Handleiding voor hulpmiddel bij de deelnemersadministratie

Transcriptie

1 Handleiding voor hulpmiddel bij de deelnemersadministratie ESF-EQUAL 2004 Inleiding Hierbij treft u de handleiding aan voor het hulpmiddel bij de deelnemersadministratie voor EQUAL tweede tranche projecten. Dit instrument, een in Excel ontwikkeld bestand, wordt u kosteloos beschikbaar gesteld. Dit hulpmiddel dient twee doelen. Ten eerste ondersteunt het u bij het verzamelen van de deelnemergerelateerde gegevens van de fi nale doelgroep die in het formulier jaarrapportage van het Agentschap SZW worden gevraagd. Verder geeft het u de mogelijkheid om informatie te verzamelen over de fi nale deelnemers in uw project ten behoeve van (zelf) evaluatie doeleinden. Voor verdere informatie over en de vereisten rondom de deelnemersadministratie wordt u verwezen naar de Handleiding projectadministratie ESF-EQUAL De registratie wordt voor de drie rapportagejaren apart gedaan (2005, 2006 en 2007). Over 2007 hoeft geen aparte jaarrapportage te worden ingediend. Wel dient over 2007 tegelijk met de einddeclaratie te worden gerapporteerd. Zodoende is er ook een werkblad voor 2007 opgenomen in de tool. Voor elk jaar afzonderlijk is er een werkblad met algemene deelnemerskenmerken, projectspecifi eke kenmerken en een werkblad waarin tegelijk met het invoeren van deelnemers tabellen worden gegenereerd. Deze tabellen zijn gelijk aan de tabellen met gegevens over de fi nale doelgroepen in de jaarrapportage van het Agentschap SZW en kunnen dus ongewijzigd worden gebruikt voor H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

2 het invullen van de tabellen met deelnemergegevens in de jaarrapportage (onderdeel t/m en een deel van 4.3). Drie tips vooraf: Tip 1: U wordt geadviseerd om het bestand vanaf de CD-Rom direct op te slaan op uw harddisk of op uw netwerk en dan pas het bestand te openen en te bewerken. Tip 2: Vermeld in de bestandsnaam het volledige projectnummer, dus: Deelnemers 2004/EQ?/0000.xls. Op de plaats van het vraagteken komt de themaletter te staan (A t/m I), op de plaats van de 4 nullen het nummer van het project (4 cijfers lang). Tip 3: In verband met eventuele calamiteiten, verdient het aanbeveling regelmatig een back up te maken op een andere locatie van het door u ingevulde bestand. Hieronder zullen per werkblad wat aanwijzingen worden gegeven omtrent het invullen van de werkbladen voor het bijhouden van deelnemergegevens. Werkblad Algemeen In dit werkblad worden de algemene kenmerken van de deelnemers uit de fi nale doelgroep geregistreerd. 2 Bij de meeste kolommen kan een keuze worden gemaakt uit een vooraf opgestelde lijst. Indien men op de cel gaat staan, dan ziet men H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

3 rechts in deze cel een keuzepijl met een drop down-lijst verschijnen. Er kan nu een keuze worden gemaakt uit de verschillende antwoordmogelijkheden. Bij een aantal vragen bestaat de mogelijkheid om te kiezen voor de categorie Anders, namelijk.... Indien u deze categorie kiest, dient u in de hierop volgende kolom dit antwoord te specifi - ceren. Houd het zo kort mogelijk (max. 25 tekens). Het werkblad is in drie delen opgesplitst: - de algemene deelnemergegevens worden vastgelegd in het gele deel; - de instroomgegevens in het groene deel; - de uitstroomgegevens in het blauwe deel. Algemene gegevens (geel gemarkeerd) Postcode De postcode wordt met een spatie tussen de 4 cijfers en de 2 letters ingevuld (1234 AB). Telefoon en mobiele telefoon De telefoonnummers moeten uit 11 tekens bestaan, dus met een streepje tussen het kengetal en het telefoonnummer ( ). Geboorte-, instroom- en uitstroomdatum Vul bij de kolommen waar naar data wordt gevraagd de gehele datum in (dd-mm-jjjj)! Bij de geboorte- en instroomdatum is dit van groot belang omdat anders in het Jaarrapportagewerkblad de tabel met de leeftijd in groepen naar geslacht, niet goed zal worden weergegeven. H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

