PRAKTIJKREEKS. Communiceren via website en Evert Asselman (ed.)

Transcriptie

1 PRAKTIJKREEKS Communiceren via website en Evert Asselman (ed.) December 2004

2 Communiceren via website en Els Aerts Tom De Bruyne Dirk De Wit Kristien Gerets Karl Gilis Erik Lesire Prof. dr. Michel Walrave Clo Willaerts Evert Asselman (ed.) December 2004

3 CultuurNet Vlaanderen CultuurNet Vlaanderen focust op cultuurcommunicatie en publieksbemiddeling. Dit gebeurt door: het stimuleren van informatie- en ervaringsuitwisseling binnen de culturele sector; het ondersteunen, adviseren en begeleiden van de sector bij haar publiekscommunicatie en publieksbemiddeling; het opzetten van communicatieacties en campagnes rechtstreeks naar het publiek; het ontwikkelen van een cultuurdatabank en cultuursite voor Vlaanderen. Daarnaast staat CultuurNet Vlaanderen in voor CultuurContactpunt Vlaanderen, het informatieen adviespunt voor de Europese subsidielijn Cultuur Wil je op de hoogte blijven van de activiteiten van CultuurNet Vlaanderen, schrijf je dan in op onze nieuwsbrieven via Colofon Opdracht: CultuurNet Vlaanderen Editor en samensteller: Evert Asselman Vormgeving: Van Looveren & Gobert Druk: Drukkerij Peeters Publicatiedatum: december 2004 ISBN: Wettelijk depotnr: D/2004/9728/6 Verantwoordelijke uitgever: Toon Berckmoes, Arenbergstraat 1d, 1000 Brussel Met de steun van de Vlaamse Gemeenschap

4 Leeswijzer Websites en hebben een definitieve plaats verworven in communicatie. Tegelijk roepen ze veel vragen op. Dit praktijkboekje, geschreven voor de culturele sector, wil bijdragen tot een aantal antwoorden. Antwoorden op essentiële vragen. Zoals. Hoe organiseer ik de ontwikkeling van een site? Hoeveel kost mijn organisatie dat? Wat met de content? Gebruiksvriendelijkheid? Hoe schrijven? Wat is het voordeel van een databank? Hoe benut ik die databank? Communities? Hoe zet ik in? Wat met de privacy? Methodisch opgebouwd opent deze uitgave met artikels over projectaanpak, operationele uitvoering, types van websites annex kosten. Vervolgens gaan enkele auteurs dieper in op belangrijke aandachtspunten qua gebruiksvriendelijkheid (usability), inhoud (content), webredactie en interactie. Toepassingen als marketing en databasemarketing ronden het geheel af. CultuurNet Vlaanderen vroeg acht deskundigen elk vanuit zijn/haar grondige ervaring en kennis een artikel te schrijven. Handzaam, praktijkgericht, met tips, aanbevelingen, valkuilen Laat dit praktijkboekje je inspireren in je (digitale) communicatie. 3

5 1 Hoe realiseer ik een succesvol webproject? Erik Lesire Erik Lesire studeerde Wiskunde optie Informatica en Culturele Studies aan de KU Leuven, is muzikant, freelance journalist, gedelegeerd bestuurder van Corvo. Dit artikel geeft een aantal praktische richtlijnen om veel voorkomende problemen bij webprojecten te vermijden. Hoewel de focus op grotere projecten ligt, zijn de aanbevelingen ook waardevol voor kleinere projecten. Waarom zou ik mij bezighouden met de projectaanpak? Webprojecten (en meer in het algemeen IT-projecten) zijn complex. Tekenend voor deze complexiteit de grote hoeveelheid mislukkingen. Recent onderzoek van The Standish Group ( bracht aan het licht dat slechts 28% van de IT-projecten op tijd en binnen het budget gerealiseerd wordt. Maar liefst 23% van de projecten faalt volledig. Uit deze cijfers mag echter niet besloten worden dat problemen onvermijdelijk zijn. Praktijkervaring toont aan dat een degelijke projectaanpak één van de meest cruciale elementen is om de belangrijkste risico s te beheersen en de kansen op een succesvol resultaat te maximaliseren. Om een inzicht te geven in de typische problemen bij webprojecten volgen we eerst onderstaand fictief projectverloop. Een typisch probleemproject Een culturele organisatie beslist om een nieuwe website te bouwen. De nieuwe site dient veel meer te zijn dan het huidige on-linevisitekaartje waarop wel eens achter- 4

