<2014svhgict001> - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking - Raamwerkovereenkomst datacenter services. Aankondiging Toelichting scope

Transcriptie

1 <2014svhgict001> - Onderhandelingsprocedure met bekendmaking - Raamwerkovereenkomst datacenter services Aankondiging Toelichting scope 02 april 2014

2 Inhoudstafel 1 ACHTERGROND SCOPE GEWENSTE DIENSTVERLENING BESCHRIJVING VAN DE PROCEDURE STRUCTUUR VAN DE KANDIDAATSTELLING APPENDIX : SITE TOPOLOGY...14

3 1 Achtergrond Solidariteit voor het Gezin is een autonome dienst voor welzijns- en gezondheidszorg die een veelzijdig dienstenpakket aanbiedt vertrekkend van de thuiszorg, maar naargelang de behoeften van haar cliënten, zich bovendien engageert om aanvullende dienstverlening te organiseren en te coördineren. Wij streven er immers naar om via een geïntegreerde aanpak kwalitatieve zorg op maat aan elke hulpvrager in de Vlaamse Gemeenschap en Brussel aan te bieden. Deze hulp wordt door deskundig en gemotiveerd personeel aangeboden vanuit een humanistische visie en dynamische ingesteldheid waarbij de cliënt centraal staat. In het kader van de vernieuwde bedrijfsstrategie werkt Solidariteit voor het Gezin verder aan interne efficiëntie die haar groei moet ondersteunen. Als onderdeel van deze operatie plant Solidariteit voor het gezin de uitbesteding van haar datacenter. Raamwerkovereenkomst datacenter services 3

4 2 Scope Solidariteit voor het Gezin beschikt momenteel over een eigen datacenter op de hoofdzetel, en een DRP site op een andere locatie. In functie van een aantal geplande wijzigingen binnen de organisatie, waaronder een project waarbij een groot aantal remote users via tablet realtime business applicaties zullen gebruiken, heeft Solidariteit voor het Gezin beslist het datacenter te outsourcen. Ter uitvoering van deze beslissing werd beslist een openbare aanbesteding te lanceren om een partij te selecteren die, gespreid over verschillende jaren, de nodige diensten rond het datacenter kan aanbieden. Hierbij wordt specifiek gezocht naar partijen die de verschillende niveaus van cloud computing kunnen aanbieden die kwalitatief aansluiten bij wat door SvhG gevraagd wordt, en met een zo interessant mogelijk prijs/kwaliteitsverhouding voor deze diensten. Daarnaast wordt specifiek gezocht naar een partij die voldoende flexibiliteit biedt om de komende jaren mee te groeien met Solidariteit voor het Gezin, en flexibel kan inspelen op veranderende behoeften. In deze kan de opdracht gezien worden als een opdracht voor een raamwerkovereenkomst van datacenter en cloudgerelateerde diensten. Deze zullen door Solidariteit voor het Gezin voornamelijk worden afgenomen in functie van hosten van server toepassingen, en het aanbieden van virtual desktops. Solidariteit voor het Gezin beschikt momenteel over een 20-tal sites, verspreid over Vlaanderen en Brussel. Vanuit deze sites wordt over het Belgacom Explore netwerk met het datacenter geconnecteerd. De partij dient echter te garanderen dat met alle professionele aanbieders van data netwerken in Vlaanderen en Brussel geconnecteerd kan worden. Solidariteit voor het Gezin telt maximaal een 5000-tal gebruikers, waarvan er maximaal een 1000-tal frequente gebruikers van bureautica toepassingen zijn. Van die 5000 gebruikers zullen er een 600 tal gebruikers zijn die in ploegensysteem intensief en realtime bepaalde business kritische applicaties via tablet zullen gebruiken (verspreid over Vlaanderen en Brussel). Er zijn ook een 450-tal medewerkers inbegrepen die frequent van thuis uit (zullen) werken en op die manier toegang nodig hebben tot het datacenter. In parallel met het uitbesteden van het datacenter wordt een migratie naar Office 365 voorbereid. De leverancier dient integratie met Office 365 vanuit zijn/haar omgeving mogelijk te maken, en de mogelijkheid te bieden alle hiervoor benodigde poorten op firewall niveau te configureren (inclusief Lync met video conferencing mogelijkheden). Verder dient SSO (Single Sign-On) in deze opzet mogelijk te zijn. Een diagramma met de site topologie werd in bijlage toegevoegd (Appendix 1). De sites Brugge, Gent en Lokeren plannen te verhuizen ( ). Raamwerkovereenkomst datacenter services 4

