DEONTOLOGISCHE CODE VOOR DE LEDEN VAN FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH & SELECTION

Transcriptie

1 DEONTOLOGISCHE CODE VOOR DE LEDEN VAN FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH & SELECTION Recruitment, Search & Selection

2 2 DEEL 1: ARBEIDSBEMIDDELING I. ALGEMEEN 1. Inleiding en doelstellingen FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH & SELECTION (hierna genoemd FEDERGON RSS) heeft voor wat betreft de arbeidsbemiddelingsactiviteiten van haar leden, volgende opgesteld. In het kader van hun zorg voor kwalitatieve dienstverlening en hun geloof in zelfregulering, engageren alle leden van FEDERGON RSS zich deze extensieve code te onderschrijven. Deze wordt immers integraal toegevoegd aan de regionale wetgeving mbt arbeidsbemiddeling die van toepassing is op alle bureaus: Vlaanderen: (zie teksten op Decreet van 13 april 1999 m.b.t. private arbeidsbemiddeling en haar uitvoeringsbesluit van 8 juni Wallonië: (zie teksten op Decreet van 13 maart 2003 betreffende de erkenning van arbeidsbemiddelingsbureaus en haar uitvoeringsbesluit van 3 juni Brussel: Ordonnantie betreffende het gemengd beheer van de arbeidsmarkt in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en haar uitvoeringsbesluit van 15 april FEDERGON RSS meent dat opdrachtgevers en kandidaten erbij gebaat zijn dat haar leden de opdrachten uitvoeren met inachtname van de wettelijke bepalingen en de van FEDERGON RSS.

3 3 2. Omschrijving vakgebied De is van toepassing op ieder FEDERGON RSS lid. Een lid dient de grootst mogelijke zorgvuldigheid te betrachten bij de uitvoering van zijn wervings-, selectie- en searchwerkzaamheden en zich te onthouden van gedrag dat afbreuk doet aan het aanzien van de sector. De term werving dekt alle vormen van rekrutering van externe en interne kandidaten die tot doel hebben de ideale kandidaat te vinden voor een vacature of een opdracht, met gebruikmaking van advertenties, databanken, spontane sollicitaties, via directe benadering,... Selectie is het geheel van activiteiten dat wordt uitgevoerd met het oog op het uitbrengen van een advies nopens de geschiktheid van de sollicitanten of kandidaten voor een vacature. Search omvat het geheel van de activiteiten die tot doel hebben de ideale kandidaat te vinden voor een vacature of een opdracht, via een directe benadering van de kandidaat, daarbij uitgaande van de databank en/of het netwerk en/of de identificatie van additionele kandidaten door research assistenten van het Federgon RSS-lid. Door hun kennis van diagnostische methoden en/of ervaring met het functioneren van mensen in organisaties kunnen adviseurs eveneens advies verlenen omtrent de competenties, interne doorstroming van medewerkers, samenstelling en de werking van teams, organisatiestructuren, opleidingsnoden, leerprocessen en arbeidsvoorwaarden. Deze dienstverlening vormt een inspanningsverbintenis en geschiedt vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van de organisaties die een beroep doen op objectieve adviesverlening en van de personen die worden voorgesteld en besproken. II. ENGAGEMENTEN T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. Een professionele behandeling van de vacature 1. Het Federgon RSS-lid bouwt een professionele relatie op met de opdrachtgever en onderzoekt samen met hem wat de noden in werving, search & selectie zijn. Nadien wordt overeengekomen hoe het Federgon RSS-lid zich het best kan inwerken in de organisatie om effectief de opdracht waar te maken. 2. Het Federgon RSS-lid stelt de opdrachtgever in kennis van de principes van de FEDERGON RSS-. Ook in ruimere zin schetst het Federgon RSS-lid een duidelijk beeld van zijn diensten, methodieken en tevens van het wettelijk kader waarin er gewerkt wordt.

4 3. Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten die volgens de geldende reglementeringen toegelaten zijn en waarvoor het de nodige expertise heeft. Het Federgon RSS-lid bespreekt met de opdrachtgever de moeilijkheidsgraad van de opdracht. Tevens zal het Federgon RSS-lid de opdrachtgever informeren over eventuele belangenconflicten en alleen opdrachten aanvaarden indien alle betrokken partijen uitdrukkelijk instemmen met het buiten beschouwing laten van dit belangenconflict. 4. Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten voor werkelijk bestaande vacatures of vacatures die binnen een voorzienbare termijn zullen ontstaan. 5. Het Federgon RSS-lid voert een grondige functieanalyse uit, waarin functiebeschrijving, profiel van de kandidaat en remuneratiepakket (inclusief minimumloon) wordt opgenomen. Ook over de te volgen werkwijze worden afspraken gemaakt. 6. Het Federgon RSS-lid vertegenwoordigt op professionele wijze zijn opdrachtgever tegenover kandidaten. Het geeft waarheidsgetrouwe informatie over bedrijf en vacature en licht de kandidaten in over het gevolg dat aan hun sollicitatie wordt gegeven. Het Federgon RSS-lid koppelt op geregelde tijdstippen terug naar de opdrachtgever toe. 7. Het Federgon RSS-lid waarborgt de wettelijke deskundige advisering en stelt zich respectvol, onpartijdig en niet-discriminerend op. Dit geldt evenzeer bij de beoordeling van kandidaten die door de opdrachtgever zelf werden geïdentificeerd en aangebracht. 8. Hoewel het Federgon RSS-lid bij de voordracht van kandidaten een deskundige advisering waarborgt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuze van een kandidaat; voor zover de selectieprocedure correct verlopen is (middelenverbintenis), sluiten de Federgon RSS-leden elke aansprakelijkheid uit voor de gevolgen van het handelen of nalaten daaronder begrepen gevolgschade van kandidaten die in het kader van de opdracht bij de opdrachtgever in dienst zijn getreden. 9. De opdrachtgever en het Federgon RSS-lid kunnen samen afspreken de aangeworven kandidaat na zijn aanwerving ook door het Federgon RSS-lid te laten opvolgen. 10. Het Federgon RSS-lid bepaalt in een clausule de voorwaarden waaronder een garantie geboden wordt Bescherming van de medewerkers bij de opdrachtgever