6 haalde informatie staat. Niet alleen moet de site bijdragen tot een betere publiekswerking, ze zal ook helpen om het interne werk efficiënter te organiseren. Er wordt een werkgroep samengesteld die met de nodige inspanning de richtlijnen voor de nieuwe site zo volledig en zo gedetailleerd mogelijk beschrijft. Dat neemt behoorlijk wat tijd in beslag van verschillende medewerkers, maar niemand ziet daar tegenop gezien het belang van een goede voorbereiding. Het lijvige lastenboek wordt uiteindelijk gestuurd naar verschillende mogelijke leveranciers. Artikel 1 Na zorgvuldig afwegen van de verschillende offertes bereikt men een overeenkomst met een leverancier. Voor alle zekerheid wordt ook juridisch advies ingewonnen om het contract zo waterdicht mogelijk te maken. Ingeval de leverancier niet alle engagementen zou nakomen, is de organisatie nu sterk ingedekt, onder andere door boeteclausules. Het project gaat nu effectief van start. Het enthousiasme is groot, zowel intern als bij de leverancier. Na de geplande ontwikkelperiode nadert de grote dag. Dankzij de inzet van het team zal de vooropgestelde releasedatum gehaald worden. Erg belangrijk vermits de opdrachtgever de nieuwe site al aangekondigd heeft. Eén week vóór de officiële releasedatum wordt een uitgebreide demo gepland aan de werkgroep. Tegen de verwachting in blijkt de demo een koude douche. Er zijn namelijk zeer veel en totaal onverwachte opmerkingen gekomen, waarvan sommige heel ingrijpende oplossingen vereisen. Intern wordt er heel wat nagepraat bij beide partijen. Bij de opdrachtgever staat men versteld van de manier waarop een aantal zaken uitgewerkt werden. De leverancier heeft blijkbaar echt niet begrepen hoe bepaalde zaken in zijn werk gaan waardoor sommige onderdelen van de site praktisch onwerkbaar zijn. De frustratie is des te groter omdat er nu toch vertraging optreedt en dat moet gecommuniceerd worden. 5

7 Alsof dat niet volstaat wordt ondanks alle tekortkomingen nu ook nog een bijkomende vergoeding gevraagd om de correcties uit te voeren. Ook bij de leverancier heersen ongeloof en teleurstelling. Hoe kan de opdrachtgever nu met dergelijke reacties afkomen? Sommige feedback lijkt in flagrante tegenstelling met het lastenboek. De gevraagde wijzigingen zijn zo ingrijpend dat behoorlijk wat werk weggegooid zal worden. De kwaliteit van het technische ontwerp dreigt in het gedrang te komen. En blijkbaar is het zelfs niet zeker dat voor al dat bijkomende werk betaald zal worden. Stilaan groeit een onbehaaglijke stellingname bij beide partijen. De verhalen over gehaaide leveranciers enkel uit op een maximaal budget blijken waar te zijn. Net zoals de verhalen over opdrachtgevers die niet weten wat ze willen en voortdurend van mening veranderen. Er volgen nog een aantal overschreden deadlines, er is conflict, uiteindelijk wordt een website in productie genomen, een flauwe afspiegeling van de oorspronkelijke verwachtingen. De ondersteuning is ondermaats, de tekortkomingen talrijk. Wat liep er mis? De kans is groot dat velen onder ons sommige elementen uit bovenstaand verhaal onder één of andere vorm al aan den lijve ondervonden hebben. Goede intenties en de inspanningen van alle betrokkenen konden toch niet verhinderen dat het project op een teleurstelling uitdraaide. Sterker nog, best mogelijk dat niemand concreet aanwijsbare fouten heeft gemaakt die aan de basis liggen van de problemen. De manier om deze problemen te vermijden is door een aantal richtlijnen inzake projectaanpak te respecteren. 6