5 3 Gewenste dienstverlening Solidariteit voor het Gezin is op zoek naar een partner die op bedrijfsniveau ondersteuning kan bieden voor datacenter cloud services. Alle gedetailleerde vereisten zullen in het lastenboek worden gepubliceerd, maar volgende zaken worden in scope genomen: Aanbieden van de huidige datacenter diensten, lokaal bij SvhG gehost, in de cloud omgeving van de leverancier. Assistentie bij migratie van het huidige onpremise datacenter naar de cloud omgeving. Input vanuit de leverancier bij netwerk optimalisatie om de TCO van de datacenter services te reduceren. Design to-be ideale netwerk omgeving. Vraag naar gesegmenteerd en gekwantificeerd (prijs, service levels) service aanbod ( menu ) met de verschillende cloud diensten die kunnen worden aangeboden in functie van de vereisten. Aanbod van self-service mogelijkheden voor configuratie en beheer van onderdelen vanuit SvhG Mogelijkheid tot technische ondersteuning op afroep. Connectiviteit van diverse types clients (pc, thin client, tablet, smartphone), vanuit alle locaties van het netwerk van Solidariteit voor het Gezin. Monitoring van de diverse onderdelen van de datacenter omgeving. Een nood aan een diversiteit aan service levels. De leverancier zal in de context van deze uitbesteding instaan voor het beheren van confidentiële medische gegevens van klanten van Solidariteit voor het Gezin. De leverancier is verantwoordelijk voor het garanderen dat Belgische regelgeving en data beveiligingsvereisten van toepassing in het domein, nageleefd worden. Dit voor de volledig looptijd van het contract. Bij wijzigingen aan de regelgeving staat de leverancier in voor het conform maken van zijn omgeving. De diensten zullen door Solidariteit voor het Gezin, haar pijlers en de partners aan wie ze diensten aanbiedt, worden gebruikt. Hieronde vallen, niet exhaustief, volgende organisaties : Thuisverzorging in Solidariteit VZW, Solidariteit VZW, Vrijwilligerswerk in Solidariteit VZW, Opvangezinnen in Solidariteit VZW, Talentenbank in Solidariteit VZW, Zorgende Handen VZW. Raamwerkovereenkomst datacenter services 5

6 4 Beschrijving van de procedure Solidariteit voor het Gezin heeft voor de uitbesteding van haar datacenter en bijhorende diensten gekozen voor een onderhandelde procedure met bekendmaking. De outsourcing van het datacenter is één van de lopende projecten. Niet alle projecten hebben op moment van de keuze van dit project een vaste uitkomst. Gezien deze projecten een impact hebben op het uitbestedingstraject van het datacenter is het onmogelijk om de exacte scope a priori vast te leggen. Deze onduidelijkheden en het beperkte beschikbare budget dat aan dit project werd toegewezen hebben de keuze tot de procedure bepaald. De aanbestedingsprocedure bestaat uit een aantal stappen die gedetailleerd in het lastenboek zullen worden beschreven. Het eerste stuk, relevant in functie van deze aankondiging, bestaat uit volgende fases: Fase 1: Aankondiging en selectie van de kandidaten op basis van de uitsluitings- en selectiecriteria Er wordt verwacht dat de aankondiging tegen 2 april wordt gepubliceerd. Volgend op deze publicatie krijgen de leveranciers 37 kalenderdagen om hun kandidatuur in te dienen. Hiertoe dienen ze de vragenlijst bij punt 5 (Structuur van de kandidaatstelling) in te vullen. Kandidaturen dienen tegen 12 mei h00 ontvangen te zijn bij Solidariteit van het Gezin. De beoordeling van de kandidaturen zal vermoedelijk tegen begin juni 2014 afgerond zijn. De geselecteerde kandidaten zullen worden uitgenodigd voor fase twee van de opdracht. Solidariteit voor het Gezin heeft het recht het aantal kandidaten te beperken tot maximaal 5. Alle partijen worden op de hoogte gesteld van het feit of ze geselecteerd zijn of niet. Kandidaten worden verzocht hun kandidatuur zowel op papier als via in te dienen. De papieren versie dient onder gesloten enveloppe ofwel aan de receptie te worden afgegeven, ofwel te worden opgestuurd naar: Solidariteit voor het Gezin Kandidaatstelling Raamwerkovereenkomst DC services Tentoonstellinglaan 76 B-9000 Gent Alle ingediende documenten dienen eveneens electronisch te worden bezorgd via aankoop.ict@svhg.be Fase 2 : publicatie lastenboek De geselecteerde kandidaten zullen uitgenodigd worden om een volledige offerte voor te stellen op basis van een bestek. Het bestek zal aan de kandidaten worden bezorgd na de selectieprocedure (fase 1). Het lastenboek zal begin juni worden gepubliceerd. Verdere stappen in de procedure zullen in detail worden vermeld in het lastenboek. Opmerking: Bij elke stap van de procedure zal een gedetailleerde toelichting worden gegeven. Solidariteit voor het Gezin houdt zich het recht voor om op ieder moment de procedure te onderbreken of stop te zetten. De kandidaten zullen hier in dit geval van op de hoogte worden gebracht. Het raamwerkcontract omvat geen enkele afnameverplichting en biedt geen enkele garantie naar exclusiviteit naar de leverancier toe. Raamwerkovereenkomst datacenter services 6