5 5 Het Federgon RSS-lid verbindt zich ertoe de via hen aangeworven kandidaten nooit te benaderen voor andere opdrachtgevers. Het Federgon RSS-lid zal zich ervan onthouden medewerkers van een opdrachtgever te benaderen voor een functie elders, tenzij de wens voor functieverandering van zo'n medewerker zelf is uitgegaan. Deze regel wordt aangehouden voor een periode en voor een gebied overeen te komen met de opdrachtgever; bij gebrek aan afspraken wordt deze vastgelegd op 1 jaar. 3. Geheimhouding en discretie 1. Alle medewerkers werkzaam bij een Federgon RSS-lid zullen hetgeen hen bij de uitoefening van hun beroep ter kennis is gekomen en van vertrouwelijke aard is, geheim houden. 2. Het Federgon RSS-lid zal ervoor zorg dragen, dat door alle betrokken partijen uiterste discretie in acht wordt genomen ten opzichte van geïnteresseerden en kandidaten. Het verstrekken van persoonsgegevens, anders dan in het kader van een opdracht, is niet toegestaan. Federgon RSS-leden zijn gehouden tot naleving van de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. 3. Het Federgon RSS-lid zal een bijzondere discretie en omzichtigheid hanteren wanneer het kandidaten benadert bij de uitoefening van hun professionele activiteit. 4. Timing In de samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden concrete afspraken gemaakt qua timing voor iedere fase van het wervings-, selectie- of searchproces. 5. Honorarium Het honorarium wordt duidelijk afgesproken tussen partijen en wordt schriftelijk vastgelegd. Een Federgon RSS-lid mag geen vergoeding in welke vorm ook aannemen of eisen van iemand anders dan de opdrachtgever. Onder geen voorwaarde zal een Federgon RSS-lid zich door een persoon laten betalen om voor hem of haar een job te vinden. Dit principe geldt uitsluitend voor de arbeidsbemiddelingsactiviteiten van het Federgon RSS-lid. 6. Overeenkomst

6 6 1. De afspraken tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. 2. De overeenkomst dient ondermeer te bevatten:. Elementen die de professionele behandeling van de vacature waarborgen (een beschrijving van de aard van de opdracht, een functiebeschrijving, de te volgen werkwijze, de naam van de adviseur die het project leidt, ).. Duur van de bescherming van de medewerkers van de opdrachtgever. Engagement tot geheimhouding en discretie.. Engagement timing.. Duidelijke afspraken rond honorering, kosten en betalingswijze. III. ENGAGEMENTEN T.O.V. DE KANDIDAAT 1. De potentiële kandidaten worden zo objectief en volledig mogelijk ingelicht over vacature en jobprofiel, zodat zij kunnen bepalen of het zinvol is voor hen om in een selectieprocedure te stappen. 2. Het Federgon RSS-lid zal een bijzondere discretie en omzichtigheid hanteren wanneer het kandidaten benadert bij de uitoefening van hun professionele activiteiten. 3. Tijdens de procedure heeft de kandidaat recht op alle relevante informatie over de organisatie en de onderneming, de functie-inhoud, de arbeidsvoorwaarden en de verdere stappen van de procedure. 4. De kandidaat wordt op de hoogte gebracht over de fase waarin de procedure zich bevindt en of hij/zij verder in aanmerking komt. Hij/zij krijgt de naam en de coördinaten van de consultant die zijn/haar kandidatuur behandelt. 5. Tijdens de hele procedure moet de kandidaat met respect worden behandeld. 6. De kandidaat heeft, op aanvraag,een inzagerecht in de over hem opgeslagen persoonsgegevens. Gekoppeld aan het recht op inzage, mag de kandidaat ook een afschrift vragen van zijn dossier.(*) 7. Er kunnen slechts referenties genomen worden mits de kandidaat zijn schriftelijke toelating heeft gegeven. Indien in het CV uitdrukkelijk naar een referentiepersoon wordt verwezen, geldt dit als een impliciete toestemming. 8. Het Federgon RSS-lid eerbiedigt de persoonlijke levenssfeer van de kandidaten alsook de gegevens die daartoe behoren. Hij engageert zich om deze enkel op te vragen en te gebruiken in het kader van een opdracht en met de toestemming van de kandidaat. Hij eerbiedigt hierbij de bepalingen van de wetten van 8 december 1992 en 11 december 1998 alsook het K.B. van 13 februari 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (specificaties m.b.t. aangifteplicht, inzage-,

7 7 verbeterings- en verwijderingsrecht) in het belang van de kandidaat en de gegevens die tot de persoonlijke levenssfeer behoren. 9. Bij het stellen van vragen of toepassen van tests wordt gelet op de relevantie ervan, zowel qua duur als qua inhoud, voor de betrokken opdracht. 10. Medewerkers van het Federgon RSS-lid dienen zowel respectvol, onpartijdig als niet discriminatoir (naar geslacht, handicap, ras, leeftijd,...)op te treden en zich enkel te laten leiden door hun vakkundigheid en de zorg voor opdrachtgever en kandidaat. Een onderscheid kan wel gemaakt worden indien het relevant is voor de vacature of indien het wettelijk vereist of toegelaten is. 11. Medewerkers van het Federgon RSS-lid bewaren, in het kader van het vrijwaren van de belangen van de kandidaat, een zekere professionele afstand (d.w.z. geen vermenging van professionele en niet-professionele rollen). Bij vermenging wordt hierover gecommuniceerd. 12. In het kader van arbeidsbemiddelingsactiviteiten kunnen onder geen enkel beding kosten aangerekend worden aan de kandidaten. Alle kosten verbonden aan de opdracht vallen ten laste van de opdrachtgever tenzij anders is overeengekomen. (*) Conform de vigerende wetgeving verleent het Federgon RSS-lid op vraag van de kandidaat:. Inzage aan de kandidaat over de over hem opgeslagen gegevens: deze gegevens betreffen: - de documenten die de sollicitant zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt (CV, diploma s, sollicitatieformulier, ) - de persoonlijke resultaten van interviews, testen en praktische proeven.. Voor zover de kandidaat heeft gebruik gemaakt van zijn recht op inzage, kan de kandidaat, na beëindiging van de opdracht, een afschrift van zijn dossier opvragen: dit dossier betreft: - de documenten die de sollicitant zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt - (een samenvatting van) de persoonlijke resultaten van interviews, tests en praktische proeven, het bijhorende beoordelingsrapport Elementen en gegevens die eerder een algemene reikwijdte hebben, vallen niet onder het inzagerecht en het afschrift-recht. Daarmee wordt ondermeer gedoeld op de richtlijnen m.b.t. de testmethodes, de wijze waarop de betrokken consulent deze methodes heeft toegepast, de juiste/foute antwoorden of enig ander element met een algemeen draagvlak.. IV. METHODOLOGIE

