Bestellingsopdracht levering ICT diensten voor Lotus Notes/Domino-ontwikkeling, CRM, CMS, Veiligheidsspecialisten.

Transcriptie

1 Algemene offerteaanvraag voor diensten BESTEKNUMMER FIT-ICT/2014/12 Bestellingsopdracht levering ICT diensten voor Lotus Notes/Domino-ontwikkeling, CRM, CMS, Veiligheidsspecialisten. INDIENING VAN DE OFFERTES Adres: Flanders Investment &Trade t.a.v. mevrouw Claire Tillekaerts Gedelegeerd Bestuurder Koning Albert 2-laan Brussel Uiterlijk tegen: 05/02/2015 om 14:00u De zitting ter opening van de offertes zal doorgaan op 05/02/2015 om 14:00u te 1030 Brussel, Koning Albert 2-laan 37, in de kantoren van Flanders Investment & Trade. INFORMATIE OVER HET BESTEK Dhr. Michaël Gyselinck Tel. : michael.gyselinck@fitagency.be

2 INHOUDSTABEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN OPDRACHTGEVEND BESTUUR Aanbestedende overheid Leiding van en toezicht op de uitvoering (K.B. Uitvoering artikel 11) VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT VOORWERP CLASSIFICATIE GUNNINGSWIJZE - OPENING VAN DE OFFERTES INDIENING VAN DE OFFERTES TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN BEPALINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN WAARVAN WORDT AFGEWEKEN BESTELLINGSOPDRACHT NIET PLAATSING VAN DE OPDRACHT UITVOERING VAN BESTELLINGEN GEPLAATST VOOR HET EINDE VAN DE NORMALE LOOPTIJD VAN HET CONTRACT CONTRACTUELE VOORWAARDEN ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN M.B.T. DE PERSOON VAN DE INSCHRIJVER UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA TOEGANGSVERBOD M.B.T. DE OFFERTE VORM en INHOUD BIJ TE VOEGEN STUKKEN GUNNINGSCRITERIA VRIJE VARIANTEN DE PRIJS (prijsvaststelling, prijsopgave, prijselementen, prijsonderzoek) GESTANDDOENINGSTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS VERMOEDELIJKE HOEVEELHEDEN NIET-EXCLUSIVITEIT TAALGEBRUIK VOORWAARDEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT DEELBESTELLINGEN OMSCHRIJVING VAN DE LEIDING EN HET TOEZICHT OP DE UITVOERING BORGTOCHT INTELLECTUELE RECHTEN VERTROUWELIJKHEID PUBLICITEIT GEBRUIK ALS REFERENTIE DUUR en UITVOERINGSTERMIJNEN Flanders Investment & Trade 2 Besteknummer: FIT-ICT/2011/09

3 2.6.8 PLAATS VAN DIENSTVERLENING TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN KEURING EN OPLEVERING PRIJSHERZIENING FACTURATIE en BETALINGSMODALITEITEN VERBREKING RECHTSVORDERINGEN ONDERAANNEMING TOETREDINGSCLAUSULE STAND STILL - TOEPASSING VAN ARTIKEL 11 VAN DE WET VAN 17/06/ PAPIEREN VERSIE VAN HET BESTEK TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN SITUERING GEVRAAGDE PROFIELEN Perceel 1: Veiligheidsspecialisten Perceel 2: Notes ontwikkeling Perceel 3: CRM-profielen Perceel 4: CMS-profielen ORGANISATIE VAN DE OPDRACHT DE LIJST VAN DE PER PROFIEL VOORGESTELDE ICT- ONDERSTEUNERS - WIJZIGINGEN HET AANDUIDEN VAN DE ICT-ONDERSTEUNER(S) VOOR EEN BESTELLING PRESTATIES PER UUR OF PER WERKDAG VERVANGING VAN EEN ICT-ONDERSTEUNER IN HET KADER VAN EEN BESTELLING IN UITVOERING CONTINUÏTEIT VAN DE DIENSTVERLENING -VERLAGING VAN DE MENSDAGPRIJS OVERGANG VAN EEN JUNIOR NAAR EEN SENIOR PROFIEL IN HET KADER VAN EEN BESTELLING IN UITVOERING DOCUMENTATIEVERPLICHTING OPLEIDINGEN TAAL VAN DE ICT-ONDERSTEUNERS STOPZETTING VAN EEN BESTELLING IN UITVOERING Bijlage 1: INSCHRIJVINGSFORMULIER Bijlage 4: Overzichtslijsten aantallen medewerkers per profiel voor perceel 1 48 Overzichtslijsten aantallen medewerkers per profiel voor perceel Overzichtslijsten aantallen medewerkers per profiel voor perceel Overzichtslijsten aantallen medewerkers per profiel voor perceel Bijlage 3: INVENTARIS Flanders Investment & Trade 3

