> Movemanagement. > Zo beheren wij uw verhuizing

Transcriptie

1 > Zo beheren wij uw verhuizing > De voordelen van Hulshoff Movemanagement: - Inzicht via indelingstekeningen - Communicatie naar uw medewerkers - Online Meubelvoorraad beheer - Externe opslag van archief - Dedicated projectmanager >

2 Zo beheren wij uw verhuizing Een verhuizing is veel meer dan het verplaatsen van uw inventaris van de ene naar de andere locatie. Het is een complexe operatie. Met een nauwgezette voorbereiding minimaliseert u hinder en kosten. Een verhuizing biedt ook kansen. Om uw bedrijfsprocessen te verbeteren. Om uw medewerkers meer uit hun talenten te laten halen. Bijvoorbeeld doordat ze makkelijker samenwerken. En om de archivering en digitalisering van uw bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hulshoff biedt ervaring en expertise. Oplossingen en vooral mensen. Mensen die weten wat er komt kijken bij een verhuizing en die weten hoe je de kansen die een verhuizing biedt het beste benut. Verhuismanagement is dus dé manier om meer uit uw verhuizing te halen. > Verhuismanagement Verhuismanagement is de core business van Hulshoff, opgebouwd met de kennis en jarenlange ervaring van professionals uit de verhuisbranche. We adviseren bij verhuizingsvraagstukken en lossen deze op. We bieden u een one-stop-shop gericht op het minimaliseren van de stilstand van uw organisatie tijdens grote en complexe verhuisprocessen. Van het realiseren van vlekkenplannen en indelingstekeningen tot het verzorgen van de daadwerkelijke verhuizing en het uiteindelijke ruimte- en middelenbeheer. Tevens zorgen wij door tijdige en informatieve communicatie in de vorm van nieuwsbrieven en 10-minuten gesprekken voor betrokkenheid en support van uw medewerkers, ook als het gaat om lastige processen zoals het beperken van kast- en archiefruimte. Wij onderkennen als geen ander de impact van een omvangrijke verhuizing en het belang van een zeer gedegen voorbereiding en planning. Wij garanderen dat de verhuizing op tijd klaar is en een minimale impact heeft op uw bedrijfsprocessen. Hiervoor wordt eerst de strategie bepaald die wordt uitgewerkt in een logistiek plan van aanpak, een uitgebreide checklist en nauwkeurige werkinstructies. Dit alles wordt samengevat in een communicatieplan dat, aftellend naar de verhuisdag(en), periodiek met alle betrokken medewerkers binnen uw organisatie wordt gedeeld. Hierdoor is iedereen op de hoogte van wat er van hem of haar verwacht wordt. Ook het selecteren, informeren en aansturen van derden, ICT, telecom, schoonmaak en beveiliging behoort tot onze taak. Onze werkwijze en communicatie zijn zeer succesvol gebleken als het gaat om het creëren van draagvlak binnen de organisatie. > Levrancierskeuze en factuurcontrole Een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening bestaat uit het selecteren van de beste leveranciers voor het project. Aan de hand van het vooraf opgestelde logistieke plan van aanpak en de daaraan gekoppelde eisen, wordt een aantal leveranciers gevraagd een aanbieding te doen. Uit de verschillende aanbieders zullen wij die met de beste prijs-kwaliteitsverhouding aanbevelen. Uw eventuele vaste leveranciers worden hierbij natuurlijk niet vergeten. Gedurende het gehele project bewaken wij de afspraken en planning aan de hand waarvan wij vervolgens de facturen controleren. Tevens houden wij minutieus inzicht in extra werkzaamheden en/of wijzigingen gedurende het proces. Facturen hiervoor worden door ons gecontroleerd en geaccordeerd. blijkt in de praktijk vaak dat de nieuwe indeling nog te wensen overlaat. Dit resulteert in aanvullende interne verplaatsingen. Met de ervaring die wij tijdens de verhuizing hebben opgedaan kunnen wij in dit geval een zeer efficiënt verplaatsingsschema uitwerken, ook weer gericht op het minimaliseren van de impact op uw bedrijfsprocessen. > Ruimte- en middelenbeheer Onderdeel van Verhuismanagement is het Ruimte- en middelenbeheer. Het is van belang alle informatie die tijdens het verhuisproces is vergaard, zorgvuldig te bewaren en te beheren. Daar kunnen wij u bij helpen! Wij maken gebruik van een CAD-gekoppeld Facility Management Informatie Systeem (FMIS) van Nordined Prequest Solutions, dat gegevensbestanden koppelt aan de reeds beschikbare indelingstekeningen. Waarom is dit voor u van belang? Vanuit dit systeem kunnen bijvoorbeeld kostenplaatsen worden toebedeeld aan ruimtes, afdelingen of personen; nieuwe huisvestingsvoorstellen kunnen eenvoudig worden vervaardigd; sleutelplannen kunnen via het systeem worden bijgehouden; verbouwingen kunnen worden getoetst aan de laatste NEN-normering; werkplekken kunnen worden getoetst aan Arbo-normen. Het systeem kan tevens dienst doen als reserveringssysteem voor vergaderruimten. Of u nu besluit om zelf software aan te schaffen, te implementeren en te beheren of het geheel van ruimte- en middelenbeheer volledig aan ons uit te besteden: onze ervaren Facility- en Projectmanagers staan voor u klaar om u te ondersteunen! > Archiefbeheer en data opslag Wij bieden u tevens inventarisatie en advisering op het gebied van uw bedrijfsarchivering en reductiedoelstellingen. Hiervoor beschikken wij over specialisten die, als separate opdracht of als onderdeel van de bedrijfsverplaatsing, uw archivering samen met u onder de loep nemen. Hiermee werden bij eerdere projecten besparingen tot wel 65% bereikt van de in-huis opslagfaciliteiten, terwijl er geen concessies werden gedaan aan de kwaliteit en efficiency. In vrijwel alle gevallen werd dit bereikt door een optimale verdeling tussen extern archiefbeheer en digitalisering. Ook deze afweging maakt deel uit van ons advies. We garanderen 100% succes op de van te voren gezamenlijk bepaalde reductiedoelstelling. > Arbo-normen Bij het inrichten van de ruimten en het indelen van de afdelingen dient u rekening te houden met de Arbo-normen. Onze CAD-tekenaars, Move Managers en onze software zijn hiermee bekend en toetsen de inrichtingswensen hier voortdurend aan. Dit voorkomt niet alleen ake- Alle leveranties gaan direct naar één van de magazijnen van Hulshoff Mireille Otten, De Nederlandsche Bank lige verrassingen achteraf, maar zorgt er ook voor dat uw medewerkers vanaf de eerste dag in een plezierige, veilige en gezonde werkomgeving terechtkomen. > Consultancy Verhuizen is een potentiële bedreiging voor uw continuïteit, zelfs als er binnen uw organisatie een capabel relocatieteam voorhanden is. Onze klanten zullen dan ook veelal profijt hebben van onze consultancy service die onder andere bestaat uit implementatie- en communicatieworkshops, haalbaarheidsstudies, ruimte-audits en technische Arbo-toetsingen. > Herindeling organisatie Een omvangrijke verhuizing is vaak een uitgelezen moment voor een herindeling van uw organisatie en processen. Hoewel dit vooraf nauwkeurig wordt gepland en vastgelegd in vlekkenplannen en indelingstekeningen,