8 8 1 Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten die binnen haar expertisedomein vallen. Het steunt daarvoor op de deskundigheid van haar medewerkers. Deze deskundigheid is onderbouwd door: inzicht in de structuur en de werking van de onderneming kennis van personeelsbeleid in organisaties, kennis van de structuur en de werking van de arbeidsmarkt, kunde in de aanwending van werving- search- en selectiemethoden, een houding die getuigt van objectiviteit, onpartijdigheid en respect voor opdrachtgever en kandidaat. 2. Een rekruteringsdossier wordt afgewerkt door een projectleider. Hij/Zij is bij voorkeur academisch gevormd en/of heeft relevante praktijkervaring in het domein van rekrutering, search en selectie. Hij/Zij draagt de verantwoordelijkheid over het dossier en voldoet aan ten minste één van volgende voorwaarden: een beroepservaring in de betrokken sector van ten minste 5 jaar; een beroepservaring in de sector van het personeelsbeleid van ten minste 10 jaar een hogere opleiding genoten hebben (basisopleiding hoger onderwijs bestaande uit 2 cycli) en een beroepservaring in de betrokken sector of de sector van het personeelsbeleid van ten minste 3 jaar of een beroepservaring in de sector van het bedrijfsbeleid van ten minste 5 jaar. De personen die selectie-activiteiten uitvoeren moeten aan ten minste één van volgende voorwaarden voldoen: een beroepservaring in de sector van het personeels- of bedrijfsbeleid of in de betrokken sector van ten minste 3 jaar; een hogere opleiding genoten hebben (minstens basisopleiding hoger onderwijs bestaande uit 1 cyclus). 3. Vanuit het geschetste profiel wordt de meest doeltreffende rekruteringsactie opgezet. 4. Indien diagnostische instrumenten gebruikt worden, moeten ze voldoende wetenschappelijk onderbouwd zijn. De opdrachtgever mag toelichting vragen bij de gebruikte onderzoeksinstrumenten. 5. Indien psychodiagnostische instrumenten worden toegepast, zal dit gebeuren door of onder de verantwoordelijkheid van een psycholoog. 6. Eventueel referentie-onderzoek gebeurt slechts na grondige analyse van de kandidatuur, zodat gewerkt wordt met gerichte vraagstelling. Het gebeurt enkel

9 en alleen na goedkeuring van de betrokken kandidaat en nooit bij de huidige werkgever, tenzij bij expliciete toestemming. 7. De uitspraken van de adviseurs beperken zich tot die domeinen waarin zij bevoegd zijn. Voor het onderzoeken van bijzondere vaardigheden kunnen mits afspraak deskundigen ingeschakeld worden. 9 V. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. De opdrachtgever geeft alle informatie aan het Federgon RSS-lid zodat er professioneel kan gewerkt worden. De opdrachtgever geeft het Federgon RSS-lid de kans om zich in te werken in de problematiek en in de strategie, de organisatie en de cultuur van de opdrachtgevende onderneming. 2. De opdrachtgever aanvaardt dat een aanwerving een wederzijds keuzeproces is tussen werkgever en werknemer, en is bereid alle informatie te verschaffen aan het Federgon RSS-lid en kandidaat, zodat ook deze laatste bewust en reëel een keuze kan maken. 3. Kandidaten, zowel interne als externe, die door de opdrachtgever zelf, via zijn kanalen, actief of passief, zijn gevonden, worden maximaal aan het aanwervingsdossier toegevoegd. 4. De opdrachtgever geeft alle relevante wijzigingen die zich in de loop van de opdrachtuitvoering kunnen voordoen, onmiddellijk door aan het Federgon RSS-lid. Wijzigingen die de opdrachtuitvoering ingrijpend beïnvloeden, kunnen het voorwerp uitmaken van een contractherziening. 5. De opdrachtgever waarborgt de confidentialiteit van de gegevens die hem door het Federgon RSS-lid worden bezorgd. VI. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE KANDIDATEN Het Federgon RSS-lid verwacht van de kandidaten: 1. dat de door hen verstrekte informatie overeenkomt met de realiteit; 2. dat zij het Federgon RSS-lid op de hoogte houden van hun verdere interesse in de vacature; 3. dat zij de vertrouwelijke informatie over de opdrachtgever met discretie behandelen; 4. dat hun sollicitatie enkel als doel heeft het vinden van een nieuwe functie; 5. dat zij de contractuele verplichtingen met de opdrachtgever nakomen; 6. dat zij het Federgon RSS-lid met respect behandelen.

10 10 DEEL 2 : CONSULTANCY De leden van FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH & SELECTION (hierna genoemd FEDERGON RSS) onderwerpen zichzelf aan een strenge deontologie, zoals beschreven in voorgaand gedeelte. Anderzijds evolueren deze bedrijven steeds meer naar partners van hun klanten die vanuit een onafhankelijk oogpunt HR-bedrijfsadviezen van diverse aard verstrekken. Deze bedrijfsadviezen worden beschouwd als HR-consultancy-activiteiten. Ook hierbij garanderen de leden van FEDERGON RSS dezelfde deontologische standaarden te hanteren als in het kader van hun arbeidsbemiddelingsactiviteiten. Daarom ontwikkelde FEDERGON RSS (in 2004) een QUALITY LABEL dat aan haar leden kan worden verstrekt voor hun globale activiteiten. Dit QUALITY label is gereserveerd voor de bedrijven die op een ethische en deontologische wijze omgaan met klant-bedrijven en andere betrokkenen en tevens de wetgeving strikt navolgen. I. ENGAGEMENTEN T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. Een professionele behandeling van de adviesvraag 1. Het Federgon RSS-lid bouwt een professionele relatie op met de opdrachtgever. In overleg wordt de adviesvraag grondig bestudeerd én geformuleerd. Nadien wordt overeengekomen hoe het Federgon RSS-lid zich het best kan inwerken in de organisatie om een kwalitatief hoogstaand advies te verstrekken. 2. Het Federgon RSS-lid stelt de opdrachtgever in kennis van de principes van de FEDERGON RSS-. Ook in ruimere zin schetst het Federgon RSS-lid een duidelijk beeld van zijn diensten, methodieken en tevens van het wettelijk kader waarin er gewerkt wordt. 3. Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten die volgens de geldende reglementeringen toegelaten zijn en waarvoor het de nodige expertise heeft. Het Federgon RSS-lid bespreekt met de opdrachtgever de moeilijkheidsgraad van de opdracht. Tevens zal het Federgon RSS-lid de opdrachtgever informeren over eventuele belangenconflicten en alleen opdrachten aanvaarden indien alle betrokken partijen uitdrukkelijk instemmen met het buiten beschouwing laten van dit belangenconflict.