4 1 ALGEMENE BEPALINGEN 1.1 OPDRACHTGEVEND BESTUUR Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door: Het Vlaams Agentschap voor Internationaal Ondernemen, publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigd agentschap van de Vlaamse overheid (=Flanders Investment & Trade of FIT). Koning Albert 2-laan Brussel. Contactpersoon: Flanders Investment & Trade (FIT). Afdeling Financiën & IT contactpersoon : Michaël Gyselinck Tel : michael.gyselinck@fitagency.be Koning Albert 2-laan Brussel Leiding van en toezicht op de uitvoering (K.B. Uitvoering artikel 11) In dit K.B. wordt de ambtenaar of elke andere persoon die belast is met de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht, de leidende ambtenaar genoemd. Voor deze opdracht wordt mevrouw Claire Tillekaerts, gedelegeerd bestuurder, als leidend ambtenaar aangewezen. Gaat het om de toepassing van uitvoeringsregels op het geheel van de opdracht (zoals de verbreking van de opdracht, het toepassen van maatregelen van ambtswege op het geheel van de opdracht) dan is het Bestuur, vertegenwoordigd door zijn leidend ambtenaar bevoegd. Gaat het om de toepassing van uitvoeringsregels op een deelbestelling, dan is van toepassing. 1.2 VOORWERP EN CLASSIFICATIE VAN DE OPDRACHT VOORWERP Het betreft hier het leveren van ICT-diensten, waarbij deze de vorm kan aannemen van een intramurale detachering of een extramurale levering van ICT-personeel. Belangrijk is dat het Flanders Investment & Trade 4

5 gaat over taken waarbij het gezag over het personeel bij de inschrijver blijft die via het partnership mede verantwoordelijkheid opneemt in de uitvoering van de afgesproken diensten. De opdracht is een aanneming van diensten tegen prijslijst. De opdracht bestaat uit het ter beschikking stellen van ICT-personeel op afroep met als doel de versterking van de ICT afdeling van de Klant. De opdracht voorziet in het inhuren van ICT-profielen. De opdracht omvat alle profielen zoals beschreven in punt 3. De profielen zijn ingedeeld in percelen. Het is mogelijk in te schrijven per perceel. Dit contract garandeert GEEN exclusiviteit i.v.m. de levering van de vermelde diensten. Het opdrachtgevend bestuur heeft het recht één of meerdere percelen niet te gunnen en eventueel opnieuw te gunnen op dezelfde of op een andere wijze. De mogelijkheid bestaat dat andere Vlaamse Agentschappen met rechtspersoonlijkheid en alle entiteiten (agentschappen en departement) van het beleidsdomein internationaal Vlaanderen (iv) en alle entiteiten (agentschappen en departement) van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid (DAR) (of zijn opvolger) toetreden tot deze overeenkomst. De modaliteiten van deze toetreding worden geregeld in Toetredingsclausule. Met het oog op deze toetreding is er in deze offerte sprake van: - het Bestuur wat staat voor Flanders Investment &Trade als opdrachtgevend bestuur - de Klant wat staat voor Flanders Investment &Trade of elk toegetreden agentschap. Het bestuur treedt op als aankoopcentrale zoals bedoeld in artikel 2,4 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 ten behoeve van alle entiteiten vermeld onder CLASSIFICATIE Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van art. 3 van de Wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni CPV classificatie: (Softwareprogrammering en -advies) 1.3 GUNNINGSWIJZE - OPENING VAN DE OFFERTES De gunning van deze opdracht geschiedt bij wijze van een algemene offerteaanvraag. De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting op om 14u in de lokalen van de centrale administratie van Flanders Investment & Trade, Koning Albert 2-laan 37, 1030 Brussel. Flanders Investment & Trade 5

6 1.4 INDIENING VAN DE OFFERTES Iedere inschrijver kan een offerte indienen voor één of voor meer percelen. Voor elk gekozen perceel dient hij (slechts) één offerte in. Indien wordt ingeschreven voor meerdere percelen, kunnen de offertes voor de verschillende percelen in één document opgenomen worden. De offertes mogen alleen verstuurd worden via de e-tendering website die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het Koninklijk Besluit van 15 juli Meer informatie kan worden bekomen op de website of via de e-procurement helpdesk op het nummer Er dient opgemerkt te worden dat het versturen van een offerte per niet aan deze voorwaarden voldoet. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze offerte in te dienen. De inschrijver kan bepaalde bij te voegen documenten die niet of uiterst moeilijk via elektronische middelen kunnen worden aangemaakt op papier bezorgen vóór de opening van de openingszitting. Indien nodig worden bijkomende documenten gescand om ze bij de offerte te voegen. Door zijn offerte volledig of gedeeltelijk via elektronische middelen in te dienen, aanvaardt de inschrijver dat de gegevens die voortvloeien uit de werking van het ontvangstsysteem van zijn offerte worden geregistreerd. De offerte moet bij de aanbestedende overheid toekomen vóór de uiterste ontvangstdatum van de offertes. Het gebruik van de zogenaamde veiligheidskopie is niet toegelaten. Via e-tendering moet een elektronische handtekening geplaatst worden die voldoet aan alle Europese regels en met het nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening. De elektronische handtekening moet geplaatst worden met een geldig gekwalificeerd certificaat en gerealiseerd worden met een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening (cf. art. 52, 1, 1 KB Plaatsing). Kortweg kan gesteld worden dat het moet gaan om een gekwalificeerde elektronische handtekening. De gekwalificeerde elektronische handtekening garandeert niet alleen de authenticiteit van de handtekening zelf, maar ook de integriteit van de inhoud ervan en het precieze tijdstip waarop de handtekening werd geplaatst. Een gekwalificeerde elektronische handtekening kan in de praktijk op twee manieren geplaatst worden: - met een Belgische elektronische identiteitskaart (eid) - met een gekwalificeerd certificaat dat aangekocht wordt bij een private actor. Flanders Investment & Trade 6

