ARTEMIS-STADSBELEID. Meer met Minder. HET NIEUWE WERKEN (HNW Programma s) LinkedIn: De nacht van het nieuwe werken. Sturen op samenhang

Transcriptie

1 Betere beslissingen Betere resultaten ARTEMIS-STADSBELEID Meer met Minder HET NIEUWE WERKEN (HNW Programma s) LinkedIn: De nacht van het nieuwe werken Sturen op samenhang 1

2 Artemis Eerste leverancier van een top-down/bottom-up portfolioprogramma- en project management oplossingen Meer dan 28 jaar ervaring Meer dan 2,000 klanten en 600,000 gebruikers Internationale verkoop en implementatie in ruim 44 landen Helpt organisaties bij: Het nemen van strategische beslissingen Het effectief uitvoeren van projecten Het meten en weten van resultaten Het aanpassen van de strategie Het nemen van noodzakelijke maatregelen. 2

3 Artemis Wereldwijd Longmont Mexico Quebec Toronto Michigan Houston Boston New York St Petersburg Venezuela United Kingdom Sweden Finland Norway France Spain Denmark Netherlands Germany Italy Russia Dhahran UAE India Malaysia Korea Japan China Hong Kong Singapore Brazil South Africa Indonesia Chile Argentina Australia New Zealand 3

4 Artemis Sector gebaseerde oplossingen Artemis oplossingen worden gebruikt voor het uitvoeren van: Investment Planning and Control Industrie specifieke oplossingen IT Management New Product Development Fleet & Asset Management A&D Program Management Public Investment Management Plant Outage Management 4

5 Artemis oplossing: Overheid Voorgeconfigureerde Artemis oplossingen, snel inzetbaar Overheid Ondersteuning vanuit visie en strategie van beleid, kwaliteitszorg, controle en verantwoording met programma- en projecten management Inzichtelijke vastlegging van alle gegevens met alle verbanden Kwaliteitzorg Meerjarig Ontwikkelings Plan (MOP) Programmabegroting en Management rapportages Verantwoording Monitoring extern en MaRap intern 5

6 Er komt steeds meer druk op de ketel bij Gemeentes Druk... Meer met Minder <-> Sturen op Samenhang Overgang van beleidsbegroting naar beleidsverantwoording Van RIJK naar lagere overheden De gemeente is de ingang naar het overheidsloket Thema GSB III en verder, kwaliteitszorg van het MOP Produceren van de doel gerichte Programmabegroting Meer controle- en verantwoording verplichtingen Meetbaarheid input en output met indicatoren Werk intensieve periodieke Management informatie Produceren van aggregeren van verschillende niveau s zoals sector, afdeling, vakdienst, college- en Raad producten Noodzaak van geïntegreerde planning en sturing van projecten Koppeling van informatie systemen Interne en externe communicatie 6

7 Vertaling van het Rijksbeleid? Portfolio aan programma s Hoe gaan we nu ons Rijksbeleid vertalen naar effectieve strategieën en communiceren naar de organisatie en partners? DIN Samenhang!!!!!!!!!! 7

8 Visie Realisatie Verantwoording Top-Down integratie van strategische initiatieven, doelen, inspanningen, middelen Uitvoering van programma s, projecten en capaciteit inzet Bottom-Up Controle en Verantwoording ❿Uitvoering van Programma s, Projecten en Capaciteit inzet 8

9 ARTEMIS STADSBELEID Sturen op Samenhang Ondersteuning Programmamanagement proces en het sturen op doelen plannen, budgetteren, uitvoeren, meten, bijsturen en toetsen van de doelstellingen Inzicht in Doelstellingen, Programma s, Projecten, Producten en de onderlinge samenhang MOP, Outcome en Output met SMART resultaten Periodiek toetsen van de besturings criteria met MARAP tempo, haalbaarheid, efficientie en doelgerichtheid Verantwoordingen en monitoring interne MARAP, partner contracten en externe monitoring BZK, VROM, EU Communicatie de overheid regierol samenwerking en betrokkenheid stimuleren met partners, instellingen en industrie 9