11 11 2. Geheimhouding en discretie Alle medewerkers werkzaam bij een Federgon RSS-lid zullen hetgeen hen bij de uitoefening van hun beroep ter kennis is gekomen en van vertrouwelijke aard is, geheim houden. 3. Timing In de samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en het Federgon RSSlid worden concrete afspraken gemaakt qua timing voor iedere fase van de adviesverstrekking. 4. Consultancy fee De consultancy fee wordt duidelijk afgesproken tussen partijen en wordt schriftelijk vastgelegd. 5. Overeenkomst 1. De afspraken tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. II. METHODOLOGIE 1. Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten die binnen haar expertisedomein vallen. Het steunt daarvoor op de deskundigheid van haar medewerkers. Deze deskundigheid is ondermeer onderbouwd door: - inzicht in de structuur en de werking van de onderneming - kennis van personeelsbeleid in organisaties, - kennis van HR processen. 2. Een adviesdossier wordt afgewerkt door een projectleider. Hij/zij is bij voorkeur academisch gevormd en/of heeft relevante praktijkervaring. Hij/Zij draagt de verantwoordelijkheid over het dossier en voldoet aan tenminste één van volgende voorwaarden: een beroepservaring in de betrokken sector van ten minste 5 jaar; een beroepservaring in de sector van het personeelsbeleid van ten minste 10 jaar een hogere opleiding genoten hebben (basisopleiding hoger onderwijs bestaande uit 2 cycli) en een beroepservaring in de betrokken sector of de sector van het personeelsbeleid van ten minste 3 jaar of een

12 12 beroepservaring in de sector van het bedrijfsbeleid van ten minste 5 jaar. 3. De opdrachtgever mag toelichting vragen bij de gebruikte onderzoeksinstrumenten. 4. Indien psychodiagnostische instrumenten worden toegepast, zal dit gebeuren door of onder de verantwoordelijkheid van een psycholoog. 5. De uitspraken van de adviseurs beperken zich tot die domeinen waarin zij bevoegd zijn. Voor het onderzoeken van bijzondere vaardigheden kunnen mits afspraak deskundigen ingeschakeld worden. III. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. De opdrachtgever geeft alle informatie aan het Federgon RSS-lid zodat professioneel kan gewerkt worden. De opdrachtgever geeft het Federgon RSS-lid de kans om zich in te werken, ook in de organisatie en de cultuur van de opdrachtgevende onderneming. 2. De opdrachtgever is bereid alle informatie te verschaffen aan het Federgon RSSlid teneinde tot een correcte adviesverstrekking te kunnen komen. 3. De opdrachtgever geeft alle relevante wijzigingen die zich in de loop van de opdrachtuitvoering kunnen voordoen, onmiddellijk door aan het Federgon RSS-lid. Wijzigingen die de opdrachtuitvoering ingrijpend beïnvloeden, kunnen het voorwerp uitmaken van een contractherziening. 4. De opdrachtgever waarborgt de confidentialiteit van de gegevens die hem door het Federgon RSS-lid worden bezorgd. IV. KMO-PORTEFEUILLE Voor zover het gaat om bedrijfsadviezen in het kader van de Vlaamse KMOportefeuille, verklaren de leden kennis te hebben genomen van de vigerende wetgeving en garanderen deze ook te zullen opvolgen. In het kader van hun zorg voor kwalitatieve dienstverlening en hun geloof in zelfregulering, engageren de leden van FEDERGON RSS zich de specifieke deontologische code op individuele wijze te onderschrijven. Deze code is hierna toegevoegd in bijlage. Van haar kant zal FEDERGON RSS als representatieve beroepsfederatie actief meewerken met de bevoegde overheid om ondermeer; accurate informatie te verstrekken aan de leden, mee te werken aan de kwaliteitsbewaking van de adviesverlening,

13 via een werkgroep terreininformatie te verzamelen en te communiceren aan de overheid, eventuele misbruiken te pogen op te lossen en beleidsverbeterende maatregelen voor te bereiden. Het Federgon RSS QUALITY LABEL wordt aan de leden uitgereikt wanneer ze op een ethische en deontologische wijze omgaan met klant-bedrijven en andere betrokkenen en tevens de wetgeving strikt navolgen. Op die manier kan de reële kwaliteit van de adviesverlening worden bewaakt. 13

14 14 DEEL 3 : ASSESSMENT CENTERS I. OMSCHRIJVING VAKGEBIED ASSESSMENT CENTER De leden van FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH&SELECTION (hierna genoemd FEDERGON RSS) onderwerpen zichzelf aan een strenge deontologie, zoals beschreven in voorgaande gedeeltes. Sommige van de FEDERGON RSS-leden evolueren naar bedrijven die aan hun klanten assessment centers aanbieden. Ook hierbij garanderen de leden dezelfde deontologische standaarden te hanteren. Een assessment center is een evaluatieproces waarbij een individu of een groep van individuen beoordeeld wordt door meerdere beoordelaars (assessoren), die daarvoor een geïntegreerde set van technieken gebruiken. Simulaties, waarbij gedragsobservatie basis is van de meting, maken wezenlijk deel uit van de gehanteerde technieken. Op basis van de resultaten van een assessment center worden uitspraken gedaan over selectie, loopbaanplanning, potentieelbeoordeling, detectie van opleidingsbehoeften enz. Deze dienstverlening vormt een inspanningsverbintenis en geschiedt vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van de organisaties die een beroep doen op objectieve adviesverlening en van de kandidaten die worden geevalueerd. Om van een assessment center te kunnen spreken, dienen volgende essentiële kenmerken aanwezig te zijn: 1. een degelijke functieanalyse; 2. het ordenen van de relevante gedragingen in gedragscategorieën; 3. het aanwenden van de gepaste technieken; 4. werken met minstens twee assessoren; 5. werken met bekwame assessoren; 6. werken met een systematische beoordelingsprocedure; 7. een degelijk verslag; 8. besluit over een kandidaat in een evaluatiesessie. Elk van de voornoemde essentiële kenmerken zullen verder in deze richtlijnen - daar waar nodig - in detail uitgewerkt worden. 1. Een degelijke functieanalyse Een functieanalyse is wezenlijk ter voorbereiding van een assessment center. Deze analyse moet de taakcontext (cq. loopbaancontext), de taakdimensies en de gedragingen die hierin relevant zijn, duidelijk omschrijven. Daarnaast moet deze analyse ook in het assessment center te beoordelen gedragingen identificeren. Deze gedragingen moeten concreet observeerbaar zijn.