7 Voor meer informatie omtrent de aankoop van een gekwalificeerd certificaat, zie: Een gescande handtekening is dus onvoldoende. Indien gebruik gemaakt wordt van de volmacht in de e-tendering applicatie zal de volmachtgever het document, waarin hij de volmacht verleent, opladen in de e- tenderingapplicatie en dit document voorzien van zijn elektronische handtekening. De andere documenten kunnen dan elektronisch ondertekend worden door de gevolmachtigde. De offerte kan niet ingediend worden op papier. 1.5 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. En alle latere wijzigingen 1.6 BEPALINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN WAARVAN WORDT AFGEWEKEN (Toepassing van art. 5 en 6 (Toepassingsgebied) KB Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken) Er wordt in dit bestek afgeweken van de volgende bepalingen van de AAV: Art. 25, 26, 27 en 28 Borg Art. 33 Vrijgave van borg Art. 19 Gebruik van de resultaten : zie punt Art Uitvindingen, verworven kennis, methodes en know-how : zie punt BESTELLINGSOPDRACHT De opdracht is een bestellingsopdracht, waarbij de dienstverlener prestaties verricht op grond van deelbestellingen (zie verder 2.6.1). Flanders Investment & Trade 7

8 De deelbestellingen zullen kunnen worden geplaatst door de Klanten. De deelbestellingen worden beschouwd als aparte opdrachten, voor de toepassing van de uitvoeringsregels - doch enkel daarvoor. Voorliggende opdracht heeft een initiële looptijd van 2 jaar, te rekenen vanaf de datum vermeld in de sluitingsbrief. Na het verstrijken van deze initiële looptijd kan de opdracht 2 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar, op basis van artikel 37, 2 van de Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. De opdrachtnemer is gebonden door het lopende contract, tenzij hij uiterlijk zes maand vóór de jaarlijkse verjaardag van de sluiting van het contract aan de aanbestedende overheid een opzegging betekent bij aangetekende brief. Ook de aanbestedende overheid kan het contract jaarlijks stopzetten door opzegging per aangetekende brief uiterlijk zes maand vóór de jaarlijkse verjaardag van de sluiting van het contract. De looptijd van de opdracht te rekenen vanaf de kennisgeving dekt de periode tijdens dewelke de bestellingen kunnen worden geplaatst. 1.8 NIET PLAATSING VAN DE OPDRACHT Het bestuur houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de gunningprocedure op ieder moment stop te zetten en/of te pauzeren en dit zonder voorafgaande verwittiging van de inschrijvers. Het bestuur houdt zich uitdrukkelijk het recht voor de opdracht niet of slechts gedeeltelijk toe te wijzen. Er kan op geen enkel moment schadevergoeding geëist worden van het bestuur voor de eventuele niet-toewijzing, het stopzetten en/of pauzeren van deze opdracht of een gedeelte ervan. 1.9 UITVOERING VAN BESTELLINGEN GEPLAATST VOOR HET EINDE VAN DE NORMALE LOOPTIJD VAN HET CONTRACT Bestellingen die geplaatst worden voor het einde van de normale looptijd van het contract (zie bijvoorbeeld punt 2.6.7) met een uitvoeringstermijn na het einde van het contract dienen door de dienstverlener nog uitgevoerd te worden overeenkomstig de uitvoeringsmodaliteiten van dit bestek, tenzij de klant de bestelling heeft stopgezet CONTRACTUELE VOORWAARDEN Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn eigen algemene of bijzondere contractsvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld worden op één of ander document van de offerte. Flanders Investment & Trade 8