3 > Verhuismanagement samengevat Adviseren over/oplossen van huisvestingsvraagstukken; Vervaardigen van vlekkenplannen; Vervaardigen van indelingstekeningen; Adviseren/helpen bij het reduceren van hoeveelheden archieven en gegevensbestanden; Leveranciersselectie; Coördineren van het verhuisproject; Communicatie met de te verhuizen medewerkers; Aansturing van derden; Feitelijke verhuizing; Nazorg; Factuurcontrole; Helpdesk; Ruimte- en middelenbeheer. Doelstelling: kostenbesparing, minimaliseren stilstand en ontzorgen! FAQ s Waarom kan mijn verhuizer dit niet gewoon voor mij oplossen? Verhuisbedrijven richten zich hoofdzakelijk op de fysieke verplaatsing van goederen van de ene locatie naar de andere. Wij richten ons echter op de behoeften van uw organisatie, uw medewerkers én het (laten) verplaatsen van de inventaris, waarbij we zorgen voor continuïteit van de bedrijfsvoering gedurende het gehele proces en een goede en plezierige werkplek. Onze verantwoordelijkheid omvat onder andere: een gedetailleerde planning, de interne communicatie, IT, telecom, archief- en datareductie. Bovendien zorgen wij ervoor dat u de beste service van uw verhuisbedrijf en andere leveranciers krijgt, toegespitst op de specifieke behoeften van uw organisatie. Waarom kan mijn in-huis team de verhuizing niet verzorgen? In een efficiënte organisatie is het facility management team veelal toegerust op het uitvoeren van kleine interne verhuizingen. De benodigde tijd, middelen en expertise voor het managen van een complexe bedrijfsverplaatsing zijn echter vele malen groter. Ook hier kunnen wij met onze uitgebreide kennis en ervaring een belangrijke bijdrage leveren. Hoe haal ik het meeste uit mijn bedrijfsverhuizing? Verhuizen biedt allerlei mogelijkheden om de bedrijfsprocessen te optimaliseren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan: werkwijze, ruimtegebruik en communicatie. Door de details van de verhuizing over te laten aan professionals kan de leiding van het bedrijf zich concentreren op de strategische, operationele en culturele verbetermogelijkheden die een bedrijfsverhuizing met zich meebrengen. Heb ik een gespecialiseerde verhuizer voor mijn it nodig? Normaal gesproken niet, hoewel er geen twijfel over bestaat dat de verhuizing van de IT omgeving speciale aandacht verdient. Dit heeft dan ook de hoogste prioriteit bij vrijwel iedere verhuizing. Al onze medewerkers zijn zeer ervaren in dit aspect van de verhuizing. Wanneer moet ik verhuismanagement overwegen? Onze hulp wordt vaak ingeroepen wanneer: klanten druk zijn met het managen van hun dagelijkse werkzaamheden en zich geen stilstand kunnen permitteren, wanneer ze onvoldoende medewerkers kunnen vrijmaken, wanneer ze weinig of geen ervaring hebben met grootschalige verhuizingen of wanneer de leiding van het bedrijf moet worden ingezet voor de verhuizing in plaats van voor het verwezenlijken van de mogelijkheden die de verhuizing biedt. Wat is het beste moment om verhuismanagement in te zetten? Hoe eerder hoe beter! De voorbereidingstijd voor complexe bedrijfsverhuizingen is in sommige gevallen wel 18 maanden. Voor Ruimte- en middelenbeheer is het overigens nooit te laat. Hoe rechtvaardig ik de kosten van verhuismanagement? Er zijn drie belangrijke financiële redenen die het inzetten van verhuismanagement rechtvaardigen. De eerste is het minimaliseren van stilstand van uw bedrijfsprocessen gedurende het verhuisproces. Als uw eigen medewerkers de verhuizing plannen en begeleiden, zijn ze niet beschikbaar voor de reguliere werkzaamheden. De tweede reden is het vermijden van valkuilen. De meeste bedrijven verhuizen maar zelden en zijn daardoor niet bekend met de vele problemen die zich daarbij kunnen voordoen. Een slecht geleide verhuizing kan zeer verstorend zijn en uiteindelijk zeer kostbaar. De derde reden is de aanzienlijke besparing die gerealiseerd kan worden door gedegen leverancierskeuze, prijsonderhandelingen en factuurcontrole. We kennen het klappen van de zweep als het om bedrijfsverhuizingen gaat en houden eventueel extra werk zorgvuldig in de gaten. Facturen worden niet betaald, tenzij deze volledig door ons zijn gecontroleerd en akkoord zijn bevonden. > Meer leaflets bekijken? Hulshoff zorgt continu voor innovatieve en passende oplossingen. Hierdoor is Hulshoff al sinds 1935 een betrouwbare partner voor al haar klanten. Onze klanten vertellen u graag over de samenwerking op het gebied van projectverhuizingen, archiefbeheer en digitalisering. Bekijk alle leaflets op