8 Richtlijnen voor een succesvolle projectaanpak Richtlijn 1: Focus op de doelstellingen Het is van cruciaal belang om de doelstellingen van het project zo duidelijk mogelijk te omschrijven. In het voorbeeld heeft de werkgroep zich vooral op de uitwerking geconcentreerd. Gevaarlijk omdat het risico bestaat dat de leverancier de doelstellingen niet goed begrijpt of heeft begrepen. Vergeet niet dat vele zaken die intern evident lijken misschien totaal niet gekend zijn door de leverancier. Daarenboven kan het zijn dat de interne werkgroep de nodige expertise en technische achtergrond mist om een degelijk ontwerp te maken dat rekening houdt met de mogelijkheden en beperkingen van de technologie en de geldende kwaliteitsnormen. Een bijkomend voordeel van een focus op de doelstellingen is dat het vereiste voorbereidende werk sterk gereduceerd wordt. Artikel 1 Conclusie: door te focussen op de doelstellingen in plaats van op de uitwerking kunnen zowel de opdrachtgever als de leverancier zich concentreren op die zaken waar ze het sterkst in zijn. Richtlijn 2: Werk stap voor stap Uit de praktijk blijkt dat kleinere projecten veel meer kans op succes hebben dan grotere. Daarom is het een goed idee om een project op te splitsen in verschillende kleine stappen. Deze stappen dienen helder afgebakend en moeten onafhankelijk geëvalueerd kunnen worden, ook door medewerkers zonder technologische achtergrond. Aan de leverancier om de afzonderlijke stappen telkens op te leveren en beschikbaar te maken. Dit impliceert dat er doorgaans intern werk volgt bij iedere stap, bijvoorbeeld om zinvolle inhoud (content) aan te leveren. Een stapsgewijze aanpak heeft ook als belangrijk surplus dat mogelijke fouten (bijvoorbeeld verkeerde interpretatie van de opdracht, personen die bepaalde expertise missen, persoonlijke conflicten...) in een vroeg(er) stadium opduiken waarop men efficiënt kan ingrijpen. Probleemdetectie inderdaad. 7

9 Bij het afbakenen van de stappen voor een webproject is een opsplitsing aan de hand van webpagina s vaak een geschikte invalshoek. Conclusie: de kans op succes van het volledige project verhoogt door stapsgewijs resultaat na resultaat te realiseren. Richtlijn 3: Betrek de gebruikers Het beschrijven van de doelstellingen is elementair omdat in vele gevallen de gebruikers niet goed weten wat ze mogen verwachten en wat niet. Voor gebruikers blijkt het dikwijls onmogelijk om precies duidelijk te maken wat noodzakelijk is. Anderzijds is het zo dat eens een gebruiker concreet aan de slag kan met de site er tal van ideeën en suggesties opborrelen om de site te verbeteren. Door gebruikers te betrekken bij iedere stap van het project wordt in elke faze zoveel mogelijk waardevolle feedback verkregen. Deze feedback bevat vaak zeer belangrijke informatie die anders mogelijkerwijs over het hoofd gezien zou worden en pas veel later aan het licht zou komen (zie ook p. 27 & 28). Alle betrokkenen dienen bij voorbaat te beseffen dat deze werkwijze zo goed als zeker zal leiden tot belangrijke bijsturingen tijdens het project. Mits de nodige voorbereiding kunnen deze wijzigingen geïmplementeerd worden zonder dat het eindresultaat in het gedrang komt. Op deze manier neem je de kortste weg naar het gewenste eindresultaat, ook al vereist deze weg verschillende aanpassingen tijdens het project. Conclusie: feedback van de gebruikers tijdens het project is essentieel om het project op het juiste spoor te houden. Richtlijn 4: Organiseer een heldere en vlotte samenwerking Eens een project in uitvoering volgen talrijke beslissingen. Voor een gesmeerde vooruitgang zijn snelle beslissingen onontbeerlijk en wordt er op de genomen beslissingen niet teruggekomen. 8