10 Sturen op Samenhang Doelen Inspanningen en Middelen netwerk Visualisering van complexe verbanden en mate van onderlinge beinvloeding Outcome doelen Meer veiligheid Betere leefbaarheid Betere bereikbaarheid Betere mobiliteit Meer integratie Output doelen 10% minder winkel- diefstallen. Groter gevoel veiligheid 25% meer groen Hogere waardering woon omgeving 50% meer cap. Openbaar vervoer 10% minder file kilometers 10% minder zwarte scholen 50% hogere participatie Inspanningen M O N I T O R I N G 10

11 ARTEMIS Ondersteuning Stadsbeleid Processen Sturen op Samenhang MEER MET MINDER Visie Strategie & Thema s STEDELIJK ONTWIKKELINGS PROGRAMMA GSB en andere thema s doelen & effecten (Outcome) en resultaten (Output) Programmabegroting De RAAD COLLEGE B&W VERANTWOORDING op Effecten Projecten & College Producten UITVOERING Productramingen Vakdienstproducten Afdelingactiviteiten CONTROLE VERANTWOORDINGEN Extern Monitor rapportage BZK, EU... Intern Management Rapportage Planning & Control RESULTATEN Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden Maatschappelijke Effecten & Doelgericht DIRECTIERAAD/ MANAGEMENT TEAM AFDELINGSHOOFDEN PROJECTLEIDERS CONTROLLERS BURGERS KLANTEN LEVERANCIERS COMMUNICATIE TRANSPARANTIE MEETBAARHEID BIJSTURING 11

12 Stedelijk Meerjaren Ontwikkelings Programma Benodigde afdelings capaciteit Kosten Globale planning Resultaten Doelen, Inspanningen en Middelen met deonderlinge verbanden Programma s en Producten met kwaliteit en status indicatoren Doelstellingen Kenmerken Risico s 12

13 Thema MOP met Outcome en Output doelstellingen 13

14 Profielkaart projecten (assen: doelstellingen & BDU) Output Doelstellingen Brede Doel Uitkeringen 14

15 Profielkaart met projecten (assen: risico en speerpunten) Speerpunten Risico s 15

16 Programma begroting ❿Resultaat gerichte budgettering Stedelijk Ontwikkelings Programma Budget & fondsen structuur Budget en fondsen toewijzing Met gegevens en goedkeuring van: De Raad /College Afd. Financien Afdelingen Meet en communiceer afwijking en status Budget afwijking Budget afwijking Budget afwijking 16

17 Budget capaciteit in (S)MOP met output-doelstellingen 17

18 Kosten aggregatie programma en producten en projecten 18

19 Projecten/Producten kosten en resultaten aggregatie per speerpunt of maatschappelijk effect 19

20 Projecten met faseringen, werkpakketten en onderlinge relaties 20

21 Uitvoering projecten, realisatie gemeentelijke producten Detail projectplanning: Artemis Project Advanced Externe planning systemen: Microsoft Project andere... Mijlpalen en trends Bepaal de benodigde vaardigheden capaciteit en capaciteit toekenningen Team inzet Detail allocaties Welke personen in het team bezitten de gevraagde vaardigheden? 21

22 Koppeling met documenten, specificaties en grafieken Genereren van rapporten/begrotingen op basis van sjablonen 22

23 Prestaties (output) simulatie binnen programma s 23

24 Capaciteit- en Financiële simulaties wat als? 24

25 Management rapportages via een Dashboard 25

26 Monitoring-Prestatie en Levering.. Rapportages Rapporten genereren en op maat. Controle op uitputting fondsen, prestatie en resultaten Dynamische analyse en rapportage met o.a. COGNOS Scorekaarten voor Controle op resultaten Controleer mijlpalen en voortgang van programma s & projecten Meet de investeringsprestatie Controleer het in lijn zijn met de doelstellingen 26