15 15 2. Het ordenen van de relevante gedragingen in gedragscategorieën In een assessment center wordt gewerkt met gedragscategorieën die zo concreet mogelijk het gedrag omschrijven, goed communiceerbaar zijn en gemakkelijk te begrijpen zijn. 3. Het aanwenden van de gepaste technieken De in een assessment center aangewende technieken moeten multipel zijn, maar dienen steeds simulaties of andere contextrijke technieken te bevatten. Daarnaast kunnen ook deskundig toegepaste psychologische tests, interviews e.d. deel uitrmaken van een assessment center, op voorwaarde dat ze informatie verzamelen over de gedragscategorieën. 4. Werken met minstens twee assessoren Omwille van een verhoogde objectiviteit is het noodzakelijk meerdere assessoren bij de observaties en de beoordeling te betrekken. 5. Werken met bekwame assessoren 5.1 Competenties van het assessorenteam Alle assessoren moeten bovendien een goede kennis hebben van de functie en van de te beoordelen criteria, van de observatietechnieken en van de gedragsbeoordeling. Niet elke assessor dient een grondige kennis te hebben van de 'functie in context', maar deze expertise moet in de assessorengroep van elk assessment center wel aanwezig zijn. Binnen elke assessorengroep moeten niet alle, maar wel voldoende assessoren getraind zijn om consequent en objectief het rollenspel uit te voeren dat vereist wordt bij interactieve oefeningen. De assessoren moeten onderling als gelijkwaardigen worden beschouwd op het vlak van de beoordeling. Elke assessor moet binnen de organisatie geloofwaardig zijn en dit op alle niveaus. Elke assessor moet in staat zijn zich onafhankelijk te kunnen opstellen, van de achterban, de hiërarchie, enzovoort. Elke assessor moet in staat zijn zo zuiver mogelijk te observeren en de betrouwbare en nauwkeurige interpretatie/beoordeling uit te stellen. De assessoren dienen zich te bekwamen in de kwaliteiten en competenties nodig om deze rol uit te oefenen. Hiervoor wordt een opleidingsprogramma gevolgd of werd deze kennis reeds vanuit de praktijk verworven.

16 Assessoren dienen bekwaam te zijn Assessoren zijn getraind om betrouwbare en nauwkeurige beoordelingen te kunnen maken. Kan als assessor optreden - wanneer één of meerdere van onderstaande criteria van toepassing zijn - iemand die : - geschoold is in het uitvoeren van gedragsgerichte observaties, voeren en/of observeren van simulaties en deze op een objectieve correcte wijze te interpreteren - psychologisch geschoold is of min. 5 jaar ervaring kan voorleggen in het voeren van gedragsgerichte observaties - met succes een assessorenopleiding heeft gevolgd Er wordt per assessment center een coördinator aangeduid. 6. Werken met een systematische beoordelingsprocedure Essentieel voor het beoordelingssysteem dat gebruikt wordt bij de assessment centermethode is dat het een gecontroleerd en gestandaardiseerd beoordelingsproces is. Dit wordt bereikt door het systematisch uitvoeren van de volgende stappen: - Het observeren en registreren van gedrag: hierbij is het belangrijk dat enkel observeerbaar gedrag wordt genoteerd en dat interpretaties vermeden worden. - Het categoriseren van gedrag: per gedrag dient bepaald te worden voor welk van de vooropgestelde dimensies het een (positieve of negatieve) indicatie is. - Het scoren van de dimensies: op basis van het gecategoriseerde gedrag moet door middel van een vooraf bepaalde en gestandaardiseerde manier tot een beoordeling gekomen worden. - Het integreren van de informatie: door middel van een vooraf bepaalde en gestandaardiseerde manier moet tot een integratie gekomen worden van alle informatie met betrekking tot de verschillende kandidaten overheen alle oefeningen en assessoren om tot een eindoordeel te komen. 7. Een degelijk verslag Per kandidaat dient een verslag te worden opgemaakt, waarin onder meer de beoordelingen op de diverse gedragskenmerken worden opgenomen. 8. Besluit over een kandidaat in een evaluatiesessie

17 Tijdens de evaluatiesessie dienen assessoren alleen die informatie te vermelden die verkregen is uit het assessment center, en niet de informatie die irrelevant is voor de doelstelling van het assessmentproces. De integratie van de informatie dient tot stand te worden gebracht door middel van consensus. Per deelnemer dient voldoende tijd worden besteed om tot een zorgvuldige inschatting van kwaliteiten te kunnen komen. 17 II. ENGAGEMENTEN T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. Een professionele behandeling van de aanvraag tot assessment center 1. Het Federgon RSS-lid bouwt een professionele relatie op met de opdrachtgever en onderzoekt samen met hem wat de noden zijn. 2. Het Federgon RSS-lid stelt de opdrachtgever in kennis van de principes van de FEDERGON RSS-. Ook in ruimere zin schetst het Federgon RSS-lid een duidelijk beeld van zijn diensten, methodieken en tevens van het wettelijk kader waarin er gewerkt wordt. 3. Het Federgon RSS-lid aanvaardt enkel opdrachten die volgens de geldende reglementeringen toegelaten zijn en waarvoor het de nodige expertise heeft. Tevens zal het Federgon RSS-lid de opdrachtgever informeren over eventuele belangenconflicten en alleen opdrachten aanvaarden indien alle betrokken partijen uitdrukkelijk instemmen met het buiten beschouwing laten van dit belangenconflict. 4. Het Federgon RSS-lid informeert de opdrachtgever over de uitvoering van de opdracht. 5. Het Federgon RSS-lid stelt zich respectvol, onpartijdig en niet-discriminerend op. 6. Hoewel het Federgon RSS-lid een deskundige advisering waarborgt, is de opdrachtgever verantwoordelijk voor de uiteindelijke keuzes; voor zover de assessmentprocedure correct is verlopen (middelenverbintenis), sluiten de Federgon RSS-leden elke aansprakelijkheid uit, daaronder begrepen gevolgschade. 2. Geheimhouding en discretie 1. Alle medewerkers werkzaam bij een Federgon RSS-lid zullen hetgeen hen bij de uitoefening van hun beroep ter kennis is gekomen en van vertrouwelijke aard is, geheim houden. 2. Het Federgon RSS-lid zal ervoor zorg dragen, dat door alle betrokken partijen uiterste discretie in acht wordt genomen ten opzichte van geïnteresseerden en kandidaten. Het verstrekken van persoonsgegevens, anders dan in het kader van een opdracht, is niet toegestaan. Federgon RSS-leden zijn gehouden tot naleving van de wetgeving op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer.