10 De beste manier om dit te garanderen is door één projectleider aan te duiden bij beide partijen. De projectleiders werken dan rechtstreeks met elkaar en zijn niet betrokken bij eventuele werkgroepen of teams van de tegenpartij. De projectleider moet van bij het begin de nodige autoriteit krijgen om bindende beslissingen te nemen zodat de projectleider bij de tegenpartij steeds precies weet waar hij of zij aan toe is. Indien nodig zal de projectleider eerst interne medewerkers raadplegen en erover waken dat de groep voldoende snel tot een beslissing komt. Beide projectleiders streven naar een vertrouwensrelatie met regelmatige open communicatie die ruimte laat voor feedback. Er is geen hiërarchie tussen beiden en ze dienen het project als hun eigen kind te beschouwen. Ieder risico voor het project is dan een probleem dat beiden zo snel mogelijk willen oplossen. (Merk op dat boeteclausules het tegengestelde effect kunnen hebben: zijn olie op het vuur en creëren oppositie in plaats van samenwerking.) Om mogelijke problemen tussen de projectleiders op te vangen, wordt afgesproken dat projectleiders eventuele problemen meteen overmaken aan hun management zodat het management in overleg snel kan ingrijpen. Gezien de complexiteit van projectleiding is ervaring buitengewoon waardevol. Probeer indien mogelijk dus steeds voor ervaren projectleiders te zorgen. Artikel 1 Conclusie: door twee projectleiders nauw te laten samenwerken vermeerdert de kans op een open en constructieve samenwerking en een vlotte vooruitgang van het project. Richtlijn 5: Ook het management heeft een actieve rol te spelen Het management moet er niet alleen op toezien dat alle betrokkenen zich inzetten en de volle steun krijgen in hun taak, het is ook essentieel om de vinger aan de pols te houden. Dit kan eenvoudig door de geplande stappen goed te keuren en door bij iedere stap zelf het resultaat in de praktijk te verifiëren. Een gevaar voor ieder project is immers dat de projectleiders (of andere sleutelspelers) vanuit hun wil tot succes bepaalde problemen niet kunnen of willen onderkennen. In die situaties kan de neutrale blik van het management helpen om zaken 9

11 duidelijker te zien, met de nodige beslissingen waar nodig. Een bijkomend voordeel van opvolging door het management? De verschillende stappen worden op een begrijpelijke (en niet-technische) manier afgebakend. Conclusie: het management dient een belangrijke controlefunctie uit te oefenen door zelf de vooruitgang van het project te verifiëren. Nog enkele bedenkingen Het ene webproject heeft een hoger IT-gehalte dan het andere. Verifieer zeker of de technische achtergrond van de leverancier voldoende uitgebreid is voor de opdracht. Bij vele leveranciers ligt het zwaartepunt ofwel op communicatie ofwel op IT. Bij projecten met een substantieel IT-gehalte is het aangewezen een gespecialiseerde IT-leverancier te selecteren en vice versa. Zorg ervoor dat het project gebaseerd is op standaard technologieën. Software ontwikkelaars lopen soms in de val van al te uitgebreide ontwikkeling waarbij (onderdelen van) reeds bestaande technologieën opnieuw gebouwd worden. Dit genereert onnodige risico s en kosten. Als er gekozen moet worden tussen verschillende mogelijke technologieën, bedenk dan dat Open-Sourcetoepassingen steeds beter worden en beduidend goedkoper kunnen zijn. Vergelijk je project met andere soortgelijke uitgevoerde projecten. Dit kan helpen om je doelstellingen te verduidelijken aan de leverancier. Zorg ervoor dat bovenstaande aanbevelingen verwerkt zijn in het contract met de leverancier. 10