4 > Zo beheren wij uw meubelvoorraad Ophalen meubelen door Hulshoff Foto s maken van meubelen Meubelen voorzien van barcode en omschrijving Meubelen naar opslaglocatie Reparatie meubelen (indien noodzakelijk) Meubelen beschikbaar maken in online beheer applicatie Applicatie inrichten; gebruikers aanmaken en rollen instellen Rapportage

5 > Zo bewaken wij klanttevredenheid Samenstellen en verspreiden klantenservice vragenlijst Evaluatie meeting projectteam Resultaten bespreken Beoordelen kwaliteit van de verhuizing Opstellen actiepunten volgende verhuizing

6 > Zo coördineren wij uw verhuizing Intake gesprek met Hulshoff specialist Projectopname op verhuislocatie Ontwerp projectschema door Hulshoff accountmanager Samenstellen van-naar lijst Opstellen verhuisplanning Bevriezen van-naar lijst Start Request for change periode.

7 > Zo maken wij indelingstekeningen Inventarisatie bestaande plattegronden Keuze gebruik bestaande tekeningen of nieuwe CAD tekeningen maken Nummeren van kamers, kasten en bureaus Opstellen van indelingstekeningen Toewijzen kostenplaatsen, opstellen van vlekkenplan Indelingstekeningen ter controle/akkoord naar klant

8 > Zo reduceren wij uw archieven Filing interviews, wie is verantwoordelijk voor welk archief? Filing audits van kasten en vastleggen van inhoud Bepalen van doelstelingen voor schoningsprogramma Voortgang bewaken Opstellen schoningsprogramma Overtollig archief naar Hulshoff archiefdepot Plaatsen van archief op nieuwe locatie

9 > Zo verzorgen wij de communicatie Samenstellen projectteam Opstellen projectagenda en actielijst Wekelijkse meetings Nieuwsbrieven, Count Down bulletins samenstellen en verspreiden Omschrijven rol klant Eén-op-één gesprek projectleider met te verhuizen medewerkers Verspreiden verhuisinstructies