberne Dhr. M.A.C. Klomp Dhr. T.J.M. Drijver Dhr. A. der Kinderen Lid Lid Reserve lid Secretaris Samenstelling Raad van Toezicht In 2009 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan in de samenstelling van de Raad van Toezicht. Naam Aandachtsgebied Nevenfuncties Dhr. P.M.A.L.M. Leijten Voorzitter Hoofd bureau patiëntenbe- Langen Catharina Ziekenhuis Dhr. T.J.M. Drijver Vice-voorzitter/Secretaris Zr. M.L.M. Smits Lid Zr. M.A.A. De Paepe Lid (afwezig i.v.m. gezondheid) Br. A.P. van Heugten Lid Dhr. J.B.M. Verberne Lid Econoom Congregatie Broeders van Liefde Dhr. J.H. van Aert Lid Dhr. M.A.C. Klomp Lid Pagina 11

13 3.4 Bedrijfsvoering De dagelijkse bedrijfsvoering wordt ondersteund door een planning en control cyclus. Deze staat garant voor een consistent samenhangend beleid. Deze cyclus houdt rekening met zowel het lange termijn beleid, de korte termijn doelstellingen en de benodigde financiële middelen. De bedrijfsvoering wordt tevens ondersteund door een kwaliteitsmanagementsysteem. Dit is gericht op het realiseren en beheersen van het primaire proces en beoogt de prestaties van de organisatie als geheel te meten en te verbeteren. In december 2009 heeft Sint Annaklooster het HKZ kwaliteitscertificaat brons behaald voor de thuiszorg, waaronder verpleging en verzorging het Zorghotel Anna, Logeerhuis In Via en de kloosterverzorgingshuizen. In 2008 heeft Stichting Hospice De Regenboog het keurmerk Palliatieve Zorg behaald en is daarmee het eerste high care hospice in Zuid-Oost Brabant. De Stichting hanteert integraal management als besturingsfilosofie. Het management is daarmee volledig verantwoordelijk en bevoegd op zijn eigen taakgebied, doelstellingen, werkproces, medewerkers en middelen. In 2009 heeft er een herstructurering van de managementstructuur plaatsgevonden, onder andere door het verbreden van competenties, het vormen van een adequate afspiegeling van de werklocaties en het (ver-)delen van verantwoordelijkheden binnen het management. Deze nieuwe managementstructuur is beschreven in het meerjarenbeleidsplan. In aansluiting hierop zal de ingestelde begeleidingsgroep (zie 2.2. structuur van het concern) begin 2010, haar advies uitbrengen over de doorontwikkeling van de organisatie. Er worden geen gedwongen ontslagen verwacht. Functies zullen binnen de bestaande kaders worden ingericht. De wijze waarop de verantwoording voor de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) in de organisatie is verankerd, is beschreven in de kaderregeling AO/IC. Voor de verbeteringen in deze wordt jaarlijks naar aanleiding van de managementletter van de accountant een actieplan opgesteld. De voortgang in deze wordt gerapporteerd aan de Raad van Toezicht. In 2009 concludeerde de accountant dat de AO/IC over het geheel genomen van voldoende niveau is, met als belangrijke aandachtspunten de kwaliteit van de zorgregistratie, de verantwoording en de dossiervorming die ten grondslag ligt aan de managementrapportages alsmede de registratiewijze van de forensische zorg. Van de 27 aanbevelingen van de accountant in 2008 zijn er in verslagjaar 18 aanbevelingen geheel opgevolgd. Met betrekking tot de openstaande punten zijn reeds verbeteringen gerealiseerd en worden deze begin 2010 verder opgepakt in samenspraak met de accountant. Onderstaand zijn de voornaamste risico s voor 2010 weergegeven. a. Risico van de pakket-maatregel AWBZ waarbij de begeleidingsfunctie in belangrijke mate wordt overgeheveld naar de WMO. Dit impliceert dat voor de financiering van de begeleidingsfunctie overeenkomsten afgesloten dienen te worden met de betrokken gemeenten. Over het algemeen blijkt dat dit leidt tot een afname van de opbrengsten (lagere indicaties en lagere tarieven). b. Door bezuinigingen van centrale en decentrale overheden bestaat er een risico dat de subsidieverstrekkingen in 2010 zullen terugvallen. Dit kan zowel betrekking hebben op het justitie-deel als ook de gemeenten. Pagina 12