9 2 ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN 2.1 M.B.T. DE PERSOON VAN DE INSCHRIJVER Kunnen een offerte indienen, individuele vennootschappen of twee of meer vennootschappen die zich met het oog op deze opdracht wensen te verenigen. Een combinatie van vennootschappen schrijft in als één geheel. Met inschrijver wordt in dit document dan ook bedoeld hetzij een individuele vennootschap hetzij een combinatie van meerdere vennootschappen die een offerte indient. De vennootschappen die zich wensen te verenigen, duiden één van hen aan die de vereniging zal vertegenwoordigen ten opzichte van de overheid. De inschrijver kan zich in voorkomend geval op grond van artikel 74 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 beroepen op middelen van andere vennootschappen ongeacht de juridische aard van de band van de inschrijver met die vennootschappen, voor zover de verbintenis van die vennootschappen om de noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver voorgelegd wordt. Dergelijke vennootschappen worden in dit document ondersteunende vennootschappen genoemd UITSLUITING EN SOCIALE ZEKERHEIDSBIJDRAGEN (toepassing van art. 61 tot en met art. 66 van het K.B. van betreffende de plaatsing overheidsopdrachten Klassieke sectoren) Door in te schrijven voor deze opdracht verklaart de inschrijver (en ingeval van een inschrijving door een combinatie van vennootschappen, elke deelgenoot van die combinatie) zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden als bedoeld in artikel 61 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal, voorafgaand aan elke beslissing over de gunning van de opdracht, de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord nagaan. Hiertoe zal de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het BTW-hoedanigheidsattest, de rechtstoestand van de onderneming en de laatste 3 jaarrekeningen zelf elektronisch opvragen. De overige documenten zullen worden opgevraagd bij de betrokken inschrijver (die deze documenten binnen een termijn van 15 kalenderdagen moet bezorgen). Indien zou blijken dat de persoonlijke toestand van deze inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord, zal hij worden uitgesloten bij de gunning. De buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling, ). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring Flanders Investment & Trade 9

10 onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst. Ter informatie: Wordt, krachtens voormeld artikel 61, in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten van de toegang ertoe, de dienstverlener die bij vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor : 1 deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; 2 omkoping als bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; 3 fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; 4 witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme. Kan uitgesloten worden, volgens voormeld artikel 61, van deelneming aan de opdracht (in welk stadium van de procedure ook), de inschrijver: 1 die in staat van faillissement of van vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt of die een gerechtelijk akkoord heeft bekomen, of die in een overeenstemmende toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 2 die aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord aanhangig is of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen; 3 die, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; 4 die bij zijn beroepsuitoefening een ernstige fout heeft begaan, vastgesteld op elke grond die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken; 5 die niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid; 6 die niet in orde is met de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is; 7 die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van dit hoofdstuk KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (toepassing van de artikelen. 67, 68 en 72 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) Financiële en economische draagkracht: Gelet op de omvang van de opdracht zullen enkel inschrijvers toegelaten worden tot de opdracht die hetzij individueel hetzij gecombineerd, ingeval van een combinatie van vennootschappen, een omzet (rek 70 van de jaarrekening) hebben gerealiseerd in het laatste afgesloten boekjaar van minstens: - 1 miljoen euro (een miljoen euro) voor inschrijvers voor perceel 1. Flanders Investment & Trade 10

11 - 10 miljoen euro (tien miljoen euro) inschrijvers voor perceel 2, 3 en 4. De financiële en economische draagkracht zal worden beoordeeld aan de hand van de jaarrekening van dat boekjaar. Voor ondernemingen die in België gevestigd zijn, zal het Bestuur deze documenten zelf elektronisch raadplegen. De buitenlandse inschrijver voegt bij deze offerte een kopie van de jaarrekening van het laatst goedgekeurde boekjaar, indien de wetgeving van het land waar de inschrijver is gevestigd, de publicatie ervan voorschrijft. Inschrijvers kunnen teneinde te voldoen aan de voormelde vereiste minimale omzet - zich ook beroepen op de financiële en economische draagkracht van andere vennootschappen, ongeacht de juridische aard van hun band met die vennootschappen. De inschrijvers moeten dan wel kunnen aantonen dat zij voor de uitvoering van de opdracht werkelijk een beroep zullen kunnen doen op de middelen van die ondernemingen, hetgeen kan door overlegging van de verbintenis van deze vennootschappen om de inschrijver dergelijke middelen ter beschikking te stellen. Technische bekwaamheid Met het oog op de beoordeling van de technische bekwaamheid, dient de inschrijver (of alle deelgenoten samen, ingeval een combinatie van vennootschappen zich inschrijft) minimum 3 referenties aan leveren van gelijkaardige opdrachten, waarbij ICT-personeel op afroep ter beschikking wordt gesteld met als doel de versterking van de ICT afdeling van de Klant. De inschrijver voor perceel 2, 3 of 4 moet minimum 3 referenties aan leveren van projecten met een resultaatsverbintenis ter waarde van minimum uitgevoerd binnen de afgelopen drie jaren. De inschrijver die alleen voor perceel 1 indient moet minimum 3 referenties aan leveren van gelijkaardige opdrachten. Hierbij dient de waarde van iedere opdracht dus niet minstens te bedragen. Minimum bevat deze referentie de naam van de opdrachtgever, contactpersoon en contactgegevens en een korte omschrijving van de opdracht. Het Bestuur houdt zich het recht voor op ieder moment deze referenties te contacteren. Daarenboven moet de inschrijver kunnen aantonen dat hij de gevraagde dienstverlening in Vlaanderen kan garanderen. De inschrijver geeft het gedeelte van de opdracht op dat hij desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven met vermelding van de identiteit van de onderaannemer(s) TOEGANGSVERBOD (toepassing van art. 64 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van onverenigbaarheid te bevinden, zoals bedoeld in dit artikel 64. Flanders Investment & Trade 11