12 Conclusie We hebben vijf concrete en praktische managementrichtlijnen overlopen: Artikel 1 1. Focus op de doelstellingen 2. Werk stap voor stap 3. Betrek de gebruikers 4. Organiseer een heldere en vlotte samenwerking 5. Ook het management heeft een actieve rol te spelen Deze richtlijnen hebben hun waarde bij herhaling bewezen. Ze lijken bedrieglijk eenvoudig maar het blijkt vaak geen sinecure ze in de praktijk goed toe te passen. 11

13 2 Mijn site kost en levert op Tom De Bruyne Tom De Bruyne is licentiaat in de psychologie, freelance journalist, werkt voor MeMoRi waar hij o.a. onderzoek en consulting op het vlak van internetmarketing en e-government verricht. Hoeveel kost een website? Op deze vraag zijn er, denk ik, drie mogelijke antwoorden. Een relativistisch antwoord, een optimistisch én een negativistisch. Het meest gekende antwoord is dat van de relativist. Die zal de vraag naar de kostprijs van een website uiteraard pareren met het volgende antwoord: Het hangt af van wat je wilt. De optimist zal antwoorden: Niets, integendeel! Waarna hij je zal wijzen op een aantal redenen waarom de investering in een doordachte website zichzelf snel kan opbrengen. De negativist ook wel rationalist genoemd zal het bouwen van een site hervertalen in het uitvoeren van een project. In dit project is de ontwikkeling slechts één stapje, naast onder andere projectmanagement, vooronderzoek, opstellen van een draaiboek, enz. Het relativistisch antwoord is interessant, omdat het je de kans geeft om de verschillende opties die je hebt, met elkaar te vergelijken. Dit zorgt ervoor dat je de juiste argumenten hebt om voor een oplossing te kiezen die op het eerste zicht duurder lijkt, maar bij nader inzien op langere termijn een stuk goedkoper uitvalt. Het optimistisch antwoord is vooral interessant om de baas te overtuigen om meer geld te voorzien voor de website, gegeven het feit dat zijn investering zal renderen. En het negativistisch of rationalistisch antwoord is interessant omdat je op deze manier inzicht krijgt in de noodzakelijke stappen om tot een uitstekend eindproduct te komen. 12

14 Alles is relatief Laat ons vooral het relativistische antwoord eens van naderbij bekijken. Wanneer je een kijkje zou nemen bij organisaties die in het verleden al in een website geïnvesteerd hebben, krijg je gemakkelijk een zestal opties opgesomd, van heel goedkoop (zoals het zelf ontwikkelen), tot relatief duur (zoals het aankopen van een Content Management Systeem - CMS). Elke organisatie zal haar voorkeur voor een bepaalde optie uitspreken en tegelijk een aantal argumenten opsommen waarom een andere optie niet de beste keuze lijkt. Artikel 2 Optie 1: zelf ontwikkelen Rond websites hangt de hardnekkige perceptie dat iedereen met laagdrempelige tools zoals MS Frontpage of Macromedia Dreamweaver zelf een site kan maken. Zo gebeurt het dat een organisatie het niet over haar hart kan krijgen om hiervoor budget te besteden aan een professioneel bureau. Nochtans zijn er een aardig aantal argumenten waarom het intern ontwikkelen van een website op zijn zachtst gezegd géén goed idee is. Om te beginnen kruipen er gemakkelijk 20 à 100 uren werk in het ontwikkelen van een site. Een kleine rekensom leert dat een werknemer die minimaal 500 euro per dag kost aan een werkgever al snel 2000 tot euro gekost heeft vóór de website af is. Voor dat geld heb je uiteraard al een degelijke professionele site. Een tweede argument tegen het zelf ontwikkelen, is van sociale aard: de kans op sociale zelfmoord is zeer groot. Dit slaat zowel op de ontwikkelaar als op de organisatie zelf. De ontwerper van de website blijkt altijd de pineut. Iedereen heeft immers een mening over wat er al dan niet op de site moet. Ontwerpers hebben bovendien nogal de neiging om de site als hun geesteskind te beschouwen, waardoor ze elke opmerking als een aanval zien. In nog andere organisaties is de webmaster de paria die altijd de oren van de collega s komt afzagen naar inhoud (content) voor op de website. Maar een zelf ontwikkelde website is helaas ook even vaak een sociale zelfmoordoperatie voor de organisatie zelf. De meeste van deze websites zijn zo amateuristisch 13