14 c. De financiering van het Hospice in het vierde kwartaal van 2010 is mede afhankelijk van de regionale contracteerruimte van de Zorgverzekeraars. Een dergelijk risico bestaat tevens voor het Zorghotel. 3.5 Cliëntenraad De Cliëntenraad binnen de Stichting Sint Annaklooster functioneert op basis van de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorginstellingen (WMCZ). De bepalingen zoals gesteld in artikel 2 van de WMCZ zijn van toepassing voor de Stichting Sint Annaklooster en vastgelegd in het reglement van de Cliëntenraad. Binnen de Cliëntenraad is elke locatie vertegenwoordigd en worden de belangen van alle cliënten behartigd. In 2009 heeft een aantal verschuivingen plaatsgevonden. Er is een nieuwe voorzitter en vicevoorzitter gekozen en aangesteld. Eind 2009 bestond de raad uit 7 leden. De Cliëntenraad is door de bestuurder van de Stichting Sint Annaklooster gefaciliteerd met een ambtelijk secretaris. Budgettering vindt centraal plaats vanuit de Stichting Sint Annaklooster. De Cliëntenraad is aangesloten bij de landelijke Organisatie Cliëntenraden (LOC) van waaruit informatie, advies en ondersteuning wordt geboden. De Cliëntenraad heeft in verslagjaar zeven keer vergaderd, waarvan zes keer met Raad van Bestuur en eenmaal met de Raad van Toezicht. Met de Raad van Bestuur is tijdens de cliëntenraadvergadering de opvolging van de acties naar aanleiding van inspectiebezoek aan het Kloosterverzorgingshuis Terhaghe en Broederhuis Eikenburg in 2008 besproken. Activiteiten Cliëntenraad Wat betreft het eigen functioneren is de frequentie van vergaderingen verhoogd en zijn de uren van de ambtelijk secretaris uitgebreid met als doel om de adviesfunctie te optimaliseren als ook de communicatie met de cliënten te verbeteren. Een werkgroep bereidt de vergaderingen voor om deze zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Met betrekking tot de deskundigheidsbevordering gaat een aantal leden regelmatig naar bijeenkomsten van het LOC en doet de Raad daar verslag van. Tevens is de landelijke organisatie uitgenodigd om uitleg te geven over aantal zaken. In 2009 is het reglement van de Cliëntenraad aangepast stond voor de Cliëntenraad vooral in het teken van de tijdelijke verhuizing van het hospice naar het Catharina Ziekenhuis, de verbouwing en de terugkeer van de gasten naar het verbouwde hospice, waarbij de Cliëntenraad zich vooral heeft gericht op de continuïteit van zorg en welbevinden van de gasten die daar verbleven. In 2009 is een cliënttevredenheidsonderzoek gehouden onder de cliënten van de kloosterverzorgingshuizen, Logeerhuis In Via, Thuiszorg verpleging en verzorging en Zorghotel Anna. De uitkomsten van het onderzoek zijn door de externe onderzoeker gepresenteerd aan de leden van het Management Team, de teamhoofden en leden van de Cliëntenraad. Aanbevelingen naar aanleiding van cliënttevredenheidsonderzoek Verbeterpunten: - communicatie en informatie naar de achterban en naar, van en met de cliëntenraad; - onderzoek naar variabele tijden van de maaltijdvoorziening; - voeren van evaluatiegesprekken met betrokkenen over de zorg- en dienstverlening; - het vermelden van een vast aanspreekpunt voor de cliënt; - aanbieden van activiteiten in zorghotel; - realiseren van internetaansluiting in In Via en zorghotel; Pagina 13