12 2.2 M.B.T. DE OFFERTE VORM en INHOUD (toepassing van art. 80 en 82 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken De inschrijver maakt zijn offerte op door: Het invullen van het Inschrijvingsformulier waarvan een model als bijlage bij dit bestek gaat; Het invullen van de Inventaris waarvan het model als bijlage bij dit bestek gaat. en het toevoegen van de andere in punt gevraagde stukken Er kan voor meerdere percelen worden ingeschreven Op elke offerte of inventaris die op een ander document dan de in punt vermelde modelformulieren is opgemaakt, moet de inschrijver bovenaan ieder document de volgende verklaring vermelden: Ik, ondergetekende..., verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens volstrekt overeenstemmen met de vermeldingen van het bij het bestek behorende formulier en de inventaris en neem daarvoor de volledige verantwoordelijkheid op Het Inschrijvingsformulier en de Inventaris worden ondertekend door de fysische persoon of personen die in overeenstemming met de vigerende wetgeving en de statuten bevoegd zijn om de rechtspersoon te vertegenwoordigen en die tegenover derden te verbinden. Ingeval de offerte wordt ingediend door een combinatie van vennootschappen dienen het Inschrijvingsformulier en de Inventaris ondertekend door de daartoe bevoegde personen van elk der deelgenoten De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat de aanbestedende dienst veel belang hecht aan een correcte ondertekening van de offertes en dus zal nagaan op basis van onder meer de statuten en benoemingsbesluiten of de fysische personen die de offerte hebben ondertekend, de bevoegdheid hadden een klantencontract van deze omvang af te sluiten. Het ondertekenen van de offerte kan enkel als daad van dagelijks bestuur worden beschouwd indien dit ook uit de statuten blijkt. Indien een gevolmachtigde (voor een natuurlijk persoon) ondertekent, wordt op het inschrijvingsformulier duidelijk de volmachtgever(s) vermeld voor wie wordt gehandeld BIJ TE VOEGEN STUKKEN (toepassing van art. 80 en 82 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) De volgende documenten dienen bij de offerte te worden bijgevoegd: 1. Een Inschrijvingsformulier (genummerd als bijlage 1); Flanders Investment & Trade 12

13 2. In het geval een inschrijver zich beroept op de draagkracht van een andere vennootschap, het (de) document(en) waaruit duidelijk de verbintenis blijkt van die entiteit om de nader omschreven middelen ter beschikking te stellen van de deelnemer (genummerd als bijlage 2); 3. De Inventaris (genummerd als bijlage 3); 4. Per profiel, een overzichtslijst met de aantallen van alle medewerkers conform het formulier dat als bijlage bij dit bestek gaat (genummerd als bijlage 4); 5. Voor minimaal 3 (bij percelen 1, 3 en 4) en minimaal 2 (bij perceel 2) van de opgegeven beschikbare medewerkers (hierna ICT-ondersteuner genoemd) uit bijlage 4, een formulier voor opgave van de Referenties en Diploma (genummerd als bijlage 5); 6. Beschrijving van de context van de voorbeeldprojecten (genummerd als bijlage 6); 7. Een beschrijving van de maatregelen die de dienstverlener zal treffen om de kwaliteit van de uitvoering van de opdracht conform de voorwaarden van het bestek, te waarborgen (te nummeren als bijlage 7); 8. Wanneer een offerte voor een rechtspersoon wordt ondertekend: de stukken waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaars (fysische personen) blijkt, zoals een voor eensluidend verklaard afschrift van de statuten, benoemingsbesluiten of volmachten; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de stukken zouden zijn gepubliceerd (te nummeren als bijlage 8) Wanneer een offerte door een gevolmachtigde wordt ondertekend: de authentieke of onderhandse akte, waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde zouden zijn gepubliceerd) (te nummeren als bijlage 9); 9. Indien de inschrijver van een vreemde nationaliteit is, en personeel in dienst heeft dat onderworpen is aan de besluitwet van 27 juni 1969 die de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid van de arbeiders wijzigt: een getuigschrift van de Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid voor het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal vóór de uiterste datum voor indiening van de offertes en/of ander dan voormeld personeel in dienst heeft: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid en waarin bevestigd wordt dat de inschrijver, volgens de rekening die ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes is opgemaakt, voldaan heeft op die datum aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Indien een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring onder eed of een plechtige verklaring van de betrokkene vóór een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een bevoegde beroepsorganisatie van dat land (te nummeren als bijlage 10); 10. Indien de inschrijver van een vreemde nationaliteit is, een kopie van de jaarrekening (de balans, de resultatenrekeningen en de toelichting) van het laatst afgesloten boekjaar (te nummeren als bijlage 11); Alle documenten en nota s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding: Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden. Flanders Investment & Trade 13