4 Instroomgegevens (groen gemarkeerd) Instroom Om dubbeltelling te voorkomen dient u deelnemers die reeds in een eerder rapportagejaar in het project zijn ingestroomd en dus al in de instroomcijfers van een eerder rapportagejaar zijn meegenomen, niet voor een tweede keer in te voeren (alleen de nieuwe deelnemers in het betreffende rapportagejaar invoeren). Situatie op arbeidsmarkt Bij de categorie huisvrouw/huisman/nugger wordt met de laatst genoemde term een Niet-Uitkeringsgerechtigde (afgekort Nugger) bedoeld. Dit is iemand die geen werk heeft, maar ook geen uitkeringsgerechtigde is. Opleidingsniveau voor aanvang U moet uitgaan van de hoogst afgeronde opleiding van de deelnemers uit de fi nale doelgroepen vóór deelname aan de EQUAL-projectactiviteiten (dus bij de start van deelname door de deelnemers aan het project). 4 Afkomst U dient de afkomst van de deelnemers weer te geven. Om te bepalen of iemand autochtoon of allochtoon is, zijn de gegevens over het geboorteland van de persoon zelf en het geboorteland van de ouders relevant. Tot de eerste generatie allochtonen worden volgens de CBS defi nitie gerekend allen die in Nederland woonachtig zijn en zelf in het buitenland zijn geboren met minstens één in het buitenland geboren ouder. Dienovereenkomstig worden tot de tweede generatie H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

5 allochtonen gerekend zij die zelf in Nederland zijn geboren met eveneens minstens één in het buitenland geboren ouder. Een van de categorieën hier betreft Niet-westerse allochtonen. Voor de defi nitie van deze categorie kunt u uitgaan van de defi nitie die het CBS hanteert. Tot de niet-westerse allochtonen behoren personen uit onder meer Latijns Amerika, Afrika, Turkije, Marokko, Suriname en de Nederlandse Antillen. U dient vluchtelingen met een verblijfsvergunning, oudkomers en nieuwkomers onder de categorie nietwesterse allochtonen onder te brengen. Tot de westerse allochtonen behoren personen uit Europa (exclusief Turkije), Noord-Amerika, Indonesië, voormalig Nederlands Indië, Japan en Oceanië. Voor de categorie asielzoekers (zonder verblijfsvergunning) wordt de defi nitie gehanteerd in de zin van artikel 8, onder f, van de Vreemdelingenwet 2000, te weten een vreemdeling die rechtmatig in Nederland verblijft en die in afwachting is van de verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd asiel. Alléén thema I is bedoeld voor asielzoekers. Projecten in de acht andere thema s van EQUAL zijn nadrukkelijk niet bedoeld voor de doelgroep asielzoekers. Het is derhalve niet mogelijk om activiteiten in de thema s A tot en met H uit te voeren voor de doelgroep asielzoekers. Arbeidshandicap en sociale belemmeringen Indien een deelnemer meerdere arbeidshandicaps of sociale belemmeringen heeft, dan kunt u kiezen voor de categorie meervoudige arbeidshandicaps/sociale belemmeringen. In de kolommen na deze twee variabelen kunt u dan aangeven om welke arbeidshandicaps dan wel sociale belemmeringen het gaat. Houd u zich hierbij aan de al eerder gegeven categorieën, dus bijvoorbeeld gehandicapt psychisch H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