15 De Cliëntenraad heeft in verslagjaar op verzoek van Cliëntenraad deelgenomen aan de navolgende projectgroepen: - verbouwing van het hospice; - uitbreiding van het aantal gasten van het hospice en toelaten van een nieuwe doelgroep. Verder is de Cliëntenraad in 2009 betrokken geweest bij het aanpassingen van de protocollen ter verkrijging van het bronzen keurmerk en bij de veiligheid in en rondom gebouwen en het realiseren van extra parkeerplaatsen. 3.6 Ondernemingsraad De Ondernemingsraad functioneert als een centrale raad en bestond in verslagjaar uit 8 leden en een ambtelijk secretaris. De doelstelling van de Ondernemingsraad is om evenwicht te bieden en een bijdrage te leveren aan een organisatie waarbij de belangen van de onderneming en de medewerkers het centrale hart vormen. Binnen de Ondernemingsraad zijn drie aandachtsgebieden verdeeld over de leden. Het gaat hierbij om de aandachtsgebieden: financieel, sociaal organisatorisch, arbo- en juridische zaken. In verslagjaar is de Ondernemingsraad nauw betrokken geweest bij de doorontwikkeling van de organisatie, bij het opzetten van de facilitaire dienst binnen Sint Annaklooster, het werkbelevingsonderzoek en de keuze van een nieuwe arbodienst. Er zijn in adviesaanvragen en 10 instemmingsaanvragen behandeld door de Ondernemingsraad. Met de adviezen van de ondernemingsraad kon de Raad van Bestuur constructief aan de slag en ervaarde hierbij een grote mate van transparantie. Een delegatie van de Ondernemingsraad is in 2009 actief betrokken geweest bij de volgende ontwikkelingen/onderwerpen: - Werkbelevingsonderzoek; - Doorontwikkeling van de organisatie; - Presentaties van arbodiensten. Naar aanleiding van een inventarisatie van knelpunten door de Ondernemingsraad zijn de volgende acties door het Management opgepakt: - Veiligheid voor medewerkers bevorderen. - Opzetten van een facilitaire afdeling binnen Stichting Sint Annaklooster. Pagina 14

16 4. Beleid, inspanningen en prestaties Vanuit de idealistische pioniersfase ontwikkelt het Sint Annaklooster zich tot een professionele maatschappelijke onderneming. Een onderneming die haar missie en visie ontleent aan de kernwaarden (respect, openheid, integriteit, betrokkenheid) en die zij ook vandaag professioneel vertaald wil zien in het verlenen van diensten aan haar cliënten. In 2009 is het beleidsplan de grootste en beste onder de kleinen vastgesteld. Voor de komende beleidsperiode zullen de uitgangspunten integraal, innovatief, immaterieel en individueel de basis gaan vormen en zal er gestuurd worden op de kernthema s zorg en welzijn, P&O en besturingsfilosofie, middelen en financiën. Met de grootste en de beste onder de kleinen wordt de ontwikkelingsrichting aangegeven. Naast autonome groei van de bestaande activiteiten zullen nieuwe ambities vorm gegeven worden. Stichting Sint Annaklooster heeft zich de volgende doelen gesteld: - Het behalen van het gouden keurmerk voor alle onderdelen binnen Stichting Sint Annaklooster. Bronzen keurmerk in 2009; HKZ certificering Rentree in 2010; Keurmerk gehele organisatie 2011; Het behalen van deze ambities zal de zorg- en dienstverlening van het Sint Annaklooster verheffen tot een merknaam. - Stichting Sint Annaklooster beschikt over de beste medewerkers. Door middel van opleiden-trainen-coachen; verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in taak- en functieomschrijving; hoge cliënten tevredenheid; hoge medewerkers tevredenheid en competenties. - Iedereen handelt vanuit de missie en de caritasgedachte. Door middel van bekendheid met gedragscode en ethisch beleid; deelnemen aan (vervolg) introductiebijeenkomsten; - Volledige integratie van zorg en welzijn plaatsvindt. Door middel van centraal toegangsloket/kenniscentrum; collectieve ondersteunende interne dienstverlening; collectieve welzijnsdiensten cliënten; nieuwe toeleveranciers en uitbreiding van diensten. Algemeen In de komende jaren is naar verwachting sprake van een verder terugtrekkende overheid. De discussie over de marktwerking speelt hierbij een grote rol. De overheid staat aan de vooravond van forse bezuinigingen. Dit zal naar alle verwachting leiden tot grote besparingen binnen de WMO en AWBZ gefinancierde zorg, waarbij de noden in de maatschappij verder zullen toenemen. Een grotere groep mensen zal door de bezuinigingsoperatie en maatregelen van de overheid tussen wal en schip (dreigen te) raken. Om continuïteit van hulp en zorg te kunnen bieden zal gezocht worden naar andere (goedkopere) oplossingen. De inzet van vrijwilligers is hierbij onontbeerlijk. Ook kan de inzet van techniek en technologische ontwikkelingen ondersteuning bieden. Voor de opvang en begeleiding van mensen die de weg niet kunnen vinden naar de juiste zorg (instellingen) en de mensen die tussen de eerder genoemde wal en schip vallen, zijn faciliteiten benodigd. Pagina 15