14 Een kopie van het voor een medewerker opgegeven diploma, kan door de Klant worden opgevraagd ter uitvoering van een concrete deelbestelling GUNNINGSCRITERIA (toepassing van art. 101 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) De gunningscriteria met hun respectievelijk relatief gewicht zijn: 1) De totale prijs (50%) bepaald op basis van de mensdagprijzen en de vermoedelijke hoeveelheden (voor een termijn van 4 jaar) per profiel. 2) De kwaliteit (50%) dat wordt onderverdeeld in de volgende subgunningscriteria (die elk evenveel wegen of dus 10% per subcriteria): a) De kwaliteit van de invulling van de verschillende profielen beoordeeld op basis van bijlagen 4 en 5; b) De kwaliteitsborging inzake de uitvoering van de opdracht: (beoordeeld op basis van het antwoord op onder meer de volgende vragen 2 : Hoe worden de ICT-ondersteuners opgevolgd bij de Klant en op welke manier wordt de kwaliteit van het werk gecontroleerd dat de ICT-ondersteuner bij de Klant presteert? Wat is het door de inschrijver aan de ICT-ondersteuners aangeboden opleidingsprogramma?); c) Wat is de garantie van tijdige leveringen en snelle levertijd 1. En welke garanties worden geboden dat de in de offerte opgegeven competenties effectief inzetbaar zijn voor uitvoering van de opdracht. d) De kwaliteit van de personeelsomkadering gebaseerd op het wervingsbeleid (beoordeeld op basis van het antwoord op onder meer de volgende vragen 2 : Hoe worden nieuwe personeelsleden begeleid? Welk opleidingsprogramma krijgen nieuwe personeelsleden?); de kwaliteit van de kennisoverdracht tussen de ICT-ondersteuners en van de organisatie van de kennisdeling en verruiming (beoordeeld op basis van het antwoord op onder meer de volgende vragen 2 : Hoe wordt de kennisoverdracht tussen ICT-ondersteuners georganiseerd? Bestaat er een kennisportaal waarvan de ICT-ondersteuners gebruik kunnen maken?) e) De kwaliteit van de ervaring met en kennis van het functionele beleidsdomein van de klant te staven d.m.v. de beschrijving van de context van 3 voorbeeldprojecten. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. Het Bestuur kan, met het oog op de evaluatie van de offerte in het licht van het gunningscriterium kwaliteit, de door de inschrijver voorgestelde medewerkers interviewen. 1 Met levertijd wordt bedoeld de periode die loopt vanaf de dag van de bestelling tot de dag waarop een ICT-ondersteuner bij de Klant effectief wordt ingezet. 2 Zonder dat deze niet-limitatieve beoordelingselementen als subgunningscriteria mogen worden beschouwd of zullen worden aangewend. Flanders Investment & Trade 14

15 Dit past binnen de mogelijkheid om offertes toe te lichten. Het Bestuur kiest uit de bij de offerte ingediende lijst van voorgestelde medewerkers, voor elk profiel twee medewerkers van wie één door de inschrijver zal worden aangewezen voor het interview VRIJE VARIANTEN (toepassing van art. 9 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) Het voorstellen van vrije varianten is niet toegestaan DE PRIJS (prijsvaststelling, prijsopgave, prijselementen, prijsonderzoek) (toepassing van art. 13, 16, 19 en 20 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) Deze opdracht is een opdracht volgens prijslijst. Het feit dat in de inventaris gevraagd wordt een totale offertesom op te geven, houdt geenszins een afwijking in op bovenvermelde prijsbepaling. De inschrijver moet in de inventaris per profiel de prijs per mensdag vermelden. De uurprijs is de mensdagprijs gedeeld door 8. De mensdagprijs bevat alle elementen van de prijs, met uitzondering van de BTW. Er kunnen noch verplaatsingskosten, noch maaltijdvergoedingen, noch andere kosten apart worden aangerekend. Indien er een toeslag is voor nacht- en/of weekendwerk dient dit aangegeven te worden met de nodige details: berekening van de toeslag (bedrag of percentage), de uren van wanneer en tot wanneer de toeslag zal aangerekend worden. Dit geeft u o.a. aan in het inschrijvingsformulier. Deze aangepaste prijs wordt de aangepaste basisdag- en/of basisuurprijs genoemd. De totale geraamde prijs per perceel is deze die wordt bekomen door eerst, per profiel, de prijs te vermenigvuldigen met de vermoedelijke mensdagen (voor een termijn van 4 jaar), en vervolgens de totaalprijzen van de profielen binnen het perceel, op te tellen. De eenheidsprijzen worden in de inventaris in cijfers en voluit geschreven. De totale geraamde prijs per perceel en, indien geboden wordt op meerdere percelen, de totale geraamde waarde van de offerte, wordt op het Inschrijvingsformulier voluit en in cijfers geschreven. De belasting over de toegevoegde waarde wordt door de inschrijver in een afzonderlijke post van de inventaris vermeld om bij de totaal geraamde prijs van de offerte te worden gevoegd. De prijzen worden in EURO opgegeven. Alle kosten noodzakelijk voor de uitvoering van de opdracht (zoals kantoorkosten, verplaatsingskosten, maaltijdvergoedingen) zijn begrepen in de eenheidsprijzen (excl. BTW). Flanders Investment & Trade 15