18 18 3. Timing In de samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden concrete afspraken gemaakt qua timing van het assessment center. 4. Honorarium Het honorarium voor het assessment center wordt duidelijk afgesproken tussen partijen en wordt schriftelijk vastgelegd. 5. Overeenkomst De afspraken tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. III. ENGAGEMENTEN T.O.V. DE KANDIDAAT 1. De kandidaten worden zo objectief en volledig mogelijk ingelicht over de procedure van het assessment center. 2. Het Federgon RSS-lid zal een bijzondere discretie en omzichtigheid hanteren wanneer het kandidaten benadert bij de uitoefening van hun professionele activiteiten. 3. Tijdens de hele procedure moet de kandidaat met respect worden behandeld. 4. De kandidaat heeft, op aanvraag,een inzagerecht in de over hem opgeslagen persoonsgegevens. Gekoppeld aan het recht op inzage, mag de kandidaat na beëindiging van de opdracht een afschrift vragen van zijn dossier.(*) 5. Het Federgon RSS-lid eerbiedigt de persoonlijke levenssfeer van de kandidaten alsook de gegevens die daartoe behoren. Hij engageert zich om deze enkel op te vragen en te gebruiken in het kader van een opdracht en met de toestemming van de kandidaat. Hij eerbiedigt hierbij de bepalingen van de wetten van 8 december 1992 en 11 december 1998 alsook het K.B. van 13 februari 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (specificaties m.b.t. aangifteplicht, inzage-, verbeterings- en verwijderingsrecht) in het belang van de kandidaat en de gegevens die tot de persoonlijke levenssfeer behoren. 6. Bij het stellen van vragen of toepassen van tests wordt gelet op de relevantie ervan, zowel qua duur als qua inhoud, voor de betrokken opdracht. 7. Medewerkers van het Federgon RSS-lid dienen zowel respectvol, onpartijdig als niet discriminatoir (naar geslacht, handicap, ras, leeftijd,...)op te treden en zich enkel te laten leiden door hun vakkundigheid en de zorg voor opdrachtgever en kandidaat.

19 8. Medewerkers van het Federgon RSS-lid bewaren, in het kader van het vrijwaren van de belangen van de kandidaat, een zekere professionele afstand (d.w.z. geen vermenging van professionele en niet-professionele rollen). Bij vermenging wordt hierover gecommuniceerd. 9. Alle kosten verbonden aan de opdracht tot assessment center vallen ten laste van de opdrachtgever tenzij anders is overeengekomen. 19 (*) Conform de vigerende wetgeving verleent het Federgon RSS-lid op vraag van de kandidaat:. Inzage aan de kandidaat over de over hem opgeslagen gegevens: deze gegevens betreffen: - de documenten die de kandidaat zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt (CV, diploma s, sollicitatieformulier, ) - de persoonlijke resultaten van interviews, testen en praktische proeven.. Voor zover de kandidaat heeft gebruik gemaakt van zijn recht op inzage, kan de kandidaat, na beëindiging van de opdracht, een afschrift van zijn dossier opvragen: dit dossier betreft: - de documenten die de sollicitant zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt - (een samenvatting van) de persoonlijke resultaten van interviews, tests en praktische proeven, het bijhorende beoordelingsrapport Elementen en gegevens die eerder een algemene reikwijdte hebben, vallen niet onder het inzagerecht en het afschrift-recht. Daarmee wordt ondermeer gedoeld op de richtlijnen m.b.t. de testmethodes, de wijze waarop de betrokken consulent deze methodes heeft toegepast, de juiste/foute antwoorden of enig ander element met een algemeen draagvlak.. IV. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. De opdrachtgever geeft alle nodige informatie aan het Federgon RSS-lid zodat een duidelijk beeld kan worden opgemaakt van de functie. 2. De opdrachtgever waarborgt de confidentialiteit van de gegevens die hem door het Federgon RSS-lid worden bezorgd. V. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE KANDIDATEN Het Federgon RSS-lid verwacht van de kandidaten: 1. dat de door hen verstrekte informatie overeenkomt met de realiteit; 2. dat zij de vertrouwelijke informatie over de opdrachtgever met discretie behandelen; 3. dat zij het Federgon RSS-lid met respect behandelen. Bron : De Assessment code van 1993, opgesteld door een werkgroep van specialisten, onder auspiciën van Vocap en onder voorzitterschap van Lou Van Beirendonck.

20 20 DEEL 4 : TESTING I. OMSCHRIJVING VAKGEBIED TESTING De leden van FEDERGON RECRUITMENT, SEARCH&SELECTION (hierna genoemd FEDERGON RSS) onderwerpen zichzelf aan een strenge deontologie, zoals beschreven in voorgaande gedeeltes. Sommige van de FEDERGON RSS-leden zijn geevolueerd naar bedrijven die actief zijn in testing. Ook hierbij garanderen de leden dezelfde deontologische standaarden te hanteren. Testing is een discipline die resulteert in een reeks uitspraken over de geschiktheid van de kandidaat in verhouding tot de functievereisten en de omgeving. De Federgon RSS-leden stellen de opdrachtgevers nauwgezet in kennis van de principes van deze FEDERGON RSS-. Deze dienstverlening vormt een inspanningsverbintenis en geschiedt vanuit een onafhankelijke positie ten opzichte van de organisaties die een beroep doen op objectieve adviesverlening en van de personen die worden voorgesteld en besproken. II. ENGAGEMENTEN TESTING 1. Verantwoordelijkheid nemen voor ethisch testgebruik 1.1 Op een professionele en ethisch verantwoorde wijze handelen bevorderen en handhaven van professionele en ethische richtlijnen; op de hoogte blijven van actuele professionele en ethische kwesties en discussies inzake testgebruik in het werkveld; hanteren van expliciete gedragsregels met betrekking tot tests en testgebruik; ervoor zorgen dat diegenen die voor of met hen werken zich houden aan de van toepassing zijnde professionele en ethische gedragsregels; bij contacten met de geteste persoon en andere betrokkenen rekening houden met de gevoeligheden die bij deze personen kunnen bestaan; situaties vermijden waarin persoonlijk belang bij het resultaat van de testafnames kan bestaan. 1.2 Ervoor zorgen dat men de vereiste competenties voor testgebruik heeft handelen volgens up to date wetenschappelijke principes en onderbouwde ervaringskennis; hoge persoonlijke normen inzake competentie hanteren en onderhouden; de grenzen kennen van de eigen competenties en deze niet overschrijden;