17 4.1 Meerjarenbeleid Missie Stichting Sint Annaklooster Als een maatschappelijke onderneming wil Sint Annaklooster vanuit een christelijke levenshouding de beste zorg bieden aan zoveel mogelijk mensen in de regio Eindhoven Samenvattend is ons mission-statement: Liefdevol zorgen voor hen die dat het meest nodig hebben Aan jongeren, aan zieken of ouderen, aan personen met een handicap, willen wij, ongeacht hun achtergrond, een aangepast antwoord of een geschikte doorgeleiding bieden, overeenkomstig onze mogelijkheden. Bijzondere aandacht willen we hierbij geven aan de vragen om hulp van personen met geringe of gemiste kansen, en aan noodsituaties waarvoor geen of ontoereikende oplossingen bestaan. Toekomstvisie Stichting Sint Annaklooster De omgeving wordt steeds complexer en dynamischer binnen de zorg- en welzijnsector. Om enig beeld te vormen hiervan zijn de omgevingsfactoren in relatie tot de stichting in kaart gebracht: Epidemiologische gegevens Con- collega s / samenwerking Trends op het gebied van zorg en welzijn Economische en politieke ontwikkelingen Sociaal maatschappelijke factoren Een uitvoerige analyse is uitgevoerd op bovenstaande factoren en gekeken is welke kansen Sint Annaklooster wil aangrijpen in de komende periode. Onderstaand worden de kansen voor de stichting puntsgewijs weergegeven: Inspelen op arbeidsmarktkrapte (creatief) en automatisering (ICT, intranet en internet). Regionaal onderscheiden d.m.v. ondernemingsovereenkomst c.q. secundaire arbeidsvoorwaarden (aantrekkelijke werkgever). Oriënteren op de klantrol van de cliënt. Nieuwe markten aanboren (jeugd, specialistische diensten) en huidige markten uitbreiden (Rentree, zorghotel, Hospice, thuiszorg) of afstoten. Rekening houdend met de epidemiologische, concurrentiegegevens en economische en politieke ontwikkelingen. Jaarlijks op zowel zorg- als welzijnsgebied oriënteren op samenwerkingsverbanden. Naast gemeenten en zorgverzekeraars het netwerk richten op cliëntverenigingen. Minimaal twee inhoudelijke innovatieve zorg- en welzijnsprojecten ontwikkelen. Pagina 16

18 Samenwerking opzoeken met niet zorg instellingen, om zodoende complementaire samenwerking te bereiken. Gebruik maken van de kracht van het ketenconcept. Make (and sell) or buy omtrent ondersteunende diensten van de stichting (insourcing of outsourcing). Veiligheid van de medewerkers en cliënten vergroten. Koers Stichting Sint Annaklooster De koers is dat de stichting de grootste en de beste van de kleinen wil zijn. De kerngedachte hierachter is dat de stichting een zelfstandige maatschappelijk onderneming is met behoud van haar eigen unieke identiteit, welke terug te vinden is in de missie. Gezien de omgevingsontwikkelingen en de missie van de organisatie is ervoor gekozen om het meerjarenbeleidsplan op basis van innovatie, immaterieel, individueel en integraal vorm te geven. Innovatie: verbetering en vernieuwing van reeds bestaande of nog niet bestaande diensten ten behoeve van cliënten, producten of interne processen. Hierbij wordt nadrukkelijk samenwerking gezocht met partijen welke meer meerwaarde kunnen bieden voor Stichting Sint Annaklooster Immaterieel: richt zich met name op het ongrijpbare, de spirituele achtergrond, kernwaarden en caritasgedachte van de organisatie aan welke Stichting Sint Annaklooster haar bestaansrecht ontleend. Persoonlijke aandacht, betrokkenheid, binding en motivatie zijn begrippen welke aansluiten bij deze pijler. Individueel: de organisatie bestaat uit de samenwerking tussen individuen, het gezamenlijke doel, missie en visie van de Stichting Sint Annaklooster vormen bindende factoren. Ontwikkeling van het individu, mogelijkheden tot ontplooiing, respect en waardering vormen centrale begrippen binnen deze pijler. Integraal: gezamenlijke verantwoordelijkheid durven nemen, buiten bestaande kaders denken en handelen waarbij gezamenlijk dezelfde doelen worden bereikt. Het algemeen beleid wordt bij de stichting vertaald naar de volgende aandachtsgebieden: - Zorg en Welzijn - P&O/Besturingsfilosofie - Middelen en financiën 4.2 Algemeen beleid verslagjaar Zorg en Welzijn Stichting Sint Annaklooster ontwikkelt zich van zorgorganisatie naar een maatschappelijke zorgonderneming. Door de geleidelijke afname van religieuzen zullen de kloosterverzorgingshuizen zich transformeren naar intramurale voorzieningen voor leken, waarbij de nadruk zal blijven liggen op behoud van de christelijke identiteit. Hospice de Regenboog is in 2009 uitgebreid van 6 appartementen naar 10 appartementen. De werkwijze van medewerkers en vrijwilligers in hospice de Regenboog is aangepast aan deze uitgebreidere setting. Pagina 17

19 Er is een functieniveau 3IG bijgekomen en de verantwoordelijkheid voor de coördinatie van de maaltijdorganisatie is van de vrijwilligers overgegaan naar de zorghulpen. Hospice de Regenboog en Logeerhuis In Via hebben één nieuw teamhoofd gekregen. Er is sprake van een flexibele inzet van personeel en het leren van elkaars werkwijze. Een nieuw gestarte activiteit op Hospice de Regenboog en Logeerhuis In Via is de invulling van gespecialiseerd verpleegkundige palliatieve zorg en tevens wachtlijstcoördinator voor Logeerhuis In Via en Hospice de Regenboog. In 2009 is een nieuwe coördinator vrijwilligers aangetrokken, welke medio 2010 stichtingsbreed ingezet gaat worden. In het kader van het Stedelijk Kompas heeft zorghotel Anna uitbreiding gezocht naar 24 plaatsen. In overleg met de gemeente Eindhoven heeft een adherentieanalyse plaatsgevonden. Sint Annaklooster is voornemens om in het zorghotel een combinatie van 12 plaatsen begeleid wonen (RIBW), 2 plaatsen maatschappelijke opvang (MO) en 10 plaatsen voor verzorging/verpleging te creëren. Stichting Sint Annaklooster is voornemens om het nieuwe Zorghotel in 2010 te realiseren. Naast de ambitie om een gestage groei te realiseren voor de opvang en begeleiding van cliënten met meervoudige problematiek op diverse leefgebieden heeft Rentree zich in 2009 ook gericht op volledige reintegratie van deze doelgroep. In 2009 is een start gemaakt met het in het traject begeleiden van jeugd. De thuiszorgafdeling Eindhoven heeft zich in verslagjaar gericht op een autonome groei van de huishoudelijke activiteiten in het kader van de WMO. De thuiszorg V&V is zich vooral gaan richten op complexe (terminale) zorg en het ontwikkelen van verpleegtechnische activiteiten in de thuissituatie. De aanbesteding huishoudelijke verzorging is in de Gemeente Helmond helaas niet aan Sint Annaklooster gegund. Cliënten en medewerkers zijn in deze naar alle tevredenheid overgegaan naar een collegazorgaanbieder. De huishoudelijke verzorging in de Gemeente Helmond was in 2009 verliesgevend. De thuiszorg V&V in Helmond zal zich conform Eindhoven eveneens gaan richten op complexe (terminale) zorg en het ontwikkelen van verpleegtechnische activiteiten in de thuissituatie. In verslagjaar zijn de voorbereidingen getroffen om een hospice in Helmond te realiseren. Het Hospice Helmond is gericht op bewoners uit Helmond en omstreken. Er zullen 12 appartementen worden gerealiseerd. Momenteel wordt volop naar fondsen gezocht om de inrichting van het hospice te bekostigen. De verwachting is dat eind 2010 dit Hospice haar deuren kan openen. P&O / Besturingsfilosofie Stichting Sint Annaklooster is een organisatie in ontwikkeling; op weg om de