16 2.2.6 GESTANDDOENINGSTERMIJN VOOR DE INSCHRIJVERS (toepassing van art. 57 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 180 dagen ingaande de dag na de opening van de offertes. 2.3 VERMOEDELIJKE HOEVEELHEDEN (toepassing van art. 84 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) Het aantal mensdagen (voor een termijn van 4 jaar) dat per profiel in de bijgevoegde Inventaris werd opgegeven, geldt als vermoedelijke hoeveelheid. Het reële aantal mensdagen zal bij elke deelbestelling worden bepaald. Door in te inschrijven op deze opdracht gaat de (kandidaat-)dienstverlener er mee akkoord dat hij op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding kan eisen uit hoofde van het feit dat de vermoedelijke hoeveelheden slechts ter indicatieve titel zijn en het bestuur en of de klant op geen enkel moment verplichten tot afname van gelijk welke hoeveelheid. 2.4 NIET-EXCLUSIVITEIT Dit contract garandeert GEEN exclusiviteit i.v.m. de levering van de vermelde diensten. Het opdrachtgevend bestuur kan gedurende de duur van de opdracht prestaties, identiek of analoog aan deze beschreven in het bestek laten uitvoeren door andere opdrachtnemers of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan in dat geval geen aanspraak maken op enige vergoeding. 2.5 TAALGEBRUIK (toepassing van art. 53 van het K.B. Plaatsing van betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken) De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn mondelinge en schriftelijke communicatie. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan er een, desgevallend beëdigde, vertaling geëist worden. Flanders Investment & Trade 16

17 2.6 VOORWAARDEN BETREFFENDE DE UITVOERING VAN DE OPDRACHT DEELBESTELLINGEN (toepassing van art. 146 van het K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken) De Klant plaatst een bestelling schriftelijk via een bestelbrief. De bestelling vermeldt ten minste: - het aantal gevraagde medewerkers, met per medewerker: o het aantal bestelde mensdagen o het gevraagde profiel o de plaats waar de diensten moeten geleverd worden - het adres waarnaar de factuur dient verzonden. Elke deelbestelling wordt als een aparte opdracht beschouwd voor de toepassing van de uitvoeringsregels doch enkel daarvoor. Dit houdt in dat een Klant bevoegd is om alle handelingen te stellen in verband met de borgstelling, leiding en toezicht, het maken van afspraken over methoden, technieken en instrumenten voor het bereiken van de objectieven beoogd met een deelbestelling, keuring en oplevering, betaling en facturatie, klachten en verzoeken, straffen en boeten, maatregelen van ambtswege, rechtsvorderingen, in zover deze handelingen betrekking hebben op de uitvoering van een deelbestelling en niet op de opdracht in zijn geheel. Gaat het om de toepassing van uitvoeringsregels op het geheel van de opdracht (zoals de verbreking van de opdracht, het toepassen van maatregelen van ambtswege op het geheel van de opdracht) dan is het Bestuur, vertegenwoordigd door zijn leidend ambtenaar bevoegd OMSCHRIJVING VAN DE LEIDING EN HET TOEZICHT OP DE UITVOERING (toepassing van art. 11 van het K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken) De leiding en het toezicht op de uitvoering van een deelbestelling, zal worden uitgeoefend door het in de bestelbrief aangeduide personeelslid van de Klant BORGTOCHT (toepassing van de artikelen 5 en 6 van de algemene aannemingsvoorwaarden KB Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). Bij een bestelling voor een bedrag vanaf EUR (excl. BTW) is een borgtocht vereist van 5 % van het bestelde bedrag (excl. BTW). Flanders Investment & Trade 17

18 Deze afwijking wordt verantwoord door het feit dat het een bestellingsopdracht betreft zonder expliciet totaal offertebedrag. De borgstelling en de bewijslevering hiervan dient te gebeuren overeenkomstig één van de wijzen voorzien in artikel 27 AAV KB Uitvoering. De borgstelling alsmede het bewijs hiervan dient te gebeuren binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de bestelling. Het bewijs van borgstelling wordt voorgelegd aan de Klant die de bestelling plaatst. (toepassing van art. 158 van de algemene aannemingsvoorwaarden KB Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). De borgtocht wordt vrijgegeven na het uitvoeren van de deelbestelling INTELLECTUELE RECHTEN Alle resultaten, rapporten of documentatie die de dienstverlener opstelt ter uitvoering van deze opdracht zijn eigendom van de Klant die de bestelling heeft geplaatst en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van deze laatste bekendgemaakt worden of aan derden meegedeeld worden; de Klant heeft alle intellectuele eigendomsrechten. De Klant die de bestelling heeft geplaatst, mag de resultaten van de intellectuele prestaties aanwenden voor haar eigen behoeften, voor behoeften van derden of voor commercieel gebruik, en dit zonder enige beperking VERTROUWELIJKHEID De dienstverlener, zijn onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld, zullen de vertrouwelijkheid van iedere informatie of ieder gegeven verkregen in het verloop van de uitvoering van deze opdracht respecteren. Op geen enkel moment mogen de dienstverlener, de onderaannemers en/of de personeelsleden van deze beide en/of iedere andere persoon die door de dienstverlener en/of onderaannemer wordt ingeschakeld ook maar enige informatie en/of gegeven verkregen tijdens de uitvoering van deze opdracht verspreiden aan een andere partij dan de Klant zonder de voorafgaande, uitdrukkelijke en schriftelijke toestemming van de Klant. De verplichting tot vertrouwelijkheid geldt niet wanneer het gaat om gegevens die: in het publiek domein zijn gevallen op een andere wijze dan door inbreuk op deze bepaling; noodzakelijkerwijs door de dienstverlener moeten worden medegedeeld aan zijn werknemers, aangestelden en (onder)aannemers om de goede uitvoering van zijn taken en verplichtingen volgens de termen van deze overeenkomst te verzekeren; Flanders Investment & Trade 18