21 1.2.4 ervoor zorgen op de hoogte te blijven van relevante veranderingen in en verbeteringen van de gebruikte tests, van nieuwe tests, en van wijzigingen in wetgeving en beleid die gevolgen kunnen hebben voor tests en testgebruik. 1.3 Verantwoordelijkheid nemen voor het testgebruik uitsluitend tests gebruiken waarvoor men gekwalificeerd is; de deelnemers aan het testproces duidelijke en voldoende informatie geven over de ethische principes en de wettelijke bepalingen met betrekking tot de afname en het gebruik van psychologische tests; alert zijn voor mogelijk onbedoelde gevolgen van het testgebruik; 1.4 Ervoor zorgen dat het testmateriaal veilig wordt bewaard ervoor zorgen dat het testmateriaal veilig wordt bewaard; de wetgeving en bestaande afspraken inzake auteursrechten respecteren, met inbegrip van verbodsbepalingen in verband met het kopiëren of het aan anderen doorgeven van testmateriaal in elektronische vorm of op een andere manier, ongeacht of deze anderen gekwalificeerd zijn of niet; de integriteit van de test beschermen; ervoor zorgen dat testtechnieken niet op een dusdanige wijze openbaar worden beschreven zodat de bruikbaarheid ervan wordt aangetast. 1.5 Ervoor zorgen dat testresultaten vertrouwelijk worden behandeld specificeren wie toegang heeft tot de testresultaten en welke niveaus van vertrouwelijkheid worden onderscheiden; voordat de tests worden afgenomen, aan de kandidaten uitleggen welk niveau van vertrouwelijkheid zal worden gehanteerd; ervoor zorgen dat de vereiste toestemming aanwezig is voordat resultaten aan anderen worden doorgegeven; zorgen voor duidelijke richtlijnen in verband met de bewaringstermijn van bestanden met testresultaten. 1.6 Persoonlijke levenssfeer eerbiedigen de persoonlijke levenssfeer van de kandidaten eerbiedigen alsook de gegevens die daartoe behoren; zich engageren om enkel persoonsgegevens op te vragen en te gebruiken in het kader van een opdracht en met de toestemming van de kandidaat; de bepalingen van de wetten van 8 december 1992 en 11 december 1998 naleven alsook het K.B. van 13 februari 2002 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer (specificaties m.b.t. aangifteplicht, inzage-, verbeterings- en verwijderingsrecht). 21

22 22 2. Op verantwoorde wijze tests gebruiken 2.1 Het mogelijke nut van testgebruik in een diagnostische situatie bepalen een gemotiveerde verantwoording voor het gebruik van tests geven; ervoor zorgen dat er een gedegen analyse wordt gemaakt van de behoeften van de opdrachtgever en de functie waarvoor de test zal worden gebruikt; 2.2 Technisch deugdelijke instrumenten kiezen beschikbare informatie over mogelijk bruikbare tests bestuderen, voordat wordt besloten welke test zal worden uitgekozen; nagaan of de documentatie van een test voldoende informatie bevat om een oordeel te kunnen vellen over de aanvaardbaarheid en de relevantie van de test 2.3 Voldoende aandacht schenken aan de rechtvaardigheid van het testgebruik Wanneer tests worden gebruikt bij individuen uit verschillende subgroepen (bijvoorbeeld personen die verschillen in geslacht, culturele achtergrond, opleiding, etnische afkomst of leeftijd) nagaan of: de tests geschikt zijn voor de verschillende subgroepen die getest zullen worden en voor deze groepen geen systematische vertekening ('bias') zullen opleveren; de gemeten begrippen zinvol zijn voor elk van deze groepen; 2.4 Een testsessie goed voorbereiden de betrokkenen tijdig duidelijke informatie verstrekken over het doel van de test, de manier waarop men zich het best kan voorbereiden op de testsessie, en de procedures die gevolgd moeten worden; aan de personen die getest zullen worden op duidelijke wijze hun rechten en plichten uitleggen; bij het treffen van de nodige praktische maatregelen ervoor zorgen dat: a) de voorbereidingen overeenstemmen met wat in de handleiding van de testuitgever is bepaald, b) de testruimte en andere voorzieningen tijdig zijn geregeld en dat de fysieke omgeving toegankelijk, veilig en rustig is, geschikt is voor het doel, en vrij van zaken die de aandacht kunnen afleiden, c) de tests zullen worden afgenomen door competent personeel, d) de nodige maatregelen zijn genomen voor het testen van personen met een handicap;

23 Zorgvuldigheid bij het scoren en analyseren van de testresultaten en interpretatie zorgvuldig de gestandaardiseerde scoringsprocedures volgen; hierbij een schaaltype kiezen dat van toepassing is, gelet op het beoogde gebruik van de testscores; een goed professioneel inzicht hebben in de theoretische of conceptuele basis van de test, de aanwijzingen voor het gebruik en de interpretatie van de schaalscores. 2.6 Communicatie van de resultaten ervoor zorgen dat de rapporten technisch en taalkundig begrijpelijk zijn opgesteld; duidelijk maken dat de testgegevens slechts één informatiebron vormen en steeds bekeken moeten worden in samenhang met andere bronnen; aan de opdrachtgever informatie geven over de wijze waarop de testresultaten zijn/haar beslissing kunnen onderbouwen; in schriftelijke rapporten een duidelijke samenvatting en, indien van toepassing, specifieke aanbevelingen opnemen; de testresultaten op een constructieve en steunende wijze met de geteste personen bespreken; het recht op inzage en het recht op afschrift respecteren (*) 3. Timing In de samenwerkingsovereenkomst tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden concrete afspraken gemaakt qua timing van de testingprocedure. 4. Overeenkomst De afspraken tussen opdrachtgever en het Federgon RSS-lid worden in een schriftelijke overeenkomst vastgelegd. (*)Het Federgon RSS-lid verleent op vraag van de kandidaat:. Inzage aan de kandidaat over de over hem opgeslagen gegevens: deze gegevens betreffen: - de documenten die de sollicitant zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt (CV, diploma s, sollicitatieformulier, ) - de persoonlijke resultaten van interviews, testen en praktische proeven.. Voor zover de kandidaat heeft gebruik gemaakt van zijn recht op inzage, kan de kandidaat, na beëindiging van de opdracht, een afschrift van zijn dossier opvragen: dit dossier betreft: - de documenten die de sollicitant zelf aan het Federgon RSS-lid heeft verstrekt

24 24 - (een samenvatting van) de persoonlijke resultaten van interviews, tests en praktische proeven, het bijhorende beoordelingsrapport Elementen en gegevens die eerder een algemene reikwijdte hebben, vallen niet onder het inzagerecht en het afschrift-recht. Daarmee wordt ondermeer gedoeld op de richtlijnen m.b.t. de testmethodes, de wijze waarop de betrokken consulent deze methodes heeft toegepast, de juiste/foute antwoorden of enig ander element met een algemeen draagvlak.. III. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE OPDRACHTGEVER 1. De opdrachtgever geeft alle nodige informatie aan het Federgon RSS-lid. 2. De opdrachtgever waarborgt de confidentialiteit van de gegevens die hem door het Federgon RSS-lid worden bezorgd. IV. VERWACHTINGEN VAN HET FEDERGON RSS-LID T.O.V. DE KANDIDATEN Het Federgon RSS-lid verwacht van de kandidaten: 1. dat de door hen verstrekte informatie overeenkomt met de realiteit; 2. dat zij de vertrouwelijke informatie over de opdrachtgever met discretie behandelen; 3. dat zij het Federgon RSS-lid met respect behandelen. Bron : Internationale richtlijnen voor het gebruik van tests (ITC)