grootste en de beste onder de kleinen te worden! Het aanbieden van nieuwe diensten en het uitbreiden/verbeteren van de huidige diensten dragen hiertoe bij. Het is de taak van het management om ontwikkelingen in de markt zodanig vorm te geven dat de klanten en verwijzers met trots spreken over het dienstaanbod van de organisatie. Het menselijk kapitaal speelt hierin een cruciale rol. De medewerker is tenslotte het gezicht van de stichting en heeft een belangrijk aandeel in de werkcultuur van de organisatie. Gezien de naderende arbeidsmarktkrapte staat de strategische waarde van het menselijk kapitaal hoog op de agenda binnen de organisatie. Vooral voor de teamhoofden was en is een grote rol weggelegd op dit vlak. Zij ervaren de voorbeeldfunctie en kunnen de medewerkers motiveren en binden aan de organisatie. Pagina 18

20 Nieuwe medewerkers en vrijwilligers hebben in verslagjaar deelgenomen aan de introductiebijeenkomsten om kennis te nemen van de Stichting Sint Annaklooster en haar visie en missie. Handvatten worden hierbij aangereikt om de vertaalslag van deze visie en missie te maken naar het eigen werk. Middelen en financiën Stichting Sint Annaklooster heeft de laatste jaren een onstuimige groei doorgemaakt. Als gevolg van deze groei is in verslagjaar zichtbaar geworden dat een aantal inrichtingskeuzes van enkele jaren geleden nu gedeeltelijk of geheel zijn achterhaald. In verslagjaar is gewerkt aan verbetering van de interne beheersing. In verslagjaar is een transparante opzet van de Planning & Control Cyclus opgesteld. Alle managers, leden Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van Sint Annaklooster hebben een bijdrage geleverd aan deze jaarlijkse cyclus. Aan de hand van de kaderbrief, welke als start van de cyclus gezien kan worden, zijn de jaarplannen 2010 en begroting 2010 opgesteld, zowel van het primair proces als van de ondersteunende diensten. De begroting voor 2010 is begin december 2009 vastgesteld door de Raad van Toezicht. Voor de interne beheersing is het van belang dat er tijdige management informatie aanwezig is. Maandelijks werden in 2009 op kostenniveau managementinformatie over personeelsinzet en zorgactiviteiten aangeleverd. Tevens is na elk kwartaal een managementrapportage met toelichting en tussentijdse financiële cijfers opgesteld. De voortgang van de doelen uit de jaarplannen en de managementrapportage zijn besproken in kwartaalbesprekingen. De opzet van de Administratieve Organisatie en de Interne Controlemaatregelen (AO/IC) alsmede de adequate werking hiervan hebben de laatste jaren te weinig aandacht gehad. Enerzijds heeft een zorginstelling te maken met de wettelijke Regeling AO/IC en anderzijds moeten we mee in de maatschappelijke ontwikkeling dat het toetsen van de werking van AO/IC steeds meer door organisaties zelf gedaan wordt. In 2009 is een controleplan opgesteld waarin de risicoanalyse een belangrijke rol speelt bij de uit te voeren interne controle werkzaamheden. De prioriteit lag in eerste instantie bij de AWBZgefinancierde opbrengsten. In de loop van 2010 zullen ook de overige financieringsstromen, het personeelsproces en het inkoopproces onderhevig zijn aan interne controle. 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid De cliënt ontwikkelt zich tot klant en stelt eisen aan de kwaliteit, transparantie en toetsbaarheid van zorg en diensten. De cliënt wil zich geen zorgen maken om zijn zorg en verwacht van de zorginstelling antwoord op elke zorgvraag op elk moment. Stichting Sint Annaklooster is goed in de persoonlijke benadering van de cliënt en het snel kunnen inzetten van zorg. In het gehouden cliënttevredenheidsonderzoek komt naar voren dat de cliënt tevreden is. De gemiddelde score in 2009 was 8,3. Het kwaliteitssysteem binnen Stichting Sint Annaklooster is gebaseerd op de PDCA cyclus en (delen van) het HKZ model. Dit kwaliteitsmodel is een afgeleide