19 in het kader van een geschillenregeling, van een arbitrale of gerechtelijke procedure, of overeenkomstig een wet, decreet of reglement moeten worden vrijgegeven door hetzij de dienstverlener hetzij het Bestuur of de Klant (in dat geval verwittigt deze partij de andere partij onmiddellijk zodra zij op de hoogte is van een gerechtelijk bevel om de gegevens kenbaar te maken); één van de partijen van een derde heeft verkregen en die partij deze gegevens niet op een wederrechtelijke manier heeft verkregen; die door het Bestuur of een Klant dienen meegedeeld in het kader van overheidsopdrachtenprocedures of om te voldoen aan andere wettelijke verplichtingen PUBLICITEIT GEBRUIK ALS REFERENTIE De dienstverlener mag over deze opdracht geen publiciteit maken zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van het Bestuur. Deze opdracht mag als referentie gebruikt worden DUUR en UITVOERINGSTERMIJNEN (toepassing van art. 147 van de algemene aannemingsvoorwaarden K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). De overeenkomst geldt voor een termijn van vier jaar vanaf de kennisgeving van de opdracht. De initiële looptijd van de opdracht is 2 jaar en kan 2 maal verlengd worden met een periode van 1 jaar. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekend schrijven van de aanbestedende overheid uiterlijk 3 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht. De concrete uitvoeringstermijn voor elke deelbestelling zal bij de bestelling ervan worden vastgesteld PLAATS VAN DIENSTVERLENING (toepassing van art. 149 van de algemene aannemingsvoorwaarden K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). De plaats van de uitvoering van de diensten kan elke locatie zijn waar de Klanten zijn gehuisvest (dit is in Vlaanderen en Brussel) en/of in de lokalen van de Dienstverlener. De Flanders Investment & Trade 19

20 concrete plaats waar de diensten zullen worden verleend, zal voor elke opdracht apart in de deelbestelling door de Klant worden vastgesteld. Indien de diensten worden verleend in de gebouwen waar de Klant is gehuisvest, zal deze in principe instaan voor een werkplek voor de duur van de uitvoeringstermijn en op de momenten dat de diensten in die gebouwen worden verleend. Elke ICT-ondersteuner beschikt over een draagbare PC, met de benodigde software. Indien nodig zal de Klant ook een PC beschikbaar stellen met alle nodige elementen om de diensten naar behoren en overeenkomstig de wensen van de Klant uit te voeren. De ICT-ondersteuners zullen de interne regels en procedure betreffende de toegang en het gebruik van de ter beschikking gestelde middelen/gebouwen naleven (zoals met betrekking tot evacuatie van de gebouwen, brandpreventie, ICT-gebruikscode, enz.). Hij of zij dient zich op ieder moment te schikken naar de richtlijnen dat het bevoegde personeel van de Klant ter zake geeft TOEPASSELIJKE DOCUMENTEN (toepassing van art. 39 van de algemene aannemingsvoorwaarden K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken) Alle dienstorders, omzendbrieven, richtlijnen, technische en andere documenten, normen, enz...) waarnaar de dienstverlener zich bij de uitvoering van een opdracht moet richten, zullen worden vermeld in de bestelling KEURING EN OPLEVERING (toepassing van art. 150 en 156 van de algemene aannemingsvoorwaarden K.B. Uitvoering van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken). De dienstverlener legt de prestatiestaten van de prestaties maandelijks ter goedkeuring voor aan de Klant. De prestatiestaten geven een gedetailleerd overzicht van de gepresteerde uren/mensdagen per bestelling en per ICT-ondersteuner en worden desgevallend, opgemaakt conform het sjabloon dat door de Klant ter beschikking wordt gesteld PRIJSHERZIENING (toepassing van art. 20 van het K.B. Plaatsing van tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken)) De prijsaanpassingen in meer of in min kunnen enkel op de verjaardag van de sluiting van de bestellingsopdracht, volgens de volgende formule: Flanders Investment & Trade 20