25 25 DEEL 5 : PROCEDURE KWALITEITSBEWAKING KLACHTENPROCEDURE - SANCTIES Opmerkingen en klachten over de niet-naleving van één van de artikelen van deze omstandige Code en over de niet-naleving van de wettelijke bepalingen kunnen sluitend worden behandeld. Deze procedure van zelfregulering doet uiteraard geen afbreuk aan de controleprocedures die voorzien zijn door de bevoegde overheden. Een onderscheid wordt gemaakt tussen een aantal categorieën van klachten: 1. Klacht van een lid tov een ander lid; 2. Klacht van een bedrijf tegen een lid; 3. Klacht van een kandidaat tegenover een lid (enkel in het geval van arbeidsbemiddeling). Federgon RSS engageert zich ertoe om haar leden aan te spreken op duidelijke misbruiken, zelfs buiten enige concrete klacht (zie supra). Klachten 1 & 2 worden behandeld volgens de procedure omstandig beschreven in het Huishoudelijk Reglement van FEDERGON RSS. Klachten 3 worden behandeld door de Ombudsdienst van FEDERGON RSS (Tour & Taxis, Havenlaan 86c/302, 1000 BRUSSEL 02/ ). De leden die inbreuk plegen op de naleving van de en/of het Huishoudelijk Reglement kunnen door de Departementale Algemene Ledenvergadering worden uitgesloten, bij gewone meerderheid. De Departementsraad kan de leden die zich aan zware overtreding van de en/of het Huishoudelijk Reglement schuldig hebben gemaakt, schorsen tot aan de beslissing van de Departementale Algemene Ledenvergadering. Procedure tot behandeling van klachten van categorie 1 & 2 Wanneer een formele klacht aan de Directeur wordt gerapporteerd: hij/zij 1/informeert het lid van de mogelijks gepleegde inbreuk; 2/waarborgt de anonimiteit van de klager; tenzij de klager afstand doet van zijn/haar anonimiteit; 3/waarborgt de anonimiteit van het lid; tenzij het lid afstand doet van zijn/haar anonimiteit 4/analyseert de klacht; 5/ verslag van het onderhoud wordt opgemaakt; 6/ confidentieel verslag wordt uitgebracht aan de Voorzitter waarbij de identiteit van het lid wordt prijsgegeven.

26 Wanneer een tweede vergelijkbare klacht aan de Directeur wordt gerapporteerd : hij/zij 1/informeert het lid schriftelijk (aangetekend) van de mogelijks gepleegde inbreuk, verzoekt het lid om te reageren en wijst op de gevolgen bij volharding; 2/waarborgt de anonimiteit van de klager; tenzij de klager afstand doet van zijn/haar anonimiteit; 3/waarborgt de anonimiteit van het lid; tenzij het lid afstand doet van zijn/haar anonimiteit 4/ confidentieel verslag wordt uitgebracht aan de Voorzitter, waarbij de identiteit van het lid wordt prijsgegeven. 26 Wanneer een derde vergelijkbare klacht aan de Directeur wordt gerapporteerd: hij/zij 1/informeert het lid schriftelijk (aangetekend) van de mogelijks gepleegde inbreuk, vraagt om reactie en wijst op de aanvraag tot schorsing bij de Departementsraad bij gebrek aan voldoening gevend antwoord; 2/ geeft de identiteit van het lid prijs; 3/ verzoekt om schorsing tot volgende algemene ledenvergadering bij de Departementsraad; 4/ waarborgt bij de Departementsraad de anonimiteit van de klager ; tenzij de klager afstand doet van zijn/haar anonimiteit; 5/ Op volgende Departementale Algemene Ledenvergadering wordt de eventuele uitsluiting op agenda gezet; 6/ De Departementale Algemene Ledenvergadering wordt schriftelijk op de hoogte gebracht van alle correspondentie die met het lid omtrent de inbreuk werd gevoerd; 7/ De Departementale Algemene Ledenvergadering beslist over de uitsluiting, bij gewone meerderheid.

27 27 BIJLAGE Vlaamse KMO-Portefeuille Deontologische Code Adviesinstanties De adviesinstantie: Maatschappelijke naam: Adres maatschappelijke zetel: Vertegenwoordigd door: BTW-nummer: Verbindt zich er toe om de wetgeving inzake de KMO-Portefeuille na te leven wat onder meer inhoudt dat zij : Artikel 1. Enkel adviesprojecten zal aanvaarden voor overeenkomsten gesloten met ondernemingen die actief zijn in de sectoren zoals vermeld in de toepasselijke wetgeving. Artikel 2. Enkel adviesprojecten zal aanvaarden voor bedrijfsadviezen zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving. Bijgevolg mogen de diensten niet van permanente of periodieke aard zijn en ze mogen evenmin tot de gewone bedrijfsuitgaven van de onderneming behoren zoals routinematig advies inzake selectie-, aanwervings- en personeelsbeleid. Artikel 3. Adviesprojecten zal uitvoeren die betrekking hebben op bedrijfsadviezen, haalbaarheidsstudies, uitvoerbaarheidsstudies of begeleidingen bij implementatie. Artikel 4. De juistheid van de overeenkomst afgesloten met de klant, waarvoor de KMO-portefeuille wordt aangevraagd, binnen uiterlijk dertig kalenderdagen via bevestigt. Artikel 5. Geen advies verleent met betrekking tot domeinen waarvoor zij niet deskundig is. Artikel 6. Zich pas op de markt als adviesinstantie, erkend voor de Vlaamse KMO-portefeuille, profileert nadat zij haar erkenning heeft gekregen. Artikel 7. Geen KMO-portefeuille aanvraagt voor de uitvoering van een bedrijfsadvies verleend door zichzelf. Artikel 8. Enkel overeenkomsten sluit, waarvoor de KMO-portefeuille zal aanvaard worden, tijdens de geldigheidsduur van haar erkenning. Artikel 9. Slechts met de uitvoering van een adviesverlening begint vanaf het ogenblik waarop de reservering van de KMO-portefeuille werd goedgekeurd. Artikel 10. Enkel de KMO-portefeuille aanvaardt, ter betaling van facturen waartegenover geleverde prestaties staan.