Optimalisering berichtenstroom. tussen. leveranciers en aannemers in de infrasector concept 3.02

Transcriptie

1 Optimalisering berichtenstroom tussen leveranciers en aannemers in de infrasector concept 3.02 Producent Een initiatief van in de Bouw in samenwerking met: Dyka DuraVermeer Kijlstra VolkerWessels StruykVerwo BAM Vereniging Wapeningstaal Nederland (VWN) BallastNedam Wavin

2 2 1. Huidige en gewenste berichtenstroom Huidige situatie: Berichtenstromen Afroep Lever Afroepen worden geplaatst per telefoon, fax of mail. Bij de afroep wordt soms een ordernummer doorgegeven dat ook op de uitvoerders en factuur moet staan. Bij afroepen wordt soms ook het uitvoerdersnummer opgegeven. Deze moet dan (naast ordernummer en projectnummer) op de lever/vrachtbrief en factuur worden meegegeven. nen wordt door aannemer geschreven en in enveloppe verzonden per post of gescand en g d. De leverancier voegt een kopie van de uitvoerders bij de factuur. De lever gaat naar de bouwplaats en de factuur naar kantoor.

3 3 Gewenste situatie: Berichtenstromen Goedkeuring lever Automatische match lever en factuur Alleen scenario 2 Afroep Lever Lever bevestiging De prijsvormingsfase blijft, zoals deze nu ook is. De afroepen worden op dezelfde wijze als nu gedaan per telefoon, fax of mail. In het schema is niet opgenomen dat gebruik kan worden gemaakt van de XML-orderbevestiging, omdat dit al onderdeel is van de huidige standaard. Voor de goedkeuring van de lever worden 2 scenario s gedefinieerd, waaruit bedrijven bilateraal kunnen kiezen tijdens het jaarlijks overleg. Scenario 1 is het uitgangspunt voor de sector, omdat de verwachting is dat 99,9% van de facturen van geleverde materialen gelijk is aan de lever. Een extra controle op de leveranciers invoeren zorgt dan voor een extra handeling aan de afnemer en leverancierskant die voor veruit het grootste gedeelte van de af te leveren materialen niet van toegevoegde waarde is. Deze handeling kost uiteindelijk veel meer tijd, dan de kans dat een factuur een keer niet gelijk is aan de lever.scenario 2 is dan ook voornamelijk in het leven geroepen om materialen waarop nog een bewerking op de bouwplaats plaats moet vinden te kunnen ondersteunen of als tussen fase naar scenario 1.

4 4 Scenario 1. a) stuurt XML-lever c) De leverancier stuurt de XML-factuur. Bilateraal kan men afspreken dat: De factuur gelijk met de lever wordt gestuurd. De wijze waarop de aannemer reageert als de lever niet klopt. De voorwaarden wanneer de factuur mag worden verzonden, bijvoorbeeld als de aannemer binnen een afgesproken tijd niet heeft gereageerd. Scenario 2. a) stuurt XML-lever b) Uitvoerder bevestigt de levering en hiervan gaat een XML-bericht ( leverbevestiging ) naar de leverancier. Het betreft de hoeveelheden. c) De leverancier stuurt de XMLfactuur, na ontvangst van de lever bevestiging. Voor de leverbevestiging wordt een nieuw XML-bericht gedefinieerd. 2. Huidige en gewenste berichtenstroom Wapeningsbranche Huidige situatie: Berichtenstromen Wapeningsbranche Lever Prestatie materiaal dienst Afroepen worden geplaatst per telefoon, fax of mail. De lever wordt doorgaans niet aan de aannemer gestuurd, maar het mag wel. De prestatie wordt wel naar de aannemer gestuurd. wordt door aannemer geschreven en in enveloppe verzonden per post. De leverancier voegt een kopie van de uitvoerders bij de factuur. De lever gaat naar de bouwplaats en de factuur naar kantoor.

5 5 Gewenste situatie: Berichtenstromen Wapeningsbranche Lever Prestatie materiaal dienst De prijsvormingsfase blijft, zoals deze nu ook is. De afroepen worden op dezelfde wijze als nu gedaan per telefoon, fax of mail. Voor de lever en de prestatie kan hetzelfde XMLstandaardbericht worden gehanteerd, waarbij of materiaal of diensten worden ingevuld. Over manurenstaten is afgesproken dat deze als bijlage met de factuur mogen worden meegestuurd. (Advies bestandsnaam GLN_factuurnummer_urenstaat.extensie.) In het schema is niet opgenomen dat gebruik kan worden gemaakt van de XML-orderbevestiging, omdat dit al onderdeel is van de huidige standaard. Voor de goedkeuring van de prestatie worden 2 scenario s gedefinieerd, waaruit bedrijven bilateraal kunnen kiezen tijdens het jaarlijks overleg. Scenario 1. b) stuurt XML-prestatie c) De leverancier stuurt de XML-factuur. Bilateraal kan men afspreken dat: De factuur gelijk met de lever wordt gestuurd. De wijze waarop de aannemer reageert als de lever niet klopt. De voorwaarden wanneer de factuur mag worden verzonden, bijvoorbeeld als de aannemer binnen een afgesproken tijd niet heeft gereageerd. Scenario 2. d) stuurt XML-prestatie e) Uitvoerder bevestigt de levering en hiervan gaat een XML-bericht ( leverbevestiging ) naar de leverancier. Het betreft de hoeveelheden. f) De leverancier stuurt de XMLfactuur, na ontvangst van de lever bevestiging. Voor de leverbevestiging wordt een nieuw XML-bericht gedefinieerd.

6 6 3. Aandachtspunten: 1. De elektronische lever bevat het order- en projectnummer. 2. Voor de leverbevestiging wordt een nieuw XML-bericht gedefinieerd en aan de in de Bouw-standaard toegevoegd.. 3. De scenario s worden vastgesteld en toegevoegd aan de gebruiksregels, die door S@les in de Bouw worden vastgelegd samen met de berichten. 4. Extra actie is noodzakelijk om ook kleinere bedrijven te stimuleren om de vast te stellen berichten en procedures te volgen. 5. In de prijsvormingsfase is het voor de wapeningsbranche belangrijk dat projectgeden specificaties kunnen worden samengesteld als basis voor de prijsregels waarop de factuurafhandeling plaatsvindt. 6. BallastNedam is ook bezig met een selfbilling procedure. Bij scenario 1 en 2 betekent dit dat de leverancier alleen een XML stuurt. Deze gaat door de goedkeuring heen bij Ballast Nedam. Na akkoord geeft BallastNedam een signaal naar de leverancier (in XML) dat de leverantie akkoord is. Binnen BallastNedam wordt de lever als inkomende factuur beschouwd. Dus wil men geen XML factuur meer ontvangen.