7 5 Structuur van de kandidaatstelling Titel van de opdracht : Onderhandelingsprocedure met bekendmaking voor Raamwerkovereenkomst datacenter services Naam van de kandidaat (*) : *In te vullen door de kandidaat Bericht aan de kandidaten: De informatie is bedoeld om Solidariteit voor het Gezin bij te staan bij de selectie van de kandidaten die moeten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen op het lastenboek. Gelieve de vragen uitsluitend getypt te beantwoorden. Gelieve de nodige bijlagen bij het ingevulde kandidaatstellingsformulier te voegen. Gelieve naast de gevraagde informatie geen bijkomende inlichtingen te verstrekken in het formulier (behalve de gevraagde bijlagen). Aan de hand van de antwoorden op de volgende vragen zal Solidariteit voor het Gezin nagaan of de inschrijver in staat is de diensten uit te voeren in termen van economische en financiële draagkracht, technisch vermogen en professionele bekwaamheid. In overeenstemming met de regelgeving zullen de criteria bestaan uit zowel financiële als niet-financiële factoren. Raamwerkovereenkomst datacenter services 7

8 Sectie 1 BASISGEGEVENS OVER UW INSTELLING Wordt een consortium of partnerschap voorgesteld, dan moeten de leden van het consortium of het partnerschap hun kandidatuur afzonderlijk indienen. Gelieve bij het invullen van de gegevens met betrekking tot uw instelling de volledige lijst van de leden van het consortium of het partnerschap weer te geven in sectie 1.1 en te vermelden welke instelling als hoofdkandidaat optreedt. 1.1 Naam van de firma waarmee Solidariteit voor het Gezin de overeenkomst zal sluiten 1.2 Contactpersoon voor de opdracht: 1.3 Functie van de contactpersoon: 1.4 Adres en postcode: 1.5 Telefoonnummer: 1.6 Faxnummer: 1.7 adres: 1.8 Website: 1.9 Datum van het begin van de commerciële activiteiten: 1.10 Inschrijvingsnummer van de firma: 1.11 Naam van de inschrijvingsinstelling: 1.12 Datum van de inschrijving: 1.13 Inschrijvingsadres: (indien verschillend van adres hieronder) 1.14 Btw-nummer: 1.15 Hoofdvestiging van de organisatie: 1.17 Naam en adres moederbedrijf (eventueel): 1.18 Inschrijvingsnummer moederbedrijf: Raamwerkovereenkomst datacenter services 8