6 en gehandicapt lichamelijk. Uitstroomgegevens (blauw gemarkeerd) Uitstroom Om dubbeltelling te voorkomen dient u deelnemers die reeds in een eerder rapportagejaar in het project zijn uitgestroomd en dus al in de uitstroomcijfers van een eerder rapportagejaar zijn meegenomen, niet voor een tweede keer in te voeren (alleen de nieuwe uitstromers in het betreffende rapportagejaar invoeren). N.B. als deelnemers bijv. in 2005 zijn ingestroomd, in 2006 nog steeds meedoen en pas in 2007 uitstromen, dan zijn 3 dingen van belang: 1. In 2005 de algemene deelnemers- en instroomgegevens zorgvuldig invullen (inclusief instroomdatum!) en geen uitstroomdatum of uitstroomgegevens invullen in 2005, want de deelnemers zijn nog niet uit gestroomd. N.B. indien deelnemers in 2005 als gevolg van deelname aan het project wel kwalifi caties/certifi caten hebben behaald, dient u deze twee kolommen in het blauwe deel natuurlijk wel in te vullen In 2005 het gele blok (= algemene deelnemergegevens) van de deelnemers die niet zijn uitgestroomd in 2005 kopiëren naar Het makkelijkst is de gegevens naar uitstroomdatum te sorteren. Dit gaat als volgt: Ga in het werkblad staan. Ga vervolgens naar Data en kies Sorteren. Bij Sorteer naar, kies voor kolom X (Datum uitstroom H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

7 project). Het deelnemersbestand wordt nu gesorteerd naar uitstroomdatum. Men kan nu precies zien wie er wel (ingevulde data) en niet zijn uitgestroomd (blanco). De persoonsgegevens (gele deel) van alle nog niet uitgestroomde deelnemers kopiëren (selecteren met muis) en plakken in het werkblad Let op! Het is van groot belang dat u de persoonsgegevens kopieert en niet knipt, anders knipt u ook de keuzemogelijkheden weg voor de cellen waarin de desbetreffende persoonsgegevens staan. Het groene en het blauwe deel (de instroom- en uitstroomgegevens) blijven leeg voor deze deelnemers in 2006, want in 2005 zijn de instroomgegevens voor hen al ingevuld en ze zijn niet uitgestroomd in 2006, dus ook de uitstroomgegevens dienen leeg te blijven. N.B. indien er door desbetreffende deelnemers in 2006 wel kwalifi - caties/certifi caten zijn behaald, worden bijbehorende twee kolommen in het blauwe deel natuurlijk wel ingevuld. 3. In 2007 weer het gele blok met algemene deelnemergegevens van de deelnemers die nog niet zijn uitgestroomd in 2006 kopiëren naar het werkblad In 2007 de uitstroomdatum en betreffende uitstroomgegevens (het blauwe gedeelte) invullen. Het groene gedeelte (met instroomgegevens) blijft dus in 2007 leeg! Projectdeelname afgemaakt of gestopt Indien er in het betreffende rapportagejaar sprake is geweest van uitstroom van deelnemers uit de finale doelgroepen, dan dient u bij het onderdeel Projectdeelname afgemaakt of gestopt deze H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

8 uitstroom onder te verdelen in uitstroom na volledige voltooiing van een traject en voortijdige uitstroom. Met uitstroom na volledige voltooiing van een traject wordt bedoeld diegenen die gedurende de projectperiode het volledige deelnemerstraject hebben doorlopen (ongeacht de uitkomst hiervan) of die eerder dan beoogd het voor hen geplande individuele uitstroomprofi el hebben gerealiseerd. Onder voortijdige uitstroom wordt dus verstaan die deelnemers die niet het voor hen geplande deelnemerstraject volledig hebben afgerond. Indien een deelnemer het volledige traject heeft doorlopen dan dienen voor deze deelnemer enkel de kolommen Arbeidsmarktsituatie bij uitstroom project en Arbeidsmarktsituatie 3 maanden na uitstroom te worden ingevuld. Indien de deelnemer voortijdig is gestopt dan dient alleen de kolom Reden voortijdige uitstroom te worden ingevuld. Voor beide soorten deelnemers moet overigens weer de kolom Behaalde kwalifi caties/certifi caten worden ingevuld. N.B. in geval van uitstroom, of deze nu voortijdig is of na volledige voltooiing altijd de uitstroomdatum invullen! 8 Reden voortijdige uitstroom Indien er sprake is van voortijdige uitstroom van deelnemers uit de finale doelgroepen dan dient u per deelnemer de reden(en) van deze voortijdige uitstroom aan te geven, bijvoorbeeld vanwege ziekte of verhuizing. Bij de uitstroomrichting Anders, namelijk... dient u in maximaal 25 tekens de betekenis ervan te specifi ceren in de volgende kolom. Arbeidsmarktsituatie bij uitstroom project (ook na 3 maanden) Indien er sprake is van uitstroom van deelnemers uit de fi nale H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