15 gemaakt dat dit amateurisme genadeloos afstraalt op de merkbeleving. Het is niet omdat een organisatie heel goed inhoudelijk weet wat het moet communiceren, dat het daarom ook inzicht heeft in hóé het moet communiceren. In tijden van marketing-overload lijkt het er zelfs op dat mensen niet eens meer de moeite willen doen om een boodschap te bekijken die niet professioneel genoeg verpakt is. Kortom: het zelf ontwikkelen van een site heeft zowel financiële als strategische addertjes onder het gras. Een organisatie zou dit alleen mogen doen als er voldoende grafische, conceptuele en technische bagage in huis zijn. Optie 2: een statische website Voor een eenvoudige statische presentatiesite betaal je volgens een onderzoek van ZDNet gemiddeld tussen de 800 en 3000 euro. Dit verschil hangt af van de mate waarin de klant een digitale brochure on line wil, of een sterk grafisch geanimeerde website. De voornaamste kost is hierbij het grafisch design. De klant zorgt meestal zelf voor de inhoud. De ontwikkelingskost valt dus eerder goedkoop uit. De onderhoudskost voor een statische website op lange termijn is ook goedkoop. Er bestaan al hostingformules voor 8 euro per maand en een domeinnaam kun je al vanaf een 40-tal euro per jaar (inclusief BTW) en zelfs minder registreren. Een derde voordeel is dat de klant, eens de website ontwikkeld, er achteraf weinig of geen werk meer aan heeft. Maar ook aan een statische website zijn verschillende nadelen. Een eerste is van pragmatische aard: het is veel moeilijker een statische website achteraf aan te passen dan een dynamische website (zie verder). Voor het aanpassen van een statische site heb je vaak de hulp van de websitebouwer nodig en die rekent elke aanpassing door. Op deze manier is de website soms misleidend goedkoop, hij dreigt op langere termijn veel duurder te worden dan een dynamische website. Een tweede nadeel is van communicatieve aard. Een statische website kan niet veel meer dan concrete informatie afficheren over de organisatie. Een soort visitekaartje 14

16 als het ware. Communicatief gezien heel mager. Daarvoor komt een bezoeker niet terug naar een website. Een dynamische website laat talloze andere en meer beklijvende vormen van communicatie toe, zoals het in de kijker zetten en aanbieden van producten en diensten, het updaten van en met het laatste nieuws, een nieuwsbrief enz. Optie 3: databasegestuurde, dynamische website met Content Management Systeem Een databasegestuurde website met een beheersysteem voor het ingegeven en opvragen voor informatie (ook wel Content Management Systeem genoemd of CMS), lijkt op het eerste gezicht een duurdere investering. Met CMS koop je niet in de eerste plaats een website, wel een systeem om op een heel eenvoudige manier inhoud aan de website toe te voegen. Op deze manier moet een gebruiker zich alleen met de content/data bezighouden, niet met de vormgeving. Websitebouwers die een CMS aanbieden, verkopen meestal een product samen met een dienst. Het product is het CMS, waarbij de meeste websitebouwers een aankoopkost en een jaarlijkse licentiekost aanrekenen. De dienst die zij daarbij aanbieden is het ontwikkelen van een website waarop zij het CMS aansluiten. Artikel 2 Wanneer je een dynamische website met CMS aankoopt, dan heb je een hogere aankoopkost, een hogere onderhoudskost, een licentiekost én een hogere hostingkost. Het grote voordeel hiervan is evenwel dat je bij het onderhouden en updaten van de website geen websitebouwer meer nodig hebt. Nog belangrijker en dit wordt als argument vaak over het hoofd gezien is dat je met een CMS een werkbaar communicatieinstrument in handen hebt. Met een dynamische website kan je voor alle communicatieacties de website mee inschakelen. Affiches, brochures, flyers, folders... allemaal verwijzen ze tegenwoordig naar een pagina op de website voor meer informatie. En op een website kan alle informatie die niet op een folder of affiche kan. 15