van het meerjarenbeleidsplan. Vanuit het kwaliteitssysteem wordt door bureau cliënt en kwaliteit binnen Sint Annaklooster jaarlijks een jaarplan opgesteld. Dit jaarplan in combinatie met de jaarplannen van de overige organisatorische eenheden met daarin vastgestelde prestatie indicatoren vormt samen met het uitvoeren van interne audits en het structureel halfjaarlijks toetsen van de behaalde resultaten binnen het MT het kwaliteitssysteem. Gegenereerde data vanuit de diverse interne metingen vormen input voor het kwaliteitsmanagementsysteem voor de volgende beleidsperiode. Pagina 19

21 In 2009 is een MT-kwaliteit opgestart, bestaande uit MT-leden en de kwaliteitsfunctionaris. Het MTkwaliteit richt zich specifiek op kwaliteit en certificeringstraject(e)n. In het kwaliteitssysteem is opgenomen dat alle in het kwaliteitssysteem opgenomen documenten geëvalueerd dienen te worden. Zo ook de documenten specifiek voor de zorgverlening. Op elk document is de datum van evaluatie aangegeven. Het kwaliteitsteam bewaakt dat deze evaluatie ook daadwerkelijk plaatsvindt. Het aanbod van zorg- en dienstverlening is bekend bij medewerkers en cliënt en komt tegemoet aan de vraag van de cliënt. Alle door de Stichting te leveren zorg en diensten zijn beschreven in brochures. Deze brochures zijn bij de centrale receptie van de Stichting op te vragen of worden door de medewerkers aangeboden aan de cliënt. De te leveren zorg en diensten door de Stichting Sint Annaklooster zijn digitaal, via een website, door cliënten en medewerkers op te vragen. In 2009 is de organisatie van de Thuiszorg V&V Eindhoven ondergebracht in het Gezondheidscentrum Stratum en is in die zin voor de thuiszorgcliënten drempelverlagend als locatie in een woonwijk. Binnen Stichting Sint Annaklooster hebben cliënten de mogelijkheid een Voorstel, Idee of Probleem op een zogenoemde VIP-kaart te zetten. Dit is een manier om informele klachten te registreren en verbeteracties te doen om te komen tot kwaliteitsverbetering. Er zijn gedurende het VIP-kaarten ontvangen en deze hebben 12 keer tot een verbeteractie geleid. Waaronder: - een evac chair en een po-stoel op wielen zijn aangeschaft op Logeerhuis In Via, - er is een mogelijkheid tot internetaansluiting voor cliënten op de semi-murale lcoaties en - een deel van de paden op het terrein zijn verhard. Stichting Sint Annaklooster is eind 2009 voorgedragen voor het bronzen keurmerk voor zowel de intramurale als extramurale locaties (excl. Thuiszorg - WMO, Hospice en Rentree). Van de 209 normen heeft Sint Annaklooster er 207 gehaald. De acties en verbeterpunten worden door MT-kwaliteit opgepakt. Sint Annaklooster heeft reeds het palliatieve keurmerk in haar bezit voor Hospice de Regenboog en is daarmee het eerste high-care hospice in Zuid-Oost Brabant. Voor 2010 staat HKZ-certificering van Rentree en voor arbeidsreïntegratie gepland. Veiligheid ten aanzien van de gebouwen en medewerkers Stichting Sint Annaklooster besteedt aantoonbaar aandacht aan veiligheid in en om de gebouwen in samenwerking met de verhuurders en een beveiligingsorganisatie. Dit betekent in ieder geval dat er algemene maatregelen zijn getroffen die de veiligheid bevorderen o.a. brandveiligheid, verlichting en sleutelbeheer. Cliënten worden geïnformeerd over afspraken inzake veiligheid met betrekking tot brandvoorschriften. Daarnaast beschikt de Stichting over calamiteitenplannen per locatie en is er geïnvesteerd in het opstellen van een kaderplan bedrijfshulpverlening en ontruimingsplannen per locatie. Op elke locatie is een legionellaplan aanwezig. In het kader van de veiligheid voor medewerkers is voor alle locaties een extern beveiligingsbureau ingeschakeld om nachtrondes te houden en zijn er videosystemen geïnstalleerd bij de ingang van de gebouwen. Voor broederhuis Eikenburg en Logeerhuis In Via heeft in het kader van de gebruikersvergunning onderzoek plaatsgevonden naar de brandveiligheid van betreffende panden. In 2010 zullen de benodigde aanpassingen worden gedaan. Voor de cliënten van Rentree worden huizen gehuurd bij woningcorporaties. Deze huizen zijn geheel ingericht volgens de wet- en regelgeving omtrent veiligheid. Alle huizen zijn voorzien van o.a. brandmelders, brandblussers en blusdeken. Er is noodverlichting en de vluchtwegen zijn aangegeven. Pagina 20