9 doelgroepen na volledige voltooiing van een traject, dan dient u per deelnemer de uitstroomrichtingen aan te geven, bijvoorbeeld naar reguliere arbeid in loondienst. Indien u gebruik maakt van de uitstroomrichting Anders, namelijk... dient u in maximaal 25 tekens de betekenis ervan te specifi ceren. Behaalde kwalifi caties/certifi caten Vul indien van toepassing voor het betreffende rapportagejaar in of deelnemers uit de fi nale doelgroep als direct resultaat van de uitgevoerde projectactiviteiten kwalifi caties/certifi caten hebben behaald. Het kan hierbij zowel gaan om deelnemers die nog niet zijn uitgestroomd als om deelnemers die wel zijn uitgestroomd (beide soorten uitstroom). Onder een startkwalifi catie wordt verstaan niveau 2 van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs, met andere woorden MBO 2 niveau. In twee categorieën wordt gesproken van CREBO-erkend diploma/certifi caat. Het CREBO (Centraal Register Beroepsopleidingen) is een op grond van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB) ingesteld register. Het bevat een systematische verzameling gegevens over beroepsopleidingen en bijbehorende opleidings- en exameninstellingen. Indien u gebruik maakt van de categorie Anders, namelijk... dient u in maximaal 25 tekens de betekenis ervan te specifi ceren. LET OP: Zorg er voor dat de gegevens in de kolommen AH (leeftijd) en AI (leeftijd in groepen) niet worden gewist! In deze kolommen staan formules en als deze worden weggehaald dan klopt de tabel in de Jaarrapportage niet meer! H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

10 Werkblad Projectspecifiek Dit werkblad is bedoeld voor deelnemerskenmerken die projectspecifi ek zijn. U kunt hier voor de deelnemers in uw project zelf gegevens toevoegen die nog niet zijn opgenomen in het werkblad Algemeen. Werkblad Jaarrapportage In het werkblad Jaarrapportage kan de data (ingevoerd bij de werkbladen Algemeen) in de tabellen worden vernieuwd door in een tabel te gaan staan en op de rechtermuisknop te klikken. Hier ziet men dan de optie Refresh data/data verversen. Dit werkt echter alleen maar per tabel. Bij het openen van het document wordt er van alle tabellen tegelijk een update gemaakt, dit kan een handigere manier zijn om de tabellen in een keer te updaten. Bij de tabel waar de leeftijd in groepen wordt afgezet tegen geslacht staan er geen labels bij de leeftijdsgroepen: 1 staat voor iedereen jonger dan 25 jaar, 2 staat voor iedereen tussen de 25 en 50 jaar en 3 staat voor iedereen van 50 jaar en ouder. Het is raadzaam niet aan de al bestaande tabellen in dit werkblad te sleutelen. Deze tabellen zijn voor uw eigen gemak gemaakt zodat u alleen maar de cijfers hoeft over te nemen voor de Jaarrapportage EQUAL van het Agentschap SZW. Indien u zelf tabellen wilt toevoegen dan kunt u een apart werkblad maken. 10 H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L

11 Werkblad Waarden Dit werkblad is beveiligd en kan dus niet worden aangepast. Indien u meer informatie wenst over deze tool, dan kunt u contact opnemen met het Team EQUAL Tweede tranche, Agentschap SZW via telefoonnummer: of equal@agentschapszw.nl. H A N D L E I D I N G H U L P M I D D E L D E E L N E M E R S A D M I N I S T R AT I E E S F - E Q UA L