17 De aankoop van een databasegestuurde website met Content Management Systeem varieert van tot euro. Dit bedrag hangt af van hoeveel modules je neemt (bvb. een tool om digitale formulieren mee aan te maken). Daarnaast wordt de grootte van het bedrag ook bepaald door de mate waarin de website transacties moet kunnen afhandelen (bvb. bestellingen), er beveiligingen moeten ingebouwd worden (bvb. voor een intranet), er koppelingen dienen gemaakt met andere pakketten (bvb. met een reservatietoepassing van een andere leverancier). Optie 4: Open Source CMS Naast de Content Management Systemen die websitebouwers aanbieden, zijn er ook verschillende gratis CMS en die je op internet kan vinden. Dit zijn CMS en die onder een open-bronlicentie gedownload en gebruikt kunnen worden. Enkele voorbeelden hiervan zijn phpnuke.org, postnuke.org, opencms.org of mamboserver.com. Het grote voordeel van deze systemen is dat ze op het eerste gezicht gratis zijn. Toch zal iedereen die ervaring heeft met open-sourceproducten ook wijzen op de verborgen kosten en de nadelen ervan. En dat zijn er toch wel een aantal. In de eerste plaats heb je een IT er nodig om een open-broncms te installeren en de lay-out om te bouwen naar de verwachtingen van de opdrachtgever. Op deze manier verschuift de kost van het product naar de IT-consultant of freelancer die het product moet aanpassen. Ten tweede zijn deze kant-en-klare systemen vrij moeilijk om aan te passen. Een website gemaakt met PHPNuke is heel duidelijk een PHPNuke website. De designvrijheid is dus eerder beperkt. Vergelijk bvb. eens met Het product is hier primair en niet het concept. De inhoud en de presentatie op een website met een open-sourcepakket gemaakt, worden voor het grootste deel bepaald door de specificaties en de beperkingen van dat pakket. Een derde nadeel is dat, wanneer de website crasht, er meestal niemand binnen de organisatie de broncode van het pakket door en door kent. 16

18 Kortom: open-bronpakketten kunnen zeker een goedkoop alternatief zijn, maar ook bij deze optie zijn er een aantal kosten die niet bij voorbaat uitgesloten kunnen worden. De kost verschuift eenvoudigweg van de aankooplicenties op het product naar het adapteren van het product aan de verwachtingen. Optie 5: Maak zelf je website tools Er zijn verschillende bedrijven in Vlaanderen die aan kleinere organisaties met beperkte budgetten een service aanbieden waarbij de organisatie zelf een website kan aanmaken met een paar templates. Het idee erachter is heel eenvoudig: doe het zelf, zonder technische kennis, voor weinig geld. Hoewel dit meestal wel waar is, zijn ook hier weer een aantal opmerkingen tegenin te brengen. In de eerste plaats is het design van dat soort websites amateuristisch. Los van de vormgeving is het communicatieve concept achter dergelijke websites flinterdun. Iemand die operationeel met zijn organisatie bezig is, is daarom niet noodzakelijk geschikt voor de communicatie van zijn organisatie. Kortom: over de Maak zelf je website tools valt niet veel meer te vertellen dan dat ze goedkoop zijn. Al de rest lijkt bijzaak. Artikel 2 Optie 6: Aanwezig zijn op websites van derden Het internet leent zich uitstekend om op meerdere plaatsen tegelijk aanwezig te zijn. Een website kan probleemloos opgebouwd worden uit stukken informatie afkomstig van verschillende bronnen. Soms is het aangewezen aanwezig te zijn op websites waarop een aanzienlijk deel van de doelgroep surft. Een voorbeeld is met alle evenementen in Amsterdam, Rotterdam, Den Haag en Groningen. Het is wellicht lucratiever hier een evenement in de kijker te plaatsen dan op een website, waar alleen de insiders weet van hebben... al kan een doorverwijzing naar een eigen website voor achtergrondinformatie wel een ideale aanvulling zijn op de informatie die op websites van derden staat. 17