22 Er is een preventiemedewerker aangesteld die onder andere het in behandeling nemen van arbeidsongevallen tot haar taken en verantwoordelijkheden heeft. De preventiemedewerker is samen met de P&Oadviseur verantwoordelijk voor de voortgang van dit traject. Kwaliteit van informatie en registratie, gegevensbeveiliging In het protocol privacybeleid is omschreven hoe de organisatie uitvoering geeft aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Personeelsdossiers worden centraal bewaard in afsluitbare kasten. De cliëntendossiers liggen bij de cliënt zelf. Zodra de cliënt uit zorg gaat, wordt het cliëntendossier centraal gearchiveerd in afsluitbare kasten voor de periode van 10 jaar. Medewerkers die met een computer werken, worden door de systeembeheerder geautoriseerd Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten / cliënten Kwaliteit van zorg De kracht van Sint Annaklooster ligt in de persoonlijke benadering van de cliënt en het snel en adequaat kunnen inzetten van zorg. Stichting Sint Annaklooster is van mening dat de cliënt zich geen zorgen hoeft te maken om de zorg. Stichting Sint Annaklooster beoogt een passend antwoord te geven op elke zorgvraag, op elk moment. Over de kwaliteit van de zorg- en dienstverlening geeft de cliënt aan tevreden te zijn over Sint Annaklooster, hetgeen blijkt uit de resultaten van het cliënttevredenheidsonderzoek. Het Bureau Cliënt en Kwaliteit van Stichting Sint Annaklooster heeft de cliënttevredenheidsonderzoeken in het kader van het Bronzen Keurmerk en het Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg gecoördineerd. Tijdens twee presentaties zijn door de onderzoekers de resultaten van de onderzoeken aan bestuur, verantwoordelijke managers, verantwoordelijke teamhoofden, een delegatie van de Cliëntenraad en een afvaardiging van Cliënten toegelicht. Managers hebben verbeteracties naar aanleiding van de bevindingen opgenomen in de jaarplannen voor Door de kwaliteitsfunctionaris zijn de aanbevelingen vanuit de cliëntenraad opgenomen in het Handboek Kwaliteit in het Controledocument verantwoorde zorg. Het cliënttevredenheidsonderzoek vindt minimaal één keer in de drie jaar plaats. De afspraken met de individuele cliënt over de door Stichting Sint Annaklooster te leveren zorg en diensten worden vastgelegd in een zorgleveringsovereenkomst en een zorgplan. Hierbij is aandacht voor veiligheid en betaalbaarheid. Binnen het zorgplan worden samen met de cliënt de zorgvragen voor hem/haar begrijpelijk vertaald. Binnen alle locaties van Sint Annaklooster wordt gewerkt met EVV-ers (Eerstverantwoordelijke Verpleegkundige/Verzorgende) als aanspreekpunt voor de cliënt. De dienstverlening wordt door de EVVer, afhankelijk van de behoefte van de cliënt, geëvalueerd. Hierbij wordt besproken hoe de zorgverlening ervaren wordt, of er knelpunten zijn en of er veranderingen nodig zijn in het aanbod van zorg. De zorgvraag van de cliënt is daarin altijd richtinggevend naast de afgegeven indicatie. Om cliëntenparticipatie verder te ontwikkelen dan de reeds bestaande structurele- en georganiseerde vorm van cliëntenparticipatie, zoals de cliëntenraad, wordt cliëntparticipatie op drie niveaus binnen Stichting Sint Annaklooster geregeld: - Participatie en medezeggenschap van de individuele cliënt. - Participatie en medezeggenschap van cliënten binnen onderdelen van Stichting Sint Annaklooster. - Participatie en medezeggenschap van cliënten in organisatie en beleid. Pagina 21