9 Sectie 2 : Uitsluitingscriteria 2.1 Is de Belgische kandidaat in orde wat betreft zijn verplichtingen ten aanzien van de Rijksdienst (indien van toepassing)? 2.2 Is de buitenlandse kandidaat in orde met zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid volgens de wettelijk bepalingen van het land waar hij gevestigd is (indien van toepassing)? 2.3 Is de kandidaat bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld voor: deelname aan een criminele organisatie als bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek? 2.4 Is de kandidaat bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld voor: omkoping als bedoeld artikel 246 van het Strafwetboek? 2.5 Is de kandidaat bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld voor: fraude als bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002? 2.6 Is de kandidaat bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld voor: witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme? 2.7 Bevindt de inschrijver zich in staat van faillissement of vereffening, heeft hij zijn activiteiten gestaakt of een gerechtelijk akkoord bekomen, of verkeert hij in een overeenstemmende toestand als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen? 2.8 Heeft de inschrijver aangifte gedaan van zijn faillissement, heeft hij een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig of een gelijkaardige procedure lopende bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen? 2.9 Verbindt de inschrijver zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO)? Raamwerkovereenkomst datacenter services 9

10 Sectie 3 : Selectiecriteria ECONOMISCHE EN FINANCIËLE DRAAGKRACHT. Indien er naast activiteiten rond datacenter hosting en cloud services nog andere activiteiten zijn, gelieve beide cijfers apart te vermelden. 3.1 Zakencijfer 3.2 Zakencijfer betreffende prestaties waarop de opdracht betrekking heeft 3.3 Winst voor belastingen Sectie 4 : SELECTIECRITERIA TECHNISCH VERMOGEN 4.1 De leverancier kan VMWare images importeren in zijn/haar omgeving? 4.2 De leverancier beschikt over meerdere datacentra die kunnen worden ingeschakeld voor high availability en DRP Ja / Neen Ja / Neen 4.3 De leverancier kan een active/active opzet aanbieden Ja / Neen 4.4 De leverancier heeft aantoonbare ervaring met het hosten van confidentiële data (medische gegevens, financiële gegevens, ). Indien Ja, referentie toe te voegen Ja / Neen 4.5 Met betrekking tot downtime: Aantal incidenten met impact op downtime in 2013 Gemiddelde downtime in 2013 (minuten) 4.6 Technische kennis en ervaring: Product / technologie Kennis J/N Partnership level Citrix VMWare Microsoft (apps,.net, ) 1 Indien reeds beschikbaar Raamwerkovereenkomst datacenter services 10

11 4.7 Gelieve een antwoord te geven op onderstaande vragen: Totaal aantal klanten. Totaal aantal gebruikers bij alle klanten Aantal gebruikers bij grootste klant De leverancier beschikt over een self-service portaal dat door Solidariteit voor het Gezin gebruikt kan worden om configuraties aan te passen. Indien Ja, gelieve documentatie toe te voegen. Solidariteit voor het Gezin kan, indien het hierom vraagt, toegang krijgen tot deze configuratie toepassing om zelf na te gaan wat kan en wat niet (demo / proefperiode / ) Ja / Neen Ja / Neen De leverancier mag bijlagen ofwel op papier indienen, ofwel verwijzen naar publiek toegankelijke webpagina / URL waar Solidariteit voor het Gezin de informatie terug kan vinden. Raamwerkovereenkomst datacenter services 11

12 Sectie 5 : VERGELIJKBARE PROJECTEN DIE IN DE LOOP VAN DE VOORBIJE DRIE JAAR WERDEN GEREALISEERD Gelieve één fiche in te vullen per voorgesteld project. Er worden bij voorkeur referenties opgegeven die relevant zijn in functie van de sector en van de grootte van Solidariteit voor het Gezin. Naam van de instelling waarvoor het project werd gerealiseerd Project nr x: Soort instelling (schrappen wat niet past) Openbare overheid Private instelling Contactpersoon bij de instelling (Naam en telefoonnummer) (Contactpersoon bij klant waar de referentie gevalideerd kan worden, en de projectresultaten ev kunnen worden geverifieerd) Samenvatting aangeboden services Datum contract Beschrijving van het project In welke zin is het beschreven project relevant in het kader van het project Raamwerkovereenkomst datacenter services 12

13 Certificaten Certificaten toevoegen in de bijlage (indien beschikbaar) VERKLARING Ik verklaar op erewoord dat de hierboven verstrekte informatie correct is. Ik begrijp dat de gegevens zullen worden gebruikt in het kader van de selectie van de vijf kandidaten die zullen worden uitgenodigd om op basis van het bestek een offerte in te dienen. FORMULIER INGEVULD DOOR Naam: Functie: Datum: Telefoonnummer: adres: Raamwerkovereenkomst datacenter services 13

14 6 Appendix : Site topology Raamwerkovereenkomst datacenter services 14