27 Dashboard scorecard met projecten en status signaleringen ❿In één oogopslag alle informatie 27

28 Meerwaarde door koppeling en integratie Centrale Artemis Datawarehouse met gegevens uit diverse systemen voor analyse en rapportage; Oracle DB 10g en 11g Integratie met Excel en MSP planning; Microsoft (S2008) 2010 / Windows 7 Collaboratie met financiële- en ERP systemen; Oracle en SAP Business analyse en rapportage door middel van flexibele rapportages COGNOS en Business Objects integratie Application Programming Interface / Oracle Collaboration Tools Collaboratie met Financiële & ERP systemen ARTEMIS STADSBELEID Programma s Producten Projecten ARTEMIS DATAWAREHOUSE Analyse & Rapportage (Business Intelligence) COGNOS Business Objects MS-Microsoft Project planning MS-EXCEL analyse+rapportage 28

29 Monitoring-Prestatie en Levering management Rapporten op maat Controle op prestatie en resultaten Scorekaarten voor Controle op resultaten Controleer mijlpalen en voortgang van programma s & projecten Meet de investeringsprestatie Controleer het in lijn zijn met de doelstellingen 29

30 ARTEMIS-Stadsbeleid, een aantal voordelen (1) Een overkoepelend concern ondersteunend systeem: Waarde voor alle niveaus in de organisatie met rol en autorisatie toegang Gestructureerd met lifecycle stappen en proces methodologieën Zowel financiële informatie als NIET financiële informatie verwerking Op maat in te voeren indicatoren met verkeerslicht toetsingskriteria DATAWAREHOUSE functie waardoor talrijke subsystemen kunnen worden opgeruimd en gegevens consistentie kan worden bereikt Flexibel, aanpasbaar, in te richten. Doel gerichte prioriteitsbepalingen van investeringen & projecten en beslissingondersteuning bij het samenstellen van de programmabegroting met de 3 W indeling (Wat bereiken, Wat er voor doen, Wat kost het) Inzicht in alle onderlinge verbanden tussen de consistent en centraal opgeslagen gegevens zoals (S)MOP, Programma s, Producten met gekoppelde Doelen, Fondsen en Indicatoren 30

31 ARTEMIS-Stadsbeleid, een aantal voordelen (2) Verlaging van personele belasting: bij de kwaliteitszorg van het (S)MOP het genereren van de Programmabegroting produceren van de College productramingen en vak dienst productbegrotingen produceren van de GSB verantwoordingsmonitor naar BZK en andere fondsverstrekkers produceren van de periodieke MARAP s Status analyse van prestatie-indicatoren, trendbepalingen en voortgangsrapportage met project mijlpalen voor Planning & Control Gestructureerde communicatie, (automatische)waarschuwingen en discussies intern naar de belanghebbenden en naar externe relaties 31

32 ARTEMIS-Stadsbeleid, dé oplossing voor gemeentes Artemis-Stadsbeleid is gemeentelijk breed inzetbaar en ondersteund: De Raad Het College Directieraad Afdeling Management en MT GSB coördinatie MOP verantwoordelijken Programma en projectmanagers... bij het nemen van de juiste beleidsbeslissingen Het systeem is complementair met operationele informatie systemen die bij gemeentes reeds in gebruik zijn Meerjarenbeleid en ondersteuning van programma s en producten hand in hand met een vinger aan de pols tijdens de actuele uitvoering 32 Tijdwinst en snel resultaat door een efficiënte implementatie van het voor geconfigureerde Artemis-Stadsbeleid systeem

33 Selectie publieke sector klanten Europa en Nederland Helmond 33

34 Artemis functionaliteit in 2012 Versie 2012 Project Advanced geïntegreerde planning module Alternatief voor Project planning naast de integratie met Microsoft Project Grafisch intuïtief en prettig te gebruiken planning gereedschap Realtime integratie van planning en capaciteit inzet Monte Carlo risico analyse Multi-Project Sjabloon gebaseerde rapportage Werkmanagement Functionele uitbreiding van de uren verantwoording module Request Management met gefaseerde vastlegging, analyse en controle van alle nog niet goedgekeurde globale werk- en investering aanvragen 34

35 Artemis Project Advanced project- en capaciteitplanning ❿Realtime project balkendiagram en capaciteit beheer 35

36 Artemis Project Advanced Risico bepaling ❿Risico bepaling met Monte Carlo analyse 36

37 Artemis Project Advanced Capaciteit beheer ❿Toewijzen van capaciteit ❿Capaciteit profielen ❿Beschikbaar en ingeplande capaciteit 37