19 De meeste van dergelijke sites werken met een commissie. Een fractie van de onwikkelingskost van een eigen website. Werken met websites van derden kan dus een heel creatieve en kost-efficiënte manier zijn om met het on-linebudget om te gaan. Een overzicht van de kosten De prijs van een website is afhankelijk van de communicatie- en operationele doelstelling van de site. Een statische presentatiewebsite kost gemiddeld tussen de 800 en 3000 euro. Voor een website die naast presentatie ook een aantal communicatieve functionaliteiten moet bieden (zoals een nieuwsmodule, een nieuwsbriefmodule, een kalender ), is er een Content Management Systeem nodig. Kosten: tot euro. Er zijn nu eenmaal meerdere kostenplaatsen: meer technisch design, een zwaardere hostingkost en een licentiekost op het CMS. Voor een website die naast communicatie ook transacties moet aankunnen, zoals reservaties, bestellingen en/of betalingen komen er integratiekosten, licentiekosten en zwaardere hostingkosten bij. Voor een niet al te moeilijke transactionele website mag je rekenen op een gemiddelde implementatiekost van tot euro. De Return on Investment Ongeacht wat een website kost, is het van belang een duidelijk beeld te krijgen van wat hij potentieel kan opbrengen. De zogenaamde Return On Investment van een site valt niet zomaar af te meten aan de hand van de inkomsten die hij genereert. Dit is voor een e-commercewebsite zoals Amazon.com wel van belang, maar voor een website van een cultuurorganisatie totaal niet. Nochtans zijn er wel degelijk een aantal redenen waarom een website een goede investering is. Ik som er enkele op: ten eerste zorgt een website voor besparing op traditionele communicatie. 18

20 Zo kan een cultuurcentrum er bijvoorbeeld voor opteren om iedereen die op de nieuwsbrief geabonneerd is geen traditionele post meer te versturen. Ten tweede kan een website de bestaande communicatie juist versterken. Wanneer een folder, flyer of affiche verwijst naar een website voor meer informatie, naar de mogelijkheid tot bestellen of inschrijven, vullen beide communicatiekanalen elkaar perfect aan. Bovendien kan een bezoeker op de website met meer van de organisatie in contact komen dan datgene waarvoor hij initieel naar de website kwam. Ten derde kan een website ervoor zorgen dat communicatie gecentraliseerd en gearchiveerd wordt. Het centraliseren van de informatie op één website kan bvb. zeer handig zijn om deze op latere tijdstippen voor andere doeleinden te gebruiken. Verschillende gemeenten publiceren alle nieuws eerst op de website, distilleren hier vervolgens een e-zine uit en selecteren deze informatie opnieuw voor de gedrukte infogids. Ten vierde vergroot het doelgroepbereik. Een cultuurcentrum met een website waarop het programma staat, bereikt veel meer mensen dan een cultuurcentrum waarvan het programma alleen via een programmagids te verkrijgen is. Ten slotte is een website ook een communicatieagent, 24 uur per dag bereikbaar, waardoor een organisatie service, inlichtingen en eventueel transacties kan bieden op elk moment van de dag. Artikel 2 De kostprijs van een website valt dus op verschillende manieren te nuanceren. Feit is dat de meeste websites meer voor besparingen kunnen zorgen dan voor onmiddellijk zichtbare opbrengsten. Het internet wordt voor heel wat producten en diensten als een pre-salesmedium gebruikt. Een geïnteresseerde koper neemt vaak eerst een kijkje op websites van verschillende organisaties/bedrijven, waarna hij de bestelling uitvoert in de fysieke vestiging of via andere kanalen. Een kosten-batenanalyse die geen rekening houdt met deze argumenten, geeft een compleet vertekend beeld over de échte prijs van een website. De vraag: Wat kost een website? is compleet niet relevant indien je geen zicht hebt op de vraag: Waar investeer ik eigenlijk in?. 19